ELMA: Sistem za vodenje poslovnih procesov. Elektronsko upravljanje dokumentov in pisarniško poslovanje podjetja ELMA

Organizacija elektronskega upravljanja dokumentov

Elektronska pisarna

Elektronska pisarna avtomatizira obdelavo vhodnih in izhodnih dokumentov ter evidentiranje dokumentov. Elektronska pisarna je del aplikacije ELMA ECM+ in omogoča ustrezno organizacijo dela z elektronskimi dokumenti: gibanje, registracija, hramba in iskanje. Z elektronsko pisarno lahko spremljate potek izvajanja naročil, pregledujete odločitve vodstva in hitro najdete papirnate izvirnike dokumentov.

Upravljanje pogodb

Upravljanje pogodb vam omogoča prevajanje priprave, odobritve, hrambe in obdelave pogodb in povezanih dokumentov. Rešitev ELMA: Contract Management je zasnovana za učinkovito in udobno delo s pogodbami skozi njihov celoten življenjski cikel. Avtomatizirani procesi ustvarjanja, odobritve, evidentiranja in iskanja dokumentov za nekajkrat zmanjšajo čas dela s pogodbami.

ORD in interni akti

Oddelek za interne dokumente organizira delo z internimi zapiski ter organizacijsko in administrativno dokumentacijo v podjetju. Aplikacija ELMA ECM+ podpira celoten proces dokumentnega toka zapiskov, nalogov in drugih vrst internih dokumentov: kreiranje, odobritev, evidentiranje, pregled, podpisovanje, nadzor izvedbe in hrambo v sistemu.

Pisarniški zapiski

Za delo z internimi dokumenti v sistemu ELMA se običajno ustvari poseben proces »Interna opomba«, ki zagotavlja popolno avtomatizacijo celotnega cikla obdelave uradnih beležk. Ni več potrebe po kopičenju kupov papirjev ali iti skozi dolgotrajne faze odobritve dokumentov. Izdelava, registracija, pošiljanje prejemnikom, iskanje dokumentov - vse je avtomatizirano in predstavljeno v elektronski obliki.

Usklajevanje računov

Funkcija usklajevanja računov avtomatizira usklajevanje, plačilo in shranjevanje računov. V sistemu ELMA ECM+ lahko vzpostavite avtomatiziran proces dela z zahtevki za plačilo računov. Ta organizacija vam omogoča pravočasno odzivanje in plačilo računov. Vse stopnje odobritve postanejo pregledne, nadzorovane in enostavne za upravljanje. Register računov omogoča hitro analizo plačil in poročanje.

Nestandardni dokumenti

Za »nestandardne« dokumente in dokumentne tokove lahko z uporabo sistema za upravljanje dokumentov hitro vzpostavite osnovne procese, ki vam omogočajo hiter prehod na elektronsko izmenjavo dokumentov znotraj podjetja.

Dokumentni tok obstaja v vsaki organizaciji: od najbolj asketske oblike med računovodjo in direktorjem v papirni obliki, do zapletene verige vzporednih in zaporednih dejanj v okviru dela z elektronskim dokumentom. Za vsako razmeroma veliko podjetje je upravljanje dokumentov težka naloga: vzdrževati vse v redu je res težko, še posebej pri velikem številu dokumentov.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov bo pomagal narediti red v dokumentnem sistemu organizacije in narediti delo z dokumenti jasnim in učinkovitim.

Aplikacija ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov vam omogoča avtomatizacijo poslov organiziranega shranjevanja, iskanja, registracije, odobritve in sledenja tekočim dejanjem z dokumenti. Zahvaljujoč uporabi aplikacije ELMA: Electronic Document Management začnejo dokumenti v organizaciji resnično delovati.

Ruski elektronski sistemi za upravljanje dokumentov lahko pogosto prestrašijo uporabnika s svojim okornim, a verjetno funkcionalnim vmesnikom. Pri razvoju aplikacije ELMA: Elektronsko vodenje dokumentov je bila ena izmed prioritetnih nalog izdelava prijetnega, priročnega in intuitivnega uporabniškega vmesnika. Aplikacija ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov ima standardni vmesnik za shranjevanje datotek, ki ga poznajo tudi neizkušeni uporabniki računalnika. Do dodatnih funkcij aplikacije lahko dostopate prek gumbov v orodni vrstici in pametno postavljenih menijev. Uporabnik tako vidi samo tisto, kar resnično potrebuje za delo - vsi nepotrebni elementi so skriti, a po potrebi zlahka dostopni. Zahvaljujoč temu je zagotovljeno hitro obvladovanje sistema - v samo dveh ali treh delovnih sejah.

Enostaven in pregleden vmesnik skriva bogato funkcionalnost, s katero lahko v rokah nekoliko bolj izkušenega uporabnika rešuje zahtevne dokumentarne probleme v organizaciji. Tako aplikacija “ELMA: Elektronsko upravljanje z dokumenti” omogoča spremljanje dokumentnega toka, optimizacijo dela referenta in od uporabnikov ne zahteva poglobljenega znanja s področja upravljanja sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov.

Vnos in registracija dokumentov

Vmesnik za vnos in registracijo dokumentov v sistemu je preprost in jasen - implementiran je v obliki čarovnika, sestavljenega iz več zaporednih korakov. Pri vnosu dokumenta v sistem bo moral uporabnik le navesti potrebne podatke o dokumentu in priložiti elektronski dokument. Na podlagi teh podatkov sistem ustvari kartico dokumenta - stran, na kateri so predstavljeni vsi podatki o dokumentu. Če je dokument registriran, bo uporabnik moral zagotoviti tudi nekaj dodatnih atributov registracije. Odvisno od sistemskih nastavitev je mogoče te operacije poenostaviti ali, nasprotno, razširiti.

Vsak dokument v sistemu ima lahko neomejeno število različic datotek. V tem primeru bo ustrezna (trenutna) samo ena različica datoteke, ostalo pa bodo njeni osnutki ali zastarele različice datoteke. Tako je celotna zgodovina sprememb vsebine dokumenta shranjena na eni kartici dokumenta. Hkrati imajo lahko različice istega dokumenta, ki se pogosto spreminjajo med postopkom njegove odobritve, revizije in drugih dejanj, različne oblike. Verzija dokumentov vam omogoča, da se izognete zmedi in ponavljajočemu ustvarjanju več kopij iste kartice dokumenta.

Precejšen del informacij v organizacijo še vedno prihaja v papirni obliki, vendar vnos papirnih dokumentov v sistem ELMA ni problem. Aplikacija “ELMA: Elektronsko upravljanje z dokumenti”, če imate na vašem računalniku nameščeno aplikacijo ELMA Agent, vam omogoča avtomatsko shranjevanje skeniranih dokumentov v sistem elektronskega upravljanja dokumentov organizacije. Zato se način vnosa papirnih dokumentov v sistem praktično ne razlikuje od vnosa elektronskih dokumentov - samo pravi čas morate pritisniti gumb »Skeniraj«. Dodatna programska oprema, nameščena v računalniku, kot so nepotrebni postopki skeniranja in shranjevanje datotek na trdi disk, ne bo potrebna.

Za prijavo dokumentov v sistem ELMA se uporablja orodje Office. V pisarni se dokumentom priloži registrsko-kontrolna kartica in dodeli registrska številka.

Arhiv elektronskih dokumentov

Vsi dokumenti v aplikaciji ELMA: Elektronsko vodenje dokumentov tvorijo enoten elektronski arhiv – repozitorij dokumentov. Arhiv dokumentov ima priročno iskanje, ki vam omogoča hitro iskanje potrebnih dokumentov ne samo po njihovih imenih, temveč tudi po določenih podrobnostih. Rezultati iskanja so prikazani strogo v skladu z uporabnikovimi pravicami do dokumentov - dokumenti, do katerih uporabnik nima dostopa, bodo skriti.

Vsak elektronski arhivski dokument ima osebni karton, na katerem lahko dobite popolne podatke o dokumentu: datoteke različic dokumenta, njegove podatke, pa tudi seznam vseh vrst dejavnosti, ki so ali so bile opravljene na njem.

Gibanje dokumentov v organizaciji

Ena glavnih prednosti uporabe elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov je možnost priročne organizacije dela z dokumenti. Delo izvajalcev z dokumenti poteka v celoti v elektronski obliki, kar omogoča ne le preprečitev nenamerne izgube izvirnega dokumenta, temveč tudi znatno skrajšanje časa, potrebnega za dokončanje dejanj z dokumenti, zmanjšanje odzivnega časa izvajalcev na prejete naloge. , in tudi, če je potrebno, omogočite veliki skupini ljudi, da hkrati zagotovijo polno delo z dokumentom.

Sistem ELMA vam omogoča organiziranje gibanja dokumentov v podjetju po poteh katere koli kompleksnosti. Pot dokumenta določa, skozi katere zaposlene v organizaciji bo šel dokument, ter vrstni red in naravo dela, ki ga bodo z njim opravljali.

ELMA- sistem vodenja podjetja, ki vam omogoča, da zgradite učinkovito interakcijo med zaposlenimi v podjetju in spremljate njihove aktivnosti za izboljšanje kakovosti dela celotnega podjetja.

Linija izdelkov.

ELMA je sestavljena iz nabora aplikacij za vodenje podjetja, ki jih lahko kupite in delujejo kot posamezne aplikacije ali skupaj v enotnem informacijskem prostoru:

• ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov. Avtomatizira standardne pisarniške procese in elektronsko upravljanje dokumentov. Uporaba mehanizma WorkFlow vam omogoča hitro konfiguracijo sistema v skladu s potrebami podjetja.
• ELMA: Upravljanje poslovnih procesov. Aplikacija implementira koncept BPM (Business Process Management), ki omogoča gradnjo prilagodljivih prilagodljivih informacijskih sistemov; rešitve, ki se lahko hitro spreminjajo skupaj s spremembami v poslovnih procesih podjetja. Aplikacija za modeliranje poslovnih procesov uporablja mednarodni standard BPMN.
• ELMA: Upravljanje kazalnikov. Aplikacija vam omogoča implementacijo načel ciljnega upravljanja in nagrajevanja po uspešnosti v vašem podjetju. Implementacija v »enostavni obliki« vam bo omogočila oblikovanje nabora kazalnikov ciljne uspešnosti (KPI) in vzpostavitev operativnega nadzora nad doseganjem načrtovanih vrednosti kazalnikov v kontekstu ciljev in razvojne strategije podjetja (implementacija BSC oz. mehanizem Balanced Scorecard)
• ELMA: CRM. Aplikacija ELMA: CRM je brezplačna in je vključena v osnovni paket ob nakupu katere od aplikacij ELMA. ELMA: CRM je operativni CRM, katerega glavne funkcije so upravljanje prodajnega procesa (vključno z mehanizmom prodajnega lijaka) in vzdrževanje zgodovine odnosov z vašimi nasprotnimi strankami (baza nasprotnih strank, kontakti, potencialne stranke, transakcije itd.)
• ELMA: Vodenje projektov. Omogoča enostavno vodenje projektnih aktivnosti v podjetju. Poleg standardnega vodenja nalog, urnika projekta (gantogram) in organizacije enotnega informacijskega prostora za projekt, ELMA: Project Management omogoča vodenje standardnih poslovnih procesov v projektih in vodenje proračuna projekta.
• ELMA: Interni portal Vse aplikacije temeljijo na eni stvari - ELMA: Interni portal. Ta aplikacija se ne prodaja posebej - vključena je v katero koli aplikacijo ELMA.

ELMA: Interni portal vključuje:

• Organizacijska struktura podjetja
• Upravljanje opravil
• Koledar
• Komunikacija. Vir sporočil.
• Notranji portal. Spletni dokumenti.
• Spletna shramba za datoteke

Paketi ELMA.

• ELMAECM. Odlično orodje za operativno vodenje podjetja. Vključuje aplikacije ELMA: Upravljanje poslovnih procesov, ELMA: Upravljanje elektronskih dokumentov in temelji na internem portalu ELMA.
• ELMABPMApartma. Sistem omogoča organiziranje upravljanja procesov v podjetju na podlagi metrik in kazalnikov, izvedljivih procesov ter povezovanje procesnih metrik, strategije podjetja in motivacije zaposlenih. Paket vključuje ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management in temelji na internem portalu ELMA.

Arhitektura sistema ELMA.

Sistem za upravljanje poslovnih procesov ELMA sestavlja nabor programov:

1. Strežnik ELMA
2. ELMA oblikovalec
3. Agent ELMA

Strežnik ELMA vključuje niz povezanih komponent:

• Baza podatkov
• Spletna aplikacija
• Konfiguracijski strežnik
• Opozorilni strežnik

Strežnik ELMA je korenski element sistema. Če želite začeti delati s strežnikom, ga morate registrirati.

ELMA oblikovalec je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in nudi priročen vmesnik za modeliranje procesov in ustvarjanje konfiguracij.

Če želite delati z oblikovalcem, ga morate registrirati.

Agent ELMA je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in v realnem času prikazuje opozorila, ki jih za uporabnika ustvari strežnik.

ELMA Agent za začetek delovanja ne zahteva registracije in ga je mogoče namestiti na poljubno število računalnikov v organizaciji.

Sistem ELMA implementira arhitekturo SOA in zagotavlja potrebne vmesnike za razširitev sistema. ELMA vam omogoča:

• Zaženite kateri koli poslovni proces, naložen v sistem iz zunanje aplikacije
• Klicne funkcije zunanje aplikacije. Podprti so sinhroni in asinhroni klici.

Implementacija sistema ELMA.

Strokovnjaki Elevise so razvili edinstveno metodologijo za implementacijo procesnega pristopa v podjetju z uporabo programskega izdelka ELMA. ELMA je vrhunski in učinkovit izdelek, namenjen podjetjem, ki želijo uveljaviti procesni pristop k upravljanju, imeti prilagodljive poslovne procese, ki jih je mogoče prilagoditi in optimizirati za prilagajanje spreminjajočim se poslovnim pogojem, regulativnim zahtevam in konkurenčnim pritiskom.

Da bi sistem v celoti izkoristil vse prednosti vaših procesov, podjetje opravi prvotno zbiranje informacij, pregleda trenutne aktivnosti podjetja, identificira potrebe in skupaj z vodstvom podjetja določi nabor naloge, ki jih je treba rešiti. Kot rezultat se oblikuje seznam nalog, ki jih je treba rešiti med uvedbo sistema.

Nato se preuči organizacijska struktura podjetja in podajo priporočila za njeno izboljšanje. Izboljšanje organizacijske strukture podjetja je najpomembnejši del njegovega organizacijskega razvoja. Na tej stopnji se kadrovska tabela posodobi in prenese v dejansko obliko.

Naslednji korak v pripravljalni fazi uvedbe sistema je analiza trenutnih dejavnosti podjetja. Namen te analize je izpostaviti določeno število poslovnih procesov z namenom nadaljnje avtomatizacije. Posledično se oblikuje mreža procesov, ki odraža trenutno stanje v podjetju. Poleg tega je jasno opredeljena odgovornost zaposlenih za obseg opravljenega dela. To močno poveča delovno disciplino in obvladljivost osebja. Vodja vidi dejansko stanje v podjetju.

Po oblikovanju primarnih modelov se skupaj z vodji in ključnimi odgovornimi delavci izvede primerjava doseženih rezultatov in vizije vodenja. Na tej stopnji je mogoče prilagoditi tako model dejavnosti podjetja kot postopek za izvajanje določenih operacij v podjetju v skladu s cilji in cilji menedžerjev. Praviloma se to zgodi v obliki razširjenih sestankov, kjer vsak odgovorni vodja poda svoje predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja. In to je navsezadnje ključ do uspeha celotne organizacije.

Tehnični strokovnjaki pa se pripravijo na postavitev rešitve pri naročniku. Ta faza vključuje namestitev na strežnik in testiranje funkcionalnosti sistema na uporabniških delovnih postajah. Med tem delom se odpravljajo zadnje pripombe in pomanjkljivosti v delovanju sistema. Hkrati se zaposleni pri naročniku usposobijo za interakcijo s programom in pridobijo osnovna znanja s področja poslovnih procesov.

Ekonomska učinkovitost.

Zaposleni v podjetju odgovorneje pristopajo k svojim obveznostim, ker: procesi so urejeni, zaposleni pa jasno ve, kaj je dolžan narediti. Poleg tega sistem zagotavlja učinkovit nadzor nad izvajanjem nalog s strani vodstva.

Povečana učinkovitost zaposlenih pri reševanju »standardnih« problemov zahvaljujoč jasni regulaciji procesov v podjetju in povečani disciplini.

Prihrani čas zaposlenih da najdete tisto, kar potrebujete dokument, saj so vsi potrebni dokumenti na voljo »v 2 klikih«.

Zaposleni hitro dobijo potrebne informacije in lahko samostojno odločati zahvaljujoč hitremu dostopu do dokumentov in jasnemu razumevanju vašega področja odgovornosti znotraj vsakega poslovnega procesa.

Zmanjša se odstotek izgube informacij pri prenosu nalog z enega zaposlenega na drugega.

Obseg papirnega dokumentarnega obtoka se zmanjša.

Skupna hitrost procesa se poveča.

Poenostavlja ustvarjanje in vzdrževanje Sistemi vodenja kakovosti zaradi zmožnosti prejemanja aktualnih procesnih predpisov in zmožnosti nenehnega izboljševanja poslovnih procesov.

Omogoča usposabljanje in prilagajanje novih sodelavcev.

Prednosti sistema.

Za delo s sistemom zadostuje spletni brskalnik. Zahvaljujoč temu lahko s sistemom delate od koder koli na svetu brez namestitve dodatne programske opreme.

Za opisovanje poslovnih procesov se uporablja sodoben jezik BPMN - daleč najboljši in najnaprednejši svetovni standard za opisovanje poslovnih procesov.

ELMA je neke vrste sistem, ki vodjem podjetij omogoča, da ustvarijo dokaj učinkovit proces za interakcijo zaposlenih in obdržijo njihovo delo pod nadzorom, kar bo vodilo do izboljšane produktivnosti celotnega podjetja.

1. Kaj sestavlja ELMA?

Gre za posebne aplikacije, ki vam omogočajo brez težav vodenje vašega podjetja. Delujejo tako skupaj kot ločeno.

Aplikacije ELMA:

• ELMA: Elektronski dokumentarni promet. Omogoča samodejno vzdrževanje elektronskega kroženja dokumentov, zahvaljujoč sistemu WorkFlow pa lahko enostavno konfigurirate sistem, da ustreza potrebam podjetja.
• ELMA: Upravljanje meritev. Omogoča uveljavitev načel ciljnega upravljanja v podjetju, pa tudi nagrajevanje glede na rezultate in obseg opravljenega dela. Uvedba sproščene oblike nam bo omogočila dokončanje niza ciljnih kazalnikov uspešnosti ( KPI, KPI), ter urediti kakovosten in pravočasen nadzor nad doseganjem načrtovanih vrednosti kazalnikov v strategiji in ciljih družbe – implementacija mehanizma. BSC.
• ELMA: Upravljanje poslovnih procesov. Izvaja določen koncept BPM(kaj pomeni Upravljanje poslovnih procesov), zahvaljujoč kateremu je mogoče graditi fleksibilne prilagodljive informacijske sisteme, pa tudi rešitve, ki se hitro spreminjajo s transformacijo poslovnih procesov v podjetju. Za njihovo modeliranje aplikacija deluje po mednarodnem standardu BPMN.
• ELMA: Vodenje projektov. Omogočili vam bodo enostavno urejanje vodenja projektnih dejavnosti podjetja. Skupaj z upravljanjem nalog, urnikom projekta (ali gantogramom) in upravljanjem celotnega informacijskega prostora projekta vam ta aplikacija (ELMA: Project Management) omogoča brez težav upravljanje zglednih poslovnih procesov in proračunov.
• ELMA: CRM. Ta aplikacija je operativni CRM, odgovoren za prodajne procese (mehanizmi prodajnih lijakov) in vzdrževanje arhiva odnosov z nasprotnimi strankami vašega podjetja. Ta aplikacija ELMA ni samostojna in je vključena v prvotno namestitev ob nakupu katere koli od aplikacij ELMA.
• ELMA: Interni portal. Je korenska osnova za vse aplikacije ELMA. Ne prodaja se posebej, ampak je vključen le v paketu z drugimi aplikacijami ELMA.

Ta aplikacija:

• organizira strukturo celotnega podjetja;
• vodi svoje naloge;

Poleg tega vključuje koledar, vir sporočil in spletno shrambo za dokumente.

2. Paketi ELMA

• ELMA ECM. Operativno vodi podjetje, sestavljajo ga aplikacije “ELMA: Upravljanje poslovnih procesov”, “ELMA: Upravljanje elektronskih dokumentov”, temelji na “ELMA: Interni portal”
• ELMA BPM SUITE. Organizira vodenje procesov podjetja na podlagi metrik, indikatorjev, izvedenih procesov, združuje procesne metrike, motivacijo zaposlenih in strategijo podjetja. Sestavljen je iz aplikacij “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Indicator Management” in temelji tudi na “ELMA: Interni portal”

3. Sistem ELMA in njegova arhitektura

Nabor programov, ki sestavljajo sistem ELMA:

• oblikovalec ELMA;
• strežnik ELMA;
• Agent ELMA.

ELMA oblikovalec. Ta aplikacija se ob predhodni registraciji namesti na uporabniški računalnik zaposlenega. Odlikuje ga uporabniku prijazen vmesnik, ki vam omogoča preprosto modeliranje procesov in ustvarjanje konfiguracij.

Strežnik ELMA je začetni element sistema in ga morate za začetek delovanja najprej registrirati. Sestavljen je iz nabora komponent, ki so med seboj povezane: spletna aplikacija, baza podatkov, konfiguracijski strežnik in strežnik za opozarjanje.

Agent ELMA. Po namestitvi na uporabnikovem računalniku agent prikaže spletna opozorila, ki jih za uporabnika ustvari strežnik. Za začetek registracija nikakor ni potrebna, namestimo jo lahko na neomejeno število računalnikov v organizaciji, kar je še ena prednost sistema.

Sistem ELMA izvaja arhitekturo SOA in nudi vse potrebne vmesnike za razširitev sistema. ELMA zažene vsak poslovni proces, ki je bil naložen iz zunanje aplikacije in to aplikacijo pokliče (podpira sinhrone in neasinhrone klice).

4. Uporaba sistema ELMA

×

Vodilno podjetje Elevis» je razvil edinstveno metodo procesnega pristopa v podjetju, ki uporablja nov in učinkovit programski izdelek ELMA.

Namenjen je podjetjem, ki se zavzemajo za procesni pristop k vodenju, ureditev prilagodljivih poslovnih procesov (ki jih je možno »optimizirati« za skladnost s pogoji poslovanja in zakonodajo).

Za samostojno uporabo vseh prednosti procesov v podjetju izvede prvo zbiranje informacij, preuči tekoče aktivnosti celotnega podjetja, ugotovi potrebe in skupaj z vodstvom določi obseg nalog, ki jih je treba rešiti. Posledično se oblikuje seznam nalog, ki jih je treba rešiti med uvedbo sistema.

Nato (izdelek ELMA) prouči organizacijsko strukturo določenega podjetja in poda določena priporočila za izboljšanje te strukture. Njena posodobitev je najpomembnejši del njene organizacijske rasti. Vzporedno s tem se kadrovska razpredelnica posodablja in spravlja v dejansko obliko.

Nato se izvede popolna analiza dejavnosti proizvodne linije podjetja. Namen te analize je označiti določeno število poslovnih procesov za nadaljnjo avtomatizacijo. Posledično dobimo mrežo takšnih procesov, ki odražajo trenutno stanje v podjetju. Poleg tega je jasno opredeljena odgovornost kolaboracije za količino opravljenega dela. To bistveno poveča disciplino v delovanju in obvladljivost osebja. Vodja lahko vidi stanje v podjetju, kakršno je, in zase naredi posebne zaključke o delu vsakega od svojih podrejenih.

Po oblikovanju primarnih modelov se skupaj z vodstvom in glavnimi odgovornimi izvajalci izvede primerjava dobljenih rezultatov in pričakovanj vodstva.

V tej fazi se tako poslovni model kot vrstni red poslovanja lahko prilagajata zahtevam upravljavcev. Pogosto so to razširjeni sestanki celotnega podjetja, na katerih vsi odgovorni vodstveni delavci podajo svoje predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja. Rezultat je uspešno delovanje organizacije.

Tehnični strokovnjaki pa se pripravijo na uvedbo rešitve pri naročniku. Ta faza je sestavljena iz namestitve na strežnik in testiranja funkcionalnosti sistema na uporabniških delovnih postajah. Prav tako so odpravljene skrajne pripombe in pomanjkljivosti, pomanjkljivosti v delovanju sistema. Hkrati se naročnikovi zaposleni naučijo dela s programom in pridobijo začetna znanja s področja poslovnih procesov.

5. Zaradi sistema ELMA zaposleni:

1. bolj odgovorno jemljejo svoje obveznosti, ker so procesi urejeni, jasno vedo (zaposleni) kaj morajo narediti. Poleg tega ELMA ustvarja učinkovit nadzor nad izvajanjem nalog vodstva;
2. učinkovitejše delo pri reševanju »tipičnih« problemov, zahvaljujoč kadrovski podpori procesov podjetja in disciplini;
3. prihranite čas pri iskanju dokumenta, ki ga potrebujete - zdaj so na voljo v "dveh klikih";
4. hitro iskanje potrebnih informacij in samostojno sprejemanje odločitev zaradi hitrega dostopa do dokumentov in jasnega zavedanja odgovornosti v vsakem poslovnem procesu;
5. nove zaposlene je lažje usposobiti.

Poleg tega:

— zmanjša se izguba informacij pri prenosu nalog med zaposlenimi in obseg pretoka dokumentov na papirju;

Rešitev za izboljšanje kakovosti interakcije znotraj podjetja. Sistem ponuja rešitve za organizacijo dokumentnega toka in hkrati omogoča izvedbo vaših edinstvenih poslovnih procesov. Vsebuje standardne procese dokumentnega toka in pomaga organizirati dokumentni tok in operativno delovanje podjetja.

Alternative za ELMA ECM

Pregled sistema ELMA ECM

ELMA- sistem vodenja podjetja, ki vam omogoča, da zgradite učinkovito interakcijo med zaposlenimi v podjetju in spremljate njihove aktivnosti za izboljšanje kakovosti dela celotnega podjetja.

Linija izdelkov.

ELMA je sestavljena iz nabora aplikacij za vodenje podjetja, ki jih lahko kupite in delujejo kot ločene aplikacije ali skupaj v enotnem informacijskem prostoru:

• ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov. Avtomatizira standardne pisarniške procese in elektronsko upravljanje dokumentov. Uporaba mehanizma WorkFlow vam omogoča hitro konfiguracijo sistema v skladu s potrebami podjetja.
• ELMA: Upravljanje poslovnih procesov. Aplikacija implementira koncept BPM (Business Process Management), ki omogoča gradnjo prilagodljivih prilagodljivih informacijskih sistemov; rešitve, ki se lahko hitro spreminjajo skupaj s spremembami v poslovnih procesih podjetja. Aplikacija za modeliranje poslovnih procesov uporablja mednarodni standard BPMN.
• ELMA: Upravljanje kazalnikov. Aplikacija vam omogoča implementacijo načel ciljnega upravljanja in nagrajevanja po uspešnosti v vašem podjetju. Implementacija v »enostavni obliki« vam bo omogočila oblikovanje nabora kazalnikov ciljne uspešnosti (KPI) in vzpostavitev operativnega nadzora nad doseganjem načrtovanih vrednosti kazalnikov v kontekstu ciljev in razvojne strategije podjetja (implementacija BSC oz. mehanizem Balanced Scorecard)
• ELMA: CRM. Aplikacija ELMA: CRM je brezplačna in je vključena v osnovni paket ob nakupu katere od aplikacij ELMA. ELMA: CRM je operativni CRM, katerega glavne funkcije so upravljanje prodajnega procesa (vključno z mehanizmom prodajnega lijaka) in vzdrževanje zgodovine odnosov z vašimi nasprotnimi strankami (baza nasprotnih strank, kontakti, potencialne stranke, transakcije itd.)
• ELMA: Vodenje projektov. Omogoča enostavno vodenje projektnih aktivnosti v podjetju. Poleg standardnega vodenja nalog, urnika projekta (gantogram) in organizacije enotnega informacijskega prostora za projekt, ELMA: Project Management omogoča vodenje standardnih poslovnih procesov znotraj projektov in vodenje proračuna projekta.
• ELMA: Interni portal Vse aplikacije temeljijo na eni stvari - ELMA: Interni portal. Ta aplikacija se ne prodaja posebej - vključena je v katero koli aplikacijo ELMA.

ELMA: Interni portal vključuje:

• Organizacijska struktura podjetja
• Upravljanje opravil
• Koledar
• Komunikacija. Vir sporočil.
• Notranji portal. Spletni dokumenti.
• Spletna shramba za datoteke

Paketi ELMA.

• ELMAECM. Odlično orodje za operativno vodenje podjetja. Vključuje aplikacije ELMA: Upravljanje poslovnih procesov, ELMA: Upravljanje elektronskih dokumentov in temelji na internem portalu ELMA.
• ELMABPMApartma.

Arhitektura sistema ELMA.

Sistem za upravljanje poslovnih procesov ELMA sestavlja nabor programov:

1. Strežnik ELMA
2. ELMA oblikovalec
3. Agent ELMA

Strežnik ELMA vključuje niz povezanih komponent:

• Baza podatkov
• Spletna aplikacija
• Konfiguracijski strežnik
• Opozorilni strežnik

Strežnik ELMA je korenski element sistema. Če želite začeti delati s strežnikom, ga morate registrirati.

ELMA oblikovalec Sistem omogoča organiziranje upravljanja procesov v podjetju na podlagi metrik in kazalnikov, izvedljivih procesov ter povezovanje procesnih metrik, strategije podjetja in motivacije zaposlenih. Paket vključuje ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management in temelji na internem portalu ELMA.

Če želite delati z oblikovalcem, ga morate registrirati.

Agent ELMA je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in nudi priročen vmesnik za modeliranje procesov in ustvarjanje konfiguracij.

ELMA Agent za začetek delovanja ne zahteva registracije in ga je mogoče namestiti na poljubno število računalnikov v organizaciji.

Sistem ELMA implementira arhitekturo SOA in zagotavlja potrebne vmesnike za razširitev sistema. ELMA vam omogoča:

• Zaženite kateri koli poslovni proces, naložen v sistem iz zunanje aplikacije
• Klicne funkcije zunanje aplikacije. Podprti so sinhroni in asinhroni klici.

Implementacija sistema ELMA.

je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in v realnem času prikazuje opozorila, ki jih za uporabnika ustvari strežnik.

Strokovnjaki Elevise so razvili edinstveno metodologijo za implementacijo procesnega pristopa v podjetju z uporabo programskega izdelka ELMA. ELMA je vrhunski in učinkovit izdelek, namenjen podjetjem, ki želijo uveljaviti procesni pristop k upravljanju, imeti prilagodljive poslovne procese, ki jih je mogoče prilagoditi in optimizirati za prilagajanje spreminjajočim se poslovnim pogojem, regulativnim zahtevam in konkurenčnim pritiskom.

Nato se preuči organizacijska struktura podjetja in podajo priporočila za njeno izboljšanje. Izboljšanje organizacijske strukture podjetja je najpomembnejši del njegovega organizacijskega razvoja. Na tej stopnji se kadrovska tabela posodobi in prenese v dejansko obliko.

Naslednji korak v pripravljalni fazi uvedbe sistema je analiza trenutnih dejavnosti podjetja. Namen te analize je izpostaviti določeno število poslovnih procesov z namenom nadaljnje avtomatizacije. Posledično se oblikuje mreža procesov, ki odraža trenutno stanje v podjetju. Poleg tega je jasno opredeljena odgovornost zaposlenih za obseg opravljenega dela. To dramatično poveča delovno disciplino in obvladljivost osebja. Vodja vidi dejansko stanje v podjetju.

Po oblikovanju primarnih modelov se skupaj z vodji in ključnimi odgovornimi delavci izvede primerjava doseženih rezultatov in vizije vodenja. Na tej stopnji je mogoče prilagoditi tako model dejavnosti podjetja kot postopek za izvajanje določenih operacij v podjetju v skladu s cilji in cilji menedžerjev. Praviloma se to zgodi v obliki razširjenih sestankov, kjer vsak odgovorni vodja poda svoje predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja. In to je navsezadnje ključ do uspeha celotne organizacije.

Tehnični strokovnjaki pa se pripravijo na postavitev rešitve pri naročniku. Ta faza vključuje namestitev na strežnik in testiranje funkcionalnosti sistema na uporabniških delovnih postajah. Med tem delom se odpravljajo zadnje pripombe in pomanjkljivosti v delovanju sistema. Hkrati se zaposleni pri naročniku usposobijo za interakcijo s programom in pridobijo osnovna znanja s področja poslovnih procesov.

Ekonomska učinkovitost.

Zaposleni v podjetju odgovorneje pristopajo k svojim obveznostim, ker: procesi so urejeni, zaposleni pa jasno ve, kaj je dolžan narediti. Poleg tega sistem zagotavlja učinkovit nadzor nad izvajanjem nalog s strani vodstva.

Povečana učinkovitost zaposlenih pri reševanju »standardnih« problemov zahvaljujoč jasni regulaciji procesov v podjetju in povečani disciplini.

Prihrani čas zaposlenih da najdete tisto, kar potrebujete dokument, saj so vsi potrebni dokumenti na voljo »v 2 klikih«.

Zaposleni hitro dobijo potrebne informacije in lahko samostojno odločati zahvaljujoč hitremu dostopu do dokumentov in jasnemu razumevanju vašega področja odgovornosti znotraj vsakega poslovnega procesa.

Zmanjša se odstotek izgube informacij pri prenosu nalog z enega zaposlenega na drugega.

Obseg papirnega dokumentarnega obtoka se zmanjša.

Skupna hitrost procesa se poveča.

Poenostavlja ustvarjanje in vzdrževanje Sistemi vodenja kakovosti zaradi zmožnosti prejemanja aktualnih procesnih predpisov in zmožnosti nenehnega izboljševanja poslovnih procesov.

Omogoča usposabljanje in prilagajanje novih sodelavcev.

Prednosti sistema.

Za delo s sistemom zadostuje spletni brskalnik. Zahvaljujoč temu lahko s sistemom delate od koder koli na svetu brez namestitve dodatne programske opreme.

Za opisovanje poslovnih procesov se uporablja sodoben jezik BPMN - daleč najboljši in najnaprednejši svetovni standard za opisovanje poslovnih procesov.

Sposobnost generiranja predpisov poslovnih procesov, kar je predpogoj za certificiranje po standardu kakovosti GOST-R ISO 9001:2001. S tem odpade podvajanje dela, podjetje pa ima vedno predpisane tekoče procese poslovanja.

Brez "skritih" stroškov za programske licence. Ni vam treba kupiti baze podatkov ali drugih dragih komponent.

Cena izdelka je 2-3 krat nižja od cen podobnih sistemov

Posnetki zaslona

ELMA oblikovalec

Delo z dokumenti

Vmesnik sistema ELMA

Cena

Cena ene licence je 3000,00 rubljev.

Ocene in novice o ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 je izboljšala notranji portal in oblikovalec procesov

Izdana je nova različica sistema za upravljanje poslovnih procesov in učinkovitosti - ELMA 3.11. Razvijalci so spremenili precejšen del glavne funkcionalnosti IT orodja, uvedli pa so tudi številne rešitve za pospešitev in stabilizacijo sistema. Notranji portal zdaj podpira časovne pasove in dodatne nastavitve za produkcijske koledarje. Operacije pri delu s sporočili in procesi Workflow so kakovostno posodobljene - implementirana je možnost hitrega urejanja tipov sporočil in različic procesov v ELMA Designerju. Uporabniške razširitve - skripte v paleti operacijskih blokov Designerja - so postale verzionirane. Izboljšano je iskalno orodje za razširitve v programu. Izboljšan je tudi Form Designer in specializirani aplikaciji sistema: ELMA Projekti+ in ELMA CRM+.

2017. Sistem ELMA je vključen v register inovativnih izdelkov, priporočenih v Ruski federaciji

Sistem upravljanja poslovnih procesov ELMA je vključen v Register inovativnih izdelkov, tehnologij in storitev, ki se proizvajajo in priporočajo za uporabo v Ruski federaciji. Podatki o odločitvah, vključenih v register, se uporabljajo pri javnih naročilih v okviru 94-FZ in 223-FZ. Vse izdelke, tehnologije in storitve, ki kandidirajo za vpis v register, preučujejo člani strokovnega sveta. Analizirane so edinstvenost rešitev, funkcionalne lastnosti, konkurenčne prednosti in potencialne ekonomske koristi za potrošnike.

2017. ELMA je izdala brezplačno različico svojega BPM sistema

ELMA je izdala brezplačno, popolnoma funkcionalno različico - ELMA Community Edition. Sistem nima omejitev glede časa uporabe in števila uporabniških licenc. To je popoln sistem BPM, ki ga je mogoče implementirati v delo podjetja in brezplačno uporabljati vse funkcionalnosti brez omejitev: modelirati poslovne procese, avtomatizirati njihovo izvajanje, nadzorovati delo na procesih, izboljšati procese na podlagi podatkov spremljanja. Sistem vsebuje ECM modul za upravljanje elektronskih dokumentov, CRM modul za vodenje prodajnih procesov, že pripravljene poslovne procese, procesne pakete in druge rešitve ELMA Store, ki jih lahko hitro namestite v sistem in prilagodite specifikam vašega poslovanja. Obstaja možnost fleksibilne integracije rešitve v IT infrastrukturo podjetja in razširitev funkcionalnosti. Uporabnikom brezplačne različice ELMA Community Edition ni zagotovljena tehnična podpora razvijalca, imajo pa dostop do vseh potrebnih virov za samostojno implementacijo sistema.

Izšla je nova različica sistema za upravljanje poslovnih procesov in učinkovitosti ELMA 3.10. Prioritetne posodobitve v novi različici so bile: možnost uporabe DBMS PostgreSQL, povečana zmogljivost in toleranca na napake rešitve, nove uporabne funkcionalnosti aplikacij ELMA ter lažje vzdrževanje sistema BPM v podjetjih naročnikih. Poleg tega je na voljo avtomatsko preverjanje dvojnikov in uvoz tečajev v ELMA CRM+. Pri delu v CRM različni zaposleni včasih pomotoma vnesejo podatke o isti stranki podjetja, kar posledično ovira delo in zmede uporabnike. V različici 3.10, ko je ustvarjena nova priložnost (dodajanje potencialne stranke v sistem), funkcija preveri podatke za vsa možna ujemanja. Prav tako je razširjena funkcionalnost terminiranja v ELMA Projekti+, dodana je koordinacija po stopnjah v aplikaciji za elektronsko upravljanje dokumentov ELMA ECM+.

2015. Delo z novo različico ELMA 3.8 je postalo enostavnejše in priročnejše

V različici ELMA 3.8 je bil koncept »Ready solutions + Self-implementations« najvišja prioriteta za razvijalce. Ob izdaji ELMA 3.8 je bilo izdanih enajst novih že pripravljenih rešitev, ki jih je razvila ELMA, in več rešitev, ki so jih razvili partnerji. V novi različici je postopek posodabljanja sistema postal lažji. Pripravljene rešitve, ki jih lahko ustvarite, ne da bi zapustili ELMA Designer. Q Veliko sprememb je vplivalo na aplikacijo ELMA ECM+. Te spremembe niso sledile cilju razširitve funkcionalnosti - poudarek dela je bil na enostavni uporabi pisarne. Bistveno sta izboljšana vmesnika za prijavo dokumentov in nastavitev registracijskih parametrov. Predstavljamo vam tudi nov vtičnik za e-poštni odjemalec Microsoft Outlook. Z njegovo pomočjo lahko ročno ali samodejno zajemate svojo korespondenco v ELMA neposredno iz Outlooka.

2015. ABI PRODUCT je zaključil projekt implementacije elektronskega sistema sklepanja pogodb ELMA

ABI PRODUCT, eno največjih mesnopredelovalnih podjetij v Rusiji, je izvedlo projekt implementacije elektronskega sistema za odobritev pogodb, ki temelji na sistemu ELMA ECM+. Glavni cilj projekta je bil ustvariti pogoje za pospešitev poteka večjih pogodbenih procesov ter zmanjšati tveganja njihove podpore. Zahvaljujoč implementaciji ECM so bili doseženi prihranki pri stroških upravljanja (sistem je zaposlene v podjetju osvobodil rutinskega dela ročnega premikanja pogodb na papirju iz oddelka v sektor). Z uvedbo elektronskega sistema potrjevanja pogodb je postopek potrjevanja pogodb postal pregleden in hitro obvladljiv ter odpravljena izguba ali nepooblaščeno spreminjanje besedila pogodbe. Sistem je omogočil bistveno skrajšanje časa gibanja pogodbe zaradi optimizacije ali izločitve določenih faz procesa. Implementacija sistema je pokazala tudi nedovršenost procesa pri nekaterih vrstah pogodb, kar je prispevalo k spremembam povezanih procesov.

2013. ELMA 3.2 vsebuje nove funkcije za projektantske organizacije

Izdana je nova različica sistema ELMA 3.2, ki je bolj osredotočena na udobje in enostavnost uporabe za naše stranke. Interni portal je dobil dodatne varnostne ukrepe za dostop (avtorizacija z žetonom, zaupanja vredne naprave in certifikat, tehnologija Single Sign On). Posodobljena zasnova, oblikovanje procesnih pravil, eskalacija poslovnih procesov, integracija s Business Studio. Upravljanje indikatorjev uspešnosti (KPI) – uvedenih je veliko sprememb v smeri poenostavitve in enostavne uporabe (popoln opis bo v naslednji novici). Implementirana je rešitev za projektantske organizacije (Projektni management) z uvedbo stroškov dela.

2009. Izšla je brezplačna različica sistema ELMA

EleWise je napovedal izdajo brezplačne različice ELMA. Ta različica je izdana v izdaji »Tasks + Documents« in je zasnovana za 5 uporabnikov v sistemu. ELMA: Brezplačna različica ne vsebuje modula za upravljanje poslovnih procesov. Če se želite seznaniti z delovanjem tega modula, vas prosimo, da prenesete demo različico ELMA. Brezplačna različica je popolnoma delujoča različica sistema ELMA (Tasks + Documents Edition) brez roka veljavnosti. Da bi začeli uporabljati ELMA: Brezplačna različica, morate prenesti sistem, registrirati sistem na spletni strani, vnesti seznam uporabnikov, ki bodo delali s sistemom.