Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций. Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной
Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.
Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.
Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС?
Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.
Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.
Обязателен ли журнал учета путевых листов?
Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести. Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № 8) утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Но компания может разработать собственную форму.
Есть ли документы, которые могут заменить путевые листы?
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь. Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).
Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные?
Чтобы поставить НДС к вычету, понадобятся кассовый чек и счет-фактура. При этом счет-фактуру заправка выдаст, только если у подотчетника (работника, покупающего топливо) будет доверенность на получение ТМЦ. Когда же доверенности нет, счет-фактуру не оформят. В этом случае посмотрите, упомянут ли НДС в чеке. Если нет, топливо можно учесть по цене приобретения. То есть списать в расходы всю сумму, которая отражена в чеке. Если же НДС указан, то этот налог к вычету лучше не ставить и на расходы не относить. Это наиболее безопасный вариант.
Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. « ».
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Форма журнала: своя или государственная
Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.
Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Пример журнала
Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете движения путевых листов № 8.
Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение в электронном виде
В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п. При этом желательно, чтобы этот журнал, при необходимости, можно было распечатать.
- на дату выдачи путевого листа водителю;
- на дату приемки путевого листа от водителя;
- на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.
Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.
ФАЙЛЫ
2 файла
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
- Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
- Когда был выдан путевой лист (дата).
- Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
- Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
- Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
- «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
- Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
- Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
- Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
- Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
- Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
- Какие грузы доставляет транспортное средство.
- Пробег.
- Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.
Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.
Журнал состоит из нескольких частей.
Титульный лист:
- Юридическое название предприятия.
- Реквизиты организации (ОКПО).
- Период ведения журнала.
Табличная часть со сведениями:
- № путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
- Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
- Гаражный № автомобиля.
- Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).
Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.
В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.
Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами . Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.
Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно .
На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.
В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.
Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.
Журнал выдачи путевых листов, образец
Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.
Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать
Порядок учета
Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году» .
Пример заполненной путевки
Журнал учета путевых листов, образец заполнения
Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2019 года водителю было выписано 3 путевки.
Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.
Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.
Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.
После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.
Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.