Ferri i përditshëm: Të jetosh dhe të punosh në modalitetin e shumë detyrave. Multitasking: A mund të jetë dikush Cezar?

Multitasking është kërkesa e kohës së tanishme. Ne duhet të menaxhojmë gjithçka, ta bëjmë atë me efikasitet, shumë dhe në kohë. Disa njerëz jetojnë lehtësisht në këtë mënyrë, ndërsa të tjerët nuk mund ta organizojnë fare punën e tyre në mënyrë efektive.

Natyrisht, ne ia atribuojmë shumë detyrave më shumë çështjeve të punës. Prandaj, do të doja të shikoja disa këshilla praktike që do t'ju ndihmojnë të jeni më të mirë dhe më të fortë.

1. Kryerja e shumë detyrave nuk është e lezetshme. Cool është kur përfundon çdo detyrë që fillon me cilësi shumë të lartë. Pastaj ju merrni përsipër një detyrë tjetër dhe e bëni përsëri. Përfundoni gjithçka që filloni. Kur i përgjigjeni thirrjes, përfshihuni 100% në dialog. Ju e lexoni letrën në postë - jepni një përgjigje. Dhe kështu është çdo çështje, sado e parëndësishme.
2. Planifikoni ditën, javën, muajin tuaj etj. Shkruani të gjitha detyrat që duhen bërë. Pastaj renditini ato sipas rëndësisë dhe shpejtësisë së ekzekutimit. Prandaj, para së gjithash, bëni ato gjëra që mund të përfundohen shpejt dhe lehtë. Do të shihni që lista e detyrave është bërë shumë më e lehtë. Por ka ende detyra të vështira në të - ndani ato në pjesë, në mënyrë që të mund të lëvizni pak nga pak çdo ditë drejt përfundimit të një detyre të madhe dhe komplekse.
3. Vendosni përkujtues për veten tuaj në telefonin ose kompjuterin tuaj. Nëse e kuptoni se kalendari juaj është plot, ose harroni shumë gjëra, atëherë ndjehuni të lirë t'i vendosni vetes kujtime. Në këtë mënyrë do të punoni më mirë dhe do të arrini më shumë.

Ndodh shpesh që të keni bërë shumë, por në fakt nuk keni përfunduar asgjë. Kjo ndodh për faktin se jeni shpërqendruar nga shumë gjëra në të njëjtën kohë, domethënë nuk jeni përqendruar dhe nuk i keni afruar mirë detyrës. Ose nuk e keni optimizuar ekzekutimin e një detyre, për shembull, keni mbajtur një takim për një kohë të gjatë ose keni marrë një detyrë të re, megjithëse e kuptoni që nuk keni kohë për të bërë shumë në kohë. Është shumë e rëndësishme të vlerësoni punësimin tuaj aktual, standardizimi i ditës (koha) do t'ju ndihmojë me këtë. Provoni të shkruani të gjithë ditën tuaj për disa ditë, nga minuta e parë deri në minutën e fundit. Ju mund të vlerësoni joefikasitetin tuaj.

Në përgjithësi, një problem i madh me njerëzimin është se askush nuk e vlerëson kohën e të tjerëve. Kjo manifestohet në shumë mënyra. Një shembull se si kjo reflektohet në punë:

Ju shkruat një letër dhe treguat se po prisnit një përgjigje nga adresuesi, por ai, nga ana tjetër, nuk u përgjigj. Në të njëjtën kohë, ju nuk mund të hiqni dorë nga detyra sepse nuk keni marrë ende përgjigje. Ju shkruani përsëri, telefononi dhe kërkoni një përgjigje Është e qartë se keni humbur shumë kohë.

Menaxheri/kolegu juaj organizoi një takim që zgjati dy orë, megjithëse ishte planifikuar për 20 minuta, rezulton se 1 orë e 40 minuta është kohë që është shpenzuar në mënyrë joefektive. Ju është dashur të riplanifikoni detyrat e planifikuara më parë dhe të mendoni se kur t'i përfundoni detyrat tuaja të sotme.

Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme të mendoni për kolegët tuaj, është e rëndësishme të mos vidhni kohën e të tjerëve.

Bota na mbingarkon me informacione dhe detyra aq shumë sa thjesht harruam se si të përqendrohemi. Ne kontrollojmë rrjetet sociale njëqind herë në ditë. Dhe ne tani kemi probleme që njerëzit e tjerë i zgjidhnin. Për shembull, tani është e mundur të rezervoni në mënyrë të pavarur një biletë avioni dhe një dhomë hoteli dhe të blini mallra në një dyqan pa arkë. Ka shumë më tepër detyra, dhe përveç kësaj dua të jem me familjen, miqtë dhe të marr hobi.

Multitasking është një mit

Sidoqoftë, të kesh një listë të madhe detyrash dhe të jesh në gjendje të kryesh shumë detyra nuk është aq e mirë sa duket. Një person nuk mund të kryejë shumë detyra. Ne e marrim multitasking si aftësinë për të kaluar shpejt nga një detyrë në tjetrën. Dhe çdo ndërrim i tillë kërkon burime të konsiderueshme, rrit stresin dhe rrit ankthin. Prandaj, sa më pak të kalojmë dhe të shpërqendrohemi nga gjërat e jashtme, aq më mirë.

Por, çka nëse ka shumë detyra dhe duhet t'i përballoni disi ato? Si të mos çmendeni me një listë të madhe detyrash dhe të jeni efektiv? Këtu janë disa këshilla.

Puna në cikle

Biznesi kërkon ndërrim të vazhdueshëm midis detyrave. Nëse nuk keni mësuar ende të delegoni dhe të bëni gjithçka vetë - nga thirrja e personit që furnizon ujin në një intervistë, atëherë deri në mbrëmje me siguri do të jeni të shtrydhur si limon. Për të shmangur stresin e panevojshëm, punoni në cikle me një pushim në mes.

Teknika më e thjeshtë për të punuar në cikle është teknika Pomodoro. Ju përqendroheni sa më shumë në punë për disa kohë dhe më pas sigurohuni që të bëni një pushim të shkurtër. Për shembull, 45 minuta punë dhe 15 minuta pushim. Ky parim operimi është efektiv për të punuar si me një numër të madh detyrash ashtu edhe me një detyrë të madhe.

Ndryshoni mënyrën tuaj të përqendrimit

Truri ynë funksionon në dy mënyra të vëmendjes: modaliteti i përqendrimit dhe modaliteti i përhumbjes. Modaliteti i përqendrimit (modaliteti qendror-ekzekutiv) ndizet kur jemi të zhytur plotësisht në punë. Ne i kushtojmë vëmendje maksimale punës sonë. Në këtë mënyrë, ne punojmë produktivisht, por intensivisht. Kur punojmë me shpejtësi të tilla për një kohë të gjatë, gradualisht lodhemi dhe efikasiteti ynë ulet.

Për të punuar në mënyrë produktive për një kohë të gjatë, duhet të kaloni periodikisht nga mënyra e parë në të dytën - modaliteti i bredhjes së mendjes. Jemi në këtë mënyrë kur lexojmë letërsi, artikuj, ecim, admirojmë artin, meditojmë. Modaliteti "endacak" ju lejon të "rindizni" trurin tuaj dhe të relaksoheni. Prandaj, pushimet janë të dobishme për përmirësimin e efikasitetit të punës.

Merrni vendime të rëndësishme në mëngjes

Është më mirë të merrni të gjitha vendimet e rëndësishme në mëngjes, kur burimi juaj vendimmarrës nuk është shteruar ende. Mjaft e çuditshme, ne mund të marrim një numër të kufizuar vendimesh në ditë. Ekziston një prag i caktuar dhe nuk ka dallim nëse zgjedhja me të cilën përballemi është e vështirë apo e lehtë.

Në një eksperiment, një grupi njerëzish iu kërkua të merrnin pjesë në një anketë. Para sondazhit, atyre iu drejtuan në mënyrë specifike pyetje të thjeshta si: si duhet ta rregulloni letrën? Dëshironi një stilolaps blu apo të zi? Çfarë do të pini: çaj apo kafe? Me sheqer apo pa sheqer? Me qumësht apo limon?

Domethënë u detyruan të merrnin vendime. Dhe më pas ata shpërndanë fletë studimi me pyetje mbi probleme të rëndësishme filozofike. Njerëzit luftuan sepse tashmë ndiheshin të lodhur. Burimi i vendimmarrjes është shpenzuar.

Prandaj, është më mirë t'i zgjidhni të gjitha çështjet e rëndësishme në mëngjes, ndërsa koka juaj është e freskët dhe nuk keni pasur kohë të shpenzoni të gjitha burimet.

Lironi kokën

Mos mbani gjithçka në kokën tuaj, përdorni "zgjerues" të trurit - kalendarët, ditarët, listat, bllokun e shënimeve, aplikacionet.

Mendoni për përqendrimin tuaj si RAM në kompjuterin tuaj. Sa më shumë programe të keni të hapura në kompjuterin tuaj në të njëjtën kohë, aq më ngadalë do të funksionojë. Nëse përpiqeni të mbani diçka në kokën tuaj në vend që ta shkarkoni në një medium tjetër, atëherë ju merrni sasinë e kujtesës që ju nevojitet. Sa më shumë informacion i tillë, aq më e vështirë është të përqendroheni në çështjen aktuale.

Jeto "në moment"

Sa shpesh, kur jeni në punë, mendoni për punët e shtëpisë dhe darkën, dhe në shtëpi mendoni për punën? Kjo ndodh gjatë gjithë kohës. Gjatë mëngjesit, njerëzit mbajnë një pirun në njërën dorë dhe një telefon në tjetrën. Ata ecin në rrugë me fytyra të zymta, të përqendruara, duke menduar intensivisht për diçka. Ne kemi pushuar së shijuari momentin e tanishëm.

Murgu vietnamez Thich Nhat Hanh mëson se si të jetosh këtu dhe tani në librin e tij "Paqe në çdo hap". Nëse doni të mësoni të jetoni në këtë moment, atëherë sigurohuni që ta lexoni këtë libër.

Shoqëria po bën gjithnjë e më shumë kërkesa. Askush nuk është më i interesuar për një punëtor të vështirë që bën një gjë në një kohë. Jo, ai duhet të jetë në gjendje t'i bëjë të dyja, dhe menjëherë.

Dhe gjithnjë e më shpesh përballemi me konceptin e multitasking. Çfarë është multitasking? Multitasking është aftësia për të kryer disa procese në të njëjtën kohë. Ky koncept vlen për programimin, prodhimin dhe aktivitetin njerëzor. Për të mos u përhapur, le t'ua lëmë pyetjet teknike specialistëve përkatës dhe të flasim se çfarë është multitasking për një person.

Multitasking po depërton gjithnjë e më shumë në jetën tonë dhe po bëhet pjesë integrale e aktiviteteve tona, rekreacionit, jetës së përditshme dhe argëtimit. Ndoshta kjo ndodh sepse ne rrotullohemi në një rrjedhë të shpejtë informacioni dhe mundësish, dhe duam të provojmë gjithçka dhe duam të bëjmë gjithçka në kohë. Jemi kthyer në fëmijë të mëdhenj dhe fëmijëve, siç e dini, u pëlqen të fillojnë gjëra të ndryshme dhe të heqin dorë në gjysmë të rrugës.

Prandaj, ne mund t'u përgjigjemi njëkohësisht letrave me postë, të bisedojmë në rrjetet sociale, të dëgjojmë muzikë, të lyejmë thonjtë (të presim mjekrën) dhe të debatojmë me nënën (gruan, burrin) përmes murit. Tani Julius Caesar nuk ka asgjë për të qenë krenarë, madje edhe fëmijët modernë e kanë tejkaluar atë - ne bëjmë gjithçka menjëherë. Ne jemi vazhdimisht të zënë me diçka, por thjesht nuk arrijmë në vijën e finishit, kemi dhjetëra detyra të filluara dhe të papërfunduara. Përballja me tre projekte njëherësh, leximi i pesë librave në të njëjtën kohë, gatimi i supës, larja e enëve dhe fshesë me korrent - ky është multitasking ynë.

Nuk është diçka për t'u përpjekur si një sistem i dobishëm pune. Përkundrazi, tani kjo është një pronë e natyrshme për pothuajse çdo person. Dhe ne duhet të mësojmë ta frenojmë atë.

Më lejoni t'ju them një sekret: studiuesit pohojnë se kryerja e shumë detyrave për një person nuk do të thotë të kryeni disa detyra në të njëjtën kohë, por më tepër të kaloni shpejt nga njëra në tjetrën dhe përsëri. Ka shumë pak njerëz me të vërtetë shumë detyrash.

Pse na pëlqen kaq shumë kryerja e shumë detyrave? Po, ne e duam vërtet sepse trurit i pëlqen ndjenja e të qenit vazhdimisht i zënë, gjë që na bën të ndihemi më të përmbushur dhe të lumtur. Fakti që gjysma e energjisë shpenzohet duke kaluar nga një detyrë në tjetrën nuk merret parasysh.

Për më tepër, kur kaloni midis detyrave, një dozë e madhe e hormonit të lumturisë lëshohet në trupin tonë. Kjo është arsyeja pse ne jemi kaq të tërhequr nga njoftimi i ndezur me SMS ose dëshira për të ndjerë nostalgji mbi plehrat e vjetra të gjetura gjatë pastrimit.

Por problemi është se në të njëjtën kohë truri “injekton” kortizolin, hormonin e stresit. Dhe rezulton se kur bëjmë shumë detyra, ne jemi të dy të lumtur dhe të stresuar.

Por a do të thotë kjo se kryerja e shumë detyrave ka një ndikim negativ në jetën dhe punën tonë? Për ta zbuluar, le të shohim të gjitha aspektet e këtij fenomeni.

Të mirat dhe të këqijat e multitasking

• Kur kryen shumë detyra, një person është i prirur për përpunim sipërfaqësor të informacionit, prandaj ai nuk ka një bazë të mjaftueshme njohurish dhe është i informuar dobët për çështjet që studiohen.
• "Operatori me shumë mjete" transferon në mënyrë të pandërgjegjshme të dhëna nga një detyrë në tjetrën, dhe për këtë arsye bën gabime. Me përqendrim të pamjaftueshëm, vëmendja shpërndahet.
• Gomat me shumë detyra të strukturuara gabimisht – dhe një person i lodhur punon më keq.
• Siç u përmend tashmë, multitasking është i mbushur me një mori detyrash të filluara dhe të papërfunduara.

• Nëse e planifikoni punën tuaj siç duhet, kryerja e shumë detyrave ju ndihmon vërtet të zgjidhni disa probleme në të njëjtën kohë.
• Ai stërvit trurin dhe zhvillon përqendrimin.
• Njerëzit që janë në gjendje të punojnë në mënyrë efektive në kushte të kryerjes së shumë detyrave janë në gjendje të reagojnë shpejt në rrethana të forcës madhore dhe të thellohen në konceptet kryesore të problemit me shpejtësi rrufeje. Në disa situata, kjo pronë është shumë më e rëndësishme sesa aftësia për të studiuar me përpikëri një pyetje, për ta çmontuar atë "pjesë-pjesë" dhe vetëm atëherë për të marrë një vendim. Ndonjëherë mund të jetë tepër vonë.

Multitasking në punë: ekzekutimi nuk mund të falet?

Çfarë duhet të bëjmë me multitasking famëkeq - të përpiqemi ta heqim qafe atë dhe të mësojmë të bëjmë gjithçka në rregull ose disi ta sistemojmë atë në mënyrë që të bëjë më shumë mirë sesa dëm? Sigurisht, e dyta.

Meqë ra fjala, puna në kushte multitasking sjell rezultate të mira në fushën e biznesit, menaxhimit, pedagogjisë, turizmit dhe fushave të tjera ku duhet të zgjidhni një sërë çështjesh menjëherë pasi ato lindin. Gjëja kryesore këtu është të mësoni se si ta përdorni atë në mënyrë korrekte, në mënyrë që të mos rezultojë si në atë shaka për Chukchi që mblodhi drerin në një Lada. Në mënyrë që multitasking të jetë një mjet dhe jo çakëll, ju duhet të vendosni disa rregulla të rëndësishme për veten tuaj.

Si të kryeni shumë detyra në mënyrë efektive?

Kryerja e shumë detyrave është një pronë komplekse dhe kapriçioze e psikikës sonë. Është si një kalë i pathyer. Nëse nuk dimë ta kontrollojmë, ajo na shalon dhe na lodh, shtrydh të gjitha lëngjet tona.

Kryerja e shumë detyrave nuk duhet të ngatërrohet me çorganizimin. Shumë që e konsiderojnë veten "shumë detyrash" të mëdhenj thjesht nuk dinë ta organizojnë kohën e tyre.

Multitasking i vërtetë është aftësia për t'u përqendruar vetëm në një gjë për një kohë të caktuar, duke kaluar në një tjetër në një moment të përcaktuar rreptësisht dhe duke u zhytur plotësisht në punën e re.

Zhvilloni disiplinën dhe përqendrimin - dhe pastaj multitasking nuk do të kthehet në një moçal, duke thithur në mënyrë të pakthyeshme gjithë kohën dhe energjinë e pronarit të saj.

Nëse gjeni një gabim, ju lutemi theksoni një pjesë të tekstit dhe klikoni Ctrl+Enter.

Harrojeni padukshmërinë ose aftësinë për të fluturuar. E vetmja superfuqi që ëndërrojmë sot është të bëjmë disa gjëra të ndryshme në të njëjtën kohë. Megjithatë, ndryshe nga çdo superfuqi tjetër, aftësia për të kryer shumë detyra shpesh gjendet si një kërkesë bazë për punësim.

Disa prej jush ndoshta mund të kujtojnë të uleshin para kompjuterëve ose tabletave me shumë prekje, të postonin statuse në Twitter dhe në të njëjtën kohë të gëlltisin biftek dhe lëng të ftohtë portokalli. Të tjerë lexojnë në Kindle, duke treguar telefonin e tyre inteligjent dhe duke parë televizorin në qoshe me dy rreshta titash rrotulluese. Nuk ngurojmë t'i dërgojmë një kolegut një email ku e ftojmë për të pirë kafe, sepse jemi të sigurt që ai do ta lexojë letrën brenda pak minutash.

E thënë thjesht, kështu funksionon bota moderne. është një aftësi si leximi ose mbledhja e numrave, aq thelbësore saqë merret si e mirëqenë. Të bësh një gjë në një kohë është për humbësit. Le të kujtojmë se si Lyndon Johnson foli për Gerald Ford: "Ford është një djalë i mirë, por ai nuk mund të përtypë çamçakëz dhe të ecë në të njëjtën kohë."

Rritja e multitasking është nxitur nga zhvillimet teknologjike si dhe nga ndryshimet sociale. Burrat dhe gratë nuk ndahen më në mbajtës të familjes dhe amvise - tani të gjithë duhet të jenë të dyja. Puna dhe hobi mund të jenë të pandashme nga njëra-tjetra. Miqtë tuaj mund t'ju kontaktojnë edhe nëse jeni në punë duke ju dërguar një email në orën 10:00. Dhe shefi juaj mund t'ju telefonojë në celular në orën 22:00. Ju mund të bëni pazar ndërsa jeni ulur në tryezën tuaj dhe të qëndroni në kontroll të çështjeve të punës ndërsa qëndroni në radhë në supermarket.

Ky është një ndryshim i mirë në shumë mënyra. Sa e mrekullueshme është të jesh në gjendje të bësh gjëra të rëndësishme dhe të mos humbësh kohë. Sa e këndshme është diversiteti në të gjitha manifestimet e tij! Ju nuk duhet të jetoni më në një botë monotone tayloriste, ku duhej të përqendroheni plotësisht në të njëjtin lloj detyrash derisa të çmendeni.

Megjithatë, ne kemi filluar të kuptojmë se përfitimet e një jete me shumë detyra nuk janë aq të qarta. Ndihemi të mbingarkuar me gjëra që mund të kenë nevojë të bëhen në çdo moment. Ndihemi sikur mund të na thërrasin në çdo kohë.

Ne jemi të shqetësuar për oreksin e tmerrshëm të fëmijëve tanë, të cilët bëjnë gjithçka menjëherë: lëvizin nëpër detyrat e shtëpisë, dërgojnë mesazhe në WhatsApp, dëgjojnë muzikë dhe shikojnë Game of Thrones.

Sipas një studimi të kohëve të fundit nga Sabrina Pabilonia e Byrosë së Statistikave të Punës në SHBA, studentët kalojnë më shumë se gjysmën e kohës së detyrave të shtëpisë duke dëgjuar muzikë ose duke parë TV - me fjalë të tjera, duke bërë shumë detyra. Dhe kjo tendencë po fiton vetëm vrull. Ndoshta ata vërtet arrijnë të përpunojnë të gjithë informacionin në hyrje? Ata mendojnë në këtë mënyrë, edhe pse hulumtimet sugjerojnë të kundërtën.

Tani mund të shohim një reagim kundër multitasking - një lloj fushate vetëndihme. Një shembull i gjallë është një projekt crowdfunding në Kickstarter në dhjetor 2014. Për 499 dollarë—më shumë se një laptop i pasur me veçori—mund të blini Hemingwrite, një kompjuter me një tastierë të mirë, një ekran të vogël E-Ink dhe dërgim automatik të tekstit të shtypur në ruajtjen e resë kompjuterike. Nuk mund të dërgosh email me Hemingwrite. Me Hemingwrite nuk mund të shikosh YouTube, nuk mund të lexosh lajme. Mund të printoni vetëm. Fushata Hemingwrit mblodhi më shumë se 3 milionë dollarë.

Shembulli i Hemingwrite (pas riemërtimit të kompanisë quhet Freewrite) tregon se ju mund të përballeni me shumë detyra përmes vetëpërmbajtjes

Programe si Liria ose Vetëkontrolli po shfaqen, mund t'i instaloni në shfletuesin tuaj për ta çaktivizuar për një kohë të caktuar. Villa Stéphanie, një hotel në Baden-Baden, ofron një shërbim shtesë në suitat e tij: një çelës të vogël argjendi pranë shtratit me të cilin mund të aktivizoni një bllokues të rrjetit pa tel, në mënyrë që të mos tundoheni nga interneti.

Vija mes kundërshtarëve është vënë. Nga njëra anë, ekziston kultura e sotme e vendit të punës, e cila kërkon që ju të jeni gati për t'u ndërprerë në çdo kohë. Nga ana tjetër janë ithtarët e detyrës së vetme, të cilët këmbëngulin se multitasking është një gabim dhe se ajo që ka më shumë rëndësi është ajo që ka më shumë rëndësi. Cili ka të drejtë?

Çmimi i sjelljes

Ka prova të mjaftueshme për të mbështetur faktin se ne duhet të përqendrohemi në një gjë në një kohë. Le të shohim hulumtimin e David Strayer, një psikolog në Universitetin e Jutas. Në vitin 2006, Strayer dhe kolegët e tij përdorën një imitues drejtimi me besnikëri të lartë për të krahasuar performancën e shoferëve që shkruajnë mesazhe gjatë ngasjes me ato të shoferëve me nivel të lartë të alkoolit në gjak (BAC). Stilet e vozitjes së shoferëve llafazanë nuk ishin agresive apo të rrezikshme si ato të shoferëve të dehur, por ato ishin të rrezikshme në mënyra të tjera. Drejtuesit me telefona ishin shumë më të ngadaltë për të reaguar ndaj ngjarjeve jashtë makinës dhe nuk vunë re shenja rreth tyre. Konkluzioni zhgënjyes i Strayer ishte se drejtimi i makinës gjatë përdorimit të një celulari është po aq i rrezikshëm sa ngasja në gjendje të dehur.

Kishte një gjetje tjetër të rëndësishme në këtë studim: nuk ka rëndësi nëse shoferi flet duke mbajtur telefonin në dorë apo në altoparlant. Problemet e shkaktuara nga të folurit gjatë vozitjes nuk shkaktohen nga mungesa e duarve. Dhe për shkak të mungesës së burimeve mendore.

Megjithatë, ky zbulim nuk i bëri shumë përshtypje opinionit publik apo ligjvënësve. Në Mbretërinë e Bashkuar, për shembull, është e paligjshme përdorimi i telefonit me duar gjatë vozitjes, por të folurit në një telefon pa duar është plotësisht i ligjshëm. Jemi të lumtur të pranojmë se kemi vetëm dy duar, por refuzojmë të pranojmë se kemi vetëm një tru.

Në një studim tjetër, Strayer tregoi se ne gjithashtu gjykojmë gabimisht aftësitë tona për të kryer shumë detyra. Pjesëmarrësit e studimit, të cilët pretenduan se ishin në gjendje të kryenin shumë detyra për periudha të gjata kohore, performuan dobët në testet e aftësisë për të kryer shumë detyra. Ata sistematikisht mbivlerësuan aftësitë e tyre dhe ishin më pak në gjendje të kontrollonin emocionet e tyre. Me fjalë të tjera, dëshira për të kryer shumë detyra është një shenjë e qartë se ndoshta nuk duhet ta bëni atë.

Mund të mos e kuptojmë menjëherë se kryerja e shumë detyrave po na pengon. Hera e parë që përdora Twitter ishte për të komentuar një ngjarje publike gjatë një debati televiziv qeveritar në 2010. Më pëlqeu ndjenja e komunikimit të drejtpërdrejtë: mund të shikoja argumentet e kandidatëve dhe të postoja përgjigjet, të shkruaja thëniet e mia të menduara me 140 karaktere dhe t'i shikoja ato duke u ndarë. U ndjeva plotësisht i përfshirë në atë që po ndodhte. Vetëm në fund të debatit kuptova, për habinë time të madhe, se nuk mbaja mend absolutisht asgjë nga ato që kishin thënë Brown, Cameron dhe Clegg.

Një studim i kryer në Universitetin e Kalifornisë konfirmon se përvoja ime nuk është unike. Tre psikologë, Karin Foerde, Barbara Knowlton dhe Russell Poldrack, u treguan studentëve një sërë kartash me simbole mbi to dhe më pas u kërkuan të bënin një parashikim nëse e kuptonin modelin. Disa nga këto parashikime janë bërë në një mjedis multitasking, ku studentët duhet të dëgjonin gjithashtu një regjistrim me tone të ulëta dhe të larta dhe të llogarisin atë më të lartë. Ju mund të mendoni se të bësh një parashikim dhe në të njëjtën kohë të përqendrohesh te tingujt është shumë punë. Jo me të vërtetë. Studentët u trajnuan mjaftueshëm për të njohur modele me ose pa sinjale audio.

Por këtu është kapja: Kur studiuesit bënë pyetje më të përgjithshme rreth modeleve pas përfundimit të detyrës, kostoja e plotë e sjelljes me shumë detyra u bë e qartë. Studentët u përpoqën t'u përgjigjen pyetjeve në lidhje me parashikimet që ata bënë në një mjedis me shumë detyra. Ata i përfunduan me sukses të dyja detyrat, por nuk mësuan asgjë që mund ta zbatonin në një kontekst tjetër.

Ky është një zbulim zhgënjyes. Kur dërgojmë email në kohë, nuk e bëjmë me kujdes. Sipas gjetjeve të psikologëve, ndjenja e të kuptuarit mund të jetë një iluzion dhe vetëm atëherë zbuloni se në fakt nuk mbani mend shumë ose nuk mund të zbatoni në mënyrë fleksibël njohuritë tuaja. Kjo do të thotë se kryerja e shumë detyrave na bën më të harruar - një veçori tjetër që na bën pak si të dehur.

"Shumë detyrat" e para

Në vitin 1958, psikologia e re Bernice Eiduson filloi një projekt kërkimor afatgjatë. Siç doli, ishte aq afatgjatë sa ajo nuk jetoi për të parë përfundimin e saj. Eidusoni studioi praktikat e punës së dyzet shkencëtarëve, kryesisht burra. Ajo në mënyrë periodike, çdo disa vjet, i intervistonte dhe bënte teste psikologjike. Karriera e disa shkencëtarëve përfundoi me dështim, ndërsa të tjerë arritën sukses serioz. Katër morën çmimin Nobel dhe dy të tjerë u konsideruan pretendentë seriozë për të. Disa njerëz u ftuan për t'u bashkuar me Akademinë Kombëtare të Shkencave.

Pas vdekjes së Eiduson, kolegët e saj publikuan një analizë të punës së Bernice. Në veçanti, Robert Root-Bernstein, Maurine Bernstein dhe Helen Garnier donin të përcaktonin se çfarë përcakton një karrierë të gjatë dhe produktive si shkencëtar, për të gjetur recetën e gjeniut dhe jetëgjatësisë.

Nuk kishte asnjë sekret në intervistat dhe testet psikologjike. Por duke parë botimet e hershme të këtyre shkencëtarëve, 100 punimet e tyre të para shkencore, studiuesit zbuluan një model: shkencëtarët kryesorë ndryshuan vazhdimisht drejtimin e punës së tyre.

Në 100 punimet e para, shkencëtarët më produktivë arritën të mbulonin pesë fusha të ndryshme kërkimore dhe ndryshuan nga një temë në tjetrën rreth 43 herë. Ata publikuan, ndryshuan temën, publikuan përsëri dhe ndryshuan përsëri temën. Meqenëse kërkimi kërkon një kohë të gjatë, ndonjëherë temat e tyre mbivendosen. Pra, cili është sekreti i një karriere të gjatë dhe shumë produktive si shkencëtar? Në multitasking.

Çarls Darvini përballoi me sukses aktivitete të ndryshme. Ai filloi të shkruante shënimet e tij mbi mutacionin e specieve dy dekada para botimit të librit "Për origjinën e specieve". Ai filloi të shkruante "Një skicë biografike të një fëmije" menjëherë pas lindjes së djalit të tij William, dhe e botoi atë vetëm kur William ishte 37 vjeç. Në të njëjtën kohë, Darvini punoi në bimë ngjitëse dhe insektngrënëse për gati 20 vjet. Ai botoi një libër për krimbat e tokës në 1881, pak para vdekjes së tij. Darvini punoi në të për 44 vjet. Kur psikologët Howard Gruber dhe Sara Davis studiuan metodat e Darvinit dhe shkencëtarëve të tjerë të famshëm, ata arritën në përfundimin se studime të tilla të mbivendosura ishin të zakonshme.

Një grup tjetër psikologësh, i udhëhequr nga Mihaly Csikszentmihalyi, intervistoi rreth 100 njerëz jashtëzakonisht krijues, nga pianisti i xhazit Oscar Peterson dhe shkrimtari Stephen Jay Gould deri te fizikani dy herë fitues i çmimit Nobel, John Bardeen. Csikszentmihalyi është i njohur për zhvillimin e gjendjes së lumtur të të qenit aq i zhytur në qëllimin e dikujt, saqë njeriu nuk e vëren kalimin e kohës dhe i lë jashtë të gjitha shpërqendrimet. Për më tepër, secili nga të anketuarit e Csikszentmihalyi ka praktikuar punën në disa projekte në të njëjtën kohë.

Vetëm varësia nga interneti?

Nëse termi "multitasking" mund të përdoret si për Darvinin ashtu edhe për një adoleshent me zakonin e kontrollit të vazhdueshëm të Instagramit, ia vlen të merret parasysh një përkufizim më i saktë i këtij fenomeni. Ekzistojnë të paktën katër lloje aktivitetesh të cilave mund t'u referohemi kur flasim për multitasking.

1. Multitasking i lindur

Për shembull, kur mund të këndoni dhe të luani piano në të njëjtën kohë. Multitasking i lindur është i mundur, por të paktën një nga detyrat duhet të kryhet automatikisht, pa menduar shtesë.

2. Kaloni mes detyrave

Tani le të flasim për një situatë ku jeni duke bërë një prezantim për shefin tuaj, në të njëjtën kohë duke iu përgjigjur thirrjeve të tij dhe duke e mbajtur një sy mbi të në rast se ai dëshiron t'ju shqetësojë atje. Nuk mund të quhet multitasking në të njëjtin kuptim. Termi "ndërrim i shpejtë i detyrave" është më i përshtatshëm këtu sepse vëmendja juaj është e ndarë midis prezantimit, telefonit dhe kutisë suaj hyrëse. Pjesa më e madhe e asaj që ne e quajmë multitasking është në fakt kalimi i shpejtë midis detyrave.

3. Vëmendje e shpërqendruar

Kalimi midis detyrave shpesh ngatërrohet me një aktivitet të tretë - hobi sekret i lëvizjes nëpër një burim të pafund thashethemesh për yjet dhe përditësimet në rrjetet sociale në mes. Ka një ndryshim të madh midis një personi që ndaloi në gjysmë të një artikulli për të bërë disa shënime në një projekt të ardhshëm dhe më pas iu kthye atij, dhe një personi që lexoi në gjysmë të një artikulli dhe më pas shkoi të shikonte fotot e vajzave me bikini. "Ajo që ne e quajmë multitasking është shpesh e parëndësishme," thotë psikologia Shelley Carson, autore e "Truri juaj krijues". "Ky është një veprim kompulsiv, jo një manifestim i shumë detyrave."

4. Menaxhimi i projekteve të shumta

Dhe lloji i fundit i shumë detyrave është kur nuk keni nevojë të arrini një qëllim, por thjesht të bëni shumë gjëra. Makina duhet të dërgohet në një qendër shërbimi. Më dhembin dhëmbët. Burri nuk mund t'i marrë fëmijët nga shkolla sot. Më duhet të përgatitem për një takim të rëndësishëm javën e ardhshme dhe gjithashtu të paguaj taksat. Vetëm për shkak se ka shumë gjëra për të bërë, nuk do të thotë që ju duhet t'i bëni të gjitha menjëherë. Është thjesht jeta.

Luftoni për vëmendje

Të katër veprimet: multitasking i lindur, ndërrimi ndërmjet detyrave, vëmendja e shpërqendruar dhe menaxhimi i shumë projekteve - janë etiketuar si "shumë detyra". Kjo nuk është për shkak të konfuzionit të zakonshëm gjuhësor, ato janë të ngjashme në një aspekt tjetër. Në veçanti, praktika shumë produktive e menaxhimit të disa projekteve të ndryshme në të njëjtën kohë mund të çojë në një zakon krejtësisht joproduktiv të kalimit të shpejtë midis detyrave.

Për të kuptuar pse ndodh kjo, merrni parasysh një histori që ndodhi në një restorant pranë Universitetit të Berlinit në vitet 1920 - psikologët duan ta tregojnë atë. Kur një grup i madh akademikësh mbërritën në restorant, kamerieri erdhi për të marrë porosinë e tyre, duke tundur kokën me qetësi sa herë që shtonin një pjatë ose pije të re në porosinë e përgjithshme komplekse. Ai nuk shkroi asgjë, por kur u kthye me ushqimin, të gjithë u bindën se kujtesa e tij ishte e patëmetë. Kur u largua, akademikët po diskutonin ende për aftësinë e tij të jashtëzakonshme. Por njëri prej tyre u kthye për një send të harruar dhe kamarieri nuk e kujtoi atë. Si ndodhi që papritmas kamerieri u bë kaq mendjelehtë? "Shumë e thjeshtë," u përgjigj ai. "Kur porosia paguhet, unë e harroj atë."

Një nga anëtarët e Shkollës së Berlinit ishte psikologia e re eksperimentale Bluma Zeigarnik. Në një eksperiment, ajo tregoi se njerëzit i mbajnë mend më mirë detyrat e papërfunduara. Ky fenomen quhet "": kur e ndërpresim një veprim pa e përfunduar, nuk mund ta nxjerrim nga koka. Mendja jonë nënndërgjegjeshëm mban një kujtesë se një detyrë kërkon vëmendje.

Efekti Zeigarnik mund të shpjegojë lidhjen midis të pasurit përgjegjësi të shumëfishta dhe përdorimit të tepërt të ndërrimit të shpejtë të detyrave. Ne vrapojmë nga detyra në detyrë sepse nuk mund të harrojmë të gjitha gjërat që nuk i kemi bërë ende. Ne vrapojmë nga detyra në detyrë sepse po përpiqemi të mbysim zërin tonë obsesiv të brendshëm.

Tani folëm shumë për mbrojtjen e vëmendjes dhe për detyrën e vetme. Por në të kaluarën thuhej shumë në mbrojtje të dorëshkrimit kaligrafik ose se të gjithë kanë nevojë për një shërbëtor. Bota po ecën përpara. Ka diçka tërheqëse për Hemingwrite dhe një dhomë pa internet në një hotel, por ka edhe diçka jopraktike.

Nuk është e vërtetë që Facebook-u është e vetmja gjë që të pengon të arrish famë letrare. Dhe në shumicën e zyrave, Hemingwrite nuk është mjeti më i mirë për t'u promovuar. Ju nuk jeni Ernest Hemingway dhe nuk mund të injoroni kutitë hyrëse të kolegëve tuaj.

Një detyrë e vetme mund të mbijetojë vetëm nëse bën kompromise me botën e sotme me shumë detyra.

Unazat dhe listat

Fjala "shumë detyra" nuk u përdor për të përshkruar njerëzit deri në vitet 1990, ajo u përdor ekskluzivisht për të përshkruar kompjuterët për gjysmë shekulli. Sipas Oxford English Dictionary, termi "multitasking" u shfaq për herë të parë në shtyp në revistën Datamation në 1966 për të përshkruar një kompjuter të aftë për të kryer disa operacione të ndryshme në të njëjtën kohë.

Ashtu si njerëzit, kompjuterët zakonisht krijojnë iluzionin e shumë detyrave, por në realitet ata thjesht kalojnë midis detyrave shumë shpejt. Vetëm kompjuterët kalojnë më shpejt, atyre nuk u duhen 20 minuta për t'u rikthyer në rrugën e duhur pas një pushimi.

Përveç kësaj, kompjuteri nuk do të shqetësohet për atë që nuk është bërë. Për sa kohë që radha kalon dhe teksti i dërgohet printerit, ai nuk do të ndjejë asnjë faj për faktin që miu ngriu për 16 milisekondat e fundit. Do të vijë koha te miu. Të jesh kompjuter do të thotë të mos e përjetosh kurrë efektin Zeigarnik.

Si mund ta ruajmë ndjenjën se gjithçka është nën kontroll nëse ndjejmë një ndjenjë të vazhdueshme faji për atë që nuk kemi bërë?

Sa herë që i thoni dikujt, "Unë do t'i kthehem kësaj", ju filloni një cikël në trurin tuaj. Dhe ky cikël do të vazhdojë të rrotullohet atje derisa të vendosni një zëvendësues në sistemin që mund t'i besoni.

David Allen

Jeta moderne na inkurajon të zbulojmë gjithnjë e më shumë cikle të reja. Ne nuk kemi domosdoshmërisht shumë punë për të bërë, por kemi shumë punë për të bërë që duhet të jemi gati për të bërë në një moment. Detyrat rrjedhin në mënyrë të pashmangshme në njëra-tjetrën. Pavarësisht se çfarë bëjmë, nuk mund të mos ndihemi sikur duhet të bëjmë diçka tjetër. Dhe kjo kërkon përpjekje të konsiderueshme mendore.

Parimi i përshkruar në është i thjeshtë: mbyllni sythe të hapura. Detajet janë më të ndërlikuara, por vetë parimi është gjithëpërfshirës. Pas çdo gjëje që bëni për veten ose dikë tjetër, shkruani atë që planifikoni të bëni më pas. Rishikimi i shpeshtë i listës suaj të veprimeve të ardhshme do t'ju ndihmojë të siguroheni që nuk po anashkaloni asgjë.

Metoda e Allen ka shumë ndjekës. Përvoja tregon se shumë njerëz e shohin atë jashtëzakonisht të dobishëm, duke përfshirë edhe mua (detajet më poshtë). Megjithatë, vetëm kohët e fundit psikologët EJ Masicampo dhe Roy Baumeister gjetën një shpjegim përse njerëzit ndihen më mirë duke përdorur sistemin e David Allen. Në fakt, nuk është aspak e nevojshme të përfundoni detyrën për të hequr qafe efektin Zeigarnik. Një plan specifik do të ndihmojë në këtë. Shkruani veprimin tjetër dhe do të vini re se zëri i brendshëm i bezdisshëm zbehet. Ju transferoni shqetësimet tuaja në një copë letër.

Kufijtë e krijimtarisë

Ndoshta është një vendim i mençur për të lënë kalimin e shpejtë të detyrave te kompjuterët. Por edhe nxitimi i furishëm mes Facebook-ut, emailit dhe dokumenteve mund të sjellë përfitime të caktuara.

Psikologia Shelley Carson dhe studenti i saj Justin Moore kanë kryer së fundmi një eksperiment. Ata testuan aftësinë e studentëve për të kaluar shpejt ndërmjet detyrave. Secilit lëndë iu dhanë dy detyra: zgjidhjen e anagrameve dhe leximin e artikujve nga revistat shkencore. Detyrat duhej të kryheshin në kompjuter. Gjysma e subjekteve përfunduan detyrat në mënyrë sekuenciale: së pari ata zgjidhën anagrame dhe më pas lexuan artikullin. Për gjysmën tjetër të grupit eksperimental, detyrat në ekran ndryshuan çdo dy minuta e gjysmë - nga anagramet në një artikull dhe mbrapa, e kështu me radhë disa herë.

Nuk është për t'u habitur që për shkak të ndërrimit të vazhdueshëm të detyrave, subjektet e grupit të dytë mendonin më ngadalë. Ata zgjidhën më pak anagrame dhe ishin më pak të vetëdijshëm për përmbajtjen e asaj që lexonin, sepse e kalonin vëmendjen nga njëri tek tjetri çdo 150 sekonda.

Por gjatë interpretimit të rezultateve, u zbuluan avantazhet e një multitasking të tillë. Subjektet që kryenin detyrën e ndërrimit ishin më shumë Më konkretisht, rezultatet e testimit të tyre karakterizoheshin nga të menduarit anësor, veçanërisht në pyetjet me fund të hapur. Atyre, për shembull, mund t'u kërkohet të gjejnë sa më shumë përdorime për një rrokullisje, ose të listojnë pasojat e asaj që do të ndodhte me botën nëse njerëzit do të kishin tre duar në vend të dy. "Shumë detyrash" të detyruar dhanë përgjigje më të ndryshme dhe mendimet e tyre ishin më origjinale.

"Ndërrimi i detyrave duket se shkakton kreativitet te njerëzit," thotë Carson, një profesor i asociuar në Harvard. Rezultatet e bashkëpunimit të saj me Moore nuk janë publikuar ende, por tashmë mund të argumentohet se detyra të tilla nuk ka gjasa të jenë të përshtatshme për matjen e krijimtarisë. Carson përgjigjet se kërkimet laboratorike kanë gjetur një lidhje midis të menduarit divergjent dhe aktivitetit krijues në një kuptim të gjerë, qoftë shkrimi i një romani, prodhimi i një shfaqjeje profesionale në skenë ose krijimi i një pikture. Ata që janë të bindur se punë e madhe mund të bëhet vetëm përmes përqendrimit mbinjerëzor, duhet të reflektojnë mbi këtë zbulim.

Carson dhe kolegët e saj gjetën një lidhje midis arritjeve të rëndësishme në fushën krijuese dhe manifestimit të një fenomeni të tillë psikologjik si aftësia e ulët e frenimit latent. Frenimi latent është një filtër që kanë të gjithë gjitarët që i lejon ata të akordojnë në mënyrë të pandërgjegjshme stimujt e parëndësishëm. Do të ishte e padurueshme të dëgjoje çdo bisedë në zyrë, gumëzhimën e kondicionerit, duke vënë re në të njëjtën kohë çdo person që kalon nga dritarja e zyrës. Frenimi i fshehur na shpëton nga kjo. Ky filtër nënndërgjegjeshëm na lejon të ecim nëpër botë pa reaguar ndaj të gjithë stimujve të jashtëm.

Megjithatë, njerëzit, filtrat e të cilëve janë pak më të depërtueshëm, kanë më shumë gjasa të jenë krijues. Mendoni për këtë, njerëz me një detyrë: Ndërsa po përpiqeni shumë të përqendroheni në një gjë, njerëzit që nuk mund t'i rezistojnë zhurmës së botës tani po i çojnë dorëshkrimet e tyre në shtëpinë botuese.

"Ju jeni duke sjellë më shumë informacion në hapësirën tuaj njohëse, dhe mund të jetë ose i vetëdijshëm ose i pavetëdijshëm," thotë Carson. Dy psikologë të tjerë, Holly White dhe Priti Shah, kanë gjetur një model të ngjashëm në sjelljen e njerëzve me çrregullim të hiperaktivitetit të deficitit të vëmendjes (ADHD).

Do të ishte e gabuar të romantizonim sëmundje të rënda si ADHD. Të gjitha studimet u kryen midis studentëve të universitetit, domethënë njerëzve që kanë demonstruar tashmë aftësinë e tyre për të perceptuar informacionin. Megjithëse kushtet e eksperimentit të White dhe Shah ishin jo të parëndësishme: pjesëmarrësit e tij duhej të kishin një diagnozë klinike të ADHD. Kjo do të thotë se deficiti i vëmendjes i shqetësonte aq shumë studentët, saqë ata u detyruan të kërkonin ndihmë profesionale.

Është një zbulim i mahnitshëm: kalimi mes detyrave na bën më kreativë. Është edhe më e mahnitshme të kuptosh se në një kohë kur ne të gjithë jetojmë nën kërcënimin e shpërqendrimit të vazhdueshëm, njerëzit që janë të ndjeshëm ndaj shpërqendrimit mund të lulëzojnë në mënyrë krijuese.

Ndoshta nuk duhet të habitemi kaq shumë. "Duke kaluar midis detyrave, ju mund të lubrifikoni shinat mbi të cilat shkon mendimi," thotë John Kounios, një profesor i psikologjisë në Universitetin Drexel.

Kounios, bashkëautor i librit Eureka Factor, sugjeron se ekzistojnë të paktën dy mekanizma psikologjikë që potencialisht mund të nxisin kreativitetin kur kaloni midis detyrave. Njëra është se një sfidë e re na ndihmon të harrojmë idetë e këqija. Kur zgjidhim një problem krijues, është më e lehtë të ngecesh sepse mendojmë për të, por në të njëjtën kohë thjesht nuk mund të ndalojmë së menduari për të. Kur bëni diçka të re, thelbësisht të ndryshme, aktivizohet reagimi i harresës, i cili na lejon të çlirohemi dhe të gjejmë zgjidhjen e duhur.

Mekanizmi i dytë është asimilimi fleksibël. Kur një detyrë e re na shtyn të mendojmë për zgjidhjen e të vjetrës. Një shembull i famshëm është Arkimedi dhe "Eureka" e tij!

Siç shkon historia, detyra e Arkimedit ishte të përcaktonte nëse kurora ishte bërë me të vërtetë prej ari të pastër (pa papastërti) pa shkatërruar bizhuteritë. Zgjidhja doli të ishte kjo: shikoni nëse kurora e artë do të zhvendoste të njëjtin vëllim uji nga ena si një shufër ari me të njëjtën masë. Kjo zgjidhje i erdhi në mendje Arkimedit kur po bënte banjë dhe po mendonte për ndryshimet në nivelin e ujit. Të bësh një dush dhe të kërkosh një zgjidhje për një problem a nuk është shumë detyra?

6 mënyra për t'u bërë një gjeni me shumë detyra

1. Kini kujdes

"Situata ideale për kryerjen e shumë detyrave është kur mund të përqendroheni kur të keni nevojë", shkruan psikologia Shelley Carson. Tom Chatfield, autor i Live This Book, rekomandon krijimin e dy listave: një për gjërat që bëhen më mirë në internet dhe një për gjërat që bëhen më mirë offline. Lidhja dhe shkëputja nga interneti duhet të jetë një veprim i vetëdijshëm.

2. Shkruani atë

Ideja kryesore që qëndron pas librit Get Things Done të David Allen është të kthejë çdo mendim të paqartë dhe faj në veprim. Prandaj, shkruani rregullisht të gjitha detyrat tuaja dhe rishikoni ato vazhdimisht. Qëllimi është të mos shqetësoheni për gjërat që po bëni dhe gjërat që vendosni të mos bëni tani, por në të njëjtën kohë të jeni të sigurt se asgjë nuk do të shkojë dëm.

3. Zbut smartfonin tuaj

Një smartphone është një asistent i shkëlqyeshëm, por i bezdisshëm. Fikni sinjalizimet e panevojshme: Shumica e njerëzve nuk kanë nevojë të dinë për tweet-et e reja ose emailet hyrëse. Vendosni një sistem ruajtjeje në emailin tuaj. Për shembull, kur është më e përshtatshme t'i përgjigjeni një mesazhi duke përdorur tastierën (duhet të shkruani 50 fjalë ose më shumë), ju e zhvendosni mesazhin në një dosje të veçantë në të cilën ruhet derisa të arrini në kompjuterin tuaj.

4. Përqendrohuni në detyra të shkurtra

Një teknikë e sugjeruar nga Francesco Chirillo është të ndash një detyrë të madhe në disa grupe 25-minutëshe (të quajtura pomodoros), me një pushim të shkurtër në mes. Guruja e produktivitetit Merlin Mann rekomandon metodën e postës së postës elektronike për të rishikuar emailin tuaj ose listën e detyrave për disa minuta çdo orë. Këto teknika ju ndihmojnë të përqendroheni, ndërkohë që ju lejojnë të kaloni midis projekteve disa herë në ditë.

5. Zvarriteni për të fituar.

Nëse jeni duke punuar në disa projekte interesante në të njëjtën kohë, mund ta lini mënjanë një dhe të punoni në një tjetër. Pikërisht kështu ka punuar Çarls Darvini. Ndryshimi është po aq i mirë sa pushimi, dhe siç shpjegon psikologu John Kounios, ndërrimi i detyrave në këtë mënyrë ndihmon në ndezjen e ideve të reja.

6. Punoni në fusha të ndryshme

“Idetë kreative u vijnë njerëzve që punojnë në fusha të ndryshme ose kanë disa projekte të ndryshme”, thotë autori dhe psikologu Keith Sawyer. Nga rruga, Sawyer është gjithashtu një pianist xhaz dhe një ish-konsulent menaxhimi dhe dizajner lojërash në Atari. Idetë e mira vijnë shpesh kur mendja juaj krijon lidhje të papritura midis zonave të ndryshme.

Lista e detyrave të Tim Harford

Shkruani gjithçka. Unë përdor Google Calendar për takime dhe një listë dixhitale të detyrave të quajtur Mbani mend Qumështin, si dhe një listë të dedikuar ditore të detyrave në letër. Detajet nuk kanë rëndësi. Parimi është të mos mbani gjithçka në kokën tuaj.

Lista duhet të jetë sa më e plotë. Aktualisht ka 151 artikuj në listën time. (Jo, nuk e mësova përmendësh këtë numër, e rillogarita.)

Përditëso listën. Sistemi funksionon dhe lehtëson ankthin nëse keni besim se kalendari dhe lista e detyrave do t'ju kujtojnë atë që duhet të bëni. Kaloj 20 minuta në javë duke shqyrtuar listën time, duke kontrolluar afatet, duke u siguruar që nuk kam ndonjë artikull të rëndësishëm që mungon në listën time. Rishikimi i listës është shumë i rëndësishëm. Sa më shumë t'i besoni, aq më shpesh e përdorni. Sa më shumë ta përdorni, aq më shumë i besoni.

Një listë me kontekst shtesë është po aq e mirë sa një listë aktuale. Natyrisht, është më e lehtë të mbash një listë për një temë ose projekt të caktuar, si për shembull një listë detyrash për ridekorimin e dhomës së miqve ose një listë planesh për vitin e ardhshëm. Gjërat për të bërë para nisjes; gjëra për të blerë në dyqan; ide për të biseduar me shefin tuaj kur takoheni.

Jini specifik për veprimin e radhës. Nëse thjesht po shkruani përkujtues të paqartë, lista juaj e detyrave do të vazhdojë të shkaktojë ankth. Para se të shkruani një problem të formuluar keq, mendoni për 15 sekonda se çfarë është saktësisht.

Multitaskingështë shoqëruesi i vazhdueshëm i të gjithëve Specialistët e HR. Edhe nëse funksionaliteti i menaxherit të burimeve njerëzore përfshin vetëm rekrutimin e personelit, multitasking do të jetë i pranishëm në çdo rast. Nëse një person nuk është në gjendje të punojë në modalitet multitasking, ai do të përpiqet të veprojë një nga një, duke vendosur prioritete dhe duke u përpjekur të përfundojë të gjithë funksionalitetin e nevojshëm brenda një kohe të caktuar. Por puna është se në punë Specialist i HR Ekziston një faktor i vazhdueshëm njerëzor dhe me shumë mundësi nuk do të jetë e mundur të punohet sipas një skenari të planifikuar paraprakisht. Për të përshtatur atë që është planifikuar në kuadrin e ditës së punës, është e rëndësishme të jeni në gjendje të punoni në a multitasking. Le të shohim rregullat themelore që do t'ju ndihmojnë të përballeni me sukses me këtë problem.

Planifikoni ditën tuaj të punës

Unë do të jap një shembull të prioritizimit për Specialist i HR, i cili punon në vendin e prodhimit si person i vetëm.

1. Plotësimi i vendeve vakante “menaxher magazine” dhe “mbikëqyrës turni”.
2. Rekrutimi masiv i personelit (punëtorëve të prodhimit).
3. Menaxhimi i të dhënave të personelit (marrja në punë, largimi nga puna, transferimi i punonjësve).
4. Zhvillimi i rregulloreve lokale, rregulloreve dhe përshkrimeve të punës.
5. Përgatitja e raporteve për menaxhim.
6. Zhvillimi i një programi vlerësimi për personelin e linjës.
7. Zhvillimi i materialeve të trajnimit për personelin e linjës.
8. Zhvillimi i një sistemi motivimi për punonjësit e prodhimit.
9. Njoftimi i Shërbimit Federal të Migracionit për pranimin e punëtorëve të huaj.
10. Kryerja e aktiviteteve të përshtatjes për të ardhurit.

Për të vendosur prioritetet në mënyrë korrekte, është e nevojshme të vendosni synime për të arritur të cilat synohen detyrat e punonjësit. Sa më fort që synimet të ndikojnë në rezultatet e biznesit, aq më prioritare bëhet kjo apo ajo detyrë. Përveç përcaktimit të qëllimeve, është e rëndësishme të vlerësohen rreziqet me të cilat përballet organizata nëse një detyrë e caktuar nuk përfundon. Janë këta dy faktorë që janë vendimtarë në përcaktimin e prioriteteve.

Prioriteti i detyrave bazuar në qëllimet dhe rreziqet

Detyrë	Synimi	Rreziqet	Prioriteti	Statusi i detyrës
Mbyllja e vendeve vakante “Menaxheri magazine” dhe “Mbikqyres turni”	Funksionimi i pandërprerë i sistemit të biznesit	Mosfunksionim zhvillimin e biznesit, humbjet financiare	Lartë	Urgjente
Rekrutimi masiv (punëtorët e prodhimit)	Procesi efikas i prodhimit	Mosfunksionim zhvillimin e biznesit, humbjet financiare	Lartë	Urgjente
Menaxhimi i të dhënave të personelit (punësimi, largimi nga puna, transferimi i punonjësve)	Kontabiliteti i personelit, pajtueshmëria me ligjet e punës	Të dhënat e personelit të pa sistemuar, gjoba në rast inspektimesh për mosrespektim të ligjeve të punës	Mesatare	Aktuale
Zhvillimi i rregulloreve lokale, rregulloreve dhe përshkrimeve të punës	Rregullimi i proceseve, respektimi i ligjeve të punës	Procese të parregulluara, gjoba në rast inspektimesh për mosrespektim të ligjeve të punës	Mesatare	Aktuale
Raportimi për menaxhmentin	Sigurimi i treguesve të matshëm të performancës	Nuk ka rreziqe të rëndësishme	E ulët	Aktuale
Zhvillimi i një programi vlerësimi për personelin e linjës	Identifikimi i punonjësve të paaftë, formimi i një rezerve të brendshme të personelit	Cilësi e dobët e punës nga personeli i paaftë	Lartë	Urgjente
Zhvillimi i materialeve të trajnimit për personelin e linjës	Rritja e kompetencës dhe si rrjedhojë e cilësisë së punës së punonjësve	Cilësi e dobët e punës së personelit të patrajnuar	Lartë	Aktuale
Zhvillimi i një sistemi motivimi për punonjësit e prodhimit	Rritja e interesit dhe si rrjedhojë e cilësisë së punës së punonjësve	Cilësi e ulët e punës së personelit të pamotivuar	Lartë	Urgjente
Njoftimi i Shërbimit Federal të Migracionit për pranimin e punëtorëve të huaj	Pajtueshmëria ligjore	Gjobat për mosrespektim të ligjeve të migracionit	Lartë	Urgjente
Kryerja e aktiviteteve të përshtatjes për të ardhurit	Përmirësimi i komunikimeve të brendshme të korporatës dhe cilësisë së punës së punonjësve	Mund të ketë një rritje të qarkullimit dhe një përkeqësim të cilësisë së punës së punonjësit të ri. Nuk ka rreziqe të rëndësishme	Mesatare	Aktuale

Siç mund ta shohim, në tabelë nuk ka detyra urgjente dhe ato aktuale janë të shpërndara në mënyrë të barabartë. Kur planifikoni ditën tuaj, është e rëndësishme t'i kushtoni kohën maksimale zgjidhjes së problemeve urgjente, duke lënë një hapësirë ​​të vogël kohe për të zgjidhur problemet aktuale.

Çdo detyrë duhet të ndahet në procese. Edhe nëse detyra është globale dhe kërkon një kohë të konsiderueshme, do të jetë shumë më e lehtë për ta zbatuar atë.

Mësoni të ndërroni

Aftësia për të kaluar është e nevojshme për të ruajtur përqendrimin, domethënë përqendrimi në detyrën dhe interesin për punën që po kryhet. Janë veprimet monotone që ulin qëndrueshmërinë e vëmendjes. Kur kaloni nga një detyrë në tjetrën, duhet të merrni parasysh pikat e mëposhtme:

• Kontrasti i dinamikës së procesit.
• Faktori i kohës.

Procesi në të cilin kaloni duhet të ndryshojë në dinamikë nga procesi kryesor: ky është rregulli kryesor i punës konstruktive. Për shembull, si Drejtor i Burimeve Njerëzore ju jeni të zënë me zhvillimin e rregulloreve për të cilat keni ndarë një kohë të caktuar, le të themi dy orë. Në gjysmë të procesit, ju mund të kaloni në një detyrë tjetër, më të gjallë, siç është kryerja e intervistave telefonike me kandidatët. Këshillohet gjithashtu të kaloni në një aktivitet që është më i lehtë dhe më interesant për ju: është më i lehtë psikologjikisht dhe kalimi, përveçse do të ketë një efekt konstruktiv në vëmendjen tuaj, do të perceptohet si pushim dhe lehtësim për trurin.

Për sa i përket faktorit kohë, duhet theksuar se kalimi duhet të jetë i kufizuar në kohë, domethënë aktiviteti kryesor nga i cili keni kaluar në një dytësor duhet të mbetet i tillë. Le të themi se detyra juaj kryesore sot është të monitoroni tregun e punës bazuar në nivelet e pagave. Ju i keni caktuar vetes një afat kohor për të përfunduar këtë funksion: tre orë. Çdo orë, kaloni në një detyrë tjetër dytësore, duke caktuar 15-20 minuta për ta përfunduar atë. Kështu, do t'ju duhen katër orë për të përfunduar detyrën kryesore dhe disa detyra dytësore, në vend të tre që keni buxhetuar për detyrën kryesore. Por produktiviteti juaj do të rritet ndjeshëm dhe, përveç një blloku të madh të punës analitike, do të jeni në gjendje të kryeni një sërë përgjegjësish funksionale pa humbur cilësinë e punës suaj.

Kryerja e veprimeve të ndryshme në të njëjtën kohë

Sigurisht, në realitet, të bësh disa gjëra në të njëjtën kohë është joreale: në çdo rast, ju bëni një gjë, duke kaluar menjëherë në një tjetër. Por për të kryer detyra që janë të parëndësishme për sa i përket kostove të punës, është ende e mundur të kryhen disa veprime në të njëjtën kohë. Për shembull, ndërsa flisni në telefon, mund të analizoni dhe nënshkruani dokumente ose, ndërsa komunikoni me një koleg, të shikoni emailin.

Gjëja kryesore është që proceset që kryeni paralelisht janë më shumë mekanike sesa taktike dhe nuk kërkojnë përpjekje të konsiderueshme mendore nga ju. Duke zhvilluar çdo ditë aftësinë tuaj për të bërë disa gjëra paralelisht, ju mund të rrisni ndjeshëm produktivitetin tuaj dhe të optimizoni kohën e kaluar gjatë ditës së punës.

Neutralizimi i harxhuesve të kohës

Koha ngrënësit, ose kronofagët, janë një faktor i fuqishëm negativ që shpërqendron një specialist dhe i merr burimet e tij kohore. Le të shohim shpërdoruesit tipikë të kohës dhe mënyrat e mundshme për t'u marrë me ta.

• Rrjetet sociale, përmbajtje argëtuese. Interneti në procesin e punës duhet të përdoret vetëm për punë. Ky është një rregull i panegociueshëm. Nëse mendojmë më globalisht, rrjetet sociale janë para së gjithash shkëmbimi i informacionit. Informacioni i tepërt çon në stres dhe mbingarkesë nervore. Në punë tashmë merrni shumë informacione. Dhe nëse i shtoni asaj rrymën e mbeturinave të pafundme në internet që ne konsumojmë, thjesht mund të harroni produktivitetin. Bëjeni rregull të mos shkoni në rrjetet sociale në punë. Bëjeni këtë rrugës për në shtëpi, në mbrëmje, nëse nuk mund të bëni pa rrjetet sociale.
• Thirrjet personale.Është më mirë të mbani në minimum komunikimin me miqtë dhe familjen me telefon gjatë ditës së punës. Së pari, ju humbni kohën e çmuar të punës për to. Së dyti, bisedat personale janë një shpërqendrim i fuqishëm, pas së cilës është e vështirë për ju të përgatiteni për punë: vazhdoni të mendoni për punët tuaja personale dhe problemet që duhet të zgjidhen. Së treti, do t'ju tregoj një sekret, biseda të tilla irritojnë shumë menaxhmentin. Dini si të punoni ndërsa jeni në punë: telefonatat personale dhe SMS lihen më mirë për pushimin e drekës, kur mund të diskutoni me qetësi gjithçka që ka të bëjë me jetën tuaj personale.
• Njerëz kronofagë. Ka njerëz që nuk punojnë vetë dhe nuk u japin të tjerëve. Ata do të vijnë, do të shikojnë në sytë tuaj dhe do të fillojnë të përhapin mendimet e tyre në të gjithë pemën, duke diskutuar gjëra të parëndësishme për orë të tëra. Mos e inkurajoni bisedën e tyre. Dini të thoni jo dhe përfundoni bisedën me takt. Përndryshe, një komunikim i tillë mund të bëhet i rregullt. Nëse shihni se një koleg po abuzon me mikpritjen tuaj, përfundoni këtë dialog, ose më saktë, monolog, me çdo mjet të mundshëm. Filloni të shkruani një email. Thuaj një frazë për të përfunduar bisedën: "Të dëgjova", "Të kuptova", "Faleminderit, gjithçka është e qartë". Referojuni çështjeve urgjente.

Jepini vetes pushim në kohë

Fatkeqësisht, sot pushimet e rregullta të pushimit janë bërë shumë të rralla. Ne hamë, pimë, dëgjojmë muzikë pa ngritur sytë nga monitori i kompjuterit. Pushimi pa ndërprerje nga puna nuk është pushim, por plotësim i nevojave fiziologjike. Një herë lexova në një revistë shkencore se nëse një person vuan nga pagjumësia, nuk ka nevojë të shqetësohet: gjëja kryesore është të shtrihesh në shtrat, trupi do ta perceptojë këtë si gjumë. E njëjta gjë është edhe në punë: nëse ulemi para kompjuterit, edhe një drekë e shijshme nuk do të perceptohet si pushim: trupi ynë i varfër do të mendojë se puna vazhdon.

Puna pa pushim është një faktor i fuqishëm stresi. Duhet të dilni jashtë të paktën çdo dy orë, të pini çaj dhe të fikni ekranin e monitorit. Edhe dhjetë minuta pushim mund të kenë një efekt të dobishëm për një punonjës, veçanërisht nëse ai punon nën presionin e kohës.

Shkëputja nga puna pas përfundimit të ditës së punës

Ashtu si fikni kompjuterin tuaj në fund të ditës së punës, është e rëndësishme që të jeni në gjendje të shkëputni trurin tuaj nga procesi i punës. Pa u fikur, nuk pushoni, duke lëvizur vazhdimisht nëpër çështjet e punës në kokën tuaj që duhet të zgjidhen.

Si të harrojmë problemet e punës deri në fillimin e ditës së ardhshme të punës? Së pari, mos i trajnoni kolegët dhe menaxherët tuaj për t'ju shqetësuar gjatë fundjavave dhe mbrëmjeve. Së dyti, lërini çështjet e pazgjidhura në punë. Shkruani të gjitha detyrat tuaja dhe lini ato në tryezën tuaj. Në këtë mënyrë, nuk keni pse të mbani në kokë gjithçka që duhet të bëni. Një gjë e fundit: mos e çoni punën tuaj në shtëpi. Nëse ka nevojë urgjente për të kryer disa detyra, është më mirë të vini në zyrë në një ditë pushimi sesa ta lini punën në hapësirën tuaj personale. Të dini se si të ndani punën nga jeta juaj personale, harmonia është një komponent i rëndësishëm i çdo personaliteti, edhe nëse ai person është një punëtor i pandreqshëm dhe një karrierist ambicioz.