Zapisnik sestanka je informativni in upravni akt, ki beleži proces razprave o gospodarskih vprašanjih v podjetju. Ta oblika primarne dokumentacije vsebuje tudi odločitve, ki so jih sprejeli udeleženci sestanka. Vzdrževanje takšne dokumentacije je ena od nujnih sestavin vseh sestankov v podjetju..
Ta protokol je odgovoren za učinkovitost izvrševanja odločitev o vseh vprašanjih.
Civilni zakonik Ruske federacije v drugem odstavku 181. člena podrobno obravnava postopek sestave tega dokumenta. Obstajajo številne posebne zahteve, ki jih mora izpolnjevati oseba, ki vodi evidenco. Spodaj predlagamo, da razmislimo o tem, kako sestaviti zapisnik sestankov in katere podatke je treba vključiti v to.
Za reševanje stanovanjskih vprašanj zakonodajalec zahteva obvezno letno srečanje
Kdo je odgovoren za vodenje evidenc?
Naloga tajnika je, da beleži potek skupščine. Odgovornosti te osebe vključujejo pravilno izvedbo tega dokumenta. Tajnik sestanka lahko ni samo oseba, ki ima podoben položaj v osebju podjetja. Vsak zaposleni, ki ima potrebna uradna pooblastila, lahko vodi zapisnike sestankov.
Najpogosteje so odgovorni za pripravo potrebne dokumentacije uradniki, ki imajo znanje o rešitvi obravnavanega vprašanja. Če je tajnik slabo seznanjen z obravnavanim vprašanjem, lahko ta oseba postavi dodatna vprašanja.
Zapisnik skupščine mora čim bolj natančno zajemati potek razprave.
Naloga tajnice je poleg zapisovanja tudi priprava na sestanek. Odgovornosti te osebe vključujejo sestavljanje seznama udeležencev, razvoj osnutka samega procesa in delo s primarno dokumentacijo prejšnjih srečanj. Ta pristop nam omogoča, da prepoznamo številna vprašanja, ki jih je treba najprej obravnavati.
Struktura obrazca Za pisno evidentiranje obravnavanih vprašanj se uporabljajo posebni obrazci, ki jih določi uprava podjetja. Najpogosteje se takšni obrazci uporabljajo za vodenje evidenc v občinskih in državnih organih. Samostojni podjetniki in zasebne organizacije imajo raje navadne predloge, ki so sestavljene v računalniku.
Kljub zgoraj navedenemu mora ta akt v svoji strukturi vsebovati naslednja obvezna polja:
- podrobnosti o podjetju, kjer potekajo pogajanja;
- kazalo vsebine;
- datum izvajanja in registrska številka dokumenta;
- mesto, kjer poteka srečanje;
- navajanje zadev, ki se obravnavajo;
- ključni del;
- prijava občinstva, tajnik in voditelj srečanja.
Primer sestave zadevnega dokumenta
Ta obrazec je sestavljen na podlagi video in avdio materialov, ki jih je tajnik naredil med sejo. Sestava in izpolnjevanje protokola je dolgotrajen postopek, ki lahko traja približno pet dni. V nekaterih primerih, ki jih določa zakon ali notranji ukaz uprave podjetja, se lahko določijo strogi roki za pripravo obrazca. Spodaj predlagamo, da razmislimo o primeru oblikovanja zapisnika sestanka.
Zapisnik - dokument, ki beleži potek obravnave vprašanj in odločanja na sejah, sejah, sejah, konferencah. V tem polju je navedeno ime akta. V določeni situaciji je napisana beseda "Protokol". Nato morate določiti sejo in kolegijski organ, pristojen za izvedbo seje. V danem primeru bomo upoštevali »Zapisnik proizvodnega sestanka«.
Kraj in datum, serijska številka
Pri sestavljanju protokola morate navesti registrsko številko tega dokumenta. V večini podjetij je serijska številka tega obrazca enaka številki sestanka. Odštevanje poteka od začetka koledarskega leta. V izobraževalnih ustanovah se pri ohranjanju številčenja dokumentov odštevanje izvaja od prvega dne začetka študijskega leta. V primeru, da so v zapisnik skupščine vpisani sklepi začasne uprave, se aktu dodeli številka, ki je enaka mandatni dobi upravnega odbora.
V stolpcu z datumom je naveden dan, ko je bil sestanek.Če je takšno srečanje trajalo več delovnih dni, je treba navesti datum začetka pogajanj in konca razprave o vprašanjih. Na tej točki je potrebna posebna pozornost, saj lahko zaradi manjkajočih polj dokument izgubi svojo pravno veljavnost. Primer izpolnjevanja datumskega polja: »13.04.2009 – 15.04.2009« ali »11. november 2015 – 13. november 2015«.
Spodaj je predloga zapisnika sestanka:
JSC "Metallurg"
Protokol
proizvodni sestanek
Tržni oddelek
4.11.2017. ____________№5
Mesto Moskva.
Stolpec "Kraj sestavljanja" mora biti obvezno naveden. V tem polju je navedeno ime točke na območju, kjer je potekal sestanek. Ta stolpec je dovoljeno izpustiti, če ime podjetja vključuje ime mesta. Kot primer lahko navedemo imena, kot sta "Ryazan Metallurgist" ali "Omsk Woodworking Plant".
Zgornji obrazec za sestavo kazala obrazca uporabljajo tako zasebna podjetja kot občinske ustanove.
Uvodni del
V prvem odstavku uvodnega dela obravnavanega dokumenta so navedeni priimek in začetnice predsedujočega seji.
Tukaj morate navesti ime in položaj zaposlenega v podjetju, katerega pristojnost vključuje vodenje sestankov. V tem polju pa je dovoljeno navesti samo priimek zaposlenega. Treba je tudi povedati, da predsednik seje ni vedno direktor podjetja. Nato morate navesti ime tajnika, ki beleži potek sestanka. Če proizvodni sestanek vodi vodja podjetja, je treba te podatke prikazati v zapisniku. Polje »Udeleženci« se izpolni z navedbo imen vseh udeležencev srečanja.
- Če želite pravilno izpolniti ta stolpec, se morate spomniti naslednjih odtenkov:
- V tem polju so po abecednem vrstnem redu navedeni priimki in začetnice delavcev družbe, prisotnih na skupščini. Poudariti je treba, da položaji, ki jih zasedajo, niso navedeni v tem stolpcu.
- Če se srečanja udeleži več kot petnajst ljudi, je treba ustvariti posebno aplikacijo, kjer bodo navedeni njihovi priimki in začetnice. Ta priloga je naknadno priložena protokolu.
- Če so na sestanku predstavniki drugih podjetij in osebe, vabljene iz drugih podjetij, morate v pripravljen obrazec dodati stolpec »Vabljeni«. V tem polju so navedeni podatki o povabljenih osebah. Glavni odtenek, povezan z izpolnjevanjem tega stolpca, je obvezna navedba položaja in imena organizacije, ki jo povabljenec predstavlja.
Vsak udeleženec srečanja se mora podpisati v poseben razdelek, s katerim potrdi svojo prisotnost. Po tem bi morali narediti kratko digresijo in nato predstaviti "dnevni red". Ta razdelek mora navesti vprašanja, o katerih se je razpravljalo na sestanku. Za oštevilčenje vsake postavke v tem polju se uporabljajo arabske številke. Pri oblikovanju vprašanja je dovoljeno uporabljati predloga "približno" in "približno". Pri izpolnjevanju teh postavk morate navesti osebo, ki je govorila o tem vprašanju. Primer je naslednja formulacija:
"O rezultatih dela za 2016-2017
Govornik: M.P. Fadeev"
Zgornji vzorec zapisnika skupščine jasno prikazuje strukturo tega dokumenta.
Razlike med več in polnimi protokoli
Obstajata dve glavni vrsti priprave protokola: polna in kratka oblika. V zvezi s tem je pri pripravi takega dokumenta zelo pomembno upoštevati, v kakšni obliki se sestanek snema. Pri izpolnjevanju kratkega obrazca dokumenta (ta obrazec se uporablja pri pripravi zapisnika operativnega sestanka) so v glavnem delu akta navedeni naslednji podatki:
- obravnavano vprašanje;
- priimek in začetnice govorca;
- odločitev, ki so jo potrdili udeleženci razprave.
Pri pisanju celotnega protokola ta razdelek ne označuje le zgornjih informacij, ampak tudi glavne točke, ki najbolj jasno označujejo predstavitev govornikov. Predstavljene so tudi informacije in razprave, ki so se pojavile med srečanjem. Pri izpolnjevanju celotnega protokola je treba osredotočiti na izražena mnenja članov odbora, obstoječe pripombe in ugovore.
Glavni del
Ko razmišljate o tem, kako voditi zapisnik sestanka, vzorec in primere, bodite posebno pozorni na osnovo zapisnika. V tem razdelku morate ustvariti več polj, od katerih bo vsako obravnavalo rešitve vprašanj, navedenih na dnevnem redu. Pri sestavljanju polne oblike obrazca se v vsakem polju ustvarijo trije stolpci, ki prikazujejo postopek obravnave vprašanja in različne nianse, ki so nastale med odločanjem.
Ime vsakega dela mora biti navedeno z besedami, pri čemer je za vsak stolpec dodeljeno ločeno polje. V stolpcu »Poslušaj« je navedeno ime govorca, ki pokriva produkcijsko vprašanje. Priimek naj bo naveden samo v nominativu. Po navedbi imena je podan kratek (ali celoten) povzetek poročila. V primeru, da informacij ni mogoče predstaviti, je treba celotno besedilo poročila priložiti v posebnem dokumentu, ki bo služil kot priloga k samemu aktu. Hkrati je treba v rubriki »poslušano« zapisati, da je besedilo govora podrobno opisano v prilogi.
Po tem nadaljujte z izpolnjevanjem stolpca »Govorjeno«. V tem polju so navedene izjave drugih udeležencev sestanka, ki so obravnavali vprašanje na dnevnem redu. Tukaj navedite tudi priimek in začetnico vsakega člana odbora, ki je imel govor. Po navedbi začetnic je treba navesti besedilo samega govora.
V stolpcu »Odločeno« se zapiše odločitev članov seje o vprašanju dnevnega reda. V skladu z veljavnimi predpisi je treba v tem polju navesti popolne podatke, ne glede na to, kakšna oblika izpolnjevanja protokola se uporablja. Če je bilo vprašanje rešeno z glasovanjem, je treba navesti skupno število glasov in navesti, kdo od udeležencev sestanka je glasoval "proti" ali "za".
Kratek protokol - beleži vprašanja, ki so bila obravnavana na sestanku, imena govornikov in sprejete odločitve Vodenje zapisnikov sestankov, ki v jedrnati obliki orišejo bistvo obravnavanih vprašanj, zahteva pravilen pristop k izpolnjevanju obrazca. V tem primeru bi morali v stolpce »Poslušaj« in »Govoriti« navesti le osnovni del informacij. Ko dokument podpišeta vodja sestanka in tajnik, ta akt začne pravno veljati.
Vse ugotovljene odločitve v zvezi z vprašanji, izpostavljenimi na seji, je treba posredovati osebam, ki so bile imenovane za izvršitelje. V ta namen lahko izvršni direktor prejme kopijo samega akta in izvleček, ki ga podpiše tajnik.
V podjetjih z razvito infrastrukturo se za organizacijo izvajanja zahtev, navedenih v odločbi, izdajo posebni upravni dokumenti (navodila, sklepi ali odredbe).
Pred oddajo v hrambo v arhiv se ta vrsta dokumentov kategorizira glede na vrsto zbirke. V vlogi arhiva lahko delujeta tako sekretariat kot služba za upravljanje z dokumentacijo. Trajanje obdobij skladiščenja se določi na podlagi pravil, določenih v podjetju. Standardni rok hrambe dokumentacije je 3 leta, po preteku tega roka se dokumenti lahko uničijo.
Zapisnik seje je akt, ki poenostavlja odločanje o vprašanjih dnevnega reda. S pomočjo tega dokumenta se ustvari določen okvir za izvajanje različnih navodil v gospodarskih dejavnostih vsakega podjetja. V sodobnih podjetjih se za ustvarjanje takšnih dokumentov uporabljajo posebni elektronski viri. Ta pristop k pisarniškemu delu močno poenostavi interakcijo med različnimi oddelki podjetja.
Srečanja potekajo v številnih organizacijah, ne glede na to, v kakšni obliki lastništva so. Na njih zaposleni in vodje izmenjujejo pomembne informacije in sprejemajo odločitve. Da je dogodek učinkovit, se ustvari zapisnik sestanka. Vzorec tega dokumenta je v organizacijah približno enak. Pravila so opisana spodaj.
Vrste srečanj
Ti dogodki gredo lahko narobe, če se nanje ne pripravite. Ta funkcija je v rokah upravitelja. Ugotoviti mora naravo dogodka. Strokovnjaki razlikujejo več vrst srečanj:
- Usposabljanje (konferenca), katerega namen je posredovati znanje in izboljšati zaposlene.
- Informativno. Dogodek je potreben za povzetek informacij in preučevanje različnih pogledov na porajajoča se vprašanja.
- Pojasnilo. Na takih srečanjih vodje prepričujejo zaposlene o pravilnosti izvajane ekonomske politike.
- Problematično. Dogodek je namenjen razvoju metode za reševanje trenutnih problemov.
Ne glede na vrsto sestanka mora biti dokumentiran. To omogoča, da se izvaja kompetentno in organizirano.
Priprava
Da bi bil sestanek učinkovit, se mora vodilno osebje zavedati naslednjih pravil:
- Jasno morate opredeliti temo in želene rezultate. To bo omogočilo organiziran dogodek.
- Previdno razvijte dnevni red. Treba je določiti zaporedje obravnave vprašanj. Hkrati je bolje začeti z enostavnimi vprašanji in preiti na bolj zapletena.
- Udeležence je potrebno seznaniti z dejstvi, o katerih se bo razpravljalo. To je najbolje narediti pred sestankom.
- Osebam, ki se bodo udeležile, je treba predhodno poslati vabilo. Če nekateri ne morejo pomagati pri reševanju težav, vendar morajo poznati rezultate dogodka, jim je treba zagotoviti protokol.
- Kraj srečanja je treba izbrati glede na njegov namen. Pri ustvarjanju poslovnega okolja so pomembni pogoji, v katerih so ljudje nastanjeni.
Te nianse so temeljne pri pripravi na srečanje. Če jih bodo upoštevali, bo prireditev potekala učinkovito in organizirano.
Zakaj so potrebni zapisniki sestankov?
Vsaka organizacija ima redne sestanke. Ta vrsta dogodka pomaga rešiti številne pereče probleme, pravočasno sprejeti odločitve o zapletenih vprašanjih in ustvariti strategijo razvoja podjetja. Sestanki se pogosto ne zapisujejo v zapisnik, kar velja za normo. Vodstvo lahko samostojno določi seznam dejavnosti, med katerimi se izvaja snemanje. Ugotovijo tudi, kje to ni potrebno.
Glavni namen protokola je pisno evidentiranje vseh vprašanj, nalog in mnenj, izraženih na sestanku, ter skupnega odločanja. Najboljša oblika se šteje za podroben protokol. Običajno se tak dokument uporablja na dogodkih, ki bodo vplivali na prihodnji razvoj podjetja. Poleg tega je potrebno beležiti vsebino sestankov s podjetji in zaposlenimi v državnih agencijah. Vzorci zapisnikov sestankov za različne vrste dogodkov so podobni, le z manjšimi razlikami.
Vzdrževanje
Zapisnik seje vodi vodja podjetja. Toda to funkcijo lahko opravlja tudi drug zaposleni. Pred tem dogodkom tajnik dobi seznam povabljenih in približen seznam vprašanj. Udeleženci podajo povzetke poročil. Tako boste lahko pripravili predlogo dokumenta in tako pospešili delo pri pripravi dokumenta. Vzorci zapisnikov sestankov za takšne dogodke so podobni v vseh podjetjih.
Če je udeležencev veliko, je bolje ustvariti registracijski list, kjer bodo zapisana polna imena prijavljenih. Na začetku seje tajnik potrdi seznam prisotnih. Podatke med prireditvijo beleži tajnik. Za izboljšanje natančnosti snemanja se uporabljajo zapisi po nareku. Vse besede so posnete na digitalnem mediju in nato reproducirane, ko je protokol dokončan.
Če je na sestanku veliko udeležencev, sta za zapisnikarja povabljena 2 tajnika. Tovrstno delo pospeši proces, če se dogodek zavleče. Odgovori, pripombe, komentarji, ki niso povezani s temo srečanja, niso vključeni v vsebino dokumenta. Zapisnik vsebuje splošni pomen poročil, vprašanj in predlogov. Sklepi in navodila, ki jih vodja posreduje posameznim delavcem, so natančno evidentirani.
Če upravitelj potrebuje točne podatke, lahko zahteva poročilo, ki ga podpiše odgovorna oseba. Na sestankih se razpravlja o stanju na splošno, zato si ni treba delati podrobnih zapiskov. Posledično zapisnik vključuje potek sestanka: obravnavane teme, vprašanja, odločitve. Včasih menedžerji zahtevajo dobesedni zapis vseh stavkov. To se dogaja na srečanjih sodobnih organizacij, na katerih se rešujejo številna operativna vprašanja.
Registracija
Sestanki? Vzorec vključuje osnovne informacije, ki jih mora vsebovati dokument. V državnih službah se protokoli vodijo na podlagi posebnih obrazcev. Običajna oblika vzorca zapisnika sestanka je sestavljena iz:
- Obvezni podatki (datumi, številke, ime podjetja, vrsta dokumenta, ki označuje dogodek, lokacija).
- Seznam prisotnih (polno ime, položaji udeležencev). Lahko se uporablja list prisotnosti, v katerega se podpišejo vsi, ki so prišli.
- Če so bile na dogodku prisotne osebe iz drugih institucij, jih je treba navesti v rubriki »Vabljeni«.
- Glavni del. Označuje 3 dele: poslušali (polno ime in položaj govornikov, teme govorov, predstavitev bistva), govorili (polno ime in položaj osebe, ki postavlja vprašanja ali daje pripombe), odločili (vodja daje navodila ali resolucijo). naloženo, roki za izvedbo nalog).
- Na koncu se podpišeta še tajnica in vodja. Žig ni potreben.
S tem vzorčnim protokolom lahko sestavite kompetenten dokument. Mora biti oštevilčen za spremljanje napredka sestanka. Končna naloga je pripravljena nekaj časa po srečanju. To lahko traja več ur ali celo dni, vse je odvisno od količine informacij.
Vzorec zapisnika sestanka z direktorjem je popolnoma enak tistim brez njega. Nato se dokument predloži v podpis šefu, ki vodi dogodek. Protokol se pošlje zainteresiranim ali pa se izdelajo uradne izjave z navodili za izvajalce.
Če se sestavlja zapisnik tehničnega sestanka, lahko njegov vzorec vključuje posebne nianse tega dogodka. Na splošno pa mora vsebovati glavno bistvo, probleme in vprašanja, o katerih razpravljajo udeleženci. Primer zapisnika delavnice, ki je predstavljen v prispevku, lahko služi kot primer pri pripravi tega dokumenta.
Operativni sestanek
Ta dogodek ima naslednje značilnosti:
- Določena pogostost, na primer vsak teden.
- Določena sestava prisotnih.
- Podobne teme in vprašanja.
- Kratko trajanje.
Vzorec protokola za operativni sestanek je enak kot za redni dogodek. Samo tajnik se najprej seznani z algoritmom dela in vprašanji za razpravo. To pospeši delo na dokumentu, saj je večina oblikovanega vnaprej. Protokol se pripravi hitro, dokument se takoj predloži vodstvu v podpis.
Shranjevanje
Za rešitev vprašanja shranjevanja protokolov se mora tajnik seznaniti z notranjimi dokumenti organizacije. Odvisno je od posebnosti podjetja. Dokumenti v zvezi s sejami upravnega odbora ali delničarjev JSC se hranijo trajno. Protokoli se pustijo na lokaciji trenutnega organa organizacije. Dokumenti sestankov se običajno hranijo 3 ali 5 let, nato pa se na podlagi navodil arhivirajo in uničijo.
Zaključek
Zapisniki sestankov omogočajo udeležencem, da si zapomnijo dnevni red in pravočasno opravijo naloge. Zdaj obstajajo elektronski viri za operativno pripravo in distribucijo te dokumentacije. Zato bo priročno, da sekretar zainteresiranim stranem predstavi različico protokola.
Vodenje zapisnika je sestavni del vsake seje, konference, seje, akademskega sveta in drugih dogodkov. Zelo pomembno je, da zapisnik pravilno sestavite, saj ta vrsta dokumenta odraža bistvo seje in lahko služi kot potrditev ali ovržba nekaterih. vidike tega dogodka. Pri pisarniškem delu so enako pomembni tako zapisniki velikih sestankov med različnimi podjetji kot interni načrtovalni sestanki.
1. septembra 2013 je v veljavo stopil zvezni zakon z dne 7. maja 2013 št. 100-FZ »O spremembah pododdelkov 4 in 5 oddelka I prvega dela in člena 1153 tretjega dela Civilnega zakonika Ruske federacije«. sila. Ena od sprememb so po novem tudi zahteve za pripravo zapisnikov sej.
Odseki protokola
PREDSEDNIK – funkcionar, ki vodi sejo, posvet ipd.
TAJNIK – oseba, ki je prisotna na sestanku in na tem sestanku vodi zapisnik. To ni nujno sekretar po položaju; kateri koli uslužbenec katerega koli oddelka si lahko vzame zapisnik.
PRISOTNI – seznam vseh prisotnih na seji z navedbo njihovih položajev. Seznam prisotnih se sestavi glede na njihov položaj, od najvišjega do najnižjega. Če je med prisotnimi več ljudi z enakovrednimi položaji, se njihov vrstni red na seznamu določi po abecednem vrstnem redu. Druga možnost razporeditve prisotnih je po abecednem vrstnem redu priimkov, ne glede na položaj.
Če je na seji prisotnih več kot 15 oseb, se le-te sestavijo v posebnem seznamu, ki se priloži zapisniku:
PRISOTNIH: 45 oseb (seznam priložen).
DNEVNI RED – ta del dosledno odraža vsa vprašanja, o katerih je načrtovana razprava na sestanku. Kratki zapisniki in zapisniki operativnih sej ne smejo vsebovati dnevnega reda.
POSLIŠANO – tukaj sta navedena ime govornika in tema ali po potrebi povzetek njegovega govora.
Na primer:
POSLUŠANO: Ivanova P.I. s poročilom o razvoju novega prednostnega področja.
GOVOR – poimenski seznam vseh, ki so komentirali poročilo.
ODLOČENO – tukaj napišemo do kakšnih sklepov smo prišli na sestanku in navedemo roke za realizacijo sklepov, sprejetih na sestanku. Pogosto so »rešitve« narave nalog in imajo vse sestavine za to: ime izvajalca, vsebino naloge, rok. Na primer:
Ivanov I.I. – do 20.12.2014 pripravi načrt izpopolnjevanja zaposlenih v nabavi za leto 2015.
Poleg tega lahko sklep protokola odobri ali se strinja z osnutkom dokumenta:
Sprejmite Pravila za uporabo korporativne e-pošte Vesna doo in jih uveljavite od 03.08.2015.
Dogovorite se o nomenklaturi zadev družbe Vesna doo.
Naslednji razdelki so manj pogosti v protokolih:
SLIŠANO – eden od prisotnih vsem prebere nek dokument ali del dokumenta.
Na primer:
POSLUŠANO Dopis Ministrstva za finance z dne 22. julija 2015 št. 4545-p
POZDRAVNI GOVOR – Na velikih konferencah in forumih ima pozdravni govor praviloma predsedujoči. Na rednih srečanjih so cvetlični voščili brez.
VABLJENI so strokovnjaki s katerega koli področja, ki so bili povabljeni, da izrazijo svoje kompetentno mnenje o vprašanjih srečanja. Vabljene osebe ne sodelujejo pri odločanju.
ODLOČENO MNENJE je mnenje enega od udeležencev seje, ki se ne strinja s sprejeto odločitvijo. Udeleženec ima pravico zahtevati, da se njegovo odklonilno mnenje zapiše v zapisnik. Sestavljen je na posebnem listu in je sestavni del protokola.
Če je prišlo do razprave o enem od vprašanj, se zabeleži in oblikuje na naslednji način:
POSLUŠANO: I.A. Paramonov o potrebi po uvedbi enotnega sistema elektronskega upravljanja dokumentov v skupini podjetij.
VPRAŠANJE: T.A. Mihajlova. Ali je uvedba enotnega EDMS ekonomsko izvedljiva na tej stopnji razvoja skupine podjetij?
Odgovor: Uvedba EDMS ni samo ekonomsko izvedljiva, ampak bo pripomogla tudi k optimizaciji stroškov administrativnih dejavnosti skupine podjetij.
Priprava protokola
Protokol je sestavljen na pisemski glavi organizacije za dokumente. Ta obrazec vsebuje naslednje podrobnosti:
- ime organizacije;
- ime strukturne enote (če sestanek poteka v oddelku ali direktoratu);
- kraj, kjer je bil dokument sestavljen (se ne sme navesti, če je kraj, v katerem organizacija deluje, vključen v njeno ime: "Togliatti Dairy Plant");
- ime dokumenta – PROTOKOL;
- naslov besedila - v tem primeru naziv seje ali naziv kolegijskega organa:
PROTOKOL
operativni sestanek
PROTOKOL
seje strokovnih komisij
- (to je datum srečanja);
- besedilo dokumenta - njegovo vsebino smo obravnavali zgoraj;
- podpis – protokol podpišeta predsednik in tajnik.
Izpolnjen zapisnik se pošlje vsem udeležencem sestanka. Če dokument vsebuje naloge, se da pod nadzor.
Interni protokoli so običajno sestavljeni v kratki obliki. Cilj je zabeležiti direktorjeva navodila in ne potek sestanka ali mnenja njegovih udeležencev. Povsem druga stvar je, ko se na sestanku zberejo predstavniki več organizacij. Ne glede na to, kako dober odnos imamo z njimi danes, nikoli ne vemo, kaj nas čaka jutri. Morda bo zapisnik ravno tega sestanka postal ključni dokument, ki bo dokazoval vaš prav v morebitnem sporu. Zato se na skupnih sejah zapisniki vodijo z največjo doslednostjo.
PRAKTIČNO DELO 8
INFORMACIJE IN REFERENČNI DOKUMENTI
PROTOKOL, AKT
Večina dokumentov, ki jih ustvarijo institucije, je informativnih in referenčnih. Ti dokumenti vsebujejo podatke o dejanskem stanju. Med informacijske in referenčne dokumente štejemo: potrdila, dopise, akte, dopise ipd. So pomožne narave in niso zavezujoči. Tam vsebovane informacije se lahko upoštevajo.
Protokol
Protokol zavzema posebno mesto v sistemu organizacijske in upravne dokumentacije. Lahko ga razvrstimo med informativne dokumente (ker vsebuje informacije, vsebuje informacije o poteku obravnave nekaterih vprašanj upravljanja) in ker vsebuje izrek. se lahko obravnava kot upravni dokument.
Protokol -, dokument, ki beleži potek obravnave vprašanj in odločanja na sejah, konferencah, sestankih, konferencah in drugih oblikah dela kolegijskih organov (svetov odborov in ministrstev, občinskih uprav ter znanstvenih, strokovnih in metodoloških svetov). ).
Za skupščine delničarjev in seje upravnih odborov se obvezno piše zapisnik.
Protokoli se predložijo državnim organom v registracijo (na primer pri registraciji poslovnih bank, gospodarskih zbornic itd.). O delu začasnih kolegijskih organov (konference, sestanki, sestanki, seminarji ipd.) se sestavi tudi zapisnik.
Zapisnik se sestavi na podlagi zapisnikov, ki jih je na seji vodil tajnik ročno ali z diktafonom.
Glede na vrsto sestanka in status kolegijskega organa je izbrana oblika protokola: kratek, polni ali stenografski.
Kratek protokol– beleži obravnavana vprašanja na seji, imena govorcev in sprejete odločitve. Takšen zapisnik je priporočljivo voditi le v primerih, ko se seja stenografira, se poročila in besedila govorov predložijo tajniku ali ko je seja operativne narave.
Celoten protokol – beleži ne le obravnavana vprašanja, sprejete odločitve in imena govorcev, temveč tudi precej podrobne zapise, ki posredujejo vsebino poročil in govorov udeležencev seje, vsa izražena mnenja, izrečena vprašanja in pripombe, komentarje, stališča. Celoten zapisnik vam omogoča, da dokumentirate podrobno sliko sestanka.
Dobesedni protokol – je sestavljen na podlagi dobesednega poročila o sestanku (prepis) in dobesedno prenaša postopek razprave o vsakem vprašanju in sprejemanje odločitev o njem.
Celotni in stenografski protokoli so sestavljeni na podlagi ročno napisanih stenografskih ali magnetofonskih posnetkov.
Vse vrste zapisnikov se sestavijo na enotnem obrazcu, ki vključuje naslednje podatke: ime institucije, vrsto dokumenta, mesto za datum, indeks dokumenta, kraj, kjer je bil zapisnik sestavljen, mesto za naslov k besedilu. Datum zapisnika je datum seje. Če je trajalo več dni, potem datum protokola vključuje začetni in končni datum. Številka (indeks) protokola je zaporedna številka seje. Naslov besedila odraža vrsto seje oziroma kolegialne dejavnosti (Zapisniki – seje kolegija).
Besedilo protokola vključuje uvodni in glavni del.
V vodnem delu protokola so za naslovom navedeni priimki in začetnice predsednika in tajnika seje. V novi vrstici za besedo navzočih so po abecednem vrstnem redu navedeni priimki in začetnice stalnih članov kolegija (v skrajšani obliki protokola so ti podatki izpuščeni), ter priimki, začetnice in položaji. povabljenih. Besede »predsednik«, »tajnik«, »prisotni« se pišejo z veliko začetnico od začetka levega roba. Pri sestavi zapisnika razširjene seje niso navedena imena udeležencev, navedeno pa je njihovo skupno število. Štetje udeležencev poteka na podlagi registracijskih seznamov, ki se prenesejo na tajnika seje in postanejo ena od prilog zapisnika.
Vodni del protokola vključuje dnevni red. V njem so navedena vprašanja, o katerih se je razpravljalo na sestanku, z imeni govorcev (govornikov) in določeno zaporedje njihove razprave. Navaja vprašanja, o katerih se je razpravljalo na srečanju, z imeni govornikov in določa zaporedje njihove razprave. Dnevni red seje je sestavljen vnaprej in mora vsebovati optimalno število vprašanj.
Glavni del protokola vsebuje toliko točk, kolikor je točk dnevnega reda. V skladu z njim so razdelki oštevilčeni.
Vsak del je sestavljen iz treh delov: »POSLUŠALI«, »GOVORILI«, »ODLOČILI«, ki so natisnjeni z velikimi tiskanimi črkami, da bi v besedilu protokola poudarili govor glavnega govornika, udeležencev v razpravi o tem vprašanju. in izrek, ki oblikuje rešitev vprašanja. Z istim namenom se v besedilu protokola vsak priimek in začetnice govornika natisnejo v novi vrstici v nominativu. Predstavitev posnetka govora je od priimka ločena z vezajem, podana je v tretji osebi ednine, vsebina poročila je zapisana v obliki premega govora. Če je besedilo poročila stenografsko ali pisno predstavljeno s strani referenta, potem za pomišljajem pišejo tudi z velikimi tiskanimi črkami - "Poročilo je priloženo."
Pred besedo »POSLUŠANO« se postavi številka točke dnevnega reda, nato pa dvopičje.
Potek razprave o poročilu se odraža v rubriki »POVEDANJE«. Vprašanja in odgovori so zabeleženi v razdelku »GOVORENJE«. Besedi vprašanje in odgovor nista zapisani.
Na primer:
A.V. Smirnov - Ali so bili sprejeti ukrepi za odpravo ...?
Sprejeti sklepi so vsebovani v rubriki »REŠENO«. Če je rešitev več, so oštevilčene z arabskimi številkami s piko. Vsaka odločba je opremljena z navedbo položaja, priimka in začetnic osebe, odgovorne za njeno izvedbo, ter vsebuje rok, npr.
ODLOČENO:
1. Pripraviti osnutek novega kadrovskega predpisa. Odgovorni – vodja kadrovske službe Rodionova N.P. Rok – 18. november 2001.
Izrek je sestavljen po naslednji shemi: dejanje – izvajalec – rok. Izvajalec je lahko organizacija, strukturna enota ali določen uradnik.
V protokolu se lahko zabeleži odločitev o potrditvi dokumenta. V tem primeru mora protokol vsebovati sklic na datum in številko dokumenta, sam dokument pa mora biti priložen protokolu.
Med volitvami so v zapisniku navedeni rezultati glasovanja za posameznega kandidata.
Zapisnik podpišeta predsednik in tajnik. Tajnik uredi besedilo, vsakega govorca seznani s posnetkom njegovega govora in pridobi podpis govorca, ki se strinja s snemanjem njegovega govora. O seji se vodi zapisnik, ki ga izbere predsedstvo, podpišejo predsednik, tajnik in vsi člani predsedstva.
Izvleček iz protokola je natančna kopija dela besedila izvirnega protokola. Hkrati so povzeti vsi podatki obrazca, uvodni del besedila in točka dnevnega reda, za katero se pripravlja izvleček. Izpisek iz protokola podpiše samo tajnik, ki sestavi tudi overitev. Sestavljen je iz besede "Pravilno", navedbe položaja osebe, ki overja izpisek, osebnega podpisa, priimka, začetnic in datuma. Če je izvleček dan za predložitev drugi organizaciji, je potrjen s pečatom.
Oblika vzorčnega protokola
(z vzdolžno razporeditvijo detajlov)
Grb Ruske federacije
Ime organizacije
PROTOKOL
____________________ № _________________
Datum
_______________________________
Kraj objave
Naslov:
Seje komisije o...
Predsednik - Smirnov S.S.
Tajnica - Antonova M.I.
Prisotnih: 30 oseb (seznam priložen)
(če je do 15 ljudi, potem v protokolu
navedeni so priimki z začetnicami
po abecednem vrstnem redu ločeno z vejicami)
DNEVNI RED:
1. O postopku priprave na konferenco.
Poročilo vodje ...
1. POSLUŠALI:
Sokolov A.I. - Besedilo poročila je priloženo.
GOVORCI:
Ivanov M.I. - kratek posnetek govora (iz tretje osebe).
ODLOČENO:
1.1. odobri ...
2. POSLUŠALI:
GOVORCI:
ODLOČENO:
predsednik Podpis S.S. Smirnov
dejanje– dokument, ki ga sestavi več oseb in potrjuje določena dejstva ali dejanja.
Akti so sestavljeni v različnih situacijah in imajo zato veliko vrst:
· akt o prevzemu dela po pogodbi;
· akt o sprejemu in prenosu dokumentov;
· akt o odpisu materiala;
· komercialno dejanje;
· poročilo o pregledu itd.
Akte sestavlja komisija, ki je stalna ali imenovana po navodilih upravnikov.
Posebno skupino tvorijo komercialna dejanja, ki ugotavljajo dejstva o poškodbah, okvari ali pomanjkanju tovora ali drugih kršitvah pravil prevoza. Tak akt je sestavljen na standardnem tiskanem obrazcu in izpolnjen brez madežev, izbrisov ali prečrtov. Vse dopolnitve in popravki akta morajo biti usklajeni in overjeni s podpisi obeh strank.
Če je akt interni dokument podjetja, je sestavljen na splošnem obrazcu. Če je akt zunanji dokument, mora vsebovati osnovne informacije o organizaciji.
Akt mora imeti:
· naziv organizacije (strukturne enote);
· ime vrste dokumenta;
· naslov besedila;
· podpisi;
· tesnilo;
· aplikacije; (če obstajajo kopije dokazil).
Besedilo akta je sestavljeno iz uvodnega in navedbenega dela.
Vodni del akta navaja podlago za njegovo pripravo. To je lahko sklicevanje na dokument, na ustno naročilo vodstva, na katera koli dejstva, dogodke ali dejanja.
Akt ima lahko naslov, na primer: »Zakon o pomanjkanju potrošnega blaga« ali »Akt o sprejemu in prenosu dokumentov z oznako »Zaupno«.
Glavni del akta določa:
· cilji in cilji;
· časovni okvir dela, ki ga opravlja komisija;
· rezultati (ugotovitve, sklepi, predlogi).
Po besedilu in opombi o vlogi so po potrebi navedeni podatki o številu izvodov akta, njihovi lokaciji ali naslovnikih, katerim so bili poslani.
Akt podpišejo vse osebe, ki so sodelovale pri njegovi pripravi.
Številni akti (o materialnih, finančnih in drugih pomembnih vprašanjih) zahtevajo odobritev vodje in overitev s pečatom podjetja.
Z akti revizij in inšpekcijskih pregledov se seznanijo vse osebe, na katerih dejavnost zadevajo. Poleg tega je v aktu za podpisi pripravljavcev pripis »Akt je bil prebran: stališča, podpisi, prepisi podpisov in datumi«.
Na primer:
Sestavil:
Predsednik__________________________________________
Člani komisije:
Člani komisije: 1. _____________________________________
Položaj, priimek, začetnice
Prisotni: 1. _____________________________________
Položaj, priimek, začetnice
Imena članov komisije in prisotnih so razvrščena po abecedi. Naziv delovnega mesta vsebuje tudi naziv ustanove.
Uvodni del se začne z odstavkom. Določa cilje, namene in bistvo dela, ki so ga opravili pripravljavci akta, ter njegove rezultate. Rezultate dela lahko predstavimo v obliki tabele.
V sklepnem delu akta so podani sklepi ali priporočila. Ta del besedila je neobvezen – akt se lahko konča tudi z navedbo dejstev.
Za besedilom, pred podpisi, če je potrebno, navedite število izpolnjenih izvodov akta in njihovo lokacijo (tudi ta del akta ni obvezen). Na primer:
Sestavljeno v 3 izvodih:
1. izvod poslano Ministrstvu za gospodarstvo Rusije
2. izvod poslano Ministrstvu za železnice Rusije
3. izvod - poslovno 05-24.
Besedilo akta dopolnite s podpisom. Akt podpišejo predsednik komisije in vsi pripravljavci. Pri podpisu položaji niso navedeni pred priimki. Na primer:
Predsednik komisije Podpis K.Ya. Lakin
Člani komisije: ______________ V.N. Kirilov
Podpis
______________ I.N. Potapov
Podpis
N.N. Lamšina
Podpis
Kot v vsakem dokumentu je v aktu pred besedilom naslov, ki se začne s predlogom "O" ("O") in je oblikovan z besednim samostalnikom "Na pregledu", "Na sprejemu-prenosu", "Na zapisu- izklop", "Ob uničenju" "itd.
Nekatere vrste aktov zahtevajo odobritev. Na primer, akt o likvidaciji ustanove potrdi vodja višjega oddelka (minister), akt o dodelitvi dokumentov in spisov za uničenje - vodja ustanove. Odobritev je žigosana v skladu z zahtevami GOST R 6.30-97.
Tukaj je primer, kako napisati dokument:
Ministrstvo za kulturo Rusije ODOBRENO
Odbor za kulturo Predsednik odbora
Administracija Podpis N.I. Petrov
___________________________ ___________________
Ime področja Datum
18.05.2000 № 12
Novosibirsk
O preverjanju varnosti dokumentov v komisiji
Razlog: ukaz predsednika komisije z dne 20. aprila 2000 št. 102 "O preverjanju varnosti upravljavskih dokumentov."
Sestavila komisija v sestavi:
Predsednik: namestnik Predsednik odbora Sidorov G.V.
Člani komisije: 1. vodja. splošni oddelek Grigorieva N.I.
2. Inšpektor kadrovskega oddelka Mikhailova G.G.
3. namestnik Glavni računovodja S.I. Myshkin
4. Referent Prokudin M.V.
V času od 16. do 18. maja 2000 je komisija v Odboru za kulturo preverila organizacijo in pogoje hrambe upravnih dokumentov. Dokumenti se hranijo v strukturnih enotah in v splošnem oddelku.
Nomenklatura datotek se vsako leto dogovori z regionalnim arhivom Novosibirsk. Dejstva o uničenju, izgubi, poškodovanju ali nezakonitem uničenju dokumentov niso bila ugotovljena.
Sestavljeno v 2 izvodih:
1. - v zadevo št. 1-23
2. - v regionalni arhiv.
Predsednik komisije Podpis G.V. Sidorov
Člani komisije: Podpis N.I. Grigorieva
Podpis GG. Mihajlova
Podpis S.I. Miškina
Podpis M.V. Prokudina
Možnost 2
Dokumentirajte rezultate revizije dela podjetja Sibtekhmash OJSC, ki je bila izvedena od 01.02.2000 do 01.03.2000. Kot rezultat revizije so bile ugotovljene naslednje pomanjkljivosti: kadrovske evidence niso poenostavljene , nekatere osebne mape inženirjev so v zanemarjenem stanju; dovoljen je nerazumen odpis embalažnega papirja, žebljev in rezervnih delov za popravilo opreme; v mehanični delavnici je bila presežna poraba spajke v višini 60 kg; Vodja skladišča P.I. Yakovlev je nepravočasno poslal vračljive zabojnike dobaviteljem, za kar je tovarna plačala globo v višini 1,5 tisoč rubljev. Preostale podatke določite po lastni presoji.
sekretar Podpis M.A. Antonova
16. Sestavite zapisnik sestanka inventarne komisije tovarne plinske opreme, na katerem je bilo obravnavano vprašanje rezultatov inventarja za skladišče št. 2 pomožnih materialov. Na sestanku je bil sprejet sklep o potrditvi rezultatov popisa in pripisu primanjkljaja pomožnega materiala v višini 365 milijonov rubljev vodji skladišča ter ujemanje izjave za skladišče št. 2 in pojasnila iz skladišča. upravitelja so bili tudi prebrani. Preostale podatke določite po lastni presoji.
17. Sestavite popoln protokol skupščine delavcev proizvodne zadruge "Launch", na katerem je bilo obravnavano vprašanje ustvarjanja proizvodnje gradbenih materialov za gradnjo stanovanjskih stavb. Na sestanku je predsednik slišal informacije o možnosti ustanovitve takšne delavnice in možnostih za njeno delo. Po razpravi je bilo odločeno, da se predsedniku in njegovemu namestniku za gradnjo naroči, da začnejo z delom v 6 mesecih in za te namene dodelijo 315 milijonov rubljev.
18. Sestavite kratek protokol proizvodnega sestanka delavcev načrtovalnega in ekonomskega oddelka tovarne medicinskih pripravkov, na katerem je bilo obravnavano vprašanje zgodnjega razvoja tehničnega industrijskega finančnega načrta za leto 1998. Po razpravi je proizvodni sestanek odločil izdelati tehnični industrijski finančni načrt tri dni pred rokom. Ostale podatke vnesite sami.
Povezane informacije.
V tem članku bomo nadaljevali opisano priljubljeno temo učinkovitih sestankov.
Oglejmo si podrobneje, kaj so zapisniki sestankov, zakaj so potrebni in kako se od birokracije premakniti k energičnemu doseganju rezultatov.
|
Običajno beleženje |
Popolno beleženje |
|
Vsi med sestankom energično pišejo razne zapiske v svoje planerje. |
Vsi so osredotočeni na zaslon ali tablo, kjer poteka spletno beleženje. |
|
Vsak različno razume izid srečanja |
Vsi enako razumejo rezultate srečanja, kdo bi moral kaj storiti za dosego želenega rezultata |
|
Udeleženci odidejo manj polni energije kot ob prihodu na srečanje. |
Udeleženci zapustijo srečanje bolj energični in osredotočeni na konkretne naloge. |
|
Nezavezujoče izvajanje sklepov, sprejetih na seji |
Obveznost dokončanja nalog, sprejetih za dokončanje - navsezadnje so vsi videli in slišali, da ste obljubili, da boste nalogo opravili pravočasno |
|
Neupoštevanje ali pomanjkanje dnevnega reda sestanka |
Po vizualnem dnevnem redu sestanka |
|
Dogovorjen in podpisan zapisnik sestanka se v najboljšem primeru pojavi naslednji dan, še pogosteje - še kasneje |
Zapisnik se dogovori, natisne in podpiše takoj ob koncu sestanka! |
|
Za nadzor sprejetih odločitev je potrebno veliko časa |
Za nadzor sprejetih odločitev je potreben minimalen čas, saj se sledijo v korporativnem sistemu za nadzor nalog |
Idealno snemanje je mogoče organizirati z običajnimi listi flipchart in markerji ali pa z bolj zapletenimi in sodobnimi orodji. Glavna stvar je slediti pravilni metodologiji in upoštevati pravila igre.
V tem članku bomo analizirali sedem komponent idealnih zapisnikov sestankov z našo posebno predlogo zapisnikov sestankov, razvito na podlagi rezultatov več kot sto zaključenih projektov z uporabo MindJet Mind Manager.
2. Sedem komponent idealnega protokola srečanja
Idealen posnetek sestanka izgleda takole: zapisnik sestanka se dogovori, natisne in podpiše takoj na samem sestanku. Medtem ko se udeleženci sprehodijo iz sejne sobe do svojih delovnih mest, se jim dodelijo naloge, ob prihodu na delovno mesto pa morajo po elektronski pošti prejeti končno različico protokola ter naloge, ki so jim dodeljene za izvedbo v korporativni nalogi. sistem upravljanja. In to je možno! Ugotovimo, kako.Da bi dobili konsistenten protokol in dodeljene rešitve, bomo uporabili posebno predlogo MindJet Mind Manager. Takole izgleda v celoti.
Slika 1. Splošni pogled na predlogo MindJet za spletno beleženje
Priporočamo, da ga izpolnite postopoma tekom sestanka. To predlogo smo več let ustvarjali na podlagi naših projektov za implementacijo močne kulture srečanj v različnih podjetjih. Naj vam to predlogo podrobneje predstavimo.
2.1. Sledite začetnim in končnim časom sestankov Številni sestanki se začnejo in končajo ob napačnem času. Eden od načinov za boj proti temu je sledenje in beleženje začetnih in končnih časov sestankov. Po preprostem načelu »Če meriš, ti uspe«:
Slika 2. Vnesite organizacijske podrobnosti
Priporočamo tudi, da tiste, ki so zamudili na sestanek, zabeležite v ločeni temi, da bodo vsi videli. Učinek je preprosto čaroben: nihče si ne želi, da bi bil na seznamu zamujen. Nato lahko tudi povzamete statistiko in prikažete oceno tistih, ki najpogosteje zamujajo.
2.2. Določite in razdelite vloge udeležencev srečanja
Najučinkovitejša in najučinkovitejša orodja so pogosto najpreprostejša. Presenetljivo, a resnično: udeleženci večine srečanj ne razumejo popolnoma vloge udeležencev, kdo in kaj bi moral storiti za učinkovito izvedbo srečanja in doseganje rezultatov.
Slika 3. Razdelite vloge udeležencev
- Vodja seje je odgovoren za izvajanje določenih pravil za pripravo in izvedbo seje. Od njega je odvisno, ali bo srečanje učinkovito in energično
- Poročevalec sestanka – skrbi za kakovostno in vnaprejšnjo pripravo ter posredovanje informacij, pomembnih za udeležence sestanka.
- Udeleženec srečanja – odgovoren za samostojno pripravo in aktivno udeležbo na srečanju
- Tajnik seje – skrbi za zapisnik seje.
- Energy Guardian – odgovoren za energijo srečanja. Če je pisarna zatohla, že dolgo ni bilo odmora in je splošna dinamika nizka, potem mora skrbnik energije prekiniti sestanek in organizirati dogodek za dvig energije.
- Knowledge Keeper - odgovoren za beleženje informacij, tako da se ne izgubi niti ena dragocena misel. Praviloma je ta oseba tista, ki nakaže tajniku, da je treba to ali ono misel zabeležiti
- Context Keeper – odgovoren za vzdrževanje dnevnega reda sestanka. Opozori vse, če je dnevni red seje kršen.
- Časopisec – odgovoren za vzdrževanje časovnih omejitev srečanja. 2 minuti pred koncem razprave o temi sporoča, da je čas za odločitev in zapis izida.
2.3. Določite cilje, ustvarite dnevni red sestanka
Večina sestankov običajno nima pisnega dnevnega reda. To pomeni, da večina udeležencev pravzaprav ne razume, zakaj so sploh prišli na srečanje. Zaradi tega se na začetku sestanka porabi veliko časa za vključitev vseh udeležencev 
Slika 4. Zakaj gremo?
Zato navedite dnevni red tako, da izpolnite posebej za ta namen pripravljeno polje protokola MindJet Mind Manager. Priporočamo tudi, da v skladu z načelom iz točke 2.1., spremljate čas, koliko časa je bilo predvideno za točko dnevnega reda in koliko časa je bilo za to dejansko porabljenega. Videli boste, da se bo po samo 3-4 tednih ciljnega merjenja odstotek pravočasno zaključenih sestankov znatno izboljšal.
2.4. Zabeležite svoje odločitve
Naslednje tri točke so med seboj tesno povezane. To je približno rezultat sestanka. Na splošno, zakaj se ljudje zbirajo? Da bi se dogovorili, kaj naprej. Ti sporazumi so lahko treh vrst:- Odločitve, ki zadevajo vse
- Naloge, ki so dodeljene določenim izvajalcem
- Vprašanja, ki so bila izpostavljena na sestanku in za katera na sestanku ni bilo mogoče priti do natančne rešitve ali konkretne naloge. To se običajno zgodi, ko je vprašanje izpostavljeno zunaj obsega sestanka ali ko vprašanje ni dovolj pripravljeno za sprejemanje odločitev.
Torej, rešitve.
Slika 5. Vnesite besedilo sklepov.
Na sestanku se obravnavajo novi predpisi, poslovni procesi, spodbude, kazni, informacije in še marsikaj, kar mora biti zapisano v obliki sklepa, ki velja za vse prisotne na sestanku. Priporočamo, da vse to zabeležite v bloku »Sprejete odločitve«.
2.5. Dodeljevanje nalog Kot je rekel modri Bismarck, če želite, da je naloga opravljena, mora biti ena in samo ena oseba odgovorna za njeno izvedbo.
Če želite to narediti, uporabite razdelek za beleženje opravil in zavihek Informacije o opravilu na desni v programu MindJet Mind Manager.
Slika 6. Vnesite naloge.
Pomembno je, da mora imeti naloga besedilo, rok in odgovorno osebo. Ko izpolnite ta polja, se podatki prikažejo na zaslonu in vsi udeleženci srečanja vidijo, kdo za kaj prevzema odgovornost in kaj.
2.6. Posnemite vprašanja za kasnejšo razpravo
Ker razmišljamo asociativno, se bodo na vsakem sestanku zagotovo pojavila vprašanja, ki niso bila predvidena na dnevnem redu seje. Če teh težav ni mogoče hitro rešiti (na primer s pravilom "tri pripombe"), priporočamo, da jih zabeležite v razdelku "Vprašanja za razpravo kasneje".
Slika 7. Zapišite vprašanja za kasnejšo razpravo.
Ta vprašanja je zelo pomembno zabeležiti. Prvič, udeleženci bodo videli, da vprašanje ni izgubljeno in bo zagotovo izpostavljeno pozneje. Drugič, to vam bo omogočilo, da preklopite na vprašanje na dnevnem redu. Tretjič, ritual določanja samega vprašanja vam omogoča, da preklopite z obravnavane teme na drugo. Če tega ne posnamete, bodo vsi razmišljali o nerešenem vprašanju.
2.7. Dogovorite se o sklepih seje, natisnite in podpišite zapisnik! Dodeljevanje opravil v nadzoru opravil (Microsoft Outlook)
In kar je najbolj pomembno. Na koncu sestanka, ko je obravnavan dnevni red, sprejete odločitve, dodeljene naloge in kasneje zapisana vprašanja za razpravo, je treba povzeti rezultate. To pomeni, ponovite odločitve iz protokola. Nato z uporabo našega posebnega dodatka za igranje pravil za program MindJet Mind Manager kliknite gumb »Ustvari protokol«.
riž. 8. Izvozite rešitve v protokol Microsoft Word in dodelite naloge v Microsoft Outlooku
Prejeli pa boste zapisnik sestanka, ki si ga lahko natisnete takoj na sestanku in ga udeleženci podpišete!
riž. 9. Primer samodejno pridobljenega protokola Microsoft Word.
In ko je zapisnik podpisan, sestanek končan in vsi udeleženci odidejo na svoja delovna mesta, izkoristite še eno možnost našega programa - dodelite vse naloge v 5 sekundah s pomočjo korporativnega sistema za upravljanje opravil Outlook! Če želite to narediti, kliknite na naš programski gumb »Oddaj naročila«.
Slika 10. Opravila Outlooka, samodejno pridobljena iz programske opreme za spletno beleženje.
Vse kar potrebujete je, da še enkrat preverite pravilnost besedila in v vsaki od nalog kliknete gumb »Oddaj«! In zdaj bo vsak udeleženec srečanja ob prihodu na svoje delovno mesto prejel dogovorjen protokol in dodeljene naloge v Microsoft Outlooku!
3. Z našo predlogo MindJet Mind Manager lahko sami vodite popolne sestanke!
Vabimo vas, da popolnoma brezplačno prenesete zgoraj opisano predlogo ter metodologijo za njeno nastavitev in uporabo! Če želite to narediti, preprosto izpolnite spodnji obrazec in vse vam bomo poslali!Ta predloga je konfigurirana tako, da lahko iz nje odstranite nepotrebne bloke (na primer, če na sestanku ni bilo vprašanj iz kategorije »Vprašanja za razpravo pozneje«) - vse kar morate storiti je, da preprosto izbrišete ta blok, in v končni verziji zapisnika tega bloka Samo ne bo.
ocene:
S pomočjo Mind Managerja so naši sestanki postali bolj kakovostni in porabljeni čas za izvedbo. Jasna struktura, ki jo zagotavljajo pravila Standarda, in tehnična izvedba v obliki predloge Mind Manager sta naša srečanja dvignila na novo raven. Dogovorjeni zapisnik se zdaj pojavi takoj na koncu sestanka. Po naših ocenah je ob zaključku projekta pridobitev časa zaradi uvedbe mind managementa pri izvajanju sej kolegijskih organov znašala približno 2 uri na teden.
Maksim Vladimirovič Baromenski, namestnik predsednika uprave,
Moskovska banka Sberbank Rusije
Sedaj se na sestankih sprejemajo konkretne odločitve z merljivimi rezultati in roki, naloge pa se takoj po sestanku dodelijo izvajalcem v Outlooku. Zapisniki sestankov se samodejno uskladijo ob koncu sestanka. Pregledni zemljevid vprašanj, o katerih se razpravlja v Mind Managerju, vam omogoča, da ne odstopate od dnevnega reda in se premaknete k sprejetju določene odločitve o določenem vprašanju. Zahvaljujoč pravilom vnaprejšnjega načrtovanja v Koledarju in pripravi, sestanke vedno začnemo točno ob uri, končamo pa še pred predvidenim časom!
V.V.SALMIN
PREDSEDNIK BAIKAL BANKE
Opozarjamo vas tudi na dejstvo, da ta dodatek trenutno velja za MindJet MindManager različice 14.1. Ta dodatek še ni na voljo za novejše različice, vendar ga lahko prilagodimo za vaše podjetje, če nam pošljete zahtevo prek spodnjega obrazca!
Učinkovito zapisujte svoje sestanke!