Saveznim zakonom od 6. aprila 2011. godine usvojena je pravna snaga digitalnog potpisa. Prema prihvaćenim odredbama, potpis ima oblik jednostavne slike. Omogućava vam potpisivanje pravnog dokumenta, kupoprodajnog ugovora ili slične dokumentacije.

Upotreba elektronskog potpisa potvrđuje pristanak odgovornog lica na uslugu ili zaključivanje ugovora. Snaga i značaj elektronskog potpisa prepoznat je u rangu sa lično potpisanom verzijom.

Upotreba digitalnog potpisa pojednostavljuje pitanja upravljanja dokumentima. Njegova moć vam omogućava da ubrzate proces prenošenja informacija o pristanku strane na uslugu ili akciju. Potpis je primenljiv u slučajevima kada je podržan sistem za prijem/prenos digitalnog elektronskog potpisa.

Slika je važeća samo ako je pravilno registrovana i upisana u registar. Preporučljivo je izvršiti ove radnje ne samostalno, već kontaktiranjem stručnjaka. Ovo će eliminisati greške prilikom kreiranja uzorka i garantovati pravnu valjanost datih informacija.

Šta daje pravnu snagu elektronskom potpisu?

Razmotrimo pitanje šta potvrđuje pravni značaj elektronskog potpisa. Pomoć: elektronski potpis je slika ili grupa simbola/brojeva koji vam omogućavaju potpisivanje legalnog digitalnog dokumenta ili naloga.

Važno je razdvojiti dva koncepta: snagu i značaj potpisa. Informacija na papiru je samostalan objekat. Identifikacioni znak koji se na njega stavlja ručno ima za cilj da potvrdi njegovu autentičnost. Proces njegovog stvaranja ne dovodi u pitanje kredibilitet odgovorne osobe.

Digitalna opcija podrazumijeva mogućnost intervencije treće strane. Samo korištenje ovjerenog ključa potvrđuje stav subjekta prema formiranju dokumenta. Samo vlasnik ili odgovorni ovlašteni predstavnik može imati pristup šifriranim podacima.

Upravo zahvaljujući unosu podataka o vlasniku u sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) ugovor potpisan elektronskim potpisom ima pravnu snagu. Omogućava postizanje dogovora između strana o priznavanju ekvivalencije papirnih i digitalnih medija. Ovo je moć obrasca elektronskog potpisa.

Formalni dokumenti

U EDMS-u se formalnim dokumentima smatraju sljedeće:

izvještavanje

fakture

ugovor o radu sa
zaposlenik koji radi za
daljinski

tvrdio
dokumenta, njihov inventar

Potpis dobija pravni značaj ako odgovara formatu i ispunjava uslove za potpis. Elektronske informacije je neophodno prenositi striktno po protokolima. Ako se nakon verifikacije potvrdi autentičnost isporučenog znaka, ugovor se službeno priznaje. Format potpisa mora biti u skladu sa pravilima za registraciju kvalifikovanog elektronskog potpisa (QES).

Po prijemu takvog sporazuma, strana ima pravo na verifikaciju putem odgovarajućih sistema. Šifrovani potpis na informacijama (ECS) se podrazumevano smatra jednakim ručno pisanom kreiranju dokumenta. Ima pravnu snagu i priznaje se jednako kao i rukopisna verzija. Takav elektronski ugovor sa slikom potpisa, čija je pravna snaga priznata kao značajna, reguliše država.

Neformalizovani dokumenti

Priznata pravna snaga elektronskog potpisa u CEP formatu potvrđuje da je odgovorno lice izradilo dokument svojom rukom. Dakle, medij je zvaničan.

Lista formalnog toka dokumenata uključuje sljedeće kategorije:

ugovore

punomoćja

listovi vizitkarte

kontrolne liste itd.

Takve opcije se mogu potpisati jednostavnim izgledom ili nekvalifikovanim potpisom. Sve osobe uključene u stvaranje EDF-a sklapaju preliminarne ugovore o međusobnoj potvrđivanju pristanka na pravnu snagu i značaj takvog potpisa.

Neophodan uslov je zaključivanje sporazuma obe strane. Određuje format medija, uslove za registraciju podataka i njihov sadržaj. Uzimaju se u obzir svi detalji, nijanse i sitnice. Upravo ovaj sporazum omogućava da se prepozna autentičnost ili nepouzdanost slike prilikom utvrđivanja njene pravne snage.

Ekvivalencija digitalnog potpisa sa papirnim dokumentom

Za mnoge je relevantno pitanje da li je elektronski potpis jednako validan kao i papirna verzija. Pravna snaga se priznaje u medijima ako sadrži odgovarajuće detalje.

Ako je potrebno, rukopisna verzija se upoređuje s uzorcima evidentiranim u bazama podataka iz ureda za pasoše i porezne uprave. Za elektronski potpis, ovo je posebna baza podataka koja sadrži potpune podatke o vlasniku. Ovi podaci se unose prilikom registracije digitalnog autograma i moraju imati potpunu listu podataka bez grešaka i netačnosti. Zato se preporučuje kontaktiranje stručnjaka kako bi se izbjegle nedosljednosti.

Potpis sastavljen u skladu sa svim pravilima je ekvivalentan rukom pisanoj verziji. U zavisnosti od suptilnosti dizajna i namjene, može se koristiti u kreiranju ugovora, sporazuma itd. Zakonodavstvo poznaje elektronske medije u koje se unose potrebni detalji.

Naša kompanija pruža usluge registracije i digitalnog potpisa. Zagarantovano je brzo i kompetentno kreiranje baza podataka. Naši stručnjaci će obaviti kompletnu operaciju, od prikupljanja detalja do instalacije na vašem računaru.

Elektronski potpis koji smo izdali ima pravnu snagu i prepoznaje se bez grešaka. Ako želite da imate digitalni potpis, potrebno je samo da potpišete ugovor o radu sa nama. Cijena usluga je u razumnim granicama.

Pravna snaga elektronskog dokumenta obezbeđuje se korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa – mehanizma koji vam omogućava da dokažete da je autor poslatog elektronskog dokumenta zapravo onaj za koga se predstavlja i da dokument nije menjan tokom proces isporuke. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravnog lica. Digitalni potpis se dodaje bloku podataka i omogućava primaocu bloka da provjeri izvor i integritet podataka i tako se zaštiti od krivotvorenja. Većina preduzeća prepoznaje prednosti elektronskog (bez papirnog) upravljanja dokumentima, koje ima sledeće prednosti:

jednostavnost unošenja izmjena u dokument;

mogućnost postavljanja ne samo teksta već i multimedijalnih podataka u dokument;

mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca;

veća brzina prenosa informacija na veliki broj adresa;

štednja papira;

veća kompaktnost arhivske građe;

lakša kontrola tokova informacija;

velika brzina pretraživanja i preuzimanja informacija;

mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i razlikovanje prava na pristup informacijama od strane zaposlenih.

Slika 45 – EDS modul

Funkcionisanje EDMS-a sa digitalnim potpisom osiguravaju četiri komponente: hardversko-softverski kompleks EDMS-a, koji uključuje modul „EDS i enkripcija“, softversko-hardverski kompleksi servisa vremenskog žiga i centra za sertifikaciju, kao i nekoliko kripto provajderi.

Prema opštem mišljenju, svojeručni potpis na papirnom dokumentu rešava sledeće probleme:

Uvjerite čitaoca da je osoba koja je potpisala dokument to učinila namjerno (potpis je autentičan);

Dokažite da je ta osoba, a niko drugi, svjesno potpisala dokument (potpis je originalan);

Budući da ste dio dokumenta, zaštitite ga od lažnog prijenosa na drugi dokument (potpis se ne može ponovo koristiti);

Zaštitite sam dokument (potpisani dokument se ne može mijenjati);

Osigurati materijalnost potpisa i dokumenta, osiguravajući da osoba koja je potpisala dokument ne može kasnije tvrditi da dokument nije potpisao on (potpis se ne može odbiti).

Međutim, kako praksa pokazuje, svojeručni potpis na papirnom dokumentu, po svojoj prirodi, ostavlja rupe u zakonu za prevarante. Nije bez razloga da im se oteža radnja, na obrascima dokumenata stavljaju se posebne sigurnosne oznake, listovi se numeriraju i heftaju, a osim toga, uz sam potpis, koriste se i rukopisno ispisivanje prezimena, imena, patronima na dokument itd. Jednom riječju, uz sve svoje prednosti, rukom pisani potpis ima i niz nedostataka.

Kao rezultat prodora kompjuterske tehnologije u sve sfere ljudske djelatnosti, pojavila se potreba za implementacijom analoga vlastitog potpisa osobe u elektroničkom obliku. Ovaj zadatak je uspješno riješen. Rješenja su zasnovana na onima razvijenim sredinom 1970-ih. kriptografski algoritmi javnog ključa, koji se zasnivaju na složenom matematičkom aparatu.

Istovremeno, digitalni potpis je otklonio većinu problema svojstvenih potpisu na papirnom dokumentu i dao elektronskom dokumentu sljedeće važne karakteristike:

-integritet- dokument se ne može mijenjati nakon potpisivanja;

EDS se danas najviše koristi u upravljanju dokumentacijom (DM), u platnim sistemima, e-trgovini i računovodstvu. Od navedenih oblasti, najpopularniji i najsloženiji je zadatak automatizacije predškolskih obrazovnih ustanova organizacija - glavni cilj stvaranja sistema za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS). To je ono na što ćemo se fokusirati u ovom članku. Međutim, prvo je potrebno razjasniti šta se podrazumijeva pod korištenjem digitalnog potpisa, imajući u vidu njegove dvije glavne sheme:

Potpisivanje elektronske poruke prilikom slanja i provjera potpisa pošiljaoca po prijemu, tj. siguran prenos dokumenata. Često se takva šema doživljava kao pravno značajan tok dokumenata, što je duboka zabluda. Zaštita elektronske poruke digitalnim potpisom je svakako korisna i neophodna stvar, ali je potpuno nedovoljna da bi se osigurao punopravni protok dokumenata;

Korišćenje digitalnog potpisa tokom čitavog životnog ciklusa elektronski dokument – ​​prilikom njegovog kreiranja, odobravanja, odobravanja, upoznavanja sa njim i sl. Samo u slučaju kada je puni životni ciklus dokumenta automatizovan i digitalni potpis je njegov sastavni deo, može se govoriti o korišćenju potpunog dokumenta. puštena, odnosno pravno značajna elektronski sistemi za upravljanje dokumentima.

Počevši da radi sa digitalnim potpisom, korisnik postavlja zahtev pomoću EDMS-a za dobijanje para ključeva (a);

zatim traži sertifikat za novogenerisani javni ključ (b);

ako je potrebno potpisati dokument (novostvoren ili primljen od EDMS-a), njegovi podaci se prenose

kripto provajderu da generiše elektronski potpis, nakon čega se na digitalni potpis stavlja vremenski pečat (c);

nakon prijema dokumenta od EDMS-a, primalac ga prenosi kripto provajderu radi verifikacije,

gdje se ne provjerava samo sam digitalni potpis, već i certifikat i vremenski žig (d)

Slika 46 – EDS u EDMS

Elektronski dokumenti postepeno postaju element ekonomskih aktivnosti ruskih kompanija. Oni su praktični, omogućavaju vam da izbjegnete zatrpavanje vaše kancelarije gomilom papira, a kompanije mogu da razmijene takve dokumente za nekoliko sekundi. Ali šta je potrebno da bi elektronski dokument imao pravnu snagu? A kako dokazati pravnu valjanost elektronskog dokumenta na sudu?

Dmitry Kazantsev, advokat za elektronski sistem trgovanja B2B-Centar, odgovara na ova pitanja.

Pravna snaga elektronskog

dokument

Sadašnje rusko zakonodavstvo priznaje mogućnost izvršenja transakcije pomoću elektronskog dokumenta, pod uslovom da su takvi dokumenti potpisani elektronskim potpisom. Relevantne norme su sadržane u čl. 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije i dio 4 čl. 11 Federalnog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ (u daljem tekstu: Zakon br. 149-FZ).

Ne samo ugovori, već i primarni i konsolidovani računovodstveni dokumenti mogu se sastavljati u elektronskom obliku, pod uslovom da su ovjereni elektronskim potpisom (član 9. Federalnog zakona od 21. novembra 1996. br. 129-FZ „O računovodstvu“) . Član 169 Poreskog zakonika Ruske Federacije direktno dozvoljava pripremu i izdavanje računa u elektronskom obliku uz zajednički dogovor strana u transakciji i ako imaju kompatibilna tehnička sredstva za prihvatanje i pod uslovom da je elektronska faktura potpisana kvalifikovani elektronski potpis šefa kompanije ili njegovog ovlašćenog lica (postupak izdavanja i primanja računa u elektronskom obliku odobren je naredbom Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n, a formati za njih - po nalogu Federalne poreske službe br. MMV-7-6/138@ pribl.

Dakle, ključni element svakog elektronskog dokumenta, koji ukazuje na njegovu pravnu snagu i potvrđuje činjenicu slanja od strane nadležne strane, jeste elektronski potpis. Njegovo prisustvo nije posljednja činjenica tokom suđenja, te je stoga potrebno više reći o zakonskoj regulativi elektronskog potpisa.

Electronic

U stavu 1. čl. 6 Federalnog zakona od 04.06.2011. br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“ (u daljem tekstu: Zakon br. 63-FZ) utvrđeno je da, po pravilu, informacije u elektronskom obliku potpisane sa kvalifikovani elektronski potpis priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu, potpisan svojeručnim potpisom. Slična norma utvrđena je u stavu 3 čl. 11 Zakona br. 149-FZ. Ovaj uslov je formulisan kao obavezna norma, ali sudovi imaju pravo da priznaju jednostavan potpis kao ispravnu potvrdu informacija, što u praksi često čine.

Ovdje dolazimo do pitanja koje vrste elektronskih potpisa su legalizirane u modernom ruskom zakonodavstvu. Član 5 Zakona br. 63-FZ navodi sljedeće vrste elektronskog potpisa:

1. Jednostavan elektronski potpis.

Prilikom korištenja, činjenica formiranja elektronskog potpisa od strane određene osobe potvrđuje se korištenjem kodova, lozinki ili na drugi način.

2. Poboljšani elektronski potpis.

Ona mora:

1) nastao kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću ključa za elektronski potpis;

2) omogući identifikaciju lica koje je potpisalo elektronski dokument;

3) omogući uočavanje činjenice da je u elektronski dokument izvršena promena nakon njegovog potpisivanja;

4) kreirana pomoću alata za elektronski potpis.

3. Poboljšani kvalifikovani elektronski potpis.

Poboljšani elektronski potpisi se dijele na kvalifikovane i nekvalifikovane. Verifikacioni ključ za poboljšani kvalifikovani elektronski potpis mora biti naveden u kvalifikovanom sertifikatu.

Informacija u elektronskom obliku potpisana jednostavnim elektronskim potpisom ili nekvalifikovanim elektronskim potpisom priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim. Ako, u skladu sa zakonom ili poslovnim običajem, dokument mora biti ovjeren pečatom, tada se elektronski dokument potpisan pojačanim elektronskim potpisom priznaje kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom svojeručnim potpisom i ovjerenom pečatom. Ovo pravilo je utvrđeno čl. 2 i 3 čl. 6 Zakona br. 63-FZ. Drugim riječima, jednostavan i nekvalifikovan elektronski potpis odgovara autogramu, a pojačani potpis autentifikaciji dokumenta potpisom i pečatom. Dakle, poboljšani nekvalifikovani potpis može se prepoznati i kao analog potpisa i kao analog potpisa sa pečatom.

Electronic

dokument na sudu

Dokumenti poslani putem e-pošte, u skladu sa gornjom klasifikacijom, mogu se nazvati potpisanim jednostavnim elektronskim potpisom. Međutim, sud može priznati razmjenu takvih dokumenata kao ispravno zaključivanje ugovora ako okolnosti slučaja ukazuju na stvarnost transakcije: na primjer, izvršena je isporuka robe, što je potvrđeno fakturama, dostavnicama i nalozi za plaćanje. Konkretno, ovaj pravni stav je potvrđen odlukom Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 17. oktobra 2008. godine br. 13675/08.

Elektronski dokument se dostavlja sudu u štampanom obliku sa identifikacijom rukovodioca ili ovlašćenog radnika organizacije koja ovaj dokument podnosi sudu. Ova potvrda mora naznačiti da štampana kopija na papiru odgovara elektronskom originalu. Ako je dokument potpisan jednostavnim elektronskim potpisom, onda iz dostavljenog ispisa moraju biti jasni najmanje datum i vrijeme nastanka takvog elektronskog dokumenta i strana koja šalje ovaj dokument. Ako je elektronski dokument potpisan pojačanim potpisom, onda ispis mora sadržavati posebnu oznaku koja označava stavljanje elektronskog potpisa.

Sud može priznati sporazum zaključen putem elektronske pošte ako je svaka strana dostavila identične ispise takvog ugovora. Štaviše, takve čak i identične papirne kopije same po sebi, koje nisu potvrđene drugim dokazima, ne mogu poslužiti kao činjenica potvrde zaključenja ugovora. Ali šta učiniti ako dokazi nisu prikupljeni, a kopije ugovora koje su strane dostavile sadrže različite uslove? Da bi se spriječile ovakve situacije u sudskom postupku, potrebno ga je ovjeriti pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom i prilikom sklapanja ugovora.

Takav potpis će vam omogućiti da potvrdite dvije osnovne stvari: prvo, da je ugovor potpisala odgovarajuća strana (pošto je potvrda lična i izdaje se s naznakom pozicije potpisnika), i drugo, da je dokument potpisan proširenim kvalifikovani elektronski potpis ostao je nepromijenjen nakon potpisivanja.

U dijelu 1. čl. 4 Federalnog zakona od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, koji je još uvijek na snazi, utvrđuje sljedeće kriterije, ako se istovremeno poštuju, elektronski digitalni potpis se smatra ekvivalentnim rukopisnom:

1. Sertifikat ključa potpisa je važeći u trenutku verifikacije ili u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta.

2. Potvrđuje se autentičnost elektronskog potpisa u elektronskom dokumentu.

3. Elektronski potpis se koristi u skladu sa informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa.

Autentičnost elektronskog potpisa i nepromjenjivost elektronskog dokumenta potpisanog ovim potpisom može potvrditi sertifikacijski centar koji je izdao takav potpis. Ukoliko dođe do spora na sudu oko sadržaja elektronskog dokumenta, potrebno je naručiti ispitivanje od centra za sertifikaciju. Takođe će moći da potvrdi validnost sertifikata o potpisu u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta.

Potrebno je uzeti u obzir činjenicu da sertifikacioni centar ne može potvrditi ili poreći autentičnost elektronskog potpisa izdatog od strane drugog centra za sertifikaciju. Dakle, ako je elektronski dokument ovjeren sa više elektronskih potpisa izdatih od strane različitih sertifikacionih centara, onda će u slučaju spora oko sadržaja dokumenta biti potrebno naručiti ispitivanje od svakog od ovih centara za sertifikaciju.

A sa elektronskim upravljanjem dokumentima, da li ovi dokumenti imaju pravnu snagu? kako potvrditi činjenicu otpreme? hvala unapred!

Kako organizovati tok dokumenata u računovodstvu. Pravna snaga elektronskog upravljanja dokumentima. Šta treba da se odrazi u računovodstvenoj politici o elektronskom upravljanju dokumentima.

Pitanje: A sa elektronskim upravljanjem dokumentima, da li ovi dokumenti imaju pravnu snagu? kako potvrditi činjenicu otpreme?

odgovor: Da, dokumenti potpisani elektronskim potpisom (kvalifikovani, jednostavni, nekvalifikovani) priznaju se kao ekvivalentni dokumentima na papiru i imaju snagu papirnih dokumenata sa svojeručnim potpisom.

Ova izjava proizilazi iz odredaba st. 1. i 2. čl. 6 Zakona o elektronskim potpisima od 6. aprila 2011. br. 63-FZ.

Obrazloženje

Kako organizovati tok dokumenata u računovodstvu

Elektronski dokumenti

Kako pripremiti i ovjeriti elektronski primarni dokument

Primarni dokumenti se mogu pripremiti i na papiru iu elektronskom obliku (član 9. dio 5. Zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ). Posljednja opcija je moguća ako su dokumenti ovjereni elektronskim potpisom ().

Format za podnošenje dokumenta o prenosu robe tokom trgovinskih operacija u elektronskom obliku odobren je Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 30. novembra 2015. godine br. MMV-7-10/551. Format za podnošenje dokumenta o prenosu rezultata rada (dokument o pružanju usluga) u elektronskom obliku odobren je Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 30. novembra 2015. br. MMV-7-10/552. Ovi formati su relevantni kako u poslovnim aktivnostima tako i prilikom podnošenja dokumenata na zahtjev inspekcije u elektronskom obliku.

Šta ako organizacija sastavlja dokumente koji nisu u formatu koji je odobrila Federalna poreska služba Rusije? Potom dostavite obrasce inspektorima na papiru – ovjerite kopije uz napomenu da su dokumenti potpisani elektronskim potpisom.

Slična pojašnjenja su data u pismu Federalne poreske službe Rusije od 10. novembra 2015. godine br. ED-4-15/19671.

Za detalje o podnošenju dokumenata poreskim inspektorima pogledajte:

1. Kako dostaviti dokumentaciju na zahtjev inspektora prilikom službene poreske kontrole;
2. Kako dostaviti dokumentaciju na zahtjev inspektora prilikom neposredne poreske kontrole.

Elektronski potpis

Postoje sljedeće vrste elektronskog potpisa:

1. jednostavan;
2. ojačani nekvalifikovani;
3. pojačano kvalifikovan.

Koji elektronski potpis treba koristiti za primarne računovodstvene dokumente utvrđeno je saveznim računovodstvenim standardima (klauzula 4, dio 3, član 21 Zakona br. 402-FZ od 6. decembra 2011.). Ali trenutno ne postoji takav standard. Dakle, primarni dokument možete potpisati bilo kojim elektronskim potpisom.

Dokument koji je potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim potpisom ima snagu papirnog dokumenta sa svojeručnim potpisom. Ali samo ako postoji sporazum između ugovornih strana o verifikaciji ovih potpisa. Slični zaključci proizilaze iz paragrafa i člana 6. Zakona br. 63-FZ od 6. aprila 2011. godine i potvrđeni su dopisima Ministarstva finansija Rusije od 13. januara 2016. godine br. 03-03-06/1/259, od 5. maja 2015. br. 07-01-06/25701, od 4. avgusta 2015. godine, br. 03-03-06/44905, Federalna poreska služba Rusije od 19. maja 2016. godine br. SD-4-3/8904.

Napominjemo da je ranije rusko Ministarstvo finansija zauzelo drugačiji stav: primarni dokumenti moraju biti ovjereni samo pojačanim kvalifikovanim potpisom. Ako koristite jednostavan ili poboljšani nekvalifikovani potpis, tada se dokumenti ne mogu prihvatiti za računovodstveno i poresko računovodstvo. Takva pojašnjenja dalo je Ministarstvo finansija Rusije u pismima od 12. aprila 2013. br. 03-03-07/12250 od 25. decembra 2012. godine br. 03-03-06/2/139 od 28. maja 2012. godine. broj 03-03-06/2/67 od 07.07.2011.godine broj 03-03-06/1/409.

Uzimajući u obzir da je u kasnijim pismima rusko Ministarstvo finansija ublažilo svoj stav, digitalni dokumenti mogu biti ovjereni bilo kojim elektronskim potpisom. Međutim, sigurnije je koristiti jak kvalifikovani potpis.

Šta treba da se odrazi u računovodstvenoj politici o elektronskom upravljanju dokumentima

Ako organizacija odluči da obrađuje primarne dokumente elektronski, ovaj način vođenja dokumentacije mora biti odražen u računovodstvenoj politici. Konkretno, računovodstvena politika treba da evidentira:
- spisak dokumenata koji učestvuju u elektronskom protoku dokumenata;
- spisak zaposlenih koji imaju pravo potpisivanja elektronskih dokumenata;
- način elektronske razmjene dokumenata (sa ili bez uključivanja operatera za upravljanje elektronskim dokumentima);
- postupak čuvanja elektronskih dokumenata;
- način podnošenja dokumenata na zahtjev poreske uprave (elektronski ili na papiru).

Ali formati elektronskih dokumenata koje organizacija koristi ne moraju se odražavati u računovodstvenim politikama. Ovo je potvrdila Federalna poreska služba Rusije u pismu od 10. novembra 2015. br. ED-4-15/19671. Iako se ovo pismo bavi računovodstvenim politikama za poreske svrhe, zaključak Federalne poreske službe Rusije je takođe relevantan za računovodstvene politike za potrebe računovodstva.

Federalni zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ o elektronskim potpisima

Član 6. Uslovi za priznavanje elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom

1. Informacije u elektronskom obliku, potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaju se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom i može se koristiti u bilo kom pravnom odnosu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, osim ako savezni zakoni ili doneti u skladu sa njihovim podzakonskim aktima utvrđuju uslov za potrebu izrade dokumenta isključivo na papiru.

2. Informacija u elektronskom obliku, potpisana jednostavnim elektronskim potpisom ili nekvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom svojeručnim potpisom, u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima, normativnim pravnim aktima usvojenim u u skladu sa njima ili dogovorom između učesnika u elektronskoj interakciji. Regulatorni pravni akti i ugovori između učesnika u elektronskoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih nekvalifikovanim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju predvidjeti postupak provjere elektronskog potpisa. Regulatorni pravni akti i sporazumi između učesnika u elektronskoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih jednostavnim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju biti u skladu sa zahtjevima člana 9. ovog Federalnog zakona.

Međutim, ovaj zakon ima uski fokus: fokusiran je na pravnu snagu elektronskog potpisa u dokumentima i izjednačava ga sa rukom pisanim. Istovremeno, u našoj zemlji ne postoji opšti zakonski akt koji bi regulisao ED. Postoji toliko mnogo vrsta dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima da je vrlo problematično svaki od njih navesti u zakonu. Stoga je danas digitalni dokumentotok reguliran indirektno, kroz nekoliko različitih zakonskih akata. Jedan od njih je Građanski zakonik Ruske Federacije, posebno član 160. On predviđa mogućnost potpisivanja dokumenata ne samo rukom pisanim potpisom, već i bilo kojim drugim potpisom predviđenim ruskim zakonodavstvom, uključujući elektronske digitalne. Pravna snaga papirnih i elektronskih dokumenata danas se priznaje kao jednaka samo u slučajevima kada su ispunjeni svi potrebni detalji.

Pravna snaga elektronskog dokumenta i njegovi obavezni atributi

Ovo može biti sasvim dovoljno za rješavanje važnih pitanja ili razjašnjavanje informacija. Međutim, u nekim slučajevima morate ne samo poslati e-mail, već ga i učiniti službenim.

Postavlja se pitanje da li je email u ovom slučaju službeni dokument. Pročitajte i Većina velikih ruskih preduzeća i organizacija sigurno će protumačiti pismo kao službeno.

Međutim, da bi takvo pismo zaista imalo službeni status, ono mora sadržavati gore navedene detalje. Naravno, prisustvo elektronskog digitalnog potpisa će takvoj poruci dati potrebnu pravnu snagu.
U nedostatku jednog, mogu se pojaviti određene sumnje u autentičnost.

Elektronski dokument nije samo dokument kreiran na računaru

Pažnja

Koja dokumenta se moraju odmah sastaviti na papiru Bez obzira da li je u preduzeću instaliran sistem elektronskog upravljanja dokumentima, svi kadrovski dokumenti za koje je propisano radno zakonodavstvo, ugovor o radu, kolektivni ugovor moraju biti uskladišteni? papir, sa potpisima ovlašćenih lica i radnika. Budući da ako pohranite kadrovske naloge u elektronskom obliku, a posebno potvrdu o poznavanju zaposlenika u papirnom obliku, onda ako dođe do sukoba, zaposlenik može reći da nije bio upoznat s dokumentom koji je pravilno pohranjen u organizaciji.

I biće nemoguće dokazati suprotno. Možemo nedvosmisleno zaključiti da je u ovoj fazi nemoguć potpuni prelazak na elektronsko upravljanje kadrovskom dokumentacijom.

Drugi problem je potreba da se osigura pravna valjanost elektronskih dokumenata. Ali što dalje idemo, sve češće se ovaj problem može riješiti kao običan organizacijski i tehnički problem.

Zahvaljujući činjenici da je konačno usvojen zakon koji reguliše upotrebu elektronskih digitalnih potpisa (EDS), postalo je moguće da se elektronskim dokumentima da pravni status. Prema Federalnom zakonu “O elektronskom digitalnom potpisu” Federalni zakon “O elektronskom digitalnom potpisu” od 10. januara 2002. godine, član 4-12 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.

2002. br. 2. čl. 127., elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu je ekvivalentan svojeručnom potpisu u papirnom dokumentu, pod određenim uslovima.

Pravna snaga elektronskog dokumenta

Ako, u skladu sa zakonom ili poslovnim običajem, dokument mora biti ovjeren pečatom, tada se elektronski dokument potpisan pojačanim elektronskim potpisom priznaje kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom svojeručnim potpisom i ovjerenom pečatom. Ovo pravilo je utvrđeno čl. 2 i 3 čl. 6 Zakona br. 63-FZ.
Drugim riječima, jednostavan i nekvalifikovan elektronski potpis odgovara autogramu, a pojačani potpis autentifikaciji dokumenta potpisom i pečatom. Dakle, poboljšani nekvalifikovani potpis može se prepoznati i kao analog potpisa i kao analog potpisa sa pečatom.
Elektronski dokument u sudu Dokumenti poslani putem elektronske pošte, u skladu sa gore navedenom klasifikacijom, mogu se nazvati potpisanim jednostavnim elektronskim potpisom.

Pojam elektronskog dokumenta, njegova pravna snaga

Postoje strukturirane informacije u elektronskom obliku koje se ne mogu mijenjati nakon što su ovjerene elektronskim potpisom. Ako su informacije o istoj transakciji odštampane na papiru i potpisane od strane obe ugovorne strane, dobićete drugi dokument o istoj stvari.

Ova dva dokumenta će biti ekvivalentna. Ali gdje je garancija da su identični? Na osnovu čega treba evidentirati samo jedan od dva dokumenta? A koji tačno? Općenito, ne možete bez sudara. Jedina oblast u kojoj postoji jasno razumijevanje po ovom pitanju je promet faktura.

Račun se izdaje na papiru ako kupac iz bilo kojeg razloga nije primio elektronski račun. Ovdje radi veznik “i” u tekstu norme: račun se može izdati i elektronski i u papirnom obliku.

Pravna snaga dokumenta

Obavezni detalji elektronskog dokumenta Sastav obaveznih podataka utvrđen je sljedećim propisima: - Federalni zakoni: od 27. jula 2006. N 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“; od 10. januara 2002. N 1-FZ “O elektronskom digitalnom potpisu” (sa izmjenama i dopunama od 8. novembra 2007.); od 21. novembra 1996. N 129-FZ “O računovodstvu” (sa izmjenama i dopunama od 23. novembra 2009.); — Rezolucije federalnih organa izvršne vlasti i GOST-a: Goskomstat Rusije od 01.05.2004. N 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje“; GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije.
Zahtjevi za dokumentaciju." Za elektronske dokumente primenjuje se GOST 6.10.4-84 „Jedinstveni sistemi dokumentacije“.

Davanje pravne snage elektronskom dokumentu

Info

Nijedan notar neće jednostavno ovjeriti doneseni ispis. Evo pisma u kojem se traži pomoć objavljenog na nekoliko foruma na internetu.

Otpušten sam. Podnosim tužbu (do 3 mjeseca) poštom protiv poslodavca zbog zaostalih plaća (2007. i 2008.) - nema novca za putovanje do mjesta rada. Sudu šaljem poštom, uz tužbu, kopije obrazaca 2-NDFL poslanih poštom sa mjesta rada i kopije naloga za prijem/otpuštanje.
Tokom svog rada, više puta sam primao narudžbe i skenirao kopije dokumenata putem mejla. Kako ove informacije iz e-pošte mogu biti predstavljene kao dokaz na sudu? Notar odbija da ovjeri moju štampanu prepisku.
Šta možete savjetovati u takvoj situaciji? Naravno, notar će odbiti da ovjeri dokument uzet od nekog nepoznatog.

Elektronski dokument kao dokaz na sudu

Ako se pretpostavlja da će se takav posao obavljati stalno, bolje je obezbijediti i prepoznavanje bazirano na serveru za potrebe pretraživanja punog teksta, i kopije programa za prepoznavanje instalirane na radnim stanicama korisnika i integrirane s klijentskim dijelom programa. EDMS. U tom slučaju, korisnik će moći samostalno konvertirati slike dokumenta u tekst s potrebnim opcijama i spremiti tekst u formatu koji mu je potreban.

Faza migracije postojećih dokumenata iz papirne u elektronski oblik je možda jedna od najopasnijih. Ako se ne planira pažljivo, možete naići na probleme koji mogu poništiti sav prethodni rad i propasti cijeli projekt.

Ako organizacija ima papirnu arhivu dokumenata, onda je pokušaj pronalaženja njihovih elektronskih kopija širom mreže kako bi se stvorila elektronska verzija arhive beznadežan zadatak.