Večopravilnost je zahteva današnjega časa. Vse moramo urediti, narediti učinkovito, veliko in pravočasno. Nekateri ljudje zlahka živijo v tem načinu, drugi pa svojega dela sploh ne morejo učinkovito organizirati.
Večopravilnost seveda bolj pripisujemo službenim zadevam. Zato bi rad pogledal nekaj praktičnih nasvetov, ki vam bodo pomagali postati boljši in močnejši.
1. Večopravilnost ni kul. Kul je, ko vsako nalogo, ki jo začneš, opraviš zelo kakovostno. Nato prevzamete drugo nalogo in jo ponovite. Dokončaj vse, kar začneš. Ko odgovorite na klic, bodite 100% vključeni v dialog. Preberete pismo v pošti - odgovorite. In tako je z vsako zadevo, ne glede na to, kako nepomembna je.
2. Načrtujte dan, teden, mesec itd. Zapišite vse naloge, ki jih morate opraviti. Nato jih razvrstite po pomembnosti in hitrosti dokončanja. V skladu s tem najprej naredite tiste stvari, ki jih je mogoče dokončati hitro in enostavno. Videli boste, da je seznam nalog postal veliko lažji. Toda v njem so še vedno težke naloge - razdelite jih na dele, da se lahko vsak dan po malem premaknete k dokončanju velike in zapletene naloge.
3. Na telefonu ali računalniku si nastavite opomnike. Če ugotovite, da je vaš koledar poln ali pozabite marsikaj, si lahko nastavite opomnike. Tako boste delali bolje in dosegli več.
Pogosto se zgodi, da ste naredili veliko, a v resnici niste dokončali ničesar. To se zgodi zaradi dejstva, da vas je hkrati zmotilo veliko stvari, torej se niste osredotočili in se naloge niste dobro lotili. Ali pa niste optimizirali izvedbe naloge, na primer predolgo ste imeli sestanek ali prevzeli novo nalogo, čeprav razumete, da nimate časa, da bi veliko naredili pravočasno. Zelo pomembno je, da ocenite svojo dejansko zaposlitev; standardizacija vašega dneva (razporeditev) vam bo pri tem pomagala. Poskusite nekaj dni zapisati ves dan, od prve do zadnje minute. Sami lahko ocenite svojo neučinkovitost.
Na splošno je velik problem človeštva ta, da nihče ne ceni časa drugih. To se kaže na več načinov. Primer, kako se to odraža v delu:
Napisali ste pismo in navedli, da čakate na odgovor naslovnika, vendar se on ni odzval. Hkrati ne morete opustiti naloge, ker še niste prejeli odgovora. Ponovno pišete, kličete in prosite za odgovor Očitno je, da ste izgubili veliko časa.
Vaš vodja/sodelavec je organiziral sestanek, ki je trajal dve uri, čeprav je bil načrtovan za 20 minut, se je izkazalo, da je 1 ura 40 minut čas, ki je bil porabljen neučinkovito. Morali ste prestaviti prej načrtovane naloge in razmisliti, kdaj dokončati današnje naloge.
Zato je izjemno pomembno misliti na svoje sodelavce, pomembno je, da ne kradeš časa drugim.
Svet nas tako zelo obremenjuje z informacijami in nalogami, da preprosto pozabimo, kako se osredotočiti. Družabna omrežja pregledamo stokrat na dan. In zdaj imamo težave, ki so jih reševali drugi ljudje. Na primer, zdaj je mogoče samostojno rezervirati letalsko karto in hotelsko sobo ter kupiti blago v trgovini brez blagajne. Nalog je še veliko, poleg tega pa želim biti z družino, prijatelji in se ukvarjati s hobiji.
Večopravilnost je mit
Vendar imeti velik seznam opravil in možnost opravljanja več nalog ni tako dobro, kot se zdi. Oseba ne more opravljati več nalog hkrati. Večopravilnost razumemo kot sposobnost hitrega preklopa z ene naloge na drugo. In vsaka taka zamenjava zahteva precejšnja sredstva, poveča stres in poveča tesnobo. Zato, manj ko preklapljamo in nas motijo tuje stvari, tem bolje.
Kaj pa, če je nalog veliko in se morate s tem nekako spopasti? Kako se izogniti norosti ob ogromnem seznamu nalog in biti učinkovit? Tukaj je nekaj nasvetov.
Delo v ciklih
Posel zahteva nenehno preklapljanje med nalogami. Če se še niste naučili vsega delegirati in narediti sami – od klica dostavljalca vode do razgovora, potem ste do večera verjetno stisnjeni kot limona. Da bi se izognili nepotrebnemu stresu, delajte v ciklih z vmesnimi odmori.
Najenostavnejša tehnika za delo v ciklih je tehnika Pomodoro. V službi se nekaj časa čim bolj skoncentrirate, nato pa si obvezno vzemite kratek odmor. Na primer 45 minut dela in 15 minut počitka. Ta princip delovanja je učinkovit tako pri delu z velikim številom nalog kot pri eni veliki nalogi.
Spremenite način koncentracije
Naši možgani delujejo v dveh načinih pozornosti: v načinu koncentracije in v načinu tavanja. Način koncentracije (central-executive mode) se vklopi, ko smo popolnoma zatopljeni v delo. Svojemu delu posvečamo maksimalno pozornost. V tem načinu delamo produktivno, a intenzivno. Pri dolgotrajnem delu pri takšnih hitrostih se postopoma utrudimo in naša učinkovitost se zmanjša.
Če želite dolgo delati produktivno, morate občasno preklopiti iz prvega v drugi način - način potepanja misli. V tem načinu smo, ko beremo literaturo, članke, hodimo, občudujemo umetnost, meditiramo. Način »potepanja« vam omogoča, da »ponovno zaženete« možgane in se sprostite. Zato so odmori koristni za izboljšanje delovne učinkovitosti.
Zjutraj sprejemajte pomembne odločitve
Bolje je, da vse pomembne odločitve sprejemate zjutraj, ko vaš vir odločanja še ni izčrpan. Nenavadno je, da lahko dejansko sprejmemo omejeno število odločitev na dan. Obstaja določen prag in ni pomembno, ali je izbira, s katero se soočamo, težka ali lahka.
V enem poskusu je bila skupina ljudi pozvana k sodelovanju v anketi. Pred anketo so jim izrecno zastavili preprosta vprašanja, kot so: kako bi morali urediti papir? Bi želeli modro ali črno pisalo? Kaj boste pili: čaj ali kavo? S sladkorjem ali brez sladkorja? Z mlekom ali limono?
Se pravi, bili so prisiljeni sprejemati odločitve. In nato so razdelili anketne liste z vprašanji o pomembnih filozofskih problemih. Ljudje so se trudili, ker so bili že utrujeni. Sredstva za odločanje so porabljena.
Zato je bolje, da vsa pomembna vprašanja rešite zjutraj, medtem ko je vaša glava sveža in niste imeli časa porabiti vseh sredstev.
Osvobodi glavo
Ne imejte vsega v glavi, uporabite možganske "podaljške" - koledarje, dnevnike, sezname, beležke, aplikacije.
Zamislite si svojo koncentracijo kot RAM v vašem računalniku. Več programov kot imate odprtih na vašem računalniku hkrati, počasneje bo deloval. Če poskušate nekaj obdržati v svoji glavi, namesto da bi to preložili na drug medij, potem zavzamete količino pomnilnika, ki jo potrebujete. Več kot je takih informacij, težje se je osredotočiti na trenutno zadevo.
Živi "v trenutku"
Kako pogosto v službi razmišljate o gospodinjskih opravilih in večerji, doma pa o službi? To se dogaja ves čas. Med zajtrkom ljudje v eni roki držijo vilice, v drugi pa telefon. Po ulici hodijo mrkih, skoncentriranih obrazov in o nečem intenzivno razmišljajo. Nehali smo uživati v sedanjem trenutku.
Vietnamski menih Thich Nhat Hanh v svoji knjigi »Mir na vsakem koraku« uči, kako živeti tukaj in zdaj. Če se želite naučiti živeti v trenutku, potem obvezno preberite to knjigo.
Družba postavlja vedno več zahtev. Nikogar več ne zanima delavec, ki dela eno stvar naenkrat. Ne, mora znati oboje in hkrati.
In vse pogosteje se soočamo s konceptom večopravilnosti. Kaj je večopravilnost? Večopravilnost je zmožnost izvajanja več procesov hkrati. Ta koncept velja za programiranje, proizvodnjo in človeško dejavnost. Da se ne razbremenimo, prepustimo tehnična vprašanja ustreznim strokovnjakom in se pogovorimo o tem, kaj je za človeka večopravilnost.
Večopravilnost vse bolj prodira v naša življenja in postaja sestavni del naših dejavnosti, rekreacije, vsakdana in zabave. Morda se to zgodi zato, ker se vrtimo v hitrem toku informacij in priložnosti ter želimo poskusiti vse in želimo narediti vse pravočasno. Postali smo veliki otroci, otroci pa, kot veste, radi začnejo različne stvari in na pol poti obupajo.
Zato lahko hkrati odgovarjamo na pisma v pošti, klepetamo na družbenih omrežjih, poslušamo glasbo, si lakiramo nohte (strižemo brado) in se z mamo (ženo, možem) prepiramo skozi zid. Zdaj Julij Cezar nima na kaj biti ponosen, celo sodobni otroci so ga presegli - naredimo vse naenkrat. Neprestano smo z nečim zaposleni, a nikakor ne moremo priti do cilja; imamo na desetine začetih in nedokončanih nalog. Ukvarjati se s tremi projekti naenkrat, brati pet knjig hkrati, kuhati juho, pomivati posodo in sesati – to je naša večopravilnost.
To ni nekaj, za kar bi si bilo treba prizadevati kot koristen sistem dela. Nasprotno, zdaj je to lastnost, ki je lastna skoraj vsaki osebi. In naučiti se ga moramo omejiti.
Naj vam povem skrivnost: raziskovalci trdijo, da večopravilnost za človeka ne pomeni opravljanje več nalog hkrati, temveč hitro preklapljanje z ene na drugo in nazaj. Zelo malo je ljudi, ki resnično opravljajo več nalog.
Zakaj imamo tako radi večopravilnost? Da, res nam je všeč, saj imajo možgani radi občutek, da smo nenehno zaposleni, zaradi česar se počutimo bolj izpolnjene in srečne. Dejstvo, da se polovica energije porabi za preklop z ene naloge na drugo, ni upoštevano.
Še več, pri preklapljanju med opravili se v naše telo sprosti velika doza hormona sreče. Zato nas tako pritegne utripajoče SMS obvestilo ali želja po nostalgiji po starih smeteh, ki jih najdemo med čiščenjem.
Toda težava je v tem, da možgani hkrati »vbrizgajo« kortizol, stresni hormon. In izkazalo se je, da smo, ko opravljamo več nalog hkrati, srečni in pod stresom.
Toda ali to pomeni, da večopravilnost negativno vpliva na naše življenje in delo? Da bi to izvedeli, si poglejmo vse vidike tega pojava.
Prednosti in slabosti večopravilnosti
- Pri večopravilnosti je oseba nagnjena k površni obdelavi informacij, zato nima zadostne baze znanja in je slabo obveščen o vprašanjih, ki se preučujejo.
- »Operator z več orodji« podzavestno prenaša podatke iz ene naloge v drugo in zato dela napake. Z nezadostno koncentracijo je pozornost razpršena.
- Nepravilno strukturirana večopravilnost utrudi – in utrujen človek dela slabše.
- Kot že rečeno, je večopravilnost polna kopice začetih in nedokončanih opravil.
- Če svoje delo pravilno načrtujete, vam večopravilnost resnično pomaga rešiti več težav hkrati.
- Trenira možgane in razvija koncentracijo.
- Ljudje, ki so sposobni učinkovitega dela v pogojih večopravilnosti, so sposobni hitro reagirati v višjih okoliščinah in se bliskovito poglobiti v ključne koncepte problema. V nekaterih situacijah je ta lastnost veliko pomembnejša od zmožnosti natančnega preučevanja vprašanja, razstavljanja "kos za kosom" in šele nato sprejetja odločitve. Včasih je morda prepozno.
Večopravilnost v službi: usmrtitve ni mogoče odpustiti?
Kaj naj naredimo z razvpito večopravilnostjo – se je poskušamo znebiti in se naučiti delati vse po vrstnem redu ali nekako sistematizirati, da bo bolj koristilo kot škodovalo? Seveda, drugo.
Mimogrede, delo v večopravilnih razmerah prinaša dobre rezultate na področju poslovanja, menedžmenta, pedagogike, turizma in drugih niš, kjer je treba rešiti kup vprašanj takoj, ko se pojavijo. Tu se je glavno naučiti pravilno uporabljati, da se ne izkaže kot v tistem vicu o Čukčih, ki so jelene vpregli v Lado. Da bo večopravilnost orodje in ne balast, si morate postaviti nekaj pomembnih pravil.
Kako učinkovito opravljati več nalog?
Večopravilnost je kompleksna in muhasta lastnost naše psihe. Je kot nezlomljen konj. Če ga ne znamo obvladati, nas osedla in izčrpa, nam iztisne vse sokove.
Večopravilnosti ne smemo zamenjevati z neorganiziranostjo. Mnogi, ki se imajo za velike »večopravilnike«, preprosto ne znajo organizirati svojega časa.
Resnična večopravilnost je sposobnost, da se za določen čas osredotočite samo na eno stvar, preklopite na drugo v točno določenem trenutku in se popolnoma potopite v novo delo.
Razvijte disciplino in koncentracijo - in potem se večopravilnost ne bo spremenila v močvirje, ki bo nepreklicno posrkalo ves čas in energijo svojega lastnika.
Če najdete napako, označite del besedila in kliknite Ctrl+Enter.
Pozabite na nevidnost ali sposobnost letenja. Edina supermoč, o kateri danes sanjamo, je delati več različnih stvari hkrati. Vendar je za razliko od katere koli druge velesile sposobnost večopravilnosti pogosto osnovni pogoj za zaposlitev.
Nekateri se verjetno spomnite, kako ste sedeli pred multi-touch računalniki ali tablicami, objavljali statuse na Twitterju in ob tem uživali zrezek in hladen pomarančni sok. Drugi berejo na Kindlu, kažejo na svoj pametni telefon in gledajo v televizor v kotu z dvema vrsticama vrtečih se podnapisov. Ne pomislimo dvakrat, da bi kolegu poslali e-pošto s prošnjo za kavo, saj smo prepričani, da bo e-pošto prebral v nekaj minutah.
Preprosto povedano, tako deluje sodobni svet. je sposobnost, kot je branje ali seštevanje številk, tako temeljna, da je samoumevna. Delati eno stvar naenkrat je za poražence. Spomnimo se, kako je Lyndon Johnson govoril o Geraldu Fordu: "Ford je dober človek, vendar ne more žvečiti žvečilnega gumija in hoditi hkrati."
Porast večopravilnosti poganjajo tehnološki razvoj in družbene spremembe. Možje in žene se ne delijo več na hranilce kruha in gospodinje – zdaj morajo biti vsi oboje. Delo in hobiji so lahko neločljivi drug od drugega. Vaši prijatelji vas lahko kontaktirajo, tudi če ste v službi, tako da vam ob 10. uri pošljejo e-pošto. In vaš šef vas bo morda poklical na mobilni telefon ob 22. uri. Nakupujete lahko, medtem ko sedite za pisalno mizo, in ohranite nadzor nad delovnimi težavami, medtem ko stojite v vrsti v supermarketu.
To je dobra sprememba v mnogih pogledih. Kako čudovito je, da lahko počneš pomembne stvari in ne izgubljaš časa. Kako čudovita je raznolikost v vseh njenih pojavnih oblikah! Ni vam več treba živeti v monotonem Taylorističnem svetu, kjer ste se morali popolnoma osredotočiti na isto vrsto nalog, dokler se vam ni zmešalo.
Vendar začenjamo razumeti, da prednosti večopravilnega življenja niso tako očitne. Počutimo se preobremenjeni s stvarmi, ki jih bomo morda morali narediti v vsakem trenutku. Zdi se nam, da bi nas lahko poklicali kadarkoli.
Skrbi nas strašanski apetit naših otrok, ki počnejo vse naenkrat: brskajo po domačih nalogah, pošiljajo sporočila na WhatsApp, poslušajo glasbo in gledajo Igro prestolov.
Po nedavni študiji Sabrine Pabilonia iz ameriškega urada za statistiko dela študentje več kot polovico časa za domače naloge porabijo za poslušanje glasbe ali gledanje televizije – z drugimi besedami, opravljajo več nalog. In ta trend šele pridobiva zagon. Morda res uspejo obdelati vse dohodne informacije? Tako razmišljajo, čeprav raziskave kažejo drugače.
Zdaj lahko opazimo povratni odziv proti večopravilnosti – nekakšna kampanja za samopomoč. Živ primer je projekt množičnega financiranja na Kickstarterju decembra 2014. Za 499 dolarjev – več kot prenosnik s funkcijami – bi lahko kupili Hemingwrite, računalnik z dobro tipkovnico, majhnim zaslonom E-Ink in samodejnim pošiljanjem vnesenega besedila v shrambo v oblaku. S Hemingwrite ne morete pošiljati e-pošte. S Hemingwrite ne morete gledati YouTube, ne morete brati novic. Lahko samo natisnete. Kampanja Hemingwrite je zbrala več kot 3 milijone dolarjev.
Primer Hemingwrite (po preoblikovanju blagovne znamke se podjetje imenuje Freewrite) dokazuje, da se z večopravilnostjo lahko spopadete s samoomejevanjem.
Pojavljajo se programi, kot sta Freedom ali Self-Control, lahko ju namestite v brskalnik in ga za določen čas onemogočite. Villa Stéphanie, hotel v Baden-Badnu, ponuja v svojih apartmajih še dodatno storitev: majhno srebrno stikalo ob postelji, s katerim aktivirate blokator brezžičnega omrežja, da vas ne zamika internet.
Črta med nasprotniki je potegnjena. Na eni strani je današnja kultura na delovnem mestu, ki zahteva, da ste pripravljeni na prekinitev kadar koli. Na drugi strani so zagovorniki enoopravilnosti, ki vztrajajo, da je večopravilnost zmota in da je najpomembnejše tisto, kar je najpomembnejše. Kateri je pravi?
Cena obnašanja
Obstaja dovolj dokazov, ki podpirajo dejstvo, da bi se morali osredotočiti na eno stvar naenkrat. Poglejmo študijo Davida Strayerja, psihologa z Univerze v Utahu. Leta 2006 so Strayer in njegovi sodelavci uporabili simulator vožnje z visoko natančnostjo, da bi primerjali uspešnost voznikov, ki med vožnjo pošiljajo sporočila, in voznikov z visoko stopnjo alkohola v krvi (BAC). Slogi vožnje zgovornih voznikov niso bili agresivni ali tvegani kot stili pijanih voznikov, vendar so bili nevarni na druge načine. Vozniki s telefoni so se precej počasneje odzivali na dogajanje zunaj avtomobila in niso opazili znakov okoli sebe. Strayerjeva razočarajoča ugotovitev je bila, da je vožnja z uporabo mobilnega telefona prav tako nevarna kot vožnja v vinjenem stanju.
V tej študiji je bila še ena pomembna ugotovitev: ni pomembno, ali voznik govori, ko drži telefon v roki ali po zvočniku. Težave zaradi govorjenja med vožnjo niso posledica pomanjkanja rok. In zaradi pomanjkanja mentalnih virov.
Vendar to odkritje ni naredilo velikega vtisa na javno mnenje ali zakonodajalce. V Združenem kraljestvu je na primer med vožnjo prepovedano telefonirati z rokami, vendar je govorjenje po prostoročnem telefonu popolnoma zakonito. Z veseljem priznamo, da imamo samo dve roki, nočemo pa priznati, da imamo samo ene možgane.
V drugi študiji je Strayer pokazal, da napačno ocenjujemo tudi svoje sposobnosti večopravilnosti. Udeleženci študije, ki so trdili, da lahko dolgo opravljajo več nalog, so se slabo odrezali na testih sposobnosti večopravilnosti. Sistematično so precenjevali svoje zmožnosti in slabše obvladovali svoja čustva. Z drugimi besedami, želja po večopravilnosti je jasen znak, da tega verjetno ne bi smeli početi.
Morda se ne bomo takoj zavedali, da nas ovira večopravilnost. Prvič sem Twitter uporabil za komentiranje javnega dogodka med televizijsko vladno razpravo leta 2010. Všeč mi je bil občutek žive komunikacije: lahko sem si ogledal argumente kandidatov in objavljal odgovore, napisal svoje lastne 140-mestne premišljene besede in opazoval, kako se delijo. Počutil sem se popolnoma vpletenega v dogajanje. Šele ob koncu razprave sem na svoje veliko presenečenje ugotovil, da se ne morem spomniti popolnoma ničesar, kar so rekli Brown, Cameron in Clegg.
Študija, ki so jo izvedli na Univerzi v Kaliforniji, potrjuje, da moja izkušnja ni edinstvena. Trije psihologi, Karin Foerde, Barbara Knowlton in Russell Poldrack, so učencem pokazali vrsto kart s simboli na njih in jih nato prosili, naj napovejo, če razumejo vzorec. Nekatere od teh napovedi so bile narejene v večopravilnem okolju, kjer so morali učenci poslušati tudi posnetek nizkih in visokih tonov ter izračunati najvišjega. Morda mislite, da je ustvarjanje napovedi in hkratno osredotočanje na zvoke preveč dela. res ne. Učenci so bili dovolj usposobljeni za prepoznavanje vzorcev z ali brez zvočnih znakov.
Toda tukaj je ulov: ko so raziskovalci po opravljeni nalogi postavili bolj splošna vprašanja o vzorcih, so postali jasni polni stroški večopravilnosti. Študenti so se trudili odgovoriti na vprašanja o napovedih, ki so jih naredili v večopravilnem okolju. Obe nalogi so uspešno opravili, vendar se niso naučili ničesar, kar bi lahko uporabili v drugem kontekstu.
To je razočaranje odkritje. Ko e-pošto pošljemo pravočasno, tega ne počnemo previdno. Po ugotovitvah psihologov je občutek razumevanja lahko iluzija in šele takrat ugotovite, da si v resnici veliko niste zapomnili ali pa svojega znanja ne morete fleksibilno uporabiti. To pomeni, da smo zaradi večopravilnosti bolj pozabljivi – še ena lastnost, zaradi katere smo nekoliko podobni pijancem.
Prvi "večopravilniki"
Leta 1958 je mlada psihologinja Bernice Eiduson začela dolgoročni raziskovalni projekt. Kot se je izkazalo, je bilo tako dolgoročno, da ni dočakala njegovega zaključka. Eiduson je proučeval delovne prakse štiridesetih znanstvenikov, večinoma moških. Občasno, vsakih nekaj let, jih je intervjuvala in izvajala psihološke teste. Kariera nekaterih znanstvenikov se je končala z neuspehom, drugi pa so dosegli resen uspeh. Štirje so prejeli Nobelovo nagrado, še dva pa sta veljala za resna kandidata zanjo. Več ljudi je bilo povabljenih, da se pridružijo Nacionalni akademiji znanosti.
Po Eidusonovi smrti so njeni kolegi objavili analizo Berniceinega dela. Zlasti Robert Root-Bernstein, Maurine Bernstein in Helen Garnier so želeli ugotoviti, kaj določa dolgo, produktivno kariero znanstvenika, najti recept za genialnost in dolgoživost.
V razgovorih in psiholoških testih ni bilo skrivnosti. Toda ob pogledu na zgodnje objave teh znanstvenikov, njihovih prvih 100 znanstvenih člankov, so raziskovalci odkrili en vzorec: vodilni znanstveniki so nenehno spreminjali smer svojega dela.
V prvih 100 prispevkih je najbolj produktivnim znanstvenikom uspelo pokriti pet različnih raziskovalnih področij in približno 43-krat zamenjati eno temo za drugo. Objavili so, spremenili temo, spet objavili in spet spremenili temo. Ker raziskave trajajo dolgo, so se njihove teme včasih prekrivale. Kaj je torej skrivnost dolge in zelo produktivne kariere znanstvenika? V večopravilnosti.
Charles Darwin se je uspešno spopadel z različnimi dejavnostmi. Svoje zapiske o mutaciji vrst je začel pisati dve desetletji pred objavo knjige O izvoru vrst. "Biografsko skico otroka" je začel pisati takoj po rojstvu sina Williama in jo objavil šele, ko je bil William star 37 let. Obenem je Darwin skoraj 20 let delal na vzpenjavkah in žužkojedih rastlinah. Knjigo o deževnikih je izdal leta 1881, malo pred smrtjo. Darwin je na njem delal 44 let. Ko sta psihologa Howard Gruber in Sara Davis preučevala metode Darwina in drugih znanih znanstvenikov, sta ugotovila, da so takšne prekrivajoče se študije običajne.
Druga skupina psihologov, ki jo je vodil Mihaly Csikszentmihalyi, je intervjuvala skoraj 100 izjemno ustvarjalnih ljudi, od jazzovskega pianista Oscarja Petersona in pisatelja Stephena Jaya Goulda do dvakratnega nobelovca fizika Johna Bardeena. Csikszentmihalyi je znan po tem, da razvije blaženo stanje, ko je človek tako zatopljen v svoj cilj, da ne opazi mineva časa in pusti vse motnje zunaj. Poleg tega je vsak Csikszentmihalyijev respondent vadil delo na več projektih hkrati.
Samo zasvojenost z internetom?
Če izraz "večopravilnost" lahko uporabimo tako za Darwina kot za najstnika z navado nenehnega preverjanja Instagrama, je vredno razmisliti o natančnejši definiciji tega pojava. Obstajajo vsaj štiri vrste dejavnosti, na katere se lahko sklicujemo, ko govorimo o večopravilnosti.
1. Prirojena večopravilnost
Na primer, ko lahko poješ in igraš klavir hkrati. Prirojena večopravilnost je mogoča, vendar mora biti vsaj ena od nalog opravljena samodejno, brez dodatnega razmišljanja.
2. Preklapljajte med opravili
Zdaj pa se pogovorimo o situaciji, ko delate predstavitev za svojega šefa, hkrati pa odgovarjate na njegove klice in ga držite z enim očesom, če bi vas tam hotel motiti. Temu ne moremo reči večopravilnost v enakem smislu. Izraz »hitro preklapljanje med opravili« je tu bolj primeren, ker je vaša pozornost razporejena med predstavitvijo, telefonom in mapo »Prejeto«. Velik del tega, čemur pravimo večopravilnost, je dejansko hitro preklapljanje med opravili.
3. Raztresena pozornost
Preklapljanje med opravili se pogosto zamenjuje s tretjo dejavnostjo – skrivnim hobijem brskanja po neskončnem viru tračev o zvezdah in vmesnih novicah na družbenih omrežjih. Obstaja velika razlika med osebo, ki se je ustavila na polovici članka, da bi naredila nekaj opomb o prihodnjem projektu in se nato vrnila k njemu, in osebo, ki je članek prebrala na pol in si nato ogledala slike deklet v bikinijih. "Kar imenujemo večopravilnost, je pogosto nepomembno," pravi psihologinja Shelley Carson, avtorica Your Creative Brain. "To je kompulzivno dejanje, ne manifestacija večopravilnosti."
4. Vodenje več projektov
In zadnja vrsta večopravilnosti je, ko vam ni treba doseči cilja, ampak preprosto narediti veliko stvari. Avto je treba odpeljati na servis. Zobje me bolijo. Mož danes ne more pobrati otrok iz šole. Naslednji teden se moram pripraviti na pomemben sestanek in tudi plačati davke. Samo zato, ker je treba narediti veliko stvari, še ne pomeni, da jih morate narediti vse hkrati. Samo življenje je.
Boj za pozornost
Vsa štiri dejanja: prirojena večopravilnost, preklapljanje med nalogami, raztresena pozornost in vodenje več projektov - so označena kot "večopravilnost". To ni posledica navadne jezikovne zmede; podobna sta si še v nečem. Zlasti zelo produktivna praksa vodenja več različnih projektov hkrati lahko privede do popolnoma neproduktivne navade hitrega preklapljanja med nalogami.
Da bi razumeli, zakaj se to zgodi, razmislite o zgodbi, ki se je zgodila v restavraciji blizu Univerze v Berlinu v dvajsetih letih prejšnjega stoletja – psihologi jo radi pripovedujejo. Ko je velika skupina akademikov prispela v restavracijo, je natakar prišel prevzeti njihovo naročilo in pri tem mirno prikimal vsakič, ko so celotnemu zapletenemu naročilu dodali novo jed ali pijačo. Zapisal si ni ničesar, a ko se je vrnil s hrano, so bili vsi prepričani, da je njegov spomin brezhiben. Ob odhodu so akademiki še razpravljali o njegovi izjemni spretnosti. Toda eden od njih se je vrnil po neki pozabljeni predmet in natakar se ga ni spomnil. Kako se je zgodilo, da je natakar nenadoma postal tako odsoten? "Zelo preprosto," je odgovoril. "Ko je naročilo plačano, ga pozabim."
Eden od članov berlinske šole je bila mlada eksperimentalna psihologinja Bluma Zeigarnik. V nekem poskusu je dokazala, da si ljudje bolje zapomnijo nedokončane naloge. Ta pojav se imenuje "": ko prekinemo dejanje, ne da bi ga dokončali, tega ne moremo izbiti iz glave. Naša podzavest nas opominja, da naloga zahteva pozornost.
Učinek Zeigarnik lahko pojasni povezavo med več odgovornostmi in pretiranim hitrim preklapljanjem nalog. Begamo od naloge do naloge, saj ne moremo pozabiti na vse stvari, ki jih še nismo opravili. Begamo od naloge do naloge, ker skušamo zadušiti svoj obsedeni notranji glas.
Zdaj smo se veliko pogovarjali o varovanju pozornosti in enoopravilnosti. Toda v preteklosti se je veliko govorilo v bran kaligrafskemu rokopisu ali vztrajalo, da vsak potrebuje butlerja. Svet gre naprej. V Hemingwrite in sobi brez interneta v hotelu je nekaj privlačnega, a je tudi nekaj nepraktičnega.
Ni res, da je Facebook edina stvar, ki ti preprečuje doseganje literarne slave. In v večini pisarn Hemingwrite ni najboljše orodje za napredovanje. Niste Ernest Hemingway in ne morete kar tako prezreti nabiralnikov svojih sodelavcev.
Enoopravilnost lahko preživi le, če sklepa kompromise z današnjim večopravilnim svetom.
Zanke in seznami
Beseda "večopravilnost" ni bila uporabljena za opisovanje ljudi do devetdesetih let prejšnjega stoletja; pol stoletja je bila uporabljena izključno za opisovanje računalnikov. Po Oxfordskem angleškem slovarju se je izraz "večopravilnost" prvič pojavil v tisku v reviji Datamation leta 1966 za opis računalnika, ki lahko opravlja več različnih nalog hkrati.
Tako kot ljudje tudi računalniki običajno ustvarjajo iluzijo večopravilnosti, v resnici pa le zelo hitro preklapljajo med nalogami. Le računalniki preklopijo hitreje; po premoru ne potrebujejo 20 minut, da se vrnejo na pravo pot.
Poleg tega računalnik ne bo skrbel, kaj ni narejeno. Dokler mine čakalna vrsta in je besedilo poslano v tiskalnik, ne bo čutil krivde za to, da je miška zamrznila zadnjih 16 milisekund. Čas bo prišel do miške. Biti računalnik pomeni nikoli ne izkusiti Zeigarnikovega učinka.
Kako ohraniti občutek, da je vse pod nadzorom, če čutimo nenehen občutek krivde za tisto, česar nismo naredili?
Vsakič, ko nekomu rečete: "Vrnil se bom k temu," začnete cikel v svojih možganih. In ta cikel se bo še naprej vrtel, dokler v sistem ne vstavite nadomestka, ki mu lahko zaupate.
David Allen
Sodobno življenje nas spodbuja k odkrivanju vedno novih ciklov. Ni nujno, da imamo veliko dela, imamo pa veliko dela, ki ga moramo biti pripravljeni opraviti v trenutku. Naloge se nezadržno stekajo druga v drugo. Ne glede na to, kaj počnemo, se ne moremo izogniti občutku, da bi morali početi nekaj drugega. In to zahteva velik duševni napor.
Načelo, opisano v je preprosto: zaprite odprte zanke. Podrobnosti so bolj zapletene, vendar je samo načelo celovito. Po vsaki stvari, ki jo naredite zase ali za koga drugega, zapišite, kaj nameravate narediti naslednje. S pogostim pregledovanjem seznama naslednjih dejanj se boste prepričali, da ne boste ničesar spregledali.
Allenova metoda ima veliko privržencev. Izkušnje kažejo, da se marsikomu zdi zelo koristen, tudi meni (podrobnosti spodaj). Šele pred kratkim sta psihologa EJ Masicampo in Roy Baumeister našla razlago, zakaj se ljudje počutijo bolje s sistemom Davida Allena. Pravzaprav sploh ni potrebno opraviti naloge, da bi se znebili Zeigarnikovega učinka. Pri tem bo pomagal poseben načrt. Zapišite naslednje dejanje in opazili boste, da nadležni notranji glas izzveni. Svoje skrbi preneseš na list papirja.
Meje ustvarjalnosti
Verjetno je pametna odločitev, da hitro preklapljanje opravil prepustimo računalnikom. Toda tudi mrzlično hitenje med Facebookom, e-pošto in dokumenti lahko prinese določene prednosti.
Psihologinja Shelley Carson in njen študent Justin Moore sta nedavno izvedla eksperiment. Preizkusili so sposobnost učencev za hitro preklapljanje med nalogami. Vsak subjekt je dobil dve nalogi: reševanje anagramov in branje člankov iz znanstvenih revij. Naloge je bilo treba opraviti na računalniku. Polovica preiskovancev je naloge reševala zaporedno: najprej so reševali anagrame, nato pa prebrali članek. Pri drugi polovici eksperimentalne skupine so se naloge na ekranu spreminjale vsaki dve minuti in pol – od anagramov do članka in nazaj in tako večkrat.
Ni presenetljivo, da so zaradi nenehnega menjavanja nalog preiskovanci v drugi skupini razmišljali počasneje. Rešili so manj anagramov in se manj zavedali vsebine prebranega, saj so vsakih 150 sekund preusmerjali pozornost z enega na drugega.
Toda pri interpretaciji rezultatov so se pokazale prednosti takšne večopravilnosti. Subjektov, ki so opravili nalogo preklopa, je bilo več Natančneje, za njihove testne rezultate je bilo značilno stransko razmišljanje, zlasti pri odprtih vprašanjih. Lahko bi jih na primer prosili, naj izmislijo čim več načinov uporabe valjarja ali naj naštejejo posledice tega, kaj bi se zgodilo s svetom, če bi imeli ljudje tri roke namesto dveh. Prisiljeni »večopravilniki« so dajali bolj raznolike odgovore, njihove misli pa so bile bolj izvirne.
»Zdi se, da zamenjava nalog v ljudeh sproži ustvarjalnost,« pravi Carson, izredni profesor na Harvardu. Rezultati njenega sodelovanja z Moorom še niso bili objavljeni, a bi že lahko trdili, da tovrstne naloge verjetno niso primerne za merjenje ustvarjalnosti. Carson odgovarja, da so laboratorijske raziskave odkrile povezavo med različnim mišljenjem in ustvarjalno dejavnostjo v širšem smislu, pa naj gre za pisanje romana, produkcijo profesionalne odrske predstave ali ustvarjanje slike. Tisti, ki so prepričani, da je veliko delo mogoče opraviti le z nadčloveško koncentracijo, bi se morali zamisliti nad tem odkritjem.
Carson in njeni kolegi so ugotovili povezavo med pomembnimi dosežki na ustvarjalnem področju in manifestacijo takšnega psihološkega pojava, kot je nizka sposobnost latentne inhibicije. Latentna inhibicija je filter, ki ga imajo vsi sesalci in jim omogoča, da nezavedno uglasijo nepomembne dražljaje. Neznosno bi bilo slišati vsak pogovor v pisarni, brnenje klimatske naprave, hkrati pa opaziti vsakega, ki pride mimo pisarniškega okna. Pred tem nas rešuje skrita inhibicija. Ta podzavestni filter nam omogoča, da hodimo po svetu, ne da bi reagirali na vse zunanje dražljaje.
Toda ljudje, katerih filtri so malo bolj prepustni, bodo bolj verjetno ustvarjalni. Pomislite, samostojni: medtem ko se preveč trudite, da bi se osredotočili na eno stvar, ljudje, ki se ne morejo upreti hrupu sveta, svoje rokopise zdaj nosijo v založbo.
»V svoj kognitivni prostor vnašate več informacij, ki so lahko zavestne ali nezavedne,« pravi Carson. Dva druga psihologa, Holly White in Priti Shah, sta odkrila podoben vzorec v vedenju ljudi z motnjo pozornosti in hiperaktivnostjo (ADHD).
Napačno bi bilo romantizirati hude bolezni, kot je ADHD. Vse študije so bile izvedene med študenti, torej ljudmi, ki so že dokazali svojo sposobnost zaznavanja informacij. Čeprav so bili pogoji eksperimenta White in Shah nepomembni: udeleženci so morali imeti klinično diagnozo ADHD. To pomeni, da je pomanjkanje pozornosti učence tako motilo, da so bili prisiljeni poiskati strokovno pomoč.
To je neverjetno odkritje: preklapljanje med nalogami nas naredi bolj ustvarjalne. Še bolj osupljivo je spoznanje, da lahko v času, ko vsi živimo pod grožnjo nenehne motnje, ljudje, ki so nagnjeni k motnjam, ustvarjalno uspevajo.
Mogoče ne bi smeli biti tako presenečeni. "S preklapljanjem med nalogami lahko podmažete tirnice, po katerih tečejo misli," pravi John Kounios, profesor psihologije na univerzi Drexel.
Kounios, soavtor knjige Eureka Factor, predlaga, da obstajata vsaj dva psihološka mehanizma, ki bi lahko potencialno sprožila ustvarjalnost pri preklapljanju med nalogami. Eno je, da nam nov izziv pomaga pozabiti na slabe ideje. Pri reševanju ustvarjalnega problema se lažje zataknemo, saj o njem razmišljamo, a hkrati preprosto ne moremo nehati razmišljati o njem. Ko narediš nekaj novega, bistveno drugačnega, se aktivira reakcija pozabljanja, ki nam omogoči, da se osvobodimo in najdemo pravo rešitev.
Drugi mehanizem je prožna asimilacija. Ko nas nova naloga spodbudi k razmišljanju o rešitvi stare. Znan primer je Arhimed in njegova "Eureka!"
Kot pravi zgodba, je bila Arhimedova naloga ugotoviti, ali je krona res narejena iz čistega zlata (brez primesi), ne da bi uničil nakit. Izkazalo se je, da je rešitev naslednja: preverite, ali bi zlata krona izpodrinila enako količino vode iz posode kot zlata palica enake mase. Ta rešitev je Arhimedu padla na misel, ko se je kopal in razmišljal o spremembah gladine vode. Kopanje v kopeli in iskanje rešitve težave ni večopravilnost?
6 načinov, kako postati večopravilni genij
1. Bodite previdni
»Idealna situacija za večopravilnost je, ko se lahko osredotočite, ko to potrebujete,« piše psihologinja Shelley Carson. Tom Chatfield, avtor knjige Live This Book, priporoča izdelavo dveh seznamov: enega za stvari, ki jih je bolje narediti na spletu, in enega za stvari, ki jih je bolje narediti brez povezave. Povezovanje in prekinitev povezave z internetom bi moralo biti zavestno dejanje.
2. Zapišite
Glavna ideja knjige Get Things Done Davida Allena je spremeniti vsako nejasno misel in občutek krivde v dejanje. Zato si vsa opravila redno zapisujte in jih nenehno pregledujte. Cilj je, da se ne obremenjujete s stvarmi, ki jih počnete, in stvarmi, za katere se trenutno odločite, da jih ne boste storili, hkrati pa ste prepričani, da nič ne bo šlo v nič.
3. Ukrotite svoj pametni telefon
Pametni telefon je odličen, a nadležen pomočnik. Izklopite nepotrebna opozorila: večini ljudi ni treba vedeti za nove tvite ali dohodna e-poštna sporočila. Nastavite sistem za shranjevanje v svoji e-pošti. Na primer, ko je bolj priročno odgovoriti na sporočilo s tipkovnico (napisati morate 50 besed ali več), sporočilo premaknete v posebno mapo, v kateri je shranjeno, dokler ne pridete do računalnika.
4. Osredotočite se na kratke naloge
Tehnika, ki jo predlaga Francesco Chirillo, je razdelitev velike naloge na več 25-minutnih nizov (imenovanih pomodoros) s kratkimi vmesnimi odmori. Guru produktivnosti Merlin Mann priporoča metodo pomišljaja po e-pošti, s katero vsako uro nekaj minut pregledujete svojo e-pošto ali seznam opravil. Te tehnike vam pomagajo, da se osredotočite, hkrati pa vam še vedno omogočajo preklapljanje med projekti večkrat na dan.
5. Odlašajte z zmago.
Če delate na več zanimivih projektih hkrati, lahko enega odložite in delate na drugem. Točno tako je delal Charles Darwin. Sprememba je prav tako dobra kot počitek, in kot pojasnjuje psiholog John Kounios, ta vrsta zamenjave nalog pomaga sprožiti nove ideje.
6. Delajte na različnih področjih
"Ustvarjalne ideje pridejo k ljudem, ki delajo na različnih področjih ali imajo več različnih projektov," pravi avtor in psiholog Keith Sawyer. Mimogrede, Sawyer je tudi jazzovski pianist in nekdanji svetovalec za upravljanje ter oblikovalec iger pri Atariju. Dobre ideje se pogosto pojavijo, ko vaš um vzpostavi nepričakovane povezave med različnimi področji.
Seznam opravil Tima Harforda
Zapiši vse. Google Koledar uporabljam za sestanke in digitalni seznam opravil, imenovan Remember The Milk, ter namenski dnevni seznam opravil na papirju. Podrobnosti niso pomembne. Načelo je, da ne držiš vsega v glavi.
Seznam naj bo čim bolj popoln. Trenutno je na mojem seznamu 151 artiklov. (Ne, te številke si nisem zapomnil, sem preračunal.)
Posodobite seznam. Sistem deluje in razbremeni tesnobo, če verjamete, da vas bosta vaš koledar in seznam opravil spomnila, kaj morate narediti. 20 minut na teden preletim svoj seznam, preverim roke in poskrbim, da mi na seznamu ne manjkajo pomembne stvari. Revizija seznama je zelo pomembna. Bolj ko mu zaupate, pogosteje ga uporabljate. Bolj kot ga uporabljate, bolj mu zaupate.
Seznam z dodatnim kontekstom je prav tako dober kot tematski seznam. Seveda je lažje voditi seznam o določeni temi ali projektu, na primer seznam opravkov za prenovo sobe za goste ali seznam načrtov za naslednje leto. Stvari, ki jih morate opraviti pred odhodom; stvari za nakup v trgovini; ideje, o katerih bi se lahko pogovorili s svojim šefom, ko se srečate.
Bodite natančni glede naslednjega dejanja.Če si samo zapisujete nejasne opomnike, bo vaš seznam opravil še naprej povzročal tesnobo. Preden zapišete slabo ubesedeno težavo, 15 sekund premislite, za kaj točno gre.
Večopravilnost je stalni spremljevalec vseh kadrovski strokovnjaki. Tudi če funkcija kadrovika vključuje le zaposlovanje osebja, bo večopravilnost v vsakem primeru prisotna. Če oseba ne more delati v načinu večopravilnost, bo poskušal ukrepati enega za drugim, postavljal prioritete in poskušal uspeti dokončati vse potrebne funkcije v določenem času. Ampak stvar je v tem, da v službi kadrovski specialist Prisoten je stalen človeški faktor in najverjetneje ne bo mogoče delati po vnaprej začrtanem scenariju. Da bi načrtovano umestili v okvir delovnega dne, je pomembno, da lahko delamo v a večopravilnost. Oglejmo si osnovna pravila, ki vam bodo pomagala pri uspešnem soočanju s to težavo.
Načrtovanje delovnega dne
Dal bom primer prednostne naloge za kadrovski specialist, ki v proizvodnji dela kot samska oseba.
- Zasedba prostih delovnih mest “vodja skladišča” in “vodja izmene”.
- Množično zaposlovanje osebja (proizvodni delavci).
- Vodenje kadrovskih evidenc (zaposlovanje, odpuščanje, premeščanje delavcev).
- Razvoj lokalnih predpisov, predpisov in opisov delovnih mest.
- Priprava poročil za vodstvo.
- Izdelava programa ocenjevanja linijskega osebja.
- Razvoj gradiva za usposabljanje linijskega osebja.
- Razvoj motivacijskega sistema zaposlenih v proizvodnji.
- Obvestilo Zvezne službe za migracije o sprejemu tujih delavcev.
- Izvajanje adaptacijskih aktivnosti za prišleke.
Da bi pravilno določili prioritete, je treba določiti cilje, h katerim so namenjene naloge zaposlenega. Bolj kot cilji vplivajo na poslovne rezultate, bolj prioritetna postaja ta ali ona naloga. Poleg postavljanja ciljev je pomembno oceniti tveganja, s katerimi se organizacija sooča, če določena naloga ni dokončana. Prav ta dva dejavnika sta odločilna pri postavljanju prioritet.
Prioritete nalogam na podlagi ciljev in tveganj
|
Naloga |
Tarča |
Tveganja |
Prioriteta |
Stanje naloge |
|
Zapiranje prostih delovnih mest “Vodja skladišča” in “Vodja izmene” |
Nemoteno delovanje poslovnega sistema |
Okvara poslovni razvoj, finančne izgube |
visoko |
Nujno |
|
Množično zaposlovanje (proizvodni delavci) |
Učinkovit proizvodni proces |
Okvara poslovni razvoj, finančne izgube |
visoko |
Nujno |
|
Vodenje kadrovskih evidenc (zaposlovanje, odpuščanje, premestitev delavcev) |
Računovodstvo osebja, spoštovanje delovne zakonodaje |
Nesistematizirane kadrovske evidence, globe v primeru inšpekcijskega nadzora zaradi nespoštovanja delovnopravne zakonodaje |
Povprečje |
Trenutno |
|
Razvoj lokalnih predpisov, predpisov in opisov delovnih mest |
Ureditev procesov, skladnost z delovno zakonodajo |
Neurejeni procesi, globe v primeru inšpekcij zaradi nespoštovanja delovnopravne zakonodaje |
Povprečje |
Trenutno |
|
Poročanje za vodstvo |
Zagotavljanje merljivih kazalnikov uspešnosti |
Ni pomembnih tveganj |
Nizka |
Trenutno |
|
Izdelava programa ocenjevanja linijskega osebja |
Identifikacija nesposobnih zaposlenih, oblikovanje notranje kadrovske rezerve |
Slaba kakovost dela nekompetentnega osebja |
visoko |
Nujno |
|
Razvoj gradiva za usposabljanje linijskega osebja |
Povečanje usposobljenosti in posledično kakovosti dela zaposlenih |
Slaba kakovost dela neusposobljenega osebja |
visoko |
Trenutno |
|
Razvoj motivacijskega sistema zaposlenih v proizvodnji |
Povečanje interesa in posledično kakovosti dela zaposlenih |
Nizka kakovost dela nemotiviranih kadrov |
visoko |
Nujno |
|
Obvestilo Zvezne službe za migracije o sprejemu tujih delavcev |
Pravna skladnost |
Globe za neupoštevanje migracijske zakonodaje |
visoko |
Nujno |
|
Izvajanje adaptacijskih aktivnosti za prišleke |
Izboljšanje internega korporativnega komuniciranja in kakovosti dela zaposlenih |
Lahko pride do povečanja fluktuacije in poslabšanja kakovosti dela novozaposlenega. Ni pomembnih tveganj |
Povprečje |
Trenutno |
Kot vidimo, v tabeli ni nujnih opravil, nujna in tekoča opravila so porazdeljena enakomerno. Pri načrtovanju dneva je pomembno, da čim več časa posvetite reševanju nujnih problemov, medtem ko pustite malo časa za reševanje trenutnih problemov.
Vsako nalogo je treba razdeliti na procese. Tudi če je naloga globalna in zahteva veliko časa, jo bo veliko lažje izvesti.
Učenje preklopa
Sposobnost preklopa je potrebna za ohranjanje koncentracije, to je osredotočenosti na nalogo in zanimanja za delo, ki ga opravljamo. Monotona dejanja zmanjšujejo stabilnost pozornosti. Ko prehajate z ene naloge na drugo, morate upoštevati naslednje točke:
- Kontrast dinamike procesa.
- Časovni dejavnik.
Proces, na katerega preidete, se mora po dinamiki razlikovati od glavnega procesa: to je ključno pravilo konstruktivnega dela. Na primer, všeč Direktor kadrovske službe se ukvarjate s pripravo predpisov, za katere ste namenili določen čas, recimo dve uri. Na polovici postopka lahko preklopite na drugo, bolj živahno opravilo, kot je na primer opravljanje telefonskih razgovorov s kandidati. Priporočljivo je tudi, da preidete na dejavnost, ki vam je lažja in zanimivejša: psihološko je lažja in preklop bo poleg konstruktivnega vpliva na vašo pozornost dojel kot počitek in olajšanje možganov.
Glede časovnega dejavnika je treba opozoriti, da mora biti prehod časovno omejen, to pomeni, da mora glavna dejavnost, s katere ste prešli na stransko, ostati taka. Recimo, da je vaša glavna naloga danes spremljanje trga dela glede na višino plač. Določili ste si časovno omejitev za dokončanje te funkcije: tri ure. Vsako uro preklopite na drugo, sekundarno nalogo in ji namenite 15-20 minut. Tako boste za dokončanje glavne naloge in več stranskih opravil porabili štiri ure, namesto treh, ki ste jih predvideli za glavno nalogo. Toda vaša produktivnost se bo znatno povečala in poleg velikega bloka analitičnega dela boste lahko opravljali številne funkcionalne odgovornosti, ne da bi pri tem izgubili kakovost svojega dela.
Izvajanje različnih dejanj hkrati
Seveda je v resnici delati več stvari hkrati nerealno: v vsakem primeru naredite eno stvar in takoj preklopite na drugo. Toda za opravljanje nalog, ki so glede na stroške dela nepomembne, je še vedno mogoče izvesti več dejanj hkrati. Na primer, med telefoniranjem lahko razčlenjujete in podpisujete dokumente ali med komunikacijo s kolegom pregledujete e-pošto.
Glavna stvar je, da so procesi, ki jih izvajate vzporedno, bolj mehanski kot taktični in od vas ne zahtevajo znatnega miselnega napora. Z vsakodnevnim razvijanjem sposobnosti, da počnete več stvari vzporedno, lahko občutno povečate svojo produktivnost in optimizirate čas, preživet med delovnim dnem.
Nevtralizacija zapravljalcev časa
Požiralci časa ali kronofagi so močan negativni dejavnik, ki odvrača strokovnjaka in mu jemlje čas. Oglejmo si tipične zapravljalce časa in možne načine za spopadanje z njimi.
- Socialna omrežja, zabavne vsebine. Internet v delovnem procesu naj se uporablja samo za delo. To je pravilo, o katerem se ni mogoče pogajati. Če razmišljamo bolj globalno, so družbena omrežja predvsem izmenjava informacij. Presežek informacij vodi v stres in živčno preobremenitev. Že v službi prejmete veliko informacij. In če k temu prištejete še tok neskončnih spletnih smeti, ki jih zaužijemo, lahko preprosto pozabite na produktivnost. Vzemite si pravilo, da v službi ne obiskujete družbenih omrežij. Naredite to na poti domov, zvečer, če ne morete brez družbenih omrežij.
- Osebni klici. Komunikacijo s prijatelji in družino po telefonu med delavnikom je bolje zmanjšati na minimum. Prvič, z njimi zapravljate dragoceni delovni čas. Drugič, osebni pogovori so močna motnja, po kateri se težko pripravite na delo: še naprej razmišljate o svojih osebnih zadevah in težavah, ki jih je treba rešiti. Tretjič, povedal vam bom skrivnost, takšni pogovori zelo dražijo vodstvo. Vedite, kako delati v službi: osebne klice in SMS-e je najbolje pustiti za odmor za kosilo, ko se lahko mirno pogovorite o vsem, kar zadeva vaše zasebno življenje.
- Ljudje kronofagi. So ljudje, ki sami ne delajo in ne dajejo drugim. Prišli bodo, pogledali v vaše oči in začeli širiti svoje misli po drevesu ter ure in ure razpravljati o nepomembnih stvareh. Ne spodbujajte njihove zgovornosti. Znajte reči ne in taktno končati pogovor. V nasprotnem primeru lahko takšna komunikacija postane redna. Če opazite, da kolega zlorablja vašo gostoljubnost, na kakršen koli način prekinite ta dialog oziroma monolog. Začnite pisati e-pošto. Izgovorite stavek, ki konča pogovor: "Slišal sem te", "Razumel sem te", "Hvala, vse je jasno." Obrnite se na nujne zadeve.
Privoščite si pravočasen počitek
Na žalost so danes redni odmori za počitek postali zelo redki. Jemo, pijemo, poslušamo glasbo, ne da bi dvignili pogled z računalniškega monitorja. Počitek brez prekinitve dela ni počitek, ampak zadovoljevanje fizioloških potreb. Nekoč sem v znanstveni reviji prebral, da če človek trpi za nespečnostjo, ni treba skrbeti: glavna stvar je ležati v postelji, telo bo to zaznalo kot spanje. Enako je v službi: če sedimo pred računalnikom, še tako okusnega kosila ne bomo razumeli kot počitek: naše ubogo telo bo mislilo, da se delo nadaljuje.
Delo brez odmorov je močan dejavnik stresa. Vsaj vsaki dve uri morate iti ven, piti čaj, izklopiti zaslon monitorja. Že deset minut počitka lahko blagodejno vpliva na zaposlenega, še posebej, če dela pod časovnim pritiskom.
Odklop od dela po koncu delovnega dne
Tako kot ob koncu delovnega dne ugasnete računalnik, je pomembno, da znate odklopiti lastne možgane od delovnega procesa. Brez izklopa ne počivate, nenehno se pomikate po delovnih vprašanjih v glavi, ki jih je treba rešiti.
Kako pozabiti na službene težave do začetka naslednjega delovnega dne? Prvič, ne vzgajajte svojih sodelavcev in vodij, da vas motijo ob vikendih in zvečer. Drugič, nerešene zadeve pustite v službi. Zapišite vse svoje naloge in jih pustite na mizi. Tako vam ni treba imeti vsega, kar morate storiti, v glavi. Še zadnja stvar: ne nosite svojega dela domov. Če je treba nujno opraviti nekaj nalog, je bolje, da pridete v pisarno na prost dan, kot da delo pustite v svojem osebnem prostoru. Znajte ločiti delo od osebnega življenja; harmonija je pomembna sestavina vsake osebnosti, tudi če je ta oseba nepopravljivi deloholik in ambiciozen karierist.