Potreba interných auditov sa už stala samozrejmosťou pre stredné a veľké organizácie. Malé firmy nie vždy robia audity z dôvodu menšieho objemu pracovných procesov, no pre niektoré z nich by takáto kontrola mohla priniesť množstvo výhod. Prečítajte si o zlepšení procesu, plánovaní a príprave v tomto článku. Tu nájdete aj informácie o vykonaní interného auditu v podniku na príklade.
Program a harmonogram interného auditu
Plánovanie inšpekcie je jednou z veľmi dôležitých fáz prípravy. V tomto čase je potrebné posúdiť celkový rozsah prác, určiť harmonogram a načasovanie auditu, zostaviť program kontroly, zvoliť vhodnú metodiku a najskôr identifikovať najproblematickejšie celky. Vo fáze plánovania je tiež vhodné pokúsiť sa zohľadniť potenciálne vonkajšie vplyvy.
Spolu s plánom sa zostavuje aj program vnútorného auditu. Najčastejšie má program osobnú formu, ktorá zohľadňuje najdôležitejšie aspekty podliehajúce kontrole v konkrétnej spoločnosti. Tento dokument popisuje všetky nuansy činností audítora a obsahuje nasledujúce body:
- Hlavným účelom vykonania interného auditu.
- Oblasť použitia.
- Definície a skratky.
- Informácie o ďalších dokumentoch.
- Zoznam osôb zodpovedných za žiadosť.
- Popis procesu auditu.
- Harmonogram a frekvencia kontrolných kontrol.
- Príprava podrobného plánu auditu.
- Príprava potrebných dokumentov.
- Postupnosť zberu informácií.
- Nuansy prípravy záverečných správ.
Objednávka na vykonanie interného auditu (ukážka)
Objednávka na vykonanie interného auditu - 1
Objednávka na vykonanie interného auditu - 2
Keď interný audit vykonáva tretia spoločnosť, k objednávke musí byť priložená dohoda. Len na základe tohto dokumentu je možné podpísať zmluvu o vykonaní VA.
Pravidlá a postup vykonávania interného auditu sú popísané nižšie.
Vykonanie interného auditu QMS za účelom dosiahnutia súladu s ISO 9001 je zobrazené v tomto videu:
pravidlá
Existujú určité medzinárodné a ruské normy na vykonávanie interných auditov. Zároveň nie je zo zákona zakázané vytvárať si vlastné interné pravidlá VA. Hlavná časť federálnych noriem sa týka činnosti externých audítorov, ktorá upravuje ich prácu na zabezpečenie kvality poskytovaných služieb.
Štandardy interného auditu vytvorené konkrétnou spoločnosťou zároveň nemôžu byť v rozpore s federálnymi a medzinárodnými pravidlami. Bez ohľadu na úroveň pravidiel sú všetky rozdelené do niekoľkých blokov. Z toho 3 sú povinné:
- Blok č.1 odráža nuansy organizačných a ekonomických činností audítorov.
- Blok č.2špecifikuje povinnosti audítorov, spôsob získavania audítorských dôkazov a postup vyvodzovania záverov.
- Blok č.3 obsahuje pravidlá pre výber metód, dokumentáciu a pracovné pokyny.
Je dôležité pochopiť, že na získanie spoľahlivých údajov z auditu je potrebné mať štruktúru auditu s jasnými pravidlami. Iba systematizované činnosti podľa určitých noriem môžu preukázať jasné výsledky.
Krok za krokom
Na prvý pohľad je vykonanie interného auditu celkom jednoduché. Tento postup zahŕňa iba 3 kroky:
- Predbežná príprava.
- Zhromažďovanie audítorských dôkazov.
- Registrácia výsledkov kontroly.
Často sa tieto fázy nazývajú: prípravná, pracovná a záverečná. Vylúčenie alebo zanedbanie ktorejkoľvek fázy zbavuje vnútorné počúvanie akéhokoľvek významu.
- V štádiu prípravy je potrebné naplánovať a zozbierať potrebné údaje, dokumenty a rôzne informácie o objekte kontroly.
- Pracovná fáza zahŕňa priamu aplikáciu vybraných metód kontroly, vykonávanie testov, vyhľadávanie dôkazov a dokumentovanie vykonávaných činností.
- V záverečnej fáze sú zhrnuté výsledky auditu, vykonaná analýza auditu a príprava dokumentácie.
Výsledky implementácie
- Všetky výsledky VA musia byť v zdokumentovanej forme pre následnú štúdiu. Dokumenty najčastejšie znamenajú menšie formuláre. Uvádza nielen informácie o zistených nedostatkoch, ale aj navrhované spôsoby ich odstránenia. Taktiež výsledky interného auditu nevyhnutne odrážajú potenciálne spôsoby, ako zefektívniť pracovné procesy.
- Okrem vypracovania správ a inej audítorskej dokumentácie je potrebný ďalší postup. Je dôležité vopred si ujasniť kritériá efektívnosti práce inšpektorov a po ukončení vnútorného auditu analyzovať kvalitu vykonanej kontroly.
- Tieto kritériá často zahŕňajú dodržanie stanoveného časového rámca inšpekcie, prítomnosť úplných a jasných komentárov ku všetkým skúmaným bodom a indikáciu možných problémov v budúcnosti. Taktiež je potrebné analyzovať činnosť audítorov z hľadiska dodržiavania kontrolných predpisov a správneho používania rôznych metód kontroly. Ďalším kritériom je dostupnosť, úplnosť a včasnosť poskytnutia dokumentácie o vykonanej kontrole.
Pri vykonávaní interného auditu zohráva veľkú úlohu jeho príprava (a nezabúdajte!). Bez riadne vykonanej prípravnej časti je kvalitná práca inšpektorov nemožná. Neexistuje jednotný systém auditu, každá spoločnosť samostatne kombinuje metódy kontroly, preto stojí za to venovať osobitnú pozornosť príprave, samotnému auditu a analýze efektivity práce.
Vykonanie interného auditu manažérskeho systému je popísané v tomto videu:
Medzinárodné štandardy pre profesionálnu prax interného auditu (IPSIA) vyžadujú vytvorenie plánu interného auditu založeného na rizikách, najmä na základe formálneho hodnotenia rizika vykonávaného aspoň raz ročne.
Kanonický prístup.
Samozrejme, kanonický prístup možno nazvať prístupom, ktorý je založený na existujúcom hodnotení rizika. Na tejto stránke je pomerne webová stránka, kde ukážem prístupy k vytvoreniu plánu práce interného auditu na daný rok.
Existuje teda register rizík s vypočítanými matematickými očakávaniami súčasného a zvyškového rizika. Musíte začať klasifikáciou rizík pre interný audit.
Prvá vec, ktorú je potrebné určiť, je, aké matematické očakávania by sa mali použiť na klasifikáciu rizík. Môj názor je, že treba zoradiť podľa aktuálneho. Logika je zhruba takáto: manažment bude vždy trvať na tom, že „áno, teraz je s nami všetko zlé (alebo, dobre, všetko je dobré), ale v blízkej budúcnosti sa to zhorší (no, alebo bude ešte lepšie) .“ Ako ukazuje prax, blízka budúcnosť neprichádza vždy rýchlo (koniec koncov, trvanie ľudského života je z hľadiska doby existencie vesmíru zanedbateľné a v tomto meradle je blízka budúcnosť dokonca 100 rokov). Preto bol plán inšpekcií zostavený na základe súčasných matematických očakávaní. Teoreticky však pripúšťam situáciu, keď je plán auditu zostavený na základe matematického očakávania zvyškových rizík a zmeny delty medzi matematickým očakávaním súčasného a zvyškového rizika. Logikou toho druhého je audit efektívnosti úsilia vynaloženého manažmentom
Pri určovaní náročnosti práce nie je potrebné brať do úvahy rýchlosť rozhodovania manažmentom. Ak si konkrétny manažér oddýchol tri týždne kvôli dovolenke, musí sa človek z oddelenia interného auditu zamestnať niečím iným. Áno, existujú rôzne psychologické typy a medzi internými audítormi tiež. Mám pocit, že čím viac vecí musím urobiť, tým viac toho zvládnem. Možno je to len moja zvláštnosť: niekomu stres pomáha, iným prekáža. Odolnosť voči stresu sa však zdá byť potrebná pre všetky voľné miesta.
Plánovanie.
Niektoré zrejmé tipy na plánovanie.
Tip #1. Ak sa v priebehu roka plánujú veľké zmeny procesných kriviek, je vhodné naplánovať audit na január-február (jasným príkladom z programu vyššie je audit súčasného systému obstarávania).
Tip č. 2. Ak manažment uviedol dátum vykonania 33. marca, potom sa odporúča začať audit vykonávania procesu 34. marca.
Tip č. 3. Neplánujte si služobné cesty na júl – august. Samozrejme, výlety v lete sú oveľa zaujímavejšie ako v zime (aj keď v zime je to pre mňa pohodlnejšie, pretože sa nezmáčate od potu). Letenky a iné ubytovanie sú však vo februári alebo novembri oveľa lacnejšie. Nehovoríme o neplánovaných úlohách – tu, ak je niečo potrebné, je to potrebné okamžite.
Ak nájdete chybu, zvýraznite časť textu a kliknite Ctrl+Enter.
Dnes sa v podnikaní rozšíril pojem „interný audit“. Mnohé veľké podniky a spoločnosti uprednostňujú vytváranie vlastných služieb a oddelení interného auditu, ktoré školia svojich zamestnancov. Okrem toho na trhu práce neustále rastie dopyt po odborníkoch, ktorí majú príslušné znalosti a majú medzinárodný diplom.
Úlohy interného auditu v podniku
Interný audit v podniku je činnosť, ktorá je zameraná na poskytovanie objektívneho a nezávislého poradenstva a záruk na zlepšenie činnosti podniku. Účelom interného auditu je posúdiť riziká, nájsť spôsoby, ako ich znížiť, a tiež zvýšiť ziskovosť obchodných procesov.
Konzultácie s audítormi zahŕňajú hodnotenie, analýzu a podávanie správ o produktivite a spoľahlivosti procesov. Sú adresované priamo administratíve organizácie.
Hlavné úlohy interného auditu v podniku:
- kontrola systémov vnútornej kontroly s cieľom určiť úroveň efektívnosti útvarov;
- rozvoj integrovaného systému riadenia rizík, analýza jeho fungovania, ako aj tvorba opatrení na ich zníženie;
- kontrola dodržiavania zásad správy a riadenia spoločnosti.
Potreba zavedenia interného auditu
Nedávno sa v Rusku zameralo na oddelenie funkcií riadenia a vlastníctva podniku. Majitelia implementujú jednu všeobecnú stratégiu rozvoja organizácie a riadia hlavné smery a spravidla najímajú vrcholových manažérov na riešenie malých a každodenných problémov. V tomto prípade podnik využíva nástroj na sledovanie stavu vecí – interný alebo externý audit. Vlastníkom umožňuje získať úplné a objektívne hodnotenie činnosti celej organizácie.
Implementácia interného auditu v ruských spoločnostiach bola nemenej ovplyvnená federálnym zákonom „O účtovníctve“ zo 6. decembra 2011. Podľa článku 19 musia od začiatku roka 2013 vykonávať vnútornú kontrolu hospodárskej činnosti absolútne všetky ekonomické subjekty.
Kontrolný zoznam pre interný audit
Kontrola účtovníctva a manažérskeho účtovníctva, ako aj iných oblastí podnikania by sa mala vyskytovať úplne vo všetkých podnikoch. Je však dôležité vedieť o vlastnostiach tohto postupu. Všetky procesy musia na seba nadväzovať usporiadaným spôsobom. Pretože práve vďaka splneniu tejto požiadavky je možné predísť mnohým chybám a problémom pri vykonávaní auditu regulačnými orgánmi. Vyplnenie kontrolného zoznamu výrazne zjednoduší proces. Je veľmi ťažké zveličovať jeho úlohu.
Čo potrebujete vedieť o kontrolnom zozname
Tento dokument obsahuje zoznam podrobných otázok týkajúcich sa vykonávaného auditu. Kontrolný zoznam nemá zákonom stanovený konkrétny formát. Pri jeho zostavovaní a vypĺňaní je však potrebné dodržiavať niektoré pravidlá. Práve to zníži pravdepodobnosť problémov počas procesu auditu.
V skutočnosti môžete pomocou kontrolného zoznamu vyriešiť pomerne veľké množstvo problémov a úloh nielen počas auditu, ale aj počas prebiehajúcich aktivít podniku. Tento dokument môžu používať rôzne organizácie, regulačné agentúry a ich úradníci.
Pomocou kontrolného zoznamu môžete vyriešiť nasledujúce problémy:
- správne naplánovať audit v súlade s právnymi predpismi;
- vykonávať strednú a selektívnu kontrolu, vykonávať efektívne riadenie času;
- zabezpečuje, aby sa nevynechali dôležité časti auditu;
- je jedným z prostriedkov pamäti;
- zjednodušuje audit;
- s jeho pomocou je audit komplexný, štruktúrovaný a holistický atď.
Legislatívnym aktom, ktorý upravuje prípravu tohto dokumentu, je federálny zákon č. 307 z 30. decembra 2008 „O audítorských činnostiach“.
Príklad kontrolného zoznamu pre interný audit nájdete.
Interný audit QMS
QMS - systém manažérstva kvality - jedna z častí celého systému manažérstva spoločnosti, ktorý bol vytvorený na zabezpečenie a kontrolu stability ekonomickej činnosti, vysokej kvality a minimalizácie nákladov na výrobu produktov alebo poskytovanie služieb.
Podľa QMS je štruktúra dokumentácie nasledovná:
- požiadavky na kvalitu (príručka kvality);
- ciele a politiky v oblasti kvality produktov a služieb;
- požadované zdokumentované procesy;
- pravidlá postupov, pracovné pokyny;
- záznamy o kvalite.
Audit systémov manažérstva kvality nie je regulovaný ani federálnou, ani medzinárodnou legislatívou. Preto neexistujú záväzné legislatívne normy, ktoré by definovali postup a pravidlá vykonávania auditu systémov kvality v podniku. Vysvetľuje to dobrovoľná túžba organizácie certifikovať systémy kvality. A všetky práce, ktoré sprevádzajú budovanie a zavádzanie systému kvality, sú tiež dobrovoľnou iniciatívou.
V dôsledku toho môžu organizácie, ktoré vykonávajú audity QMS, vykonávať svoje činnosti bez dodatočných licencií alebo iných povolení. A ešte viac, tieto dokumenty nie sú potrebné na vykonanie interného auditu. Napriek tomu existujú osobitné pravidlá, ktorými sa riadi vykonávanie auditov QMS. Napríklad ISO 19011:2011, ktorá sa nazýva „Smernice pre audit systémov manažérstva“. Môže byť použitý pre interný a externý audit.
Nariadiť vykonanie interného auditu
Príkaz na vykonanie interného auditu je interný dokument, ktorý vypracuje vedúci spoločnosti a ustanovuje:
- dátumy auditu;
- skupina interných audítorov a špecialistov zodpovedných za jej implementáciu;
- zabezpečenie podmienok na vykonávanie interného auditu;
- kontrolu nad auditom.
Ako sa stať špecialistom na interný audit
Každý deň rastie dopyt po špecialistoch, ktorí sú schopní vykonávať vnútornú kontrolu podniku. Ale zvyšujú sa aj požiadavky na ne. Musí mať znalosti vo finančnom sektore, rozumieť vnútornej kontrole a správe a riadeniu, poznať národné a medzinárodné štandardy vnútorného auditu a tiež rozumieť špecifikám činnosti, ktorú je potrebné analyzovať.
Online školenie prichádza na záchranu vždy zaneprázdnených finančných profesionálov. Online kurzy vám umožňujú študovať bez prerušenia vašej hlavnej činnosti, doma alebo v práci v pohodlných, pohodlných a známych podmienkach. Kvalita dištančného vzdelávania nie je nižšia a často prevyšuje jeho osobné náprotivky, a to vďaka zapojeniu vysokokvalifikovaných učiteľov, modulárnemu systému kurzov, online testom a mnohým ďalším.
Diplomy a certifikáty v internom audite
Na získanie diplomu, ktorý potvrdzuje vašu kvalifikáciu v oblasti interného auditu, by ste si mali vybrať medzinárodný program zo zahraničného inštitútu. Dnes majú ruskí špecialisti prístup k programom ako IPFM, IFA, ICFM a CIA.
3. Normatívne odkazy
ISO 9000:2005 – „Systémy manažérstva kvality. Základy a slovná zásoba."
ISO 9001:2008 – „Systém manažérstva kvality. Požiadavky".
ISO 19011:2002 – „Smernice pre audit systémov manažérstva kvality a/alebo životného prostredia“.
4. Pojmy, skratky a symboly
Pojmy a definície:
Audit (verifikácia) je systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania audítorských dôkazov a ich objektívneho hodnotenia s cieľom určiť mieru plnenia dohodnutých kritérií (ISO 9000:2005).
Audítor je osoba, ktorá preukázala osobné kvality a kompetencie potrebné na vykonanie auditu (ISO 9000:2005).
Skupina audítorov - jeden alebo viacerí audítori vykonávajúci audit za pomoci (ak je to potrebné) technických špecialistov.
Použité skratky:
DP – zdokumentovaný postup
QMS – systém manažérstva kvality
Legenda:
Operácie procesu rozdeľovania/zlučovania
5. Popis procesu
5.1 Základy
Audit QMS v KPMS sa vykonáva s cieľom:
- určiť úroveň súladu QMS s požiadavkami normy ISO 9001:2008;
- určiť úroveň súladu QMS s požiadavkami interných regulačných dokumentov.
Audit môže byť vykonaný plánovaný (na základe ročného plánu auditu) a neplánovaný (na základe príkazu generálneho riaditeľa).
Frekvencia plánovaných auditov by mala byť aspoň raz za šesť mesiacov.
Za organizáciu auditov je zodpovedný pracovník kvality.
Vedúci audítor je zodpovedný za vykonávanie auditov.
Ročný plán vnútorného auditu je vypracovaný a schválený najneskôr do 20. decembra. Ročný plán interného auditu vypracúva pracovník kvality. Pri plánovaní interných auditov SMK je zabezpečený povinný audit každého z oddelení, každého z procesov a každej požiadavky ISO 9001:2008.
Pred začiatkom každého auditu sa vypracuje harmonogram auditu. Harmonogram je vypracovaný týždeň pred dátumom auditu.
Na vykonávanie interných auditov sú spomedzi zamestnancov spoločnosti menovaní vedúci audítor, audítori a technickí špecialisti. Kandidatúru vedúceho audítora a audítorov určuje komisár kvality. Menovanie vedúceho audítora a audítorov sa vykonáva na základe príkazu generálneho riaditeľa pre personál. V objednávke môže byť uvedené trvanie stretnutia. Ak termín nie je určený, vedúci audítor (audítori) sa považujú za vymenovaných na dobu neurčitú a strácajú postavenie audítora až na základe príkazu generálneho riaditeľa na vymenovanie nového vedúceho audítora (audítora) alebo pri prepustení zo spoločnosti.
Na každý audit sú na odporúčanie vedúceho audítora pridelení (v prípade potreby) technickí špecialisti. Vymenovanie technických špecialistov sa vykonáva na to, aby organizácia vykonala interný audit.
Pri zostavovaní harmonogramu auditu by rozdelenie audítorov a technických špecialistov medzi objekty kontroly malo vylúčiť možnosť kontroly jednotiek, v ktorých audítori a technickí špecialisti pracujú.