Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.
1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.
1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;
1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.
1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
2. Определения
2.1. Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).
2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.
2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.
3. Правила заполнения табеля
3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.
3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E -mail подписавшего.
3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:
Местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.
Фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.
3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.
3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.
3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.
3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 22 00 до 6 00 .
3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.
3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.
3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.
3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.
3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.
3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.
3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
4. Порядок формирования и представления табелей
4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени
4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.
4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.
4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.
4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.
4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 17 00 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 17 00 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.
Основное назначение
Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.
Назначение этого документа двойное:
- Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
- Получить данные по неявкам за аналогичный период.
Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.
| бухгалтер | расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др. |
| представитель ФНС | инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база |
| сотрудник ФСС | отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком) |
| работник трудовой инспекции | инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих |
| представитель Росстата | сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую |
Форма: бланк и образец
Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.
Документ состоит из 3 основных частей:
- На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
- Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
- И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.
Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.
Порядок ведения
Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.
В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.
В общем случае порядок выглядит так:
- Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
- После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
- После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
- Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.
Как заполнять табель: пошаговая инструкция
При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
- трудящимся неофициально;
- внешним совместителям;
- работающим на основании гражданского договора.
Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.
Титульный лист
Здесь фиксируются такие сведения:
- Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
- Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
- Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Табличная часть
Здесь нужно заполнить все графы:
Сведения для расчета зарплаты
Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:
- Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
- Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).
Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.
Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.
В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
- лицо, ведущее документ (если таковой есть)
- представитель отдела кадров;
- начальник подразделения.
Видео инструкция по оформлению
Видео комментарий по заполнению:
Дополнительный лист
Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:
- Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
- Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).
В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).
Суммированный учет: особенности расчета
Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:
- работают круглосуточно, посменно;
- используют гибкий график;
- организуют вахтовый метод работы.
Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.
Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).
Нестандартные ситуации: что делать
В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:
- Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
- Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
- Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
- Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».
Как внести изменения
Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.
При этом существуют 2 способа внесения исправлений:
- Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
- Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.
При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:
Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.
Ответственность за некорректное ведение
Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.
Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:
- Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
- Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.
В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).
1
оценок, среднее: 5,00
из 5)
Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.
Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:
- Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
- Форма № Т-12.
- Форма № Т-13
Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.
Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:
- Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
- Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).
Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.
Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.
Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.
Контролирующий орган
Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:
- Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
- На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
- Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.
Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.
После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.
Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:
- В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
- Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
- Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.
Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.
Различие между бланками
Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.
Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:
Внесение данных
Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:
- Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
- Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.
Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:
- В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
- Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
- Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
- Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
- Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
- Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
- Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
- Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
- В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
- Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.
Пример заполнения формы № Т-12:
Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).
Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.
Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.
Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.К особому режиму относится ненормированный рабочий день . Он предусматривает возможность привлечения начальством сотрудника к исполнению его обязанностей вне пределов установленного рабочего времени.
Еще один режим — это гибкий график . Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.
В практике применяется учет трех видов:
- поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
- недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
- суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.
Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени
Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.
Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.
Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.
Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.
Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.
Временные работники, практиканты, которым предусмотрена оплата труда, также вносятся в табель. Но! Не табелируются работающие по гражданско-правовому договору, а совместителям предоставляется отдельный табельный номер.
Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.
- Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
- Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
- Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
- Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
- Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
- 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
- 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
- Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
- 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
- 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
- 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
- 15-я графа содержит код причины неявки.
- 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.
Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.
Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения
Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:
| Показатель | Буквенноеобозначение | Цифровоеобозначение |
| Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. | ЯНРВСВМ | 102 030 405 |
| Командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. | ПКПМ | 0708 |
| Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. | ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ | 9 101 112 131 415 161 856 |
| Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. | БТ | 1920 |
| Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством | ЛЧ | 21 |
| Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) | ПВ | 22 |
| Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей | Г | 23 |
| Прогулыпо неуважительной причине | ПР | 24 |
| Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя | НС | 25 |
| Выходныеи праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительныеоплачиваемые выходные | ОВ | 27 |
| Дополнительныенеоплачиваемые выходные | НВ | 28 |
| Забастовка, осуществленная в порядке законодательства | ЗБ | 29 |
| Неявкипо непонятным причинам | НН | 30 |
| Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника | РПНПВП | 313 233 |
| Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты | НОНБ | 3435 |
| Приостановкаработы по причине задержки зарплаты | НЗ | 36 |
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.
Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.
Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:
- рабочего времени;
- ночных рабочих часов;
- дневных рабочих часов;
- времени нетрудоспособности сотрудника;
- отработанного времени в периоды выходных и праздников;
- прогулов;
- недоработки или переработки.
Программа «Табель учета рабочего времени»
Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.
Напишите вопрос в форме ниже: