Federální zákon ze dne 6. dubna 2011 přijal právní moc digitálních podpisů. Podle přijatých ustanovení má podpis formu prostého obrázku. Umožňuje podepsat právní dokument, kupní smlouvu nebo podobnou dokumentaci.

Použití elektronického podpisu potvrzuje souhlas odpovědné osoby se službou nebo uzavřením smlouvy. Síla a význam elektronického podpisu je uznávána na stejné úrovni jako osobně podepsaná verze.

Použití digitálního podpisu zjednodušuje problémy se správou dokumentů. Jeho síla vám umožňuje urychlit proces přenosu informací o souhlasu strany se službou nebo akcí. Podpis je použitelný v případech, kdy je podporován systém pro příjem/přenos digitálního elektronického podpisu.

Obrázek je platný pouze v případě, že je řádně zaregistrován a zapsán do registru. Doporučuje se provádět tyto akce ne nezávisle, ale kontaktováním specialistů. Tím se odstraní chyby při vytváření vzorku a bude zaručena právní platnost poskytnutých informací.

Co dává právní sílu elektronickému podpisu?

Podívejme se na otázku, co potvrzuje právní význam elektronického podpisu. Nápověda: elektronický podpis je obrázek nebo skupina symbolů/čísel, které vám umožňují podepsat legální digitální dokument nebo objednávku.

Je důležité oddělit dva pojmy: sílu a význam podpisu. Informace na papíře jsou samostatným objektem. Ručně nanesená identifikační značka má potvrdit její pravost. Proces jeho vzniku nezpochybňuje důvěryhodnost odpovědné osoby.

Digitální možnost znamená možnost zásahu třetí strany. Pouze použití certifikovaného klíče potvrzuje postoj subjektu k vytvoření dokumentu. K zašifrovaným datům může mít přístup pouze vlastník nebo odpovědný oprávněný zástupce.

Právě díky zadávání údajů o majiteli do systému elektronické správy dokumentů (EDMS) má smlouva podepsaná elektronickým podpisem právní moc. Umožňuje dosáhnout dohody mezi stranami o uznání rovnocennosti papírových a digitálních médií. To je síla formuláře elektronického podpisu.

Formalizované dokumenty

V EDMS se za formální dokumenty považují:

hlášení

faktury

pracovní smlouvu s
zaměstnanec pracující pro
na dálku

tvrdil
doklady, jejich soupis

Podpis nabývá právního významu, pokud odpovídá formátu a splňuje podmínky pro podpis. Elektronické informace je nutné předávat přísně podle protokolů. Pokud je po ověření pravost dodané značky potvrzena, je smlouva oficiálně uznána. Formát podpisu musí odpovídat pravidlům pro registraci kvalifikovaného elektronického podpisu (QES).

Po obdržení takové smlouvy má strana právo na ověření prostřednictvím příslušných systémů. Zašifrovaný podpis na informacích (ECS) se standardně považuje za rovnocenný ručně psanému vytvoření dokumentu. Má právní sílu a uznává se na stejném základě jako ručně psaná verze. Takovou elektronickou smlouvu s vyobrazením podpisu, jejíž právní síla je uznávána jako významná, je regulována státem.

Neformalizované dokumenty

Uznaná právní moc elektronického podpisu ve formátu CEP potvrzuje, že odpovědná osoba vytvořila dokument vlastní rukou. Médium je tedy oficiální.

Seznam toku formálních dokumentů zahrnuje následující kategorie:

smlouvy

plné moci

listy vizitek

kontrolní seznamy atd.

Takové opce mohou být podepsány jednoduchým vzhledem nebo nekvalifikovaným podpisem. Všechny osoby podílející se na vzniku EDF uzavírají předběžné dohody o vzájemném potvrzení souhlasu s právní mocí a významem takového podpisu.

Nezbytnou podmínkou je uzavření dohody z obou stran. Specifikuje formát média, podmínky pro registraci údajů a jejich obsah. Zohledňují se všechny detaily, nuance a maličkosti. Právě tato dohoda umožňuje rozpoznat pravost nebo nespolehlivost obrazu při určování jeho právní síly.

Ekvivalence digitálního podpisu s papírovým dokumentem

Pro mnohé je relevantní otázka, zda je elektronický podpis stejně platný jako papírová verze. Právní síla je v médiích uznávána, pokud obsahuje příslušné podrobnosti.

V případě potřeby se ručně psaná verze porovná se vzorky zaznamenanými v databázích pasového úřadu a finančního úřadu. Pro elektronický podpis se jedná o samostatnou databázi, která obsahuje kompletní informace o majiteli. Tyto údaje se zadávají při registraci digitálního autogramu a musí mít úplný seznam informací bez chyb a nepřesností. Proto se doporučuje kontaktovat specialisty, aby se předešlo nesrovnalostem.

Podpis vyhotovený v souladu se všemi pravidly je ekvivalentní ručně psané verzi. V závislosti na jemnosti provedení a účelu jej lze použít při vytváření smluv, dohod apod. Legislativa zná elektronická média, do kterých se zapisují potřebné údaje.

Naše společnost poskytuje služby registrace a digitálního podpisu. Rychlé a kompetentní vytváření databází je zaručeno. Naši specialisté provedou celou operaci, od sběru detailů až po instalaci do vašeho PC.

Námi vydaný elektronický podpis má právní platnost a je bez chyb uznáván. Pokud chcete mít digitální podpis, stačí s námi podepsat smlouvu o dílo. Náklady na služby jsou v rozumných mezích.

Právní moc elektronického dokumentu je zajištěna použitím elektronického digitálního podpisu – mechanismu, který umožňuje prokázat, že autor odesílaného elektronického dokumentu je skutečně tím, za koho se vydává, a že dokument nebyl v průběhu proces doručení. EDS se používá jako obdoba vlastnoručního podpisu nebo běžné pečeti v případě právnické osoby. Digitální podpis je přidán do bloku dat a umožňuje příjemci bloku ověřit zdroj a integritu dat a chránit se tak před paděláním. Většina podniků uznává výhody elektronické (bezpapírové) správy dokumentů, která má následující výhody:

snadnost provádění změn v dokumentu;

schopnost umístit do dokumentu nejen textová, ale i multimediální data;

schopnost používat předem připravené formuláře;

vyšší rychlost přenosu informací na velké množství adres;

úspora papíru;

vyšší kompaktnost archiválií;

snadnější kontrola informačních toků;

vysoká rychlost vyhledávání a získávání informací;

schopnost chránit dokumenty před neoprávněným přístupem a rozlišovat přístupová práva zaměstnanců k informacím.

Obrázek 45 – Modul EDS

Fungování EDMS s digitálním podpisem zajišťují čtyři komponenty: hardwarový a softwarový komplex EDMS, který zahrnuje modul „EDS a šifrování“, softwarové a hardwarové komplexy služby časových razítek a certifikačního centra, jakož i několik poskytovatelé kryptoměn.

Podle obecného mínění řeší vlastnoruční podpis na papírovém dokumentu tyto problémy:

Přesvědčte čtenáře, že osoba, která dokument podepsala, tak učinila úmyslně (podpis je autentický);

Dokažte, že to byla tato osoba a nikdo jiný, kdo vědomě podepsal dokument (podpis je pravý);

Být součástí dokumentu, chránit jej před podvodným převodem do jiného dokumentu (podpis nelze znovu použít);

Chraňte samotný dokument (podepsaný dokument nelze změnit);

Zajistit závažnost podpisu a dokumentu a zajistit, aby osoba, která dokument podepsala, nemohla později tvrdit, že dokument nepodepsal on (podpis nelze odmítnout).

Jak však ukazuje praxe, vlastnoruční podpis na papírovém dokumentu ze své podstaty ponechává podvodníkům mezery. Ne nadarmo se pro ztížení jejich počínání opatřují formuláře dokumentů speciálními bezpečnostními značkami, listy jsou číslovány a sešívány a navíc spolu s podpisem samotným používají ručně psané příjmení, jméno, patronymie. dokument atd. Jedním slovem, se všemi svými výhodami má vlastnoruční podpis i řadu nevýhod.

V důsledku pronikání výpočetní techniky do všech sfér lidské činnosti vyvstala potřeba implementovat obdobu vlastnoručního podpisu osoby v elektronické podobě. Tento úkol byl úspěšně vyřešen. Řešení jsou založena na řešeních vyvinutých v polovině 70. let. kryptografických algoritmů s veřejným klíčem, které jsou založeny na složitém matematickém aparátu.

Digitální podpis zároveň odstranil většinu problémů spojených s podpisem na papírovém dokumentu a poskytl elektronickému dokumentu následující důležité vlastnosti:

-integrita- dokument nelze po podpisu změnit;

EDS je dnes nejrozšířenější ve správě dokumentace (DM), v platebních systémech, e-commerce a účetnictví. Z uvedených oblastí je nejoblíbenější a nejsložitější úloha automatizace předškolních vzdělávacích institucí organizací - hlavní cíl vytváření systémů elektronické správy dokumentů (EDMS). Právě na to se zaměříme v tomto článku. Nejprve je však nutné objasnit, co se rozumí používáním digitálního podpisu, s ohledem na jeho dvě hlavní schémata:

Podepsání elektronické zprávy při jejím přenosu a ověření podpisu odesílatele při převzetí, tzn. bezpečný přenos dokumentů. Často je takové schéma vnímáno jako právně významný tok dokumentů, což je hluboce mylná představa. Ochrana elektronické zprávy prostřednictvím digitálního podpisu je jistě užitečná a nezbytná věc, ale pro zajištění plnohodnotného toku dokumentů je zcela nedostatečná;

Použití digitálního podpisu v průběhu celého životního cyklu elektronický dokument - při jeho vytváření, schvalování, schvalování, seznamování s ním atd. Pouze v případě, kdy je celý životní cyklus dokumentu automatizován a digitální podpis je jeho nedílnou součástí, lze hovořit o využití plného opeřený, t. j. právně významný elektronické systémy pro správu dokumentů.

Když uživatel začne pracovat s digitálním podpisem, požádá pomocí EDMS o přijetí páru klíčů (a);

poté požádá o certifikát pro nově vygenerovaný veřejný klíč (b);

pokud je nutné podepsat dokument (nově vytvořený nebo přijatý z EDMS), jsou přenesena jeho data

poskytovateli kryptoměn za účelem vygenerování elektronického podpisu, načež se na digitální podpis (c) umístí časové razítko;

po obdržení dokumentu z EDMS jej příjemce předá poskytovateli kryptoměn k ověření,

kde se kontroluje nejen samotný digitální podpis, ale také certifikát a časové razítko (d)

Obrázek 46 – EDS v EDMS

Elektronické dokumenty se postupně stávají součástí ekonomických aktivit ruských společností. Jsou pohodlné, umožní vám vyhnout se zahlcení vaší kanceláře hromadou papíru a společnosti si takové dokumenty vymění během několika sekund. Co je ale potřeba k tomu, aby elektronický dokument měl právní sílu? A jak u soudu prokázat právní platnost elektronického dokumentu?

Na tyto otázky odpovídá Dmitrij Kazantsev, právník systému elektronického obchodování B2B-Center.

Právní moc elektronických

dokument

Současná ruská legislativa uznává možnost provedení transakce pomocí elektronického dokumentu za předpokladu, že takové dokumenty jsou podepsány elektronickým podpisem. Příslušné normy jsou zakotveny v čl. 434 občanského zákoníku Ruské federace a část 4 čl. 11 federálního zákona ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ (dále jen zákon č. 149-FZ).

Nejen smlouvy, ale i prvotní a konsolidované účetní doklady mohou být vyhotoveny v elektronické podobě za předpokladu, že jsou ověřeny elektronickým podpisem (článek 9 federálního zákona ze dne 21. listopadu 1996 č. 129-FZ „o účetnictví“). . Článek 169 daňového řádu Ruské federace přímo umožňuje přípravu a vystavování faktur v elektronické podobě po vzájemné dohodě stran transakce a pokud mají kompatibilní technické prostředky pro přijetí a za předpokladu, že elektronická faktura je podepsána kvalifikovaný elektronický podpis vedoucího společnosti nebo jím pověřené osoby (postup pro vystavování a přijímání faktur v elektronické podobě byl schválen nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 25. dubna 2011 č. 50n, a formáty pro ně - nařízením Federální daňové služby Ruska č. ММВ-7-6/138@ autor).

Klíčovým prvkem každého elektronického dokumentu, označujícím jeho právní sílu a potvrzujícím fakt odeslání příslušnou stranou, je tedy elektronický podpis. Jeho přítomnost není poslední skutečností při soudním řízení, a proto je třeba si o právní úpravě elektronického podpisu říci více.

Elektronický

V odstavci 1 Čl. 6 federálního zákona ze dne 4. 6. 2011 č. 63-FZ „o elektronickém podpisu“ (dále jen zákon č. 63-FZ) se stanoví, že informace v elektronické podobě podepsané zpravidla kvalifikovaný elektronický podpis je uznáván jako elektronický dokument ekvivalentní papírovému dokumentu, podepsaný vlastnoručním podpisem. Obdobná norma je stanovena v odst. 3 Čl. 11 zákona č. 149-FZ. Tento požadavek je formulován jako kogentní norma, ale soudy mají právo uznat prostý podpis jako řádné ověření informace, což v praxi často dělají.

Zde se dostáváme k otázce typů elektronických podpisů legalizovaných v moderní ruské legislativě. Článek 5 zákona č. 63-FZ uvádí následující typy elektronického podpisu:

1. Jednoduchý elektronický podpis.

Při jeho použití je skutečnost vytvoření elektronického podpisu určitou osobou potvrzena pomocí kódů, hesel nebo jiných prostředků.

2. Vylepšený elektronický podpis.

Musí:

1) vytvořené jako výsledek kryptografické transformace informací pomocí klíče elektronického podpisu;

2) umožňují identifikovat osobu, která elektronický dokument podepsala;

3) umožnit odhalit skutečnost provedení změn v elektronickém dokumentu po jeho podpisu;

4) vytvořené pomocí nástrojů elektronického podpisu.

3. Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Vylepšené elektronické podpisy se dělí na kvalifikované a nekvalifikované. V kvalifikovaném certifikátu musí být uveden ověřovací klíč pro vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis.

Informace v elektronické podobě podepsané prostým elektronickým podpisem nebo nekvalifikovaným elektronickým podpisem jsou uznávány jako elektronický dokument ekvivalentní papírovému dokumentu podepsanému vlastnoručním podpisem. Pokud musí být v souladu se zákonem nebo obchodními zvyklostmi dokument ověřen pečetí, pak je elektronický dokument podepsaný vylepšeným elektronickým podpisem uznáván za rovnocenný papírovému dokumentu podepsanému vlastnoručním podpisem a ověřenému pečetí. Toto pravidlo je stanoveno částmi 2 a 3 čl. 6 zákona č. 63-FZ. Jinými slovy, jednoduchý a nekvalifikovaný elektronický podpis odpovídá autogramu a rozšířený podpis odpovídá ověření dokumentu podpisem a pečetí. Rozšířený nekvalifikovaný podpis lze tedy rozpoznat jak jako analogii podpisu, tak jako analogii podpisu s pečetí.

Elektronický

dokument u soudu

Dokumenty zaslané e-mailem v souladu s výše uvedenou klasifikací lze nazvat podepsané prostým elektronickým podpisem. Soud však může výměnu takových dokumentů uznat za řádné uzavření smlouvy, pokud okolnosti případu naznačují reálnost transakce: například je uskutečněna dodávka zboží, což je potvrzeno fakturami, dodacími listy a platebními příkazy. Toto právní postavení potvrzuje zejména rozsudek Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 17. října 2008 č. 13675/08.

Elektronický dokument se soudu předkládá v tištěné podobě s identifikací vedoucího nebo pověřeného zaměstnance organizace, která tento dokument soudu předkládá. Tento certifikát musí uvádět, že tištěná papírová kopie odpovídá elektronickému originálu. Pokud je dokument podepsán prostým elektronickým podpisem, pak musí být z předloženého výtisku zřejmé alespoň datum a čas vygenerování takového elektronického dokumentu a odesílatele tohoto dokumentu. Pokud je elektronický dokument podepsán vylepšeným podpisem, musí výtisk obsahovat speciální značku označující připojení elektronického podpisu.

Soud může uznat dohodu uzavřenou prostřednictvím e-mailu, pokud každá strana poskytla stejné výtisky takové dohody. Navíc takové i totožné papírové kopie samy o sobě, nepotvrzené jinými důkazy, nemohou sloužit jako fakt potvrzení uzavření smlouvy. Co ale dělat, pokud důkazy nebyly shromážděny a kopie smluv předložené stranami obsahují odlišné podmínky? Právě proto, aby k takovým situacím při soudním řízení nedocházelo, je nutné jej ověřovat vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem i při uzavírání smlouvy.

Takový podpis vám umožní potvrdit dva základní body: za prvé, že dohoda byla podepsána řádnou stranou (protože certifikát je osobní a je vydán s uvedením pozice podepisující osoby), a za druhé, že dokument podepsaný vylepšeným kvalifikovaný elektronický podpis zůstal po podpisu nezměněn.

V části 1 Čl. 4 federálního zákona ze dne 10. ledna 2002 č. 1-FZ „O elektronickém digitálním podpisu“, který je stále v platnosti, stanoví následující kritéria, pokud je elektronický digitální podpis současně dodržován, je považován za rovnocenný s vlastnoručním podpisem:

1. Certifikát podpisového klíče je platný v okamžiku ověření nebo v okamžiku podpisu elektronického dokumentu.

2. Pravost elektronického podpisu v elektronickém dokumentu je potvrzena.

3. Elektronický podpis je používán v souladu s údaji uvedenými v certifikátu podpisového klíče.

Pravost elektronického podpisu a neměnnost elektronického dokumentu podepsaného tímto podpisem může potvrdit certifikační centrum, které takový podpis vydalo. Pokud dojde u soudu ke sporu o obsah elektronického dokumentu, je nutné se objednat na přezkoušení v certifikačním centru. Platnost podpisového certifikátu bude moci potvrdit také v okamžiku podpisu elektronického dokumentu.

Je nutné vzít v úvahu skutečnost, že certifikační centrum nemůže potvrdit ani vyvrátit pravost elektronického podpisu vydaného jiným certifikačním centrem. Pokud je tedy elektronický dokument certifikován několika elektronickými podpisy vydanými různými certifikačními centry, pak v případě sporu o obsah dokumentu bude nutné objednat kontrolu u každého z těchto certifikačních center.

A při elektronické správě dokumentů mají tyto dokumenty právní sílu? jak potvrdit skutečnost odeslání? Děkuji předem!

Jak uspořádat tok dokumentů v účetnictví. Právní moc elektronické správy dokumentů. Co je třeba promítnout do účetní politiky o elektronické správě dokumentů.

Otázka: A při elektronické správě dokumentů mají tyto dokumenty právní sílu? jak potvrdit skutečnost odeslání?

Odpovědět: Ano, dokumenty podepsané elektronickým podpisem (kvalifikované, jednoduché, nekvalifikované) jsou uznávány jako rovnocenné s dokumenty na papíře a mají platnost papírových dokumentů s vlastnoručním podpisem.

Toto prohlášení vyplývá z ustanovení odst. 1 a 2 čl. 6 zákona o elektronickém podpisu ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ.

Odůvodnění

Jak organizovat tok dokumentů v účetnictví

Elektronické dokumenty

Jak připravit a certifikovat elektronický primární dokument

Primární dokumenty lze připravit v papírové i elektronické podobě (část 5 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). Druhá možnost je možná, pokud jsou dokumenty certifikovány elektronickým podpisem ().

Formát pro předložení dokladu o převodu zboží při obchodních operacích v elektronické podobě byl schválen nařízením Federální daňové služby Ruska ze dne 30. listopadu 2015 č. ММВ-7-10/551. Formát pro předložení dokladu o předání pracovních výsledků (doklad o poskytování služeb) v elektronické podobě byl schválen nařízením Federální daňové služby Ruska ze dne 30. listopadu 2015 č. ММВ-7-10/552. Tyto formáty jsou relevantní jak v obchodní činnosti, tak při předkládání dokumentů na žádost kontroly v elektronické podobě.

Co když organizace vypracuje dokumenty, které nejsou ve formátu schváleném Federální daňovou službou Ruska? Poté formuláře předejte inspektorům v papírové podobě – kopie ověřte s poznámkou, že dokumenty jsou podepsány elektronickým podpisem.

Podobná vysvětlení jsou uvedena v dopise Federální daňové služby Ruska ze dne 10. listopadu 2015 č. ED-4-15/19671.

Podrobnosti o tom, jak předkládat doklady daňovým kontrolorům, naleznete na:

1. Jak předkládat doklady na žádost inspektorů při stolní daňové kontrole;
2. Jak předkládat doklady na žádost kontrolorů při daňové kontrole na místě.

Elektronický podpis

Existují následující typy elektronického podpisu:

1. jednoduchý;
2. zesílený nekvalifikovaný;
3. zesílená kvalifikovaná.

Jaký elektronický podpis používat pro primární účetní doklady je stanoven federálními účetními standardy (ustanovení 4, část 3, článek 21 zákona č. 402-FZ ze dne 6. prosince 2011). V současnosti ale takový standard neexistuje. Primární dokument tedy můžete podepsat jakýmkoli elektronickým podpisem.

Dokument, který je podepsán jednoduchým nebo rozšířeným nekvalifikovaným podpisem, má sílu papírového dokumentu s vlastnoručním podpisem. Ale pouze v případě, že mezi protistranami dojde k dohodě o ověření těchto podpisů. Podobné závěry vyplývají z odstavců a článku 6 zákona č. 63-FZ ze dne 6. dubna 2011 a jsou potvrzeny dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 13. ledna 2016 č. 03-03-06/1/259, ze dne 5. května 2015 č. 07- 01-06/25701, ze dne 4. srpna 2015 č. 03-03-06/44905, Federální daňová služba Ruska ze dne 19. května 2016 č. SD-4-3/8904.

Připomeňme, že dříve ruské ministerstvo financí zastávalo jiný postoj: primární dokumenty musí být ověřeny pouze vylepšeným kvalifikovaným podpisem. Pokud použijete jednoduchý nebo rozšířený nekvalifikovaný podpis, pak dokumenty nelze přijmout pro účetní a daňové účetnictví. Takové vysvětlení poskytlo Ministerstvo financí Ruska v dopisech ze dne 12. dubna 2013 č. 03-03-07/12250 ze dne 25. prosince 2012 č. 03-03-06/2/139 ze dne 28. května 2012. č. 03-03- 06/2/67, ze dne 7. července 2011 č. 03-03-06/1/409.

Vzhledem k tomu, že v pozdějších dopisech ruské ministerstvo financí zmírnilo svůj postoj, lze digitální dokumenty certifikovat jakýmkoli elektronickým podpisem. Je však bezpečnější použít silný kvalifikovaný podpis.

Co je třeba promítnout do účetní politiky o elektronické správě dokumentů

Pokud se organizace rozhodne zpracovávat primární dokumenty elektronicky, musí se tento způsob vedení dokumentace promítnout do účetní politiky. Účetní politika musí zejména zaznamenávat:
- seznam dokumentů účastnících se elektronického toku dokumentů;
- seznam zaměstnanců, kteří mají právo podepisovat elektronické dokumenty;
- způsob elektronické výměny dokumentů (s či bez zapojení provozovatele elektronické správy dokumentů);
- postup pro ukládání elektronických dokumentů;
- způsob předkládání dokladů na výzvu finančního úřadu (elektronicky nebo papírově).

Ale formáty elektronických dokumentů, které organizace používá, nemusí být zohledněny v účetních pravidlech. To potvrdila Federální daňová služba Ruska v dopise ze dne 10. listopadu 2015 č. ED-4-15/19671. Ačkoli se tento dopis zabývá účetními zásadami pro daňové účely, závěr Federální daňové služby Ruska je relevantní také pro účetní zásady pro účetní účely.

Federální zákon ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ o elektronických podpisech

Článek 6. Podmínky pro uznávání elektronických dokumentů podepsaných elektronickým podpisem za rovnocenné papírovým dokumentům podepsaným vlastnoručním podpisem

1. Informace v elektronické podobě, podepsané kvalifikovaným elektronickým podpisem, jsou uznávány jako elektronický dokument ekvivalentní papírovému dokumentu podepsanému vlastnoručním podpisem a lze je použít v jakémkoli právním vztahu v souladu s právními předpisy Ruské federace s výjimkou pokud federální zákony nebo přijaté v souladu s jejich regulačními právními akty stanoví požadavek na potřebu vypracovat dokument výhradně na papíře.

2. Informace v elektronické podobě, podepsané prostým elektronickým podpisem nebo nekvalifikovaným elektronickým podpisem, jsou uznávány jako elektronický dokument ekvivalentní papírovému dokumentu podepsanému vlastnoručním podpisem, v případech stanovených federálními zákony, normativními právními akty přijatými v r. v souladu s nimi, nebo dohodou mezi účastníky elektronické interakce. Regulační právní akty a dohody mezi účastníky elektronické interakce, které zakládají případy uznávání elektronických dokumentů podepsaných nekvalifikovaným elektronickým podpisem za rovnocenné papírovým dokumentům podepsaným vlastnoručním podpisem, musí stanovit postup pro ověřování elektronického podpisu. Regulační právní akty a dohody mezi účastníky elektronické interakce stanovující případy uznávání elektronických dokumentů podepsaných jednoduchým elektronickým podpisem za rovnocenné papírovým dokumentům podepsaným vlastnoručním podpisem musí splňovat požadavky článku 9 tohoto spolkového zákona.

Tento zákon má však úzké zaměření: je zaměřen na právní sílu elektronického podpisu v dokumentech a přirovnává jej k vlastnoručnímu podpisu. Obecný legislativní akt, který by ED u nás upravoval, přitom neexistuje. Ve správě dokumentů se používá tolik typů dokumentů, že je velmi problematické každý z nich v zákoně specifikovat. Proto je dnes tok digitálních dokumentů regulován nepřímo, prostřednictvím několika různých legislativních aktů. Jedním z nich je Občanský zákoník Ruské federace, zejména článek 160. Poskytuje možnost podepisovat dokumenty nejen vlastnoručním podpisem, ale také jakýmkoli jiným podpisem stanoveným ruskými právními předpisy, včetně elektronických digitálních. Právní síla papírových a elektronických dokumentů je dnes uznávána jako rovnocenná pouze v případech, kdy jsou splněny všechny potřebné náležitosti.

Právní moc elektronického dokumentu a jeho povinné atributy

To může být dostačující k vyřešení důležitých problémů nebo objasnění informací. V některých případech však musíte nejen odeslat e-mail, ale také jej zoficiálnit.

Nabízí se otázka, zda je email v tomto případě oficiální dokument. Přečtěte si také Většina velkých ruských podniků a organizací bude dopis rozhodně interpretovat jako oficiální.

Aby však měl takový dopis skutečně oficiální status, musí obsahovat výše uvedené údaje. Přítomnost elektronického digitálního podpisu samozřejmě dodá takové zprávě potřebnou právní sílu.
Pokud takový neexistuje, mohou vzniknout určité pochybnosti o pravosti.

Elektronický dokument není jen dokument vytvořený na počítači

Pozornost

Jaké dokumenty musí být okamžitě vypracovány na papíře Bez ohledu na to, zda je v podniku nainstalován elektronický systém správy dokumentů, musí být uloženy všechny personální dokumenty, pro které pracovní legislativa, pracovní smlouva, kolektivní smlouva vyžaduje souhlas zaměstnance? papír, s podpisy oprávněných osob a zaměstnance. Protože pokud ukládáte personální objednávky v elektronické podobě a zvlášť potvrzení o seznámení zaměstnance v papírové podobě, pak pokud dojde ke konfliktu, může zaměstnanec říci, že nebyl seznámen s dokumentem, který byl v organizaci řádně uložen.

A nebude možné prokázat opak. Můžeme učinit jednoznačný závěr, že v této fázi není úplný přechod na elektronickou správu osobních dokumentů nemožný.

Dalším problémem je nutnost zajistit právní platnost elektronických dokumentů. Ale čím dále, tím častěji lze tento problém řešit jako běžný organizační a technický problém.

Díky tomu, že byl konečně přijat zákon upravující používání elektronických digitálních podpisů (EDS), je možné dát elektronickým dokumentům právní status. Podle federálního zákona „O elektronickém digitálním podpisu“ federálního zákona „O elektronickém digitálním podpisu“ ze dne 10. ledna 2002, článek 4-12 // Sbírka zákonů Ruské federace.

2002. č. 2. čl. 127., elektronický digitální podpis v elektronickém dokumentu je za určitých podmínek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu v papírovém dokumentu.

Právní moc elektronického dokumentu

Pokud musí být v souladu se zákonem nebo obchodními zvyklostmi dokument ověřen pečetí, pak je elektronický dokument podepsaný vylepšeným elektronickým podpisem uznáván za rovnocenný papírovému dokumentu podepsanému vlastnoručním podpisem a ověřenému pečetí. Toto pravidlo je stanoveno částmi 2 a 3 čl. 6 zákona č. 63-FZ.
Jinými slovy, jednoduchý a nekvalifikovaný elektronický podpis odpovídá autogramu a rozšířený podpis odpovídá ověření dokumentu podpisem a pečetí. Rozšířený nekvalifikovaný podpis lze tedy rozpoznat jak jako analogii podpisu, tak jako analogii podpisu s pečetí.
Elektronický dokument u soudu Dokumenty zaslané e-mailem lze v souladu s výše uvedenou klasifikací nazývat podepsané prostým elektronickým podpisem.

Pojem elektronického dokumentu, jeho právní síla

V elektronické podobě jsou strukturované informace, které nelze po ověření elektronickým podpisem měnit. Pokud jsou informace o stejné transakci vytištěny na papíře a podepsány oběma smluvními stranami, získáte druhý dokument o stejné věci.

Tyto dva dokumenty budou rovnocenné. Kde je ale záruka, že jsou totožné? Na jakém základě by měl být zaznamenán pouze jeden z těchto dvou dokumentů? A který přesně? Obecně se bez kolizí neobejdete. Jedinou oblastí, kde je v této otázce jasné pochopení, je obrat faktur.

Faktura je vystavena v papírové podobě, pokud kupující z jakéhokoli důvodu neobdržel elektronickou fakturu. Zde funguje spojení „a“ ve znění normy: fakturu lze vystavit v elektronické i papírové podobě.

Právní moc dokumentu

Povinné údaje elektronického dokumentu Složení povinných údajů je stanoveno následujícími předpisy: - Federální zákony: ze dne 27. července 2006 N 149-FZ „O informacích, informačních technologiích a ochraně informací“; ze dne 10. ledna 2002 N 1-FZ „O elektronickém digitálním podpisu“ (ve znění ze dne 8. listopadu 2007); ze dne 21. listopadu 1996 N 129-FZ „O účetnictví“ (ve znění ze dne 23. listopadu 2009); — Usnesení federálních výkonných orgánů a GOST: Goskomstat Ruska ze dne 01.05.2004 N 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její platby“; GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace.
Požadavky na dokumentaci." Pro elektronické dokumenty platí GOST 6.10.4-84 „Jednotné systémy dokumentace“.

Poskytnutí právní moci elektronickému dokumentu

Info

Donesený výtisk žádný notář jednoduše neověří. Zde je dopis se žádostí o pomoc zveřejněný na několika fórech na internetu.

jsem vyhozen. Podávám žalobu (až 3 měsíce) poštou na zaměstnavatele na nedoplatek mzdy (2007 a 2008) - nejsou peníze na cestu do místa výkonu práce. Soudu zasílám poštou spolu s žalobním návrhem kopie formulářů 2-NDFL zaslaných poštou z místa výkonu práce a kopie příkazů k přijetí/propuštění.
Během své práce jsem opakovaně dostával objednávky a skenoval kopie dokumentů emailem. Jak lze tyto informace z e-mailu předložit jako důkaz u soudu? Notář mi odmítá potvrdit mou tištěnou korespondenci.
Co můžete v takové situaci poradit? Notář samozřejmě odmítne potvrdit listinu pořízenou od někoho neznámého.

Elektronický dokument jako důkaz u soudu

Pokud se předpokládá, že taková práce bude prováděna neustále, je lepší zajistit jak serverové rozpoznávání pro účely fulltextového vyhledávání, tak kopie rozpoznávacího programu nainstalovaného na uživatelských pracovních stanicích a integrovaného s klientskou částí EDMS. V tomto případě bude uživatel schopen samostatně převést obrázky dokumentů na text s potřebnými možnostmi a uložit text ve formátu, který potřebuje.

Fáze migrace stávajících dokumentů z papírové do elektronické podoby je možná jednou z nejnebezpečnějších. Pokud to není pečlivě naplánováno, můžete narazit na problémy, které mohou vrátit zpět veškerou předchozí práci a celý projekt selhat.

Pokud má organizace papírový archiv dokumentů, pak pokusit se najít jejich elektronické kopie v celé síti a vytvořit elektronickou verzi archivu je beznadějný úkol.