Konieczność przeprowadzania audytów wewnętrznych stała się już codziennością w średnich i dużych organizacjach. Małe firmy nie zawsze przeprowadzają audyty ze względu na mniejszy wolumen procesów pracy, jednak dla niektórych z nich taka kontrola może przynieść wiele korzyści. O usprawnianiu procesu, planowaniu i przygotowaniach przeczytasz w tym artykule. Tutaj znajdziesz także informacje na temat przeprowadzania audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie na przykładzie.
Program i harmonogram audytu wewnętrznego
Zaplanowanie inspekcji to jeden z bardzo ważnych etapów przygotowań. Na tym etapie należy ocenić całościowy zakres prac, ustalić harmonogram i termin przeprowadzenia audytu, opracować program kontroli, wybrać odpowiednią metodykę i w pierwszej kolejności zidentyfikować najbardziej problematyczne jednostki.
Również na etapie planowania warto spróbować uwzględnić potencjalne wpływy zewnętrzne.
- Program audytu wewnętrznego sporządzany jest wraz z planem. Najczęściej program ma formę personalną, uwzględniającą najważniejsze aspekty podlegające kontroli w konkretnej firmie. Dokument ten opisuje wszystkie niuanse działań audytora i zawiera następujące punkty:
- Główny cel przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
- Zakres zastosowania.
- Definicje i skróty.
- Informacje o dodatkowych dokumentach.
- Lista osób odpowiedzialnych za aplikację.
- Opis procesu audytu.
- Harmonogram i częstotliwość kontroli.
- Przygotowanie szczegółowego planu audytu.
- Przygotowanie niezbędnych dokumentów.
- Kolejność gromadzenia informacji.
Niuanse przygotowania raportów końcowych.
Zlecenie przeprowadzenia audytu wewnętrznego (próbka)
Zlecenie przeprowadzenia audytu wewnętrznego – 1
Zlecenie przeprowadzenia audytu wewnętrznego – 2
Jeżeli audyt wewnętrzny przeprowadzany jest przez firmę zewnętrzną, do zamówienia należy dołączyć umowę. Dopiero na podstawie tego dokumentu możliwe jest podpisanie umowy o prowadzenie VA.
Poniżej opisano zasady i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego.
Przeprowadzenie audytu wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością na zgodność z normą ISO 9001 przedstawia poniższy film:
Istnieją pewne międzynarodowe i rosyjskie standardy przeprowadzania audytów wewnętrznych. Jednocześnie nie jest prawnie zabronione opracowywanie własnych wewnętrznych zasad VA. Główna część standardów federalnych dotyczy działalności audytorów zewnętrznych, regulujących ich pracę w celu zapewnienia jakości świadczonych usług.
Jednocześnie standardy audytu wewnętrznego stworzone przez konkretną firmę nie mogą być sprzeczne z przepisami federalnymi i międzynarodowymi. Niezależnie od poziomu zasad, wszystkie są podzielone na kilka bloków. Spośród nich 3 są obowiązkowe:
- Blok nr 1 odzwierciedla niuanse działalności organizacyjnej i ekonomicznej audytorów.
- Blok nr 2 wskazuje obowiązki audytorów, sposób uzyskania dowodów kontroli oraz tryb wyciągania wniosków.
- Blok nr 3 zawiera zasady doboru metod, dokumentacji i instrukcji pracy.
Ważne jest, aby zrozumieć, że aby uzyskać wiarygodne dane z audytu, konieczna jest struktura audytu z jasnymi zasadami. Tylko usystematyzowane działania według określonych standardów mogą przynieść wyraźne rezultaty.
Krok po kroku
Na pierwszy rzut oka przeprowadzenie audytu wewnętrznego jest dość proste. Ta procedura obejmuje tylko 3 kroki:
- Wstępne przygotowanie.
- Gromadzenie dowodów audytu.
- Rejestracja wyników kontroli.
Często etapy te nazywane są: przygotowawczym, roboczym i końcowym. Eliminacja lub zaniedbanie któregokolwiek z etapów pozbawia słuchanie wewnętrzne jakiegokolwiek sensu.
- Na etapie przygotowawczym konieczne jest zaplanowanie i zebranie niezbędnych danych, dokumentów i różnych informacji o przedmiocie kontroli.
- Etap roboczy polega na bezpośrednim zastosowaniu wybranych metod kontroli, przeprowadzeniu badań, poszukiwaniu dowodów i dokumentowaniu przeprowadzonych czynności.
- Na ostatnim etapie następuje podsumowanie wyników audytu, dokonanie analizy audytu i zakończenie przygotowania dokumentacji.
Wyniki wdrożenia
- Wszystkie wyniki VA muszą być udokumentowane w formie do późniejszego badania. Najczęściej dokumenty oznaczają mniejsze formy. Wskazuje nie tylko informacje o wykrytych brakach, ale także proponowane sposoby ich wyeliminowania. Ponadto wyniki audytu wewnętrznego z konieczności odzwierciedlają potencjalne sposoby poprawy efektywności procesów pracy.
- Oprócz sporządzania raportów i innej dokumentacji audytowej konieczna jest inna procedura. Ważne jest wcześniejsze doprecyzowanie kryteriów efektywności pracy inspektorów, a po zakończeniu audytu wewnętrznego dokonanie analizy jakości przeprowadzonej kontroli.
- Często kryteria te obejmują dotrzymanie podanych ram czasowych kontroli, obecność kompletnych i jasnych komentarzy na temat wszystkich zbadanych punktów oraz wskazanie potencjalnych problemów w przyszłości. Niezbędna jest także analiza działań audytorów pod kątem zgodności z przepisami kontroli oraz prawidłowego stosowania różnych metod kontroli. Kolejnym kryterium jest dostępność, kompletność i terminowość dostarczenia dokumentacji z przeprowadzonej kontroli.
Podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego dużą rolę odgrywa jego przygotowanie (i nie zapomnij o tym!). Bez prawidłowo przeprowadzonej części przygotowawczej niemożliwa jest wysokiej jakości praca inspektorów. Nie ma jednolitego systemu audytu, każda firma samodzielnie łączy metody kontroli, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie, sam audyt i analizę efektywności pracy.
Przeprowadzenie audytu wewnętrznego systemu zarządzania opisano w tym filmie:
Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego (IPSIA) wymagają stworzenia planu audytu wewnętrznego opartego na ryzyku, w szczególności w oparciu o sformalizowaną ocenę ryzyka przeprowadzaną co najmniej raz w roku.
Podejście kanoniczne.
Oczywiście podejście kanoniczne można nazwać podejściem opartym na istniejącej ocenie ryzyka. Na tej stronie znajduje się dość duża witryna internetowa, na której pokażę podejścia do tworzenia planu pracy audytu wewnętrznego na dany rok.
Istnieje zatem rejestr ryzyka z obliczonymi matematycznymi oczekiwaniami dotyczącymi ryzyka bieżącego i rezydualnego. Musisz zacząć od rankingu ryzyk dla audytu wewnętrznego.
Pierwszą rzeczą, którą należy określić, jest to, jakich oczekiwań matematycznych należy użyć do uszeregowania ryzyka. Moim zdaniem należy uszeregować według aktualnego. Logika jest z grubsza następująca: kierownictwo zawsze będzie upierać się, że „tak, teraz jest z nami źle (lub, cóż, wszystko jest dobrze), ale w najbliższej przyszłości będzie gorzej (no cóż, albo będzie jeszcze lepiej) .” Jak pokazuje praktyka, najbliższa przyszłość nie zawsze nadchodzi szybko (wszak długość życia człowieka jest znikoma w stosunku do czasu istnienia wszechświata, a w tej skali najbliższa przyszłość to nawet 100 lat). Dlatego plan kontroli został sporządzony w oparciu o aktualne oczekiwania matematyczne. Teoretycznie jednak dopuszczam sytuację, w której plan audytu sporządzany jest zarówno w oparciu o matematyczne oczekiwania dotyczące ryzyk rezydualnych, jak i zmianę delty pomiędzy matematycznymi oczekiwaniami ryzyka bieżącego i rezydualnego. Logiką tego ostatniego jest audyt efektywności wysiłków kierownictwa
Przy określaniu pracochłonności nie ma potrzeby uwzględniania szybkości podejmowania decyzji przez kierownictwo. Jeśli dany menedżer wziął trzytygodniową przerwę z powodu urlopu, osoba z działu audytu wewnętrznego musi być zajęta czymś innym. Tak, istnieją różne typy psychologiczne, także wśród audytorów wewnętrznych. Mam wrażenie, że im więcej rzeczy mam do zrobienia, tym więcej udaje mi się zrobić. Być może to tylko moja osobliwość: stres jednym pomaga, innym przeszkadza. Wydaje się jednak, że w przypadku wszystkich wolnych stanowisk wymagana jest odporność na stres.
Planowanie.
Kilka oczywistych wskazówek dotyczących planowania.
Wskazówka nr 1. Jeżeli w ciągu roku planowane są duże zmiany w krzywych procesów, wskazane jest zaplanowanie audytu na styczeń-luty (wyraźnym przykładem z powyższego programu jest audyt bieżącego systemu zakupowego).
Wskazówka nr 2. Jeżeli kierownictwo wskazało datę realizacji na 33 marca, wskazane jest rozpoczęcie audytu wykonania procesu 34 marca.
Wskazówka nr 3. Nie planuj wyjazdów służbowych na lipiec-sierpień. Oczywiście wycieczki latem są o wiele ciekawsze niż zimą (chociaż zimą jest mi wygodniej, bo nie moknie się od potu). Ale bilety i inne noclegi są znacznie tańsze w lutym lub listopadzie. Nie mówimy o niezaplanowanych zadaniach – tutaj, jeśli coś jest potrzebne, jest to potrzebne od razu.
Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.
Dziś pojęcie „audytu wewnętrznego” stało się powszechne w biznesie. Wiele dużych przedsiębiorstw i firm woli tworzyć własne służby i działy audytu wewnętrznego, szkoląc swoich pracowników. Ponadto na rynku pracy stale rośnie zapotrzebowanie na specjalistów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i posiadają międzynarodowy dyplom.
Zadania audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie
Audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwie to działalność, której celem jest udzielanie obiektywnego i niezależnego doradztwa oraz gwarancji usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. Celem audytu wewnętrznego jest ocena ryzyk, znalezienie sposobów ich ograniczenia, a także zwiększenie rentowności procesów biznesowych.
Konsultacje audytorskie obejmują ocenę, analizę i raportowanie produktywności i niezawodności procesów. Adresowane są bezpośrednio do administracji organizacji.
Główne zadania audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie:
- sprawdzanie systemów kontroli wewnętrznej w celu określenia poziomu efektywności działów;
- opracowanie zintegrowanego systemu zarządzania ryzykiem, analiza jego funkcjonowania, a także stworzenie działań mających na celu ich redukcję;
- kontrola nad przestrzeganiem zasad ładu korporacyjnego.
Konieczność wprowadzenia audytu wewnętrznego
Ostatnio w Rosji skupiono się na oddzieleniu funkcji zarządzania i własności przedsiębiorstwa. Właściciele realizują jedną ogólną strategię rozwoju organizacji i zarządzają głównymi kierunkami, a do rozwiązywania drobnych i codziennych problemów z reguły zatrudniają menedżerów najwyższego szczebla. W takim przypadku przedsiębiorstwo korzysta z narzędzia monitorowania stanu rzeczy – audytu wewnętrznego lub zewnętrznego. Pozwala właścicielom uzyskać pełną i obiektywną ocenę działalności całej organizacji.
Na wdrożenie audytu wewnętrznego w rosyjskich firmach nie mniejszy wpływ miała ustawa federalna „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Zgodnie z art. 19 od początku 2013 r. absolutnie wszystkie podmioty gospodarcze mają obowiązek prowadzenia wewnętrznej kontroli działalności gospodarczej.
Lista kontrolna dla audytu wewnętrznego
Kontrola rachunkowości i rachunkowości zarządczej, a także innych obszarów działalności powinna mieć miejsce absolutnie w każdym przedsiębiorstwie. Jednak ważne jest, aby wiedzieć o cechach tej procedury. Wszystkie procesy muszą następować po sobie w uporządkowany sposób. Ponieważ właśnie przestrzegając tego wymogu można uniknąć wielu błędów i problemów podczas przeprowadzania audytów przez organy regulacyjne. Wypełnienie listy kontrolnej znacznie upraszcza ten proces. Bardzo trudno przecenić jego rolę.
Co musisz wiedzieć o liście kontrolnej
Dokument ten zawiera listę szczegółowych pytań dotyczących przeprowadzanego audytu. Lista kontrolna nie ma określonego formatu określonego przez prawo. Przy jego sporządzaniu i wypełnianiu należy jednak przestrzegać pewnych zasad. To właśnie zmniejszy prawdopodobieństwo problemów podczas procesu audytu.
Tak naprawdę za pomocą listy kontrolnej można rozwiązać dość dużą liczbę problemów i zadań nie tylko podczas audytu, ale także podczas bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Z tego dokumentu mogą korzystać różne organizacje, agencje regulacyjne i ich urzędnicy.
Korzystając z listy kontrolnej, możesz rozwiązać następujące problemy:
- prawidłowo zaplanować audyt zgodnie z przepisami prawa;
- przeprowadzać kontrolę pośrednią i selektywną, prowadzić efektywne zarządzanie czasem;
- zapewnia, że nie pominięto ważnych elementów audytu;
- jest jednym ze środków zapamiętywania;
- upraszcza audyt;
- z jego pomocą audyt jest kompleksowy, ustrukturyzowany i całościowy itp.
Aktem ustawodawczym regulującym przygotowanie tego dokumentu jest ustawa federalna nr 307 z dnia 30 grudnia 2008 r. „O działalności audytorskiej”.
Przykładową listę kontrolną dla audytu wewnętrznego można znaleźć.
Audyt wewnętrzny SZJ
QMS – system zarządzania jakością – jedna z części całego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, która powstała w celu zapewnienia i monitorowania stabilności działalności gospodarczej, wysokiej jakości oraz minimalizacji kosztów wytwarzania wyrobów lub świadczenia usług.
Według SZJ struktura dokumentacji jest następująca:
- wymagania jakościowe (księga jakości);
- cele i polityki w zakresie jakości produktów i usług;
- wymagane udokumentowane procesy;
- regulaminy procedur, instrukcje pracy;
- zapisy jakości.
Audyt systemów zarządzania jakością nie jest regulowany ani przez ustawodawstwo federalne, ani międzynarodowe. W związku z tym nie ma obowiązkowych norm prawnych, które określałyby tryb i zasady przeprowadzania audytu systemów jakości w przedsiębiorstwie. Wyjaśnia to dobrowolna chęć organizacji do certyfikacji systemów jakości. A cała praca towarzysząca budowie i wdrażaniu systemu jakości jest również inicjatywą dobrowolną.
W związku z tym organizacje angażujące się w audyty QMS mogą prowadzić swoją działalność bez dodatkowych licencji lub innych zezwoleń. Co więcej, dokumenty te nie są potrzebne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Pomimo tego istnieją specjalne zasady regulujące przebieg audytów QMS. Na przykład ISO 19011:2011, która nosi nazwę „Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania”. Można go wykorzystać do audytu wewnętrznego i zewnętrznego.
Zarządzenie o przeprowadzeniu audytu wewnętrznego
Nakaz przeprowadzenia audytu wewnętrznego jest dokumentem wewnętrznym sporządzanym przez szefa firmy i ustalającym:
- daty audytu;
- grupę audytorów wewnętrznych i specjalistów odpowiedzialnych za jego wdrożenie;
- zapewnienie warunków przeprowadzania audytu wewnętrznego;
- kontrolę nad audytem.
Jak zostać specjalistą audytu wewnętrznego
Z każdym dniem rośnie zapotrzebowanie na specjalistów potrafiących przeprowadzić kontrolę wewnętrzną przedsiębiorstwa. Ale wymagania wobec nich również rosną. Muszą posiadać wiedzę z zakresu sektora finansowego, rozumieć kontrolę wewnętrzną i ład korporacyjny, znać krajowe i międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego, a także rozumieć specyfikę działalności, która wymaga analizy.
Szkolenia online przychodzą na ratunek zawsze zapracowanym profesjonalistom finansowym. Kursy online pozwalają na naukę bez przerywania głównej aktywności, w domu lub w pracy, w wygodnych, komfortowych, znanych warunkach. Jakość nauczania na odległość nie ustępuje, a często przewyższa jego odpowiedniki stacjonarne, ze względu na zaangażowanie wysoko wykwalifikowanych nauczycieli, modułowy system kursów, testy online i wiele więcej.
Dyplomy i certyfikaty z zakresu audytu wewnętrznego
Aby uzyskać dyplom potwierdzający Twoje kwalifikacje w zakresie audytu wewnętrznego, powinieneś wybrać międzynarodowy program w zagranicznym instytucie. Dziś rosyjscy specjaliści mają dostęp do takich programów jak IPFM, IFA, ICFM i CIA.
3. Odniesienia normatywne
ISO 9000:2005 – „Systemy zarządzania jakością. Podstawy i słownictwo.”
ISO 9001:2008 – „System zarządzania jakością. Wymagania".
ISO 19011:2002 – „Wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania jakością i/lub środowiskiem”.
4. Terminy, skróty i symbole
Terminy i definicje:
Audyt (weryfikacja) to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces pozyskiwania dowodów audytu i jego obiektywnej oceny w celu ustalenia stopnia spełnienia ustalonych kryteriów (ISO 9000:2005).
Audytor to osoba, która wykazała cechy osobiste i kompetencje wymagane do przeprowadzenia audytu (ISO 9000:2005).
Grupa audytorów - jeden lub więcej audytorów przeprowadzających audyt przy pomocy (jeśli to konieczne) specjalistów technicznych.
Stosowane skróty:
DP – udokumentowana procedura
QMS – system zarządzania jakością
Legenda:
Rozgałęzianie/łączenie operacji procesowych
5. Opis procesu
5.1 Podstawy
Audit QMS w KPMS przeprowadzany jest w celu:
- określić poziom zgodności SZJ z wymaganiami normy ISO 9001:2008;
- określić poziom zgodności SZJ z wymaganiami wewnętrznych dokumentów regulacyjnych.
Audyt może zostać przeprowadzony planowo (na podstawie rocznego planu audytu) i nieplanowo (na podstawie zarządzenia dyrektora generalnego).
Częstotliwość zaplanowanych audytów powinna wynosić co najmniej raz na sześć miesięcy.
Za organizację audytów odpowiada specjalista ds. jakości.
Za przeprowadzanie audytów odpowiedzialny jest audytor wiodący.
Roczny plan audytu wewnętrznego jest opracowywany i zatwierdzany nie później niż 20 grudnia. Roczny plan audytu wewnętrznego opracowywany jest przez specjalistę ds. jakości. Planując audyty wewnętrzne SZJ, przewiduje się obowiązkowy audyt każdego z działów, każdego z procesów i każdego z wymagań normy ISO 9001:2008.
Przed rozpoczęciem każdego audytu tworzony jest harmonogram audytu. Harmonogram opracowywany jest na tydzień przed datą audytu.
Do przeprowadzania audytów wewnętrznych spośród pracowników spółki powoływany jest audytor wiodący, audytorzy i specjaliści techniczni. O kandydaturach audytora wiodącego i audytorów decyduje Komisarz ds. Jakości. Powołanie audytora wiodącego oraz audytorów następuje na podstawie zarządzenia Generalnego Dyrektora ds. Kadr. W zamówieniu może być wskazany czas trwania spotkania. Jeżeli termin nie jest określony, wówczas audytora wiodącego (audytorów) uważa się za powołanego na czas nieokreślony i tracą status audytora dopiero na podstawie zarządzenia dyrektora generalnego o powołaniu nowego audytora (audytora) wiodącego lub po zwolnieniu z firmy.
Do każdego audytu przydzielani są specjaliści techniczni (w razie potrzeby) na podstawie rekomendacji audytora wiodącego. Powołanie specjalistów technicznych odbywa się na zlecenie organizacji przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
Przy ustalaniu harmonogramu audytów rozmieszczenie audytorów i specjalistów technicznych wśród obiektów kontroli powinno wykluczać możliwość przeprowadzania przez nich kontroli jednostek, w których pracują audytorzy i specjaliści techniczni.