ระบบบีพีเอ็ม การเลือกระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS)

การนำระบบไอทีไปใช้ต้องใช้เวลา ความพยายาม และเงินเป็นจำนวนมาก และเมื่อเราพูดถึงโซลูชันระดับโลกเช่นระบบ BPM เราต้องให้ความสนใจมากยิ่งขึ้น

คุณไม่สามารถเปิดตัวโครงการตามความสามารถของผลิตภัณฑ์ที่เลือกอย่างเร่งรีบและคำมั่นสัญญาของผู้ขายได้ มีหลายแง่มุมที่ต้องพิจารณาและชั่งน้ำหนัก และผลที่ตามมาของการเลือกที่ผิดและการตระหนักรู้ถึงความผิดพลาดของคุณระหว่างทำงาน “ผ่านไปได้ครึ่งทาง” อาจมีราคาแพง

เมื่อเลือกระบบ BPM คุณจะต้องพึ่งพาข้อกำหนดของกระบวนการของคุณและคำนึงถึงโอกาสในการพัฒนาและปรับปรุงต่อไป ฉันหวังว่าการตรวจสอบนี้จะช่วยให้คุณทราบได้อย่างรวดเร็วว่าระบบใดที่เหมาะกับคุณ และตัดสินใจเลือกตามคุณสมบัติการทำงานของระบบ

ทบทวนโซลูชัน BPM

โซลูชัน BPM ที่พิจารณาแล้ว: เอลมา บีพีเอ็ม สวีท, บิซากิ บีพีเอ็ม สวีทและ โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น- ทั้งหมดนี้ได้รับความนิยมและเป็นที่ต้องการ นอกจากนี้ โซลูชันเหล่านี้ยังมีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายคลึงกันในหลายๆ ด้าน

มาดูส่วนประกอบหลักกัน:

1. ผู้ออกแบบการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
2. กลไกการดำเนินการ
3. วิธีการควบคุมและติดตามการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ
4. โอกาสในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว

ในบทความนี้ เราจะดูการใช้งานฟีเจอร์เหล่านี้ รวมถึง:

1. ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้
2. ต้นทุนของระบบ
3. ความพร้อมใช้งานของเวอร์ชันมือถือ
4. เกณฑ์อื่น ๆ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

เอลมา บีพีเอ็ม

ELMA BPM เป็นการพัฒนาของบริษัทรัสเซีย ELMA ซึ่งออกแบบมาเพื่อการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ ELMA ดำเนินการในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกพิเศษ "ELMA Designer" ในรูปแบบ BPMN 2.0 ซึ่งผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท นี้แปลเป็นภาษารัสเซียทั้งหมดและสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีที่ เว็บไซต์เอลม่า.

หลังจากสร้างแบบจำลองกราฟิก เลือกพารามิเตอร์กระบวนการ และกำหนดข้อมูลที่กระบวนการทางธุรกิจทำงานแล้ว โมเดลดังกล่าวจะถูกเผยแพร่บนเซิร์ฟเวอร์ระบบ และสามารถเรียกใช้งานได้บนเว็บอินเทอร์เฟซ แต่ละอินสแตนซ์ที่รันอยู่ของกระบวนการทางธุรกิจจะสร้างการ์ดงานสำหรับผู้ใช้ระบบซึ่งพวกเขาจะต้องรายงานกิจกรรมของพวกเขา การ์ดสามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น ดังนั้นจึงสะดวกในการใช้งาน

การดำเนินการเกือบทั้งหมดเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถทำได้ด้วยเมาส์ แต่บางครั้งคุณต้องหันไปใช้สคริปต์ หากต้องการนำสิ่งที่ซับซ้อนที่สุดไปใช้ คุณสามารถใช้สคริปต์ซึ่งก็คือการเขียนโปรแกรม ข้อดีคือสคริปต์ถูกสร้างขึ้นในภาษา C# ยอดนิยม ดังนั้นการทำความเข้าใจสคริปต์สำหรับ ELMA จึงไม่ใช่เรื่องยาก และมีผู้เชี่ยวชาญมากมายที่รู้ภาษานี้ในตลาด

น่าเสียดายที่ผู้ขายมักจะใส่ภาษาของตนเองบางส่วนลงในซอฟต์แวร์ของตนโดยได้รับคำแนะนำจากแนวคิดที่เข้าใจผิดว่าทำงานที่นั่นได้ง่ายกว่า ผลลัพธ์ที่ได้คือระบบที่ไม่สามารถหานักพัฒนาได้ อาจไม่มีเลยในตลาดเลย ดังนั้นจึงเหลือสองทางเลือก - ไปที่ผู้จำหน่ายรายเดียวกันเพื่อขอความช่วยเหลือ (นั่นคือสิ่งที่เขาน่าจะคาดหวัง) หรือพยายามพัฒนาผู้เชี่ยวชาญของตัวเอง (ซึ่งแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยด้วยซ้ำ โดยไม่เกี่ยวข้องกับผู้ขาย)

ดังนั้นการใช้ภาษายอดนิยมจึงเรียกได้ว่าเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบอย่างปลอดภัย
ELMA รองรับการนำเข้าและส่งออกเป็นรูปแบบ XPDL ซึ่งเป็นรูปแบบสากลที่ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดและดาวน์โหลดแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจได้

หลังจากได้ลองโหลดกระบวนการที่วาดไว้ก่อนหน้านี้ใน Business Studio ลงใน ELMA แล้ว ฉันเชื่อมั่น (หลังจากการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย) ว่าทุกอย่างทำงานได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

ฉันจะเสริมว่าระบบ ELMA ใช้การดีบักกระบวนการและเครื่องมือสำหรับการทดสอบ (การตรวจสอบ) เมื่อคุณเผยแพร่โมเดลกระบวนการ การตรวจสอบไวยากรณ์จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ โดยตรวจสอบความถูกต้องของโมเดล และตรวจสอบสคริปต์เพื่อหาข้อผิดพลาด

นอกจากนี้ ELMA ไม่เหมือนกับโซลูชันอื่นๆ ตรงที่อนุญาตให้มีการดีบักกระบวนการ สคริปต์ และแบบฟอร์มผู้ใช้ทีละขั้นตอน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ข้าว. 1. อินเทอร์เฟซของโปรแกรมแก้ไขกราฟิก “ELMA Designer”

ข้าว. 2. แบบฟอร์มใบสมัคร (ในโหมดดีบัก) ในระบบ ELMA

กระบวนการใน ELMA สามารถปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง “ทันที” โดยไม่หยุดการดำเนินการ จึงสามารถคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดขององค์กรได้

หากตรวจพบกระบวนการ "มีปัญหา" ในระบบหรือมีประสิทธิภาพลดลง มีสองทางเลือกในการกำจัดปัญหา:
การปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน (การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง) ตามด้วยการประเมินตัวบ่งชี้หรือการเปลี่ยนแปลงตัวบ่งชี้กระบวนการเอง

บางทีมูลค่าที่วางแผนไว้ในตอนแรกอาจตั้งค่าไม่ถูกต้อง และมันก็คุ้มค่าที่จะปรับเปลี่ยน เช่นเดียวกับกระบวนการเอง

คุณยังสามารถกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้ตลอดเวลา และดูประวัติการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ - ระบบจะจัดเก็บเวอร์ชันทั้งหมด การเปลี่ยนแปลงกระบวนการสามารถทำได้แม้หลังจากนำกระบวนการเหล่านี้ไปใช้แล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างกระบวนการได้อย่างรวดเร็วและทดสอบประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติทันที

ผู้เข้าร่วมรายถัดไปในการรีวิว Bizagi ก็โดดเด่นด้วยกลไกการดำเนินการตามกระบวนการ

บิซากิ บีพีเอ็ม สวีท

ระบบนี้เป็นที่รู้จักและได้รับความนิยมอย่างมาก Bizagi BPM Suite ประกอบด้วยส่วนประกอบที่ทำหน้าที่แยกกัน:

1. Bizagi Process Modeler – ผู้ออกแบบกระบวนการ
2. Bizagi Studio - กระบวนการอัตโนมัติ
3. Bizagi BPM Server - การดำเนินการตามกระบวนการ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการในรูปแบบ BPMN รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด BPMN ระดับที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ด้านที่แข็งแกร่งที่สุดของผลิตภัณฑ์คือโปรแกรมแก้ไขกราฟิกที่มีสีสัน

“การวาด” ไดอะแกรมง่าย ๆ นั้นสะดวก แต่ทันทีที่ความซับซ้อนเพิ่มขึ้นปัญหาก็เกิดขึ้นเช่นคำอธิบายเหตุการณ์และกระแสอาจสูญหายหรือวัตถุ "เกาะติด" ซึ่งกันและกันเมื่อคัดลอกและในกรณีนี้ให้โหลดเฉพาะ ไดอะแกรมเวอร์ชันก่อนหน้าช่วยได้

มีความเป็นไปได้ของการออกแบบโดยรวม แบบจำลองกระบวนการที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกโหลดลงใน Bizagi Studio ซึ่งคุณสามารถกำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ โมดูลเดียวกันนี้ทำให้คุณสามารถรวมระบบเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ ขององค์กรได้ กระบวนการอัตโนมัติดำเนินการในส่วนต่อประสานกราฟิก การเขียนโปรแกรมจำเป็นเฉพาะเมื่อระบุงานสคริปต์เท่านั้น

จากนั้น กระบวนการอัตโนมัติจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งจะดำเนินการต่อไป ขั้นตอนนี้ง่ายมากหากคุณคุ้นเคยกับเอกสารอย่างละเอียด ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะคาดเดาความแตกต่างมากมายในทันที

ในเว็บอินเตอร์เฟส งานของผู้ใช้จะถูกดำเนินการและการตรวจสอบการดำเนินการของกระบวนการ ระบบสร้างรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการโดยรวมและแยกกันสำหรับแต่ละงาน รายงานมีอยู่ในเว็บอินเตอร์เฟส

การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับกระบวนการในโมดูล Studio จะปรากฏบนเซิร์ฟเวอร์ทันที และอินสแตนซ์ที่ทำงานอยู่ทั้งหมดของกระบวนการจะเริ่มทำงานตามโมเดลใหม่โดยไม่หยุด

Bizagi อนุญาตให้คุณแลกเปลี่ยนโมเดลระหว่างแอปพลิเคชัน รองรับการนำเข้าและส่งออกเป็นรูปแบบ XPDL และ MS Visio

ข้าว. 3. การสร้างแบบจำลองกระบวนการใน Bizagi BPM Suite

ความจำเป็นในการสลับระหว่างหน้าต่างตัวแก้ไขอย่างต่อเนื่องทำให้การทำงานยากขึ้น เนื่องจากมีหน้าต่างจำนวนมากจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนโฟกัสอย่างต่อเนื่อง ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องยากมากโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ค้นพบระบบเป็นครั้งแรก

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ Bizagi BPM Suite เป็นการพัฒนาในสเปน และบริษัทไม่มีสำนักงานตัวแทนอย่างเป็นทางการในรัสเซีย นี่เป็นข้อเสียเปรียบที่ค่อนข้างร้ายแรง เนื่องจากเมื่อผู้ขายตั้งอยู่ในประเทศอื่น การนำผลิตภัณฑ์ของเขาไปใช้งานเป็นเรื่องยาก

โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น

Bonita Open Solution เป็นผู้จำหน่ายชาวฝรั่งเศส เช่นเดียวกับการตัดสินใจครั้งก่อน ไม่มีสำนักงานตัวแทนในสหพันธรัฐรัสเซีย เมื่อไม่นานมานี้ตามแหล่งข้อมูลบางแห่งมีการแปลเฉพาะส่วนผู้ใช้ของระบบเท่านั้น โดยทั่วไปไม่มีการแปลภาษารัสเซีย

เวอร์ชันโอเพ่นซอร์สของระบบไม่มีเครื่องมือตรวจสอบกระบวนการ ในทางกลับกัน ระบบเวอร์ชันเชิงพาณิชย์ก็มีสิ่งเหล่านี้เช่นกัน การแก้ปัญหาประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลัก แบ่งตามวัตถุประสงค์:

1. สตูดิโอ - การสร้างแบบจำลองและระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ
2. Execution Engine - การดำเนินการของกระบวนการทางธุรกิจ
3. ประสบการณ์ผู้ใช้ - อินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้เพื่อทำงานกับกระบวนการของเขา

กระบวนการ Bonita Open Solution มีการสร้างแบบจำลองในรูปแบบ BPMN การสนับสนุนสัญกรณ์ค่อนข้างสมบูรณ์ โซลูชันรองรับการนำเข้าไดอะแกรมจากรูปแบบ XPDL แต่ไม่มีความสามารถในการส่งออกไปยังไดอะแกรม นอกจากนี้ยังไม่มีการรองรับ BPEL

การสร้างแบบจำลองและระบบอัตโนมัติของกระบวนการใน Bonita Studio ดำเนินการในหน้าต่างเดียวซึ่งสะดวกมาก การเลือกข้อมูลและผู้เข้าร่วม การสร้างอินเทอร์เฟซตามขั้นตอนของกระบวนการจะดำเนินการในหน้าต่างเดียวกันกับการสร้างแบบจำลองกราฟิก ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างหน้าต่างตัวแก้ไขอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะทำให้กระบวนการพัฒนาเร็วขึ้น

ข้าว. 4. การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจใน Bonita Studio

บูรณาการกับแอปพลิเคชันระดับองค์กรอื่น ๆ

เอลมา บีพีเอ็ม

ข้อดีประการหนึ่งที่ไม่อาจปฏิเสธได้ของระบบ BPM คือความสามารถในการรวมเข้ากับโซลูชันซอฟต์แวร์ต่างๆ ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มความยืดหยุ่นของแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีการใช้ SOA - สถาปัตยกรรมเชิงบริการ ซึ่งทำให้สามารถรวมโมเดลกระบวนการทางธุรกิจเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นได้อย่างง่ายดาย

ระบบ ELMA มีเครื่องมือบูรณาการกับแอปพลิเคชันหลักขององค์กร (SOA, CRM, บริการอีเมล, การแจ้งเตือนทางอีเมลและ SMS) สำหรับผู้ใช้ชาวรัสเซีย ข้อดีของระบบคือการบูรณาการอย่างใกล้ชิดกับ 1C: Enterprise ระบบได้รับการสนับสนุนมากมายสำหรับการทำงานกับบริการทางเว็บซึ่งได้รับการจัดทำเป็นเอกสารโดยนักพัฒนาอย่างครบถ้วน ดังนั้นการรวม ELMA เข้ากับระบบภายนอกจึงไม่ใช่เรื่องยาก นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนสำหรับการทำงานกับเซอร์วิสบัส (ESB) และการบูรณาการกับบัสข้อมูลในระดับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (JMS, MSMQ) พอร์ตเล็ต ELMA ถูกสร้างขึ้นในพอร์ทัลองค์กร: SharePoint, Bitrix

บิซากิ บีพีเอ็ม สวีท

เป็นที่น่าสังเกตว่าความสามารถที่ยืดหยุ่นของ BizAgi BPM Suite สำหรับการทำงานร่วมกับระบบและแอปพลิเคชันภายนอก ความสามารถเหล่านี้ทำให้คุณสามารถเชื่อมโยงกระบวนการกับระบบอื่นได้ ความสามารถในการกำหนดค่าดังกล่าวประกอบด้วยกลไกต่างๆ ในระดับการรวมข้อมูลและในระดับกระบวนการ รองรับการผสานรวมประเภทต่อไปนี้:

1. กับแหล่งข้อมูลภายนอก
2. ด้วยเซิร์ฟเวอร์อีเมล (การแจ้งเตือน)
3. ด้วย ECM (และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์)
4. ร่วมกับระบบไอทีอื่นๆ
5. ความสามารถในการเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก

โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น

BOS สามารถโต้ตอบกับแอปพลิเคชันและบริการจำนวนมากโดยใช้ตัวเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ - ตัวเชื่อมต่อ รองรับฐานข้อมูล บริการไปรษณีย์ บริการบนเว็บ ฯลฯ ตัวเชื่อมต่อช่วยให้ระบบเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอก (เช่น ข้อมูลไดเร็กทอรี ข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อหรือลูกค้า) รวมทั้งรับข้อมูลจากระบบภายนอกเข้าสู่อินเทอร์เฟซกระบวนการและเขียน ข้อมูลไปยังระบบภายนอกตามผลลัพธ์ของกระบวนการที่ดำเนินการ

อินเทอร์เฟซ

เอลมา บีพีเอ็ม

อินเทอร์เฟซระบบโดยรวมนั้นสะดวก เรียบง่าย และเข้าใจได้ สิ่งนี้ใช้กับส่วนประกอบทั้งหมด ง่ายต่อการปรับเปลี่ยน เนื่องจากอินเทอร์เฟซของพอร์ทัลภายในเหมือนกันสำหรับการทำงานกับแอปพลิเคชันทั้งหมดของระบบ สามารถทำได้ง่ายและสะดวกสำหรับผู้ใช้ปลายทาง ข้อมูลใด ๆ ที่สามารถแสดงในรูปแบบที่สวยงามและเข้าใจได้

ข้าว. 5. การสร้างแอปพลิเคชันในอินเทอร์เฟซระบบ ELMA 3.5

สามารถกำหนดค่ารูปแบบของงาน เอกสาร และการ์ดของวัตถุที่ต้องการได้ ระบบอาจดูแตกต่างออกไปสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่แตกต่างกัน มีตัวสร้างแบบฟอร์มที่ทำงานได้โดยไม่ต้องมีเค้าโครงหน้า HTML เพิ่มเติม

อินเทอร์เฟซพอร์ทัลสามารถใช้ได้จากอุปกรณ์มือถือ (สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต) นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่าการวิเคราะห์และฟังก์ชันพอร์ทัลอื่นๆ ในอินเทอร์เฟซได้อีกด้วย

บิซากิ บีพีเอ็ม สวีท

อินเทอร์เฟซผู้ใช้ Bizagi BPM Suite คือชุดของแบบฟอร์มที่ปรับแต่งได้ซึ่งเชื่อมโยงกับกิจกรรมกระบวนการทางธุรกิจ และแสดงเพื่อรับและป้อนข้อมูลเมื่อมีการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

ระบบมักจะถูกวางตำแหน่งว่ามีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย แต่ฉันพบว่ามันยากที่จะเห็นด้วยกับสิ่งนี้ และมีข้อความมากมายบนอินเทอร์เน็ตที่การตั้งค่าอินเทอร์เฟซนั้นมาพร้อมกับความยากลำบาก (ประสิทธิภาพส่วนใหญ่ต่ำ ปัญหาในการเลือกและเคลื่อนย้ายวัตถุ การเพิ่มลายเซ็นและอื่น ๆ ) ไม่มีการปรับแต่งพอร์ทัลเช่นนี้ ลักษณะที่ปรากฏของหน้าหลัก เช่น มีการใช้งานใน ELMA เครื่องมือสร้างจอภาพของ Bizagi เหมาะสำหรับการสร้างและป้อนข้อมูลภายในกระบวนการอย่างรวดเร็ว แต่ด้วยตรรกะการนำเสนอที่ซับซ้อนจำกัด งานที่ซับซ้อนมากขึ้นต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น

ข้าว. 6. อินเตอร์เฟซระบบ Bizagi

โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น

ผลิตภัณฑ์นี้มีอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่สะดวกสำหรับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างโมเดลกระบวนการทางธุรกิจและสร้างอินเทอร์เฟซของคุณเองได้ Bonita Studio มีโปรแกรมออกแบบฟอร์มหน้าจอกราฟิกในตัว Bonita Form Builder ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างอินเทอร์เฟซเว็บสำหรับการทำงานกับกระบวนการทางธุรกิจได้

การใช้ Bonita Form Builder ทำให้สามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ปลายทางได้ Bonita Portal ช่วยให้คุณสามารถทดสอบกระบวนการทางธุรกิจที่พัฒนาแล้วในเว็บอินเตอร์เฟส และกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงกระบวนการของผู้ใช้ บนเว็บอินเทอร์เฟซของพอร์ทัล ผู้ใช้จะได้รับงานและทำงานกับแบบฟอร์มหน้าจอที่พัฒนาใน Bonita Form Builder ผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงอินเทอร์เฟซพอร์ทัลจากอุปกรณ์มือถือ (สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต) นอกจากนี้ ในอินเทอร์เฟซ คุณสามารถกำหนดค่าการวิเคราะห์และฟังก์ชันพอร์ทัลที่มีประโยชน์อื่นๆ ได้

ข้าว. 7. อินเทอร์เฟซโบนิต้าสตูดิโอ

ข้อเสียของระบบ

เอลมา

สัญกรณ์ BPMN 2.0 เป็นแบบ Russified และชื่อรัสเซียขององค์ประกอบโมเดลกระบวนการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับผู้ใช้ทางธุรกิจอย่างมาก แต่การปฏิบัติตามสัญกรณ์ใน ELMA BPM นั้นสมบูรณ์น้อยกว่าใน Bizagi นักพัฒนา ELMA มุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้จริงเท่านั้น และการรองรับองค์ประกอบที่ไม่สามารถดำเนินการได้ค่อนข้างอ่อนแอ

ในเวลาเดียวกัน ปัญหาในการใช้สัญลักษณ์ BPMN กำลังมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับบริษัทต่างๆ เนื่องจากการสนับสนุนที่ไม่สมบูรณ์อาจทำให้ผู้ใช้พัฒนาแบบจำลองกระบวนการได้ยาก โปรแกรมแก้ไขกราฟิกของระบบค่อนข้างหนัก หากคุณต้องการทำสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ คุณต้องติดตั้งระบบขนาดใหญ่และหนัก รอให้เซิร์ฟเวอร์เริ่มทำงาน ทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลา

บิซากิ บีพีเอ็ม สวีท

Bizagi มีอินเทอร์เฟซที่หนักหน่วง แน่นอนว่าการวาดกระบวนการนั้นสะดวก แต่อย่างอื่นกลับแย่กว่านั้น มันยากที่จะปรับตัวให้เข้ากับระบบ ไม่มีวิธีการตรวจสอบกระบวนการ แม้ว่าระบบจะอนุญาตให้คุณจำลองกระบวนการที่ซับซ้อนมากซึ่งต้องมีการตรวจสอบก็ตาม นอกจากนี้ยังไม่มีความเป็นไปได้ในการจำลองกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้นคุณสามารถดูว่ากระบวนการดำเนินการอย่างไรโดยการดำเนินการเท่านั้น

ขั้นตอนการเปิดตัวกระบวนการโดยทั่วไปจะซับซ้อนกว่า สิ่งนี้ต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ในกรณีที่ดีที่สุด จะดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญจากผู้ขายซึ่งโดยปกติจะอยู่ห่างจากกันมาก มีพันธมิตรเพียงไม่กี่รายที่อยู่ในรัสเซียและสามารถช่วยเหลือได้ และคุณสมบัติของพวกเขามักจะมีข้อสงสัย

โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น

ไม่มีวิธีการตรวจสอบกระบวนการแบบคงที่ (มีการจำลองด้วยพารามิเตอร์ต่างๆ และการสร้างรายงานเกี่ยวกับผลลัพธ์)

ข้อเสียอีกประการหนึ่งของ BOS คือการขาดการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งทำให้ยากต่อการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ การละเว้นนี้มีความสำคัญสำหรับระบบ BPM เนื่องจากหลังจากที่ระบบถูกนำไปใช้งาน การเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็ตามจะยากต่อการนำไปปฏิบัติมากขึ้น ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในขณะที่กำลังทำงานอยู่เป็นหนึ่งในแนวคิดหลักของ BPM

ผู้ใช้ทราบปัญหาในการใช้ภาษารัสเซียในระบบ หากชื่อของกระบวนการเขียนด้วยตัวอักษรรัสเซีย กระบวนการนั้นจะไม่ได้อยู่ในหน้าต่างแยกต่างหากเมื่อเปิดใช้งาน นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะเขียนองค์ประกอบกระบวนการในภาษารัสเซียเนื่องจากความขัดแย้งของชื่ออาจเกิดขึ้นได้หากจำนวนอักขระภายในกระบวนการตรงกัน ชื่อทั้งหมดในกรณีนี้ได้รับการแปลเป็นภาษาอังกฤษ และอักขระจะถูกแทนที่ด้วย "ขีดล่าง" โทนสีคือแดง ดำ ขาว... และโดยทั่วไปแล้วรูปลักษณ์ของระบบจะดูก้าวร้าวไปบ้าง ฉันคิดว่ามันเหนื่อยมากและคุณไม่สามารถกำหนดค่าใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

ต้นทุนของระบบ

เอลมา

มีเวอร์ชันฟรีสำหรับงานห้างาน ผู้จำหน่ายยังนำเสนอเวอร์ชันเชิงพาณิชย์: เวอร์ชัน Express แบบน้ำหนักเบาซึ่งใช้ Firebird DBMS ฟรี เวอร์ชัน "มาตรฐาน" ใน MS SQL นั้นมีให้เป็นเวอร์ชันพื้นฐาน เวอร์ชันมาตรฐานมีราคาสูงกว่าเวอร์ชัน Express ประมาณหนึ่งเท่าครึ่ง

ค่าใบอนุญาตน้อยกว่า 10,000 ต่อสถานที่ทำงาน 1 แห่ง และในกรณีของเวอร์ชัน "ด่วน" - ต่ำกว่ามาก
ELMA ยังมีเวอร์ชันองค์กรที่รองรับสถาปัตยกรรมคลัสเตอร์เพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพสูงในองค์กรขนาดใหญ่ เวอร์ชันนี้ใช้งานได้กับทั้ง MS SQL และ Oracle เวอร์ชันองค์กร ไม่พบราคาสำหรับเวอร์ชันองค์กรบนเว็บไซต์ของผู้พัฒนา

บิซากิ บีพีเอ็ม สวีท

ระบบมีให้เลือกสองเวอร์ชัน:

รุ่นองค์กร- โซลูชันระดับองค์กรของ BizAgi BPMS ได้รับการออกแบบมาสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ มีคุณสมบัติทั้งหมดที่จำเป็นในโครงการ BPM จำนวนมาก ระบบสามารถมีผู้ใช้งานได้หลายแสนคน

รุ่นเอ็กซ์เพรส– BizAgi BPMS Xpress เป็นโซลูชั่นที่มีราคาไม่แพงนักสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง ช่วยให้คุณประเมินประโยชน์ของ BPM ในโครงการขนาดเล็ก (ทดลองใช้) ก่อนที่จะเริ่มทำงานกับฟังก์ชัน BPM ทั้งหมด BizAgi BPMS Xpress สามารถใช้งานได้สูงสุด 50 ผู้ใช้ต่อครั้งเท่านั้น

ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตอยู่ที่ประมาณ 100 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้

Bizagi Process Modeler – ผู้ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจแจกฟรี

โบนิต้า โอเพ่น โซลูชั่น

โซลูชันระบบ - ชำระเงิน Bonita Portal, Bonita Studio และ Bonita Engine เว็บไซต์อย่างเป็นทางการมีคำอธิบายโดยละเอียดของโมดูลทั้งหมด แต่ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุน มีเวอร์ชัน Opensource ฟรี

ข้อสรุป

ทั้งสามระบบที่ถือว่ามีการใช้งานค่อนข้างใกล้เคียงกัน และไม่สามารถพูดได้ว่าระบบหนึ่งดีกว่าหรือแย่กว่าอีกระบบมาก แต่ละคนมีข้อเสียและข้อดีของตัวเอง ตัวอย่างเช่น มีเพียง ELMA เท่านั้นที่มีการดีบักกระบวนการทางธุรกิจ ในขณะที่ระบบอื่นๆ ไม่ได้ใช้กลไกนี้

ความสวยงามของอินเทอร์เฟซในระบบต่างๆ ซ่อนการตั้งค่าที่ไม่สะดวกไว้ การใช้งานโซลูชัน BPM ก็มีความซับซ้อนเช่นกันเนื่องจากผู้ขายอยู่ห่างไกลจากอาณาเขต ในด้านฟังก์ชันการทำงาน แน่นอนว่าในหลายประเด็น Bizagi เป็นผู้นำอย่างมั่นใจ แต่สิ่งที่น่ายินดีเป็นพิเศษคือการพัฒนาภายในประเทศ ELMA BPM ไม่เพียงแต่สามารถเทียบเคียงจุดแข็งของเพื่อนร่วมงานชาวตะวันตกได้เท่านั้น แต่ยังเหนือกว่าพวกเขาในบางด้านอีกด้วย

แท็ก: เพิ่มแท็ก

ธุรกิจไม่ได้เป็นเพียงแหล่งที่มาของผลกำไรเท่านั้น อีกทั้งยังเป็นระบบที่ต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ และแม้ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการที่มีความสามารถและเกิดมาพร้อมกับความสามารถ คุณไม่สามารถทำได้หากปราศจากความช่วยเหลือจากเครื่องมือพิเศษที่จะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากกิจวัตรประจำวัน และช่วยให้คุณทำให้การจัดการบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผู้จัดการจำเป็นต้องควบคุมทุกอย่างอย่างต่อเนื่อง: งานใดที่กำลังทำอยู่ มีความคืบหน้าไปไกลแค่ไหน และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ ซอฟต์แวร์พิเศษ - ระบบ BPM - จะช่วยคุณตรวจสอบและตั้งค่ากระบวนการทางธุรกิจอย่างเหมาะสมอย่างต่อเนื่อง

ระบบ BPM คืออะไร และทำงานอย่างไร

ก่อนที่เราจะพูดถึงระบบว่าเป็นซอฟต์แวร์ เราจำเป็นต้องชี้แจงแนวคิดของ BPM เสียก่อน

BPM คือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ แนวคิดนี้ถือว่าแต่ละกระบวนการทางธุรกิจเป็นทรัพยากรพิเศษสำหรับองค์กรของคุณ ควรปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย เรียบง่ายและโปร่งใส

ซอฟต์แวร์พิเศษ - ระบบ BPM - ช่วยให้คุณจัดการกระบวนการ ตรวจสอบ วิเคราะห์ และปรับให้เข้ากับความต้องการขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว

แต่ละระบบดังกล่าวประกอบด้วยสามองค์ประกอบ:

• ฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและสาขา ผู้คน โครงการ งาน
• เครื่องมือที่ช่วยดำเนินการวางแผนทางการเงิน การบัญชีการจัดการ การพยากรณ์ ฯลฯ
• เครื่องมือในการวิเคราะห์และรายงานข้อมูลในฐานข้อมูล

ระบบ BPM ทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับแต่งกระบวนการจัดการได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น

ระบบเหล่านี้ช่วยจัดการการไหลของข้อมูล ผู้คน ปฏิสัมพันธ์ระหว่างพวกเขากับแต่ละระบบภายในองค์กร นอกจากนี้ยังสนับสนุนวงจรการจัดการเต็มรูปแบบ: ตั้งแต่การพัฒนากลยุทธ์และการวางแผนไปจนถึงการวิเคราะห์ผลลัพธ์

ตัวอย่างงานที่สามารถแก้ไขได้โดยใช้ระบบ BPM

งานหลักที่ระบบ BPM แก้ไขคือ:

1. เพิ่มศักยภาพทางเศรษฐกิจขององค์กรคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรและการวิเคราะห์โดยละเอียดอยู่ในมือ เป็นผลให้คุณจะเห็นว่าพนักงานคนไหนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีเพิ่มการหมุนเวียน วิธีลดเปอร์เซ็นต์ของสินค้าคงคลัง หรือบรรลุผลลัพธ์ที่เป็นบวก
2. เพิ่มประสิทธิภาพเชิงกลยุทธ์ขององค์กรคุณจะสามารถจัดการกระบวนการในลักษณะที่คุณรับประกันว่าจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในตอนแรก
3. บริหารจัดการบุคลากรได้อย่างยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นระบบช่วยให้คุณตั้งค่าสิ่งที่จำเป็นและติดตามความสำเร็จได้

ทบทวนระบบ BPM ที่ดีที่สุด

เราขอเชิญชวนให้คุณทำความคุ้นเคยกับข้อเสนอที่ดีที่สุดห้าข้อที่มีอยู่ในตลาดรัสเซีย

สตูดิโอ Bpm'online

นี่คือระบบ BPM ที่นำเสนอโซลูชั่นสำเร็จรูปสำหรับงานทางธุรกิจอัตโนมัติและการจัดการองค์กรแบบครบวงจร ระบบทำงานบนพื้นฐานของเทคโนโลยีอัจฉริยะที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้

ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชันทางธุรกิจของคุณเองได้

เหมาะสำหรับกระบวนการอัตโนมัติที่มีความซับซ้อนใดๆ คุณสามารถกำหนดอัลกอริธึมการดำเนินการที่ชัดเจนสำหรับพนักงานแต่ละคนผ่านระบบได้ และซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถจะแนะนำเขาไปสู่ผลลัพธ์ทีละขั้นตอน

มีระยะเวลาทดลองใช้ฟรี 14 วัน

เอลมา บีพีเอ็ม

นี่เป็นผลิตภัณฑ์ของบริษัท ELMA ของรัสเซีย คุณสามารถสร้างโมเดลกระบวนการทางธุรกิจในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกพิเศษ

สามารถใช้งานร่วมกับ 1C ได้ สามารถขยายระบบได้หากจำเป็น

เหมาะสำหรับรองรับโครงการที่ซับซ้อน - ระบบมีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับสิ่งนี้

ELMA BPM มีเวอร์ชันฟรี ยิ่งไปกว่านั้น นี่ไม่ใช่เวอร์ชันสาธิตหรือเวอร์ชันแยกส่วน แต่เป็นระบบการทำงานเต็มรูปแบบที่สามารถใช้เพื่อจัดการองค์กรของคุณได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของบริษัท

ออมนิแทรคเกอร์365

นี่คือระบบที่ปรับขนาดได้ซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ มีจำหน่ายในรูปแบบโซลูชันคลาวด์หรือซอฟต์แวร์ที่ต้องติดตั้ง

ข้อดีของซอฟต์แวร์คลาวด์คือสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ในโลก แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่ คุณก็สามารถตรวจสอบกิจการของบริษัทของคุณได้

ความสามารถของระบบช่วยให้คุณไม่เพียงแต่จัดการกระบวนการเท่านั้น แต่ยังสามารถสร้างแอปพลิเคชันของคุณเองได้อีกด้วย

มีเวอร์ชันสาธิตฟรี

ในสภาวะสมัยใหม่ ธุรกิจใช้แนวทางกระบวนการในการจัดระเบียบงานอย่างแข็งขัน แต่ยังมีปัญหาในการทำความเข้าใจว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร และจะใช้ BPM อย่างถูกต้องได้อย่างไร

คำจำกัดความ EABPM (European BPM Association) ของคำนี้มีดังต่อไปนี้:

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เป็นแนวทางระบบสำหรับการจับ การออกแบบ การดำเนินการ การจัดทำเอกสาร การวัด การติดตาม และการควบคุมทั้งกระบวนการอัตโนมัติและด้วยตนเอง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัทและกลยุทธ์ทางธุรกิจ BPM ยอมรับคำจำกัดความทางเทคโนโลยี การปรับปรุง นวัตกรรม และการบำรุงรักษากระบวนการแบบครบวงจรและเพิ่มมากขึ้นอย่างมีสติ ครอบคลุมมากขึ้น ต้องขอบคุณการจัดการกระบวนการที่เป็นระบบและใส่ใจ บริษัทต่างๆ จึงสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้รวดเร็วและยืดหยุ่นมากขึ้น

ฉันเชื่อว่าคำจำกัดความนี้สร้างความสับสนมากกว่าความเข้าใจที่แท้จริงของ BPM โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ไม่ได้ศึกษาหัวข้อนี้อย่างลึกซึ้ง

ในงานของฉัน ฉันใช้สัญลักษณ์กราฟิกสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและ BPMN อย่างต่อเนื่อง ฉันพบว่าเครื่องมือนี้สะดวกมาก มันไม่เพียงช่วยฉันในการพัฒนาโซลูชันทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังช่วยในเรื่องเหตุผลด้วย อย่างที่ผมบอกไปหลายครั้งว่าภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดได้นับพันคำ คน ๆ หนึ่งคิดเป็นภาพและง่ายกว่ามากสำหรับเขาที่จะจินตนาการถึงกิจกรรมบางประเภทโดยใช้รูปภาพ (แผนภาพ)

ฉันขอเตือนคุณด้วยว่านี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่ฉันหยิบยกหัวข้อนี้ ฉันพูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจในบทความต่างๆ เช่น “กระบวนการทางธุรกิจคืออะไรและคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ” หรือ “คำอธิบายโดยย่อของ BPMN พร้อมตัวอย่าง”

แต่คำถามยังคงอยู่ ทั้งผู้อ่านบทความและลูกค้าของฉันมักจะถามฉัน นอกจากนี้ บทความทางการตลาดและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับสาขากิจกรรมนี้ทำให้เกิดความสับสนอย่างมากในการทำความเข้าใจสาระสำคัญ ทั้งนักพัฒนาระบบซอฟต์แวร์และที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการทำงานอย่างต่อเนื่อง สามารถนำเสนอแนวคิดทางการตลาดเฉพาะมากมายในด้านการจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้ ในด้านหนึ่ง กระบวนการนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในเชิงพาณิชย์ ในทางกลับกัน BPM ไม่ใช่วิธีการที่ง่ายที่สุดสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญอยู่แล้ว และการตลาดยิ่งเพิ่มความสับสน

ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจให้คำจำกัดความโดยละเอียดว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร และฉันหวังว่าฉันจะช่วยให้คุณเข้าใจประเด็นหลักที่เกี่ยวข้องกับการใช้ BPM ได้

BPM เกิดขึ้นได้อย่างไร?

ธุรกิจใหม่ใด ๆ ก็สามารถเปรียบเทียบได้กับเด็ก ทุกบริษัทที่สร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นต้องผ่านช่วงเวลาแห่งการก่อตั้งและการเรียนรู้ มีความจำเป็นต้องจัดให้มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและแผนกต่างๆ สร้างกลไกการถ่ายทอดความรู้ ฯลฯ และไม่สำคัญว่าบริษัทนี้จะใหญ่แค่ไหน ในธุรกิจขนาดเล็ก ปัญหาเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญพอๆ กับในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีสาขาจำนวนมาก

ในขณะเดียวกัน มนุษยชาติก็ไม่ได้หยุดนิ่ง และทั้งในด้านการให้ความรู้แก่เด็กๆ และการจัดระเบียบธุรกิจ มีเครื่องมือใหม่ๆ ปรากฏขึ้นที่มีความยืดหยุ่น สะดวก และใช้งานง่ายมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เริ่มก้าวแรกในทุกสาขา

หากเราหันไปใช้บันทึกเก่าๆ และพยายามศึกษาลักษณะเฉพาะขององค์กรแรงงานทั้งในวิสาหกิจของสหภาพโซเวียตและในบริษัทตะวันตก เช่น Ford เราจะเห็นคำแนะนำแบบข้อความที่แห้งและอ่านยากเป็นส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับแนวทางการทำงานเป็นหลัก:

1. คำอธิบายของสถานที่ทำงาน
2. รายละเอียดงานของพนักงาน
3. ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ฯลฯ

อย่างที่หลายคนจำได้ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องยากที่จะรับรู้และส่วนสำคัญของคำแนะนำดังกล่าวก็สะสมฝุ่นบนชั้นวางซึ่งมักไม่มีใครอ่านยกเว้นผู้สร้าง และประสบการณ์และความต้องการก็ถูกถ่ายทอดจากพนักงานที่มีประสบการณ์ไปยังพนักงานใหม่

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงงานของทั้งองค์กรอย่างรวดเร็ว? จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ด้วย? การเกิดขึ้นของ BPM เป็นการตอบสนองต่อคำขอเหล่านี้

ฉันได้เขียนเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจแล้ว (“กระบวนการทางธุรกิจคืออะไรและคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ”) ดังนั้น ฉันจะไม่ทำซ้ำข้อกำหนดหลักและคำจำกัดความของกระบวนการทางธุรกิจ มาดูแนวคิดของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจให้ละเอียดยิ่งขึ้น

เกี่ยวกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจด้วยคำง่ายๆ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจหมายความว่าคุณควบคุม อธิบาย และเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ คุณเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่ปรับปรุง เนื่องจากคุณสามารถปรับปรุงหรือทำให้กระบวนการทางธุรกิจแย่ลงได้ ไม่เหมือนกับเครื่องมือกลหรือรถยนต์ เป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมโดยตรงโดยใช้คำสั่งหรือการกดปุ่มโดยทีมงาน แต่เราสามารถกำหนดลำดับการดำเนินการที่ทีมจะดำเนินการเมื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะได้ นี่คือสิ่งที่เรียกว่า BPM

คำจำกัดความจากฉัน:

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) คือการจัดการกิจกรรม (อัตโนมัติและไม่ใช่อัตโนมัติ) ในทีมผ่านกระบวนการทางธุรกิจ

ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจใด ๆ คุณต้อง:

1. อธิบายกระบวนการทางธุรกิจด้วยตนเอง
2. นำกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไปไปใช้ในการทำงานของทีม
3. แต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบกระบวนการทางธุรกิจ ที่เรียกว่าผู้ถือสแต็กหรือเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจสามารถดำเนินการโดยบุคคลหรือเป็นอัตโนมัติบางส่วนก็ได้ ในทำนองเดียวกัน ทั้งบุคคลและโปรแกรมสามารถเป็นผู้ถือสแต็กได้ (การดำเนินการอัตโนมัติและการควบคุมอัตโนมัติ)

ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องจัดการสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันอย่างมาก กระบวนการทางธุรกิจที่แตกต่างกันต้องใช้แนวทางและการดำเนินการที่แตกต่างกันของพนักงาน และเครื่องมืออัตโนมัติที่แตกต่างกัน และทั้งหมดนี้ต้องสามารถอธิบายแยกกันได้ จากนั้นจึงรวมเข้ากับระบบทั่วไป

จำเป็นต้องดำเนินการจากความเข้าใจ: แนวทางกระบวนการคือการจัดการทั้งหมดผ่านการจัดการส่วนต่างๆ

และเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในคำศัพท์ ให้ฉันอธิบาย:

• BPM เป็นวิธีการ เหล่านั้น. ชุดหลักการพื้นฐานและแนวทางในการสร้างสัญลักษณ์และการจัดระเบียบงานโดยใช้กระบวนการทางธุรกิจ
• BPMN คือสัญกรณ์ (ภาษา) ที่ใช้สร้างสัญกรณ์ รวมถึงสัญกรณ์ที่ปฏิบัติการได้
• BPMS – ระบบดำเนินการด้านไอที สร้างขึ้นตามกฎเกณฑ์บางประการที่ระบุไว้ในระเบียบวิธี

หากเราวาดความคล้ายคลึงกับวิทยาศาสตร์ ประการแรก BPM ก็คือแนวทาง เป็นโลกทัศน์แบบหนึ่ง BPMN คือวิธีการและอัลกอริธึมสำหรับการแก้ปัญหาเฉพาะ ตัวอย่างเช่น การพิสูจน์ทฤษฎีบทหรือชุดวิธีการสร้างโครงการจ่ายไฟฟ้าให้กับวัตถุ (อุตสาหกรรม อาคารอพาร์ตเมนต์) และในทางกลับกัน BPMS ก็เป็นโซลูชันแอปพลิเคชันสำเร็จรูปที่สามารถ "เปิด" ได้และจะใช้งานได้แล้ว สำหรับคณิตศาสตร์ สิ่งเหล่านี้คือคำตอบสำเร็จรูปสำหรับปัญหาที่มีความสำคัญในทางปฏิบัติ สำหรับฟิสิกส์ - การใช้งานโดยตรงของการเดินสายไฟฟ้าและการเชื่อมต่อวัตถุเดียวกัน สำหรับภาคไอที - รหัสโปรแกรมสำเร็จรูป

กระบวนการทางธุรกิจที่ดำเนินการได้และไม่สามารถดำเนินการได้

ฉันได้เขียนไปแล้วในบทความก่อนหน้านี้ว่าสัญลักษณ์กระบวนการทางธุรกิจสามารถเรียกใช้งานได้หรือไม่สามารถเรียกใช้งานได้ อันแรกมีไว้สำหรับระบบอัตโนมัติ ส่วนอันที่สองมีไว้สำหรับศึกษางานของบริษัทและเพิ่มประสิทธิภาพของการโต้ตอบภายในทีม

เหล่านั้น. เราใช้หลักการและเทคนิคของ BPM เพื่อสร้างสัญลักษณ์ ในกรณีนี้เราใช้กฎการเขียน BPMS โดยหลักการแล้ว ในการสร้างสัญกรณ์ที่ไม่สามารถเรียกใช้งานได้ คุณสามารถใช้กระดาษ Whatman และดินสอก็ได้ สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎทั้งหมดอย่างเคร่งครัด

สัญกรณ์ปฏิบัติการต้องมีสภาพแวดล้อมไอทีเฉพาะ - BPMS ในเวลาเดียวกันฉันขอแนะนำให้ดำเนินการแม้กระทั่งที่ไม่สามารถดำเนินการได้ใน BPMN เนื่องจากที่นี่สภาพแวดล้อมจะช่วยระบุข้อผิดพลาดและความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ซึ่งจะเพิ่มความรู้และความแม่นยำของคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ

ความแตกต่างระหว่างแนวทางกระบวนการและเชิงฟังก์ชัน

ข้อเท็จจริงสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าจริงๆ แล้ว “การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ” คืออะไร เราได้พบแล้วว่าฝ่ายบริหารคือการสร้างลำดับการกระทำของพนักงาน เหล่านั้น. เป็นผลให้ระบบอัตโนมัติแต่ละระบบทำงานในลักษณะเฉพาะ และบุคคลมีหน้าที่ตามคำแนะนำในการดำเนินการที่ระบุไว้ตามคำแนะนำด้วย

คุณต้องรู้ด้วย:

สำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการประเมินผลการดำเนินงานของบริษัท "โดยรวม" ควรใช้การสร้างแบบจำลองและสัญลักษณ์เชิงฟังก์ชัน (เช่น IDF0) จะดีกว่า ฉันเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยละเอียดในบทความ “บทนำเกี่ยวกับสัญกรณ์ IDEF0 และตัวอย่างการใช้งาน” ที่นี่คุณสามารถเริ่มต้นจากผลลัพธ์ที่ต้องการและสร้างลำดับของฟังก์ชันกล่องดำที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลดังกล่าว

เพื่อจัดการลำดับของการกระทำและปรับให้เหมาะสม สิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของงาน รวมถึงการปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ระหว่าง “กล่องดำ” ที่แตกต่างกัน จำเป็นต้องมีแนวทางกระบวนการ BPM ที่นี่คุณจะได้ศึกษาการดำเนินการด้วยตนเอง ติดตามความเร็วและความเข้มข้นของแรงงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ เพิ่มประสิทธิภาพและสร้างมาตรฐาน

หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับกระบวนการทางธุรกิจ คุณจะไม่ได้เริ่มต้นจากทั้งหมด แต่จากบางส่วนเสมอไป เหล่านั้น. คุณเปลี่ยนอัลกอริธึมของโปรแกรมและ/หรือปรับรายละเอียดงานสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง เป็นผลให้องค์ประกอบหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนไป และเป็นผลให้กระบวนการทางธุรกิจโดยรวม

คุณต้องเข้าใจ:

การสร้างคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจจะเริ่มต้น "โดยรวม" หลังจากนั้นแต่ละกระบวนการจะแบ่งออกเป็นกระบวนการย่อยและมีรายละเอียดในระดับหนึ่ง

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นจากระดับ “ล่าง” – รายละเอียดสูงสุด และจากรายละเอียดทั้งหมดได้มีการแก้ไขที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว

ในแนวทางการทำงาน วัตถุอินพุตและเอาต์พุตมีความสำคัญมาก ในการทำงานของกล่องดำเอง การประมวลผลวัตถุบางอย่างเกิดขึ้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และจุดสนใจหลักในที่นี้คือ "สิ่งที่เราอยากได้อย่างแท้จริง" กล่าวคือ แนวทางการจัดการธุรกิจค่อนข้างเป็นกลยุทธ์

ด้วยแนวทางกระบวนการ เราได้รับคำตอบสำหรับคำถามที่ว่า “ทำอย่างไรจึงจะทำเช่นนี้ได้ดีที่สุด” กล่าวคือ เรามุ่งเน้นไปที่การจัดการเชิงกลยุทธ์และการปฏิบัติการ ดังนั้น เมื่อองค์ประกอบแต่ละอย่างเปลี่ยนแปลงระหว่าง "อินพุตและเอาต์พุต" กระบวนการทั้งหมดก็จะเปลี่ยนไป

สิ่งสำคัญคือต้องระบุรายละเอียดเพื่อกำหนดระดับที่เหมาะสม: ไม่ใช่ "โดยทั่วไป" มากเกินไป แต่ยังไม่ต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการขนาดใหญ่จนถึงการกระทำของพนักงานแต่ละคน ฉันเคยเห็นคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่โพสต์บนกระดาษ Whatman ความยาวสองเมตร แต่ยิ่งกระบวนการซับซ้อนและมีรายละเอียดมากเท่าไรก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้นที่จะรับรู้ "โดยรวม" และผลที่ตามมาก็คือการทำความเข้าใจและปรับปรุงทำได้ยากยิ่งขึ้น

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ เมื่อทำงานกับกระบวนการทางธุรกิจ จะใช้การสลายตัวหลายระดับ เช่น รายละเอียดของแต่ละ “กล่องดำ” จะถูกแยกออกเป็นกระบวนการแยกกัน และด้วยเหตุผลเดียวกัน แนวทางกระบวนการจึงไม่ได้ใช้สำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ สำหรับสิ่งนี้ ฉันขอย้ำอีกครั้งว่ามีการใช้การสร้างแบบจำลองเชิงฟังก์ชัน

คำอธิบายการทำงานกับ BPM

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่า BPM (การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) คืออะไร ฉันจะยกตัวอย่างลำดับการดำเนินการของนักวิเคราะห์ธุรกิจภายในวิธีการนี้:

แบบสำรวจบุคคล (พนักงานบริษัท) ทำความเข้าใจวิธีการทำงานในแต่ละกรณีโดยเฉพาะ

เอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจตามข้อมูลที่ได้รับ ในขั้นตอนนี้ นักวิเคราะห์จะได้รับคำอธิบาย "ตามสภาพ" ของกระบวนการทางธุรกิจ

ศึกษากระบวนการทางธุรกิจที่เป็นผลลัพธ์จากมุมมองของจุดอ่อนและความเป็นไปได้ในการเพิ่มประสิทธิภาพ:

ตามแผนการเพิ่มประสิทธิภาพสำเร็จรูป (ตามความจำเป็น) เอกสารจะถูกสร้างขึ้น: คำอธิบายงาน คู่มือผู้ใช้ และการนำโซลูชันอัตโนมัติไปใช้ หากจำเป็น

หลังจากการนำไปใช้ ตามสัญลักษณ์ กระบวนการทางธุรกิจจะได้รับการตรวจสอบ ระบุความไม่สอดคล้องที่อาจเกิดขึ้น และศึกษาสาเหตุ

หากจำเป็น จะทำการเปลี่ยนแปลงโครงการตามข้อบกพร่องที่ระบุหรือการเปลี่ยนแปลงในงานของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยภายนอก

วงจรชีวิตของกระบวนการใน BPM

ดังที่เห็นได้จากลำดับที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่ละกระบวนการทางธุรกิจต้องผ่านวงจรที่แน่นอนตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการดำเนินการ จากนั้นมันก็ใช้งานได้ "ตามสภาพ" เป็นระยะเวลาหนึ่ง หลังจากนั้นการปฏิบัติจะแสดงข้อบกพร่องและข้อบกพร่องบางประการ นักวิเคราะห์จะศึกษาการรายงานและพบ "จุดอ่อน" ในส่วนของเขา กระบวนการนี้กำลังได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัย

วงจรนี้สามารถทำซ้ำได้ไม่จำกัดครั้ง ธุรกิจใดๆ องค์กรใดๆ ไม่ได้เป็นหินใหญ่ก้อนเดียว แต่เป็นสิ่งมีชีวิตที่กำลังพัฒนาในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ข้อมูลเฉพาะของการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย คู่แข่งเข้าและออกจากตลาด เครื่องมืออัตโนมัติใหม่ๆ ปรากฏขึ้น เป็นต้น

กฎหลักของนักวิเคราะห์ธุรกิจ: เมื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสม คุณต้องสามารถหยุดได้ทันเวลา และที่นี่จำเป็นต้องวิเคราะห์ความซับซ้อน (ต้นทุน) ของการเปลี่ยนแปลงและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น (ผลประโยชน์) อย่างชัดเจน

ข้อดีและข้อเสียของ BPM

ประโยชน์ของการใช้ BPM ได้แก่:

• ความสามารถในการระบุรายละเอียดการกระทำของผู้คนและระบบที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
• สัญลักษณ์กราฟิกเป็นภาพ ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจคุณลักษณะของกระบวนการในบริษัท และดูจุดอ่อนได้
• สัญกรณ์เป็นคำแนะนำที่สมบูรณ์แบบสำหรับนักแสดงซึ่งจะได้รับลำดับการกระทำที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ ในขณะเดียวกันก็จะได้รับการออกแบบในรูปแบบกราฟิก - ในวิธีที่สะดวกที่สุดสำหรับการรับรู้ของมนุษย์
• เมื่อใช้วิธีการแบบกระบวนการ ผลลัพธ์ของกระบวนการจะเป็นมาตรฐานและสอดคล้องกับสิ่งที่คาดหวัง ซึ่งจะช่วยลดอิทธิพลของปัจจัยมนุษย์ต่อระดับการบริการหรือประสิทธิภาพของงานประเภทอื่น ๆ
• วิธีการ BPM ได้รับการพัฒนาอย่างดีและเป็นมาตรฐานด้วย BPMN ในเวลาเดียวกัน เครื่องมือ (สัญลักษณ์ BPMN) นั้นใช้งานง่ายแม้สำหรับผู้ที่ไม่ได้ศึกษาการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเลยก็ตาม ในทางกลับกัน การมีมาตรฐานและกฎเกณฑ์ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการพัฒนาและสร้างสัญลักษณ์ที่ปฏิบัติการได้ (องค์ประกอบสำเร็จรูปของระบบธุรกิจอัตโนมัติ) ในระบบ BPMS

ข้อเสียของ BPM มักจะเกิดขึ้นเช่นเดียวกับข้อดี:

• รายละเอียดในกระบวนการระดับสูงรบกวนการรับรู้ผลการดำเนินงานทางธุรกิจสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์
• ผู้ที่พัฒนาแบบจำลองกระบวนการมีความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่มาก ข้อผิดพลาดใดๆ อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้ายได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อพัฒนาโมเดลเชิงฟังก์ชัน จะมีข้อมูลที่อินพุต ผลลัพธ์ที่เอาท์พุต เครื่องมือที่บริษัทจัดเตรียมให้กับนักแสดง และตัวนักแสดงเอง ในขณะที่นักแสดงสร้างผลลัพธ์ที่คาดหวังจากเอาท์พุต ภายในหน้าที่ เขาสามารถดำเนินการตามดุลยพินิจของตนเอง โดยเลือกวิธีการที่เหมาะสมที่สุดในการบรรลุเป้าหมาย ด้วยแนวทางแบบกระบวนการ นักแสดงจะขาด "เสรีภาพในการซ้อมรบ" เขามีลำดับการกระทำที่ชัดเจนโดยคำนึงถึงเงื่อนไขที่เป็นไปได้ทั้งหมด และเขาไม่มีสิทธิ์ที่จะกระทำการที่แตกต่างออกไปแม้ว่าผลลัพธ์จะแตกต่างไปจากที่คาดไว้ก็ตาม
• กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบคงที่และในทางปฏิบัติไม่ต้องปรับเปลี่ยนจากภายใน นักแสดงได้รับลำดับการกระทำที่ชัดเจนและไม่สามารถริเริ่มได้อีกต่อไป เป็นผลให้นักแสดงจะทำซ้ำข้อผิดพลาดใดๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก จนกว่าจะได้รับการแก้ไขในกระบวนการทางธุรกิจนั่นเอง

BPM เหมาะกับบริษัทใดบ้าง?

แนวทางกระบวนการนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่รัฐเป็นเจ้าของ การปรับปรุงระดับการบริการและคุณภาพของงานเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ ในขณะที่มาตรฐานการบริการก็มีความสำคัญเช่นกัน ในบริษัทของรัฐ ลูกค้าไม่ได้คาดหวังโบนัสหรือความคิดริเริ่มพิเศษใดๆ แต่การบริการจะต้องดำเนินการทั้งภายในและภายนอกในระดับที่เหมาะสม

ในบริษัทเชิงพาณิชย์ แนวทางกระบวนการเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการทำงานที่เป็นมาตรฐาน โดยจะช่วยให้คุณสามารถ “ยกระดับ” การบริการให้ได้มาตรฐานที่แน่นอน ในแง่หนึ่งนี่เป็นข้อดีอย่างมาก ในทางกลับกัน มันก็เป็นลบเช่นกัน เนื่องจากพนักงานเชิงรุกและมีความสามารถ ไม่ว่าพวกเขาต้องการมากแค่ไหนก็ตาม จะไม่สามารถพิสูจน์ตัวเองและนำมาซึ่งผลประโยชน์และผลกำไรได้มากขึ้น แนวทางกระบวนการคือความเสถียรที่แม่นยำและมีลักษณะคงที่บางประการ ดังนั้นเมื่อใช้งานคุณต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่างานประเภทนี้เหมาะกับคุณตรงไหนและที่ไหนดีกว่าที่จะให้อิสระแก่ผู้คนมากขึ้น

เพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นประโยชน์และไม่เป็นอันตรายขอแนะนำให้รวบรวมความคิดเห็นและข้อผิดพลาดจากผู้เข้าร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องถือว่า BPM คือความจริงขั้นสูงสุด

ฉันได้พูดคุยโดยละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดการธุรกิจโดยใช้กระบวนการทางธุรกิจในบทความก่อนหน้านี้แล้ว และฉันจะพูดมากกว่าหนึ่งครั้ง ที่นี่ฉันพยายามอธิบายความแตกต่างระหว่างคำว่า BPM, BPMS, BPMN ให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และอธิบายแนวคิดของ "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" หากไม่มีความรู้พื้นฐานนี้ ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าใจแนวทางกระบวนการ

คำถามและคำตอบ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างการสร้างแบบจำลองเชิงฟังก์ชันและการสร้างแบบจำลองกระบวนการ?

ด้วยแนวทางการทำงาน เรามองว่าการกระทำของผู้คนและระบบอัตโนมัติเป็น "กล่องดำ" และเราเข้าใกล้การสร้างแบบจำลองจากมุมมองของขั้นตอนการบรรลุเป้าหมายตลอดจนทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ ในการสร้างแบบจำลองกระบวนการ เราศึกษาลำดับการกระทำของพนักงานและระบบในแต่ละขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพ

แนวคิดใดบ้างที่รวมอยู่ใน BPMN

ก่อนอื่น นี่คือระบบ BPMN เอง เช่นเดียวกับคำอธิบายของสัญลักษณ์ BPMS ฉันเขียนเกี่ยวกับพวกเขาในบทความนี้และรายละเอียดในบทความก่อนหน้านี้ (ดูลิงก์ที่แนะนำในตอนท้ายของสิ่งพิมพ์) นอกจากนี้แนวคิดใหม่ก็ปรากฏขึ้นเมื่อไม่นานมานี้ - DMN และ CMMN ฉันจะไม่พูดถึงรายละเอียดเหล่านี้ในตอนนี้ ฉันจะพยายามอธิบายแนวคิดใหม่และคุณลักษณะของพวกเขาในสิ่งพิมพ์ในอนาคต

เหตุใดเราจึงต้องมีความซับซ้อนและวิธีการที่แตกต่างกันมากมายในการสร้างสัญลักษณ์?

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจและวิธีการ BPM นั้นมีความจำเป็นเหนือสิ่งอื่นใด สำหรับการจัดการคำสั่งของทีมขนาดใหญ่ นี่คือเหตุผลว่าทำไมจึงต้องมีสัญลักษณ์ คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ และเครื่องมือที่หลากหลาย

จะเริ่มร่วมงานกับ BPM ได้ที่ไหน?

เรียนรู้ภาษาสัญลักษณ์ BPMN และลองใช้ในงานของคุณ สิ่งสำคัญคืออย่ากลัวที่จะเริ่ม คุณจะเข้าใจว่าสัญลักษณ์ง่ายๆ ในทางปฏิบัติสร้างได้ง่ายกว่าที่เห็นมาก และคุณสามารถเรียนรู้วิธีการทีละขั้นตอนโดยอาศัยเครื่องมือ BPM แบบกราฟิกที่เรียบง่ายและเข้าใจได้

BPM สามารถใช้กับระบบแบบแมนนวลได้หรือไม่?

สามารถ. ประการแรกแนวทางนี้มีจุดมุ่งหมาย ไม่ใช่สำหรับระบบอัตโนมัติ (ภาคไอทีมีเครื่องมือของตัวเอง) แต่สำหรับการจัดระเบียบงานของบริษัทหรือทีมใด ๆ พื้นที่ทำงานที่ใช้ระบบอัตโนมัติอาจนำมาพิจารณาที่นี่ หรือเราจะพิจารณาเฉพาะกระบวนการในทีมเท่านั้น ตั้งแต่ทีมงานก่อสร้างหรือฝ่ายผลิตไปจนถึงทีมสร้างสรรค์ในโรงละครหรือสมาคมฟิลฮาร์โมนิก สิ่งสำคัญคือการอธิบายอย่างชัดเจนว่ากระบวนการที่คุณสนใจเกิดขึ้นได้อย่างไร รวมถึงวิธีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

ความคล่องตัว โปร่งใส และยืดหยุ่นคือข้อกำหนดของทุกธุรกิจในปัจจุบัน และเพื่อให้เป็นเช่นนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง

เป็นที่น่าสนใจว่าในภาษาอังกฤษคำว่า "การเปลี่ยนแปลง" ไม่ได้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของธุรกิจโดยพื้นฐานหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องปรับแต่งบางสิ่งบางอย่างที่ไหนสักแห่ง แต่ต้องพิจารณาใหม่ทั้งหมดทั้งหลักการในการสร้างธุรกิจและวิธีการสร้างธุรกิจ

โอกาสที่ก้าวหน้าที่สุดในปัจจุบันสามารถเรียกได้ว่าเป็นแนวทางกระบวนการในการจัดการธุรกิจและเป็นเครื่องมือในการนำแนวทางนี้ไปใช้

BPM และ BPMS คืออะไร

แนวคิดของ BPM (การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) คือการผสมผสานระหว่างระเบียบวิธีกระบวนการของการจัดการองค์กรและเทคโนโลยีเพื่อการนำไปปฏิบัติ พูดง่ายๆ ก็คือ BPM ตอบทุกคำถามเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ ที่ไหน เมื่อใด ทำไม และวิธีการดำเนินการ และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำไปปฏิบัติ

BPMS (ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) - ซอฟต์แวร์เพื่อรองรับแนวคิด BPM ระบบ BPM แตกต่างจากระบบอื่นๆ โดยเฉพาะระบบ ERP และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยเน้นที่กระบวนการทางธุรกิจโดยไม่ผูกติดกับเอกสารหรืองานของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

กระบวนการทางธุรกิจสามารถเรียกได้ เช่น ลำดับการดำเนินการทั้งหมดตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อไปจนถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อไปยังลูกค้า อย่างที่คุณเห็น ระบบ BPM ต้องการการคิดที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่เน้นไปที่งานของแผนกใดแผนกหนึ่งขององค์กรหรือการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจ แต่มีความสำคัญรองลงมา หากระบบ BPM ที่องค์กรทำงานเชื่อมโยงกับระบบรอง ก็มีความเสี่ยงที่สิ่งที่สำคัญที่สุด - กระบวนการทางธุรกิจและความต้องการของลูกค้า - จะไม่มีใครสังเกตเห็น

ข้อดีที่สำคัญของระบบ BPM

ระบบ BPM สามารถติดตามกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบริษัทได้อย่างต่อเนื่อง ตลอดจนค้นหาปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้

โครงสร้างของระบบ BPM ช่วยให้คุณสามารถ "จัดการ" แต่ละกระบวนการได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงข้อสรุปเชิงตรรกะ

ตัวอย่างเช่น หากลูกค้า A ส่งใบสมัคร ใบสมัครของเขาจะไม่สูญหาย: ในแต่ละช่วงเวลา มันจะอยู่ในขั้นตอนหนึ่งของวงจรที่ใช้งานอยู่จนกระทั่งถึงช่วงเวลาที่เสร็จสิ้น

การติดตามผลหมายความว่าฝ่ายบริหารมีโอกาสมองเห็นและควบคุมอยู่เสมอ:

• กระบวนการดำเนินการอยู่ในขั้นตอนใด?
• พนักงานคนไหนที่รับผิดชอบงานนี้
• กระบวนการนี้ “ค้าง” นานแค่ไหน?

โอกาสที่สำคัญที่สุดที่ระบบ BPM มอบให้คือความสามารถในการดูงานปัจจุบันทั้งหมดที่บริษัทเผชิญอยู่พร้อมๆ กัน ในขณะที่สามารถจำแนกงานเหล่านั้นได้หลายวิธี: งานที่มาจากลูกค้า งานพัฒนาธุรกิจ งานเพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบันขององค์กร

โดยสรุป BPMS ช่วยไม่สูญเสียกระบวนการทางธุรกิจใดๆ และป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาติดขัด แต่คอยติดตามความคืบหน้าอยู่เสมอ

หน้าที่ที่สำคัญเท่าเทียมกันของระบบ BPM คือการสร้างฐานข้อมูลแบบครบวงจร ซึ่งข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานของบริษัทจะถูกป้อนและมอบให้กับพนักงานทุกคน โดยคำนึงถึงระดับการเข้าถึงของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยให้คุณเร่งความเร็วกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ได้อย่างมาก รวมถึงการไหลของเอกสารเดียวกันและแม้แต่การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างพนักงานอย่างง่ายดาย

สุดท้ายนี้ การนำ BPMS ไปใช้ในทุกกรณีเกี่ยวข้องกับการสร้างกฎเกณฑ์การดำเนินการตามที่กระบวนการทางธุรกิจจะได้รับการประมวลผล . ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าที่ต้องการอุปกรณ์ เปลี่ยนเส้นทางลูกค้าไปยังที่ปรึกษาการคัดเลือก หลังจากเลือกรุ่นอุปกรณ์เฉพาะแล้วคำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังคลังสินค้า หากไม่มีรุ่นที่ต้องการ ข้อมูลจะถูกส่งไปยังเวิร์กช็อปการผลิต และอื่น ๆ

ในเวลาเดียวกัน กิจกรรมบางภาคส่วนสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย ส่วนภาคส่วนอื่นๆ (ที่เกี่ยวข้องกับความคิดสร้างสรรค์) ในระดับที่น้อยกว่า แต่ข้อดีของระบบ BPM ก็คือ เนื่องจากความยืดหยุ่นของระบบ ทำให้สามารถควบคุมได้แม้กระทั่งอุตสาหกรรมที่เมื่อมองแวบแรกแล้วควบคุมได้ยาก

ค้นหาปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้

นอกเหนือจากการรับรองกิจกรรมปัจจุบันขององค์กรตามกฎระเบียบของกระบวนการทางธุรกิจแล้ว หน้าที่คงที่ของระบบ BPM คือการค้นหาปัญหาและ "คอขวดทางธุรกิจ" สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง ตัวอย่างเช่น กระบวนการที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นซึ่งทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรของบริษัทแต่ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ที่จับต้องได้ ในขณะที่การปรับโครงสร้างกฎระเบียบใหม่สามารถช่วยบรรเทาปัญหานี้ได้ นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่ส่วนใหญ่มักจะกลุ่มกระบวนการทางธุรกิจที่แยกจากกันช้าลงในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งหรือพนักงานเฉพาะราย เมื่อรู้สิ่งนี้แล้ว คุณสามารถวิเคราะห์สถานการณ์และพัฒนาวิธีแก้ปัญหาที่จะช่วยเอาชนะปัญหาที่มีอยู่ได้

อาจดูเหมือนว่าทั้งหมดนี้ค่อนข้างง่าย แต่ BPMS มักจะกลายเป็นโอกาสที่ดีในการค้นหา "ปัญหาคอขวด" ในกิจกรรมของบริษัท บางครั้งสถานที่ดังกล่าวเป็นจุดตัดของการทำงานของแผนกและแผนกต่าง ๆ ของบริษัท และในขณะที่แต่ละแห่งทำงานได้อย่างไร้ที่ติ ปัญหาก็ปรากฏขึ้นโดยรวม

เนื่องจากระบบ BPM ช่วยให้คุณสามารถ "มองภาพรวม" ของงานในองค์กรและมองเห็นในทางปฏิบัติว่ามีปัญหาใดบ้าง การนำ BPMS ไปใช้อาจเป็นโอกาสที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร

การวิเคราะห์ใน BPMS

การวิเคราะห์มีส่วนสำคัญในโครงสร้างของระบบ BPM ต้องขอบคุณพวกเขาที่ทำให้สามารถวิเคราะห์ตัวชี้วัดได้มากมาย:

• กระบวนการทางธุรกิจใดที่พบบ่อยที่สุด?
• กระบวนการทางธุรกิจหนึ่งกระบวนการและแต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใดโดยเฉลี่ย
• พนักงานคนไหนที่ประมวลผลงานของตนได้เร็วที่สุด และคนไหนตรงกันข้าม
• พนักงานแต่ละคนประมวลผลกี่งานในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือน
• ที่ซึ่งปัญหามักเกิดขึ้นบ่อยที่สุด

การวิเคราะห์ดังกล่าวให้โอกาสมากมายในการเพิ่มประสิทธิภาพทุกสิ่ง ตัวอย่างเช่น ระบุพนักงานที่จัดการงานจำนวนเล็กน้อยและโอนงานเพิ่มเติมไปให้พนักงาน รวมถึงเข้าใจสาเหตุของการทำงานที่ช้าและไม่น่าพอใจของแต่ละคน พนักงานอาจทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยหรือไม่เข้าใจคุณสมบัติใหม่อย่างถ่องแท้ การอัพเกรดซอฟต์แวร์เล็กน้อยหรือหลักสูตรการฝึกอบรมระยะสั้นอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการขจัดปัญหาคอขวดหลายประการและเร่งกระบวนการทางธุรกิจอย่างจริงจัง

ผู้ใช้มักชื่นชม BPMS ที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยต้นทุนที่ค่อนข้างต่ำ ตัวอย่างเช่น ติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ราคาแพงเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของพนักงานที่ให้บริการขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการทางธุรกิจและมีปริมาณงานจำนวนมาก แทนที่จะอัปเกรดเครื่องจักรทั้งแผนกที่มีทั้งหมดห้าสิบเครื่อง

โครงสร้างของระบบ BPM

ฟังก์ชั่นที่เราอธิบายไว้ข้างต้นยังกำหนดโครงสร้างของแต่ละ BPMS ด้วย

• เครื่องมือในการสร้างระเบียบ (ชุดกฎ)
• โมดูลพิเศษสำหรับการรวมโซลูชันเข้ากับสภาพแวดล้อมที่มีอยู่
• เครื่องมือสำหรับการสร้างเอกสาร
• โมดูลที่รับผิดชอบในการวิเคราะห์และติดตาม

ในกรณีส่วนใหญ่ การนำ BPMS ไปใช้เกี่ยวข้องกับการใช้ส่วนประกอบเหล่านี้ทั้งหมดในคราวเดียว เนื่องจากสิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จในขอบเขตสูงสุดที่เป็นไปได้

สามทางเลือกสำหรับการนำระบบ BPM ไปใช้

เพื่อให้บรรลุความสำเร็จในโครงการดำเนินงาน คุณไม่เพียงแต่จะต้องซื้อซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังต้องพิจารณาแผนการที่กระบวนการทางธุรกิจเกิดขึ้นในองค์กรอย่างรอบคอบ รวมถึงให้แน่ใจว่าพนักงานเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในงานของพวกเขา ดังที่เราจำได้ คำว่า "การเปลี่ยนแปลง" หมายถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ และความพร้อมของพนักงานไม่สามารถละเลยได้

ในเกือบทุกกรณี การใช้ BPMS เป็นไปตามหนึ่งในสามเส้นทาง

1. พัฒนาภายในบริษัทหรือสั่งซื้อจากผู้รับเหมา

ในปัจจุบัน แนวทางการนำระบบ BPM ไปใช้นี้ไม่ค่อยได้ใช้ ซึ่งถือได้ว่าล้าสมัย ประเด็นก็คือตรรกะของตลาดเปลี่ยนไป: หากหลายปีก่อนนักพัฒนาซอฟต์แวร์โน้มน้าวลูกค้าถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันใหม่ ตอนนี้ลูกค้าเองก็คาดหวังโซลูชันจากนักพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

นั่นคือเหตุผลที่แนวทางที่พบบ่อยที่สุดในปัจจุบันคือการติดต่อนักพัฒนา (ผู้ประกอบ) เพื่อสอบถามเกี่ยวกับโซลูชันที่บริษัทนี้ควรใช้เพื่อให้บรรลุผลตามที่ต้องการ

2. การนำไปปฏิบัติโดยผู้รวมระบบตามด้วยการปรับแต่ง

เส้นทางนี้เป็นเส้นทางที่พบบ่อยที่สุด หากบริษัทเลือกเส้นทางนี้ ก็จะมีการจ้างผู้รวมระบบซึ่งเชี่ยวชาญเฉพาะด้านการนำระบบ BPM ไปใช้ และมักจะพัฒนาระบบเหล่านั้น

ข้อดีของการทำงานกับ Integrator คือ เขาทำเองเกือบทุกอย่าง บริษัทแค่ต้องเริ่มทำงานตามหลักการใหม่เท่านั้น แต่นี่อาจเรียกได้ว่าเป็นข้อเสียเปรียบที่สำคัญที่สุด การปรับแต่ง (การปรับระบบให้เข้ากับองค์กรเฉพาะ) มักจะมีข้อจำกัดมาก โดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานทุกคนจะต้องปรับตัวให้เข้ากับสภาพการทำงานที่เกิดขึ้นหลังการเปลี่ยนแปลง และยังเป็นการดีหากได้หารือกับเจ้าหน้าที่ที่เข้าใจและตระหนักถึงความจำเป็นดังกล่าว และไม่ได้ดำเนินการตามคำสั่งจากเบื้องบนโดยไม่จำเป็น

อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกสำหรับการนำ BPMS นี้ไปใช้มักจะเกี่ยวข้องกับการพึ่งพาผู้รวมระบบ: ในอนาคตเพื่อแก้ไขปัญหาแม้แต่ปัญหาที่เล็กที่สุด คุณจะต้องติดต่อเขา ทำรายการการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการ และรอจนกว่าจะพร้อม จากนั้นจึงใช้ เพื่อปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้ทันสมัย สิ่งนี้ไม่สะดวก ใช้เวลานาน และมักจะต้องจ่ายเงินมากเกินไปให้กับผู้ประกอบระบบ แต่หากไม่มีสิ่งนี้ บางครั้งมันก็เป็นไปไม่ได้เลยที่จะดำเนินการใดๆ เลยกับระบบ BPM

3. การพัฒนา BPM อย่างอิสระโดยใช้แพลตฟอร์ม Low-code

ตัวเลือกนี้บอกเป็นนัยว่าบริษัทจะดำเนินการโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของผู้วางระบบ/นักพัฒนา หรือลดการมีส่วนร่วมดังกล่าวให้เหลือน้อยที่สุด

ใช่แล้ว มันคล้ายกับการพัฒนาตนเองมากในแง่ของความจริงที่ว่าคุณสามารถจัดเตรียมชุดฟังก์ชันที่ต้องการให้กับซอฟต์แวร์ได้ อย่างไรก็ตาม "การสร้าง" ของโซลูชันนี้ดำเนินการบนพื้นฐานของแพลตฟอร์มพิเศษ - ทันสมัย ​​ชาญฉลาด และยืดหยุ่น - โดยนักวิเคราะห์ธุรกิจของบริษัทเป็นหลัก โดยไม่มีทักษะด้านการเขียนโปรแกรม

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบ BPM ที่ใช้แพลตฟอร์ม Low-code จาก Comindware

แพลตฟอร์ม Comindware รวบรวมความสามารถทั้งหมดของแพลตฟอร์มคลาส Low-code

ประการแรก มันเกี่ยวข้องกับโค้ดขั้นต่ำและการพัฒนากราฟิกสูงสุด การตั้งค่าเกือบทั้งหมดที่ผู้ใช้อาจต้องการนั้นทำผ่านอินเทอร์เฟซผู้ใช้โดยใช้เมาส์และคีย์บอร์ด

ข้อดีเพิ่มเติมของแพลตฟอร์มนี้:

• อัปเดตง่าย ๆ โดยไม่หยุดงานของคุณ
• โอกาสในการใช้งานคลาวด์อย่างแข็งขัน
• ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่เรียบง่ายระหว่างพนักงาน
• ความสามารถในการเปิดหรือปิดการใช้งานฟังก์ชั่นตามความจำเป็น

และที่สำคัญที่สุด: เมื่อใช้ระบบ BPM บนแพลตฟอร์มจาก Comindware คุณจะสามารถใช้ระบบดังกล่าวสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของแผนกหนึ่งหรือหลายแผนกของบริษัทได้ก่อน เพื่อประเมินผลลัพธ์และเตรียมพร้อมสำหรับการปรับใช้ในสเกลที่ใหญ่ขึ้นในองค์กรหรือ ระดับการถือครอง สิ่งนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยง "การปฏิวัติ" ที่ไม่จำเป็นและการกระแทกที่มากเกินไปอันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงหลักการทำงานที่รุนแรง

สั่งซื้อการนำเสนอสาธิตแพลตฟอร์ม Low-code จาก Comindware เพื่อดูว่ามีฟีเจอร์ครบถ้วนและสะดวกเพียงใด

Elena Gaidukova นักวิเคราะห์การตลาด ผู้จัดการแบรนด์โซลูชันที่อิงจาก ผู้เชี่ยวชาญด้านความสัมพันธ์หุ้นส่วน

ปัจจุบันซอฟต์แวร์รูปแบบใหม่สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ได้แก่ ระบบ BPMS กำลังได้รับความนิยมในธุรกิจในประเทศ และแน่นอนว่าการปรากฏตัวของพวกเขาทำให้เกิดคำถามมากมาย ทำไมพวกเขาถึงต้องการ? พวกเขาทำงานอย่างไร? อะไรคือความแตกต่างพื้นฐานจากตัวเลือกระบบอัตโนมัติทางธุรกิจอื่นๆ?

เมื่อฉันพบกับ BPMS ครั้งแรก ฉันก็มีคำถามทั้งหมดข้างต้นเช่นกัน ฉันใช้เวลาสักพักกว่าจะเข้าใจว่าทำไมจึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมือใหม่ เหตุใดจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะนำกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ประสบความสำเร็จในระบบบัญชีหรือ CRM ที่มีอยู่ และความแตกต่างพื้นฐานระหว่าง BPMS และตัวเลือกกระบวนการอัตโนมัติของธุรกิจอื่นๆ คืออะไร

ในบทความนี้ ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับระบบ BPMS คืออะไร เหตุใดจึงมีความจำเป็น และแนวทางกระบวนการแตกต่างจากวิธีการทำงานแบบเดิมๆ อย่างไร ฉันจะไม่พูดเกี่ยวกับด้านเทคนิคของ BPMS (เกี่ยวกับการสร้างแบบจำลองและการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ) นี่จะเป็นหัวข้อของบทความถัดไป ตอนนี้ฉันจะพยายามเปิดเผยสาระสำคัญและความหมายของ BPMS ในภาษาที่ง่ายและเข้าใจได้มากที่สุด:

BPMS คืออะไร?

BPMS เป็นอีกหนึ่งคำย่อจากหมวด ERP, CRM ซึ่งไม่มีคำจำกัดความที่ชัดเจน แม้ว่าจะมีคำจำกัดความค่อนข้างมากทั้งจากต่างประเทศและรัสเซีย นอกจากนี้ บริษัทที่ผลิตระบบ BPM ของตนเองยังให้คำจำกัดความเฉพาะของตนเอง ซึ่งเพิ่มความสับสนเพิ่มเติม นอกจากนี้ BPMS มักจะรวมกับระบบอื่นๆ (เช่น BPMS+CRM, BPMS+ERP) จากนั้นนักพัฒนาจะกำหนดระบบ BPM ตามบริบทนี้

แต่เพื่อที่จะเข้าใจว่าแท้จริงแล้ว BPMS คืออะไร และคุณลักษณะของมันคืออะไร คุณต้องเข้าใจก่อนว่า BPM คืออะไร

BPM (อังกฤษ: Business Process Management, Business Process Management) เป็นแนวคิดของการจัดการกระบวนการขององค์กรที่ถือว่ากระบวนการทางธุรกิจเป็นทรัพยากรพิเศษขององค์กรที่ได้รับการปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องอย่างต่อเนื่อง และอาศัยหลักการ เช่น ความชัดเจนและการมองเห็นของกระบวนการทางธุรกิจ ในองค์กรที่อยู่เบื้องหลังผ่านการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้สัญลักษณ์ที่เป็นทางการ การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างแบบจำลอง การจำลอง การตรวจสอบและการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ ความสามารถในการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจแบบไดนามิกโดยผู้เข้าร่วม และการใช้ระบบซอฟต์แวร์

วิกิพีเดีย

BPMS (ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ) เป็นซอฟต์แวร์หลักที่สนับสนุนแนวคิด BPM ในบริษัท จำเป็นต้องมีระบบ BPMS เพื่อนำแนวคิด BPM ไปใช้ในสภาพแวดล้อมซอฟต์แวร์

BPMS มองว่าการดำเนินงานของบริษัทเป็นเพียงชุดของกระบวนการ ไม่ใช่ชุดของฟังก์ชัน เป้าหมายของระบบ BPM ไม่ใช่งานของฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดซื้อ แต่เป็นกระบวนการขาย กระบวนการสนับสนุนลูกค้า กระบวนการจัดการอุปทาน ฯลฯ และจากความเข้าใจนี้ จึงมีการสร้างงานเกี่ยวกับการปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจใน BPMS
ระบบ BPM มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของบริษัท และทำให้องค์กรมีผลกำไรมากขึ้นโดยการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจ

ประสบการณ์ผู้ใช้ใน BPMS และระบบอื่น ๆ

เพื่อให้เข้าใจสาระสำคัญของ BPMS ได้ดีขึ้น คุณต้องเข้าใจว่าระบบทั่วไป (ระบบ ERP, CRM) เข้าถึงการทำงานของผู้ใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้จำเป็นต้องสร้างใบสั่งขาย การกระทำของเขาคืออะไร?

ผู้ใช้สามารถกรอกเอกสารโดยพลการหากไม่ได้ตั้งโปรแกรมลำดับการทำงาน:

• โดยสามารถเปิดแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ เลือกผลิตภัณฑ์ ระบุราคา จากนั้นระบุลูกค้าได้
• สามารถสร้างลูกค้าได้ก่อน จากนั้นจึงสร้างคำสั่งซื้อของเขา

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือมีความแปรปรวนในการกระทำของผู้ใช้เช่น พนักงานสามารถเลือกทางเลือกในการดำเนินการตามสถานการณ์ได้

ระบบ BPM ถือว่าผู้ใช้เป็นอิฐอีกก้อนหนึ่งในระบบ บุคคลต้องรู้อย่างชัดเจนว่าเขากำลังทำงานอยู่ในกระบวนการใดและต้องทำอะไร

พนักงานในระบบ BPM ไม่ได้พิจารณาจากมุมมองของผลลัพธ์ของกระบวนการ แต่จากมุมมองของการดำเนินการ ความแปรปรวนของการกระทำของผู้ใช้จะไม่รวมไว้ที่นี่ พนักงานทำเฉพาะสิ่งที่โปรแกรมไว้ในระบบเท่านั้น ไม่มาก ไม่น้อย

วิธีในการนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้

BPMS เป็นหนึ่งในวิธีในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจ ลองพิจารณาว่าวิธีการใดที่นำเสนอในความเป็นจริงของธุรกิจรัสเซียเพื่อทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้ระบบ BPM

เราจะเน้นสามแนวทาง:

1. แนวทาง “กระดาษ”;
2. วิธีการอัตโนมัติ (ใช้ระบบอื่น)
3. แนวทางกระบวนการในระบบ BPMS

ตัวอย่างเช่น มาดูกระบวนการทางธุรกิจในการอนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินกัน เนื่องจากค่อนข้างง่ายและชัดเจน
ในทางปฏิบัติของฉัน มีกรณีเช่นนี้: ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้ฉัน แม้ว่าในเวลานั้นพวกเขาควรจะชำระเงินเพียงบางส่วนเป็นจำนวน 50% ก็ตาม ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น?

เนื่องจากบริษัทไม่มีขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ ฉันกับผู้อำนวยการของบริษัทรู้เรื่องทั้งหมดนี้โดยบังเอิญ ฉันได้เรียนรู้ว่าในบริษัทของพวกเขา ความล้มเหลวเป็นระยะเกิดขึ้นในขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ และผู้อำนวยการต้องประหลาดใจเมื่อพบว่าเขาไม่ได้จ่าย 50% ของใบแจ้งหนี้ตามที่วางแผนไว้ แต่จ่าย 100% ในคราวเดียว

ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น? มันง่ายมาก สิ่งที่เรียกว่า "โทรศัพท์ที่เสียหาย" ใช้งานได้ ผู้เชี่ยวชาญนำใบแจ้งหนี้มาจากแผนกบัญชีพร้อมข้อความว่า “เราต้องจ่าย 50% ของจำนวนเงิน” นักบัญชีถามผู้จัดการว่าจะจ่ายบิลนี้หรือไม่ ผู้จัดการแน่ใจว่าเรากำลังพูดถึงประมาณ 50% ของจำนวนเงิน จึงยืนยันการชำระเงิน และนักบัญชีก็ลืมไปว่ามีคนพูดออกเสียงประมาณครึ่งหนึ่งของจำนวนเงิน และเข้าใจว่าผู้จัดการหมายความว่าต้องจ่ายบิลทั้งหมด ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำไปแล้ว

โดยใช้ตัวอย่างของบริษัทนี้และกระบวนการทางธุรกิจนี้ เราจะพิจารณาทั้งสามแนวทาง

แนวทาง "กระดาษ" (ไม่ใช่อัตโนมัติ)

การอนุมัติใบแจ้งหนี้ในบริษัทนี้ทำงานอย่างไร

• พนักงานรับใบแจ้งหนี้และโอนไปยังแผนกบัญชี
• แผนกบัญชีป้อนใบแจ้งหนี้ลงในบัญชีเงินเดือนและประสานงานกับผู้จัดการ
• หากผู้จัดการอนุมัติและลงนามในคำขอ แผนกบัญชีจะชำระใบแจ้งหนี้

เกิดอะไรขึ้นกับแนวทางนี้? ที่นี่ขอบเขตของการเปลี่ยนแปลงพื้นที่รับผิดชอบระหว่างขั้นตอนต่างๆ นั้นไม่ชัดเจน ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดและชำระใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือไม่ชำระ พนักงานจะโยนความผิดให้กันและกัน และท้ายที่สุดก็ไม่สามารถค้นหาผู้รับผิดชอบได้

วิธีการอัตโนมัติ

ตามกฎแล้ว บริษัทต่างๆ พยายามควบคุมกระบวนการทางธุรกิจอย่างใดอย่างหนึ่งในระบบบัญชีที่พวกเขาทำงานอยู่แล้ว แต่นี่ก็เป็นสิ่งที่ผิดเช่นกัน ลองดูข้อเสียของตัวเลือกนี้

เนื่องจากไม่มีการจัดสรรเงินทุนเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจในบริษัทที่ฉันยกมาเป็นตัวอย่าง เราจึงใช้เครื่องมือที่บริษัทมีอยู่แล้ว หรือมากกว่านั้นคือระบบบัญชี
งานคือเพื่อให้แน่ใจว่าหากพนักงานจำเป็นต้องชำระตามใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ชำระจะต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติบางอย่าง

มันดูเหมือนอะไร:

• ระบบจะมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบเป็นผู้อนุมัติค่าใช้จ่าย
• ตามเอกสารใด ๆ (คำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์การรับสินค้าหรือเอกสารอื่น) เอกสารคำขอใช้จ่ายเงินจะถูกสร้างขึ้นในสถานะไม่ได้รับการอนุมัติ
• หากผู้รับผิดชอบอนุมัติใบสมัครและเปลี่ยนสถานะเป็นตกลง ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี
• หากสถานะถูกตั้งเป็นถูกปฏิเสธ แสดงว่าใบสมัครถูกส่งกลับไปยังบุคคลที่เริ่มกระบวนการ

ในบริษัทนี้ CEO มีหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติค่าใช้จ่าย และนี่คือสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ภายใต้ข้อตกลงได้:

• สร้างการเข้าถึงระบบ
• ฝึกอบรมการทำงานกับเอกสารที่จำเป็น
• ปรับแต่งอินเทอร์เฟซให้ใช้งานง่าย
• กำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึง

ในเวลาเดียวกันจำเป็นต้องกรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นจำนวนมากในระบบบัญชีเพื่อสร้างและอนุมัติแอปพลิเคชัน: บัญชีกระแสรายวันของผู้รับและบริษัทของตนเอง คู่สัญญา รายการค่าใช้จ่าย รายการกระแสเงินสด พื้นฐาน ฯลฯ . ในความเป็นจริงข้อมูลทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นโดย CEO ในการตัดสินใจ แต่อย่างไรก็ตามพนักงานจะต้องกรอกใบสมัคร

ในการตัดสินใจในกรณีนี้มีเพียง 3 ประเด็นที่น่าสนใจ:

1. เงิน (เราต้องจ่ายเท่าไหร่);
2. ผู้รับ (ซึ่งเราควรจ่าย);
3. วัตถุประสงค์ (สิ่งที่เราจ่ายไป)

ซึ่งหมายความว่าการกรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นจะทำให้พนักงานเสียเวลาและกระบวนการอนุมัติก็ล่าช้า

นอกจากนี้การดำเนินการกระทบยอดในระบบบัญชีนั้นค่อนข้างดั้งเดิมและไม่ได้หมายความถึงความแปรปรวน (เช่นการแบ่งพื้นที่รับผิดชอบขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารหรือรายการค่าใช้จ่าย)

อย่างไรก็ตาม ในระบบ BPM กระบวนการอนุมัตินั้นมีความสำคัญ และไม่ใช่การสะท้อนข้อมูลสำหรับการรายงานในอนาคต เป็นต้น มีเพียงคนที่นี่ที่ต้องการดำเนินการตามกระบวนการอย่างรวดเร็วโดยพิจารณาจากบริบทของข้อมูล

ดังนั้นความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจใน BPMS และระบบบัญชี:

1. ใน BPMS สิ่งสำคัญคือต้องทำอะไรให้สำเร็จ สิ่งสำคัญในที่นี้ไม่ใช่ข้อมูลทางบัญชีหรือการรายงาน แต่เป็นความจำเป็นในการตัดสินใจอย่างรวดเร็วเพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจก้าวไปข้างหน้า สิ่งนี้จะไม่ทำงานกับระบบบัญชี ในที่นี้ เราต้องระบุว่าเอกสารใดถูกสร้างขึ้นโดยใช้เอกสารใด ฯลฯ - สิ่งนี้ไม่สะดวก ไม่มีบริบทที่ชัดเจนที่นี่
2. ความเรียบง่ายของตรรกะและการพัฒนา หากเราดำเนินกระบวนการทางธุรกิจในระบบบัญชี เราต้องคำนึงถึงการเชื่อมต่อเชิงตรรกะจำนวนมาก เช่น วิธีการประมวลผลเอกสารและธุรกรรม สิ่งที่ส่งผลกระทบ จำเป็นต้องซื้อใบอนุญาตเพิ่มเติมใดบ้าง เป็นต้น - แม้ว่าดูเหมือนว่าผู้รับผิดชอบในการอนุมัติจะไม่ต้องการสิ่งนี้ก็ตาม แต่ในระบบบัญชีเราจำเป็นต้องผูกเข้ากับออบเจ็กต์การกำหนดค่าหรือแก้ไขซึ่งไม่ถูกต้องมากนัก

นี่คือเหตุผลว่าทำไมระบบ BPM จึงถูกสร้างขึ้น โดยที่ตรรกะทั้งหมดไม่ได้มุ่งเป้าไปที่การคำนวณ ไม่ใช่การจัดเก็บข้อมูล แต่อยู่ที่การดำเนินการอย่างรวดเร็วของกระบวนการและการควบคุม

ตอนนี้เรามาดูแนวทางที่สามและพิจารณาว่าควรแก้ไขกระบวนการทางธุรกิจนี้ในระบบ BPMS อย่างไร

แนวทางกระบวนการใน BPMS

ขั้นแรก เรากำหนดตรรกะของการทำงานและแบ่งกระบวนการทางธุรกิจออกเป็นขั้นตอนต่อเนื่อง

ในตัวอย่างของเราจะมีสามรายการ:

1. การสร้างแอปพลิเคชันสำหรับการอนุมัติใบแจ้งหนี้
2. การตรวจสอบใบสมัคร
3. ผลการสมัคร:
   • หากได้รับการอนุมัติ - พิมพ์ใบสมัคร
   • หากไม่ได้รับการอนุมัติให้แจ้งซัพพลายเออร์

ต่อไป เราออกแบบเงื่อนไขภายใต้เหตุการณ์หรือคุณลักษณะของการกระทำบางอย่างที่เกิดขึ้น (เช่น เราสามารถสะท้อนถึงการพึ่งพาของผู้รับผิดชอบในจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ หากพนักงานในองค์กรต่างตกลงกันในจำนวนเงินที่แตกต่างกัน หรือส่งการแจ้งเตือนในครั้งเดียว หรือขั้นตอนการทำงานอื่น)

ในระบบ ผู้ใช้แต่ละคนทำงานภายใต้การเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านของตนเอง และเห็นเฉพาะแบบฟอร์มและสถานที่ของเขาในกระบวนการทางธุรกิจ ในตัวอย่างของเรา พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างแอปพลิเคชัน และผู้จัดการมีหน้าที่ตรวจสอบและอนุมัติ และแต่ละคนจะเห็นเฉพาะแบบฟอร์ม งานของตน และดำเนินการได้เฉพาะการกระทำของตนเองเท่านั้น

ดังนั้น หากพนักงานที่สร้างแอปพลิเคชันกดการเปลี่ยนแปลงไปยังขั้นตอนถัดไป ความรับผิดชอบจะถูกลบออกจากเขาและตกเป็นของผู้จัดการซึ่งจะต้องตรวจสอบแอปพลิเคชัน การทำเช่นนี้ทำให้เราสามารถแบ่งและควบคุมพื้นที่รับผิดชอบได้

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นชัดเจนว่าในระบบ BPM ทุกอย่างขึ้นอยู่กับบริบท การโต้ตอบกับแบบฟอร์มทั้งหมดมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้จะเห็นเฉพาะสิ่งที่เขาต้องการและเฉพาะสิ่งที่เขาต้องการในขั้นตอนเฉพาะ โดยขึ้นอยู่กับบริบทของกระบวนการ

หากระบบอื่นมีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติงานเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นใน BPMS เราจะมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการ

ระบบ BPM สามารถเปรียบเทียบได้กับเทคนิคการยิงธนู Yumi ของญี่ปุ่น โรงเรียนสอนยิงปืน Yumi สอนแนวทางต่อไปนี้: หากคุณต้องการตี คุณไม่จำเป็นต้องมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมาย คุณต้องทำทุกการกระทำอย่างถูกต้องทันที เหล่านั้น. ในที่นี้มีการใช้หลักการที่ใช้ในการยิงธนูยูมิของญี่ปุ่นที่ผมได้กล่าวไปแล้ว: เน้นไปที่การกระทำแต่ละอย่าง ในแต่ละขั้นตอน ทำแต่ละการกระทำอย่างมีประสิทธิภาพ แล้วคุณจะบรรลุเป้าหมายอย่างแน่นอน!

.
และหากคุณโอนแนวทางนี้ไปยังองค์กรใดองค์กรหนึ่ง พนักงานแต่ละคนจะต้องทำสิ่งที่จำเป็น และมุ่งความสนใจไปที่สิ่งนี้เท่านั้น พนักงานไม่ควรคิดถึงเป้าหมาย แต่ควรทำเฉพาะสิ่งที่จำเป็นในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น

ในความเป็นจริง ในระบบ BPMS พนักงานแต่ละคนทำงานราวกับอยู่ในสายการผลิต แต่ละงาน แต่ละกระบวนการทางธุรกิจที่พนักงานมีส่วนร่วม จะกลายเป็นสายพานลำเลียงที่แยกจากกัน และในฐานะผู้เข้าร่วมในกระบวนการนี้ พนักงานสามารถดำเนินการบางอย่างได้ภายในกรอบงานเฉพาะ ซึ่งถูกจำกัดโดยอัลกอริธึมในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างเคร่งครัด

แน่นอนว่าการเปรียบเทียบนี้ไม่ถูกต้องทั้งหมด เนื่องจากพนักงานสามารถเลือกกระบวนการทางธุรกิจที่เขาจะดำเนินการในขณะนี้และขั้นตอนใดในภายหลัง เหล่านั้น. จนถึงจุดหนึ่งจะอยู่เหนือกระบวนการ และสามารถเลือกสาขาไปป์ไลน์ที่จะเข้าร่วมในเวลาที่กำหนดได้ แต่ภายใต้กรอบของกระบวนการทางธุรกิจบางอย่าง เขาจะกลายเป็นผู้เข้าร่วมในสายพานลำเลียง ซึ่งเป็นกระบวนการที่กำหนดข้อจำกัดที่เข้มงวดสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน

กลับไปที่ตัวอย่างการอนุมัติใบแจ้งหนี้และพิจารณาว่ามีโอกาสใดบ้างในแนวทางกระบวนการ:

• การแบ่งเขตความรับผิดชอบ
• ความเข้มข้นของการทำงานของพนักงานในการดำเนินการเฉพาะ
• แจ้งผู้ใช้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ (หรือความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง) ที่พวกเขาเข้าร่วม

ในระบบ BPM เราอธิบายกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบ BPMN 2.0 สัญลักษณ์นี้ประกอบด้วยประเด็นต่างๆ มากมายที่บอกวิธีการตั้งค่ากระบวนการทางธุรกิจโดยเฉพาะอยู่แล้ว มีระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ มากมาย แต่ระบบเหล่านี้อาศัยตรรกะของตัวเอง ซึ่งไม่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป เพื่อจำลองกระบวนการทางธุรกิจตามระบบดังกล่าว จำเป็นต้องเข้าใจระบบเหล่านี้ เข้าใจตรรกะในการปฏิบัติงาน การตั้งค่าแบบฟอร์ม และความสัมพันธ์

BPMN 2.0 เป็นมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ และผู้ที่คุ้นเคยกับสัญลักษณ์นี้จะเข้าใจแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่เขียนในรูปแบบนี้ทันที

บทสรุป

ดังนั้น ฉันหวังว่าฉันจะสามารถชี้แจงคำถามว่าระบบ BPM คืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น โดยการเปรียบเทียบแนวทางกระบวนการกับทางเลือกงานอื่นๆ ในบทความถัดไป ผมจะแสดงให้เห็นว่าการสร้างแบบจำลองและการดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจเกิดขึ้นทางเทคนิคได้อย่างไรโดยใช้ตัวอย่างของระบบเฉพาะ

บทความเพิ่มเติมในหัวข้อนี้