Jeg er sikker på, at hver af jer har bemærket mange gange: I ser ud til at arbejde som helvede hele dagen, utrolig travlt med noget, men i sidste ende, når du tænker på, hvad du nåede at gøre i dag, indser du med stor overraskelse, at der er ikke noget væsentligt resultat.

Hvordan tilbringer den gennemsnitlige russer sin dag? Vågnede op, spiste (hvis du allerede har noget at spise). Jeg gik på arbejde og tænkte: ”I dag er en vigtig dag. Alt skal gøres i dag! Jeg ankom, satte mig ved mit skrivebord og kiggede på skærmen: Så, sir, hvor er det bedre at starte...?. Jeg burde tjekke min e-mail... og tage kontakt et minut undervejs... Der gik to timer. Jeg huskede, at jeg skulle arbejde. Jeg var lige begyndt at arbejde, da mændene pludselig ringede til mig for at tage en smøg, jeg gik med dem, og en halv time gik ubemærket hen af ​​samtalen. Og her er det næsten frokost, det nytter ikke noget at stresse, for efter frokost er der masser af tid, du har tid til alt. Efter frokost sendte chefen mig pludselig til et møde med partnere. Du ankommer til kontoret om aftenen, du indser, at du ikke har haft tid til at lave noget, du bliver sent på arbejde for at gøre alt færdigt. Pludselig husker du, at i dag er det en eller anden elskedes fødselsdag, du ringer til ham, lykønsker ham og siger, at du ikke kommer, fordi... en masse arbejde. Du kommer hjem fra arbejde, i intet humør, træt som en hund, du tager et par flasker øl for at forbedre dit humør. Der er ingen lyst til at lege med børnene, og nu er det ikke det bedste tidspunkt at tilbringe tid med konen (manden). Han tændte for fjernsynet og besvimede snart i sin stol uden selv at have drukket sin øl. Og så dag efter dag...

Jeg håber du får det bedste ud af din dag. Ikke desto mindre lever mange mennesker deres hver dag sådan. Det, jeg gav som eksempel, er naturligvis en lille del af, hvad der rent faktisk sker med mennesker. Der er mange andre bivirkninger. Og alt på grund af det faktum, at en person lever for i dag og bruger den, når omstændighederne opstår. Derfor er produktiviteten, både på arbejdet og derhjemme, tæt på nul. Heldigvis er der en vej ud. Daglig planlægning af din dag vil hjælpe dig med at øge din produktivitet.

Daglig planlægning af din tid er en integreret del af enhver succesfuld person. Når alt kommer til alt, når en person altid ved, hvad han vil, og hvad der skal gøres på et bestemt tidspunkt, formår han at gøre meget mere end en, der bruger sin dag "som det sker."

Jeg vil give ti grundlæggende regler, hvorefter du kan oprette din egen arbejdsdag rutine så effektivt som muligt. Dette er selvfølgelig ikke et vidundermiddel, og alle kan redigere deres dagbog i overensstemmelse med deres styrker, mængden af ​​arbejde, hastigheden på opgaveafslutningen, søvnmønstre, hvile osv.

PLANLÆGGER DIN TID. 10 REGLER.

1. Prøv at holde fast i 70/30-princippet.
Det er upraktisk at planlægge al din tid, fordi... i dette tilfælde vil dine handlinger helt afvige fra din tidsplan. Og fuldstændig "fængsling" af din tid i en dagbog vil føre til, at du vil være inden for for strenge grænser og konstant føle dig som en slags robot, hvis hele livet er planlagt minut for minut.

Den optimale løsning er planlægning 70 % af din egen tid. Enig, nogle begivenheder er svære at forudsige, og næsten hver dag er der en vis "overraskelseseffekt", så du bør altid lade noget tid fri. Eller som en mulighed lave en vis reserve i hver tidsperiode.

2. Lav en plan for næste dag i aften.
Det er prisværdigt at planlægge den næste dag i slutningen af ​​i dag, men for at undgå at glemme noget, skal du sørge for at skrive alt, hvad du gør, ned. Adskil tingene efter vigtighed ved at opdele din notesbog i to kolonner. I den første skal du skrive ned, hvad der skal gøres med det samme. I den anden - hvilket er mindre vigtigt og i tilfælde af force majeure kan udskydes til en anden dag.

Kryds de opgaver og ting, du har udført, én efter én. Dette vil tjene som et ekstra incitament for dig og tilføje ny styrke til at løse de resterende opgaver. Jo færre opgaver du har tilbage, jo mere tillid vil du have til, at du kan klare dem.

I slutningen af ​​hver dag, helt nederst, kan du tilføje en inskription som: "Hurra! Jeg gjorde det", "Jeg er fantastisk! Men dette er kun begyndelsen!”, “Jeg nåede at gøre alt! Jeg er sej! Men der er stadig meget at gøre!”. Denne inskription vil også stimulere dig fra morgenstunden til at nå dine mål og samtidig ikke slappe af.

3. Prøv at gennemføre de fleste af dine planer før frokost.
Når du midt på dagen indser, at det vigtigste for dagen er gjort og allerede bag dig, er det meget nemmere at klare de resterende opgaver. Brug din frokostpause til at tage dig af dine personlige anliggender (ringe til pårørende, besvare ubesvarede opkald, diskutere lånespørgsmål med banken, betale regninger osv.). Lad minimum for aftenen (forhandlinger med udvikleren, gå i salonen, købe dagligvarer, træne i fitnesscentret).

4. Inkluder minutters hvile i hver arbejdstime.
Obligatorisk regel for alle. Jo oftere du hviler dig, jo mere produktive vil dine aktiviteter være. Alle vælger den mest bekvemme ordning for sig selv, men to ordninger fungerer særligt godt: 50 minutters arbejde / 10 minutters hvile eller 45 minutters arbejde / 15 minutters hvile.

Mens du slapper af, er det slet ikke nødvendigt at ryge bambus og spytte i loftet, mens du ligger på sofaen. Denne tid kan trods alt bruges nyttigt. Lav en opvarmning: lav push-ups, pull-ups, stå på hovedet (hvis pladsen tillader det), lav øvelser for din nakke og øjne. Få styr på dit arbejdsområde, gør rent i dit hjem eller kontor, læs en bog, gå en tur i den friske luft, lav planlagte opkald, hjælp dine kollegaer (familie, hvis du arbejder hjemmefra) med noget osv.

5. Prøv at skabe realistisk planlægning.
Overvæld ikke dig selv med så meget arbejde, som du ikke kan klare. Gå ikke til det yderste af overplanlægning (som du kan klare ethvert bjerg), og planlæg kun mængden af ​​opgaver, som du realistisk kan håndtere.

Du må ikke forveksle planlægning med mål. Dine mål kan være superstore; i princippet burde de være det. Men for at nå disse mål på kortest mulig tid skal der være realistisk, kompetent planlægning af opgaverne. Det betyder absolut ikke, at du skal knokle af dig hver dag for at nå dit mål så hurtigt som muligt. Det er bedre at gøre én ting i små portioner konsekvent hver dag end at gøre det samme fra begyndelsen til slutningen af ​​dagen kaotisk og hastigt. Så bliver du ikke udmattet, og opnåelsen af ​​dine mål vil forløbe problemfrit.

Derudover tilføjer du en kolonne i slutningen af ​​hver dag "Planen er gennemført med ____%" og indtast der procentdelen af ​​dine fuldførte opgaver for i dag. Dette vil tjene som yderligere stimulering for dig, og vil også give dig mulighed for at sammenligne resultater og foretage passende justeringer i fremtiden, når du planlægger din tid.

Prøv hver dag at overskride planen, i hvert fald ikke meget. De der. prøv yderligere at dække de opgaver, der ikke var angivet i planen. Naturligvis bør deres løsning først udføres, når alle planlagte opgaver allerede er afsluttet. Enig, det er rart at observere din superproduktivitet ved at se på tallene 105%, 110%, 115% ved slutningen af ​​hver arbejdsdag.

6. Udfør store opgaver i små dele.
Denne taktik kaldes også "salami-slicing"-taktikken. Det bemærkede Einstein også de fleste nyder at hugge træ, fordi handlingen følger umiddelbart efter resultatet. Del dine mål og projekter op i små bidder og fuldfør dem over en temmelig lang periode, og afsæt omkring to timer hver dag til dette arbejde. Når det første delmål er nået, vil der vise sig visse resultater, som vil stimulere færdiggørelsen af ​​de resterende opgaver.

For eksempel vil jeg tage oprettelsen af ​​et produkt: Du kan dumt indtaste linjen "Opret et videokursus" i din dagbog hver dag og arbejde på dette kursus. Men i dette tilfælde er der flere store ulemper:

• du kan ikke forudsige deadline for at gennemføre dit kursus
• hver dag ved du ikke præcis, hvor du skal arbejde videre på kurset
• du føler dig ikke tilfreds med dit arbejde, før du har gennemført dit kursus helt

Hvis du deler oprettelsen af ​​banen i mange små portioner og lukker dem gradvist, så kan alle de nævnte ulemper nemt undgås.

De opgaver, hvis udførelse giver dig mildt sagt utilfredshed, eller hvor du er inkompetent, du er velkommen til at uddelegere til andre specialister, der laver sådanne opgaver for sjov. Du sparer meget tid, og det planlagte arbejde vil blive udført mere professionelt.

7. Vær stille et stykke tid.
Det sker ofte, at et tv i det næste rum, en radio, der spiller i dagevis, nogens stemmer, folk, der går forbi dig, en bygning under opførelse på den næste gade til sidst bliver så irriterende, at det simpelthen er umuligt at koncentrere sig ordentligt om at gøre det. vigtige ting. I stedet for at løse specifikke problemer er dit hoved fyldt med strømpebukser til 574 rubler, som din medarbejder købte i dag, eller Justin Biebers seneste super-mega-hit, der i øjeblikket spiller i radioen.

For at udføre ekstremt vigtige opgaver er det nødvendigt at kunne arbejde roligt, uden indblanding udefra. Det er i dette tilfælde, at du med maksimal koncentration kan opnå den højeste produktivitet og effektivitet.

8. Sæt genstande tilbage, så snart du er færdig med at bruge dem.
Dette vil spare dig for en masse tid i fremtiden og vil også hjælpe dig med at undgå rod. Det er ikke for ingenting, de siger: "Hvis du vil vide mere om din fremtidige partner, så se på hans skrivebord. Den orden, der er på hans bord, er den samme orden i hans anliggender."

Jeg råder dig til helt at smide alle dine gamle og unødvendige ting ud, slippe af med unødvendigt skrammel, så kun det væsentlige til arbejdet er på bordet.

Opbevar tingene på klart definerede steder. Læg for eksempel alle dokumenter i en separat mappe eller boks, hold også kvitteringer fastgjort et bestemt sted, kuglepenne og blyanter på det mest bekvemme sted til brug. Heldigvis kan du nu nemt købe specielle sæt, kasser, sager for at løse dette problem.

Gør dette og mærk den utrolige effekt!

9. Slip af med ting, du ikke har brug for.
Alle lagrene af gamle ting, der er tilbage, hvis "hvad nu hvis de kommer til nytte", ikke vil give dig andet end ekstra støv og rod. Derudover menes det, at de ting, vi sender "til skrot" på mezzaninen, i kufferter, under sofaen, i spisekammeret, på køkkensættet, bærer negativ energi.

Dette gælder, som du forstår, ikke kun for skrivebordet, men også for arbejdspladsen og hjemmet generelt. Slip derfor hensynsløst af med de "meget nødvendige ting, som du hader at smide væk." Saml alle varerne i en lastbil, tag dem til en losseplads og brænd dem. Hvis det virkelig er ærgerligt, så sæt alt ved siden af ​​indgangen, de trængende vil hurtigt skille det ad. Tøj og sko kan uddeles til børnehjem og plejehjem. De vil kun være dig taknemmelige.

10. Før en aktiv og sund livsstil.
Hvis du endnu ikke er meget fortrolig med sport, gymnastik, vandprocedurer, korrekt ernæring osv., så råder jeg dig til at tilføje nogle af disse til din daglige rutine. Jeg giver dig en 100% garanti for, at du vil være meget tilfreds med resultatet. Det vigtigste er, at du ikke tøver og nøje følger din sportsplan. Du vil ikke engang bemærke, hvor hurtigt dit helbred og generelle fysiske tilstand forbedres. Du kan også nemt slippe af med dårlige vaner, hvis du sætter et mål og opbygger gode vaner i stedet for dårlige vaner.

Det skal huskes, at den bedste søvn er søvn før midnat, fordi... I denne periode hviler din krop og får styrket på bedst mulig måde. Med andre ord, gå i seng i dag, ikke i morgen.

Få nok søvn, motion, spis rigtigt. Din krop vil takke dig med et godt helbred, et højt niveau af positiv energi og parathed til produktive aktiviteter.

Til sidst vil jeg give et eksempel på min rutine, så du har noget at sammenligne med. Jeg kan ikke sige, at det er en perfekt allrounder. tidsplan for alle, men personligt er jeg helt tilfreds med det. Sammenlignet med min allerførste rutine, har der været justeringer på det mere end én gang, og i øjeblikket ser det sådan ud...

PLANLÆGGER DIN DAG PERFEKT FRA MIT SYNSPUNKT

06:00-07:00	At stå op, træne, gå i bad, morgen jogging, morgen procedurer, brusebad
07:00-07:30	Morgenmad
07:30-08:30	Hvile, tjekke e-mail, andre ting
08:30-09:00	Jeg går på kontoret
09:00-12:00	Workflow (de vigtigste opgaver for i dag er indtastet)
12:00-12:30	Aftensmad
12:30-13:00	Hvile, andre sager
13:00-14:00	At læse litteratur
14:00-18:00	Workflow (mindre opgaver for i dag er inkluderet)
18:00-18:30	Aftensmad
18:30-19:00	Overskrider planen, planlægger for næste dag
19:00-19:30	Kører hjem
19:30-22:00	Huslige pligter, fitnesscenter, aktiv rekreation, gåtur, underholdning, møde med venner
22:00-22:30	Opsummering, sidste justeringer af rutinen for næste dag, gør klar til seng
22:30-06:00	Drøm

Et par bemærkninger til planen:

• Det rutine designet til hverdage (arbejdsdage) og gælder ikke weekender. I weekenden skal der være en plan, men skræddersyet specifikt til hvile (alt forbliver det samme, groft sagt, kun arbejdsprocessen ændres til hvile), i ekstreme tilfælde overføres nogle arbejdsmomenter til weekenden (hvis noget ikke blev gjort i tide eller noget dødeligt vigtigt).
• Hver tidsperiode tages med en vis margin. Det er normalt at afvige fra din rutine med 30 minutter.
• Alles morgen kan starte på et andet tidspunkt. Jeg har lige skiftet til et tidligere tidspunkt for at få mere gjort, og det gav positive resultater.
• Den tid det tager at tage hjemmefra på arbejde og tilbage kan også være forskellig for alle. Jeg valgte det optimale tidspunkt for mig selv – da trafikpropperne i byen allerede var ved at rydde op.
• Jeg betragter daglig litteraturlæsning som en obligatorisk regel for alle. Hvis tiden ikke tillader dig at læse på arbejdet, så læs til frokost, i bussen, efter arbejde, før sengetid.
• Det sker, at du på grund af ekstra arbejde er nødt til at gå i seng meget senere. Under alle omstændigheder, prøv at vågne op i henhold til din tidsplan, ellers vil din daglige rutine konstant skifte, og det er ikke godt.
• I weekenden kan du vågne senere og gå senere i seng, men også holde dig til en tidsplan, vågne op og gå i seng på samme tid (for eksempel en time eller to senere end på hverdage).

For at planlægge din tid kan du bruge en organisator, en notesblok, et almindeligt ark papir, en notesbog, forskellige specielle programmer og applikationer. Personligt bruger jeg Google Kalender, som er meget nem at bruge. Udover at den har en række nyttige funktioner, synkroniserer den med mobile enheder, hvilket betyder, at den altid er lige ved hånden, uanset hvor du er. Generelt gør Google store fremskridt inden for applikationssynkronisering. Dette letter arbejdet meget, når alle slags assistenter er ved hånden på én konto, som også er synkroniseret med hinanden. Jeg kan ikke længere forestille mig at arbejde på en computer eller på en telefon uden Google Chrome, Kalender, YouTube, Drev, Oversætter, Google+, Maps, Analytics, Picasa og mange andre nyttige tjenester. Jeg anbefaler også at bruge superplanlæggeren Wunderlist

Det var alt, jeg ville fortælle dig om i dag. Hvis du ikke allerede fører en dagbog og ikke sætter mål for dig selv, så begynd at gøre det med det samme og fortsæt med at gøre det konstant! Jeg håber, at ovenstående 10 gyldne regler vil hjælpe dig med at planlægge din tid, og du vil begynde at få meget mere gjort.

Produktivitet og effektivitet af arbejdet afhænger direkte af den korrekte formulering af de tildelte opgaver og deres gennemførelse, så det spiller en nøglerolle her. Først og fremmest skal du vide, at planlægning er implementering af visse arbejdspunkter, valg af tidsperiode for deres implementering og direkte kontrol af resultaterne. Disse aspekter er meget vigtige og har nogle nuancer. Hvis du kender dem, så kan du opnå maksimal effektivitet i at eksekvere din daglige plan.

Sætte mål

Hovedpointen i at lave en daglig plan er den korrekte indstilling af opgaver. Det er nødvendigt ikke kun at afsætte tid til at løse dem, men også at identificere hver af dem korrekt. Mange mennesker skriver ganske trivielt punkterne for planen ned: Hold et møde eller møde, lav en præsentation, udarbejde en rapport osv. Alle disse opgaver er fokuseret på processen, ikke resultatet. Dog i rækkefølge opnå en effektiv planlægning, skal du udtrykke erklæringen om problemet. For eksempel er der behov for at tilføje en medarbejder mere til personalet; dette mål er skrevet i planen for en bestemt dag og har følgende ordlyd: "gennemfør 3 samtaler." I stedet for denne almindelige sætning bør du skrive: "hyr én person." Hvis arbejdsgiveren efter samtalerne stadig ikke ansætter en ny medarbejder, så blev målet ikke nået. Denne tilgang til opgaven giver dig mulighed for at notere, om planen blev opnået inden for den tildelte tid, og hvilket resultat der blev opnået. Derudover vil du være i stand til at analysere din personlige effektivitet.

Pareto-regel og prioritering

Mange mennesker tror, ​​at det er prioritering af opgaver nøglen til effektiv planlægning. Men lad os analysere, om dette faktisk er sandt? Pareto-reglen vil hjælpe os med dette, som lyder sådan her: 80% af resultatet kommer fra 20% af indsatsen. Ofte findes et lignende princip i erhvervslivet, for eksempel er 20 % af medarbejderne i stand til at bringe 80 % af udbyttet eller 20 % af indsatsen kan give 80 % af overskuddet. Det bliver klart, at alle kræfter bør koncentreres om at løse disse 20 % af opgaverne.

Det er dog som udgangspunkt meget svært eller praktisk talt umuligt at forudsige præcis, hvilke indsatser der vil indgå i de givne 20 %. Prioritetssystemet indebærer tilstedeværelsen af ​​effektive planlægningsfærdigheder, det vil sige evnen til at bestemme vigtige opgaver fra mindre betydningsfulde. En person gør alt for at gøre alle de ting, der angiveligt synes at være prioriterede og vigtige. Som et resultat opfylder det kun en del af planen.

Ifølge er kun 20% af disse opgaver i stand til at give de største resultater. Og da 20% af den samlede del ikke er mere end 20% af de generelle opgaver, vil det største resultat derfor opnås af den person, der gør alle tingene fra planen, og er ikke begrænset til væsentlige opgaver. Det vigtigste ved effektiv planlægning er at sikre, at alt, hvad der oprindeligt var planlagt, bliver gennemført. I dette tilfælde vil 100% af planen blive vedligeholdt, hvilket betyder, at de opgaver, der kan give maksimale resultater, helt sikkert vil blive gennemført.

Planlægning af din arbejdsdag

Korrekt planlægning er nøglen til at udføre 100 % af opgaverne. Det skal være systematisk og dække et vist tidsrum. For eksempel er det praktisk at lave en plan for i morgen hver aften. Tiden brugt på planlægningsprocessen er ikke så vigtig. Det er væsentligt, at det er konkret defineret og konstant implementeret. På effektiv planlægning er vigtig tage højde for store begivenheder og dem, der gentages regelmæssigt. Dette kan blive grundlaget for planen, og andre ting vil simpelthen være bundet til det. Når du udarbejder en plan, så glem ikke at efterlade små "tidsvinduer", hvis en af ​​opgaverne kræver mere tid at fuldføre. På denne måde vil der ikke være nogen overlapning, og du vil være i stand til at udføre alle opgaver til tiden.

Strategiske planlægningsfærdigheder forudsætter en korrekt vurdering af ens styrker. Det vil sige, at mængden af ​​etablerede opgaver skal svare til faktiske kapaciteter. For at evaluere din præstation skal du konstant overvåge implementeringen af ​​alle punkter i planen. På denne måde kan du se, hvilke opgaver der hele tiden ikke bliver implementeret, hvorfor det sker, og hvad sværhedsgraden er. Som et resultat vil du identificere årsagerne til lav effektivitet.

Så for at opsummere det, effektiv arbejdsgangsplanlægning indebærer kompetent opgavestilling, systematisk udarbejdelse af en plan, obligatorisk gennemførelse af alle etablerede opgaver og analyse af egne aktiviteter.

Oksana Klimenko Ledende underviser-konsulent i projektledelse, leder af "Project Management"-afdelingen hos Just Consulting, Moskva
Magasinet "Ny ledelse", nr. 11 for 2007

Hvad skal du gøre for at udnytte din mest værdifulde ressource – tid bedst muligt? Hvordan lærer man at planlægge effektivt og præcist at følge det planlagte? Hvilke færdigheder er nødvendige for at gennemføre daglige planer?

Lad os starte med et eksempel. Lederen af ​​virksomheden hilser den nye dag med håbet om at kunne klare alt det planlagte i dag, og hvis det lykkes, så ville det være rart at presse et par møder mere ind i tidsplanen og ringe til en vigtig partner, som han havde længe tænkt på at tale, men det lykkedes stadig ikke. Lederen/topchefen går på arbejde med sådan en optimistisk indstilling. Han kommer på kontoret, fordyber sig i forretninger og kommer snart til at tænke på, at det vil være meget problematisk at gøre alt det planlagte i dag. Der opstår presserende problemer, som kræver øjeblikkelige løsninger, og planen ændres til ukendelighed. Snebolden af ​​opgaver bliver til en lavine, der er en katastrofal mangel på tid, og i slutningen af ​​arbejdsdagen udsætter lederen, utilfreds med sig selv, alt, hvad han ikke havde tid til i dag, til i morgen.

Der er en opfattelse af, at hvis planen ikke bliver gennemført hundrede procent, så arbejder vi ineffektivt. Dette er en af ​​de meget almindelige myter om planlægning, og selvfølgelig, som alle myter, hævder det ikke at være sandt. Først og fremmest skal du forstå det en plan er ikke et dogme, men et ledelsesværktøj i konstant forandring. Enig, når vejret skifter brat, oplever vi også nogle gange negative følelser: det er for varmt, så kom efteråret med regn og blæst på det forkerte tidspunkt, eller sneen smeltede tidligere end nødvendigt... Men vejret vil stadig skifte – uanset vores humør. Og det må vi tage for givet. Sådan er det med planlægning. Jo mere roligt vi reagerer på behovet for konstant justering af planer, og jo hurtigere erkender vi som et aksiom, at Planen ændres altid under udførelsen, jo mere succesfuldt kan vi implementere det.

Klassificer alle de ting, du gør

Der er mange metoder til effektiv planlægning; der er skrevet bøger og artikler om dem, og der er udviklet specialiserede træninger og seminarer om dem. Alt dette kan og bør læres. Der er også forskellige typer planlægning, blandt hvilke de mest almindelige er strategisk, taktisk og operationel eller aktuel. Vi vil kun dvæle ved nogle få aspekter af operationel planlægning, som fortjener særlig opmærksomhed. For det er den daglige stress og overbelastning i lederens tidsplan, der forårsager den største stress. Hvordan undgår man dette? Lad os overveje flere klassifikationer, der vil hjælpe lederen mere bevidst og præcist med at udføre daglig planlægning.

En måde at planlægge på er efter arbejdsdag:

• morgen (hvad der skal gøres i begyndelsen af ​​arbejdsdagen);
• dag (opgaver for første og især anden halvdel af dagen);
• aften (problemer, der kan løses i slutningen af ​​eller endda i slutningen af ​​arbejdsdagen).

Det vil sige, at alle kommende opgaver til i morgen er grupperet i tre blokke afhængigt af din personlighedstype ("er du et morgenmenneske eller en natteravn"). Opgaver, der kræver en betydelig indsats, løses bedst, når din præstation er på sit højeste.

Den næste metode er efter aktivitetstype:

• bogstaver;
• arbejde med dokumenter;
• deliberative aktiviteter i virksomheden (arbejdsmøder, møder osv.);
• deliberative aktiviteter uden for virksomheden (møder og forhandlinger med partnere, leverandører, kunder mv.).

Ved at bruge denne klassifikation, når du bestemmer mængden af ​​arbejde for den næste dag, vil du for det første være i stand til at vurdere, hvilken type opgaver der blev udført mest, og for det andet at justere dem på en sådan måde, at monotoni elimineres. Ideelt set skal lederen afsætte bestemte timer til at arbejde med breve og andre dokumenter og markere dem i arbejdsplanen.

Du kan også sortere daglige opgaver efter ledelsesområder:

• finansiere;
• salg;
• produktion;
• markedsføring;
• personaleledelse mv.

Listen er opstillet i overensstemmelse med virksomhedens virksomhed. Den (listen) skal være komplet nok, så intet er glemt, og alt bliver taget i betragtning. Hvad vil en sådan planlægning opnå? For det første kan alle kommende opgaver (afholde og deltage i møder, udarbejde og analysere dokumenter) tydeligt korreleres med ledelsesområdet og de specifikke personer, der er involveret i disse opgaver og er ansvarlige for deres implementering. Og dette giver dig til gengæld mulighed for at indstille opgaver for dine underordnede - (f.eks. forberede de nødvendige oplysninger til et møde). For det andet vil det efter en måned for eksempel være muligt at analysere, hvilket område der får tilstrækkelig opmærksomhed, og hvilket der får mindre, og finde ud af årsagerne. Og endelig vil en sådan analyse give dig mulighed for at planlægge dit arbejde mere jævnt og målrettet i fremtiden.

Under hensyntagen til det faktum, at enhver proces gennemgår visse faser, kan vi skelne en anden type klassificering af daglige anliggender - efter procestrin:

• initiation (alle ting, der skal startes, det vil sige igangsættes);
• planlægning (begivenheder, der er under udvikling og kræver planer);
• udførelse (ting, der implementeres nu);
• analyse (arbejde med dokumenter, rapporter samt løsning af andre problemer af mental karakter);
• kontrol (begivenheder rettet mod kontrol af arbejdet i visse afdelinger og medarbejdere, overvågning af gennemførelsen af ​​projekter osv.);
• afslutning (ting, der skal afsluttes).

Nu skal du vælge to klassifikationer, der er mest bekvemme og forståelige for dig, som kan blive de mest effektive værktøjer til at planlægge din arbejdsdag.

Lad os som eksempel se på at sortere sager efter forvaltningsområde og efter procestrin.

Vi laver en tabel (se nedenfor). I den første kolonne går vi ind i processens stadier, i første linje - ledelsesområder. Vi placerer kommende opgaver i cellerne i krydset. Det er også praktisk at bruge forskellige markører, markere begivenheder med bestemte bogstaver og farver. Du kan angive det ønskede tidspunkt på dagen med bogstaver: U - morgen, D - eftermiddag, V - aften. Du kan fremhæve prioriteten i forskellige farver (rød - meget vigtig, gul - vigtig, grøn - mindre vigtig).

Tabel 1. Eksempel på en planlægningsmatrix efter ledelsesområder og procesfaser (med markører).

Ledelsesområder/ Proces stadier	Økonomistyring	Produktionskontrol	Salgsledelse	Marketing Management	Personaleledelse
Indvielse		Begynd at implementere et program til udvikling af nye opskrifter (møde med chefteknolog og produktionschef) - U
Planlægning				Planlæg en kampagne (brev, der angiver opgaven til marketingmedarbejderen) - U
Udførelse					Godkend motivationssystemet (arbejde med dokumenter) - D
	Rapport for 2 kvartaler sq.(arbejde med dokumenter) - D		Analyse af resultaterne af deltagelse i udstillingen (mødet) - U
Styring	Rapport for 2 kvartaler sq.(arbejde med dokumenter) - D
Færdiggørelse					Forbered en tale baseret på resultaterne af idékonkurrencen (tale) - B

Det er vigtigt at udfylde sådan en matrix gradvist i løbet af dagen, efterhånden som der opstår opgaver. I sin færdige form kan du overføre opgavematrixen til din assistent for at foretage justeringer af skemaet for næste dag, eller du kan selv gøre det. I stedet for en kaotisk huskeliste vil du således have en struktureret tabel, der er praktisk og visuel. Det eneste, der er tilbage, er at korrelere dem med bestemte dage og timer.

Måske vil du vælge to andre klassifikationstyper, der er mere egnede til dig. I hvert fald giver planlægning på to niveauer på én gang en langt større effekt end at tegne den sædvanlige lange liste af opgaver, der næsten ikke kan presses ind i arbejdstiden.

Forbedre og udvikle dine planlægningsevner

Det er ingen hemmelighed, at vellykket planlægning kræver visse færdigheder. Dette er fokus på hovedsagen, opbygning af logiske kæder, prioritering af fleksibilitet i tænkningen, arbejde med en stor mængde information, systematisk vision af helheden osv. Hvis der sker ændringer i tidsplanen i løbet af dagen, vil muligheden for hurtigt og nemt at skifte fra et emne til et andet, nogle gange uden relation til det forrige, være praktisk. I små og mellemstore virksomheder kan man observere et sådant billede. Lederen arbejder med dokumenter og fokuserer al sin opmærksomhed på rapporten, der indeholder vigtige økonomiske indikatorer for en bestemt periode. Og pludselig kommer for eksempel lederen af ​​en afdeling ind på kontoret og, som i den berømte russiske komedie, løfter hænderne mod himlen og råber: "Chief! Alt er tabt!". Hvorefter han med besvær med at dæmme begejstringen siger, at arbejdet er på randen af ​​fiasko, at det næsten er umuligt at ændre noget, og at alt håb er i lederen. Du skal skifte fra en rapport til en afdeling på få sekunder, analysere situationen og hurtigt træffe en effektiv ledelsesbeslutning.

Er det muligt at udvikle løbende planlægningskompetencer, der vil hjælpe dig med at klare uventede ændringer i planer? Her er en række simple øvelser, hvis formål er at lære, hvordan man effektivt planlægger og navigerer i processen med at udføre de opgaver, der er planlagt for dagen. Hver af dem tager et par minutter (du kan udføre dem f.eks. i pauser mellem komplekse opgaver), og med mere eller mindre regelmæssig træning kan du øge din effektivitet i opgaveplanlægningen markant.

Dyrke motion"Mål". Denne øvelse udvikler evnen til at koncentrere sig om én vigtig ting. Tegn et stort mål på et stykke papir - som på en skydebane. Arranger den kommende dags opgaver i tilfældig rækkefølge i målets cirkler, så punktet i midten er frit. Fjernere sager kan placeres på et ark uden for målområdet. Jo flere forskellige ting og begivenheder du husker, jo bedre. Se nu på midten af ​​målet og fokuser din opmærksomhed på én ting. Hold din opmærksomhed på det i et minut. Vend derefter blikket mod de andre sedler på arket, som om du observerede fra siden og giver dig selv lidt hvile. Se på midten af ​​målet igen, koncentrer dig om en anden opgave, også i et minut. Således kan du ved skiftevis at koncentrere dig om én ting med at se på mange andre ting blive veltrænet i evnen til at fremhæve det vigtigste og kassere det uvæsentlige, hvilket giver dig mulighed for hurtigt at fastlægge de primære og vigtigste opgaver, når du planlægger.

Dyrke motion"Skifter tv" Denne enkle og velkendte procedure i en psykologisk sammenhæng kaldes "knapsyndromet." Forestil dig mentalt, at du har en fjernbetjening til tv i dine hænder. Prøv at "skifte" tanker fra et emne til et andet - hver gang du trykker på en knap på en imaginær fjernbetjening. Vælg det skiftetempo, der er behageligt for dig. I første omgang kan du gøre dette langsomt, og derefter gradvist fremskynde. Som en mulighed kan du skifte mellem, hvor længe du tænker over tingene. Det vigtigste er, at "knappen på fjernbetjeningen" betyder for dig et signal om at skifte fra emne til emne. På denne måde lærer du hurtigt at flytte din opmærksomhed fra et emne til et andet uden at blive hængende i ét emne i lang tid.

Dyrke motion"Bind ordene sammen." Kreative opgaver kræver fleksibel tænkning fra udøveren. Vanen med at tænke på en standard måde er ikke den bedste assistent til at udvikle en optimal løsning og hjælper næppe med at opnå de ønskede resultater. Kreativitet og spontanitet er lige så vigtige komponenter i en effektiv tankeproces som konsistens og konsekvens. Du kan udvikle sådanne færdigheder gennem spil. Opgaven er som følger: I et par ord, der er fuldstændig uden relation til hinanden, skal du finde noget til fælles. Først kan du lave en liste over par af ord (5-6 par), og derefter, et efter et, prøve at finde fælles ord i hvert par. For eksempel "krokodille" og "lineal". Hvad har de tilfælles? En anden mulighed er, at de begge kan være grønne. Sådan træning udvikler fleksibilitet i tankegangen og hjælper med at finde optimale løsninger på problemer på et minimum af tid.

Dyrke motion"Træ". Ofte, for at sætte prioriteter korrekt, skal du planlægge alle ting i henhold til princippet om vigtighed eller fundamentalitet: solide, på grundlag af hvilke alt andet udføres, og små, men også nødvendige. Tegn et træ på et stykke papir, fra rødder til blade. Og fordel opgaverne som følger: rødder - grundlæggende, vigtigste prioriterede spørgsmål; trunk - strategiske udviklingsretninger; filialer - aktiviteter inden for ledelsesområder eller individuelle forretningsområder; blade - specifikke opgaver.

Efter at have modtaget en visuel repræsentation af informationen, fortsæt til det videre arbejde - foretag afklaringer, vælg personale til at arbejde inden for bestemte områder, til at udføre specifikke opgaver osv.

Planlæg dagligt, konstant, udvikle dine færdigheder, forbedre dine færdigheder, opfind nye metoder og metoder. Gør planlægningsprocessen til en positiv og kreativ oplevelse. Held og lykke med din planlægning og forretning!

• Sådan sætter du mål baseret på tidligere perioder
• Er det altid nødvendigt at kræve 100% implementering af planen?

Effektiv planlægning, er som bekendt nøglen til en gnidningsløs drift af virksomheden, som spiller en vigtig rolle i dens langsigtede udvikling.

Planlægning hjælper i de øjeblikke, hvor du skal træffe den rigtige ledelsesbeslutning. Derfor skal du besvare tre spørgsmål:

1. Hvordan er virksomhedens tilstand i dag?
2. I hvilken retning planlægger virksomheden at bevæge sig?
3. Hvordan planlægger virksomheden at opnå dette, hvad vil den gøre?

Begyndelsen på planlægning i en virksomhed vil være forståelsen af, hvad der skal til for yderligere effektiv funktion og udvikling. Succes afhænger af følgende faktorer:

1. Kvaliteten af ​​målsætning i de vigtigste nøglespørgsmål i organisationsudvikling.
2. Kvaliteten af ​​den foreløbige analyse af virksomhedens aktiviteter, konkurrenter, marked, produktdistribution mv.
3. Kvaliteten af ​​konkurrenceevnevurderingen.
4. Valg og implementering af strategi.

Hvad er målene for effektiv planlægning?

1. Strategiske mål - en beskrivelse af virksomheden i fremtiden. Disse mål påvirker alle områder af virksomhedens aktiviteter. De er officielle mål, der afspejler virksomhedens målrettede aktiviteter for at nå sine mål på lang sigt. På grund af strategiske planer kan deadlines for at nå mål fastlægges – normalt 2-5 år i forvejen. Strategisk planlægning er designet til at overveje og udvikle nye produkter og kapaciteter til virksomheden.

2. Mål for specifikke, vigtigste afdelinger af virksomheden - taktiske mål. Planer for disse mål er beregnet for en periode på højst 2 år. Taktisk planlægning er mellemliggende mellem kortsigtede og langsigtede perioder. Denne planlægning løser en række problemer, der relaterer sig til at nå mål gennem fordeling af eksisterende ressourcer.

3. Operationelle eller operationelle mål - et sæt opgaver, der er fastsat for en given tidsperiode for lavere afdelinger af virksomheden eller individuelle medarbejdere. Implementering af driftsplaner udføres på kort tid. Operationel planlægning involverer oprettelse af tidsplaner for individuelle medarbejdere og afdelinger.

For at sikre maksimal effektivitet i en virksomheds aktiviteter skal der dannes en hierarkisk kæde af mål.

• Økonomisk planlægning i en virksomhed: erfaringer fra krisen

Generaldirektør taler

Mikhail Strupinsky, Generaldirektør for gruppen af ​​virksomheder "Special Systems and Technologies", Moskva; Kandidat for Teknisk Videnskab

Det skal tages i betragtning, at der ikke er nogen universel planlægningsalgoritme. Egnede metoder til effektiv planlægning afhænger af de særlige forhold i virksomhedens aktiviteter - på nuancerne i produktion og salg af produkter. Som mange andre virksomheder foretrækker vores virksomhed salgsplanlægningsmetoden. Vi laver to typer prognoser – efter produkt og efter salgskanal.

Planlægning i vores virksomhed er designet til at løse to problemer: at sikre effektiv udnyttelse af produktionskapaciteten og at sørge for den ikke-lineære karakter af salget af varer. Derfor inddrager vi marketingspecialister og udviklingsafdelingsspecialister i at udarbejde produktionsplaner. Dette giver dig mulighed for at tage højde for markedsprognoser (for eksempel en forværret økonomisk situation eller omvendt en eksplosiv vækst i efterspørgslen efter produkter).

For at planlagte indikatorer kan nås i praksis, kræver moderne produktion tilstrækkelig teknisk og informationsstøtte. Ellers vil overvågning og evaluering af præstationsresultater være vanskelig. Men regelmæssig registrering af afvigelser og analyse af deres årsager er det vigtigste middel til at forbedre planlægningssystemet i virksomheden

Typer af effektiv planlægning

1. Afhængig af omfanget af dækning af aktivitetsområder.

• generel planlægning - alle områder af virksomhedens aktiviteter er planlagt;
• privat planlægning – specifikke aktivitetsområder planlægges.

2. Afhængigt af indholdet (typerne) af planlægning:

• strategisk – søge efter nye muligheder, skabe visse forudsætninger;
• nuværende - planlægning, der forbinder alle områder af virksomhedens aktiviteter og arbejdet i alle strukturelle afdelinger af organisationen for det kommende regnskabsår;
• operationel – muligheder realiseres, og den aktuelle fremdrift i produktionen overvåges.

3. Afhængigt af betjeningsobjekterne:

• produktions planlægning;
• finansiel planlægning;
• salg planlægning;
• personaleplanlægning.

4. Afhængigt af perioderne (dækning af tidsperioden):

• kortsigtet i en periode fra 1 måned til 1 år af virksomhedens aktivitet;
• mellemlang sigt - 1-5 år;
• langsigtet – mere end 5 år.

5. Afhængigt af muligheden for at foretage ændringer:

• fleksibel – ændringer er tilladt;
• stiv – der forventes ingen ændringer.

Generaldirektør taler

Vladimir Mozhenkov, Generaldirektør for Audi Center Taganka Company, Moskva

For fire år siden, på en forretningsrejse til USA, stiftede jeg bekendtskab med "princippet om tre perioder", som jeg senere med succes implementerede i min virksomhed. Markedet, som vi opererer på, vokser, så det er meget vigtigt for afdelingslederen at fange markedstendenser rettidigt. Princippet med tre perioder giver dig mulighed for at gøre dette mest effektivt.

Tre perioder er de tre foregående kvartaler. På baggrund af data fra disse perioder tegner vi en tidsplan, udarbejder og justerer planen for næste kvartal. Hvis vi taler om 2016, vil planen for første kvartal blive dannet på baggrund af data fra andet, tredje og fjerde kvartal af 2015. Det er meget enkelt - du skal sætte tre prikker og tegne to linjer. Du kan ende med en af ​​tre tendenser: positiv, negativ eller uændret.

Mulighed 1. Tendensen er positiv. Hvis vi ser positiv dynamik på grafen, så kan vi i planen for næste kvartal sætte gennemsnitstallene for de foregående tre kvartaler eller tallene for sidste kvartal. Der er en tredje mulighed - at indstille de indikatorer, der er foreslået af lederen af ​​afdelingen (naturligvis skal de være højere end dem, der beregnes på basis af tre perioder). Jeg er tilhænger af lidt oppustning af mål ved planlægning: Min opgave er at skabe spændinger i virksomheden, så medarbejderne ikke slapper af. Hvis lederen er klar til at overskride planen, så spørger jeg blot, hvilke ressourcer han har brug for.

Mulighed 2. Tendensen er negativ. I dette tilfælde er hovedopgaven i planlægningen at forhindre situationen i at udvikle sig i en negativ retning. I vores virksomhed opstod sådanne problemer, men meget sjældent. Eksempelvis var der i årets tre første kvartaler en stigning i tilgodehavender - vi planlagde to millioner, men det blev til to en halv. Opgaven for fjerde kvartal er at stoppe yderligere vækst i gælden og ikke overstige det sidste tal, og for det næste kvartal - at bringe størrelsen af ​​tilgodehavender til det mål, der blev sat tidligere (det vil sige til to millioner).

Mulighed 3. Tendensen ændrer sig ikke. I et voksende og dynamisk marked bør sådanne situationer ikke eksistere. Men hvis tendensen forbliver uændret, er der to mulige planlægningsmuligheder for det næste kvartal: Vi sætter de samme indikatorer, som vi opnåede, eller vi sætter barren lidt højere.

Efter at afdelingslederen har fastlagt tendensen, kommer han til mig med grafer. Som forberedelse til mødet skal han også analysere de ressourcer og det marked (kunder, konkurrenter), han har til rådighed. Baseret på alle data fastlægger vi kvartalsplanen. Planlægningen slutter dog ikke der. Jeg beder hver afdelingsleder om at fremlægge en plan for implementering af de angivne planer. Hver direktør skal beskrive, hvordan han vil opnå de planlagte indikatorer: ressourcer, deadlines, hvem der er ansvarlig for hver fase.

Hvad er stadierne af effektiv planlægning?

1. At lave planer - tage beslutninger om virksomhedens fremtidige mål og måder at nå dem på. Baseret på resultaterne af denne proces dannes et system af planer. Denne fase kombinerer:

• forskning i organisationens interne og eksterne miljø. Hovedkomponenterne i det organisatoriske miljø bestemmes, hvilket fremhæver dem, der er virkelig vigtige for virksomheden. Indsamling og sporing af information om disse komponenter, udarbejdelse af prognoser for miljøets fremtidige tilstand, vurdering af virksomhedens reelle situation;
• fastlæggelse af den ønskede retning, retningslinjer for aktiviteter, mission, vision og sæt af mål;
• strategisk analyse. Virksomheden sammenligner målene og resultaterne af forskning i interne og eksterne miljøfaktorer og identificerer kløften mellem dem. Metoder til strategisk analyse bliver grundlaget for dannelsen af ​​forskellige strategimuligheder;
• en af ​​de alternative strategier udvælges, og dens udvikling udføres;
• den endelige strategiske plan for virksomheden udarbejdes;
• udarbejdelse af mellemfristet planlægning. Med udarbejdelse af mellemfristede programmer og planer;
• udarbejdelse af en årlig driftsplan for projekter. Dette er baseret på den strategiske plan og resultaterne af mellemfristet planlægning;
• implementering af en plan;
• overvågning af gennemførelsen af ​​den fastlagte plan.

2. Implementering af planlagte beslutninger. Som et resultat opnås reelle præstationsindikatorer for virksomheden.

3. Overvågning af resultaterne. Reelle og planlagte indikatorer sammenlignes, der skabes forudsætninger for at justere virksomhedens handlinger i den valgte retning.

Faktorer at overveje, når du planlægger

1. Udvalg af fremstillede produkter.
2. Sæsonbestemt efterspørgsel.
3. Eget salgsnetværk, samarbejdsvilkår med forhandlere.
4. Tilgængelighed af store engangsordrer (eksport eller indenlandsk for nøgleleverandører).
5. Arbejd på bestilling (behovet for at overholde nøjagtige produktionsdeadlines, lagerkapacitet).

Effektive planlægningsværktøjer

At analysere miljøet - grundlaget for udvikling af en udviklingsstrategi

1. SWOT-analyse - for at bestemme årsagerne til effektivitet eller ineffektivitet i en virksomheds aktiviteter består den af ​​en komprimeret analyse af marketinginformation, på grundlag af hvilken en konklusion er lavet om den ønskede retning for bevægelse og udvikling af virksomheden , etablering af det endelige resultat af fordelingen af ​​ressourcer mellem segmenter. På baggrund af analysedataene udvikles en hypotese eller strategi til yderligere test.

2. Konkurrenceanalyse - er en dybdegående omfattende undersøgelse af en organisations konkurrenceposition, med en vurdering af tilgængelige markeder for at danne en effektiv virksomhedsstrategi.

3. Sammenlignende brancheanalyse. Formålet med denne analyse er indikatorerne for virksomheder i én branche. Især arbejdsproduktivitet, omsætning, rentabilitet.

4. Ressourceanalyse er en analyse af en virksomheds interne miljø.

5. Konkurrenceanalyse ved hjælp af "5 kræfter"-modellen af ​​M. Porter.

At definere organisationens mission og mål

1. Brainstorming. Det er en operationel metode til at løse et problem, baseret på at stimulere kreativ aktivitet. Deltagerne i diskussionen inviteres til at give udtryk for så mange muligheder som muligt, også fantastiske. Derefter, fra alle de foreslåede ideer, vælges de mest succesrige, som vil blive implementeret i praksis.

2. Træ af mål - er et struktureret sæt af mål for et system, program, bygget på et hierarkisk princip - der fremhæver et generelt mål, mål underordnet det, opdelt i 1., 2. og efterfølgende niveauer, som et træ.

3. Business-engineering er baseret på en systemtilgang. Virksomheden er et åbent system, beskrevet præcist, formelt, omfattende og fuldstændigt, der bygger grundlæggende informationsmodeller for virksomheden i samspil med en model af det ydre miljø.

• Brainstormmetode: 3 regler for at træffe de rigtige beslutninger

At vælge en strategi og grundlæggende scenarier

1. Boston Consulting Group metode (matrix). Indikatorerne, der danner evalueringsmatrixen, er produktionsvæksthastigheden, markedsandelen kontrolleret af denne virksomhed.

2. McKinsey-metoden (matrix). De vigtigste evalueringsindikatorer er virksomhedens konkurrenceposition og markedets tiltrækningskraft.

3. Indlæringskurvemetode. Grundlaget for denne metode er at opbygge en sammenhæng mellem størrelsen af ​​produktionsomkostningerne og dens volumen.

4. Shell/DPM-model – i form af en todimensionel tabel, der afspejler virksomhedens styrker og brancheattraktion på henholdsvis X- og Y-aksen.

5. ADL/LC-model - bygget på en kombination af 2 parametre, 4 stadier af produktionslivscyklussen og fem konkurrencepositioner. Med udgangspunkt i modellen vælges en raffineret virksomhedsudviklingsstrategi.

6. Produktets livscyklusmetode. Denne metode er baseret på fastlæggelse af strategiske retninger og handlinger for hvert trin i produktets livscyklus.

At udvikle en grundlæggende strategi

1. Model af I. Ansoff. I denne produktudviklingsmodel kan flere strategier bruges samtidigt. Modellen er baseret på den forudsætning, at den mest foretrukne strategi for intensiv salgsvækst kan bestemmes ud fra beslutningen om at sælge eksisterende eller nye produkter på det nuværende eller nye marked.

Denne matrix er beregnet til at beskrive virksomhedens mulige strategier i et voksende marked. Denne model forudsætter, at for at sikre integritet skal virksomhedens strategiske plan have en administrativ og finansiel strategi.

En finansiel strategi er et sæt værktøjer og regler, der har til formål at øge det økonomiske potentiale i en virksomhed. Administrativ strategi forudsætter et sæt passende regler for den organisatoriske udvikling af en virksomhed.

2. Model af G. Steiner. En matrix, der inkluderer klassificering af produkter og markeder i eksisterende, nye, men relateret til eksisterende og helt nye. Ved

Baseret på matrixdataene kan risikoniveauer og sandsynligheden for succes identificeres for forskellige markeds-produktkombinationer.

3. D. Abels model. Det er muligt at måle forretningsstrategi ud fra følgende kriterier:

• kundernes behov;
• betjening af forbrugergrupper;
• teknologi, der bruges til at udvikle og fremstille et produkt.

At implementere strategien

1. Netværksplanlægningsmetoder. Hovedformålet med disse metoder er at minimere projektets varighed.

2. "Work Breakdown"-strukturen er det indledende værktøj til at organisere arbejdet, der sikrer opdelingen af ​​hele mængden af ​​arbejde i henhold til strukturen for deres implementering i virksomheden.

At evaluere og kontrollere implementeringen af ​​strategien

1. Strategisk revision er en kontrol og vurdering af kvaliteten af ​​arbejdet i de virksomhedsafdelinger, hvor der udføres strategisk ledelse.

2. Intern revision – yde objektive og uafhængige garantier og rådgivning for at forbedre virksomhedens aktiviteter. Intern revision bidrager til at nå opstillede mål, baseret på en konsistent og systematisk vurdering, hvilket øger effektiviteten af ​​kontrol-, risikostyrings- og corporate governance-processer.

• Strategisk udviklingsplanlægning: 7 stadier af strategiudvikling

Effektiv planlægning i krisetider

1. Fokus på importsubstitutionspolitikken. Importsubstitution indebærer etablering af produktion af nødvendige produkter gennem indsats fra indenlandske producenter. Importsubstitution kan udføres på grundlag af præferencemarkedsmekanismer eller gennem administrativ indgriben fra forskellige politiske strukturer.

Du bør overveje, hvilke af produktionskomponenterne, som du tidligere har købt i udlandet, der kan købes fra indenlandske virksomheder. Det er nødvendigt at beregne budgettet og regimet, først derefter tilføjer vi denne post til planen for vores virksomhed.

Fortalt af en praktiserende læge

Vyacheslav Puzenkov, Formand for bestyrelsen for Modular Boiler Systems-koncernen

Før du sætter salgsmængder i en plan, bør du forstå, hvad et krisemarked kan tilbyde. Hjemmemarkedet for modulære kedelsystemer er radikalt anderledes sammenlignet med segmenterne for bil- eller husholdningsapparater på grund af den høje inerti. Her er hovedforbrugerne virksomheder på markedet for langsigtet byggeri af detail-, industri- eller boligkomplekser. Med al den økonomiske ustabilitet betragtes varmegenereringsudstyr som nøglen til næsten enhver bygning.

Ud over inerti er det russiske marked for modulære kedelsystemer præget af næsten ren konkurrence - med mange markedsdeltagere, som ikke kan påvirke den gennemsnitlige markedspris på produkter markant. Alle virksomheder her har næsten de samme vækstudsigter, som kun er begrænset af efterspørgslen.

Vi planlægger i 2016 at øge salget med 20-25%. Det er denne salgsvolumen, baseret på tidligere års erfaringer, der giver os mulighed for at øge produktionen uden behov for væsentlige investeringer.

Dette resultat opnår vi gennem en minimal udvidelse af produktionskapaciteten eller ved at overflytte medarbejdere til at arbejde på toholdsskift.

2. Udvide og styrke den kommercielle afdeling. Efter at have fastlagt det ønskede salgsniveau for 2016, er næste fase afsat til at udarbejde en salgsplan. En driftsplan (for 1. kvartal) kan opbygges i forbindelse med produktgrupper i seks måneder, baseret på den kommercielle afdelings rapport om planlagte transaktioner i denne periode.

Derfor kan salgschefer i CRM-systemet registrere virksomheder, som samarbejdet er med på tidspunktet for indgåelse af en aftale. Salgsdirektøren bør hver 2. uge justere denne plan baseret på rapporten om gennemførte transaktioner, som er udarbejdet af den kommercielle afdeling. I tilfælde af en aftalefejl eller afbrydelse af forhandlinger fra kundens side er det nødvendigt at inddrage salgsdirektøren i processen.

Ud over den operationelle plan er det også nødvendigt at udarbejde en taktisk plan (i seks måneder), som også bør baseres på den kommercielle afdelings rapport. I denne forbindelse er det nødvendigt at tilvejebringe en ordning for en ensartet stigning i produktionsmængderne. Når du laver en strategisk (årlig) plan baseret på de første 6 måneder af 40/60-andelen, bør du beregne antallet af transaktioner for 2. halvår.

Denne andel er universelt egnet til mange virksomheder. Men givet økonomisk ustabilitet er det svært at forudsige udviklingen i situationen i mere end første halvår. Derfor skal du primært fokusere på den taktiske plan.

Vi anbefaler at fordele væksten i produktion og salg jævnt med 20-25% over 12 måneder, hvilket afspejler disse oplysninger i alle planer. Efter planlægning kommer hovedstadiet - stimulering af den kommercielle afdeling. For at opnå dette kan der tages skridt i følgende retninger:

1. Omfattende måde. Det indebærer udvidelse af virksomhedens kommercielle afdeling. For at finde ud af det nødvendige antal medarbejdere for at øge salget med 20-25%, skal du beregne "omkostningerne" for dine salgschefer ved at analysere indgående trafik.
2. Intensiv måde. Ifølge analysen af ​​den gennemsnitlige "omkostning" for en medarbejder vil det være muligt at fastslå, at 2-3 nye ledere faktisk ikke umiddelbart vil kunne bringe en kraftig stigning i den årlige omsætning. Det er nødvendigt at beregne, baseret på data fra tidligere år, hvor lang tid det vil tage for en nybegynder at nå det krævede niveau - tidligst 2-3 år. Derfor skal du ikke kun tænke på at udvide den kommercielle afdeling, men også at forbedre kvaliteten af ​​arbejdet på grund af væksten i indgående trafik.

De mest almindelige fejl i planlægningen

Fejl 1. En plan uden mål og ukorrekt delegering af myndighed.

Når du planlægger, skal du først stille dig selv et par grundlæggende spørgsmål. Det har også betydning, hvem du overlader planlægningen til. For eksempel vil den økonomiske planlægningsafdeling kunne præsentere en prognose, men ikke en plan. Til gengæld kan ledelsen godkende planen og kræve, at de passende mængder indgår i den, men der er ingen grund til at "trække" planen ned fra oven. Ellers vil ansvaret for implementeringen af ​​planen blive tillagt ledelsen, men der er ingen grund til at tale om overholdelse af virkeligheden. Der bør ikke være nogen formålsløs udarbejdelse af en plan; det er vigtigt at forstå opgaverne med dens udvikling.

Fejl 2. Sammenkædning af årlig planlægning til kalenderår

Det er almindeligt, at virksomheder arbejder med følgende ordning - planlægger i slutningen af ​​den foregående måned indikatorerne for den næste, og forsøger at nå dem inden for alle 30 dage. I begyndelsen af ​​den næste måned samles alle data med en sammenligning af faktiske indikatorer og indledende planer. Det er naturligt at ønske at overføre arbejdsmekanismen til årlig planlægning. Det er normalt på dette stadium, at der opstår problemer.

Planlægningsdeltagere er nogle gange dårligt bevidste om reglerne og nuancerne ved at udarbejde planer for året og ønsker ikke at bruge tid på dette. Derfor arbejder ledelsen på årsplanen, der sætter for ambitiøse mål for virksomheden, og som ikke rigtig forstår at nå sådanne mål, så den foreslår at overføre nuværende indikatorer til næste år.

Som følge heraf opstår en situation, hvor planen viser samlet vækst, herunder stagnerende grene og produkter. Ledere vil ikke være motiveret til at gennemføre en så urealistisk plan.

Regler for effektiv planlægning

1. Levere forretningsprocesser, godkende regler for interaktion mellem økonomi-, logistik-, produktions- og salgsafdelinger.
2. Registrering, analyse og hurtig eliminering af fejl i samspil mellem afdelinger.
3. Automatisering af planlægning, regnskab, implementering af ERP-systemet, elektronisk produktreservationssystem af salgsafdelingen.
4. Vedligeholdelse af elektronisk dokumenthåndtering med passende uddannelse
5. Konstant arbejde med at optimere virksomhedens interne logistik.
6. Rettidig modernisering af produktionskapacitet.

Er det altid nødvendigt at kræve 100% implementering af planen?

Vladimir Mozhenkov, Generaldirektør for Audi Center Taganka Company, Moskva.

For seks eller syv år siden indførte vi følgende regel: Planen anses for afsluttet, hvis resultatet er i intervallet 95–110 %. Dette giver dig mulighed for både at stimulere mennesker og skabe nyttige spændinger i dit arbejde. Forresten er det dårligt at overskride planen med mere end 110%, fordi kvaliteten af ​​arbejdet falder. Med andre ord er det nødvendigt at sætte ikke kun minimumsgrænsen, men også maksimum.

For eksempel siger jeg til direktøren for profitcentret: "Du er fantastisk, du gjorde et godt stykke arbejde sidste år, du solgte tusinde biler. Jeg tror, ​​at i år, mens markedet vokser, kan du sælge fjorten hundrede eller tusind fem hundrede." Hvortil han svarer: "Hvad 1500?!" Det er svært at sælge tusind her! Nye forhandlere åbner, kunderne skifter til billigere biler. Hvad 1500?!" Og han vil tale i en måned om, hvor svært det er. Selvfølgelig forstår han, at hans families velbefindende afhænger af gennemførelsen af ​​denne ambitiøse plan, men samtidig vil han spille det sikkert. Jeg giver ham tid til, at han bliver gennemsyret af målet, til at tro på, at det er muligt at nå det, fordi ethvert mål skal være målbart, realistisk og opnåeligt. For at få ham til at føle sig mere selvsikker, bakker jeg ham op, jeg siger: "Jeg vil give dig ressourcerne, så du opfylder planen 100%, men hvis du fuldfører den 97%, 96% eller endda 95%, så bliver det mente, at du planen er blevet opfyldt, og du vil modtage alle bonusser og bonusser." Og hvis han efter det opfylder planen, f.eks. 98%, 100% eller endda 103%, siger jeg til ham: "Ser du? Godt arbejde!" Og tendensen på grafen er positiv (selvom dynamikken ikke er særlig signifikant). Men hvis lederen opfyldte planen med 94,99%, så er han allerede frataget noget. 80–95 % er endnu værre, men hvis det er mindre end 80 % (det har vi aldrig haft før), så modtager lederen ingen bonus - kun en bar løn.

"Modulære kedelsystemer"- gruppe af virksomheder blev oprettet i 2005. Aktivitetsomfanget er salg af serviceydelser og levering af færdige varme- og elløsninger på markedet af blokmodulære kedelhuse og minitermiske kraftværker. Kunder omfatter: Gazprom Transgaz Moscow, ABH Miratorg, Ostankino Meat Processing Plant, Castorama, Samsung Group, Hyundai osv.

Mikhail Strupinsky uddannet fra Moscow State Technical University opkaldt efter. N.E. Bauman. Arbejdede på kabelindustriens designbureau. Forfatter til omkring 50 videnskabelige artikler. Har omkring 50 patenter på opfindelser. Æresbygger af Rusland (2006). "Særlige systemer og teknologier" Aktivitetsområde: design, fremstilling, installation og vedligeholdelse af husholdnings- og industrikabel elektriske varmesystemer, produktion af temperaturkontroludstyr. Organisationsform: LLC. Område: hovedkontor – i Moskva; produktion - i Mytishchi (Moskva-regionen); repræsentationskontorer og forhandlere i 250 byer rundt om i verden. Antal medarbejdere: 1500. Årlig omsætning: mere end 3,2 milliarder rubler. (i 2009). Generaldirektørens ansættelsesperiode: siden 1991. Generaldirektørs deltagelse i virksomheden: ejer.

"Audi Center Taganka" er en del af AvtoSpetsTsentr-gruppen af ​​virksomheder.

Fortæl mig, hvor vigtigt er det at planlægge din tid i den moderne verden?

Jeg er sikker på, at alle har haft en situation, hvor mange vigtige ting er på dagsordenen. Du vågner op fuld af entusiasme og tillid til, at du kan gøre alt med lethed. Men først skal du tjekke din e-mail... og Facebook i bogstaveligt talt fem minutter. Pludselig hobede der sig en masse småting op. Det ser ud til, at du arbejder, men intet "vigtigt" er blevet gjort! Og her er det allerede tæt på frokost, og jeg er lidt træt - hvad er det for noget arbejde? Så er det allerede slutningen på dagen? Hvordan er det muligt, siden jeg ikke havde tid til at gøre noget? Stemningen er i dårlig form – dagen er gået i vasken.

Desværre ved de fleste af vores landsmænd ikke, hvordan de skal planlægge deres dag. Derfor bliver der brugt enormt meget tid på sludder, som der i princippet ikke rigtig er brug for. På grund af manglen på en specifik plan for dagen, ugen, måneden, mister en person dyrebar tid, som kunne bruges meget mere effektivt og produktivt. Og selvfølgelig få flere gange større resultater af dette.

Effektiv planlægning af arbejdstid er nøglen til succes for et moderne menneske. Så hvordan lærer man at planlægge tiden korrekt?

Vi har samlet 5 af de mest effektive regler, som vil hjælpe dig med at få mest muligt ud af hver dag, du lever. Gør alle de nødvendige ting med lethed!

Lad os nu gå videre til tips, der hjælper dig med at planlægge din tid korrekt.

1. Skriv en opgaveplan

Planen for dagen skal være til stede på papir. Et perfekt minde er fantastisk, men midt i en aktiv og travl hverdag er der stor chance for at glemme noget vigtigt. Hvis en huskeliste ikke er skrevet ned på papir, betyder det, at den ikke eksisterer.

Om aftenen skal du lave en huskeliste for i morgen og dele dem i to kolonner i rækkefølge efter vigtighed. Den første er den vigtigste, som skal udfyldes under alle omstændigheder. Den anden er mindre vigtig, som kan udskydes i tilfælde af en pludselig ændring i prioriteter eller force majeure.

En notesblok med opgaver bør være med dig hele dagen. Og efterhånden som du fuldfører elementer på listen, skal du krydse dem af. Med denne psykologiske teknik kan du, som man siger, gå på autopilot. Når alt kommer til alt, er hver fuldført opgave en lille sejr. Det er rart at føle sig som en vinder, og din underbevidsthed vil automatisk stræbe efter dette. Det bliver også nemmere at udføre dem.

2. 70/30 planlægning

Der er ingen grund til at planlægge absolut hele tiden, for selv en ægte pedant vil ikke være i stand til at overholde en tidsplan, hvor der ikke er et minuts tilbageslag. Alt kan ske i livet – og en halv time til at skifte et fladt dæk eller 15 minutter ekstra i en trafikprop kan ødelægge en perfekt planlagt dag.

Derfor skal du kun planlægge 70 % af tiden. Dette vil hjælpe dig med at få mest muligt ud af din tid uden at føle dig begrænset eller presset. Og selv små overraskelser vil ikke kunne påvirke resultaterne af din dag.

Bestem den nødvendige mængde tid for hver opgave. Planlæg din arbejdsdag omkring dette tidspunkt. Hvis dagen forløb nøjagtigt efter tidsplanen, så kan de resterende 30% afsættes til andre opgaver på listen eller afsætte tid til dig selv eller din familie - dette vil hjælpe dig med at slappe af og nyde de udførte opgaver.

3. Den mest produktive tid er før frokost

Prøv at fuldføre de sværeste og mest ubehagelige opgaver med det samme, først om morgenen. Denne teknik kaldes "spis frøen først." Når den sværeste og mest problematiske opgave er afsluttet, virker resten helt enkel og kræver mindre tid at udføre.

Forsøg at planlægge dit arbejde, så cirka 65-70 % af alle planlagte opgaver for dagen er løst inden frokostpausen. Om morgenen arbejder hjernen mest aktivt, hvilket kan reducere den tid det tager at udføre selv komplekse opgaver markant. Dette vil også hjælpe, hvilket forhindrer dig i at komme tæt på arbejde - det udjævner motivationen og "skærer" præstationer.

Under frokosten kan du bruge tid på personlige spørgsmål. For eksempel besvare beskeder, foretage et par personlige opkald. Til eftermiddagen anbefales det at planlægge simple opgaver, der ikke kræver den store indsats - møder, besvarelse af mails mv.

4. Hvile er nødvendigt

Det er meget svært at koncentrere din opmærksomhed om én opgave i lang tid. Især hvis det kræver en masse mental indsats at nå dine mål. Og jo længere du kommer, jo sværere er det at holde din opmærksomhed på at nå dine mål. Dette reducerer naturligvis produktiviteten og øger den tid, det tager at udføre opgaver.

Det er nødvendigt at hvile midt i arbejdstiden! Dette enkle trin hjælper dig med at holde dig i god form hele dagen. Du kan vælge en hvileordning, der er praktisk for dig, men 45/15 anses for at være den mest effektive. Det betyder, at du for 45 minutters arbejde skal afsætte 15 minutters hvile.

Ud fra dette princip varer undervisningen for alle skolebørn 45 minutter. Med lidt forandring indhenter hjernen det. Og det giver ham mulighed for at fortsætte med at arbejde med koncentration.

Men det betyder ikke, at du under sådan en miniferie skal spytte i loftet. Prøv at gøre god brug af det. Lav for eksempel øvelser for din ryg eller øjne, rens dit skrivebord, læs en bog eller en interessant artikel, eller gå en kort tur.

5. Analyser og planlæg realistisk

Hvad er meningen med at skabe dusinvis af mål, hvis der kun er 24 timer på et døgn, og det vil være urealistisk at fuldføre dem alle? Forsøg derfor at planlægge opgaver, der kan løses i løbet af dagen.

Dette kan virke svært i starten, fordi du aldrig på forhånd ved, hvor lang tid en bestemt opgave vil tage. For at få mest muligt ud af det, skal du i slutningen af ​​hver dag skrive ned, hvor mange af dine planlagte opgaver du har udført. I slutningen af ​​dagen laver du en inskription: "XX% af opgaver udført." Det vil hjælpe dig med at bestemme, hvor tilstrækkeligt du sætter mål. Hvis du fuldfører dem hver dag med lethed, så prøv at øge antallet, og hvis mange opgaver forbliver uløste og gå videre til næste dag, så prøv at reducere stress.

Husk - der er ingen grund til at påtage dig en mængde opgaver, som du ikke kan udføre. og realistisk vurdere dine evner.
Tidsplanlægning er den vigtigste færdighed for et moderne menneske. Denne færdighed kan og bør forbedres. Og når du mestrer det fuldstændigt, vil du blive overrasket over, hvor hurtigt og nemt du kan løse problemer, der tidligere virkede nærmest umulige. Og jo hurtigere du fuldfører dit arbejde, jo mere tid har du til fornøjelse, hobbyer og familie. Brug planlægningshemmeligheder og gør dit liv lettere. Jeg ønsker dig succes!

Med kærlighed og respekt,
Evgeny Deineko.