Ustawa federalna z dnia 6 kwietnia 2011 r. przyjęła moc prawną podpisów cyfrowych. Zgodnie z przyjętymi przepisami podpis ma formę prostego obrazu. Umożliwia podpisanie dokumentu prawnego, umowy kupna lub podobnej dokumentacji.

Użycie podpisu elektronicznego potwierdza zgodę osoby odpowiedzialnej na usługę lub zawarcie umowy. Siłę i znaczenie podpisu elektronicznego uznaje się na równi z wersją podpisaną osobiście.

Zastosowanie podpisu cyfrowego upraszcza kwestie związane z zarządzaniem dokumentami. Jego moc pozwala przyspieszyć proces przekazania informacji o zgodzie strony na usługę lub czynność. Podpis ma zastosowanie w przypadkach, gdzie obsługiwany jest system przyjmowania/przesyłania cyfrowego podpisu elektronicznego.

Obraz jest ważny tylko wtedy, gdy jest prawidłowo zarejestrowany i wpisany do rejestru. Zaleca się wykonywanie tych działań nie samodzielnie, ale poprzez kontakt ze specjalistami. Wyeliminuje to błędy przy tworzeniu próbki i zagwarantuje ważność prawną podanych informacji.

Co nadaje moc prawną podpisowi elektronicznemu?

Zastanówmy się, co potwierdza znaczenie prawne podpisu elektronicznego.

Pomoc: podpis elektroniczny to obraz lub grupa symboli/cyfr, który umożliwia podpisanie prawnego dokumentu cyfrowego lub zamówienia.

Ważne jest, aby rozdzielić dwa pojęcia: siłę i znaczenie podpisu. Informacje na papierze stanowią odrębny obiekt. Znak identyfikacyjny naniesiony na niego ręcznie ma za zadanie potwierdzić jego autentyczność. Proces jego powstania nie podważa wiarygodności osoby odpowiedzialnej.

Opcja cyfrowa oznacza możliwość interwencji strony trzeciej. Dopiero użycie certyfikowanego klucza potwierdza podejście podmiotu do tworzenia dokumentu. Dostęp do zaszyfrowanych danych może mieć wyłącznie właściciel lub odpowiedzialny upoważniony przedstawiciel.

To właśnie dzięki wprowadzeniu danych o właścicielu do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS) umowa podpisana podpisem elektronicznym nabiera mocy prawnej. Umożliwia osiągnięcie porozumienia między stronami w sprawie uznania równoważności nośnika papierowego i cyfrowego. Na tym polega moc formularza podpisu elektronicznego.

Sformalizowane dokumenty

W EDMS za dokumenty formalne uważa się:

raportowanie

faktury
umowa o pracę z
pracownik pracujący dla

twierdził
dokumenty, ich inwentarz

Podpis nabiera mocy prawnej, jeżeli jest zgodny z formatem i spełnia warunki złożenia podpisu. Konieczne jest przesyłanie informacji drogą elektroniczną ściśle według protokołów. Jeżeli po weryfikacji autentyczność dostarczonego znaku zostanie potwierdzona, umowa zostaje oficjalnie uznana. Format podpisu musi być zgodny z zasadami rejestracji kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).

Po otrzymaniu takiej umowy strona ma prawo do weryfikacji poprzez odpowiednie systemy. Zaszyfrowany podpis na informacjach (ECS) jest domyślnie uważany za równoznaczny z odręcznym utworzeniem dokumentu. Ma ona moc prawną i jest uznawana na równi z wersją sporządzoną odręcznie. Taka umowa elektroniczna z wizerunkiem podpisu, której moc prawna jest uznawana za znaczącą, jest regulowana przez państwo.

Niesformalizowane dokumenty

Uznana moc prawna podpisu elektronicznego w formacie CEP potwierdza, że ​​osoba odpowiedzialna stworzyła dokument własnoręcznie. Zatem medium jest oficjalne.

Na liście formalnego obiegu dokumentów znajdują się następujące kategorie:

umowy

pełnomocnictwa

arkusze wizytówek

listy kontrolne itp.

Takie opcje można podpisywać prostym wyglądem lub podpisem niekwalifikowanym. Wszystkie osoby zaangażowane w utworzenie EDF zawierają umowy przedwstępne w sprawie wzajemnego potwierdzenia zgody na moc prawną i znaczenie takiego podpisu.

Warunkiem koniecznym jest zawarcie porozumienia przez obie strony. Określa format nośnika, warunki rejestracji szczegółów i ich treść. Uwzględniane są wszystkie szczegóły, niuanse i małe rzeczy. To właśnie ta umowa umożliwia uznanie autentyczności lub nierzetelności obrazu przy ustalaniu jego mocy prawnej.

Równoważność podpisu cyfrowego z dokumentem papierowym

Dla wielu istotne pytanie brzmi, czy podpis elektroniczny jest tak samo ważny jak wersja papierowa. Moc prawna jest uznawana w mediach, jeśli zawiera odpowiednie szczegóły.

W razie potrzeby wersję sporządzoną odręcznie porównuje się z próbkami zarejestrowanymi w bazach urzędu paszportowego i urzędu skarbowego. W przypadku podpisu elektronicznego jest to osobna baza danych zawierająca pełne informacje o właścicielu. Dane te są wprowadzane przy rejestracji autografu cyfrowego i muszą posiadać pełną listę informacji pozbawioną błędów i nieścisłości. Dlatego zaleca się kontakt ze specjalistami, aby uniknąć niespójności.

Podpis sporządzony zgodnie ze wszystkimi zasadami jest równoznaczny z wersją własnoręczną. W zależności od subtelności projektu i przeznaczenia można go wykorzystać przy tworzeniu umów, porozumień itp. Prawo uznaje media elektroniczne, które zawierają niezbędne szczegóły.

Nasza firma świadczy usługi rejestracji i podpisu cyfrowego. Gwarantujemy szybkie i kompetentne tworzenie baz danych. Nasi specjaliści przeprowadzą całą operację, od zebrania szczegółów po instalację na Twoim komputerze.

Wystawiony przez nas podpis elektroniczny ma moc prawną i jest rozpoznawany bez błędów. Jeśli chcesz mieć podpis cyfrowy wystarczy podpisać z nami umowę o pracę. Koszt usług mieści się w rozsądnych granicach.

Moc prawna dokumentu elektronicznego jest zapewniona poprzez zastosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego – mechanizmu, który pozwala wykazać, że autor przesłanego dokumentu elektronicznego faktycznie jest tym, za kogo się podaje oraz że dokument nie został zmieniony w trakcie proces dostawy. EDS jest stosowany jako odpowiednik podpisu odręcznego lub zwykłej pieczęci w przypadku osoby prawnej. Podpis cyfrowy jest dodawany do bloku danych i pozwala odbiorcy bloku zweryfikować źródło i integralność danych, a tym samym uchronić się przed fałszerstwem. Większość przedsiębiorstw dostrzega zalety elektronicznego (bezpapierowego) zarządzania dokumentami, które ma następujące zalety:

łatwość wprowadzania zmian w dokumencie;

możliwość umieszczenia w dokumencie nie tylko tekstu, ale także danych multimedialnych;

możliwość korzystania z wcześniej przygotowanych formularzy;

większa prędkość przesyłania informacji na dużą liczbę adresów;

oszczędzanie papieru;

większa zwartość archiwów;

łatwiejsza kontrola przepływu informacji;

duża prędkość wyszukiwania i odzyskiwania informacji;

umiejętność zabezpieczenia dokumentów przed nieuprawnionym dostępem oraz różnicowania praw dostępu pracowników do informacji.

Rysunek 45 – Moduł EDS

Funkcjonowanie EDMS z podpisem cyfrowym zapewniają cztery komponenty: kompleks sprzętowo-programowy EDMS, który obejmuje moduł „EDS i szyfrowanie”, kompleksy programowo-sprzętowe usługi znacznika czasu i centrum certyfikacji, a także kilka dostawcy kryptowalut.

Według powszechnej opinii odręczny podpis na dokumencie papierowym rozwiązuje następujące problemy:

Przekonaj czytelnika, że ​​osoba, która podpisała dokument, zrobiła to celowo (podpis jest autentyczny);

Udowodnij, że to właśnie ta osoba, a nie nikt inny, świadomie podpisał dokument (podpis jest autentyczny);

Będąc częścią dokumentu, chroń go przed fałszywym przeniesieniem do innego dokumentu (podpisu nie można ponownie wykorzystać);

Chroń sam dokument (podpisanego dokumentu nie można zmienić);

Zapewnij istotność podpisu i dokumentu, dbając o to, aby osoba, która podpisała dokument, nie mogła później powoływać się na to, że dokument nie został przez nią podpisany (podpisu nie można odmówić).

Jednak, jak pokazuje praktyka, odręczny podpis na dokumencie papierowym ze swej natury pozostawia luki prawne dla oszustów. Nie bez powodu, aby utrudnić im działanie, na formularzach dokumentów stosuje się specjalne znaki zabezpieczające, arkusze są numerowane i zszywane, a ponadto wraz z samym podpisem używają odręcznego zapisu nazwiska, imienia, patronimiki na dokumencie itp. Jednym słowem, przy wszystkich swoich zaletach, podpis odręczny ma również szereg wad.

W wyniku penetracji technologii komputerowej do wszystkich sfer działalności człowieka pojawiła się potrzeba wdrożenia analogii odręcznego podpisu osoby w formie elektronicznej. To zadanie zostało pomyślnie rozwiązane. Rozwiązania wzorowane są na rozwiązaniach opracowanych w połowie lat 70-tych. algorytmy kryptograficzne klucza publicznego, które opierają się na złożonym aparacie matematycznym.

Jednocześnie podpis cyfrowy wyeliminował większość problemów związanych z podpisem na dokumencie papierowym i nadał dokumentowi elektronicznemu następujące ważne cechy:

-uczciwość- dokumentu po podpisaniu nie można zmienić;

EDS jest obecnie najczęściej stosowany we wsparciu dokumentacji dla zarządzania (DOU), w systemach płatności, handlu elektronicznym i księgowości. Spośród wymienionych obszarów najbardziej popularnym i złożonym jest zadanie automatyzacji przedszkolnych instytucji edukacyjnych organizacji - główny cel tworzenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS). Na tym właśnie skupimy się w tym artykule. Najpierw jednak należy wyjaśnić, co oznacza stosowanie podpisu cyfrowego, mając na uwadze jego dwa główne schematy:

Podpisanie wiadomości elektronicznej przy jej przesyłaniu i sprawdzenie podpisu nadawcy przy odbiorze, tj. bezpieczna transmisja dokumentów. Często taki schemat jest postrzegany jako prawnie istotny obieg dokumentów, co jest głębokim nieporozumieniem. Zabezpieczenie wiadomości elektronicznej za pomocą podpisu cyfrowego jest z pewnością rzeczą przydatną i niezbędną, jednak całkowicie niewystarczającą do zapewnienia pełnego przepływu dokumentów;

Korzystanie z podpisu cyfrowego przez cały cykl życia dokument elektroniczny – podczas jego tworzenia, zatwierdzania, zatwierdzania, zapoznawania się z nim itp. Dopiero w przypadku, gdy pełny cykl życia dokumentu jest zautomatyzowany, a podpis cyfrowy stanowi jego integralną część, możemy mówić o zastosowaniu pełnego rozwinięte, tj. mające znaczenie prawne elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją.

Rozpoczynając pracę z podpisem cyfrowym, użytkownik składa żądanie za pomocą EDMS w celu otrzymania pary kluczy (a);

następnie żąda certyfikatu dla nowo wygenerowanego klucza publicznego (b);

w przypadku konieczności podpisania dokumentu (nowo utworzonego lub otrzymanego z EDMS) jego dane są przekazywane

dostawcy kryptowalut w celu wygenerowania podpisu elektronicznego, po czym na podpisie cyfrowym umieszczany jest znacznik czasu (c);

po otrzymaniu dokumentu z EDMS odbiorca przekazuje go dostawcy kryptowalut w celu weryfikacji,

gdzie sprawdzany jest nie tylko sam podpis cyfrowy, ale także certyfikat i znacznik czasu (d)

Rysunek 46 – EDS w EDMS

Dokumenty elektroniczne stopniowo stają się elementem działalności gospodarczej rosyjskich firm. Są wygodne, pozwalają uniknąć zaśmiecania biura stertą papierów, a firmy mogą wymienić takie dokumenty w ciągu kilku sekund. Ale co jest potrzebne, aby dokument elektroniczny miał moc prawną? A jak udowodnić ważność prawną dokumentu elektronicznego w sądzie?

Na te pytania odpowiada Dmitry Kazantsev, prawnik zajmujący się elektronicznym systemem handlu B2B-Center.

Moc prawna elektroniki

dokument

Obecne ustawodawstwo rosyjskie dopuszcza możliwość dokonania transakcji przy użyciu dokumentu elektronicznego, pod warunkiem opatrzenia tych dokumentów podpisem elektronicznym. Odpowiednie normy zawarte są w art. 434 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej i część 4 art. 11 ustawy federalnej z dnia 27 lipca 2006 r. nr 149-FZ „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” (zwanej dalej ustawą nr 149-FZ).

W formie elektronicznej można sporządzać nie tylko umowy, ale także podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe, pod warunkiem, że są one poświadczone podpisem elektronicznym (art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”) . Artykuł 169 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej bezpośrednio pozwala na sporządzanie i wystawianie faktur w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji i jeżeli posiadają one kompatybilne środki techniczne do odbioru oraz pod warunkiem podpisania faktury elektronicznej za pomocą kwalifikowany podpis elektroniczny szefa firmy lub jego upoważnionej osoby (procedura wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej została zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n, a formaty dla nich - na zlecenie Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr ММВ-7-6/138@ autor).

Zatem kluczowym elementem każdego dokumentu elektronicznego, wskazującym na jego moc prawną i potwierdzającym fakt przesłania przez właściwą stronę, jest podpis elektroniczny. Jego obecność nie jest ostatnim faktem podczas procesu, dlatego też należy powiedzieć więcej na temat regulacji prawnej podpisów elektronicznych.

Elektroniczny

W ust. 1 art. 6 ustawy federalnej z dnia 04.06.2011 nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych” (zwanej dalej ustawą nr 63-FZ) ustala się, że co do zasady informacje w formie elektronicznej podpisane za pomocą kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu, podpisany własnoręcznym podpisem. Podobna norma została ustalona w ust. 3 art. 11 ustawy nr 149-FZ. Wymóg ten sformułowany jest jako norma obowiązkowa, jednak sądy mają prawo uznać zwykły podpis za prawidłowe poświadczenie informacji, co często czynią w praktyce.

Tutaj dochodzimy do kwestii rodzajów podpisów elektronicznych zalegalizowanych we współczesnym ustawodawstwie rosyjskim. Artykuł 5 ustawy nr 63-FZ wymienia następujące rodzaje podpisu elektronicznego:

1. Prosty podpis elektroniczny.

Podczas korzystania z niego fakt złożenia podpisu elektronicznego przez określoną osobę potwierdzany jest za pomocą kodów, haseł lub w inny sposób.

2. Ulepszony podpis elektroniczny.

Powinna:

1) powstałe w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza podpisu elektronicznego;

2) umożliwiają identyfikację osoby, która podpisała dokument elektroniczny;

3) umożliwić wykrycie faktu wprowadzenia zmian w dokumencie elektronicznym po jego podpisaniu;

4) utworzone przy użyciu narzędzi podpisu elektronicznego.

3. Udoskonalony kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ulepszone podpisy elektroniczne dzielą się na kwalifikowane i niekwalifikowane. Klucz weryfikacyjny dla wzmocnionego kwalifikowanego podpisu elektronicznego musi być wskazany w kwalifikowanym certyfikacie.

Informacje w postaci elektronicznej podpisane prostym podpisem elektronicznym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym uznawane są za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu podpisem własnoręcznym. Jeżeli zgodnie z przepisami prawa lub zwyczajami zawodowymi dokument musi być poświadczony pieczęcią, za równoważny uznaje się dokument elektroniczny podpisany wzmocnionym podpisem elektronicznym z dokumentem papierowym podpisanym własnoręcznym podpisem i poświadczonym pieczęcią. Zasadę tę regulują części 2 i 3 art. 6 ustawy nr 63-FZ. Innymi słowy, podpis elektroniczny prosty i niekwalifikowany odpowiada autografowi, a podpis rozszerzony odpowiada uwierzytelnieniu dokumentu podpisem i pieczęcią. Tym samym ulepszony podpis niekwalifikowany można uznać zarówno za analogię podpisu, jak i analogię podpisu z pieczęcią.

Elektroniczny

dokument w sądzie

Dokumenty przesłane drogą elektroniczną, zgodnie z powyższą klasyfikacją, można nazwać podpisanymi prostym podpisem elektronicznym. Sąd może jednak uznać wymianę takich dokumentów za prawidłowe zawarcie umowy, jeżeli okoliczności sprawy wskazują na realność transakcji: np. następuje dostawa towaru, co potwierdzają faktury, dowody dostawy i polecenia zapłaty. W szczególności taki stan prawny potwierdza orzeczenie Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 17 października 2008 roku nr 13675/08.

Dokument elektroniczny składa się do sądu w formie drukowanej z identyfikacją kierownika lub upoważnionego pracownika organizacji składającej ten dokument do sądu. Zaświadczenie to musi wskazywać, że wydrukowana kopia papierowa odpowiada oryginałowi elektronicznemu. Jeżeli dokument jest podpisany prostym podpisem elektronicznym, to z przesłanego wydruku musi wynikać przynajmniej data i godzina wygenerowania takiego dokumentu elektronicznego oraz osoba wysyłająca ten dokument. Jeżeli dokument elektroniczny jest podpisany podpisem wzmocnionym, wówczas na wydruku musi znajdować się specjalny znak wskazujący na złożenie podpisu elektronicznego.

Sąd może uznać umowę zawartą drogą elektroniczną, jeżeli każda ze stron dostarczyła identyczne wydruki takiej umowy. Co więcej, same nawet identyczne egzemplarze papierowe, niepotwierdzone innymi dowodami, nie mogą stanowić faktu potwierdzenia zawarcia umowy. Co jednak zrobić, jeśli nie zebrano dowodów, a przedłożone przez strony kopie umów zawierają odmienne warunki? Aby zapobiec takim sytuacjom w toku postępowania sądowego, już przy zawieraniu umowy konieczne jest poświadczenie go wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis taki pozwoli na poświadczenie dwóch zasadniczych punktów: po pierwsze, że umowa została podpisana przez właściwą stronę (ponieważ zaświadczenie jest imienne i wydawane jest ze wskazaniem stanowiska podpisującego), a po drugie, że dokument podpisany wzmocnioną czcionką kwalifikowany podpis elektroniczny pozostał niezmieniony po podpisaniu.

W części 1 art. 4 ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym”, która nadal obowiązuje, ustanawia następujące kryteria, przy jednoczesnym przestrzeganiu elektronicznego podpisu cyfrowego uważa się za równoważny podpisowi odręcznemu:

1. Certyfikat klucza podpisu jest ważny w chwili weryfikacji lub w chwili podpisania dokumentu elektronicznego.

2. Potwierdza się autentyczność podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym.

3. Podpis elektroniczny stosuje się zgodnie z informacjami zawartymi w certyfikacie klucza podpisu.

Autentyczność podpisu elektronicznego i niezmienność dokumentu elektronicznego podpisanego tym podpisem może potwierdzić ośrodek certyfikacji, który taki podpis wystawił. Jeżeli w sądzie pojawi się spór dotyczący treści dokumentu elektronicznego, konieczne jest zamówienie egzaminu w centrum certyfikacji. Będzie mógł także potwierdzić ważność certyfikatu podpisu w momencie podpisywania dokumentu elektronicznego.

Należy wziąć pod uwagę fakt, że ośrodek certyfikacji nie może potwierdzić ani zaprzeczyć autentyczności podpisu elektronicznego wystawionego przez inne centrum certyfikacji. Dlatego też, jeśli dokument elektroniczny jest poświadczony kilkoma podpisami elektronicznymi wydanymi przez różne centra certyfikacji, wówczas w przypadku sporu co do treści dokumentu konieczne będzie zlecenie badania w każdym z tych ośrodków certyfikacji.

Czy w przypadku elektronicznego zarządzania dokumentami dokumenty te mają moc prawną? jak potwierdzić fakt wysyłki? Z góry dziękuję!

Jak zorganizować obieg dokumentów w księgowości. Moc prawna elektronicznego zarządzania dokumentacją. Co musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości dotyczącej elektronicznego zarządzania dokumentami.

Pytanie: Czy w przypadku elektronicznego zarządzania dokumentami dokumenty te mają moc prawną? jak potwierdzić fakt wysyłki?

Odpowiedź: Tak, dokumenty podpisane podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, prostym, niekwalifikowanym) uznawane są za równoważne dokumentom w formie papierowej i mają moc dokumentów papierowych z podpisem własnoręcznym.

Stwierdzenie to wynika z przepisów ust. 1 i 2 art. 6 ustawy o podpisach elektronicznych z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr 63-FZ.

Racjonalne uzasadnienie

Jak zorganizować obieg dokumentów w księgowości

Dokumenty elektroniczne

Jak przygotować i poświadczyć elektroniczny dokument pierwotny

Dokumenty pierwotne można sporządzać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (część 5 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ). Ta druga opcja jest możliwa, jeśli dokumenty są poświadczone podpisem elektronicznym ().

Format składania dokumentu o przemieszczeniu towarów podczas operacji handlowych w formie elektronicznej został zatwierdzony zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 listopada 2015 r. Nr ММВ-7-10/551. Format przesyłania dokumentu dotyczącego przekazania wyników pracy (dokumentu świadczenia usług) w formie elektronicznej został zatwierdzony rozporządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 listopada 2015 r. Nr ММВ-7-10/552. Formaty te mają zastosowanie zarówno w działalności gospodarczej, jak i przy składaniu dokumentów na żądanie kontroli w formie elektronicznej.

Co się stanie, jeśli organizacja sporządzi dokumenty w formacie niezatwierdzonym przez Federalną Służbę Podatkową Rosji? Następnie formularze przekazujemy inspektorom w wersji papierowej – poświadczamy kopie z adnotacją, że dokumenty są podpisane podpisem elektronicznym.

Podobne wyjaśnienia znajdują się w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 10 listopada 2015 r. nr ED-4-15/19671.

Szczegółowe informacje na temat składania dokumentów inspektorom podatkowym można znaleźć w artykule:

1. Jak złożyć dokumenty na żądanie inspektorów podczas kontroli skarbowej;
2. Jak złożyć dokumenty na żądanie inspektorów podczas kontroli podatkowej na miejscu.

Podpis elektroniczny

Wyróżnia się następujące rodzaje podpisu elektronicznego:

1. prosty;
2. wzmocnieni niewykwalifikowani;
3. wzmocnione kwalifikacje.

Jakiego podpisu elektronicznego należy używać w przypadku głównych dokumentów księgowych, ustalają federalne standardy rachunkowości (klauzula 4, część 3, artykuł 21 ustawy nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r.). Ale obecnie nie ma takiego standardu. Dlatego możesz podpisać dokument podstawowy dowolnym podpisem elektronicznym.

Dokument podpisany podpisem niekwalifikowanym prostym lub rozszerzonym ma moc dokumentu papierowego z podpisem własnoręcznym. Ale tylko wtedy, gdy istnieje umowa między kontrahentami dotycząca weryfikacji tych podpisów. Podobne wnioski wynikają z paragrafów i art. 6 ustawy nr 63-FZ z dnia 6 kwietnia 2011 r. i zostały potwierdzone pismami Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 stycznia 2016 r. Nr 03-03-06/1/259 z dnia 5 maja 2015 r. Nr 07-01-06/25701, z dnia 4 sierpnia 2015 r. Nr 03-03-06/44905, Federalna Służba Podatkowa Rosji z dnia 19 maja 2016 r. Nr SD-4-3/8904.

Przypomnijmy, że wcześniej rosyjskie Ministerstwo Finansów zajmowało odmienne stanowisko: dokumenty pierwotne muszą być poświadczane jedynie wzmocnionym podpisem kwalifikowanym. Jeśli użyjesz prostego lub rozszerzonego podpisu niekwalifikowanego, dokumenty nie zostaną przyjęte do rozliczeń rachunkowych i podatkowych. Wyjaśnień takich Ministerstwo Finansów Rosji udzieliło w pismach z dnia 12 kwietnia 2013 r. nr 03-03-07/12250 z dnia 25 grudnia 2012 r. nr 03-03-06/2/139 z dnia 28 maja 2012 r. nr 03-03-06/2/67 z dnia 7 lipca 2011 r. nr 03-03-06/1/409.

Biorąc pod uwagę, że w późniejszych pismach Ministerstwo Finansów Rosji złagodziło swoje stanowisko, dokumenty cyfrowe można poświadczać dowolnym podpisem elektronicznym. Jednak bezpieczniej jest używać silnego podpisu kwalifikowanego.

Co musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości dotyczącej elektronicznego zarządzania dokumentami

Jeśli organizacja decyduje się na przetwarzanie dokumentów podstawowych w formie elektronicznej, ten sposób prowadzenia dokumentacji musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości. W szczególności polityka rachunkowości musi rejestrować:
- wykaz dokumentów uczestniczących w elektronicznym obiegu dokumentów;
- lista pracowników uprawnionych do podpisywania dokumentów elektronicznych;
- sposób elektronicznej wymiany dokumentów (z udziałem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami lub bez niego);
- procedura przechowywania dokumentów elektronicznych;
- sposób składania dokumentów na żądanie urzędu skarbowego (w formie elektronicznej lub papierowej).

Jednak formaty dokumentów elektronicznych, z których korzysta organizacja, nie muszą być odzwierciedlone w zasadach rachunkowości. Zostało to potwierdzone przez Federalną Służbę Podatkową Rosji w piśmie z dnia 10 listopada 2015 r. nr ED-4-15/19671. Chociaż niniejszy list dotyczy zasad rachunkowości do celów podatkowych, wnioski Federalnej Służby Podatkowej Rosji mają również znaczenie dla zasad rachunkowości do celów księgowych.

Ustawa federalna z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr 63-FZ o podpisach elektronicznych

Art. 6. Warunki uznawania dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem elektronicznym za równoważne dokumentom papierowym podpisanym podpisem własnoręcznym

1. Informacje w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, są uznawane za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznie i mogą być wykorzystywane w każdym stosunku prawnym zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, z wyjątkiem jeżeli przepisy federalne lub przyjęte zgodnie z ich regulacyjnymi aktami prawnymi ustanawiają wymóg konieczności sporządzenia dokumentu wyłącznie w formie papierowej.

2. Informacje w postaci elektronicznej, opatrzone prostym podpisem elektronicznym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, uznaje się za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu podpisem własnoręcznym, w przypadkach przewidzianych przez ustawę federalną, normatywne akty prawne przyjęte w zgodnie z nimi lub umową pomiędzy uczestnikami interakcji elektronicznej. Regulacyjne akty prawne i umowy między uczestnikami interakcji elektronicznej, ustalające przypadki uznawania dokumentów elektronicznych podpisanych niekwalifikowanym podpisem elektronicznym za równoważne dokumentom papierowym podpisanym podpisem własnoręcznym, muszą przewidywać procedurę weryfikacji podpisu elektronicznego. Regulacyjne akty prawne i umowy między uczestnikami interakcji elektronicznej ustanawiające przypadki uznawania dokumentów elektronicznych podpisanych prostym podpisem elektronicznym za równoważne dokumentom papierowym podpisanym podpisem odręcznym muszą spełniać wymogi art. 9 tej ustawy federalnej

Jednak ustawa ta ma wąski zakres: koncentruje się na mocy prawnej podpisu elektronicznego w dokumentach i utożsamia go z podpisem odręcznym. Jednocześnie w naszym kraju nie ma ogólnego aktu prawnego, który regulowałby zaburzenia erekcji. Rodzajów dokumentów wykorzystywanych w zarządzaniu dokumentami jest tak wiele, że przeliterowanie każdego z nich w świetle prawa jest bardzo problematyczne. Dlatego dziś cyfrowy obieg dokumentów jest regulowany pośrednio, poprzez kilka różnych aktów prawnych. Jednym z nich jest Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej, w szczególności art. 160. Przewiduje on możliwość podpisywania dokumentów nie tylko podpisem odręcznym, ale także każdym innym podpisem przewidzianym przez ustawodawstwo rosyjskie, w tym podpisem elektronicznym i cyfrowym. Moc prawna dokumentów papierowych i elektronicznych jest dziś uznawana za równą tylko w przypadku spełnienia wszystkich niezbędnych szczegółów.

Moc prawna dokumentu elektronicznego i jego obowiązkowe atrybuty

Może to wystarczyć do rozwiązania ważnych kwestii lub wyjaśnienia informacji. Jednak w niektórych przypadkach musisz nie tylko wysłać e-mail, ale także uczynić go oficjalnym.

Powstaje pytanie, czy e-mail jest w tym przypadku dokumentem urzędowym. Czytaj także Większość dużych rosyjskich przedsiębiorstw i organizacji z pewnością zinterpretuje list jako oficjalny.

Aby jednak takie pismo mogło rzeczywiście mieć status oficjalny, musi zawierać powyższe dane. Oczywiście obecność elektronicznego podpisu cyfrowego nada takiej wiadomości niezbędną moc prawną.
W przypadku braku takiego mogą pojawić się wątpliwości co do autentyczności.

Dokument elektroniczny nie jest tworzony tylko na komputerze

Uwaga

Jakie dokumenty należy natychmiast sporządzić w formie papierowej Niezależnie od tego, czy w przedsiębiorstwie zainstalowany jest elektroniczny system zarządzania dokumentami, wszystkie dokumenty kadrowe, na które przepisy prawa pracy, umowa o pracę, układ zbiorowy pracy wymagają zgody pracownika, muszą być przechowywane? papierowej, z podpisami osób upoważnionych i pracownika. Ponieważ jeśli przechowujesz zamówienia personelu w formie elektronicznej, a oddzielnie potwierdzenie znajomości pracownika w formie papierowej, wówczas w przypadku konfliktu pracownik może powiedzieć, że nie zapoznał się z dokumentem, który był prawidłowo przechowywany w organizacji.

I nie będzie możliwe udowodnienie czegoś przeciwnego. Można jednoznacznie stwierdzić, że na tym etapie całkowite przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją kadrową jest niemożliwe.

Kolejnym problemem jest konieczność zapewnienia ważności prawnej dokumentów elektronicznych. Im jednak dalej pójdziemy, tym częściej problem ten można rozwiązać jako zwykłe zadanie organizacyjne i techniczne.

Dzięki przyjęciu w końcu ustawy regulującej stosowanie elektronicznych podpisów cyfrowych (EDS), możliwe stało się nadanie dokumentom elektronicznym statusu prawnego. Zgodnie z ustawą federalną „O elektronicznym podpisie cyfrowym” Ustawa federalna „O elektronicznym podpisie cyfrowym” z dnia 10 stycznia 2002 r., Artykuł 4-12 // Zbiór ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.

2002. Nr 2. Art. 127. Elektroniczny podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznym jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w dokumencie papierowym, pod pewnymi warunkami.

Moc prawna dokumentu elektronicznego

Jeżeli zgodnie z przepisami prawa lub zwyczajami zawodowymi dokument musi być poświadczony pieczęcią, za równoważny uznaje się dokument elektroniczny podpisany wzmocnionym podpisem elektronicznym z dokumentem papierowym podpisanym własnoręcznym podpisem i poświadczonym pieczęcią. Zasadę tę regulują części 2 i 3 art. 6 ustawy nr 63-FZ.
Innymi słowy, podpis elektroniczny prosty i niekwalifikowany odpowiada autografowi, a podpis rozszerzony odpowiada uwierzytelnieniu dokumentu podpisem i pieczęcią. Tym samym ulepszony podpis niekwalifikowany można uznać zarówno za analogię podpisu, jak i analogię podpisu z pieczęcią.
Dokument elektroniczny w sądzie Dokumenty przesyłane drogą elektroniczną, zgodnie z powyższą klasyfikacją, można nazwać podpisanymi prostym podpisem elektronicznym.

Pojęcie dokumentu elektronicznego, jego moc prawna

W formie elektronicznej istnieją informacje strukturalne, których po potwierdzeniu podpisem elektronicznym nie można zmienić. Jeśli informacja o tej samej transakcji zostanie wydrukowana na papierze i podpisana przez obie strony umowy, otrzymasz drugi dokument dotyczący tej samej rzeczy.

Te dwa dokumenty będą równoważne. Ale gdzie jest gwarancja, że ​​są identyczne? Na jakiej podstawie należy zapisać tylko jeden z dwóch dokumentów? A który dokładnie? Ogólnie rzecz biorąc, nie można obejść się bez kolizji. Jedynym obszarem, w którym panuje jasne zrozumienie tej kwestii, jest obrót fakturami.

Faktura wystawiana jest w formie papierowej, jeżeli Kupujący z jakiegokolwiek powodu nie otrzymał faktury w formie elektronicznej. Tutaj sprawdza się spójnik „i” w brzmieniu normy: faktura może zostać wystawiona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Moc prawna dokumentu

Obowiązkowe szczegóły dokumentu elektronicznego Skład obowiązkowych szczegółów określają następujące przepisy: - Ustawy federalne: z dnia 27 lipca 2006 r. N 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”; z dnia 10 stycznia 2002 r. N 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” (ze zmianami z dnia 8 listopada 2007 r.); z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” (zmieniony 23 listopada 2009 r.); — Uchwały federalnych władz wykonawczych i GOST: Goskomstat Rosji z dnia 01.05.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności”; GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.
Wymagania dokumentacyjne.” W przypadku dokumentów elektronicznych obowiązuje GOST 6.10.4-84 „Ujednolicone systemy dokumentacji”.

Nadanie mocy prawnej dokumentowi elektronicznemu

Informacje

Żaden notariusz nie poświadczy po prostu przyniesionego wydruku. Oto list z prośbą o pomoc zamieszczony na kilku forach w Internecie.

Jestem zwolniony. Zgłaszam pozew (do 3 miesięcy) pocztą przeciwko pracodawcy o zaległe wynagrodzenia (2007 i 2008) - nie ma pieniędzy na dojazd do miejsca pracy. Przesyłam do sądu pocztą wraz z pozwem kopie formularzy 2-NDFL przesłane pocztą z miejsca pracy oraz kopie postanowień o przyjęciu/odrzuceniu.
W trakcie swojej pracy wielokrotnie otrzymywałem zamówienia i skany dokumentów drogą mailową. W jaki sposób informacje z wiadomości e-mail można przedstawić jako dowód w sądzie? Notariusz odmawia poświadczenia mojej drukowanej korespondencji.
Co możecie doradzić w takiej sytuacji? Notariusz oczywiście odmówi poświadczenia dokumentu pobranego od nieznanej osoby.

Dokument elektroniczny jako dowód w sądzie

Jeżeli założyć, że prace takie będą prowadzone w sposób ciągły, lepiej jest zapewnić zarówno rozpoznawanie serwerowe na potrzeby wyszukiwania pełnotekstowego, jak i kopie programu rozpoznającego instalowanego na stanowiskach użytkowników i zintegrowanego z kliencką częścią systemu. EDMS. W takim przypadku użytkownik będzie mógł samodzielnie przekonwertować obrazy dokumentów na tekst za pomocą niezbędnych opcji i zapisać tekst w potrzebnym mu formacie.

Etap migracji istniejących dokumentów z formy papierowej do elektronicznej jest bodaj jednym z najniebezpieczniejszych. Jeśli nie zostanie to dokładnie zaplanowane, możesz napotkać problemy, które mogą cofnąć całą poprzednią pracę i zakończyć się niepowodzeniem całego projektu.

Jeśli organizacja posiada papierowe archiwum dokumentów, próba znalezienia ich elektronicznych kopii w sieci w celu stworzenia elektronicznej wersji archiwum jest zadaniem beznadziejnym.