Typowy opis stanowiska sekretarki menedżera

Opis stanowiska nie znajduje się na liście wymaganych dokumentów przedsiębiorstwa, ale jego obecność pozwala jasno określić listę praw i obowiązków przysługujących pracownikom organizacji, w tym sekretarzom.

POTWIERDZAM:
Dyrektor generalny
LLC „Hurtowa dostawa materiałów”
Szirokow/Shirokov I.A./
„12” sierpnia 2014 r

Opis stanowiska sekretarki

Postanowienia ogólne

1.1. Dokument ten określa funkcje zawodowe, uprawnienia, obowiązki i inne warunki pracy sekretarza organizacji.

1.2. Na stanowisku sekretarza może zostać zatrudniona osoba, która posiada świadectwo ukończenia szkoły średniej ogólnokształcącej oraz dodatkowo ukończyła specjalne szkolenie zawodowe w formie kursów i posiada staż pracy co najmniej sześciomiesięczny.

1.3. Powoływanie i odwoływanie sekretarza następuje w sposób określony w obowiązującym Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, na podstawie odrębnego zarządzenia szefa organizacji.

1.4. Dyrektor organizacji pełni funkcję bezpośredniego przełożonego sekretarza

1,5. W przypadku nieobecności w miejscu pracy sekretarza należy zastąpić pracownikiem zatwierdzonym specjalnym poleceniem kierownika przedsiębiorstwa.

1.6. Sekretarz musi wiedzieć:

— Podstawy prawa pracy i prawa cywilnego Federacji Rosyjskiej;

— Struktura przedsiębiorstwa, kadra kierownicza, w tym kierownicy działów;

— Zasady prowadzenia ewidencji;

— Zasady pisowni, gramatyki, stylu, interpunkcji i innych części pisanego języka rosyjskiego niezbędne do prawidłowego pisania i wykonywania dokumentacji biznesowej;

— Ujednolicone, obowiązkowe formularze, próbki, wzory dokumentów administracyjnych;

— Podstawy organizacji procesów pracy;

— Etyka, podstawy komunikacji biznesowej i stylu, m.in. prowadzenie negocjacji, pisanie listów, dress code itp.;

— Zasady, metody pracy z komputerem i sprzętem biurowym, w tym biegłość w zakresie stosowanych programów komputerowych (Word, Excel itp.);

— Zatwierdzone normy i zasady dotyczące ochrony pracy, bezpieczeństwa i przepisów wewnętrznych.

Obowiązki funkcjonalne

2.1. Lista funkcji zawodowych sekretarza obejmuje następujące zadania:

— Terminowe zapewnienie nieprzerwanego funkcjonowania biura kierownika;

— Sporządzanie harmonogramu spotkań biznesowych, konferencji, spotkań i innych wydarzeń menadżera, ich organizacja;

— Organizacja podróży służbowych dla menadżera, m.in. zakup biletów, wynajem lokalu, transport itp.

— Negocjacje w bieżących sprawach z kierownikami działów strukturalnych, przekazywanie od nich wszystkich niezbędnych informacji dyrektorowi przedsiębiorstwa, a także przekazywanie poleceń dyrektora pracownikom;

— Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie wymaganych informacji menadżerowi;

— Monitorowanie wykonania poleceń kierownika przekazanych do kompetencji sekretarza;

— Organizacja i obsługa rozmów telefonicznych przełożonego na Skypie, odbieranie i wysyłanie wiadomości faksowych, w przypadku nieobecności przełożonego w miejscu pracy - odbieranie przekazywanych mu informacji i przekazywanie ich szefowi;

— Zakup artykułów biurowych dla menadżera;

— Monitorowanie pracy sprzętu biurowego, podejmowanie w odpowiednim czasie działań w przypadku awarii i uszkodzeń;

— Prowadzenie dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej bezpośrednio z przełożonym (rysowanie poleceń, instrukcji, pism, umów itp.)

— Organizacja imprez firmowych, wczasów, seminariów szkoleniowych itp.

— Odbieranie i wysyłanie listów;

— Przyjmowanie dokumentów i oświadczeń osobistych od pracowników organizacji do akceptacji przełożonego;

— Organizacja procesu przyjmowania gości niebędących pracownikami przedsiębiorstwa;

— Uczestnictwo w walnych zgromadzeniach i konferencjach;

— Życzliwość, pozytywny nastrój, tworzenie sprzyjającego mikroklimatu w zespole.

Prawa

Sekretarz ma następujące uprawnienia:

3.1. Żądaj warunków pracy, które przyczyniają się do zwiększenia jego wydajności pracy (w tym zapewnienie ulepszonych modeli sprzętu biurowego, zgodność ze standardami organizacji miejsca pracy itp.);

3.2. Żądać i otrzymywać dokumenty, certyfikaty, zamówienia, instrukcje bezpośrednio związane z jego działalnością;

3.3. Współpraca z kierownikami działów, kierownikami działów strukturalnych i wyższą kadrą kierowniczą w celu rozwiązywania problemów związanych z pracą organizacji;

3.4. Być przedstawicielem przedsiębiorstwa w innych organizacjach, zarówno rządowych, jak i komercyjnych, we wszystkich kwestiach wchodzących w zakres jego kompetencji;

3.5. Weź udział w zaawansowanych kursach szkoleniowych;

3.6. Odmawiać wykonywania obowiązków służbowych, jeżeli w miejscu pracy coś zagraża jego życiu lub zdrowiu.

Odpowiedzialność

Odpowiedzialność sekretarza (ściśle w ramach obowiązujących przepisów) przewidziana jest za wystąpienie następujących sytuacji:

4.1. Niska jakość lub przedwczesne wykonywanie funkcji zawodowych, a także całkowita odmowa pracy;

4.2. Odmowa wykonania poleceń, zadań, pytań, poleceń i poleceń przełożonego;

4.3. Zamierzone i systematyczne podawanie fałszywych lub niepełnych informacji dotyczących jego pracy;

4.4. Zaniedbanie w zakresie zapewnienia środków ochrony pracy, regulacji wewnętrznych i bezpieczeństwa oraz brak realnych działań w przypadku ich zidentyfikowania przez innych pracowników;

4,5. Umyślne naruszenie dyscypliny pracy w przypadku braku ważnych przyczyn i dokumentów potwierdzających ich istnienie.

4.6. Niesubordynacja.

Warunki pracy

5.1. Rozkład pracy i odpoczynku sekretarza określają wewnętrzne przepisy pracy;

5.2. Możliwe są wyjazdy służbowe (towarzyszenie menadżerowi) zarówno na terenie miasta jak i w inne rejony.

Podpis racja

6.1. Sekretarz ma prawo podpisywać dokumenty bezpośrednio związane z jego pracą.

ZGODA
Kierownik Działu Personalnego
LLC „Hurtowa dostawa materiałów”
Semenow/Siemionow R.A./
„12” sierpnia 2014 r

PRZECZYTAŁEM INSTRUKCJĘ
Wederkina Anna Waleriewna
Sekretarz LLC „Hurtowa dostawa”
Paszport 7685 nr 975849
Wydane przez Departament Spraw Wewnętrznych obwodu leninskiego w Permie
14.09.2012 kod działu 123-425
Podpis Wederkina
„17” sierpnia 2014 r

PLIKI 1 plik

Dlaczego potrzebujesz opisu stanowiska?

Dokument ten jest równie ważny zarówno dla samego sekretarza, jak i dla kierownictwa firmy. Z jednej strony jasno określa funkcje, jakie pracownik musi pełnić, zasady i przepisy, które musi znać, tryb jego powoływania i zwalniania, a także przysługujące mu uprawnienia itp. Z drugiej strony ten sam dokument pozwala pracodawcy koordynować pracę podwładnych i efektywnie zarządzać procesem produkcyjnym.

Dość często, gdy pojawiają się konflikty, spory i nieporozumienia, opisy stanowisk stają się dokumentami o znaczeniu prawnym i nabierają mocy dowodowej. Dlatego nie należy podchodzić do przygotowania opisów stanowisk beztrosko; trzeba dokładnie i dokładnie zapisywać każdą pozycję.

Podstawowe zasady sporządzania opisu stanowiska pracy sekretarki

Nie ma jednego, obowiązkowego formularza opisu stanowiska pracy sekretarki, dlatego możesz go sporządzić na podstawie gotowego szablonu lub opracować dokument według własnego uznania. Przygotowując dokument, warto pamiętać, że w różnych przedsiębiorstwach sekretarze mogą pełnić różne funkcje, ale ich główna praca powinna być taka sama.

Standardowa, najczęstsza wersja opisu stanowiska sekretarza obejmuje cztery sekcje:

• „Postanowienia ogólne”
• „Obowiązki zawodowe”
• „Prawa”
• "Odpowiedzialność".

Jednakże, jeśli jest to pożądane lub konieczne, dokument można rozszerzyć o inne pozycje (na przykład „Inne warunki”, „Prawo do podpisu” itp.).

Dokument jest zwykle pisany w jednym egzemplarzu - podpisuje go również pracownik, dla którego jest sporządzany, a także kierownik działu i dyrektor organizacji, ale jeśli jest kilku sekretarzy, można wydrukować opis stanowiska w wymaganej liczbie egzemplarzy. Każdy z nich musi także posiadać oryginalne podpisy i w razie potrzeby zostać poprawione, tak aby nie doszło do powielania tych samych obowiązków.

Sporządzenie opisu stanowiska pracy dla sekretarki

Czapka

U góry instrukcji, w jej prawej górnej części, należy zarezerwować miejsce do zatwierdzenia przez kierownika przedsiębiorstwa. Tutaj wystarczy wypełnić tylko kilka wierszy: jego stanowisko (dyrektor generalny, dyrektor), nazwę firmy, nazwisko, imię, patronimikę i pozostawić miejsce na podpis z transkrypcją. Następnie nazwa dokumentu jest zapisywana w środku wiersza.

Główne sekcje rozpoczynają się od drugiej części.

Postanowienia ogólne

W pierwszej części tzw „Postanowienia ogólne” Najpierw spisane jest, co będzie omawiane w tym dokumencie, następnie procedura powoływania i odwoływania sekretarza, któremu dokładnie podlega, a także wymagania kwalifikacyjne, jakie musi spełniać (specjalizacja, wykształcenie, kursy dodatkowe itp.). ) oraz wymagany staż pracy i doświadczenie zawodowe.

Następnie w tej samej sekcji wymieniono wszystkie przepisy ustawowe, wykonawcze, zasady, zarządzenia, z którymi musi zapoznać się sekretarz: standardy i formy dokumentów przyjęte w organizacji, zasady prowadzenia dokumentacji, znajomość sprzętu biurowego itp. Poniżej należy wpisać, kto zastępuje sekretarza w przypadku jego nieobecności w miejscu pracy (bez podawania nazwisk konkretnych pracowników).

Obowiązki sekretarza

Następna sekcja „Obowiązki funkcjonalne” dotyczy obowiązków sekretarza. Należy je opisać możliwie szczegółowo, w odrębnych akapitach, zgodnie z potrzebami firmy i uwzględniając czas pracy pracownika.

Prawa sekretarza

Rozdział „Prawa” obejmuje inicjatywy i uprawnienia, które sekretarz ma prawo wykorzystać dla najbardziej efektywnych działań. Zwykle obejmuje to możliwość jego interakcji z innymi działami strukturalnymi firmy, a także z zarządem.

Odpowiedzialność Sekretarza

W sekcji "Odpowiedzialność" Należy precyzyjnie określić naruszenia, za które sekretarz może zostać ukarany karą dyscyplinarną w postaci pozbawienia premii, nagany, nagany, a nawet zwolnienia. W jednym z punktów można zauważyć, że zastosowane środki są zgodne z ramami prawa i Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Warunki pracy

W piątej części opisu stanowiska sekretarza pt „Warunki pracy”, do czego pasują, określają te warunki (na przykład wewnętrzne przepisy pracy), a także niektóre cechy - na przykład podróże służbowe, harmonogram zmian itp.

Podpis racja

Ostatnia część tego dokumentu zawiera tylko jeden punkt, a mianowicie określa dokumenty, które sekretarz ma prawo poświadczyć swoim podpisem.

Po dokładnym wypełnieniu opisu stanowiska należy go uzgodnić z pracownikiem odpowiedzialnym za przestrzeganie zasad i przepisów określonych w opisie stanowiska sekretarza (może to być kierownik sekretariatu, kierownik działu personalnego itp.) .). Tutaj musisz wpisać swoje stanowisko, nazwę firmy, nazwisko, imię, patronimię, a także poświadczyć to wszystko podpisem z transkrypcją.

Następnie podajemy oficjalne i osobiste dane pracownika: nazwisko, imię, patronim, stanowisko, ponownie nazwę organizacji, dane paszportowe, podpis i datę przeglądu dokumentu. Nie jest konieczne umieszczanie pieczęci, ponieważ dokument jest częścią wewnętrznego obiegu dokumentów organizacji.

Sekretarz to zbiorcza nazwa różnych typów stanowisk z różnymi zakresami obowiązków funkcjonalnych. Z reguły sekretarze to specjaliści, którzy zapewniają pracę urzędnika, organu lub instytucji. Na podstawie tych zadań formułowane są szczegółowe obowiązki sekretarza.

Z artykułu dowiesz się:

Pod pojęciem zbiorczym „sekretarz” można rozumieć sekretarza kierownika lub innego urzędnika, sekretarza urzędniczego, sekretarza sądu, sekretarza walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub członków spółki oraz innego rodzaju specjalistów technicznych.

Każda organizacja posiadająca przepływ dokumentów wychodzących i przychodzących, personel i hierarchię organów zarządzających potrzebuje sekretarz. To on przejmuje na siebie funkcjonalność zapewnienia przepływu dokumentów i działań menadżera. W zależności od wielkości podmiotu prawnego może zostać utworzona cała obsługa sekretarska. Ponadto funkcjonalność tego specjalisty może rozciągać się na całą firmę jako całość lub być „przypisana” do konkretnego menedżera (jedynego organu wykonawczego lub kierownika jednostki strukturalnej - kierownictwo, wydział, oddział, przedstawicielstwo itp.) .

Konkretne stanowisko jest odzwierciedlone w tabeli personelu firmy. W zależności od powyższych punktów budowane są również funkcje stanowiskowe. Funkcjonalność sekretarza jest ustalona w opisie stanowiska. Dlaczego ważne jest szczegółowe i możliwie najpełniejsze określenie obowiązków sekretarza? Aby pracownik na tym stanowisku rozumiał pełen zakres swoich obowiązków zawodowych, aby uniknąć nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem i zmniejszyć ryzyko sporów pracowniczych. Czasami pojawia się pytanie, czy ten specjalista powinien zadbać o to, aby organizacja posiadała artykuły papiernicze, chemię gospodarczą i inne rzeczy niezbędne do funkcjonowania każdej firmy.

Odpowiedź tutaj jest oczywista - trzeba spojrzeć na opis stanowiska, gdzie obowiązki sekretarki.

Oczywiście funkcjonalność specjalistów o różnych stanowiskach będzie inna.

Zakres obowiązków sekretarza kierownika

W Katalogu kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonym uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. N 37, znajduje się opis stanowiska „sekretarza kierownika”. Tworząc sekcję dotyczącą odpowiedzialności, można przyjąć za podstawę opis funkcjonalności podany w podręczniku. Jeśli więc uogólnimy, to tak obowiązki sekretarza kierownika sprowadzić do następujących kwestii:

przyjmować korespondencję kierowaną do menadżera, a także pisemne wnioski kierowane do kierownika pracowników firmy – notatki, oświadczenia, notatki, raporty;

przygotowanie dokumentów niezbędnych do pracy menadżera, w tym korzystanie z komputera, ksero i innego sprzętu biurowego;

śledzenie terminowego rozpatrywania i przekazywania przez działy strukturalne i wykonawców dokumentów przekazanych im do realizacji;

sprawdzenie poprawności projektów dokumentów przedstawionych menadżerowi do podpisu;

przygotowywanie spotkań i konferencji z przełożonym (zbieranie materiałów, powiadamianie pracowników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad), sporządzanie protokołów ze spotkań;

organizowanie rozmów telefonicznych menadżera, przyjmowanie i rejestrowanie przychodzących informacji, organizacja przyjmowania gości;

zestawianie plików zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnienie ich bezpieczeństwa i przekazanie do archiwum.

Tym samym podstawowe obowiązki sekretarza menedżera sprowadzają się do organizacyjnego i technicznego wsparcia jego pracy.

Jeżeli do wymienionych podstawowych obowiązków dodane zostaną inne, w oparciu o specyfikę konkretnej osoby prawnej, należy je również uwzględnić w bieżącym opisie stanowiska.

Przeczytaj także:

• Ważne cechy osobiste i zawodowe sekretarki

Taki pracownik podlega bezpośrednio przełożonemu. Aby skutecznie wykonywać funkcjonalność, zarówno podstawową, jak i dodatkową, specjalista ten musi posiadać określone umiejętności i wiedzę. Na przykład wymagana jest wiedza:

strukturę organizacyjną firmy

organizacja pracy biura i procedur obiegu dokumentów

zasady pracy ze sprzętem biurowym i sprzętem komunikacyjnym

oprogramowanie aplikacyjne

etyka biznesu i umiejętności komunikacji biznesowej

zasady ochrony pracy, podstawowe prawo pracy oraz inne umiejętności i kompetencje.

Kompetentna, wykształcona, taktowna, zebrana i kompetentna sekretarka to dar niebios dla menedżera. Tacy specjaliści nie tylko znacząco ułatwiają organizację pracy bezpośredniego przełożonego, ale także budują obieg dokumentów niezbędny dla całej firmy. I często sekretarz jest „twarzą” organizacji, strażnikiem jej tradycji, niezbędnym asystentem wszystkich pracowników.

Zakres obowiązków sekretarza stanu

Taki specjalista nie jest „przywiązany” do konkretnego menedżera, ale pełni funkcje niezbędne dla całej firmy jako całości. Z reguły jego praca sprowadza się do utrzymania przepływu dokumentów w organizacji. Ogólnie obowiązki sekretarza urzędnika mogą wyglądać następująco:

• rejestracja i obsługa korespondencji, kierowanie obiegiem dokumentów zgodnie z zatwierdzonymi zasadami i zwyczajami przedsiębiorstwa;
• zapewnienie rejestracji, księgowania, systematyzacji, przechowywania całej masy dokumentów – wewnętrznych, przychodzących, wychodzących;
• prowadzenie archiwum, śledzenie realizacji zatwierdzonych pozycji;
• sporządzanie dokumentów, redagowanie ich, organizowanie podpisania przez menadżera;
• współpraca z usługami pocztowymi i kurierskimi;
• prace przy sporządzaniu kopii, zszywaniu, inwentaryzacji archiwalnych, przygotowywaniu zaświadczeń i raportów oraz inne funkcje.

Ten zestaw funkcji zawodowych może obejmować nie tylko stanowisko sekretarza-urzędnika, ale także sekretarza-referenta, urzędnika, asystenta osobistego, archiwisty, specjalisty ds. Dokumentacji itp. Opis stanowiska konkretnego pracownika konkretnego przedsiębiorstwa może zawierać także inne obowiązki , co w każdym przypadku musi znaleźć odzwierciedlenie w opisie stanowiska.

Opisując obowiązki zawodowe sekretarza biurowego, można przyjąć za podstawę funkcje opisane w Podręczniku kwalifikacji na stanowiska sekretarza-masiszyni, sekretarza-stenografa. Chociaż w czystej postaci takie stanowiska nie są już istotne ze względu na rozwój technologii komputerowej i sprzętu biurowego. A niektóre obowiązki sekretarskie można teraz wykonywać nawet zdalnie, bez stałej obecności w biurze.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1.1. Niniejszy opis stanowiska określa obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki Sekretarza. 1.2. Sekretarz jest powoływany na stanowisko i odwoływany ze stanowiska w sposób określony w obowiązującym prawie pracy na mocy zarządzenia dyrektora generalnego organizacji. 2. FUNKCJE Sekretarzowi przypisuje się następujące funkcje: 2.1. Usługi informacyjne i referencyjne dotyczące dokumentów organizacji.

2.2. Wskazówki metodologiczne i kontrola organizacji pracy biurowej w działach, oddziałach i służbach organizacji.

2.3. Dokumentowanie działalności organów doradczych (konferencje, grupy robocze, spotkania) 2.4. Obsługa operacyjno-organizacyjna zarządzania organizacją.

2.5. Rejestracja otrzymanych, wysłanych i wewnętrznych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych

dokumenty.

2.6. Monitorowanie realizacji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych.

2.7. Analiza stanu dyscypliny wykonawczej w obiegu dokumentów i opracowanie działań mających na celu jej poprawę.

2.8. Uwzględnianie wielkości przepływu dokumentów w organizacji.

2.9. Rejestracja i wysyłka dokumentów wychodzących.

2.10. Przygotowywanie dokumentów przychodzących i wewnętrznych. 2.11. Tworzenie spraw w sposób określony w odpowiednich dokumentach regulacyjnych organizacji.

3. OBOWIĄZKI PRACY

3.2. Zapewniamy recepcję, księgowość, rejestrację, kontrolę nad wykonywaniem dokumentów, usługi informacyjne i referencyjne oraz przechowywanie informacji o dokumentach. 3.3. Monitoruj jakość przygotowania, poprawność redagowania, koordynację i zatwierdzanie dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwu Organizacji. 3.4. Monitoruj wykonanie dokumentów i instrukcji kierownictwa, podejmuj szybkie działania mające na celu ich terminowe i wysokiej jakości wykonanie. 3.5. Organizuj przygotowania, podejmowanie decyzji i przekazywanie ich bezpośrednim wykonawcom. Analizuj certyfikaty i raporty przekazane kierownictwu i wyciągaj na ich podstawie wnioski w zakresie kompetencyjnym. Sekretarz jest odpowiedzialny za: 5.1. Jakość dokumentów przekazywanych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.

5.2. Nieostrożne, niedbałe podejście do rejestracji i konserwacji dokumentów.

5.3. Bezpieczeństwo dokumentacji.

5.4. Za naruszenie wymagań dotyczących przestrzegania warunków dostępu i korzystania z dokumentów zawierających informacje poufne.

5.5. Za ujawnienie informacji oznaczonych jako „Poufne”.

5.6. Za niewykonanie, niejasne i nieterminowe wykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszej instrukcji.

5.5. Niska jakość prac związanych z przygotowaniem i reprodukcją dokumentów.

5.6. Niezastosowanie się do instrukcji i poleceń kierownictwa organizacji.

5.7. Nieprzestrzeganie dyscypliny pracy i produkcji.

6. RELACJE, POŁĄCZENIA

• Sekretarz współpracuje ze wszystkimi pracownikami i kierownikami działów, oddziałów i służb organizacji w kwestiach wsparcia dokumentacji dla działań zarządczych.
• Stanowią one zasadniczą część instrukcji wykonywania czynności służbowych na wyznaczonym stanowisku pracy. Oprócz listy niektórych zaleceń, których należy przestrzegać, taki dokument zawiera informacje o wymaganiach, prawach, obszarze odpowiedzialności sekretarza, a także ogólnych przepisach pracy. Nie należy zakładać, że takie stanowisko zawodowe jest proste i nie wymaga uwzględnienia pewnych niuansów.
• Ogólne obowiązki
• Najpierw musisz zrozumieć, jakie są klasyczne, ujednolicone obowiązki sekretarki. W skrócie można je podsumować w postaci następujących obowiązkowych zaleceń:
• Wymagania dotyczące wiedzy
• Obowiązki pracownika mogą się nieznacznie różnić w zależności od jego podstawowej specjalizacji. Niezależnie jednak od tego wiedza z następujących obszarów na tym stanowisku będzie przydatna i bardzo przydatna:
• Podstawy prawa pracy i prawa administracyjnego.

Ogólne standardy etyki i etykiety biznesowej.

Podstawy pracy biurowej.

Obowiązki sekretarza menedżera nie różnią się zbytnio od ogólnych wymagań podanych powyżej. Przyjmuje i przekazuje korespondencję, kopiuje i archiwizuje dokumenty, kontroluje przekazywanie poleceń kierownika osobom odpowiedzialnym, przeprowadza niezbędną dokumentację i zapewnia zakup towarów priorytetowych. Taki specjalista musi między innymi potrafić:

Co do zasady takie obowiązki sekretarza kierownika mogą pełnić osoby posiadające wykształcenie wyższe lub średnie zawodowe. W tym drugim przypadku istotną zaletą jest posiadanie co najmniej 2-letniego stażu pracy w zawodzie.

Prawa sekretarza

Należy pamiętać, że nie tylko obowiązki zawodowe sekretarza determinują jego pracę, pracownik ma oczywiście również pewne prawa. Należą do nich zatem możliwość zapoznania się z projektami pracy oraz prawo do składania racjonalnych propozycji w ramach opisu stanowiska. Ponadto sekretarz, identyfikując braki w zakresie swoich kompetencji, ma prawo zwrócić uwagę kierownika na te aspekty.

Wymagania dotyczące czynności urzędnika

Obowiązki sekretarza duchownego z reguły nieznacznie różnią się od opisanych powyżej. Jednocześnie zastępca kierownika musi przede wszystkim wspierać działania swoich przełożonych, natomiast urzędnik skupia się głównie na papierkowej robocie. Instrukcje dotyczące jego działalności zawodowej muszą uwzględniać takie aspekty, jak:

Wymagania dotyczące czynności sekretarza sądu

Znacznie bardziej istotne zmiany dotyczą zakresu obowiązków sekretarza sądu. Z reguły specjaliści ci są bezpośrednio zaangażowani w prowadzenie i nagrywanie rozpraw sądowych. Ponadto przygotowują pisma, wnioski i inne dokumenty, a także mogą wzywać osoby biorące udział w naradach sądowych. Tak aktywną pracę może wykonywać osoba z wykształceniem wyższym i niepełnym wyższym, bez odpowiedniego doświadczenia zawodowego. Z reguły na to stanowisko wybierają młodzi mężczyźni i kobiety, którzy chcą zdobyć doświadczenie w sądownictwie i kontynuować karierę prawniczą.

Niektórzy mogą pomyśleć, że taki wakat nie wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności, więc wielu osobom będzie odpowiadał, ale nie jest to do końca prawdą. Czym jeszcze zajmuje się urzędnik sądowy? Do jego obowiązków służbowych należy:

• Przestrzeganie Konstytucji, ustaw federalnych i wszelkich innych przepisów i zarządzeń.
• Wykonywanie poleceń sędziego lub innej upoważnionej osoby.
• Interakcja z innymi pracownikami struktury sądowniczej w celu rozwiązywania problemów wchodzących w zakres kompetencji sekretarza.

Informacje ogólne

Zakres obowiązków sekretarza, zastępcy dyrektora i pracownika sądu reguluje specjalny dokument zwany zakresem obowiązków. Jego obecność w każdej firmie jest obowiązkowa, ponieważ zgodnie z określoną listą zasad pracownik rozumie, jakie czynności musi wykonać, a jakich nie. Dokument taki jest opracowywany i opracowywany przy udziale kadry zarządzającej i koniecznie zawiera takie podrozdziały, jak postanowienia ogólne, prawa i obowiązki, obszar odpowiedzialności, relacje pracownicze w firmie, a także niezbędne wnioski.

Zwracamy uwagę na typowy przykład opisu stanowiska sekretarza menedżera, próbka 2019.

powinien zawierać następujące sekcje: regulamin ogólny, obowiązki służbowe sekretarza menedżera, uprawnienia sekretarza menedżera, odpowiedzialność sekretarza menedżera. Opis stanowiska sekretarza głowy należy do działu „".

Ogólnobranżowa charakterystyka kwalifikacyjna stanowisk pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach

Opis stanowiska sekretarza menedżera powinien odzwierciedlać następujące punkty:

1) Zakres obowiązków sekretarza kierownika Prowadzi prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi. Prowadzi pracę biurową, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu przez kierownika przedsiębiorstwa. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne w pracy menadżera. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez jednostki strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowanych projektów dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną. Organizuje rozmowy telefoniczne menadżera, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i informuje go o ich treści, przekazuje i odbiera informacje za pomocą domofonów (telefaks, teleks itp.), A także wiadomości telefonicznych, niezwłocznie informuje o otrzymanych informacjach poprzez kanały komunikacji. W imieniu menadżera pisze pisma, wnioski i inne dokumenty oraz przygotowuje odpowiedzi dla autorów listów. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracji), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań. Monitoruje wykonywanie przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika przedsiębiorstwa, objętych kontrolą. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową. Zapewnia stanowisko pracy menedżera w niezbędne urządzenia organizacyjne, materiały biurowe oraz stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy. Na polecenie menadżera drukuje oficjalne materiały niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

Obowiązki zawodowe.

2) Sekretarka kierownika powinna wiedzieć Wykonując swoje obowiązki, sekretarz menedżera musi wiedzieć:

uchwały, instrukcje, zarządzenia i inne wytyczne oraz dokumenty regulacyjne dotyczące działalności przedsiębiorstwa i prowadzenia dokumentacji; struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami; organizacja pracy biurowej; sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów; prace archiwalne; maszynopis; zasady korzystania z domofonów; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej; zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy; podstawy etyki i estetyki; zasady komunikacji biznesowej; podstawy organizacji i zarządzania pracą; zasady obsługi sprzętu komputerowego; podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy; wewnętrzne przepisy pracy; zasady i przepisy ochrony pracy.

3) Wymagania dotyczące kwalifikacji sekretarza menedżera Wykształcenie wyższe zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności od co najmniej 2 lat.

1. Postanowienia ogólne

1. Sekretarz należy do kategorii wykonawców technicznych.

2. Na stanowisko sekretarza przyjmuje się osobę, która posiada wykształcenie wyższe zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata.

3. Sekretarza powołuje i odwołuje dyrektor organizacji.

4. Sekretarz musi wiedzieć:

• uchwały, instrukcje, zarządzenia i inne materiały zawierające wytyczne oraz dokumenty regulacyjne dotyczące działalności organizacji i prowadzenia dokumentacji;
• struktura i zarządzanie organizacją oraz jej oddziałami;
• organizacja pracy biurowej;
• sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów;
• prace archiwalne;
• maszynopis;
• zasady korzystania z domofonów;
• standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;
• zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy;
• podstawy etyki i estetyki;
• zasady komunikacji biznesowej;
• podstawy organizacji i zarządzania pracą;
• zasady obsługi sprzętu komputerowego;
• podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
• wewnętrzne przepisy pracy;
• zasady i przepisy ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

5. W swojej działalności sekretarz kieruje się:

• ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej,
• Statut organizacji,
• polecenia i instrukcje pracowników, którym podlega zgodnie z tymi instrukcjami,
• ten opis stanowiska,
• Wewnętrzne przepisy pracy organizacji.

6. Sekretarz podlega bezpośrednio dyrektorowi organizacji (dyrektor organizacji, kierownik działu itp.)

7. Podczas nieobecności sekretarza (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona przez dyrektora organizacji w określony sposób, która nabywa odpowiednie prawa, obowiązki i jest odpowiedzialna za wykonywania powierzonych mu obowiązków.

2. Obowiązki służbowe sekretarza menedżera

Sekretarz:

1. Wykonuje prace w zakresie wsparcia organizacyjno-technicznego działalności administracyjno-administracyjnej dyrektora organizacji.

2. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez dyrektora, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi.

3. Wykonuje prace biurowe, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji podczas przygotowywania i podejmowania decyzji.

4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu przez dyrektora organizacji.

5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne w pracy dyrektora.

6. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowanych projektów dokumentów przedłożonych dyrektorowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.

7. Organizuje rozmowy telefoniczne z dyrektorem, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i informuje go o ich treści, przekazuje i odbiera informacje za pomocą urządzeń domofonowych (telefaks, teleks itp.) oraz wiadomości telefonicznych, niezwłocznie komunikuje się ze swoim dyrektorem informacje informacje otrzymywane kanałami komunikacji.

8. W imieniu dyrektora sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.

9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez dyrektora (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów posiedzeń i posiedzeń.

10. Monitoruje wykonywanie przez pracowników organizacji wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń dyrektora organizacji, objętych kontrolą.

11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.

12. Zaopatruje stanowisko dyrektora w niezbędny sprzęt organizacyjny, materiały biurowe i stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

13. Drukuje na polecenie dyrektora materiały urzędowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza bieżące informacje do banku danych.

14. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.

15. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i przekazuje je do archiwum w ustalonym terminie.

16. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

17. Przestrzega wewnętrznych przepisów pracy i innych lokalnych przepisów organizacji.

18. Przestrzega wewnętrznych przepisów i przepisów z zakresu ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

19. Zapewnia czystość i porządek w swoim miejscu pracy.

20. Wykonuje w ramach umowy o pracę polecenia pracowników, którym podlega, zgodnie z niniejszą instrukcją.

3. Uprawnienia sekretarza menadżera

Sekretarz ma prawo:

1. Przedłożyć propozycje usprawnień pracy związanych z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej instrukcji do rozpatrzenia przez dyrektora organizacji.

2. Prośba do działów strukturalnych i pracowników organizacji o informacje niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych.

3. Zapoznać się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.

4. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa organizacji, dotyczącymi jej działalności.

5. Wymagać od kierownictwa organizacji udzielenia pomocy, w tym zapewnienia warunków organizacyjnych i technicznych oraz wykonania ustalonych dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

6. Inne prawa określone w obowiązującym prawie pracy.

4. Odpowiedzialność sekretarza menadżera

Sekretarz jest odpowiedzialny w następujących przypadkach:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności - w granicach określonych w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej.

3. Za wyrządzenie szkody materialnej organizacji - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i cywilne Federacji Rosyjskiej.

Opis stanowiska sekretarza kierownika – próbka 2019. Obowiązki służbowe sekretarza menedżera, uprawnienia sekretarza menedżera, odpowiedzialność sekretarza menedżera.