Da, lahko. Enotni obrazci so potrebni samo za organizacije motornega prometa. Ostala podjetja imajo pravico do samostojnega razvoja potovalnih obrazcev. Evidentirajte nestandardne tovorne liste v knjigovodske evidence
Dokument, ki ga je razvilo podjetje, mora izpolnjevati zahteve za primarni dokument. Poleg tega mora "lastni" obrazec tovornega lista vključevati vse obvezne podatke, ki jih določa ukaz Ministrstva za promet Rusije z dne 18. septembra 2008 št. 152. To so zlasti podatki o vozniku in podatki o vozilo.
Naj dodamo, da je v izogib sporom z davčnimi organi varneje napisati pot - navesti določen cilj in kraj odhoda.
Katere dokumente v zvezi z gorivom in mazivi (razen tovornega lista) bo zahtevala Zvezna davčna služba?
Inšpektorji lahko zahtevajo dokumentacijo, da podjetje racionalizira stroške. Vodja podjetja mora s svojim ukazom ločeno odobriti poletne in zimske standarde porabe goriva. V ta namen se izvajajo testne vožnje avtomobilov (pod določenimi pogoji). Njihovi rezultati so dokumentirani v brezplačnem poročilu o nadzoru.
Prav tako je s posebnim ukazom imenovana komisija, ki bo stalno izvajala kontrolne meritve porabe goriva v prometu.
Ali je potni dnevnik potreben?
Ne, ni potrebno. Če pa ima vaše podjetje veliko službenih vozil, je bolje, da tak dokument obdržite. To vam bo omogočilo nadzor nad gibanjem tovornih listov in njihovo oddajo v računovodstvo. Standardni obrazec računovodskega dnevnika (obrazec št. 8) je bil odobren z odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 28. novembra 1997 št. 78. Vendar pa lahko podjetje razvije svoj obrazec.
Ali obstajajo dokumenti, ki lahko nadomestijo tovorne liste?
Stroške za gorivo in maziva lahko potrdite ne samo s tovornimi listi, temveč tudi z vsemi drugimi dokumenti, ki vam omogočajo zanesljivo določitev razdalje, ki jo vozilo prevozi. Na primer papirji, izpolnjeni na podlagi podatkov merilnih naprav in spremljanja gibanja strojev. Takšna naprava je lahko oprema z vgrajenim satelitskim navigacijskim sistemom (dopis z dne 16. junija 2011 št. 03-03-06/1/354).
Kaj je treba obračunati z DDV pri nakupu bencina za gotovino?
Za odbitek DDV boste potrebovali blagajniški potrdilo in račun. V tem primeru bo bencinski servis izdal račun le, če ima odgovorna oseba (delavec, ki kupuje gorivo) pooblastilo za prevzem inventurnih artiklov. Če pooblastila ni, se račun ne izda. V tem primeru preverite, ali je DDV naveden na računu. V nasprotnem primeru se lahko gorivo vračuna v nabavno ceno. To pomeni, da odpišete kot stroške celoten znesek, prikazan na čeku. Če je naveden DDV, je bolje, da tega davka ne odbijete in ga ne vključite med stroške. To je najvarnejša možnost.
Vsaka organizacija, ki ima vozila za službeno uporabo, mora voditi evidenco gibanja izdanih tovornih listov. V ta namen je na voljo poseben obrazec, ki se imenuje »Dnevnik za evidentiranje gibanja tovornih listov«. Spletno mesto vam bo povedalo, kako naj bo ta dokument videti in kako ga izpolniti brez napak.
Organizacije in podjetniki, ki opravljajo prevozne storitve ali zgolj uporabljajo službena vozila pri svojem delu, morajo vse izdane tovorne liste redno evidentirati v posebnem dnevniku. To je opredeljeno v 6. členu Zvezni zakon z dne 8. novembra 2007 št. 259-FZ in z odredbo Ministrstva za promet z dne 18. septembra 2008 št. 152. Oblika dnevnika za registracijo gibanja tovornih listov je bila odobrena že dolgo nazaj Resolucija Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 28. novembra 1997 N 78. V teh dvajsetih letih se niti sam obrazec št. 8 niti postopek njegovega vzdrževanja nista nikoli spremenila. Čeprav so zakonodajalci večkrat spremenili izpolnjevanje tovornih listov, zadnja se je zgodila v začetku leta 2019. Poleg obrazca št. 8 je Državni odbor za statistiko odobril še več obrazcev, namenjenih izdaji ustreznih tovornih listov (za tovorna in osebna vozila ter avtobuse). O njih bomo razpravljali v drugem članku, zdaj pa se bomo podrobneje posvetili primarni vrsti računovodske dokumentacije, namenjene nadzoru gibanja tovornih listov, izdanih voznikom, pa tudi dostavi uporabljenih listov nazaj v računovodstvo organizacije.
Kaj je dnevnik gibanja tovornega lista?
Uporaba takšne knjigovodske listine ima več prednosti, zaradi katerih je uporaba dnevnika uporabna tudi za tista podjetja, ki jim to ni potrebno. Omogoča predvsem nadzor nad pravočasnostjo in vrstnim redom izdajanja bonov ter hitrejše preverjanje odpisa goriv in maziv. Standardni medpanožni obrazec št. 8 (OKUD 0345008) so listi, sešiti skupaj v obliki knjige, na kateri je natisnjena tabela devetih stolpcev. Vsaka organizacija lahko razvije in uporablja svojo obliko tega dokumenta, saj je njegova oblika priporočena in obvezna. Razvijanje lastne tabele vam bo omogočilo, da stolpce uredite v priročnem vrstnem redu, odstranite nepotrebne podatke in dodate ustrezne. Standardni obrazec določa zlasti:
- številka tovornega lista in datum njegove izdaje;
- osebna številka in polno ime voznika vozila;
- garažna številka vozila (navedba državne številke registracije ni navedena v standardnem obrazcu, vendar jo lahko upoštevate na svojem obrazcu);
- voznikov podpis, ki potrjuje prejem vozovnice;
- podpis osebe, pooblaščene za izdajo in prevzem bona (odpremnik);
- datum prevzema lista in podpis računovodje;
- stolpec za opombe.
Izpolnjevanje potnega dnevnika, katerega standardni obrazec lahko prenesete na koncu članka, mora biti izpolnjeno na predpisan način. z odredbo Ministrstva za promet Ruske federacije z dne 18. septembra 2008 št. 152. Ta postopek je enak za vse uporabnike vozil.
Potovalni dnevnik: vzorec izpolnjevanja
Pri izpolnjevanju tega standardnega obrazca običajno ni težav. Vnose lahko opravite ročno ali izpolnite na računalniku, na koncu dneva pa lahko liste natisnete, da se lahko podpišejo vse pooblaščene osebe. Dokument je bolj priročno vzdrževati v ročno napisani obliki, če je v organizaciji veliko avtomobilov in dispečer nenehno izdaja in sprejema bone. Naslovna stran dokumenta mora, kot običajno, vsebovati ime organizacije, njen OKPO in obdobje, za katero je bil obrazec izdan. Na naslovni strani ni treba dati nobenih podpisov ali pečatov. Strani dokumenta morajo biti oštevilčene in njihova številka navedena na zadnji strani dokumenta. Obrazca ni treba šivati in tesniti.
Znotraj obrazca morate samo izpolniti polja, kot je potrebno. Seštevanje ni potrebno. Primer izpolnjevanja standardnega dnevnika za izdajo tovornih listov je videti takole:
Ko reviji zmanjka prostih strani in stolpcev, jo je treba hraniti v arhivu organizacije vsaj tri leta, nato pa jo lahko uničimo.
Podjetniki in organizacije, ki pri svoji dejavnosti uporabljajo motorna vozila, izdajo potne liste za vsako vožnjo. Ti obrazci odražajo porabo goriva in druge kazalnike zmogljivosti. Vsaka izdana listina se zabeleži v ustreznem registru, ki se imenuje register tovornih listov. Zanj je bil razvit enoten obrazec. Brezplačen vzorec lahko prenesete na koncu članka.
Dnevnik registracije tovornih listov ima enoten obrazec št. 8, ki ga je leta 1997 odobril Državni statistični odbor Ruske federacije. Podjetniki in organizacije lahko še danes uporabljajo to predlogo. Hkrati je od 1. januarja 2013 v veljavi zakon št. 402-FZ "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011. Na podlagi tega zakona uporaba enotnih obrazcev ni obvezna.
V zvezi z vodenjem dnevnika potovalnih vozovnic za leto 2018 je vredno upoštevati več točk:
- Register se odpre za obdobje do 1 leta.
- Vodja sam določi trajanje dnevnika.
- Če se upravitelj odloči zavrniti uporabo enotnega obrazca, morate ustvariti svoj vzorec, ki bo vseboval enake podrobnosti.
- Rok trajanja dnevnika je najmanj 5 let (kot pri drugih primarnih dokumentih).
Pomembno! Preden odpišete dnevnik, se morate prepričati, da je rok uporabnosti zadnjega zapisanega obrazca v njem potekel. V nasprotnem primeru kontrole ne bo mogoče potrditi.
Po vpisu v register se morate podpisati. Vnesene podatke potrdi računovodja, delavec, ki vodi dnevnik, in voznik sam. Na koncu poenotene oblike tabele je stolpec za komentarje. Ni ga potrebno izpolniti. V nekaterih primerih vsebuje ime kraja, kjer je voznik potoval, ali druge dodatne oznake.
Vzorec obrazca: zahtevane podrobnosti
Od leta 2018 je standardni obrazec v obliki vezanih papirjev. Stran vsebuje tabelo z 9 stolpci. Ko razvijate vzorec za svoje podjetje, jih lahko uredite v najprimernejšem vrstnem redu, odstranite nepotrebne stolpce ali vključite dodatne.
Na prvi strani vzorca potne knjige je navedeno ime podjetja ali organizacije in obdobje vodenja registra. V posebej določenih poljih na desni se vnesejo kode za OKUD in OKPO.
- Številka tovornega lista.
- Datum izdaje dokumenta.
- Podrobnosti o vozniku. Vnesite svoje polno ime in osebno številko.
- Številka avtomobila.
- Podpisi voznika, dispečerja (z datumom prevzema obrazca od voznika) in računovodje (z datumom sprejema dokumentacije).
- Dodatne informacije. Zadnji stolpec se po potrebi izpolni.
Vse druge strani so natisnjene z isto predlogo. Večinoma so v vrstice vpisani približno enaki podatki. Ko proste strani zmanjka, je treba potni dnevnik tovornih listov poslati v arhiv. Tam bo shranjen 5 let (v skladu s pravili za primarno dokumentacijo).
Komu je zaupano vodenje registra?
Računovodski dnevnik vodi delavec, ki ga z odredbo imenuje direktor ali samostojni podjetnik posameznik. Poleg tega se lahko to zaupa delavcu, čigar pogodba o zaposlitvi že določa to odgovornost.
Druga možnost je, da ima upravitelj pravico najeti tretjo organizacijo ali samostojnega podjetnika za vzdrževanje dnevnika. Za dokumentiranje takega sodelovanja se sklene pogodba o storitvah.
Ne glede na to, kdo naredi opombe v tabeli, se računovodski postopek ne spremeni:
- za vsak tovorni list se naredi zapisnik;
- obrazci so označeni v kronološkem vrstnem redu;
- strani so zaporedno oštevilčene.
Če je obdobje, za katero je bil dokument izdan, poteklo, se dnevnik za izdajo tovornih listov zašije in podpiše. Prepričati se morate, da so vse strani registra oštevilčene.
Zakaj morate spremljati potne dokumente?
Po zakonu mora vsak podjetnik (ali organizacija), ki za svoje dejavnosti uporablja avtomobile, predložiti tovorne liste in jih upoštevati v registru. Sam obrazec vsebuje popolne informacije o potovanju: podatke o vozniku, pot, značilnosti tovora.
Tovorni list služi kot dokazilo o porabi goriva med prevozom. Na podlagi tega dokumenta lahko zavezanec odpiše stroške goriva za vozila. Prav tako podatki v dokumentih voznikom poenostavljajo računovodstvo in obračun plač.
Vse organizacije, ki imajo v svoji bilanci stanja tovornjake ali avtomobile, morajo voditi dnevnik za izdajo tovornih listov. Seveda tisti, ki opravljajo potovanja, ki so dobičkonosna za podjetje.
DATOTEKE 2 datoteki
Pomembnost vzdrževanja dokumenta je v tem, da se na njem beležijo tovorni listi, ki so posledično potrdilo o stroških, ki jih ima organizacija. Brez dnevnika je vzdrževanje reda pri ravnanju s tovornimi listi in dokazovanje njihovega obstoja na splošno (z velikim obsegom dela) precej problematično.
Način uporabe
Izpolnjevanje dnevnika za izdajo tovornih listov se lahko organizira izključno v papirni obliki. Ni možnosti elektronskega vnosa potrebnih podatkov (samo, če ima vsak voznik, dispečer in računovodja organizacije svoj elektronski podpis).
Od samega začetka vzdrževanja se dokument natisne in po potrebi opremi z dodatnimi listi. Ob koncu obdobja vzdrževanja je zašit, overjen s podpisom vodje organizacije in shranjen še 5 let.
V idealnem primeru bi ga moral stalno uporabljati zaposleni, ki je odgovoren za izdajanje in prejemanje tovornih listov od voznikov.
Sestavni deli revije
Obrazec dokumenta je sestavljen iz dveh listov. Izpolnjena revija je knjiga z platnico in več listi, natisnjenimi in urejenimi v obliki tabele. Na naslovnici v sredini je ime revije z navedbo leta (mesec) polnjenja (običajno veljavnost je 1 leto, obstajajo pa tudi kratkoročne možnosti za en mesec).
Na vrhu platnice oseba, ki izpolni, napiše polno ime organizacije, kodo dokumenta po OKUD (za standardni medpanožni obrazec št. 8 je 0345008, takoj se vnese v obrazec), kodo po na OKPO.
Tabela, ki se nahaja na drugem listu dnevnika, vsebuje stolpce. Vsak od teh stolpcev predvideva naslednje informacije:
- Številka tovornega lista. Dokument uporablja neprekinjeno številčenje. Vsi vnosi so narejeni v kronološkem vrstnem redu.
- Kdaj je bil tovorni list izdan (datum).
- Podatki o vozniku: polno ime z besedami, če je na voljo - osebna številka.
- Številke garažne (ne registrske tablice) številke avtomobila.
- Podpis voznika kot jamstvo, da je prejel tovorni list.
- "Avtogram" dispečerja, ki je sprejel potni list z opombami, pa tudi druge dokumente o potovanju (ti podatki so navedeni v opombi).
- Podpis računovodje. Oddaja se po prejemu tovornega lista s strani računovodstva.
- Opomba. Ta stolpec je namenjen podatkom, ki so bistveno pomembni za izdajo ali prevzem tovornih listov. Tam so označene oznake (ali pomanjkljivosti) na dokumentih, popravki, fizikalne lastnosti prejetega papirja itd.
Drugi list dnevnika lahko traja poljubno dolgo. Glavna stvar je, da imajo tovorni listi, vključeni v to, pravilen datum izdaje. Delavec nima pravice v dnevnik vpisovati nepomembnih ali zavestno lažnih podatkov.
Kar zadeva obdobje hrambe, se v skladu z obstoječimi standardi dnevnik za izdajo tovornih listov hrani najmanj 5 let.
Pomembna točka! Dnevnik za izdajo tovornih listov mora vsebovati podatke o vseh izdanih dokumentih. Če tovorni list ni evidentiran, ga računovodstvo nima pravice sprejeti.
Kdo ga izpolni
Vodja organizacije je na začetku avtomatično odgovoren za vodenje dnevnika. Toda v veliki večini primerov to odgovornost zaupa svojim podrejenim. To je mogoče storiti na dva načina:
- S pogodbo o zaposlitvi (ki to navede kot neposredne obveznosti določenega delavca).
- Po ločenem naročilu. Dokument se bo imenoval "Odredba o imenovanju osebe, odgovorne za vodenje dnevnika za izdajo tovornih listov." Sestavljen je v prosti obliki. Glavna stvar je, da vsebuje podpis vodje, podatke o organizaciji, podatke o imenovanem zaposlenem in njegov podpis kot znak strinjanja z vsebino.
Dodeljenemu zaposlenemu ni treba opraviti nobenega posebnega usposabljanja za vodenje dnevnika.
Zakonodajni okvir
Priložen obrazec in vzorčno izpolnjevanje je standardni medsektorski obrazec št. 8, ki je bil sprejet z Resolucijo št. 78 Državnega odbora za statistiko 28. novembra 1997. Uporablja se že dolgo in tudi zdaj ni izgubila pomembnosti.
Od leta 2013 pa je uporaba prav takšnega obrazca postala neobvezen postopek. Vsaka organizacija ima pravico samostojno izbrati obrazec za označevanje izdaje tovornih listov.
Organizacija lahko za svoje udobje celo spremeni obstoječe obrazce dokumentov. Glavna stvar je, da so ta dejanja potrjena z ločenim ukazom upravitelja s podpisom in pečatom ter so navedena tudi v računovodskih usmeritvah podjetja.
Če uporabljate standardni obrazec, potem takšni ukrepi ne bodo potrebni. Poleg tega standardni obrazec dnevnika izpolnjuje vse zahteve, ki zanj veljajo. S spreminjanjem stolpcev polnilnik tvega, da bo naletel na situacijo kršitve delovne ali davčne zakonodaje. Zaradi teh in drugih razlogov obrazec št. 8 ostaja v uporabi.
Možni dodatki
Ker se revija uporablja že precej časa, so številna podjetja dodala svoje rubrike. Praksa je pokazala, da je priročno vključiti v to revijo:
- Pot, po kateri bo vozil avto. Nekateri preprosto navedejo točko prihoda.
- Kakšen tovor dostavlja vozilo?
- kilometrina.
- Poraba goriva, ki je nastala kot posledica potovanja itd.
Seveda se vsi ti podatki vnesejo šele po vrnitvi tovornega lista ali celo po tem, ko ga prejme računovodja organizacije. Ne glede na spremembe obstoječega obrazca morajo biti podprte z ločenim naročilom upravitelja.
Dnevnik za izdajo tovornih listov je eden od primarnih dokumentov, ki potrjujejo stroške organizacije ali samostojnega podjetnika za gorivo. Če je pravna oseba izbrala sistem obdavčitve, ki upošteva stroške, je ta dokument še posebej pomemben pri izračunu davkov, ki jih mora organizacija plačati.
Vse organizacije, ki pri opravljanju svoje dejavnosti uporabljajo vozila, so dolžne voditi dnevnik tovornih listov. Zakonodaja narekuje posebne zahteve glede vodenja in izpolnjevanja tega dnevnika. Podrobneje vam bomo povedali kasneje v našem članku.
Revija je sestavljena iz več delov.
Prva stran:
- Pravno ime podjetja.
- Podrobnosti o organizaciji (OKPO).
- Obdobje beleženja.
Del tabele z informacijami:
- Številka tovornega lista in dejanski datum izdaje vozniku.
- Podatki o vozniku (polno ime in osebna številka).
- Garažna številka avtomobila.
- Podpisi pooblaščenih in odgovornih oseb (voznik, dispečer, računovodja).
Dnevnik registracije in izdaje tovornih listov ima tako imenovano neprekinjeno številčenje in ga je treba voditi v kronološkem vrstnem redu. Takoj, ko je računovodska knjiga končana, jo je treba zašiti in potrditi s pečatom podjetja in podpisom lastnika podjetja.
V bistvu v podjetjih računovodski dnevnik izpolni računovodja z uporabo primarne dokumentacije ali drug pooblaščeni uslužbenec organizacije, katerega pogodba o zaposlitvi navaja. V posameznih primerih se obveznost vzdrževanja in registracije vozovnic prenese na tretjo organizacijo (če je računovodstvo oddano zunanjemu izvajalcu). V tem primeru se med strankama podpiše sporazum s pogoji sodelovanja, pravicami in obveznostmi drug do drugega. Zakonodaja Ruske federacije dovoljuje to možnost. Poleg tega lahko dokument oddate v elektronski obliki.
Če je treba potovalni dnevnik popraviti, se morate ravnati po zakonskih predpisih. Popravke v dnevniku, tako kot v drugih primarnih dokumentih, je treba opraviti tako, da napačne podatke preprosto prečrtate in naredite nov vpis z datumom, podpisom in žigom.
Vzorec izpolnjevanja revije lahko brezplačno prenesete.
Na zakonodajni ravni mora vsaka organizacija, ki uporablja vozila za poslovanje ali proizvodnjo, voditi dnevnik tovornih listov. Izpolniti jih je treba v skladu s standardom v skladu z obrazcem št. 8. Ta dokument velja za primarno dokumentacijo, ki dejansko potrjuje stroške goriva in maziv, vam omogoča načrtovanje stroškov in zmanjšanje plačila davka. Poleg tega je potrebna knjiga za časovne razmejitve voznikov.