การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แอปพลิเคชั่น "ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

องค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออกและการลงทะเบียนเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชัน ELMA ECM+ และช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเหมาะสม: การเคลื่อนย้าย การลงทะเบียน การจัดเก็บ และการค้นหา เมื่อใช้สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ดูการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร และค้นหาต้นฉบับกระดาษของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

การจัดการสัญญา

การจัดการสัญญาช่วยให้คุณสามารถแปลการจัดเตรียม การอนุมัติ การจัดเก็บ และการประมวลผลสัญญาและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ELMA: โซลูชันการจัดการสัญญาได้รับการออกแบบเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและสะดวกสบายกับสัญญาตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด กระบวนการอัตโนมัติสำหรับการสร้าง การอนุมัติ การบันทึก และการค้นหาเอกสารช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงานกับสัญญาได้หลายเท่า

ORD และเอกสารภายใน

ส่วนเอกสารภายในจัดระเบียบงานพร้อมบันทึกช่วยจำภายในและเอกสารขององค์กรและการบริหารที่องค์กร แอปพลิเคชัน ELMA ECM+ รองรับการไหลของเอกสารทั้งหมดของบันทึกช่วยจำ คำสั่งซื้อ และเอกสารภายในประเภทอื่นๆ: การสร้าง การอนุมัติ การลงทะเบียน การตรวจสอบ การลงนาม การควบคุมการดำเนินการ และการจัดเก็บในระบบ

บันทึกย่อของสำนักงาน

ในการทำงานกับเอกสารภายในในระบบ ELMA มักจะสร้างกระบวนการ "บันทึกภายใน" พิเศษซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบของการประมวลผลบันทึกอย่างเป็นทางการทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องสะสมกองกระดาษหรือผ่านขั้นตอนการอนุมัติเอกสารที่ยืดเยื้ออีกต่อไป การสร้าง การลงทะเบียน การส่งถึงผู้รับ การค้นหาเอกสาร - ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติและนำเสนอในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

การกระทบยอดบัญชี

คุณลักษณะการกระทบยอดใบแจ้งหนี้ทำให้การกระทบยอด การชำระเงิน และการจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ ในระบบ ELMA ECM+ คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการอัตโนมัติสำหรับการทำงานกับคำขอชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ องค์กรนี้ช่วยให้คุณตอบกลับและชำระค่าใช้จ่ายได้ทันเวลา การอนุมัติทุกขั้นตอนจะโปร่งใส ควบคุมได้ และจัดการได้ง่าย การลงทะเบียนบัญชีช่วยให้วิเคราะห์การชำระเงินและการรายงานได้อย่างรวดเร็ว

เอกสารที่ไม่ได้มาตรฐาน

สำหรับเอกสารและการไหลของเอกสารที่ “ไม่เป็นมาตรฐาน” โดยใช้ระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายไปยังการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

การไหลของเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกบริษัท และอาจเกิดขึ้นได้ในรูปแบบที่แตกต่างกัน บางครั้งกระบวนการนี้ดำเนินการเป็นการโอนเอกสารระหว่างผู้อำนวยการขององค์กรและนักบัญชีและบางครั้งก็แสดงถึงการดำเนินการหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่น ที่เรียกว่า การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ในบริษัทขนาดใหญ่ การจัดการเอกสารต้องใช้ความพยายามอย่างมาก เนื่องจากการรักษาความสงบเรียบร้อยในเรื่องต่างๆ ในกรณีเช่นนี้ถือเป็นงานที่ค่อนข้างยาก

เพื่อให้มั่นใจในระเบียบในเอกสารขององค์กรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกับเอกสารคุณสามารถใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แอปพลิเคชันที่เรียกว่า ELMA: “การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์”ทำให้สามารถจัดเก็บ ลงทะเบียน ค้นหา อนุมัติ และติดตามการดำเนินการกับเอกสารในโหมดอัตโนมัติได้ การใช้ ELMA ช่วยให้เอกสารของบริษัทใดบริษัทหนึ่งใช้งานได้จริง

วิดีโอเกี่ยวกับระบบการจัดการธุรกิจของ ELMA

ระบบควบคุมอิเล็กทรอนิกส์ที่มาจากภายในประเทศมักมี

มีอินเทอร์เฟซที่ยุ่งยากซึ่งข่มขู่ผู้ใช้บางคน

แอปพลิเคชัน ELMA ใช้งานง่ายและเข้าใจง่าย

อินเตอร์เฟซ.

แอปพลิเคชันนี้มีอินเทอร์เฟซไฟล์ปกติ

พื้นที่เก็บข้อมูลที่เหมาะสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์มากนัก

การใช้คอมพิวเตอร์

สำหรับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมนั้นสามารถเข้าถึงได้โดยใช้ปุ่มพิเศษและเมนูที่สะดวกสบาย วิธีนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถเห็นเฉพาะองค์ประกอบที่เขาต้องการในงานของเขาเท่านั้น ส่วนที่เหลือยังคงซ่อนอยู่ แต่สามารถเข้าถึงได้หากจำเป็น สิ่งนี้ช่วยให้คุณรู้สึกคุ้นเคยกับระบบหลังจากใช้งานมาหลายครั้ง

อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายไม่รบกวนการมีอยู่ของฟังก์ชันการทำงานที่กว้างขวางซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงการดำเนินงานที่ค่อนข้างซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสารของบริษัท

แอปพลิเคชันที่อธิบายไว้ทำให้สามารถจัดระเบียบการจัดการเอกสารและปรับปรุงการทำงานของพนักงาน แต่ไม่ต้องการความรู้อย่างจริงจังของผู้ใช้ในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การป้อนเอกสารและการลงทะเบียน

ทั้งการป้อนและการลงทะเบียนเอกสารในระบบนี้ทำได้ง่ายมาก ซึ่งทำได้โดยใช้อินเทอร์เฟซที่เข้าใจกันดี เป็นตัวช่วยที่มีขั้นตอนจำนวนหนึ่ง สิ่งที่ต้องกรอกเอกสารเข้าระบบคือรายละเอียดที่จำเป็นและแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

จากข้อมูลนี้ ระบบสามารถสร้างการ์ดเอกสารซึ่งข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บไว้ หากจำเป็นต้องลงทะเบียน คุณจะต้องป้อนคุณสมบัติการลงทะเบียนบางอย่าง การดำเนินการที่อธิบายไว้ทั้งหมดอาจเรียบง่ายหรือครอบคลุมมากขึ้น ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเฉพาะ

ในระบบเอกสารทั้งหมดสามารถมีไฟล์ได้หลายเวอร์ชันตามต้องการ ไฟล์ปัจจุบันจะใช้เวอร์ชันเดียวเท่านั้น ส่วนเวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมดจะเป็นเวอร์ชันเดิมหรือเวอร์ชันร่าง วิธีการนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารไว้ในการ์ดใบเดียว นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าเวอร์ชันของเอกสารที่เปลี่ยนแปลงระหว่างการประมวลผล การอนุมัติ และการดำเนินการอื่น ๆ สามารถนำเสนอในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ เอกสารหนึ่งเวอร์ชันจำนวนมากทำให้สามารถกำจัดปัญหาและความจำเป็นในการสร้างการ์ดหลายใบ

บริษัทหลายแห่งจัดการกับข้อมูลที่นำเสนอในรูปแบบกระดาษ เมื่อใช้ระบบ ELMA สามารถป้อนเอกสารกระดาษได้ แอปพลิเคชันซึ่งเรียกว่า ELMA Agent ช่วยให้สามารถบันทึกสำเนาเอกสารที่สแกนไว้ในระบบการจัดการเอกสารของบริษัทได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าการแนะนำเอกสารที่เป็นกระดาษเข้าสู่ระบบนั้นไม่ยากไปกว่าการแนะนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติมบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือดำเนินการใดๆ ที่ไม่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและการสแกน

ในการลงทะเบียนเอกสารใน ELMA จะใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Chancery เอกสารแต่ละฉบับในสำนักงานมีหมายเลขทะเบียนของตนเองและติดตั้งการ์ดควบคุมพิเศษ

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ใน ELMA พื้นที่เก็บข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด ซึ่งเรียกว่าไฟล์เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อใช้ Archive คุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ชื่อหรือรายละเอียดบางอย่าง

ในเวลาเดียวกัน ผู้ใช้แต่ละคนสามารถทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่เขาสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น หากไม่มีการเข้าถึงเอกสารใดๆ เขาจะไม่สามารถดูเอกสารเหล่านั้นได้

ในเอกสารเก่า เอกสารทั้งหมดจะมีการ์ดเป็นของตัวเอง ซึ่งคุณจะได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด - รายละเอียด เวอร์ชันของเอกสาร และกิจกรรมประเภทต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

เคลื่อนย้ายเอกสารภายในบริษัท

ระบบที่ออกแบบมาสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มอบโอกาสที่ดีเยี่ยมในการสนับสนุนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ในขณะเดียวกัน นักแสดงก็ทำกิจกรรมประเภทต่างๆ ด้วยเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

แนวทางนี้ทำให้ได้รับผลประโยชน์มากมาย รวมถึงลดเวลาที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร ป้องกันการสูญเสียต้นฉบับ และเร่งการตอบสนองของผู้รับเหมาต่องาน นอกจากนี้ ผู้คนจำนวนมากสามารถดำเนินการบางอย่างกับเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน

เมื่อใช้ระบบ ELMA คุณสามารถรับประกันการเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรไปตามเส้นทางที่มีความซับซ้อนแตกต่างกัน ข้อมูลเฉพาะของเส้นทางเป็นตัวกำหนดว่าพนักงานคนใดจะจัดการกับเอกสารและจะดำเนินการใดกับเอกสารดังกล่าว

เส้นทางการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ELMA ให้การจัดการการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กรค่อนข้างยืดหยุ่น เพื่อดำเนินการแบบดั้งเดิม เช่น ศึกษาเอกสาร ตรวจทาน หรืออนุมัติ เพียงคลิกไม่กี่ครั้งก็เพียงพอแล้ว หากจำเป็นต้องทำงานแบบคู่ขนาน ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน ภายใต้สภาวะการทำงานดังกล่าว ระบบช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันระหว่างนักแสดงที่เข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย

เพื่อให้งานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร แอปพลิเคชัน ELMA มีเครื่องมือที่สะดวกมาก ตามมติที่ได้รับจากหัวหน้า คุณสามารถสร้างรายการงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารได้ แต่ละงานมีผู้ปฏิบัติงานเฉพาะและเวลาที่จะต้องทำให้เสร็จ งานทั้งหมดที่มีลิงก์ไปยังเอกสารจะเชื่อมต่อกับการ์ด ทำให้สามารถค้นหาได้อย่างชัดเจนว่างานใดที่กำลังดำเนินการอยู่ในเอกสารและสถานะของพวกเขา

หากบริษัทใช้เส้นทางที่ซับซ้อนในการย้ายเอกสาร บริษัทก็สามารถใช้ ELMA สำหรับการสร้างแบบจำลองได้ ทำได้โดยใช้โปรแกรมแก้ไขที่สะดวกและเข้าใจง่ายซึ่งมีอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่เรียบง่าย

นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเส้นทางที่มีความซับซ้อนต่างกันออกไปได้ ในเวลาเดียวกัน นักพัฒนาสามารถใช้การดำเนินการมาตรฐานส่วนใหญ่และจัดการคุณสมบัติเส้นทางโดยใช้ Docflow ในระหว่างการดำเนินการตามเส้นทางเหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงเวอร์ชัน การลงทะเบียน การเปลี่ยนแปลงสถานะ และการสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมดสามารถทำได้ การดำเนินการทั้งหมดนี้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ

โมเดลเส้นทางที่สร้างขึ้นครั้งเดียวสามารถใช้ได้หลายครั้ง ซึ่งทำให้สามารถย้ายเอกสารของบริษัทได้อย่างแม่นยำ หากต้องการส่งเอกสารตามเส้นทางที่กำหนดไว้ คุณต้องใช้บัตรเอกสารนั้น

คุณเพียงแค่ต้องคลิกรายการเมนู "ส่งตามเส้นทาง"

ในระหว่างการดำเนินการตามเส้นทาง คุณสามารถดูได้อย่างชัดเจนว่าเอกสารอยู่ที่ใดในปัจจุบันและงานประเภทใดที่ดำเนินการอยู่ ข้อมูลนี้สามารถดูได้บนการ์ดหรือเป็นกราฟิกบนแผนที่ การดำเนินการที่กำลังดำเนินการอยู่จะแสดงด้วยกรอบสีเขียว

แม่แบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อสร้างเอกสารมาตรฐานอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้เทมเพลตได้ พวกเขากำลังเตรียมเอกสารในอนาคต บางส่วนมีชิ้นส่วนที่ออกแบบมาเพื่อแทรกข้อมูลที่จำเป็นที่นั่น (โดยอัตโนมัติ) การสร้างเทมเพลตสามารถทำได้แม้กับผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมเลยก็ตาม

ในทางปฏิบัติ บริษัทมักจำเป็นต้องสร้างเอกสารที่เหมือนกัน ตามกฎแล้ว เฉพาะวันที่ นามสกุล และชื่อบริษัทเท่านั้นที่จะเปลี่ยนแปลง การดำเนินงานเหล่านี้ด้วยตนเองใช้เวลานานและเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด ใน ELMA งานนี้เสร็จสิ้นโดยใช้เทมเพลต

สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการคือการป้อนข้อมูลที่จะต้องแทรกลงในเอกสารระบบจะทำทุกอย่างโดยอัตโนมัติ

งานสัญญา

ด้วยการใช้แอปพลิเคชันที่อธิบายไว้ คุณสามารถทำงานหลายประเภทที่เกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสารของบริษัทได้ งานตามสัญญาเป็นหนึ่งในการใช้งานทั่วไปของ ELMA โดยปกติแล้ว สิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาของบริษัท

ในบริษัทเหล่านั้นที่ไม่ได้ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานตามสัญญาประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การสร้างข้อตกลงโดยใช้เทมเพลตหรือตามข้อตกลงที่ใช้ก่อนหน้านี้ ผู้จัดการป้อนข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง

2. ตรวจสอบเอกสารโดยทนายความ ผู้จัดการจะต้องส่งข้อตกลงในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์

3.ประสานงานสัญญากับหัวหน้าบริษัทที่เกี่ยวข้อง

4. การลงนามในสัญญาโดยผู้อำนวยการทั่วไป

5. การลงทะเบียนเอกสารในเอกสารสำคัญของบริษัท ขั้นตอนนี้ดำเนินการโดยเลขานุการและอาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท

6. สัญญาตกอยู่ในมือของบุคคลที่ตั้งใจไว้และดำเนินการตรวจสอบการลงนาม

วิธีนี้มีข้อเสียหลายประการ ในหลายองค์กร การติดตามตำแหน่งของเอกสารและกิจกรรมที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้นเป็นเรื่องยาก หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสัญญา จะเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความเกี่ยวข้องของเวอร์ชันนี้ นอกจากนี้ กระบวนการอนุมัตินี้ยังทำให้ยากต่อการสร้างเอกสารข้อตกลงที่แสดงข้อมูลการตัดสินใจในเอกสารที่กำหนด

งานตามสัญญาใน ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในแอปพลิเคชันนี้ การดำเนินการตามสัญญาจะดำเนินการโดยใช้เส้นทางที่สามารถอธิบายได้ง่ายในรูปแบบของไดอะแกรมกราฟิก การดำเนินการส่วนใหญ่ทั้งหมดจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ การดำเนินการบางอย่างที่ต้องมีส่วนร่วมของผู้ใช้จะถูกระบุในไดอะแกรมด้วยสี่เหลี่ยมสีแดง

คลิกเพื่อเปิดแผนที่ฉบับเต็ม

การสร้างสัญญา

ก่อนที่จะส่งเอกสารตามเส้นทางเฉพาะจะถูกสร้างขึ้น คุณสามารถใช้ไฟล์สำเร็จรูปหรือสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้เทมเพลต

หลังจากนั้นสามารถส่งสัญญาตามเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้

1.ขั้นตอนแรกก็คือ การเจรจาสัญญากับทนายความ- แบบฟอร์มประกอบด้วยคำชี้แจงปัญหาและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร หากต้องการดูการ์ดเอกสาร เพียงคลิกเมาส์ มีการปฏิบัติการพิเศษในเมนูที่เรียกว่า “เห็นด้วย”, “ปฏิเสธ”.

2. ส่งไปยังหัวหน้าที่เกี่ยวข้องหากไม่ต้องการแก้ไขเอกสารเพิ่มเติม ทนายความจะส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหัวหน้าบริษัทที่เกี่ยวข้องเพื่อขออนุมัติ ทนายความระบุกำหนดเวลา ผู้เข้าร่วม และแสดงความคิดเห็น การประสานงานสามารถทำได้ทั้งแบบขนานและแบบอนุกรม

3. สัญญาดังกล่าวได้รับความเห็นชอบจากหัวหน้างานที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นไปตามรูปแบบเดียวกับการอนุมัติของทนายความ สามารถดูเอกสารอนุมัติได้ที่ด้านล่างของหน้างาน ในนั้นคุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมทั้งหมด การตัดสินใจ ความคิดเห็น และเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น

4. การลงนามในสัญญาโดยผู้อำนวยการทั่วไปในขั้นตอนนี้ ผู้อำนวยการสามารถทำความคุ้นเคยกับข้อตกลงทุกฉบับและเลือกข้อตกลงฉบับใดฉบับหนึ่งเพื่อลงนาม เขาสามารถใช้การดำเนินการที่เรียกว่า "ลงนาม", "ไม่ได้ลงนาม".

5. การลงทะเบียนข้อตกลงที่ลงนามได้จดทะเบียนไว้ที่สำนักงานของบริษัท พนักงานจะต้องกรอกบัตรเอกสาร ข้อมูลเข้าสู่บันทึกการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่ลงทะเบียนไว้ได้ที่นั่น

6. การควบคุมผู้จัดการตรวจสอบธุรกรรมที่ดำเนินการกับสัญญาโดยคู่สัญญา เมื่อเอกสารได้รับการลงนามโดยคู่สัญญา เส้นทางจะสิ้นสุดลง

อย่างที่คุณเห็น แอปพลิเคชัน ELMA ช่วยให้การทำงานกับสัญญามีความถูกต้องและเป็นระเบียบมากขึ้น

ในกรณีนี้ ไม่รวมการสูญเสียเอกสาร และเจ้านายสามารถค้นหาได้ตลอดเวลาว่าใครกำลังดำเนินการอะไรกับสัญญาอยู่ในขณะนี้

ในเอกสารอนุมัติซึ่งสร้างขึ้นหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการอนุมัติ จะมองเห็นได้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมกับเอกสารและเวลาใด

โซลูชั่นเพื่อปรับปรุงคุณภาพปฏิสัมพันธ์ภายในบริษัท ระบบนำเสนอโซลูชั่นสำหรับจัดระเบียบการไหลของเอกสาร และในขณะเดียวกันก็ทำให้สามารถนำกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณไปใช้ได้เช่นกัน ประกอบด้วยกระบวนการไหลเอกสารมาตรฐานและช่วยจัดระเบียบการไหลของเอกสารและกิจกรรมการดำเนินงานของบริษัท

รายการทางเลือกสำหรับ ELMA ECM

ภาพรวมของระบบ ELMA ECM

เอลมา- ระบบการจัดการของบริษัทที่ช่วยให้คุณสร้างปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานบริษัทและติดตามกิจกรรมของพวกเขาเพื่อปรับปรุงคุณภาพการทำงานของทั้งบริษัท

สายผลิตภัณฑ์.

ELMA ประกอบด้วยชุดแอปพลิเคชันสำหรับการจัดการบริษัท ซึ่งสามารถซื้อและทำหน้าที่เป็นแอปพลิเคชันแยกกัน หรือรวมกันในพื้นที่ข้อมูลเดียว:

• ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้กระบวนการสำนักงานมาตรฐานและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปโดยอัตโนมัติ การใช้กลไก WorkFlow ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าระบบได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการของบริษัท
• ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแอปพลิเคชันใช้แนวคิด BPM (การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างระบบข้อมูลที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่น โซลูชั่นที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท แอปพลิเคชันใช้ BPMN มาตรฐานสากลเพื่อสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
• ELMA: การจัดการตัวบ่งชี้แอปพลิเคชันช่วยให้คุณใช้หลักการบริหารเป้าหมายและค่าตอบแทนตามผลงานแรงงานในบริษัท การใช้งานในรูปแบบ "ง่าย" จะช่วยให้คุณสามารถสร้างชุดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพเป้าหมาย (KPI) และสร้างการควบคุมการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุผลสำเร็จของค่าตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้ในบริบทของเป้าหมายและกลยุทธ์การพัฒนาของ บริษัท (การดำเนินการ BSC หรือ กลไก Balanced Scorecard)
• เอลมา: CRMแอปพลิเคชัน ELMA: CRM ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ และรวมอยู่ในแพ็คเกจพื้นฐานเมื่อซื้อแอปพลิเคชัน ELMA ใดๆ ELMA: CRM คือ CRM ที่ดำเนินการ ซึ่งมีหน้าที่หลักในการจัดการกระบวนการขาย (รวมถึงกลไกช่องทางการขาย) และการรักษาประวัติความสัมพันธ์กับคู่สัญญาของคุณ (ฐานของคู่สัญญา ผู้ติดต่อ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ธุรกรรม ฯลฯ)
• ELMA: การจัดการโครงการทำให้ง่ายต่อการบริหารจัดการกิจกรรมโครงการในบริษัท นอกเหนือจากการจัดการงานมาตรฐาน กำหนดการโครงการ (แผนภูมิแกนต์) และการจัดระเบียบพื้นที่ข้อมูลเดียวสำหรับโครงการแล้ว ELMA: การจัดการโครงการยังทำให้สามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจมาตรฐานภายในโครงการและจัดการงบประมาณโครงการได้
• ELMA: พอร์ทัลภายในแอปพลิเคชันทั้งหมดมีพื้นฐานอยู่บนสิ่งเดียว - ELMA: พอร์ทัลภายใน แอปพลิเคชันนี้ไม่จำหน่ายแยกต่างหาก - รวมอยู่ในแอปพลิเคชัน ELMA ใดๆ

ELMA: พอร์ทัลภายในประกอบด้วย:

• โครงสร้างองค์กรของบริษัท
• การจัดการงาน
• ปฏิทิน
• การสื่อสาร. ฟีดข้อความ
• พอร์ทัลภายใน เอกสารทางเว็บ
• ที่เก็บข้อมูลบนเว็บสำหรับไฟล์

แพ็คเกจเอลม่า

• เอลมาอีซีเอ็ม- เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการการดำเนินงานของบริษัท ประกอบด้วยแอปพลิเคชัน ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และอิงตามพอร์ทัลภายในของ ELMA
• เอลมาบีพีเอ็มห้องสวีท-

ระบบช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการจัดการกระบวนการในบริษัทตามตัวชี้วัดและตัวชี้วัด กระบวนการปฏิบัติการ และเชื่อมโยงตัวชี้วัดกระบวนการ กลยุทธ์ของบริษัท และแรงจูงใจของบุคลากรเข้าด้วยกัน แพ็คเกจประกอบด้วย ELMA: การจัดการตัวบ่งชี้, ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ และอิงตามพอร์ทัลภายในของ ELMA

สถาปัตยกรรมของระบบ ELMA

1. ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของ ELMA ประกอบด้วยชุดโปรแกรม:
2. เซิร์ฟเวอร์เอลม่า
3. นักออกแบบเอลม่า

ตัวแทนเอลม่าเซิร์ฟเวอร์เอลม่า

• ประกอบด้วยชุดส่วนประกอบที่เกี่ยวข้อง:
• ฐานข้อมูล
• แอปพลิเคชันเว็บ
• เซิร์ฟเวอร์การกำหนดค่า

ตัวแทนเอลม่าเซิร์ฟเวอร์แจ้งเตือน

เป็นองค์ประกอบรากของระบบ หากต้องการเริ่มทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ คุณต้องลงทะเบียนก่อนเป็นแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และมีอินเทอร์เฟซที่สะดวกสำหรับการสร้างแบบจำลองกระบวนการและการสร้างการกำหนดค่า

หากต้องการทำงานร่วมกับ Designer คุณต้องลงทะเบียน

ตัวแทนเอลม่าเป็นแอพพลิเคชั่นที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และแสดงการแจ้งเตือนที่สร้างโดยเซิร์ฟเวอร์สำหรับผู้ใช้แบบเรียลไทม์

ELMA Agent ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนเพื่อเริ่มทำงาน และสามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์กี่เครื่องก็ได้ในองค์กร

ระบบ ELMA ใช้สถาปัตยกรรม SOA และจัดเตรียมอินเทอร์เฟซที่จำเป็นสำหรับการขยายระบบ ELMA ช่วยให้คุณ:

• เรียกใช้กระบวนการทางธุรกิจใดๆ ที่โหลดเข้าสู่ระบบจากแอปพลิเคชันภายนอก
• ฟังก์ชันการโทรของแอปพลิเคชันภายนอก รองรับการโทรแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

การนำระบบ ELMA ไปปฏิบัติ

ผู้เชี่ยวชาญของ Elevise ได้พัฒนาวิธีการเฉพาะสำหรับการนำแนวทางกระบวนการไปใช้ในองค์กรโดยใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ELMA ELMA เป็นผลิตภัณฑ์ที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพซึ่งออกแบบมาสำหรับบริษัทที่ต้องการนำแนวทางกระบวนการไปใช้ในการจัดการ มีกระบวนการทางธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนได้ ซึ่งสามารถปรับแต่งและปรับให้เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และความกดดันทางการแข่งขัน

เพื่อให้ระบบสามารถใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดของกระบวนการของคุณได้อย่างเต็มที่ บริษัทจึงดำเนินการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น ตรวจสอบกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร ระบุความต้องการ และร่วมกับการจัดการขององค์กร กำหนด ช่วงของงานที่จะแก้ไข เป็นผลให้มีการสร้างรายการงานที่ต้องแก้ไขระหว่างการนำระบบไปใช้

จากนั้นจะมีการศึกษาโครงสร้างองค์กรขององค์กรและให้คำแนะนำในการปรับปรุง การปรับปรุงโครงสร้างองค์กรขององค์กรเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาองค์กร ในขั้นตอนนี้ ตารางการรับพนักงานจะได้รับการอัปเดตและนำไปสู่รูปแบบจริง

ขั้นตอนต่อไปในขั้นตอนการเตรียมการนำระบบไปใช้คือการวิเคราะห์กิจกรรมปัจจุบันขององค์กร วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์นี้คือเพื่อเน้นกระบวนการทางธุรกิจจำนวนหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม เป็นผลให้มีการสร้างเครือข่ายกระบวนการที่สะท้อนถึงสถานะปัจจุบันของกิจการในองค์กร นอกจากนี้ยังมีการกำหนดความรับผิดชอบของพนักงานต่อปริมาณงานที่ทำไว้อย่างชัดเจน สิ่งนี้จะเพิ่มวินัยในการปฏิบัติงานและความสามารถในการควบคุมของพนักงานอย่างมาก ผู้จัดการมองเห็นสถานะที่แท้จริงของกิจการในองค์กร

หลังจากสร้างแบบจำลองหลักแล้ว การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับและวิสัยทัศน์ของฝ่ายบริหารจะดำเนินการร่วมกับผู้จัดการและผู้บริหารหลักที่รับผิดชอบ ในขั้นตอนนี้ทั้งรูปแบบของกิจกรรมขององค์กรและขั้นตอนการปฏิบัติงานบางอย่างในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของผู้จัดการ ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นในรูปแบบของการประชุมแบบขยายซึ่งผู้บริหารที่รับผิดชอบแต่ละคนเสนอข้อเสนอเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กร และนี่คือกุญแจสู่ความสำเร็จของทั้งองค์กรในท้ายที่สุด

ในทางกลับกัน ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคก็เตรียมการนำโซลูชันไปใช้งานให้กับลูกค้า ขั้นตอนนี้รวมถึงการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์และการทดสอบการทำงานของระบบที่เวิร์กสเตชันของผู้ใช้ ในระหว่างงานนี้ ความคิดเห็นล่าสุดและข้อบกพร่องในการทำงานของระบบจะถูกกำจัดออกไป ในขณะเดียวกัน พนักงานของลูกค้าก็ได้รับการฝึกอบรมให้โต้ตอบกับโปรแกรมและรับความรู้พื้นฐานในด้านกระบวนการทางธุรกิจ

ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ

พนักงานของบริษัทใช้แนวทางที่มีความรับผิดชอบต่อความรับผิดชอบของตนมากขึ้นเนื่องจาก: กระบวนการต่างๆ ได้รับการควบคุม และพนักงานรู้อย่างชัดเจนว่าเขาจำเป็นต้องทำอะไร นอกจากนี้ ระบบยังให้การควบคุมการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้นโดยฝ่ายบริหารอย่างมีประสิทธิผล

เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานเมื่อแก้ไขปัญหา "มาตรฐาน" ด้วยกฎระเบียบที่ชัดเจนของกระบวนการในบริษัทและวินัยที่เพิ่มขึ้น

ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ เอกสารเพราะเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมใช้งาน “ใน 2 คลิก”

พนักงานได้รับข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและพวกเขาสามารถ ตัดสินใจได้อย่างอิสระด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตความรับผิดชอบของคุณในแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ

เปอร์เซ็นต์การสูญเสียข้อมูลเมื่อถ่ายโอนงานจากพนักงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งจะลดลง

ปริมาณการหมุนเวียนเอกสารกระดาษลดลง

ความเร็วโดยรวมของกระบวนการเพิ่มขึ้น

ทำให้การสร้างและการบำรุงรักษาง่ายขึ้น ระบบการจัดการคุณภาพเนื่องจากสามารถรับกฎระเบียบกระบวนการที่ทันสมัยและความสามารถในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

อำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการปรับตัวของพนักงานใหม่

ข้อดีของระบบ

เว็บเบราว์เซอร์เพียงพอที่จะทำงานกับระบบ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถทำงานกับระบบได้จากทุกที่ในโลกโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

ในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ มีการใช้ภาษา BPMN สมัยใหม่ ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่ดีที่สุดและก้าวหน้าที่สุดสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

ความสามารถในการสร้างกฎระเบียบกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการรับรองตามมาตรฐานคุณภาพ GOST-R ISO 9001:2001 ซึ่งช่วยลดความซ้ำซ้อนของงาน และบริษัทมีกฎระเบียบเกี่ยวกับกระบวนการดำเนินงานในปัจจุบันอยู่เสมอ

ไม่มีค่าธรรมเนียม "ซ่อนเร้น" สำหรับลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ คุณไม่จำเป็นต้องซื้อฐานข้อมูลหรือส่วนประกอบอื่นๆ ที่มีราคาแพง

ราคาของผลิตภัณฑ์ต่ำกว่าราคาสำหรับระบบที่คล้ายกัน 2-3 เท่า

ภาพหน้าจอ

เซิร์ฟเวอร์เอลม่า

ทำงานกับเอกสาร

อินเตอร์เฟซระบบเอลม่า

ราคา

ราคาใบอนุญาตหนึ่งใบคือ 3,000.00 รูเบิล

บทวิจารณ์และข่าวสารเกี่ยวกับ ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 ได้ปรับปรุงพอร์ทัลภายในและผู้ออกแบบกระบวนการ

ระบบเวอร์ชันใหม่สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภาพเปิดตัวแล้ว - ELMA 3.11 นักพัฒนาได้ทำการเปลี่ยนแปลงส่วนสำคัญของฟังก์ชันการทำงานหลักของเครื่องมือไอทีและยังแนะนำโซลูชันมากมายเพื่อเพิ่มความเร็วและเสถียรภาพของระบบ ขณะนี้พอร์ทัลภายในสนับสนุนเขตเวลา ตลอดจนการตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับปฏิทินการผลิต การดำเนินการเมื่อทำงานกับข้อความและกระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้รับการอัปเดตในเชิงคุณภาพ - มีการใช้ความสามารถในการแก้ไขประเภทข้อความและเวอร์ชันกระบวนการอย่างรวดเร็วใน ELMA Designer ส่วนขยายที่กำหนดเอง - สคริปต์ในจานสีของบล็อกการดำเนินการของ Designer - กลายเป็นเวอร์ชันแล้ว เครื่องมือค้นหาส่วนขยายในโปรแกรมได้รับการปรับปรุงแล้ว Form Designer และแอปพลิเคชันเฉพาะของระบบได้รับการปรับปรุงเช่นกัน: ELMA Projects+ และ ELMA CRM+

2017. ระบบ ELMA รวมอยู่ในทะเบียนผลิตภัณฑ์นวัตกรรมที่แนะนำในสหพันธรัฐรัสเซีย

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของ ELMA รวมอยู่ในทะเบียนผลิตภัณฑ์ เทคโนโลยี และบริการที่เป็นนวัตกรรมที่ผลิตและแนะนำให้ใช้ในสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อมูลเกี่ยวกับการตัดสินใจที่รวมอยู่ในทะเบียนจะใช้เมื่อทำการจัดซื้อภายในกรอบของ 94-FZ และ 223-FZ ผลิตภัณฑ์ เทคโนโลยี และบริการทั้งหมดที่สมัครเพื่อรวมไว้ในทะเบียนได้รับการศึกษาโดยสมาชิกของสภาผู้เชี่ยวชาญ มีการวิเคราะห์ความเป็นเอกลักษณ์ของโซลูชัน ลักษณะการทำงาน ความได้เปรียบทางการแข่งขัน และผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจที่อาจเกิดขึ้นสำหรับผู้บริโภค

2017. ELMA ได้เปิดตัวระบบ BPM เวอร์ชันฟรี

ELMA ได้เปิดตัวเวอร์ชันฟรีและใช้งานได้เต็มรูปแบบ - ELMA Community Edition ระบบไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาการใช้งานและจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้ นี่คือระบบ BPM เต็มรูปแบบที่สามารถนำไปใช้กับงานของบริษัทและใช้ฟังก์ชันทั้งหมดได้ฟรีโดยไม่มีข้อจำกัด: จำลองกระบวนการทางธุรกิจ ทำให้การดำเนินการเป็นอัตโนมัติ ควบคุมงานในกระบวนการ ปรับปรุงกระบวนการตามข้อมูลการตรวจสอบ ระบบประกอบด้วยโมดูล ECM สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โมดูล CRM สำหรับการจัดการกระบวนการขาย กระบวนการทางธุรกิจสำเร็จรูป แพ็คเกจกระบวนการ และโซลูชันร้านค้า ELMA อื่นๆ ที่สามารถติดตั้งในระบบได้อย่างรวดเร็วและปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของธุรกิจของคุณ มีความเป็นไปได้ในการบูรณาการโซลูชันอย่างยืดหยุ่นเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของบริษัทและการขยายฟังก์ชันการทำงาน ผู้ใช้ ELMA Community Edition เวอร์ชันฟรีไม่ได้รับการสนับสนุนทางเทคนิคจากนักพัฒนา แต่พวกเขาสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการใช้งานระบบโดยอิสระ

กระบวนการทางธุรกิจและระบบการจัดการประสิทธิภาพเวอร์ชันใหม่ ELMA 3.10 ได้รับการเผยแพร่แล้ว การอัปเดตลำดับความสำคัญในเวอร์ชันใหม่ได้แก่: ความสามารถในการใช้ PostgreSQL DBMS, ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและความทนทานต่อข้อผิดพลาดของโซลูชัน, ฟังก์ชันการทำงานใหม่ที่มีประโยชน์ของแอปพลิเคชัน ELMA ตลอดจนการบำรุงรักษาระบบ BPM ในบริษัทลูกค้าที่ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบรายการซ้ำและการนำเข้าอัตราแลกเปลี่ยนไปยัง ELMA CRM+ โดยอัตโนมัติ เมื่อทำงานใน CRM บางครั้งพนักงานหลายคนป้อนข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าบริษัทเดียวกันโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งต่อมาจะรบกวนการทำงานและทำให้ผู้ใช้สับสน ในเวอร์ชัน 3.10 เมื่อมีการสร้างโอกาสใหม่ (เพิ่มลูกค้าที่มีศักยภาพเข้าสู่ระบบ) ฟังก์ชันจะตรวจสอบข้อมูลสำหรับการจับคู่ที่เป็นไปได้ทั้งหมด นอกจากนี้ ฟังก์ชันการกำหนดเวลาใน ELMA Projects+ ยังได้รับการขยาย โดยมีการเพิ่มการประสานงานตามขั้นตอนในแอปพลิเคชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ELMA ECM+

2015. การทำงานกับ ELMA 3.8 เวอร์ชันใหม่กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

ในเวอร์ชัน ELMA 3.8 แนวคิดของ "โซลูชันที่พร้อม + การใช้งานด้วยตนเอง" ถือเป็นความสำคัญสูงสุดสำหรับนักพัฒนา นอกจากการเปิดตัว ELMA 3.8 แล้ว ยังมีการเปิดตัวโซลูชันสำเร็จรูปใหม่ 11 โซลูชันที่พัฒนาโดย ELMA และโซลูชันอีกหลายตัวที่พัฒนาโดยพันธมิตร ในเวอร์ชันใหม่กระบวนการอัปเดตระบบจะง่ายขึ้น โซลูชันสำเร็จรูปที่สามารถสร้างได้โดยไม่ต้องออกจาก ELMA Designer Q การเปลี่ยนแปลงหลายอย่างส่งผลต่อแอปพลิเคชัน ELMA ECM+ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ได้บรรลุเป้าหมายในการขยายฟังก์ชันการทำงาน โดยเน้นที่การทำงานที่ความสะดวกในการใช้งานในสำนักงาน อินเทอร์เฟซสำหรับการลงทะเบียนเอกสารและการตั้งค่าพารามิเตอร์การลงทะเบียนได้รับการปรับปรุงอย่างมาก นอกจากนี้เรายังนำเสนอปลั๊กอินใหม่สำหรับโปรแกรมรับส่งเมล Microsoft Outlook ให้กับคุณ ด้วยความช่วยเหลือ คุณสามารถบันทึกการติดต่อของคุณไปยัง ELMA ได้โดยตรงจาก Outlook ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ

2015. ABI PRODUCT ดำเนินโครงการนำระบบการอนุมัติสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ ELMA เสร็จสิ้นแล้ว

ABI PRODUCT ซึ่งเป็นหนึ่งในบริษัทแปรรูปเนื้อสัตว์ที่ใหญ่ที่สุดในรัสเซีย ได้ดำเนินโครงการนำระบบการอนุมัติสัญญาอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ตามระบบ ELMA ECM+ เป้าหมายหลักของโครงการคือการสร้างเงื่อนไขเพื่อเร่งกระบวนการทางสัญญาที่สำคัญตลอดจนลดความเสี่ยงในการสนับสนุน ด้วยการใช้ ECM ทำให้ประหยัดต้นทุนการจัดการได้ (ระบบช่วยให้พนักงานบริษัทเป็นอิสระจากงานประจำในการเคลื่อนย้ายสัญญาบนกระดาษจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกด้วยตนเอง) การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการอนุมัติสัญญาทำให้กระบวนการอนุมัติสัญญามีความโปร่งใสและจัดการได้อย่างรวดเร็ว และขจัดการสูญเสียหรือการเปลี่ยนแปลงข้อความในสัญญาโดยไม่ได้รับอนุญาต ระบบทำให้สามารถลดเวลาการเคลื่อนย้ายสัญญาลงได้อย่างมาก เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพหรือการกำจัดขั้นตอนบางอย่างของกระบวนการ การนำระบบไปใช้ยังแสดงให้เห็นถึงความไม่สมบูรณ์ของกระบวนการสำหรับสัญญาบางประเภท ซึ่งมีส่วนทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

2013. ELMA 3.2 มีคุณสมบัติใหม่สำหรับองค์กรด้านการออกแบบ

ระบบ ELMA 3.2 เวอร์ชันใหม่เปิดตัวแล้ว ซึ่งเน้นไปที่ความสะดวกสบายและความสะดวกในการใช้งานมากขึ้นสำหรับลูกค้าของเรา พอร์ทัลภายในได้รับมาตรการรักษาความปลอดภัยการเข้าถึงเพิ่มเติม (การอนุญาตโดยโทเค็น อุปกรณ์และใบรับรองที่เชื่อถือได้ เทคโนโลยีการลงชื่อเพียงครั้งเดียว) การออกแบบที่อัปเดต การสร้างกฎระเบียบของกระบวนการ การเพิ่มระดับกระบวนการทางธุรกิจ การผสานรวมกับ Business Studio การจัดการตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) – มีการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างเพื่อทำให้ง่ายขึ้นและใช้งานง่าย (คำอธิบายแบบเต็มจะอยู่ในข่าวถัดไป) ได้มีการนำโซลูชั่นไปใช้สำหรับองค์กรด้านการออกแบบ (Project Management) โดยการนำต้นทุนค่าแรงมาใช้

2009. ระบบ ELMA เวอร์ชันฟรีเปิดตัวแล้ว

EleWise ได้ประกาศเปิดตัว ELMA: เวอร์ชันฟรี เวอร์ชันนี้เปิดตัวในรุ่น "งาน + เอกสาร" และออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ 5 คนในระบบ ELMA: เวอร์ชันฟรีไม่มีโมดูลการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ หากคุณต้องการทำความคุ้นเคยกับการทำงานของโมดูลนี้ โปรดดาวน์โหลด ELMA เวอร์ชันสาธิต เวอร์ชันฟรีเป็นเวอร์ชันที่ใช้งานได้เต็มรูปแบบของระบบ ELMA (รุ่นงาน + เอกสาร) โดยไม่มีวันหมดอายุ ในการเริ่มใช้งาน ELMA: เวอร์ชันฟรี คุณจะต้องดาวน์โหลดระบบ ลงทะเบียนระบบบนเว็บไซต์ กรอกรายชื่อผู้ใช้ที่จะทำงานกับระบบ

เอลม่า อีซีเอ็ม+เป็นโซลูชั่นในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กร โซลูชันนี้สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์ม ELMA BPM ซึ่งช่วยให้สามารถใช้กระบวนการธุรกิจแบบ end-to-end ของบริษัทร่วมกับกระบวนการจัดการเอกสารมาตรฐานได้

องค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วงจรอีดีโอ

การแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือการถ่ายโอนการหมุนเวียนเอกสารจากกระดาษไปเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การกระทำทั้งหมดที่เข้าใจได้และคุ้นเคยเมื่อทำงานกับกระดาษนั้นถูกนำมาใช้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ชุดของการดำเนินการ (กระบวนการ) เหล่านี้ได้รับการควบคุมอย่างดีโดยมาตรฐานยุโรปสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ MoReq2 ตามมาตรฐานนี้ สำหรับการแปลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องใช้กระบวนการพื้นฐานต่อไปนี้: การสร้าง การเคลื่อนไหว การจัดเก็บ การค้นหา การแสดงผล ความปลอดภัย ฯลฯ แนวทางนี้จัดระบบขั้นตอนการดำเนินการ ช่วยให้คุณสามารถแบ่งกระแสทั้งหมดออกเป็นส่วนๆ ได้ สำหรับเอกสารและโฟลว์เอกสารจำนวนหนึ่ง มีโซลูชันมาตรฐานที่คุ้มค่าแก่การใช้งานอยู่แล้ว

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออกและการลงทะเบียนเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การจัดการสัญญา

การจัดการสัญญาช่วยให้คุณสามารถแปลการจัดเตรียม การอนุมัติ การจัดเก็บ และการประมวลผลสัญญาและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เอกสารภายใน

ส่วนเอกสารภายในจัดระเบียบงานพร้อมบันทึกช่วยจำภายในและเอกสารขององค์กรและการบริหารที่องค์กร

การกระทบยอดบัญชี

ส่วนการกระทบยอดใบแจ้งหนี้จะทำให้การกระทบยอด การชำระเงิน และการจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ

สำหรับเอกสารและการไหลของเอกสารที่ “ไม่เป็นมาตรฐาน” โดยใช้ระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายไปยังการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

ฟังก์ชัน EDMS

ระบบระดับ ECM มีฟังก์ชันจำนวนหนึ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทอย่างรวดเร็ว

บาร์โค้ด

การทำงานกับบาร์โค้ดทำให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาเอกสารในคลังอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้สำเนากระดาษ เครื่องสแกนจะอ่านบาร์โค้ดและระบบค้นหาเอกสารภายในระบบอย่างรวดเร็ว

EDS (ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์)

เพื่อสร้างการป้องกันการเข้ารหัสเมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แพ็คเกจพื้นฐานของ ELMA ECM+ ประกอบด้วย “ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์”

ค้นหา / ค้นหาข้อความแบบเต็ม

ELMA ECM+ ใช้ฟังก์ชันการค้นหาสำหรับคุณลักษณะของเอกสาร และใช้การค้นหาข้อความแบบเต็มสำหรับเอกสารที่ดาวน์โหลด เครื่องมือค้นหาข้อความแบบเต็มรองรับสัณฐานวิทยาของภาษารัสเซีย

การตั้งค่า EDMS ที่ยืดหยุ่น

หน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งของ EDMS คือความสามารถในการปรับให้เข้ากับกระบวนการของบริษัทที่กำลังนำ EDMS ไปใช้อย่างยืดหยุ่น นี่คือรายการส่วนประกอบ EDMS ที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งจำเป็นต้องกำหนดค่า

เส้นทางเอกสาร

ประเภทเอกสาร

หากต้องการสร้างพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่มีโครงสร้างใน ELMA ECM+ คุณสามารถออกแบบเอกสารประเภทต่างๆ ได้ เอกสารแต่ละประเภทมีลักษณะพฤติกรรมของตนเอง: ชุดคุณลักษณะ ลักษณะของการ์ด เส้นทาง ฯลฯ

แม่แบบเอกสาร

ในการสร้างเอกสารและแพ็คเกจเอกสารโดยใช้เทมเพลต ELMA ECM+ ได้พัฒนากลไกเทมเพลต เทมเพลตสามารถรวบรวมในรูปแบบ office (MS Word, MS Excel) ในการสร้างเทมเพลต คุณสามารถใช้วงจรและเงื่อนไขได้

ศัพท์เฉพาะของเอกสาร

ระบบการตั้งชื่อเอกสารจะกำหนดวิธีการจัดกลุ่มเอกสารเป็นกรณีต่างๆ เมื่อสร้างเอกสาร เอกสารนั้นจะถูกใส่ลงในไฟล์ตามกฎบางประการ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการประมวลผลและค้นหาเอกสารเพิ่มเติม

ทะเบียนเอกสาร

เมื่อตั้งค่าแอปพลิเคชัน ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างการลงทะเบียนเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการลงทะเบียน เช่น “ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ” “สัญญาที่เกินกำหนด” “ขาเข้าที่ยังไม่ได้ดำเนินการ” และอื่นๆ ทำได้รวดเร็วและง่ายดายด้วยเมาส์

เส้นทางการเคลื่อนย้ายเอกสาร

เส้นทางการเคลื่อนย้ายเอกสารสามารถกำหนดค่าได้โดยใช้เมาส์ เพื่อจุดประสงค์นี้ จะใช้กลไกการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นพื้นฐานของ ELMA สำหรับแอปพลิเคชัน ECM+ บล็อกชุดใหญ่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การลงนาม การอนุมัติ การทำความคุ้นเคยกับเอกสาร และอื่นๆ

คุณลักษณะเพิ่มเติม

แอปพลิเคชันภายนอกเสริมความสามารถของ ELMA ECM+ ได้สำเร็จ

แอพมือถือ

แอปพลิเคชั่นมือถือ

แอปพลิเคชันมือถือได้รับการพัฒนาสำหรับ ELMA ECM+ สำหรับ iPhone, iPad และสมาร์ทโฟนที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Android

แอปพลิเคชันมือถือประกอบด้วยบล็อกงานที่เข้ามา การควบคุม และฟีด รองรับฟังก์ชันการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด - การอนุมัติ การลงนาม การตรวจทาน และอื่นๆ

นักออกแบบเอลม่า

แอปพลิเคชั่น ELMA ที่มีประโยชน์อีกตัวหนึ่งคือ ELMA Agent นี่เป็นแอปพลิเคชั่นขนาดเล็กที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ (รองรับ Windows, Mac OS, Linux)

ตัวแทน ELMA จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์ในระบบ ให้การทำงานกับฟีด และช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวก (รวมถึงการแก้ไขทางออนไลน์)

ปลั๊กอิน MS Outlook

ปลั๊กอินสำหรับ MS Outlook ช่วยให้คุณสร้างงานสำหรับจดหมายขาเข้าและสร้างเอกสารจากไฟล์แนบ แอปพลิเคชันนี้รวมอยู่ใน MS Outlook

ELMA เป็นระบบประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้จัดการบริษัทสามารถสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสำหรับการโต้ตอบของพนักงานและควบคุมงานของตนได้ ซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทั้งบริษัท

1. ELMA ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

เหล่านี้เป็นแอปพลิเคชั่นพิเศษที่ช่วยให้คุณจัดการบริษัทของคุณได้โดยไม่ยาก พวกเขาทำงานทั้งร่วมกันและแยกกัน

การใช้งาน ELMA:

• ELMA: การหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- ทำให้สามารถรักษาการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยอัตโนมัติ และด้วยระบบ WorkFlow คุณสามารถกำหนดค่าระบบให้ตรงตามความต้องการของบริษัทได้อย่างง่ายดาย
• ELMA: การจัดการเมตริก- ช่วยให้คุณนำหลักการของการจัดการเป้าหมายในบริษัทไปใช้ รวมถึงค่าตอบแทนตามผลลัพธ์และปริมาณงานที่ทำ การแนะนำรูปแบบที่ผ่อนคลายจะช่วยให้เราสามารถจัดทำชุดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพเป้าหมายได้ ( เคพีไอ, เคพีไอ) และควบคุมการควบคุมคุณภาพสูงและทันเวลาเพื่อให้บรรลุตามมูลค่าที่วางแผนไว้ของตัวบ่งชี้ในกลยุทธ์และเป้าหมายของ บริษัท - การดำเนินการตามกลไก บีเอสซี.
• ELMA:การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ- ดำเนินการตามแนวคิดบางอย่าง บีพีเอ็ม(แปลว่าอะไร การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) ซึ่งทำให้สามารถสร้างระบบข้อมูลที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่น รวมถึงโซลูชันที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจในบริษัท แอปพลิเคชันทำงานตามมาตรฐานสากล BPMN
• เอลมา:การบริหารโครงการ- พวกเขาจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมการจัดการกิจกรรมโครงการของบริษัทได้อย่างง่ายดาย เมื่อใช้ร่วมกับการจัดการงาน กำหนดการโครงการ (หรือแผนภูมิแกนต์) และการจัดการพื้นที่ข้อมูลโครงการทั้งหมด แอปพลิเคชันนี้ (ELMA: การจัดการโครงการ) ช่วยให้คุณสามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจและงบประมาณที่เป็นแบบอย่างได้โดยไม่ยาก
• เอลมา:CRM- แอปพลิเคชันนี้เป็น CRM เชิงปฏิบัติ ซึ่งรับผิดชอบกระบวนการขาย (กลไกช่องทางการขาย) และดูแลรักษาการเก็บถาวรความสัมพันธ์กับคู่ค้าของบริษัทของคุณ แอปพลิเคชัน ELMA นี้ไม่ได้แยกเดี่ยวและรวมอยู่ในการติดตั้งครั้งแรกเมื่อซื้อแอปพลิเคชัน ELMA ใดๆ
• ELMA:พอร์ทัลภายใน- เป็นรากฐานสำหรับแอปพลิเคชัน ELMA ทั้งหมด ไม่มีจำหน่ายแยกต่างหาก แต่จะรวมอยู่ในแพ็คเกจพร้อมกับแอปพลิเคชัน ELMA อื่นๆ เท่านั้น

แอปพลิเคชันนี้:

• จัดโครงสร้างของบริษัททั้งหมด
• จัดการงาน;

นอกจากนี้ยังมีปฏิทิน ฟีดข้อความ และพื้นที่เก็บข้อมูลบนเว็บสำหรับเอกสาร

2. แพ็คเกจ ELMA

• เอลมา อีซีเอ็ม. ดำเนินการจัดการบริษัท โดยประกอบด้วยแอปพลิเคชันต่อไปนี้ “ELMA: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ”, “ELMA: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” ซึ่งขึ้นอยู่กับ “ELMA: พอร์ทัลภายใน”
• เอลมา บีพีเอ็ม สวีท จัดระเบียบการจัดการกระบวนการของบริษัท โดยอิงตามตัวชี้วัด กระบวนการปฏิบัติการ รวมตัวชี้วัดกระบวนการ แรงจูงใจของพนักงาน และกลยุทธ์ของบริษัท ประกอบด้วยแอปพลิเคชัน “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Indicator Management” และยังอิงตาม “ELMA: Internal Portal”

3. ระบบ ELMA และสถาปัตยกรรม

ชุดโปรแกรมที่ประกอบขึ้นเป็นระบบ ELMA:

• นักออกแบบเอลมา;
• เซิร์ฟเวอร์เอลม่า;
• ตัวแทนเอลม่า

นักออกแบบเอลม่า- แอปพลิเคชันนี้ซึ่งต้องลงทะเบียนล่วงหน้าได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ผู้ใช้ของพนักงาน มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างโมเดลกระบวนการและสร้างการกำหนดค่าได้อย่างง่ายดาย

เซิร์ฟเวอร์เอลม่าเป็นองค์ประกอบเริ่มต้นของระบบ และเพื่อเริ่มการทำงานของระบบ คุณต้องลงทะเบียนก่อน ประกอบด้วยชุดของส่วนประกอบที่เชื่อมต่อเข้าด้วยกัน: เว็บแอปพลิเคชัน ฐานข้อมูล เซิร์ฟเวอร์การกำหนดค่า และเซิร์ฟเวอร์การแจ้งเตือน

ตัวแทนเอลม่า- หลังจากการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ เอเจนต์จะแสดงการแจ้งเตือนออนไลน์ที่สร้างโดยเซิร์ฟเวอร์สำหรับผู้ใช้ ในการเริ่มต้น การลงทะเบียนนั้นไม่จำเป็นเลย สามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ในองค์กรได้ไม่จำกัดจำนวน ซึ่งเป็นข้อดีอีกประการหนึ่งของระบบ

ระบบ ELMA ใช้สถาปัตยกรรม SOA และจัดเตรียมอินเทอร์เฟซที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการขยายระบบ ELMA เริ่มกระบวนการทางธุรกิจใดๆ ที่โหลดจากแอปพลิเคชันภายนอกและเรียกใช้แอปพลิเคชันนี้ (รองรับการโทรแบบซิงโครนัสและแบบไม่อะซิงโครนัส)

4. การใช้ระบบ ELMA

×

บริษัทชั้นนำ เอเลวิส» ได้พัฒนาวิธีการเฉพาะสำหรับแนวทางกระบวนการในองค์กร ซึ่งใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ใหม่และมีประสิทธิภาพ ELMA

มันถูกสร้างขึ้นสำหรับบริษัทที่มุ่งมั่นที่จะนำแนวทางกระบวนการไปใช้ในการจัดการ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนได้ (ซึ่งสามารถ "ปรับให้เหมาะสม" เพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขทางธุรกิจและกฎหมาย)

หากต้องการใช้ข้อดีทั้งหมดของกระบวนการของ บริษัท อย่างอิสระเขาดำเนินการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นศึกษากิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่ขององค์กรทั้งหมดค้นหาความต้องการและร่วมกับฝ่ายบริหารเพื่อกำหนดช่วงของงานที่ควรแก้ไข เป็นผลให้มีการสร้างรายการงานที่ต้องแก้ไขในระหว่างการแนะนำระบบ

ต่อไป (ผลิตภัณฑ์ ELMA) จะศึกษาโครงสร้างองค์กรขององค์กรที่กำหนด และให้คำแนะนำบางประการสำหรับการปรับปรุงโครงสร้างนี้ ความทันสมัยเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการเติบโตขององค์กร ควบคู่ไปกับสิ่งนี้ ตารางการรับพนักงานกำลังได้รับการอัปเดตและนำไปสู่แบบฟอร์มจริง

จากนั้นจะมีการวิเคราะห์กิจกรรมสายการผลิตขององค์กรอย่างเต็มรูปแบบ วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์นี้คือเพื่อทำเครื่องหมายกระบวนการทางธุรกิจจำนวนหนึ่งสำหรับระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม เป็นผลให้ได้รับเครือข่ายของกระบวนการดังกล่าวซึ่งสะท้อนถึงสถานะของกิจการในองค์กรในขณะนี้ นอกจากนี้ยังมีการกำหนดความรับผิดชอบของการทำงานร่วมกันต่อปริมาณงานที่ทำเสร็จไว้อย่างชัดเจน สิ่งนี้จะเพิ่มวินัยอย่างมากในการปฏิบัติงานและการควบคุมของบุคลากร ผู้จัดการสามารถมองเห็นสถานะของกิจการในองค์กรตามที่เป็นอยู่และสรุปผลเฉพาะสำหรับตนเองเกี่ยวกับงานของผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน

หลังจากการสร้างแบบจำลองหลักร่วมกับฝ่ายบริหารและผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบหลักแล้ว จะมีการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับและความคาดหวังของฝ่ายบริหาร

ในขั้นตอนนี้ทั้งรูปแบบธุรกิจและลำดับการดำเนินงานสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของผู้จัดการ บ่อยครั้งที่สิ่งเหล่านี้เป็นการประชุมขยายเวลาขององค์กรทั้งหมด ซึ่งผู้บริหารที่รับผิดชอบทุกคนจะจัดทำข้อเสนอของตนเองเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กร ส่งผลให้การดำเนินงานขององค์กรประสบความสำเร็จ

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคจะเตรียมการนำโซลูชันไปใช้งานให้กับลูกค้า ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์และการทดสอบการทำงานของระบบบนเวิร์กสเตชันของผู้ใช้ ความคิดเห็นและข้อบกพร่องที่รุนแรงและข้อบกพร่องในการทำงานของระบบจะถูกกำจัดออกไป ในเวลาเดียวกัน พนักงานของลูกค้าจะได้เรียนรู้การทำงานกับโปรแกรมและได้รับความรู้เบื้องต้นในด้านกระบวนการทางธุรกิจ

5. จากระบบ ELMA พนักงาน:

1. พวกเขามีความรับผิดชอบมากขึ้น เนื่องจากกระบวนการต่างๆ ได้รับการควบคุม พวกเขา (พนักงาน) จึงรู้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร นอกจากนี้ ELMA ยังสร้างการควบคุมการปฏิบัติงานจากฝ่ายบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อแก้ไขปัญหา "ทั่วไป" ด้วยการจัดหาพนักงานตามกระบวนการและระเบียบวินัยของบริษัท
3. ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ - ตอนนี้สามารถใช้งานได้ใน "คลิกสองครั้ง"
4. ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและตัดสินใจได้อย่างอิสระเนื่องจากเข้าถึงเอกสารได้รวดเร็วและตระหนักถึงความรับผิดชอบในแต่ละกระบวนการทางธุรกิจอย่างชัดเจน
5. พนักงานใหม่จะฝึกอบรมได้ง่ายขึ้น

นอกจาก:

— การสูญเสียข้อมูลระหว่างการถ่ายโอนงานระหว่างพนักงานและปริมาณการไหลของเอกสารบนกระดาษลดลง