Efektívne plánovanie alebo ako sa nepremeniť na „Shurochku“. Plánujete svoj deň a kde začať? Všeobecné plánovanie fondov

Produktivita a efektívnosť práce priamo závisí od správnej formulácie zadaných úloh a ich realizácie, preto tu zohráva kľúčovú úlohu. V prvom rade musíte vedieť, že plánovanie je realizácia určitých pracovných položiek, výber časového obdobia na ich realizáciu a priama kontrola výsledkov. Tieto aspekty sú veľmi dôležité a majú určité nuansy. Ak ich poznáte, môžete dosiahnuť maximálnu efektivitu pri vykonávaní svojho denného plánu.

Stanovenie cieľov

Hlavným bodom pri zostavovaní denného plánu je správne nastavenie úloh. Na ich riešenie je potrebné nielen vyhradiť čas, ale aj správne identifikovať každý z nich. Mnoho ľudí si triviálne zapisuje body plánu: usporiadajte stretnutie alebo stretnutie, urobte prezentáciu, pripravte správu atď. Všetky tieto úlohy sú zamerané na proces, nie na výsledok. Avšak v poradí dosiahnuť efektívne plánovanie, musíte vyjadriť svoj problém. Napríklad je potrebné doplniť zamestnancov o jedného zamestnanca, tento cieľ je zapísaný v pláne na určitý deň a má nasledovné znenie: „uskutočniť 3 pohovory“. Namiesto tejto bežnej frázy by ste mali napísať: „najať jednu osobu“. Ak ani po pohovoroch zamestnávateľ neprijme nového zamestnanca, tak sa cieľ nesplnil. Tento prístup k úlohe vám umožní zaznamenať, či sa plán dosiahol v stanovenom čase a aký výsledok sa dosiahol. Okrem toho budete môcť analyzovať svoju osobnú efektivitu.

Paretovo pravidlo a stanovenie priorít

Mnoho ľudí verí, že uprednostňovanie úloh je kľúčom k efektívnemu plánovaniu. Poďme však analyzovať, či je to skutočne pravda? Pomôže nám v tom Paretovo pravidlo, ktoré znie takto: 80 % výsledku pochádza z 20 % úsilia. Podobný princíp sa často vyskytuje v podnikaní, napríklad 20% zamestnancov je schopných priniesť 80% úžitku alebo 20% úsilia môže poskytnúť 80% zisku. Je jasné, že všetko úsilie by sa malo sústrediť na dokončenie týchto 20 % úloh.

Predpovedať presne, aké úsilie sa do daných 20 % započíta, je však spravidla veľmi ťažké alebo prakticky nemožné. Systém priorít predpokladá prítomnosť efektívnych plánovacích schopností, to znamená schopnosť určiť dôležité úlohy od menej významných. Človek vynakladá maximálne úsilie, aby urobil všetky veci, ktoré sa mu zdajú byť prioritné a významné. Tým pádom plní len nejakú časť plánu.

Len 20 % z týchto úloh je schopných priniesť najlepšie výsledky. A keďže 20% celkovej časti nie je viac ako 20% všeobecných úloh, preto najväčší výsledok dosiahne osoba, ktorá robí všetky veci z plánu a neobmedzuje sa na významné úlohy. Kľúčovým prínosom efektívneho plánovania je zabezpečiť, aby bolo dokončené všetko, čo bolo pôvodne plánované. V tomto prípade bude dodržaný 100% plán, čo znamená, že úlohy, ktoré môžu priniesť maximálne výsledky, budú určite splnené.

Plánovanie pracovného dňa

Správne plánovanie je kľúčom k dokončeniu 100% úloh. Musí byť systematická a pokrývať určité časové obdobie. Napríklad každý večer je vhodné urobiť si plán na zajtra. Čas strávený procesom plánovania nie je až taký dôležitý. Je nevyhnutné, aby bola konkrétne definovaná a neustále implementovaná. O dôležité je efektívne plánovanie brať do úvahy udalosti veľkého rozsahu a tie, ktoré sa pravidelne opakujú. To sa môže stať základom plánu a jednoducho sa k tomu budú viazať ďalšie veci. Pri zostavovaní plánu nezabudnite ponechať malé časové „okná“ pre prípad, že by si niektorá z úloh vyžadovala viac času na dokončenie. Týmto spôsobom nedôjde k prekrývaniu a všetky úlohy budete môcť dokončiť včas.

Strategické plánovacie schopnosti predpokladá správne posúdenie vlastných silných stránok. To znamená, že objem stanovených úloh musí zodpovedať skutočným schopnostiam. Ak chcete zhodnotiť svoj výkon, musíte neustále sledovať plnenie všetkých bodov plánu. Takto môžete vidieť, ktoré úlohy sa neustále nerealizujú, prečo sa to deje a aká je náročnosť. V dôsledku toho zistíte dôvody nízkej účinnosti.

Takže, aby som to zhrnul, efektívne plánovanie pracovného toku znamená kompetentné stanovenie úloh, systematické zostavovanie plánu, povinné vykonávanie všetkých stanovených úloh a analýzu vlastných činností.

Oksana Klimenko Vedúci školiteľ-konzultant v oblasti projektového manažmentu, vedúci oddelenia „Projektového manažmentu“ v Just Consulting, Moskva
Časopis „Nový manažment“, číslo 11 za rok 2007

Čo by ste mali urobiť, aby ste čo najlepšie využili svoj najcennejší zdroj – čas? Ako sa naučiť plánovať efektívne a presne dodržiavať to, čo je naplánované? Aké zručnosti sú potrebné na úspešné dokončenie denných plánov?

Začnime príkladom. Šéf firmy víta nový deň s nádejou, že stihne všetko, čo je na dnes naplánované, a ak to vyjde, bolo by fajn vtesnať do harmonogramu ešte pár stretnutí a zavolať dôležitému partnerovi, s ktorým už dlho chcel hovoriť, ale stále to nevyšlo. S takýmto optimistickým prístupom ide manažér/topmanažér do práce. Príde do kancelárie, ponorí sa do biznisu a čoskoro sa prichytí, že stihnúť všetko, čo je dnes naplánované, bude veľmi problematické. Vznikajú naliehavé problémy, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia a plán sa mení na nepoznanie. Snehová guľa úloh sa mení na lavínu, je katastrofálny nedostatok času a na konci pracovného dňa manažér nespokojný sám so sebou odkladá na zajtra všetko, čo dnes nestihol.

Existuje názor, že ak sa plán neplní na sto percent, tak pracujeme neefektívne. Toto je jeden z veľmi rozšírených mýtov o plánovaní a, samozrejme, ako všetky mýty, ani tento netvrdí, že je pravdivý. V prvom rade to musíte pochopiť plán nie je dogma, ale neustále sa meniaci nástroj riadenia. Súhlaste, keď sa počasie prudko zmení, aj my občas zažívame negatívne emócie: je príliš teplo, potom prišla jeseň s dažďom a vetrom v nesprávny čas, alebo sa sneh roztopil skôr, ako bolo potrebné... Ale počasie sa stále zmení – bez ohľadu na našu náladu. A toto musíme brať ako samozrejmosť. Tak je to aj s plánovaním. Čím pokojnejšie reagujeme na potrebu neustáleho upravovania plánov a tým skôr uznávame ako axiómu, že Plán sa počas realizácie vždy mení, tým úspešnejšie ho dokážeme realizovať.

Klasifikujte všetky veci, ktoré robíte

Je o nich napísaných mnoho metód efektívneho plánovania a boli na ne vypracované špecializované školenia a semináre. Toto všetko sa dá a treba naučiť. Existujú aj rôzne typy plánovania, medzi ktorými sú najbežnejšie strategické, taktické a operačné alebo aktuálne. Zastavíme sa len pri niekoľkých aspektoch operačného plánovania, ktoré si zaslúžia osobitnú pozornosť. Pretože práve každodenný stres a preťaženie v rozvrhu manažéra spôsobuje najväčší stres. Ako sa tomu vyhnúť? Zoberme si niekoľko klasifikácií, ktoré pomôžu manažérovi vedomejšie a presnejšie vykonávať každodenné plánovanie.

Jedným zo spôsobov plánovania je podľa pracovného dňa:

• ráno (čo je potrebné urobiť na samom začiatku pracovného dňa);
• deň (úlohy na prvú a najmä druhú polovicu dňa);
• večer (problémy, ktoré sa dajú vyriešiť na konci alebo dokonca na konci pracovného dňa).

To znamená, že všetky nadchádzajúce úlohy na zajtra sú zoskupené do troch blokov v závislosti od typu vašej osobnosti („si ranná osoba alebo nočná sova“). Úlohy, ktoré si vyžadujú značné úsilie, je najlepšie riešiť, keď je váš výkon najvyšší.

Ďalšia metóda je podľa druhu činnosti:

• písmená;
• práca s dokumentmi;
• deliberatívne aktivity v rámci spoločnosti (pracovné stretnutia, porady a pod.);
• deliberatívne aktivity mimo firmy (stretnutia a rokovania s partnermi, dodávateľmi, klientmi a pod.).

Pomocou tejto klasifikácie pri určovaní množstva práce na nasledujúci deň budete môcť po prvé posúdiť, ktorý typ úloh bol najviac dokončený, a po druhé ich upraviť tak, aby ste odstránili monotónnosť. V ideálnom prípade musí manažér vyčleniť určité hodiny na prácu s listami a inými dokumentmi a označiť ich v rozvrhu práce.

Môžete tiež triediť každodenné úlohy podľa oblastí riadenia:

• financie;
• predaj;
• výroba;
• marketing;
• personálny manažment a pod.

Zoznam sa zostavuje podľa druhu podnikania spoločnosti. Ten (zoznam) by mal byť dostatočne úplný, aby sa na nič nezabudlo a všetko sa zohľadnilo. Čo sa takýmto plánovaním dosiahne? Po prvé, všetky nadchádzajúce úlohy (udržiavanie a účasť na stretnutiach, zostavovanie a analyzovanie dokumentov) môžu byť jasne korelované s oblasťou riadenia a konkrétnymi ľuďmi, ktorí sa na týchto úlohách podieľajú a sú zodpovední za ich implementáciu. A to vám zase umožňuje nastaviť úlohy pre svojich podriadených - (povedzme pripraviť potrebné informácie na stretnutie). Po druhé, po mesiaci bude možné napríklad analyzovať, ktorej oblasti sa venuje dostatok pozornosti a ktorej menej, a zistiť dôvody. A nakoniec, takáto analýza vám umožní rovnomernejšie a účelnejšie plánovať svoju prácu v budúcnosti.

Berúc do úvahy skutočnosť, že každý proces prechádza určitými fázami, môžeme rozlíšiť iný typ klasifikácie každodenných záležitostí - podľa štádia procesu:

• iniciácia (všetky veci, ktoré treba začať, teda iniciovať);
• plánovanie (udalosti, ktoré sú vo vývoji a vyžadujú si plány);
• exekúcia (veci, ktoré sa teraz realizujú);
• analýza (práca s dokumentmi, správami, ako aj riešenie iných problémov duševného charakteru);
• kontrola (podujatia zamerané na kontrolu práce určitých oddelení a zamestnancov, sledovanie realizácie projektov a pod.);
• dokončenie (veci, ktoré je potrebné dokončiť).

Teraz si musíte vybrať dve klasifikácie, ktoré sú pre vás najpohodlnejšie a najzrozumiteľnejšie, ktoré sa môžu stať najefektívnejšími nástrojmi na plánovanie vášho pracovného dňa.

Ako príklad sa pozrime na triedenie prípadov podľa oblasti riadenia a podľa fázy procesu.

Vyrábame tabuľku (pozri nižšie). V prvom stĺpci zadávame fázy procesu, v prvom riadku - oblasti riadenia. Nadchádzajúce úlohy umiestňujeme do buniek na križovatke. Je tiež vhodné použiť rôzne značky, označovanie udalostí určitými písmenami a farbami. Požadovaný čas dňa môžete označiť písmenami: U - ráno, D - popoludní, V - večer. Prioritu môžete zvýrazniť rôznymi farbami (červená – veľmi dôležitá, žltá – dôležitá, zelená – menej dôležitá).

Tabuľka 1. Príklad plánovacej matice podľa oblastí riadenia a fáz procesu (so značkami).

Oblasti riadenia/ Fázy procesu	Finančný manažment	Manažment výroby	Manažment predaja	Marketingový manažment	Personálny manažment
Zasvätenie		Začať implementovať program na vývoj nových receptúr (stretnutie s hlavným technológom a vedúcim výroby) - U
Plánovanie				Naplánujte si propagáciu (list s úlohou obchodníkovi) – U
Poprava					Schváliť motivačný systém (práca s dokumentmi) - D
	Správa za 2 štvrťroky štvorcových(práca s dokumentmi) - D		Analýza výsledkov účasti na výstave (stretnutí) - U
Kontrola	Správa za 2 štvrťroky štvorcových(práca s dokumentmi) - D
Dokončenie					Pripravte si prejav na základe výsledkov súťaže nápadov (reč) - B

Takúto maticu je dôležité vypĺňať postupne počas dňa, ako pribúdajú úlohy. V hotovej podobe môžete maticu úloh preniesť na svojho asistenta, aby vykonal úpravy v pláne na ďalší deň, alebo to môžete urobiť sami. Namiesto chaotického zoznamu úloh tak budete mať štruktúrovanú tabuľku, ktorá je pohodlná a vizuálna. Zostáva len korelovať ich s určitými dňami a hodinami.

Možno si vyberiete dva iné typy klasifikácie, ktoré sú pre vás vhodnejšie. V každom prípade, plánovanie na dvoch úrovniach naraz dáva oveľa väčší efekt ako zostavovanie zvyčajného dlhého zoznamu úloh, ktoré sa len ťažko dajú vtesnať do pracovného času.

Zlepšite a rozvíjajte svoje plánovacie schopnosti

Nie je žiadnym tajomstvom, že úspešné plánovanie si vyžaduje určité zručnosti. Ide o zameranie sa na to hlavné, budovanie logických reťazcov, uprednostňovanie flexibility myslenia, prácu s veľkým množstvom informácií, systematické videnie celého obrazu atď. Ak sa počas dňa vyskytnú zmeny v rozvrhu, príde vhod možnosť rýchlo a jednoducho prejsť z jednej témy na druhú, niekedy nesúvisiacu s predchádzajúcou. V malých a stredných podnikoch možno pozorovať takýto obraz. Manažér pracuje s dokumentmi, pričom všetku svoju pozornosť sústreďuje na správu obsahujúcu dôležité finančné ukazovatele za určité obdobie. A zrazu napríklad príde do kancelárie vedúci oddelenia a ako v slávnej ruskej komédii zdvihne ruky k nebu a zvolá: „Šéf! Všetko je preč! Potom s ťažkosťami potláčajúc vzrušenie hovorí, že práca je na pokraji zlyhania, že je takmer nemožné niečo zmeniť a že všetka nádej je v manažérovi. V priebehu niekoľkých sekúnd musíte prejsť zo správy na oddelenie, analyzovať situáciu a rýchlo urobiť efektívne manažérske rozhodnutie.

Je možné rozvíjať schopnosti priebežného plánovania, ktoré vám pomôžu vyrovnať sa s neočakávanými zmenami v plánoch? Tu je niekoľko jednoduchých cvičení, ktorých účelom je naučiť sa efektívne plánovať a orientovať sa v procese plnenia úloh naplánovaných na daný deň. Každý z nich zaberie pár minút (môžete ich vykonávať napríklad v prestávkach medzi zložitými úlohami) a viac-menej pravidelným tréningom môžete výrazne zvýšiť efektivitu pri plánovaní úloh.

Cvičenie"Cieľ". Toto cvičenie rozvíja schopnosť sústrediť sa na jednu dôležitú vec. Na papier si nakreslite veľký terč – ako na strelnici. Usporiadajte úlohy nasledujúceho dňa v náhodnom poradí v kruhoch cieľa, pričom bod v strede ponechajte voľný. Vzdialenejšie záležitosti môžu byť umiestnené na hárku mimo cieľovej oblasti. Čím viac rôznych vecí a udalostí si pamätáte, tým lepšie. Teraz sa pozrite do stredu terča a zamerajte svoju pozornosť na jednu vec. Venujte tomu pozornosť jednu minútu. Potom otočte pohľad na ostatné poznámky na hárku, ako keby ste sa pozerali zboku, čím si trochu oddýchnete. Znova sa pozrite do stredu terča a sústreďte sa na inú úlohu, tiež jednu minútu. Striedavým sústredením sa na jednu vec s pohľadom na mnoho iných vecí sa teda môžete dobre vycvičiť v schopnosti vyzdvihnúť to hlavné a zahodiť nedôležité, čo vám umožní rýchlo určiť primárne a najdôležitejšie úlohy pri plánovaní.

Cvičenie"Prepínanie TV" Tento jednoduchý a dobre známy postup v psychologickom kontexte sa nazýva „syndróm gombíka“. V duchu si predstavte, že máte v rukách diaľkové ovládanie televízora. Skúste „prepnúť“ svoje myšlienky z jednej témy na druhú – zakaždým, keď stlačíte tlačidlo na imaginárnom diaľkovom ovládači. Zvoľte si tempo prepínania, ktoré je pre vás pohodlné. Najprv to môžete robiť pomaly, potom postupne zrýchľovať. Ako možnosť môžete striedať dobu, počas ktorej o veciach premýšľate. Hlavná vec je, že „tlačidlo na diaľkovom ovládači“ znamená signál, aby ste prešli z témy na tému. Takto sa naučíte rýchlo presúvať pozornosť z jedného problému na druhý bez toho, aby ste sa na dlhší čas zasekli v jednej téme.

Cvičenie"Zviažte slová." Kreatívne úlohy vyžadujú od interpreta flexibilné myslenie. Zvyk myslieť štandardným spôsobom nie je najlepším pomocníkom pri vývoji optimálneho riešenia a je nepravdepodobné, že pomôže dosiahnuť požadované výsledky. Kreativita a spontánnosť sú rovnako dôležité zložky efektívneho myšlienkového procesu ako dôslednosť a dôslednosť. Takéto zručnosti môžete rozvíjať prostredníctvom hier. Úloha je nasledovná: v páre slov, ktoré spolu úplne nesúvisia, musíte nájsť niečo spoločné. Najprv si môžete vytvoriť zoznam párov slov (5-6 párov), potom sa jeden po druhom pokúste nájsť v každom z nich spoločné. Napríklad „krokodíl“ a „pravítko“. Čo majú spoločné? Ďalšou možnosťou je, že môžu byť obe zelené. Takýto tréning rozvíja flexibilitu myslenia a pomáha úspešne nájsť optimálne riešenia problémov v minimálnom čase.

Cvičenie"Strom". Aby ste správne stanovili priority, musíte často naplánovať všetky veci podľa princípu dôležitosti alebo zásadnosti: pevné, na základe ktorých sa vykonáva všetko ostatné, a malé, ale aj nevyhnutné. Nakreslite strom na kus papiera, od koreňov po listy. A rozdeľte úlohy takto: korene - základné, hlavné prioritné záležitosti; kmeň - strategické smery rozvoja; pobočky - činnosti v oblastiach riadenia alebo jednotlivých oblastí podnikania; listy - konkrétne úlohy.

Po získaní vizuálnej reprezentácie informácií pokračujte v ďalšej práci - urobte objasnenia, vyberte personál na prácu v určitých oblastiach, na vykonávanie konkrétnych úloh atď.

Plánujte denne, neustále, rozvíjajte svoje schopnosti, zdokonaľujte svoje zručnosti, vymýšľajte nové metódy a metódy. Urobte z procesu plánovania pozitívnu a kreatívnu skúsenosť. Veľa šťastia pri plánovaní a podnikaní!

Kalendár je jedným z účinných plánovacích nástrojov. Každý z nás, ktorý začal riadiť čas, skôr či neskôr pochopí, že bez kalendára nie je ani tu, ani tam. Nie nadarmo sa už v roku 4236 pred Kristom starí Egypťania radili do kalendára a určovali, kedy a ako budú obrábať pôdu.

Každý kalendár je založený na pozorovaniach: Slnka alebo Mesiaca, prílivu a odlivu. Ale keďže najťažšiu prácu už máme za sebou, rozdeľme čas na dni, týždne a mesiace, poďme robiť jednoduchšie veci. Budeme sa sledovať a urobíme si vlastný kalendár!

Kalendáre sú rôzne...

Jeden z prvých kalendárov nájdených v muškárskom systéme je "Rodinný kalendár". Vec je potrebná a užitočná! Samozrejme, vaša pamäť je vynikajúca, ale je lepšie zapísať narodeniny príbuzných a iné nezabudnuteľné dátumy vo vašej rodine. Rodinný kalendár pomôže každému zapamätať si rôzne dátumy, preto je dôležité, aby bol verejne prístupný. Ak je možné zavesiť takýto kalendár na chladničku alebo stenu, okolo ktorej každý deň prechádzajú všetci príbuzní, potom si každý z nich bude môcť naplánovať čas s prihliadnutím na rodinné tradície bez zbytočných pripomienok. A bude ľahšie zapamätať si darčeky včas.

Iný typ kalendára - denník! Dnes si o tom povieme. Samozrejme už máte „Audítorský denník“, je zostavený a občas doplnený o nové poznámky, no nosiť ho so sebou je nepohodlné.

Na denné plánovanie používam diárový kalendár, nie však datovaný. Musel som testovať silu plánovania s diárom viac ako jeden rok, aby som sa rozhodol pre najlepšiu možnosť. Aj vy by ste mali experimentovať, pozorovať a skúšať. Kúpila som si diáre s dátumami vo formáte A5, kúpila som si veľké zošity a albumy a kreslila som si do nich týždeň, vyskúšala malý zošit - v každom systéme mi niečo nevyhovovalo a bránilo mi pracovať.

Tri po troch!

Najprijateľnejšia možnosť bola získaná po použití systému troch po troch. Cieľom je:

• Rozdeľte každý mesiac v roku na tri zložky: mesiac, týždeň, deň.
• Predstavte si, že každý deň pozostáva z troch častí: ráno, popoludní, večer.
• Pamätajte, že život pozostáva z troch oblastí: práca, rodina-domov, osobný čas.
• Stanovte si každý deň JEDEN cieľ v každej oblasti, t.j. naplánujte si tri veci, ktoré musíte urobiť.

Mesiac – týždeň – deň

Diáre bez dátumov sú pre takýto systém veľmi výhodné. Na prvej čistej nátierke nakreslím mesiac. Tento proces sa môže zdať náročný na prácu, ale ťažkosti vznikajú iba prvýkrát, potom je všetko oveľa jednoduchšie.

Keď som načrtol celý mesiac, snažím sa prísť na to, čo treba urobiť tento mesiac. Súhlasíte, „dospelé“ záležitosti sú dosť sezónne a bez ohľadu na to, ako tvrdo sa snažíme pripraviť sane v lete, niektoré veci nemožno odložiť. Zadávam narodeniny príbuzných a priateľov, zapisujem si, kedy mám poslať pohľadnice, zaznamenávam návštevy u zubára, deň splatnosti účtov, dni pracovného hlásenia, vo všeobecnosti všetko, čo sa stane v nasledujúcom mesiaci.

Ďalšia nátierka je venovaná týždňu. Tu, ale podrobnejšie, uvediem úlohy, ktoré sú povinné tento týždeň: cez pracovné dni aj cez víkendy.

Potom začína zábava. Svoj deň si predstavujem rozdelený na tri časti: ráno, poobede a večer. Noc sa v tejto schéme neberie do úvahy, pretože... Najradšej spávam v noci, ale u sov sa dá rozdeliť na deň, večer, noc. Je dôležité presne určiť, aké úlohy budete robiť a v ktorú dennú dobu. Niet pochýb o tom, že niektoré prípady nie je možné preložiť. Napríklad na trhovisko chodím určite trikrát do týždňa, ale aby som si mohol kúpiť všetko, čo potrebujem od správnej gazdinky, musím vstávať veľmi skoro a byť na trhu o siedmej ráno. Po zoradení nevyhnutných vecí v poradí podľa času som si stanovil ciele.

Nie je žiadnym tajomstvom, že život každej ženy zapadá do trojice: práca, domov-rodina, „milovaná“. Nie je tiež žiadnym tajomstvom, že zvyčajne sa venuje náležitá pozornosť len jednej oblasti, niektorá druhá chromá, niekedy aj na dve nohy, a tá tretia... áno, čo si pamätáme, tá tretia takmer chýba. Tu pomôže stanovenie cieľov pre oblasti života. Pre každý deň v týždni definujem tri povinnosti, ktoré musíte urobiť, jeden pre každú oblasť. Tri veci, bez ktorých sa deň nezaobíde naplno! Hlavná vec na zapamätanie je, že nemôžete odkladať veci v žiadnej oblasti, zaslúžite si žiť každý deň svojho života naplno!

Zrátané a podčiarknuté

Každý večer sa asi päť minút venujem rozboru uplynulého dňa a plánovaniu nasledujúceho dňa, pričom nezabúdam ani na kontrolu aktivít naplánovaných na celý mesiac. To je veľmi dôležité, pretože spočiatku je ťažké ovládať všetko naraz. Ak je pre mňa ťažké vymyslieť úlohu na deň v akejkoľvek oblasti, použijem „zoznam úloh“. Je veľmi nápomocný pri stanovovaní cieľov a pri pravidelnom používaní tejto metódy nebadane zmizne.

Každý týždeň robím 21 vecí, a to nie je tak málo!

Pravdepodobne sa vám stáva, že na konci náročného dňa sa cítite prázdni, nie preto, že by ste boli unavení, ale preto, že ste nedosiahli žiadne významné ciele. Každý z nás má na to výhovorky: nekonečné stretnutia, časté vyrušovanie, neodkladné záležitosti. Výsledok je však rovnaký – nestihli ste urobiť nič, čo ste si vopred naplánovali. Ako sa teda naučiť plánovať si záležitosti tak, aby ste mali čas na všetko – dôležité úlohy, rodinu, zábavu?

Význam plánovania

Ak plánujete efektívne a múdro, táto zručnosť vám umožní:

• Pochopte, ako dlho bude trvať reálne dosiahnutie určitého cieľa.
• Uistite sa, že máte dostatok času na dokončenie svojich najdôležitejších úloh.
• Naplánujte si čas na nepredvídané okolnosti.
• Vyhnite sa príliš veľa úloh, ktoré nemôžete dokončiť.
• Tvrdo pracujte na svojich osobných a kariérnych cieľoch.
• Majte dostatok času na rodinu, priateľov, sebarozvoj a koníčky.
• Dosiahnuť .

Čas sa nedá kúpiť ani spomaliť, ale dá sa premrhať a ľutovať minulosť. Plánovanie vám pomáha užívať si prítomnosť a snažiť sa uspieť v budúcnosti.

Ako si naplánovať čas

Veľa vecí je najlepšie urobiť dnes a teraz, ale najlepší čas začať plánovať je na začiatku týždňa alebo mesiaca a robiť to pravidelne. Ak ste však na voľnej nohe, môžete začať už teraz.

Existujú stovky rôznych techník a aplikácií, ktoré vám umožnia efektívne riadiť svoj čas. Napríklad:

• Wunderlist
• Trello
• Todoista
• Any.do

Tieto služby sú pohodlné, umožňujú vám jednoducho zadávať údaje a získavať spätnú väzbu vo forme grafov a ďalších informácií.

Určite si čas, ktorý máte k dispozícii

Určite máte veci, ktoré robíte každý deň a venujete im určitý čas. Je lákavé zahrnúť aj toto, ale buďte realisti – musíte si rozvrhnúť svoj voľný čas. Vopred sa rozhodnite, koľko voľného času budete venovať práci, koľko sebarozvoju a koľko zdraviu, rodine a zábave.

Naplánujte si hlavné aktivity

Aké kroky musíte bezpodmienečne vykonať, aby ste zabezpečili, že svoju prácu vykonávate dobre? Začnite od toho, nerobte to zle, neberte tento čas.

Identifikujte položky s vysokou prioritou

Toto sú veci, ktoré by pre vás mali byť na prvom mieste, čo však neznamená, že ich musíte urobiť ako prvé (môže na ne mať určitý čas, ktorý nemôžete ovplyvniť). To znamená venovať čas dôkladnej príprave.

Napríklad vašou najvyššou prioritou je študovať celý rok. Prihlásili ste sa na kurz a trikrát týždenne musíte byť na určitom mieste od šiestej do ôsmej hodiny večer. Nemali by ste vynechať ani jednu lekciu, dbať na to, aby ste nemeškali na kurzy a robiť všetky domáce úlohy, ak nejaké existujú. Toto je vaša najvyššia priorita. Pamätajte tiež, že len navštevovanie kurzov nebude stačiť, pretože človek dosiahne vysoké výsledky len vtedy, keď do svojho každodenného života zapojí novú zručnosť. V prípade angličtiny to znamená čítanie kníh a sledovanie filmov v tomto jazyku. Možno to nebudete robiť každý deň, ale musíte absolvovať kurzy a byť na ne pripravení.

Naplánujte si čas na nepredvídané okolnosti

Bežnou chybou nováčikov pri plánovaní je, že si myslia, že všetko pôjde presne podľa plánu. V našom svete vás môže sklamať ktokoľvek a čokoľvek: ľudia, okolnosti, poveternostné podmienky, výmenné kurzy, vládna politika, vaše vlastné telo. Buďte teda múdri a pre každý prípad si vyhraďte pár hodín.

Naplánujte si svoj voľný čas

Čas podľa vlastného uváženia je čas, ktorý zostáva medzi vašimi úlohami, ak ich dokončíte skôr, ako sa očakávalo. Je to tiež zámerne vyhradený časový úsek, počas ktorého chcete dosiahnuť svoje ciele. Všetko závisí od vašich hodnôt a priorít. Pre niektorých ľudí to môže byť čítanie knihy alebo pozeranie filmu.

Analyzujte svoje aktivity

Pri plánovaní nebude stačiť snažiť sa stihnúť všetko. Budete musieť hľadať možno večnú rovnováhu. Aj tí najúspešnejší ľudia sú pri plánovaní mimoriadne flexibilní – oni, ich telo a jeho schopnosti, aby každý týždeň zlepšovali svoj zoznam úloh. Môžete tiež delegovať svoje povinnosti, požiadať o pomoc a zadať úlohy externe.

Ak chcete hlbšie pochopiť plánovanie, absolvujte kurz na tému . V ňom sa môžete dozvedieť o jeho základoch, ako aj vybrať si techniku, ktorá vám vyhovuje.

Prajeme veľa šťastia!

V článku sme začali diskutovať o téme time managementu, teraz si povieme niečo o pravidlách plánovania.

Ako povedal Benjamin Franklin: "Čas sú peniaze." Túto axiómu používame už viac ako 250 rokov.

Niektorí moderní obchodní filozofi sa však domnievajú, že čas a kapitál sú ekvivalentné pojmy iba dvoma spôsobmi:

• čas a peniaze sú obmedzené zdroje;
• čas a peniaze niečo stoja.

Podľa mnohých iných je čas oveľa cennejší, pretože:

• nemôžete získať viac času za žiadne peniaze;
• nikto nedostane viac alebo menej času ako ty.

"Máte presne toľko času, koľko mali Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein" - Jackson Brown;

• peniaze sa dajú požičať, ale čas sa nikdy požičať nedá;
• peniaze sa dajú minúť zajtra, ale čas sa dá minúť len dnes.

Napriek rozdielom v názoroch na otázku ekvivalencie času a kapitálu je jasné, že čas je obmedzený v akejkoľvek oblasti podnikania a plánovanie je efektívnym nástrojom na riadenie tohto neoceniteľného zdroja.

… „Plány sú zbytočné, plánovanie je na nezaplatenie“ Dwight David Eisenhower, 34. prezident Spojených štátov amerických.

Ak teda chcete maximálne využiť svoj časový potenciál, zapamätajte si niekoľko základných pravidlá plánovania.

Základné pravidlá plánovania:

1. Nikdy nezačínajte svoj deň, ak to ešte nie je naplánované na papieri.

Ak váš cieľ nie je zapísaný, potom vôbec neexistuje. Zoznam plánovaných úloh je mapou, ktorá vám nedovolí odísť alebo odbočiť z cesty k vášmu cieľu.

2. Práca s písomným zoznamom plánovaných úloh zvyšuje celkovú efektivitu vašich aktivít už od prvého dňa plánovania.

Večer si pripravte zoznam úloh, ktoré je potrebné splniť na druhý deň. Vďaka tomu budete vždy vedieť, kde začať deň.

3. Pracujte na svojom zozname počas dňa.

Ak máte novú úlohu, pridajte ju do zoznamu priorít vo vzťahu k predtým naplánovaným úlohám. Po dokončení ďalšej úlohy zo zoznamu si ju určite odškrtnite. Vďaka tomu budete so svojou prácou spokojní, budete nadšení a inšpirujete sa k ďalším úlohám.

4. Plánujte od veľkého po malý, od dlhodobého po krátkodobý, od životného cieľa po denný plán.

Pre každú úlohu si stanovte pevný termín, kedy by mala byť dokončená. ..."Jedna dokončená produktívna úloha má hodnotu päťdesiatich polovičných úloh." — Malcolm Forbes.

5. Zložitú úlohu si vždy rozdeľte na malé čiastkové úlohy.

Dobre tu funguje rozhodovací strom, kde kľúčovou úlohou je strom a podúlohami na jeho implementáciu sú vetvy. Pokračujte vo vetvení, kým sa proces dokončenia celej úlohy nestane jednoduchým a transparentným. Tu vám veľmi pomôže MindManager, pomocou ktorého si jednoducho vytvoríte interaktívnu vizuálnu myšlienkovú mapu.

Než začnete čokoľvek robiť, nezabudnite na základné veci pravidlá plánovania nezabudnem na pravidlo 10/90: 10 % času stráveného plánovaním pred začatím úlohy ušetrí 90 % času na jej vyriešenie. A váš úspech je určite zaručený!

A na záver krátke video o riadení svojho času od Stephena Coveyho, špecialistu na vedenie a životosprávu, učiteľa a konzultanta organizačného manažmentu.