Potreba po notranjih revizijah je že postala običajna za srednje in velike organizacije. Mala podjetja zaradi manjšega obsega delovnih procesov ne izvajajo vedno revizij, nekaterim pa bi tak nadzor lahko prinesel veliko koristi. Preberite o izboljšanju procesa, načrtovanja in priprave v tem članku. Tukaj boste našli tudi informacije o izvedbi notranje revizije v podjetju na primeru.
Program in urnik notranje revizije
Načrtovanje pregleda je ena izmed zelo pomembnih faz priprave. V tem času je treba oceniti celoten obseg dela, določiti dinamiko in časovnico revizije, sestaviti program nadzora, izbrati ustrezno metodologijo in najprej identificirati najbolj problematične enote.
Tudi v fazi načrtovanja je priporočljivo poskušati upoštevati morebitne zunanje vplive.
- Program notranje revizije se pripravi skupaj z načrtom. Najpogosteje ima program osebno obliko, ki upošteva najpomembnejše vidike, ki so predmet nadzora v določenem podjetju. Ta dokument opisuje vse nianse revizorjevih dejavnosti in vključuje naslednje točke:
- Glavni namen izvajanja notranje revizije.
- Področje uporabe.
- Definicije in okrajšave.
- Informacije o dodatnih dokumentih.
- Seznam odgovornih za aplikacijo.
- Opis revizijskega postopka.
- Urnik in pogostost kontrolnih pregledov.
- Priprava podrobnega načrta revizije.
- Priprava potrebnih dokumentov.
- Zaporedje zbiranja informacij.
Nianse priprave končnih poročil.
Nalog za izvedbo notranje revizije (vzorec)
Nalog za izvedbo notranje revizije - 1
Nalog za izvedbo notranje revizije - 2
Kadar notranjo revizijo izvaja tretja oseba, je treba naročilu priložiti pogodbo. Le na podlagi tega dokumenta je možno skleniti pogodbo o izvedbi VA.
Pravila in postopek izvajanja notranje revizije so opisani v nadaljevanju.
Izvajanje notranje presoje QMS za skladnost z ISO 9001 je prikazano v tem videu:
Za izvajanje notranjih revizij obstajajo določeni mednarodni in ruski standardi. Hkrati ni zakonsko prepovedano razvijati lastnih internih pravil VA. Glavni del zveznih standardov se nanaša na dejavnosti revizorjev tretjih oseb, ki urejajo njihovo delo za zagotavljanje kakovosti opravljenih storitev.
Hkrati standardi notranje revizije, ki jih je ustvarilo določeno podjetje, ne morejo biti v nasprotju z zveznimi in mednarodnimi pravili. Ne glede na raven pravil so vsa razdeljena na več blokov. Od tega so 3 obvezne:
- Blok št. 1 odraža nianse organizacijskih in ekonomskih dejavnosti revizorjev.
- Blok št. 2 navaja odgovornosti revizorjev, kako pridobiti kontrolne dokaze in postopek za oblikovanje sklepov.
- Blok št. 3 vsebuje pravila za izbiro metod, dokumentacijo in navodila za delo.
Pomembno je razumeti, da je za pridobitev zanesljivih podatkov iz revizije potrebna revizijska struktura z jasnimi pravili. Samo sistematizirane dejavnosti po določenih standardih lahko pokažejo jasne rezultate.
Korak za korakom
Na prvi pogled je izvajanje notranje revizije precej preprosto. Ta postopek vključuje samo 3 korake:
- Predhodna priprava.
- Zbiranje revizijskih dokazov.
- Registracija rezultatov pregleda.
Pogosto se te faze imenujejo: pripravljalna, delovna in končna. Odprava ali zanemarjanje katere od stopenj notranjemu poslušanju odvzame vsakršen pomen.
- V fazi priprave je potrebno načrtovati in zbrati potrebne podatke, dokumente in različne informacije o predmetu nadzora.
- Delovna faza vključuje neposredno uporabo izbranih kontrolnih metod, izvajanje testov, iskanje dokazov in dokumentiranje izvedenih aktivnosti.
- V končni fazi se povzamejo rezultati revizije, opravi analiza revizije in zaključi priprava dokumentacije.
Rezultati implementacije
- Vsi rezultati VA morajo biti v dokumentirani obliki za kasnejšo študijo. Najpogosteje dokumenti pomenijo manjše obrazce. Navaja ne le informacije o odkritih pomanjkljivostih, temveč tudi predlagane načine za njihovo odpravo. Prav tako rezultati notranje presoje nujno odražajo možne načine za izboljšanje učinkovitosti delovnih procesov.
- Poleg priprave poročil in druge revizijske dokumentacije je potreben še en postopek. Pomembno je vnaprej pojasniti merila za učinkovitost dela inšpektorjev in po zaključku notranje revizije analizirati kakovost opravljenega nadzora.
- Ta merila pogosto vključujejo skladnost z navedenim časovnim okvirom inšpekcijskih pregledov, prisotnost popolnih in jasnih komentarjev na vse preučene točke in navedbo morebitnih težav v prihodnosti. Prav tako je treba analizirati delovanje revizorjev glede skladnosti z inšpekcijskimi predpisi in pravilno uporabo različnih metod nadzora. Drugo merilo je razpoložljivost, popolnost in pravočasnost predložitve dokumentacije o opravljenem pregledu.
Pri izvajanju notranje revizije ima veliko vlogo njena priprava (in ne pozabite!). Brez ustrezno izvedenega pripravljalnega dela je kakovostno delo inšpektorjev nemogoče. Enotnega revizijskega sistema ni, vsako podjetje samostojno kombinira metode nadzora, zato velja posebno pozornost posvetiti pripravi, sami reviziji in analizi učinkovitosti dela.
Izvajanje notranje presoje sistema vodenja je opisano v tem videu:
Danes je pojem "notranja revizija" postal zelo razširjen v gospodarstvu. Mnoga velika podjetja in podjetja raje ustvarijo lastne notranjerevizijske službe in oddelke ter usposabljajo svoje zaposlene. Poleg tega na trgu dela nenehno narašča povpraševanje po strokovnjakih z ustreznim znanjem in mednarodno diplomo.
Naloge notranje revizije v podjetju
Notranja revizija v podjetju je dejavnost, ki je usmerjena v objektivno in neodvisno svetovanje ter jamstva za izboljšanje delovanja podjetja. Namen notranje revizije je oceniti tveganja, poiskati načine za njihovo zmanjšanje in povečati dobičkonosnost poslovnih procesov.
Revizorsko svetovanje vključuje ocenjevanje, analiziranje in poročanje o produktivnosti in zanesljivosti procesov. Naslovljeni so neposredno na upravo organizacije.
Glavne naloge notranje revizije v podjetju:
- preverjanje sistemov notranjih kontrol za ugotavljanje stopnje učinkovitosti oddelkov;
- razvoj integriranega sistema za obvladovanje tveganj, analiza njegovega delovanja in oblikovanje ukrepov za njihovo zmanjšanje;
- nadzor nad spoštovanjem načel korporativnega upravljanja.
Potreba po uvedbi notranje revizije
V zadnjem času se v Rusiji osredotočajo na ločevanje funkcij upravljanja in lastništva podjetij. Lastniki izvajajo eno splošno strategijo razvoja organizacije in vodijo glavne usmeritve ter praviloma najamejo najvišje menedžerje za reševanje majhnih in vsakodnevnih težav. V tem primeru podjetje uporablja orodje za spremljanje stanja – notranjo ali zunanjo revizijo. Lastnikom omogoča pridobitev popolne in objektivne ocene dejavnosti celotne organizacije.
Na izvajanje notranje revizije v ruskih podjetjih ni nič manj vplival Zvezni zakon "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011. Po 19. členu morajo od začetka leta 2013 popolnoma vsi gospodarski subjekti izvajati notranji nadzor gospodarskih dejavnosti.
Kontrolni seznam za notranjo revizijo
Nadzor računovodstva in poslovodnega računovodstva ter drugih področij poslovanja bi moral potekati v popolnoma vseh podjetjih. Vendar je pomembno vedeti o značilnostih tega postopka. Vsi procesi si morajo slediti na urejen način. Kajti ravno zaradi izpolnjevanja te zahteve se je mogoče izogniti številnim napakam in težavam pri izvajanju revizije s strani regulatornih organov. Izpolnjevanje kontrolnega seznama zelo poenostavi postopek. Njegovo vlogo je zelo težko preceniti.
Kaj morate vedeti o kontrolnem seznamu
Ta dokument vsebuje seznam podrobnih vprašanj v zvezi z revizijo, ki se izvaja. Kontrolni seznam nima posebne zakonsko določene oblike. Vendar je treba pri sestavljanju in izpolnjevanju upoštevati nekaj pravil. To bo zmanjšalo verjetnost težav med postopkom revizije.
Pravzaprav lahko s pomočjo kontrolnega seznama rešite precej veliko število vprašanj in nalog ne samo med revizijo, temveč tudi med tekočimi dejavnostmi podjetja. Ta dokument lahko uporabljajo različne organizacije, regulativne agencije in njihovi uradniki.
S kontrolnim seznamom lahko rešite naslednje težave:
- pravilno načrtovati revizijo v skladu z zakonskimi predpisi;
- izvajati vmesni in selektivni nadzor, izvajati učinkovito upravljanje s časom;
- zagotavlja, da pomembni deli revizije niso izpuščeni;
- je eno od sredstev spomina;
- poenostavlja revizijo;
- z njegovo pomočjo je revizija celovita, strukturirana in holistična itd.
Zakonodajni akt, ki ureja pripravo tega dokumenta, je Zvezni zakon št. 307 z dne 30. decembra 2008 "O revizijskih dejavnostih".
Primer kontrolnega seznama za notranjo revizijo lahko najdete.
Notranja presoja QMS
QMS - sistem vodenja kakovosti - eden od delov celotnega sistema vodenja podjetja, ki je bil ustvarjen za zagotavljanje in nadzor stabilnosti gospodarske dejavnosti, visoko kakovost in zmanjšanje stroškov za proizvodnjo izdelkov ali opravljanje storitev.
Glede na QMS je struktura dokumentacije naslednja:
- zahteve glede kakovosti (priročnik kakovosti);
- cilji in usmeritve na področju kakovosti proizvodov in storitev;
- zahtevani dokumentirani procesi;
- poslovnik, delovna navodila;
- zapise o kakovosti.
Presoja sistemov vodenja kakovosti ni urejena ne z zvezno ne z mednarodno zakonodajo. Zato ni obveznih zakonskih norm, ki bi določale postopek in pravila za izvajanje presoje sistemov kakovosti v podjetju. To je razloženo s prostovoljno željo organizacije po certificiranju sistemov kakovosti. In vsa dela, ki spremljajo gradnjo in implementacijo sistema kakovosti, so tudi prostovoljna pobuda.
Posledično lahko organizacije, ki se ukvarjajo s presojami QMS, opravljajo svojo dejavnost brez dodatnih licenc ali drugih dovoljenj. In še več, ti dokumenti niso potrebni za izvedbo notranje revizije. Kljub temu obstajajo posebna pravila, ki urejajo izvajanje presoj QMS. Na primer ISO 19011:2011, ki se imenuje "Smernice za revizijo sistemov vodenja." Uporablja se lahko za notranjo in zunanjo revizijo.
Odredba o opravljanju notranje revizije
Odredba o izvedbi notranje revizije je interni akt, ki ga sestavi vodja družbe in določa:
- datumi revizije;
- skupina notranjih revizorjev in strokovnjakov, odgovornih za njegovo izvajanje;
- zagotavljanje pogojev za opravljanje notranje revizije;
- nadzor nad revizijo.
Kako postati specialist notranje revizije
Vsak dan narašča povpraševanje po strokovnjakih, ki so sposobni izvajati notranji nadzor podjetja. Povečujejo pa se tudi zahteve po njih. Imeti morajo znanja iz finančnega sektorja, razumeti notranji nadzor in korporativno upravljanje, poznati nacionalne in mednarodne standarde notranje revizije ter razumeti specifike dejavnosti, ki jo je treba analizirati.
Spletno usposabljanje priskoči na pomoč vedno zaposlenim finančnim strokovnjakom. Spletni tečaji vam omogočajo, da študirate, ne da bi prekinili svojo glavno dejavnost, doma ali na delovnem mestu v priročnih, udobnih in poznanih pogojih. Kakovost učenja na daljavo zaradi vključenosti visoko usposobljenih učiteljev, modularnega sistema tečajev, spletnih testov in še veliko več ni slabša in pogosto celo presega tiste, ki jih izvajajo v živo.
Diplome in certifikati notranjega revidiranja
Za pridobitev diplome, ki potrjuje vaše kvalifikacije na področju notranje revizije, morate izbrati mednarodni program tuje inštitute. Danes imajo ruski strokovnjaki dostop do programov IPFM, IFA, ICFM in CIA.
Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (IPSIA) zahtevajo oblikovanje na tveganju temelječega notranjerevizijskega načrta, ki temelji predvsem na formalizirani oceni tveganja, ki se izvaja vsaj enkrat letno.
Kanonični pristop.
Seveda lahko kanonični pristop imenujemo pristop, ki temelji na obstoječi oceni tveganja. Na tej strani je kar nekaj spletnih strani, kjer bom prikazal pristope k izdelavi delovnega načrta notranje revizije za to leto.
Torej obstaja register tveganj z izračunanimi matematičnimi pričakovanji trenutnega in preostalega tveganja. Začeti morate z razvrščanjem tveganj za notranjo revizijo.
Prva stvar, ki jo je treba določiti, je, katero matematično pričakovanje je treba uporabiti za razvrščanje tveganj. Moje mnenje je, da se morate rangirati glede na trenutno. Logika je približno naslednja: vodstvo bo vedno vztrajalo, da "ja, zdaj je pri nas vse slabo (ali, no, vse je dobro), v bližnji prihodnosti pa bo še slabše (ali bo postalo še bolje)." Kot kaže praksa, bližnja prihodnost ne pride vedno hitro (navsezadnje je trajanje človeškega življenja nepomembno glede na čas obstoja vesolja in na tej lestvici je bližnja prihodnost celo 100 let). Zato je bil načrt inšpekcijskih pregledov sestavljen na podlagi trenutnega matematičnega pričakovanja. Toda teoretično dopuščam situacijo, v kateri je revizijski načrt sestavljen tako na podlagi matematičnega pričakovanja preostalih tveganj kot tudi spremembe v delti med matematičnim pričakovanjem trenutnega in preostalega tveganja. Logika slednjega je revizija učinkovitosti prizadevanj vodstva
Pri določanju delovne intenzivnosti ni treba upoštevati hitrosti odločanja vodstva. Če si je določen vodja vzel tri tedne odmora zaradi dopusta, mora biti oseba iz službe notranje revizije zaposlena s čim drugim. Da, obstajajo različni psihološki tipi in tudi med notranjimi revizorji. Počutim se, kot da več stvari, kot jih moram narediti, več jih naredim. Morda je to le moja posebnost: stres nekaterim pomaga, drugim pa ovira. Vendar se zdi, da je za vsa prosta delovna mesta potrebna odpornost na stres.
Razporejanje.
Nekaj očitnih nasvetov za načrtovanje.
Nasvet #1. Če so med letom načrtovane velike spremembe procesnih krivulj, je priporočljivo revizijo načrtovati za januar-februar (nazoren primer iz zgornjega programa je revizija obstoječega nabavnega sistema).
Namig #2. Če je vodstvo navedlo datum izvedbe 33. marec, potem je priporočljivo začeti revizijo izvajanja procesa 34. marca.
Nasvet #3. Ne načrtujte poslovnih potovanj za julij-avgust. Seveda so izleti poleti veliko bolj zanimivi kot pozimi (čeprav je zame bolj udobno pozimi, ker se ne zmočiš od znoja). A vozovnice in druge namestitve so februarja ali novembra veliko cenejše. Ne govorimo o nenačrtovanih nalogah - tukaj, če je nekaj potrebno, je potrebno takoj.
Če najdete napako, označite del besedila in kliknite Ctrl+Enter.
3. Normativne reference
ISO 9000:2005 – »Sistemi vodenja kakovosti. Osnove in besedišče."
ISO 9001:2008 – »Sistem vodenja kakovosti. Zahteve".
ISO 19011:2002 – “Smernice za presojo sistemov vodenja kakovosti in/ali okolja.”
4. Izrazi, okrajšave in simboli
Izrazi in definicije:
Presoja (verifikacija) je sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces pridobivanja revizijskih dokazov in njihovega objektivnega vrednotenja z namenom ugotavljanja stopnje izpolnjevanja dogovorjenih meril (ISO 9000:2005).
Presojevalec je oseba, ki je dokazala osebne lastnosti in usposobljenost, potrebne za izvajanje presoje (ISO 9000:2005).
Skupina revizorjev - enega ali več presojevalcev, ki izvajajo presojo s pomočjo (če je potrebno) tehničnih strokovnjakov.
Uporabljene okrajšave:
DP – dokumentiran postopek
QMS – sistem vodenja kakovosti
Legenda:
Operacije procesa razvejanja/združevanja
5. Opis postopka
5.1 Osnove
Presoja QMS na KPMS se izvaja z namenom:
- ugotavljati stopnjo skladnosti QMS z zahtevami standarda ISO 9001:2008;
- določiti stopnjo skladnosti QMS z zahtevami notranjih regulativnih dokumentov.
Revizija se lahko izvede načrtovana (na podlagi letnega načrta revizije) in nenačrtovana (na podlagi odredbe generalnega direktorja).
Pogostnost načrtovanih pregledov mora biti vsaj enkrat na šest mesecev.
Pooblaščenec za kakovost je odgovoren za organizacijo presoj.
Za izvajanje revizij je odgovoren glavni revizor.
Letni načrt notranje revizije se pripravi in potrdi najkasneje do 20. decembra. Letni načrt notranje presoje pripravi odgovorna oseba za kakovost. Pri načrtovanju notranjih presoj QMS je predvidena obvezna presoja vsakega od oddelkov, vsakega od procesov in vsake od zahtev ISO 9001:2008.
Pred začetkom vsake presoje se pripravi urnik presoje. Razpored se pripravi en teden pred datumom revizije.
Za izvajanje notranjih presoj so izmed zaposlenih v družbi imenovani vodilni revizor, revizorji in tehnični strokovnjaki. Kandidature glavnega presojevalca in presojevalcev določi pooblaščenec za kakovost. Imenovanje glavnega revizorja in revizorjev se izvede z odredbo generalnega direktorja za kadre. V naročilu je lahko navedeno trajanje termina. Če rok ni določen, se šteje, da je glavni revizor (revizorji) imenovan za nedoločen čas in izgubi status revizorja le na podlagi sklepa generalnega direktorja o imenovanju novega glavnega revizorja (revizorja). ali ob odpustu iz podjetja.
Za vsako presojo so na priporočilo vodilnega presojevalca (po potrebi) dodeljeni tehnični strokovnjaki. Imenovanje tehničnih strokovnjakov se izvede z nalogom organizacije za izvedbo notranje revizije.
Pri pripravi razporeda revizij mora porazdelitev revizorjev in tehničnih strokovnjakov med predmeti inšpekcijskega pregleda izključiti možnost, da pregledajo enote, v katerih delajo revizorji in tehnični strokovnjaki.