Hvordan man korrekt udarbejder et eksempel på mødereferat. Sådan udarbejdes referat fra en generalforsamling: generelle regler for formatering

Protokol- et dokument, hvori forløbet af diskussion af spørgsmål og beslutningstagning på møder, sessioner, konferencer registreres.

Referatet dokumenterer aktiviteterne i faste kollegiale organer, såsom bestyrelser for udvalg og ministerier, kommunale myndigheder samt videnskabelige, tekniske og metodiske råd. Bortset fra ovenstående kan møder afholdt af ledere af strukturelle afdelinger, vicegeneraldirektører og direktører også optages.

Det er almindeligt at udarbejde referater for at dokumentere midlertidige kollegiale organers aktiviteter (konferencer, møder, seminarer osv.)

Referatet udarbejdes af sekretæren på grundlag af de notater, han førte på mødet. Det kan være korte noter, transskriptioner eller stemmeoptagelser. Det er værd at sige, at for at forberede protokollen samler sekretæren sammendrag af rapporter og taler og udkast til beslutninger før mødet.

Protokol udarbejdet på en generel formular.

Titel, dato og protokolnummer

Protokolhovedet vil være navn på det kollegiale organ eller mødetype. Eksempelvis Referat af (hvad?) et møde i det pædagogiske råd; møder mellem ledere af strukturelle enheder mv.

Datoen for referatet vil være mødedatoen (referatet udarbejdes traditionelt efter mødet, hvis mødet varede flere dage, så inkluderer datoen for referatet start- og slutdato).

For eksempel: 21 — 24.07.2009 .

Protokollens nummer (indeks) vil være mødets løbenummer inden for kalenderåret eller det kollegiale organs mandatperiode.

Bemærk, at teksten i protokollen omfatter følgende dele:

• indledende;
• vigtigste

Indledende del

I den indledende del af protokollen, efter titlen, oplyses mødelederens og sekretærens efternavne og initialer. Fra en ny linje efter ordet " Til stede» anføre i alfabetisk rækkefølge efternavne og initialer på de tilstedeværende embedsmænd på mødet.

Hvis der var personer fra andre organisationer til mødet, så efter ordet "Presenteret" blev ordet "trykt på en ny linje Inviteret"og en liste over inviterede personer er angivet; i dette tilfælde er organisationens stilling og navn angivet før hvert navn.

I den indledende del af protokollen dagsordenen er angivet.

Den består af en liste over emner, der diskuteres på mødet, og fastlægger rækkefølgen af ​​deres diskussion og navnene på talerne. Bemærk, at hvert punkt på dagsordenen er nummereret med et arabisk tal, det er formuleret ved hjælp af præpositioner "O" eller "Om". For eksempel: "Om godkendelse af uddannelsesprogrammer"; "Om at opsummere resultaterne af det akademiske år."

For hvert punkt angives ordføreren (den embedsmand, der har udarbejdet spørgsmålet).

Hoveddel

I sammenhæng med rækkefølgen af ​​emner på dagsordenen udarbejdes teksten til hoveddelen af ​​protokollen - den skal indeholde lige så mange sektioner som antallet af punkter på dagsordenen.

Baseret på alt ovenstående kommer vi til den konklusion, at header-delen af ​​protokollen altid er formateret på samme måde. Men teksten i protokollen kan præsenteres i forskellige former: kort eller komplet.

Kort protokol— registrerer de emner, der blev drøftet på mødet, navnene på talerne og de trufne beslutninger. Sådanne referater føres oftest i tilfælde, hvor mødet er af operationel karakter (se fig. 3.3.)

Det er værd at sige - fuld protokol- indeholder oplysninger ikke kun om de diskuterede spørgsmål, trufne beslutninger og navnene på talerne, men også ret detaljerede optegnelser, der formidler indholdet af mødedeltagernes rapporter og taler, alle udtrykte meninger, stillede spørgsmål og bemærkninger, kommentarer, holdninger. Det er værd at sige, at en fuld protokol giver dig mulighed for at dokumentere et detaljeret billede af mødet (se fig. 3.4)

Figur nr. 3.3. Eksempel på en kort protokol

Figur nr. 3.4. Eksempel på en komplet protokol

Ved brug af enhver form for protokol vil dens tekst blive opdelt i lige så mange sektioner, som der er punkter på dagsordenen.

Det er værd at sige, at hver sektion består af tre dele: “LYTTET”, “TALT”, “BESLUTT” (“BESLUTET”), som udskrives fra venstre margen med store bogstaver. Dette design gør det muligt i teksten at fremhæve hovedtalerens tale, deltagerne i diskussionen af ​​spørgsmålet og den operative del, hvori beslutningen er formuleret.

I delen" LYTTEDE”Talens tekst er angivet. I begyndelsen af ​​teksten, på en ny linje, er talerens efternavn angivet i nominativ kasus. Optagelsen af ​​talen er adskilt fra efternavnet med en bindestreg. Talen præsenteres i tredje person ental. Det er tilladt, i stedet for at optage en tale, at angive efter efternavnet ("Optagelsen af ​​talen er vedhæftet", "Bemærk venligst, at rapportens tekst er vedhæftet").

I sidstnævnte tilfælde bliver rapporterne et bilag til protokollen.

I delen" UDFØRT» fra en ny linje i nominativ kasus angives talerens efternavn og efter en tankestreg teksten til talen eller spørgsmålet (hvis det blev stillet til taleren under talen)

I delen" BESLUTTEDE” (“BESLUTET”) afspejler den beslutning, der er truffet i det spørgsmål, der er under drøftelse. Bemærk, at teksten til den operative del er udskrevet i sin helhed i enhver form af protokollen.

Bemærk venligst, at hele protokollens tekst er udskrevet med 1,5 linjeafstand.

Referatet udarbejdes af sekretæren for mødet. Referatet underskrives af sekretæren og sendes til formanden til underskrift senest 3 (tre) hverdage efter mødet.

Signaturer er adskilt fra teksten med 3 linjeafstand. Stillingens titel udskrives fra kanten af ​​venstre margen, det sidste bogstav i efternavnet er begrænset til højre margen.

Den dag protokollen underskrives af formanden, skal den tinglyses.

Uddrag fra protokollen

Et uddrag af protokollen er en nøjagtig kopi af en del af den originale protokols tekst, der vedrører det punkt på dagsordenen, som uddraget er under udarbejdelse for. Uddraget gengiver alle detaljerne i formularen, den indledende del af teksten, det punkt på dagsordenen, som uddraget er ved at blive udarbejdet for, og den tekst, der afspejler diskussionen af ​​spørgsmålet og den trufne beslutning. Uddraget af protokollen underskrives kun af sekretæren, som også attesterer det. Certificeringsinskriptionen er skrevet i hånden og består af ordet "True", en angivelse af positionen for den person, der attesterer kopien (uddrag), personlig underskrift, efternavn, initialer og dato (se fig. 3.5).

Figur nr. 3.5. Et eksempel på et uddrag fra protokollen

Uddrag fra protokoller erstatter nogle gange et sådant administrativt dokument som en afgørelse. I dette tilfælde tjener ekstrakten som et værktøj til at kommunikere de trufne beslutninger til bobestyrerne. I dette tilfælde uddeler sekretæren for eksempelvis et aktieselskabs direktion senest 2 (to) dage efter underskrivelse af referatet uddrag af referatet om enkeltstående emner til de ansvarlige direktører. Erklæringerne underskrives af sekretæren.

Uddrag fra protokoller sendt til en anden organisation skal være certificeret med et segl.

Originaleksemplarer af referatet samles af sekretæren i mapper efter mødetype. Eksempelvis ”Generalforsamlingsreferater”, ”Referater fra bestyrelsesmøder”, ”Referater af møder med direktøren” mv. Inden for en sag er protokoller systematiseret efter tal og kronologi. Sager dannes i løbet af kalenderåret.

• Hvorfor har du brug for referater fra mødet?
• Hvilken type referater er mødereferaterne?
• Sådan tager du referater af et møde.
• Hvilke afsnit består mødeprotokollen af?

Mødets protokol er en type forretningspapir, der afspejler hele rækken af ​​begivenheder, der fandt sted under et møde med virksomhedens personale. Denne type dokumenter er ikke inkluderet i listen over obligatoriske dokumenter, der skal vedligeholdes af en virksomhed, men ofte kan den være ret nyttig.

Hvorfor har du brug for mødereferater?

I enhver virksomhed finder der regelmæssigt forskellige møder sted. Denne type møder gør det muligt at løse en lang række presserende problemer, reagere på komplekse problemstillinger rettidigt, formulere en virksomhedsudviklingsstrategi osv.

Samtidig er nogle møder ikke underlagt referatoptagelse, hvilket også er normen. Organisationens ledelse kan selvstændigt oprette en liste over generelle begivenheder, hvorunder der officielt føres optegnelser, samt identificere dem, hvor dette ikke er nødvendigt.

Hovedformålet med protokollen er at nedskrive hele rækken af ​​spørgsmål, opgaver og meninger, der blev fremsat under mødet, samt fælles vedtagne beslutninger.

Den bedste mulighed er den mest detaljerede protokol.

Oftest bruges sådan dokumentation inden for rammerne af møder, der har direkte indflydelse på organisationens fremtid. Derudover er det tilrådeligt at registrere indholdet af alle møder med tredjepartsvirksomheder og ansatte i statslige organer.

3 mødemateriale

Øg mødeproduktiviteten med tre uddelinger, som blev udarbejdet af redaktionen af ​​generaldirektørbladet.

Hvilken type referater er mødereferater?

Flere typer protokoller er blevet udbredte i ledelsesaktiviteter: godkendelsesprotokol, hensigtsprotokol og protokol om beslaglæggelse af materielle beviser (dokumenter). Hoveddokumenterne for generalforsamlingen omfatter i henhold til gældende lovgivning tællekommissionens referater og mødeprotokollen.

Derudover er det tilladt at udarbejde en protokol af én embedsmand, hvis denne udfører administrative funktioner (i tilfælde af anholdelse, trafikulykke osv.). Der er udviklet visse standardskabeloner til alle typer af disse dokumenter.

Vi vil overveje en form for mødereferater, der bruges til generelle ledelsesaktiviteter. Dette dokument er udarbejdet i organisationen baseret på resultaterne af kollegial diskussion af spørgsmål og beslutningstagning.

Oprindelsen af ​​protokollen inden for kontorarbejde i vores land er forbundet med begyndelsen af ​​det attende århundrede, hvor praksis med at holde debatter før udvikling og konsolidering af flertallets mening optrådte i ledelsesaktiviteter. Traditionelt er protokollen:

• informationsdokument (registrerer processen med udveksling af synspunkter),
• administrativt dokument (registrerer beslutningen udviklet under mødet).

I øjeblikket er det sædvanligt at udarbejde referater fra et møde for at registrere forløbet af kollegiale arrangementer afholdt af ledere på forskellige niveauer. Derudover bruges dette dokument til at registrere begivenheder under forskellige seminarer, møder, konferencer mv.

Beslutningen om behovet for at udarbejde mødereferater under operationelle aktiviteter påhviler den leder, der udpeger og leder disse aktiviteter. Hvis du blot skal formidle information til medarbejderne om et bestemt problem, forklare tidligere beslutninger osv., så behøver du ikke bruge protokollen. Hvis der er behov for dette dokument, afspejler det sammensætningen af ​​deltagerne, de fremsatte ideer eller forslag.

Sådan tager du referater af et møde

Registrering af mødets fremskridt er sekretæren for organisationens leders ansvar. Denne funktion kan udføres af en anden medarbejder.

Inden mødet begynder, får sekretæren en liste over inviterede og en omtrentlig liste med spørgsmål. Deltagerne præsenterer sammendrag af deres rapporter. Dette er med til at udarbejde en dokumentskabelon for at fremskynde arbejdet med at udarbejde den endelige version af protokollen. Hvis der er mange deltagere, så er det tilrådeligt at oprette et tilmeldingsark, hvor de fulde navne på de personer, der dukkede op, vil blive angivet. Efter mødets begyndelse udsender sekretæren den endelige liste over de fremmødte.

Oplysningerne registreres af mødesekretæren under arrangementet. For at øge nøjagtigheden af ​​optagelsen anvendes stemmeoptagelser. Alle ord optages på et digitalt medie og gengives derefter, når dokumentet er færdiggjort.

Hvis der afholdes et massemøde med et stort antal deltagere, så udføres punkteringen af ​​to sekretærer. At lade to specialister arbejde på ét dokument på én gang vil hjælpe med at fremskynde processen, hvis mødet trækker ud.

Individuelle bemærkninger, bemærkninger, kommentarer, diskussioner af emner, der ikke er relateret til emnet for møderne, afspejles ikke i dokumentet. Den registrerer den generelle betydning af rapporter, spørgsmål og forslag. De beslutninger og instruktioner, som lederen giver til individuelle kunstnere, registreres nøjagtigt.

Det skal bemærkes, at rapporter og spørgsmål ikke behøver at blive givet ord for ord.

Hvis lederen har brug for nøjagtige oplysninger, vil han kræve en rapport underskrevet af den ansvarlige medarbejder. På møderne drøftes den overordnede tilstand, så der er ikke behov for detaljerede notater. Som et resultat heraf afspejler dokumentet kort mødets forløb: diskuterede emner, stillede spørgsmål og trufne beslutninger.

I nogle tilfælde kræver organisatoriske ledere ordret optagelse af hver sætning. Dette er typisk for møder i moderne virksomheder, hvor det ved sådanne arrangementer besluttes et stort antal af driftsmæssige problemer.

Hvilke afsnit består mødeprotokollen af?

Når du dokumenterer mødeprocessen, er det nødvendigt at sikre overholdelse af mødeprotokollen med GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav." Det betyder, at det ved registrering af oplysninger er nødvendigt at overholde reglerne for udarbejdelse af mødereferater vedrørende titlen, den sidste del af dokumentet og dets indhold.

Overskriftsdel af protokollen.

Overskriften skal indeholde en række detaljer:

• organisationens fulde navn;
• type dokument (PROTOKOL);
• nummer og dato;
• registreringssted;
• titel til teksten.

Det er obligatorisk at angive den juridiske form i virksomhedens navn. Det fulde navn skal være sammenfaldende med det officielt etablerede navn, der er angivet i organisationens charter eller vedtægter, og alle ord skal skrives fuldt ud uden forkortelser.

Hvis virksomheden har et officielt registreret kortnavn, er det tilladt at angive det i parentes efter det fulde navn.

Hvis en organisation har en højere struktur, er dens navn placeret over navnet på den virksomhed, der har oprettet dokumentet. Det er dog normalt angivet i forkortet form.

For eksempel:

• Offentligt selskab;
• Agentur "Distribution, behandling, indsamling af presse";
• (JSC Agency "Rospechat");
• Lukket aktieselskab "Nye teknologier".

Datoen for referatet svarer til mødedatoen. For flerdages møder er start- og slutdatoerne angivet. Du bør under ingen omstændigheder angive datoen for underskrivelsen af ​​protokollen, da den nogle gange udarbejdes flere dage efter arrangementets afslutning.

For eksempel: et bestyrelsesmøde i et aktieselskab blev afholdt over to dage (13/01/09 og 14/01/09). Protokollen blev udarbejdet dagen efter og påtegnet en dag efter arrangementets afslutning, det vil sige 16.01.09. I dette tilfælde skal du angive tallene "13 – 14.01.2009". I dette tilfælde er yderligere to muligheder for at skrive datoen acceptable: "01/13/2009 – 01/14/2009" eller "13. - 14. januar 2009".

Protokolnummeret (indekset) er mødets løbenummer. Nummerering etableres for kalenderåret, mens der er flere grupper af protokoller, og hver af dem har en separat serienummerering. Du skal således sætte dine tal på referatet af: direktoratmøder, generalforsamlinger for aktionærer, møder i arbejdsstyrken, møder i teknisk råd mv.

Det er traditionelt at skrive dokumentnumre og datoer, der har et ciffer i to cifre. Dette gøres ved at tilføje et nul før det enkelte ciffer. Dette forklares normalt som følger: nul ("Nr. 01" eller "01. januar 2008") vil ikke tillade dig at angive et andet skilt på dette sted, og som følge heraf omdanner 1 til 11, 21 eller 31. Lad os minde dig om det endnu en gang, at der ikke er fastsat præcise regler i reguleringsdokumenterne for at skrive sådanne numre. Dette er bare almindelig praksis.

Det sted, hvor dokumentet blev udført, skal angives, hvis det er vanskeligt at bestemme med navnet på organisationen. Det er også angivet, om mødet afholdes i et forlig, der er forskelligt fra virksomhedens placering (forfatteren af ​​dokumentet). Ifølge GOST R 6.30-2003 (klausul 3.12) er stedet, hvor protokollen er udarbejdet, skrevet i overensstemmelse med den eksisterende administrativ-territoriale opdeling ved hjælp af almindeligt accepterede forkortelser.

Titlen på protokolteksten indeholder en angivelse af typen af ​​fælles aktivitet (møde, møde, møde osv.) og navnet på det kollegiale organ i genitivfaldet.

For eksempel "metodologiske rådsmøder" eller "arbejdsstyrkemøder" eller "møder mellem ledere af strukturelle afdelinger."

Detaljer af hoveddelen kan arrangeres på langs eller vinkelret. Dette valg afhænger af organisationen.

Indledende del af teksten

Protokollens tekst består af en indledende og hoveddel.

I den indledende del af dokumentet efterfølges titlen af ​​forbogstaver og efternavne på formanden og sekretæren for mødet. Formanden, der leder mødet, er en embedsmand, men hans stilling bør ikke fremgå af dokumentet.

Sekretæren er ansvarlig for at tilrettelægge og dokumentere mødets aktiviteter. Han er således ansvarlig for hele logningsproceduren. I dette tilfælde kan sekretæren for mødet (sessionen) faktisk ikke være sekretær i kraft af sin stilling. Det er muligt at tildele yderligere logningsopgaver til en passende medarbejder. Hvis sådan dokumentation regelmæssigt vedligeholdes af en bestemt medarbejder, skal denne funktion angives i dennes stillingsbeskrivelse. Men i tilfælde af et engangsbehov er der ikke behov for at udarbejde en protokol, lederen udsteder blot en ordre til medarbejderen.

For eksempel er vicedirektør Pankov tildelt opgaver som formand for et møde med afdelingsledere, og hans personlige assistent Egorova udnævnes til mødesekretær. I en sådan situation er deres stillinger i henhold til personaletabellen ikke angivet i protokollen. I det dokument, der udarbejdes, vil de kun fungere som formand og sekretær for mødet.

Eksempel på den indledende del af mødeprotokollen:

• Formand – Pankov Yu.P.
• Sekretær – Egorova D.L.
• Tilstede: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Inviteret: Generaldirektør for JSC Opal A. B. Shumilov, teknisk direktør for JSC Lazurit Oster M. A.

På den næste linje efter ordet "Nuværende" er initialerne og efternavnene på de virksomhedsansatte, der deltog i behandlingen og udviklingen af ​​beslutninger på mødet, angivet alfabetisk.

Hvis andre inviterede embedsmænd fra denne virksomhed er til stede ved mødet, er de anført i afsnittet "Inviteret". Samtidig er de positioner, de indtager, ikke angivet efternavne og initialer er ordnet alfabetisk. Og kun i tilfælde af deltagelse af ansatte i tredjepartsvirksomheder angives deres stillinger og firmanavn.

For at opstille en liste over tilstedeværende medarbejdere og inviterede personer anvendes en linjeafstand. Herefter springes en blank linje over, og dagsordenen udarbejdes med samme interval. Hoveddelen af ​​teksten er skrevet med halvanden linjeafstand.

Sekretæren udarbejder på forhånd en liste over mødedeltagere efter instruks fra lederen. En sådan liste er nødvendig for at informere interesserede parter om datoen for arrangementet og dagsordenen. Det vil være en god idé at uddele referencemateriale på forhånd for at sætte dig ind i spørgsmålene og forberede mødet. Listen over mødedeltagere justeres på mødedagen baseret på tilstedeværelsen af ​​embedsmænd.

Ved udvidet møde (over 15 personer) eller møde i et fast kollegialt organ angives ved udarbejdelsen af ​​referatet ikke navnene på de fremmødte, men alene det samlede deltagerantal, som registreres ved tilmeldingen. Registreringslisten vedlægges herefter protokollen som bilag. Selve dokumentet skal lyde: "Nuværende: 19 personer (liste vedhæftet)."

Dagsordenen er en ufravigelig egenskab ved den indledende del. Lederen, der har planlagt mødet, bestemmer dets indhold. Hvis dagsordenen sendes til deltagerne på forhånd til gennemsyn, bør oplysningerne i den indgå i det dokument, der udarbejdes.

Nummeret tildeles dagsordenspunkter ved hjælp af arabiske tal. Formuleringen af ​​emner skal begynde med præpositionen "Om" eller "Om" og besvare spørgsmålet "om hvad?" Ethvert afsnit skal indeholde initialer og efternavn på rapportøren, det vil sige den embedsmand, der har udarbejdet den specificerede meddelelse.

Et eksempel på referat fra et møde vedrørende dagsorden.

Dagsorden:

1. Ved godkendelse af informationssikkerhedsregler.

Rapport fra lederen af ​​informationsafdelingen Dorokhova Yu.

1. Om ændringer i bemandingstabellen.

Tale af vicegeneraldirektør I. N. Sergeev

Hoveddelen af ​​teksten

Formel del af protokollen

Manuelt oprettede stenografi- eller lydoptagelser foretaget af sekretæren under mødet bliver grundlaget for referatets indhold. Ved mødets afslutning udarbejder sekretæren dokumentet i overensstemmelse med eksisterende krav. Dernæst går udkastet til mødelederen til redigering. Når alle ændringer er foretaget, bekræftes protokollen med underskrifter og bliver et officielt dokument.

Protokollens juridiske kraft, det vil sige formalitet, pålidelighed, ubestridelighed, bestemmes ikke kun af reglerne for udfyldelse af den. Ifølge den traditionelle fortolkning er "retskraft ejendomsret til et officielt dokument, der er givet til det af den nuværende lovgivning, kompetencen hos det organ, der har udstedt det, og den etablerede procedure for fuldbyrdelse." Hvis de obligatoriske regler for udførelse er opfyldt, gives dokumentet retskraft efter underskrift af to personer: formanden og sekretæren.

Indtastning af denne detalje forårsager ingen vanskeligheder, da den er den samme for alle typer protokol, vi har overvejet. Signaturer skal adskilles fra teksten med 2 eller 3 linjeafstande. Ordene "Formand" og "Sekretær" er placeret fra grænsen til venstre felt, det sidste bogstav i efternavnet grænser op til højre felt.

Protokollen er et internt dokument, derfor sættes der normalt ikke et segl på den.

Hvis dens volumen er på mere end én side, skal den anden og efterfølgende sider nummereres. I design af sidetal bruges arabertal uden ordet "side" (side), uden brug af bindestreger, anførselstegn eller andre tegn.

Der afsættes efter hovedreglen højst fem dage til udarbejdelse af protokollen. Datoen for klargøring af det angivne dokument bestemmes normalt af lederen, der gennemførte mødet, eller formanden for den permanente struktur. Derudover kan forberedelsesperioden fastsættes ved det kollegiale organs bestemmelser.

Der er en række dokumenter, der begrænser behandlingsperioden for bestemte typer protokoller. Især loven "om aktieselskaber" kræver, at disse virksomheder udarbejder et referat af bestyrelsesmødet om 3 dage, og der gives endda 15 dage til at udarbejde et så arbejdskrævende dokument som referatet fra den generelle aktionærmøde.

Personalet orienteres om beslutninger fra mødereferatet ved fremsendelse af fulde kopier eller uddrag af den dispositive del. I små organisationer er medarbejderne ofte bekendt med vedtagne beslutninger mod underskrift. Til dette formål vedlægges et bekendtskabsblad til protokollen.

Også ofte, baseret på beslutninger fra møder, udvikles administrative dokumenter, for eksempel beslutninger fra et kollegialt organ eller en ordre fra direktøren for en virksomhed.

• Hvordan en CEO kan finde den perfekte personlige assistent

Referat fra mødet i kort og fuldstændig form

Der er korte og fuldstændige former for præsentation af teksten i protokollen.

Faktisk adskiller de sig kun fra hinanden i mængden af ​​detaljer i dækningen af ​​mødeprocessen, men deres design er identisk. Denne situation har udviklet sig som et resultat af praksis, og denne information overføres under enhver uddannelse inden for kontorledelse.

En kort protokol er et dokument, der registrerer de spørgsmål, der blev rejst under mødet, navnene på talerne og de trufne beslutninger.

Denne formular bruges traditionelt:

• hvis der laves en stenografisk optagelse på mødet (udskrift af talerne vil indgå i bilaget) eller optagelse af, hvad der sker ved hjælp af særlige tekniske midler;
• hvis mødet er af operationel karakter, og det er nødvendigt at dokumentere den trufne beslutning, uden at anføre drøftelsesforløbet.

Hvis der anvendes en kort protokol fra et arbejdsmøde, mistes muligheden for at genoprette udviklingen af ​​diskussionen af ​​spørgsmålet, de udtrykte meninger og kommentarer og fremskridtene i processen med at udvikle en ledelsesbeslutning.

En detaljeret beskrivelse af, hvad der skete på mødet, er bevaret i sin helhed. Denne formular inkluderer teksten til mødedeltagernes rapporter og taler, alle meninger, spørgsmål og bemærkninger fremsat under processen og andre detaljer om begivenheden.

Følgelig indeholder den fulde protokol 3 dele: "LYTTET", "TALT", "BESLUTET" ("BESLUTET"), i modsætning til den korte, som kun har to: "LYTTET" og "BESLUTET" ("BESLUTET"). .

Antallet af afsnit i protokoltekstens hoveddel og deres nummerering svarer til antallet af punkter på dagsordenen. Ethvert afsnit præsenteres i 3 dele i fuld form - "LYTTET", "TALT", "BESLUTT" ("BESLUTET") - og i 2 dele i kort form. De angivne ord skrives med store bogstaver fra venstre margen.

Umiddelbart efter underoverskriften "LYTTET" er det nødvendigt at angive hovedtalerens efternavn og initialer i genitivtilfældet (lyttet til hvem?). Det følgende er et resumé af hans tale gennem en streg. Optagelsen af ​​en tale er traditionelt skrevet i datid i tredje person ental. I tilfælde af foreløbig forberedelse af meddelelsens tekst skriftligt og fremsendelse af den til sekretæren, er det tilstrækkeligt at angive emnet i det dokument, der udarbejdes. Det følger: "Rapportens tekst er vedhæftet."

Den fulde formular er kendetegnet ved at angive efter ordet "TALTE" efternavne og initialer på deltagerne i diskussionen af ​​spørgsmålet. I dette tilfælde er hvert efternavn og initialer på taleren skrevet på en ny linje i nominativ kasus (hvem talte?). Selve rapporten er skrevet med en bindestreg efter efternavnet og er skrevet i tredje person ental. Her i teksten gives de spørgsmål, der blev stillet under rapporten eller efter dens afslutning, og svarene på dem.

Hvis der ikke blev drøftet under mødet, eller der ikke blev stillet spørgsmål, er "TALE"-delen ikke angivet i referatet. Således vil dette fragment af tekst omfatte 2 dele: "LYTTET" og "BESLUTET" ("BESLUTET"). Dette er også tilladt i den fulde form af protokollen om enkelte emner på dagsordenen.

Ordet "BESLUTT" (eller "BESLUTET") efterfølges af teksten til den operative del af et bestemt dagsordenspunkt. Hvis der træffes flere beslutninger samtidigt om et emne, er deres numre angivet med arabiske tal. I dette tilfælde angiver det første ciffer nummeret på dagsordenspunktet, og det andet - nummeret på den trufne beslutning.

Hvis der udarbejdes tre beslutninger på det første dagsordenspunkt, vil deres nummerering være som følger: 1.1, 1.2 og 1.3.

Hvis der kun træffes én beslutning om det andet punkt på dagsordenen, skrives nummeret 2.1 (det ville være en fejl blot at angive antallet som 2).

Teksten til den dispositive del er normalt formuleret ved hjælp af den standardmodel, der er etableret for administrative dokumenter. Derfor vil forslagene besvare spørgsmålene: hvem skal gøre hvad og hvornår. I dette tilfælde er det tilladt at angive den ansvarlige eksekutor både i begyndelsen af ​​teksten og i slutningen.

Den sædvanlige praksis med at udarbejde protokoller giver ikke mulighed for registrering af afstemningsresultaterne. Men hvis det fandt sted, så bør dette afspejles i den operative paragraf. Der er mange detaljer i protokollerne fra generalforsamlinger for aktionærer, herunder i rækkefølgen for at afspejle afstemningsresultaterne for trufne beslutninger, som også registreres baseret på resultaterne af mødet i tællekommissionen.

Referat fra driftsmødet: træk ved udarbejdelse og mulige problemer

Driftsmødet har flere funktioner:

• regelmæssighed (for eksempel en gang om måneden på et bestemt tidspunkt);
• permanent sammensætning af deltagere;
• næsten uændrede emner og spørgsmål;
• kort varighed.

Disse funktioner introducerer deres egne nuancer i udarbejdelsen af ​​referatet fra driftsmødet. Efter at have mestret algoritmen for aktiviteter og spørgsmål tidligere, er sekretæren i stand til at udarbejde et endeligt dokument på kort tid.

Hurtigheden af ​​at udarbejde referatet af mødet giver dig mulighed for meget hurtigt at godkende det fra hovedet.

Det kan være en udfordring at føre referater af onlinemøder. Her er de mest almindelige problemer.

Opgave 1. Sekretæren eller medarbejder, der er betroet ansvaret for at føre referat, kender ikke essensen af ​​det pågældende spørgsmål, så han har svært ved at registrere, hvordan drøftelsen skrider frem.

Mulig løsning: Sekretæren kan kontakte den medarbejder, der har lavet indberetningen på mødet, eller en anden specialist, der kan afklare dette emne.

Opgave 2. På grund af manglende faste regler for driftsmødet under mødet, er sekretæren ikke altid i stand til at nå at registrere alt, hvad der sker.

Mulig løsning: Sekretæren kan tilrettelægge en lydoptagelse af mødeprocessen, og udarbejdelse af mødeprotokollen vil tage udgangspunkt i det.

Opgave 3. Sekretæren kan ikke altid isolere den vigtigste, væsentligste del blandt de mange forskellige informationer, der modtages under behandlingen af ​​spørgsmålet. Nogle gange kan det være svært at forstå, hvad der præcist skal registreres i protokollen.

Mulig løsning: I en sådan situation bør sekretæren for at forberede mødeprotokollen først analysere den tilgængelige information og fremhæve de vigtigste aspekter. Derefter kan du udarbejde et dokument og kun tilføje de vigtigste oplysninger.

• Sekretær telefonetikette: 5 regler for kommunikation med kunder

Sådan skriver du det perfekte mødereferat

Normal logning	Perfekt logning
Alle skriver energisk forskellige notater i deres notesbøger under mødet.	Alles opmærksomhed henledes på den skærm eller tavle, som online optagelsen foregår på.
Alle har deres egen forståelse af resultaterne af mødet.	En fælles forståelse af resultaterne af mødet blev opnået, og ansvar og timing af de aktiviteter, der var nødvendige for at opnå et bestemt resultat, blev fastlagt.
Deltagerne mister noget energi under mødet.	Deltagerne forlader mødet med energi og fokus på specifikke opgaver.
Manglende forpligtelser til at gennemføre beslutninger truffet på mødet.	Forpligtelsen til at udføre de trufne beslutninger og tildelte opgaver - alle tilstedeværende huskede trods alt dit løfte om at gøre alt til tiden.
Manglende overholdelse af eller manglende mødedagsorden.	Efter mødets visuelle dagsorden.
Det aftalte og underskrevne referat af mødet vises først dagen efter, og nogle gange senere.	Referatet aftales og underskrives straks ved mødets afslutning.
Overvågning af gennemførelsen af ​​beslutninger kræver meget tid.	Overvågning af implementeringen af ​​beslutninger er let, da de spores i virksomhedens opgavekontrolsystem.

For at organisere ideel optagelse kan du bruge enten simple flipoverark og markører eller mere komplekse og moderne teknologier. Først og fremmest er det nødvendigt at følge en bestemt metode og ikke afvige fra etablerede regler.

En veletableret idealprotokol ser således ud: Referatet aftales, udskrives og underskrives umiddelbart efter mødet. Derefter, mens deltagerne kommer fra mødelokalet til deres arbejdsplads, fordeles ansvaret. Når medarbejderne vender tilbage til deres kontorer, modtager de en e-mail med den seneste protokol og deres tildelte ansvar i virksomhedens opgavestyringssystem. For virkelig at gøre dette skal du blot følge vores instruktioner.

For at opnå en aftalt protokol og tildelte løsninger kan du bruge en speciel prøve. Eksempel på skabelon til mødeprotokoller:

1. Organisatoriske detaljer.
2. Liste over deltagere.
3. Dagsorden.
4. Beslutninger truffet.
5. Opgaver.
6. Spørgsmål til diskussion senere.
7. Deltagernes underskrifter.
8. Protokollen blev udarbejdet.

Lad os se nærmere på udfyldningsregler den angivne skabelon.

1. Kontroller start- og sluttidspunkterne for mødet. Møder har en tendens til at gå glip af deres start- og slutdatoer. For at bekæmpe dette fænomen er det nødvendigt klart at kontrollere og registrere tidsrammen for mødet.

Derudover vil et effektivt skridt være at registrere dem, der kommer for sent til mødet, i en separat tråd. Få mennesker ønsker at blive stemplet som udisciplinerede. Du kan også føre statistik og angive en vurdering af personer, der er tilbøjelige til at komme for sent.

2. Tildel en rolle til hver mødedeltager. Dette er en meget enkel og arbejdsmetode til at opnå succes. Det er konstateret, at deltagere i mange møder ikke altid forstår, hvad og hvem af dem skal gøre for at øge effektiviteten af ​​mødet og opnå resultater.

Det er bydende nødvendigt at etablere en passende rolle for alle.

1. Mødelederen er ansvarlig for, at visse regler for forberedelse og afvikling af arrangementet overholdes. Mødets effektivitet og energi afhænger af det.
2. Mødreporteren er ansvarlig for høj kvalitet og rettidig forberedelse og levering af information, der er nødvendig for mødedeltagerne.
3. Mødedeltager - varetager funktionen som selvstændig forberedelse og aktivitet under arrangementet.
4. Mødesekretær – sørger for udarbejdelse af referat.
5. Energy Guardian – er ansvarlig for mødets energi. Han kan kalde en pause i mødet, hvis dynamikken er faldet, lokalet er indelukket osv. Han stopper processen og holder en energigivende begivenhed.
6. Knowledge Keeper - sikrer, at information registreres for at forhindre tab af værdifulde tanker. Typisk vil denne person indikere over for sekretæren vigtigheden af ​​at optage en bestemt udtalelse.
7. Context Keeper – sikrer overholdelse af mødedagsordenen. Hvis dagsordenen overtrædes, signalerer den angivne person til alle deltagere.
8. Tidsholder – er ansvarlig for at fastholde tidsrammen for mødet. Angiver behovet for at træffe en beslutning og registrere resultatet to minutter før afslutningen af ​​diskussionen af ​​spørgsmålet.

3. Definer mål, lav en mødedagsorden. Mange møder afholdes uden skriftlig dagsorden. Som følge heraf er de fleste deltagere fuldstændig uvidende om formålet med deres invitation til arrangementet. Som et resultat bliver der brugt meget tid i begyndelsen af ​​mødet på at forsøge at forbedre effektiviteten af ​​alle tilstedeværende.

Angiv dagsordenen for mødet med plads i referatet. Derudover er det i overensstemmelse med princippet i stk. 1 ønskeligt at kontrollere begivenhedens varighed ved at sammenligne den planlagte og faktiske brugte tid på hvert punkt på dagsordenen. Efter et par ugers vedvarende måling vil antallet af møder, der gennemføres efter planen, således stige.

4. Registrer dine beslutninger. De næste 3 punkter hænger tæt sammen. Det gælder resultatet af mødet. Hvad er formålet med alle møder? Formålet med enhver af dem er at nå til enighed om efterfølgende handlinger. Der er 3 typer aftaler:

• beslutninger, der berører alle;
• opgaver tildelt specifikke kunstnere;
• spørgsmål, der blev rejst under mødet, men som ikke førte til udarbejdelse af en specifik beslutning eller specifik opgave. Dette sker, når et emne tages op, som ikke er med på mødedagsordenen, eller når det er dårligt forberedt, hvilket ikke tillader at træffe en entydig beslutning.

Eventuelle drøftelser om ændrede regler, forretningsgange, belønninger og straffe, information mv. bør formaliseres i form af beslutninger, der gælder for alle mødedeltagere. Disse data skal gå ind i "Beslutninger truffet"-blokken.

5. Fastgør opgaver. Det skal huskes, at for effektivt at udføre en opgave, skal den kun tildeles én ansvarlig person.

Til dette formål kan du bruge en sektion til at registrere opgaver.

Enhver opgave skal have en tekst, en deadline og en ansvarlig udfører. Mens du udfylder de angivne felter, er informationen synlig på skærmen, og hver deltager i mødet kan sætte sig ind i de tildelte opgaver og de medarbejdere, der implementerer dem.

6. Optag spørgsmål til diskussion senere. På grund af folks tendens til at tænke associativt opstår der altid problemer under ethvert møde, som ikke var planlagt til diskussion. Hvis der ikke er nogen hurtig løsning på dem (f.eks. ved at bruge reglen om "tre bemærkninger"), bør du optage emnet i afsnittet "Spørgsmål til diskussion senere".

At registrere disse øjeblikke er af stor betydning. Takket være dette vil de tilstedeværende forstå, at emnet ikke vil gå tabt og vil blive diskuteret senere. Det betyder, at de roligt kan vende tilbage til emnerne på dagsordenen. Og selv ritualet med at optage en uplanlagt bemærkning gør det muligt at skifte fra det emne, der overvejes, til et andet. Gøres det ikke, vender deltagernes tanker hele tiden tilbage til den uafklarede problemstilling.

7. Godkend beslutningerne og underskriv protokollen. Fordel opgaver i opgavestyringssystemet. Et vigtigt punkt er at opsummere resultaterne i slutningen af ​​mødet efter at have diskuteret dagsordenen, truffet beslutninger, tildelt opgaver og registreret spørgsmål. Den udarbejdede og optagne resolution bør gentages.

Som følge heraf er referatet fra mødet klar, tilgængeligt til udskrivning og godkendelse af alle deltagere.

Når godkendelser og underskrifter er gennemført, og deltagerne er gået hen, kan du tildele ansvaret gennem virksomhedens opgavekontrolsystem. Som følge heraf har alle ved mødets afslutning et aftalt dokument og udstedte instruktioner.

Hvordan opbevares mødereferater?

I henhold til stk. 1 i art. 89 Føderal lov af 26. december 1995 nr. 208-FZ "Om aktieselskaber" skal hver virksomhed organisere opbevaring af referater fra møder i selskabets bestyrelse (tilsynsråd) og stemmesedler. I henhold til stk. 2 i denne artikel skal de anførte dokumenter opbevares på det udøvende organs placering. Betingelserne og proceduren for opbevaring bestemmes i overensstemmelse med bestemmelserne godkendt ved resolution fra Federal Commission for the Securities Market dateret 16. juli 2003 nr. 03-33/ps.

Klausulerne 2.1.12 og 2.1.14 i det specificerede reguleringsdokument forpligter til konstant at gemme "... referater fra møder i selskabets bestyrelse (tilsynsråd) og stemmesedler."

Derudover er det vigtigt at overvåge organisationens originale dokumenter. I en situation, hvor de er beskadiget eller mistet, skal en kopi af de manglende papirer bekræftes på en bestemt måde. I dette tilfælde er det nødvendigt at udarbejde en passende handling, som angiver årsagerne til skaden eller tabet. Et sådant skøde følger med en kopi af virksomhedens dokument modtaget til opbevaring, og de skal opbevares uadskillelige.

Loven skal godkendes af lederen af ​​den strukturelle enhed og godkendes af virksomhedens eneste udøvende organ. I tilfælde af beskadigelse eller bortkomst af dokumenter relateret til bogføring, underskrives loven også af regnskabschefen.

Stemmesedler er underlagt særlige opbevaringsprocedurer. Stemmesedler, herunder de erklærede ugyldige, skal forsegles af tællekommissionen og afleveres til aktieselskabets arkiv med henblik på efterfølgende opbevaring. Dette tilrettelægges efter, at tællekommissionen har udarbejdet en protokol over afstemningsresultaterne på generalforsamlingen.

Del 1 af artikel 13.25 i Den Russiske Føderations kodeks for administrative lovovertrædelser fastslår ansvar for et aktieselskabs manglende opfyldelse af sine forpligtelser til at opbevare dokumenter. Bødens størrelse er fastsat: for embedsmænd - 2,5-5 tusind rubler, for organisationer - 200-300 tusind rubler.

Nyt kursus på "Generaldirektørskolen"

Uddrag af referatet fra mødet

Et uddrag af mødeprotokollen er en fuldstændig kopi af den del af dette dokuments indhold, der vedrører punktet på dagsordenen.

I uddraget skal alle detaljer i mødereferatskemaet, den indledende del, det dagsordenspunkt af interesse, som uddraget laves for, samt teksten, der indeholder drøftelsen og løsningen af ​​det angivne emne, kopieres. Sekretæren udarbejder og attesterer dokumentet. Til dette formål indtastes ordet "True" manuelt, og positionen for den person, der bekræftede uddragets ægthed, hans efternavn, initialer, dato og underskrift er angivet.

På en eller anden måde kan et uddrag erstatte en afgørelse (administrativt dokument). I denne situation er det en måde at kommunikere de aftalte beslutninger fra mødet direkte til de optrædende. Inden for 2 dage efter underskrivelse af protokollen overdrager sekretæren personligt godkendte erklæringer om specifikke spørgsmål til de direkte ansvarlige for dem.

Hvis disse dokumenter sendes til en tredjepartsorganisation, skal de certificeres med et segl.

Sekretæren udfører dannelsen af ​​sager og distribuerer originale kopier af protokoller efter type af kollegiale arrangementer. For eksempel "Referater af bestyrelsesmøder", "Referater af produktionsmøder" og andre. Dokumenter arkiveres i sagen i henhold til antal og dato for møderne. Sager dannes i løbet af kalenderåret.

En af sekretærens hellige pligter er forberedelsen af ​​møder, konferencer og sessioner iværksat af ledere på forskellige niveauer. I de fleste tilfælde fører sekretæren også referat af sådanne begivenheder. I denne artikel vil vi fortælle dig, hvordan du gør disse processer mere effektive.

For at begynde at tale om protokol er det første skridt at tale om mødeforberedelse. Før et sådant arrangement er det vigtigt at gennemtænke dagsordenen, bestemme sammensætningen af ​​deltagere og sætte dig ind i rapporterne fra alle talere og andet materiale. Alt dette vil kræve yderligere indsats, men som et resultat vil det være meget lettere at vedligeholde protokollen.

HVORDAN SPARER MAN TID?

Ifølge forskellige undersøgelser kan fra 10 til 50 % af arbejdstiden for organisationschefen og andre medarbejdere bruges på møder. For at reducere tidsomkostningerne skal initiativtagere, arrangører og deltagere af møder huske følgende regler:

Diskuter kun spørgsmål på mødet, der ikke kan løses på jobbet.

Begræns antallet af deltagere i møder. Det er direkte proportionalt med arrangementets varighed. Hvis varigheden af ​​et møde med 5 medarbejdere er 1 time, så vil det med et deltagerantal på 10 eller flere højst sandsynligt vare 2 timer eller mere.

Forbered informationsmateriale til mødet på forhånd. Beregninger, analytiske rapporter, tabeller, grafer, rapporter, foto- og videomaterialer, præsentationer, produktprøver, ekspertudtalelser skal leveres af specialiserede specialister. Men mødesekretæren er ansvarlig for at kontrollere materialernes klarhed. Derfor bør du en dag eller to før arrangementet:

a) med hjælp fra ansvarlige personer, der vil lave præsentationer, udarbejde en liste over alt informationsmateriale;

b) modtage materialer i elektronisk form fra ansvarlige personer (f.eks. præsentationer, forklarende noter osv.);

c) modtage trykte abstracts og rapporttekster fra ansvarlige personer.

Udpeg en ansvarlig medarbejder for hvert emne, også når en gruppe personer skal udføre opgaven.

Spild ikke tid på at afsløre de skyldige. Husk, at hovedformålet med hvert møde er at diskutere dagsordenen og træffe beslutninger om den.

DAGSORDEN

Dette er en liste over emner, der er planlagt til at blive drøftet på mødet. De fastsættes af mødelederen. Sekretæren kan dog også deltage i denne proces.

Brug følgende retningslinjer, når du udvikler din dagsorden:

• Bryd mødeemner, der er for brede, op i flere underemner. Om nødvendigt kan ansvarlige personer afholde forberedende møder for hvert delemne.

For eksempel bør et møde, der er planlagt til slutningen af ​​måneden om emnet "Om implementering af planlagte indikatorer af de vigtigste produktionsbutikker" forudgås af en række små møder i butikkerne: "Om implementeringen af ​​planen af støberi", "Om indkøbsværkstedets gennemførelse af planen", "Om gennemførelse af planen ved maskinværkstedet", "Om montageværkstedets gennemførelse af planen." Eller et møde om emnet "Om implementering af et ERP-system i en virksomhed" skal forud for flere møder: "Om problemerne med at implementere et ERP-system i produktionen", "Om sikring af kommunikation mellem ERP-systemet og 1C i regnskabet ”, ”Om teknisk support af ERP-systemet og dataoverførsel” mv.

• Sæt emner af lige stor betydning på dagsordenen, forenet af et fælles tema.. For eksempel levering af transport, proceduren for levering til lageret, forsendelse og fjernelse af færdige produkter fra virksomhedens område.

En bredere vifte af indbyrdes forbundne problemer kan også sættes på dagsordenen. Disse kan for eksempel omfatte:

Køb af en ny produktionslinje;

Teknologisk forberedelse af produktionen;

Ændringer i design og teknologisk dokumentation i forbindelse med anskaffelse af nyt udstyr;

Modernisering af produktionsbygninger og udvikling af maskinforbindelser;

Logistikstøtte til produktion.

Samtidig er rekonstruktionen af ​​fabrikkens kontrolpost eller organiseringen af ​​elektroniske betalinger for pas i fabrikkens kantine klart ikke værd at diskutere på dette møde.

Det er klart, at sekretæren ikke altid kan påvirke indholdet af dagsordenen. Mødet indkaldes af lederen, som også skitserer rækken af ​​problemstillinger. Og hvis lederen på dagsordenen for et møde inkluderer køb af en ny produktionslinje til støbeproduktion og tilrettelæggelse af en forårsoprydningsdag for at rydde op i territoriet, så er det måske ikke muligt at overbevise ham. Men for dit vedkommende kan du foreslå at tage diskussionen om at organisere en oprydning med til et andet møde, for eksempel kombinere det med spørgsmålet om at male facaden på en bygning eller med at holde fest i anledning af organisationens fødselsdag.

• Lav kun en dagsorden ud fra de emner, der ligger inden for mødedeltagernes kompetence og ansvarsområde. For eksempel vil det være nytteløst at diskutere forsyningsspørgsmål i fravær af lederen af ​​forsyningstjenesten.
• Begræns antallet af emner og punkter på dagsordenen. Der bør være så mange af dem, som effektivt kan diskuteres og løses inden for den tildelte periode. For eksempel kan du på 1 time af et møde diskutere fra 1 til 5 emner, afhængigt af omfanget af de diskuterede emner og kvaliteten af ​​forberedelsen af ​​mødet.
• Medtag på dagsordenen en rapport om opgaver og instruktioner givet på sidste møde, hvis møderne forenes af et fælles emne og sammensætning af deltagere. Vær forberedt på, at selv om der ikke er et sådant punkt på dagsordenen, kan formanden indføre det med sin bemyndigelse. Derfor er det bedre at printe instruktionslisten ud på forhånd - det skal formanden, ansvarlig person og sekretær have.

MØDEDELTAGERE

Generelle krav til begivenhedsdeltagere:

Kompetence og interesse for emnerne på dagsordenen;

En høj nok position til at træffe beslutninger og give instruktioner til underordnede baseret på resultaterne af mødet.

Deltagersammensætningen kan ændre sig under arrangementet. Hvis dagsordenen indeholder emner, der berører alle mødedeltagere, og emner, der kun gælder nogle af dem, bør generelle emner diskuteres først. Ved afslutningen af ​​denne del af mødet kan medarbejdere, der ikke er involveret i yderligere diskussion, frigives.

Sådan giver du alle besked

Informer alle mødedeltagere om dato, klokkeslæt, sted, tema for begivenheden.

Du kan rapportere et møde ved hjælp af et telefonopkald, SMS-besked, e-mail (med levering og læst notifikation) eller personligt besøg.

Hvis en af ​​deltagerne er fraværende fra arbejdspladsen af ​​forskellige årsager (årlig orlov, midlertidig invaliditet, forretningsrejse mv.), er det nødvendigt at finde ud af årsagen til fraværet og minde medarbejderen om, hvem der afløser fraværet iht. afløserordning, at han skal være til stede på mødet.

Det kan også være nyttigt at sætte en pop op-prompt i din computerkalender, såsom "mind din stedfortræder om at deltage i mødet."

Oplysninger om, hvem der får besked om mødet og hvornår kan indtastes i en tabel (eksempel 1).

EKSEMPEL 1

Underretning af mødedeltagere

Mødet finder sted den 24. juni 2017 klokken 11.00 på indkøbsdirektørens kontor.

Emne: Indgåelse af kontrakter med leverandører for anden halvdel af 2017.

Siddearrangement for mødedeltagere

Sørg for at udarbejde et siddeskema til mødedeltagere, hvis følgende vil være til stede:

Højere embedsmænd (by, region, territorium, republik, føderation);

Ejere af transnationale selskaber og bedrifter osv.;

Repræsentanter for partnerorganisationer.

Sekretæren får om muligt tildelt en plads ved et separat bord ved siden af ​​formandens bord (eksempel 2).

Eksempel 2

Siddeskema

Navnekort

På bordene overfor de passende steder er det nødvendigt at placere navnekort med positionen og (eller) fulde navn. hver deltager. Den enkleste mulighed er et ark papir foldet ind i et "hus" (fig. 1)

Ris. 1. Visitkort til mødedeltager

Badges

I særligt kritiske tilfælde er det nødvendigt at forberede badges (brystkort), hvorpå du skal angive:

FULDE NAVN. deltagere;

Deres holdninger;

Navnet på den organisation, som hver deltager repræsenterer;

Den lokalitet, hvor den angivne organisation er beliggende.

Badget kan også indeholde:

Logo for den organisation, som deltageren repræsenterer;

Logo (emblem) for begivenheden (møder, konferencer osv.).

Du kan bruge badges med en snor eller tøjklemme. De sælges i papirvarer og kontorartikler.

Du kan selv designe indlæg med tekst, derefter printe dem på en printer, klippe dem med en saks og sætte dem i badges (fig. 2).

Ris. 2. Egendesignet badge-indsats

Hvis der er afsat tilstrækkelige midler til klargøring, kan indstikskort bestilles hos en organisation, der leverer trykkeritjenester. Og til almindelige interne møder vil der slet ikke være brug for badges.

MØDETS VARIGHED

Forskellige typer møder har forskellig tid. For eksempel kan et morgenplanlægningsmøde tage omkring en halv time, mens et interregionalt møde om et specifikt emne kan tage hele dagen.

Mødets varighed bør planlægges på forhånd. Alle deltagere skal kende start- og sluttidspunkt for arrangementet. Dette vil hjælpe dig med at arbejde hurtigt og effektivt, så du ikke behøver at blive sent.

Pauser

Hvis mødets varighed overstiger en astronomisk time (60 minutter), så er det nødvendigt at holde pauser efter hver akademisk time (45 minutter).

Ved særligt lange arrangementer kan der gives pauser, hvor deltagerne tilbydes snacks (sandwich, frugt, slik) og drikkevarer (te, kaffe, juice, mineralvand mv.).

Når niveauet på mødet er lavt, og ved siden af ​​lokalet, hvor mødet finder sted, er der en køler, kaffemaskine og engangsservice til kontorbesøgende, så vil mødedeltagerne selv kunne skænke kaffe, te eller vand.

Der kan i forvejen stilles flasker med vand og glas på de borde, hvor mødedeltagerne sidder - så kan de slukke tørsten ikke kun i en pause, men når som helst. Det er bedre ikke at lægge mad på bordene. Det vil være besværligt, hvis en af ​​deltagerne taber en sandwich på forretningspapirer eller spilder kaffe.

Det er bedre at dække bordet med snacks og drikkevarer i et separat rum. Dette gøres normalt af sekretæren, men kun hvis han ikke tager referat. Når sekretæren ikke kan forlade lokalet under et møde, skal en anden medarbejder, der er udpeget som ansvarlig for dette, arrangere en pause. Eller alternativt forbereder sekretæren alt til kaffepauser inden mødet begynder. Som regel er det umuligt at undvære assistenter ved udvidede møder.

Tidsramme

Arrangementets varighed skal reguleres. Dirigenten overvåger overholdelsen af ​​denne regel.

Når du planlægger dit møde, skal du sørge for at overveje den tid, det tager for hver taler at tale og hvert emne, der skal diskuteres.

Forhør dig med formanden om reglerne for hver tale.

Planlæg pauser, hvis det er nødvendigt.

Læg alle tidsperioder sammen på lommeregneren og læg til den resulterende mængde

Formanden skal have besked om, hvor lang tid mødet kan tage. Hvis han er enig i dette tal, skal reglementet gøres opmærksom på alle deltagere, hvis ikke, skal der foretages justeringer og meddeles formanden igen.

Efter aftale udsendes dagsorden med tidsbegrænsninger til alle mødedeltagere (eksempel 3).

EKSEMPEL 3

Dagsorden med tidsfrister

MØDEPRODUKTER: 5 GRUNDLÆGGENDE TRIN

Protokol dokumentere både faste kollegiale organers (kommissioner, udvalg, råd osv.) og midlertidige kollegiale organers aktiviteter - forskellige møder, konferencer, seminarer og konferencer.

Der skelnes mellem følgende typer protokoller:

. Kort protokol- et dokument, hvori det fulde navn er noteret. og mødedeltagernes holdninger, dets emne, hovedspørgsmål, sammenfatning af rapporter, trufne beslutninger, opgaveliste for hver ansvarlig person. Sådanne referater føres normalt på driftsmøder.

. Fuld protokol, ud over alt det ovenstående, omfatter detaljerede optegnelser over alle taler, meninger, ændringsforslag og andre nuancer af diskussionen. Dette dokument giver dig mulighed for at gendanne et detaljeret billede af mødet.

Referatformen vælges af dirigenten eller virksomhedens leder.

Tekster af taler og andet materiale udarbejdet til mødet udarbejdes i form af bilag. De skal henvises til i protokollens tekst.

Sekretæren er ansvarlig for, hvor nøjagtigt og fuldstændigt mødets forløb registreres. Dette ansvar kan ikke undervurderes, da protokollen er det eneste dokument, der afspejler alle taler, diskussioner, kommentarer og beslutninger, der skal udføres. Under mødet kan deltagerne ikke høre noget eller have tid til at skrive det ned. Dette vil være nemt at gendanne ved at henvise til protokollen.

Trin 1: forberedelse af arbejdspladsen

For at gøre det nemmere at tage referat, før mødet begynder:

. Vælg din plads i hallen hvor arrangementet finder sted. Det skal være synligt for alle deltagere personligt, talerne fra formanden, talerne og "replikaer fra salen" skal være tydeligt hørbare (se pladsoversigt i eksempel 2).

. Læg en liste over mødedeltagere på dit skrivebord med deres fulde navne. og positioner, samt et siddeskema. Inden mødet begynder, vil det være en god idé nøje at studere, hvem der sidder hvor, og derefter se på diagrammet efter behov.

. Lager op på kontorartikler. Tag 2-3 kuglepenne, 2 blyanter, 2 viskelædere med.

. Tjek, om kontorudstyr og andre enheder fungerer: ur, stemmeoptager, videokamera (hvis tilgængeligt). Glem ikke netledningen og ekstra batterier eller genopladelige batterier.

Inden mødet skal du genopfriske din hukommelse om hovedpunkterne i alle rapporter.

Trin 2: Registrer mødets fremskridt

Ud over det til mødet udarbejdede materiale (referattekster, taler, referencer, udkast til beslutninger, dagsorden, deltagerlister mv.) udarbejdes referatet på baggrund af lydoptagelser, videooptagelser, udskrifter eller groft håndskrevne notater, der opbevares under mødet.

Hvordan holder man grove noter?

1. Forbered ark til protokoludkastet- deres antal afhænger af dagsordenens størrelse. På det første ark skrives mødedatoen, dets emne, referatnummer, deltagerliste, dagsorden (eksempel 4).

EKSEMPEL 4

Udkast til referat af mødet. Blad nr. 1

Skriv spørgsmålene op til diskussion på separate blanke ark papir, så der er plads nok til noter:

Blad nr. 2: "Om status for arbejdet med indgåelse af kontrakter om levering af ikke-jernholdige og jernholdige metaller." Rapport af Prokhorov P.D.;

Blad nr. 3

Blad nr. 4: "Om transportstøtte til forsyninger." Rapport af Medvedev V.Yu.;

Blad nr. 5: ... (udfyldes under mødet);

Blad nr. 6: "Om status for forlig under indgåede og udførte kontrakter om indkøb af råvarer og forsyninger." Beretning af Fomina K.D.;

Blad nr. 7: ... (udfyldes under mødet);

Blad nr. 8: "Om indgåelse af aftaler med Amethyst LLC om levering af stål og legeringer til ESPZ OJSC." Forslag fra Telegin I.I.;

Blad nr. 9: ... (udfyldes under mødet).

2. Tjek at alle mødedeltagere er til stede. Overstrege de fraværende i udkastet til protokol med en blyant - måske er de forsinket. Find ud af årsagerne til fravær og forsinkelser efter mødet.

Registrer ankomsttiden for dem, der kommer for sent, direkte i protokollens tekst i parentes:

I dette tilfælde vil det vides præcist, hvem blandt de fremmødte, og hvad de præcist gik glip af under mødet.

3. Udfyld punktet "LYTTET".. På det første ark af udkastet og på arkene med de tilsvarende titler på rapporterne skal du konsekvent notere dit fulde navn. og talernes positioner, emner for taler og deres resumé. Du behøver kun at registrere grundlæggende oplysninger: datoer, tal, fakta. Sammenlign derefter noterne med de medfølgende talertekster (afhandling). Hvis du finder uoverensstemmelser, skal du underrette mødelederen.

4. Indtast punktet "UDFØRT"(Hvis det er nødvendigt). Dette punkt udfyldes, når oplægsholdernes fremskridt afbrydes af kommentarer, spørgsmål og indvendinger fra andre deltagere. I fuld protokol Hver sådan bemærkning skal straks registreres, især hvis den er ledsaget af sætningen: "Placer den venligst i protokollen." For eksempel:

Faktum er, at enhver udtalelse kan ændre mødets forløb, og efterfølgende kan det være nødvendigt at fremhæve tidspunktet for, hvornår og hvorfor det skete.

I en kort protokol

Introduktion.

Dokumentation af ledelsesaktiviteter dækker alle processer relateret til optagelse (optagelse) på forskellige medier og behandling i henhold til etablerede regler af information, der er nødvendig for at udføre ledelseshandlinger. Dokumentation udføres på naturligt sprog (håndskrevne og maskinskrevne dokumenter, herunder telegrammer, telefonbeskeder, maskinmeddelelser), samt på kunstige sprog ved brug af nye medier (hullkort, hulbånd, magnetbånd, kort, disketter mv. .)"

Sammensætningen af ​​ledelsesdokumenter bestemmes af organisationens kompetence og funktioner, proceduren for løsning af problemer, omfanget og arten af ​​relationer til andre organisationer og er fastsat i tabellen over dokumenter. Enheden af ​​reglerne for dokumentation af ledelseshandlinger på alle ledelsesniveauer sikres ved brugen af ​​State System of Documentation Support for Management (GSDMOU) og unified documentation systems (USD).

Forenede dokumentationssystemer er et sæt af indbyrdes forbundne dokumenter, der er oprettet i henhold til ensartede regler og krav, og som indeholder de oplysninger, der er nødvendige for ledelsen inden for et bestemt aktivitetsområde. DSD'er er beregnet til brug både ved hjælp af computerteknologi og med traditionelle metoder til informationsbehandling.

Ledelsesdokumenter efter navn, form og sammensætning af detaljer skal overholde USD, kravene fra statens budgetmæssige uddannelsesinstitution, regler (charter) om organisationen og andre regulatoriske dokumenter, der indeholder dokumentationsregler.

Formålet med denne test er at give begrebet en protokol, afspejle reglerne for dens design, og også vise hvilke former for protokoller der findes.

1. Begrebet en protokol og dens formål.

Blandt ledelsesdokumenter hører et særligt sted til protokoller. De er en del af et samlet system af organisatorisk og administrativ dokumentation.

Referater - et dokument, der registrerer forløbet af diskussion af spørgsmål og beslutningstagning på møder, sessioner, sessioner, konferencer

Det skal huskes, at der i organisationers og virksomheders aktiviteter ofte udarbejdes dokumenter kaldet "protokol", men de falder ikke ind under ovenstående definition. Inden for kontraktforhold udarbejdes således hensigtsprotokoller, uenighedsprotokoller, godkendelsesprotokoller; Blandt generalforsamlingens hoveddokumenter nævner lovgivningen tællekommissionens referater mv. Disse typer af protokoller svarer i formål til handlinger: de registrerer og bekræfter fakta eller begivenheder.

Protokoller udarbejdes i enhver organisation, hvor der er midlertidige eller permanente kollegiale organer, kommissioner mv. Formen for deres aktivitet er diskussion af aktuelle emner på møder eller møder og fælles beslutningstagning, ofte ved afstemning.

Med fremkomsten af ​​aktieselskaber i vores land er opmærksomheden på denne type dokumenter øget. De højeste ledelsesorganer i et aktieselskab er kollegiale, og de protokoller, der afspejler deres aktiviteter, bliver et af de vigtigste ledelsesdokumenter. Vi taler om referater fra generalforsamlinger for aktionærer, møder i bestyrelse og direktion. Det er ikke tilfældigt, at den føderale lov "om aktieselskaber" og andre juridiske handlinger lægger særlig vægt på indholdet af disse dokumenter.

2. Regler for udarbejdelse af protokoller

Referater - et dokument, der indeholder en konsekvent registrering af fremskridtet med diskussion af spørgsmål og beslutningstagning på møder, møder, konferencer og sessioner i kollegiale organer.

Protokollen afspejler aktiviteterne i fælles beslutningstagning af et kollegialt organ eller en gruppe af arbejdere. Fra mødereferaterne, der er oprettet i organisationers ledelsesaktiviteter, er det nødvendigt at skelne referaterne fra efterforskningsorganer, nogle administrative organer og organer til beskyttelse af den offentlige orden (f.eks. protokollen for en sanitær inspektør, protokollen for en trafikulykke osv. .), samt protokoller af den kontraktlige type (protokoller over uenigheder, protokoller afstemning af uenigheder, prisaftaleprotokoller osv.).

Møder i permanente og midlertidige kollegiale organer (kollegier af føderale udøvende organer, møder i arbejderkollektiver, møder for aktionærer, møder i bestyrelser osv.) er underlagt obligatoriske referater. Referat udarbejdes på grundlag af registrering af mødernes forløb, referater, lydoptagelser og materiale, der er udarbejdet til mødet (referattekster, taler, attester, udkast til beslutninger, dagsorden, lister over inviterede mv.).

Referatet afspejler alle holdninger til de emner, der er under behandling, og alle trufne beslutninger. Referatet føres af sekretæren eller anden udpeget person. Mødernes formand og sekretær er ansvarlig for, at referatindførslerne er korrekte. De nødvendige detaljer i protokollen er:

· navn på virksomheden;

· navn på dokumenttypen;

· dato og registreringsnummer;

· sted for kompilering eller udgivelse;

· titel til teksten;

· underskrifter.

3.Typer af protokoller

Der er to typer protokoller: fuld og korte.

Fuld protokol indeholder en optegnelse over alle taler på møder.

Kort protokol - kun navnene på talerne og en kort bemærkning om talens emne.

Beslutningen om, hvilken form for referat der skal føres på et møde, træffes af lederen af ​​det kollegiale organ eller organisationens leder.

Titlen på protokollen er navnet på det kollegiale organ eller møde (referat fra mødet i certificeringskommissionen...; referat af mødet...).

Teksten til den fulde protokol består af to dele: indledende og hoveddel.

Den indledende del er formateret på samme måde i den fulde og korte form af protokollen. Det angiver navnene på formanden og sekretæren, navnene eller det samlede antal mødedeltagere og inviterede personer (hvis der er mange deltagere, er der ved siden af ​​angivelsen af ​​deres nummer noteret - "Deltagerlisten er vedhæftet"). og dagsordenen.

De tilstedeværendes navne optages i protokollen, hvis der ikke er flere end 15 af dem, i alfabetisk rækkefølge, med angivelse af deres arbejdssted og stilling; hvis der er flere til stede, udarbejdes en særskilt liste. Referaterne fra faste møder og kommissioner angiver ikke de tilstedeværendes holdninger. Listen over de tilstedeværende er tegnet ud i hele linjens bredde med en linjeafstand.

I dette tilfælde er ordene "Formand", "Sekretær", "Nærværende" (uden anførselstegn) trykt til venstre for feltet, adskilt af to mellemrum fra titlen og fra hinanden.

Den indledende del afsluttes med dagsordenen. Spørgsmål på dagsordenen er tilrettelagt efter deres grad af kompleksitet, vigtighed og forventet tid til diskussion. Spørgsmål er formuleret i nominativ kasus, nummereret med arabiske tal og begynder med præpositionerne "O", "Ob". Det anbefales ikke at formulere et spørgsmål eller en gruppe af spørgsmål med ordet "Diverse". Sammen med spørgsmålet er talerens navn og hans stilling angivet.

Ordene "Agenda" er centreret to til tre rum fra deltagerlisten.

Hoveddelen af ​​protokollens tekst for hvert punkt på dagsordenen er struktureret efter følgende skema: VI LYTTEDE... TALTE... BESTEMTE (BESLUTTEDE)...

I afsnittet "LYTTET" angiver de korte protokoller navnet på taleren (taleren) og emnet for hans tale. Protokollens fulde form indeholder ordførerens efternavn og initialer, indholdet af dennes rapport (meddelelse, information, rapport). Hvis rapportens tekst fremlægges af taleren i skriftlig form, er det tilladt, efter angivelse af talens emne, at notere: "Rapportens tekst er vedhæftet." I afsnittet "TALER" angiver de korte protokoller kun navnene på de personer, der talte i diskussionen. De fulde protokoller registrerer også deres taler, herunder spørgsmål til taleren. Om nødvendigt, efter talerens navn, er hans position angivet. I afsnittet "BESLUTET (BESLUTET)" registreres den trufne beslutning, som er formuleret kort, præcist og lakonisk for at undgå dobbelttolkning. Sammen med afgørelsen er angivet antallet af afgivne stemmer "for", "imod", "undlod at stemme", samt en liste over personer, der ikke deltog i afstemningen. Afgørelsen kan indeholde et eller flere punkter, de er arrangeret i rækkefølge efter vigtighed, hver af dem er nummereret.

Et nummer placeres før ordet "LYTTET" i overensstemmelse med dagsordenen. Ordene "LYTTET", "TALTE", "BESLUTET (BESLUTET)" udskrives fra venstre margen med store bogstaver og slutter med et kolon. Teksten i afsnittene "LYTTET", "TALT", "BESLUTET (BESLUTET)" er trykt med 1,5 linjeafstand fra den røde linje. Hvert efternavn og initialer på talerne er trykt på en ny linje i nominativ kasus, optagelsen af ​​talen er adskilt fra efternavnet med en bindestreg.

En deltager i et møde eller møde kan fremsætte en særlig udtalelse om den trufne beslutning, som anføres på særskilt ark og vedlægges protokollen. Eksistensen af ​​en afvigende mening noteres i protokollen efter beslutningens optagelse.

Teksten til den korte protokol består også af to dele. Den indledende del angiver for- og efternavne på formanden (formanden) samt stillinger, initialer og efternavne på personer, der er til stede ved mødet.

Ordet "Nuværende" udskrives fra venstre margen, understreget, og et kolon placeres i slutningen af ​​ordet. Nedenfor ses stillingsbetegnelser, initialer og efternavne på de tilstedeværende. Jobtitler kan angives generisk. Flere linjers stillingsbetegnelser for de tilstedeværende er angivet med 1 linjeafstand. Listen er adskilt fra hoveddelen af ​​protokollen med en ubrudt linje.

Hoveddelen af ​​protokollen omfatter de emner, der er under overvejelse, og de beslutninger, der er truffet om dem. Spørgsmålets navn er nummereret med et romertal og begynder med præpositionen "O" ("Om"), trykt i midten i skriftstørrelse nr. 15 og understreget med en linje under den sidste linje. Navnene på embedsmænd, der talte under diskussionen af ​​dette spørgsmål, er angivet under linjen. Efternavne udskrives med 1 linjeafstand. Derefter angives den beslutning, der er truffet i spørgsmålet.

I denne artikel vil vi fortsætte det populære emne om effektive møder, beskrevet.

Lad os undersøge i detaljer, hvad mødereferater er, hvorfor de er nødvendige, og hvordan man bevæger sig væk fra bureaukrati til energisk at opnå resultater.

Normal logning	Perfekt logning
Alle skriver energisk forskellige noter i deres planlæggere under mødet.	Alle er fokuseret på den skærm eller tavle, hvor der logges online.
Alle forstår resultatet af mødet forskelligt	Alle forstår lige resultaterne af mødet, hvem skal gøre hvad for at opnå det ønskede resultat
Deltagerne går mindre energiske, end da de kom til mødet.	Deltagerne forlader mødet mere energiske og fokuserede på specifikke opgaver.
Uforpligtende gennemførelse af beslutninger truffet på mødet	Forpligtelsen til at udføre de opgaver, der er accepteret til udførelse - alle så og hørte trods alt, at du lovede at udføre opgaven til tiden
Manglende overholdelse af eller manglende mødedagsorden	Efter en visuel mødedagsorden
Det aftalte og underskrevne referat af mødet fremkommer i bedste fald dagen efter, og oftere - endda senere	Referatet aftales, printes og underskrives straks ved mødets afslutning!
Det tager meget tid at kontrollere de beslutninger, der træffes	Det tager et minimum af tid at kontrollere trufne beslutninger, fordi de spores i virksomhedens opgavekontrolsystem

Ideel optagelse kan organiseres ved hjælp af almindelige flipoverark og markører eller ved hjælp af mere komplekse og moderne værktøjer. Det vigtigste er at følge den korrekte metode og følge spillets regler.

I denne artikel vil vi analysere de syv komponenter i ideelle mødereferater ved hjælp af vores specielle mødereferatskabelon udviklet baseret på resultaterne af mere end hundrede afsluttede projekter ved hjælp af MindJet Mind Manager.

2. Syv komponenter i en ideel mødeprotokol

Den ideelle optagelse af et møde ser således ud: Referatet fra mødet aftales, udskrives og underskrives straks på selve mødet. Mens deltagerne går fra mødelokalet til deres arbejdsplads, får de tildelt opgaver, og når de ankommer til deres arbejdsplads, skal de via e-mail modtage den endelige version af protokollen, samt de opgaver, de er tildelt til udførelse i virksomhedens opgavestyring system. Og det er muligt! Lad os finde ud af hvordan.

For at få en ensartet protokol og tildelte løsninger, vil vi bruge en speciel MindJet Mind Manager skabelon. Sådan ser det ud i sin helhed.

Fig.1. Generel visning af MindJet skabelonen til online logning

Vi anbefaler, at du udfylder den gradvist i løbet af mødet. Vi har lavet denne skabelon i mange år baseret på vores projekter for at implementere en stærk mødekultur i en række forskellige virksomheder. Lad os introducere dig til denne skabelon mere detaljeret.

2.1. Spor mødestart- og sluttidspunkter Mange møder starter og slutter på det forkerte tidspunkt. En måde at bekæmpe dette på er at spore og registrere mødestart- og sluttidspunkter. Efter det enkle princip "Hvis du måler, klarer du":

Fig.2. Indtast organisatoriske detaljer

Vi anbefaler også, at du sørger for at optage dem, der kom for sent til mødet, i en separat tråd, så alle kan se det. Effekten er simpelthen magisk: ingen ønsker at blive noteret så sent. Du kan også derefter opsummere statistikken og vise en vurdering af dem, der oftest kommer for sent.

2.2. Specificer og fordel mødedeltagernes roller

De mest effektive og effektive værktøjer er ofte de enkleste. Overraskende, men sandt: Deltagerne i de fleste møder forstår ikke fuldt ud deltagernes roller, hvem og hvad af dem skal gøre for effektivt at gennemføre mødet og opnå resultater.

Fig.3. Fordel deltagernes roller

• Mødelederen har ansvaret for at implementere de fastsatte regler for forberedelse og afholdelse af møder. Det afhænger af ham, om mødet bliver effektivt og energisk
• Mødreporter – er ansvarlig for høj kvalitet og forhåndsforberedelse og levering af information, der er relevant for mødedeltagere.
• Mødedeltager – ansvarlig for selvstændig forberedelse og aktiv deltagelse i mødet
• Mødesekretær – ansvarlig for at tage referat af mødet.
• Energy Guardian – ansvarlig for mødets energi. Hvis kontoret er indelukket, der ikke har været pause i lang tid, og den overordnede dynamik er lav, så bør energikeeperen stoppe mødet og afholde et energiforstærkende arrangement.
• Knowledge Keeper - ansvarlig for at registrere information, så ikke en eneste værdifuld tanke går tabt. Som regel er det denne person, der tilkendegiver over for sekretæren, at den eller den tanke skal optages
• Context Keeper – Ansvarlig for at vedligeholde mødedagsordenen. Signalerer alle, hvis mødedagsordenen overtrædes.
• Tidsholder – ansvarlig for at holde mødets tidsfrister. 2 minutter før afslutningen af ​​diskussionen af ​​spørgsmålet, signalerer det, at det er tid til at træffe en beslutning og registrere resultatet.

2.3. Angiv mål, lav en mødedagsorden

De fleste møder har normalt ikke en skriftlig dagsorden. Det betyder, at de fleste deltagere ikke rigtig forstår, hvorfor de kom til mødet i første omgang. Dette fører til en masse spildtid i begyndelsen af ​​mødet for at inkludere alle deltagere

Fig.4. Hvorfor går vi?

Angiv derfor dagsordenen ved at udfylde MindJet Mind Manager-protokolfeltet, der er specielt forberedt til dette formål. Vi anbefaler endvidere, i overensstemmelse med princippet angivet i punkt 2.1., at holde styr på tid, hvor meget tid der var planlagt til dagsordenspunktet, og hvor meget tid der rent faktisk blev brugt på det. Du vil se, at efter blot 3-4 ugers målrettet måling vil procentdelen af ​​møder, der gennemføres til tiden, forbedres markant.

2.4. Registrer beslutninger

De næste tre punkter er tæt forbundet med hinanden. Det handler om resultatet af mødet. Generelt, hvorfor samles folk? For at blive enige om, hvad der så skal ske. Disse aftaler kan være af tre typer:

• Beslutninger, der berører alle
• Opgaver, der er tildelt specifikke udøvere
• Spørgsmål, der blev rejst på mødet, hvor det ikke var muligt at komme frem til en præcis løsning eller konkret opgave på mødet. Dette sker normalt, når et spørgsmål rejses uden for mødets rammer, eller når spørgsmålet ikke er tilstrækkeligt forberedt til, at der kan træffes beslutninger om det.

Altså løsninger.

Fig.5. Indtast teksten til beslutningerne.

Nye regler, forretningsgange, incitamenter, straffe, information og meget mere drøftes på mødet og skal protokolleres i form af en beslutning, der gælder for alle tilstedeværende på mødet. Vi anbefaler at registrere alt dette i blokken "Beslutninger truffet".

2.5. Tildel opgaver Som den kloge Bismarck sagde, hvis du ønsker, at en opgave skal udføres, skal én og kun én person være ansvarlig for dens udførelse.

For at gøre dette skal du bruge sektionen til registrering af opgaver, samt fanen Opgaveinfo til højre i MindJet Mind Manager

Fig.6. Indtast opgaver.

Det er vigtigt, at opgaven skal have en tekst, en deadline og en ansvarlig person. Når du udfylder disse felter, reflekteres dataene på skærmen, og alle mødedeltagere ser, hvem der tager ansvar for hvad og hvad.

2.6. Optag spørgsmål til diskussion senere

Da vi tænker associativt, vil der på ethvert møde helt sikkert opstå spørgsmål, som ikke var planlagt på mødedagsordenen. Hvis disse problemer ikke kan løses hurtigt (f.eks. ved at bruge reglen om "tre bemærkninger"), anbefaler vi, at de registreres i afsnittet "Spørgsmål til diskussion senere".

Fig.7. Skriv spørgsmål ned til diskussion senere.

Det er meget vigtigt at registrere disse spørgsmål. For det første vil deltagerne se, at spørgsmålet ikke er tabt, og det vil helt sikkert blive rejst senere. For det andet vil dette give dig mulighed for at skifte til et emne på dagsordenen. For det tredje giver ritualet med at løse selve spørgsmålet dig mulighed for at skifte fra det emne, der diskuteres, til et andet. Hvis du ikke optager det, så vil alle mentalt tænke over det uløste problem.

2.7. Aftal mødets beslutninger, print og underskriv referatet! Tildel opgaver i opgavestyring (Microsoft Outlook)

Og det vigtigste. Ved mødets afslutning, når dagsordenen er drøftet, beslutninger er truffet, opgaver er tildelt, og spørgsmål til drøftelse senere optages, er det nødvendigt at opsummere resultaterne. Det vil sige, gentag beslutningerne fra protokollen. Derefter skal du ved at bruge vores specielle Rules Play-tilføjelse til MindJet Mind Manager-programmet klikke på knappen "Generer protokol"

Ris. 8. Eksporter løsninger til Microsoft Word-protokol og tildel opgaver i Microsoft Outlook

Og du modtager referatet fra mødet, som straks kan printes på mødet og underskrives af deltagerne!

Ris. 9. Et eksempel på en Microsoft Word-protokol opnået automatisk.

Og efter at referatet er underskrevet, er mødet slut, og alle deltagere er gået til deres arbejdspladser, udnyt en anden funktion i vores program - tildel alle opgaver på 5 sekunder ved hjælp af virksomhedens Outlook opgavestyringssystem! For at gøre dette skal du klikke på vores programknap "Tildel ordrer".

Fig. 10. Outlook-opgaver hentes automatisk fra online-logningssoftware.

Alt du behøver er at dobbelttjekke korrektheden af ​​ordlyden og klikke på knappen "Send" i hver af opgaverne! Og nu vil hver mødedeltager, når de ankommer til deres arbejdsplads, modtage en aftalt protokol og tildelte opgaver i Microsoft Outlook!

3. Du kan selv afholde de perfekte møder med vores MindJet Mind Manager-skabelon!

Vi inviterer dig til at downloade skabelonen beskrevet ovenfor helt gratis, såvel som metoden til opsætning og brug af den! For at gøre dette skal du blot udfylde formularen nedenfor, så sender vi alt til dig!

Denne skabelon er konfigureret på en sådan måde, at du kan fjerne unødvendige blokeringer fra den (f.eks. hvis der ikke var nogen spørgsmål i mødet fra kategorien "Spørgsmål til diskussion senere") - alt du skal gøre er blot at slette denne blok, og i den endelige version af referatet af denne blok vil det bare ikke ske.

Anmeldelser:

Med hjælp fra Mind Manager er vores møder blevet mere effektive i forhold til kvalitet og tidsforbrug på afholdelse. Den klare struktur, som standardens regler giver, og den tekniske implementering i form af Mind Manager-skabelonen tog vores møder til et andet niveau. Det aftalte referat fremkommer nu umiddelbart ved mødets afslutning. Efter vores estimat udgjorde tidsgevinsten ved indførelse af mind management ved afholdelse af møder i kollegiale organer ved projektets afslutning ca. 2 timer om ugen.

Maxim Vladimirovich Baromensky, næstformand for bestyrelsen,

Moscow Bank of Sberbank of Russia

Nu træffer møder konkrete beslutninger med målbare resultater og deadlines, og opgaver tildeles udførende i Outlook umiddelbart efter mødet. Mødereferat afstemmes automatisk ved mødets afslutning. Et oversigtskort over de emner, der diskuteres i Mind Manager, giver dig mulighed for ikke at afvige fra dagsordenen og bevæge dig hen imod at træffe en specifik beslutning om et bestemt emne. Takket være reglerne for forudgående planlægning i kalenderen og forberedelse starter vi altid møder præcist til tiden, og slutter allerede før det planlagte tidspunkt!

V.V.SALMIN

FORMAND FOR BAIKAL BANK

Vi gør også opmærksom på, at denne tilføjelse indtil videre er gyldig til MindJet MindManager version 14.1. Denne tilføjelse er endnu ikke tilgængelig til senere versioner, men vi kan tilpasse den til din virksomhed, hvis du sender os en anmodning ved at bruge formularen nedenfor!

Minut dine møder effektivt!