การจัดการบันทึกบุคลากรในองค์กรหรือองค์กร - การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและการไหลของเอกสาร กรอบกฎหมายขององค์กร ดาวน์โหลดเอกสารที่เป็นประโยชน์นี้

การจัดระเบียบและการรักษาบันทึกบุคลากรเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของพนักงานบริการบุคลากร ในสถานการณ์ของการสร้างองค์กรใหม่ การเปลี่ยนองค์กรเก่าหรือทางเลือกในการปรับโครงสร้างองค์กรอื่นๆ ฝ่ายบริหารและฝ่ายบุคคลจำเป็นต้องทราบประเด็นหลักของงาน ได้แก่ การฝึกอบรมและการค้นหาพนักงาน การจ้าง โยกย้าย และเลิกจ้างบุคลากร ตลอดจน กฎสำหรับทั้งการเก็บถาวรและการจัดเก็บเอกสารในการปฏิบัติงาน

องค์กรที่มีความสามารถของการจัดการบันทึกบุคลากรเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของบริษัท

องค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของก็มีบุคลากร โดยมีขนาดและองค์ประกอบ ฟังก์ชันที่ทำ และระดับคุณสมบัติแตกต่างกัน หน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคลคือเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาและปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กรได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรขึ้นอยู่กับพนักงานโดยตรง ภารกิจหลักของการบริการบุคลากรคือการคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถและทันเวลาเก็บรักษาบันทึกบุคลากรตามกฎหมายและการส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรอย่างทันท่วงที นี่คือพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรใดๆ

การฝึกอบรมบุคลากรให้ทำงานร่วมกับทรัพยากรบุคคล

คำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรระบุอย่างชัดเจนถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมทางวิชาชีพสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติมักมีปัญหาในการฝึกอบรมพนักงานตามโปรไฟล์ที่ต้องการ

สถาบันการศึกษาเฉพาะทางระดับอุดมศึกษาและมัธยมศึกษาไม่ได้สำเร็จการศึกษาจากผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติแคบเช่น "การจัดการบันทึกบุคลากร" การฝึกอบรมมักเกิดขึ้นในสถานที่หรือในหลักสูตรเฉพาะทาง นอกจากนี้ยังสามารถฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติงานได้โดยตรงผ่านการให้คำปรึกษา

การจัดการบันทึกบุคลากรเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญด้วยวิธีต่อไปนี้:

• การฝึกอบรมขึ้นใหม่บนพื้นฐานของการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สอง
• ได้รับการศึกษาระดับสูงในสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น “การจัดการเอกสาร” “กฎหมาย” “การบริหารงานบุคคล” “ความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ”
• การฝึกอบรมในหลักสูตรระยะยาวเฉพาะทาง (อย่างน้อยสามเดือน) ตามด้วยการผ่านการสอบ
• การปฏิบัติงานจริงตามด้วยการพัฒนาวิชาชีพอย่างสม่ำเสมอ

เอกสารกำกับดูแลการควบคุมการทำงานของบริการบุคลากร

กิจกรรมของฝ่ายบุคคลและองค์กรทั่วไปของการจัดการบันทึกบุคลากรนั้นขึ้นอยู่กับกฎหมายปัจจุบันและเอกสารกำกับดูแลภายในเป็นอย่างมาก คุณลักษณะนี้เกี่ยวข้องกับความแตกต่างในการทำงานกับเอกสารส่วนตัวจำนวนมากซึ่งมักเป็นความลับ

การเก็บบันทึกในการให้บริการบุคลากรถูกควบคุมโดยการกระทำดังต่อไปนี้:

• รัฐธรรมนูญ ประมวลกฎหมายแพ่งและแรงงาน ตลอดจนประมวลกฎหมายอาญาและครอบครัวบางส่วน
• การดำเนินการทางกฎหมายเกี่ยวกับประวัติขององค์กรในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับบุคลากร
• ข้อบังคับท้องถิ่น
• ตัวแยกประเภท กฎและคำแนะนำต่าง ๆ ในระดับรัฐบาลกลาง
• เอกสารกำกับดูแลภายใน เช่น คำแนะนำในการจัดการบันทึกบุคลากร
• คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

พนักงานบริการบุคลากรมีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด และเหนือสิ่งอื่นใดคือประมวลกฎหมายแรงงาน

การค้นหาและจัดทำเอกสารของพนักงาน

การดำเนินการบันทึกบุคลากรเริ่มต้นด้วยการค้นหาและลงทะเบียนบุคลากร ก่อนอื่น คุณต้องตัดสินใจเลือกทางเลือกในการหาพนักงานใหม่ ในหมู่พวกเขามีความโดดเด่นดังต่อไปนี้:

• หน่วยงานจัดหางานและสำนักงาน
• การจ้างงาน;
• งานแสดงสินค้า;
• สถาบันการศึกษา
• บอร์ดงานและประวัติย่อในแหล่งข้อมูลต่างๆ
• องค์กรอื่นๆ
• คนรู้จักและเพื่อน

ตัวเลือกการค้นหาพนักงานทั้งหมดมีข้อดีและข้อเสีย พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องใช้โอกาสนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการเติมเต็มตำแหน่งที่ว่าง

เมื่อพบผู้สมัครแล้ว เขาจะถูกสัมภาษณ์ ขอแนะนำให้บันทึกความคืบหน้าไว้: ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจอย่างรอบรู้เกี่ยวกับการจ้างงานหรือการปฏิเสธ ในกรณีหลังนี้ให้แจ้งเหตุผลเป็นหนังสือภายในห้าวันทำการ หากผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่งที่ว่างก็ควรลงทะเบียนเรียน นี่คือจุดเริ่มต้นของการลงทะเบียนสำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่ง

• การสรุปสัญญาการจ้างงาน
• การออกคำสั่งการรับเข้า;
• พนักงานใหม่หรือสถานประกอบการของเธอ
• การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคล
• หากได้รับการยอมรับในองค์กร - การเปิดไฟล์ส่วนตัว
• การทำความคุ้นเคยและการลงนามโดยพนักงานของเอกสารและคำแนะนำด้านกฎระเบียบภายใน

บันทึกบุคลากร (บัตรส่วนตัว โต๊ะพนักงาน)

การดำเนินการบันทึกบุคลากรจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารทางบัญชีที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กำหนดการการรับพนักงานและบัตรส่วนบุคคล เอกสารเหล่านี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่เป็นเจ้าของทุกรูปแบบ

การสรรหาบุคลากรและจำนวนต้องเป็นปัจจุบันและตรงตามความต้องการขององค์กร ประกอบด้วยชื่อตำแหน่งงานทั้งหมด จำนวนอัตราที่ระบุตำแหน่งงานว่างในช่วงเวลาที่กำหนด

บัตรส่วนบุคคลเป็นเอกสารรวมที่มีข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของพนักงานและข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาอยู่ภายใต้เงื่อนไขการบัญชีและการจัดเก็บพิเศษที่เข้มงวดในสถานที่ที่ป้องกันความเสียหายและการโจรกรรม

คำสั่งซื้อบุคลากร ความแตกต่าง และคุณสมบัติการออกแบบ

งานสำนักงานทั่วไปในงานบุคคลจะแสดงตามคำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหารเป็นหลัก เอกสารเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับทั้งพนักงานรายบุคคลและบุคลากรทั้งหมดโดยรวม มีคุณสมบัติการออกแบบและการใช้งานแตกต่างกัน

คำสั่งและคำสั่งส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการเฉพาะกับพนักงานจะมีรูปแบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว พวกเขาอยู่ภายใต้ข้อตกลงบังคับกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดและสร้างความคุ้นเคยโดยพนักงานกับการลงนาม สำเนาคำสั่งบุคลากรจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ส่วนตัว และต้นฉบับจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่แยกจากกัน

วารสารบันทึกบุคลากร กฎเกณฑ์การลงทะเบียนและการจัดเก็บ

ในการบันทึกความเคลื่อนไหวในการให้บริการด้านบุคลากรนั้นเกี่ยวข้องกับการดูแลรักษาวารสารเฉพาะทาง เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารสเปรดชีตที่มีรูปแบบหลายหน้า ซึ่งส่วนใหญ่มักจะรวมเป็นหนึ่งเดียว โดยปกติแล้วจะเก็บไว้ในสมุดบันทึกขนาดใหญ่หรือซื้อสำเร็จรูปในร้านค้าเฉพาะ

ประเภทของวารสารบุคลากร:

• การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออกรวมถึงจดหมาย
• การลงทะเบียนคำสั่งซื้อ
• การลงทะเบียนการมาถึงและออกจากพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงทะเบียนคำชี้แจง การส่ง ประกาศ บันทึกอย่างเป็นทางการและการบริการ
• การลงทะเบียนแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรก
• หนังสือบันทึกความเคลื่อนไหวเอกสารบุคลากรต่างๆ เป็นต้น

นิตยสารทุกฉบับต้องเข้าเล่มและปิดผนึก และต้องมีหมายเลขกำกับทุกแผ่น ควรจัดเก็บแยกจากเอกสารทั้งหมด ควรอยู่ในตู้เซฟหรือตู้พิเศษ

คุณสมบัติการดูแลและจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล

ไม่จำเป็นต้องรักษาไฟล์ส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม องค์กรส่วนใหญ่จะรวบรวมบันทึกของพนักงานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แน่นอนว่าการทำเช่นนี้ในโฟลเดอร์เดียวจะสะดวกกว่า

ไฟล์ส่วนบุคคลคือชุดของข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งรวบรวมและรวบรวมตามลำดับที่กำหนด อาจรวมถึงเอกสารและสำเนาที่หลากหลาย:

• สำเนาคำสั่งของพนักงาน
• สำเนาแถลงการณ์
• สำเนาเอกสารประจำตัวที่ยืนยันคุณวุฒิ การศึกษา ผลประโยชน์ และสถานภาพการสมรส
• แบบสอบถาม;
• ลักษณะและการทบทวน
• ใบรับรอง ฯลฯ

ไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและควรเก็บไว้ให้ห่างจากเอกสารอื่น อนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะกับกลุ่มเจ้าหน้าที่ที่จำกัดอย่างเคร่งครัดเท่านั้น เมื่อบุคลากรถูกไล่ออก ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกส่งมอบเพื่อการจัดเก็บถาวร

กฎเกณฑ์สำหรับการลงทะเบียน การจัดเก็บ และการออกสมุดงานตลอดจนส่วนแทรก

ทุกองค์กรจำเป็นต้องดูแลรักษาสมุดงานสำหรับพนักงาน ยกเว้นพนักงานพาร์ทไทม์ ในระหว่างการนัดหมายครั้งแรก นายจ้างจะซื้อแบบฟอร์มเปล่าโดยอิสระและลงรายการแรกจากแบบฟอร์มเหล่านั้น ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับพนักงานถูกป้อนไว้ในหน้าชื่อเรื่อง ต่อจากนั้นจึงจำเป็นต้องติดตามความเกี่ยวข้องและทำการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงที

ในการแพร่กระจายของส่วนหลัก มีการจัดทำรายการเกี่ยวกับแรงงานและกิจกรรมทางสังคมของพนักงาน การจ้างงานของเขากับพนักงานประจำ หนังสือแจ้งการเลิกจ้างจะมาพร้อมกับตราประทับขององค์กรและลายเซ็นของผู้จัดการ

ทำด้วยมือด้วยปากกาลูกลื่นสีน้ำเงิน ลายมือชัดเจนและเข้าใจง่าย ตรวจสอบความเกี่ยวข้องและความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนอย่างระมัดระวัง หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลจะต้องขีดฆ่าบรรทัดเดียวอย่างระมัดระวังและต้องป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การกระทำนี้จะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นและตราประทับของผู้จัดการ

บันทึกการทำงานจะถูกเก็บแยกจากเอกสารอื่นๆ ในตู้นิรภัย ห้ามส่งมอบให้กับพนักงานหรือบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับมติพิเศษจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ

คุณสมบัติของการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและเอกสารสำคัญด้านบุคลากร

การจัดเก็บเอกสารบุคลากรถูกกำหนดโดยความสำคัญพิเศษ พวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและเป็นความลับ ข้อมูลดังกล่าวไม่อยู่ภายใต้การเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต มิฉะนั้นจะมีการเรียกเก็บค่าปรับจากพนักงานบริการบุคลากรและหัวหน้าองค์กร

เพื่อจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารบุคลากรที่เหมาะสมในการให้บริการบุคลากรขอแนะนำให้มีห้องแยกต่างหาก ต้องมีทางเข้าทางเดียวและต้องติดตั้งประตูโลหะพร้อมสัญญาณเตือน

เอกสารจะต้องเก็บไว้ในตู้โลหะหรือตู้นิรภัย หลีกเลี่ยงการสัมผัสกับแสงแดดและฝุ่น รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของอุณหภูมิและความชื้นที่มากเกินไป ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลของคุณได้

พนักงานทุกคนคาดหวังให้นายจ้างเคารพสิทธิของตน จ่ายค่าจ้างตรงเวลา และสมควรได้รับวันหยุดพักผ่อนที่สมควรได้รับ ผู้จัดการก็คาดหวังว่าพนักงานจะปฏิบัติหน้าที่ของตนอย่างเคร่งครัด นอกจากนี้เจ้าของธุรกิจใด ๆ จะต้องได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย ประเด็นทั้งหมดเหล่านี้ควบคุมโดยบันทึกบุคลากร การทำบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลใน LLC จะช่วยคุณจัดการความสัมพันธ์ทั้งหมดกับพนักงานของคุณ

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ซึ่งอาจรวมถึงการเคลื่อนย้ายบุคลากร การตั้งถิ่นฐานกับลูกจ้าง และเวลาทำงาน

วิธีเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

แตกต่างจากผู้ประกอบการรายบุคคล การผลิตบุคลากรใน LLC เป็นองค์ประกอบบังคับ แม้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ลงทะเบียนใน LLC โดยปฏิบัติหน้าที่ของนักบัญชีและผู้อำนวยการทั่วไป สิ่งนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ก่อตั้งและ LLC เป็นหน่วยงานที่แตกต่างกันสองแห่ง ด้วยเหตุนี้ LLC จึงมีบทบาทเป็นนายจ้าง และผู้ก่อตั้งก็มีบทบาทเป็นพนักงาน

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้ 3 วิธีหลัก:

1. รับหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

หากคุณไม่กลัวที่จะ “เริ่ม” กระบวนการ ก็ขอให้มีเวลาและองค์กรของคุณไม่ใหญ่มากนัก

2.จ้างเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่จะต้องคิดอย่างสร้างสรรค์ เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย และมีความอวดรู้

3. ไว้วางใจบริษัทเอาท์ซอร์สที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกบุคลากร

มีหลายโปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับบันทึกบุคลากร ได้แก่ระบบบริหารจัดการบุคลากรอัตโนมัติ (APS) ระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) และบันทึกบุคลากรในระบบคลาวด์ (SaaS) ถ้าเราพูดถึงซอฟต์แวร์นี่คือ 1C

การบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรอย่างอิสระ

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการรักษาการไหลของเอกสารบุคลากร:

1. มีความจำเป็นต้องกำหนดฐานข้อมูลและข้อบังคับที่จำเป็นในการดำเนินงานด้านบุคลากร

เอกสารส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการบันทึกบุคลากรนั้นได้มาตรฐานโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน" ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 เอกสารที่ไม่มีศีลมาตรฐานนั้นจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003

• กฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (อัปเดตทุก ๆ หกเดือน)
• คำแนะนำในการดูแลรักษาบันทึกการทำงาน (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 69 ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546)
• คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "การบำรุงรักษาสมุดแรงงาน" (ลงวันที่ 16 เมษายน 2546)

เอกสารที่จำเป็นในการลงทะเบียนพนักงานเป็นพนักงาน:

• หนังสือเดินทาง (การลงทะเบียนและการลงทะเบียน)
• SNILS (ใบรับรองการประกันบำนาญ)
• บัตรประจำตัวทหาร
• TIN (หมายเลขภาษีบุคคลธรรมดา)
• นโยบายทางการแพทย์
• ประกาศนียบัตรผู้เชี่ยวชาญ

ความสำคัญของเอกสารด้านบุคลากรอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่ามันช่วยให้คุณสามารถรักษาข้อเท็จจริงที่สำคัญทางกฎหมายและควบคุมสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานและผู้จัดการได้อย่างชัดเจน

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาด้านบุคลากร ผู้จัดการสามารถนำกฎระเบียบท้องถิ่นมาใช้อย่างเป็นอิสระภายในขอบเขตอำนาจของตน หากไม่ขัดแย้งกับกฎหมาย

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร

2. ควรจัดทำเอกสารตามกฎหมายขององค์กร

กฎบัตรต้องระบุเงื่อนไขการจ้างกรรมการ เงื่อนไขการทำงานของกรรมการ จำนวนเงินเดือน ตลอดจนขั้นตอนการอนุมัติตารางงานให้ชัดเจน

3. คุณต้องลงทะเบียนผู้จัดการ

การลงทะเบียนผู้จัดการเป็นคำสั่งบุคลากรชุดแรกที่สร้างขึ้นในองค์กร ระบุวันที่ผู้จัดการเริ่มปฏิบัติหน้าที่

4. จำเป็นต้องรวบรวมรายการเอกสารบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการผลิตบุคลากรขององค์กร

ซึ่งรวมถึง:

• กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร
• โครงสร้างบุคลากร
• กำหนดการรับพนักงาน.
• กำหนดการวันหยุดของพนักงาน
• เอกสารที่กำหนดการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

นอกจากนี้ รายการเอกสารบังคับยังประกอบด้วยข้อตกลงด้านแรงงาน สมุดงาน และหนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหว ตารางเวลาทำงาน บัตรส่วนตัวของพนักงาน คำสั่งพนักงาน และเหตุผลในการออก (ใบสมัคร รายงาน การกระทำ บันทึก ฯลฯ ) ทะเบียนคงค้างและการจ่ายค่าจ้าง, สลิปเงินเดือน, รายละเอียดงาน

5. การจ้างพนักงาน

ต้องสร้างชุดเอกสารสำหรับพนักงานแต่ละคนในอนาคต สิ่งที่เหลืออยู่คือการกรอกสมุดงาน บัตรส่วนตัว และจัดทำเอกสารบุคลากรอื่น ๆ (ในบัญชีเงินเดือน การบัญชีสำหรับวันหยุดพักผ่อน การลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ ลงนามข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน)

ตามศิลปะ มาตรา 419 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน จะต้องเสียค่าปรับ 200,000 รูเบิล

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและมีความรับผิดชอบมาก ลักษณะทางกฎหมายหลายประการที่ส่งผลต่อการปฏิบัติตามสิทธิของคุณและสิทธิของพนักงานขึ้นอยู่กับการไหลของเอกสารที่ถูกต้องและโปรแกรมบันทึกบุคลากรที่เลือก เอกสารบุคลากรทั้งหมดมีผลผูกพันตามกฎหมายและสามารถนำไปใช้ในศาลได้

ขอให้เป็นวันดีผู้เยี่ยมชมที่รัก! งานบุคลากรคืออะไร ทำไมถึงจำเป็น และจำเป็นหรือไม่? คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งนี้จากบทความของฉัน: การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลสำหรับหุ่นจำลอง

แผนกทรัพยากรบุคคลในองค์กร

เช่นเดียวกับผู้มาเยี่ยมชม โรงละครจะเริ่มต้นด้วยชั้นวางเสื้อโค้ต ดังนั้นสำหรับพนักงานใหม่ องค์กรจะเริ่มต้นด้วยแผนกบุคคล มันจบลงด้วยการเลิกจ้าง

แผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในทุกประเด็นที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของบริษัท:

• การจ้างงาน การโอน และการเลิกจ้าง
• การปฏิบัติตามวินัยแรงงาน
• การปฏิบัติตามรายละเอียดงาน
• การเก็บรักษาแฟ้มส่วนบุคคลของพนักงาน
• ดูแลรักษาเอกสารด้านบุคลากร
• ค้นหาบุคลากรสำหรับตำแหน่งงานว่างที่เปิดรับ
• การสัมภาษณ์เบื้องต้น
• การทำความคุ้นเคยกับพนักงานกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในองค์กร
• การพัฒนาเอกสารต่างๆ
• การมีส่วนร่วมในการพัฒนาเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นขั้นพื้นฐานขององค์กร

อย่างที่คุณเห็น รายการดังกล่าวมีขนาดใหญ่มาก และไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ แผนกที่รับผิดชอบฝ่ายบุคคลเป็นหน่วยงานพิเศษในองค์กรที่โต้ตอบกับหน่วยงานโครงสร้างอื่น ๆ ทั้งหมดของบริษัท

และไม่สำคัญว่าบุคลากรส่วนใหญ่มักจะเป็นแผนกที่เล็กที่สุดในองค์กร และบางครั้งก็ไม่ได้รับการจัดสรรเลย

แผนกทรัพยากรบุคคลทำอะไร?

ตอนนี้เรามาดูกันว่าจริง ๆ แล้วเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลทำอะไรในที่ทำงานของเขา - นี่จะเป็นการจัดการบันทึกบุคลากร

ทะเบียนพนักงาน

การจ้างและไล่พนักงานออกถือเป็นหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของแผนกทรัพยากรบุคคล ความเคลื่อนไหวของพนักงานทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุมของเขา เมื่อผู้หางานเห็นตำแหน่งงานว่างและโทรมาตามหมายเลขที่ระบุ จากนั้น 90 รายจาก 100 รายจะพาไปหาเจ้าหน้าที่โดยจะแนะนำประเด็นที่เขาสนใจและจะกำหนดเวลาด้วยว่า เพื่อมาสัมภาษณ์หรือกรอกแบบฟอร์ม

หลังจากที่ผู้จัดการตัดสินใจว่าพนักงานนั้นเหมาะสมกับเขาแล้ว คนหลังก็ตกอยู่ในมือของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลอีกครั้ง และโปรดทราบด้วยว่า เมื่อตำแหน่งงานว่างถูกเติมผ่านการคัดเลือกแบบแข่งขัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะถูกรวมไว้ในค่าคอมมิชชั่นอย่างแน่นอน

ดังนั้น หลังจากที่ลูกจ้างได้รับการว่าจ้างแล้ว เขาจะไปหาเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล โดยจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ส่งเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด
2. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานและกิจวัตรของเขาในบริษัท
3. ลงนามในสัญญาจ้างงาน
4. ทำความคุ้นเคยกับคำสั่งการจ้างงานของเขา
5. ในบางกรณีเขาได้รับความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงานซึ่งก็คือได้รับคำแนะนำเบื้องต้น

เอกสารประกอบ

หลังจากลงนามและจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจะสร้างไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน ประกอบด้วยสำเนาเอกสารทั้งหมดและบัตรส่วนตัวในรูปแบบรวม นอกจากนี้ ในอนาคต ปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานโดยตรงจะได้รับการประมวลผลผ่านฝ่ายทรัพยากรบุคคล:

• การลงทะเบียนวันหยุด
• การจ่ายโบนัสและจำนวนเงินอื่น ๆ
• การริบโบนัสและบทลงโทษอื่น ๆ
• การกำหนดบทลงโทษทางวินัยและบทลงโทษ
• การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทนและเงื่อนไขอื่น ๆ ของสัญญาจ้างงาน
• การเปลี่ยนแปลงในองค์กรเป็นเรื่องทั่วไปหรือเกี่ยวข้องโดยตรงกับพนักงาน

และคำถามอื่นๆ อีกมากมาย รายการสามารถดำเนินต่อไปได้จนแทบไม่สิ้นสุด ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของบริษัทและฟังก์ชันการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้กับบุคลากร

หลายคนอาจแย้งว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่ระบุไว้อยู่ในขอบเขตของการบัญชี แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น ใช่ค่ะ เป็นแผนกบัญชีที่คำนวณค่าลาพักร้อนและจ่ายเงินสด เธอเก็บพวกมันไว้ แต่หลังจากที่เธอได้รับคำสั่งที่เหมาะสมซึ่งสร้างโดยพนักงานฝ่ายบุคคลเท่านั้น

ในการจัดทำคำสั่งเหล่านี้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลใช้เหตุผลหลายประการ:

• คำชี้แจงจากพนักงาน
• บันทึกจากหัวหน้าแผนก
• การสอบสวนภายในและข้อสรุปของคณะกรรมาธิการ
• คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรและปากเปล่าจากหัวหน้าองค์กร

อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร ในกรณีที่หายากรองของเขา

หลังจากออกคำสั่งแล้ว ต้นฉบับและพื้นฐานสำหรับคำสั่งเหล่านั้นจะถูกยื่นและจัดเก็บตามเวลาที่กำหนด สิ่งนี้ควรทำโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลด้วย

การดำเนินงานด้านบุคลากรอื่นๆ

นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดเตรียมเอกสารให้กับพนักงานแล้ว พวกเขายังทำงานอื่นๆ ที่สามารถจัดเป็นการจัดการบันทึกบุคลากรได้อีกด้วย

• การเขียนรายละเอียดงานแต่นี่ไม่ได้หมายความว่าคำแนะนำทั้งหมดเขียนโดยคน ๆ เดียว ตามกฎแล้วส่วนความรับผิดชอบของงานจะเขียนโดยบุคคลที่คุ้นเคยกับงานประเภทนี้ ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะอธิบายรายละเอียดการทำงานของช่างเชื่อม ช่างไฟฟ้า หรือเจ้าหน้าที่ควบคุมเครน แต่เขารวบรวมคำแนะนำไว้ในเอกสารฉบับเดียว
• องค์กรดำเนินการ การรับรองสถานที่ทำงานและจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น อย่างไรก็ตามแนวคิดนี้ - การรับรอง - ยังคงอยู่ในชีวิตประจำวันเท่านั้น ตามกฎหมายแล้ว กระบวนการนี้เรียกว่าการประเมินสภาพการทำงานพิเศษ (SOUT) มาสองสามปีแล้ว
• การมีส่วนร่วมในการจัดทำเอกสารพื้นฐานองค์กร: กฎระเบียบเกี่ยวกับค่าตอบแทน, ข้อตกลงและข้อตกลงร่วม, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน ในบางกรณีจะมีการปรับเปลี่ยนเท่านั้นและในบางกรณีเอกสารจะถูกร่างขึ้นอย่างสมบูรณ์
• การดูแลพนักงาน.เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแบ่งปันความรับผิดชอบในเอกสารนี้กับหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร เขารับผิดชอบชื่อตำแหน่งและจำนวนตำแหน่ง และแผนกบัญชีควบคุมอัตราและเงินเดือน
• การจัดตรวจสุขภาพและการฝึกอบรมคนงาน หากบริษัทมีขนาดเล็ก เขาก็จะทำงานนี้เอง ไม่เช่นนั้นเขาจะติดตามการดำเนินการเท่านั้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท
• การมีส่วนร่วมในคณะกรรมาธิการต่างๆ: เพื่อดำเนินการสอบสวนอย่างเป็นทางการ, อุบัติเหตุทางอุตสาหกรรม, ทดสอบความรู้ด้านการคุ้มครองแรงงาน ฯลฯ

อย่างที่คุณเห็น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีหลายสิ่งที่ต้องทำและมีความหลากหลายมาก

สถานที่ของบุคลากรในการทำงานขององค์กร

ในส่วนนี้เราจะมาดูปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคลกับแผนกอื่นๆ นี่คือสิ่งหลัก:

• การบัญชี เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานอย่างใกล้ชิดและต่อเนื่องกับแผนกนี้ นี่คือที่ที่คำสั่งที่ออกทั้งหมดจะไป ประการแรก สิ่งนี้ใช้กับคำสั่งให้รับเข้า โอน และเลิกจ้าง จากพวกเขานั้นเจ้าหน้าที่บัญชีที่คำนวณเงินเดือนจะค้นหาว่าจะรวมใครไว้ในบัญชีเงินเดือนใครจะแยกออกจากนั้นและเงินเดือนของพวกเขาคืออะไร ก่อนที่จะถูกส่งไปยังโต๊ะของนักบัญชี ใบบันทึกเวลาจะถูกตรวจสอบโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วย และบ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเก็บไว้ หากองค์กรดำเนินงานในสำนักงานโดยใช้โปรแกรมพิเศษ ปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรและการบัญชีจะง่ายขึ้นมาก
• สำนักเลขาธิการหรือบริเวณต้อนรับ จากที่นี่ฝ่ายเสนาธิการจะได้รับพื้นที่ส่วนใหญ่ในการออกคำสั่งตามมติของผู้จัดการ นี่คือถ้างานสำนักงานในองค์กรดำเนินการตามกฎทั้งหมด หากไม่มีแผนกดังกล่าว ใบสมัครจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลโดยตรง และเขาจะนำไปให้ผู้จัดการ
• การโต้ตอบกับแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดขององค์กรประกอบด้วยการนำความสนใจของผู้จัดการและสั่งการพนักงานการเปลี่ยนแปลงบุคลากรทั้งหมดในองค์กร

ทำไมทุกบริษัทจึงต้องมีแผนกทรัพยากรบุคคล

กฎหมายไม่ได้บังคับให้มีการจัดตั้งหน่วยโครงสร้างดังกล่าวเป็นแผนกบุคคล แต่ในการปฏิบัติงานในสำนักงานในปัจจุบันหน่วยนี้เองที่เก็บรักษาเอกสารส่วนใหญ่ที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

เป็นไปได้ไหมที่จะละเลยการจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคล? คำตอบ: ไม่ คุณไม่ควรทำสิ่งนี้ และมีสาเหตุหลายประการสำหรับสิ่งนี้:

1. ข้อตกลงที่ดำเนินการอย่างถูกต้องระหว่างนายจ้างและลูกจ้างตลอดจนเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของลูกจ้างจะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์มากมายเมื่อมีความขัดแย้งเกิดขึ้นระหว่างทั้งสองฝ่าย
2. การบำรุงรักษาเอกสารอย่างถูกต้อง รวมถึงเอกสารด้านบุคลากร ถือเป็นลักษณะเฉพาะขององค์กรในด้านบวกเท่านั้น
3. นอกเหนือจากการประมวลผลการจ้างงานและการเลิกจ้างแล้ว เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลยังทำงานอื่นๆ อีกมาก เขาทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารระดับสูงและแผนกอื่นๆ
4. เจ้าหน้าที่บุคลากรที่มีความสามารถจะไม่เพียงแต่กรอกเอกสารทั้งหมดอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังสามารถระบุให้ผู้จัดการทราบในส่วนที่เขาละเมิดกฎหมายแรงงาน ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการตรวจสอบและการลงโทษ

เมื่อนำทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นมารวมกัน เราสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าบันทึกงานในสำนักงานและบุคลากรมีประโยชน์และจำเป็นอย่างมากในทุกองค์กร และอย่างน้อยความรู้อย่างผิวเผินในด้านนี้ ซึ่งมอบให้ “สำหรับหุ่นจำลอง” ฉันแน่ใจว่าจะช่วยในการจ้างงานและการปฏิบัติหน้าที่ต่อไปโดยปราศจากปัญหา

และสุดท้ายอารมณ์ขันเล็กน้อย...

ขอแสดงความนับถือ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค

ในบทความนี้ เราจะไม่ยกตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม การจัดทำเอกสารอื่นๆ หรือข้อความของเอกสารกำกับดูแลที่องค์กรต้องมี ให้เราอาศัยเฉพาะลำดับของงานในการจัดการบันทึกบุคลากรใน บริษัท ตั้งแต่เริ่มต้น

กรอบการกำกับดูแล

เมื่อจัดระเบียบบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะต้องมีเอกสารกำกับดูแลดังต่อไปนี้:

GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (เพื่อไม่ให้สับสนในการเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติม สมควรซื้อข้อความใหม่ของประมวลกฎหมายแรงงานพร้อมการแก้ไขทุก ๆ หกเดือนโดยประมาณ - เว้นแต่แน่นอนว่าองค์กรของคุณได้ติดตั้งระบบอ้างอิงทางกฎหมาย ที่มีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ)

คำแนะนำในการกรอกสมุดงานที่ได้รับอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69

กฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานจัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้นายจ้างได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 19 พฤษภาคม 2551)

มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 “ ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน”

รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ อนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 10/06/2000 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 27/10/2003)

นอกจากนี้หนังสือของ Ya.E. จะมีประโยชน์ด้วย Varlamova และ E.A. Kosheleva “ การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น” (M.: สำนักพิมพ์มืออาชีพ, 2551)

โปรดทราบ

เอกสารหลายรูปแบบในการจัดการบันทึกบุคลากรได้รับการรวมเป็นหนึ่งเดียวโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1 "เมื่อได้รับอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน" คุณสามารถค้นหาได้ในระบบอ้างอิงทางกฎหมาย (Consultant Plus, Guarantor, Code) หรือบนอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมีแบบฟอร์มสำเร็จรูปจากมตินี้ที่คุณต้องคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ เอกสารที่ไม่มีแบบฟอร์มรวมจะต้องจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

ขั้นตอนที่ 1: เราพัฒนาเอกสารที่บริษัทต้องมี

บ่อยครั้งที่การจัดองค์กรการผลิตบุคลากรเริ่มต้นด้วยการพัฒนากฎระเบียบและคำแนะนำทุกประเภทและถูกต้อง เอกสารข้อบังคับที่บริษัทต้องมีได้แก่:

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎระเบียบเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

กฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

อย่างอื่นรอได้: คุณสามารถพัฒนาเอกสารที่มีลักษณะเป็นทางเลือกได้เฉพาะเมื่อมีการร่างเอกสารบังคับเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: การปรับตารางการรับพนักงาน

เป็นไปได้มากว่า บริษัท ได้พัฒนาตารางการรับพนักงานแล้ว มีพนักงานของพนักงานที่ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ โดยสรุปสัญญาจ้างงาน ออกคำสั่งจ้างงาน และจัดทำรายการลงในสมุดงาน แต่ดังที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ เอกสารเหล่านี้ไม่ได้วาดขึ้นอย่างถูกต้องเสมอไป

ขอข้อมูลจากแผนกบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานและชื่อตำแหน่ง - จากข้อมูลนี้คุณต้องตรวจสอบตารางการรับพนักงาน

ควรสังเกตว่าตำแหน่งงานในตารางการรับพนักงานไม่ตรงกับตำแหน่งที่แท้จริงของพนักงานเสมอไป การบัญชีไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลนี้ในการโอนเงินและภาษี แต่โปรแกรมเช่น 1C จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในส่วนดังกล่าวและบางครั้งมีการป้อนตำแหน่งที่ไม่ตรงกับตำแหน่งจริง ดังนั้นก่อนที่จะอนุมัติตารางการรับพนักงานจึงจำเป็นต้องชี้แจงชื่อตำแหน่งพนักงานกับหัวหน้าแผนก ผู้บริหารบริษัท หรือตัวพนักงานเองก่อน

คุณสามารถขอหมายเลขบุคลากรพนักงานจากนักบัญชีได้ หากการบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติ โปรแกรมจะกำหนดหมายเลขบุคลากร หากไม่ใช่ คุณจะต้องกำหนดด้วยตนเอง โดยเริ่มจากพนักงานที่ทำงานมายาวนานที่สุดและลงท้ายด้วยคนที่มาทำงานในองค์กรช้ากว่าคนอื่นๆ หลังจากการเลิกจ้างของพนักงาน จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปิดเผยหมายเลขบุคลากรของเขากับใครเลย: ปล่อยให้หมายเลขทั้งหมดไม่ซ้ำกันและมอบหมายให้กับบุคคลเพียงคนเดียวที่เคยทำงานในบริษัท

ในขณะที่นักบัญชีกำลังเตรียมสรุปของพนักงาน คุณต้องตรวจสอบสถานะของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและไฟล์ส่วนตัวของพวกเขาว่าถูกเก็บไว้หรือไม่ และยังค้นหาว่าเอกสารใดบ้างที่หายไปในไฟล์ส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน พนักงานแต่ละคนจะต้องเขียนบันทึกเกี่ยวกับสำเนาเอกสารที่ต้องจัดส่ง

ขั้นตอนที่ 3: เราตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อมูลในตารางการรับพนักงานและสัญญาการจ้างงาน

หลังจากจัดทำตารางการรับพนักงานแล้วจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลในตารางพร้อมกับข้อมูลในสัญญาจ้างงาน หากข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (โดยปกติแล้วเงินเดือนจะระบุไม่ถูกต้องหรือระบุเพียง "เงินเดือนตามตารางการรับพนักงาน" ซึ่งเป็นการละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและอาจนำมาซึ่งการลงโทษ วันที่ลงนามสัญญาตรงกับหนึ่งวัน ลายเซ็นของตัวแทนนายจ้างไม่ตรงกับบุคคลที่ประกาศให้เป็นตัวแทน - ตัวอย่างเช่นรองของเขาลงนามแทนผู้อำนวยการทั่วไป) จากนั้นสัญญาจะต้องทำใหม่ ในกรณีนี้ ควรดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าข้อตกลงที่ลงนามโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตนั้นแท้จริงแล้วไม่ใช่ข้อตกลง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือไม่มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร จึงต้องออกตามวันที่ปัจจุบัน (ของแท้) แน่นอน ในกรณีอื่น ๆ ทั้งหมด จะมีการทำข้อตกลงเพิ่มเติมกับสัญญาการจ้างงาน โดยสัญญาการจ้างงานจะเสริมด้วยเงื่อนไขใหม่หรือเงื่อนไขที่ระบุไม่ถูกต้องได้รับการชี้แจง (เปลี่ยนแปลง)

หากมีการร่างสัญญาอย่างถูกต้อง แต่มีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง (การขึ้นเงินเดือน, การโอนพนักงานไปทำงานอื่น) จะต้องจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับแต่ละกรณีสำหรับพนักงานแต่ละคน สัญญาการจ้างงานและข้อตกลงเพิ่มเติมจัดทำขึ้นเป็นสองชุด โดยชุดหนึ่งยังคงอยู่ในบริษัท และชุดที่สองมอบให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งบุคลากร

ถัดไป คุณต้องตรวจสอบการมีอยู่และการดำเนินการตามคำสั่งการจ้างงาน การโอนพนักงาน (ถ้ามี) ฯลฯ (วันที่ ลายเซ็น ข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น) คำสั่งจะต้องสอดคล้องกับเนื้อหาของสัญญาการจ้างงานที่สรุปกับพนักงานและตารางการรับพนักงาน พวกเขาจะต้องลงนามไม่เพียงแต่โดยหัวหน้าบริษัทเท่านั้น แต่ยังต้องลงนามโดยพนักงานด้วย หากไม่มีคำสั่งให้จ้างหรือโอนพนักงานที่ทำงานหรือมีการละเมิดจะต้องเรียกคืนทำใหม่หรือ "ลงนามใหม่" ตามกฎหมายแล้ว คุณจะไม่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นต่อหน้าคุณ แต่พนักงานมีสิทธิ์ที่จะขอสำเนาคำสั่งดังกล่าว และเขาจะต้องได้รับสำเนาคำสั่งดังกล่าวด้วย

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกการทำงาน

ขั้นต่อไปของงานคือการตรวจสอบความพร้อมใช้งานของบันทึกงาน บันทึกของพนักงานที่ลงทะเบียนทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ในบริษัท หากคุณพบหนังสือของพนักงานที่เกษียณอายุแล้วคุณจะต้องส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมใบเสร็จรับเงินที่ร้องขอไปยังเจ้าของหนังสือพร้อมกับขอสมุดงานหรือระบุที่อยู่ที่สามารถส่งได้ หลังจากได้รับการตอบกลับแล้วจะต้องส่งสมุดงานทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมรับทราบการจัดส่ง หากไม่มีคำตอบ เพียงรวมการแจ้งการส่งจดหมายไว้ในสมุดงานของคุณ สมุดงานของพนักงานที่ไม่ทำงานจะต้องเก็บแยกต่างหากจากผู้อื่นจนกว่าจะจำเป็น แต่เป็นเวลาอย่างน้อย 50 ปี

หากไม่มีรายการในสมุดงานเกี่ยวกับการจ้างหรือโอนก็ไม่ต้องรีบจัดทำ ขั้นแรก ให้อ่านเอกสารทั้งสองอย่างอย่างละเอียดเกี่ยวกับการกรอกสมุดงาน: คำแนะนำในการกรอกสมุดงานและกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงาน และมอบให้นายจ้าง และเมื่อคุณมั่นใจในความรู้ของคุณแล้ว คุณก็สามารถเริ่มเขียนลงในสมุดงานได้ ข้อควรจำ: การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้พนักงานไม่ได้รับเครดิตตามระยะเวลาการทำงานในบริษัทที่ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 6: จัดทำไฟล์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวของพนักงาน (หากคุณไม่เคยเก็บไว้มาก่อน)

จำเป็นต้องออกบัตรส่วนตัวให้กับพนักงานในแบบฟอร์ม T-2 ปัจจุบัน หลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณกรอกแบบฟอร์มหมายเลข T-2 บนคอมพิวเตอร์และพิมพ์ลงบนกระดาษธรรมดา ซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบางคนใช้ อย่างไรก็ตาม หอจดหมายเหตุของรัฐยอมรับเฉพาะบัตรส่วนบุคคลที่เป็นกระดาษ "ครึ่งกระดาษแข็ง" แบบหนาเท่านั้น ดังนั้นหากองค์กรของคุณเป็นแหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐให้ซื้อแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานในปริมาณที่ต้องการหรือซื้อกระดาษที่เหมาะสมสำหรับการพิมพ์

เจ้าหน้าที่บุคลากรกรอกบัตรส่วนบุคคล - คำแนะนำดังกล่าวมีอยู่ในคำแนะนำสำหรับการใช้แบบฟอร์มรวม (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1)

จะต้องวางสำเนาเอกสารที่ได้รับจากพนักงาน (หนังสือเดินทาง หนังสือรับรองการประกันภัย ฯลฯ) ไว้ในโฟลเดอร์ "ไฟล์" หลังจากนั้นจึงจัดทำรายการสินค้าของแต่ละกรณี และสร้างโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ คุณยังสามารถรวมสำเนาคำสั่งซื้อและสัญญาเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานรวมอยู่ในที่เดียว แต่ไม่จำเป็น คุณสามารถแนบรูปถ่ายของพนักงานลงในบัตรส่วนตัวได้

ไฟล์ส่วนบุคคลมักจะอยู่ในแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ซึ่งไม่ถูกต้อง: บัตรส่วนบุคคลควรจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารอื่นๆ ทั้งหมด

เอกสารและสำเนาใหม่จะถูกเพิ่มลงในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณเมื่อพร้อมใช้งาน

ขั้นตอนที่ 7: เตรียมสมุดบัญชีหรือวารสารที่จำเป็น

สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นและสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นสามารถเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษเท่านั้น เนื่องจากเป็นสมุดบันทึกที่มีแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด แต่ละหน้าของหนังสือจึงมีหมายเลขกำกับ และเย็บและปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กร

ขั้นตอนที่ 8: สร้างตารางวันหยุด

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มปีใหม่ องค์กรต้องอนุมัติตารางวันหยุด การทำงานควรเริ่มในเดือนพฤศจิกายน หากบริษัทมีขนาดเล็ก คุณสามารถสำรวจพนักงานว่าพวกเขาต้องการไปเที่ยวพักผ่อนเมื่อใด หากเป็นบริษัทใหญ่ ให้ส่งจดหมายถึงหัวหน้าแผนกเพื่อขอให้พวกเขาให้ข้อมูลดังกล่าวเกี่ยวกับแผนกของตน

เมื่อจัดทำตารางวันหยุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อพนักงานของแผนกเล็กๆ ไปพักร้อน ทิศทางจะไม่เปิดอยู่ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีผู้จัดการฝ่ายขายเพียงสองคน การลาพักร้อนของพวกเขาไม่ควรตรงเวลาแม้แต่บางส่วน ยิ่งกว่านั้น ควรมีช่วงการทำงานร่วมกันระหว่างลาพักร้อน - เพื่อโอนเคสจากผู้จัดการคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

หากคุณถามพนักงานเกี่ยวกับเวลาลาพักร้อนและเกิดข้อขัดแย้งว่าใครจะไปและเมื่อไหร่ อย่าพยายามแก้ไขด้วยตนเอง นำข้อมูลไปให้ฝ่ายบริหารทราบและจัดตารางเวลาให้สอดคล้องกับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หากคุณขอข้อมูลผ่านหัวหน้าแผนก โปรดไว้วางใจให้พวกเขาแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง การรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างตารางวันหยุดมักใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสามสัปดาห์

หลังจากลงทะเบียนแล้ว จะต้องส่งตารางวันหยุดให้ผู้จัดการอนุมัติ

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มวันหยุดมีความจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและออกคำสั่งให้ลาพักร้อน เวลาเริ่มต้นของวันหยุดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามข้อตกลงระหว่างพนักงานและผู้จัดการ หากในช่วงเริ่มต้นวันหยุดพนักงานล้มป่วยและลาป่วยจำเป็นต้องโอนวันหยุดไปเป็นเวลาอื่นที่สะดวกสำหรับเขาตามคำขอของเขา การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องของตารางวันหยุด และอย่าลืมว่าพนักงานไม่สามารถพลาดการลาพักร้อนเป็นเวลาสองปีติดต่อกันและการลาโดยได้รับค่าจ้างสามารถแทนที่ด้วยค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินได้ก็ต่อเมื่อพนักงานถูกไล่ออก

ขั้นตอนที่ 9: การสร้างไฟล์บุคลากร

กรณีต่างๆ สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ในหัวข้อต่อไปนี้:

“ คำสั่งสำหรับบุคลากร (การจ้าง การเลิกจ้าง การโอน โบนัส การเลื่อนตำแหน่ง การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง การมอบหมายให้เดินทางไปทำธุรกิจระยะยาวและการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ)” (อายุการเก็บรักษา - 75 ปี)

“ คำสั่งสำหรับบุคลากร (การลาปกติและการศึกษา, หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจภายในรัสเซียระยะสั้น)” (อายุการเก็บรักษา - 5 ปี)

"สัญญาจ้างงาน";

"เรื่องส่วนตัว";

"บัตรส่วนตัว";

“เอกสารกำกับดูแลของบริษัท (ข้อบังคับ คำแนะนำ)”;

“การโต้ตอบประเด็นด้านบุคลากรกับหน่วยงานราชการและองค์กรการค้า” เป็นต้น

จะสะดวกกว่าถ้าแยกตารางวันหยุด ตารางปฏิบัติหน้าที่ ตารางพนักงานออกเป็นกล่องๆ แล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แบบบาง

สะดวกกว่าในการจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวและบัตรส่วนตัวตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลพนักงานเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดตามลำดับเวลาที่ได้รับเอกสาร

คำสั่งซื้อส่วนบุคคลมีระยะเวลาการจัดเก็บสองช่วง: 5 และ 75 ปี ดังนั้นจึงแบ่งออกเป็นอย่างน้อยสองกรณี (คำสั่งซื้อทั้งหมดที่ไม่อยู่ในรายการที่มีระยะเวลาจัดเก็บ 5 ปีจะมีระยะเวลาการจัดเก็บ 75 ปี)

หากบริษัทมีขนาดใหญ่เพียงพอและไฟล์มีมากกว่า 250 แผ่นงานภายในหนึ่งปี จะต้องแบ่งออกเป็นหลายไฟล์หรือเป็นวอลุ่ม (เช่น: “สัญญาจ้างงาน (A-K)”, “สัญญาจ้างงาน (L-Z)”; “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (ลาปกติและลาเพื่อการศึกษา)", "คำสั่งสำหรับบุคลากร (หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจในประเทศระยะสั้น)")

เมื่อสร้างกรณีจำเป็นต้องใช้ส่วนที่ 7 และ 8 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ

ขั้นตอนที่ 10: จัดทำรายการกรณีและปัญหา

ระบบการตั้งชื่อกิจการสามารถจัดทำแยกกันตามเอกสารบุคลากรหรือรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อทั่วไปของกิจการขององค์กร

โดยทั่วไป กระบวนการจัดทำเคสและรวบรวมระบบการตั้งชื่อในการจัดการบันทึกบุคลากรไม่แตกต่างจากการขึ้นรูปเคสและการรวบรวมระบบการตั้งชื่อในงานสำนักงานทั่วไป

และหลังจากทุกขั้นตอนเท่านั้นที่สามารถเริ่มพัฒนารายละเอียดงานข้อบังคับด้านบุคลากรและข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ (ไม่บังคับจากมุมมองของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ยู.วี. เอเรเมวา,
หัวหน้าสำนักงาน สมาชิกชมรมเลขานุการวิชาชีพ

ทุกองค์กร แม้แต่องค์กรที่เล็กที่สุดก็มีพนักงาน ซึ่งหมายความว่ามีความจำเป็นต้องดูแลรักษาเอกสารด้านบุคลากรต่างๆ

ในบริษัทที่อยู่ในตลาดมาเป็นเวลานาน บันทึกด้านทรัพยากรบุคคลมักจะได้รับการยอมรับอย่างดี แต่ในองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ จำเป็นต้องสร้างทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานสำนักงานในองค์กร?

ตามกฎแล้ว พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลมีส่วนร่วมในการจัดทำบันทึกบุคลากรและประมวลผลเอกสารทั้งหมด แต่ถ้าองค์กรมีขนาดเล็ก งานนี้สามารถมอบหมายให้พนักงานคนใดคนหนึ่งเป็น... โดยปกติแล้วนี่คือนักบัญชีหรือ

หากบริษัทมีพนักงานจำนวนมาก แผนกบุคคลจะถูกสร้างขึ้นซึ่งอาจมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน ความต้องการบุคลากรนั้นไม่เพียงพิจารณาจากจำนวนพนักงานเท่านั้น (แม้ว่านี่จะเป็นปัจจัยหลักก็ตาม) แต่ยังขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะขององค์กรด้วย ดังนั้นในองค์กรที่มีการผลิตที่เป็นอันตราย เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะมีงานมากขึ้น

หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดซึ่งสามารถทำได้โดยใช้บริการออนไลน์ที่จะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้วและกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือและ จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีในองค์กรของคุณโดยสมบูรณ์และจะช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!

การรวบรวมกรอบกฎหมายและเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็น

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อสร้างโฟลว์เอกสาร HR ตั้งแต่เริ่มต้นคือตัดสินใจว่าควรมีเอกสารใดบ้าง มีเอกสารที่ทุกองค์กรต้องมี และมีเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานหรือกิจกรรมของบริษัทบางประเภทเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเก็บเอกสารด้านกฎระเบียบที่ควบคุมความพร้อมใช้งานของส่วนประกอบของเอกสารด้านบุคลากรไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก เพื่อว่าหากจำเป็น เอกสารเหล่านั้นก็จะพร้อมอยู่เสมอ

คำสั่งซื้อในด้านบุคลากรและบุคลากร คำสั่งบุคลากรรวมถึงคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายคนงาน: การเลิกจ้าง ฯลฯ คำสั่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับประสบการณ์การทำงานและเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ถึง คำสั่งบุคลากรอื่นๆ ทั้งหมดได้แก่:

• วันหยุด;
• โบนัส;
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงโทษทางวินัย ฯลฯ

อายุการเก็บรักษาคำสั่งซื้อเหล่านี้มีระยะเวลาตั้งแต่ 3 ถึง 5 ปี

ขอแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์แยกกันสองโฟลเดอร์สำหรับทั้งสองประเภทนี้

เอกสารบังคับถัดไปคือเอกสารที่สะท้อนให้เห็น ข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน- บัตรเหล่านี้สามารถจัดเก็บแยกกันหรือเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานได้

เอกสารบังคับประการที่สามคือ ตามกฎหมายในปัจจุบัน ผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องจัดทำสมุดงานโดยไม่ต้องพูดถึงวิสาหกิจที่เป็นเจ้าของรูปแบบอื่น นายจ้างต้องออกสมุดงานภายในสามวันนับแต่วันที่จ้างลูกจ้าง

เนื่องจากสมุดงานจึงมีความจำเป็นจะต้องเก็บไว้ หนังสือเล่มนี้ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปีเช่นกัน

เอกสารที่ต้องใช้ต่อไปคือ. จะต้องสรุปกับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างแต่ละคนโดยไม่คำนึงถึงระยะเวลา

หลังจากสร้างงานใหม่แล้ว จำเป็นต้องศึกษางานแต่ละงานเป็นพิเศษ ตามกฎแล้วเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ SOUT จะถูกเก็บไว้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารใหม่ทุกๆ 5 ปี

ถึง เอกสารบังคับอื่น ๆใช้:

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กฎหมายไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ แต่ถึงกระนั้นนายจ้างเกือบทุกคนก็มีเอกสารเหล่านี้นี่เป็นหนังสือเหตุผลสำหรับการสั่งซื้อ

การรวบรวมและศึกษาเอกสารประกอบ

หลังจากที่คุณตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารบังคับทั่วไปแล้ว คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารที่เหลือ ในการทำเช่นนี้คุณต้องศึกษาเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่ควบคุมกิจกรรมและกระบวนการผลิตขององค์กร

เอกสารอาจแตกต่างกันมากที่นี่ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีสิทธิ์ได้รับ PPE ก็จำเป็นต้องอนุมัติรายการและเงื่อนไขในการจัดหาให้กับประเภทของพนักงานตามคำสั่งหรือเอกสารการบริหารอื่น ๆ

หากสถานประกอบการมีคนที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ ทำงานตอนกลางคืน หรือทำงานในสภาวะที่เป็นอันตราย จำเป็นต้องจัดทำเอกสารสวัสดิการและค่าชดเชยที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับ

จัดทำรายการเอกสาร

เมื่อพิจารณารายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดทำกฎระเบียบเกี่ยวกับการดำเนินการบันทึกบุคลากรได้

บทบัญญัตินี้แสดงรายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ขั้นตอนการบำรุงรักษาและระยะเวลาการเก็บรักษา ข้อกำหนดนี้ไม่บังคับ แต่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลอย่างมาก

การขึ้นทะเบียนเข้ารับตำแหน่งผู้อำนวยการ

หากองค์กรถูกสร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น บุคคลแรกที่ลงทะเบียนคือหัวหน้าขององค์กร

เขาคือผู้ที่ทำสัญญาจ้างงานกับพนักงานที่เหลือ หากตำแหน่งผู้อำนวยการเป็นแบบเลือกโดยการแข่งขัน ประธานขององค์กรที่ได้รับเลือกจะสรุปข้อตกลง หากองค์กรมีผู้ก่อตั้ง พวกเขาก็จะลงนามในข้อตกลง หากผู้จัดการเป็นผู้ก่อตั้งหรือผู้ประกอบการรายบุคคลในเวลาเดียวกัน เขาจะลงนามในสัญญาจ้างงานสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้าง

อย่างไรก็ตาม การสรุปสัญญาจ้างงานและการออกคำสั่งจ้างงานถือเป็นขั้นตอนบังคับ

จัดทำกฎระเบียบท้องถิ่น

เพื่อกำหนดตำแหน่งและจำนวนตำแหน่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กร โต๊ะพนักงาน- มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวและถึงแม้จะไม่จำเป็นต้องใช้ แต่ก็สะดวกมาก

หากต้องการคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงไปได้ ตารางการรับพนักงานระบุชื่อตำแหน่ง จำนวนหน่วยพนักงานที่ต้องการ เงินเดือนหรือรูปแบบค่าตอบแทน และเบี้ยเลี้ยงที่ต้องการ ตำแหน่งทั้งหมดในตารางการรับพนักงานจะถูกระบุ โดยเริ่มจากตำแหน่งที่สำคัญที่สุดและลงท้ายด้วยเจ้าหน้าที่สนับสนุน

ใน กฎระเบียบด้านแรงงานก่อนอื่นจะมีการระบุตารางการทำงานขององค์กร หากมีตารางกะก็จะอธิบายโดยละเอียด เอกสารนี้อาจระบุข้อกำหนดสำหรับรูปลักษณ์และพฤติกรรมของพนักงาน จริยธรรมองค์กร ฯลฯ

การพัฒนาสัญญาจ้างตัวอย่างมาตรฐาน

สัญญาจ้างงานจะต้องมีข้อกำหนดพื้นฐานทั้งหมดที่ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน

ที่นี่ ใช้:

นอกเหนือจากข้อกำหนดเหล่านี้แล้ว นายจ้างสามารถเพิ่มข้อกำหนดอื่นใดในสัญญาจ้างงานที่ไม่ขัดต่อกฎหมายได้

จัดทำเอกสารทางบัญชี

สมุดบันทึกทั้งหมดก่อนใช้งาน จำเป็นต้องเตรียมตัว- กล่าวคือ นิตยสารแต่ละฉบับจะต้องมีหมายเลขและปิดผนึก แผ่นงานจะมีหมายเลขเรียงกันโดยเริ่มจากแผ่นแรกไปแผ่นสุดท้าย จากนั้นแผ่นทั้งหมดไม่รวมปกจะถูกเย็บด้วยด้ายและดึงสองหางลงบนกระดาษสุดท้าย พวกเขาถูกปิดผนึกด้วยกระดาษแผ่นหนึ่ง แต่ระบุจำนวนแผ่นและมีลายเซ็นของผู้จัดการหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาวารสาร

วารสารแต่ละฉบับระบุวันที่เริ่มต้นและต้องระบุชื่อองค์กร

การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน

บันทึกการทำงานเป็นหนึ่งในเอกสารบันทึกบุคลากรที่สำคัญที่สุดและอยู่ในแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ดังนั้นควรได้รับการปฏิบัติด้วยความระมัดระวัง ต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยที่ล็อคด้วยกุญแจ

เพื่อรักษาสมุดงานจะมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบซึ่งกรอกและรับผิดชอบในการจัดเก็บ ความรับผิดชอบถูกกำหนดให้กับพนักงานตามคำสั่งขององค์กร

ทะเบียนพนักงาน

สำหรับพนักงานแต่ละคนจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับ:

• การต้อนรับจากพนักงาน
• การทำความคุ้นเคยกับพนักงานกับเอกสารกำกับดูแลในท้องถิ่น, ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทน, ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, ข้อตกลงร่วม ฯลฯ
• จัดทำสัญญาจ้างงานและลงนาม อย่าลืมจดบันทึกในสัญญาจ้างโดยระบุว่าพนักงานได้รับสำเนาหนึ่งร้อยสองฉบับ
• การออกคำสั่งจ้างงาน
• กรอกบัตร T-2 ส่วนตัวและสร้างไฟล์ส่วนตัว ประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้: การสมัครเข้าเรียน, สำเนาเอกสารส่วนตัว, สำเนาคำสั่งการรับเข้าเรียน, บัตรประจำตัว, เอกสารเกี่ยวกับการศึกษาและคุณวุฒิ, สัญญาจ้างงาน และเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ
• โอนไปยังแผนกบัญชีของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานเพื่อคงค้าง

เพลย์ลิสต์วิดีโอต่อไปนี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการบันทึกข้อมูล HR: