Vse organizacije, ki pri svojem delu uporabljajo vozila, morajo voditi dnevnik tovornih listov. Ali je enotna oblika potnega dnevnika obvezna? Kakšen je rok hrambe in kakšen je postopek izpolnjevanja? V našem članku boste našli odgovore na zgornja vprašanja in vzorec potovalnega dnevnika tovornih listov.
Splošni koncept tovornega lista
Organizacije in samostojni podjetniki, ki pri svojem delu uporabljajo vozila različnih kategorij, morajo voznikom izdati tovorne liste. Tovorni list je dokument, ki daje vozniku pravico do uporabe vozila. Prikazuje informacije o poti, porabi goriva in zmogljivosti voznika.
UPOŠTEVAJTE! Od 01.03.2019 se tovorni list izda izključno za izmeno ali let, kar je daljše. Nemogoče je sestaviti potni list za en mesec.
Če želite izvedeti, ali obstajajo posebne značilnosti tovornega lista, ki ga izda samostojni podjetnik posameznik, preberite članek "Kakšne so značilnosti tovornega lista za samostojne podjetnike (obrazec)?" .
Splošni podatki o potnem dnevniku potnih listov
Za nadzor gibanja izdanih tovornih listov je treba voditi dnevnik gibanja tovornih listov v obrazcu 8, ki je bil odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 28. novembra 1997 št. 78. Vendar pa od 01.01. 2013 v zvezi z začetkom veljavnosti zakona "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ poenoteni obrazci niso več obvezni.
Zato lahko organizacija ali samostojni podjetnik razvije svoj obrazec tovornega lista ali dopolni enotno s potrebnimi informacijami. Odločitev o sprejeti obliki potnega dnevnika se določi z odredbo. Njegova uporaba se lahko določi tudi v računovodski usmeritvi.
Preberite, kako se izda takšen ukaz.
Revija se praviloma izda za obdobje največ 1 leta, po potrebi pa se lahko to obdobje skrajša na 1 mesec. Potni dnevnik je treba hraniti najmanj 5 let.
Postopek izpolnjevanja prometnega dnevnika, registracije in izdaje tovornih listov
Dnevnik gibanja, registracije in izdaje tovornih listov je sestavljen iz dveh delov:
- Naslovna stran, na kateri je napisano ime organizacije ali samostojnega podjetnika, koda OKPO in obdobje, za katero se izpolni dnevnik.
- Tabelarični del, ki navaja:
- številka tovornega lista in datum izdaje;
- podatki o vozniku in osebna številka;
- garažna številka avtomobila;
- podpisi oseb, odgovornih za vodenje dnevnika:
- voznik - o prejemu tovornega lista;
- dispečer (zaposleni, ki opravlja svoje funkcije) - o prejemu dokumentov od voznika;
- računovodja - o preverjanju in prevzemu tovornega lista v računovodstvo.
Po potrebi se naredi tudi opomba.
Podatki o vseh izdanih tovornih listih se vpisujejo v dnevnik izdajanja tovornih listov. V tem primeru ni izjem. Revija ima neprekinjeno številčenje in se vodi v kronološkem zaporedju. Ko je dnevnik v celoti izpolnjen, ga upravitelj zašije, zapečati in podpiše.
Vodenje dnevnika je dodeljeno zaposlenemu, ki ga imenuje vodja, ali zaposlenemu, katerega pogodba o zaposlitvi določa odgovornost za vodenje dnevnika potnih listov.
Odgovornosti za izpolnjevanje tovornih listov in njihovega dnevnika se lahko prenesejo na drugo pravno osebo ali samostojnega podjetnika posameznika na podlagi storitvene pogodbe. V tem primeru so odgovornosti za izpolnjevanje tovornih listov in njihovega dnevnika dodeljene zaposlenim vpletene nasprotne stranke.
Prenesite vzorec dnevnika tovornih listov (obrazec 8)
Mnoge organizacije se pri izpolnjevanju potovalnega dnevnika srečujejo z določenimi težavami. Za udobje bralcev smo pripravili vzorec izpolnjevanja potnega dnevnika, ki si ga lahko prenesete s klikom na povezavo.
Rezultati
Dnevnik tovornih listov je treba izpolniti za organizacije in samostojne podjetnike, ki pri svojem delu uporabljajo vozila. To je eden od dokumentov, ki potrjuje stroške goriva, upoštevane pri ugotavljanju davčne osnove za plačan davek od dohodka. Poleg tega dnevnik služi kot vir informacij za izračun plač za voznike organizacije, saj odraža podrobne informacije o njihovem delu.
Vse organizacije, ki pri opravljanju svoje dejavnosti uporabljajo vozila, so dolžne voditi dnevnik tovornih listov. Zakonodaja narekuje posebne zahteve glede vodenja in izpolnjevanja tega dnevnika. Podrobneje vam bomo povedali kasneje v našem članku.
Revija je sestavljena iz več delov.
Prva stran:
- Pravno ime podjetja.
- Podrobnosti o organizaciji (OKPO).
- Obdobje beleženja.
Del tabele z informacijami:
- Številka tovornega lista in dejanski datum izdaje vozniku.
- Podatki o vozniku (polno ime in osebna številka).
- Garažna številka avtomobila.
- Podpisi pooblaščenih in odgovornih oseb (voznik, dispečer, računovodja).
Dnevnik registracije in izdaje tovornih listov ima tako imenovano neprekinjeno številčenje in ga je treba voditi v kronološkem vrstnem redu. Ko je knjigovodska knjiga izpolnjena, mora biti prešita in overjena s pečatom podjetja in podpisom lastnika podjetja.
V bistvu v podjetjih računovodski dnevnik izpolni računovodja z uporabo primarne dokumentacije ali drug pooblaščeni uslužbenec organizacije, katerega pogodba o zaposlitvi navaja. V posameznih primerih se obveznost vzdrževanja in registracije vozovnic prenese na tretjo organizacijo (če je računovodstvo oddano zunanjemu izvajalcu). V tem primeru se med strankama podpiše sporazum s pogoji sodelovanja, pravicami in obveznostmi drug do drugega. Zakonodaja Ruske federacije dovoljuje to možnost. Poleg tega lahko dokument oddate v elektronski obliki.
Če je treba potovalni dnevnik popraviti, se morate ravnati po zakonskih predpisih. Popravke v dnevniku, tako kot v drugih primarnih dokumentih, je treba opraviti tako, da napačne podatke preprosto prečrtate in naredite nov vpis z datumom, podpisom in žigom.
Vzorec izpolnjevanja revije lahko brezplačno prenesete.
Na zakonodajni ravni je vsaka organizacija, ki uporablja vozila za poslovanje ali proizvodnjo, dolžna voditi dnevnik potnih listin. Izpolniti jih je treba v skladu s standardom v skladu z obrazcem št. 8. Ta dokument velja za primarno dokumentacijo, ki dejansko potrjuje stroške goriva in maziv, vam omogoča načrtovanje stroškov in zmanjšanje plačila davka. Poleg tega je potrebna knjiga za časovne razmejitve voznikov.
Podjetniki in organizacije, ki pri svoji dejavnosti uporabljajo motorna vozila, izdajo potne liste za vsako vožnjo. Ti obrazci odražajo porabo goriva in druge kazalnike zmogljivosti. Vsaka izdana listina se zabeleži v ustreznem registru, ki se imenuje register tovornih listov. Zanj je bil razvit enoten obrazec. Na koncu članka lahko prenesete brezplačen vzorec.
Dnevnik registracije tovornih listov ima enoten obrazec št. 8, ki ga je leta 1997 odobril Državni statistični odbor Ruske federacije. Podjetniki in organizacije lahko še danes uporabljajo to predlogo. Hkrati je od 1. januarja 2013 v veljavi zakon št. 402-FZ "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011. Na podlagi tega zakona uporaba enotnih obrazcev ni obvezna.
V zvezi z vodenjem dnevnika potovalnih vozovnic za leto 2018 je vredno upoštevati več točk:
- Register se odpre za obdobje do 1 leta.
- Vodja sam določi trajanje dnevnika.
- Če se upravitelj odloči zavrniti uporabo enotnega obrazca, morate ustvariti svoj vzorec, ki bo vseboval enake podrobnosti.
- Rok trajanja dnevnika je najmanj 5 let (kot pri drugih primarnih dokumentih).
Pomembno! Preden odpišete dnevnik, se morate prepričati, da je rok uporabnosti zadnjega zapisanega obrazca v njem potekel. V nasprotnem primeru kontrole ne bo mogoče potrditi.
Po vpisu v register se morate podpisati. Vnesene podatke potrdi računovodja, delavec, ki vodi dnevnik, in voznik sam. Na koncu poenotene oblike tabele je stolpec za komentarje. Ni ga potrebno izpolniti. V nekaterih primerih vsebuje ime kraja, kjer je voznik potoval, ali druge dodatne oznake.
Vzorec obrazca: zahtevane podrobnosti
Od leta 2018 je standardni obrazec v obliki vezanih papirjev. Stran vsebuje tabelo z 9 stolpci. Ko razvijate vzorec za svoje podjetje, jih lahko uredite v najprimernejšem vrstnem redu, odstranite nepotrebne stolpce ali vključite dodatne.
Na prvi strani vzorca potne knjige je navedeno ime podjetja ali organizacije in obdobje vodenja registra. V posebej določenih poljih na desni se vnesejo kode za OKUD in OKPO.
- Številka tovornega lista.
- Datum izdaje dokumenta.
- Podrobnosti o vozniku. Vnesite svoje polno ime in osebno številko.
- Številka avtomobila.
- Podpisi voznika, dispečerja (z datumom prevzema obrazca od voznika) in računovodje (z datumom sprejema dokumentacije).
- Dodatne informacije. Zadnji stolpec se po potrebi izpolni.
Vse druge strani so natisnjene z isto predlogo. Večinoma so v vrstice vpisani približno enaki podatki. Ko proste strani zmanjka, je treba potni dnevnik tovornih listov poslati v arhiv. Tam bo shranjen 5 let (v skladu s pravili za primarno dokumentacijo).
Komu je zaupano vodenje registra?
Računovodski dnevnik vodi delavec, ki ga imenuje direktor ali samostojni podjetnik posameznik. Poleg tega se lahko to zaupa delavcu, čigar pogodba o zaposlitvi že določa to odgovornost.
Druga možnost je, da ima upravitelj pravico najeti tretjo organizacijo ali samostojnega podjetnika za vzdrževanje dnevnika. Za dokumentiranje takega sodelovanja se sklene pogodba o storitvah.
Ne glede na to, kdo naredi opombe v tabeli, se računovodski postopek ne spremeni:
- za vsak tovorni list se naredi zapisnik;
- obrazci so označeni v kronološkem vrstnem redu;
- strani so zaporedno oštevilčene.
Če je obdobje, za katero je bil dokument izdan, poteklo, se dnevnik za izdajo tovornih listov zašije in podpiše. Prepričati se morate, da so vse strani registra oštevilčene.
Zakaj morate spremljati potne dokumente?
Po zakonu mora vsak podjetnik (ali organizacija), ki za svoje dejavnosti uporablja avtomobile, predložiti tovorne liste in jih upoštevati v registru. Sam obrazec vsebuje popolne informacije o potovanju: podatke o vozniku, pot, značilnosti tovora.
Tovorni list služi kot dokazilo o porabi goriva med prevozom. Na podlagi tega dokumenta lahko zavezanec odpiše stroške goriva za vozila. Prav tako podatki v dokumentih voznikom poenostavljajo računovodstvo in obračun plač.
O spremembah v oblikovanju tovornih listov v letu 2017, pa tudi o primeru izpolnjevanja tovornega lista smo razpravljali v naših ločenih posvetovanjih. V tem gradivu bomo govorili o dnevniku za beleženje gibanja tovornih listov.
Kdo naj vodi potovalni dnevnik?
Organizacije in samostojni podjetniki, ki opravljajo prevozne storitve, morajo izdane tovorne liste registrirati v dnevniku registracije tovornih listov (1. člen, 1. člen, 1. člen, 6. člen zveznega zakona z dne 08.11.2007 št. 259-FZ, člen 17 Odredbe o Ministrstvo za promet z dne 18.09.2008 št. 152).
Druge osebe, ki uporabljajo vozila, lahko vodijo dnevnik tovornih listov po lastni presoji. Uporaba takšnega dnevnika bo omogočila nadzor nad pravočasnostjo izdaje tovornih listov in posledično odpisom goriva in maziv, porabljenih z vozili, katerih podatki o uporabi so bili odraženi v ustreznih tovornih listih.
Obrazec potovalnega dnevnika
Dnevnik za beleženje gibanja tovornih listov (obrazec št. 8) je odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 28. novembra 1997 št. 78.
Potni dnevnik (obrazec 8): prenos v Excel
Navedeno je, da se ta dnevnik vodi za spremljanje gibanja tovornih listov, izdanih vozniku, in dostave obdelanih tovornih listov v računovodstvo.
Organizacija in samostojni podjetnik lahko po potrebi samostojno razvijeta obrazec dnevnika.
Potni dnevnik: vzorčno izpolnjevanje
Navedimo primer izpolnjevanja dnevnika za beleženje gibanja tovornih listov na primeru odobrenega obrazca
Poskusimo torej ugotoviti Ali samostojni podjetnik potrebuje dnevnik za izdajo tovornih listov? in kako to urediti?
Dnevnik za izdajo tovornih listov izpolni odgovorna oseba vsakega podjetja, ki opravlja redni prevoz. Beleži spremne dokumente, izdane vozniku za vsako vožnjo.
Zakonodaja v letu 2017 ne nalaga spoštovanja obrazca št. 8. Podjetnik ima pravico izdelati svoj dokument.
Obrazec mora vsebovati naslednje podatke:
- serijska številka registracije;
- datum izdaje lista prevozniku;
- podatki o vozniku in vozilu;
- datum prihoda in predložitev voznih dokumentov dispečerju;
- čas sprejema dokumentacije s strani računovodje;
- podpis voznika, ekonoma in dispečerja;
- opombe.
Postopek vodenja dnevnika za izdajo tovornih listov zavezuje poslovneža, da vse zgoraj navedene točke vnese v svoj dokument in ga potrdi z internim nalogom. Če je izpolnjena v papirni obliki, je treba na naslovnici navesti naslov, obdobje zajemanja in ime podjetnika. Običajno je dokument izdelan za eno koledarsko leto.
Postopek izpolnjevanja dnevnika
Izpolnjevanje dnevnika za izdajo tovornih listov je zaupano računovodji ali drugemu predstavniku podjetja. Status osebe se potrdi z internim nalogom. Zaposleni je lahko odgovoren za nepravilno vodenje dokumenta. Izpolnjevanje dnevnika za izdajo tovornih listov lahko zaupate tudi drugi organizaciji po pogodbi o storitvah.
Podatke je treba vnesti vsakič, ko se vozniku izda list in ob njegovi vrnitvi z vožnje. Tudi potne listine, ki so poškodovane ali izdane pomotoma, morajo biti navedene v dnevniku in imeti svojo zaporedno številko.
Zaposleni, odgovoren za izdajo listov in izpolnjevanje dnevnika, mora poznati naslednja pravila:
- za vsako vozilo se izda ločen primarni registracijski dokument;
- če se potovanja udeleži več voznikov, mora biti list izdan vsakemu izmed njih;
- potna listina velja največ en mesec - če je potovanje odloženo, se izda druga listina, vendar se podatki o prvem in drugem obrazcu vnesejo v dnevnik.
Obveznosti zaposlenega vključujejo preverjanje podatkov, vpisanih v tovornih listih. Za vsako vrsto sredstev se izda dokument določene oblike. Na primer, za avtomobile - obrazec št. 3 in za tovornjake - št. 4-s.
Poleg vozil, ki so vključena v vozni park podjetja, je v dnevniku mogoče zabeležiti podatke o osebnih avtomobilih osebja, ki so jih zaposleni uporabljali v službene namene. V tem primeru bo dokumentiranje potovanja z lastnim avtomobilom služilo kot osnova za obračunavanje odškodnine zaposlenemu.
Vodenje dnevnika za izdajo tovornih listov je poenostavljeno s prihodom računovodskih programov, ki omogočajo ustvarjanje dokumentacije na spletu. Razviti so bili celotni kompleksi, ki omogočajo pretok dokumentov ne le ekonomistom, temveč tudi dispečerjem, inženirjem tehnične podpore in mehanikom.
Kako se izpolni dnevnik za izdajo tovornih listov? Spodaj je predstavljen vzorec.
Zahtevani podatki:
- Vnesite zaporedno številko dokumenta. Vsi podatki so vneseni v kronološkem vrstnem redu.
- Datum izdaje lista se vpiše v obliki DD.MM.LL.
- Vnesite polno ime in osebno številko zaposlenega.
- Vnesite številko vozila.
- Voznik podpiše potrdilo o prejemu lista.
- Naslednji stolpec izpolni dispečer ob prejemu dokumentacije od voznika. To dejstvo je potrjeno s podpisom.
- Naslednji stolpec vodi računovodja ali oseba, odgovorna za denarni tok. Izpolni se ob preverjanju podatkov. To bi lahko bil tudi vodja. Dodan je datum in podpis.
- Opombe označujejo značilnosti, kot so zahtevnost poti, posebnosti potovanja.
Dnevnik za izdajo tovornih listov je prešit in strani oštevilčene. Overi ga vodja s pečatom in podpisom. Rok hrambe dokumenta je 5 let.
Vsako podjetje je odgovorno za podatke, vnesene v dnevnik za izdajo tovornih listov. Vzorec polnila izgleda takole:
Na videu: Pravilno izpolnjevanje tovornega lista