Wszystkie organizacje korzystające z pojazdów w swojej pracy muszą prowadzić rejestr listów przewozowych. Czy ujednolicony formularz dziennika podróży jest obowiązkowy? Jaki jest okres jego przechowywania i jaka jest procedura jego wypełnienia? Odpowiedzi na powyższe pytania, a także przykładowy dziennik podróży i listy przewozowe znajdziesz w naszym artykule.
Ogólna koncepcja listu przewozowego
Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy korzystający w swojej pracy z pojazdów różnych kategorii mają obowiązek wystawiać kierowcom listy przewozowe. List przewozowy to dokument uprawniający kierowcę do korzystania z pojazdu. Wyświetla informacje o trasie, zużyciu paliwa i wydajności kierowcy.
UWAGA! Od 01.03.2019 list przewozowy wystawiany jest wyłącznie na zmianę lub na lot w zależności od tego, który okres jest dłuższy. Nie da się wystawić listu przewozowego na miesiąc.
Aby dowiedzieć się, czy list przewozowy wystawiony przez indywidualnego przedsiębiorcę ma szczególne cechy, przeczytaj artykuł „Jakie cechy ma list przewozowy dla przedsiębiorców indywidualnych (formularz)?” .
Ogólne informacje o dzienniku ruchu listów przewozowych
Aby kontrolować przepływ wystawionych listów przewozowych, należy prowadzić dziennik ruchu listów przewozowych w formularzu 8, zatwierdzonym uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. Jednak od 01.01. 2013 w związku z wejściem w życie ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, ujednolicone formularze nie są już obowiązkowe.
Dlatego organizacja lub indywidualny przedsiębiorca może opracować własny formularz listu przewozowego lub uzupełnić ujednolicony o niezbędne informacje. Decyzję o przyjętej formie dziennika podróży ustala się w drodze zarządzenia. Jej zastosowanie może być również określone w polityce rachunkowości.
Przeczytaj, jak wydawane jest takie polecenie.
Co do zasady czasopismo wydawane jest na okres nie dłuższy niż 1 rok, lecz w razie potrzeby okres ten może zostać skrócony do 1 miesiąca. Dziennik podróży należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.
Procedura wypełniania dziennika ruchu, rejestracji i wystawiania listów przewozowych
Dziennik przemieszczania, rejestracji i wydawania listów przewozowych składa się z dwóch części:
- Strona tytułowa, na której wpisana jest nazwa organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy, kod OKPO oraz okres, za który dziennik jest wypełniany.
- Część tabelaryczna, która wskazuje:
- numer listu przewozowego i data wystawienia;
- dane kierowcy i numer personelu;
- numer garażu samochodowego;
- podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie dziennika:
- kierowca – o otrzymaniu listu przewozowego;
- dyspozytor (pracownik pełniący swoje funkcje) – o odbiorze dokumentów od kierowcy;
- księgowego - o sprawdzeniu i przyjęciu listu przewozowego do rozliczenia.
W razie potrzeby sporządzana jest również notatka.
Informacje o wszystkich wystawionych listach przewozowych wpisywane są do dziennika pokładowego wystawienia listów przewozowych. W tym przypadku nie ma wyjątków. Czasopismo posiada ciągłą numerację i jest utrzymane w porządku chronologicznym. Po całkowitym wypełnieniu dziennika jest on zszywany, zapieczętowany i podpisany przez kierownika.
Prowadzenie dziennika przydziela się pracownikowi wyznaczonemu na zlecenie kierownika albo pracownikowi, którego umowa o pracę określa obowiązki prowadzenia dziennika listów przewozowych.
Obowiązki za wypełnianie listów przewozowych i ich dziennika pokładowego można przenieść na inną osobę prawną lub indywidualnego przedsiębiorcę na podstawie umowy o świadczenie usług. W takim przypadku obowiązki związane z wypełnianiem listów przewozowych i ich dziennika pokładowego przechodzą na pracowników danego kontrahenta.
Pobierz przykładowy dziennik listów przewozowych (formularz 8)
Wiele organizacji napotyka pewne trudności podczas wypełniania dziennika podróży. Dla wygody czytelników przygotowaliśmy wzór wypełnienia dziennika podróży, który można pobrać klikając w link.
Wyniki
W przypadku organizacji i indywidualnych przedsiębiorców korzystających z pojazdów w pracy wymagane jest wypełnienie książeczki przewozowej. Jest to jeden z dokumentów potwierdzających koszty paliwa uwzględniane przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatku od dochodów. Ponadto dziennik służy jako źródło informacji do obliczania wynagrodzeń kierowców organizacji, ponieważ szczegółowo odzwierciedla informacje o ich pracy.
Wszystkie organizacje korzystające z pojazdów w swojej działalności mają obowiązek prowadzenia rejestru listów przewozowych. Prawo narzuca specjalne wymagania dotyczące prowadzenia i wypełniania tego dziennika. Więcej szczegółów powiemy Ci w dalszej części naszego artykułu.
Magazyn składa się z kilku części.
Strona tytułowa:
- Nazwa prawna przedsiębiorstwa.
- Dane organizacyjne (OKPO).
- Okres rejestrowania.
Sekcja tabeli z informacjami:
- Numer listu przewozowego i rzeczywista data wystawienia kierowcy.
- Informacje o kierowcy (imię i nazwisko oraz numer personalny).
- Numer garażu samochodu.
- Podpisy osób upoważnionych i odpowiedzialnych (kierowca, dyspozytor, księgowy).
Dziennik rejestracji i wystawienia listów przewozowych posiada tzw. numerację ciągłą i musi być prowadzony w porządku chronologicznym. Po skompletowaniu księgi rachunkowej należy ją zszyć i opatrzyć pieczęcią przedsiębiorstwa oraz podpisem właściciela przedsiębiorstwa.
Zasadniczo w przedsiębiorstwach dziennik księgowy jest wypełniany przez księgowego przy użyciu dokumentacji podstawowej lub innego upoważnionego pracownika organizacji, którego umowa o pracę stanowi. W indywidualnych przypadkach obowiązek utrzymywania i rejestrowania biletów podróżnych jest przenoszony na organizację zewnętrzną (w przypadku outsourcingu księgowości). W takim przypadku strony podpisuje się umowę określającą warunki współpracy, prawa i obowiązki względem siebie. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej dopuszcza taką opcję. Dodatkowo istnieje możliwość złożenia dokumentu drogą elektroniczną.
W przypadku konieczności wprowadzenia korekt w dzienniku podróży należy kierować się przepisami prawa. Korekty w dzienniku, podobnie jak w innych dokumentach pierwotnych, należy dokonywać poprzez łatwe skreślenie błędnych danych i dokonanie nowego wpisu z datą, podpisem i pieczęcią.
Próbkę wypełnienia magazynu można pobrać bezpłatnie.
Na poziomie legislacyjnym każda organizacja wykorzystująca pojazdy do prowadzenia działalności gospodarczej lub produkcji ma obowiązek prowadzenia księgi dokumentów podróży. Należy je wypełnić zgodnie ze standardem zgodnie z Formularzem nr 8. Dokument ten uważany jest za podstawową dokumentację, która faktycznie potwierdza koszty paliw i smarów, pozwala planować koszty i zmniejszać płatności podatkowe. Ponadto wymagana jest księga rozliczeniowa kierowców.
Przedsiębiorcy i organizacje wykorzystujące w swojej działalności pojazdy mechaniczne wystawiają listy przewozowe na każdy przejazd. Formularze te odzwierciedlają zużycie paliwa i inne wskaźniki wydajności. Każdy wystawiony dokument odnotowywany jest w odpowiednim rejestrze, zwanym rejestrem listów przewozowych. Opracowano dla niego ujednoliconą formę. Możesz pobrać bezpłatną próbkę na końcu artykułu.
Dziennik rejestracji listów przewozowych ma ujednoliconą formę nr 8, zatwierdzoną przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej w 1997 r. Przedsiębiorcy i organizacje mogą nadal korzystać z tego szablonu. Jednocześnie od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje ustawa nr 402-FZ „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Na podstawie tej ustawy stosowanie formularzy ujednoliconych nie jest obowiązkowe.
Prowadząc rejestr biletów podróżnych na rok 2018 warto zwrócić uwagę na kilka punktów:
- Rejestr jest otwarty na okres do 1 roku.
- Czas trwania dziennika ustala sam menadżer.
- Jeśli menedżer zdecyduje się odmówić stosowania ujednoliconego formularza, musisz stworzyć własną próbkę, która będzie zawierać te same dane.
- Okres przechowywania dziennika wynosi co najmniej 5 lat (podobnie jak w przypadku innych dokumentów pierwotnych).
Ważny! Przed spisaniem dziennika należy upewnić się, że upłynął okres ważności ostatniego zapisanego w nim formularza. W przeciwnym razie potwierdzenie kontroli nie będzie możliwe.
Po dokonaniu notatek w rejestrze należy złożyć podpisy. Wpisane dane potwierdza księgowa, pracownik prowadzący księgę oraz sam kierowca. Na końcu ujednoliconej formy tabeli znajduje się kolumna na komentarze. Nie jest konieczne jego wypełnianie. W niektórych przypadkach zawiera nazwę miejscowości, w której podróżował kierowca, lub inne dodatkowe oznaczenia.
Przykładowy formularz: wymagane dane
Od 2018 r. standardowym formularzem są dokumenty oprawione. Strona zawiera tabelę składającą się z 9 kolumn. Opracowując próbkę dla swojego przedsiębiorstwa, możesz ułożyć je w najwygodniejszej kolejności, usunąć niepotrzebne kolumny lub dodać dodatkowe.
Na pierwszej stronie przykładowej książeczki podróży wskazana jest nazwa przedsiębiorstwa lub organizacji oraz okres prowadzenia rejestru. W specjalnie wyznaczonych polach po prawej stronie wpisywane są kody OKUD i OKPO.
- Numer listu przewozowego.
- Data wystawienia dokumentu.
- Dane kierowcy. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz numer personalny.
- Numer samochodu.
- Podpisy kierowcy, dyspozytora (z datą pobrania formularza od kierowcy) i księgowego (z datą przyjęcia dokumentacji).
- Dodatkowe informacje. W razie potrzeby wypełnia się ostatnią kolumnę.
Wszystkie pozostałe strony są drukowane przy użyciu tego samego szablonu. W większości przypadków w wierszach wprowadzane są w przybliżeniu te same dane. Po wyczerpaniu się wolnych stron dziennik podróży listów przewozowych należy przesłać do archiwum. Tam będzie przechowywany przez 5 lat (zgodnie z zasadami dokumentacji pierwotnej).
Komu powierzono prowadzenie rejestru?
Księgę rachunkową prowadzi pracownik powołany na zlecenie dyrektora lub indywidualnego przedsiębiorcy. Ponadto można to powierzyć pracownikowi, którego umowa o pracę przewiduje już tę odpowiedzialność.
Inną opcją jest to, że menedżer ma prawo zatrudnić zewnętrzną organizację lub indywidualnego przedsiębiorcę do prowadzenia czasopisma. W celu udokumentowania takiej współpracy zawierana jest umowa serwisowa.
Niezależnie od tego, kto dokonuje notatek w tabeli, procedura księgowa nie ulega zmianie:
- dla każdego listu przewozowego sporządzany jest zapis;
- formularze zaznaczono w porządku chronologicznym;
- strony numerowane są kolejno.
Jeżeli upłynął okres, na który dokument został sporządzony, książeczka przewozowa do wystawienia listów przewozowych jest zszywana i podpisana. Należy upewnić się, że wszystkie strony rejestrów są ponumerowane.
Dlaczego trzeba śledzić dokumenty podróżne?
Zgodnie z prawem każdy przedsiębiorca (lub organizacja) wykorzystujący samochody do swojej działalności ma obowiązek przedstawić listy przewozowe i uwzględnić je w rejestrze. Sam formularz zawiera pełne informacje dotyczące przejazdu: dane kierowcy, trasę, charakterystykę ładunku.
List przewozowy stanowi dowód zużycia paliwa podczas transportu. Na podstawie tego dokumentu podatnik może odliczyć koszty paliwa do pojazdów. Ponadto dane zawarte w dokumentach ułatwiają księgowość i płace kierowcom.
Zmiany w konstrukcji listów przewozowych w 2017 roku, a także przykład wypełnienia listu przewozowego omawialiśmy podczas odrębnych konsultacji. W tym materiale porozmawiamy o dzienniku do rejestrowania ruchu listów przewozowych.
Kto powinien prowadzić dziennik podróży?
Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe są zobowiązani do rejestrowania wystawionych listów przewozowych w dzienniku rejestracji listów przewozowych (klauzula 1, art. 1, klauzula 1, art. 6 ustawy federalnej z dnia 08.11.2007 nr 259-FZ, klauzula 17 rozporządzenia z dnia 2007 r. Ministerstwa Transportu z dnia 18.09.2008 nr 152).
Inne osoby korzystające z pojazdów mogą prowadzić dziennik listów przewozowych według własnego uznania. Zastosowanie takiego dziennika umożliwi kontrolę terminowości wystawienia listów przewozowych, a co za tym idzie, spisanie zużytych przez pojazdy paliw i smarów, których wykorzystanie zostało odzwierciedlone w odpowiednich listach przewozowych.
Formularz dziennika podróży
Dziennik do rejestrowania ruchu listów przewozowych (formularz nr 8) został zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78.
Dziennik podróży (formularz 8): pobierz w formacie Excel
Wskazuje się, że dziennik ten prowadzony jest w celu monitorowania przepływu listów przewozowych wystawionych kierowcy oraz dostarczenia przetworzonych listów przewozowych do działu księgowości.
Organizacja i indywidualny przedsiębiorca, jeśli zajdzie taka potrzeba, mogą samodzielnie opracować formę czasopisma.
Dziennik podróży: wypełnienie próbki
Podajmy przykład wypełnienia dziennika pokładowego do rejestracji ruchu listów przewozowych na przykładzie zatwierdzonego formularza
Spróbujmy więc to rozgryźć Czy indywidualny przedsiębiorca potrzebuje dziennika do wystawiania listów przewozowych? i jak to zorganizować?
Dziennik wystawiania listów przewozowych wypełnia osoba odpowiedzialna w każdej firmie regularnie wykonującej transport. Rejestruje dokumenty towarzyszące wydawane kierowcy na każdą podróż.
Przepisy obowiązujące w 2017 r. nie wymuszają stosowania formularza nr 8. Przedsiębiorca ma prawo opracować własny dokument.
Formularz musi zawierać następujące dane:
- numer seryjny rejestracji;
- data wydania karty przewoźnikowi;
- informacje o kierowcy i pojeździe;
- data przyjazdu i dostarczenie dyspozytorowi dokumentów jazdy;
- moment przyjęcia dokumentacji przez księgowego;
- podpis kierowcy, ekonomisty i dyspozytora;
- notatki.
Procedura prowadzenia dziennika wystawiania listów przewozowych zobowiązuje dyrektora biznesowego do wpisania wszystkich powyższych punktów do swojego dokumentu i zatwierdzenia go w drodze zamówienia wewnętrznego. Jeżeli jest wypełniany w formie papierowej, na stronie tytułowej należy podać jego tytuł, okres obowiązywania oraz nazwę przedsiębiorcy. Zwykle dokument tworzony jest na jeden rok kalendarzowy.
Procedura wypełniania dziennika
Wypełnianie dziennika wystawiania listów przewozowych powierza się księgowemu lub innemu przedstawicielowi przedsiębiorstwa. Status osoby potwierdzany jest zarządzeniem wewnętrznym. Za nieprawidłowe prowadzenie dokumentu pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Możesz także powierzyć wypełnianie dziennika wystawiania listów przewozowych innej organizacji w ramach umowy o świadczenie usług.
Dane należy wprowadzić każdorazowo przy wydawaniu kierowcy karty oraz po jego powrocie z podróży. Nawet dokumenty podróży, które uległy zniszczeniu lub zostały wydane przez pomyłkę, muszą być odnotowane w dzienniku i posiadać własny numer seryjny.
Pracownik odpowiedzialny za wydawanie arkuszy i wypełnianie dziennika musi znać następujące zasady:
- na każdy pojazd wydawany jest odrębny podstawowy dowód rejestracyjny;
- jeżeli w podróży uczestniczy kilku kierowców, kartę należy wydać każdemu z nich;
- dokument podróży jest ważny nie dłużej niż miesiąc – w przypadku przełożenia podróży wydawany jest inny dokument, ale do dziennika wpisuje się informację o pierwszym i drugim formularzu.
Do obowiązków pracownika należy sprawdzenie danych wpisanych na listach przewozowych. Dla każdego rodzaju funduszy wydawany jest dokument o określonej formie. Na przykład dla samochodów osobowych - formularz nr 3 i dla ciężarówek - nr 4-s.
Oprócz pojazdów wchodzących w skład floty pojazdów firmy, w dzienniku można rejestrować dane dotyczące samochodów osobowych personelu, którymi pracownicy posługiwali się w celach służbowych. W takim przypadku udokumentowany zapis podróży własnym samochodem będzie podstawą do naliczenia pracownikowi odszkodowania.
Prowadzenie dziennika wystawiania listów przewozowych zostało uproszczone wraz z pojawieniem się programów księgowych, które umożliwiają generowanie dokumentacji online. Powstały całe kompleksy, które umożliwiają obieg dokumentów nie tylko ekonomistom, ale także dyspozytorom, inżynierom wsparcia technicznego i mechanikom.
W jaki sposób wypełnia się dziennik wystawiania listów przewozowych? Poniżej przedstawiono próbkę.
Wymagane szczegóły:
- Wpisywany jest numer seryjny dokumentu. Wszystkie informacje wprowadzane są w porządku chronologicznym.
- Datę wystawienia arkusza wpisuje się w formacie DD.MM.RR.
- Wpisz imię i nazwisko pracownika oraz numer personalny.
- Wprowadź numer pojazdu.
- Kierowca podpisuje potwierdzenie odbioru arkusza.
- Poniższą kolumnę wypełnia dyspozytor przy odbiorze dokumentacji od kierowcy. Fakt ten poświadczany jest podpisem.
- Kolejną kolumnę prowadzi księgowy lub osoba odpowiedzialna za przepływy pieniężne. Wypełnia się go podczas weryfikacji danych. To może być także lider. Dodano datę i podpis.
- Notatki wskazują cechy, takie jak złożoność trasy, specyfika wycieczki.
Dziennik wystawiania listów przewozowych jest zszyty, a strony ponumerowane. Jest ona poświadczona przez kierownika pieczęcią i podpisem. Okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat.
Każde przedsiębiorstwo jest odpowiedzialne za informacje wprowadzone do dziennika wystawiania listów przewozowych. Przykładowe wypełnienie wygląda następująco:
Na wideo: Prawidłowe wypełnienie listu przewozowego