إقرأ: 7,189
لماذا تنهار الخطط؟ لأنه في تدفق الشؤون اليومية، نسعى جاهدين لإكمال المهام العاجلة، ونسيان المهام المهمة والإلزامية. ماهو الفرق؟ ترتيب أولوياتك بشكل صحيح! الأشياء المهمة ليست دائمًا عاجلة، والأشياء العاجلة مهمة. كيف ذلك؟ بسيط جدا. وسوف تساعدك "أرباع كوفي" على معرفة ذلك. الاسم الثاني هو مصفوفة أولوية أيزنهاور.
هام وعاجل: مصطلحات وتوضيحات
الأهمية والإلحاح.
الأمور العاجلةتتطلب مشاركة أو قرارًا فوريًا وفوريًا. يجب أن يتم ذلك على الفور، وإلا سيحدث حريق أو قوة قاهرة أو كارثة. تتطلب الأمور العاجلة استجابة رد الفعل، مما يفرض إلغاء جميع الخطط والأنشطة الهامة.
الأشياء الذي ينبغي فعلهايقصد . إنها ضرورية لتحقيق الأهداف العالمية، والحلول الأولية للمهام المهمة، وتحقيق الفرص. من خلال القيام بأشياء مهمة، يحقق الشخص نتائج عالية ونجاح. تتدفق الحياة بشكل واضح ومدروس وهادف.
لسوء الحظ، غالبًا ما تُحرم الأشياء المهمة في حياتنا من الأولوية. لماذا؟ لأن الحياة اليومية كلها تهدف إلى حل المشاكل الملحة.
كيف تصلحها؟
استخدم مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات. في بعض الأحيان يوصى باستخدام مربعات زمنية كوفي لنفس الغرض.
ما الفرق بين مصفوفة ستيفن كوفي الرباعية ومصفوفة حالة أيزنهاور؟
في الواقع شيئا.
كلا الطريقتين تنطويان على أساليب تخطيط متطابقة. وحصلوا على أسماء مختلفة بسبب مطوري النظام المشهورين. لقد حدث أن دوايت أيزنهاور استخدم في عمله اليومي نفس الأسلوب الذي وصفه ستيفن كوفي في كتابه.
رجلان عظيمان. اسمين. طريقة واحدة.
أرباع كوفي: مصفوفة هيكل الحالة
يتضمن تحديد الأولويات وفقًا لمصفوفة أيزنهاور تصنيف جميع الأمور والمهام إلى 4 كتل وفقًا لأهميتها وضرورة إنجازها:
- هام/عاجل؛
- مهم/غير عاجل؛
- غير مهم/عاجل؛
- غير مهم/غير عاجل.
إذا قمت بذلك مقدما - اكتب كل الأشياء المباشرة والبعيدة في قائمة واحدة، فيمكنك بسهولة ملء أي مربع ستيفن كوفي. يكفي تقييم أهمية وإلحاح جميع المهام الحالية.
كيفية تقسيم المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور؟
إدارة الوقت بفعالية عالية باستخدام مصفوفة أيزنهاور
إذا نظرت إلى هيكل كل كتلة بعقل متفتح، فسوف ترى ميزات كل مربع:
- المربع أ - ضغط الوقت المستمر، "النار"، الأعصاب وإيقاع الحياة التفاعلي.
- المربع ب - حل المشكلات الإستراتيجية والاستباقية والعمل من أجل النتائج والنجاح.
- المربع C - الكرونوفاجات بأشكالها المختلفة.
- المربع د - المماطلة.
وهذا هو، عند تحديد الأولويات باستخدام مصفوفة أيزنهاور، فإن شؤون الكتلة الثانية فقط هي التي تستحق الاهتمام. لكن في الواقع، نحن نتعامل مع مهام المربعات «العاجلة»، مما يهدر أعصابنا ويشتت انتباهنا بعوامل غير ضرورية.
ماذا تفعل بهذه المعرفة؟
كل شيء بسيط جدا. يتضمن تخطيط الوقت وفقًا لمصفوفة أيزنهاور اتباع نهج استباقي واستخدام أفضل أدوات إدارة الوقت. 
يمكنك استخدام:
- ج – الانحرافات بكافة أنواعها التي تحتاج إلى السيطرة عليها ومراقبتها.
- د - هواية لا معنى لها، والتي يمكن استبدالها بسهولة براحة مخططة بجدارة بعد الانتهاء من المهام.
يعتقد البعض أن ربات البيوت لا يحتاجن إلى تخطيط وجدول زمني واضح. على العكس.
تحتاج النساء، المنشغلات إلى ما لا نهاية بأنفسهن وبأطفالهن، إلى الهيكل الصحيح لليوم أكثر من أي شخص آخر.
تعتبر مصفوفة أيزنهاور للإلحاح والأهمية تمرينًا مريحًا ومساعدًا ومستشارًا لكل يوم. إن استخدام أرباع كوفي يقلل بشكل كبير من مستويات التوتر في الحياة اليومية والأنشطة.
لتحقيق النجاح في أي عمل تجاري، تحتاج أولاً إلى تحديد خطة عمل واضحة، وثانيًا، اتباعها بدقة. ومع ذلك، غالبًا ما يحدث أنه بعد إعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها، يبدأ الشخص في تأجيلها إلى ما لا نهاية، أو تشتيت انتباهه بشيء غير مهم أو مجرد الكسل عن العمل. غالبًا ما يخطئ الناس في اختيار الأولويات الخاطئة وترتيب المهام.
نتيجة للتخطيط غير الصحيح وغير الفعال، تتراكم الأمور، ويستغرق تنفيذها العاجل لاحقا قدرا هائلا من الوقت والجهد. وبالتالي، يمكن بسهولة محو عدة أيام من الحياة وملؤها فقط بأنشطة الطوارئ المملة. الإجهاد والمزاج السيئ هو ما يحصل عليه الشخص نتيجة للتأخير الذي لا نهاية له، والذي يصبح هو نفسه الجاني. ومن ثم يبدأ بالخوف من هذا الروتين أكثر ويقع في حلقة مفرغة.
يمكن أن تأتي مصفوفة أيزنهاور، أو، كما يطلق عليها غالبًا، مصفوفة أولوية أيزنهاور، للإنقاذ في مثل هذه الحالة. هذه هي واحدة من أبسط الطرق وأكثرها فعالية لتنظيم وقت العمل، والتي تعتمد على معلمتين فقط - الأهمية والإلحاح.
تمت تسمية طريقة توزيع القضايا هذه على اسم الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة دوايت أيزنهاور. لقد كان بلا شك رجلاً مشغولاً للغاية، ولهذا السبب طور طريقة فريدة لتخصيص الوقت وترتيب المهام.
ما هي مصفوفة أيزنهاور
الفكرة الرئيسية هي تصنيف الأشياء بسرعة وكفاءة حسب الأهمية والإلحاح. ومن خلال تقييمها وفقًا لهاتين المعلمتين، يمكنك تحديد الأولويات والتخلص من العناصر غير المهمة تمامًا.
تم تقسيم مصفوفة حالة أيزنهاور إلى أربع مجموعات:
- عاجل وهام.
- ليست عاجلة ولكنها مهمة.
- ليست مهمة، ولكنها عاجلة.
- ليست مهمة وليست عاجلة.
ووفقا للرئيس الأمريكي، يمكن تقسيم جميع المهام دون استثناء إلى هذه الفئات الأربع؛ ومن المهم فقط أن تكون قادرا على تقييم أهميتها بالنسبة لمستقبل الشخص بشكل نقدي.
الآن دعونا نلقي نظرة على كل فئة بمزيد من التفصيل.
أمور هامة وعاجلة
وقد وصفها أيزنهاور بأنها "مسائل الحياة والموت". الأشياء التي يجب عليك القيام بها خلال 24 ساعة والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على حياتك المستقبلية وحياتك المهنية.
أمثلة: حل الأزمات أو المشكلات غير المتوقعة، المهام العاجلة، المشاريع ذات المواعيد النهائية القريبة.
إذا كان هناك الكثير من الأمور في هذا القسم، فهذا يعني أنك لا تدير وقتك بشكل جيد بما فيه الكفاية وتوزع طاقتك بشكل غير صحيح. من الناحية المثالية، يجب أن تكون هذه الساحة فارغة.
إذا كانت العديد من الأمور المهمة تتطلب في وقت واحد دراسة عاجلة، فهذا يعني أنك تعيش من حالة طوارئ إلى حالة طوارئ، وتحتاج ببساطة إلى مصفوفة أيزنهاور كمثال واضح للتوزيع الصحيح للجهد والوقت. تشير عادة تأجيل العمل حتى اللحظة الأخيرة إلى انخفاض مستوى الانضباط الذاتي ويمكن أن تؤدي لاحقًا إلى مشاكل كبيرة في حياتك المهنية. بالإضافة إلى ذلك، فإن التعرض لضغوط مستمرة بسبب شيء حدث بالفعل أو على وشك الحدوث له تأثير ضار على صحتك.
مهم ولكن ليس عاجلا
هذه هي إمكاناتك. الحالات التي لها تأثير كبير على المستقبل، ولكنها لا تحتاج إلى قرار طارئ. كان أيزنهاور واثقًا من أن هذه الفئة يجب أن تكون الأكثر أهمية من بين الفئات الأربع. إن تعيين مهمة محددة لهذا العنصر وإكمالها بشكل منهجي سيوفر وقتًا كافيًا للتنفيذ المدروس والعالي الجودة.
تعد القدرة على تحديد المهام التي يجب أن تكون ضمن هذه الفئة من قائمة المهام إحدى أهم المهام التي تؤديها مصفوفة أيزنهاور. ومن الأمثلة على هذه الحالات تقييم النتائج التي تم الحصول عليها، وتطوير مشاريع جديدة، وتحديد آفاق التنمية، وبناء العلاقات.
في كثير من الأحيان، يؤجل الناس مثل هذه الأشياء بالضبط، لكن من المستحيل القيام بذلك، لأنها مفتاح النجاح في الحياة. ومن أجل تجنب الإغراء، من المفيد جداً تحديد مواعيد نهائية لتنفيذها.
ليست مهمة، ولكنها أمور عاجلة
الأشياء التي تستغرق الكثير من الوقت، ولكن في الواقع، ليس لها أي أهمية لمزيد من التطوير. وفي هذه الفئة وضع الرئيس المهام التي تشتت الانتباه وتتداخل مع الأداء الفعال.
تشمل الأمثلة المكالمات الهاتفية غير الضرورية المتعلقة بالعمل، والاجتماعات اليومية، ومراجعة المواد العاجلة، واجتماعات العمل.
يقضي معظم الناس نصيب الأسد من وقتهم في مثل هذه الأشياء. يجب حلها على الفور. سيؤدي هذا إلى توفير الوقت الكافي للقيام بمهام أكثر جدية.
ليست أمور عاجلة أو مهمة
ليس لديهم أي أهمية للمستقبل. هذه هي الأشياء التي تصرف انتباهك عن وظيفتك الرئيسية. عادة ما تكون ممتعة للغاية، ولكنها عديمة الفائدة تمامًا. وقد وصفها أيزنهاور نفسه بأنها "مضيعة للوقت" واعتبرها مدمرة لعمليات العمل الفعالة.
أمثلة: المكالمات الهاتفية والرسائل الشخصية، والشبكات الاجتماعية، وألعاب الكمبيوتر، والوجبات الخفيفة التي لا نهاية لها واستراحات الشاي.
يمكنك شطب هذه الأشياء بأمان من القائمة، ولا تفعلها إلا عندما يكون لديك وقت فراغ حقيقي.
كيفية العمل مع المصفوفة
فيما يلي بعض القواعد البسيطة التي ستساعدك على تقييم مدى فعالية مصفوفة أيزنهاور من خلال تجربتك الخاصة. مبدأ تشغيل الطريقة بسيط للغاية.
من أجل الوضوح، خذ قطعة من الورق واكتب قائمة بكل الأشياء التي عليك القيام بها في فترة زمنية معينة - يوم أو أسبوع أو شهر. قم بتقييمها بعناية من حيث الأهمية والإلحاح.
قسم ورقة أخرى إلى أربعة أجزاء: المربع الأول سيحتوي على أمور مهمة وعاجلة، والثاني - مهم ولكن غير عاجل، وهكذا. اكتب جميع المهام في هذه الورقة، وتقسيمها إلى مربعات. ما تراه أمامك هو مصفوفة أيزنهاور الخاصة.
من السهل أن تفهم أن وقتك يحتاج إلى توزيعه بشكل أساسي بين الأمور المهمة، أي بين المربعين الأولين. يمكن إكمال تلك المهام التي تقع في المربعين الثالث والرابع بعد إكمال المهام الأكثر أهمية.
عند حل مشكلة ما، من المهم جدًا عدم تشتيت انتباهك عن المهمة عن طريق تناول الوجبات الخفيفة واستراحات التدخين وفحص البريد الإلكتروني. أكمل المهمة، ومن ثم يمكنك مكافأة نفسك بشيء لطيف.
تعتبر مصفوفة أيزنهاور مناسبة أيضًا للتخطيط طويل المدى. للقيام بذلك، من المهم أيضًا تحديد المهمة الرئيسية وكتابة كل الأشياء التي ستساهم في تحقيقها في المربعات.
وعلى الرغم من أن عمر هذه الطريقة يزيد عن نصف قرن، إلا أنها لم تفقد فعاليتها. تم استخدام مصفوفة أيزنهاور بنجاح من قبل العديد من الأشخاص الناجحين. إنها إحدى التقنيات الأساسية لإدارة الوقت الحديثة. بسيطة، مثل كل شيء عبقري، تسمح لك الطريقة بإلقاء نظرة جديدة على أنشطتك الخاصة لفهم أين يذهب وقت عملك الثمين.
الأمور العاجلة ليست في العادة هي الأكثر أهمية،
والأمور المهمة ليست الأكثر إلحاحا.
دوايت أيزنهاور.
إن حياة رجل الأعمال تجعل من الضروري "التدوير" طوال الوقت. لذلك، لدي دائمًا الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها على وجه السرعة. كيفية التعامل مع هذا؟
بادئ ذي بدء، من المهم أن تكون صادقا مع نفسك - للاعتراف بأنه لا يوجد ما يكفي من الوقت للقيام بكل شيء. ولكن، على الأرجح، يمكنك تحقيق نتائج جيدة للغاية من خلال القيام بجزء معين فقط من الأشياء بشكل جيد. لذلك عليك أن تتعلم "ترتيب" الأشياء حسب درجة الحاجة إلى إكمالها، تحديد الأولويات.وبعد ذلك يمكنك اختيار الأشياء التي تستحق القيام بها في الوقت المتاح لك.
كيف تتعلم تحديد الأولويات باستخدام طريقة أيزنهاور؟
إن القاعدة التي اقترحها دوايت أيزنهاور هي مساعدة بسيطة، خاصة عندما تحتاج إلى أن تقرر بسرعة المهمة التي ستعطيها الأولوية. وفقا لهذه القاعدة يتم تحديد الأولويات بناءً على معايير مثل مدى إلحاح الأمر وأهميته.يتم تحديد أهمية المهمة من خلال مدى تأثير نتيجة تنفيذها على عملك. الإلحاح - مدى السرعة التي يجب إكمال المهمة بها.
اعتمادًا على مدى إلحاحها وأهميتها، اقترح أيزنهاور أربع فئات من الأولوية للحالات:
|
مصفوفة أولويات أيزنهاور
- أمور عاجلة/مهمة . هذه أمور سيؤدي تنفيذها في وقت غير مناسب إلى إلحاق ضرر كبير بعملك. يجب عليك أن تأخذها على الفور وتنفذها بنفسك.
- مهام أقل إلحاحًا/أهمية . لا يلزم القيام بها على وجه السرعة، ويمكنهم الانتظار عادة. تنشأ الصعوبات هنا عندما تتحول هذه المهام عاجلاً أم آجلاً إلى مهام عاجلة ويجب عليك حلها شخصيًا في أسرع وقت ممكن. لذلك، تحقق جيدًا من مستوى الأهمية وحاول تعيين مهام من هذا النوع، كليًا أو جزئيًا، لموظفيك.
- الأمور العاجلة/الأقل أهمية. وهنا خطر الوقوع تحت "طغيان" التسرع، ونتيجة لذلك، تكريس نفسك بالكامل لحل مهمة محددة لأنها ملحة. إذا لم تكن المهمة مهمة للغاية، فيجب تفويضها على أي حال، لأنها لا تتطلب أي صفات خاصة للقيام بها.
- مهام أقل إلحاحًا/أقل أهمية. في كثير من الأحيان، تنتهي الأمور في هذه الفئة على مكتب مليء بالأوراق بالفعل. إذا بدأت فجأة في القيام بهذه الأشياء، ونسيان مهام الفئة الأولى، فلا يجب أن تشكو من التحميل الزائد للعمل. حتى مرؤوسيك لا ينبغي أن يتولىوا مهام هذه المجموعة.
يمكنك بسهولة أن تشعر بالارتباك في التدفق اللامتناهي للشؤون اليومية، لأنه كل يوم هناك المزيد والمزيد منهم. المهام غير المكتملة بالأمس تصبح مهام اليوم، وما لم يكن لدينا وقت للقيام به اليوم، يتم نقله تلقائيًا إلى الغد. ونتيجة لذلك، يمكن أن تتراكم أشياء كثيرة بحيث لا يمكنك معرفة ما تم إنجازه، وما يجري تنفيذه، وما الذي لا يزال ينتظر في الأجنحة.
غالبًا ما تحدث مثل هذه المواقف أو المواقف التفصيلية بين الأشخاص الذين لا يولون الاهتمام الواجب لعملية التخطيط لأنشطتهم. بطبيعة الحال، لا يتم تدريس المهارات في المدرسة، وكثير من الآباء والأمهات وغيرهم من الأشخاص الذين يعملون كمعلمين في عملية تطويرنا، غالبا ما لا يعرفون حقا كيفية التخطيط لأنشطتهم، على الرغم من أن هذا ليس صعبا على الإطلاق. إنه فقط أنه لم يتم إيلاء الاهتمام الواجب لهذا الأمر.
ومع ذلك، يوجد اليوم العديد من تقنيات التخطيط الممتازة التي تسمح لك بتعلم كيفية استخدام موارد وقتك بشكل عقلاني وتحقيق أقصى استفادة من هذه العملية لنفسك. لكن في هذا المقال لن نتناول كل هذه التقنيات، بل سنعطي مثالاً على واحدة فقط، والتي تتميز ببساطتها وفعاليتها. تسمى هذه التقنية "مصفوفة أيزنهاور".
تعد مصفوفة أيزنهاور إحدى أدوات إدارة الوقت الأكثر شيوعًا والتي يستخدمها العديد من الأشخاص حول العالم: من الموظفين العاديين والمديرين المتوسطين إلى المديرين التنفيذيين للشركات الكبيرة والشركات ذات الشهرة العالمية. مؤسس هذه المصفوفة هو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة دوايت ديفيد أيزنهاور. كما قد تتخيل، كان هذا الرجل مشغولاً للغاية وكان عليه القيام بالعديد من الأشياء المختلفة المتعلقة بأنشطته. لهذا السبب، كان يقوم بتحسين جدول عمله وقائمة المهام التي يجب القيام بها. وكانت نتيجة بحثه هي المصفوفة التي ندرسها.
إن معنى مصفوفة أيزنهاور هو في الأساس معرفة كيفية توزيع جميع مهامك بكفاءة، والتمييز بين المهم والعاجل، وغير العاجل من الأقل أهمية، وكذلك تقليل الوقت إلى الحد الأقصى للقيام بأي مهام، والتي لا يؤدي تنفيذها إلى أي نتائج مهمة. دعونا نتحدث عن كيفية عمل كل هذا في الممارسة العملية.
جوهر مصفوفة أيزنهاور
تتكون مصفوفة أيزنهاور من أربعة أرباع، مبنية على محورين - محور الأهمية (عمودي) ومحور الاستعجال (أفقي). ونتيجة لذلك، اتضح أن كل ربع يختلف في مؤشرات الجودة الخاصة به. يتم تسجيل جميع المهام والشؤون في كل من الأرباع، والتي بفضلها يتم تشكيل صورة واضحة وموضوعية للغاية لما يجب القيام به أولاً، وما يجب القيام به ثانيًا، وما لا ينبغي القيام به على الإطلاق. كل هذا بسيط للغاية، ولكن إعطاء بعض التفسيرات لن يكون غير ضروري في أي حال.
الربع أ: الأمور الهامة والعاجلة
في التخطيط المثالي، يجب أن يظل هذا الربع من المصفوفة فارغًا، لأنه وظهور الأمور الهامة والعاجلة مؤشر على عدم التنظيم واحتمال الانسداد. يمتلئ هذا الجزء من الجدول بالعديد من الأشخاص بسبب كسلهم المتأصل وسوء ترتيب الأولويات. وبطبيعة الحال، من وقت لآخر يمكن أن تظهر مثل هذه الأشياء في كل شخص، ولكن إذا حدث هذا كل يوم، فقد حان الوقت للانتباه إليه.
لذلك، ينبغي تجنب حدوث الحالات في الربع أ. وللقيام بذلك، ما عليك سوى إكمال نقاط الأرباع المتبقية في الوقت المناسب. لكن إن كان هناك ما يستحق أن ندرجه في الربع الأول فهو:
- الأشياء التي إذا لم تكتمل سيكون لها تأثير سلبي على تحقيق أهدافك
- الأشياء التي إذا لم يتم القيام بها يمكن أن تسبب صعوبات ومتاعب
- الأمور المتعلقة بالصحة
ومن المهم أيضًا أن نتذكر أن هناك شيئًا اسمه "التفويض". هذا يعني أنه عندما تظهر أمور في ربعك A يمكن تفويضها لشخص آخر، يجب عليك بالتأكيد استغلال هذه الفرصة من أجل حل الأمور الهامة والعاجلة الأخرى في أسرع وقت ممكن.
الربع ب: أمور مهمة ولكنها ليست عاجلة
الربع الثاني يستحق أكبر قدر من الاهتمام، لأنه إن الأمور الموجودة فيه هي الأكثر أولوية واعدة، وهذه هي التي يجب أن تتكون من المهام اليومية لأي شخص. لقد لوحظ أن الأشخاص الذين ينخرطون بشكل أساسي في أنشطة هذا الربع يحققون أكبر قدر من النجاح في الحياة، ويحصلون على ترقية، ويكسبون المزيد من المال، ولديهم ما يكفي من وقت الفراغ، ويعيشون حياة سعيدة ومرضية.
يرجى أيضًا ملاحظة أن الافتقار إلى الاستعجال يسمح لك بالتعامل مع حل أي مشاكل بشكل أكثر تعمدًا وبناءً، وهذا بدوره يسمح للشخص بالكشف عن إمكاناته الكاملة، والتفكير بشكل مستقل في جميع الفروق الدقيقة في أنشطته وإدارة الإطار الزمني شؤونه. ولكن هنا، من بين أمور أخرى، عليك أن تتذكر أن الأشياء الموجودة في الربع B، إذا لم يتم تنفيذها في الوقت المناسب، يمكن أن تقع بسهولة في الربع A، وتصبح أكثر أهمية وتتطلب إكمالًا سريعًا.
يوصي المتخصصون ذوو الخبرة في إدارة الوقت بتضمين الربع ب جميع الشؤون الجارية المتعلقة بالنشاط الرئيسي وتخطيط العمل وتحليله والتدريب والامتثال للجدول الزمني الأمثل وما إلى ذلك. أولئك. كل ما يشكل حياتنا اليومية.
الربع ج: أمور عاجلة ولكنها ليست مهمة
الأشياء الموجودة في هذا الربع هي في معظمها مشتتة للانتباه ولا تقرب الشخص من النتائج المقصودة. غالبًا ما تتداخل ببساطة مع التركيز على المهام المهمة حقًا وتقلل من الكفاءة. الشيء الرئيسي عند العمل مع المصفوفة هو عدم الخلط بين الأمور العاجلة من الربع C والأمور العاجلة من الربع A. وإلا سيتشكل الارتباك وما يجب فعله أولاً سيبقى في الخلفية. تذكر دائمًا ما يخصك وتعلم كيفية التمييز بين المهم وغير المهم.
تشمل أمور الربع C، على سبيل المثال، الاجتماعات أو المفاوضات التي يفرضها شخص آخر، واحتفالات أعياد الميلاد لأشخاص غير مقربين جدًا، والأعمال المنزلية المفاجئة في جميع أنحاء المنزل، والقضاء على الانحرافات غير المهمة التي تتطلب الاهتمام (إنكسار مزهرية، أو كسر الميكروويف). الموقد، المصباح الكهربائي قد احترق، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى جميع أنواع الأشياء الأخرى التي لا تدفعك إلى الأمام، ولكنها تبطئك فقط.
الربع د: أمور غير عاجلة أو مهمة
المهام في الربع الأخير ليس لها أي فائدة على الإطلاق. وفي كثير من الحالات، يكون من المفيد ليس فقط التعامل معهم أخيرًا، ولكن أيضًا عدم التعامل معهم على الإطلاق. على الرغم من أنك بالتأكيد بحاجة إلى معرفتها، لأن... إنهم "مضيعوا الوقت".
ميزة أخرى مثيرة للاهتمام للمهام من هذه المجموعة هي أنها جذابة للغاية للعديد من الأشخاص - من السهل القيام بهذه المهام وتجلب المتعة، مما يسمح لك بالاسترخاء وقضاء وقت ممتع. ولذلك، فإن مقاومة إغراء الانخراط فيها يمكن أن تكون مشكلة كبيرة. ولكن من الضروري للغاية القيام بذلك.
في الربع D، يمكنك كتابة أشياء مثل التحدث عبر الهاتف مع الأصدقاء حول شيء غير مهم أو مراسلات غير ضرورية أو قضاء الوقت على الشبكات الاجتماعية ومشاهدة المسلسلات التلفزيونية والبرامج التلفزيونية "الغبية" المختلفة وألعاب الكمبيوتر وما إلى ذلك. بالطبع، يجب على كل شخص الاسترخاء بشكل دوري والترفيه بطريقة أو بأخرى، ولكن هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام وتعليمية للقيام بذلك: القراءة، وزيارة الصالات الرياضية وحمامات السباحة، والرحلات إلى الطبيعة، وما إلى ذلك. إذا لم تتمكن من التخلص تمامًا من القيام بالأشياء من الربع D أو لا ترغب في ذلك، فأنت بحاجة إلى تأجيل تنفيذها على الأقل حتى لحظة اكتمال الأشياء من الربعين B وC، والوقت الذي سيتم تخصيصه يجب تقليل الأشياء الموجودة في الربع D إلى الحد الأدنى. سيكون المثل المشهور مناسبًا هنا: "حان وقت العمل، وقت المتعة".
بمجرد إتقان مصفوفة أيزنهاور وتعلم كيفية توزيع شؤونك داخلها بكفاءة، ستلاحظ أن لديك الكثير من وقت الفراغ الجديد، يمكنك القيام بكل شيء في الوقت المناسب ودون تسرع، كل شؤونك في النظام ، يتم تحقيق الأهداف واحدة تلو الأخرى، وتكون أنت نفسك دائمًا في مزاج جيد ومعنويات جيدة. الأمر كله يتعلق بالتنظيم ورباطة الجأش. ربما تلاحظ بنفسك من وقت لآخر أن الأشخاص غير المنظمين هم دائمًا في زوبعة من بعض الأمور غير المفهومة، فهم دائمًا مشغولون بشيء غبي، ولكن "مهم جدًا"، يبدو أنهم متعبون ومنزعجون. هناك العديد من الميزات المميزة التي يمكن الاستشهاد بها. ولكن هذا ليس مهما، ولكن الحقيقة أنه إذا كنت وأنا لا نريد الحصول على نتائج مماثلة، فيجب علينا أن نتصرف بشكل مختلف. وهي: يجب أن نكون منظمين، وأن نفهم بوضوح ماذا ومتى يتعين علينا القيام به، ولماذا نفعل كل هذا. ومصفوفة أيزنهاور مثالية لهذا الغرض.
نتمنى لك حظًا سعيدًا وإتقانًا ناجحًا لمهاراتك الجديدة!
اليوم سننظر في مدى أهميته تحديد الأولويات الصحيحةفي أي عمل تجاري، وكيف يمكنك تعلم ترتيبها باستخدام تقنية بسيطة ذات اسم معقد: مصفوفة أيزنهاور.
من المؤكد أن كل واحد منا واجه مرة واحدة على الأقل ضيقًا في الوقت لإكمال جميع المهام المخططة. علاوة على ذلك، هناك فئة معينة من الناس تفتقر إليها بشكل دائم وكارثي! يحاولون القيام بكل شيء في الوقت المناسب، بل إنهم يحاولون ذلك، لكن هذا يجعل النتيجة الإجمالية تعاني أكثر.
المشكلة الرئيسية لهؤلاء الأشخاص هي الجهل أو عدم الرغبة في استخدامها في الممارسة العملية. على وجه الخصوص، إحدى أهم طرق إدارة الوقت، والتي تبدو كالتالي: التحديد الصحيح للأولويات.
يعتمد نجاح وتوقيت إكمال جميع المهام الحالية إلى حد كبير على القدرة على تحديد الأولويات بشكل صحيح.
بمعنى آخر، يحتاج الشخص إلى توزيع ترتيب المهام بشكل صحيح واتباع هذا الترتيب.
هناك طرق مختلفة لتحديد الأولويات. اليوم أريد أن ألقي نظرة على إحدى الطرق الأكثر شعبية، وربما الأكثر فعالية، والتي تسمى "مصفوفة أولوية أيزنهاور". ما هو وكيفية استخدامه - المزيد عن ذلك لاحقًا.
لم يتم اختراع طريقة مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات حتى من قبل عالم الرياضيات أو عالم النفس، ولكن من قبل الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة نفسه، دوايت ديفيد أيزنهاور. كونه سياسيًا مشهورًا، كان بطبيعة الحال يواجه باستمرار الحاجة إلى إكمال عدد كبير من الأشياء، ومن أجل مواكبة كل شيء، قام بتطوير هذه الطريقة لنفسه، والتي تُستخدم اليوم بنشاط في الوقت المناسب الإدارة لإكمال كل من مهام العمل والشخصية.
مصفوفة أيزنهاور هي نظام إحداثي يمثل فيه المحور X أهمية الأشياء التي يجب القيام بها، ويمثل المحور Y مدى إلحاحها. وهكذا تتشكل أربعة أجزاء تختلف في درجة الإلحاح والأهمية. دعونا نلقي نظرة على الشكل الذي تبدو عليه مصفوفة أيزنهاور في الصورة:
تتكون طريقة تحديد أولويات مصفوفة أيزنهاور من توزيع جميع الحالات والمهام المتاحة على هذه الأجزاء الأربعة لإكمالها بتسلسل صارم.
إذا قمت بتوزيع جميع المهام إلى هذه الأجزاء الأربعة، يتبين أن:
– في الأعلى – جميع الأمور العاجلة؛
- على اليمين - كل الأمور المهمة؛
– أدناه – جميع الأمور غير العاجلة؛
– على اليسار – كل الأمور غير المهمة.
الآن دعنا نصف بإيجاز كل مربع من المربعات الناتجة بالتسلسل الدقيق الذي تحتاج إلى تنفيذ المهام المتعلقة به.
1. أمور هامة وعاجلة.أي الجزء العلوي الأيمن من مصفوفة أيزنهاور. يجب أن تكون المهام الأكثر أهمية موجودة هنا، والتي تحتاج إلى إكمالها بشكل عاجل. ما يسمى "مسألة حياة أو موت".
يمكن أن يشمل ذلك، على سبيل المثال، إكمال مهمة يقترب موعدها النهائي من نهايته، أو إجراء مكالمة عمل مهمة إذا وعدت بالاتصال بها في وقت معين. أو على المستوى الشخصي، قم بزيارة طبيب الأسنان إذا شعرت فجأة بألم حاد في الأسنان.
من الناحية المثالية، لا ينبغي أن يتراكم هذا المربع أكثر من 1-2 حالات. لا يجب عليك مطلقًا "دفع" كل شيء إلى هذا الجزء: يجب عليك إجراء تقييم موضوعي لمدى أهمية هذه المهمة وإلحاحها حقًا.
2. ليست مهمة، ولكنها أمور عاجلة.أو الجزء العلوي الأيسر من مصفوفة أيزنهاور. يتضمن هذا الجزء المهام غير المخطط لها والتي ظهرت فجأة والتي تحتاج إلى إكمالها بشكل عاجل، ولكنها ليست ذات أهمية خاصة. ما يسمى "القوة القاهرة".
على سبيل المثال، طلب مني المدير أن أذهب لإرسال البريد. أو سقط كعب على طول الطريق، وتحتاج إلى إصلاحه بشكل عاجل أو العودة لتغيير حذائك. أو تذكرت فجأة أن اليوم هو عيد ميلاد زميل، وأن يوم العمل قد انتهى بالفعل - فأنت بحاجة ماسة إلى تهنئته.
وقد يظن البعض خطأً أن هذه الأمور تندرج في الفئة الأولى، أي أنها مهمة، لكن الأمر ليس كذلك على الإطلاق. لأن تنفيذها لن يؤثر على حياتك المستقبلية أو نتائج عملك - لن يتغير شيء على الإطلاق من حقيقة قيامك بهذه الأشياء، ومع ذلك، يجب القيام بها على وجه السرعة، بدون هذا لا توجد طريقة.
غالبًا ما يكون الجزء الثاني فارغًا: عادةً ما تظهر الأشياء الموجودة فيه فجأة وتختفي فورًا بعد اكتمالها بشكل عاجل.
3. أمور مهمة ولكنها ليست عاجلة.أي الجزء السفلي الأيمن من مصفوفة أولوية أيزنهاور. يتضمن ذلك جميع المهام المهمة بالنسبة لك، ولكنها لا تتطلب إكمالها على الفور. المهام المهمة، التي لم يتم "ضغط" الموعد النهائي لها بعد، ويمكن الانتظار إذا كانت هناك مهام في الجزأين الأولين.
على سبيل المثال، الاتصالات التجارية مع العملاء الذين ليس لديهم إطار زمني واضح، العمل المستمر. على المستوى الشخصي – ممارسة الرياضة، تعلم اللغة الإنجليزية، قراءة الأدب المفيد.
من المهم أن نفهم أن بعض المهام من هذه الفئة، إذا لم تكتمل، ترتفع تدريجياً وتنتقل إلى الجزء الأول، أي أنها تصبح ملحة. على سبيل المثال، يجب عليك سداد القرض بحلول اليوم الخامس والعشرين. إذا كان اليوم العشرين في التقويم، فهذا مجرد أمر مهم، ولكن إذا كان اليوم الرابع والعشرين، فهو بالفعل مهم وعاجل.
هذا الجزء، على الرغم من أنه هو الثالث في تحديد الأولويات، فهو مهم للغاية، لأن حل المهام المضمنة فيه له التأثير الأقصى على نشاط الحياة المستقبلية للشخص.
4. ليست أمور هامة أو عاجلة.المربع الأيسر السفلي الأخير من مصفوفة أولوية أيزنهاور. يتضمن ذلك المهام التي لا يعتمد أي شيء على تنفيذها على الإطلاق، والتي غالبًا لا يحتاجها الشخص على الإطلاق. إنهم متحدون بمصطلح واحد مشترك - "مضيعة الوقت".
على سبيل المثال، يمكنك الدردشة مع صديق عبر الهاتف، أو تصفح إحدى الشبكات الاجتماعية، أو زيارة مواقع الترفيه، وما إلى ذلك.
يجب أن تبدأ في إكمال المهام من هذه الفئة فقط إذا كانت جميع الفئات الأخرى فارغة حاليًا.
هذه هي الطريقة التي تعمل بها طريقة تحديد الأولويات في مصفوفة أيزنهاور.
هذا كل شئ. أتمنى أن تكون قد أخذت علماً بهذه النصائح والحيل المفيدة. نراكم مرة أخرى على موقع سيساعدك على تحقيق النجاح في أي عمل ويعلمك كيفية إدارة أموالك الشخصية بكفاءة.