Przeczytaj: 7189
Dlaczego plany się rozpadają? Bo w toku codziennych spraw staramy się realizować zadania pilne, zapominając o ważnych i obowiązkowych. Jaka jest różnica? Ustal swoje priorytety! Rzeczy ważne nie zawsze są pilne, a pilne są ważne. Jak to? Bardzo prosta. A „kwadranty Coveya” pomogą ci to zrozumieć. Ich drugie imię to macierz priorytetów Eisenhowera.
Ważne i pilne: warunki i wyjaśnienia
Znaczenie i pilność.
Pilne sprawy wymagają natychmiastowego, natychmiastowego udziału lub decyzji. Należy to zrobić natychmiast, w przeciwnym razie nastąpi pożar, siła wyższa lub katastrofa. Sprawy pilne wymagają reaktywnej reakcji, wymuszającej odwołanie wszelkich planów i ważnych działań.
Rzeczy do zrobienia mieć na myśli . Są potrzebne do osiągnięcia celów globalnych, wstępnych rozwiązań ważnych zadań i realizacji szans. Robiąc ważne rzeczy, człowiek osiąga wysokie wyniki i sukces. Życie płynie wyraźnie, miarowo i celowo.
Niestety, ważne sprawy w naszym życiu często są pozbawione priorytetu. Dlaczego? Ponieważ całe życie codzienne ma na celu rozwiązywanie pilnych problemów.
Jak to naprawić?
Użyj macierzy Eisenhowera jako narzędzia do ustalania priorytetów. Czasami w tym samym celu zaleca się kwadraty czasu Coveya.
Jaka jest różnica między macierzą kwadrantową Stephena Coveya a macierzą przypadków Eisenhowera?
W zasadzie nic.
Obie metody implikują identyczne podejście do planowania. Otrzymali różne nazwy ze względu na znanych twórców systemów. Tak się złożyło, że Dwight Eisenhower w swojej codziennej pracy stosował tę samą technikę, którą opisał w swojej książce Stephen Covey.
Dwóch wspaniałych mężczyzn. Dwa nazwiska. Jedna metoda.
Kwadranty Coveya: macierz struktury przypadku
Priorytetyzacja według macierzy Eisenhowera polega na uszeregowaniu wszystkich spraw i zadań na 4 bloki według ich ważności i pilności wykonania:
- ważne/pilne;
- ważne/niepilne;
- nieważne/pilne;
- nieważne/niepilne.
Jeśli zrobisz to wcześniej – wypisz wszystkie rzeczy bliskie i odległe na jednej liście, wtedy bez problemu uzupełnisz dowolne kwadraty Stephena Covey’a. Wystarczy ocenić wagę i pilność wszystkich istniejących zadań.
Jak dzielić zadania za pomocą macierzy Eisenhowera?
Wysoce efektywne zarządzanie czasem z wykorzystaniem matrycy Eisenhowera
Jeśli spojrzysz na strukturę każdego bloku z otwartym umysłem, zobaczysz cechy każdego kwadratu:
- Kwadrat A – ciągła presja czasu, „ogień”, nerwy i reaktywny rytm życia.
- Kwadrat B – rozwiązywanie problemów strategicznych, proaktywność, praca na wyniki i sukces.
- Kwadrat C – chronofagi w różnych odmianach.
- Kwadrat D – zwlekanie.
Oznacza to, że przy ustalaniu priorytetów za pomocą macierzy Eisenhowera na uwagę zasługują tylko sprawy drugiego bloku. Ale tak naprawdę mamy do czynienia z zadaniami „pilnymi” kwadratami, marnując nerwy i rozpraszając się niepotrzebnymi czynnikami.
Co zrobić z tą wiedzą?
Wszystko jest bardzo proste. Planowanie czasu według Matrycy Eisenhowera wiąże się z proaktywnym podejściem i wykorzystaniem najlepszych narzędzi zarządzania czasem. 
Możesz użyć:
- C – wszelkiego rodzaju czynniki rozpraszające, które należy kontrolować i trzymać pod kontrolą.
- D – bezsensowna rozrywka, którą łatwo można zastąpić zasłużonym, zaplanowanym odpoczynkiem po wykonaniu zadań.
Niektórzy uważają, że gospodynie domowe nie potrzebują planowania i jasnego harmonogramu. Jest na odwrót.
Kobiety, które są nieustannie zajęte sobą i swoimi dziećmi, bardziej niż ktokolwiek inny potrzebują odpowiedniej struktury dnia.
Matryca pilności i ważności Eisenhowera to wygodne ćwiczenie, asystent i doradca na co dzień. Korzystanie z kwadrantów Coveya znacznie zmniejsza poziom stresu w życiu codziennym i czynnościach.
Aby osiągnąć sukces w każdym biznesie, należy po pierwsze ustalić jasny plan działania, a po drugie ściśle go przestrzegać. Często jednak zdarza się, że po zrobieniu listy rzeczy do zrobienia człowiek zaczyna je odkładać w nieskończoność, rozpraszając się czymś nieistotnym lub po prostu leniwy, aby zabrać się do pracy. Ludzie często popełniają błąd wybierając niewłaściwe priorytety i kolejność zadań.
W wyniku nieprawidłowego i nieefektywnego planowania rzeczy kumulują się, a ich pilna realizacja zajmuje później ogromną ilość czasu i wysiłku. W ten sposób kilka dni można łatwo wymazać z życia i wypełnić jedynie żmudnymi, awaryjnymi czynnościami. Stres i zły nastrój są tym, co człowiek odczuwa w wyniku niekończących się opóźnień, których on sam staje się winowajcą. A potem zaczyna się jeszcze bardziej bać tej rutyny i wpada w błędne koło.
Z pomocą w takiej sytuacji może przyjść matryca Eisenhowera, lub jak to się często nazywa, macierz priorytetów Eisenhowera. To jeden z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów organizacji czasu pracy, który opiera się jedynie na dwóch parametrach – ważności i pilności.
Ta metoda dystrybucji spraw została nazwana na cześć 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Eisenhowera. Był niewątpliwie człowiekiem bardzo zajętym, dlatego wypracował sobie unikalną metodę podziału czasu i uporządkowania zadań.
Co to jest macierz Eisenhowera
Główną ideą jest szybkie i skuteczne kategoryzowanie rzeczy według ważności i pilności. Oceniając je według tych dwóch parametrów, można zidentyfikować te priorytetowe i wyeliminować te zupełnie nieistotne.
Macierz przypadków Eisenhowera podzielono na 4 grupy:
- Pilne i ważne.
- Nie pilne, ale ważne.
- Nieważne, ale pilne.
- Nieważne i niepilne.
Według amerykańskiego prezydenta wszystkie zadania bez wyjątku można podzielić na te cztery kategorie; ważna jest tylko umiejętność krytycznej oceny ich znaczenia dla przyszłości człowieka.
Przyjrzyjmy się teraz każdej kategorii bardziej szczegółowo.
Sprawy ważne i pilne
Eisenhower nazwał je „sprawami życia i śmierci”. Rzeczy, które koniecznie musisz zrobić w ciągu 24 godzin, a które mogą znacząco wpłynąć na Twoje przyszłe życie i karierę.
Przykłady: rozwiązywanie kryzysów lub nieoczekiwanych problemów, pilne zadania, projekty o bliskich terminach.
Jeśli w tej sekcji jest dużo rzeczy, oznacza to, że nie zarządzasz wystarczająco dobrze swoim czasem i niewłaściwie rozdzielasz swoją energię. Idealnie, ten kwadrat powinien być pusty.
Jeśli wiele ważnych spraw jednocześnie wymaga pilnego rozważenia, oznacza to, że żyjesz od zagrożenia do zagrożenia i potrzebujesz po prostu macierzy Eisenhowera jako wyraźnego przykładu prawidłowego podziału wysiłku i czasu. Nawyk odkładania pracy na ostatnią chwilę świadczy o niskim poziomie samodyscypliny i może w konsekwencji prowadzić do dużych problemów w karierze. Ponadto bycie w ciągłym stresie związanym z czymś, co już się wydarzyło lub wkrótce nastąpi, ma szkodliwy wpływ na Twoje zdrowie.
Ważne, ale nie pilne
To jest twój potencjał. Sprawy, które mają ogromny wpływ na przyszłość, ale nie wymagają nadzwyczajnej decyzji. Eisenhower był przekonany, że ta kategoria powinna być najważniejszą z czterech. Przypisanie temu punktowi konkretnego zadania i systematyczne jego wykonywanie zapewni wystarczająco dużo czasu na przemyślaną i wysokiej jakości realizację.
Umiejętność zidentyfikowania z listy rzeczy do zrobienia tych, które powinny znaleźć się w tej kategorii, jest jednym z najważniejszych zadań spełnianych przez Matrycę Eisenhowera. Przykładem takich przypadków jest ocena uzyskanych wyników, rozwój nowych projektów, określenie perspektyw rozwoju i budowanie relacji.
Bardzo często ludzie odkładają dokładnie takie rzeczy, ale nie można tego zrobić, ponieważ są one kluczem do sukcesu w życiu. Aby uniknąć pokusy, bardzo przydatne jest ustalenie terminów ich realizacji.
Sprawy nie ważne, ale pilne
Rzeczy, które zajmują dużo czasu, ale tak naprawdę nie mają znaczenia dla dalszego rozwoju. W tej kategorii prezes umieścił zadania, które odwracają uwagę i zakłócają efektywną pracę.
Przykładami mogą być rozmowy telefoniczne, które nie są związane z pracą, codzienne spotkania, przeglądanie pilnych materiałów i spotkania biznesowe.
Większość ludzi spędza lwią część swojego czasu na takich rzeczach. Należy je natychmiast rozwiązać. Dzięki temu zyskasz wystarczająco dużo czasu na poważniejsze zadania.
Nie są to sprawy pilne i ważne
Nie mają one żadnego znaczenia dla przyszłości. Są to rzeczy, które odrywają Cię od głównej pracy. Zwykle są bardzo przyjemne, ale zupełnie bezużyteczne. Sam Eisenhower nazwał je „pożeraczami czasu” i uznał za destrukcyjne dla wydajnych procesów pracy.
Przykłady: osobiste rozmowy telefoniczne i listy, sieci społecznościowe, gry komputerowe, niekończące się przekąski i przerwy na herbatę.
Możesz bezpiecznie skreślić te rzeczy z listy i robić je tylko wtedy, gdy naprawdę masz wolny czas.
Jak pracować z matrixem
Oto kilka prostych zasad, które pomogą Ci ocenić na podstawie własnego doświadczenia, jak skuteczna jest matryca Eisenhowera. Zasada działania metody jest niezwykle prosta.
Dla jasności weź kartkę papieru i napisz listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić w określonym przedziale czasu - dniu, tygodniu lub miesiącu. Dokładnie oceń je pod kątem ważności i pilności.
Podziel kolejną kartkę papieru na cztery części: w pierwszym kwadracie będą znajdować się sprawy ważne i pilne, w drugim ważne, ale nie pilne i tak dalej. Zapisz wszystkie zadania na tej kartce, dzieląc je na kwadraty. To, co widzisz przed sobą, to własna matryca Eisenhowera.
Łatwo zrozumieć, że swój czas trzeba rozłożyć głównie na ważne sprawy, czyli pomiędzy dwa pierwsze pola. Zadania mieszczące się w trzecim i czwartym polu można wykonać po ukończeniu ważniejszych.
Podczas rozwiązywania problemu bardzo ważne jest, aby nie odwracać uwagi od zadania przekąskami, przerwami na papierosa i sprawdzaniem poczty elektronicznej. Zakończ zadanie, a potem możesz nagrodzić się czymś miłym.
Macierz Eisenhowera nadaje się również do planowania długoterminowego. Aby to zrobić, ważne jest również nakreślenie głównego zadania i wypisanie w kwadratach wszystkich rzeczy, które przyczynią się do jego osiągnięcia.
Pomimo tego, że metoda ma już ponad pół wieku, nie straciła na swojej skuteczności. Matryca Eisenhowera była z powodzeniem stosowana przez wielu ludzi sukcesu. Jest to jedna z podstawowych technik współczesnego zarządzania czasem. Prosta, jak wszystko genialne, metoda pozwala na świeże spojrzenie na własne działania, aby zrozumieć, na co ucieka Twój cenny czas pracy.
Sprawy pilne zazwyczaj nie są najważniejsze,
a te ważne nie są najpilniejsze.
Dwighta Eisenhowera.
Życie przedsiębiorcy jest takie, że trzeba cały czas się „kręcić”. Dlatego zawsze mam mnóstwo spraw do załatwienia pilnie. Jak sobie z tym poradzić?
Przede wszystkim warto być ze sobą szczerym – przyznać, że na wszystko jeszcze nie starczy czasu. Ale najprawdopodobniej możesz osiągnąć bardzo dobre wyniki, wykonując dobrze tylko pewną część rzeczy. Dlatego warto nauczyć się „sortować” rzeczy według stopnia konieczności ich ukończenia, priorytet. Następnie możesz wybrać, które rzeczy warto zrobić w dostępnym Ci czasie.
Jak nauczyć się ustalania priorytetów metodą Eisenhowera?
Zasada zaproponowana przez Dwighta Eisenhowera jest prostą pomocą, zwłaszcza gdy trzeba szybko zdecydować, któremu zadaniu nadać priorytet. Zgodnie z tą zasadą priorytety ustalane są na podstawie kryteriów takich jak pilność i waga sprawy. Ważność zadania zależy od tego, jak bardzo wynik jego realizacji wpływa na Twój biznes. Pilność – jak szybko należy wykonać zadanie.
W zależności od pilności i wagi Eisenhower zaproponował 4 kategorie priorytetów spraw:
|
Macierz priorytetów Eisenhowera
- Sprawy pilne/ważne . Są to sprawy, których nieterminowe wdrożenie doprowadzi do znacznych szkód dla Twojego biznesu. Należy je natychmiast przyjąć i przeprowadzić samodzielnie.
- Mniej pilne/ważne zadania . Nie trzeba ich wykonywać w trybie pilnym; zwykle można poczekać. Trudności pojawiają się tutaj, gdy zadania te prędzej czy później zamieniają się w pilne i muszą zostać rozwiązane przez Ciebie osobiście tak szybko, jak to możliwe. Dlatego sprawdź jeszcze raz poziom ważności i spróbuj przypisać tego typu zadania w całości lub w części swoim pracownikom.
- Sprawy pilne/mniej ważne. Istnieje tu niebezpieczeństwo wpadnięcia w „tyranię” pośpiechu i w efekcie całkowitego poświęcenia się rozwiązaniu konkretnego zadania, bo jest ono pilne. Jeśli zadanie nie jest aż tak ważne, to i tak warto je delegować, gdyż do jego wykonania nie są wymagane żadne szczególne cechy.
- Mniej pilne/mniej ważne zadania. Bardzo często sprawy z tej kategorii lądują na biurku zawalonym już papierami. Jeśli nagle zaczniesz robić te rzeczy, zapominając o zadaniach z pierwszej kategorii, to nie powinieneś narzekać na przeciążenie pracą. Nawet twoi podwładni nie powinni przejmować zadań tej grupy.
Łatwo można się pogubić w niekończącym się potoku codziennych spraw, bo z każdym dniem jest ich coraz więcej. Wczorajsze, niedokończone zadania stają się dzisiejszymi, a to, na co nie mieliśmy czasu zrobić dzisiaj, automatycznie zostaje przeniesione na jutro. W efekcie może się kumulować tak wiele rzeczy, że nie da się ustalić, co już zostało zrobione, co jest w toku, a co jeszcze czeka na realizację.
Takie lub szczegółowe sytuacje często zdarzają się wśród osób, które nie przykładają należytej uwagi do procesu planowania swoich działań. Oczywiście umiejętności nie uczy się w szkole, a wielu rodziców i inne osoby, które pełnią rolę wychowawców w procesie naszego rozwoju, często same nie wiedzą, jak zaplanować swoje zajęcia, choć nie jest to wcale trudne. Po prostu nie zwraca się na to należytej uwagi.
Jednak dzisiaj istnieje wiele doskonałych technik planowania, które pozwalają nauczyć się racjonalnie wykorzystywać zasoby czasu i wydobyć dla siebie maksymalne korzyści z tego procesu. Ale w tym artykule nie rozważymy wszystkich tych technik, ale podamy przykład tylko jednej, która wyróżnia się prostotą i skutecznością. Technika ta nazywana jest „macierzą Eisenhowera”.
Matryca Eisenhowera to jedno z najpopularniejszych narzędzi zarządzania czasem, z którego korzysta wiele osób na całym świecie: od zwykłych pracowników i menedżerów średniego szczebla po kadrę kierowniczą dużych firm i światowej sławy korporacji. Założycielem tej matrycy jest 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower. Jak można się domyślić, człowiek ten był bardzo zajęty i musiał robić wiele różnych rzeczy związanych ze swoimi zajęciami. Z tego powodu optymalizował swój harmonogram pracy i listę zadań do wykonania. Wynikiem jego badań była macierz, którą rozważamy.
Znaczenie macierzy Eisenhowera polega przede wszystkim na nauczeniu się, jak kompetentnie rozdzielać wszystkie swoje zadania, odróżniać ważne od pilnych, niepilne od najmniej ważnych, a także maksymalnie skracać czas wykonywania dowolnych zadań, których wdrożenie nie przynosi znaczących rezultatów. Porozmawiajmy o tym, jak to wszystko działa w praktyce.
Istota macierzy Eisenhowera
Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, opartych na dwóch osiach – osi ważności (pionowej) i osi pilności (poziomej). W rezultacie okazuje się, że każdy kwadrant różni się wskaźnikami jakości. Wszystkie zadania i sprawy są zapisywane w każdym z kwadrantów, dzięki czemu powstaje niezwykle jasny i obiektywny obraz tego, co należy zrobić w pierwszej kolejności, co należy zrobić w drugiej kolejności, a czego w ogóle nie należy robić. Wszystko to jest dość proste, ale podanie kilku wyjaśnień w żadnym wypadku nie będzie zbyteczne.
Kwadrant A: sprawy ważne i pilne
W idealnym planowaniu ta ćwiartka macierzy powinna pozostać pusta, ponieważ pojawienie się spraw ważnych i pilnych jest oznaką dezorganizacji i możliwości zablokowania. Ta część harmonogramu zapełnia się wielu osobom z powodu ich wrodzonego lenistwa i złego ustalania priorytetów. Oczywiście od czasu do czasu takie rzeczy mogą pojawić się u każdego człowieka, ale jeśli zdarza się to codziennie, czas zwrócić na to uwagę.
Należy zatem unikać występowania przypadków w kwadrancie A. Aby to zrobić, wystarczy terminowo uzupełnić punkty pozostałych ćwiartek. Ale jeśli jest coś, co warto uwzględnić w pierwszej ćwiartce, to jest to:
- Rzeczy, które, jeśli nie zostaną ukończone, będą miały negatywny wpływ na osiągnięcie Twoich celów
- Rzeczy, które jeśli nie zostaną zrobione, mogą powodować trudności i kłopoty
- Rzeczy związane ze zdrowiem
Należy również pamiętać, że istnieje coś takiego jak „delegowanie”. Oznacza to, że gdy w Twoim kwadrancie A pojawią się sprawy, które można zlecić komuś innemu, zdecydowanie powinieneś skorzystać z tej okazji, aby jak najszybciej załatwić inne ważne i pilne sprawy.
Kwadrant B: sprawy ważne, ale nie pilne
Na największą uwagę zasługuje druga ćwiartka, ponieważ sprawy w nim właśnie ulokowane są najbardziej priorytetowe i obiecujące i to właśnie one powinny mieścić się w codziennych zadaniach każdego człowieka. Zauważono, że osoby zaangażowane przede wszystkim w działalność tego kwadrantu osiągają największe sukcesy w życiu, awansują, zarabiają więcej pieniędzy, mają wystarczająco dużo wolnego czasu i prowadzą szczęśliwe i satysfakcjonujące życie.
Należy również pamiętać, że brak pilności pozwala podejść do rozwiązania wszelkich problemów w sposób bardziej świadomy i konstruktywny, a to z kolei pozwala osobie ujawnić swój pełny potencjał, samodzielnie przemyśleć wszystkie niuanse swoich działań i zarządzać ramami czasowymi swoich działań jego sprawy. Ale tutaj między innymi trzeba pamiętać, że rzeczy z kwadrantu B, jeśli nie zostaną zrobione na czas, mogą łatwo wpaść do kwadrantu A, stając się jeszcze ważniejsze i wymagające szybkiego zakończenia.
Doświadczeni specjaliści ds. zarządzania czasem zalecają włączenie do ćwiartki B wszystkich bieżących spraw związanych z główną działalnością, planowaniem i analizą pracy, szkoleniami i dotrzymywaniem optymalnego harmonogramu itp. Te. wszystko, co składa się na naszą codzienność.
Kwadrant C: sprawy pilne, ale nieważne
Rzeczy znajdujące się w tym kwadrancie w większości odwracają uwagę i nie przybliżają człowieka do zamierzonych rezultatów. Często po prostu zakłócają koncentrację na naprawdę ważnych zadaniach i zmniejszają efektywność. Najważniejsze podczas pracy z matrycą jest to, aby nie mylić spraw pilnych z ćwiartki C z pilnymi sprawami z ćwiartki A. W przeciwnym razie powstanie zamieszanie i to, co należy zrobić w pierwszej kolejności, pozostanie w tle. Zawsze pamiętaj o swoich i naucz się odróżniać ważne od nieważnych.
Do spraw ćwiartki C zaliczają się np. spotkania lub negocjacje narzucone przez kogoś innego, obchody urodzin niezbyt bliskich sobie osób, nagłe prace domowe, eliminacja nieistotnych czynników rozpraszających, wymagających uwagi (zepsuty wazon, zepsuta kuchenka mikrofalowa). piec, przepaliła się żarówka itp.), a także wszelkiego rodzaju inne rzeczy, które nie popychają Cię do przodu, a jedynie spowalniają.
Kwadrant D: Sprawy niepilne i ważne
Zadania z ostatniej ćwiartki nie przynoszą żadnych korzyści. W wielu przypadkach przydatne jest nie tylko zajmowanie się nimi na końcu, ale także nie zajmowanie się nimi w ogóle. Choć zdecydowanie trzeba je poznać, bo... Są „pożeraczami czasu”.
Kolejną ciekawą cechą zadań z tej grupy jest to, że są one dla wielu osób bardzo atrakcyjne – zadania te są łatwe do wykonania i sprawiają przyjemność, pozwalając na relaks i dobrą zabawę. Dlatego oparcie się pokusie zaangażowania się w nie może być dość problematyczne. Ale jest to absolutnie konieczne.
W kwadrancie D możesz zapisać takie rzeczy, jak rozmowa telefoniczna ze znajomymi o czymś nieistotnym, zbędna korespondencja czy spędzanie czasu na portalach społecznościowych, oglądanie seriali i różnych „głupich” programów telewizyjnych, gier komputerowych itp. Oczywiście każda osoba powinna okresowo odpoczywać i jakoś się bawić, ale są na to ciekawsze i edukacyjne sposoby: czytanie, odwiedzanie siłowni i basenów, wycieczki na łono natury itp. Jeśli nie możesz całkowicie pozbyć się robienia rzeczy z ćwiartki D lub nie chcesz, to musisz odłożyć ich realizację przynajmniej do momentu, gdy skończą się rzeczy z ćwiartek B i C i czasu, który zostanie poświęcony do rzeczy w ćwiartce D należy ograniczyć do minimum. Dobrze sprawdzi się tutaj znane przysłowie: „Czas na biznes, czas na zabawę”.
Gdy tylko opanujesz matrycę Eisenhowera i nauczysz się umiejętnie rozdzielać w niej swoje sprawy, zauważysz, że masz dużo nowego wolnego czasu, udaje Ci się zrobić wszystko terminowo i bez pośpiechu, wszystkie Twoje sprawy są w porządku , cele są osiągane jeden po drugim, a ty prawie zawsze jesteś w dobrym nastroju i dobrym humorze. Wszystko zależy od organizacji i opanowania. Sam zapewne od czasu do czasu zauważasz, że zdezorganizowani ludzie zawsze są w wirze jakichś niezrozumiałych spraw, zawsze są zajęci czymś głupim, ale „bardzo ważnym”, wyglądają na zmęczonych i zirytowanych. Można wymienić wiele charakterystycznych cech. Ale to nie jest ważne, ale fakt, że jeśli ty i ja nie chcemy mieć podobnych wyników, to musimy działać inaczej. Mianowicie: musimy być zorganizowani, jasno rozumieć, co i kiedy musimy zrobić oraz dlaczego to wszystko robimy. A matryca Eisenhowera jest do tego idealna.
Życzymy powodzenia i pomyślnego opanowania nowej umiejętności!
Dzisiaj sprawdzimy, jakie to ważne prawidłowe ustalanie priorytetów w każdym biznesie i jak nauczyć się je układać za pomocą prostej techniki o złożonej nazwie: Macierz Eisenhowera.
Z pewnością każdy z nas choć raz spotkał się z brakiem czasu na wykonanie wszystkich zaplanowanych zadań. Co więcej, istnieje pewna kategoria ludzi, którym brakuje tego stale i katastrofalnie! Próbując zrobić wszystko na czas, nawet próbują, ale to tylko jeszcze bardziej pogarsza ogólny wynik.
Głównym problemem takich osób jest niewiedza lub niechęć do ich wykorzystania w praktyce. W szczególności jedna z najważniejszych metod zarządzania czasem, która brzmi tak: prawidłowe ustalanie priorytetów.
Sukces i terminowość wykonania wszystkich istniejących zadań w dużej mierze zależy od umiejętności prawidłowego ustalania priorytetów.
Innymi słowy, osoba musi poprawnie rozdzielić kolejność zadań i przestrzegać tej kolejności.
Istnieją różne metody ustalania priorytetów. Dzisiaj chcę przyjrzeć się jednej z najpopularniejszych i być może najskuteczniejszych metod, która nazywa się „Macierzą Priorytetów Eisenhowera”. Co to jest i jak z niego korzystać – więcej o tym później.
Metodę ustalania priorytetów Matrycę Eisenhowera wymyślił nie nawet matematyk czy psycholog, ale sam 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower. Będąc znanym politykiem, oczywiście stale stawał przed koniecznością wykonania ogromnej liczby rzeczy, dlatego aby nadążyć za wszystkim, opracował dla siebie tę metodę, która dziś jest aktywnie wykorzystywana na czas zarządzanie w celu realizacji zarówno zadań zawodowych, jak i osobistych.
Macierz Eisenhowera to układ współrzędnych, w którym oś X reprezentuje ważność rzeczy, które należy zrobić, a oś Y przedstawia ich pilność. W ten sposób powstają cztery segmenty, które różnią się stopniem pilności i ważności. Spójrzmy, jak wygląda macierz Eisenhowera na obrazku:
Metoda ustalania priorytetów w oparciu o Matrycę Eisenhowera polega na podziale wszystkich dostępnych przypadków i zadań na te cztery segmenty w celu ich wykonania w ścisłej kolejności.
Jeśli rozłożysz wszystkie zadania na te 4 segmenty, okaże się, że:
– na górze – wszystkie pilne sprawy;
– po prawej – wszystkie ważne sprawy;
– poniżej – wszystkie sprawy niepilne;
– po lewej – wszystkie sprawy nieistotne.
Teraz opiszemy pokrótce każdy z powstałych kwadratów w dokładnej kolejności, w jakiej należy wykonać związane z nimi zadania.
1. Sprawy ważne i pilne. Oznacza to, że prawy górny segment macierzy Eisenhowera. Tutaj powinny być umiejscowione najważniejsze zadania, które w dodatku wymagają pilnej realizacji. To, co nazywa się „sprawą życia i śmierci”.
Może to obejmować na przykład dokończenie pracy, której termin dobiega końca, lub ważną rozmowę służbową, jeśli obiecałeś zadzwonić o określonej godzinie. Lub, osobiście, odwiedź dentystę, jeśli nagle poczujesz ostry ból zęba.
Idealnie, ten kwadrat nie powinien gromadzić więcej niż 1-2 skrzynek. Absolutnie nie należy „wpychać” wszystkiego do tego segmentu: należy obiektywnie ocenić, jak ważne i naprawdę pilne jest to zadanie.
2. Sprawy nie ważne, ale pilne. Lub lewy górny segment macierzy Eisenhowera. Do tego segmentu zaliczają się niezaplanowane, nagle pojawiające się zadania, które wymagają pilnego wykonania, ale które nie są szczególnie ważne. To, co nazywa się „siłą wyższą”.
Na przykład szef poprosił mnie, abym poszedł wysłać pocztę. Albo po drodze spadła pięta i musisz ją pilnie naprawić lub wrócić, aby zmienić buty. Albo nagle przypomniałeś sobie, że dzisiaj są urodziny kolegi, a dzień pracy już się kończy - musisz pilnie mu pogratulować.
Niektórzy mogą błędnie sądzić, że te sprawy zaliczają się do pierwszej kategorii, czyli są ważne, ale absolutnie tak nie jest. Ponieważ ich realizacja w żaden sposób nie wpłynie na Twoje przyszłe wyniki życiowe czy zawodowe – w ogóle nic się nie zmieni z tego, że robisz te rzeczy, jednak trzeba je zrobić pilnie, bez tego nie ma mowy.
Drugi segment często może być pusty: rzeczy w nim z reguły pojawiają się nagle i znikają natychmiast po pilnym ukończeniu.
3. Sprawy ważne, ale nie pilne. Oznacza to, że prawy dolny segment macierzy priorytetów Eisenhowera. Obejmuje to wszystkie zadania, które są dla Ciebie ważne, ale nie wymagają natychmiastowego wykonania. Ważne zadania, których termin wykonania nie jest jeszcze „pilny”, a które mogą poczekać, jeśli pojawią się zadania w pierwszych dwóch segmentach.
Np. kontakty biznesowe z klientami, którzy nie mają jasno określonych ram czasowych, ciągła praca. Prywatnie – uprawianie sportu, nauka języka angielskiego, czytanie przydatnej literatury.
Ważne jest, aby zrozumieć, że niektóre zadania z tej kategorii, jeśli nie zostaną ukończone, stopniowo wyrastają i przechodzą do pierwszego segmentu, czyli stają się pilne. Na przykład musisz spłacić pożyczkę do 25-go. Jeśli w kalendarzu jest 20-ty, to tylko ważna sprawa, ale jeśli jest 24-ty, to już jest ważny i pilny.
Ten segment, choć jest trzeci pod względem priorytetów, jest bardzo ważny, ponieważ to rozwiązanie zawartych w nim zadań ma maksymalny wpływ na przyszłą aktywność życiową człowieka.
4. Nie ważne i pilne sprawy. Ostatni, lewy dolny kwadrat macierzy priorytetów Eisenhowera. Obejmuje to zadania, od których realizacji nic nie zależy i które w zasadzie dana osoba często w ogóle nie potrzebuje. Łączy ich jedno wspólne określenie – „pożeracze czasu”.
Na przykład rozmawiaj przez telefon ze znajomym, surfuj w sieci społecznościowej, odwiedzaj strony rozrywkowe itp.
Wykonywanie zadań z tej kategorii powinieneś rozpocząć tylko wtedy, gdy wszystkie pozostałe kategorie są aktualnie puste.
Tak działa metoda ustalania priorytetów w oparciu o Matrycę Eisenhowera.
To wszystko. Mam nadzieję, że zapoznałeś się z tymi przydatnymi wskazówkami i wskazówkami. Do zobaczenia ponownie na stronie, która pomoże Ci osiągnąć sukces w każdym biznesie i nauczy Cię, jak kompetentnie zarządzać finansami osobistymi.