Трудовой договор с руководителем обособленного подразделения
При оформлении трудовых отношений с руководителем филиала, представительства следует выполнять все требования, предусмотренные действующим законодательством.
В статье рассмотрим особенности трудовых отношений с руководителем обособленного подразделения, а также приведем пример оформления трудового договора с указанным лицом.
Статьей 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) определено, что представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Согласно пункту 3 статьи 55 ГК РФ руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Заметим, что данная норма является императивной и не допускает расширительного толкования.
Имейте в виду, что представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц.
Таким образом, руководитель обособленных структурных подразделений действует от имени организации (работодателя) на основании положения и доверенности. Эти сведения должны быть отражены в трудовом договоре с руководителем филиала или иного обособленного подразделения.
Следует обратить внимание читателей на то, что в доверенности и трудовом договоре обязательно должны быть определены права руководителя обособленного подразделения на подписание кадровых документов от имени работодателя (например, приказов о приеме, увольнении, перемещении и другое). В случае отсутствия документального подтверждения полномочий руководителя на подписание кадровой документации, может возникнуть ситуация, когда работник, уволенный, например, руководителем филиала, будет восстановлен на работе в связи с тем, что документы подписало лицо, не имеющее на это право.
Согласно пункту 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации № 6, Пленума ВАС РФ № 8 от 1 июля 1996 года "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации" полномочия руководителя филиала (представительства) должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (представительстве) и тому подобное, либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.
Таким образом, основными документами, регламентирующими права, обязанности, круг полномочий руководителя филиала, представительства, являются:
– устав организации;
– положение о филиале;
– доверенность, выданная организацией.
При этом доверенность, выдаваемая руководителю филиала или представительства, должна быть оформлена с соблюдением правил, определенных ГК РФ.
Следует сказать, что с руководителем филиала (представительства), как и с любым работником организации, должен быть заключен трудовой договор, после чего издается приказ о приеме на работу.
Предшествует заключению трудового договора с руководителем филиала (представительства) назначение его на должность, что следует из статьи 16 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) и пункта 3 статьи 55 ГК РФ.
Обязательным для включения в трудовой договор с руководителем обособленного структурного подразделения согласно статье 57 ТК РФ является место работы, а в случае, если подразделение организации находится в другой местности, то есть за пределами административно-территориальных границ населенного пункта, где расположена сама организация, место работы обозначается с указанием данного подразделения и его местонахождения (пункт 16 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 года № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
При заключении трудового договора с руководителем филиала, представительства в нем может быть предусмотрено условие об испытании, что следует из статьи 70 ТК РФ. При этом срок испытания не может превышать шести месяцев.
Обратите внимание, что при применении положений статьи 72.1 ТК РФ о переводе руководителя на другую работу, следует учитывать, будут ли изменены трудовые функции руководителя и (или) месторасположение структурного подразделения. В случае если в трудовом договоре с руководителем обособленного подразделения указан лишь вид подразделения без уточнения места его нахождения и полного наименования, например филиал, то речь о переводе на другую работу может идти только в случае назначения работника, например, на должность руководителя представительства, при всех прочих равных условиях речь идет о перемещении.
Имейте в виду, что в трудовом договоре необходимо разграничивать трудовую функцию и полномочия руководителя подразделения. Полномочия, определяемые работодателем в локальных актах и (или) определенные в доверенности, выданной руководителю обособленного подразделения, в случае если они не указаны в трудовом договоре, подлежат изменению работодателем в одностороннем порядке, что не влечет за собой последствий, установленных статьей 72.1 ТК РФ. Речь может идти, например, об изменении объема полномочий в части заключения сделок на определенную денежную сумму и тому подобное.
В соответствии со статьей 73 ТК РФ трудовой договор с руководителем филиала, представительства, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, при отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы прекращается в соответствии с пунктом 8 части первой статьи 77 ТК РФ. Работодатель имеет право с письменного согласия указанного работника не прекращать с ним трудовой договор, а отстранить его от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения от работы заработная плата указанному работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Согласно пунктам 9 и 10 части 1 статьи 81 ТК РФ трудовой договор с руководителем филиала (представительства) может быть расторгнут работодателем в случае принятия им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации, а также в случае однократного грубого нарушения руководителем филиала (представительства) его трудовых обязанностей.
На основании части 4 статьи 81 ТК РФ в случае прекращения деятельности филиала, представительства, расположенного в другой местности, расторжение трудового договора с работником – руководителем этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации. Иначе говоря, работодателю при расторжении трудового договора с руководителем обособленного подразделения, расположенного в другой местности, в случае прекращения деятельности этого подразделения необходимо совершить все те же действия, которые предусмотрены при увольнении ввиду ликвидации организации, то есть:
– уведомить работника – руководителя за два месяца до увольнения;
– сообщить в службу занятости;
– уведомить профсоюзный орган;
– издать приказ о прекращении трудового договора;
– сделать соответствующие записи в личной карточке работника-руководителя структурного подразделения и трудовой книжке;
– произвести все выплаты.
Приведем образец трудового договора, заключаемого с руководителем филиала.
Пример
Трудовой договор № 36
Акционерное общество "Наташа" (АО "Наташа"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Иванова Владимира Анатольевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петров Алексей Петрович, именуемый в дальнейшем "Работник", который назначается на должность директора филиала "Филиал", именуемого в дальнейшем "Подразделение", с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:
1. Предмет трудового договора
1.1. Настоящий трудовой договор регулирует отношения между Работодателем и Работником, связанные с исполнением последним обязанностей руководителя Подразделения Работодателя, расположенного по адресу: г. Новосибирск, ул. Малая д. 4/1.
1.2. Работодатель предоставляет Работнику работу в должности директора Подразделения.
1.3 Условия труда на рабочем месте Работника по степени вредности и (или) опасности являются оптимальными (1 класс) (по результатам проведения специальной оценки условий труда от 30.01.2015г.).
1.4. Работа у Работодателя является для Работника основной.
1.5. Настоящий трудовой договор заключается на неопределенный срок.
1.7. Работнику устанавливается срок испытания продолжительностью 3 месяца.
2. Права и обязанности Работника
2.1. Работник осуществляет руководство деятельностью Подразделения Работодателя в порядке, определенном положением о подразделении.
2.2. Во внутренних организационных отношениях Работник как руководитель Подразделения Работодателя действует в пределах полномочий, предоставленных ему положением о подразделении, должностной инструкцией (другими локальными нормативными правовыми актами Работодателя), во внешних гражданских и хозяйственных отношениях, связанных с осуществлением деятельности подразделения, Работник действует от имени Работодателя на основании выданной ему доверенности.
2.3. Представлять интересы Работодателя в отношениях с работниками Подразделения Работник имеет право в рамках полномочий, определенных в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, учредительными документами и локальными нормативными актами Работодателя, в частности:_______________.
2.4. Работник имеет право на:
– предоставление ему работы, обусловленной настоящим трудовым договором;
– обеспечение безопасности и условий труда, соответствующих государственным нормативным требованиям охраны труда;
– своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
Работник имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации, настоящим трудовым договором.
2.5. Работник обязан:
– добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим трудовым договором, выполнять установленные нормы труда;
– соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у Работодателя, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, иные локальные нормативные акты Работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника, с которыми Работник был ознакомлен под роспись;
– соблюдать трудовую дисциплину;
– бережно относиться к имуществу Работодателя, в том числе находящемуся у Работодателя имуществу третьих лиц, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, и других работников;
– незамедлительно сообщать Работодателю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работодателя, в том числе находящемуся у Работодателя имуществу третьих лиц, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, имуществу других работников;
– в течение срока действия настоящего трудового договора и после его прекращения в течение пяти лет не разглашать охраняемую законом тайну (государственную, коммерческую, служебную и иную тайну), ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
– выполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации и настоящим трудовым договором.
3. Права и обязанности Работодателя
3.1. Работодатель имеет право:
– требовать от Работника добросовестного исполнения обязанностей по настоящему трудовому договору;
– принимать локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника, в том числе правила внутреннего трудового распорядка, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
– привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;
– поощрять Работника за добросовестный эффективный труд;
– в одностороннем порядке изменять содержание полномочий Работника как руководителя Подразделения без изменения трудовой функции;
Работодатель имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации, настоящим трудовым договором.
3.2. Работодатель обязан:
– предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим трудовым договором;
– обеспечить безопасность и условия труда Работника, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда;
– обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;
– выплачивать в полном размере причитающуюся работнику заработную плату в установленные сроки;
– исполняет иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим трудовым договором.
4. Оплата труда и социальные гарантии
4.1. За выполнение трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором, Работнику устанавливается заработная плата в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.
4.2.Работнику также устанавливаются:
– премия в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей ежеквартально;
– вознаграждение по итогам годовой работы в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.
4.3. Выплата Работнику заработной платы, премии, вознаграждения по итогам годовой работы производится в сроки и порядке, установленные коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами Работодателя.
4.4. На Работника распространяются льготы, гарантии и компенсации, установленные законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Работодателя.
5. Рабочее время и время отдыха
5.1. Для выполнения своих обязанностей Работнику устанавливается ненормированный рабочий день.
5.2 Перерыв для отдыха и питания в течение рабочего дня определяется правилами внутреннего трудового распорядка, действующими у Работодателя.
5.3. Работнику предоставляется два выходных дня в неделю.
5.4 Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный режим рабочего времени 5 календарных дней.
6. Изменение и прекращение трудового договора
6.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью трудового договора.
6.2. Настоящий трудовой договор прекращается по основаниям, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
7. Заключительные положения
7.1. Трудовые споры и разногласия сторон по вопросам соблюдения условий настоящего трудового договора разрешаются по соглашению сторон, а в случае невозможности достижения соглашения рассматриваются комиссией по трудовым спорам и (или) судом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
7.2. В части, не предусмотренной настоящим трудовым договором, стороны руководствуются законодательством Российской Федерации, учредительными документами, коллективным договором, локальными нормативными правовыми актами Работодателя.
7.3. Настоящий трудовой договор заключен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится Работодателем в личном деле Работника, второй – у Работника.
7.4. Адреса и реквизиты сторон:
Работодатель:
АО "Наташа" Генеральный директор Иванов В.А
Для ответа на данный вопрос для начала необходимо прояснить, что именно понимается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке необходимо будет сделать, если при переводе изменилось место работы.
Перевод в обособленное подразделение
Обособленное подразделение не является работодателем. В качестве такового может выступать только головная организация, т.к. она является юридическим лицом.
Работодателю необходимо включать в контракт пункт о месте работы, а если сотрудник принят на должность в обособленном подразделении, находящемся в другой местности, следует отразить в контракте это подразделение и место его нахождения ().
Согласно статье 66 ТК РФ в трудовой книжке, в т.ч., отражается информация о переводах.
В данном случае трудовая функция работника не меняется, изменяется лишь соответствующее подразделение. Следовательно, прием в обособленное подразделение повлечет запись в трудовой книжке либо при переводе работника в другую местность, либо если соответствующее структурное подразделение, из которого работник переводится, было первоначально указано в контракте.
Пример: "Переведен в кондитерский цех на должность повара в обособленное подразделение...".
Прием в обособленное подразделение
Исходя из статуса обособленного подразделения (не является юридическим лицом), сотрудник принимается на работу головной организацией.
Если подразделение находится в другой местности, то на основании статьи 57 ТК РФ в соответствующем контракте должно быть отражено, что местом работы является обособленное подразделение с указанием его местонахождения.
Статья 57 ТК РФ позволяет включить в контракт дополнительные условия. Такие условия не должны противоречить законодательству в части ущемления прав работника. В качестве одного из таких условий указано уточнение места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения. Следовательно, трудовой договор может уточнять обособленное подразделение (образец в приложении) в качестве существенного условия при нахождении его в той же местности, что и головная организация.
Если работа в обособленном подразделении является существенным условием контракта, то соответствующий пункт следует в него включить.
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек от 10 октября 2003 года в трудовой книжке отражается запись о приеме на работу в подразделение организации (если существенное условие о работе в подразделении включено в контракт).
Каких-либо иных особенностей при приеме в обособленное подразделение трудовое законодательство не содержит. Следовательно, все необходимые «атрибуты» приема на работу распространяются и на таких работников, в т.ч..
"Отдел кадров коммерческой организации", 2011, N 5
Законодательство РФ предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений - представительств и филиалов. В связи с этим у работодателя возникает вопрос: каким образом регулировать трудовые отношения с работниками таких подразделений? О том, как передаются полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками филиалов, кто может производить записи в трудовых книжках, может ли филиал иметь свое штатное расписание и свою печать, вы узнаете из данной статьи.
В силу п. п. 1, 2 ст. 55 ГК РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту, а филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Характерные особенности представительств и филиалов таковы:
- не являются юридическими лицами;
- наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом;
- должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица;
- действуют на основании утвержденных положений;
- регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения.
Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется работодателю.
Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно. При такой организации документооборота:
- все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации;
- все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения);
- ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.
Примечание. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами <1>.
<1> Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".
Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ (либо за границей РФ), централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.
Оформляем полномочия
Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим, как правильно организовать кадровое делопроизводство в филиале. Как уже было отмечено, наличие филиала должно быть отражено в первую очередь в учредительных документах организации. При открытии филиала в процессе деятельности в учредительные документы вносятся изменения, которые регистрируются в налоговом органе в установленном законодательством порядке.
Напомним, что решение об открытии филиала в обществах с ограниченной ответственностью принимается собранием участников (учредителей) общества, в акционерных обществах - советом директоров.
Свою деятельность филиал осуществляет на основании положения о филиале.
Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются приказом руководителя организации и действуют на основании доверенности (абз. 2 п. 3 ст. 55 ГК РФ).
Обратите внимание! В учредительных документах организации и положении о филиале не должно быть ограничений или запретов по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.
Составляя доверенность на имя руководителя филиала, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом (представительством), заключать сделки и подписывать договоры, необходимо прописать право на:
- принятие и увольнение работников подразделения;
- подписание трудовых договоров;
- издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;
- применение дисциплинарных взысканий и поощрений;
- заключение договоров о материальной ответственности и др.
Данные обязанности можно указать и в трудовом договоре с руководителем филиала.
Кроме того, что определенными полномочиями в области кадрового делопроизводства наделяется руководитель филиала, в каждом подразделении существует работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу или даже бухгалтер). А в больших филиалах создается отдельное подразделение - отдел кадров, отдел по работе с персоналом и др.
Обратите внимание! Если работу с кадровой документацией осуществляет один сотрудник, то его обязанности должны быть оформлены в трудовом договоре, должностной инструкции либо возложены на работника приказом руководителя организации. Отдельным приказом следует установить обязанность по ведению и хранению трудовых книжек.
Штатное расписание: одно или несколько?
Поскольку филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, - это положение о филиале. Также работодателю необходимо обеспечить свои обособленные подразделения копиями учредительных документов организации и ее локальными нормативными документами (правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда, по кадровому делопроизводству, положениями о заработной плате, о командировках и др.), которые утверждаются руководителем организации.
Обратите внимание! Для филиалов могут быть составлены отдельные локальные нормативные акты, утвержденные руководителем филиала (если ему предоставлены такие полномочия), которые должны быть согласованы с руководителем организации.
Достаточно часто возникает вопрос: может ли филиал иметь свое штатное расписание? Законодательством данный вопрос не урегулирован. Напомним, что штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в том числе обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Для него применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). С одной стороны, поскольку штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал является ее структурным подразделением, штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации. С другой стороны, филиалы "могут осуществлять все функции юридического лица", и, если руководителю филиала будет предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, противоречить законодательству это не будет. Но в этом случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации. В качестве примера можно привести полномочия руководителя (президента) ОАО "РЖД", среди которых кроме утверждения штатного расписания аппарата управления общества есть полномочие по согласованию штатного расписания филиалов и представительств общества <2>.
<2> Пункт 83 Постановления Правительства РФ от 18.09.2003 N 585 "О создании открытого акционерного общества "Российские железные дороги".
Поскольку в филиале могут быть и кадровая служба, и бухгалтерия, то есть структурные подразделения, при составлении штатного расписания рекомендуем название филиала писать в графе "Наименование организации" после названия организации согласно учредительным документам, например "ООО "Ритм", Ивановский филиал, г. Иваново".
Процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки из штатного расписания в головную организацию рекомендуем прописать в локальном нормативном акте и положении о филиале.
Оформляем работника в филиал
Принимая работника в филиал, с ним заключают трудовой договор, который со стороны работодателя подписывает руководитель филиала. Не стоит путать: в качестве работодателя в данном случае будет выступать не филиал, а сама организация в лице руководителя филиала. В преамбуле трудового договора следует писать: "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм" в лице директора Ивановского филиала ООО "Ритм" Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании доверенности N... от... именуемое в дальнейшем "Работодатель".
В соответствии со ст. 57 ТК РФ при приеме на работу в филиал в договор должно быть включено условие о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Таким образом, в пункте "Место работы" следует сделать запись: "Местом работы работника является общество с ограниченной ответственностью "Ритм" (ООО "Ритм"), Ивановский филиал, расположенный в г. Иваново".
В реквизитах договора указываются реквизиты организации ООО "Ритм".
До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под роспись со следующими документами:
- правилами внутреннего распорядка;
- коллективным договором (если таковой имеется);
- иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
После подписания трудового договора обеими сторонами руководитель филиала издает приказ о приеме работника на работу по форме N Т-1, утвержденной Постановлением N 1. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Согласно ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Постановление N 225), работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Итак, на основании приказа уполномоченный сотрудник производит запись в трудовую книжку принятого работника. При этом в трудовой книжке отмечают место работы с указанием обособленного структурного подразделения. Запись выглядит следующим образом: заголовок - "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм", ниже - "ООО "Ритм", под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу в соответствии с приказом, в графе 3 делается запись "Принят на работу в Ивановский филиал в отдел закупок на должность менеджера", в графе 4 проставляется - номер и дата приказа.
Изменение организационных условий
Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал ликвидируется, переименовывается или когда работника переводят из одного филиала в другой.
Ликвидация филиала. Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).
Обратите внимание! Данное правило распространяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя. В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности предприятия.
При ликвидации филиала работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).
О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией филиала работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев, но при этом работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 178 ТК РФ).
При увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках необходимо сделать следующую запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Ивановского филиала в г. Иваново, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
Сокращение численности или штата сотрудников филиала. Оно осуществляется в том же порядке, что и сокращение численности или штата сотрудников организации, согласно ТК РФ. Но у работодателей часто возникает вопрос: надо ли предлагать сокращаемым сотрудникам филиала имеющиеся вакансии в головной организации или других обособленных подразделениях? В силу ст. 81 ТК РФ увольнение по сокращению численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.
Руководствуясь данной статьей, можно сделать вывод, что работодатель обязан предлагать имеющиеся у него вакансии в головной организации или других филиалах, если все они находятся в одной местности. Если сокращение численности или штата происходит в филиале г. Калуги, а головная организация находится в г. Москве, вакансии, существующие в Москве, работодатель предлагать не обязан, если только это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Изменение наименования или места нахождения филиала. Если меняется наименование филиала, ничего, кроме внесения записей в трудовую книжку, делать не нужно (разумеется, все же придется внести изменения в учредительные документы и положение о филиале). В данном случае применяется по аналогии порядок изменения наименования организации. Запись в трудовой книжке будет выглядеть так: "Ивановский филиал переименован в "Филиал г. Иваново". Если же филиал изменил свое место нахождения, которое является обязательным условием трудового договора, следует руководствоваться ст. 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон) и в письменном виде заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
Перевод работника. В силу ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. То есть, если вы хотите, чтобы работник из одного филиала перешел в другой, оформляйте перевод. Поскольку изменение структурного подразделения считается изменением существенных условий трудового договора, от работника следует получить согласие. В п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 <3> сказано: исходя из содержания ст. ст. 60 и 72.1 ТК РФ работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также переводить работника на другую постоянную работу без его согласия.
<3> "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".
Перевод оформляется путем заключения дополнительного соглашения и издания приказа по унифицированной форме N Т-5, утвержденной Постановлением N 1, после чего запись о переводе вносится в трудовую книжку и личную карточку работника.
При переводе работника в другую местность ему предоставляются определенные гарантии. Если согласие на перевод получено, по предварительной договоренности с работником работодатель обязан возместить расходы на переезд самого работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и на обустройство на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 ТК РФ).
Если же работник отказывается от перевода в другую местность, трудовой договор с ним прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, - отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).
Как правильно оформить увольнение?
Увольнение работников филиала осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом. Но при оформлении документов могут возникнуть некоторые затруднения, например, не совсем ясно, на чье имя работник должен писать заявление об увольнении по собственному желанию. Поскольку работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, заявление об увольнении (а также все заявления, связанные с трудовой деятельностью) работник пишет на имя руководителя организации, а подписывать его и издавать приказ будет уже руководитель филиала.
Что касается записи в трудовой книжке, вопросов не возникает: запись производит сотрудник кадровой службы филиала. Но проблема в том, что запись должна заверяться оттиском печати организации, печать филиала для этих целей использовать категорически нельзя. Согласно Постановлению N 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, запись в трудовой книжке заверяется только печатью организации .
Напомним, что в соответствии с законодательством печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица. Печать обособленного структурного подразделения также должна содержать наименование обособленного подразделения и, соответственно, его местонахождение.
Таким образом, если прием работника в филиал, его перевод, предоставление отпуска и т.п. могут осуществляться непосредственно в филиалах, то с увольнением работника не так все просто. И если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один - изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации ответственным в филиалах лицам.
Подведем итог. Если вы открываете филиал, в первую очередь решите, каким образом будут осуществляться трудовые отношения с работниками этого филиала - централизованно или на месте. В том и другом случае есть свои плюсы и минусы, выбор остается за работодателем. Если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно продумать и закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая при этом сроки, установленные ТК РФ (трехдневный срок подписания приказа о приеме на работу, трехдневный срок выдачи документов, связанных с работой, срок выдачи трудовой книжки в связи с увольнением и т.д.). Если же принимается решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформлять соответствующие документы: доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати, и др.
Л.В.Куревина
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"
Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.
Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.
Характерные черты обособленного структурного подразделения:
- не является юридическим лицом;
- должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
- наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
- в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.
Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.
На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.
Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:
- вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
- вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
- ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.
Оформление работника в филиал/представительство
Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.
Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».
Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.
В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».
Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:
- коллективным договором (если он имеется);
- правилами внутреннего распорядка;
- другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.
После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.
В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.
Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность », в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.
Трудоустройство: Видео
Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении
Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.
При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством. В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.
Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения. Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.
Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.
При создании обособленного подразделения (ОП) руководитель головной организации имеет право назначить ответственное лицо, управляющее этим подразделением. Отношения между руководством главного офиса и начальством ОП оформляются в виде , а также доверенности на управление подразделением, которая дает возможность руководителю ОП представлять интересы компании.
При этом свои полномочия руководитель ОП осуществляет от имени головного офиса, поскольку сам он единоличным органом юр. лица не является. Трудовой договор, заключающийся с начальником ОП, оформляется в соответствие с требованиями ТК РФ.
Руководитель обособленного подразделения обязан:
- осуществлять управление ОП в соответствие с возложенными на него задачами;
- планировать мероприятия ОП и контролировать ход их выполнения;
- формировать штат сотрудников ОП, распределять среди них обязанности;
- следить за соблюдением условий охраны труда.
Общая структура организации
Сами по себе обособленные подразделения не имеют юридического статуса, поэтому они:
- не являются субъектами правоотношений;
- не обладают гражданской правоспособностью;
- являются частью целой компании.
Часто незнание вышеперечисленных положений создает путаницы, например, можно часто встретить формулировку «ОП на правах юридического лица», в то время как ОП само является частью юридического лица, а законом запрещено вхождение одного юр. лица в другое.
Возникновение обособленного подразделения может проходить по факту, без отражения в учредительной документации компании. Для этого необходимо, чтобы рабочее место за пределами местонахождения компании было стационарным и просуществовало больше месяца.
Что важно учесть
Условия по закону
Само обособленное подразделение признается таковым в случае, если структура территориально обособлена от головной организации и имеет в свое составе оборудованные рабочие места. Рабочее место признается стационарным, если существует более одного месяца. Данное положение указывается в 2 п. 11 ст. НК РФ.
Признание организации обособленным подразделение происходит независимо от того, отражено ли данное положение во внутренней учредительной документации компании. Для обособленных подразделений обязательна регистрация в .
В соответствие с федеральных законодательством главы обособленных подразделений назначаются основной компанией и действуют на основании выданной им доверенности. Действуют руководители ОП от имени головной компании, эта же компания несет полную ответственность за все последствия деятельности руководства подразделения.
Структурное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, их руководители сами назначаются юридическим лицом и действую по доверенности, имеющей установленный образец. Стоит отметить, что наличие доверенности обязательно, поскольку полномочия руководителей не могут основываться на иных учредительных документах компании.
При возникновении споров, с участием ОП, действия по договору подписанному руководителем подразделения считаются совершенными самим юридическим лицом (головной компанией). Но это условие справедливо только в том случае, если на момент подписания договора глава ОП имел доверенность от компании.
В соответствие с законодательством подразделениям может присваиваться основной классификатор — , а также ОКОГУ, и другие.
Местом нахождения компании признается также и территория, где она осуществляет свою деятельность через обособленное подразделение. Поэтому организация обязана уведомить о своем присутствие налоговые органы по месту регистрации ОП.
Уведомление налоговых органов необходимо провести в определенные сроки: в случае создания обособленного подразделения - 1 месяц, в случае изменения условий существующей структуры - 3 дня. В случае прекращения функционирования ОП, руководство организации обязано оповестить УФНС в течение 3 дней с момента .
В случае необходимости в проведении кассовых операций ОП обязано вести . При этому в соответствие с указаниями Банка России руководитель головной компании должен брошюровать листы кассовых книг по каждому имеющемуся подразделению, где проводятся кассовые операции.
Образец трудового договора с руководителем обособленного подразделения:
Должностные требования
Стандартная вакансия руководителя структурного подразделения содержит ряд требований к кандидату, соблюдение которых позволит ему эффективно выполнять возложенные задачи.
К таким требованиям относится:
| Знание законодательства РФ | Руководитель должен знать различные нормативные акты, определяющие функционирование обособленного подразделения, а также законодательство РФ, касающееся сферы деятельности подразделения. |
| Знание отрасли | Глава ОП обязан иметь обширные знания в сфере хозяйственной деятельности подразделения, знать документы регламентирующие профиль, специализацию филиала. Также он должен четко понимать перспективы экономического и социального развития подразделения и компании. |
| Знание основ работы с персоналом | Умение организовывать мероприятия по повышению эффективности этой работы. |
| Знание основ охраны труда, трудового законодательства | Руководитель должен хорошо разбираться в требованиях экологической безопасности, знать основные положения санитарно-эпидемиологического законодательства. |
Помимо вышеперечисленного назначение на должность руководителя ОП требует соответствующей квалификации: высшее профильное образование и стаж аналогичной работы не менее 5 лет.
Принцип управления
Управление обособленным подразделение может осуществляться тремя основными способами:
| Централизованное управление |
|
| Децентрализованное управление |
|
| Смешанное управление | Данный способ делопроизводства может сочетать элементы вышеперечисленных систем, в различных пропорциях. |
Составление трудового договора
Заключение трудового договора с руководителем обособленного подразделения производится в соответствие с нормами ТК РФ. Срок длительности контракта может быть как определенным, так и неопределенным. В первом случае заключается временный контракт.
Обычно глава компании самостоятельно принимает решение о назначении руководителя ОП. Назначенный глава ОП действует от имени компании на основании доверенности. В трудовом договоре и доверенности в обязательном порядке указываются обязанности и права руководителя ОП, а также пределы его компетенции.
Основными документами, регламентирующими права и обязанности главы ОП, являются:
- трудовой договор;
- устав компании;
- доверенность.
При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы будущего руководителя, а в случае если ОП находится в отличном от местонахождения головной компании местности, то дополнительно указывается адрес ОП. Также в контракте необходимо четко разграничивать собственно трудовые функции главы ОП и его полномочия.
При приеме руководителя подразделения на работу его испытательный срок не может быть больше 6 месяцев. Данное положение отражено в 70 ст. ТК РФ.
Условия расторжения трудового договора с руководителем обособленного подразделения, при условии, что оно расположено в иной местности, соответствуют правилам . Местность нахождения ОП признается иной, если она находится за пределами территориально-административной единицы (город, поселок и пр.), в которой расположена головная компания.
При увольнении руководителя подразделения начальство головного офиса обязано предложить ему аналогичную должность по месту его фактической работы. Если таковая отсутствует, то дальнейшее увольнение сотрудника также проходит по правилам ликвидации компании. Это обстоятельство объясняется тем, что с увольнением руководителя фактически происходит закрытие действующего подразделения.
По трудовому законодательству к главе ОП могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. Например, за грубое нарушение трудовых обязанностей или в том случае, если руководитель принял решение, повлекшее крупные материальные убытки или приведшее к ущербу имущества компании, на главу подразделение может быть наложено взыскание в форме увольнения. Данные меры распространяются только на руководителей филиалов, и не могут применяться к их заместителям и помощникам.
Что делает руководитель обособленного подразделения
Главной задачей руководителя ОП является выполнение задач, возложенных на него главой компании. Их перечень указывается в различных документах: должностная инструкция, устав организации, контракт и т.д.
Дополнительно работа главы подразделения требует выполнения следующих обязанностей:
- Регулярно проводить среди сотрудников ОП учебные мероприятия по технике безопасности, а также контролировать своевременное прохождение работниками требуемых аттестаций. Сюда же входят обязанности руководителя по организации регулярных медицинских осмотров сотрудников, выдачу им спец. одежды, необходимой для выполнения трудовой деятельности.
- Контролировать соблюдение работниками рабочей дисциплины, правил ТБ и охраны окружающей среды. В случае, если функционирование компании связано с необходимостью соблюдения государственной или коммерческой тайны, то контроль за соблюдением секретности также ложится на главу ОП.
- Обеспечивать пополнение штата сотрудников ОП. Руководитель формируют кадровую политику, задача которой создание сплоченной команды квалифицированных сотрудников. Также в рамках этой политики должны проводиться мероприятия по повышению мотивации работников, увеличению эффективности их работы.
Уплата налогов
Руководитель ОП, как ответственное лицо, отвечает за финансово-хозяйственные операции доверенного ему подразделения. При условии, что эти операции проводились на основании подписанных руководителем документов и имеют соответствующий приказ, а сами действия не выходили за рамки компетенции руководителя.
Глава ОП несет ответственность за укрывание, занижение доходов подразделения или сокрытие каких-либо объектов налогообложения. Также руководитель подразделения будет отвечать в том случае, если налоговой службе не будут своевременно предоставлены бухгалтерские отчеты, расчеты и прочие документы, необходимые для уплаты налогов. При возникновении перечисленных нарушений на руководителя накладывается штраф в размере 2-5 МРОТа, при повторном нарушении - 5-10 МРОТ.
Также глава ОП в особых случаях может быть привлечен к уголовной ответственности, например, при умышленном сокрытие доходов или искажении данных в предоставляемых в налоговую документов. В таком случае руководителю грозит до 4 лет лишения свободы, с последующим ограничением на занятие определенных должностей.