BPM systémy. Výber informačného systému pre riadenie podnikových procesov (BPMS)

Implementácia akéhokoľvek IT systému si vyžaduje veľa času, úsilia a peňazí. A keď už hovoríme o takom globálnom riešení, akým je BPM systém, musíme spozornieť ešte viac.

Nemôžete spustiť projekt založený na schopnostiach narýchlo zvoleného produktu a sľuboch predajcu, existuje veľa aspektov, ktoré je potrebné premyslieť a zvážiť. A následky nesprávneho výberu a uvedomenia si chyby už počas práce, „napoly“ vás môžu vyjsť draho.

Pri výbere BPM systému sa musíte spoľahnúť na požiadavky vašich procesov a zohľadniť možnosti ich ďalšieho rozvoja a zlepšovania. Dúfam, že táto recenzia vám pomôže rýchlo zistiť, ktorý systém je pre vás ten pravý, a rozhodnúť sa podľa jeho funkčných vlastností.

Prehľad riešení BPM

Uvažované riešenia BPM: Suita ELMA BPM, Bizagi BPM Suite A Otvorené riešenie Bonita. Všetky sú obľúbené a žiadané. Okrem toho sú tieto riešenia v mnohých smeroch funkčne podobné.

Pozrime sa na ich hlavné zložky:

1. dizajnér pre modelovanie obchodných procesov;
2. vykonávací mechanizmus;
3. prostriedky kontroly a monitorovania implementácie obchodných procesov;
4. príležitosti na rýchlu zmenu obchodných procesov.

V tomto článku sa pozrieme na implementáciu týchto funkcií, ako aj na:

1. užívateľské rozhranie;
2. náklady na systémy;
3. dostupnosť mobilnej verzie;
4. iné kritériá.

Modelovanie obchodných procesov

ELMA BPM

ELMA BPM je vývojom ruskej spoločnosti ELMA, určený pre riadenie podnikových procesov.

Modelovanie obchodných procesov v systéme ELMA sa vykonáva v špeciálnom grafickom editore „ELMA Designer“ v notácii BPMN 2.0, ktorý, mimochodom, špecialisti tejto spoločnosti úplne preložili do ruštiny a je k dispozícii na bezplatné stiahnutie na Webová stránka ELMA.

Po vytvorení grafického modelu, výbere parametrov procesu a definovaní údajov, s ktorými obchodný proces pracuje, je tento zverejnený na systémovom serveri a stáva sa vykonateľným vo webovom rozhraní. Každá spustená inštancia obchodného procesu vytvára karty úloh pre používateľov systému, v ktorých musia podávať správy o svojich aktivitách. Karty sú mimochodom flexibilne prispôsobiteľné, takže je pohodlné s nimi pracovať.

Takmer všetky akcie na automatizáciu vykonávania obchodných procesov je možné vykonať pomocou myši, niekedy sa však musíte uchýliť k skriptom. Na implementáciu tých najzložitejších vecí môžete použiť skripty, teda programovanie. Výhodou je, že skripty sú vytvorené v populárnom jazyku C#, takže nebude ťažké porozumieť skriptovaniu pre ELMA. A špecialistov, ktorí tento jazyk ovládajú, je na trhu dosť.

Žiaľ, predajcovia veľmi často vkladajú do svojho softvéru niektoré zo svojich vlastných jazykov, pričom sa riadia mylnou myšlienkou, že je tam jednoduchšie pracovať. Konečným výsledkom je systém, pre ktorý je jednoducho nemožné nájsť vývojára. Na trhu nemusí byť vôbec žiadny, takže ostávajú dve možnosti – buď sa obrátiť o pomoc k rovnakému predajcovi (s tým asi ráta), alebo sa pokúsiť vyvinúť vlastného špecialistu (čo je opäť takmer nemožné bez zapojenia predajcu).

Použitie populárneho jazyka možno preto bezpečne nazvať veľkou výhodou systému.
ELMA podporuje import a export do formátu XPDL – ide o univerzálny formát, ktorý umožňuje nahrávať a sťahovať modely obchodných procesov.

Po pokuse nahrať do ELMA proces predtým nakreslený v Business Studiu ako experiment, som (po menších úpravách) presvedčený, že všetko funguje bez problémov.

Doplním, že systém ELMA implementuje ladenie procesov a nástroje na testovanie (verifikáciu). Keď publikujete model procesu, automaticky sa vykoná overenie syntaxe – kontrola správnosti modelu a kontrola chýb v skriptoch.

Navyše, na rozdiel od iných riešení, ELMA umožňuje krok za krokom ladenie procesov, skriptov a užívateľských formulárov, čo šetrí veľa času.

Ryža. 1. Rozhranie grafického editora “ELMA Designer”

Ryža. 2. Formulár žiadosti (v režime ladenia) v systéme ELMA

Procesy v ELMA je možné neustále zlepšovať a priamo „za behu“ bez zastavenia vykonávania. Takže je možné vziať do úvahy všetky charakteristiky organizácie.

Ak sa v systéme zistia „problémové“ procesy alebo dôjde k poruche výkonu, existujú dve možnosti na odstránenie problému:
zlepšovanie súčasného procesu (kontinuálne zlepšovanie) s následným hodnotením indikátora, prípadne zmenou samotného procesného indikátora.

Možno bola plánovaná hodnota pôvodne nastavená nesprávne a stojí za to ju upraviť, rovnako ako samotný proces.

Vždy sa tiež môžete vrátiť k starším verziám a zobraziť históriu vylepšení obchodných procesov – systém ukladá všetky verzie. Zmeny procesov je možné vykonávať aj po implementácii týchto procesov. Rýchlo vykonáte úpravy v štruktúre procesov a okamžite otestujete účinnosť zmien v praxi.

Ďalší účastník kontroly, Bizagi, sa vyznačuje aj mechanizmami vykonávania procesov.

Bizagi BPM Suite

Systém je veľmi známy a obľúbený. Bizagi BPM Suite pozostáva z komponentov, ktoré vykonávajú samostatné funkcie:

1. Bizagi Process Modeler – procesný dizajnér;
2. Bizagi Studio - automatizácia procesov;
3. Bizagi BPM Server - spustenie procesu.

Modelovanie obchodných procesov sa vykonáva v notácii BPMN. Podporuje sa najkompletnejšia úroveň súladu so špecifikáciou BPMN. Najsilnejšou stránkou produktu je však farebný grafický editor.

„Kreslenie“ jednoduchých diagramov je pohodlné, ale akonáhle sa ich zložitosť zvýši, nastanú ťažkosti, napríklad sa môžu stratiť popisy udalostí a tokov alebo sa objekty pri kopírovaní „prilepia“ k sebe a v tomto prípade sa iba načítajú predchádzajúca verzia diagramu pomáha.

Existuje možnosť kolektívneho dizajnu. Hotový procesný model sa načíta do Bizagi Studio, kde môžete definovať všetky informácie potrebné na automatizáciu procesu. Rovnaký modul umožňuje integráciu systému s inými podnikovými aplikáciami. Automatizácia procesov sa vykonáva v grafických rozhraniach, programovanie je potrebné len pri špecifikácii skriptových úloh.

Následne sa automatizovaný proces nahrá na server, kde sa ďalej vykonáva. Tento postup je jednoduchý, ak ste dôkladne oboznámení s dokumentáciou. Nie je ľahké hneď uhádnuť mnohé nuansy.

Vo webovom rozhraní sa vykonávajú užívateľské úlohy a monitoruje sa vykonávanie procesov. Systém vytvára podrobné správy o procese ako celku a samostatne pre každú úlohu. Prehľady sú dostupné vo webovom rozhraní.

Zmeny vykonané v procese v module Studio sa okamžite prejavia na serveri a všetky spustené inštancie procesu začnú pracovať podľa nového modelu bez zastavenia.

Bizagi umožňuje výmenu modelov medzi aplikáciami, podporuje sa import a export do formátov XPDL a MS Visio.

Ryža. 3. Modelovanie procesov v Bizagi BPM Suite

Potreba neustáleho prepínania medzi oknami editora sťažuje prácu pri toľkých oknách, a preto je potrebná neustála zmena zamerania. To všetko je veľmi ťažké, najmä pre človeka, ktorý systém objavil prvýkrát.

Je dôležité poznamenať, že Bizagi BPM Suite je španielsky vývoj a spoločnosť nemá oficiálne zastúpenie v Rusku. Toto je dosť vážna nevýhoda, pretože keď sa predajca nachádza v inej krajine, je ťažké implementovať jeho produkt.

Otvorené riešenie Bonita

Bonita Open Solution je francúzsky predajca. Rovnako ako predchádzajúce rozhodnutie, ani v Ruskej federácii neexistuje zastúpenie. Nie je to tak dávno, podľa niektorých zdrojov bola vo všeobecnosti preložená iba používateľská časť systému, neexistuje žiadna ruská lokalizácia.

Opensource verzia systému nemá nástroje na monitorovanie procesov. Tie zase má komerčná verzia systému. Riešenie pozostáva z troch hlavných komponentov rozdelených podľa účelu:

1. Ateliér - modelovanie a automatizácia obchodných procesov;
2. Execution Engine - vykonávanie obchodných procesov;
3. User Experience – rozhranie pre používateľa na prácu s jeho procesmi.

Procesy Bonita Open Solution sú modelované v notácii BPMN. Podpora notácie je úplne úplná. Riešenie podporuje import diagramov z formátu XPDL, avšak bez možnosti exportu do neho. Nechýba ani podpora BPEL.

Modelovanie a automatizácia procesu v Bonita Studio prebieha v jednom okne, čo je veľmi pohodlné. Výber údajov a účastníkov, generovanie rozhraní k fázam procesu sa vykonáva v rovnakom okne ako tvorba grafického modelu. Nie je potrebné neustále prepínať medzi oknami editorov, čo urýchľuje proces vývoja.

Ryža. 4. Modelovanie obchodných procesov v Bonita Studio

Integrácia s inými podnikovými aplikáciami

ELMA BPM

Jednou z nepopierateľných výhod BPM systémov je schopnosť integrácie s rôznymi softvérovými riešeniami. Umožňujú zvýšiť flexibilitu vytvorených modelov podnikových procesov. Používa sa najmä SOA - Service Oriented Architecture, ktorá umožňuje jednoducho integrovať modely obchodných procesov do iných aplikácií.

Systém ELMA má integračné nástroje s hlavnými podnikovými aplikáciami (SOA, CRM, e-mailové služby, e-mailové a SMS upozornenia). Pre ruských používateľov je výhodou systému jeho úzka integrácia s 1C: Enterprise. Systém má bohatú podporu pre prácu s webovými službami, čo je plne zdokumentované vývojárom. Preto integrácia ELMA s akýmkoľvek externým systémom nie je náročná. Okrem toho je tu podpora práce so servisnou zbernicou (ESB) a integrácia s dátovými zbernicami na úrovni modelovania obchodných procesov (JMS, MSMQ). Portlety ELMA sú zabudované do podnikových portálov: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Za zmienku stoja flexibilné možnosti BizAgi BPM Suite pre integráciu s externými systémami a aplikáciami. Tieto možnosti vám umožňujú prepojiť procesy s akýmkoľvek iným systémom. Takéto možnosti konfigurácie zahŕňajú rôzne mechanizmy na úrovni integrácie údajov a na úrovni procesov. Podporované sú nasledujúce typy integrácií:

1. s externými zdrojmi údajov;
2. s e-mailovým serverom (upozornenia);
3. s ECM (a elektronickými systémami správy dokumentov);
4. s inými IT systémami;
5. možnosť pripojenia k externým sieťam.

Otvorené riešenie Bonita

BOS dokáže interagovať s veľkým množstvom aplikácií a služieb pomocou softvérových konektorov – konektorov. Podporované sú databázy, poštová služba, webové služby atď. Konektory umožňujú systému pripojiť sa k externým databázam (napríklad údaje z adresárov, informácie o objednávkach alebo klientoch), ako aj prijímať informácie z externých systémov do procesného rozhrania a zapisovať. dáta do externých systémov na základe výsledkov vykonaného procesu.

Rozhranie

ELMA BPM

Rozhranie systému ako celok je pohodlné, jednoduché a zrozumiteľné. To platí pre všetky jeho zložky. Je ľahké sa mu prispôsobiť, pretože rozhranie Interného portálu je rovnaké pre prácu so všetkými aplikáciami systému. Môže byť ľahko veľmi jednoduchý a pohodlný pre koncových používateľov. Akékoľvek informácie môžu byť zobrazené v krásnom a zrozumiteľnom formáte.

Ryža. 5. Vytvorenie aplikácie v rozhraní systému ELMA 3.5

Formy úloh, dokumentov a kariet ľubovoľných objektov je možné konfigurovať. Systém môže vyzerať odlišne pre rôzne skupiny používateľov. Existuje nástroj na tvorbu formulárov, ktorý funguje bez dodatočného rozloženia stránky HTML.

Rozhranie portálu je možné používať z mobilných zariadení (smartfóny a tablety). Okrem toho je možné v rozhraní konfigurovať analytiku a ďalšie funkcie portálu.

Bizagi BPM Suite

Používateľské rozhranie Bizagi BPM Suite je súbor prispôsobiteľných formulárov, ktoré sú prepojené s aktivitami obchodných procesov a zobrazujú sa na prijímanie a zadávanie údajov pri vykonávaní príslušnej aktivity.

Systém je často umiestnený tak, že má jednoduché a intuitívne rozhranie, ale je pre mňa ťažké s tým súhlasiť a na internete je veľa tvrdení, že nastavenie rozhraní je sprevádzané ťažkosťami (hlavne nízky výkon, ťažkosti s výberom a presúvaním objektov , pridávanie podpisov a pod.) Chýba prispôsobenie portálu ako takého, vzhľadu hlavných stránok, ako je to napríklad implementované v ELMA. Nástroj na tvorbu displejov Bizagi je vhodný na rýchle vytváranie a zadávanie údajov v rámci procesu, ale s obmedzenou zložitosťou prezentačnej logiky. Zložitejšie úlohy si vyžadujú viac času a úsilia.

Ryža. 6. Rozhranie systému Bizagi

Otvorené riešenie Bonita

Produkt má pohodlné grafické rozhranie na modelovanie obchodných procesov. Môžete modelovať obchodné procesy a vytvárať si vlastné rozhranie. Bonita Studio má vstavaný grafický dizajnér obrazoviek Bonita Form Builder, ktorý vám umožňuje vytvárať webové rozhrania pre prácu s obchodnými procesmi.

Pomocou Bonita Form Builder je možné zmeniť vzhľad rozhrania pre koncového používateľa. Portál Bonita umožňuje testovať vyvinutý biznis proces vo webovom rozhraní a konfigurovať užívateľské prístupové práva k procesom. Vo webovom rozhraní portálu užívatelia dostávajú úlohy a pracujú s obrazovkovými formulármi vyvinutými v Bonita Form Builder, rozhranie portálu je prístupné aj užívateľom z mobilných zariadení (smartfóny a tablety). Okrem toho je v rozhraní možné konfigurovať analytiku a ďalšie užitočné funkcie portálu.

Ryža. 7. Rozhranie Bonita Studio

Nevýhody systémov

ELMA

Zápis BPMN 2.0 je rusifikovaný a ruské názvy prvkov procesného modelu značne uľahčujú komunikáciu s podnikovými používateľmi, ale súlad so zápisom v ELMA BPM je menej úplný ako v Bizagi. Vývojári ELMA sa sústredili len na tie prvky, ktoré je možné skutočne automatizovať a podpora nespustiteľných prvkov je dosť slabá.

Zároveň je pre spoločnosti čoraz dôležitejšia otázka implementácie notácie BPMN, pretože jej neúplná podpora môže používateľovi sťažiť vývoj procesného modelu. Grafický editor systému je dosť ťažký. Ak potrebujete urobiť niečo nemožné, musíte nainštalovať veľký, ťažký systém, počkať na spustenie servera, to všetko si vyžaduje čas.

Bizagi BPM Suite

Bizagi má ťažké rozhranie. Samozrejme, je vhodné kresliť procesy, ale so všetkým ostatným sú veci horšie. Je ťažké prispôsobiť sa systému. Neexistujú žiadne prostriedky na overenie procesov, napriek tomu, že systém umožňuje modelovať veľmi zložité procesy, ktoré vyžadujú overenie. Nechýba ani možnosť simulácie obchodných procesov, takže ako sa proces vykonáva, môžete vidieť iba jeho spustením.

Postup spúšťania procesov je vo všeobecnosti zložitejší. To si vyžaduje kvalifikovaných odborníkov. V najlepšom prípade to robia špecialisti od predajcu, ktorý sa zvyčajne nachádza vo veľkej vzdialenosti. Partnerov, ktorí sú v Rusku a vedia pomôcť, je veľmi málo a ich kvalifikácia je často otázna.

Otvorené riešenie Bonita

Neexistujú prostriedky na statické overovanie procesov (je k dispozícii ich simulácia s rôznymi parametrami a generovanie správ o výsledkoch).

Ďalšou nevýhodou BOS je nedostatočná podpora dynamických zmien v podnikových procesoch, čo sťažuje optimalizáciu procesov. Toto vynechanie je pre BPM systém významné, pretože po uvedení systému do prevádzky je akákoľvek zmena oveľa náročnejšia na implementáciu. Schopnosť zmeniť proces počas jeho spustenia je jedným z kľúčových konceptov BPM.

Používatelia zaznamenávajú problémy s používaním ruského jazyka v systéme. Ak je názov procesu napísaný ruskými znakmi, pri spustení sa nenachádza v samostatnom okne. Je tiež nemožné napísať prvky procesu v ruštine, pretože ak sa počet znakov v procese zhoduje, môže dôjsť ku konfliktu mien. Všetky mená sú v tomto prípade preložené do angličtiny a znaky sú nahradené „podčiarkovníkom“. Farebná schéma je červená, čierna, biela... A vôbec, vzhľad systému je akýsi agresívny. Myslím, že je to veľmi únavné a nedá sa to rýchlo prekonfigurovať.

Náklady na systémy

ELMA

K dispozícii je bezplatná verzia pre päť úloh. Predajca ponúka aj komerčné verzie: odľahčenú Express verziu založenú na bezplatnom Firebird DBMS. Verzia „Standard“ v MS SQL je ponúkaná ako základná verzia. Verzia Standard stojí asi jeden a pol krát viac ako verzia Express.

Náklady na licenciu sú necelých 10 tis. na 1 pracovisko. A v prípade verzie „Express“ - výrazne nižšia.
ELMA ponúka aj podnikovú verziu, ktorá podporuje klastrovú architektúru na zabezpečenie vysokého výkonu vo veľkých organizáciách. Táto verzia funguje na podnikovej verzii MS SQL aj Oracle. Na webe vývojára nebolo možné nájsť ceny za podnikovú verziu.

Bizagi BPM Suite

Systém je dostupný v dvoch verziách:

Enterprise Edition. Podnikové riešenia BizAgi BPMS sú určené pre veľké podniky. Poskytujú všetky funkcie potrebné pre veľké množstvo projektov BPM. Systém môže mať stovky až tisíce používateľov.

vydanie Xpress– BizAgi BPMS Xpress je relatívne lacné riešenie pre malé a stredné podniky. Umožňuje vám vyhodnotiť výhody BPM na malých (skúšobných) projektoch pred začatím práce so všetkými funkciami BPM. BizAgi BPMS Xpress môže súčasne používať maximálne 50 používateľov.

Cena licencií je približne 100 USD na používateľa.

Bizagi Process Modeler – business process designer je distribuovaný bezplatne.

Otvorené riešenie Bonita

Systémové riešenia - Bonita Portal, Bonita Studio a Bonita Engine sú platené; K dispozícii je bezplatná verzia Opensource.

Závery

Všetky tri uvažované systémy sú si funkčne dosť blízke a nemožno povedať, že jeden je oveľa lepší alebo horší ako druhý. Každý z nich má svoje nevýhody a výhody. Napríklad iba ELMA má ladenie obchodných procesov, zatiaľ čo iné systémy tento mechanizmus neimplementujú.

Krása rozhrania v mnohých systémoch skrýva nepohodlné nastavenie. Implementáciu BPM riešení komplikuje aj územná odľahlosť predajcov. Čo sa týka funkčnosti, tu si v mnohých otázkach, samozrejme, drží Bizagi sebavedomé prvenstvo. Čo je však obzvlášť príjemné, domáci vývoj - ELMA BPM sa dokáže svojim západným kolegom nielen vyrovnať, ale v niektorých smeroch aj predčiť.

Štítky: Pridajte štítky

Podnikanie nie je len zdrojom zisku. Je to tiež systém, ktorý treba efektívne riadiť. A aj keď ste veľmi talentovaný, rodený manažér, nezaobídete sa bez pomoci špeciálnych nástrojov, ktoré vás oslobodia od rutiny a umožnia vám zefektívniť riadenie firmy.

Manažér neustále potrebuje mať všetko pod kontrolou: aká práca sa robí, ako ďaleko pokročila a kto je zodpovedný za jej realizáciu. Špeciálny softvér – BPM systémy – vám pomôže neustále sledovať a správne nastavovať obchodné procesy.

Čo sú BPM systémy a ako fungujú?

Skôr než sa budeme baviť o samotných systémoch ako o softvéri, musíme si ujasniť samotný pojem BPM.

BPM je riadenie podnikových procesov. Tento koncept považuje každý obchodný proces za špeciálny zdroj pre vašu organizáciu. Mali by byť ľahko prispôsobiteľné akýmkoľvek zmenám, jednoduché a transparentné.

Špeciálny softvér - BPM systémy - umožňuje jednoducho riadiť procesy, monitorovať ich, analyzovať a rýchlo prispôsobovať potrebám podniku.

Každý takýto systém pozostáva z troch komponentov:

• databáza, ktorá uchováva informácie o podniku a jeho pobočkách, ľuďoch, projektoch, úlohách;
• nástroje, ktoré pomáhajú vykonávať finančné plánovanie, manažérske účtovníctvo, prognózovanie atď.
• nástroje na analýzu a reportovanie informácií v databáze.

BPM systémy sa ľahko integrujú s inými softvérovými produktmi. To vám umožňuje flexibilnejšie prispôsobiť proces riadenia.

Tieto systémy pomáhajú riadiť tok informácií, ľudí, interakciu medzi nimi a jednotlivými systémami v rámci podniku. Okrem toho je podporovaný celý cyklus riadenia: od rozvoja stratégie a plánovania až po analýzu výsledkov.

Príklady úloh, ktoré je možné riešiť pomocou systémov BPM

Hlavné úlohy, ktoré systémy BPM riešia, sú:

1. Zvýšiť ekonomický potenciál podniku.Budete mať po ruke všetky informácie o podniku a jeho podrobnú analýzu. Vďaka tomu uvidíte, ktorí zamestnanci pracujú efektívnejšie, ako zvýšiť obrat, ako znížiť percento zásob alebo dosiahnuť pozitívne výsledky.
2. Zvýšiť strategickú efektívnosť podniku.Budete vedieť riadiť procesy tak, aby ste zaručene dosiahli svoje pôvodne stanovené ciele.
3. Riadiť personál flexibilnejšie a efektívnejšie.Systém umožňuje nastaviť potrebné a sledovať ich dosiahnutie.

Prehľad najlepších BPM systémov

Pozývame vás, aby ste sa zoznámili s piatimi najlepšími ponukami dostupnými na ruskom trhu.

Bpm'online štúdio

Ide o BPM systém, ktorý ponúka hotové riešenia pre automatizáciu obchodných úloh a komplexnú správu podniku. Systém funguje na báze inteligentných technológií, ktoré umožňujú používateľom vykonávať prácu.

Tento softvér môže slúžiť aj ako základ pre vývoj vašich vlastných podnikových aplikácií.

Vhodné pre automatizáciu procesov akejkoľvek zložitosti. Prostredníctvom systému môžete nastaviť jasný algoritmus akcií pre každého zamestnanca. A kompetentný softvér ho krok za krokom dovedie k výsledku.

K dispozícii je bezplatné skúšobné obdobie 14 dní.

ELMA BPM

Ide o produkt ruskej spoločnosti ELMA. Podnikové procesy môžete modelovať v špeciálnom grafickom editore.

K dispozícii je integrácia s 1C. V prípade potreby je možné systém rozšíriť.

Vhodné na podporu zložitých projektov – systém má na to všetky potrebné nástroje.

ELMA BPM má bezplatnú verziu. Navyše to nie je demo ani skrátená verzia, ale plne funkčný systém, ktorý možno plne využiť na riadenie vášho podniku. Môžete si ho stiahnuť na webovej stránke spoločnosti.

OMNITRACKER365

Ide o škálovateľný systém, ktorý môžu využívať malé aj veľké podniky. Dostupné ako cloudové riešenie alebo ako softvér, ktorý vyžaduje inštaláciu.

Výhody cloudového softvéru spočívajú v tom, že k nemu možno pristupovať odkiaľkoľvek na svete. Aj keď ste preč, môžete sledovať záležitosti vašej spoločnosti.

Možnosti systému umožňujú nielen riadenie procesov, ale aj vytváranie vlastných aplikácií.

K dispozícii je bezplatná demo verzia.

V moderných podmienkach podnikanie aktívne uplatňuje procesný prístup k organizácii práce. Stále však existuje problém porozumieť tomu, čo je riadenie podnikových procesov a ako správne používať BPM.

EABPM (Európska asociácia BPM) tento pojem definuje takto:

Business Process Management (BPM) je systémový prístup na zachytávanie, navrhovanie, vykonávanie, dokumentovanie, meranie, monitorovanie a riadenie automatizovaných aj manuálnych procesov na dosiahnutie firemných cieľov a obchodných stratégií. BPM zahŕňa vedomú, komplexnú a čoraz technologickejšiu definíciu, zlepšovanie, inováciu a údržbu komplexných procesov. Vďaka tomuto systematickému a uvedomelému riadeniu procesov dosahujú firmy rýchlejšie a flexibilnejšie lepšie výsledky.

Verím, že táto definícia vytvára väčší zmätok ako skutočné chápanie BPM, najmä pre ľudí, ktorí túto tému neštudovali do hĺbky.

Vo svojej práci neustále používam grafické zápisy pre riadenie podnikových procesov a BPMN. Tento nástroj považujem za veľmi pohodlný, pomáha mi nielen pri vývoji obchodných riešení, ale aj pri ich zdôvodňovaní. Koniec koncov, ako som už veľakrát povedal, obrázok vydá za tisíc slov. Človek myslí v obrazoch a je pre neho oveľa jednoduchšie predstaviť si nejaký druh činnosti pomocou obrázka (diagramu).

Pripomínam tiež, že túto tému som nenastolil prvýkrát. Veľa som hovoril o obchodných procesoch v článkoch ako „Čo je obchodný proces a popis obchodného procesu“ alebo „Stručný popis BPMN s príkladom“.

Zostávajú však otázky, ktoré mi často kladú čitatelia článkov aj moji klienti. Navyše, marketingové články a termíny spojené s touto oblasťou činnosti prinášajú veľa zmätku do chápania podstaty. Vývojárom softvérových systémov aj biznis konzultantom, ktorí tieto nástroje pri svojej práci neustále využívajú, sa podarilo do oblasti riadenia podnikových procesov zaviesť množstvo výlučne marketingových konceptov. Na jednej strane je tento proces nevyhnutný v akejkoľvek komerčnej oblasti. Na druhej strane, BPM už nie je najjednoduchšia metodika pre nešpecialistu. A marketing pridáva ďalší zmätok.

Preto som sa rozhodol uviesť svoju podrobnú definíciu toho, čo je riadenie podnikových procesov. A dúfam, že vám môžem pomôcť pochopiť hlavné problémy súvisiace s používaním BPM.

Ako vznikol BPM?

Akékoľvek nové podnikanie možno prirovnať k dieťaťu. Každá spoločnosť vytvorená od nuly prechádza obdobím formovania a učenia. Je potrebné organizovať interakciu medzi zamestnancami a oddeleniami, vytvárať mechanizmy prenosu znalostí atď. A nezáleží na tom, aká veľká je táto spoločnosť – v malom podniku sú všetky tieto otázky rovnako dôležité ako vo veľkej organizácii s veľkým počtom pobočiek.

Ľudstvo zároveň nestojí na mieste. A tak v oblasti vzdelávania detí, ako aj pri organizovaní podnikania sa objavujú nové nástroje, ktoré sú flexibilnejšie, pohodlnejšie a intuitívnejšie, čo je dôležité najmä pre ľudí, ktorí robia prvé kroky v akejkoľvek oblasti.

Ak sa pozrieme na staré záznamy a pokúsime sa študovať zvláštnosti organizácie práce v sovietskych podnikoch, ako aj v západných spoločnostiach, napríklad Ford, uvidíme väčšinou suché, ťažko čitateľné textové pokyny súvisiace predovšetkým s funkčným prístupom:

1. Popis pracoviska
2. Popis práce zamestnanca
3. Bezpečnostné požiadavky atď.

Toto všetko, ako si mnohí pamätajú, je mimoriadne ťažké vnímať a na značnú časť takýchto návodov sa na policiach zaprášilo, často ich nikto okrem tvorcu nečítal. A skúsenosti a požiadavky sa preniesli zo skúseného zamestnanca na nováčika.

Čo ak však treba rýchlo zmeniť prácu celej organizácie? Čo ak sa zavedie aj automatizácia? Vznik BPM bol reakciou na tieto požiadavky.

O tom, čo je obchodný proces, som už písal („Čo je to obchodný proces a popis obchodného procesu“), a preto nebudem opakovať hlavné ustanovenia a definíciu samotného obchodného procesu. Pozrime sa bližšie na koncepciu riadenia podnikových procesov.

O riadení podnikových procesov jednoduchými slovami

Riadenie obchodných procesov znamená, že regulujete, popisujete a meníte obchodné procesy. Zmeníte ho, nie vylepšíte, pretože obchodný proces môžete buď zlepšiť, alebo zhoršiť. Na rozdiel od obrábacieho stroja alebo auta nie je možné ho priamo ovládať pomocou príkazov alebo stlačením tlačidla tímom. Môžeme ale nastaviť postupnosť akcií, ktoré tím vykoná pri riešení konkrétneho problému. Toto sa nazýva BPM.

Definícia odo mňa:

Riadenie podnikových procesov (BPM) je riadenie činností (automatizovaných aj neautomatizovaných) v tíme prostredníctvom podnikových procesov.

Na riadenie akýchkoľvek obchodných procesov potrebujete:

1. Popíšte samotné obchodné procesy.
2. Implementujte popísaný biznis proces do práce tímu
3. Vymenujte ľudí zodpovedných za obchodné procesy, takzvaných držiteľov zásobníkov alebo vlastníkov obchodných procesov.

Je dôležité pochopiť, že obchodný proces môže vykonávať buď osoba, alebo môže byť čiastočne automatizovaný. Podobne môže byť držiteľom zásobníka osoba aj program (automatické vykonávanie operácií a automatizované riadenie).

Zároveň je potrebné zvládnuť extrémne heterogénne prostredie. Rôzne obchodné procesy si vyžadujú rôzne prístupy a činnosti zamestnancov a rôzne nástroje automatizácie. A toto všetko je potrebné popísať samostatne a potom spojiť do spoločného systému.

Je potrebné vychádzať z pochopenia: procesný prístup je riadenie celku cez riadenie častí.

A aby som sa vyhol akýmkoľvek nejasnostiam v terminológii, dovoľte mi vysvetliť:

• BPM je metodológia. tie. súbor základných princípov a prístupov ku konštrukcii notácií a samotnej organizácii práce pomocou podnikových procesov.
• BPMN je notácia (jazyk), v ktorej sú vytvorené notácie, vrátane spustiteľných
• BPMS – IT exekučný systém, budovaný podľa určitých pravidiel špecifikovaných v metodike

Ak nakreslíme analógiu s vedou, potom BPM je predovšetkým prístup, druh svetonázoru. BPMN sú metódy a algoritmy na riešenie špecifických problémov. Napríklad dôkazy pre vety alebo súbor metód na vytvorenie projektu na dodávku elektriny do objektu (priemysel, bytový dom). BPMS sú zase hotové aplikačné riešenia, ktoré sa dajú „zapnúť“ a už budú fungovať. Pre matematiku sú to hotové riešenia problémov praktického významu. Pre fyziku - priama implementácia toho istého elektrického vedenia a pripojenia predmetov. Pre IT sektor - hotový programový kód.

Spustiteľné a nespustiteľné obchodné procesy

Už som písal v predchádzajúcich článkoch, že zápisy obchodných procesov môžu byť spustiteľné alebo nespustiteľné. Prvé sú určené na automatizáciu, druhé na štúdium práce firmy a zvyšovanie efektivity interakcie v rámci tímu.

Tie. na vytváranie zápisov používame princípy a techniky BPM. V tomto prípade používame pravidlá pre písanie BPMS. Ak chcete vytvoriť nespustiteľný zápis, v zásade môžete použiť aj kus papiera Whatman a ceruzku. Hlavná vec je prísne dodržiavať všetky pravidlá.

Spustiteľný zápis vyžaduje špecifické IT prostredie - BPMS. Zároveň odporúčam vykonávať v BPMN aj nespustiteľné, keďže tu samotné prostredie pomáha identifikovať možné chyby a rozpory, čím sa zvyšuje gramotnosť a presnosť popisu obchodného procesu.

Rozdiely medzi procesnými a funkčnými prístupmi

Ďalší dôležitý fakt, ktorý vám pomôže pochopiť, čo to vlastne „riadenie obchodných procesov“ je. Už sme zistili, že manažment je vytváranie určitého sledu akcií zamestnancov. Tie. v dôsledku toho každý automatizovaný systém funguje špecifickým spôsobom. A osoba je povinná podľa pokynov vykonať aj úkony určené podľa pokynov.

Musíte tiež vedieť:

Pre strategické plánovanie a hodnotenie výkonnosti spoločnosti „ako celku“ je lepšie použiť funkčné modelovanie a zápisy (napríklad IDF0). Podrobne som o tom písal v článku „Úvod do notácie IDEF0 a príklad použitia“. Tu môžete začať od požadovaného výsledku a zostaviť postupnosť funkcií čiernej skrinky, ktoré sú potrebné na jeho dosiahnutie.

Spravovať postupnosť akcií a optimalizovať ju. čo sa deje v každej fáze práce, ako aj zlepšenie interakcie medzi rôznymi „čiernymi skrinkami“, je potrebný procesný prístup BPM. Tu študujete samotné akcie, sledujete rýchlosť a intenzitu práce pri dosahovaní výsledkov, optimalizujete ich a štandardizujete.

Ak robíte nejaké zmeny v obchodnom procese, potom vždy nezačínajte od celku, ale od časti. Tie. zmeníte algoritmus programu a/alebo upravíte popis práce pre zamestnanca vykonávajúceho určité funkcie. V dôsledku toho sa mení jeden z prvkov obchodného procesu a v dôsledku toho aj obchodný proces ako celok.

Musíte pochopiť:

Vytvorenie popisu obchodného procesu začína „ako celok“, potom je každý proces rozdelený na podprocesy a do určitej miery podrobný.

Naopak, zmena obchodného procesu začína od „nižších“ úrovní – maximálny detail. A od detailov až po celok sa urobia všetky potrebné opravy.

Vo funkčnom prístupe sú vstupné a výstupné objekty veľmi dôležité. V samotnej funkcii čiernej skrinky dochádza k určitému spracovaniu objektov na získanie požadovaného výsledku. A tu je hlavný dôraz kladený na to, „čo presne chceme získať“, t.j. prístup k riadeniu podniku je skôr strategický.

Procesným prístupom dostávame odpoveď na otázku „ako to najlepšie urobiť“, t.j. Zameriavame sa na taktické a operatívne riadenie. Preto, keď sa jednotlivé prvky menia medzi „vstupom a „výstupom“, zmení sa celý proces.

Pri detailoch je tiež dôležité určiť optimálnu úroveň: nie príliš „všeobecne“, ale tiež nie podrobne popisovať veľký proces až po činnosti každého zamestnanca. Raz som videl popis obchodných procesov zverejnený na dvojmetrovom papieri Whatman. Čím je však proces zložitejší a podrobnejší, tým ťažšie ho bude vnímať „ako celok“ a v dôsledku toho bude ťažšie ho pochopiť a zlepšiť.

Z týchto dôvodov sa pri práci s podnikovými procesmi používa viacúrovňová dekompozícia, t.j. detaily každej „čiernej skrinky“ sú rozdelené do samostatného procesu. A z rovnakého dôvodu sa pri strategickom plánovaní nepoužíva procesný prístup, na toto sa, opakujem, používa funkčné modelovanie.

Popis práce s BPM

Pre lepšie pochopenie toho, čo je BPM (business process management), uvediem príklad postupnosti akcií obchodného analytika v rámci tejto metodiky:

Prieskum ľudí (zamestnanci spoločnosti). Pochopenie, ako sa práca vykonáva v každom konkrétnom prípade.

Dokumentácia obchodného procesu na základe prijatých údajov. V tejto fáze dostane analytik „tak ako je“ opis obchodného procesu.

Štúdium výsledného podnikového procesu z pohľadu slabých stránok a možností optimalizácie:

Na základe pripravenej optimalizovanej (podľa potreby) schémy sa vytvárajú dokumenty: popisy úloh, užívateľské príručky a v prípade potreby sa implementujú automatizované riešenia.

Po implementácii sa na základe zápisu sleduje obchodný proces, identifikujú sa možné nezrovnalosti a študujú sa ich príčiny.

V prípade potreby sa vykonajú zmeny v schéme na základe zistených nedostatkov alebo zmien v práci spoločnosti súvisiacich s vonkajšími faktormi.

Životný cyklus procesu v BPM

Ako je zrejmé z vyššie opísanej postupnosti, každý obchodný proces prechádza určitým cyklom od vytvorenia až po implementáciu. Potom to nejaký čas funguje „ako je“. Potom, čo prax ukazuje určité nedostatky a nedostatky, analytik študuje výkazníctvo a zo svojej strany nájde niektoré „slabé miesta“. Proces sa modernizuje.

Tento cyklus sa môže opakovať nekonečne veľakrát. Akékoľvek podnikanie, akákoľvek organizácia nie je zamrznutý monolit, ale vyvíjajúci sa organizmus v neustále sa meniacom prostredí. Menia sa špecifiká legislatívy, konkurenti prichádzajú a odchádzajú z trhu, objavujú sa nové automatizačné nástroje atď.

Hlavné pravidlo obchodného analytika: pri optimalizácii procesu sa musíte vedieť včas zastaviť. A tu je potrebné jasne analyzovať zložitosť (náklady) zmien a ich výslednú zvýšenú efektivitu (prínosy).

Výhody a nevýhody BPM

Výhody používania BPM zahŕňajú:

• Schopnosť čo najviac podrobne popísať činnosti ľudí a systémov potrebné na dosiahnutie výsledkov.
• Grafické zápisy sú vizuálne, čo umožňuje pochopiť vlastnosti procesov vo firme a vidieť ich slabé miesta.
• Zápisy sú perfektné ako pokyny pre interpreta, ktorý dostane jasný a jednoznačný sled akcií. Zároveň bude navrhnutý graficky – pre ľudské vnímanie najpohodlnejším spôsobom.
• Pri použití procesného prístupu bude výsledok procesu štandardizovaný a konzistentný s tým, čo sa očakáva. Zníži sa tak vplyv ľudského faktora na úroveň služieb alebo výkon akýchkoľvek iných druhov prác.
• Metodika BPM je dobre vyvinutá a štandardizovaná vďaka BPMN. Nástroje (zápisy BPMN) sú zároveň intuitívne aj pre ľudí, ktorí manažment podnikových procesov vôbec neštudovali. Na druhej strane prítomnosť noriem a pravidiel umožňuje vyhnúť sa chybám pri vývoji a vytvárať spustiteľné notácie (hotové prvky automatizácie podnikania) v systéme BPMS.

Nevýhody BPM, ako sa často stáva, sú na rovnakom mieste ako výhody:

• Vysoká miera detailov v procesoch zasahuje do vnímania výkonnosti podniku pre strategické plánovanie.
• Ľudia, ktorí vyvíjajú procesný model, majú veľkú zodpovednosť. Akákoľvek chyba môže viesť k katastrofálnym výsledkom. Napríklad pri vývoji funkčného modelu sú na vstupe dáta, na výstupe výsledok, nástroje, ktoré firma poskytuje interpretovi, aj samotný interpret. Kým performer na výstupe vyprodukuje očakávaný výsledok, v rámci funkcie môže konať podľa vlastného uváženia, pričom zvolí optimálnu metódu dosiahnutia cieľa. Procesným prístupom je interpret zbavený „slobody manévrovania“. Má jasne definovanú postupnosť akcií, berúc do úvahy všetky možné podmienky. A nemá právo konať inak, aj keď sa ukáže, že výsledok je iný, ako sa očakávalo.
• Obchodný proces je statický a prakticky nepodlieha úpravám zvnútra. Účinkujúci dostane jasný sled akcií a už nemôže prevziať iniciatívu. Výsledkom je, že umelci budú každú chybu opakovať znova a znova, kým sa neopraví v samotnom obchodnom procese.

Pre ktoré spoločnosti sú BPM vhodné?

Procesný prístup je ideálny pre štátne podniky. Tu je dôležité zlepšiť úroveň služieb a kvalitu práce, pričom dôležitá je aj štandardizácia služieb. V štátnom podniku klientov nečakajú žiadne bonusy ani špeciálne iniciatívy. Služba však musí byť vykonávaná zvnútra aj zvonka na príslušnej úrovni.

V obchodných spoločnostiach je procesný prístup dobrý na štandardizáciu práce, umožní vám „potiahnuť“ úroveň služieb na určité štandardy. Na jednej strane je to veľké plus. Na druhej strane je to aj mínus, keďže proaktívni a talentovaní zamestnanci, akokoľvek chcú, sa nebudú vedieť osvedčiť a priniesť väčší úžitok a zisk. Procesný prístup je práve stabilita a určitá statika. Preto pri jeho používaní musíte jasne pochopiť, kde vám tento typ práce vyhovuje a kde je lepšie dať ľuďom viac slobody.

Aby bol obchodný proces prospešný a nie škodlivý, odporúča sa zbierať pripomienky a chyby od účastníkov obchodného procesu. Nie je potrebné predpokladať, že BPM je konečná pravda.

O tom, ako presne riadiť podnikanie pomocou obchodných procesov, som už hovoril podrobnejšie v predchádzajúcich článkoch a budem hovoriť viackrát. Tu som sa snažil čo najjednoduchšie vysvetliť rozdiely medzi pojmami BPM, BPMS, BPMN a opísať samotný pojem „riadenie obchodných procesov“. Bez týchto základných znalostí nie je možné pochopiť procesný prístup.

Otázky a odpovede

Aký je rozdiel medzi funkčným modelovaním a modelovaním procesov?

S funkčným prístupom vnímame konanie ľudí a automatizovaných systémov ako „čiernu skrinku“. A k modelovaniu pristupujeme z pohľadu fáz dosiahnutia cieľa, ako aj zdrojov na to potrebných. Pri modelovaní procesov študujeme postupnosť činností zamestnancov a systémov v každej fáze, aby sme ich optimalizovali a zvýšili efektivitu.

Aké pojmy sú zahrnuté v BPMN?

V prvom rade ide o samotný systém BPMN, ako aj popis notácií BPMS. Písal som o nich v tomto článku a podrobne aj v predchádzajúcich článkoch (pozri odporúčané odkazy na konci publikácie). Okrem toho sa nedávno objavili nové koncepty - DMN a CMMN. Nebudem sa im teraz podrobne venovať. V budúcich publikáciách sa pokúsim opísať nové koncepty a ich vlastnosti.

Prečo potrebujeme toľko zložitostí a rôznych prístupov pri vytváraní notácií?

Riadenie podnikových procesov a samotná metodika BPM sú potrebné okrem iného aj pre direktívne riadenie veľkých tímov. To je dôvod, prečo sú potrebné notácie, popisy obchodných procesov a široká škála nástrojov.

Kde začať pracovať s BPM?

Naučte sa jazyk notácie BPMN a skúste ho použiť vo svojej práci. Hlavná vec je nebáť sa začať. Pochopíte, že jednoduché zápisy sa v praxi vytvárajú oveľa jednoduchšie, ako sa zdá. A metodológiu sa môžete naučiť krok za krokom, spoliehajúc sa na jednoduché a zrozumiteľné grafické nástroje BPM.

Môže byť BPM použitý pre manuálne systémy?

Môže. Tento prístup nie je určený predovšetkým na automatizáciu (sektor IT má svoje nástroje), ale na organizáciu práce spoločnosti alebo akéhokoľvek tímu. Tu sa môžu brať do úvahy pracovné oblasti využívajúce automatizované systémy. Alebo môžeme uvažovať len o procesoch v tíme, a to v ktoromkoľvek z nich – od stavebných čaty alebo produkcie až po tvorivé tímy v divadle či filharmónii. Hlavná vec je jasne popísať, ako prebieha proces, ktorý vás zaujíma, a ako ho chcete zmeniť.

Byť efektívny, transparentný a flexibilný je dnešnou požiadavkou každého podnikania. A aby to bolo takto, vo väčšine prípadov je potrebná transformácia.

Je zaujímavé, že v angličtine slovo „transformácia“ neznamená postupné, ale náhle zmeny. Digitálna transformácia podnikania teda v podstate znamená, že nie je potrebné len niekde niečo doladiť, ale úplne prehodnotiť aj princípy, na ktorých je biznis vybudovaný, aj spôsob, akým je vybudovaný.

Za najprogresívnejší z hľadiska poskytovaných príležitostí dnes možno nazvať procesný prístup k riadeniu podniku a ako nástroj na implementáciu tohto prístupu.

Čo sú to BPM a BPMS?

Koncept BPM (Business Process Management) je organickou kombináciou procesnej metodiky riadenia podniku a technológií na jeho implementáciu. Jednoducho povedané, BPM odpovedá na všetky otázky týkajúce sa vykonávanej práce – kde, kedy, prečo a ako sa práca vykonáva a kto je zodpovedný za jej realizáciu.

BPMS (Business Process Management System) - softvér na podporu konceptu BPM. BPM systémy sa líšia od iných systémov, najmä ERP a systémov elektronickej správy dokumentov, tým, že sa zameriavajú na obchodné procesy bez toho, aby boli viazané na dokumentáciu alebo prácu konkrétnych špecialistov.

Obchodným procesom možno nazvať napríklad celý sled akcií od prijatia objednávky až po doručenie objednaných produktov klientovi. Ako vidíte, BPM systémy vyžadujú čo najširšie myslenie, nie zamerané na prácu určitého oddelenia podniku alebo tvorbu elektronického dokumentu. Toto všetko je súčasťou obchodného procesu, ale má preň druhoradý význam. Ak je BPM systém, s ktorým podnik pracuje, naviazaný na sekundárny, potom existuje riziko, že to najdôležitejšie – samotné obchodné procesy a potreby zákazníkov – zostane nepovšimnuté.

Kľúčové výhody BPM systémov

BPM systémy sú schopné zabezpečiť nepretržité sledovanie všetkých obchodných procesov prebiehajúcich v spoločnosti, ako aj vyhľadávanie problémov a ich možných riešení.

Štruktúra BPM systémov je taká, že umožňuje „riadiť“ každý jednotlivý proces od jeho začiatku až po jeho logický záver.

Napríklad, ak klient A odoslal žiadosť, jeho žiadosť sa nemôže stratiť: v každom okamihu bude v určitom štádiu aktívneho cyklu až do okamihu jeho dokončenia.

Monitorovanie znamená, že manažment má vždy možnosť vidieť a kontrolovať:

• V akom štádiu realizácie je proces?
• Ktorý zamestnanec je zodpovedný za túto úlohu.
• Ako dlho proces „visí“ v tejto fáze?

Najdôležitejšou príležitosťou, ktorú systémy BPM poskytujú, je možnosť súčasne vidieť všetky aktuálne úlohy, ktorým spoločnosť čelí, pričom je možné ich klasifikovať rôznymi spôsobmi: úlohy prichádzajúce od klientov; úlohy rozvoja podnikania; úlohy na riešenie aktuálnych problémov podniku.

Stručne povedané, BPMS pomáha nestratiť žiadne obchodné procesy a zabrániť ich zaseknutiu, ale vždy sledovať, ako napredujú.

Nemenej dôležitou funkciou BPM systémov je vytvorenie jednotnej informačnej základne, kde sa vkladajú a poskytujú všetky údaje súvisiace s prácou spoločnosti všetkým zamestnancom, s prihliadnutím na ich úrovne prístupu. To vám umožňuje výrazne urýchliť väčšinu obchodných procesov vrátane rovnakého toku dokumentov a dokonca aj jednoduchej výmeny informácií medzi zamestnancami.

Napokon, implementácia BPMS vo všetkých prípadoch zahŕňa vytvorenie akčných predpisov, podľa ktorých sa bude spracovávať obchodný proces . Napríklad: manažér dostane telefonát od klienta, ktorý potrebuje vybavenie; presmeruje klienta na výberového poradcu; po výbere konkrétneho modelu zariadenia sa objednávka odošle do skladu; ak požadovaný model nie je k dispozícii, informácie sa posielajú do výrobnej dielne; a tak ďalej.

Niektoré odvetvia činnosti sú zároveň ľahko prístupné takejto regulácii, iné (súvisiace s kreativitou) v menšej miere. Ale výhodou BPM systémov je práve to, že vďaka svojej flexibilite umožňujú regulovať aj tie odvetvia, ktoré sú na prvý pohľad ťažko regulovateľné.

Hľadanie problémov a možných riešení

Okrem zabezpečenia súčasných aktivít podniku v súlade s predpismi podnikových procesov je stálou funkciou BPM systémov vyhľadávanie problémov a „úzkych miest v podnikaní“. Tie môžu zahŕňať napríklad nadbytočné alebo nepotrebné procesy, ktoré plytvajú zdrojmi spoločnosti, ale neprinášajú hmatateľné výhody, pričom reštrukturalizácia predpisov by mohla pomôcť tento problém zmierniť. Stáva sa tiež, že najčastejšie sa spomalí samostatná skupina obchodných procesov v konkrétnej fáze alebo konkrétneho zamestnanca. Keď to viete, môžete analyzovať situáciu a vyvinúť riešenia, ktoré pomôžu prekonať existujúce ťažkosti.

Môže sa zdať, že je to všetko celkom jednoduché, ale BPMS sa často stáva dobrou príležitosťou na nájdenie takýchto „úzkych miest“ v aktivitách spoločnosti. Niekedy sa takéto miesta nachádzajú na križovatke práce rôznych divízií a oddelení spoločnosti, a hoci každé z nich funguje bezchybne, problémy sa objavujú v súhrne.

Keďže systémy BPM vám umožňujú získať „široký pohľad“ na prácu podniku a v praxi vidieť, kde sú problémy, implementácia BPMS môže byť skutočne dobrou šancou na optimalizáciu práce podniku.

Analýza v BPMS

Analýza zaujíma obrovské miesto v štruktúre BPM systémov. Vďaka nim je možné analyzovať mnohé ukazovatele:

• Aké obchodné procesy sú najčastejšie?
• Ako dlho v priemere trvá jeden obchodný proces a každá jeho fáza?
• Ktorý zo zamestnancov spracuje svoje úlohy najrýchlejšie a ktorý naopak.
• Koľko úloh každý zamestnanec spracoval počas dňa, týždňa, mesiaca.
• Kde najčastejšie vznikajú ťažkosti.

Takáto analýza skutočne poskytuje veľa príležitostí na optimalizáciu všetkého. Napríklad identifikovať zamestnancov, ktorí zvládajú malý počet úloh a preniesť na nich ďalšie, ako aj pochopiť dôvody pomalej a neuspokojivej práce jednotlivých ľudí. Zamestnanec môže pracovať na zastaranom softvéri alebo úplne nerozumie novým funkciám. Potom môže byť malá aktualizácia softvéru alebo krátke školenie mimoriadne efektívnym spôsobom, ako odstrániť niekoľko prekážok a výrazne urýchliť obchodné procesy.

Používatelia často oceňujú BPMS za to, že dokážu vyriešiť problémy s relatívne nízkymi nákladmi. Napríklad nainštalujte nový drahý softvér len do počítačov tých zamestnancov, ktorí skutočne obsluhujú najdôležitejšie fázy obchodných procesov a majú veľké pracovné zaťaženie, namiesto toho, aby ste upgradovali celé oddelenie s päťdesiatimi strojmi.

Štruktúra BPM systémov

Funkcie, ktoré sme opísali vyššie, tiež určujú štruktúru každého BPMS.

• Nástroje na tvorbu predpisov (súbor pravidiel).
• Špeciálne moduly pre integráciu riešení do existujúceho prostredia.
• Nástroje na generovanie dokumentov.
• Moduly zodpovedné za analýzu a monitorovanie.

Vo väčšine prípadov implementácia BPMS zahŕňa použitie všetkých týchto komponentov naraz, pretože to pomáha zabezpečiť úspech v čo najväčšej miere.

Tri možnosti implementácie BPM systémov

Ak chcete dosiahnuť úspech v implementačnom projekte, budete musieť nielen zakúpiť softvér, ale tiež dôkladne zvážiť schémy, ktorými prebiehajú obchodné procesy v podniku, ako aj zabezpečiť, aby boli zamestnanci pripravení na potrebné zmeny vo svojej práci. Ako si pamätáme, slovo „transformácia“ znamená významnú zmenu a nemožno zanedbávať pripravenosť zamestnancov.

Takmer vo všetkých prípadoch implementácia BPMS sleduje jednu z troch ciest.

1. Vývoj vo vlastnej réžii alebo na objednávku od dodávateľa

Dnes sa tento prístup k implementácii systémov BPM používa zriedkavo, možno ho považovať za zastaraný. Ide o to, že logika trhu sa zmenila: ak pred niekoľkými rokmi vývojári softvéru presvedčili klientov o potrebe používať nové riešenia, teraz samotní klienti vytrvalo očakávajú riešenia od vývojárov.

Preto je dnes najčastejším prístupom osloviť vývojára (integrátora) s otázkou, aké riešenia by mala táto konkrétna spoločnosť použiť, aby sa dostavil požadovaný výsledok.

2. Implementácia integrátorom s následným prispôsobením

Táto cesta je zďaleka najbežnejšia. Ak sa spoločnosť vydala touto cestou, potom je najatý integrátor, ktorý sa špecializuje špeciálne na implementáciu BPM systémov a často ich vyvíja.

Výhodou spolupráce s integrátorom je, že si takmer všetko robí sám, firma musí len začať pracovať podľa nových princípov. To sa však dá nazvať aj najdôležitejšou nevýhodou. Prispôsobenie (prispôsobenie systémov konkrétnemu podniku) je často veľmi obmedzené. Pracovným podmienkam, ktoré vznikli po transformácii, sa musia väčšinou všetci zamestnanci prispôsobiť. A je tiež dobré, ak sa to prediskutovalo s personálom, ktorý pochopil a uznal jeho nevyhnutnosť a nevykonával sa imperatívne na príkaz „zhora“.

Mimochodom, táto možnosť implementácie BPMS často zahŕňa závislosť od integrátora: v budúcnosti, aby ste vyriešili aj tie najmenšie problémy, ho budete musieť kontaktovať, urobiť zoznam požadovaných zmien a počkať, kým budú pripravené, a potom použiť modernizovať softvér. Je to nepohodlné, časovo náročné a často si to vyžaduje preplatenie integrátora, ale bez toho nie je niekedy možné so systémom BPM urobiť vôbec nič.

3. Nezávislý vývoj BPM založený na platforme Low-code

Z tejto možnosti vyplýva, že spoločnosť sa zaobíde aj bez účasti integrátorov/vývojárov, prípadne túto účasť zníži na minimum.

Áno, skutočne: je to veľmi podobné samo-vývoju, pokiaľ ide o skutočnosť, že môžete softvéru poskytnúť požadovanú sadu funkcií. „Budovanie“ tohto riešenia je však realizované na báze špecializovanej platformy – modernej, inteligentnej a flexibilnej – najmä obchodnými analytikmi spoločnosti bez programátorských zručností.

Kľúčové výhody systému BPM založeného na platforme Low-code od Comindware

Platforma Comindware stelesňuje všetky možnosti platforiem triedy Low-code.

V prvom rade ide o minimum kódu a maximum grafického vývoja. Takmer všetky nastavenia, ktoré môžu používatelia vyžadovať, sa vykonávajú prostredníctvom používateľského rozhrania pomocou myši a klávesnice.

Ďalšie výhody tejto platformy:

• Jednoduchá aktualizácia bez zastavenia vašej práce.
• Možnosť aktívne využívať cloud.
• Jednoduchá sociálna interakcia medzi zamestnancami.
• Schopnosť povoliť alebo zakázať funkcie podľa potreby.

A čo je najdôležitejšie: po implementácii systému BPM na platforme od Comindware ho môžete najskôr použiť na digitálnu transformáciu jedného alebo viacerých oddelení spoločnosti s cieľom vyhodnotiť výsledok a pripraviť sa na rozsiahlejšie nasadenie v podniku resp. úroveň držania. To vám umožní vyhnúť sa zbytočnému „revolucionizmu“ a nadmerným otrasom v dôsledku prudkej zmeny prevádzkových princípov.

Objednajte si demo prezentáciu platformy Low-code od Comindware a presvedčte sa sami, aká je plnohodnotná a pohodlná.

Elena Gaiduková, marketingová analytička, brand manažérka riešení na báze , špecialistka na partnerské vzťahy.

Dnes si v domácom biznise získava na popularite nový typ softvéru na riadenie obchodných procesov, a to systémy BPMS. A, prirodzene, ich vzhľad vyvolal veľa otázok. Prečo sú potrebné? Ako fungujú? Aký je ich zásadný rozdiel od iných možností automatizácie podnikania?

Keď som sa prvýkrát stretol s BPMS, mal som tiež všetky otázky uvedené vyššie. Chvíľu mi trvalo, kým som pochopil, prečo je potrebný nový nástroj, prečo nie je možné implementovať všetky obchodné procesy potrebné pre úspešnú prácu v existujúcich účtovných alebo CRM systémoch a aký je zásadný rozdiel medzi BPMS a inými možnosťami automatizácie obchodných procesov.

V tomto článku chcem hovoriť o tom, čo sú systémy BPMS, prečo sú potrebné a ako sa procesný prístup líši od tradičných pracovných metód. Nebudem hovoriť o technických aspektoch BPMS (o modelovaní a vývoji podnikových procesov), to bude predmetom nasledujúceho článku. Teraz sa pokúsim odhaliť podstatu a význam BPMS v najjednoduchšom a najzrozumiteľnejšom jazyku:

čo je BPMS?

BPMS je ďalšia skratka z kategórie ERP, CRM, ktorá nemá jednoznačnú definíciu. Aj keď existuje pomerne veľa definícií: zahraničné aj ruské. Okrem toho spoločnosti, ktoré vyrábajú svoje vlastné systémy BPM, uvádzajú aj svoje vlastné špecifické definície, čo dodáva ďalší zmätok. Okrem toho sa BPMS často kombinuje s inými systémami (napríklad BPMS+CRM, BPMS+ERP) a potom vývojári definujú systém BPM na základe tohto kontextu.

Ale aby ste pochopili, čo BPMS vlastne je a aké sú ich vlastnosti, musíte najprv pochopiť, čo je BPM.

BPM (anglicky: Business Process Management, business process management) je koncept procesného manažmentu organizácie, ktorý považuje obchodné procesy za špeciálne podnikové zdroje, ktoré sa neustále prispôsobujú neustálym zmenám, a opiera sa o princípy, akými sú prehľadnosť a viditeľnosť obchodných procesov. v organizácii za sebou prostredníctvom modelovania obchodných procesov pomocou formálnych zápisov, pomocou softvéru na modelovanie, simuláciu, monitorovanie a analýzu obchodných procesov, schopnosťou účastníkov dynamicky prestavovať modely obchodných procesov a pomocou softvérových systémov.

Wikipedia.

BPMS (Business Process Management System) je predovšetkým softvér na podporu konceptu BPM v spoločnosti. Systémy BPMS sú potrebné na implementáciu konceptu BPM v softvérovom prostredí.

BPMS vníma operácie spoločnosti skôr ako súbor procesov než ako súbor funkcií. Objektom systému BPM nie je práca obchodného alebo nákupného oddelenia, ale proces predaja, proces zákazníckej podpory, proces riadenia zásob atď. A na základe tohto pochopenia je postavená práca na reengineeringu podnikových procesov v BPMS.
Systém BPM je zameraný hlavne na zlepšenie prevádzky spoločnosti a zvýšenie ziskovosti podniku prostredníctvom optimalizácie a kontroly obchodných procesov.

Užívateľské skúsenosti s BPMS a inými systémami

Aby ste lepšie pochopili podstatu BPMS, musíte pochopiť, ako bežné systémy (ERP systémy, CRM) pristupujú k užívateľskej práci. Používateľ napríklad potrebuje vytvoriť objednávku odberateľa. Aké sú jeho činy?

Používateľ môže dokument vyplniť ľubovoľne, ak nie je naprogramovaná postupnosť jeho práce:

• Môže najprv otvoriť objednávkový formulár, vybrať produkty, uviesť ceny a potom identifikovať klienta.
• Môže najprv vytvoriť zákazníka a potom vytvoriť jeho objednávku.

Jedným slovom existuje variabilita v používateľských akciách, t.j. Zamestnanec si na základe situácie môže zvoliť vlastné možnosti konania.

Systém BPM považuje užívateľa za ďalšiu tehlu v systéme. Človek musí jasne vedieť, v akom procese pracuje a čo musí robiť.

Zamestnanci v systéme BPM sa neposudzujú z hľadiska výsledku procesu, ale z hľadiska vykonania akcie. Variabilita používateľských akcií je tu vylúčená. Zamestnanec robí len to, čo je naprogramované v systéme, nič viac, nič menej.

Spôsoby implementácie obchodných procesov

BPMS je jedným zo spôsobov implementácie obchodného procesu. Uvažujme, aké metódy sú prezentované v realite ruského podnikania, aby sme pochopili, prečo je potrebný systém BPM.

Zdôrazníme tri prístupy:

1. „Papierový“ prístup;
2. Automatizovaný prístup (pomocou iných systémov);
3. Procesný prístup v systéme BPMS.

Vezmime si napríklad obchodný proces schvaľovania faktúry na zaplatenie, pretože je celkom jednoduchý a jasný.
V mojej praxi sa vyskytol taký prípad: klient mi uhradil celú faktúru, hoci v tom čase mal zaplatiť len časť platby vo výške 50 %. Prečo sa to stalo?

Pretože ich firma nemala proces schvaľovania faktúr. S riaditeľom spoločnosti sme sa o tom dozvedeli úplnou náhodou. Dozvedel som sa, že v ich firme dochádza k periodickým výpadkom v štádiu schvaľovania faktúr a riaditeľ s prekvapením zistil, že neuhradil 50 % faktúry, ako bolo plánované, ale 100 % naraz.

Prečo sa to stalo? Je to jednoduché. Takzvaný „poškodený telefón“ fungoval. Špecialista priniesol faktúru z účtovného oddelenia s frázou "Musíme zaplatiť 50% sumy." Účtovníčka sa pýtala konateľa, či má túto faktúru zaplatiť alebo nie. Manažér, ktorý si bol istý, že hovoríme o 50% sumy, platbu potvrdil. A účtovníčka zas zabudla, že sa hovorí nahlas o polovici sumy, a pochopila konateľa tak, že treba zaplatiť celý účet. Čo sa aj urobilo.

Na príklade tejto spoločnosti a tohto obchodného procesu zvážime všetky tri prístupy.

„Papierový“ (nie automatizovaný) prístup

Ako v tejto firme fungovalo schvaľovanie faktúr?

• Zamestnanec obdrží faktúru a odovzdá ju účtovnému oddeleniu;
• Účtovné oddelenie zapíše faktúru do mzdovej agendy a koordinuje ju s vedúcim;
• Ak vedúci schváli a podpíše žiadosť, účtovné oddelenie uhradí faktúru.

Čo je na tomto prístupe zlé? Tu sa stierajú hranice prechodu oblastí zodpovednosti medzi jednotlivými etapami. V prípade nedorozumenia a neskorého alebo neuhradenia faktúr zamestnanci zhadzujú vinu jeden na druhého a nájsť zodpovedných je v konečnom dôsledku nemožné.

Automatizovaný prístup

Spoločnosti sa spravidla snažia kontrolovať jeden alebo druhý obchodný proces v účtovnom systéme, v ktorom už pracujú. Ale aj toto je nesprávne. Pozrime sa na nevýhody tejto možnosti.

Keďže na implementáciu podnikových procesov vo firme, ktorú uvádzam ako príklad, neboli vyčlenené žiadne dodatočné prostriedky, použili sme nástroje, ktoré firma už mala, resp. účtovný systém.
Úlohou bolo, že ak zamestnanec potrebuje zaplatiť faktúru, čiastka platby prejde určitými fázami schvaľovania.

Ako to vyzeralo:

• Systém prideľuje zodpovedné osoby na schvaľovanie výdavkov;
• Na základe akéhokoľvek dokladu (objednávka dodávateľovi, príjem tovaru alebo iný doklad) sa vytvorí doklad Žiadosť o čerpanie finančných prostriedkov v stave Neschválené;
• Ak zodpovedná osoba žiadosť schválila a zmenila stav na Súhlasím, faktúra bola odoslaná účtovnému oddeleniu;
• Ak bol stav nastavený na Odmietnuté, znamená to, že aplikácia sa vrátila späť osobe, ktorá proces iniciovala.

V tejto spoločnosti je generálny riaditeľ zodpovedný za schvaľovanie výdavkov a tu je to, čo bolo potrebné urobiť, aby mohol vykonávať svoje funkcie podľa dohody:

• vytvoriť prístup do systému;
• trénovať prácu s potrebnými dokumentmi;
• prispôsobiť rozhranie pre jednoduché použitie;
• konfigurovať prístupové práva.

Zároveň bolo potrebné pre vytvorenie a schválenie žiadosti vyplniť v účtovnom systéme množstvo nepotrebných údajov: bežný účet príjemcu a vlastnú firmu, protistranu, nákladovú položku, položku cash flow, základ atď. . Všetky tieto informácie v skutočnosti generálny riaditeľ na rozhodnutie nepotrebuje, no napriek tomu ich musí vyplniť zamestnanec podávajúci žiadosť.

Na rozhodnutie v tomto prípade sú zaujímavé iba 3 body:

1. peniaze (koľko musíme zaplatiť);
2. príjemca (komu by sme mali zaplatiť);
3. účel (za čo platíme).

To znamená, že vypĺňaním nepotrebných údajov zamestnanec stráca čas, schvaľovací proces sa oneskoruje.

Navyše, takáto implementácia odsúhlasovania v účtovnom systéme je dosť primitívna a neznamená variabilitu (napríklad rozdelenie oblastí zodpovednosti v závislosti od výšky dokladu alebo nákladovej položky).

V systéme BPM je však dôležitý samotný proces schvaľovania a nie odraz informácií pre budúce vykazovanie atď. Jednoducho sú tu ľudia, ktorí potrebujú na základe kontextu informácií rýchlo uskutočniť proces.

Hlavné rozdiely medzi prevádzkou obchodných procesov v BPMS a účtovným systémom:

1. V BPMS je dôležité, čo sa urobí. Dôležité tu nie sú účtovné informácie alebo výkazníctvo, ale potreba rýchlo sa rozhodnúť, aby sa obchodný proces posunul vpred. Toto nebude fungovať s účtovným systémom, tu musíme uviesť, ktoré dokumenty sú vytvorené pomocou ktorých atď. - je to nepohodlné. Nie je tu jasný kontext.
2. Jednoduchosť logiky a vývoja. Ak vedieme obchodný proces v účtovnom systéme, musíme brať do úvahy veľké množstvo logických súvislostí: ako sa spracúvajú doklady a transakcie, čo to ovplyvňuje, aké ďalšie licencie je potrebné dokúpiť atď. - hoci by sa zdalo, že osoba zodpovedná za schválenie to nepotrebuje. Ale v účtovnom systéme sa musíme nevyhnutne viazať na konfiguračné objekty alebo ich upravovať, čo nie je príliš správne.

Práve preto vznikli BPM systémy, v ktorých celá logika nie je zameraná na výpočty, nie na ukladanie dát, ale na rýchle vykonanie procesu a jeho riadenie.

Teraz prejdime k tretiemu prístupu a pouvažujme, ako by mal byť tento obchodný proces riešený v systéme BPMS.

Procesný prístup v BPMS

Najprv definujeme logiku práce a rozdelíme obchodný proces do po sebe nasledujúcich etáp.

V našom príklade budú tri z nich:

1. Vytvorenie aplikácie na schválenie faktúry;
2. Overenie aplikácie;
3. Výsledok aplikácie:
   • v prípade schválenia - výtlačok prihlášky,
   • v prípade neschválenia upovedomte dodávateľa

Ďalej navrhujeme podmienky, za ktorých sa udalosti alebo atribúty vyskytujú pri určitých akciách (napríklad môžeme odrážať závislosť zodpovednej osoby na sume faktúry, ak sa rôzni zamestnanci v podniku dohodnú na rôznych sumách; alebo odosielanie upozornení alebo iná etapa práce).

V systéme každý užívateľ pracuje pod vlastným loginom a heslom a vidí len svoju formu a svoje miesto v obchodnom procese. V našom príklade je zamestnanec zodpovedný za vytvorenie aplikácie a manažér je zodpovedný za kontrolu a schválenie a každý z nich vidí iba svoje vlastné formuláre, svoje úlohy a môže vykonávať iba svoje vlastné akcie.

Ak teda zamestnanec, ktorý aplikáciu vytvoril, stlačí prechod do ďalšej fázy, zodpovednosť sa z neho zbaví a prejde na manažéra, ktorý musí aplikáciu skontrolovať. Tým dosiahneme rozdelenie a kontrolu oblastí zodpovednosti.

Tento príklad jasne ukazuje, že v systémoch BPM všetko závisí od kontextu. Všetky interakcie formulárov sú zamerané na to, aby používateľ videl len to, čo potrebuje a len to, čo potrebuje v konkrétnej fáze, na základe kontextu procesu.

Ak sú ostatné systémy zamerané na zabezpečenie dokončenia operácie, tak v BPMS sa zameriavame na akcie.

Systém BPM možno prirovnať k japonskej lukostreľbe Yumi. Yumi strelecké školy kážu nasledujúci prístup: ak chcete zasiahnuť, nemusíte sa sústrediť na cieľ, musíte urobiť každú akciu správne teraz. Tie. Princíp, ktorý sa tu používa, je ten, ktorý sa používa v japonskej lukostreľbe Yumi, o ktorej som sa už zmienil: sústrediť sa na každú akciu, v každej fáze vykonávať každú akciu efektívne. A potom určite dosiahnete svoj cieľ!

.
A ak tento prístup prenesiete na konkrétny podnik, každý zamestnanec musí urobiť to, čo je potrebné. A sústrediť sa len na toto. Zamestnanec by nemal myslieť na cieľ, mal by robiť len to, čo je v konkrétnom momente nevyhnutné.

V skutočnosti v systéme BPMS každý zamestnanec pracuje ako na montážnej linke. Každá úloha, každý obchodný proces, na ktorom sa zamestnanec zúčastňuje, sa stáva samostatnou dopravnou linkou. A ako účastník tohto procesu môže zamestnanec v rámci konkrétnej úlohy vykonávať iba určité činnosti, prísne obmedzené algoritmom na dokončenie úlohy.

Samozrejme, toto porovnanie nie je úplne presné, pretože zamestnanec si môže vybrať, ktorý obchodný proces bude spracovávať teraz a ktorý neskôr. Tie. do určitého bodu je nad procesmi a môže si vybrať, do ktorej vetvy potrubia sa v danom čase pripojí. Ale v rámci určitého obchodného procesu sa stáva účastníkom dopravného pásu, ktorého procesy kladú prísne obmedzenia na každého z účastníkov.

Vráťme sa k príkladu schvaľovania faktúr a zvážme, aké príležitosti existujú s procesným prístupom:

• Oddelenie oblastí zodpovednosti;
• Koncentrácia práce zamestnancov na konkrétne úkony;
• Informovanie používateľov o zmenách v procesoch (alebo potrebe vykonať zmeny), na ktorých sa zúčastňujú.

V systéme BPM popisujeme obchodný proces v zápise BPMN 2.0. Tento zápis už obsahuje veľa bodov, ktoré vám povedia, ako nastaviť konkrétny obchodný proces. Existujú rôzne iné systémy automatizácie obchodných procesov, ale spoliehajú sa na svoju vlastnú logiku, ktorá nie je všeobecne akceptovaná. Aby bolo možné modelovať biznis proces založený na takýchto systémoch, je potrebné týmto systémom porozumieť, pochopiť ich prevádzkovú logiku, nastavenia foriem a vzťahov.

BPMN 2.0 je všeobecne akceptovaný štandard na popis obchodného procesu a ľudia oboznámení s týmto zápisom okamžite pochopia model obchodného procesu napísaný v tomto formáte.

Záver

Dúfam teda, že sa mi podarilo objasniť otázku, čo je to BPM systém a prečo je potrebný, porovnaním procesného prístupu s inými možnosťami práce. V ďalšom článku ukážem, ako technicky prebieha modelovanie a vykonávanie obchodného procesu na príklade konkrétneho systému.

Viac článkov na túto tému.