Повседневный ад: жизнь и работа в режиме многозадачности. Многозадачность: каждый ли может быть Цезарем

Многозадачность - это требования настоящего времени. Мы должны все успевать, делать качественно, много и в срок. Кто-то с легкостью живет в таком режиме, а кто-то совсем не может эффективно выстроить свою работу.

Конечно, многозадачность мы относим больше к рабочим делам. Поэтому и хотелось бы разобрать несколько практических советов, которые помогут быть лучше и сильнее.

1. Многозадачность - это не круто. Круто - это когда ты любое начатое дело выполняешь очень качественно. Затем берешься за другую задачу и снова выполняешь ее. Доделывайте все то, что вы начинаете. Отвечаете на звонок - будьте вовлечены на 100% в диалог. Прочитали в почте письмо - дайте ответ. И так любое дело, пусть даже незначительное.
2. Планируйте свой день, неделю, месяц и т.д. Выписывайте все задачи, которые необходимо сделать. Затем ранжируйте их по значимости и по скорости выполнения. Соответственно, в-первую очередь, сделайте те дела, которые можно быстро и легко доделать. Увидите, что список с задачами очень сильно облегчился. Но в нем остаются сложные задачи - разбивайте их на части, так вы сможете каждый день понемногу двигаться к выполнению большой и сложной задачи.
3. Устанавливайте себе напоминания на телефон или компьютер. Если вы понимаете, что ваш календарь переполнен, или вы забываете многие вещи, то смело делайте себе напоминания. Так вы будете качественнее работать и больше успевать.

Очень часто бывает так, что вы много делали, а по факту ничего не доделали. Это происходит из-за того, что вы рассеялись на много дел одновременно, то есть не сосредоточились и качественно не подошли к выполнению задачи. Либо не оптимизировали выполнение какой-либо задачи, например, чересчур долго проводили совещание или взяли на себя новую задачу, хотя понимаете, что многое не успеваете сделать в срок. Очень важно оценивать свою реальную занятость, поможет этому нормирование своего дня (хронометраж). Попробуйте пару-тройку дней записывать за собой весь свой день, с первой до последней минуты. Вы сами сможете оценить свою неэффективность.

Вообще, огромная проблема человечества состоит в том, что никто не ценит время других. Это проявляется во многом. Пример того, как это отражается в работе:

Вы написали письмо и указали, что ждете ответа от адресата, а тот, в свою очередь, не отвечает. При этом вы не можете отпустить задачу, потому что вам еще не ответили. Вы пишете еще раз, звоните и просите ответить.Очевидно, что вы потеряли много времени зря.

Ваш руководитель/коллега организовал совещание, которое затянулось на два часа, хотя планировалось на 20 минут, получается, что 1 час 40 минут - это время, которое было потрачено неэффективно. Вам пришлось перенести ранее запланированные задачи и думать, когда закончить свои сегодняшние задачи.

Поэтому крайне важно думать о своих коллегах, важно не воровать время других.

Мир настолько перегружает нас информацией и задачами, что мы просто разучились сосредотачиваться. Мы проверяем соцсети по сто раз в день. А еще у нас появились такие задачи, которые раньше решали другие люди. К примеру, теперь есть возможность самостоятельно забронировать билет на самолет и номер в отеле, без кассира купить товар в магазине. Задач стало намного больше, а помимо этого хочется побыть с семьей, друзьями и заняться хобби.

Многозадачность - это миф

Однако большой список задач и умение делать несколько дел не так уж и хорошо, как кажется. Человек не может быть многозадачным. За многозадачность мы принимаем способность быстро переключается с одной задачи на другую. И каждое такое переключение требует немалых ресурсов, увеличивает стресс и повышает чувство тревоги. Поэтому чем меньше мы переключаемся и отвлекаемся на посторонние вещи, тем лучше.

Но что делать, если задач очень много и надо как-то с этим справляться? Как не сойти с ума от огромного списка задач и быть эффективным? Вот несколько советов.

Работайте циклами

Бизнес требует постоянного переключения между задачами. Если вы еще не научились делегировать и делаете самостоятельно все - от звонков доставщику воды до собеседования, то к вечеру вы наверняка выжаты как лимон. Чтобы избежать излишнего стресса, работайте циклами, делая между ними перерыв.

Самая простая техника работы циклами - техника Pomodoro. Вы максимально концентрируетесь в течение какого-то времени на работе и потом обязательно делаете небольшой перерыв. Например, 45 минут работы и 15 минут отдыха. Такой принцип работы эффективен для работы и с большим количеством задач, и с одной большой задачей.

Меняйте режим концентрации

Наш мозг работает в двух режимах внимания: режим концентрации и режим «блуждания». Режим концентрации(central-executive mode) включается, когда мы полностью погружаемся в работу. Мы уделяем максимальное внимание работе. В таком режиме мы работаем продуктивно, но напряженно. При длительной работе на таких скоростях мы постепенно утомляемся и снижается наша эффективность.

Чтобы продуктивно работать в течение долгого времени, нужно периодически переключаться с первого на второй режим - режим «блуждания» (mind-wandering mode). Мы находимся в этом режиме, когда читаем литературу, статьи, гуляем, любуемся искусством, медитируем. Режим «блуждания» позволяет «перезагрузить» мозг и отдохнуть. Поэтому перерывы полезны для повышения эффективности работы.

Принимайте важные решения с утра

Все важные решения лучше принимать с утра, когда у вас еще не истощен ресурс принятия решений. Как ни странно, но мы действительно можем принимать в день ограниченное количество решений. Есть определенный порог, причем, без разницы, сложный выбор перед нами стоит или легкий.

В одном эксперименте группу людей попросили участвовать в опросе. Перед опросом им специально задавали простые вопросы типа: как вам расположить бумагу? Вам синюю или черную ручку? Что будете пить: чай или кофе? С сахаром или без сахара? С молоком или с лимоном?

То есть, их заставляли принимать решения. А потом раздали листы с опросом, где были вопросы на важные философские проблемы. Люди справлялись с трудом, поскольку уже чувствовали себя уставшими. Ресурс принятия решений был потрачен.

Поэтому все важные вопросы лучше решать с утра, пока голова свежая и вы не успели потратить весь ресурс.

Освобождайте голову

Не держите все в голове, используйте «расширители» мозга - календари, ежедневники, списки, блокноты, приложения.

Представьте, что ваша концентрация - это оперативная память на компьютере. Чем больше открыто программ на компьютере одновременно, тем медленнее он будет работать. Если вы пытаетесь что-то держать в голове вместо того, чтобы выгрузить это на другой носитель, то вы занимаете необходимые вам объемы памяти. Чем больше такой информации, тем сложнее сконцентрироваться на текущем деле.

Живите «в моменте»

Как часто вы сидя на работе думаете о домашних делах и об ужине, а дома думаете о работе? Такое случается сплошь и рядом. Во время завтрака люди в одной руке держат вилку, а в другой телефон. Идут по улице с угрюмыми сосредоточенными лицами, напряженно думая о чем-то. Мы перестали наслаждаться настоящим моментом.

Жить здесь и сейчас учит вьетнамский монах Тит Нат Хан в своей книге «Мир в каждом шаге». Если хотите научиться жить в моменте, то обязательно прочитайте эту книгу.

Общество предъявляет все новые и новые требования. Уже никому не интересен усердный работник, который делает одно дело за раз. Нет, он должен уметь и то и се, да причем сразу.

И все чаще мы сталкиваемся с понятием многозадачности. Что такое многозадачность? Многозадачность – это возможность выполнять несколько процессов одновременно. Это понятие касается и программирования, и производства, и человеческой деятельности. Чтобы не распыляться, оставим технические вопросы соответствующим специалистам и поговорим о том, в чем заключается многозадачность для человека.

Многозадачность все больше проникает в нашу жизнь и становится неотъемлемым спутником наших деяний, отдыха, быта, развлечения. Возможно, так происходит потому, что мы вращаемся в бурном потоке информации и возможностей, и все хочется попробовать, и все хочется успеть. Мы превратились в больших детей, а детям, как известно нравится начинать разные дела и бросать на полпути.

Поэтому мы можем одновременно отвечать на письма в почте, чатиться в соцети, слушать музыку, красить ногти (стричь бороду) и спорить с мамой (женой, мужем) через стенку. Теперь Юлию Цезарю нечем гордиться, даже современные дети переплюнули его – мы делаем все и сразу. Мы постоянно чем-то заняты, но никак не можем прийти к финишу, у нас десятки начатых и незавершенных дел. Заниматься тремя проектами сразу, читать одновременно пять книг, готовить суп, мыть посуду и пылесосить – вот она, наша многозадачность.

Это не что-то, к чему нужно стремиться, как к полезной системе работы. Наоборот – теперь это свойство, присущее практически каждому человеку. И мы должны научиться его обуздывать.

Открою секрет: исследователи утверждают, что многозадачность для человека вовсе не означает одновременное выполнение нескольких задач, а скорее быстрое переключение с одной на другую и обратно . По-настоящему многозадачных людей крайне мало.

Почему мы так любим многозадачность? Да, мы ее действительно любим, потому что мозгу нравится ощущение постоянной занятости, таким образом мы чувствуем себя более реализованными и счастливыми. Тот факт, что половина энергии тратится на переключение с одной задачи на другую, во внимание не принимается.

Более того – во время переключения между задачами в наше тело выбрасывается большая доза гормона счастья. Именно поэтому нас так манит мигающее оповещение об СМС или желание поностальгировать над старым хламом, найденным во время уборки.

Но проблема в том, что в то же время мозг «впрыскивает» и кортизол, гормон стресса. И получается, что при многозадачной деятельности мы одновременно счастливы и напряжены.

Но обозначает ли это, что многозадачность негативно отражается на нашей жизни и работе? Чтобы выяснить это, давайте рассмотрим все стороны этого явления.

Плюсы и минусы многозадачности

• При многозадачности человек склонен к поверхностной обработке информации, поэтому не имеет достаточной базы знаний и плохо осведомлен в изучаемых вопросах.
• «Многостаночник» подсознательно переносит данные с одной задачи на другую, поэтому совершает ошибки. При недостаточной концентрации внимание рассеивается.
• Неправильно выстроенная многозадачность утомляет – а уставший человек хуже работает.
• Как уже говорилось, многозадачность чревата кучей начатых и неоконченных дел.

• При правильном планировании работы многозадачность действительно помогает решать несколько задач одновременно.
• Она тренирует мозг и развивает концентрацию.
• Люди, способные эффективно работать в условиях многозадачности, умеют быстро реагировать в форс-мажорных обстоятельствах и молниеносно вникать в ключевые понятия проблемы. В некоторых ситуациях это свойство намного важнее, чем умение дотошно изучить вопрос, разобрать его «по косточкам» и лишь потом принимать решение. Иногда может быть уже поздно.

Многозадачность в работе: казнить нельзя помиловать?

Что же нам делать с пресловутой многозадачностью – пытаться избавиться от нее и научиться делать все по порядку или как-то систематизировать, чтобы она несла больше пользы, чем вреда? Конечно же, второе.

Между прочим, работа в условиях многозадачности приносит хорошие результаты в сфере бизнеса, управления, педагогики, туризма и прочих нишах, где нужно решать кучу вопросов сразу же по мере их поступления. Главное здесь – научиться ею правильно пользоваться, чтобы не получалось как в том анекдоте о чукче, который запрягал оленей в жигули. Чтобы многозадачность была инструментом, а не балластом, необходимо установить для себя несколько важных правил.

Как эффективно работать в условиях многозадачности?

Многозадачность – это сложное и капризное свойство нашей психики. Оно подобно необъезженному коню. Если мы не умеем ею управлять – она седлает нас и выматывает, выжимает все соки.

Нельзя путать многозадачность с неорганизованностью. Многие, кто считает себя крутыми «многозадачниками», просто не умеют организовать собственное время.

Настоящая многозадачность – это умение концентрироваться только на одном деле в течение определенного времени, переключаясь на другое в строго установленный момент и полностью погружаясь в новую работу.

Развивайте дисциплину и концентрацию – и тогда многозадачность не превратится в трясину, безвозвратно засасывающую все время и силы своего хозяина.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Забудьте о невидимости или способности летать. Единственная сверхспособность, о которой мы мечтаем сегодня, - делать несколько разных вещей одновременно. Однако, в отличие от любой другой суперсилы, способность работать в многозадачном режиме часто встречается в качестве основного требования для трудоустройства.

Некоторые из вас наверняка могут вспомнить, как сидели за компьютерами или планшетами с мультитачем, постили статусы в Twitter и в то же время уплетали стейк с холодным апельсиновым соком. Другие читают на Kindle, тыкая в смартфон и глядя на телевизор в углу с двумя строчками бегущих субтитров. Мы не задумываясь отправляем коллеге email с предложением выпить кофе, ведь мы уверены, что он прочитает письмо в течение нескольких минут.

Проще говоря, так и работает современный мир. - это такая же способность, как читать или складывать числа, настолько фундаментальная, что воспринимается как нечто само собой разумеющееся. Делать одно дело за раз - это для неудачников. Вспомним, как Линдон Джонсон (Lyndon Johnson) отзывался о Джеральде Форде (Gerald Ford): «Форд - хороший парень, только он не может одновременно жевать жвачку и ходить».

Подъём мультизадачности стимулируется развитием технологий, а также социальными изменениями. Мужья и жёны теперь не делятся на кормильцев и домохозяек - теперь каждый должен быть и тем и другим. Работа и увлечения могут быть неотделимы друг от друга. Ваши друзья могут связаться с вами, даже если вы на работе, отправив вам email в 10 часов утра. А ваш босс может позвонить на мобильный в 10 часов вечера. Вы можете сделать покупки, сидя за рабочим столом, и держать под контролем рабочие вопросы, стоя в очереди в супермаркете.

Это хорошая перемена во многих отношениях. Как прекрасно иметь возможность делать важные вещи и не тратить время впустую. Как восхитительно многообразие во всех его проявлениях! Больше не приходится жить в монотонном тейлористском мире, где нужно было полностью сосредоточиться на однотипных задачах, пока не сойдёшь с ума.

И всё же мы начинаем понимать, что блага многозадачной жизни не так однозначны. Мы чувствуем себя загруженными делами, которые может понадобиться сделать в любой момент. Мы чувствуем, что нас могут вызвать в любое время.

Нас беспокоит страшный аппетит наших детей, которые делают всё сразу: пролистывают домашнее задание, переписываясь в WhatsApp, слушая музыку и смотря «Игру престолов».

Согласно недавнему исследованию Сабрины Пабилониа (Sabrina Pabilonia) из Бюро статистики труда США, более половины времени, отведённое на домашнее задание, ученики слушают музыку или смотрят телевизор - иначе говоря, работают в многозадачном режиме. И эта тенденция только набирает обороты. Может, у них действительно получается обрабатывать всю поступающую информацию? Они думают именно так, несмотря на то что исследования свидетельствуют об обратном.

Сейчас можно наблюдать ответную реакцию на многозадачность - своего рода кампанию самопомощи. Живой пример - краудфандинговый проект на Kickstarter в декабре 2014 года. За 499 долларов - больше, чем за многофункциональный ноутбук - можно было приобрести Hemingwrite, компьютер с хорошей клавиатурой, маленьким E-Ink-экраном и автоматической отправкой набранного текста в облачное хранилище. С Hemingwrite нельзя отправить email. С Hemingwrite нельзя посмотреть YouTube, нельзя почитать новости. Можно только печатать. Кампания Hemingwrite собрала более 3 миллионов долларов.

Пример Hemingwrite (после ребрендинга компания называется Freewrite) демонстрирует, что справиться с многозадачностью можно при помощи самоограничения

Появляются программы вроде Freedom или Self-Control, их можно установить в свой браузер, чтобы отключить его на определённое время. The Villa Stéphanie, отель в Баден-Бадене, предлагает дополнительную услугу в номерах люкс: маленький серебряный переключатель рядом с кроватью, которым можно активировать блокатор беспроводных сетей, чтобы не соблазняться интернетом.

Линия между противниками проведена. С одной стороны, современная культура рабочего места, которая требует, чтобы вы были готовы прерваться в любое время. С другой - приверженцы однозадачности, которые настаивают на том, что многозадачность - это заблуждение и что главное - на самом важном. Кто из них прав?

Цена поведения

Существует достаточно доказательств в подтверждение того факта, что нам следует фокусироваться на одном деле за раз. Обратимся к исследованию Дэвида Стрэйера (David Strayer), психолога из Университета Юты. В 2006 году Стрэйер и его коллеги использовали высокоточный симулятор вождения, чтобы сравнить продуктивность водителей, которые переписываются по телефону за рулём, и водителей с превышенным содержанием алкоголя в крови (по законам США). Стиль вождения «разговорчивых» водителей не был агрессивным или рискованным, как у пьяных, но они были опасны в другом отношении. Водители с телефонами намного медленнее реагировали на события за пределами автомобиля и не замечали указателей вокруг. Неутешительный вывод Стрэйера был таков: вождение с параллельным использованием мобильного телефона так же опасно, как и вождение в нетрезвом виде.

В этом исследовании был ещё один важный вывод: не имеет значения, разговаривает ли водитель, держа телефон в руке, или по громкой связи. Проблемы из-за разговоров за рулём появляются не из-за нехватки рук. А из-за нехватки умственных ресурсов.

Тем не менее это открытие не произвело большого впечатления на общественное мнение или законодателей. В Великобритании, например, запрещено использовать телефон при помощи рук во время вождения, а говорить по телефону в режиме громкой связи - абсолютно законно. Мы рады согласиться, что у нас всего лишь две руки, но отказываемся признать, что у нас всего лишь один мозг.

В другом исследовании Стрэйер доказал, что мы к тому же неверно оцениваем собственные способности к многозадачности. Участники исследования, которые утверждали, что могут долго и в многозадачном режиме, неудовлетворительно справились с тестами на способности к многозадачности. Они систематически переоценивали свои возможности и хуже контролировали эмоции. Другими словами, желание работать в многозадачном режиме - явный признак того, что вам, скорее всего, не стоит этого делать.

Мы можем не сразу понять, что многозадачность нам мешает. Впервые я воспользовался Twitter, чтобы комментировать общественное мероприятие во время телетрансляции правительственных дебатов в 2010 году. Ощущение живого общения мне понравилось: я мог просматривать аргументы кандидатов и постить ответы, сочинять свои 140-символьные глубокомысленные изречения и смотреть, как их расшаривают. Я чувствовал себя полностью вовлечённым в происходящее. И только в конце дебатов я осознал, к моему большому удивлению, что не могу вспомнить ровным счётом ничего из того, что говорили Браун, Кэмерон и Клегг.

Исследование, проведённое в Калифорнийском университете, подтверждает, что мой опыт не уникален. Трое психологов: Карин Фоерд (Karin Foerde), Барбара Ноултон (Barbara Knowlton) и Рассел Полдрэк (Russell Poldrack) - демонстрировали студентам серии карточек с символами на них, а потом просили сделать прогноз, если они поняли паттерн (систему). Некоторые из этих прогнозов были сделаны в многозадачной среде, где студентам также приходилось прислушиваться к записи с низкими и высокими тонами и высчитывать самый высокий из них. Вы могли подумать, что делать прогноз и в то же время стараться сосредоточиться на звуках - это слишком большая нагрузка. На самом деле нет. Студенты были достаточно подготовлены и могли распознавать паттерны со звуковыми подсказками или без них.

Но вот в чём загвоздка: когда исследователи после выполнения задания задали более общие вопросы о паттернах, стала ясна вся цена многозадачного поведения. Студенты изо всех сил старались отвечать на вопросы о прогнозах, которые они сделали в многозадачной среде. Они успешно справились с обоими заданиями, но не узнали ничего, что могли бы применить в другом контексте.

Это неутешительное открытие. Когда мы отправляем email во время , мы не делаем это внимательно. Согласно выводам психологов, чувство понимания может оказаться иллюзией, и только потом вы обнаруживаете, что на самом деле многого не запомнили или не можете гибко применять свои знания. Это значит, что из-за многозадачности мы становимся забывчивее - ещё одна черта, которая делает нас немного похожими на пьяниц.

Первые «многозадачники»

В 1958 году молодой психолог Бернис Эйдусон (Bernice Eiduson) приступила к долгосрочному исследовательскому проекту. Как оказалось, настолько долгосрочному, что она не дожила до его завершения. Эйдусон изучала подход к работе сорока учёных, преимущественно мужчин. Она периодически, раз в несколько лет, опрашивала их и проводила психологические тесты. У некоторых учёных карьера закончилась крахом, другие же достигли серьёзных успехов. Четверо получили Нобелевскую премию, ещё двое рассматривались как серьёзные претенденты на неё. Нескольких человек приглашали присоединиться к Национальной академии наук.

После смерти Эйдусон её коллеги опубликовали анализ работ Бернис. В частности, Роберт Рут-Бернштейн (Robert Root-Bernstein), Морин Бернштейн (Maurine Bernstein) и Хелен Гарнье (Helen Garnier) хотели определить, от чего зависит долгая продуктивная карьера учёного, найти рецепт гениальности и продолжительной работы.

В интервью и психологических тестах не было никакого секрета. Но, взглянув на ранние публикации этих учёных, на их первые 100 научных статей, исследователи обнаружили одну закономерность: ведущие учёные постоянно меняли направление своей деятельности.

В первых 100 работах самые продуктивные учёные успели охватить пять разных исследовательских областей и меняли одну тему на другую порядка 43 раз. Они публиковали, меняли тему, снова публиковали и снова меняли тему. Так как исследование занимает много времени, иногда их темы частично пересекались. Так в чём же секрет долгой и высокопродуктивной карьеры учёного? В многозадачности.

Чарлз Дарвин успешно справлялся с разной деятельностью. Свои заметки о мутации видов он начал вести за два десятилетия до публикации «Происхождения видов». «Биографический очерк одного ребёнка» он начал писать сразу после рождения своего сына Уильяма, а опубликовал, только когда Уильяму исполнилось 37 лет. В это же время Дарвин почти 20 лет работал над вьющимися и насекомоядными растениями. Книгу о дождевых червях он опубликовал в 1881 году, незадолго до своей смерти. Дарвин работал над ней 44 года. Когда психологи Говард Грубер (Howard Gruber) и Сара Дэвис (Sara Davis) изучали методы работы Дарвина и других известных учёных, они пришли к выводу, что такие частично совпадающие исследования были обычным явлением.

Другая группа психологов, возглавляемая Михайем Чиксентмихайи (Mihaly Csikszentmihalyi), опросила почти 100 исключительно творческих людей: от джазового пианиста Оскара Питерсона (Oscar Peterson) и писателя Стивена Джея Гулда (Stephen Jay Gould) до дважды нобелевского лауреата, физика Джона Бардина (John Bardeen). Чиксентмихайи известен разработкой - блаженного состояния быть настолько поглощённым своей целью, что не замечать течения времени и оставлять всё отвлекающее вовне. При этом каждый из опрошенных Чиксентмихайи практиковал работу над несколькими проектами одновременно.

Просто интернет-зависимость?

Если термин «многозадачность» можно применить и к Дарвину, и к тинейджеру с привычкой постоянно проверять Instagram, стоит задуматься о более точном определении этого феномена. Есть по меньшей мере четыре вида деятельности, которые мы можем подразумевать, говоря о многозадачности.

1. Врождённая многозадачность

Например, когда можешь одновременно петь и играть на пианино. Врождённая многозадачность возможна, но по крайней мере одна из задач должна осуществляться автоматически, без дополнительных раздумий.

2. Переключение между задачами

Теперь поговорим о ситуации, когда вы делаете презентацию для своего босса, в то же время отвечаете на его звонки и одним глазом посматриваете на , если вдруг он захочет достать вас там. Это не назовёшь многозадачностью в том же смысле. Здесь больше походит термин «быстрое переключение между задачами», потому что ваше внимание распределяется между презентацией, телефоном и входящими. Многое из того, что мы называем многозадачностью, на самом деле является быстрым переключением между задачами.

3. Рассеянное внимание

Переключение между задачами часто путают с третьим видом деятельности - тайным увлечением прокручивать бесконечную ленту сплетен о звёздах и обновлений в социальных сетях между делом. Есть большая разница между человеком, который остановился на середине статьи, чтобы сделать несколько заметок по своему будущему проекту, а затем обратно вернулся к ней, и человеком, который прочитал половину статьи, а потом отправился рассматривать фотографии девушек в бикини. «То, что мы называем многозадачностью, зачастую оказывается банальной , - говорит психолог Шелли Карсон (Shelley Carson), автор книги „Твой креативный мозг“. - Это навязчивое действие, а не проявление многозадачности».

4. Управление несколькими проектами

И последняя разновидность многозадачности - когда нужно не добиться цели, а просто сделать много вещей. Машину нужно отогнать в сервис. Зубы разболелись. Супруг сегодня не может забрать детей из школы. Нужно подготовиться к важной встрече на следующей неделе, а ещё уплатить налоги. Если необходимо сделать много вещей, это не значит, что нужно сделать их все за раз. Это просто жизнь.

Борьба за внимание

На все четыре действия: врождённую многозадачность, переключение между задачами, рассеянное внимание и управление несколькими проектами - вешается один ярлык «многозадачность». Это происходит не из-за обычной лингвистической путаницы, они схожи ещё в одном отношении. В частности, высокопродуктивная практика вести несколько разнородных проектов одновременно может привести к совсем непродуктивной привычке быстро переключаться между задачами.

Чтобы понять, почему так происходит, рассмотрим историю, которая произошла в ресторане неподалёку от Берлинского университета в 1920-х - её любят рассказывать психологи. Когда большая группа академиков нагрянула в ресторан, официант подошёл, чтобы принять заказ, и каждый раз спокойно кивал, когда они добавляли новое блюдо или напиток в общий сложный заказ. Он ничего не записывал, но, когда вернулся с едой, все убедились, что память у него безупречная. Уходя, академики всё ещё обсуждали его необычайное мастерство. Но один из них вернулся за какой-то забытой вещью, и официант его не вспомнил. Как так получилось, что официант вдруг стал таким рассеянным? «Очень просто, - ответил тот. - Когда заказ оплачен, я его забываю».

Одним из членов Берлинской школы была молодой экспериментальный психолог Блюма Зейгарник. В одном из экспериментов она продемонстрировала, что люди лучше запоминают незавершённые задачи. Этот феномен получил название « »: когда мы прерываем действие, не доведя до конца, мы не можем выбросить его из головы. Наше подсознание хранит напоминание, что задаче требуется внимание.

Эффектом Зейгарник можно объяснить связь между наличием многочисленных обязанностей и злоупотреблением быстрым переключением между задачами. Мы бежим от задачи к задаче, потому что не можем забыть о всех тех вещах, что ещё не сделали. Мы бежим от задачи к задаче, потому что пытаемся заглушить свой навязчивый внутренний голос.

Сейчас мы много говорили о защите внимания, однозадачности. Но раньше многое говорили и в защиту каллиграфического почерка или твердили о том, что всем нужен дворецкий. Мир движется вперёд. Есть что-то привлекательное в Hemingwrite и номере без интернета в гостинице, но есть и что-то нецелесообразное.

Неправда, что только Facebook мешает вам добиться литературной славы. А в большинстве офисов Hemingwrite не самый подходящий инструмент, чтобы добиться продвижения по службе. Вы не Эрнест Хемингуэй и не можете просто игнорировать входящие от коллег.

Однозадачность может выжить, только если пойдёт на компромиссы с современным многозадачным миром.

Циклы и списки

Слово «многозадачность» не использовалось по отношению к людям вплоть до 1990-х, в течение полувека оно предназначалось исключительно для описания компьютеров. Согласно Оксфордскому английскому словарю, впервые термин «многозадачность» появился в печати в журнале Datamation в 1966 году при описании компьютера, способного выполнять несколько разных операций одновременно.

Так же, как и люди, компьютеры обычно создают иллюзию многозадачности, а на самом деле просто очень быстро переключаются между задачами. Только компьютеры переключаются быстрее, им не нужно 20 минут, чтобы вернуться в строй после перерыва.

К тому же компьютер не будет беспокоиться о том, что не сделано. Пока проходит очередь и текст отправляется на принтер, он не почувствует никакой вины за то, что мышь подвисла на последние 16 миллисекунд. Дойдёт время и до мыши. Быть компьютером - значит никогда не сталкиваться с эффектом Зейгарник.

Как мы можем поддерживать ощущение, что всё под контролем, если испытываем непрекращающееся чувство вины за то, что не сделали?

Каждый раз, когда вы говорите кому-то: «Я к этому вернусь», - вы запускаете цикл в своём мозгу. И этот цикл будет крутиться там до тех пор, пока вы не поместите в систему заменитель, которому можно доверять.

Дэвид Аллен (David Allen)

Современная жизнь побуждает нас открывать всё новые и новые циклы. У нас не обязательно много работы, но есть много рабочих дел, которые мы должны быть готовы сделать в любой момент. Задачи неумолимо перетекают одна в другую. Что бы мы ни делали, мы не можем избавиться от чувства, что должны сделать что-то ещё. А это требует значительных умственных усилий.

Принцип, изложенный в , прост: закрывать открытые циклы. С деталями сложнее, но сам принцип исчерпывающий. После каждого дела, которое вы сделали для себя или кого-то ещё, запишите то, что вы планируете делать дальше. Просматривайте список своих следующих действий достаточно часто - это придаст уверенности, что вы ничего не упускаете из виду.

У метода Аллена много последователей. Практика показывает, что многие находят его чрезвычайно полезным, и я в том числе (подробности ниже). И тем не менее только недавно психологи Е. Дж. Масикампо (E J Masicampo) и Рой Баумайстер (Roy Baumeister) нашли объяснение, почему людям становится легче благодаря системе Дэвида Аллена. На самом деле совсем не обязательно заканчивать задачу, чтобы избавиться от эффекта Зейгарник. В этом поможет конкретный план. Запишите следующее действие, и вы заметите, что раздражающий внутренний голос затихает. Вы переносите своё беспокойство на лист бумаги.

Границы творчества

Скорее всего, это мудрое решение - оставить быстрое переключение между задачами компьютерам. Но даже неистовое метание между Facebook, почтой и документами может дать определённые преимущества.

Психолог Шелли Карсон (Shelley Carson) и её студент Джастин Мур (Justin Moore) недавно провели эксперимент. Они протестировали способности студентов быстро переключаться между задачами. Каждому испытуемому дали два задания: разгадывать анаграммы и читать статьи из научных журналов. Задания нужно было выполнять на компьютере. Половина испытуемых выполняла задания последовательно: сначала они решали анаграммы, а потом читали статью. У другой половины экспериментальной группы задания на экране менялись каждые две с половиной минуты - с анаграмм на статью и обратно, и так несколько раз.

Неудивительно, что из-за постоянного переключения задач испытуемые во второй группе соображали медленнее. Они решили меньше анаграмм и хуже ориентировались в содержании прочитанного, потому что переключали внимание с одного на другое каждые 150 секунд.

Но при интерпретации результатов были выявлены преимущества такой многозадачности. Испытуемые, которые выполняли задание с переключением, оказались более . Если быть точнее, их результаты тестов отличались нестандартным мышлением, особенно в вопросах с открытым ответом. Их, например, могли попросить придумать как можно больше способов применения скалки или перечислить последствия того, что стало бы с миром, будь у людей не две руки, а три. Вынужденные «многозадачники» давали больше разнообразных ответов, к тому же их мысли были оригинальнее.

«Похоже, что переключение между задачами запускает в людях креативность», - говорит Карсон, адъюнкт-профессор Гарварда. Результаты её совместной работы с Муром ещё не опубликованы, но уже можно возразить, что вряд ли такие задания подходят для измерения креативности. Карсон отвечает, что в ходе лабораторных исследований обнаружена взаимосвязь дивергентного мышления и творческой деятельности в широком смысле, будь то написание романа, профессиональная постановка сценического шоу или создание живописного холста. Тем, кто убеждён, что великая работа может быть сделана только путём сверхчеловеческой сосредоточенности, следует поразмыслить над этим открытием.

Карсон и её коллеги обнаружили взаимосвязь между значительными достижениями в творческой сфере и проявлением такого психологического явления, как низкая способность к скрытому торможению. Скрытое торможение - это фильтр, который есть у всех млекопитающих, позволяющий неосознанно отключаться от несущественных стимулов. Было бы невыносимо слышать каждый разговор в офисе, гул кондиционера, в то же время замечая каждого человека, который проходит мимо окна офиса. Скрытое торможение спасает нас от этого. Такой подсознательный фильтр позволяет нам ходить по миру, не реагируя на все внешние стимулы.

И всё же люди, чьи фильтры чуть более проницаемы, чаще обладают способностями к творчеству. Подумайте об этом, «однозадачники»: пока вы слишком усердно пытаетесь сосредоточиться на одной вещи, люди, которые не противостоят шуму мира, сейчас несут свои рукописи в издательство.

«Вы получаете больше информации в своё познавательное пространство, причём она может иметь как сознательную, так и бессознательную природу», - говорит Карсон. Двое других психологов, Холли Уайт (Holly White) и Прити Шах (Priti Shah), обнаружили подобный шаблон в поведении людей, страдающих синдромом дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ).

Было бы неправильно романтизировать тяжёлые заболевания, такие как СДВГ. Все исследования были проведены среди студентов университетов, то есть людей, которые уже продемонстрировали свою способность воспринимать информацию. Хотя условия эксперимента Уайт и Шах были нетривиальны: его участники должны были иметь клинический диагноз СДВГ. А это значит, что дефицит внимания настолько беспокоил студентов, что они были вынуждены обратиться за профессиональной помощью.

Это удивительное открытие: переключение между задачами делает нас более креативными. Ещё удивительнее осознавать, что в наше время, когда мы все живём под угрозой постоянного отвлечения, люди, которые подвержены рассеянности, могут процветать творчески.

Может быть, нам не стоит так удивляться. «Переключаясь между задачами, можно смазать рельсы, по которым движется мысль», - говорит Джон Коуниос (John Kounios), профессор психологии из Дрексельского университета.

Коуниос, соавтор книги Eureka Factor, предполагает, что есть по меньшей мере два психологических механизма, которые потенциально могут запустить творчество при переключении между задачами. Один из них заключается в том, что новая задача помогает нам забывать плохие идеи. При решении творческой проблемы легче застрять, потому что думаем о , но в то же время просто не можем перестать думать о нём. Когда делаешь что-то новое, принципиально другое, включается реакция забывания, которая позволяет нам освободиться и найти правильное решение.

Второй механизм - гибкая ассимиляция. Когда новая задача побуждает нас думать о решении старой. Известный пример - Архимед и его «Эврика!».

Как гласит история, задачей Архимеда было определить, действительно ли корона сделана из чистого золота (без примесей), не разрушая при этом ювелирное изделие. Решение оказалось таково: посмотреть, вытеснит ли золотая корона такой же объём воды из сосуда, что и золотой слиток такой же массы. Это решение пришло Архимеду на ум, когда он принимал ванну и задумался об изменениях уровня воды. Принимать ванну и искать решение проблемы - это ли не многозадачность?

6 способов стать гением многозадачности

1. Будьте внимательны

«Идеальная ситуация для работы в многозадачном режиме - когда получается сосредоточиться в нужный момент», - пишет психолог Шелли Карсон. Том Чатфилд (Tom Chatfield), автор книги Live This Book, советует завести два списка: один - для дел, которые лучше делать с помощью интернета, а другой - для дел, которые лучше делать офлайн. Подключение и отключение от интернета должно быть сознательным действием.

2. Записывайте

Главная идея Get Things Done Дэвида Аллена - претворить каждую неопределённую мысль и чувство вины в определённое действие. Поэтому регулярно записывайте все дела и постоянно их просматривайте. Цель - не волноваться о тех вещах, что вы делаете, и о тех, что вы решили не делать прямо сейчас, но в то же время пребывать в уверенности, что ничего не пропадёт.

3. Укротите свой смартфон

Смартфон - отличный, но раздражающий помощник. Отключите ненужные оповещения: большинству людей не нужно знать о новых твитах или входящих письмах. Настройте систему хранения в вашей электронной почте. Например, когда ответить на сообщение удобнее с клавиатуры (нужно написать 50 слов и больше), вы перемещаете сообщение с специальную папку, в которой оно хранится до тех пор, пока вы не доберётесь до компьютера.

4. Сосредоточьтесь на коротких задачах

Техника, которую предложил Франческо Чирилло (Francesco Chirillo) - заключается в том, чтобы разбить большую задачу на несколько подходов по 25 минут (они называются помидорами), между которыми устраивается небольшой перерыв. Гуру продуктивности Мерлин Манн (Merlin Mann) советует метод электронного тире - просмотр электронной почты или списка неотложных дел в течение нескольких минут каждый час. Эти техники помогают сосредоточиться и в то же время позволяют переключаться между проектами несколько раз в день.

5. Прокрастинируйте, чтобы победить

Если вы одновременно занимаетесь несколькими интересными проектами, то можете отложить один в сторону и заняться другим. Именно так и работал Чарлз Дарвин. Перемены так же хороши, как и отдых, и, как объясняет психолог Джон Коуниос, подобное переключение между задачами способствует появлению новых идей.

6. Работайте над разными направлениями

«Творческие идеи приходят к людям, которые работают в разных областях или ведут несколько разнообразных проектов», - говорит автор и психолог Кит Сойер (Keith Sawyer). Кстати, Сойер также джазовый пианист, бывший консультант по вопросам управления и гейм-дизайнер в Atari. Хорошие идеи часто приходят именно тогда, когда ваш ум находит неожиданные связи между разными областями.

Список задач Тима Харфорда

Записывайте всё. Я использую Google Calendar для назначенных встреч и электронный список задач Remember The Milk, а также специальный список задач на день на бумаге. Детали не имеют значения. Принцип заключается в том, чтобы не держать все дела в голове.

Список должен быть максимально полным. В моём списке на данный момент 151 пункт. (Нет, я не запоминал это число, я пересчитал.)

Обновляйте список. Система работает и снимает беспокойство, если вы уверены, что календарь и список задач напомнят вам о том, о чём нужно. Я провожу 20 минут в неделю, просматривая список, отмечаю дедлайны, убеждаюсь, что в списке не упущено никаких важных дел. Пересмотр списка очень важен. Чем больше вы доверяете ему, тем чаще вы его используете. Чем чаще используете, тем больше доверяете.

Список с дополнительным контекстом так же хорош, как тематический список. Естественно, удобнее вести список по конкретной теме или проекту, например список дел, связанных с ремонтом комнаты для гостей, или список планов на следующий год. Дела, которые нужно сделать перед отлётом; вещи, которые нужно купить в магазине; идеи, о которых нужно поговорить с начальником при встрече.

Конкретно описывайте следующее действие. Если вы просто записываете смутные напоминания, список дел будет продолжать вызывать беспокойство. Перед тем как записать плохо сформулированную задачу, подумайте 15 секунд о том, что именно она собой представляет.

Многозадачность – это постоянный спутник всех HR-специалистов . Даже если функционал менеджера по персоналу предполагает только подбор персонала, многозадачность, в любом случае, будет присутствовать. Если человек не способен работать в режиме многозадачности , он будет пытаться действовать поочередно, расставляя приоритеты и пытаясь успеть выполнить весь необходимый функционал в течение определенного времени. Но дело в том, что в работе HR-специалиста присутствует постоянный человеческий фактор и работать по заранее распланированному сценарию, скорее всего, не удастся. Для того, чтобы уместить запланированное в рамки рабочего дня, важно уметь работать в режиме многозадачности . Рассмотрим основные правила, которые помогут вам успешно справляться с этой проблемой.

Планируем свой рабочий день

Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста , который работает на производственной площадке в единственном лице.

1. Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».
2. Массовый подбор персонала (рабочие на производство).
3. Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).
4. Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.
5. Составление отчетности для руководства.
6. Разработка программы оценки для линейного персонала.
7. Разработка обучающих материалов для линейного персонала.
8. Разработка системы мотивации для сотрудников производства.
9. Уведомление УФМС о приеме иностранных работников.
10. Проведение адаптационных мероприятий для новичков.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты, необходимо установить цели, на достижение которых направлены задачи сотрудника. Чем сильнее цели влияют на результат бизнеса, тем приоритетнее становится та или иная задача. Кроме постановки целей, важно оценить риски, которые грозят организации в случае невыполнения той или иной задачи. Именно эти два фактора являются определяющими при расстановке приоритетов.

Определение приоритетности задач в зависимости от целей и рисков

Задача	Цель	Риски	Приори-тетность	Статус задачи
Закрытие вакансий «Заведующий складом» и «Начальник смены»	Бесперебойная работа бизнес-системы	Сбой в функциони- ровании бизнеса, финансовые потери	Высокая	Срочная
Массовый подбор персонала (рабочие на производство)	Эффективный производственный процесс	Сбой в функциони- ровании бизнеса, финансовые потери	Высокая	Срочная
Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников)	Учет кадров, соблюдение трудового законодательства	Несистематизированный учет кадров, штрафы в случае проверок за несоблюдение трудового законодательства	Средняя	Текущая
Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций	Регламентирование процессов, соблюдение трудового законодательства	Нерегламентированные процессы, штрафы в случае проверок за несоблюдение трудового законодательства	Средняя	Текущая
Составление отчетности для руководства	Предоставление измеримых показателей работы	Существенных рисков нет	Низкая	Текущая
Разработка программы оценки для линейного персонала	Выявление некомпететных сотрудников, формирование внутреннего кадрового резерва	Низкое качество работы некомпетентного персонала	Высокая	Срочная
Разработка обучающих материалов для линейного персонала	Повышение компетентности и как следствие – качества работы сотрудников	Низкое качество работы необученного персонала	Высокая	Текущая
Разработка системы мотивации для сотрудников производства	Повышение заинтересованности и как следствие – качества работы сотрудников	Низкое качество работы незамотивированного персонала	Высокая	Срочная
Уведомление УФМС о приеме иностранных работников	Соблюдение законодательства	Штрафы за несоблюдение миграционного законодательства	Высокая	Срочная
Проведение адаптационных мероприятий для новичков	Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций и качества работы сотрудников	Возможно повышение текучести и ухудшение качества работы нового сотрудника. Существенных рисков нет	Средняя	Текущая

Как мы можем увидеть, сверхсрочные задачи в таблице отсутствуют, срочные и текущие задачи распределены поровну. Планируя свой день, важно уделять максимальное количество времени решению срочных задач, при этом оставляя небольшой запас времени для решения задач текущих.

Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, так гораздо легче будет ее реализовать.

Учимся переключаться

Умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть сосредоточенности на задаче и интереса к выполняемой работе. Именно однообразные действия снижают устойчивость внимания. В процессе переключения с одной задачи на другую необходимо учитывать следующие моменты:

• Контраст динамики процессов.
• Временной фактор.

Процесс, на который вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса: это ключевое правило конструктивной работы. Например, как директор по персоналу вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для вас деятельность: это психологически легче, и переключение, помимо конструктивного влияния на ваше внимание, будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга.

Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15-20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые вы заложили на основную задачу. Но ваша продуктивность существенно возрастет и, помимо большого блока аналитической работы, вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.

Выполняем одновременно разные действия

Конечно, на самом деле, делать несколько дел одновременно нереально: в любом случае, вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач все же возможно одновременно выполнять несколько действий. Например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы, или, общаясь с коллегой, - просматривать электронную почту.

Главное, чтобы процессы, которые вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.

Нейтрализуем пожирателей времени

Пожиратели времени, или хронофаги – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.

• Социальные сети, развлекательный контент. Интернет в рабочем процессе должен использоваться только для работы. Это правило, не требующее обсуждения. Если рассуждать более глобально, социальные сети-это, прежде всего, обмен информацией. Избыток информации ведет к стрессам и нервным перегрузкам. На работе вы и так получаете большое количество информации. И если прибавить к ней поток бесконечного сетевого мусора, который мы потребляем, о продуктивности можно просто забыть. Возьмите за правило не заходить в социальные сети на работе. Делайте это по пути домой, вечером, если без социальных сетей не обойтись.
• Личные звонки. Общение с друзьями и родными по телефону в течение рабочего дня лучше свести к минимуму. Во-первых, вы тратите на них драгоценное рабочее время. Во-вторых, личные разговоры – это мощный отвлекающий фактор, после которого вам сложно настроиться на работу: вы продолжаете обдумывать свои личные дела и проблемы, которые необходимо решить. В-третьих, скажу вам по секрету, подобные разговоры очень раздражают руководство. Умейте работать, находясь на работе: личные звонки и sms лучше оставить на обеденный перерыв, когда можно спокойно обсудить все, что касается вашей личной жизни.
• Люди-хронофаги. Есть такие люди, которые сами не работают и другим не дают. Придут, заглянут в глаза и начнут растекаться мыслью по древу, обсуждая часами пустяковые вещи. Не поощряйте их словоохотливость. Умейте говорить нет, тактично заканчивать разговор. Иначе такое общение может стать регулярным. Если вы видите, что коллега злоупотребляет вашим гостеприимством, заканчивайте этот диалог, а, точнее, монолог, любыми доступными способами. Начните писать электронное письмо. Произнесите фразу, завершающую беседу: «Я вас услышал», «Я вас понял», «Спасибо, все ясно». Сошлитесь на неотложные дела.

Даем себе своевременный отдых

К сожалению, сегодня регулярные перерывы на отдых стали большой редкостью. Мы едим, пьем, слушаем музыку, не отрываясь от монитора компьютера. Отдых без отрыва от работы-это не отдых, а удовлетворение физиологических потребностей. Как-то в одном научном журнале я прочитала, что, если человек страдает бессонницей, волноваться не стоит: главное, лежать в постели, организм воспримет это как сон. Так и в работе: если мы сидим перед компьютером, даже вкусный обед не будет воспринят как отдых: наш бедный организм будет думать, что работа продолжается.

Работа без перерывов – это мощный стрессовый фактор. Нужно хотя бы каждые два часа выходить на улицу, пить чай, выключать экран монитора. Даже десять минут отдыха способны благотворно действовать на сотрудника, особенно если он работает в режиме цейтнота.

Отключаемся от дел после окончании рабочего дня

Так же, как вы выключаете компьютер по окончании рабочего дня, важно уметь отключать собственный мозг от рабочего процесса. Без отключения вы не отдыхаете, постоянно прокручивая в голове рабочие вопросы, которые необходимо решить.

Как забыть о рабочих вопросах до начала следующего трудового дня? Во-первых, не приучайте коллег и руководителей беспокоить вас в выходные и по вечерам. Во-вторых, оставляйте нерешенные дела на работе. Запишите все свои задачи и оставьте на рабочем столе. Таким образом, вам не придется держать в голове все то, что предстоит выполнить. И последнее: не берите работу домой. Если есть острая необходимость выполнить какие-то задачи, лучше придти в офис в выходной день, чем впускать работу в свое личное пространство. Умейте отделять работу от личной жизни, гармония – это важная составляющая любой личности, даже если эта личность неисправимый трудоголик и амбициозный карьерист.