החוק הפדרלי מ-6 באפריל 2011 אימץ את הכוח המשפטי של חתימות דיגיטליות. על פי ההוראות המקובלות, לחתימה יש צורה של תמונה פשוטה. זה מאפשר לך לחתום על מסמך משפטי, הסכם רכישה או תיעוד דומה.

השימוש בחתימה אלקטרונית מאשר את הסכמתו של האחראי לשירות או כריתת הסכם. כוחה ומשמעותה של חתימה אלקטרונית מוכרים על בסיס גרסה חתומה אישית.

השימוש בחתימה דיגיטלית מפשט את בעיות ניהול המסמכים. כוחו מאפשר לך להאיץ את תהליך העברת המידע על הסכמת הצד לשירות או לפעולה. החתימה ישימה במקרים בהם המערכת לקליטת/שידור חתימה אלקטרונית דיגיטלית נתמכת.

תמונה תקפה רק אם היא רשומה כהלכה והוזנה לרישום. מומלץ לבצע פעולות אלה לא באופן עצמאי, אלא על ידי פנייה למומחים. זה יבטל שגיאות בעת יצירת מדגם ויבטיח את התוקף המשפטי של המידע הנמסר.

מה נותן תוקף משפטי לחתימה אלקטרונית?

הבה נבחן את השאלה מה מאשר את המשמעות המשפטית של חתימה אלקטרונית. עזרה: חתימה אלקטרונית היא תמונה או קבוצת סמלים/מספרים המאפשרים לחתום על מסמך דיגיטלי חוקי או הזמנה.

חשוב להפריד בין שני מושגים: עוצמתה ומשמעותה של חתימה. מידע על נייר הוא אובייקט עצמאי. סימן הזיהוי שהוחל עליו באופן ידני נועד לאשר את אמיתותו. תהליך יצירתו אינו מערער על אמינותו של האחראי.

האפשרות הדיגיטלית מרמזת על אפשרות להתערבות של צד שלישי. רק שימוש במפתח מוסמך מאשר את יחסו של הנבדק ליצירת המסמך. רק הבעלים או נציג מורשה אחראי יכולים לקבל גישה לנתונים מוצפנים.

הודות להכנסת נתונים על הבעלים למערכת ניהול המסמכים האלקטרונית (EDMS), להסכם שנחתם בחתימה אלקטרונית יש תוקף משפטי. היא מאפשרת להגיע להסכמה בין הצדדים על הכרה בשוויון של נייר ומדיה דיגיטלית. זהו כוחו של טופס חתימה אלקטרונית.

מסמכים פורמליים

ב-EDMS, המסמכים הבאים נחשבים למסמכים רשמיים:

דיווח

חשבוניות

חוזה עבודה עם
עובד שעובד עבור
מרחוק

נִתבָּע
מסמכים, המלאי שלהם

חתימה מקבלת משמעות משפטית אם היא תואמת את הפורמט ועומדת בתנאי החתימה. יש צורך להעביר מידע אלקטרוני אך ורק לפי פרוטוקולים. אם, לאחר אימות, אושרה האותנטיות של הסימן שסופק, החוזה מוכר רשמית. פורמט החתימה חייב לעמוד בכללים לרישום חתימה אלקטרונית מוסמכת (QES).

לאחר קבלת הסכם כאמור, עומדת לצד הזכות לאימות באמצעות המערכות המתאימות. חתימה מוצפנת על מידע (ECS) נחשבת כברירת מחדל כשווה ליצירה בכתב יד של מסמך. יש לו תוקף משפטי והוא מוכר על בסיס שווה לגרסה בכתב יד. הסכם אלקטרוני כזה עם תמונה של חתימה, שכוחה המשפטי מוכר כמשמעותי, מוסדר על ידי המדינה.

מסמכים לא רשמיים

הכוח המשפטי המוכר של חתימה אלקטרונית בפורמט CEP מאשר שהאדם האחראי יצר את המסמך במו ידיו. לפיכך, המדיום הוא רשמי.

רשימת זרימת המסמכים הרשמית כוללת את הקטגוריות הבאות:

חוזים

ייפוי כוח

גיליונות כרטיסי ביקור

רשימות ביקורת וכו'.

מותר לחתום על אופציות כאלה במראה פשוט או בחתימה לא מוסמכת. כל האנשים המעורבים ביצירת EDF מתקשרים בהסכמים ראשוניים על אישור הדדי של הסכמה לתוקף המשפטי ולמשמעות של חתימה כזו.

תנאי הכרחי הוא כריתת הסכם משני הצדדים. הוא מפרט את פורמט המדיה, התנאים לרישום הפרטים ותוכנם. כל הפרטים, הניואנסים והדברים הקטנים נלקחים בחשבון. הסכם זה הוא שמאפשר לזהות את האותנטיות או חוסר האמינות של התמונה בעת קביעת כוחה המשפטי.

שוויון של חתימה דיגיטלית עם מסמך נייר

עבור רבים, השאלה הרלוונטית היא האם חתימה אלקטרונית תקפה כמו גרסת נייר. הכוח המשפטי מוכר בתקשורת אם הוא מכיל את הפרטים המתאימים.

במידת הצורך משווים את הגרסה בכתב יד לדוגמאות שנרשמו במאגרי מידע ממשרד הדרכונים וממס. עבור חתימות אלקטרוניות, זהו מאגר מידע נפרד המכיל מידע מלא על הבעלים. נתונים אלו מוזנים בעת רישום חתימה דיגיטלית וחייבים להכיל רשימה מלאה של מידע ללא שגיאות או אי דיוקים. לכן מומלץ לפנות למומחים כדי למנוע חוסר עקביות.

חתימה הנערכת בהתאם לכל הכללים שוות ערך לגרסה בכתב יד. בהתאם לדקויות העיצוב והמטרה, ניתן להשתמש בו ביצירת חוזים, הסכמים וכו'. החקיקה מכירה במדיה אלקטרונית שבה מוזנים הפרטים הדרושים.

חברתנו מספקת שירותי רישום וחתימה דיגיטלית. מובטחת יצירה מהירה ומוכשרת של מאגרי מידע. המומחים שלנו יבצעו את כל הפעולה, מאיסוף הפרטים ועד להתקנה במחשב האישי שלך.

החתימה האלקטרונית שהונפקה על ידינו היא בעלת תוקף משפטי והיא מוכרת ללא שגיאות. אם אתה רוצה לקבל חתימה דיגיטלית, אתה רק צריך לחתום על חוזה עבודה איתנו. עלות השירותים היא בגבולות הסבירים.

כוחו המשפטי של מסמך אלקטרוני מובטח באמצעות שימוש בחתימה דיגיטלית אלקטרונית - מנגנון המאפשר להוכיח כי מחבר המסמך האלקטרוני שנשלח הוא למעשה מי שהוא טוען להיות וכי המסמך לא שונה במהלך תהליך המסירה. EDS משמש כאנלוגי של חתימה בכתב יד או חותם רגיל במקרה של ישות משפטית. החתימה הדיגיטלית מתווספת לבלוק הנתונים ומאפשרת למקבל הבלוק לאמת את המקור והשלמות של הנתונים ובכך להגן על עצמו מפני זיוף. רוב הארגונים מכירים ביתרונות של ניהול מסמכים אלקטרוני (ללא נייר), שיש לו את היתרונות הבאים:

קלות ביצוע שינויים במסמך;

היכולת למקם לא רק טקסט אלא גם נתוני מולטימדיה במסמך;

היכולת להשתמש בטפסים מוכנים מראש;

מהירות גבוהה יותר של העברת מידע למספר רב של כתובות;

חיסכון בנייר;

קומפקטיות גבוהה יותר של ארכיונים;

שליטה קלה יותר בזרימות מידע;

מהירות גבוהה של חיפוש ואחזור מידע;

היכולת להגן על מסמכים מפני גישה בלתי מורשית ולהבדיל בין זכויות הגישה של העובדים למידע.

איור 45 - מודול EDS

תפקוד ה-EDMS עם חתימה דיגיטלית מובטח על ידי ארבעה מרכיבים: מתחם החומרה והתוכנה של EDMS הכולל את מודול "EDS והצפנה", מערכות התוכנה והחומרה של שירות חותמת הזמן ומרכז ההסמכה, וכן כמה ספקי קריפטו.

על פי הדעה הכללית, חתימה בכתב יד על מסמך נייר פותרת את הבעיות הבאות:

שכנע את הקורא שהאדם שחתם על המסמך עשה זאת בכוונה (החתימה אותנטית);

הוכיחו שהאדם הזה, ואף אחד אחר, הוא שחתם במודע על המסמך (החתימה אמיתית);

בהיותך חלק ממסמך, הגן עליו מפני העברה מזויפת למסמך אחר (לא ניתן לעשות שימוש חוזר בחתימה);

הגן על המסמך עצמו (לא ניתן לשנות מסמך חתום);

להבטיח את מהותיות החתימה והמסמך, תוך הקפדה שמי שחתם על המסמך לא יוכל לטעון מאוחר יותר שהמסמך לא נחתם על ידו. (לא ניתן לסרב לחתימה).

עם זאת, כפי שמראה בפועל, חתימה בכתב יד על מסמך נייר, מטבעה, משאירה פרצות לרמאים. לא בכדי להקשות על מעשיהם מודבקים על טפסי מסמכים סימני אבטחה מיוחדים, ממוספרים וסודקים גיליונות ובנוסף, לצד החתימה עצמה, משתמשים בכתב יד של שם המשפחה, שם פרטי, פטרונימי על המסמך וכו'. במילה אחת, על כל היתרונות שלה, בכתב יד לחתימה יש גם מספר חסרונות.

כתוצאה מחדירת טכנולוגיית המחשב לכל תחומי הפעילות האנושית, נוצר הצורך ליישם אנלוגי של חתימתו בכתב ידו של אדם בצורה אלקטרונית. משימה זו נפתרה בהצלחה. הפתרונות מבוססים על אלו שפותחו באמצע שנות ה-70. אלגוריתמים קריפטוגרפיים של מפתח ציבורי, המבוססים על מנגנון מתמטי מורכב.

יחד עם זאת, החתימה הדיגיטלית ביטלה את רוב הבעיות הגלומות בחתימה על מסמך נייר וסיפקה למסמך האלקטרוני את המאפיינים החשובים הבאים:

-יושרה- לא ניתן לשנות את המסמך לאחר החתימה;

כיום נעשה שימוש נרחב ביותר ב-EDS בתמיכה בתיעוד לניהול (DOU), במערכות תשלום, מסחר אלקטרוני וחשבונאות. מבין התחומים המפורטים, הפופולרי והמורכב ביותר הוא המשימה של אוטומציה של מוסדות חינוך לגיל הרך של ארגונים - המטרה העיקרית של יצירת מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות (EDMS). זה מה שנתמקד במאמר זה. עם זאת, ראשית יש להבהיר מה הכוונה בשימוש בחתימה דיגיטלית, תוך התחשבות בשתי הסכמות העיקריות שלה:

חתימה על הודעה אלקטרונית בעת העברתה ואימות חתימת השולח עם קבלתה, כלומר. העברת מסמכים מאובטחת. לעתים קרובות תוכנית כזו נתפסת כזרימת מסמכים משמעותית מבחינה משפטית, וזו תפיסה שגויה עמוקה. הגנה על הודעה אלקטרונית באמצעות חתימה דיגיטלית היא בהחלט דבר שימושי והכרחי, אבל זה לגמרי לא מספיק כדי להבטיח זרימת מסמכים מלאה;

שימוש בחתימה דיגיטלית לאורך מחזור החייםמסמך אלקטרוני - במהלך יצירתו, אישורו, אישורו, היכרות עימו וכו'. רק במקרה בו מחזור החיים המלא של מסמך אוטומטי והחתימה הדיגיטלית היא חלק בלתי נפרד ממנו, ניתן לדבר על שימוש במסמך מלא. מנוסח, כלומר משמעותי מבחינה משפטית מערכות לניהול מסמכים אלקטרוניים.

מתחיל לעבוד עם חתימה דיגיטלית, המשתמש מבקש באמצעות EDMS לקבל צמד מפתחות (א);

לאחר מכן מבקש אישור עבור המפתח הציבורי החדש שנוצר (ב);

אם יש צורך לחתום על מסמך (חדש או התקבל מה-EDMS), הנתונים שלו מועברים

לספק הקריפטו להפקת חתימה אלקטרונית, ולאחר מכן מוצבת חותמת זמן על החתימה הדיגיטלית (ג);

לאחר קבלת המסמך מה-EDMS, הנמען מעביר אותו לספק הקריפטו לאימות,

שבו לא רק החתימה הדיגיטלית עצמה נבדקת, אלא גם התעודה וחותמת הזמן (ד)

איור 46 - EDS ב-EDMS

מסמכים אלקטרוניים הופכים בהדרגה למרכיב בפעילות הכלכלית של חברות רוסיות. הם נוחים, מאפשרים לכם להימנע מלבלבל את המשרד שלכם בצרור נייר, וחברות יכולות להחליף מסמכים כאלה תוך שניות. אבל מה צריך כדי שיהיה למסמך אלקטרוני תוקף משפטי? וכיצד מוכיחים תקפות משפטית של מסמך אלקטרוני בבית המשפט?

דמיטרי קזנצב, עורך דין של מערכת המסחר האלקטרוני B2B-Center, עונה על שאלות אלו.

כוח משפטי של אלקטרוני

מסמך

החקיקה הרוסית הנוכחית מכירה באפשרות לבצע עסקה באמצעות מסמך אלקטרוני, בתנאי שמסמכים כאלה ייחתמו בחתימה אלקטרונית. הנורמות הרלוונטיות מעוגנות באמנות. 434 של הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית וחלק 4 של אמנות. 11 לחוק הפדרלי מיום 27 ביולי 2006 מס' 149-FZ "על מידע, טכנולוגיות מידע והגנת מידע" (להלן מכונה חוק מס' 149-FZ).

לא רק חוזים, אלא גם מסמכים חשבונאיים ראשוניים ומאוחדים יכולים להיערך בצורה אלקטרונית, בתנאי שהם מאושרים בחתימה אלקטרונית (סעיף 9 לחוק הפדרלי מ-21 בנובמבר 1996 מס' 129-FZ "על חשבונאות"). . סעיף 169 של קוד המס של הפדרציה הרוסית מאפשר באופן ישיר הכנה והנפקה של חשבוניות בצורה אלקטרונית בהסכמה הדדית של הצדדים לעסקה ואם יש להם אמצעים טכניים תואמים לקבלה ובתנאי שהחשבונית האלקטרונית חתומה עם חתימה אלקטרונית מוסמכת של ראש החברה או הגורם המוסמך שלו (הליך הנפקת וקבלת החשבוניות בצורה אלקטרונית אושר בהוראת משרד האוצר של רוסיה מיום 25 באפריל 2011 מס' 50n, והפורמטים עבורן - בהוראת שירות המס הפדרלי של רוסיה מס' ММВ-7-6/138@. מחבר בערך).

לפיכך, המרכיב המרכזי של כל מסמך אלקטרוני, המעיד על כוחו המשפטי ומאשר את עובדת השליחה על ידי הצד הראוי, הוא חתימה אלקטרונית. נוכחותו אינה העובדה האחרונה במהלך המשפט, ולכן יש צורך לומר יותר על הרגולציה המשפטית של חתימות אלקטרוניות.

אֶלֶקטרוֹנִי

בסעיף 1 לאמנות. 6 לחוק הפדרלי מיום 04/06/2011 מס' 63-FZ "על חתימות אלקטרוניות" (להלן חוק מס' 63-FZ) נקבע כי, ככלל, מידע בצורה אלקטרונית חתום ב- חתימה אלקטרונית מוסמכת מוכרת כמסמך אלקטרוני שווה ערך למסמך נייר, חתום בחתימה בכתב יד. נורמה דומה נקבעה בסעיף 3 לאמנות. 11 לחוק מס' 149-FZ. דרישה זו מנוסחת כנורמה מחייבת, אך לבתי משפט יש זכות להכיר בחתימה פשוטה כאישור תקין של מידע, מה שהם עושים לרוב בפועל.

כאן אנו מגיעים לשאלה של סוגי החתימות האלקטרוניות המוכשרות בחקיקה הרוסית המודרנית. סעיף 5 לחוק מס' 63-FZ מציין את סוגי החתימה האלקטרונית הבאים:

1. חתימה אלקטרונית פשוטה.

בעת השימוש בו, עובדת היווצרות של חתימה אלקטרונית על ידי אדם מסוים מאושרת באמצעות קודים, סיסמאות או אמצעים אחרים.

2. חתימה אלקטרונית משופרת.

היא חייבת:

1) נוצר כתוצאה משינוי קריפטוגרפי של מידע באמצעות מפתח חתימה אלקטרונית;

2) לאפשר לך לזהות את מי שחתם על המסמך האלקטרוני;

3) לאפשר לזהות עובדת ביצוע שינויים במסמך אלקטרוני לאחר חתימתו;

4) נוצר באמצעות כלי חתימה אלקטרונית.

3. חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת.

חתימות אלקטרוניות משופרות מתחלקות למוסמכות וללא מוסמכות. מפתח האימות עבור חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת חייב להיות מצוין בתעודה המוסמכת.

מידע בצורה אלקטרונית חתום בחתימה אלקטרונית פשוטה או חתימה אלקטרונית לא מוסמכת מוכר כמסמך אלקטרוני שווה ערך למסמך נייר החתום בחתימה בכתב יד. אם בהתאם לחוק או למנהג העסק, יש לאשר מסמך בחותם, אזי מסמך אלקטרוני החתום בחתימה אלקטרונית מוגברת מוכר כשווה ערך למסמך נייר החתום בחתימה בכתב יד ומאושר בחותמת. כלל זה נקבע על ידי חלקים 2 ו-3 של אמנות. 6 לחוק מס' 63-FZ. במילים אחרות, חתימה אלקטרונית פשוטה ולא מוסמכת מתאימה לחתימה, וחתימה מוגברת מקבילה לאימות מסמך עם חתימה וחותמת. לפיכך, ניתן לזהות חתימה בלתי מסויגת מוגברת כאנלוגי של חתימה וגם כאנלוגי של חתימה עם חותם.

אֶלֶקטרוֹנִי

מסמך בבית המשפט

מסמכים הנשלחים במייל, בהתאם לסיווג לעיל, יכולים להיקרא חתומים בחתימה אלקטרונית פשוטה. עם זאת, בית המשפט רשאי להכיר בהחלפת מסמכים כאמור ככריתת חוזה ראויה אם נסיבות המקרה מצביעות על מציאות העסקה: למשל, מתבצעת אספקת סחורה, המאושרת בחשבוניות, תעודות משלוח. וצווי תשלום. בפרט, עמדה משפטית זו מאושרת על ידי פסיקת בית המשפט העליון לבוררות של הפדרציה הרוסית מיום 17 באוקטובר 2008 מס' 13675/08.

המסמך האלקטרוני מוגש לבית המשפט בצורה מודפסת עם זיהוי ראש או עובד מורשה של הארגון המגיש מסמך זה לבית המשפט. על אישור זה לציין כי עותק הנייר המודפס מתאים למקור האלקטרוני. אם מסמך חתום בחתימה אלקטרונית פשוטה, הרי שלפחות מהתדפיס המוגש יש להבהיר את התאריך והשעה של הפקת מסמך אלקטרוני כזה והגורם השולח מסמך זה. אם מסמך אלקטרוני חתום בחתימה מוגברת, אזי על התדפיס להכיל סימן מיוחד המציין הדבקה של חתימה אלקטרונית.

בית המשפט רשאי להכיר בהסכם שנכרת באמצעות דואר אלקטרוני אם כל צד סיפק תדפיסים זהים של הסכם כזה. יתרה מכך, גם עותקי נייר זהים כאלה עצמם, שאינם מאושרים בראיות אחרות, אינם יכולים לשמש עובדה לאישור כריתת החוזה. אך מה לעשות אם לא נאספו ראיות, והעתקי החוזים שהגישו הצדדים מכילים תנאים שונים? כדי למנוע מצבים כאלה במהלך הליכים משפטיים, יש צורך לאשר זאת בחתימה אלקטרונית מוסמכת מוגברת גם בעת כריתת הסכם.

חתימה כזו תאפשר לך לאשר שתי נקודות עקרוניות: ראשית, שההסכם נחתם על ידי הצד הראוי (שכן האישור הוא אישי ומונפק המעיד על עמדת החותם), ושנית, שהמסמך נחתם בכתב מוגבר. חתימה אלקטרונית מוסמכת נותרה ללא שינוי לאחר החתימה.

בחלק 1 של אמנות. 4 לחוק הפדרלי מ-10 בינואר 2002 מס' 1-FZ "על חתימה דיגיטלית אלקטרונית", שעדיין בתוקף, קובע את הקריטריונים הבאים, אם נצפתה בו זמנית, חתימה דיגיטלית אלקטרונית נחשבת שווה ערך לחתימה בכתב יד:

1. תעודת מפתח החתימה תקפה בעת האימות או בעת החתימה על המסמך האלקטרוני.

2. מאושרת האותנטיות של החתימה האלקטרונית במסמך האלקטרוני.

3. השימוש בחתימה האלקטרונית נעשה בהתאם למידע המפורט בתעודת מפתח החתימה.

האותנטיות של חתימה אלקטרונית ואי-השינוי של מסמך אלקטרוני שנחתם בחתימה זו יכולה להיות מאושרת על ידי מרכז האישורים שהנפיק חתימה כזו. אם מתעוררת מחלוקת בבית המשפט על תוכנו של מסמך אלקטרוני, יש צורך להזמין בדיקה ממרכז הסמכה. כמו כן הוא יוכל לאשר את תקפות תעודת החתימה במעמד החתימה על המסמך האלקטרוני.

יש לקחת בחשבון את העובדה שמרכז אישורים אינו יכול לאשר או לשלול את האותנטיות של חתימה אלקטרונית שהונפקה על ידי מרכז אישורים אחר. לפיכך, אם מסמך אלקטרוני מאושר על ידי מספר חתימות אלקטרוניות המונפקות על ידי מרכזי אישורים שונים, הרי שבמקרה של מחלוקת על תוכן המסמך, יהיה צורך להזמין בדיקה מכל אחד ממרכזי הסמכה אלו.

ועם ניהול מסמכים אלקטרוני, האם למסמכים הללו יש תוקף משפטי? איך לאשר את עובדת המשלוח? תודה מראש!

כיצד לארגן את זרימת המסמכים בהנהלת חשבונות. תוקף משפטי של ניהול מסמכים אלקטרוניים. מה צריך לבוא לידי ביטוי במדיניות החשבונאית בנושא ניהול מסמכים אלקטרוניים.

שְׁאֵלָה:ועם ניהול מסמכים אלקטרוני, האם למסמכים הללו יש תוקף משפטי? איך לאשר את עובדת המשלוח?

תשובה:כן, מסמכים החתומים בחתימה אלקטרונית (מוסמך, פשוט, לא מוסמך) מוכרים כשוות ערך למסמכים על נייר ויש להם תוקף של מסמכי נייר עם חתימה בכתב יד.

הצהרה זו נובעת מהוראות סעיפים 1 ו-2 לאמנות. 6 לחוק חתימות אלקטרוניות מיום 6.4.2011 מס' 63-FZ.

נימוק

כיצד לארגן את זרימת המסמכים בהנהלת חשבונות

מסמכים אלקטרוניים

כיצד להכין ולאשר מסמך ראשי אלקטרוני

ניתן להכין מסמכים ראשוניים הן על נייר והן בצורה אלקטרונית (חלק 5 של סעיף 9 לחוק מיום 6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ). האפשרות האחרונה אפשרית אם המסמכים מאושרים בחתימה אלקטרונית ().

הפורמט להגשת מסמך על העברת סחורות במהלך פעולות סחר בצורה אלקטרונית אושר על ידי צו של שירות המס הפדרלי של רוסיה מיום 30 בנובמבר 2015 מס' ММВ-7-10/551. הפורמט להגשת מסמך על העברת תוצאות עבודה (מסמך על מתן שירותים) בצורה אלקטרונית אושר על פי צו של שירות המס הפדרלי של רוסיה מיום 30 בנובמבר 2015 מס' ММВ-7-10/552. פורמטים אלו רלוונטיים הן בפעילות העסקית והן בעת ​​הגשת מסמכים לבקשת הבדיקה בצורה אלקטרונית.

מה אם ארגון עורך מסמכים שאינם בפורמט שאושר על ידי שירות המס הפדרלי של רוסיה? לאחר מכן הגישו את הטפסים לפקחים על נייר - אשרו את ההעתקים עם הערה שהמסמכים חתומים בחתימה אלקטרונית.

הבהרות דומות ניתנות במכתב של שירות המס הפדרלי של רוסיה מיום 10 בנובמבר 2015 מס' ED-4-15/19671.

לפרטים על אופן הגשת מסמכים למפקחי מס, ראה:

1. אופן הגשת מסמכים לבקשת פקחים במהלך ביקורת מס דסק;
2. אופן הגשת מסמכים לבקשת פקחים במהלך ביקורת מס במקום.

חתימה אלקטרונית

ישנם את הסוגים הבאים של חתימה אלקטרונית:

1. פָּשׁוּט;
2. מחוזק לא מיומן;
3. מחוזק מוסמך.

איזו חתימה אלקטרונית להשתמש עבור מסמכים חשבונאיים ראשוניים נקבעת על ידי תקני חשבונאות פדרליים (סעיף 4, חלק 3, סעיף 21 לחוק מס' 402-FZ מ-6 בדצמבר 2011). אבל כרגע אין תקן כזה. לכן, אתה יכול לחתום על המסמך הראשי באמצעות כל חתימה אלקטרונית.

למסמך שנחתם בחתימה פשוטה או מוגברת ללא התאמה יש תוקף של מסמך נייר עם חתימה בכתב יד. אך רק אם יש הסכמה בין הצדדים שכנגד לאימות חתימות אלו. מסקנות דומות נובעות מפסקאות ומסעיף 6 לחוק מס' 63-FZ מיום 6 באפריל 2011 ומאושרות במכתבים ממשרד האוצר של רוסיה מיום 13 בינואר 2016 מס' 03-03-06/1/259, מיום 13.1.2016. 5 במאי 2015 מס' 07- 01-06/25701, מיום 4 באוגוסט 2015 מס' 03-03-06/44905, שירות המס הפדרלי של רוסיה מיום 19 במאי 2016 מס' SD-4-3/8904.

נציין שבעבר משרד האוצר הרוסי נקט עמדה אחרת: יש לאשר מסמכים ראשוניים רק עם חתימה מוסמכת משופרת. אם אתה משתמש בחתימה פשוטה או משופרת ללא התאמה, לא ניתן לקבל את המסמכים לחשבונאות וחשבונאות מס. הבהרות כאמור ניתנו על ידי משרד האוצר של רוסיה במכתבים מיום 12 באפריל 2013 מס' 03-03-07/12250, מיום 25 בדצמבר 2012 מס' 03-03-06/2/139, מיום 28 במאי 2012 מס' 03-03- 06/2/67, מיום 7.7.11 מס' 03-03-06/1/409.

בהתחשב בכך שבמכתבים מאוחרים יותר ריכך משרד האוצר הרוסי את עמדתו, ניתן לאשר מסמכים דיגיטליים בכל חתימה אלקטרונית. עם זאת, בטוח יותר להשתמש בחתימה מוסמכת חזקה.

מה צריך לבוא לידי ביטוי במדיניות החשבונאית בנושא ניהול מסמכים אלקטרוניים

אם ארגון מחליט לעבד מסמכים ראשיים באופן אלקטרוני, שיטה זו של שמירה על תיעוד חייבת לבוא לידי ביטוי במדיניות החשבונאית. בפרט, המדיניות החשבונאית צריכה לרשום:
- רשימת מסמכים המשתתפים בזרימת מסמכים אלקטרונית;
- רשימת עובדים שיש להם את הזכות לחתום על מסמכים אלקטרוניים;
- שיטת החלפה אלקטרונית של מסמכים (עם או בלי מעורבות של מפעיל ניהול מסמכים אלקטרוני);
- נוהל לאחסון מסמכים אלקטרוניים;
- אופן הגשת מסמכים לפי דרישת מיסוי (אלקטרונית או על נייר).

אבל הפורמטים של מסמכים אלקטרוניים שבהם הארגון משתמש אינם צריכים לבוא לידי ביטוי במדיניות החשבונאית. זה אושר על ידי שירות המס הפדרלי של רוסיה במכתב מיום 10 בנובמבר 2015 מס' ED-4-15/19671. למרות שמכתב זה עוסק במדיניות חשבונאית לצורכי מס, המסקנה של שירות המס הפדרלי של רוסיה רלוונטית גם למדיניות חשבונאית למטרות חשבונאיות.

חוק פדרלי מ-6 באפריל 2011 מס' 63-FZ בנושא חתימות אלקטרוניות

סעיף 6. תנאים להכרה במסמכים אלקטרוניים החתומים בחתימה אלקטרונית כשוות ערך למסמכי נייר החתומים בחתימה בכתב יד

1. מידע בצורה אלקטרונית, חתום בחתימה אלקטרונית מוסמכת, מוכר כמסמך אלקטרוני שווה ערך למסמך נייר החתום בחתימה בכתב יד, וניתן להשתמש בו בכל מערכת יחסים משפטית בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית, למעט אם חוקים פדרליים או אומצו בהתאם למעשים החוקיים הרגולטוריים שלהם קובעים דרישה לצורך לערוך מסמך אך ורק על נייר.

2. מידע בצורה אלקטרונית, חתום בחתימה אלקטרונית פשוטה או בחתימה אלקטרונית לא מוסמכת, מוכר כמסמך אלקטרוני שווה ערך למסמך נייר שנחתם בחתימה בכתב יד, במקרים שנקבעו על ידי חוקים פדרליים, פעולות משפטיות נורמטיביות שאומצו ב- בהתאם להם, או הסכם בין משתתפים באינטראקציות אלקטרוניות. פעולות משפטיות והסכמים רגולטוריים בין משתתפים באינטראקציה אלקטרונית הקובעים מקרים של הכרה במסמכים אלקטרוניים החתומים בחתימה אלקטרונית לא מוסמכת כשוות ערך למסמכי נייר החתומים בחתימה בכתב יד חייבים לקבוע הליך לאימות חתימה אלקטרונית. פעולות משפטיות והסכמים רגולטוריים בין משתתפים באינטראקציה אלקטרונית הקובעים מקרים של הכרה במסמכים אלקטרוניים החתומים בחתימה אלקטרונית פשוטה כשוות ערך למסמכי נייר החתומים בחתימה בכתב יד חייבים לעמוד בדרישות של סעיף 9 לחוק פדרלי זה.

עם זאת, לחוק זה יש מיקוד צר: הוא מתמקד בכוחה המשפטי של חתימה אלקטרונית במסמכים ומשווה אותה לזו בכתב יד. יחד עם זאת, אין מעשה חקיקה כללי שיסדיר את ED בארצנו. ישנם כל כך הרבה סוגים של מסמכים המשמשים בניהול מסמכים, עד שמאוד בעייתי לפרט כל אחד מהם בחוק. לכן, כיום זרימת המסמכים הדיגיטלית מוסדרת בעקיפין, באמצעות כמה פעולות חקיקה שונות. אחד מהם הוא הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית, בפרט, סעיף 160. הוא מספק את היכולת לחתום על מסמכים לא רק עם חתימה בכתב יד, אלא גם עם כל חתימה אחרת הניתנת על ידי החקיקה הרוסית, כולל דיגיטליים אלקטרוניים. כוחם המשפטי של מסמכים נייר ואלקטרוניים כיום מוכר כשווה רק במקרים בהם מתקיימים כל הפרטים הדרושים.

תוקף משפטי של מסמך אלקטרוני ותכונות החובה שלו

זה עשוי להיות מספיק כדי לפתור בעיות חשובות או להבהיר מידע. עם זאת, במקרים מסוימים, אתה צריך לא רק לשלוח מייל, אלא גם להפוך אותו לרשמי.

נשאלת השאלה האם המייל הוא מסמך רשמי במקרה זה. קרא גם רוב המפעלים והארגונים הרוסיים הגדולים בהחלט יפרשו את המכתב כרשמי.

עם זאת, על מנת שלמכתב כזה יהיה באמת מעמד רשמי, עליו להכיל את הפרטים הנ"ל. מטבע הדברים, הימצאותה של חתימה דיגיטלית אלקטרונית תעניק להודעה כזו את הכוח המשפטי הדרוש.
בהיעדר כזה, עלולים להתעורר ספקות לגבי האותנטיות.

מסמך אלקטרוני לא נוצר רק במחשב

תשומת הלב

אילו מסמכים יש לערוך מיידית על הנייר, ללא קשר לשאלה אם מותקנת במפעל מערכת אלקטרונית לניהול מסמכים, יש לאחסן את כל מסמכי כוח האדם אשר חקיקת עבודה, חוזה עבודה, הסכם עבודה קיבוצי מחייבים את הסכמת העובד. נייר, עם חתימות של אנשים מורשים ועובד. מכיוון שאם אתם מאחסנים הזמנות כוח אדם בצורה אלקטרונית, ובנפרד את קבלה היכרות של העובד בצורת נייר, הרי שבמידה ויתעורר עימות, העובד יכול לומר שהוא לא הכיר את המסמך שנשמר כהלכה בארגון.

ואי אפשר יהיה להוכיח את ההיפך. אנו יכולים להגיע למסקנה חד משמעית שבשלב זה מעבר מלא לניהול מסמכי כוח אדם אלקטרוני הוא בלתי אפשרי.

בעיה נוספת היא הצורך להבטיח את התוקף המשפטי של מסמכים אלקטרוניים. אבל ככל שאנו מתקדמים יותר, כך ניתן לפתור בעיה זו לעתים קרובות יותר כבעיה ארגונית וטכנית רגילה.

הודות לעובדה שסוף סוף התקבל חוק המסדיר את השימוש בחתימות דיגיטליות אלקטרוניות (EDS), ניתן להעניק למסמכים אלקטרוניים מעמד משפטי. על פי החוק הפדרלי "על חתימה דיגיטלית אלקטרונית" החוק הפדרלי "על חתימה דיגיטלית אלקטרונית" מיום 10 בינואר 2002, סעיף 4-12 // אוסף חקיקה של הפדרציה הרוסית.

2002. מס' 2. סעיף 127. חתימה דיגיטלית אלקטרונית במסמך אלקטרוני שווה ערך לחתימה בכתב יד במסמך נייר, בכפוף לתנאים מסוימים.

תוקף משפטי של מסמך אלקטרוני

אם בהתאם לחוק או למנהג העסק, יש לאשר מסמך בחותם, אזי מסמך אלקטרוני החתום בחתימה אלקטרונית מוגברת מוכר כשווה ערך למסמך נייר החתום בחתימה בכתב יד ומאושר בחותמת. כלל זה נקבע על ידי חלקים 2 ו-3 של אמנות. 6 לחוק מס' 63-FZ.
במילים אחרות, חתימה אלקטרונית פשוטה ולא מוסמכת מתאימה לחתימה, וחתימה מוגברת מקבילה לאימות מסמך עם חתימה וחותמת. לפיכך, ניתן לזהות חתימה בלתי מסויגת מוגברת כאנלוגי של חתימה וגם כאנלוגי של חתימה עם חותם.
מסמך אלקטרוני בבית המשפט מסמכים הנשלחים במייל, בהתאם לסיווג הנ"ל, יכולים להיקרא חתומים בחתימה אלקטרונית פשוטה.

המושג מסמך אלקטרוני, כוחו המשפטי

קיים מידע מובנה בצורה אלקטרונית שאינו ניתן לשינוי לאחר אישורו בחתימה אלקטרונית. אם מידע על אותה עסקה מודפס על נייר וחתום על ידי שני הצדדים לחוזה, תקבל מסמך שני על אותו הדבר.

שני מסמכים אלו יהיו שווים. אבל איפה הערובה שהם זהים? על סמך מה יש לרשום רק אחד משני המסמכים? ואיזה בדיוק? באופן כללי, אי אפשר בלי התנגשויות. התחום היחיד בו יש הבנה ברורה בנושא זה הוא מחזור החשבוניות.

חשבונית מופקת על נייר אם הקונה, מכל סיבה שהיא, לא קיבל חשבונית אלקטרונית. כאן פועל הצירוף "ו" בנוסח הנורמה: ניתן להוציא חשבונית הן באופן אלקטרוני והן בצורת נייר.

תוקף משפטי של המסמך

פרטי חובה של מסמך אלקטרוני הרכב פרטי החובה נקבע על ידי התקנות הבאות: - חוקים פדרליים: מיום 27 ביולי 2006 N 149-FZ "על מידע, טכנולוגיות מידע והגנת מידע"; מיום 10 בינואר 2002 N 1-FZ "על חתימה דיגיטלית אלקטרונית" (כפי שתוקן ב-8 בנובמבר 2007); מיום 21 בנובמבר 1996 N 129-FZ "על חשבונאות" (כפי שתוקן ביום 23 בנובמבר 2009); - החלטות של רשויות ביצוע פדרליות ו-GOSTs: Goskomstat של רוסיה מתאריך 01/05/2004 N 1 "על אישור צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לרישום עבודה ותשלום שלה"; GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי.
דרישות מסמכיות." עבור מסמכים אלקטרוניים, חל GOST 6.10.4-84 "מערכות תיעוד מאוחדות".

מתן תוקף משפטי למסמך אלקטרוני

מידע

אף נוטריון לא יאשר רק את התדפיס שהובא. לפניכם מכתב המבקש עזרה שפורסם במספר פורומים באינטרנט.

אני מפוטר. אני מגיש תביעה (עד 3 חודשים) בדואר נגד המעסיק בגין פיגור בשכר (2007 ו-2008) - אין כסף לנסוע למקום העבודה. אני שולח לבית המשפט בדואר, יחד עם כתב התביעה, עותקים של טפסי 2-NDFL שנשלחו בדואר ממקום העבודה והעתקים של צווי קבלה/פיטורין.
במהלך עבודתי קיבלתי שוב ושוב הזמנות וסרוקה עותקים של מסמכים במייל. כיצד ניתן להציג מידע זה מהמייל כראיה בבית המשפט? הנוטריון מסרב לאשר את התכתובת המודפסת שלי.
מה אתה יכול לייעץ במצב כזה? כמובן שהנוטריון יסרב לאשר מסמך שנלקח מאדם לא ידוע.

מסמך אלקטרוני כראיה בבית המשפט

אם מניחים שעבודה כזו תתבצע כל הזמן, עדיף לספק הן זיהוי מבוסס שרת למטרות חיפוש טקסט מלא והן עותקים של תוכנית הזיהוי המותקנת בתחנות העבודה של המשתמש ומשולבת עם חלק הלקוח של EDMS. במקרה זה, המשתמש יוכל להמיר באופן עצמאי תמונות מסמך לטקסט עם האפשרויות הדרושות ולשמור את הטקסט בפורמט הדרוש לו.

השלב של העברת מסמכים קיימים מנייר לטופס אלקטרוני הוא אולי אחד המסוכנים ביותר. אם זה לא מתוכנן בקפידה, אתה עלול להיתקל בבעיות שיכולות לבטל את כל העבודה הקודמת ולהכשל בכל הפרויקט.

אם לארגון יש ארכיון נייר של מסמכים, אז הניסיון למצוא את העותקים האלקטרוניים שלהם ברחבי הרשת כדי ליצור גרסה אלקטרונית של הארכיון היא משימה חסרת סיכוי.