Potrudili ste se, vestno opravljali svoje dolžnosti, ob delavnikih ostajali pozno v pisarni in ob vikendih hodili v službo. Sčasoma je vodstvo podjetja to opazilo in vas postavilo za vodjo oddelka. Ko premagate prvotno evforijo ob imenovanju in tako želeni (ali nezaželeni) zaposlitvi, se začnete zavedati, da morate pri tej težki nalogi že od samega začetka razvijati veščine vodenja in upravljanja s kadri.
Prva stvar, na katero se mora vodja oddelka začetnik navaditi, je, da ne morete opraviti vsega dela sami, tudi če objektivno razumete, da lahko vse naloge, ki vam jih vodstvo dodeli, opravite hitreje in bolj kakovostno kot celoten oddelek skupaj. In tega ni mogoče storiti iz dveh razlogov. Prvič, vaši zaposleni se morajo nenehno učiti novih stvari in strokovno rasti, drugič pa se morajo počutiti odgovorne. Če vse težke naloge opravljate sami, potem ne bodo nikoli začeli rasti kot profesionalci in se lahko preprosto »naprežete«.
Druga stvar, ki se jo bo moral naučiti vodja začetnik, je pravilno postaviti nalogo. Se pravi, mirno in jasno razložite podrejenemu, kaj točno, v kakšni obliki in do kdaj je treba storiti. Na prvi stopnji se morate pogovoriti skozi vsak trenutek in ne pričakovati, da vas bodo zaposleni popolnoma razumeli. Vsak vodja ima svoj stil predstavitve nalog in potreben je čas, da dosežemo medsebojno razumevanje v oddelku.
Tretja stvar, ki se jo bo moral vodja naučiti, je razumeti svoje zaposlene. Vsak od njih ima svoj temperament, tip značaja, poklicne in življenjske izkušnje. To po eni strani otežuje delo vodje, po drugi strani pa omogoča oddelku, da čim bolj učinkovito izvaja naloge, ki so mu dodeljene. Vendar pa morate na začetni stopnji razumeti prednosti in slabosti vsakega: nekateri opravljajo glavno delo bolj skrbno in odgovorno, nekateri nenehno ponujajo ustvarjalne ideje, nekatere odlikuje visoka hitrost dela. Naloga, ki po svoji notranji vsebini ustreza potrebam in interesom zaposlenega samega, bistveno poveča motivacijo in produktivnost.
Enako pomembno je, da se vodja začetnik nauči pravilno nadzirati osebje. Nenehno "trzanje" v njih povzroča razdraženost, ki se lahko postopoma razvije v odprt izziv avtoriteti. Pri razdelitvi nalog je najbolje določiti roke za predložitev vmesnih poročil, pri čemer navedejo tako pozitivne vidike kot težave, ki so se pojavile med dokončanjem dela. To bo omogočilo ne le spremljanje dejavnosti zaposlenega, temveč tudi boljše razumevanje procesa, kar je še posebej pomembno za tiste vodje, ki so novi v posebnostih tega dela.
In kar je najpomembnejše, naučite se spoštovati svoje zaposlene, jim dajte drugo priložnost, hkrati pa ne pozabite, da ni pomembno le dokončati naloge, temveč tudi ustvariti ekipo, ki lahko znova in znova opravlja kompleksne naloge.
28. september je v Rusiji dan generalnega direktorja. Vsem, ki zasedajo ta častni položaj, iskreno čestitamo in želimo uspeh pri delu, odlično razpoloženje in dobro zdravje. Če ste pravkar prevzeli mesto vodje podjetja, priporočamo, da preberete nasvete učitelja centra za usposabljanje v smeri "Podjetništvo" Andreja Valerijeviča Lisenka. Oglejte si video različico intervjuja.- Hura, imenovan sem za direktorja! Kako prevzeti funkcijo?
Kako pogosto pride naslednji dan po evforiji težko pričakovanega imenovanja na vodilni položaj? In s seboj prinaša glavno vprašanje - kako pravilno vstopiti v ta čudovit položaj? Oglejmo si postopek korak za korakom. Kdo vas bo prvi predstavil ekipi? Vaš predhodnik ali lastnik? Drugič, pripraviti morate svoj »govor s prestola«. Tretjič, vedeti morate, koga obvestiti o svojem imenovanju: vladne agencije, banke, nasprotne stranke. Četrtič, pri zamenjavi direktorja je treba pravilno sestaviti akt o prevzemu in prenosu poslov. Petič, v prvih dneh dela priporočam, da preverite naslednje pomembne dokumente: ustanovne dokumente, računovodske izkaze, stanje baze strank itd. In nazadnje, ne pozabite uveljaviti določb o računovodskih usmeritvah, načrtovanju proračuna , pogodbeno delo, nagrajevanje in drugo .
- Kaj mora direktor vedeti o financah, računovodstvu, marketingu, prodaji itd., da lahko kompetentno vodi funkcionalne namestnike in podrejene strokovnjake?
Struktura podjetja je lahko precej zapletena in v njej je treba krmariti. Obstaja do deset različnih namestnikov direktorja. Vodja mora biti sposoben razumeti in nadzorovati vsakega od njih. Oglejmo si primer odnosa med direktorjem in glavnim računovodjo. Vodja mora razumeti, kaj je kontni načrt, bilanca stanja podjetja, davčni sistem in načela interakcije z davčnim inšpektoratom. To je potrebno, da se izognemo »ustrahovanju« direktorja z računovodskimi zahtevami, pa tudi da razumemo pomen konkurence med glavnim računovodjo in finančnim direktorjem ter pojasnimo nizke plače navadnih računovodij z visoko ceno njihovih napak. In ne smemo pozabiti na občutljivost ženske računovodske ekipe na pozornost direktorja.
Iz zgoraj navedenega sledi sklep: generalni direktor katerega koli podjetja mora biti strokovnjak za pravna, proizvodno-tehnična, ekonomska, finančna in tržna vprašanja. Imeti mora globoko znanje s področja psihologije in managementa.
- Direktor in lastnik: različni interesi in skupen cilj. Kako lahko direktor gradi odnose z lastnikom?
Vsi vemo, da je glavni cilj lastnika in direktorja ustvarjanje dobička! Ker je dobiček pokazatelj uspešnosti komercialnega podjetja. Vendar so interesi lastnika nekoliko širši. Zanj ni pomemben le čim večji dobiček, temveč tudi razvoj naložb v razvoj poslovanja, povečanje tržnega deleža blaga in storitev, diverzifikacija poslovanja po produktih, segmentih in teritoriju ter zniževanje stroškov. Medtem ko so interesi direktorja pogosto v prejemanju kratkoročnega bonusa, zmanjševanju lastnih tveganj in včasih reševanju osebnih težav na račun podjetja.
- Direktor nosi vso odgovornost za delo družbe. Kako deliti odgovornost s podrejenimi?
Vsi vemo, da je po zakonu direktor v celoti odgovoren za delo družbe. Zato svetujem, da po nastopu funkcije analizirate možnost naslednjih tveganj: izguba ključnih sredstev; neizpolnjevanje obveznosti glavnih nasprotnih strank (terjatve in obveznosti); pravno izpodbijanje največjih transakcij organizacije (korespondenca v zvezi z zahtevki); skladnost z vladnimi predpisi; pravočasnost plačil osebju, proračunu itd.
Priporočam uporabo prenosa odgovornosti kot del osebne varnosti. Za to je treba del odgovornosti deliti s poslanci. Na primer, tehnični direktor vodi dejavnosti tehnične službe in je odgovoren za uporabnost opreme, varnostne ukrepe, požarno varnost itd. Glavni računovodja je odgovoren za točnost računovodstva in organizira notranji nadzor nad porabo materiala in finančni viri podjetja. Direktor kadrovske službe je odgovoren za izvajanje delovnega kodeksa, podpisuje vse odredbe o zaposlovanju delavcev, odpuščanju, dopustu in pogodbah o zaposlitvi. In kar je najpomembnejše, vse pogodbe mora podpisati več oseb: izvajalec, njegov šef, računovodja, finančni direktor, odvetnik.
- Preprosti načini za obvladovanje tveganj v organizaciji, ki jo vodite.
Tveganje je plemenita stvar, a vseeno poskušajmo igrati varno. Obstaja več preprostih administrativnih metod nadzora. Ustvarite lahko revizijsko sled izvajanja pomembnih naročil, ki jo bo vodila vaša tajnica ali pomočnik. Koristno bi bilo z naročilom uvesti urnik sestankov o glavnih tveganjih. Poleg tega je zelo pomembna vzpostavitev seznama notranjega vodstvenega poročanja odgovornih oseb. Na primer, za finančnega direktorja ali direktorja ekonomije so to lahko naslednji dokumenti: poročilo o stanju obveznosti do dobaviteljev in terjatev, spremljanje pravočasnosti obveznih plačil (plačilo davkov, izplačilo plač, odplačilo posojil), pa tudi sestavljanje proračuna in poročanje o njegovem izvrševanju.
- Kdaj se lahko od direktorja zahteva povrnitev izgube družbe? Kriteriji za nerazumno in nepošteno ravnanje menedžerja.
Zaradi nerazumnega in nepoštenega ravnanja upravnika je možno od njega izterjati škodo. Razmislimo, v katerih primerih se to zgodi. Prvič, če bi generalni direktor deloval le v lastno korist. Drugič, če je direktor plačal zaposlenim v nasprotju z internimi dokumenti ali v odsotnosti razumne ekonomske izvedljivosti. To je mogoče tudi, če so bili poslovodni osebi ali delavcem na račun podjetja zagotovljeni materialni prejemki, ki niso bili predvideni v delovni ali kolektivni pogodbi. Druge možnosti: direktor je iz podjetja umaknil denar ali premoženje brez soglasja lastnika ali pa zaradi neukrepanja generalnega direktorja podjetje ni prejelo pripadajočih sredstev ali premoženja. In kar je najpomembneje - če je bila organizacija odgovorna po krivdi direktorja.
- Kako opraviti vse delo "z rokami nekoga drugega"? Koncept lenega direktorja.
Če želite biti pravi vodja, morate biti sposobni kompetentno narediti samo tri stvari: postaviti cilje, organizirati ljudi za dosego teh ciljev in prilagoditi "generalno linijo" glede na spremembe. In v tem primeru se koncept "lenega direktorja" uvede sam po sebi. Ne smemo pozabiti na modre besede, da umetnost voditelja ni umetnost reševanja problemov, ampak predvsem umetnost njihovega postavljanja!
- Recept za uspeh je povezana ekipa. Kako združiti osebje podjetja v eno celoto?
Doktor filozofije in strokovnjak za poslovno uspešnost Isaac Calderon Adizes trdi, da je »idealni vodja, ki se lahko enako dobro spopada z vsemi vrstami raznolikih vodstvenih dejavnosti, mit, in to škodljiv mit, saj preprečuje manifestacijo resničnih vodstvenih talentov, ki upravljavci imajo." Verjamem, da je recept za uspeh vsakega podjetja povezana ekipa. Iz svojih dolgoletnih izkušenj bom rekel, da je veliko odvisno od stopnje usposobljenosti vodij (direktorja in njegovih namestnikov), kako se razvijajo odnosi med njimi, kako so razdeljene njihove odgovornosti, ali se vodstvene odločitve sprejemajo skupaj, ali najti skupne pristope k analizi in ocenjevanju dejavnosti podjetja in njegovih posameznih zaposlenih.
Za združevanje osebja podjetja v enotno celoto je nujen odnos medsebojnega zaupanja in spoštovanja, kot bi moral biti med visoko usposobljenimi ljudmi z ustrezno kulturo in izobrazbo. V tem primeru vsi poznajo vrednost drug drugega, podpirajo pobudo in vsa dejanja, nudijo pomoč in pomoč. V takšnih razmerah podjetje deluje mirno, samozavestno in z visoko učinkovitostjo.
Leta trdega dela so se izplačala in končno ste pristali na vodilnem položaju. Čas je, da vsem pokažete, česa ste sposobni. To ne bo lahko, še posebej, če se nikoli niste naučili upravljati z drugimi ljudmi.
Če se vam zdi, da niste pripravljeni na to, ne skrbite! Po podatkih Development Dimensions International je približno 60 % anketirancev na vodilnih položajih priznalo, da so se na začetku svoje kariere naučili izpolnjevati svoje odgovornosti na lastnih napakah. Ko opisujejo svoje izkušnje, mnogi govorijo o težavah, nenehnem stresu in zmedi.
Ne pozabite, da vas je nekdo postavil na vodilni položaj, kar pomeni, da verjame v vaš uspeh. Potrudite se, da boste izpolnili ali presegli njegova pričakovanja. Kako to narediti?
1. Ustvarite osebni slog vodenja
Izbrani slog vodenja določa ton za vse vrste interakcij s podrejenimi. Od prvega dne jasno izrazite svoje stališče. Postavite meje in odpravite vsako neprimerno vedenje. Zaposleni se morajo zavedati vaših pričakovanj. Tako se bodo lahko prilagodili spreminjajočim se razmeram, pridobili potrebne navade in osvojili nove metode dela.
Na primer, če želite, da vaši zaposleni pokažejo več neodvisnosti, sprejemajo odločitve in neustrašno prevzemajo najtežje naloge, razvijajte v njih ustrezne lastnosti. Ustavite pritožbe, ki jim ne sledijo racionalni predlogi. Razviti metodologijo ocenjevanja na podlagi točnih podatkov. Zaposleni bi morali videti njihovo oceno in presoditi o izpolnjevanju standardov, določenih za določena delovna mesta.
Tehnike ocenjevanja uspešnosti so odlične za sporočanje pričakovanj vodstva zaposlenim in spodbujanje izboljšav. Vendar pa boste morali sporočiti, kateri vidiki uspešnosti bodo ocenjeni, določiti urnik za zbiranje informacij in nemudoma izvesti spremembe.
Nekateri novi voditelji zmotno poskušajo izvesti več korenitih sprememb hkrati. Kljub očitni želji narediti stvari po svoje, bo veliko bolj učinkovito preučiti obstoječe procese, preden kar koli spremenite. Poleg tega je priporočljivo, da se seznanite z mnenji zaposlenih, partnerjev in strank, da bodo spremembe učinkovite. Ne smete jih vključiti samo zato, da bi poudarili svoj status vodje.
2. Razmislite o spremembah v odnosu
Če ste pred napredovanjem delali v podjetju, se bo odnos do vas bistveno spremenil. Nekateri nekdanji sodelavci bodo veljali za podrejene, nekdanji menedžerji pa bodo postali kolegi.
Prilagajanje na takšne spremembe ni enostavno, še posebej, ko morda odpuščate ali napredujete ljudi, s katerimi ste hodili na kosilo. Ne pozabite, da je treba vodjo najprej in predvsem spoštovati. Če želite to narediti, boste morali ravnati pošteno in dati prednost dejstvom namesto osebnim preferencam.
Malo verjetno je, da bi morali sklicati skupščino, da bi svojim nekdanjim sodelavcem natančno pojasnili, kako se bo vaš odnos spremenil. Bilo bi nedelikatno in bi pritegnilo nepotrebno pozornost. Z vsakim od njih se pogovorite iz oči v oči. Če vas nekdo sprašuje po informacijah, ki so na voljo samo vodstvu, ali pa so preveč familijarne, mu morate to povedati neposredno in postaviti meje.
Če ne veste, kaj bi storili, bodite pozorni na obnašanje drugih voditeljev. Ugotovite, kako komunicirajo s svojimi podrejenimi, in sledite njihovemu zgledu.
3. Sprejmite nove odgovornosti kot danost.
Pred napredovanjem ste bili odgovorni za dokončanje določenih nalog, zdaj pa boste morali biti odgovorni za vsakega člana svoje ekipe.
Naučite se pravilno določiti prednost. Pogovorite se s svojimi nadrejenimi o kratkoročnih in dolgoročnih ciljih oddelka. Ta postopek je lahko zmeden, vendar ne pričakujte, da boste vse ugotovili sami. Prevzemanje pobude in odkrit pogovor vam bosta omogočila pokazati, da vas ni strah poiskati pomoči in nasvetov.
Ko si postavite cilje, razmislite o učinkovitih ukrepih za doseganje optimalnih rezultatov. S prenosom nekaterih pooblastil ne boste le poenostavili dela, ampak tudi zaposlenim pokazali, da jim zaupate. Poleg tega bodo lahko poklicno rasli. Poskusite izvedeti čim več o svoji ekipi, da boste lahko nalogo dodelili nekomu, ki jo dejansko obvlada. Preglejte življenjepise zaposlenih in seznam prejšnjih projektov, pri katerih so sodelovali. Organizirajte pogovore ena na ena, da izveste o svojih kariernih ciljih. Na ta način lahko dodelite naloge glede na sposobnosti in ambicije vsakega člana ekipe.
Če nekdo naredi napako, ne kritizirajte, ampak izkoristite to priložnost, da ga naučite nekaj novega. S svojimi izkušnjami si boste hitro pridobili spoštovanje in vam bodo vsi zaupali.
Vodenje ljudi je zanimivo in težko hkrati. Če zavzamete trdno stališče in zaupate vase, lahko izpolnite pričakovanja tistih, ki so vas povišali.
Bi radi kaj dodali? Čakamo na vaše komentarje!
CHUCK COHN, mashable.com
Prevod: Airapetova Olga
Končno napredovanje? čestitke! Svojo strokovnost ste že dokazali, zdaj je čas, da pokažete svoje vodstvene in organizacijske sposobnosti. Kajti nova pozicija ne pomeni le novih odgovornosti, ampak tudi novo vlogo v ekipi. Ste pripravljeni na to?
Odločil sem se zbrati priporočila za ambiciozne vodje oddelkov, oddelkov in podjetij. Navsezadnje lahko napredovanje po karierni lestvici ene osebe postane težava za druge člane ekipe in celo negativno vpliva na delovno vzdušje.
Kateri stil vodenja izbrati? Kako motivirati zaposlene? Kaj je psihoklima in kako razumeti, da je negativna? S temi vprašanji sem se obrnila na Antonino Ulyannaskaya, psihologinjo-svetovalko agencije Wezom. Po njenih besedah 80 % vodij začetnikov ne pozna ali sploh ne razmišlja o psiholoških vidikih vodenja tima. In obstaja nekaj, o čemer morate razmišljati, če ne želite v mesecu ali dveh videti zmanjšanja produktivnosti in kopice odstopnih pisem nezadovoljnih podrejenih.
Kaj naj stori novi upravitelj?
1. Izberite demokratičen slog upravljanja
Od treh stilov - avtoritarnega (odločitve sprejema sam vodja), demokratičnega (odločitve sprejemajo kolektivno, šef nadzoruje izvedbo) in liberalnega (ekipa sprejema odločitve sama, vloga vodje je minimalna) - je demokratičen ki lahko zagotovi udobno delovno vzdušje in največjo produktivnost. Ker je šef demokrat:
- ne daje strogih ukazov, kot v vojski, dela kot ekipa;
- daje podrejenim pooblastila za samostojno reševanje problemov iz svojih pristojnosti;
- vključuje zaposlene v reševanje organizacijskih vprašanj;
- spodbuja ustvarjalne ideje in pobude;
- gradi zaupljive odnose s sodelavci: obvešča o trenutnem stanju v podjetju in razvojnih načrtih;
- vidi in pomaga razkriti potencial zaposlenega.
Zaradi demokratičnega sloga se podrejeni počutijo kot partnerji in ne le izvajalci. Za vodjo začetnika bo ta slog ključ do uspeha ekipe, katere vodja je postal.
Niansa.Če vodja prihaja od zunaj (ne izmed zaposlenih v oddelku ali podjetju), priporočamo:
- vprašajte, kakšen je bil predhodnik na tem položaju, kakšen stil vodenja je uporabljal;
- spoznati ekipo in organizacijske procese;
- določite prednostne delovne cilje, se o njih pogovorite z višjim vodstvom in nato s podrejenimi.
Ne pozabite prisluhniti predlogom oddelka, ki vam je zaupan.
2. Ne motivirajte z ukazi, temveč s pomočjo vključevanja v reševanje problemov
Ta metoda bo pomagala povečati samodisciplino v ekipi. Navsezadnje odgovornost za sprejete odločitve preide na zaposlene. To pomeni demokratičen slog upravljanja. Naj se zaposleni počutijo pomembne. Občutek preprostega zobnika v ogromnem mehanizmu verjetno ne bo vzbudil navdušenja. In ko bodo podrejeni postali pomembni udeleženci v celotnem procesu, se bodo posla lotili bolj odgovorno.
Če zaposleni ne obvladajo, demokratični šef ne uporablja prevladujočih metod in v nobenem primeru ne graja v javnosti.
Ne pozabite na pravilo: javno pohvalite, zasebno kaznujte.
Podrejeni se ne bi smeli bati, da bi jih poklicali na preprogo. Kaznovanje v demokratičnem slogu pomeni pojasniti, kaj je narobe, najti razloge in načine, kako to odpraviti.
3. Ustvarite ekipo
Ne pozabite, da vodite ekipo (odsek, oddelek ali podjetje), ne vsakega posameznika. Sestavite ekipo, ki bo uresničila vaše načrtovane projekte. Če želite to narediti, razvijte vodstvene sposobnosti. Bodite pripravljeni timu postavljati cilje, določati rezultate, spreminjati cilje v jasne naloge, motivirati izvajalce za njihovo reševanje, spremljati izvajanje, odpravljati težave in konflikte, ki se pojavljajo.
Naučite se tudi izbrati ljudi, ki ustrezajo nalogam. Z drugimi besedami, ne stiskajte limone v upanju, da boste dobili paradižnikov sok.
Napaka menedžerjev začetnikov je, da vlečejo odejo nase z motivacijo »sam bom naredil hitreje in bolje«. S tem pristopom ne bo mogoče zgraditi ekipe.
4. Ne bodi aroganten
- priznava, da napredovanje ni krona kariere in da ni vladar sveta;
- razume, da je nova funkcija velika odgovornost;
- upošteva osebne izkušnje pred napredovanjem;
- še naprej dela na sebi, izpopolnjuje osebne in poklicne sposobnosti;
- ne zlorablja svojega položaja, ne kriči na vsakem vogalu, da vse ve bolje.
Aroganca, tako kot vsevednost, vam ne bo pomagala pridobiti spoštovanja v očeh vaših sodelavcev. Načelo "jaz sem šef, ti si norec" je znak avtoritarnega načina vodenja. Nočete, da vas ljudje tiho sovražijo za vašim hrbtom, kajne?
5. Ohranjajte socialno distanco
Najti popolno ravnovesje med prijateljstvom in služenjem ni enostavno. To ne uspe vsakemu izkušenemu menedžerju, kaj šele začetniku. Nekateri mladi šefi gradijo prijateljske odnose z enim podrejenim in s tem oblikujejo negativen odnos med drugimi zaposlenimi.
V ekipi ne sme biti domačnosti. Držite se kulture poslovne komunikacije. Gradite odnose na medsebojnem spoštovanju.
Če ste privrženec osebnih odnosov med podrejenimi in šefi, dajte zaposlenim jasno vedeti, da to ni razlog za lahkomiselnost pri nalogah.
Niansa. Kako zgraditi komunikacijo, če je podrejeni starejši od šefa? V komunikaciji sledite partnerski liniji. Uporabite zaimek "ti". Naj vas ne bo strah vprašati za nasvet. Sporočila, kot so »Želel sem vedeti vaše mnenje«, »Kaj menite«, bodo izkazala spoštovanje do višjega zaposlenega, povečala njegov občutek pomembnosti in pomagala prepoznati dragocene izkušnje ter jih uporabiti za razvoj podjetja.
Glavna stvar je, da ne poškodujete ega podrejenega, ampak ustvarite udoben poslovni odnos. Razdaljo nastavite postopoma.
Psihoklima, ki prevladuje v timu, je v veliki meri odvisna od načina vodenja vodje.
Kaj je psihoklima in kako razumeti, da je negativna
Psihoklima je udobno čustveno razpoloženje, vzdušje, v katerem zaposleni delajo. Indikatorji negativne klime v ekipi so:
- fluktuacija osebja;
- pogosta bolniška odsotnost;
- nizka produktivnost dela;
- napeti odnosi med sodelavci;
- splošna razdražljivost in nezadovoljstvo;
- nepripravljenost zaposlenih na izboljšanje;
- nezaupanje;
- psihološka nezdružljivost;
- pomanjkanje želje po delu v isti pisarni.
Znaki pozitivne klime vključujejo:
- prijateljski odnosi;
- visoka stopnja zaupanja med člani tima;
- želja po tem, da bi bili med delovnim časom v timu in skupaj preživljali prosti čas (podjetniška rekreacija, skupni treningi, izleti itd.);
- odsotnost notranjih konfliktov in »združevanj«;
- povezanost zaposlenih v razmerah višje sile, visoka stopnja medsebojne pomoči (ne vsak zase);
- svobodna razprava o aktualnih vprašanjih (nihče se ne boji izraziti lastnega mnenja);
- zdrava poslovna kritika;
- pomanjkanje pritiska na podrejene.
Poleg notranjih dejavnikov na vzdušje v ekipi vplivajo:
- fizični delovni pogoji;
- trenutno stanje v podjetju;
- ekonomsko, politično, socialno situacijo v državi.
Analizirajte, kako sponzorirani ljudje komunicirajo in komunicirajo med seboj, ali se pogosto spopadajo ali izražajo nezadovoljstvo, kako se obravnavajo zaposleni iz drugih (sorodnih) oddelkov.
Psihologi priporočajo izvedbo anonimne ankete, da bi ugotovili, kakšna psihoklima prevladuje v ekipi. In če šef resorja ne more vplivati na stanje v državi, potem lahko poskrbi za pogoje dela in ugotovi razloge za nezadovoljstvo.
In končno
Priporočil za upravitelje začetnike je veliko več kot pet. Poskušali pa smo izbrati osnovne nasvete, po katerih bo mladi vodja gladko vstopil v novo vlogo in ne bo postal predmet negativnih razprav v ekipi.
Torej ste bili imenovani za vodjo oddelka. Ali pa ste morda prišli za vodenje oddelka v novem podjetju. Kako začeti kot novi upravitelj?
Vaš načrt bo sestavljen iz 4 dejanj:
- Vstopite v kontekst
- Razvijte akcijski načrt
- Razdelite naloge podrejenim
- Začnite cikel nadzora in optimizacije
1. Vstopite v kontekst
Preden sprejme kakršne koli ukrepe, mora novi upravitelj razumeti situacijo in okolico, v katerem boste delali:
- Morate se seznaniti in začeti graditi odnose s svojim vodjem in podrejenimi, pa tudi s podizvajalci, od katerih bo odvisno vaše delo, ter s ključnimi zunanjimi izvajalci (naročniki, dobavitelji in partnerji).
- Razumeti morate glavne procese, ki se bodo zgodili pod vašim vodstvom ali z vašo udeležbo, in ključne kazalnike teh procesov.
- Obvladati morate osnovne vire (proračuni, osnovna sredstva, programska oprema), ki so vam na voljo.
- Prepoznati morate celotno paleto težav, ki obstajajo v vašem okolju in procesih, ter razumeti splošno smer gibanja vašega mesta.
2. Pripravite akcijski načrt
Zbrali ste podatke o trenutnem stanju enote, ki vam je zaupana, katere naloge ima in kam naj gre. Zdaj je čas za razmislek.
- Zberite vse informacije o ciljih, ki vam jih je zastavil vodja, in o težavah, ki ste jih slišali od podrejenih, podrejenih in pogodbenih izvajalcev. Kako so povezani drug z drugim? Ali je mogoče med njimi prepoznati »koren zla« – enega ali več ključnih problemov, ki povzročajo vse ostale? Reševanje teh "osnovnih" težav je vaš cilj..
- Sledi razgradnja ciljev. Kaj je treba narediti za dosego tega cilja? Kaj je treba storiti, da zagotovimo doseganje manjših ciljev? Vse nastale cilje narišite v obliki drevesa ali hierarhičnega seznama. Nadaljujte s tem postopkom, dokler ne dobite jasne slike o tem, kako rešiti svojo težavo.
- Pomembna faza je, da se o nastalem akcijskem načrtu dogovorite s svojim vodjem in od njega dobite zeleno luč za izvedbo. Glede na razpoložljiv čas bi bilo dobro ta načrt uskladiti s podizvajalci in ekipo.
Zdaj ste pripravljeni, da naloge prenesete na podrejene.
3. Razdelite naloge podrejenim
Pravilno dodeljevanje nalog podrejenim je umetnost. Naloga mora biti pravilna ne le vsebinsko, torej po najkrajši poti pripeljati do želenega rezultata, ampak tudi po obliki- vsebovati dokaj natančen opis zahtevanega rezultata, roka, biti merljiv ipd.
Kdo od vaših podrejenih bo potegnil naloge z vašega seznama? Katere naloge bodo ljudje sposobni in, kar je pomembno, želeli opravljati? Na svoj seznam ali seznam nalog dodajte imena oseb, ki jim boste dali te naloge.
Izberite obliko, v kateri boste dali te naloge: skupščina, osebni sestanek, e-pošta? Skupščina vsem omogoči boljše razumevanje, kdo kaj dela, vendar vsem vzame veliko časa. Osebni sestanek vam omogoča, da se podrobno pogovorite o nalogah in načinih njihovega reševanja, vendar bo vsak delal po svoje, ne da bi vedel, kaj delajo njegovi kolegi. E-pošta prav tako vzame čas, vendar ne pušča možnosti za nadaljnje spore o formuliranju problema. Najverjetneje boste potrebovali kombinacijo teh treh metod.
4. Zaženite cikel nadzora in optimizacije
Seveda se problem ne bo takoj začel reševati, kot je bilo predvideno. Prišlo bo do nesporazumov, zamujenih rokov, nekvalitetne izvedbe in mnogih drugih težav, ki so lastne človeški naravi. Tukaj Vloga vodje je, da nenehno spremlja stanje in ga popravlja.
- Zgradite sistem za merjenje ključnih KPI (ključnih kazalnikov uspešnosti). Tako kot pilot potrebuje nadzorno ploščo, boste potrebovali jasno digitalno vizijo dogajanja.
- S podrejenimi se dogovorite za obliko rednega nadzora - sestanki, poročila (ustna ali pisna). Pomembno je, da nadzor izvedemo prezgodaj, ne da bi čakali na roke nalog, saj bo takrat prepozno, da bi karkoli popravili.
- Vzpostavite redno poročanje vodstvu. Ni vam treba čakati, da vas vprašajo, kako ste. Vaša odgovornost je, da svojega šefa obveščate. Ne glede na to, ali gre za dnevno e-pošto o rezultatih dneva, tedenski sestanek ali veliko mesečno poročilo, morate najti obliko poročanja, ki je primerna za oba.
- Ne pozabite, da mora tudi vsak vodja, še posebej začetnik