Сотрудники и организация работы персонала – ключевой фактор успешности любой компании, организация работы происходит постоянно, но в цикле менеджмента её принято осуществлять после этапа . При этом само по себе наличие высококлассных сотрудников не даст Вам максимальной отдачи. Крайне важно эффективно организовать работу Вашей команды, использовать возможности и компетенции работников по максимуму, создав условия, в которых каждый сотрудник сможет проявить себя в лучшем свете. Как эффективно организовать работу штатных специалистов, и, что особенно сложно, но актуально на старте бизнеса, внештатных сотрудников. Как выстроить работу с сотрудниками на удалёнке и с теми, кто работает на условиях неполного рабочего дня? Правильная организация работы сотрудников решит много проблем.
Что нужно для организации работы персонала
Итак, давайте разберём что должен уметь делать менеджер для того чтобы эффективно организовывать работу персонала:
- Ставить цели и задачи. Без этого совсем никак, правильно поставленная задача это 90% успеха. Прочитайте статью про
- Быть лидером. Это отдельная наука и мы об этом говорили во многих статьях, начать нужно с , так же рекомендую прочитать о .
- Командообразование, сейчас это блинное слово часто заменяют английским тимбилдинг.
Спросите любого венчурного капиталиста о том, что главное в начале работы предпринимателя, и он скажет: самое главное - ! При этом, чтобы привлечь перспективных или уже высококлассных специалистов нужно суметь создать каждому из них конкурентные, мотивирующие условия работы. Это не для зарождающегося бизнеса, на организацию таких условий нет бюджета? А он далеко не всегда нужен – важнее бюджет времени на выстраивание рабочего процесса и управленческая воля, помноженная на предпринимательскую гибкость. Статьи на тему тимбилдинга: , и .
Создание системы организации работы персонала
Отличным примером гениального построения организации работы является Макдональдс. Все рестораны работают по единой бизнес модели, и она показывает свою эффективность по всему миру. При этом не важно кто управляет конкретным рестораном, организация работы настолько проста и эффективна, что даже в управлении молодых и неопытных сотрудников бизнес успешен.
Система организации труда – это четкий алгоритм действий каждого операционного сотрудника. Данные действия прописываются в регламентах и бизнес процессах. Мир постоянно меняется, в продажах изменения происходят по несколько раз в год, это связано как сезонными колебаниями так и с колебаниями рынка. Любая система нуждается в постоянном контроле и настройке, это задача стратегического менеджмента.
Важны не только профессиональные навыки и опыт работы каждого нового члена команды. Не последнюю роль играет характер человека, а также его желание трудиться в развивающейся компании, готовность к финансовым рискам и нестабильности, которые присущи такой работе. А Вам необходимо защитить себя: подробно оговорите все условия работы с каждым сотрудником и составьте письменный договор/соглашение.
Специфика организации работы с сотрудниками принципиально зависит от того, о каком виде оформления сотрудника идёт речь – штатном или внештатном. В связи с желание экономить деньги, работодатели всё чаще используют удалённых сотрудников, или .
Литература
| Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества (аудиокнига MP3 на 2 CD + DVD) — купить Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества (аудиокнига MP3 на 2 CD + DVD) в формате MP3 на диске от автора Масааки Имаи в книжном интернет-магазине OZON.ru | |
Приходилось ли Вам целый день работать, крутится, как белка в колесе, а к вечеру обнаружить, что Вы так ничего и не успели?
Это - удел неорганизованных людей. Даже больше, это - искусство тратить время впустую. Такому искусству даже есть название - Фаффинг .
Фаффинг (англ. faffing - суечение) - неорганизованная работа над чем-то. Неорганизованность преследует нас не только в бизнесе. Мы сталкиваемся с этой проблемой и в повседневной жизни:
- готовим презентацию;
- записываем видео;
- пишем статью или пост для соцсети и т. д.
Выполняя какую-то работу, мы не замечаем, как уходят целые часы.
Что мешает работать лучше ?
Я знаю, что ответ у Вас на губах: “Нас отвлекают”. И правда, звонки, сообщения в соцсетях, желание перекусить заставляют нас отвлекаться от работы. Нередко мы просто зацикливаемся на какой-то одной работе. В конечном итоге, может оказаться, что это бесполезная работа .
Нет смысла объяснять, зачем избавляться от фаффинг а. Вы сами на себя злитесь из-за бездействия и, я уверен, просто мечтаете узнать, как организовать работу . Ведь нужно действовать. Если не для своей выгоды, то на благо окружающих. Это уже зависит от Ваших предпочтений.
И сегодня я Вам открою 5 простых, но эффективных правил , что позволят выполнять больше дел за меньший объем времени.
Как правильно организовать работу ?
- Оглашайте результат. Каждый знает свою цель при выполнении задачи. Но все, следует напоминать себе о ней вслух. В следующий раз, по окончании какого-то дела, скажите себе: “Все! Я это сделал”. Поблагодарите себя.
Неважно, что Вы сделали - обзвонили 20 клиентов в 2 часа или записали видео - сделайте себе небольшой подарок. Сходите на кофе или съешьте мороженое. Так Вы будете себя поощрять.
- Изолируйтесь от всего, что может Вас отвлечь:
- телевидение;
- радио;
- социальные сети и проч.
Если Вы взялись написать статью на ноутбуке, откройте только то, что Вам для этого нужно: текстовый редактор, исходный текст (если в нем есть необходимость). Все остальное, что может прервать работу , уберите со стола или позакрывайте. Уйдите комнату, где никого нет. Никаких ВКонтакте или ФейсБук!
Да, я понимаю. У всех есть семья, у всех есть другие заботы, помимо работы. Впрочем, также, как и у меня. У меня есть 2-е детей. Я стараюсь воспитать их хорошими людьми. Но когда я мне нужно поработать и дети просят меня с ними поиграть, я дипломатично их “отфутболиваю”. Говорю, как есть: “Сейчас мне нужно сделать определенное задание, а после мы поиграем”. Вот и все. Ничего сложного.
- Устанавливайте реальные сроки для выполнение работы. Не стоит растягивать написание статьи на целый день, также, как и втискивать долгосрочную работу в один час.
Когда мы приступаем к какой-то работе, мы, ясное дело, представляем в какое время вложимся. Также мы примерно представляем, сколько времени отбирает то или иное задание. Но если поставить задачей сделать 30 звонков за 30 минут, ясен перец, что это нереально.
Те, кто обзванивали знают, что в среднем на один звонок в среднем уходит 3 минуты. Выходит, для 30 звонков следует уделить не меньше 1,5 часа. С другой стороны, выделять 4 часа на 30 звонков - бессмысленно. Ведь оставшееся время Вы вполне можете потратить на другую работу.
- Огласите свои сроки. Это послужит Вам дополнительным стимулом. Перед тем, как приступить к работе (обзваниванию клиентов), определитесь, до какого времени Вы будете выполнять эту работу.
Если Вам нужно сделать 30 звонков, то начиная с 9.00 до 11.00 Вы должны прервать работу . Даже, если Вы не успели обзвонить всех, прекращайте! Лучше проанализируйте, на что Вы потратили время и к следующему разу постарайтесь не допускаться такой ошибки.
- Поощряйте себя за выполненную вовремя работу. Сходите в кино или купите любимую еду. В меру своих финансовых возможностей, делайте себе разные подарки.
Я помню, когда у меня почти не оставалось денег, а я делал много хорошей работы. Тогда я тратил почти все средства на кофе или поход в кино. Потому что я знал, что это правильно. И не ошибся. К следующему разу мне хотелось делать больше и лучше, потому что я знал, что меня ждет подарок.
С другой стороны, подарками самому себе Вы доказываете, что любите себя. А это очень важно. Ведь большая любовь, любовь к миру начинается с любви к самому себе. Делайте себе подарки и поощрения. Любите себя и все у Вас получится!
Зафиксируйте где-то себе эти 5 простых правил, что развивают умение эффективно действовать . Распечатайте и разместите их над рабочим столом, чтобы всегда помнить о них и примерять в жизни. Вы увидите, что вскоре Ваши дела резко пойдут вгору.
А ниже напишите свои предложения и советы, что мотивируют Вас работать больше. Буду рад и другим комментариям.
Facebook Комментарии
Зачастую мы проводим на работе от 60 до 80 процентов своего времени. И, конечно же, весьма важно максимально грамотно распределять своё рабочее время, чтобы успевать выполнять всё и не задерживаться во вне урочное время, и, тем более, не брать задания домой. Ведь это чревато стрессами, непониманием, ссорами и, как следствие, жизнь начинает проходить мимо, ускользать безвозвратно. Так как же выжать максимум из рабочего времени?
Как организовать свою работу эффективно
Сперва нужно выяснить, что является препятствием, "прополоть сорняки". Это же даст возможность снизить стрессовые ситуации.
Не откладывать ничего "на потом".
Это важнейшее правило. Следуя, хотя бы ему во всём вы увидите, что все начинает делаться как-то само собой. Все задания выполняйте сразу по мере их поступления, тем самым вы не подставите никого, и постепенно станете своеобразным "локомотивом" рабочего процесса.
Анализ телефонных звонков.
Телефон стал неотъемлемой частью каждого из нас, но зачастую мы совершенно не контролируем время и важность телефонных разговоров, что может быть причиной нашей "неуспеваемости". Поэтому следует проанализировать ситуацию со звонками, проведя учёт телефонных разговоров примерно за один месяц.
Нужно рассортировать по следующим пунктам: дата и время, тип (входящий, исходящий), продолжительность, кто звонил, тема, периодичность, важность(от 0 до 10) и небольшой комментарий.
В результате полученной информации можно выделить наиболее важные и максимально сократить время, затрачиваемое на не имеющие отношения к работе переговоры. Но все делать трезво, без крайностей.
Не тратьте себя попусту.
Старайтесь концентрироваться на задачах, поставленных перед вами и не распыляйтесь на бесконечные просьбы коллег. Вы не всесильны. И ваше время и затраченные усилия никто не вернёт.
Порядок на рабочем месте.
Старайтесь держать рабочее место(компьютера это тоже касается) в порядке. Это позволит вам сэкономить время и нервы во время поиска важных документов и записей. Да и приятней будет работать, а для поддержания порядка нужно всего - ничего 10 минут в день и сразу класть вещи на свои места. Подготовьте пять папок, или коробок. Самую большую отведём папку под мусорную корзину, а остальные обозначим так "Архив", "До выяснения", "Чужие бумаги" и "Текущие задания". Рассортируем всё по местам, и теперь остаётся только поддерживать порядок и иногда перепроверять содержимое.
Самое сложное.
Руководителям любого ранга зачастую очень сложно делегировать, пусть даже немного, свои полномочия сотрудникам. Даже если они осознают, что таким образом значительно оптимизируют своё рабочее время и всеобщий процесс. Придерживаясь всего двух правил можно эффективно делегировать полномочия: первое - если есть необходимость делегирования - делайте это сразу, и второе - грамотно выбирайте исполнителя, излагая суть поручения четко, ясно, без двусмысленностей и каких-либо недомолвок, оговаривая сроки выполнения.
И, напоследок, старайтесь не попадать по информационный "пресс" - невозможно знать всё и обо всём. Акцентируйте внимание только на самом важном, фиксируя различными пометками и записями. Это позволит не держать в уме всё, лучше знать, где взять нужную в этот момент информацию, и то, как организовать свою работу, перестанет быть сложностью.
Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.
Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.
Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.
«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.
Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:
Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;
Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;
Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.
Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».
Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)
Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.
Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:
Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.
Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.
Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.
Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.
Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.
Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.
Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).
Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.
Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.
Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.
План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:
1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.
4.) Не срочные, не важные.
Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.
Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.
Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?
– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.
О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.
Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.
Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.
Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.
Организация работы отдела продаж — это первое, что должен сделать руководитель отдела на новой должности. Он должен заняться организацией, чтобы работа в отделе продаж стала эффективнее и результативнее. О том, как это сделать, мы и поговорим.
Организация работы отдела продаж: основные задачи
На первом этапе организация работы отдела связана с определением готовности рабочих мест к производственному процессу, работоспособности техники, телефонных линий, состояния мебели, необходимого количества канцтоваров .
Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю. Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации. Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.
Менеджерам по продажам должно быть удобно. За это отвечает их руководитель, который обязан все организовать.
Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!
Менеджер по продажам должен в первую очередь и приносить деньги компании, а не выполнять обязанности водителя, грузчика, курьера .
Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации работы отдела продаж.
То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.
Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов
Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.
Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.
Еженедельные планы и собрания
Доводим до персонала личные еженедельные планы — организовываем все необходимое для выполнения плана — контролируем результаты работы на еженедельном собрании.
Каждый сотрудник должен знать свой план на месяц, неделю, день. Он должен знать, что с него спросят за выполнение этого плана. План обязательно должен быть персонализирован, иначе менеджеры не смогут ощутить личную ответственность за результат, а значит не будут замотивированы его показать. Список личных результатов на стене кабинета и его ежедневный мониторинг — отличный стимулятор для работы и конкуренции.
Когда вы только пытаетесь организовать работу отдела продаж, планирование лучше делать обширным, то есть указать необходимое количество новых клиентов, количество постоянных и обязательно запланированную сумму продаж.
Помимо ежедневного контроля для анализа и мотивации сотрудников необходимо проводить еженедельные собрания. Приведем советы для проведения эффективных совещаний с сотрудниками:
- Собрание должно состояться при любых условиях.
- Продолжительность собрания не должна превышать одного часа.
- Все вопросы для обсуждения должны быть запланированы и объявлены в начале собрания.
- Все вопросы должны быть решены во время обсуждения, ответственные зафиксированы на бумаге, строки установлены.
Деление менеджеров на опытных и не очень
Организовываем работу с сотрудниками по уровню квалификации — разному уровню формулировки целей — разному уровню контроля.
Обязательно нужно разделять руководство менеджерами с большим опытом, а также новичков, совсем недавно окунувшихся в море продаж.
Люди с опытом не потерпят чрезмерного контроля и давления, тем более от человека, пришедшего со стороны и, возможно, отлично знающего продажи, но не знакомого со всеми тонкостями работы. В этом случае, основная задача — убеждение.
Да, нужно найти подход, нужно быть немного психологом, однако это того стоит. Командное взаимодействие профессионального руководителя и опытных менеджеров по продажам может дать отделу новое дыхание.
Начинающие продавцы на начальном этапе работы требуют четких инструкций, доступного разъяснения целей, способов их достижения, да и просто обычной помощи и человеческой поддержки.
Однако в работе с новичками тоже есть свой плюс — вместе обучаетесь, вместе добиваетесь успехов, вместе проходите «огонь, воду и медные трубы». Через некоторое время образуется команда, которой по плечу любые цели.
Очень хорошо, когда молодые специалисты проходят обучение внутри отдела, в котором будут работать, благодаря системе наставничества. Причем очень важно, чтобы наставник был доброжелательно настроен и заинтересован в положительных результатах своего стажера. Такая форма обучения демонстрирует новичку практические способы решения рабочих моментов, на разгадку которых при самостоятельном обучении потребовалось бы длительное время и множество проб и ошибок.
Если в отделе много новичков, руководителю необходимо постоянно поддерживать обратную связь с коллегами, собирать информацию о всех сложностях, которые у них возникают, находить оптимальные решения, а затем проводить оперативные пятиминутки либо еженедельное обучение.
Эффективность обучения продажам обуславливается следующими правилами:
- регулярностью
- четкостью и конкретностью информации
- наличием домашнего задания
- проверке домашнего задания
- отработкой знаний на практике
- контролем применения новых навыков в работе
- итоговым экзаменом
Документирование своей работы
Не забывайте, что организация работы отдела продаж состоит в регулярном составлении отчетности о своей деятельности, иначе руководство может засомневаться в количестве и качестве вашей работы. Заведите себе привычку готовить еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, даже если у вас эти отчеты не спрашивают, чтобы в любой момент по первому требованию вы могли их предъявить руководству.