Jak zorganizować pracę działu sprzedaży w firmie. Podział menedżerów na doświadczonych i mniej doświadczonych. Bezpieczeństwo dóbr materialnych

Pracownicy i organizacja pracy personelu- kluczowy czynnik sukcesu każdej firmy, organizacja pracy odbywa się stale, ale w cyklu zarządzania zwykle odbywa się po etapie. Jednocześnie samo posiadanie wysokiej jakości pracowników nie zapewni maksymalnych zysków. Niezwykle istotna jest skuteczna organizacja pracy swojego zespołu, maksymalne wykorzystanie możliwości i kompetencji pracowników, stworzenie warunków, w których każdy pracownik będzie mógł wyrazić siebie w jak najlepszym świetle. Jak skutecznie zorganizować pracę etatowych specjalistów i, co szczególnie trudne, ale ważne na początku działalności, freelancerów. Jak pracować z pracownikami zdalnymi i tymi, którzy pracują na pół etatu? Prawidłowy organizacja pracy pracowników rozwiąże wiele problemów.

Co jest potrzebne do organizacji pracy personelu

Przyjrzyjmy się zatem, co powinien umieć menadżer, aby skutecznie organizować pracę personelu:

1. Wyznaczaj cele i zadania. Bez tego nie ma mowy, poprawnie ustawione zadanie to 90% sukcesu. Przeczytaj artykuł o
2. Bądź liderem. To odrębna nauka i mówiliśmy o tym w wielu artykułach, od tego trzeba zacząć, o tym też polecam poczytać.
3. Budowanie zespołu, teraz to naleśnikowe słowo jest często zastępowane przez angielskie budowanie zespołu.

Zapytaj dowolnego inwestora venture capital, co jest najważniejsze, gdy zaczynasz jako przedsiębiorca, a powie: najważniejsze jest to! Jednocześnie, aby przyciągnąć obiecujących lub już wysoko wykwalifikowanych specjalistów, trzeba umieć stworzyć każdemu z nich konkurencyjne, motywujące warunki pracy. To nie jest dla rodzącego się biznesu; nie ma budżetu na zorganizowanie takich warunków? Jednak nie zawsze jest to konieczne – ważniejszy jest budżet czasowy na zbudowanie procesu pracy i woli menedżerskiej, pomnożony przez przedsiębiorczą elastyczność. Artykuły na temat budowania zespołu: i.

Stworzenie systemu organizacji pracy personelu

Doskonałym przykładem pomysłowej organizacji pracy jest McDonald’s. Wszystkie restauracje działają według jednego modelu biznesowego, co widać na całym świecie. Jednocześnie nie ma znaczenia, kto zarządza konkretną restauracją, organizacja pracy jest na tyle prosta i skuteczna, że ​​nawet kierowana przez młodych i niedoświadczonych pracowników biznes kończy się sukcesem.

System organizacji pracy to przejrzysty algorytm działania dla każdego pracownika operacyjnego. Działania te są określone w regulaminach i procesach biznesowych. Świat ciągle się zmienia, zmiany w sprzedaży zdarzają się kilka razy w roku, wynika to zarówno z wahań sezonowych, jak i wahań rynkowych. Każdy system wymaga stałego monitorowania i dostosowywania; to jest zadanie zarządzania strategicznego.

Ważne są nie tylko umiejętności zawodowe i doświadczenie zawodowe każdego nowego członka zespołu. Ważną rolę odgrywa charakter człowieka, a także jego chęć pracy w rozwijającej się firmie, gotowość do ryzyka finansowego i niestabilność nieodłącznie związana z taką pracą. A Ty musisz się zabezpieczyć: szczegółowo omów z każdym pracownikiem wszystkie warunki pracy i sporządź pisemną umowę/porozumienie.

Specyfika organizacji pracy z pracownikami zależy zasadniczo od tego, o jakim rodzaju rejestracji pracownika mówimy - na pełen etat czy na zlecenie. Ze względu na chęć zaoszczędzenia pieniędzy pracodawcy coraz częściej korzystają z pracowników zdalnych, czyli.

Literatura

Gemba Kaizen. Sposób na obniżenie kosztów i poprawę jakości (audiobook MP3 na 2 CD + DVD) - kup Gemba Kaizen. Droga do obniżenia kosztów i poprawy jakości (audiobook MP3 na 2 CD + DVD) w formacie MP3 na płycie od autora Masaaki Imai w księgarni internetowej OZON.ru |

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że pracowałeś cały dzień, kręcąc się jak wiewiórka w kole, a wieczorem odkryłeś, że nic nie udało Ci się zrobić?

To jest mnóstwo niezorganizowanych ludzi. Co więcej, jest to sztuka marnowania czasu. Ta sztuka ma nawet nazwę - Fałsz.

Fałsz(Angielski) faffowanie- kątowość) - nie zorganizowana praca nad czymś. Dezorganizacja dręczy nas nie tylko w biznesie. Z tym problemem spotykamy się na co dzień:

• przygotowanie prezentacji;
• nagrać wideo;
• napisanie artykułu lub postu w sieci społecznościowej itp.

Wykonując jakąś pracę, nie zauważamy, jak mijają całe godziny.

Co uniemożliwia Ci lepszą pracę??

Wiem, że odpowiedź jest na twoich ustach: „Jesteśmy rozproszeni”. Rzeczywiście rozmowy telefoniczne, wiadomości w sieciach społecznościowych, chęć podjadania odwracają naszą uwagę od pracy. Często po prostu skupiamy się na jednej konkretnej pracy. Ostatecznie może się okazać, że to bezużyteczna praca.

Nie ma sensu tłumaczyć, dlaczego się go pozbyć faffowanie A. Jesteś zły na siebie z powodu bezczynności i jestem pewien, że po prostu chcesz wiedzieć jak zorganizować pracę. W końcu musimy działać. Jeśli nie dla własnego dobra, to dla dobra otaczających Cię osób. To zależy od Twoich preferencji.

A dzisiaj otworzę je dla Was 5 prostych, ale skutecznych zasad, co pozwoli Ci zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie.

Jak prawidłowo organizować pracę?

1. Ogłoś wynik. Każdy zna swój cel podczas wykonywania zadania. Ale to wszystko, powinieneś sobie o tym głośno przypomnieć. Następnym razem, gdy już coś skończysz, powiedz sobie: „To wszystko! Zrobiłem to.” Podziękuj sobie.

Nieważne, co zrobiłeś – zadzwoń do 20 klientów w 2 godziny lub nagraj wideo – spraw sobie mały prezent. Idź na kawę lub zjedz lody. W ten sposób będziesz siebie motywować.

1. Odizoluj się od wszystkiego, co może Cię rozpraszać:

• TELEWIZJA;
• radio;
• sieci społecznościowe i tak dalej.

Jeśli zdecydujesz się napisać artykuł na laptopie, otwórz tylko to, czego potrzebujesz: edytor tekstu, tekst źródłowy (jeśli to konieczne). Wszystko inne, co może przerwać pracę, zdejmij ze stołu lub przykryj. Idź do pokoju, w którym nie ma nikogo. Żadnego VKontakte ani Facebooka!

Tak, rozumiem. Każdy ma rodzinę, każdy ma inne zmartwienia poza pracą. Jednak tak jak ja. Mam 2 dzieci. Staram się je wychować na dobrych ludzi. Ale kiedy muszę pracować, a dzieci proszą mnie, żebym się z nimi pobawił, dyplomatycznie je wyrzucam. Mówię tak, jak jest: „Teraz muszę wykonać pewne zadanie, a potem się pobawimy”. To wszystko. Nic skomplikowanego.

1. Ustal realistyczne terminy zakończenia pracy. Nie warto rozciągać pisania artykułu na cały dzień, tak samo jak nie należy wciskać długoterminowej pracy w godzinę.

Rozpoczynając jakąś pracę, wyobrażamy sobie oczywiście, ile czasu zainwestujemy. Mamy też przybliżone wyobrażenie o tym, ile czasu zajmuje dane zadanie. Jeśli jednak postawisz sobie za cel wykonanie 30 połączeń w 30 minut, jasne jest, że jest to nierealne.

Ci, którzy dzwonili, wiedzą, że jedno połączenie trwa średnio 3 minuty. Okazuje się, że na 30 połączeń należy przeznaczyć co najmniej 1,5 godziny. Z drugiej strony przeznaczanie 4 godzin na 30 rozmów nie ma sensu. W końcu pozostały czas możesz łatwo przeznaczyć na inną pracę.

1. Ogłoś swoje terminy. Będzie to dla Ciebie dodatkową motywacją. Zanim zaczniesz pracować (dzwonić do klientów), zdecyduj, do której godziny będziesz wykonywać tę pracę.

Jeśli chcesz wykonać 30 połączeń, to od 9:00 do 11:00 powinieneś przerwać pracę. Nawet jeśli nie miałeś czasu zadzwonić do wszystkich, przestań! Lepiej przeanalizuj na co poświęciłeś swój czas i następnym razem staraj się nie popełnić takiego błędu.

1. Nagradzaj się za terminowe wykonanie pracy. Idź do kina lub kup ulubione jedzenie. W miarę swoich możliwości finansowych dawaj sobie różne prezenty.

Pamiętam, kiedy nie miałem już prawie żadnych pieniędzy i wykonywałem mnóstwo dobrej pracy. Wtedy prawie wszystkie pieniądze wydawałem na kawę i wyjścia do kina. Ponieważ wiedziałem, że to słuszne. I nie myliłem się. Następnym razem chciałam zrobić więcej i lepiej, bo wiedziałam, że czeka na mnie prezent.

Z drugiej strony, dając sobie prezenty, udowadniasz, że siebie kochasz. A to jest bardzo ważne. Przecież wielka miłość, miłość do świata zaczyna się od miłości do siebie. Daj sobie prezenty i zachętę. Kochaj siebie, a wszystko się ułoży!

Zapisz gdzieś te 5 prostych zasad, które się rozwiną umiejętność skutecznego działania. Wydrukuj je i umieść nad biurkiem, abyś zawsze mógł je zapamiętać i wypróbować w swoim życiu. Zobaczysz, że Twój biznes wkrótce pójdzie w górę.

A poniżej napisz swoje sugestie i wskazówki, które motywują Cię do dalszej pracy. Chętnie zobaczę inne komentarze.

Komentarze na Facebooku

Często w pracy spędzamy od 60 do 80 procent czasu. I oczywiście bardzo ważne jest, aby jak najbardziej kompetentnie rozdzielić swój czas pracy, aby mieć czas na ukończenie wszystkiego i nie spóźnić się poza godzinami lekcyjnymi, a ponadto nie zabierać zadań do domu. W końcu jest to obarczone stresem, nieporozumieniami, kłótniami, w wyniku czego życie zaczyna mijać, wymykając się nieodwracalnie. Jak zatem maksymalnie wykorzystać czas pracy?

Jak efektywnie organizować swoją pracę

Najpierw musisz dowiedzieć się, co jest przeszkodą, „wyeliminuj chwasty”. Umożliwi to również ograniczenie stresujących sytuacji.

Nie odkładaj niczego na później.

To najważniejsza zasada. Podążając za Nim we wszystkim, zobaczysz, że wszystko zaczyna dziać się jakoś samo. Wykonuj wszystkie zadania natychmiast po ich otrzymaniu, dzięki czemu nikogo nie zawiedziesz i stopniowo staniesz się swego rodzaju „lokomotywą” procesu pracy.

Analiza rozmów telefonicznych.

Telefon stał się integralną częścią każdego z nas, jednak często nie mamy absolutnie żadnej kontroli nad czasem i wagą rozmów telefonicznych, co może być przyczyną naszych „nieudanych osiągnięć”. Dlatego warto analizować sytuację z rozmowami nagrywając rozmowy telefoniczne przez około miesiąc.

Musisz sortować według następujących punktów: data i godzina, rodzaj (przychodzące, wychodzące), czas trwania, kto dzwonił, temat, częstotliwość, ważność (od 0 do 10) i mały komentarz.

Dzięki otrzymanym informacjom możliwe jest wyróżnienie tych najważniejszych i zminimalizowanie czasu poświęconego na negocjacje niezwiązane z pracą. Ale rób wszystko na trzeźwo, bez skrajności.

Nie marnuj się.

Staraj się koncentrować na powierzonych Ci zadaniach i nie daj się rozpraszać niekończącym się prośbom współpracowników. Nie jesteś wszechmocny. I nikt nie zwróci Twojego czasu i wysiłków.

Porządek w miejscu pracy.

Staraj się utrzymywać porządek w miejscu pracy (dotyczy to także komputera). Dzięki temu zaoszczędzisz czas i stres przy wyszukiwaniu ważnych dokumentów i zapisów. I przyjemniej będzie pracować, a do utrzymania porządku wystarczy – nic 10 minut dziennie i od razu odkładaj rzeczy na swoje miejsca. Przygotuj pięć folderów lub pudełek. Największy folder przypiszemy do kosza, a resztę oznaczymy jako „Archiwum”, „Do wyjaśnienia”, „Papiery innych osób” i „Aktualne zadania”. Uporządkujmy wszystko na swoje miejsce, a teraz pozostaje tylko utrzymać porządek i czasem jeszcze raz sprawdzić zawartość.

Najtrudniejsza rzecz.

Menedżerom dowolnego szczebla często bardzo trudno jest przekazać, choćby w niewielkim zakresie, swoje uprawnienia pracownikom. Nawet jeśli zdają sobie sprawę, że w ten sposób znacznie optymalizują swój czas pracy i cały proces. Trzymając się tylko dwóch zasad, można skutecznie delegować uprawnienia: po pierwsze, jeśli zachodzi potrzeba delegowania, zrób to od razu, a po drugie, mądrze wybierz wykonawcę, określając istotę zlecenia jasno, jasno, bez dwuznaczności lub ewentualnych braków, określając terminy wykonania.

I wreszcie staraj się nie dać wciągnąć w „prasę” informacyjną - nie da się wiedzieć wszystkiego o wszystkim. Skup się tylko na najważniejszych rzeczach, zapisując je różnymi notatkami i notatkami. Dzięki temu nie będziesz mieć wszystkiego w głowie, lepiej będziesz wiedzieć, gdzie zdobyć potrzebne w danym momencie informacje, a organizacja pracy nie będzie już sprawiać Ci trudności.

Praca menedżerska wymaga bardzo ostrożnego podejścia do organizacji pracy. Dlaczego jest to konieczne i jak jest realizowane? - Prawidłowy organizacja pracy pozwala racjonalnie wydawać energię życiową dla organizacji i posiadać jej rezerwy, aby cieszyć się życiem i w pełni wykorzystywać możliwości, jakie niesie ze sobą sukces finansowy. Na czym polega właściwa organizacja pracy?– Prawidłowa organizacja pracy zaczyna się od prawidłowej organizacji miejsca pracy i kultury komunikacji, kultury negocjacji, umiejętności skupienia się na tym, co najważniejsze, wyeliminowania niepotrzebnych i wielu innych prostych, ale ważnych zasad. A jeśli prawidłowo zorganizujesz proces pracy, będziesz pracować z przyjemnością, będziesz mieć możliwość pełnego relaksu, będziesz mieć różnorodne zainteresowania, ale jeśli nie będziesz miał właściwej organizacji pracy, najprawdopodobniej z powodu nadmiernego obciążenia wielu nierozwiązane problemy, Twoje graniczne marzenia, pojawi się chęć położenia się do łóżka, aby odpocząć i zapomnieć o ciężkim dniu w pracy.

Dlaczego tak kategorycznie? – Dla ilustracji przyjrzyjmy się przykładom z życia, opiniom i błędnym przekonaniom na temat menedżerów wszystkich szczebli i tego, jak to się ma do właściwej organizacji pracy. Na przykład pracownicy pracujący fizycznie są w większości pewni, że ta praca jest bardzo łatwa i prosta - włączają klimatyzator, siadają na krześle i odbierają telefony. Niektórzy z nich, po ciężkiej pracy i wyższym wykształceniu, z takim przekonaniem przechodzą do pracy biurowej, a jeśli nie mają systematycznego podejścia do organizacji pracy, przeżyją głębokie rozczarowanie. Jeśli wcześniej, pracując fizycznie na świeżym powietrzu, wzmacniając mięśnie i układ nerwowy, wrócili do domu i odczuwali jedynie zmęczenie fizyczne, to po biurowej „rutynie” poczuli pustkę i wyczerpanie. Świadczy o tym wielu, którzy pracę fizyczną zastąpili pracą umysłową, biurową, stwierdzając jedynie fakt i nie mówiąc lub nie wiedząc, jaki jest tego powód, a powodem jest niewłaściwa organizacja pracy.

Jak wygląda typowy dzień pracy menedżera lub menedżera najwyższego szczebla? – Ciągłe telefony, maile i wiadomości z wieloma problemami, konieczność podejmowania skomplikowanych, szybkich decyzji, kolejka w recepcji – partnerzy z propozycjami biznesowymi, podwładni – z problemami. A także planowanie spotkań, spotkań, rozmów na dywan. A jeśli pozostawimy ten proces przypadkowi, to bez odpowiedniej organizacji pracy wiele problemów nie zostanie należycie rozwiązanych, a długi będą kumulować się w sprawach, które trzeba będzie rozwiązać kosztem czasu osobistego. Praca fizyczna przy produkcji jest regulowana wieloma instrukcjami, przepisami, prawami i jest kontrolowana przez służby ochrony pracy, komisje, komitety wszystkich szczebli, tj. Bezpieczeństwo i higiena pracy organizowane jest na szczeblu państwowym.

„I to się zgadza, i nie może być inaczej” – jak lubił mawiać Michał Siergiej. Błędem jest to, że takiego podejścia do pracy umysłowej praktycznie nie ma. Jako menedżer, Twoje środki ostrożności to systematyczna organizacja pracy. Spójrzmy na to na konkretnych przykładach. Organizacja pracy rozpoczyna się od wyboru i aranżacji biura lub miejsca pracy. Jakie jest główne kryterium? – Stworzenie jak najbardziej komfortowych warunków pracy, bez zbędnych bajerów i pretensjonalności, bo antyki, dzieła sztuki, które wymagają dodatkowej ochrony, ostrożnego obchodzenia się, komplikują życie i zmniejszają koncentrację w pracy. Mówiąc obrazowo, zestaw ekskluzywnych mebli w żaden sposób nie pomoże uniknąć załamania w biznesie, ale przy stole wyprodukowanym przez lokalny artel meblowy można zarobić miliony.

Zaplanuj lokalizację swojego miejsca pracy z wyprzedzeniem, aby w jak największym stopniu wyeliminować niedogodności, które negatywnie wpływają na Twój stan emocjonalny i ograniczają możliwość właściwej organizacji pracy. Oto lista dodatkowych czynników, od których zależy efektywność organizacji pracy:

Jeśli masz możliwość samodzielnego decydowania o układzie biura (na etapie budowy lub przebudowy), zrób wcześniej listę niezbędnych sprzętów i mebli (nawet na planowane zakupy), zapewnij niezbędną do tego przestrzeń, zdecyduj w sprawie układania komunikacji, rozmieszczenia i podłączenia sprzętu, lokalizacji pomieszczeń głównych i pomocniczych;

Wysokiej jakości oświetlenie sprzyja komfortowi, dlatego można ostrożniej podejść do organizacji pracy, jednak jeśli miejsce pracy znajduje się przy oknie, należy unikać bezpośredniego nasłonecznienia, przeciągów, a jeśli nie mamy okna obok miejsca pracy powieś tam jasne zasłony lub obraz z dobrą scenerią;

Unikaj lokalizacji biura obok toalety lub w pobliżu źródeł hałasu.

Prowadzenie biznesu wiąże się z licznymi powiązaniami biznesowymi, kontaktami i kierunek ten wymaga pewnej sztywności w organizacji pracy, aby rozwijać współpracę biznesową. Jeśli dasz się wciągnąć w rozważanie wątpliwych ofert, stracisz mnóstwo czasu i nerwów. A wszystko zaczyna się od jednej grzecznej odpowiedzi. Opracuj system i strategię przemyślanego reagowania, wypracuj nawyk ścisłego jego przestrzegania, aby nie wdawać się w niekończące się negocjacje i spotkania, tj. naucz się mówić stanowcze „nie”.

Kolejną przeszkodą w prawidłowej organizacji pracy może być bezproduktywne wykorzystanie czasu. – Umów się na spotkanie lub negocjacje „po obiedzie, rano”. W rezultacie 5-6 godzin mija na bezużytecznym oczekiwaniu, bez korzyści, wprowadzając zamieszanie i nieporządek w procesie organizacji pracy. Zalecenie jest oczywiste - trzeba negocjować „czysto konkretnie”, podając dokładny czas, bez sekund :)

Przyjrzyjmy się bliżej jednemu z ważnych elementów prawidłowej organizacji pracy, jakim jest kultura rozmów telefonicznych, gdyż jego niski poziom powoduje utratę czasu pracy na poziomie 25-30% i jest to największy wskaźnik spośród wszystkich czynników zmniejszających efektywność organizacji pracy. Nieumiejętność przygotowania się do rozmowy telefonicznej, jasnego sformułowania myśli, docenienia swojego czasu i czasu rozmówcy również negatywnie wpływa na Twój wizerunek i reputację Twojej firmy. Przykładowo w firmach o wysokich wymaganiach dotyczących organizacji pracy z pewnością zwolnią pracownika, który nie jest w stanie rozwiązać problemu lub znaleźć akceptowalnego rozwiązania w ciągu 2-3 minut rozmowy telefonicznej. Wynika z tego, że rozmowa telefoniczna powinna być krótka.

Oto kilka zasad organizacji pracy w zakresie komunikacji telefonicznej w biurze:

Podnieś słuchawkę po drugim lub trzecim sygnale – nikt nie lubi czekać;
Po odebraniu telefonu przedstaw się; osoba dzwoniąca ma prawo wiedzieć, z kim rozmawia; dodatkowo wprowadza to do rozmowy element zaufania. Słowa „Witam, słucham” są neutralne i pozbawione informacji;
nie używaj do notatek skrawków papieru ani kartek papieru - użyj do tego specjalnego notatnika;
Zadbaj o to, aby Twoje pytania do rozmówcy nie zamieniły się w przesłuchanie: „Kto to jest, czego potrzebujesz?”;
nie „piłkuj” problemu: „To nie moje pytanie, tak nie może być, mylisz się”. Pomóż człowiekowi to rozgryźć, a poczuje się jak dłużnik, a to już szansa na nowe kontakty i sprawniejszą organizację pracy.

Nigdy nie odpowiadaj na pytanie zwrotem „nie wiem”. O wiele skuteczniejsze z punktu widzenia właściwej organizacji pracy jest: „Ciekawe, nieoczekiwane pytanie, pozwól, że doprecyzuję”. Twoim zadaniem jest wiedzieć, jak nie podważać wiarygodności Twojej firmy.

Nie odmawiaj klientowi lub kontrahentowi „odcinając go” – pójdą do konkurencji o wiele bardziej produktywne będzie poświęcenie czasu na przemyślenie opcji współpracy – Twoja firma na tym tylko skorzysta, potwierdzając, że nie ma takich rozwiązań; drobiazgi w organizacji pracy.

Nigdy nie mów słowa „nie” na początku odpowiedzi – to bardzo utrudnia rozwiązanie problemu. Aby odmówić czegoś, wyrażając sprzeciw, zawsze staraj się wybrać mniej sprzeczną opcję. Na przykład: „Nie mamy możliwości..., ale jesteśmy gotowi…” Twoja organizacja pracy przy takim podejściu będzie bardziej produktywna.

Jeśli klient zwróci się do Ciebie, unikaj sformułowań: „Powinieneś…”, z reguły nic Ci nie jest winien, więc wybieraj mniej kategoryczne odpowiedzi: „Byłoby bardziej do zaakceptowania..., Bardziej Ci odpowiada”. …” – będzie to bardziej poprawna komunikacja z klientem w kontekście właściwej organizacji pracy w biurze.

Jeśli prowadzisz rozmowę osobistą z jednym z gości, nie preferuj rozmówcy przez telefon, chyba że poziom problemu lub istota sprawy znacznie przekracza istotę rozmowy – graniczy to z brakiem szacunku. A jeśli organizacja pracy w Twojej firmie jest na odpowiednim poziomie, to Twoja sekretarka musi posiadać kwalifikacje, aby samodzielnie rozwiązać ten problem.

Prawdą jest, że jeśli rozmówca zakończy rozmowę, nie zaleca się osobie odbierającej okazywanie zniecierpliwienia, pod warunkiem, że rozmowa ta nie wykracza poza granice celowości, zarówno pod względem treści, jak i czasu trwania. Aby nie urazić nadmiernie gadatliwego rozmówcy i delikatnie zakończyć rozmowę, opracuj i rygorystycznie trzymaj się strategii grzecznego zakończenia niechcianej rozmowy. Opcji jest wiele, ale uniwersalna rekomendacja mogłaby być taka: w pierwszej części frazy podkreślasz w każdy możliwy sposób wagę tego tematu, profesjonalizm rozmówcy, a w drugiej wielki żal, że nie możesz kontynuować taka sensowna rozmowa ze względu na pilne sprawy, okoliczności (opcji jest wiele).

Organizacja pracy i jej efektywność w dużej mierze zależą od umiejętności prawidłowego powstrzymania naruszeń czasu. Ogólnie rzecz biorąc, jest to najbardziej destrukcyjny rodzaj kradzieży, ponieważ... Skradzione pieniądze można w jakiś sposób zwrócić, ale skradzionego czasu nigdy nie można zwrócić. Pamiętaj o tym. Na przykład odczuwam coś podobnego do fizycznego dyskomfortu, gdy próbują mnie wciągnąć w pustą pogawędkę lub formułują istotę pytania, poprzedzając je następującym zdaniem: „Kiedy mamuty wciąż chodziły po Ziemi..., fizycznie to czuję minuty, sekundy, są po prostu wymazane z życia, więc zadaję pytania naprowadzające, grzecznie, dyskretnie przechodzę do interesującego mnie tematu – z reguły rozmówca pamięta, że ​​ma podobne zainteresowania. Zgadzamy się ze zrozumieniem i bez urazy.

Organizacja pracy nie jest możliwa bez jej planowania. Dotyczy to również komunikacji telefonicznej. Nigdy nie odbieraj telefonu bez dokładnego przemyślenia, a w szczególnie ważnych, trudnych przypadkach bez sporządzenia planu pracy dyplomowej na nadchodzącą rozmowę.

Stwierdzenie, że dzienny plan pracy jest istotnym elementem skutecznej organizacji pracy, może wydawać się kontrowersyjne – są osoby, dla których jest to rzekomo zupełnie nieodpowiednie, okoliczności i sytuacje często się zmieniają itp. Niestety w tej kwestii kompromis jest niemożliwy – musi istnieć plan organizacji pracy na dany dzień, jeśli chcemy uniknąć bezproduktywnej straty czasu i niepotrzebnej pracy. Dzienny plan pracy nie jest sztywną strukturą, która nie pozwala adekwatnie reagować na zmiany czynników zewnętrznych i wewnętrznych. Wręcz przeciwnie, plan organizacji pracy na dany dzień to sposób, który pozwala nawigować po trendach i kierunkach zmieniających się wydarzeń i okoliczności.

Plan organizacji pracy na dany dzień musi być sporządzony w formie pisemnej (na papierze, notatniku, laptopie). Pamiętaj, aby regularnie go przeglądać w ciągu dnia. Zajmie to kilka minut, ale będziesz miał możliwość kontrolowania, zarządzania procesem pracy, prawidłowego określenia priorytetów, o niczym nie zapominania i wprowadzenia niezbędnych korekt. Musisz sporządzić plan organizacji pracy na dany dzień, biorąc pod uwagę priorytet każdego nowego zadania, dla którego musisz ocenić każde zadanie pod kątem pilności i ważności. Na podstawie własnego doświadczenia mogę polecić następującą gradację zadań priorytetowych:

1.) Ważne i pilne.
2.) Ważne, nie pilne.
3.) Pilne, nieważne.

4.) Niepilne, nieważne.

Efektywna organizacja pracy to umiejętność wyodrębnienia głównych kierunków i zadań, skupienia na nich maksymalnego wysiłku, zamiast rozpraszania ich na wiele zwykłych zadań. To zalecenie wynika z reguły Pareto, która mówi, że 20% wysiłku daje 80% pomyślnych rezultatów.

Przyjrzyjmy się teraz systemowemu podejściu, które pomoże Ci poradzić sobie z dużą ilością informacji, uniknąć stresu i zmniejszyć efektywność Twojej pracy. Kluczem do tego jest odpowiednia organizacja pracy z dokumentami. Przede wszystkim należy podzielić napływające informacje ze względu na stopień ich wartości, np.: ważne, pilne, dodatkowe. Właściwa organizacja pracy w tym przypadku polega na tym, aby Twoje wysiłki były skupione na głównych kierunkach. Poinstruuj sekretarza lub asystenta, aby przejrzał wszystkie dokumenty i nie przesyłał Ci tych, które mogą zostać przejrzane w zwykły sposób przez Twoich podwładnych. Nie rozdawaj bezzasadnie swoich wizytówek, aby ograniczyć przepływ „makulatury”, wyklucz się z listy mailingowej dokumentów wewnętrznych, które nie są związane z Twoimi obowiązkami, ale obniżają efektywność organizacji pracy.

Podejmowanie decyzji jest procesem twórczym dla każdego menedżera i w praktyce jego zakończenie oznacza, że ​​to dopiero początek organizowania pracy nad wdrożeniem podjętej decyzji. Aby podjąć decyzję, należy ustalić odpowiedzi na pytania: dlaczego podejmowana jest ta konkretna decyzja, jakie cele chcę osiągnąć, czy posiadam informacje niezbędne do jej podjęcia i zorganizowania prac wdrożeniowych, jakie są koszty pieniędzy i czasu, jakie są możliwości podjęcia decyzji?

– Zawsze istnieje pokusa, aby na pierwszy rzut oka rozważyć najatrakcyjniejszą opcję i skupić się tylko na niej, kosztem innych możliwości. Nie spiesz się, przeanalizuj wszystkie opcje, aby nie wprowadzać poprawek na etapie organizacji pracy w celu wdrożenia decyzji. Nawet najbardziej błyskotliwe decyzje mogą zakończyć się niepowodzeniem, jeśli nie przekażesz swojego przekonania realizatorom. Podstawowe zasady organizacji pracy skutecznej perswazji, pozyskiwania zwolenników, polegają na tym, że należy to robić uwzględniając punkt widzenia odbiorców, budując atmosferę zaufania poprzez przedstawienie analizy i jasnego planu wdrożenia rozwiązania, zwłaszcza podkreślając korzyści płynące z przyszłych wyników.

Wiele powiedziano i napisano o spotkaniach, które zwoływane są z byle powodu i nie przynoszą żadnego widocznego efektu, a strata czasu jest ogromna. Wiele powiedziano i napisano, a jeśli jest strata czasu, to są szanse na poprawę organizacja pracy. Dlaczego niektórzy ludzie bardzo chętnie uczęszczają na zebrania? – To rzekomo rodzaj uznania ich ważności, zaangażowanie „na najwyższym poziomie”, to szansa na zrobienie wrażenia na kierownictwie, współpracownikach, spotkania wydają się chronić przed nawarstwiającymi się problemami, telefonami, tj. spotkania panują w atmosferze względnej niedostępności. Co zyskujemy dzięki spotkaniom? – Wymiana informacji, opinii, analiza i promocja różnych pomysłów, potrzeba motywowania pracowników.

Rozważając perspektywę zwołania spotkania, zawsze staraj się odpowiedzieć na pytanie – jaki będzie efekt końcowy? – Przecież od dawna znane są skuteczniejsze metody organizacji pracy, mające na celu przekazywanie informacji i wymianę opinii, a na spotkaniach z reguły wszyscy słuchają, a najwyżsi mówią. Kreatywne spotkania i burze mózgów też nie zawsze są skuteczniejsze od indywidualnej kreatywności – potwierdzają to najnowsze badania. Spotkania na temat ukierunkowanej motywacji zespołu często kończą się niepowodzeniem, gdy koncentruje się na indywidualnym mentoringu i szkoleniach.

Dlaczego jasna organizacja pracy biura jest tak konieczna? – Pozwala odzyskać 2-3 godziny od rutyny i chaosu na pracę twórczą, rozwój osobisty, relaks, czyli mówiąc w przenośni, Twój dzień nie będzie miał 24 godzin, ale 26-27 godzin.

Nie traktuj tego artykułu jako gotowych instrukcji dotyczących organizacji pracy biurowej. To tylko materiał, który nakreśla istotę problemu, jego poszczególne kierunki i rozwiązania. Różnorodność i zakres Twojej wiedzy na ten temat jest ogromna i zależy od Twojego osobistego doświadczenia, poziomu wiedzy z wielu dziedzin, od zarządzania po psychologię.

Organizacja działu sprzedaży- to pierwsza rzecz, którą powinien zrobić kierownik działu na nowym stanowisku. Musi zadbać o organizację, aby praca w dziale sprzedaży stała się bardziej wydajna i efektywna. Porozmawiamy o tym, jak to zrobić.

Organizacja działu sprzedaży: główne zadania

W pierwszym etapie organizacja pracy działu wiąże się z określeniem gotowości stanowisk pracy do procesu produkcyjnego, sprawności urządzeń, linii telefonicznych, stanu mebli oraz wymaganej ilości materiałów biurowych.

Jeśli praca specjalistów zatrzyma się z powodu braku papieru lub zepsutego krzesła, będzie to najgłupszy powód, którego prawdopodobieństwo ważne jest, aby zmniejszyć do zera. Dlatego w pierwszej kolejności należy rozwiązać kwestie organizacyjne, a niezbędne wydatki uzgodnić z kierownikiem organizacji. Jeśli taki problem się pojawi, należy go rozwiązać natychmiast, a nie ciągnąć przez kilka dni, a nawet tygodni.

Menedżerowie sprzedaży powinni czuć się komfortowo. Odpowiedzialny za to jest ich przywódca, który musi wszystko zorganizować.

Jeśli w dziale sprzedaży pracują mężczyźni, którzy nieustannie pomagają komuś w organizacji coś przywieźć lub gdzieś wyjechać – natychmiast przestań!

Menedżer sprzedaży powinien przede wszystkim przynosić firmie pieniądze, a nie pełnić obowiązki kierowcy, ładowacza czy kuriera.

Aby dostarczyć lub przewieźć towar, dysponujemy własnym personelem o odpowiednich kwalifikacjach i poziomie wynagrodzeń. Koncentrując się wyłącznie na sprzedaży, dział może znacznie poprawić swoją wydajność, a organizacja może zwiększyć zyski. Należy o tym pamiętać efektywnie organizując pracę działu sprzedaży.

To samo można powiedzieć, jeśli pracownikom sprzedaży przydzielono inne, niezwiązane z podstawowymi obowiązkami. Może to być promocja strony internetowej lub stworzenie bazy danych - te zadania mają swoich specjalistów, którzy z wielkim zapałem i skutecznością potrafią je rozwiązać.

Organizacja pracy działu polega na kreowaniu napływu klientów

Specjalista powinien spędzać ponad 80% swojego czasu na komunikacji z klientami. Lepiej i wydajniej jest, jeśli jest to przepływ przychodzący, ponieważ jego przetwarzanie wymaga mniej pracy. Dlatego podziel się swoimi pomysłami z działem marketingu lub zarządem, jak zorganizować ten przepływ przychodzący.

Jeśli specyficzna praca pracowników opiera się na połączeniach wychodzących, należy zwiększyć liczbę połączeń na godzinę najpierw do 15, a następnie w razie potrzeby do 20 (w przypadku dużej liczby odmów). Jeśli pracownik nie chodzi co godzinę, żeby zapalić, napić się kawy, pójść do łazienki lub porozmawiać ze współpracownikami, być może poradzi sobie z tą liczbą.

Tygodniowe plany i spotkania

Komunikujemy pracownikom osobiste plany tygodniowe – organizujemy wszystko, co niezbędne do realizacji planu – monitorujemy efekty pracy na cotygodniowych spotkaniach.

Każdy pracownik powinien znać swój plan na miesiąc, tydzień, dzień. Musi wiedzieć, o co zostanie od niego poproszony w związku z realizacją tego planu. Plan musi być spersonalizowany, w przeciwnym razie menedżerowie nie będą mogli poczuć osobistej odpowiedzialności za wynik, a zatem nie będą mieli motywacji do jego pokazania. Lista osobistych wyników na ścianie biura i jej codzienny monitoring to doskonały bodziec do pracy i rywalizacji.

Kiedy próbujemy jedynie uporządkować pracę działu sprzedaży, lepiej zaplanować szeroko, czyli określić wymaganą liczbę nowych klientów, liczbę stałych i planowaną wielkość sprzedaży.

Oprócz codziennego monitorowania należy organizować cotygodniowe spotkania w celu analizy i motywowania pracowników. Oto kilka wskazówek, jak prowadzić efektywne spotkania z pracownikami:

• Spotkanie musi odbyć się w każdych warunkach.
• Czas trwania spotkania nie powinien przekraczać godziny.
• Wszystkie kwestie, które będą omawiane, powinny zostać zaplanowane i ogłoszone na początku spotkania.
• Wszystkie kwestie muszą zostać rozwiązane podczas dyskusji, osoby odpowiedzialne są zapisywane na papierze, ustalane są linie.

Podział menedżerów na doświadczonych i mniej doświadczonych

Organizujemy pracę z pracownikami według poziomu umiejętności – różne poziomy formułowania celów – różne poziomy kontroli.

Konieczne jest oddzielenie przywództwa menedżerów z dużym doświadczeniem, a także nowicjuszy, którzy niedawno zanurzyli się w morzu sprzedaży.

Osoby z doświadczeniem nie będą tolerować nadmiernej kontroli i presji, szczególnie ze strony osoby, która pochodzi z zewnątrz i być może bardzo dobrze zna się na sprzedaży, ale nie jest zaznajomiona ze wszystkimi zawiłościami pracy. W tym przypadku głównym zadaniem jest perswazja.

Tak, trzeba znaleźć podejście, trzeba być trochę psychologiem, ale warto. Praca zespołowa profesjonalnego menedżera i doświadczonych menedżerów sprzedaży może dać działowi nowe życie.

Początkujący sprzedawcy już na początkowym etapie pracy wymagają jasnych instrukcji, przystępnego wyjaśnienia celów, sposobów ich osiągnięcia oraz jedynie regularnej pomocy i wsparcia człowieka.

Jednak praca z początkującymi ma też swoje zalety – wspólnie się uczycie, wspólnie osiągacie sukcesy, wspólnie przechodzicie przez „ciekawe i dobre”. Po pewnym czasie tworzy się zespół, który jest w stanie sprostać każdemu celowi.

Bardzo dobrze, gdy młodzi specjaliści przechodzą szkolenia w dziale, w którym będą pracować, dzięki systemowi mentoringu. Ponadto bardzo ważne jest, aby mentor był przyjazny i zainteresowany pozytywnymi wynikami swojego stażysty. Ta forma szkolenia pokazuje początkującym praktyczne sposoby rozwiązywania problemów w pracy, które wymagałyby dużo czasu i wielu prób i błędów do rozwiązania podczas samodzielnej nauki.

Jeśli w dziale jest wielu nowych pracowników, menedżer musi stale utrzymywać informację zwrotną ze współpracownikami, zbierać informacje o wszystkich napotkanych trudnościach, znajdować optymalne rozwiązania, a następnie przeprowadzać szybkie pięciominutowe szkolenia lub cotygodniowe szkolenia.

O efektywności szkoleń sprzedażowych decydują następujące zasady:

• prawidłowość
• przejrzystość i konkretność informacji
• mieć pracę domową
• sprawdzanie pracy domowej
• praktykowanie wiedzy w praktyce
• monitorowanie wykorzystania nowych umiejętności w pracy
• egzamin końcowy

Dokumentowanie swojej pracy

Nie zapominaj, że organizacja pracy działu sprzedaży polega na regularnym sporządzaniu raportów z jego działań, w przeciwnym razie kierownictwo może wątpić w ilość i jakość Twojej pracy. Wyrób sobie nawyk przygotowywania raportów tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych i rocznych, nawet jeśli nie jesteś o nie proszony, abyś mógł w każdej chwili przedstawić je kierownictwu na żądanie.