Dziennik pokładowy do rejestracji listów przewozowych ciągnika. Czy potrzebny jest dziennik podróży?

Tak, możesz. Ujednolicone formularze są wymagane tylko w przypadku organizacji transportu samochodowego. Inne firmy mają prawo do samodzielnego opracowania formularzy podróży. Niestandardowe listy przewozowe odnotuj w księgach rachunkowych

Dokument opracowany przez firmę musi spełniać wymagania dokumentu pierwotnego. Ponadto „własny” formularz listu przewozowego musi zawierać wszystkie obowiązkowe dane przewidziane w rozporządzeniu Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152. W szczególności są to informacje o kierowcy oraz dane o pojazd.

Dodajmy, że aby uniknąć sporów z fiskusem, bezpieczniej jest wypisać trasę – wskazać konkretny cel i miejsce wyjazdu.

Jakich dokumentów dotyczących paliw i smarów (z wyjątkiem listu przewozowego) zażąda Federalna Służba Podatkowa?

Inspektorzy mogą zażądać dokumentacji potwierdzającej, że firma racjonuje koszty. Szef firmy na swoje polecenie musi zatwierdzić oddzielnie letnie i zimowe standardy zużycia paliwa. W tym celu przeprowadzane są jazdy próbne samochodów (w określonych warunkach). Ich wyniki są dokumentowane w dowolnym raporcie z kontroli kontrolnej.

Odrębnym zarządzeniem powołana zostanie także komisja, która na bieżąco będzie przeprowadzała pomiary kontrolne zużycia paliwa w transporcie.

Czy potrzebny jest dziennik podróży?

Nie, nie jest wymagane. Jeśli jednak Twoja firma posiada dużo pojazdów służbowych, lepiej zachować taki dokument. Umożliwi to kontrolę przepływu listów przewozowych i ich przekazywania do działu księgowości. Standardowa forma dziennika księgowego (formularz nr 8) została zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Ale firma może opracować własny formularz.

Czy istnieją dokumenty, które mogą zastąpić listy przewozowe?

Wydatki na paliwo i smary mogą być potwierdzone nie tylko listami przewozowymi, ale także innymi dokumentami, które pozwalają w sposób rzetelny określić przebytą przez pojazd odległość. Np. dokumenty wypełniane na podstawie danych z urządzeń pomiarowych i monitorujących ruch maszyn. Urządzeniem takim może być urządzenie posiadające wbudowany system nawigacji satelitarnej (pismo z dnia 16 czerwca 2011 r. nr 03-03-06/1/354).

Co trzeba rozliczyć VAT przy zakupie benzyny za gotówkę?

Do odliczenia podatku VAT potrzebny będzie paragon fiskalny oraz faktura. W takim przypadku stacja benzynowa wystawi fakturę tylko wtedy, gdy osoba odpowiedzialna (pracownik kupujący paliwo) posiada pełnomocnictwo do odbioru pozycji magazynowych. W przypadku braku pełnomocnictwa faktura nie zostanie wystawiona. W takim przypadku sprawdź, czy na paragonie widnieje informacja o podatku VAT. Jeżeli nie, paliwo może być wliczone w cenę zakupu. Oznacza to, że całą kwotę uwzględnioną na czeku odpisz jako wydatki. Jeśli wskazany jest podatek VAT, lepiej nie odliczać tego podatku i nie zaliczać go do wydatków. To najbezpieczniejsza opcja.

Każda organizacja posiadająca pojazdy do użytku służbowego musi prowadzić rejestr ruchu wystawionych listów przewozowych. W tym celu przewidziany jest specjalny formularz, który nazywa się „Dziennikiem rejestrowania przemieszczania listów przewozowych”. Na stronie dowiesz się jak powinien wyglądać ten dokument i jak go wypełnić bez błędów.

Organizacje i przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe lub po prostu korzystający z samochodów służbowych w swojej pracy mają obowiązek regularnej rejestracji wszystkich wystawionych listów przewozowych w specjalnym dzienniku. Jest to zdefiniowane w artykule 6 Ustawa federalna z dnia 8 listopada 2007 r. nr 259-FZ I zarządzeniem Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152. Forma dziennika pokładowego do rejestracji ruchu listów przewozowych została zatwierdzona już dawno temu Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. N 78. Przez te dwadzieścia lat ani sam Formularz nr 8, ani procedura jego prowadzenia nie uległy zmianie. Choć ustawodawcy już nie raz wprowadzali zmiany w wypełnianiu listów przewozowych, ostatnia z nich miała miejsce na początku 2019 roku. Oprócz formularza nr 8 Państwowa Komisja Statystyczna zatwierdziła kilka innych formularzy przeznaczonych do wystawiania odpowiednich listów przewozowych (dla samochodów ciężarowych i osobowych, a także autobusów). Zostaną one omówione w innym artykule, ale teraz bardziej szczegółowo omówimy podstawowy rodzaj dokumentacji księgowej, mający na celu kontrolę przepływu listów przewozowych wydawanych kierowcom, a także dostarczanie zużytych arkuszy z powrotem do działu księgowości organizacji.

Co to jest dziennik ruchu listów przewozowych?

Stosowanie takiego dokumentu księgowego ma kilka zalet, które sprawiają, że korzystanie z dziennika jest przydatne nawet dla tych firm, które nie mają takiego obowiązku. W szczególności umożliwia kontrolę terminowości i kolejności wydawania bonów oraz szybsze sprawdzanie odpisów paliw i smarów. Standardowy formularz międzybranżowy nr 8 (OKUD 0345008) to zszyte ze sobą arkusze w formie księgi, na której wydrukowana jest tabela złożona z dziewięciu kolumn. Każda organizacja może opracować i stosować własną formę tego dokumentu, ponieważ jego forma jest zalecana i obowiązkowa. Opracowanie własnej tabeli pozwoli Ci uporządkować kolumny w dogodnej kolejności, usunąć niepotrzebne dane i dodać odpowiednie. W szczególności standardowy formularz stwierdza:

• numer listu przewozowego i data wystawienia;
• numer personalny i imię i nazwisko kierowcy pojazdu;
• numer garażu pojazdu (w standardowym formularzu nie jest podany numer stanu rejestracyjnego, ale możesz go uwzględnić w swoim formularzu);
• podpis kierowcy potwierdzający otrzymanie biletu;
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia i przyjęcia vouchera (dyspozytora);
• data przyjęcia arkusza i podpis księgowego;
• kolumna na notatki.

Należy wypełnić dziennik podróży, którego standardowy formularz można pobrać na końcu artykułu, w sposób określony zarządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. nr 152. Procedura ta jest taka sama dla wszystkich użytkowników pojazdu.

Dziennik podróży: wypełnienie próbki

Z wypełnieniem tego standardowego formularza zwykle nie ma problemów. Wpisów można dokonywać ręcznie lub wypełniać komputerowo, a na koniec arkusze można wydrukować tak, aby każda upoważniona osoba mogła się podpisać. Wygodniej jest prowadzić dokument w formie odręcznej, jeśli w organizacji jest wiele samochodów, a dyspozytor na bieżąco wystawia i akceptuje vouchery. Strona tytułowa dokumentu jak zwykle musi zawierać nazwę organizacji, jej OKPO i okres, na jaki wydano formularz. Na stronie tytułowej nie ma konieczności umieszczania podpisów ani pieczęci. Strony dokumentu muszą być ponumerowane, a ich numer podany na odwrocie dokumentu. Nie ma potrzeby zszywania i zaklejania formy.

Wewnątrz formularza wystarczy wypełnić wymagane pola. Nie jest wymagane żadne podsumowanie. Przykład wypełnienia standardowego dziennika do wystawiania listów przewozowych wygląda następująco:

Gdy w czasopiśmie zabraknie wolnych stron i łamów, należy je przechowywać w archiwum organizacji przez co najmniej trzy lata, po czym można je zniszczyć.

Przedsiębiorcy i organizacje wykorzystujące w swojej działalności pojazdy mechaniczne wystawiają listy przewozowe na każdy przejazd. Formularze te odzwierciedlają zużycie paliwa i inne wskaźniki wydajności. Każdy wystawiony dokument odnotowywany jest w odpowiednim rejestrze, zwanym rejestrem listów przewozowych. Opracowano dla niego ujednoliconą formę. Możesz pobrać bezpłatną próbkę na końcu artykułu.

Dziennik rejestracji listów przewozowych ma ujednoliconą formę nr 8, zatwierdzoną przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej w 1997 r. Przedsiębiorcy i organizacje mogą nadal korzystać z tego szablonu. Jednocześnie od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje ustawa nr 402-FZ „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Na podstawie tej ustawy stosowanie formularzy ujednoliconych nie jest obowiązkowe.

Prowadząc rejestr biletów podróżnych na rok 2018 warto zwrócić uwagę na kilka punktów:

1. Rejestr jest otwarty na okres do 1 roku.
2. Czas trwania dziennika ustala sam menadżer.
3. Jeśli menedżer zdecyduje się odmówić stosowania ujednoliconego formularza, musisz stworzyć własną próbkę, która będzie zawierać te same dane.
4. Okres przechowywania dziennika wynosi co najmniej 5 lat (podobnie jak w przypadku innych dokumentów pierwotnych).

Ważny! Przed spisaniem dziennika należy upewnić się, że upłynął okres ważności ostatniego zapisanego w nim formularza. W przeciwnym razie potwierdzenie kontroli nie będzie możliwe.

Po dokonaniu notatek w rejestrze należy złożyć podpisy. Wpisane dane potwierdza księgowa, pracownik prowadzący księgę oraz sam kierowca. Na końcu ujednoliconej formy tabeli znajduje się kolumna na komentarze. Nie jest konieczne jego wypełnianie. W niektórych przypadkach zawiera nazwę miejscowości, w której podróżował kierowca, lub inne dodatkowe oznaczenia.

Przykładowy formularz: wymagane dane

Od 2018 roku standardowym formularzem są dokumenty oprawione. Strona zawiera tabelę składającą się z 9 kolumn. Opracowując próbkę dla swojego przedsiębiorstwa, możesz ułożyć je w najwygodniejszej kolejności, usunąć niepotrzebne kolumny lub dodać dodatkowe.

Na pierwszej stronie przykładowej książeczki podróży wskazana jest nazwa przedsiębiorstwa lub organizacji oraz okres prowadzenia rejestru. W specjalnie wyznaczonych polach po prawej stronie wpisywane są kody OKUD i OKPO.

1. Numer listu przewozowego.
2. Data wystawienia dokumentu.
3. Szczegóły kierowcy. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz numer personalny.
4. Numer samochodu.
5. Podpisy kierowcy, dyspozytora (z datą pobrania formularza od kierowcy) i księgowego (z datą przyjęcia dokumentacji).
6. Dodatkowe informacje. W razie potrzeby wypełnia się ostatnią kolumnę.

Wszystkie pozostałe strony są drukowane przy użyciu tego samego szablonu. W większości przypadków w wierszach wprowadzane są w przybliżeniu te same dane. Kiedy skończą się wolne strony, dziennik podróży listów przewozowych należy przesłać do archiwum. Tam będzie przechowywany przez 5 lat (zgodnie z zasadami dokumentacji pierwotnej).

Komu powierzono prowadzenie rejestru?

Księgę rachunkową prowadzi pracownik powołany na zlecenie dyrektora lub indywidualnego przedsiębiorcy. Ponadto można to powierzyć pracownikowi, którego umowa o pracę przewiduje już tę odpowiedzialność.

Inną opcją jest to, że menedżer ma prawo zatrudnić zewnętrzną organizację lub indywidualnego przedsiębiorcę do prowadzenia czasopisma. W celu udokumentowania takiej współpracy zawierana jest umowa serwisowa.

Niezależnie od tego, kto dokonuje notatek w tabeli, procedura księgowa nie ulega zmianie:

• dla każdego listu przewozowego sporządzany jest zapis;
• formularze zaznaczono w porządku chronologicznym;
• strony numerowane są kolejno.

Jeżeli upłynął okres, na który dokument został sporządzony, książeczka przewozowa do wystawienia listów przewozowych jest zszywana i podpisana. Należy upewnić się, że wszystkie strony rejestru są ponumerowane.

Dlaczego trzeba śledzić dokumenty podróżne?

Zgodnie z prawem każdy przedsiębiorca (lub organizacja) wykorzystujący samochody do swojej działalności ma obowiązek przedstawić listy przewozowe i uwzględnić je w rejestrze. Sam formularz zawiera pełne informacje dotyczące przejazdu: dane kierowcy, trasę, charakterystykę ładunku.

List przewozowy stanowi dowód zużycia paliwa podczas transportu. Na podstawie tego dokumentu podatnik może odliczyć koszty paliwa do pojazdów. Ponadto dane zawarte w dokumentach ułatwiają księgowość i płace kierowcom.

Wszystkie organizacje posiadające w rejestrze ciężarówki lub samochody osobowe są zobowiązane do prowadzenia dziennika wystawiania listów przewozowych. Oczywiście ci, którzy odbywają wyjazdy opłacalne dla firmy.

PLIKI 2 pliki

Znaczenie prowadzenia dokumentu polega na tym, że rejestruje on listy przewozowe, które z kolei stanowią potwierdzenie kosztów poniesionych przez organizację. Bez dziennika utrzymanie porządku w obsłudze listów przewozowych i w ogóle udowadnianie ich istnienia (przy dużych nakładach pracy) jest dość problematyczne.

Sposób podawania

Wypełnianie dziennika wystawiania listów przewozowych można zorganizować wyłącznie w formie papierowej. Nie ma możliwości wprowadzenia niezbędnych informacji drogą elektroniczną (tylko jeśli każdy z kierowców, dyspozytorów i księgowych organizacji posiada własny podpis elektroniczny).

Od samego początku konserwacji dokument jest drukowany iw razie potrzeby zaopatrywany w dodatkowe arkusze. Pod koniec okresu konserwacji jest zszywany, poświadczany podpisem kierownika organizacji i przechowywany przez kolejne 5 lat.

Idealnie byłoby, gdyby był on w ciągłym użyciu przez pracownika odpowiedzialnego za wystawianie i odbieranie listów przewozowych od kierowców.

Elementy magazynu

Formularz dokumentu składa się z dwóch arkuszy. Po ukończeniu czasopismo ma postać książki z okładką i kilkoma arkuszami wydrukowanymi i ułożonymi w tabelę. Na okładce, pośrodku, znajduje się nazwa magazynu wskazująca rok (miesiąc) wypełnienia (zwykle jego okres ważności wynosi 1 rok, ale zdarzają się również opcje krótkoterminowe, na jeden miesiąc).

Na górze okładki osoba wypełniająca wpisuje pełną nazwę organizacji, kod dokumentu zgodnie z OKUD (dla standardowego formularza międzybranżowego nr 8 jest to 0345008, jest on natychmiast wpisywany do formularza), kod według do OKPO.

Tabela znajdująca się na drugim arkuszu dziennika zawiera kolumny. Każda z tych kolumn zawiera następujące informacje:

• Numer listu przewozowego. W dokumencie zastosowano numerację ciągłą. Wszystkie wpisy dokonywane są w porządku chronologicznym.
• Kiedy wystawiono list przewozowy (data).
• Informacje o kierowcy: imię i nazwisko słownie, jeśli jest dostępny - numer personalny.
• Cyfry numeru garażu (nie tablicy rejestracyjnej) samochodu.
• Podpis kierowcy jako gwarancja otrzymania listu przewozowego.
• „Autograf” dyspozytora, który przyjął list przewozowy z notatkami i innymi dokumentami dotyczącymi podróży (dane te są wskazane w nocie).
• Podpis księgowego. Umieszczane po otrzymaniu listu przewozowego przez dział księgowości.
• Notatka. Kolumna ta przeznaczona jest na dane, które są zasadniczo istotne przy wystawianiu lub akceptowaniu listów przewozowych. Wskazane są tam oznaczenia (lub ich brak) na dokumentach, poprawki, właściwości fizyczne otrzymanego papieru itp.

Drugi arkusz dziennika może trwać tak długo, jak chcesz. Najważniejsze, aby zawarte w nim listy przewozowe miały właściwą datę wystawienia. Pracownik nie ma prawa wprowadzać do dziennika informacji nieistotnych lub świadomie fałszywych.

Jeśli chodzi o okres przechowywania, zgodnie z obowiązującymi normami dziennik wystawienia listów przewozowych jest przechowywany przez co najmniej 5 lat.

Ważny punkt! Dziennik wystawienia listów przewozowych musi zawierać informacje o wszystkich wystawionych dokumentach. Jeżeli list przewozowy nie jest zarejestrowany, dział księgowości nie ma prawa go przyjąć.

Kto to wypełnia

Kierownikowi organizacji początkowo automatycznie przypisuje się odpowiedzialność za prowadzenie czasopisma. Jednak w zdecydowanej większości przypadków powierza tę odpowiedzialność swoim podwładnym. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Poprzez umowę o pracę (określającą, że jest to bezpośredni obowiązek danego pracownika).
• Na podstawie osobnego zamówienia. Dokument będzie nosił nazwę „Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika wystawiania listów przewozowych”. Jest skompilowany w darmowej formie. Najważniejsze, że zawiera podpis menedżera, dane organizacji, informację o wyznaczonym pracowniku i jego podpis jako znak zgody z treścią.

Przydzielony pracownik nie musi przechodzić żadnego specjalnego szkolenia, aby prowadzić dziennik.

Ramy prawne

Załączony formularz i próbne wypełnienie to standardowy formularz międzysektorowy nr 8, który został przyjęty uchwałą nr 78 Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 28 listopada 1997 r. Jest używany od dawna i nawet teraz nie stracił na znaczeniu.

Jednak od 2013 roku korzystanie z właśnie takiego formularza stało się procedurą fakultatywną. Każda organizacja ma prawo samodzielnie wybrać formę, w której będzie oznaczać wystawienie listów przewozowych.

Organizacja może nawet dla własnej wygody wprowadzać zmiany w istniejących formularzach dokumentów. Najważniejsze jest to, że działania te są potwierdzone odrębnym poleceniem menedżera z podpisem i pieczęcią, a także odnotowane w zasadach rachunkowości firmy.

Jeśli skorzystasz ze standardowego formularza, takie środki nie będą potrzebne. Ponadto standardowa forma dziennika spełnia wszystkie wymagania, które go dotyczą. Dokonując zmian w kolumnach, wypełniacz naraża się na ryzyko napotkania sytuacji naruszenia prawa pracy lub prawa podatkowego. Z tych i innych powodów formularz nr 8 pozostaje w użyciu.

Możliwe dodatki

Ponieważ magazyn jest używany już od dłuższego czasu, wiele firm dodało własne rubryki. Praktyka pokazała, że ​​wygodnie jest zamieścić w tym czasopiśmie:

• Trasa, którą pokonuje samochód. Niektórzy po prostu wskazują punkt przybycia.
• Jaki ładunek dostarcza pojazd?
• Przebieg.
• Zużycie paliwa powstałe w wyniku podróży itp.

Oczywiście wszystkie te dane są wypełniane dopiero po zwróceniu listu przewozowego lub nawet po jego otrzymaniu przez księgowego organizacji. Jakiekolwiek zmiany zostaną wprowadzone w istniejącym formularzu, muszą być poparte odrębnym poleceniem kierownika.

Dziennik wystawiania listów przewozowych jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających wydatki organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy na paliwo. Jeśli osoba prawna wybrała system podatkowy uwzględniający wydatki, wówczas dokument ten jest szczególnie ważny przy obliczaniu podatków należnych od organizacji.

Wszystkie organizacje korzystające z pojazdów w swojej działalności mają obowiązek prowadzenia rejestru listów przewozowych. Prawo narzuca specjalne wymagania dotyczące prowadzenia i wypełniania tego dziennika. Więcej szczegółów powiemy Ci w dalszej części naszego artykułu.

Magazyn składa się z kilku części.

Strona tytułowa:

• Nazwa prawna przedsiębiorstwa.
• Dane organizacyjne (OKPO).
• Okres rejestrowania.

Sekcja tabeli z informacjami:

• Numer listu przewozowego i rzeczywista data wystawienia kierowcy.
• Informacje o kierowcy (imię i nazwisko oraz numer personalny).
• Numer garażu samochodu.
• Podpisy osób upoważnionych i odpowiedzialnych (kierowca, dyspozytor, księgowy).

Dziennik rejestracji i wystawienia listów przewozowych posiada tzw. numerację ciągłą i musi być prowadzony w porządku chronologicznym. Po skompletowaniu księgi rachunkowej należy ją zszyć i opatrzyć pieczęcią przedsiębiorstwa oraz podpisem właściciela przedsiębiorstwa.

Zasadniczo w przedsiębiorstwach dziennik księgowy jest wypełniany przez księgowego przy użyciu dokumentacji podstawowej lub innego upoważnionego pracownika organizacji, którego umowa o pracę stanowi. W indywidualnych przypadkach odpowiedzialność za prowadzenie i rejestrację biletów podróżnych przenoszona jest na organizację zewnętrzną (w przypadku outsourcingu księgowości). W takim przypadku strony podpisuje się umowę określającą warunki współpracy, prawa i obowiązki względem siebie. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej dopuszcza taką opcję. Dodatkowo istnieje możliwość złożenia dokumentu drogą elektroniczną.

W przypadku konieczności wprowadzenia korekt w dzienniku podróży należy kierować się przepisami prawa. Korekty w dzienniku, podobnie jak w innych dokumentach pierwotnych, należy dokonywać poprzez łatwe skreślenie błędnych danych i dokonanie nowego wpisu z datą, podpisem i pieczęcią.

Próbkę wypełnienia magazynu można pobrać bezpłatnie.

Na poziomie legislacyjnym każda organizacja wykorzystująca pojazdy do prowadzenia działalności gospodarczej lub produkcji ma obowiązek prowadzenia księgi listów przewozowych. Należy je wypełnić zgodnie ze standardem zgodnie z Formularzem nr 8. Dokument ten uważany jest za podstawową dokumentację, która faktycznie potwierdza koszty paliw i smarów, pozwala planować koszty i zmniejszać płatności podatkowe. Ponadto wymagana jest księga rozliczeniowa kierowców.