Učinkovito načrtovanje. Načrtovanje in organiziranje delovnega časa vodje. Za izvajanje strategije

Delovni čas je čas, ki ga vsak zaposleni nameni opravljanju svoje delovne funkcije. Njegovo trajanje ureja delovna zakonodaja.

Dragi bralci! Članek govori o tipičnih načinih reševanja pravnih vprašanj, vendar je vsak primer individualen. Če želite vedeti, kako reši točno vaš problem- kontaktirajte svetovalca:

PRIJAVE IN KLICE SPREJEMAMO 24/7 in 7 dni v tednu.

Je hiter in BREZPLAČNO!

Načrtovanje delovnega časa je sestavni del njegovega vodenja, torej upravljanja s časom. Ta danes modna beseda ne pomeni le upravljanja s časom, temveč njegovo učinkovito načrtovanje za doseganje ciljev podjetja. Navsezadnje je čas eden od virov, ki ga je treba racionalno uporabljati.

Zakaj in kdo to potrebuje?

Govoriti o upravljanju časa ni povsem pravilno. Njegov tok ni odvisen od človeških dejanj, ne pospešuje se ali upočasnjuje.

Splača se upravljati s porabo tega časa. Poleg tega je to pomembno za podjetje na vseh ravneh - od vodje do navadnih zaposlenih. Učinkovita uporaba tega vira neposredno vpliva na produktivnost dela in s tem na dobiček.

Za vsako podjetje ima načrtovanje delovnega časa še en pomemben pomen.

Število zaposlenih v podjetju in s tem finančni stroški, povezani z osebjem, so odvisni od količine delovnega časa, potrebnega za dokončanje proizvodnih nalog.

Razlogi za pomanjkanje časa

Pomanjkanje pomeni pomanjkanje. V našem primeru gre za pomanjkanje delovnega časa za dokončanje naloge, dodeljene določenemu zaposlenemu, oddelku ali podjetju kot celoti.

Posledica je lahko zamuda pri izpolnitvi naročila in njene negativne posledice. Najpogosteje je pomanjkanje časa povezano z nesposobnostjo vodje.

Obstajajo tri skupine razlogov, ki vodijo do pomanjkanja časa:

• osebne lastnosti vodje;
• dejanja vodje;
• neodvisni razlogi.

Osebne lastnosti vodje, ki vodijo v izgubo časa, se lahko kažejo v takih pojavih, kot so:

• sitnost, to je prenagljeno izvajanje neurejenih dejanj;
• stalna naglica;
• pomanjkanje ustreznega počitka zaradi izboljšav doma.

Nepismena dejanja vodijo do naslednjega:

• nizka ali odsotnost motivacije med zaposlenimi;
• motnje komunikacije;
• pomanjkanje razvrščanja zadev po pomembnosti;
• nezmožnost prenosa pooblastil.

Od vodje neodvisni razlogi, ki vodijo v pomanjkanje časa vodje in njegovih podrejenih, so:

• preveč nalog, zadev, zadolžitev;
• nenačrtovani dogodki (tatovi časa).

Ti razlogi se praviloma ne pojavljajo ločeno. Tečejo ena iz druge.

Posledica je začaran krog, iz katerega se boste izvlekli le s pravilnim in racionalnim načrtovanjem. In nadzor nad izvajanjem načrtovanih aktivnosti in porabljenim časom zanje.

Katere težave je mogoče rešiti?

Načrtovanje je eno od orodij za sprejemanje različnih upravljavskih odločitev. Vključuje postavljanje ciljev in določanje načinov za njihovo doseganje. Se pravi, to je neke vrste priložnost, da pogledate v prihodnost podjetja in se odločite, kako natančno in v kakšnem časovnem okviru lahko pridete tja.

Načrtovanje in upravljanje delovnega časa vam omogoča reševanje naslednjih težav:

• povečanje stopnje operativne učinkovitosti:
• nadzor dejanj in časa, porabljenega zanje;
• optimizacija urnika dela;
• izboljšanje tehnik upravljanja s časom;
• odkrivanje časovno neučinkovitih dejavnosti;
• racionalno načrtovanje najpomembnejših nalog;
• jasno ločevanje delovnega in osebnega časa.

Vrsta

Načrtovanje časa v podjetju, tako kot vsako načrtovanje, lahko razdelimo na vrste glede na različne kriterije:

• po obsegu (splošni in posebni);
• po vsebini (strateški, operativni in tekoči);
• po predmetih (kadrovski, proizvodni, finančni);
• po obdobjih (kratkoročno, srednjeročno, dolgoročno);
• spremembe čim bolj (toge in fleksibilne).

Splošno načrtovanje sklada

Načrtovanje splošnega sklada je nemogoče brez izračuna stroškov delovnega časa. Da bi razumeli, koliko tega vira je potrebno, se uporabljajo različne metode.

Nato je treba delovni čas normalizirati, to je na podlagi rezultatov stroškovnih kalkulacij in znanstveno utemeljenih standardov določiti optimalen čas za izdelavo ene enote izdelka oziroma za izvedbo naloge.

Racioniranje je jedro načrtovanja skupnega časovnega fonda. Na njegovi podlagi se določi število potrebnega osebja, stroški in motivacijski kriteriji.

Splošni sklad sestavljajo:

• koledar;
• nominalno (koledar brez vikendov in praznikov, vendar ob upoštevanju skrajšanih dni pred prazniki);
• efektivno (koliko je en zaposleni delal v planskem obdobju).

Posameznik

Nič manj pomembno kot splošno načrtovanje bo upravljanje časa vsakega zaposlenega.

Pri tem je pomembno vedeti, kdo si mora postaviti strog urnik in kdo zna čim bolj učinkovito načrtovati svoj čas. Kljub temu obstaja več pomembnih točk.

Na primer, ohranite razmerje 60/40. To pomeni, da načrtujte 60% svojega delovnega časa za reševanje trenutnih problemov in pustite 40% za nepredvidene naloge in ustvarjalno dejavnost (dva bloka po 20%).

To in druga pomembna načela načrtovanja individualnega delovnega časa je oblikoval L. Seiwert.

Bistvenih razlik med vodji in strokovnjaki glede učinkovitosti izrabe delovnega časa ni izpostavil. Vendar bi vseeno rad opozoril na nekatere vidike.

Vodje

Za menedžerja so še posebej pomembne sposobnosti načrtovanja.

To je njegova funkcija: določiti cilje, določiti časovni okvir za njihovo doseganje in nadzorovati rezultat ter prenesti pooblastila in se znebiti tistih nalog, ki jih lahko opravljajo strokovnjaki.

Specialisti

Specialist načrtuje svoj čas na podlagi nalog, ki jih določi vodja. Veščine samodiscipline so zanj zelo pomembne.

Načrtovanje delovnega časa v podjetju

Vsak načrt mora biti zapisan v pisni obliki, sicer ne obstaja. Elektronsko načrtovanje bo pripomoglo k lažjemu upravljanju časa. Uporaba sodobnih tehnologij vam ne bo omogočila le vizualne predstavitve seznama opravil.

Sodobni pripomočki lahko svoje lastnike opomnijo na pomembne dogodke.

Splošna pravila

• Načrt je treba sestaviti zvečer in ga zjutraj prilagoditi.
• Vse zadeve, vključene v načrt, je treba časovno razdeliti na kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne.
• Obseg dela naj bo realističen;
• Zabeležite ne le cilje, ampak tudi pričakovane rezultate.
• Določite prioritete.
• Določite natančne roke za izvedbo vsake naloge.
• Prenesite pooblastilo.
• Načrte je treba redno prilagajati.

Kaj vključiti v načrt?

Načrt mora vključevati popolnoma vse stvari, ki jih je treba opraviti čez dan. Tako boste zagotovili, da v naslednjih korakih ne boste ničesar zamudili.

Posneti morate vse - od srečanja z vodjo do čestitanja sodelavcu za njegov rojstni dan prek službene pošte. Začeti morate s tistimi, ki imajo točen čas: sestanki, sestanki, konference itd.

Poleg navodil vodstva je vredno vključiti tudi tiste stvari, ki prispevajo k kariernemu napredovanju. Na primer izpopolnjevanje ali ustvarjalno delo na projektu.

Določanje prednosti

Da bi bilo časovno načrtovanje resnično učinkovito, je potrebno vse, kar je vnešeno v dnevnik (tedensko, mesečno itd.), razvrstiti po pomembnosti in nujnosti. In jih nato izvedite v padajočem vrstnem redu po pomembnosti.

Tehnologija in metode

Najpogosteje uporabljeni metodi za določanje prioritet in načrtovanje časa sta Eisenhowerjeva matrika in Paretov zakon.

Na kratko to izgleda takole:

• vse zadeve so razdeljene na pomembne in nujne, pomembne in nenujne, manj pomembne in neobvezne;
• večino časa (do 80%) je treba posvetiti najpomembnejšemu in nujnemu;
• To je treba storiti na začetku delovnega dne.

Analiza uspešnosti

Matematično lahko preverite, kako učinkovito kateri zaposleni porabi svoj delovni čas. V ta namen se uporabljajo različni koeficienti, na primer ekstenzivna poraba časa.

Formula za izračun je videti takole:

Ke = (skupni časovni fond - odmori v delu)/skupni časovni fond.

Idealna vrednost bo enaka ena. Bolj kot se Ke razlikuje od njega, bolj neučinkovito se uporablja delovni čas.

• po krivdi zaposlenega in iz razlogov, na katere ne more vplivati;
• za osebne potrebe.

Če želite to narediti, se zahtevana vrednost (v minutah) nadomesti s števcem formule, skupni čas pa ostane v imenovalcu. Tukaj je razmerje obratno. Bližje kot je ta vrednost ena, bolj je neracionalno porabljen delovni čas.

Primeri

Načrtovanje delovnega dne, tedna ali drugega obdobja je v veliki meri odvisno od specifike poklica. Še posebej, če vključuje elemente ustvarjalnosti.

Poglejmo, na kaj morajo biti pozorni predstavniki poklicev, kot so pravni svetovalci in menedžerji v bančnem sektorju.

Za odvetnika

Posebnost tega poklica je sodelovanje na sodnih obravnavah. Posledično ima urnik dela nujno tudi razpored sojenj in procesne roke za pripravo določenih dokumentov. To so najpomembnejše in najnujnejše zadeve.

Čas sestankov in pogajanj s strankami usklajujemo glede na preostale proste intervale. Kar ostane kot rezultat, se porabi za analitiko in poročanje.

Vaš dnevni načrt bo videti nekako takole:

Čas	Tesni roki	Prilagodljive naloge
9-00	Operativni sestanek
10-00		Napišite poročilo za šefa
11-00		Ponovno si oglejte dokumente za postopek N
12-00	Sodna obravnava v primeru N
13-00		Večerja
14-00		Oglejte si pogodbe o dobavi
15-00	Sestanek z A, vložitev zahtevka
16-00	Pripravite pritožbo v primeru K
17-00		Preverite roke za procesne dokumente

Za bančnega direktorja

Delovni dan vodje bančnega posojila bo sestavljen iz več sklopov:

• terminski termini;
• sestavljanje pogodb na podlagi rezultatov sestankov;
• hladni klici za razširitev baze strank;
• priprava komercialnih predlogov itd.

Dnevni načrt za takega zaposlenega je lahko naslednji:

In še nekaj nasvetov za konec:

• Ko ugotavljate pomembnost naloge, si je vredno zastaviti vprašanje: "Kaj mi bo to dalo?" In nadaljujte le, če ste z odgovorom zadovoljni. Če vam odgovor ni všeč, lahko nalogo verjetno za zdaj odložite.
• Zjutraj bi morali najprej narediti najbolj neprijetne, a pomembne stvari.
• Velike in zapletene naloge je najbolje opraviti, če jih razdelite na majhne in enostavne.
• Bistveno je, da si zagotovite dober počitek od dela.

Oksana Klimenko Vodilni trener-svetovalec za vodenje projektov, vodja oddelka za "Upravljanje projektov" pri Just Consulting, Moskva
Revija “Novi management”, št. 11 za leto 2007

Kaj morate storiti, da boste najbolje izkoristili svoj najdragocenejši vir – čas? Kako se naučiti učinkovito načrtovati in natančno slediti načrtovanemu? Katere veščine so potrebne za uspešno dokončanje dnevnih načrtov?

Začnimo s primerom. Vodja podjetja pozdravi nov dan z upanjem, da bo uspel narediti vse, kar je za danes načrtovano, in če se bo izšlo, potem bi bilo lepo v urnik stlačiti še nekaj sestankov in poklicati pomembnega partnerja, s katerim bi se že dolgo nameravala pogovoriti, pa še vedno ni šlo. Vodja/najvišji menedžer gre v službo s tako optimistično naravnanostjo. Pride v pisarno, se potopi v posel in kmalu se ujame, da misli, da bo danes zelo težko narediti vse, kar je načrtovano. Pojavijo se nujna vprašanja, ki zahtevajo takojšnje rešitve, in načrt se spremeni do neprepoznavnosti. Snežna kepa nalog se sprevrže v plaz, časa katastrofalno primanjkuje, vodja pa ob koncu delovnega dne, nezadovoljen sam s seboj, vse, česar danes ni imel časa, preloži na jutri.

Obstaja mnenje, da če se načrt ne izvaja stoodstotno, potem delamo neučinkovito. To je eden zelo pogostih mitov o načrtovanju in seveda, tako kot vsi miti, ne trdi, da je resničen. Najprej morate to razumeti načrt ni dogma, ampak nenehno spreminjajoče se orodje za upravljanje. Se strinjate, ko se vreme nenadoma spremeni, včasih doživimo tudi negativna čustva: prevroče je, pa je jesen z dežjem in vetrom prišla ob nepravem času ali pa je sneg skopnel prej, kot je bilo treba ... Toda vreme se bo še spreminjalo - ne glede na naše razpoloženje. In to moramo jemati kot samoumevno. Tako je tudi z načrtovanjem. Bolj umirjeno se odzivamo na potrebo po nenehnem prilagajanju načrtov in prej kot aksiom spoznamo, da Načrt se med izvajanjem vedno spremeni, bolj uspešno jo lahko izvajamo.

Razvrstite vse stvari, ki jih počnete

Obstaja veliko metod učinkovitega načrtovanja, o njih so bile napisane knjige in članki, o njih so bila razvita specializirana izobraževanja in seminarji. Vsega tega se je mogoče in treba naučiti. Obstajajo tudi različne vrste načrtovanja, med katerimi so najpogostejše strateško, taktično in operativno oziroma tekoče. Zadržali se bomo le na nekaterih vidikih operativnega načrtovanja, ki si zaslužijo posebno pozornost. Kajti največji stres povzroča vsakodnevni stres in preobremenjenost v urniku vodje. Kako se temu izogniti? Razmislimo o več klasifikacijah, ki bodo upravitelju pomagale bolj zavestno in natančno izvajati dnevno načrtovanje.

Eden od načinov načrtovanja je po delovnem času:

• zjutraj (kaj je treba narediti na samem začetku delovnega dne);
• dan (naloge za prvo in predvsem drugo polovico dneva);
• zvečer (zadave, ki jih je mogoče rešiti ob koncu ali celo ob koncu delovnega dne).

To pomeni, da so vse prihajajoče naloge za jutri razvrščene v tri sklope glede na vaš tip osebnosti (»ali ste jutranja oseba ali nočna ptica«). Nalog, ki zahtevajo veliko truda, se je najbolje lotiti takrat, ko je vaša uspešnost največja.

Naslednja metoda je po vrsti dejavnosti:

• pisma;
• delo z dokumenti;
• posvetovalne dejavnosti v podjetju (delovni sestanki, sestanki ipd.);
• deliberativne aktivnosti izven podjetja (sestanki in pogajanja s partnerji, dobavitelji, naročniki ipd.).

S to razvrstitvijo pri določanju količine dela za naslednji dan boste lahko, prvič, ocenili, katere vrste nalog so bile največ opravljene, in drugič, jih prilagoditi tako, da odpravite monotonost. V idealnem primeru mora vodja dodeliti določene ure za delo s pismi in drugimi dokumenti ter jih označiti v urniku dela.

Dnevna opravila lahko tudi razvrstite po področjih upravljanja:

• finance;
• prodaja;
• proizvodnja;
• trženje;
• upravljanje s kadri itd.

Seznam je sestavljen glede na vrsto dejavnosti podjetja. (Seznam) mora biti dovolj popoln, da se nič ne pozabi in da se vse upošteva. Kaj bo takšno načrtovanje doseglo? Prvič, vse prihajajoče naloge (vodenje in sodelovanje na sestankih, priprava in analiza dokumentov) je mogoče jasno povezati s področjem upravljanja in določenimi ljudmi, ki so vključeni v te naloge in so odgovorni za njihovo izvajanje. To pa vam omogoča, da podrejenim določite naloge - (recimo pripravite potrebne informacije za sestanek). Drugič, po enem mesecu bo mogoče na primer analizirati, kateremu področju je namenjene dovolj pozornosti in kateremu manj, ter ugotoviti razloge. In končno, taka analiza vam bo omogočila bolj enakomerno in namensko načrtovanje dela v prihodnosti.

Ob upoštevanju dejstva, da gre vsak proces skozi določene faze, lahko ločimo še eno vrsto klasifikacije dnevnih zadev - po fazi postopka:

• iniciacija (vse stvari, ki jih je treba začeti, tj. sprožiti);
• načrtovanje (dogodki, ki so v razvoju in zahtevajo načrte);
• izvedba (stvari, ki se zdaj izvajajo);
• analiza (delo z dokumenti, poročili, pa tudi reševanje drugih problemov duševne narave);
• nadzor (dogodki, namenjeni preverjanju dela določenih služb in zaposlenih, spremljanje izvajanja projektov ipd.);
• dokončanje (stvari, ki jih je treba dokončati).

Zdaj morate izbrati dve klasifikaciji, ki sta vam najbolj priročni in razumljivi, ki lahko postaneta najučinkovitejši orodji za načrtovanje vašega delovnega dne.

Kot primer si poglejmo razvrščanje primerov po upravljalnem področju in po stopnji postopka.

Izdelamo tabelo (glej spodaj). V prvi stolpec vpišemo faze procesa, v prvo vrstico - področja upravljanja. Prihajajoče naloge postavimo v celice na križišču. Prav tako je priročno uporabljati različne markerje, ki označujejo dogodke z določenimi črkami in barvami. Želeni čas dneva lahko označite s črkami: U - jutro, D - popoldan, V - večer. Prednost lahko označite z različnimi barvami (rdeča - zelo pomembna, rumena - pomembna, zelena - manj pomembna).

Tabela 1. Primer planske matrike po območjih upravljanja in stopnjah procesa (z oznakami).

Področja upravljanja/ Faze procesa	Finančno upravljanje	Vodenje proizvodnje	Vodenje prodaje	Marketing Management	Upravljanje osebja
Iniciacija		Začetek izvajanja programa za razvoj novih receptur (sestanek z glavnim tehnologom in vodjo proizvodnje) - U
Načrtovanje				Načrtujte promocijo (pismo, ki navaja nalogo tržniku) - U
Izvedba					Potrditev sistema motivacije (delo z dokumenti) - D
	Poročilo za 2 četrtletji kv.(delo z dokumenti) - D		Analiza rezultatov udeležbe na razstavi (sestanek) - U
Nadzor	Poročilo za 2 četrtletji kv.(delo z dokumenti) - D
Dokončanje					Pripravite govor na podlagi rezultatov tekmovanja idej (govor) - B

Pomembno je, da takšno matriko izpolnite postopoma čez dan, ko se pojavljajo naloge. V končani obliki lahko matriko opravil prenesete svojemu pomočniku, da prilagodi urnik za naslednji dan, ali pa to storite sami. Tako boste namesto kaotičnega seznama opravil imeli strukturirano tabelo, ki je priročna in vizualna. Vse, kar ostane, je, da jih povežemo z določenimi dnevi in ​​urami.

Morda boste izbrali dve drugi vrsti klasifikacije, ki vam bolj ustrezata. Vsekakor pa načrtovanje na dveh ravneh hkrati daje veliko večji učinek kot sestavljanje običajnega dolgega seznama opravil, ki jih je težko stlačiti v delovni čas.

Izboljšajte in razvijajte svoje sposobnosti načrtovanja

Ni skrivnost, da uspešno načrtovanje zahteva določene veščine. To je osredotočanje na glavno stvar, gradnja logičnih verig, dajanje prednosti fleksibilnosti razmišljanja, delo z veliko količino informacij, sistematična vizija celotne slike itd. Če čez dan pride do sprememb v urniku, bo možnost hitrega in enostavnega preklopa z ene teme na drugo, včasih nepovezano s prejšnjo, prišla prav. V malih in srednje velikih podjetjih lahko opazimo takšno sliko. Vodja dela z dokumenti in vso svojo pozornost usmeri na poročilo, ki vsebuje pomembne finančne kazalnike za določeno obdobje. In nenadoma, na primer, pride v pisarno vodja oddelka in, kot v znani ruski komediji, dvigne roke proti nebu in zakliče: »Šef! Vse je izginilo! Nakar s težavo zadržuje navdušenje pove, da je delo na robu propada, da je skoraj nemogoče karkoli spremeniti in da je vse upanje v upravniku. V nekaj sekundah morate preklopiti iz poročila v oddelek, analizirati situacijo in hitro sprejeti učinkovito vodstveno odločitev.

Ali je mogoče razviti stalne veščine načrtovanja, ki vam bodo pomagale pri obvladovanju nepričakovanih sprememb v načrtih? Tukaj je nekaj preprostih vaj, katerih namen je naučiti se učinkovito načrtovati in voditi proces dokončanja nalog, načrtovanih za ta dan. Vsak od njih vzame nekaj minut (izvajate jih lahko npr. v odmorih med zapletenimi nalogami), z bolj ali manj rednim treningom pa lahko bistveno povečate svojo učinkovitost pri načrtovanju nalog.

telovadba"tarča". Ta vaja razvija sposobnost osredotočanja na eno pomembno stvar. Na list papirja narišite veliko tarčo – kot na strelišču. Naloge prihodnjega dne razporedite po naključnem vrstnem redu v kroge tarče, tako da točka v sredini ostane prosta. Bolj oddaljene zadeve lahko postavite na list izven ciljnega območja. Več različnih stvari in dogodkov se spomnite, bolje je. Zdaj poglejte sredino tarče in se osredotočite na eno stvar. Zadržite svojo pozornost na tem eno minuto. Nato usmerite pogled na druge zapiske na listu, kot da bi opazovali s strani, in si tako privoščite malo počitka. Ponovno poglejte sredino tarče in se osredotočite na drugo nalogo, prav tako eno minuto. Tako lahko z izmenično osredotočenostjo na eno stvar in gledanjem na veliko drugih stvari postanete dobro usposobljeni v sposobnosti poudarjanja glavne stvari in zavrženja nepomembnega, kar vam bo omogočilo, da hitro določite glavne in najpomembnejše naloge pri načrtovanju.

telovadba"Preklop TV-ja" Ta preprost in dobro znan postopek se v psihološkem kontekstu imenuje "sindrom gumba". Mentalno si predstavljajte, da imate v rokah daljinski upravljalnik televizorja. Poskusite "preklopiti" misli z ene teme na drugo - vsakič, ko pritisnete gumb na namišljenem daljinskem upravljalniku. Izberite tempo preklopa, ki vam ustreza. Sprva lahko to počnete počasi, nato postopoma pospešite. Kot možnost lahko spreminjate dolžino časa, ko razmišljate o stvareh. Glavna stvar je, da "gumb na daljinskem upravljalniku" pomeni signal, da preklopite s teme na temo. Tako se boste naučili hitro preusmeriti svojo pozornost z ene teme na drugo, ne da bi se dolgo časa zataknili pri eni temi.

telovadba"Poveži besede skupaj." Ustvarjalne naloge zahtevajo od izvajalca fleksibilno razmišljanje. Navada standardnega razmišljanja ni najboljši pomočnik pri razvoju optimalne rešitve in verjetno ne bo pomagala doseči želenih rezultatov. Ustvarjalnost in spontanost sta prav tako pomembni sestavini učinkovitega miselnega procesa kot doslednost in doslednost. Te veščine lahko razvijete z igrami. Naloga je naslednja: v paru besed, ki med seboj nista popolnoma povezani, morate najti nekaj skupnega. Najprej lahko naredite seznam parov besed (5-6 parov), nato pa eno za drugo poskusite najti skupnost v vsaki. Na primer, "krokodil" in "vladar". Kaj imajo skupnega? Druga možnost je, da sta lahko oba zelena. Takšno usposabljanje razvija fleksibilnost razmišljanja in pomaga pri uspešnem iskanju optimalnih rešitev problemov v minimalnem času.

telovadba"Drevo". Pogosto morate za pravilno določitev prioritet načrtovati vse stvari po načelu pomembnosti ali temeljnosti: trdne, na podlagi katerih se izvaja vse ostalo, in majhne, ​​a tudi potrebne. Na list papirja narišite drevo od korenin do listov. In razdelite naloge na naslednji način: korenine - osnovne, glavne prednostne zadeve; deblo - strateške usmeritve razvoja; podružnice - dejavnosti na področjih upravljanja ali posameznih področij poslovanja; listi – specifične naloge.

Ko prejmete vizualno predstavitev informacij, nadaljujte z nadaljnjim delom - naredite pojasnila, izberite osebje za delo na določenih področjih, za opravljanje določenih nalog itd.

Načrtujte dnevno, nenehno, razvijajte svoje sposobnosti, izboljšujte svoje sposobnosti, izumljajte nove metode in metode. Naj bo proces načrtovanja pozitivna in ustvarjalna izkušnja. Vso srečo pri načrtovanju in poslu!

Načrtovanje delovnega časa ni le skupek lepih besed, temveč sistem znanja, ki lahko prinese koristi tako na ravni posameznika kot v celotnem podjetju.

Naučili se boste:

• Kaj zagotavlja racionalno načrtovanje delovnega časa v podjetju?
• Kakšne metode načrtovanja delovnega časa obstajajo.
• Kakšna so pravila za učinkovito načrtovanje delovnega časa?

Nobena skrivnost ni, da na učinkovitost organizacije ne nazadnje vpliva tudi donos vsakodnevnega dela vodstvenih kadrov. Pomanjkanje sodobnih tehnik in metod dela, zavračanje izboljšanja individualnega delovnega sloga vodje in njegovih podrejenih vodi do dejstva, da težave pri organizaciji dela takšne ekipe postanejo aksiom.

Komponente, ki določajo, kako pripravljen je vodja na uspeh, so precej preproste. To so njegove veščine, sposobnosti, strokovno znanje in seveda osebne lastnosti. Kljub temu ne smemo zanemariti analize vzročno-posledičnih dejavnikov, ki povzročajo težave in težave, pa tudi želje po njihovem premagovanju in izboljšanju kakovosti svojega dela. Tu priskoči na pomoč vodstvena racionalna izraba delovnega časa, z drugimi besedami, njegovo načrtovanje. Navsezadnje je zasnovan za odpravo napak v vsakodnevnem delovnem procesu.

Učinkovitost načrtovanja delovnega časa temelji na ciljih aktivnosti glede na njihovo trajanje: kratkoročni in dolgoročni. Takšna podlaga upravljanja ne zahteva dodatnega napora, saj so vse določene akcije in aktivnosti dobile svoje roke v procesu organizacije.

Cilji, ki jih postavi manager, imajo dve funkciji: določiti ukrepe, potrebne za njihovo uresničitev, in spodbuditi njihovo uresničevanje. Ko si vodja zastavi jasno nalogo, postanejo njegova dejanja zavestna pri njenem izvajanju. Postavljanje ciljev je nekakšna gonilna sila, ki akterja napolni z energijo do samega dosega rezultata.

Da bi bilo načrtovanje uravnoteženosti delovnega časa čim bolj učinkovito, se mora vodja zateči k taktiki »obdobij načrtovanja« (lahko so različna časovna obdobja: leto, mesec, teden, dan). Posebnost je v individualnosti vsakega takega območja, kar pomeni izdelavo ločenih načrtov, ki bi odražali ustrezno časovno obdobje.

Tako je glavni pozitivni poudarek pravilnega načrtovanja prostega časa pridobitev časa samega. Vodja bo lahko učinkovito in uspešno dosegal opisane delovne cilje, pri tem pa porabil čim manj časa. Pri organizaciji individualnega dela je vloge načrtovanja težko preceniti: navsezadnje pomaga pri pripravi na doseganje zastavljenih ciljev in strukturira čas, namenjen delu.

Kako prenesti naloge, da prihranite 25 % svojega delovnega časa: kontrolni seznam

Za obvladovanje velikega toka informacij in razvoj podjetja je pomembno, da s časom upravljamo racionalno in ne zapravljamo energije za rutinske zadeve. Če želite to narediti, morate pravilno prenesti naloge na podrejene in spremljati njihovo izvajanje.

S kontrolnim seznamom, ki so ga pripravili uredniki revije Komercialni direktor, preverite, ali pravilno razporejate svoj delovni čas ali delate napake pri delegiranju nalog in poznem zadrževanju v službi.

Metode načrtovanja delovnega časa

Paretovo načelo

Vilfred Pareto (1848–1923) je oblikoval načelo, da bo znotraj dane skupine objektivni pomen nekega majhnega dela bistveno večji od njegove relativne teže znotraj te skupine. Pareto je v svojem modelu uporabil formulo 80/20, ki se je začela uporabljati povsod.

• Od 20% prodanega blaga lahko dobite 80% dobička.
• 80 % preostalih izdelkov bo ustvarilo le 20 % dobička.
• 20 % napak povzroči 80 % izgub.
• 80 % drugih napak povzroči 20 % izgub.

Tega načela niso zaobšli niti ljubitelji načrtovanja delovnega časa. Če ga projiciramo na delo vodje, bo rezultat naslednji: za doseganje 80% rezultatov morate porabiti le 20% svojega delovnega časa. Preostali porabljeni čas prinese le 20% skupnega rezultata.

V jeziku delovnega procesa bi to pomenilo, da enostavno in prijetno delo, ki zahteva minimalno truda, a dostojno količino delovnega časa, ne bi smelo biti prioriteta. Dejavnosti je treba začeti z največjim upoštevanjem pomembnosti posamezne naloge. Bistvena vprašanja naj bodo na prvem mestu pri načrtovanju dela.

Za popolno izvajanje načela Pareto pri racionalnem načrtovanju in obračunavanju delovnega časa je treba vse naloge analizirati glede na odstotek njihovega prispevka k skupnemu rezultatu in jih razdeliti v kategorije ABC.

ABC načrtovanje

Analiza ABC temelji na izkušnjah, ki kažejo, da so deleži primerov večje in manjše pomembnosti pogosto približno enaki. Črke A, B in C se uporabljajo za porazdelitev pomembnosti nalog glede uresničevanja ciljev v tri razrede. To načelo je navdušilo mnoge menedžerje.

To analizo lahko uporabite tudi pri načrtovanju porabe svojega delovnega časa. Glavna stvar je, da se spomnite, da morate delovni čas razdeliti glede na pomembnost nalog in ne glede na njihovo delovno intenzivnost in težo v splošnem načrtu dejavnosti.

Analiza ABC temelji na izkušnjah, ki temeljijo na treh stebrih.

• Naloge kategorije A (najpomembnejše) prejmejo 15 % skupnih nalog upravitelja. Kljub nizki relativni teži pri načrtovanju prispevajo 65 % k doseganju ciljev.
• Naloge kategorije B (pomembne) predstavljajo približno 20 % celotnega kazalnika nalog, njihova pomembnost pa je ocenjena tudi na 20 %.
• Naloge kategorije C (kot najmanj pomembne): pripada jim približno 65 % celotnega števila, vendar je njihov pomen zanemarljiv – le 15 % relativne teže.

Skladno s tem se ABC analiza pri načrtovanju delovnega časa osredotoča na začetno izvedbo nalog iz kategorije A, saj prinašajo levji delež učinkovitosti končne delovne aktivnosti. Naslednja po vrsti so vprašanja iz skupine B, katerih prispevka h končnemu rezultatu prav tako ne gre zanemariti. In končno se lahko odločite, kaj boste storili s preostalimi nalogami kategorije C: vključite jih v načrtovanje delovnega časa ali jih delegirajte.

Eisenhowerjev princip pri načrtovanju časa

Eisenhowerjeva matrika (prioritete) si je prislužila splošno priznanje kot orodje za načrtovanje osebnega in delovnega časa.

Sestavljen je iz štirih polj (kvadrantov), ​​pri čemer vsako od njih ustreza določeni kategoriji nalog. Kategorije temeljijo na dveh načelih: pomembnosti in nujnosti. Njun odnos je najbolje prikazan na spodnji sliki.

Kvadranti se izpolnijo le, če vanje vneseni primeri ustrezajo določenemu polju. Da bi popolnoma razumeli, kako deluje ta matrika, morate identificirati naloge, ki ustrezajo vsakemu kvadrantu. Ne smemo pozabiti, da bo matrika učinkovita samo za naloge čez dan ali drugo kratko časovno obdobje.

1. Kvadrant 1: pomembno in nujno

Srce Eisenhowerjeve matrike je ravno prvi kvadrant, saj vsebuje glavno skrivnost - ostane prazen. To bo pokazalo, da ima oseba sposobnost učinkovitega načrtovanja delovnega časa za doseganje ciljev.

Prisotnost primerov, ki se potegujejo za prvi kvadrant, kaže na nenehna hitenja v življenju in delu takšne osebe. Posledično človek ni navajen na porazdelitev svojih zadev in odgovornosti, ampak vse, kar lahko, odloži do zadnjega trenutka. In ko so roki v stiski, se loti dela.

Seveda pa je najbolje preprečiti morebitne situacije tako, da o vsem vnaprej premislite. Navsezadnje obstaja dobro znano načelo, po katerem je vedno težje odpraviti posledice kot predvideti vse možne težave. Če take naloge lahko opravljajo drugi ljudje, jih je treba prenesti.

1. Kvadrant 2: pomembno in nenujno

Pri načrtovanju svojega delovnega časa je Eisenhower kot najpomembnejše naloge opredelil naloge iz drugega kvadranta. Če izvajalec dosledno in pravočasno opravi nalogo, ki je postavljena v danem kvadrantu, si lahko privošči, da zanjo porabi toliko časa, kot je potrebno. Ne bo ga preganjala nečimrnost, naglica in razne negativne posledice. To je zelo podobno obisku zdravnika: tako kot bo preventivni pregled pri oftalmologu preprečil resnejše težave z vidom, se bo pravi čas za delo na izvidu izognil nujnim nočnim dežurstvom.

Načrtovanje in evidentiranje delovnega časa v okviru drugega kvadranta poteka tako, da se dosegajo osebni cilji zaposlenega.

In čeprav Damoklejev meč v obliki nujnosti dela ne visi nad delavci, kar jim omogoča, da se osredotočijo na kakovost dela, ne smemo pozabiti, da še vedno obstajajo roki, ki jih je treba spremljati, saj neuspeh opravilo v drugem kvadrantu samodejno prenese v prvega. In ta rezultat je poln posledic za načrtovanje osebnega časa.

1. Kvadrant 3: Nujno in nepomembno

Vrsta primerov, ki ustrezajo tretjemu kvadrantu, vam zaradi svoje nujnosti ne omogoča, da se osredotočite na pomembnejše zadeve. In takšne zadeve je enostavno zamenjati z zadevami iz prvega kvadranta. Vendar je vredno potegniti črto med nujnim in pomembnim, saj ti pojmi niso sinonimi. Obstaja preprost način za to odločitev: vprašati se morate, ali vas ta ali ona naloga približuje doseganju danega cilja. Značilno je, da primeri iz tretjega kvadranta dobijo negativen odgovor.

Najpogosteje so v ta kvadrant vključene vsakdanje zadeve: kemično čiščenje oblačil ob koncu sezone, pomoč sosedom pri nujni zadevi, nepomembni sestanki in pogajanja. Obstaja še en primer - popravilo računalnika, vendar morate biti zelo previdni: če je ta oprema potrebna za delo, bo njeno popravilo postalo naloga izjemnega pomena (to je prvi kvadrant) in če se uporablja samo za zabava, potem je mesto za ta problem v tretjem kvadrantu.

Stvari v tem kvadrantu ne samo, da ne sodijo v načrtovanje delovnega časa, ampak celo odvračajo pozornost od glavnih ciljev in jemljejo dragoceni čas. Najbolje je, da jim ne posvečate pozornosti, če je le mogoče. Kako lahko ugotovite pomembnost naloge zase? Zelo preprosto. Vprašanje, ki bi si ga morali zastaviti, je: "Kaj se bo zgodilo, če tega ne storim?"

1. Kvadrant 4: nepomembno in ni nujno

V to kategorijo sodijo stvari iz našega vsakdana, ki nimajo nobene zveze z delom: družbena omrežja, forumi, brskanje po internetu, računalniške igrice, gledanje televizijskih serij. Da, takšne dejavnosti so vsekakor prijetne, vendar niso obvezne.

Na splošno ta dejavnost znatno zmanjša produktivnost delovnega dne; Eisenhower je dejavnosti v tej kategoriji imenoval »zapravljivci osebnega časa«.

Vzemimo za primer serijo, ki traja 200 ur - v preračunu dobite cel teden izgubljenega časa, ki bi ga lahko porabili z veliko večjo koristjo.

Zato je treba prepoznati svoje osebne jedce in si prizadevati za strog nadzor nad njimi z načrtovanjem ne le delovnega, ampak tudi osebnega časa.

V tem kvadrantu so tudi rutinska opravila, ki za mnoge niso tako prijetna: na primer pomivanje posode, pospravljanje, kuhanje. Tudi tukaj je vredno iskati kompromis s tistimi, s katerimi živite v isti hiši, da bi načrtovali enakomerno obremenitev.

Zdrava brezbrižnost: navodila za tiste, ki ne verjamejo v upravljanje časa

Navodila, ki so jih pripravili v uredništvu revije »Komercialni direktor«, vam bodo povedala, kako najti harmonijo v življenju tudi v brezizhodnih situacijah, pojasnila, katerih odnosov, ki jih vsiljujejo družba in mediji, se morate nujno znebiti ter kaj storiti, če nimate dovolj časa niti en dan, da bi opravili delo.

Tabela načrtovanja delovnega časa

Navedimo preprost primer v obliki tabele.

torek		Podnaloga	Komentiraj
	Preverite svoj seznam opravil
	Vožnja v službo
	Telefonski klici		Pridobite številki dveh stikov iz službene e-pošte
	Pisanje članka	Analiza materialov
	Pisanje članka	Prevajanje dodatnih gradiv iz tujega jezika in tipkanje osnovnega besedila	Ne pozabite dodati opomb k virom in popraviti vezajev na pomišljajih
	Grem k uredniku
	Srečanje
sreda

Ta primer jasno prikazuje načelo izdelave delovnih načrtov. Po potrebi so tabele lahko globlje, z več prostora za zapiske. Ni pomembno, kateri program bo uporabljen za izvedbo, recimo, posameznika načrtovanje delovnega časa vodje/strokovnjaka. Tabela - Orodje je univerzalno, lahko ga narišete tudi na navaden papir. Zelo pomembno pa je, da ga znate prilagoditi sebi, svojim nalogam in ciljem ter določiti, v kakšnih časovnih intervalih se bo uporabljal: po dnevih, tednih, mesecih.

Kako se načrtuje fond delovnega časa

Začetna faza načrtovanja je sestavljena iz analize začetnih parametrov sistema - prisotnosti dejavnosti za izboljšanje sklada delovnega časa (WF) in njegovih usmeritev. Sledi odgovor na vprašanja: kdo je odgovoren za to dejavnost (strokovnjaki, službe) in njeno načrtovanje? V kolikšni meri se upošteva delovni čas? Ali se spremlja porabljen delovni čas? Ali so razkrite rezerve Federal Reserve Bank? Ali so že v fazi načrtovanja sprejeti ukrepi za zmanjšanje izgube delovnega časa? Katere metode se uporabljajo za to?

Naslednja faza je analiza uporabe PDF-ja. V njegovem okviru se proučuje dinamika proizvodnje delavcev (časovno vezana - urna, dnevna, letna) in ugotavljajo dejavniki, ki nanjo vplivajo; analizirati stanje FRF in identificirati neizkoriščene priložnosti za zmanjšanje določenih vrst odsotnosti; podatke študijskih opazovanj o poslovanju fonda delovnega časa ipd. Več informacij o metodah analize porabe fonda delovnega časa najdete v učni in metodološki literaturi.

Informacijsko osnovo za analizo FRF sestavljajo podatki iz statistike in časovnice delovnega časa; povzetek primarnega računovodstva (list o izpadih, nadurah, odpravljanju napak); avtofotografije in fotografije delovnega časa; podatke iz anket in vprašalnikov.

Analiza preučuje porabo celotnega FRF in njegovih komponent - dnevnih in medizmenskih sredstev znotraj različnih nivojev podjetja (strukturni deli, podjetje kot celota, poklici in skupine). Ta pristop omogoča prepoznavanje ozkih grl, ki jih je treba najprej obravnavati. Rezultat analize je ocena rezerv za izboljšanje uporabe FRF in s tem povečevanje učinkovitosti načrtovanja delovnega časa.

Dobljeni rezultati se uporabljajo za načrtovanje fonda koristnega delovnega časa. Ta dogodek vključuje pripravo načrtovanega proračuna bilance stanja, primerjavo njegovih komponent s standardi podjetja in prihranek delovnega časa pri neproduktivnih stroških. Metode za razporeditev delovnega časa so ustrezno obravnavane v izobraževalnih gradivih in priročnikih.

Načrtovanje in analiza delovnega časa sta v tržnem gospodarstvu dobila posebnosti. Na primer, obvezni upravni dopusti so koristni za podjetje v smislu stroškov. Delavci s skrajšanim delovnim časom so izgubili rezervni status.

Pri načrtovanju Federal Reserve postane pomemben diferenciran pristop za stalno zaposlene s polnim delovnim časom in začasne delavce; v načinih s krajšim delovnim časom.

Za čim bolj učinkovito organizacijo in načrtovanje delovnega časa podjetje izvaja posebne ukrepe: socialno-ekonomske, organizacijske, tehnične in terapevtsko-preventivne. Odražajo se v različnih organizacijskih in tehničnih načrtih, načrtih za izboljšanje delovnih pogojev itd. O vključevanju zunanjih udeležencev se je treba pogovoriti z lokalnimi oblastmi in šele nato vključiti v načrtovanje aktivnosti. Vsak dogodek mora temeljiti na virih.

Kako pravilno načrtovati svoj delovni čas

Pravilo 1. Vstanite istočasno

Ta začetna faza vsakega načrtovanja je zelo disciplinirana in spodbuja val moči.

Pravilo 2. Pozitivno razpoloženje na začetku dneva

Vsako jutro delajte na svojem razpoloženju, saj to močno vpliva na reševanje nalog za doseganje vaših ciljev. Če želite to narediti, si lahko postavite tri vprašanja:

• Kako me bo »danes« približal uspehu?
• Kaj naj storim, da bo danes čim več veselja?
• Kaj morate storiti na ta dan, da ohranite svoje zdravje?

Odgovor na ta vprašanja in ustvarjanje pozitivne motivacije pogosto traja manj kot dve minuti. Privoščite si jih pred začetkom rednih jutranjih aktivnosti.

Pravilo 3. Začnite dan pravilno

Ključ do harmoničnega jutra sta dober spanec in dober zajtrk. Toda mnogi jih žrtvujejo z izgovorom pomanjkanja časa. Vendar pa obe misiji zahtevata le določanje prioritet v fazi načrtovanja dnevne rutine - v bistvu si morate samo razporediti čas, da greste zgodaj spat.

4. pravilo: pri načrtovanju delovnega dne upoštevajte dejavnike, kot je utrujenost

Mnogi ljudje menijo, da se njihova delovna produktivnost ves dan spreminja kot sinusni val. To ni odvisno od dnevnih bioritmov - ali ste "škrjanec" ali "nočna ptica". Vredno je poiskati vaša osebna obdobja povečane aktivnosti in v ta dnevni interval uvrstiti najpomembnejše stvari v načrtovanje aktivnosti. Popoldanski čas je bolje nameniti vsakodnevnemu rutinskemu delu, ki ni posebej pomembno.

Pravilo 5. Vzemite odmore pravočasno

Eno od osnovnih pravil za načrtovanje delovnega časa je krajši počitek, saj telesu omogoči, da si povrne moč in pozornost za delo. Bodite prepričani, da naredite kratke odmore od dela; sami določite trajanje in pogostost. Ne pozabite biti redni.

Pravilo 6. Dokončajte, kar ste začeli

Poskusite, da pri svojem delu ne skačete in pripeljite delo, ki ga začnete, do logičnega konca. Ne zamotite se z manjšimi stvarmi, saj kradejo delovni čas. Ne pozabite, da boste morali vsakič, ko se vrnete k nečemu, kar ste že začeli, ponoviti stara dejanja, kar bo vplivalo na uravnoteženost načrtovanja vaše osebne dejavnosti.

Pravilo 7. Poiščite koristne namene za svoj prosti čas

Prizadevajte si zapolniti vse neupoštevane vrzeli v svojem urniku (čakanje v vrsti, neinformativni sestanki) s koristnimi aktivnostmi. Sami določite njegovo bistvo tako, da si zastavite vprašanje: "Kako naj zapolnim te minute, da bom kar najbolje izkoristil?"

Pravilo 8. Držite se načela 70/30

V svoj dnevnik morate zabeležiti le 70 % svojega delovnega časa. V nasprotnem primeru, tudi če načrtujete svoj delovni dan 100%, ne boste prejeli zagotovil, da bodo vse naloge opravljene, in še več: veliko dejanj ne bo sovpadalo z urnikom. Namen načrtovanja delovnega časa po tem principu je ohraniti živčni sistem pred preobremenitvijo, preprečiti občutek, da smo stroj in zaprtost v tog okvir.

Pravilo 9. Zvečer naredite načrt za jutri

Svoje naloge za jutri načrtujte ob koncu današnjega dne in jih naredite v obliki pisnega seznama – tako ne boste ničesar zamudili. Bolje je vnaprej določiti pomembnost nalog in jih razdeliti v stolpce. To bo omogočilo, da se osredotočite na potrebne naloge, manj pomembne pa lahko premaknete v primeru višje sile.

Pravilo 10. Najdi čas za počitek v vsaki uri

Nespremenljivo pravilo za vse. Pogosteje kot boste našli čas za sprostitev, bolj produktivni boste kasneje v službi. V tem obdobju lahko pospravite delovno mesto ali dom, pomijete posodo, preberete revijo ali knjigo, se sprehodite. svež zrak, pomagajte drugim. Če tega ne morete storiti spontano, podredite ta dejanja načrtovanju.

Pravilo 11. Bodite realni glede svojih zmožnosti.

Ne obremenjujte se z ogromno dela, če mislite, da ste kos vsaki gori. Trezno ocenite svoje moči in bolje vzemite tisto, čemur boste zagotovo kos v enem dnevu/tednu/mesecu; tako načrtovanje delovnega časa bo učinkovitejše.

Pravilo 12. Po uporabi predmet vrnite na njegovo mesto

Ta pristop k predmetom na mizi in v pisarni pomaga prihraniti čas v prihodnosti. Vzemite si pravilo, da po uporabi predmet vrnete tja, kjer ste ga vzeli. Določite posebna mesta za različne vrste stvari - mapo za papirje, ohišje za svinčnike, mizni predal ali škatlo za račune.

Pravilo 13. Vodite aktiven in zdrav način življenja

Zdi se, zakaj pisarniški delavec potrebuje šport, jogo, fitnes, pravilno prehrano in gimnastiko? Zdravo telo in dobro počutje torej najbolje vzpodbujata pozitivno energijo in pripravljenost na visoko produktivno delovno aktivnost, še posebej potem, ko je ta dobro načrtovana.

Pravilo 14. Delajte tisto, kar vam prinaša zadovoljstvo

Najboljši način za samoorganiziranje pri načrtovanju in izvajanju poklicnih dejavnosti je občutek zadovoljstva in ljubezni do svojega dela. Njena prednost je, da motivacije ni treba puliti s kleščami, pride sama in v velikih količinah.

Načrtovanje in organiziranje delovnega časa vodje

Nasvet 1. Preglejte svoje načrte za ta dan

Če želite to narediti, lahko uporabite analizo ABC ali Eisenhowerjevo matriko. Že desetminutna priprava na delovnik lahko prihrani do dve uri na dan. Uporabite jih pametno.

Nasvet 2. Oblikovanje blokov podobnih primerov

Nenehno raztresena oseba potrebuje veliko več časa za delo kot osredotočena in entuziastična oseba. To se zgodi zaradi potrebe po ponovnem "vzletu" in "potopitvi", to je vrnitvi v delovno aktivnost. Bloki nalog iste vrste bodo pomagali prihraniti delovni čas: lažje jih je popraviti v fazi načrtovanja dejavnosti.

Nasvet 3. Pri delu si privoščite osebni čas

Pogosto vas obiskovalci, podrejeni ali stranke po telefonu odvrnejo od vaših neposrednih dolžnosti. Vsi ti ustvarjajo močne motnje pri opravljanju res pomembnih nalog in motijo ​​ravnovesje delovnega časa. Pri tem je nemogoče biti vsem dosegljiv ves delovni dan – tako v pisarni kot po telefonu. V procesu načrtovanja delovnega časa si mojstri svoje obrti sami organizirajo obdobja, ko jih nihče ne bo motil. Uporabite lahko tudi njihova orodja, na primer nastavite ure obiskov, uporabite telefonski odzivnik.

Namig 4: Dovolite si omejen čas za vsako delovno nalogo

Trajanje določene vrste dela je neposredno odvisno od razpoložljivega časa. Tudi najmanjša naloga je predmet načrtovanja: naučite se posvetiti nalogi natanko toliko časa, kot je potrebno za njeno dokončanje. Na primer, poslovna pogajanja se ne smejo odlašati, o vseh zanimivih vprašanjih je treba razpravljati čim dlje, vendar ne več kot eno uro. To je mogoče storiti s strogimi časovnimi okviri in predpisi. Sledite preprostemu pravilu: »Čas je denar«, cenite in prihranite.

Nasvet 5: Uporabite delegiranje

Nobena oseba, ki spoštuje čas, ne bi smela opravljati vseh nalog sama. Ta pristop je opisan že v načelih in pravilih načrtovanja delovnega časa: vse, kar je mogoče prenesti na druge (65 % nalog, ki vzamejo čas in trud, a ne prinesejo pomembnih rezultatov), ​​je treba prenesti nanje. To ne velja le za pomoč zaposlenih, temveč tudi za uporabo pomoči tretjih agencij, organizacij in svetovalnih podjetij.

Nasvet 6. Velike naloge razdelite na komponente

Ljudje se izogibamo velikim ali obsežnim nalogam in na vse možne načine odlašamo z njihovim dokončanjem, ker se jim rezultat zdi predaleč. To dejstvo kaže na slabe osebne sposobnosti načrtovanja časa, vendar ga je mogoče zaobiti. Skoraj vsi imajo radi stvari, ki dajejo najhitrejše rezultate. Albert Einstein je to opazil na primeru sekanja drv. Enako je mogoče storiti z dolgoročnimi cilji in velikimi projekti: razdelite jih na majhne naloge, jih načrtujte in nato metodično dokončajte v določenem časovnem obdobju (na primer dve uri na dan). Po recimo tednu dni se bodo pokazali prvi rezultati - cilj prvega dela projekta bo dosežen (glede na načrtovanje), to bo dalo moč in motivacijo za nadaljnje delo v tej smeri.

Namig 7. Postavite osebne roke za prednostne naloge

Ko vnaprej natančno veste, katere naloge bodo prioritete v tekočem mesecu, jih lahko označite na delovnem koledarju in jih upoštevate pri osebnem načrtovanju nalog na ravni enakih pogajanj/sestankov. Ko se bo torej pojavila potreba po načrtovanju drugega dogodka ali akcije za ta datum, bo le-ta že »zaseden«, kar vas bo še enkrat spomnilo na objektivni pomen zastavljene naloge. Ta nasvet je še posebej dragocen pri načrtovanju delovnih aktivnosti.

Nasvet 8. Pravilno organizirajte svoje delovno mesto

Najprej se to nanaša na vrstni red na namizju. Na njej je treba pustiti samo tiste dokumente, ki so potrebni za dokončanje nalog kategorije A. To dejanje ima psihološko ozadje: red na mizi pomaga k redu v mislih, dodatni papirji pa vzamejo čas.

Namig 9. Ne dovolite drugim, da bi vam naložili dodatne odgovornosti.

Menedžerji se pogosto začnejo zanimati za nove dejavnosti in se vključijo vnje, s čimer širijo svoja področja kompetenc. S tem, ko pride iz osebnega interesa na pogajanja, ki se jih običajno ne udeleži, se lahko zaposleni znajde v delovnih skupinah ali dobi dodatne naloge, ki niso vključene v njegov načrt in bodo na koncu postale breme za glavno delo in njegovo načrtovanje. Najbolje je, da dvakrat preverite vsa svoja dejanja, da vidite, ali so potrebna v okviru vašega položaja, in tako izboljšate svoje sposobnosti načrtovanja delovnega časa.

Nasvet 10. Ocenite, kako pomembne in nujne so stvari, v katere vas nenadoma želijo vplesti, resnično pomembne in nujne.

Višja sila in druge nujne zadeve so pogost pojav za vsako podjetje ali podjetje, tudi če si prizadeva delovati v okviru strogega načrtovanja. Za njihovo rešitev so mobilizirani vsi razpoložljivi viri. Če se strinjate, da boste pomagali v vaši trenutni situaciji, ne pozabite, da vam bo to vzelo čas za pomembne trenutne naloge v vašem urniku, zato vedno pretehtajte, ali je vredno žrtvovati.

Namig 11. Ne delajte impulzivno – sprejemajte le premišljene odločitve

Včasih so določene odločitve sprejete kot posledica impulza, neobvladljivega impulza. Toda to povzroča odstopanja v urniku in moti učinkovito načrtovanje delovnega časa za dosego cilja. Če začutite trenutno željo, da nekaj storite (na primer pokličete), dobro premislite in pretehtajte, ali je res vredno uresničiti vaš načrt.

Nasvet 12. Pravilno določite prioritete

V velikem toku stvari – konference, sestanki, klici, sporočila – je lahko zelo težko krmariti in ko se lotite vsega naenkrat ali zgrabite dele z različnih koncev, na koncu naredite zelo malo. Tukaj je koristno zapomniti takšno metodo načrtovanja časa kot prednostno matriko in začeti dejavnosti z dokončanjem jasno opredeljenih in jasno pomembnih nalog, ki se postopoma premikajo proti manj pomembnim.

Načrtovanje delovnega časa tajnice direktorja

Glavna naloga in namen načrtovanja individualnega delovnega časa tajnice je, da šefa čim bolj razbremeni in mu pomaga pri razporeditvi časa. Njegova odgovornost je povečati učinkovitost izrabe vseh možnih ur in minut za delovno aktivnost. To pomeni, da so naloge in načrtovanje dejavnosti vodje in tajnice soodvisni.

Prvič, tajnik pomaga pri organizacijskih, pripravljalnih in vodstvenih vrstah dela, s čimer sprosti prostor za ustvarjalnost šefa. V ta namen mora asistent poznati dnevno rutino nadrejenega nivoja, urnik svojih nalog za vsa možna obdobja - dan/mesec/četrtletje. Učinkovito načrtovanje tajniškega delovnega časa je odvisno od urnika njegovega neposrednega vodje, saj ta sodeluje pri pripravi vseh sestankov, pogajanj in drugih zadev (sprejem obiskovalcev, obdelava dokumentov), ​​ki so na šefovem urniku. Ključno vlogo pri načrtovanju ima hierarhija nalog glede na njihovo vrednost in pomembnost.

Poleg tega naloge tajnice vključujejo tudi druga dela, ki niso odvisna od šefove dnevne rutine (in se odražajo v načrtovanju delovnih aktivnosti): pregled pošte in odgovarjanje na korespondenco, pretok dokumentov, nadzor kartoteke itd. Asistentove sposobnosti načrtovanja časa morajo biti odlične. Izhodišča njegovega urnika so vedno ponavljajoča se dejanja, na primer:

• pripraviti delovno mesto vodje;
• pospravite svoje delovno mesto;
• obdelava vseh vrst dohodnih pisem;
• ogled kontrolne kartice;
• zagotoviti vodstvu povzetek stanja in pojasniti urnik za tekoči dan.

Poglejmo preprost primer načrtovanja delovnega časa glede na urnik vodje. Sekretarjev akcijski program bo izgledal nekako takole. Če načrti šefa vključujejo sestanek ob 11.00, potem načrt pomočnika za 10.30 vključuje njegovo organizacijo z vsemi posledičnimi dejanji: opomniki, fotokopiranje materialov, čiščenje konferenčne sobe, zapisnik. Če je vodja ob 14. uri načrtoval pogajanja zunaj pisarne, bo urnik tajnice vključeval točke o klicu avtomobila in zbiranju dokumentov. Na seznamu dela je tudi navedeno, s kom in kdaj je treba šefa povezati za telefonski pogovor, katero dokumentacijo je treba popraviti in katero izpolniti iz nič itd.

Najboljša možnost je, da skupaj s svojim šefom določite stalen časovni interval za dnevne aktivnosti: podpisovanje dokumentacije, sprejem obiskovalcev. To bo izboljšalo delo in pomagalo pri načrtovanju delovnega časa specialista in njegovega pomočnika. Pri pripravi delovnega urnika morate pustiti tudi dostojno rezervo za nenadne nujne in pomembne naloge, telefonske klice in druge izredne razmere.

Tajnica konec delovnega dne posveti pošiljanju odhodne korespondence in načrtuje tudi dogodke za jutri.

Ko je delovnega dne konec in vodja zamuja v pisarni, lahko pomočnik odide domov le, če je med njima ustrezen dogovor in šefu posreduje vse potrebne podatke.

Tajnica pred odhodom iz delovnega prostora odstrani vse dokumente, zapre omare in sefe, izklopi elektronsko opremo (to ne velja za telefon, modem, faks) in uredi delovno mesto.

Načrtovanje delovnega časa vodje

Bistvo načrtovanja je priprava na uresničitev ciljev in ureditev delovnega časa. Načela načrtovanja delovnega časa vodje se ne razlikujejo posebej od splošnih načel urejanja delovne dejavnosti. Racionalna uporaba vaših časovnih virov vključuje razumevanje vaših funkcij, ciljev in časovnega proračuna.

V procesu organizacije delovnega časa strokovnjaka se uporabljajo splošno znane tehnike načrtovanja. Upravitelj mora upoštevati ta pravila:

• 60 % dnevnega načrta dela je namenjenega načrtovanemu delu;
• 20% časa - za nepredvidena dejanja;
• Zadnjih 20% je najbolje pustiti za spontano nastale naloge.

"Ravne" organizacijske strukture se uporabljajo v malih podjetjih za reševanje kompleksnih problemov v pogojih velike negotovosti. Za takšne enote so značilne naslednje pomanjkljivosti: prekomerna delovna obremenitev vodij, težave pri nadzoru dejanj velikega števila ljudi, pa tudi težave, povezane z usklajevanjem dela enot.

Porabljeni čas (še posebej, če ni zabeležen v fazi načrtovanja) je treba zabeležiti z obvezno navedbo, za kaj in kako je bil porabljen. To zagotavlja, da bo vodja, ko bo prejel popolno sliko stroškov svojega delovnega časa, lahko učinkoviteje organiziral svoje načrtovanje v prihodnosti; Za izdelavo kakovostnega načrta bodo naloge razdeljene na kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne.

Rednost, sistematičnost in doslednost bi morali biti postavljeni kot osnovna načela načrtovanja. Upoštevati je treba eno od pomembnih načel načrtovanja aktivnosti – realnost ciljev: prevzemite toliko odgovornosti, kolikor jih zmorete.

Racionalna izraba delovnega časa vodje temelji na njegovem dolgoročnem načrtu. Gre za večletni sistem, ob upoštevanju katerega se oblikujejo letni in četrtletni načrti. Slednjega je mogoče uskladiti z letnim in razdeliti na mesečna obdobja. Dnevni in tedenski načrti so v celoti skladni z njimi in hkrati najbolj natančno odražajo porabo delovnega časa vodje. Načrtovanje delovnih aktivnosti na nivoju enega dneva je pomemben korak v celotnem načrtovanju vodstvenih delovnih aktivnosti, ki je predmet stalnega spremljanja in prilagajanja glede na situacijo.

Koledar je eno izmed učinkovitih orodij za načrtovanje. Vsak od nas, ko je začel upravljati s časom, prej ali slej razume, da brez koledarja ni ne tukaj ne tam. Res, niso zaman stari Egipčani leta 4236 pred našim štetjem pogledali po koledarju in določili, kdaj in kako bodo obdelovali zemljo.

Vsak koledar temelji na opazovanjih: sonca ali lune, plime in oseke. Ker pa je najtežje delo za nas že opravljeno, čas razdelimo na dneve, tedne in mesece, naredimo preprostejše stvari. Pazili bomo nase in naredili svoj koledar!

Koledarji so različni...

Eden prvih koledarjev v sistemu fly je "Družinski koledar". Stvar je potrebna in uporabna! Seveda je vaš spomin odličen, vendar je bolje, da si zapišete rojstne dneve sorodnikov in druge nepozabne datume v vaši družini. Družinski koledar bo vsem pomagal zapomniti različne datume, zato je pomembno, da je javno dostopen. Če je mogoče tak koledar obesiti na hladilnik ali steno, mimo katere vsak dan hodijo vsi sorodniki, potem bo vsak od njih brez nepotrebnih opomnikov lahko načrtoval čas ob upoštevanju družinskih tradicij. In na darila se boste lažje spomnili pravočasno.

Druga vrsta koledarja - dnevnik! Danes se bomo pogovarjali o tem. Seveda že imate »revizijski dnevnik«, sestavljen je in občasno dopolnjen z novimi opombami, vendar ga je neprijetno nositi s seboj.

Za dnevno načrtovanje uporabljam rokovniški koledar, vendar ne datumskega. Moč načrtovanja z rokovnikom sem moral preizkušati več kot eno leto, da sem se odločil za najboljšo možnost. Tudi vi bi morali eksperimentirati, opazovati in poskušati. Kupil sem rokovnike z datumi formata A5, kupil velike zvezke in albume in vanje risal teden, poskusil z majhnim zvezkom - v vsakem sistemu mi nekaj ni ustrezalo in mi je onemogočalo delo.

Tri po tri!

Najbolj sprejemljiva možnost je bila pridobljena po uporabi sistema tri do tri. Ideja je:

• Vsak mesec v letu razdelite na tri komponente: mesec, teden, dan.
• Predstavljajte si, da je vsak dan sestavljen iz treh delov: zjutraj, popoldne in zvečer.
• Ne pozabite, da je življenje sestavljeno iz treh področij: delo, družina-dom, osebni čas.
• Vsak dan si na vsakem področju postavite EN cilj, tj. načrtujte tri stvari, ki jih morate narediti.

Mesec – teden – dan

Dnevniki brez datumov so zelo priročni za tak sistem. Na prvi čisti namaz narišem mesec. Postopek se morda zdi delovno intenziven, vendar se težave pojavijo le prvič, potem je vse veliko preprostejše.

Ko sem začrtal cel mesec, poskušam ugotoviti, kaj je treba storiti ta mesec. Strinjam se, "odrasle" zadeve so precej sezonske in ne glede na to, kako težko se poleti trudimo pripraviti sani, nekaterih stvari ni mogoče odložiti. Vpišem rojstne dneve sorodnikov in prijateljev, zapišem kdaj poslati voščilnico, zabeležim obiske pri zobozdravniku, dan zapadlosti računov, dneve dela, poročila, sploh vse, kar se dogaja v prihajajočem mesecu.

Naslednji razpon je posvečen tednu. Tukaj, vendar podrobneje, bom vključil naloge, ki so obvezne v tem tednu: tako ob delavnikih kot ob vikendih.

Potem se začne zabava. Predstavljam si svoj dan razdeljen na tri dele: jutro, popoldne in večer. Noč v tej shemi ni upoštevana, ker... Ponoči najraje spim, pri sovah pa je možna delitev na dan, večer, noč. Pomembno je, da natančno določite, katere naloge boste opravljali in ob kateri uri dneva. Nobenega dvoma ni, da nekaterih zadev ni mogoče prerazporediti. Na tržnico grem na primer zagotovo trikrat na teden, a da bi kupila vse, kar potrebujem pri pravi gospodinji, moram vstati zelo zgodaj in biti na tržnici ob 7. uri zjutraj. Potem ko sem obvezne stvari razporedil po časovnem vrstnem redu, sem si zastavil cilje.

Ni skrivnost, da se življenje vsake ženske ujema s triom: delo, dom-družina, "jaz ljubljena". Nobena skrivnost tudi ni, da se navadno samo enemu področju posveti ustrezna pozornost, kakšen drugi šepa, včasih celo na dveh nogah, tretji ... ja, kaj se spomnimo, tretjega skorajda ni. Tu vam bo pomagalo postavljanje ciljev na življenjskih področjih. Za vsak dan v tednu določim tri obvezne stvari, po eno za vsako področje. Tri stvari, brez katerih dan ne bo polno preživet! Glavna stvar, ki si jo morate zapomniti, je, da ne morete odložiti dela na nobenem področju, zaslužite si živeti vsak dan svojega življenja v največji možni meri!

Bottom line

Vsak večer približno pet minut posvetim analizi preteklega dne in načrtovanju naslednjega dne, pri čemer ne pozabim preveriti aktivnosti, ki so načrtovane za ves mesec. To je zelo pomembno, saj je sprva težko nadzorovati vse naenkrat. Če mi je težko najti nalogo za dan na katerem koli področju, uporabim "seznam opravkov". Zelo pomaga pri postavljanju ciljev, z redno uporabo te metode pa neopazno izgine.

Vsak teden naredim 21 stvari in to ni tako malo!

V članku smo začeli razpravljati o temi upravljanja s časom, zdaj pa se pogovorimo o pravilih načrtovanja.

Kot je rekel Benjamin Franklin: "Čas je denar." Ta aksiom uporabljamo že več kot 250 let.

Toda nekateri sodobni poslovni filozofi verjamejo, da sta čas in kapital enakovredna pojma le na dva načina:

• čas in denar sta omejena vira;
• čas in denar imata ceno.

Po mnenju mnogih drugih je čas veliko bolj dragocen, ker:

• ne moreš dobiti več časa za noben denar;
• nihče ne dobi več ali manj časa kot ti.

“Imaš točno toliko časa, kot so ga imeli Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• denar si je mogoče izposoditi, časa pa nikoli;
• denar lahko porabimo jutri, čas pa šele danes.

Kljub razhajanju pogledov na vprašanje enakovrednosti časa in kapitala je jasno, da je čas omejen na vseh področjih poslovanja in je načrtovanje učinkovito orodje za upravljanje s tem neprecenljivim virom.

… »Načrti so neuporabni, načrtovanje je neprecenljivo« Dwight David Eisenhower, 34. predsednik ZDA.

Če torej želite kar najbolje izkoristiti svoj časovni potencial, si zapomnite nekaj osnovnih pravila načrtovanja.

Osnovna pravila načrtovanja:

1. Nikoli ne začni svojega dneva, če ni že načrtovan na papirju.

Če vaš cilj ni zapisan, potem sploh ne obstaja. Seznam načrtovanih nalog je zemljevid, ki vam ne bo dovolil, da zapustite ali skrenete s poti do cilja.

2. Delo s pisnim seznamom načrtovanih nalog poveča splošno učinkovitost vaših dejavnosti že od prvega dne načrtovanja.

Zvečer pripravite seznam nalog, ki jih morate opraviti naslednji dan. Zahvaljujoč temu boste vedno vedeli, kje začeti dan.

3. Delajte na svojem seznamu ves dan.

Če imate novo opravilo, ga dodajte na prednostni seznam glede na predhodno načrtovana opravila. Ko opravite drugo nalogo na seznamu, jo obvezno prečrtajte. To vam bo dalo zadovoljstvo pri delu, vam vlilo entuziazem in navdih za naslednje naloge.

4. Načrtujte od velikega do majhnega, od dolgoročnega do kratkoročnega, od življenjskega cilja do dnevnega načrta.

Za vsako nalogo določite fiksni rok, kdaj naj bo dokončana. ..."Ena dokončana produktivna naloga je vredna petdeset napol dokončanih nalog." — Malcolm Forbes.

5. Zapleteno nalogo vedno razdelite na majhne podnaloge.

Tukaj se dobro obnese odločitveno drevo, kjer je ključna naloga drevo, podnaloge za njeno izvedbo pa so veje. Nadaljujte z razvejanjem, dokler postopek dokončanja celotne naloge ne postane preprost in pregleden. Tu vam bo v veliko pomoč MindManager, s pomočjo katerega lahko preprosto ustvarite interaktivni vizualni miselni zemljevid.

Preden začnete kar koli delati, se spomnite osnov pravila načrtovanja Ne pozabim na Pravilo 10/90: 10 % časa, porabljenega za načrtovanje pred začetkom naloge, bo prihranilo 90 % časa za njeno reševanje. In vaš uspeh je zagotovo zagotovljen!

In končno, kratek video o upravljanju svojega časa od Stephena Coveyja, strokovnjaka za vodenje in upravljanje življenja, učitelja in svetovalca za organizacijsko upravljanje.