Produktivnost in učinkovitost dela je neposredno odvisna od pravilne formulacije dodeljenih nalog in njihovega izvajanja, zato ima tukaj ključno vlogo. Najprej morate vedeti, da je načrtovanje izvedba določenih delovnih postavk, izbira časovnega obdobja za njihovo izvedbo in neposredna kontrola rezultatov. Ti vidiki so zelo pomembni in imajo nekaj odtenkov. Če jih poznate, potem lahko dosežete največjo učinkovitost pri izvajanju dnevnega načrta.
Postavljanje ciljev
Glavna točka pri oblikovanju dnevnega načrta je pravilna zastavitev nalog. Potrebno je ne le dodeliti čas za njihovo rešitev, ampak tudi pravilno identificirati vsakega od njih. Mnogi ljudje precej trivialno zapišejo točke za načrt: organizirajo sestanek ali sestanek, naredijo predstavitev, pripravijo poročilo itd. Vse te naloge so osredotočene na proces, ne na rezultat. Vendar po vrsti doseči učinkovito načrtovanje, morate izraziti izjavo o problemu. Na primer, treba je dodati še enega zaposlenega v načrt za določen dan in ima naslednje besedilo: "opraviti 3 razgovore." Namesto te običajne fraze bi morali napisati: "zaposliti eno osebo." Če po opravljenih razgovorih delodajalec še vedno ne zaposli novega delavca, potem cilj ni bil dosežen. Ta pristop k nalogi vam bo omogočil, da ugotovite, ali je bil načrt dosežen v predvidenem času in kakšen rezultat je bil dosežen. Poleg tega boste lahko analizirali svojo osebno učinkovitost.
Paretovo pravilo in prednostna naloga
Mnogi ljudje verjamejo, da je prednostna naloga ključ do učinkovitega načrtovanja. Vendar pa analizirajmo, ali je to dejansko res? Pri tem nam bo pomagalo Paretovo pravilo, ki zveni takole: 80 % rezultata pride iz 20 % vloženega truda. Pogosto podoben princip najdemo v poslu, na primer 20% zaposlenih lahko prinese 80% koristi ali 20% truda lahko zagotovi 80% dobička. Postane jasno, da je treba vsa prizadevanja osredotočiti na dokončanje teh 20% nalog.
Predvideti, kateri napori bodo vključeni v danih 20 %, pa je praviloma zelo težko ali praktično nemogoče. Prednostni sistem pomeni prisotnost učinkovitih veščin načrtovanja, to je sposobnost ločevanja pomembnih nalog od manj pomembnih. Oseba si po svojih najboljših močeh prizadeva narediti vse stvari, ki se domnevno zdijo prednostne in pomembne. Posledično izpolni le del načrta.
Po mnenju le 20% teh nalog lahko prinese največje rezultate. In ker 20% celotnega dela ne predstavlja več kot 20% splošnih nalog, bo največji rezultat dosegel tisti, ki naredi vse stvari iz načrta in ni omejen na pomembne naloge. Ključna točka učinkovitega načrtovanja je zagotoviti, da je vse, kar je bilo prvotno načrtovano, dokončano. V tem primeru bo 100% ohranjen načrt, kar pomeni, da bodo tiste naloge, ki lahko prinesejo največje rezultate, zagotovo opravljene.
Načrtovanje delovnega dne
Pravilno načrtovanje je ključ do 100 % dokončanja nalog. Biti mora sistematičen in zajemati določeno časovno obdobje. Na primer, vsak večer je priročno narediti načrt za jutri. Čas, porabljen za proces načrtovanja, ni tako pomemben. Bistveno je, da se konkretno opredeli in nenehno izvaja. pri pomembno je učinkovito načrtovanje upoštevajte dogodke velikega obsega in tiste, ki se redno ponavljajo. To lahko postane osnova načrta, ostale stvari pa bodo preprosto vezane na to. Pri pripravi načrta ne pozabite pustiti majhnih časovnih "oken", če katera od nalog zahteva več časa za dokončanje. Tako ne bo prekrivanja, vse naloge pa boste lahko opravili pravočasno.
Veščine strateškega načrtovanja predpostavlja pravilno oceno lastnih moči. To pomeni, da mora obseg postavljenih nalog ustrezati dejanskim zmožnostim. Če želite oceniti svojo uspešnost, morate nenehno spremljati izvajanje vseh točk načrta. Tako lahko vidite, katere naloge se nenehno ne izvajajo, zakaj se to zgodi in v čem je težava. Posledično boste ugotovili razloge za nizko učinkovitost.
Torej, če povzamem, učinkovito načrtovanje poteka dela pomeni kompetentno zastavljanje nalog, sistematično pripravo načrta, obvezno izvajanje vseh postavljenih nalog in analizo lastnih dejavnosti.
Oksana Klimenko Vodilni trener-svetovalec za vodenje projektov, vodja oddelka za "Upravljanje projektov" pri Just Consulting, Moskva
Revija “Novi management”, št. 11 za leto 2007
- Kaj morate storiti, da boste najbolje izkoristili svoj najdragocenejši vir – čas? Kako se naučiti učinkovito načrtovati in natančno slediti načrtovanemu? Katere veščine so potrebne za uspešno dokončanje dnevnih načrtov?
Začnimo s primerom. Vodja podjetja pozdravi nov dan z upanjem, da bo uspel narediti vse, kar je za danes načrtovano, in če se bo izšlo, potem bi bilo lepo v urnik stlačiti še nekaj sestankov in poklicati pomembnega partnerja, s katerim bi se že dolgo nameravala pogovoriti, pa še vedno ni šlo. Vodja/najvišji menedžer gre v službo s tako optimistično naravnanostjo. Pride v pisarno, se potopi v posel in kmalu se ujame, da misli, da bo danes zelo težko narediti vse, kar je načrtovano. Pojavijo se nujna vprašanja, ki zahtevajo takojšnje rešitve, in načrt se spremeni do neprepoznavnosti. Snežna kepa nalog se sprevrže v plaz, časa katastrofalno primanjkuje, vodja pa ob koncu delovnega dne, nezadovoljen sam s seboj, vse, česar danes ni imel časa, preloži na jutri.
Obstaja mnenje, da če se načrt ne izvaja stoodstotno, potem delamo neučinkovito. To je eden zelo pogostih mitov o načrtovanju in seveda, tako kot vsi miti, ne trdi, da je resničen. Najprej morate to razumeti načrt ni dogma, ampak nenehno spreminjajoče se orodje za upravljanje. Se strinjate, ko se vreme nenadoma spremeni, včasih doživimo tudi negativna čustva: prevroče je, pa je jesen z dežjem in vetrom prišla ob nepravem času ali pa je sneg skopnel prej, kot je bilo treba ... Toda vreme se bo še spreminjalo - ne glede na naše razpoloženje. In to moramo jemati kot samoumevno. Tako je tudi z načrtovanjem. Bolj umirjeno se odzivamo na potrebo po nenehnem prilagajanju načrtov in prej kot aksiom spoznamo, da Načrt se med izvajanjem vedno spremeni, bolj uspešno jo lahko izvajamo.
Razvrstite vse stvari, ki jih počnete
Obstaja veliko metod učinkovitega načrtovanja, o njih so bile napisane knjige in članki, o njih so bila razvita specializirana izobraževanja in seminarji. Vsega tega se je mogoče in treba naučiti. Obstajajo tudi različne vrste načrtovanja, med katerimi so najpogostejše strateško, taktično in operativno oziroma tekoče. Zadržali se bomo le na nekaterih vidikih operativnega načrtovanja, ki si zaslužijo posebno pozornost. Kajti največji stres povzroča vsakodnevni stres in preobremenjenost v urniku vodje. Kako se temu izogniti? Razmislimo o več klasifikacijah, ki bodo upravitelju pomagale bolj zavestno in natančno izvajati dnevno načrtovanje.
Eden od načinov načrtovanja je po delovnem času:
- zjutraj (kaj je treba narediti na samem začetku delovnega dne);
- dan (naloge za prvo in predvsem drugo polovico dneva);
- zvečer (zadave, ki jih je mogoče rešiti ob koncu ali celo ob koncu delovnega dne).
To pomeni, da so vse prihajajoče naloge za jutri razvrščene v tri sklope glede na vaš tip osebnosti (»ali ste jutranja oseba ali nočna ptica«). Nalog, ki zahtevajo veliko truda, se je najbolje lotiti takrat, ko je vaša uspešnost največja.
Naslednja metoda je po vrsti dejavnosti:
- pisma;
- delo z dokumenti;
- posvetovalne dejavnosti v podjetju (delovni sestanki, sestanki ipd.);
- deliberativne aktivnosti izven podjetja (sestanki in pogajanja s partnerji, dobavitelji, naročniki ipd.).
S to razvrstitvijo pri določanju količine dela za naslednji dan boste lahko, prvič, ocenili, katere vrste nalog so bile največ opravljene, in drugič, jih prilagoditi tako, da odpravite monotonost. V idealnem primeru mora vodja dodeliti določene ure za delo s pismi in drugimi dokumenti ter jih označiti v urniku dela.
Dnevna opravila lahko tudi razvrstite po področjih upravljanja:
- finance;
- prodaja;
- proizvodnja;
- trženje;
- upravljanje s kadri itd.
Seznam je sestavljen glede na vrsto dejavnosti podjetja. (Seznam) mora biti dovolj popoln, da se nič ne pozabi in da se vse upošteva. Kaj bo takšno načrtovanje doseglo? Prvič, vse prihajajoče naloge (vodenje in sodelovanje na sestankih, priprava in analiza dokumentov) je mogoče jasno povezati s področjem upravljanja in določenimi ljudmi, ki so vključeni v te naloge in so odgovorni za njihovo izvajanje. To pa vam omogoča, da podrejenim določite naloge - (recimo pripravite potrebne informacije za sestanek). Drugič, po enem mesecu bo mogoče na primer analizirati, kateremu področju je namenjene dovolj pozornosti in kateremu manj, ter ugotoviti razloge. In končno, taka analiza vam bo omogočila bolj enakomerno in namensko načrtovanje dela v prihodnosti.
Ob upoštevanju dejstva, da gre vsak proces skozi določene faze, lahko ločimo še eno vrsto klasifikacije dnevnih zadev - po fazi postopka:
- iniciacija (vse stvari, ki jih je treba začeti, tj. sprožiti);
- načrtovanje (dogodki, ki so v razvoju in zahtevajo načrte);
- izvedba (stvari, ki se zdaj izvajajo);
- analiza (delo z dokumenti, poročili, pa tudi reševanje drugih problemov duševne narave);
- nadzor (dogodki, namenjeni preverjanju dela določenih služb in zaposlenih, spremljanje izvajanja projektov ipd.);
- dokončanje (stvari, ki jih je treba dokončati).
Zdaj morate izbrati dve klasifikaciji, ki sta vam najbolj priročni in razumljivi, ki lahko postaneta najučinkovitejši orodji za načrtovanje vašega delovnega dne.
Kot primer si poglejmo razvrščanje primerov po upravljalnem področju in po stopnji postopka.
Izdelamo tabelo (glej spodaj). V prvi stolpec vpišemo faze procesa, v prvo vrstico - področja upravljanja. Prihajajoče naloge postavimo v celice na križišču. Prav tako je priročno uporabljati različne markerje, ki označujejo dogodke z določenimi črkami in barvami. Želeni čas dneva lahko označite s črkami: U - jutro, D - popoldan, V - večer. Prednost lahko označite z različnimi barvami (rdeča - zelo pomembna, rumena - pomembna, zelena - manj pomembna).
|
Področja upravljanja/ |
Finančno upravljanje |
Vodenje proizvodnje |
Vodenje prodaje |
Marketing Management |
Upravljanje osebja |
|
Iniciacija |
Začetek izvajanja programa za razvoj novih receptur (sestanek z glavnim tehnologom in vodjo proizvodnje) - U | ||||
|
Načrtovanje |
Načrtujte promocijo (pismo, ki navaja nalogo tržniku) - U | ||||
|
Izvedba |
Potrditev sistema motivacije (delo z dokumenti) - D |
||||
|
Poročilo za 2 četrtletji kv.(delo z dokumenti) - D |
Analiza rezultatov udeležbe na razstavi (sestanek) - U | ||||
|
Nadzor |
Poročilo za 2 četrtletji kv.(delo z dokumenti) - D | ||||
|
Dokončanje |
Pripravite govor na podlagi rezultatov tekmovanja idej (govor) - B |
Pomembno je, da takšno matriko izpolnite postopoma čez dan, ko se pojavljajo naloge. V končani obliki lahko matriko opravil prenesete svojemu pomočniku, da prilagodi urnik za naslednji dan, ali pa to storite sami. Tako boste namesto kaotičnega seznama opravil imeli strukturirano tabelo, ki je priročna in vizualna. Vse, kar ostane, je, da jih povežemo z določenimi dnevi in urami.
Morda boste izbrali dve drugi vrsti klasifikacije, ki vam bolj ustrezata. Vsekakor pa načrtovanje na dveh ravneh hkrati daje veliko večji učinek kot sestavljanje običajnega dolgega seznama opravil, ki jih je težko stlačiti v delovni čas.
Izboljšajte in razvijajte svoje sposobnosti načrtovanja
Ni skrivnost, da uspešno načrtovanje zahteva določene veščine. To je osredotočanje na glavno stvar, gradnja logičnih verig, dajanje prednosti fleksibilnosti razmišljanja, delo z veliko količino informacij, sistematična vizija celotne slike itd. Če čez dan pride do sprememb v urniku, bo možnost hitrega in enostavnega preklopa z ene teme na drugo, včasih nepovezano s prejšnjo, prišla prav. V malih in srednje velikih podjetjih lahko opazimo takšno sliko. Vodja dela z dokumenti in vso svojo pozornost usmeri na poročilo, ki vsebuje pomembne finančne kazalnike za določeno obdobje. In nenadoma, na primer, pride v pisarno vodja oddelka in, kot v znani ruski komediji, dvigne roke proti nebu in zakliče: »Šef! Vse je izginilo! Nakar s težavo zadržuje navdušenje pove, da je delo na robu propada, da je skoraj nemogoče karkoli spremeniti in da je vse upanje v upravniku. V nekaj sekundah morate preklopiti iz poročila v oddelek, analizirati situacijo in hitro sprejeti učinkovito vodstveno odločitev.
Ali je mogoče razviti stalne veščine načrtovanja, ki vam bodo pomagale pri obvladovanju nepričakovanih sprememb v načrtih? Tukaj je nekaj preprostih vaj, katerih namen je naučiti se učinkovito načrtovati in voditi proces dokončanja nalog, načrtovanih za ta dan. Vsak od njih vzame nekaj minut (izvajate jih lahko npr. v odmorih med zapletenimi nalogami), z bolj ali manj rednim treningom pa lahko bistveno povečate svojo učinkovitost pri načrtovanju nalog.
telovadba"tarča". Ta vaja razvija sposobnost osredotočanja na eno pomembno stvar. Na list papirja narišite veliko tarčo – kot na strelišču. Naloge prihodnjega dne razporedite po naključnem vrstnem redu v kroge tarče, tako da točka v sredini ostane prosta. Bolj oddaljene zadeve lahko postavite na list izven ciljnega območja. Več različnih stvari in dogodkov se spomnite, bolje je. Zdaj poglejte sredino tarče in se osredotočite na eno stvar. Zadržite svojo pozornost na tem eno minuto. Nato usmerite pogled na druge zapiske na listu, kot da bi opazovali s strani, in si tako privoščite malo počitka. Ponovno poglejte sredino tarče in se osredotočite na drugo nalogo, prav tako eno minuto. Tako lahko z izmenično osredotočenostjo na eno stvar in gledanjem na veliko drugih stvari postanete dobro usposobljeni v sposobnosti poudarjanja glavne stvari in zavrženja nepomembnega, kar vam bo omogočilo, da hitro določite glavne in najpomembnejše naloge pri načrtovanju.
telovadba"Preklop TV-ja" Ta preprost in dobro znan postopek se v psihološkem kontekstu imenuje "sindrom gumba". Mentalno si predstavljajte, da imate v rokah daljinski upravljalnik televizorja. Poskusite "preklopiti" misli z ene teme na drugo - vsakič, ko pritisnete gumb na namišljenem daljinskem upravljalniku. Izberite tempo preklopa, ki vam ustreza. Sprva lahko to počnete počasi, nato postopoma pospešite. Kot možnost lahko spreminjate dolžino časa, ko razmišljate o stvareh. Glavna stvar je, da "gumb na daljinskem upravljalniku" pomeni signal, da preklopite s teme na temo. Tako se boste naučili hitro preusmeriti svojo pozornost z ene teme na drugo, ne da bi se dolgo časa zataknili pri eni temi.
telovadba"Poveži besede skupaj." Ustvarjalne naloge zahtevajo od izvajalca fleksibilno razmišljanje. Navada standardnega razmišljanja ni najboljši pomočnik pri razvoju optimalne rešitve in verjetno ne bo pomagala doseči želenih rezultatov. Ustvarjalnost in spontanost sta prav tako pomembni sestavini učinkovitega miselnega procesa kot doslednost in doslednost. Te veščine lahko razvijete z igrami. Naloga je naslednja: v paru besed, ki med seboj nista popolnoma povezani, morate najti nekaj skupnega. Najprej lahko naredite seznam parov besed (5-6 parov), nato pa eno za drugo poskusite najti skupnost v vsaki. Na primer, "krokodil" in "vladar". Kaj imajo skupnega? Druga možnost je, da sta lahko oba zelena. Takšno usposabljanje razvija fleksibilnost razmišljanja in pomaga pri uspešnem iskanju optimalnih rešitev problemov v minimalnem času.
telovadba"Drevo". Pogosto morate za pravilno določitev prioritet načrtovati vse stvari po načelu pomembnosti ali temeljnosti: trdne, na podlagi katerih se izvaja vse ostalo, in majhne, a tudi potrebne. Na list papirja narišite drevo od korenin do listov. In razdelite naloge na naslednji način: korenine - osnovne, glavne prednostne zadeve; deblo - strateške usmeritve razvoja; podružnice - dejavnosti na področjih upravljanja ali posameznih področij poslovanja; listi – specifične naloge.
Ko prejmete vizualno predstavitev informacij, nadaljujte z nadaljnjim delom - naredite pojasnila, izberite osebje za delo na določenih področjih, za opravljanje določenih nalog itd.
Načrtujte dnevno, nenehno, razvijajte svoje sposobnosti, izboljšujte svoje sposobnosti, izumljajte nove metode in metode. Naj bo proces načrtovanja pozitivna in ustvarjalna izkušnja. Vso srečo pri načrtovanju in poslu!
Koledar je eno izmed učinkovitih orodij za načrtovanje. Vsak od nas, ko je začel upravljati s časom, prej ali slej razume, da brez koledarja ni ne tukaj ne tam. Res, niso zaman stari Egipčani leta 4236 pred našim štetjem pogledali po koledarju in določili, kdaj in kako bodo obdelovali zemljo.
Vsak koledar temelji na opazovanjih: sonca ali lune, plime in oseke. Ker pa je najtežje delo za nas že opravljeno, čas razdelimo na dneve, tedne in mesece, naredimo preprostejše stvari. Pazili bomo nase in naredili svoj koledar!
Koledarji so različni...
Eden prvih koledarjev v sistemu fly je "Družinski koledar". Stvar je potrebna in uporabna! Seveda je vaš spomin odličen, vendar je bolje, da si zapišete rojstne dneve sorodnikov in druge nepozabne datume v vaši družini. Družinski koledar bo vsem pomagal zapomniti različne datume, zato je pomembno, da je javno dostopen. Če je mogoče tak koledar obesiti na hladilnik ali steno, mimo katere vsak dan hodijo vsi sorodniki, potem bo vsak od njih brez nepotrebnih opomnikov lahko načrtoval čas ob upoštevanju družinskih tradicij. In na darila se boste lažje spomnili pravočasno.
Druga vrsta koledarja - dnevnik! Danes se bomo pogovarjali o tem. Seveda že imate »revizijski dnevnik«, sestavljen je in občasno dopolnjen z novimi opombami, vendar ga je neprijetno nositi s seboj.
Za dnevno načrtovanje uporabljam rokovniški koledar, vendar ne datumskega. Moč načrtovanja z rokovnikom sem moral preizkušati več kot eno leto, da sem se odločil za najboljšo možnost. Tudi vi bi morali eksperimentirati, opazovati in poskušati. Kupil sem rokovnike z datumi formata A5, kupil velike zvezke in albume in vanje risal teden, poskusil z majhnim zvezkom - v vsakem sistemu mi nekaj ni ustrezalo in mi je onemogočalo delo.
Tri po tri!
Najbolj sprejemljiva možnost je bila pridobljena po uporabi sistema tri do tri. Ideja je:
- Vsak mesec v letu razdelite na tri komponente: mesec, teden, dan.
- Predstavljajte si, da je vsak dan sestavljen iz treh delov: zjutraj, popoldne in zvečer.
- Ne pozabite, da je življenje sestavljeno iz treh področij: delo, družina-dom, osebni čas.
- Vsak dan si na vsakem področju postavite EN cilj, tj. načrtujte tri stvari, ki jih morate narediti.
Mesec – teden – dan
Dnevniki brez datumov so zelo priročni za tak sistem. Na prvi čisti namaz narišem mesec. Postopek se morda zdi delovno intenziven, vendar se težave pojavijo le prvič, potem je vse veliko preprostejše.
Ko sem začrtal cel mesec, poskušam ugotoviti, kaj je treba storiti ta mesec. Strinjam se, "odrasle" zadeve so precej sezonske in ne glede na to, kako težko se poleti trudimo pripraviti sani, nekaterih stvari ni mogoče odložiti. Vpišem rojstne dneve sorodnikov in prijateljev, zapišem kdaj poslati voščilnico, zabeležim obiske pri zobozdravniku, dan zapadlosti računov, dneve dela, poročila, sploh vse, kar se dogaja v prihajajočem mesecu. 
Naslednji razpon je posvečen tednu. Tukaj, vendar podrobneje, bom vključil naloge, ki so obvezne v tem tednu: tako ob delavnikih kot ob vikendih. 
Potem se začne zabava. Predstavljam si svoj dan razdeljen na tri dele: jutro, popoldne in večer. Noč v tej shemi ni upoštevana, ker... Ponoči najraje spim, pri sovah pa je možna delitev na dan, večer, noč. Pomembno je, da natančno določite, katere naloge boste opravljali in ob kateri uri dneva. Nobenega dvoma ni, da nekaterih zadev ni mogoče prerazporediti. Na tržnico grem na primer zagotovo trikrat na teden, a da bi kupila vse, kar potrebujem pri pravi gospodinji, moram vstati zelo zgodaj in biti na tržnici ob 7. uri zjutraj. Potem ko sem obvezne stvari razporedil po časovnem vrstnem redu, sem si zastavil cilje. 
Ni skrivnost, da se življenje vsake ženske ujema s triom: delo, dom-družina, "jaz ljubljena". Nobena skrivnost tudi ni, da se navadno samo enemu področju posveti ustrezna pozornost, kakšen drugi šepa, včasih celo na dveh nogah, tretji ... ja, kaj se spomnimo, tretjega skorajda ni. Tu vam bo pomagalo postavljanje ciljev na življenjskih področjih. Za vsak dan v tednu določim tri obvezne stvari, po eno za vsako področje. Tri stvari, brez katerih dan ne bo polno preživet! Glavna stvar, ki si jo morate zapomniti, je, da ne morete odložiti dela na nobenem področju, zaslužite si živeti vsak dan svojega življenja v največji možni meri!
Bottom line
Vsak večer približno pet minut posvetim analizi preteklega dne in načrtovanju naslednjega dne, pri čemer ne pozabim preveriti aktivnosti, ki so načrtovane za ves mesec. To je zelo pomembno, saj je sprva težko nadzorovati vse naenkrat. Če mi je težko najti nalogo za dan na katerem koli področju, uporabim "seznam opravkov". Zelo pomaga pri postavljanju ciljev, z redno uporabo te metode pa neopazno izgine.
Vsak teden naredim 21 stvari in to ni tako malo!
Verjetno se vam zgodi, da se ob koncu napornega dne počutite prazni, pa ne zato, ker ste utrujeni, ampak zato, ker niste dosegli pomembnejših ciljev. Vsak od nas ima za to izgovore: neskončni sestanki, pogoste motnje, nujne zadeve. Toda rezultat je enak - niste imeli časa narediti ničesar, kar ste vnaprej načrtovali. Kako se torej naučiti načrtovati svoje zadeve, da boš imel čas za vse – pomembne naloge, družino, zabavo?
Pomen načrtovanja
Če načrtujete učinkovito in modro, vam ta veščina omogoča:
- Razumejte, koliko časa bo trajalo, da realno dosežete določen cilj.
- Poskrbite, da boste imeli dovolj časa za dokončanje najpomembnejših nalog.
- Načrtujte čas za nepredvidene okoliščine.
- Izogibajte se prevzemanju preveč nalog, ki jih ne morete dokončati.
- Trdo delajte za svoje osebne in karierne cilje.
- Imejte dovolj časa za družino, prijatelje, samorazvoj in hobije.
- Doseči .
Časa ni mogoče kupiti ali upočasniti, lahko pa ga zapravimo in obžalujemo preteklost. Načrtovanje vam pomaga uživati v sedanjosti in si prizadevati za uspeh v prihodnosti.
Kako načrtovati svoj čas
Veliko stvari je najbolje narediti danes in zdaj, vendar je najboljši čas za začetek načrtovanja na začetku tedna ali meseca in to počnite redno. Če pa ste samostojni podjetnik, lahko začnete zdaj.
Obstaja na stotine različnih tehnik in aplikacij, ki vam bodo omogočile učinkovito upravljanje s časom. Na primer:
- Wunderlist
- Trello
- Todoist
- Kar koli.do
Te storitve so priročne, omogočajo preprost vnos podatkov in prejemanje povratnih informacij v obliki grafov in dodatnih informacij.
Določite svoj razpoložljivi čas
Zagotovo imate stvari, ki jih počnete vsak dan in zanje porabite določeno količino časa. Mamljivo je vključiti tudi to, vendar bodite realni – svoj prosti čas morate razporediti. Vnaprej se odločite, koliko prostega časa boste porabili za delo, koliko za samorazvoj in koliko za zdravje, družino in zabavo.
Načrtujte svoje glavne dejavnosti
Katere ukrepe morate nujno sprejeti, da zagotovite dobro opravljanje svojega dela? Začnite s tem, ne počnite slabo, ne vzemite si tega časa.
Določite predmete z visoko prioriteto
To so stvari, ki bi vam morale biti na prvem mestu, kar pa ne pomeni nujno, da jih najprej naredite (zanje lahko obstaja določen čas, na katerega nimate vpliva). To pomeni, da si morate vzeti čas za temeljito pripravo.
Na primer, vaša glavna prednostna naloga je študij za celo leto. Prijavili ste se na tečaj in trikrat na teden morate biti na določenem mestu od šeste do osme ure zvečer. Ne zamudite niti ene lekcije, pazite, da ne zamujate na tečaje in naredite vse domače naloge, če obstajajo. To je vaša prednostna naloga. Ne pozabite tudi, da samo obiskovanje tečajev ne bo dovolj, saj bo človek dosegel visoke rezultate šele, ko bo v svoje vsakdanje življenje vtkal novo veščino. V primeru angleščine to pomeni branje knjig in gledanje filmov v tem jeziku. Tega morda ne boste počeli vsak dan, vendar morate obiskovati tečaje in biti nanje pripravljeni.
Načrtujte čas za nepredvidene okoliščine
Pogosta napaka, ki jo novinci naredijo pri načrtovanju, je, da mislijo, da bo šlo vse točno po načrtih. V našem svetu te lahko razočara kdorkoli in karkoli: ljudje, okoliščine, vremenske razmere, menjalni tečaji, vladne politike, lastno telo. Zato bodite modri in si za vsak slučaj vzemite nekaj ur.
Načrtujte svoj prosti čas
Diskrecijski čas je čas, ki ostane med vašimi nalogami, če jih dokončate prej, kot je bilo pričakovano. To je tudi namenoma določeno obdobje, v katerem želite doseči svoje cilje. Vse je odvisno od vaših vrednot in prioritet. Za nekatere ljudi je to morda branje knjige ali gledanje filma.
Analizirajte svoje dejavnosti
Pri načrtovanju ne bo dovolj, da poskušate vse narediti. Morda boste morali iskati večno ravnovesje. Tudi najuspešnejši ljudje so izjemno prilagodljivi pri načrtovanju – oni, svoje telo in njegove zmožnosti, da vsak teden izboljšujejo svoj seznam opravil. Prav tako lahko prenesete svoje odgovornosti, prosite za pomoč in naloge prepustite zunanjim izvajalcem.
Za globlje razumevanje načrtovanja se udeležite tečaja. V njem se lahko seznanite z njegovimi osnovami, pa tudi izberete tehniko, ki vam ustreza.
Želimo vam veliko sreče!
V članku smo začeli razpravljati o temi upravljanja s časom, zdaj pa se pogovorimo o pravilih načrtovanja.
Kot je rekel Benjamin Franklin: "Čas je denar." Ta aksiom uporabljamo že več kot 250 let.
Toda nekateri sodobni poslovni filozofi verjamejo, da sta čas in kapital enakovredna pojma le na dva načina:
- čas in denar sta omejena vira;
- čas in denar imata ceno.
Po mnenju mnogih drugih je čas veliko bolj dragocen, ker:
- ne moreš dobiti več časa za noben denar;
- nihče ne dobi več ali manj časa kot ti.
“Imaš točno toliko časa, kot so ga imeli Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;
- denar si je mogoče izposoditi, časa pa nikoli;
- denar lahko porabimo jutri, čas pa šele danes.
Kljub razhajanju pogledov na vprašanje enakovrednosti časa in kapitala je jasno, da je čas omejen na vseh področjih poslovanja in je načrtovanje učinkovito orodje za upravljanje s tem neprecenljivim virom.
… »Načrti so neuporabni, načrtovanje je neprecenljivo« Dwight David Eisenhower, 34. predsednik ZDA.
Če torej želite kar najbolje izkoristiti svoj časovni potencial, si zapomnite nekaj osnovnih pravila načrtovanja.
Osnovna pravila načrtovanja:
1. Nikoli ne začni svojega dneva, če ni že načrtovan na papirju.
Če vaš cilj ni zapisan, potem sploh ne obstaja. Seznam načrtovanih nalog je zemljevid, ki vam ne bo dovolil, da zapustite ali skrenete s poti do cilja.
2. Delo s pisnim seznamom načrtovanih nalog poveča splošno učinkovitost vaših dejavnosti že od prvega dne načrtovanja.
Zvečer pripravite seznam nalog, ki jih morate opraviti naslednji dan. Zahvaljujoč temu boste vedno vedeli, kje začeti dan.
3. Delajte na svojem seznamu ves dan.
Če imate novo opravilo, ga dodajte na prednostni seznam glede na predhodno načrtovana opravila. Ko opravite drugo nalogo na seznamu, jo obvezno prečrtajte. To vam bo dalo zadovoljstvo pri delu, vam vlilo entuziazem in navdih za naslednje naloge.
4. Načrtujte od velikega do majhnega, od dolgoročnega do kratkoročnega, od življenjskega cilja do dnevnega načrta.
Za vsako nalogo določite fiksni rok, kdaj naj bo dokončana. ..."Ena dokončana produktivna naloga je vredna petdeset napol dokončanih nalog." — Malcolm Forbes.
5. Zapleteno nalogo vedno razdelite na majhne podnaloge.
Tukaj se dobro obnese odločitveno drevo, kjer je ključna naloga drevo, podnaloge za njeno izvedbo pa so veje. Nadaljujte z razvejanjem, dokler postopek dokončanja celotne naloge ne postane preprost in pregleden. Tu vam bo v veliko pomoč MindManager, s pomočjo katerega lahko preprosto ustvarite interaktivni vizualni miselni zemljevid.
Preden začnete kar koli delati, se spomnite osnov pravila načrtovanja Ne pozabim na Pravilo 10/90: 10 % časa, porabljenega za načrtovanje pred začetkom naloge, bo prihranilo 90 % časa za njeno reševanje. In vaš uspeh je zagotovo zagotovljen!
In končno, kratek video o upravljanju svojega časa od Stephena Coveyja, strokovnjaka za vodenje in upravljanje življenja, učitelja in svetovalca za organizacijsko upravljanje.