Elektronsko upravljanje dokumentov. Aplikacija "ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov"

Organizacija elektronskega upravljanja dokumentov

Elektronska pisarna

Elektronska pisarna avtomatizira obdelavo vhodnih in izhodnih dokumentov ter evidentiranje dokumentov. Elektronska pisarna je del aplikacije ELMA ECM+ in omogoča ustrezno organizacijo dela z elektronskimi dokumenti: gibanje, registracija, hramba in iskanje. Z elektronsko pisarno lahko spremljate potek izvajanja naročil, pregledujete odločitve vodstva in hitro najdete papirnate izvirnike dokumentov.

Upravljanje pogodb

Upravljanje pogodb vam omogoča prevajanje priprave, odobritve, hrambe in obdelave pogodb in povezanih dokumentov. Rešitev ELMA: Contract Management je zasnovana za učinkovito in udobno delo s pogodbami skozi njihov celoten življenjski cikel. Avtomatizirani procesi ustvarjanja, odobritve, evidentiranja in iskanja dokumentov za nekajkrat zmanjšajo čas dela s pogodbami.

ORD in interni akti

Oddelek za interne dokumente organizira delo z internimi zapiski ter organizacijsko in administrativno dokumentacijo v podjetju. Aplikacija ELMA ECM+ podpira celoten proces dokumentnega toka zapiskov, nalogov in drugih vrst internih dokumentov: kreiranje, odobritev, evidentiranje, pregled, podpisovanje, nadzor izvedbe in hrambo v sistemu.

Pisarniški zapiski

Za delo z internimi dokumenti v sistemu ELMA se običajno ustvari poseben proces »Interna opomba«, ki zagotavlja popolno avtomatizacijo celotnega cikla obdelave uradnih beležk. Ni več potrebe po kopičenju kupov papirjev ali iti skozi dolgotrajne faze odobritve dokumentov. Izdelava, registracija, pošiljanje prejemnikom, iskanje dokumentov - vse je avtomatizirano in predstavljeno v elektronski obliki.

Usklajevanje računov

Funkcija usklajevanja računov avtomatizira usklajevanje, plačilo in shranjevanje računov. V sistemu ELMA ECM+ lahko vzpostavite avtomatiziran proces dela z zahtevki za plačilo računov. Ta organizacija vam omogoča pravočasno odzivanje in plačilo računov. Vse stopnje odobritve postanejo pregledne, nadzorovane in enostavne za upravljanje. Register računov omogoča hitro analizo plačil in poročanje.

Nestandardni dokumenti

Za »nestandardne« dokumente in dokumentne tokove lahko z uporabo sistema za upravljanje dokumentov hitro vzpostavite osnovne procese, ki vam omogočajo hiter prehod na elektronsko izmenjavo dokumentov znotraj podjetja.

Pretok dokumentov je potreben za vsako podjetje in se lahko pojavlja v različnih oblikah. Včasih se ta proces izvaja kot prenos papirjev med direktorjem organizacije in računovodjo, včasih pa predstavlja številne operacije, povezane z elektronskimi dokumenti, t.j. tako imenovani Upravljanje elektronskih dokumentov.

V velikih podjetjih upravljanje dokumentov zahteva precejšen napor, saj je vzdrževanje reda v zadevah v takih primerih precej težka naloga.

Da bi zagotovili red v dokumentaciji podjetja in povečali učinkovitost dela s papirji, lahko uporabite elektronski sistem za upravljanje dokumentov.

Poklicana aplikacija ELMA: “Upravljanje elektronskih dokumentov” omogoča shranjevanje, registracijo, iskanje, odobritev in spremljanje dejanj na dokumentih v avtomatskem načinu. Uporaba ELMA pomaga, da dokumenti določenega podjetja dejansko delujejo.

Video o sistemu za vodenje poslovanja ELMA

Pogosto so elektronski nadzorni sistemi domačega izvora

imajo okoren vmesnik, ki nekatere uporabnike ustraši.

Aplikacija ELMA je enostavna za uporabo in razumljiva

vmesnik.

Ta aplikacija ima običajni datotečni vmesnik

shranjevanje, ki je primerno tudi za uporabnike brez veliko izkušenj

uporaba računalnikov.

Kar zadeva dodatne funkcije, je dostop do njih omogočen s posebnimi gumbi in priročnimi meniji. Ta pristop omogoča uporabniku, da vidi samo elemente, ki jih potrebuje pri svojem delu. Ostali ostanejo skriti, vendar lahko po potrebi postanejo dostopni. To vam omogoča, da se po večkratni uporabi sistema počutite udobno.

Preprost vmesnik ne moti obstoja obsežne funkcionalnosti, ki zagotavlja izvajanje dokaj zapletenega dela, povezanega s pretokom dokumentov v podjetju.

Opisana aplikacija omogoča ureditev upravljanja dokumentov in izboljšanje dela referenta, vendar od uporabnika ne zahteva resnejšega znanja s področja upravljanja elektronskih dokumentov.

Vnos dokumentov in njihovo evidentiranje

Tako vnos kot prijava dokumentov v ta sistem je zelo preprosta, kar dosežemo z dobro razumljivim vmesnikom. Je čarovnik, ki vključuje določeno število korakov. Vse, kar je potrebno za vnos dokumenta v sistem, so potrebni podatki in pripenjanje elektronskega dokumenta.

Na podlagi teh podatkov lahko sistem ustvari kartico dokumenta, na kateri bodo shranjene vse informacije, ki ga zadevajo. Če se je treba registrirati, boste morali vnesti določene atribute registracije. Vsa opisana dejanja so lahko preprostejša ali obsežnejša, odvisno od specifičnih nastavitev.

V sistemu imajo lahko vsi dokumenti poljubno število različic datotek. Samo ena različica bo uporabljena kot trenutna datoteka, vse druge pa bodo podedovane različice ali osnutki. Ta pristop vam omogoča shranjevanje vseh razpoložljivih informacij o spremembah dokumenta na eno kartico. Omeniti velja tudi, da so lahko različice dokumentov, ki se spreminjajo med obdelavo, odobritvijo in številnimi drugimi operacijami, predstavljene v različnih formatih. Veliko število različic enega dokumenta omogoča, da se znebite težav in potrebe po ustvarjanju več kartic.

Mnoga podjetja se ukvarjajo z informacijami, ki so predstavljene v papirni obliki. Pri uporabi sistema ELMA je možen vnos papirnih dokumentov. Aplikacija, ki se imenuje ELMA Agent, omogoča samodejno shranjevanje skeniranih kopij dokumentov v dokumentni sistem podjetja. To pomeni, da uvedba papirnih dokumentov v sistem ni nič težja od uvedbe njihovih elektronskih dvojnikov. V tem primeru vam v računalnik ne bo treba namestiti dodatnih programov ali izvajati nepotrebnih dejanj, povezanih s shranjevanjem in skeniranjem.

Za prijavo dokumenta v ELMA se uporablja orodje imenovano Chancery. Vsak dokument v pisarni ima svojo registrsko številko in je opremljen s posebno kontrolno kartico.

Arhiv elektronskih dokumentov

V ELMA je za vse obstoječe dokumente izdelan repozitorij, ki ga imenujemo elektronski arhiv. Z uporabo arhiva lahko zelo hitro poiščete dokument, ki ga potrebujete, z uporabo imena ali nekaterih podrobnosti.

Hkrati se lahko vsak uporabnik seznani samo s tistimi dokumenti, do katerih ima dostop. Če ni dostopa do nobenih dokumentov, jih ne bo mogel videti.

V Arhivu imajo vsi dokumenti svoje individualne kartice, s pomočjo katerih lahko pridobite vse potrebne podatke - podrobnosti, različice dokumenta in različne vrste dejavnosti, povezanih z njim.

Gibanje dokumentov v podjetju

Sistemi, namenjeni elektronskemu upravljanju dokumentov, so odlična priložnost za podporo dokumentnim dejavnostim. Hkrati izvajalci izvajajo različne vrste dejavnosti z dokumenti v elektronski obliki.

Ta pristop omogoča doseganje številnih prednosti, vključno s skrajšanjem časa dela z dokumenti, preprečevanjem izgube izvirnikov in hitrejšim odzivom izvajalca na nalogo. Poleg tega lahko veliko ljudi izvaja določena dejanja z dokumenti hkrati.

S sistemom ELMA lahko zagotovite pretok dokumentov v organizaciji po poteh različnih zahtevnosti. Posebnosti poti določajo, kateri zaposleni se bodo ukvarjali z dokumentom in katera dejanja bodo na njem izvedena.

Poti elektronskih dokumentov

ELMA omogoča dokaj prilagodljivo upravljanje pretoka dokumentov znotraj organizacije. Za izvedbo tako tradicionalnih operacij, kot je preučevanje dokumenta, pregledovanje ali odobritev, je dovolj le nekaj klikov. Če je potrebno naloge izvajati vzporedno, lahko delo z dokumentom izvaja več uporabnikov hkrati. V takih pogojih delovanja sistem omogoča enostavno sodelovanje med sodelujočimi izvajalci.

Za zagotavljanje dela v zvezi z dokumentom ima aplikacija ELMA zelo priročna orodja. Na podlagi resolucije, ki jo je dal šef, lahko ustvarite seznam tistih nalog, ki so pomembne za dokument. Vsaka naloga ima določenega izvajalca in čas, v katerem mora biti opravljena. Vsa opravila, ki imajo povezavo do dokumenta, so povezana z njegovo kartico. Tako je mogoče natančno ugotoviti, kakšna dela se trenutno izvajajo na dokumentu in njihov status.

Če podjetje uporablja zapletene poti za premikanje dokumentov, lahko za modeliranje uporabi ELMA. Izvaja se s priročnim in dobro razumljivim urejevalnikom, ki ima preprost grafični vmesnik.

Poleg tega je mogoče nastaviti poti različnih zahtevnosti. Hkrati lahko razvijalec uporablja najbolj standardne operacije in upravlja funkcije poti s pomočjo Docflow. Med izvajanjem teh poti so možne spremembe različic, registracije, statusne spremembe in ustvarjanje povsem novih dokumentov. Vse te operacije se izvajajo samodejno.

Enkrat ustvarjen model poti je mogoče uporabiti večkrat, kar omogoča natančno premikanje dokumentov podjetja. Če želite dokument poslati po vnaprej določeni poti, morate uporabiti njegovo kartico.

Preprosto morate klikniti postavko menija "Pošlji po poti"

Med izvajanjem poti lahko natančno vidite, kje se dokument trenutno nahaja in kakšna dela se z njim izvajajo. Te podatke si lahko ogledate na kartici ali kot grafiko na zemljevidu. Operacija, ki trenutno poteka, je označena z zelenim okvirjem.

Predloge elektronskih dokumentov

Če želite hitro ustvariti standardne dokumente, lahko uporabite predloge. So priprave za prihodnje dokumente. Nekateri njihovi deli vključujejo fragmente, namenjene vstavljanju potrebnih podatkov (samodejno). Izdelava predlog je mogoča tudi tistim uporabnikom, ki nimajo nikakršnega znanja programiranja.

V praksi morajo podjetja pogosto izdelati enake dokumente. Spreminjajo se praviloma samo datumi, priimki in imena podjetij. Ročno izvajanje teh nalog vzame veliko časa in poveča verjetnost napak. V ELMA se to delo izvaja s predlogami.

Vse, kar se zahteva od uporabnika, je, da vnese podatke, ki jih bo treba vnesti v dokument; sistem bo vse naredil samodejno.

Pogodbeno delo

Z opisano aplikacijo lahko opravljate številna dela, povezana z dokumentnim tokom podjetja. Pogodbeno delo je ena najpogostejših uporab ELMA. Običajno gre za opravljanje različnih nalog, ki so pomembne za pogodbe podjetja.

V tistih podjetjih, ki ne uporabljajo elektronskega upravljanja dokumentov, je pogodbeno delo sestavljeno iz naslednjih faz:

1. Ustvarjanje pogodbe z uporabo predloge ali na podlagi predhodno uporabljenih pogodb. Nove podatke upravitelj vnaša ročno.

2. Preverjanje dokumenta s strani odvetnika. Upravljavec mora pogodbo predložiti v papirni ali elektronski obliki.

3. Usklajevanje pogodbe z ustreznim vodjem podjetja.

4. Podpis pogodbe s strani generalnega direktorja.

5. Registracija dokumenta v arhivu podjetja. Ta korak opravi tajnik in se lahko zelo razlikuje od podjetja do podjetja.

6. Pogodba pride v roke osebam, ki jim je namenjena, in izvede se overitev podpisa.

Ta metoda ima številne pomanjkljivosti. V mnogih organizacijah je težko slediti lokaciji dokumenta in dejavnostim, ki se dogajajo v zvezi z njim. Če je treba pogodbo spremeniti, se pojavijo dvomi o ustreznosti te različice. Poleg tega ta postopek odobritve otežuje ustvarjanje lista s soglasjem, ki prikazuje informacije o odločanju o danem dokumentu.

Pogodbeno delo v ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov

V tej aplikaciji se izvajanje pogodbenih del izvaja po poteh, ki jih je enostavno prikazati v obliki grafičnih diagramov. Večina vseh dejanj se izvede samodejno. Tistih nekaj operacij, ki zahtevajo sodelovanje uporabnika, je na diagramih označenih z rdečimi pravokotniki.

Kliknite, da odprete celoten zemljevid

Ustvarjanje pogodbe

Pred pošiljanjem dokumenta po določeni poti se ta ustvari. Uporabite lahko že pripravljeno datoteko ali naredite novo s predlogo.

Po tem se lahko pogodba pošlje po vnaprej določeni poti.

1. Prvi korak je pogajanja za pogodbo z odvetnikom. Obrazec vsebuje navedbo problema in podatke v zvezi z dokumentom. Za ogled kartice dokumenta samo kliknite miško. V imenovanem meniju so posebne operacije "Strinjam se", "Zavrni".

2. Pošiljanje ustreznemu šefu.Če dokumenta ni treba dodatno spreminjati, ga odvetnik pošlje ustreznemu vodji podjetja v odobritev. Odvetnik navede roke, udeležence in pusti komentarje. Koordinacija se lahko izvaja tako vzporedno kot zaporedno.

3. Pogodbo sklene pristojni nadzornik. To sledi istemu vzorcu kot odobritev odvetnika. Odobritveni list je viden na dnu strani z opravili. V njem lahko izveste vse udeležence, njihove odločitve, komentarje in čas, potreben za dokončanje naloge.

4. Podpis pogodbe s strani generalnega direktorja. Na tej stopnji se lahko direktor seznani z vsemi različicami pogodbe in izbere eno od njih za podpis. Uporablja lahko operacije, imenovane "podpisano", "ni podpisano".

5. Registracija. Podpisana pogodba se evidentira v pisarni podjetja. Uslužbenec mora izpolniti kartico dokumenta. Podatki se samodejno vnesejo v dnevnik registracije.

Tam si lahko ogledate podatke o vseh dokumentih, ki so bili evidentirani.

6. Nadzorovanje. Upravljavec spremlja poslovanje nasprotne stranke s pogodbo. Ko dokument podpiše nasprotna stranka, se njegova pot konča.

Kot lahko vidite, je z aplikacijo ELMA delo s pogodbami natančno in bolje organizirano.

V tem primeru je izguba dokumenta izključena, šef pa lahko vedno ugotovi, kdo trenutno izvaja kakšna dejanja s pogodbo.

V potrditvenem listu, ki nastane po končanem postopku potrditve, je jasno razvidno, kdo je izvajal aktivnosti z dokumentom in ob katerem času.

Rešitev za izboljšanje kakovosti interakcije znotraj podjetja. Sistem ponuja rešitve za organizacijo dokumentnega toka in hkrati omogoča izvedbo vaših edinstvenih poslovnih procesov. Vsebuje standardne procese dokumentnega toka in pomaga organizirati dokumentni tok in operativno delovanje podjetja.

Alternative za ELMA ECM

Pregled sistema ELMA ECM

ELMA- sistem vodenja podjetja, ki vam omogoča, da zgradite učinkovito interakcijo med zaposlenimi v podjetju in spremljate njihove aktivnosti za izboljšanje kakovosti dela celotnega podjetja.

Linija izdelkov.

ELMA je sestavljena iz nabora aplikacij za vodenje podjetja, ki jih lahko kupite in delujejo kot posamezne aplikacije ali skupaj v enotnem informacijskem prostoru:

• ELMA: Elektronsko upravljanje dokumentov. Avtomatizira standardne pisarniške procese in elektronsko upravljanje dokumentov. Uporaba mehanizma WorkFlow vam omogoča hitro konfiguracijo sistema v skladu s potrebami podjetja.
• ELMA: Upravljanje poslovnih procesov. Aplikacija implementira koncept BPM (Business Process Management), ki omogoča gradnjo prilagodljivih prilagodljivih informacijskih sistemov; rešitve, ki se lahko hitro spreminjajo skupaj s spremembami v poslovnih procesih podjetja. Aplikacija za modeliranje poslovnih procesov uporablja mednarodni standard BPMN.
• ELMA: Upravljanje kazalnikov. Aplikacija vam omogoča implementacijo načel ciljnega upravljanja in nagrajevanja po uspešnosti v vašem podjetju. Implementacija v »enostavni obliki« vam bo omogočila oblikovanje nabora kazalnikov ciljne uspešnosti (KPI) in vzpostavitev operativnega nadzora nad doseganjem načrtovanih vrednosti kazalnikov v kontekstu ciljev in razvojne strategije podjetja (implementacija BSC oz. mehanizem Balanced Scorecard)
• ELMA: CRM. Aplikacija ELMA: CRM je brezplačna in je vključena v osnovni paket ob nakupu katere od aplikacij ELMA. ELMA: CRM je operativni CRM, katerega glavne funkcije so upravljanje prodajnega procesa (vključno z mehanizmom prodajnega lijaka) in vzdrževanje zgodovine odnosov z vašimi nasprotnimi strankami (baza nasprotnih strank, kontakti, potencialne stranke, transakcije itd.)
• ELMA: Vodenje projektov. Omogoča enostavno vodenje projektnih aktivnosti v podjetju. Poleg standardnega vodenja nalog, urnika projekta (gantogram) in organizacije enotnega informacijskega prostora za projekt, ELMA: Project Management omogoča vodenje standardnih poslovnih procesov v projektih in vodenje proračuna projekta.
• ELMA: Interni portal Vse aplikacije temeljijo na eni stvari - ELMA: Interni portal. Ta aplikacija se ne prodaja posebej - vključena je v katero koli aplikacijo ELMA.

ELMA: Interni portal vključuje:

• Organizacijska struktura podjetja
• Upravljanje opravil
• Koledar
• Komunikacija. Vir sporočil.
• Notranji portal. Spletni dokumenti.
• Spletna shramba za datoteke

Paketi ELMA.

• ELMAECM. Odlično orodje za operativno vodenje podjetja. Vključuje aplikacije ELMA: Upravljanje poslovnih procesov, ELMA: Upravljanje elektronskih dokumentov in temelji na internem portalu ELMA.
• ELMABPMApartma.

Sistem omogoča organiziranje upravljanja procesov v podjetju na podlagi metrik in kazalnikov, izvedljivih procesov ter povezovanje procesnih metrik, strategije podjetja in motivacije zaposlenih. Paket vključuje ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management in temelji na internem portalu ELMA.

Arhitektura sistema ELMA.

1. Sistem za upravljanje poslovnih procesov ELMA sestavlja nabor programov:
2. Strežnik ELMA
3. ELMA oblikovalec

Agent ELMA Strežnik ELMA

• vključuje niz povezanih komponent:
• Baza podatkov
• Spletna aplikacija
• Konfiguracijski strežnik

Agent ELMA Opozorilni strežnik

je korenski element sistema. Če želite začeti delati s strežnikom, ga morate registrirati. je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in nudi priročen vmesnik za modeliranje procesov in ustvarjanje konfiguracij.

Če želite delati z oblikovalcem, ga morate registrirati.

Agent ELMA je aplikacija, ki se namesti na uporabnikov računalnik in v realnem času prikazuje opozorila, ki jih za uporabnika ustvari strežnik.

ELMA Agent za začetek delovanja ne zahteva registracije in ga je mogoče namestiti na poljubno število računalnikov v organizaciji.

Sistem ELMA implementira arhitekturo SOA in zagotavlja potrebne vmesnike za razširitev sistema. ELMA vam omogoča:

• Zaženite kateri koli poslovni proces, naložen v sistem iz zunanje aplikacije
• Klicne funkcije zunanje aplikacije. Podprti so sinhroni in asinhroni klici.

Implementacija sistema ELMA.

Strokovnjaki Elevise so razvili edinstveno metodologijo za implementacijo procesnega pristopa v podjetju z uporabo programskega izdelka ELMA. ELMA je vrhunski in učinkovit izdelek, namenjen podjetjem, ki želijo uveljaviti procesni pristop k upravljanju, imeti prilagodljive poslovne procese, ki jih je mogoče prilagoditi in optimizirati za prilagajanje spreminjajočim se poslovnim pogojem, regulativnim zahtevam in konkurenčnim pritiskom.

Da bi sistem v celoti izkoristil vse prednosti vaših procesov, podjetje opravi prvotno zbiranje informacij, pregleda trenutne aktivnosti podjetja, identificira potrebe in skupaj z vodstvom podjetja določi nabor naloge, ki jih je treba rešiti. Kot rezultat se oblikuje seznam nalog, ki jih je treba rešiti med uvedbo sistema.

Nato se preuči organizacijska struktura podjetja in podajo priporočila za njeno izboljšanje. Izboljšanje organizacijske strukture podjetja je najpomembnejši del njegovega organizacijskega razvoja. Na tej stopnji se kadrovska tabela posodobi in prenese v dejansko obliko.

Naslednji korak v pripravljalni fazi uvedbe sistema je analiza trenutnih dejavnosti podjetja. Namen te analize je izpostaviti določeno število poslovnih procesov z namenom nadaljnje avtomatizacije. Posledično se oblikuje mreža procesov, ki odraža trenutno stanje v podjetju. Poleg tega je jasno opredeljena odgovornost zaposlenih za obseg opravljenega dela. To močno poveča delovno disciplino in obvladljivost osebja. Vodja vidi dejansko stanje v podjetju.

Po oblikovanju primarnih modelov se skupaj z vodji in ključnimi odgovornimi delavci izvede primerjava doseženih rezultatov in vizije vodenja. Na tej stopnji je mogoče prilagoditi tako model dejavnosti podjetja kot postopek za izvajanje določenih operacij v podjetju v skladu s cilji in cilji menedžerjev. Praviloma se to zgodi v obliki razširjenih sestankov, kjer vsak odgovorni vodja poda svoje predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja. In to je navsezadnje ključ do uspeha celotne organizacije.

Tehnični strokovnjaki pa se pripravijo na postavitev rešitve pri naročniku. Ta faza vključuje namestitev na strežnik in testiranje funkcionalnosti sistema na uporabniških delovnih postajah. Med tem delom se odpravljajo zadnje pripombe in pomanjkljivosti v delovanju sistema. Hkrati se zaposleni pri naročniku usposobijo za interakcijo s programom in pridobijo osnovna znanja s področja poslovnih procesov.

Ekonomska učinkovitost.

Zaposleni v podjetju odgovorneje pristopajo k svojim obveznostim, ker: procesi so urejeni, zaposleni pa jasno ve, kaj je dolžan narediti. Poleg tega sistem zagotavlja učinkovit nadzor nad izvajanjem nalog s strani vodstva.

Povečana učinkovitost zaposlenih pri reševanju »standardnih« problemov zahvaljujoč jasni regulaciji procesov v podjetju in povečani disciplini.

Prihrani čas zaposlenih da najdete tisto, kar potrebujete dokument, saj so vsi potrebni dokumenti na voljo »v 2 klikih«.

Zaposleni hitro dobijo potrebne informacije in lahko samostojno odločati zahvaljujoč hitremu dostopu do dokumentov in jasnemu razumevanju vašega področja odgovornosti znotraj vsakega poslovnega procesa.

Zmanjša se odstotek izgube informacij pri prenosu nalog z enega zaposlenega na drugega.

Obseg papirnega dokumentarnega obtoka se zmanjša.

Skupna hitrost procesa se poveča.

Poenostavlja ustvarjanje in vzdrževanje Sistemi vodenja kakovosti zaradi zmožnosti prejemanja aktualnih procesnih predpisov in zmožnosti nenehnega izboljševanja poslovnih procesov.

Omogoča usposabljanje in prilagajanje novih sodelavcev.

Prednosti sistema.

Za delo s sistemom zadostuje spletni brskalnik. Zahvaljujoč temu lahko s sistemom delate od koder koli na svetu brez namestitve dodatne programske opreme.

Za opisovanje poslovnih procesov se uporablja sodoben jezik BPMN - daleč najboljši in najnaprednejši svetovni standard za opisovanje poslovnih procesov.

Sposobnost generiranja predpisov poslovnih procesov, kar je predpogoj za certificiranje po standardu kakovosti GOST-R ISO 9001:2001. S tem odpade podvajanje dela, podjetje pa ima vedno predpisane tekoče procese poslovanja.

Brez "skritih" stroškov za programske licence. Ni vam treba kupiti baze podatkov ali drugih dragih komponent.

Cena izdelka je 2-3 krat nižja od cen podobnih sistemov

Posnetki zaslona

Strežnik ELMA

Delo z dokumenti

Vmesnik sistema ELMA

Cena

Cena ene licence je 3000,00 rubljev.

Ocene in novice o ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 je izboljšala notranji portal in oblikovalec procesov

Izdana je nova različica sistema za upravljanje poslovnih procesov in učinkovitosti - ELMA 3.11. Razvijalci so spremenili precejšen del glavne funkcionalnosti IT orodja, uvedli pa so tudi številne rešitve za pospešitev in stabilizacijo sistema. Notranji portal zdaj podpira časovne pasove in dodatne nastavitve za produkcijske koledarje. Operacije pri delu s sporočili in procesi Workflow so kakovostno posodobljene - implementirana je možnost hitrega urejanja tipov sporočil in različic procesov v ELMA Designerju. Razširitve po meri - skripti v paleti operacijskih blokov Designerja - so postali verzionirani. Izboljšano je iskalno orodje za razširitve v programu. Izboljšan je tudi Form Designer in specializirani aplikaciji sistema: ELMA Projekti+ in ELMA CRM+.

2017. Sistem ELMA je vključen v register inovativnih izdelkov, priporočenih v Ruski federaciji

Sistem upravljanja poslovnih procesov ELMA je vključen v Register inovativnih izdelkov, tehnologij in storitev, ki se proizvajajo in priporočajo za uporabo v Ruski federaciji. Podatki o odločitvah, vključenih v register, se uporabljajo pri javnih naročilih v okviru 94-FZ in 223-FZ. Vse izdelke, tehnologije in storitve, ki kandidirajo za vpis v register, preučujejo člani strokovnega sveta. Analizirane so edinstvenost rešitev, funkcionalne lastnosti, konkurenčne prednosti in potencialne ekonomske koristi za potrošnike.

2017. ELMA je izdala brezplačno različico svojega BPM sistema

ELMA je izdala brezplačno, popolnoma funkcionalno različico - ELMA Community Edition. Sistem nima omejitev glede časa uporabe in števila uporabniških licenc. To je popoln sistem BPM, ki ga je mogoče implementirati v delo podjetja in brezplačno uporabljati vse funkcionalnosti brez omejitev: modelirati poslovne procese, avtomatizirati njihovo izvajanje, nadzorovati delo na procesih, izboljšati procese na podlagi podatkov spremljanja. Sistem vsebuje ECM modul za upravljanje elektronskih dokumentov, CRM modul za vodenje prodajnega procesa, že pripravljene poslovne procese, procesne pakete in druge rešitve ELMA Store, ki jih lahko hitro namestite v sistem in prilagodite specifiki vašega poslovanja. Obstaja možnost fleksibilne integracije rešitve v IT infrastrukturo podjetja in razširitev funkcionalnosti. Uporabnikom brezplačne različice ELMA Community Edition ni zagotovljena tehnična podpora razvijalca, imajo pa dostop do vseh potrebnih virov za samostojno implementacijo sistema.

Izšla je nova različica sistema za upravljanje poslovnih procesov in učinkovitosti ELMA 3.10. Prioritetne posodobitve v novi različici so bile: možnost uporabe DBMS PostgreSQL, povečana zmogljivost in toleranca na napake rešitve, nove uporabne funkcionalnosti aplikacij ELMA ter lažje vzdrževanje sistema BPM v podjetjih naročnikih. Poleg tega je na voljo samodejno preverjanje dvojnikov in uvoz tečajev v ELMA CRM+. Pri delu v CRM različni zaposleni včasih pomotoma vnesejo podatke o isti stranki podjetja, kar posledično ovira delo in zmede uporabnike. V različici 3.10, ko je ustvarjena nova priložnost (dodajanje potencialne stranke v sistem), funkcija preveri podatke za vsa možna ujemanja. Prav tako je razširjena funkcionalnost terminiranja v ELMA Projekti+, dodana je koordinacija po stopnjah v aplikaciji za elektronsko upravljanje dokumentov ELMA ECM+.

2015. Delo z novo različico ELMA 3.8 je postalo enostavnejše in priročnejše

V različici ELMA 3.8 je bil koncept “Ready solutions + Self-implementations” najvišja prioriteta za razvijalce. Ob izdaji ELMA 3.8 je bilo izdanih enajst novih že pripravljenih rešitev, ki so jih razvili v ELMA, in več rešitev, ki so jih razvili partnerji. V novi različici je postopek posodabljanja sistema postal lažji. Pripravljene rešitve, ki jih lahko ustvarite, ne da bi zapustili ELMA Designer. Q Veliko sprememb je vplivalo na aplikacijo ELMA ECM+. Te spremembe niso sledile cilju razširitve funkcionalnosti - poudarek dela je bil na enostavni uporabi pisarne. Bistveno sta izboljšana vmesnika za prijavo dokumentov in nastavitev registracijskih parametrov. Predstavljamo vam tudi nov vtičnik za e-poštni odjemalec Microsoft Outlook. Z njegovo pomočjo lahko ročno ali samodejno zajemate svojo korespondenco v ELMA neposredno iz Outlooka.

2015. ABI PRODUCT je zaključil projekt implementacije elektronskega sistema sklepanja pogodb ELMA

ABI PRODUCT, eno največjih mesnopredelovalnih podjetij v Rusiji, je izvedlo projekt implementacije elektronskega sistema za odobritev pogodb, ki temelji na sistemu ELMA ECM+. Glavni cilj projekta je bil ustvariti pogoje za hitrejši potek večjih pogodbenih procesov ter zmanjšati tveganja njihove podpore. Zahvaljujoč implementaciji ECM so bili doseženi prihranki pri stroških upravljanja (sistem je zaposlene v podjetju osvobodil rutinskega dela ročnega premikanja pogodb na papirju iz oddelka v sektor). Z uvedbo elektronskega sistema potrjevanja pogodb je postopek potrjevanja pogodb postal pregleden in hitro obvladljiv ter odpravljena izguba ali nepooblaščeno spreminjanje besedila pogodbe. Sistem je omogočil bistveno skrajšanje časa gibanja pogodbe zaradi optimizacije ali izločitve določenih faz procesa. Implementacija sistema je pokazala tudi nedovršenost procesa pri nekaterih vrstah pogodb, kar je prispevalo k spremembam povezanih procesov.

2013. ELMA 3.2 vsebuje nove funkcije za projektantske organizacije

Izdana je nova različica sistema ELMA 3.2, ki je bolj osredotočena na udobje in enostavnost uporabe za naše stranke. Interni portal je dobil dodatne varnostne ukrepe za dostop (avtorizacija z žetonom, zaupanja vredne naprave in certifikat, tehnologija Single Sign On). Posodobljena zasnova, oblikovanje procesnih pravil, eskalacija poslovnih procesov, integracija s Business Studio. Upravljanje indikatorjev uspešnosti (KPI) – uvedenih je veliko sprememb v smeri poenostavitve in enostavne uporabe (popoln opis bo v naslednji novici). Implementirana je rešitev za projektantske organizacije (Projektni management) z uvedbo stroškov dela.

2009. Izšla je brezplačna različica sistema ELMA

EleWise je napovedal izdajo brezplačne različice ELMA. Ta različica je izdana v izdaji »Tasks + Documents« in je zasnovana za 5 uporabnikov v sistemu. ELMA: Brezplačna različica ne vsebuje modula za upravljanje poslovnih procesov. Če se želite seznaniti z delovanjem tega modula, prosimo, da prenesete demo različico ELMA. Brezplačna različica je popolnoma delujoča različica sistema ELMA (Tasks + Documents Edition) brez roka veljavnosti. Da bi začeli uporabljati ELMA: Brezplačna različica, morate prenesti sistem, registrirati sistem na spletni strani, vnesti seznam uporabnikov, ki bodo delali s sistemom.

ELMA ECM+ je rešitev za organizacijo notranjega korporativnega upravljanja z elektronskimi dokumenti. Rešitev je zgrajena na platformi ELMA BPM, ki poleg standardnih procesov upravljanja dokumentov omogoča implementacijo celovitih poslovnih procesov podjetja.

Organizacija elektronskega upravljanja dokumentov

EDO vezje

Uvedba elektronskega dokumentnega sistema je prenos dokumentnega prometa iz papirne v elektronsko obliko. Vsa dejanja, ki so tako razumljiva in znana pri delu s papirjem, se izvajajo v elektronski obliki.

Nabor teh dejanj (procesov) dobro ureja evropski standard za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov MoReq2. Po tem standardu je za prevod v elektronsko obliko potrebno izvesti naslednje osnovne procese: ustvarjanje, premikanje, shranjevanje, iskanje, prikaz, varnost itd. Ta pristop sistematizira postopek izvajanja. Omogoča vam, da celoten tok razdelite na ločene dele. Za vrsto dokumentov in dokumentnih tokov že obstajajo standardne rešitve, ki se jih splača uporabiti.

Elektronska pisarna

Elektronska pisarna avtomatizira obdelavo vhodnih in izhodnih dokumentov ter evidentiranje dokumentov.

Upravljanje pogodb

Upravljanje pogodb vam omogoča prevajanje priprave, odobritve, hrambe in obdelave pogodb in povezanih dokumentov.

Interni dokumenti

Oddelek za interne dokumente organizira delo z internimi zapiski ter organizacijsko in administrativno dokumentacijo v podjetju.

Usklajevanje računov

Poglavje Usklajevanje računov avtomatizira usklajevanje, plačevanje in shranjevanje računov.

Za »nestandardne« dokumente in dokumentne tokove lahko z uporabo sistema za upravljanje dokumentov hitro vzpostavite osnovne procese, ki vam omogočajo hiter prehod na elektronsko izmenjavo dokumentov znotraj podjetja.

EDMS funkcije

Sistemi razreda ECM vsebujejo številne funkcije, ki so potrebne za hitro implementacijo elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

Črtno kodiranje

Delo s črtnimi kodami vam omogoča izvajanje funkcije hitrega iskanja dokumentov v elektronskem arhivu s papirnato kopijo. Skener prebere črtno kodo in sistem hitro najde dokument v sistemu.

EDS (elektronski digitalni podpis)

Za ustvarjanje kriptografske zaščite pri delu z elektronskimi dokumenti osnovni paket ELMA ECM+ vključuje »Elektronski digitalni podpis«

Iskanje / iskanje po celotnem besedilu

ELMA ECM+ izvaja funkcije iskanja po atributih dokumentov in izvaja iskanje po celotnem besedilu za prenesene dokumente. Iskalnik po celotnem besedilu podpira morfologijo ruskega jezika.

Prilagodljiva nastavitev EDMS

Ena izmed pomembnih funkcij EDMS je zmožnost fleksibilnega prilagajanja procesom podjetja, v katerem se EDMS uvaja. Tukaj je nepopoln seznam komponent EDMS, ki jih je treba konfigurirati.

Poti dokumentov

Vrste dokumentov

Če želite zgraditi strukturirano shrambo dokumentov v ELMA ECM+, lahko oblikujete različne vrste dokumentov. Vsaka vrsta dokumenta ima svoje vedenjske značilnosti: niz atributov, videz kartic, poti itd.

Predloge dokumentov

Za generiranje dokumentov in paketov dokumentov s predlogo je ELMA ECM+ razvila mehanizem predloge. Predloge lahko sestavite v pisarniškem formatu (MS Word, MS Excel). Za oblikovanje predlog je možno uporabiti cikle in pogoje.

Nomenklatura dokumentov

Nomenklatura dokumentov določa, kako so dokumenti razvrščeni v zadeve. Ko je dokument ustvarjen, se ga po določenih pravilih shrani v datoteko, kar olajša nadaljnjo obdelavo in iskanje dokumentov.

Registri dokumentov

Pri nastavitvi aplikacije lahko skrbnik hitro ustvari registre dokumentov. To so lahko registri, kot so »Neplačani računi«, »Zapadle pogodbe«, »Neobdelano dohodno« itd. To se naredi hitro in z miško.

Poti gibanja dokumentov

Poti premikanja dokumentov je mogoče konfigurirati tudi z miško. V ta namen se uporablja osnovni mehanizem upravljanja poslovnih procesov ELMA. Za aplikacijo ECM+ je bil ustvarjen velik nabor blokov za delo z elektronskimi dokumenti - podpisovanje, odobritev, seznanitev z dokumenti itd.

Dodatne funkcije

Zunanje aplikacije uspešno dopolnjujejo zmogljivosti ELMA ECM+.

Mobilna aplikacija

Mobilne aplikacije

Za ELMA ECM+ so bile razvite mobilne aplikacije za iPhone, iPad in pametne telefone na osnovi operacijskega sistema Android.

Mobilne aplikacije vsebujejo bloke Incoming Tasks, Control in Feed. Podprte so vse funkcije za delo z elektronskimi dokumenti - odobritev, podpis, pregled itd.

ELMA oblikovalec

Druga uporabna aplikacija ELMA je ELMA Agent. To je majhna aplikacija, ki je nameščena na vašem računalniku (podprti so Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent vas obvešča o dogodkih v sistemu, zagotavlja delo z virom in vam omogoča priročno delo z elektronskimi dokumenti (vključno z njihovim urejanjem na spletu).

Vtičnik MS Outlook

Vtičnik za MS Outlook vam omogoča ustvarjanje nalog za dohodna pisma in ustvarjanje dokumentov iz prilog. Aplikacija je integrirana v MS Outlook.

ELMA je neke vrste sistem, ki vodjem podjetij omogoča, da ustvarijo dokaj učinkovit proces za interakcijo zaposlenih in obdržijo njihovo delo pod nadzorom, kar bo vodilo do izboljšane produktivnosti celotnega podjetja.

1. Kaj sestavlja ELMA?

Gre za posebne aplikacije, ki vam omogočajo brez težav vodenje vašega podjetja. Delujejo tako skupaj kot ločeno.

Aplikacije ELMA:

• ELMA: Elektronski dokumentarni promet. Omogoča samodejno vzdrževanje elektronskega kroženja dokumentov, zahvaljujoč sistemu WorkFlow pa lahko enostavno konfigurirate sistem, da ustreza potrebam podjetja.
• ELMA: Upravljanje meritev. Omogoča uveljavitev načel ciljnega upravljanja v podjetju, pa tudi nagrajevanje glede na rezultate in obseg opravljenega dela. Uvedba sproščene oblike nam bo omogočila dokončanje niza ciljnih kazalnikov uspešnosti ( KPI, KPI), ter urediti kakovosten in pravočasen nadzor nad doseganjem načrtovanih vrednosti kazalnikov v strategiji in ciljih družbe – implementacija mehanizma. BSC.
• ELMA: Upravljanje poslovnih procesov. Izvaja določen koncept BPM(kaj pomeni Upravljanje poslovnih procesov), zahvaljujoč kateremu je mogoče graditi fleksibilne prilagodljive informacijske sisteme, pa tudi rešitve, ki se hitro spreminjajo s transformacijo poslovnih procesov v podjetju. Za njihovo modeliranje aplikacija deluje po mednarodnem standardu BPMN.
• ELMA: Vodenje projektov. Omogočili vam bodo enostavno urejanje vodenja projektnih dejavnosti podjetja. Skupaj z upravljanjem nalog, urnikom projekta (ali gantogramom) in upravljanjem celotnega informacijskega prostora projekta vam ta aplikacija (ELMA: Project Management) omogoča brez težav upravljanje zglednih poslovnih procesov in proračunov.
• ELMA: CRM. Ta aplikacija je operativni CRM, odgovoren za prodajne procese (mehanizmi prodajnih lijakov) in vzdrževanje arhiva odnosov z nasprotnimi strankami vašega podjetja. Ta aplikacija ELMA ni samostojna in je vključena v prvotno namestitev ob nakupu katere koli od aplikacij ELMA.
• ELMA: Interni portal. Je korenska osnova za vse aplikacije ELMA. Ne prodaja se posebej, ampak je vključen le v paketu z drugimi aplikacijami ELMA.

Ta aplikacija:

• organizira strukturo celotnega podjetja;
• vodi svoje naloge;

Poleg tega vključuje koledar, vir sporočil in spletno shrambo za dokumente.

2. Paketi ELMA

• ELMA ECM. Operativno vodi podjetje, sestavljajo ga aplikacije “ELMA: Upravljanje poslovnih procesov”, “ELMA: Upravljanje elektronskih dokumentov”, temelji na “ELMA: Interni portal”
• ELMA BPM SUITE. Organizira vodenje procesov podjetja na podlagi metrik, indikatorjev, izvedenih procesov, združuje procesne metrike, motivacijo zaposlenih in strategijo podjetja. Sestavljen je iz aplikacij “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Indicator Management” in temelji tudi na “ELMA: Interni portal”

3. Sistem ELMA in njegova arhitektura

Nabor programov, ki sestavljajo sistem ELMA:

• oblikovalec ELMA;
• strežnik ELMA;
• Agent ELMA.

ELMA oblikovalec. Ta aplikacija se ob predhodni registraciji namesti na uporabniški računalnik zaposlenega. Odlikuje ga uporabniku prijazen vmesnik, ki vam omogoča preprosto modeliranje procesov in ustvarjanje konfiguracij.

Strežnik ELMA je začetni element sistema in ga morate za začetek delovanja najprej registrirati. Sestavljen je iz nabora komponent, ki so med seboj povezane: spletna aplikacija, baza podatkov, konfiguracijski strežnik in strežnik za opozarjanje.

Agent ELMA. Po namestitvi na uporabnikovem računalniku agent prikaže spletna opozorila, ki jih za uporabnika ustvari strežnik. Za začetek registracija nikakor ni potrebna, namestimo jo lahko na neomejeno število računalnikov v organizaciji, kar je še ena prednost sistema.

Sistem ELMA izvaja arhitekturo SOA in nudi vse potrebne vmesnike za razširitev sistema. ELMA zažene vsak poslovni proces, ki je bil naložen iz zunanje aplikacije in to aplikacijo pokliče (podpira sinhrone in neasinhrone klice).

4. Uporaba sistema ELMA

×

Vodilno podjetje Elevis» je razvil edinstveno metodo procesnega pristopa v podjetju, ki uporablja nov in učinkovit programski izdelek ELMA.

Namenjen je podjetjem, ki se zavzemajo za procesni pristop k vodenju, ureditev prilagodljivih poslovnih procesov (ki jih je možno »optimizirati« za skladnost s pogoji poslovanja in zakonodajo).

Za samostojno uporabo vseh prednosti procesov v podjetju izvede prvo zbiranje informacij, preuči tekoče aktivnosti celotnega podjetja, ugotovi potrebe in skupaj z vodstvom določi obseg nalog, ki jih je treba rešiti. Posledično se oblikuje seznam nalog, ki jih je treba rešiti med uvedbo sistema.

Nato (izdelek ELMA) prouči organizacijsko strukturo določenega podjetja in poda določena priporočila za izboljšanje te strukture. Njena posodobitev je najpomembnejši del njene organizacijske rasti. Vzporedno s tem se kadrovska razpredelnica posodablja in spravlja v dejansko obliko.

Nato se izvede popolna analiza dejavnosti proizvodne linije podjetja. Namen te analize je označiti določeno število poslovnih procesov za nadaljnjo avtomatizacijo. Posledično dobimo mrežo takšnih procesov, ki odražajo trenutno stanje v podjetju. Poleg tega je jasno opredeljena odgovornost kolaboracije za količino opravljenega dela. To bistveno poveča disciplino v delovanju in obvladljivost osebja. Vodja lahko vidi stanje v podjetju, kakršno je, in zase naredi posebne zaključke o delu vsakega od svojih podrejenih.

Po oblikovanju primarnih modelov se skupaj z vodstvom in glavnimi odgovornimi izvajalci izvede primerjava dobljenih rezultatov in pričakovanj vodstva.

V tej fazi se tako poslovni model kot vrstni red poslovanja lahko prilagajata zahtevam upravljavcev. Pogosto so to razširjeni sestanki celotnega podjetja, na katerih vsi odgovorni vodstveni delavci podajo svoje predloge za izboljšanje dejavnosti podjetja. Rezultat je uspešno delovanje organizacije.

Tehnični strokovnjaki pa se pripravijo na uvedbo rešitve pri naročniku. Ta faza je sestavljena iz namestitve na strežnik in testiranja funkcionalnosti sistema na uporabniških delovnih postajah. Prav tako so odpravljene skrajne pripombe in pomanjkljivosti, pomanjkljivosti v delovanju sistema. Hkrati se naročnikovi zaposleni naučijo dela s programom in pridobijo začetna znanja s področja poslovnih procesov.

5. Zaradi sistema ELMA zaposleni:

1. bolj odgovorno jemljejo svoje obveznosti, ker so procesi urejeni, jasno vedo (zaposleni) kaj morajo narediti. Poleg tega ELMA ustvarja učinkovit nadzor nad izvajanjem nalog vodstva;
2. učinkovitejše delo pri reševanju »tipičnih« problemov, zahvaljujoč kadrovski podpori procesov podjetja in disciplini;
3. prihranite čas pri iskanju dokumenta, ki ga potrebujete - zdaj so na voljo v "dveh klikih";
4. hitro iskanje potrebnih informacij in samostojno sprejemanje odločitev zaradi hitrega dostopa do dokumentov in jasnega zavedanja odgovornosti v vsakem poslovnem procesu;
5. nove zaposlene je lažje usposobiti.

Poleg tega:

— zmanjša se izguba informacij pri prenosu nalog med zaposlenimi in obseg pretoka dokumentov na papirju;