ELMA: System zarządzania procesami biznesowymi. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i zarządzanie biurem od ELMA

Organizacja elektronicznego zarządzania dokumentacją

Elektroniczne biuro

Elektroniczny urząd automatyzuje przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących oraz rejestrację dokumentów. Elektroniczne biuro jest częścią aplikacji ELMA ECM+ i pozwala na właściwą organizację pracy z dokumentami elektronicznymi: przemieszczanie, rejestrację, przechowywanie i wyszukiwanie. Korzystając z elektronicznego biura, możesz monitorować postęp realizacji zamówień, przeglądać decyzje zarządcze, a także szybko znajdować papierowe oryginały dokumentów

Zarządzanie kontraktami

Zarządzanie umowami pozwala na tłumaczenie przygotowania, zatwierdzania, przechowywania i przetwarzania umów i powiązanych dokumentów. Rozwiązanie ELMA: Contract Management zostało zaprojektowane z myślą o wydajnej i wygodnej pracy z umowami przez cały cykl ich życia. Zautomatyzowane procesy tworzenia, zatwierdzania, ewidencjonowania i wyszukiwania dokumentów skracają kilkukrotnie czas pracy z umowami.

ORD i dokumenty wewnętrzne

Sekcja Dokumenty wewnętrzne organizuje pracę z notatkami wewnętrznymi oraz dokumentacją organizacyjno-administracyjną w przedsiębiorstwie. Aplikacja ELMA ECM+ wspiera cały obieg dokumentów notatek, zamówień i innego rodzaju dokumentów wewnętrznych: tworzenie, zatwierdzanie, rejestrację, przeglądanie, podpisywanie, kontrolę realizacji i przechowywanie w systemie.

Notatki biurowe

Do pracy z dokumentami wewnętrznymi w systemie ELMA zazwyczaj tworzony jest specjalny proces „Notatka wewnętrzna”, który zapewnia pełną automatyzację całego cyklu przetwarzania notatek urzędowych. Nie ma już potrzeby gromadzenia stosów dokumentów ani przechodzenia przez długie etapy zatwierdzania dokumentów. Tworzenie, rejestracja, wysyłanie do odbiorców, wyszukiwanie dokumentów – wszystko jest zautomatyzowane i prezentowane w formie elektronicznej.

Uzgadnianie kont

Funkcja Uzgadnianie faktur automatyzuje uzgadnianie, płatności i przechowywanie faktur. W systemie ELMA ECM+ możesz ustawić zautomatyzowany proces pracy z wezwaniami do zapłaty faktur. Dzięki tej organizacji możesz reagować i płacić rachunki w odpowiednim czasie. Wszystkie etapy zatwierdzania stają się przejrzyste, kontrolowalne i łatwe w zarządzaniu. Rejestr rachunków umożliwia szybką analizę płatności i raportowanie.

Dokumenty niestandardowe

W przypadku „niestandardowych” dokumentów i obiegów dokumentów, korzystając z systemu zarządzania dokumentami, można szybko skonfigurować podstawowe procesy, które pozwolą szybko przejść do elektronicznej wymiany dokumentów w firmie.

Obieg dokumentów istnieje w każdej organizacji: od najbardziej ascetycznej formy pomiędzy księgowym a dyrektorem w formie papierowej, po złożony łańcuch równoległych i sekwencyjnych działań w ramach pracy z dokumentem elektronicznym. Dla każdej stosunkowo dużej firmy zarządzanie dokumentami jest trudnym zadaniem: utrzymanie wszystkiego w porządku jest naprawdę trudne, szczególnie przy dużej liczbie dokumentów.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami pomoże uporządkować system dokumentacyjny organizacji, a praca z dokumentami stanie się przejrzysta i wydajna.

Aplikacja ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami pozwala zautomatyzować operacje zorganizowanego przechowywania, wyszukiwania, rejestracji, zatwierdzania i śledzenia bieżących działań z dokumentami. Dzięki zastosowaniu aplikacji ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami dokumenty w organizacji zaczynają naprawdę działać.

Rosyjskie systemy elektronicznego zarządzania dokumentami często mogą przestraszyć użytkownika swoim uciążliwym, ale prawdopodobnie funkcjonalnym interfejsem. Podczas tworzenia aplikacji ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami, jednym z najważniejszych zadań było stworzenie przyjemnego, wygodnego i intuicyjnego interfejsu użytkownika. Aplikacja ELMA: Electronic Document Management posiada standardowy interfejs przechowywania plików, znany nawet niedoświadczonym użytkownikom komputerów. Dostęp do dodatkowych funkcji aplikacji można uzyskać za pomocą przycisków paska narzędzi i sprytnie rozmieszczonych menu. Dzięki temu użytkownik widzi tylko to, czego naprawdę potrzebuje do pracy – wszystkie niepotrzebne elementy są ukryte, ale w razie potrzeby można je łatwo uzyskać. Zapewnia to szybkie opanowanie systemu – w ciągu zaledwie dwóch lub trzech sesji roboczych.

Prosty i przejrzysty interfejs kryje w sobie bogatą funkcjonalność, która w rękach nieco bardziej doświadczonego użytkownika może zostać wykorzystana do rozwiązania skomplikowanych problemów związanych z obiegiem dokumentów w organizacji. Tym samym aplikacja „ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami” pozwala na bieżąco śledzić obieg dokumentów, optymalizuje pracę urzędnika i nie wymaga od użytkowników posiadania dogłębnej wiedzy z zakresu zarządzania systemami elektronicznego zarządzania dokumentami.

Wprowadzanie i rejestracja dokumentów

Interfejs wprowadzania i rejestrowania dokumentów w systemie jest prosty i przejrzysty – realizowany jest w formie kreatora składającego się z kilku kolejnych kroków. Wprowadzając dokument do systemu, wystarczy podać niezbędne dane dokumentu i załączyć dokument elektroniczny. Na podstawie tych informacji system generuje kartę dokumentu – stronę, na której prezentowane są wszystkie informacje o dokumencie. Jeżeli dokument jest zarejestrowany, użytkownik będzie również zobowiązany do podania dodatkowych atrybutów rejestracyjnych. W zależności od ustawień systemu operacje te można uprościć lub odwrotnie rozszerzyć.

Każdy dokument w systemie może mieć nieograniczoną liczbę wersji pliku. W takim przypadku istotna będzie tylko jedna wersja pliku (bieżąca), a resztę stanowić będą albo wersje robocze, albo nieaktualne wersje pliku. Tym samym cała historia zmian w treści dokumentu zapisywana jest na jednej karcie dokumentu. Jednocześnie wersje tego samego dokumentu, które często zmieniają się w procesie jego zatwierdzania, rewizji i innych działań, mogą mieć różne formaty. Wersjonowanie dokumentu pozwala uniknąć nieporozumień i wielokrotnego tworzenia kilku kopii tej samej karty dokumentu.

Znaczna część informacji wciąż dociera do organizacji w formie papierowej, ale wprowadzenie dokumentów papierowych do systemu ELMA nie stanowi problemu. Aplikacja „ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami”, jeśli posiadasz zainstalowaną na komputerze aplikację ELMA Agent, pozwala na automatyczne zapisywanie zeskanowanych dokumentów w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami organizacji. Dlatego sposób wprowadzania dokumentów papierowych do systemu praktycznie nie różni się od wprowadzania dokumentów elektronicznych - wystarczy w odpowiednim momencie nacisnąć przycisk „Skanuj”. Dodatkowe oprogramowanie instalowane na komputerze, takie jak niepotrzebne operacje skanowania i zapisywanie plików na dysku twardym, nie będzie wymagane.

Do rejestracji dokumentów w systemie ELMA wykorzystywane jest narzędzie Office. W Urzędzie do dokumentów dołączana jest karta rejestracyjno-kontrolna oraz nadawany jest numer rejestracyjny.

Archiwum dokumentów elektronicznych

Wszystkie dokumenty w aplikacji ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami tworzą jedno elektroniczne archiwum – repozytorium dokumentów. Archiwum dokumentów posiada wygodną wyszukiwarkę, która pozwala szybko znaleźć niezbędne dokumenty nie tylko według ich nazw, ale także określonych szczegółów. Wyniki wyszukiwania wyświetlane są ściśle według uprawnień użytkownika do dokumentów – dokumenty, do których użytkownik nie ma dostępu, zostaną ukryte.

Każdy elektroniczny dokument archiwalny posiada imienną kartę, na której można uzyskać pełne informacje o dokumencie: pliki wersji dokumentu, jego szczegóły, a także listę wszelkiego rodzaju czynności, które są lub były na nim prowadzone.

Przepływ dokumentów w organizacji

Jedną z głównych zalet stosowania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami jest możliwość wygodnej organizacji pracy z dokumentami. Praca wykonawców z dokumentami odbywa się w całości w formie elektronicznej, co pozwala nie tylko zapobiec przypadkowej utracie oryginalnego dokumentu, ale także znacznie skrócić czas niezbędny do zakończenia czynności z dokumentami, skrócić czas reakcji wykonawców na otrzymane zadania , a także, jeśli to konieczne, pozwolić dużej grupie osób jednocześnie zapewnić pełnoprawną pracę z dokumentem.

System ELMA pozwala na organizację przepływu dokumentów w firmie trasami o dowolnej złożoności. Trasa dokumentu określa, przez które pracownicy organizacji przejdzie dokument, a także kolejność i charakter pracy, którą będą z nim wykonywać.

ELMA- system zarządzania firmą, który pozwala budować efektywną interakcję pomiędzy pracownikami firmy i monitorować ich działania w celu poprawy jakości pracy całej firmy.

Linia produkcyjna.

ELMA składa się z zestawu aplikacji do zarządzania firmą, które można zakupić i funkcjonować jako osobne aplikacje lub razem w jednej przestrzeni informacyjnej:

• ELMA: Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Automatyzuje standardowe procesy biurowe i elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Wykorzystanie mechanizmu WorkFlow pozwala na szybką konfigurację systemu zgodnie z potrzebami firmy.
• ELMA: Zarządzanie procesami biznesowymi. Aplikacja implementuje koncepcję BPM (Business Process Management), która pozwala na budowanie elastycznych, adaptacyjnych systemów informatycznych; rozwiązań, które potrafią szybko zmieniać się wraz ze zmianami w procesach biznesowych firmy. Aplikacja wykorzystuje międzynarodowy standard BPMN do modelowania procesów biznesowych.
• ELMA: Zarządzanie wskaźnikami. Aplikacja pozwala na wdrożenie w firmie zasad zarządzania celami i wynagradzania w oparciu o wyniki pracy. Wdrożenie w „prostej formie” pozwoli na stworzenie zestawu docelowych wskaźników efektywności (KPI) oraz ustanowienie kontroli operacyjnej nad osiągnięciem zaplanowanych wartości wskaźników w kontekście celów firmy i strategii rozwoju (realizacja BSC lub Mechanizm zrównoważonej karty wyników)
• ELMA: CRM. Aplikacja ELMA: CRM nie kosztuje nic i jest zawarta w pakiecie podstawowym przy zakupie dowolnej aplikacji ELMA. ELMA: CRM to operacyjny CRM, którego głównymi funkcjami jest zarządzanie procesem sprzedaży (w tym mechanizmem lejka sprzedażowego) oraz utrzymywanie historii relacji z Twoimi kontrahentami (baza kontrahentów, kontakty, potencjalni klienci, transakcje itp.)
• ELMA: Zarządzanie projektami. Ułatwia zarządzanie działaniami projektowymi w firmie. Oprócz standardowego zarządzania zadaniami, harmonogramem projektu (wykres Gantta) i organizacją jednej przestrzeni informacyjnej dla projektu, ELMA: Project Management umożliwia zarządzanie standardowymi procesami biznesowymi w ramach projektów oraz zarządzanie budżetem projektu.
• ELMA: Portal wewnętrzny Wszystkie aplikacje opierają się na jednym - ELMA: portalu wewnętrznym. Ta aplikacja nie jest sprzedawana osobno – jest dołączona do każdej aplikacji ELMA.

ELMA: Portal wewnętrzny zawiera:

• Struktura organizacyjna firmy
• Zarządzanie zadaniami
• Kalendarz
• Komunikacja. Kanał wiadomości.
• Portal wewnętrzny. Dokumenty internetowe.
• Magazyn internetowy dla plików

Pakiety ELMA.

• ELMAECM. Doskonałe narzędzie do operacyjnego zarządzania firmą. Zawiera aplikacje ELMA: Zarządzanie Procesami Biznesowymi, ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami i opiera się na Portalu Wewnętrznym ELMA.
• ELMABPMZestaw. System pozwala organizować zarządzanie procesami w firmie w oparciu o metryki i wskaźniki, procesy wykonywalne oraz łączyć ze sobą metryki procesowe, strategię firmy i motywację personelu. Pakiet obejmuje ELMA: Zarządzanie wskaźnikami, ELMA: Zarządzanie procesami biznesowymi i opiera się na Portalu Wewnętrznym ELMA.

Architektura systemu ELMA.

System zarządzania procesami biznesowymi ELMA składa się z zestawu programów:

1. Serwer ELMA
2. Projektant ELMY
3. Agentka ELMA

Serwer ELMA zawiera zestaw powiązanych komponentów:

• Baza danych
• Aplikacja internetowa
• Serwer konfiguracyjny
• Serwer alertów

Serwer ELMA jest głównym elementem systemu. Aby rozpocząć pracę z serwerem należy go zarejestrować.

Projektant ELMY to aplikacja instalowana na komputerze użytkownika, która zapewnia wygodny interfejs do modelowania procesów i tworzenia konfiguracji.

Aby współpracować z Projektantem należy go zarejestrować.

Agentka ELMA to aplikacja instalowana na komputerze użytkownika, która w czasie rzeczywistym wyświetla użytkownikowi alerty generowane przez serwer.

Agent ELMA nie wymaga rejestracji, aby zacząć działać i można go zainstalować na dowolnej liczbie komputerów w organizacji.

System ELMA realizuje architekturę SOA i zapewnia niezbędne interfejsy do rozbudowy systemu. ELMA pozwala na:

• Uruchom dowolny proces biznesowy załadowany do systemu z zewnętrznej aplikacji
• Wywoływanie funkcji aplikacji zewnętrznej. Obsługiwane są wywołania synchroniczne i asynchroniczne.

Wdrożenie systemu ELMA.

Specjaliści Elevise opracowali unikalną metodologię wdrażania podejścia procesowego w przedsiębiorstwie wykorzystującym oprogramowanie ELMA. ELMA to nowoczesny i skuteczny produkt przeznaczony dla firm, które chcą wdrożyć procesowe podejście do zarządzania, posiadać adaptacyjne procesy biznesowe, które można dostosowywać i optymalizować w celu sprostania zmieniającym się warunkom biznesowym, wymaganiom regulacyjnym i presji konkurencyjnej.

Aby system w pełni wykorzystał wszystkie zalety Twoich procesów, firma przeprowadza wstępne zbieranie informacji, bada bieżącą działalność przedsiębiorstwa, identyfikuje potrzeby i wspólnie z kierownictwem przedsiębiorstwa ustala zakres zadania do rozwiązania. W rezultacie powstaje lista zadań, które należy rozwiązać podczas wdrożenia systemu.

Następnie badana jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i podawane są zalecenia dotyczące jej ulepszenia. Doskonalenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa jest najważniejszą częścią jego rozwoju organizacyjnego. Na tym etapie tabela personelu jest aktualizowana i przywracana do aktualnej formy.

Kolejnym krokiem na etapie przygotowawczym wdrożenia systemu jest analiza bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Celem tej analizy jest wyświetlenie określonej liczby procesów biznesowych w celu dalszej automatyzacji. W efekcie powstaje sieć procesów odzwierciedlająca aktualny stan rzeczy w przedsiębiorstwie. Ponadto jasno określona jest odpowiedzialność pracowników za ilość wykonywanej przez nich pracy. To radykalnie zwiększa dyscyplinę wydajności i kontrolę personelu. Menedżer widzi rzeczywisty stan rzeczy w przedsiębiorstwie.

Po ustaleniu podstawowych modeli następuje porównanie uzyskanych wyników i wizji zarządzania wspólnie z menadżerami i kluczową odpowiedzialną kadrą kierowniczą. Na tym etapie zarówno model działania przedsiębiorstwa, jak i tryb wykonywania określonych operacji w przedsiębiorstwie można dostosować zgodnie z celami i zadaniami menedżerów. Z reguły dzieje się to w formie rozszerzonych spotkań, podczas których każdy odpowiedzialny dyrektor przedstawia swoje propozycje ulepszenia działalności przedsiębiorstwa. I to w ostatecznym rozrachunku jest kluczem do sukcesu całej organizacji.

Specjaliści techniczni z kolei przygotowują się do wdrożenia rozwiązania u klienta. Ten etap obejmuje instalację na serwerze oraz przetestowanie funkcjonalności systemu na stacjach roboczych użytkowników. Podczas tych prac eliminowane są najnowsze uwagi i niedociągnięcia w działaniu systemu. Jednocześnie pracownicy Klienta przechodzą szkolenie w zakresie interakcji z programem i zdobywają podstawową wiedzę z zakresu procesów biznesowych.

Wydajność ekonomiczna.

Pracownicy firmy podchodzą bardziej odpowiedzialnie do swoich obowiązków, bo: procesy są uregulowane, a pracownik jasno wie, co ma robić. Ponadto system zapewnia skuteczną kontrolę nad realizacją zadań przez kadrę kierowniczą.

Zwiększona wydajność pracowników przy rozwiązywaniu „standardowych” problemów dzięki jasnej regulacji procesów w firmie i zwiększonej dyscyplinie.

Oszczędza czas pracowników aby znaleźć to, czego potrzebujesz dokument, ponieważ wszystkie niezbędne dokumenty są dostępne „w 2 kliknięciach”.

Pracownicy szybko otrzymują niezbędne informacje i mogą samodzielnie podejmować decyzje dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentów i jasnemu zrozumieniu swojego obszaru odpowiedzialności w ramach każdego procesu biznesowego.

Zmniejsza się procent utraty informacji podczas przenoszenia zadań od jednego pracownika do drugiego.

Zmniejsza się wolumen obiegu dokumentów papierowych.

Ogólna prędkość procesu wzrasta.

Upraszcza tworzenie i konserwację System zarządzania jakością dzięki możliwości otrzymywania aktualnych przepisów procesowych oraz możliwości ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

Ułatwia szkolenie i adaptację nowych pracowników.

Zalety systemu.

Do współpracy z systemem wystarczy przeglądarka internetowa. Dzięki temu możesz pracować z systemem z dowolnego miejsca na świecie, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Do opisu procesów biznesowych wykorzystuje się nowoczesny język BPMN – zdecydowanie najlepszy i najbardziej postępowy światowy standard opisu procesów biznesowych.

ELMA to rodzaj systemu, który pozwala menadżerom firm stworzyć w miarę efektywny proces interakcji pracowników i kontrolować ich pracę, co przełoży się na poprawę produktywności całej firmy.

1. Z czego składa się ELMA?

Są to specjalne aplikacje, które pozwalają na łatwe zarządzanie firmą. Funkcjonują zarówno razem, jak i osobno.

Zastosowania ELMY:

• ELMA: Elektroniczny obieg dokumentów. Umożliwia automatyczne prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, a dzięki systemowi WorkFlow z łatwością skonfigurujesz system pod kątem potrzeb firmy.
• ELMA: Zarządzanie metrykami. Pozwala na wdrożenie w firmie zasad zarządzania celami, a także wynagradzania uzależnionego od wyników i ilości wykonanej pracy. Wprowadzenie luźnej formy umożliwi uzupełnienie zestawu docelowych wskaźników wydajności ( KPI, KPI) oraz regulują wysoką jakość i terminowość kontroli osiągnięcia zaplanowanych wartości wskaźników w strategii i celach przedsiębiorstwa – wdrożenie mechanizmu BSC.
• ELMA:Zarządzanie procesami biznesowymi. Realizuje określoną koncepcję BPM(Co znaczy Zarządzanie procesami biznesowymi), dzięki którym możliwe jest budowanie elastycznych, adaptacyjnych systemów informatycznych, a także rozwiązań szybko zmieniających się wraz z transformacją procesów biznesowych w firmie. Aby je zamodelować, aplikacja działa zgodnie z międzynarodowym standardem BPMN.
• ELMA:Zarządzanie projektami. Pozwolą Ci w łatwy sposób uregulować zarządzanie działaniami projektowymi firmy. Wraz z zarządzaniem zadaniami, harmonogramem projektu (lub wykresem Gantta) i zarządzaniem całą przestrzenią informacyjną projektu, ta aplikacja (ELMA: Project Management) pozwala bez trudności zarządzać wzorowymi procesami biznesowymi i budżetami.
• ELMA: CRM. Aplikacja ta jest operacyjnym CRM, odpowiedzialnym za procesy sprzedażowe (mechanizmy lejka sprzedażowego) oraz prowadzenie archiwum relacji z kontrahentami Twojej firmy. Ta aplikacja ELMA nie jest samodzielna i jest dołączona do pierwszej instalacji przy zakupie dowolnej aplikacji ELMA.
• ELMA:Portal wewnętrzny. Jest to podstawowa podstawa wszystkich aplikacji ELMA. Nie jest sprzedawany osobno, lecz znajduje się wyłącznie w pakiecie z innymi aplikacjami ELMA.

Ta aplikacja:

• organizuje strukturę całej firmy;
• zarządza swoimi zadaniami;

Ponadto zawiera kalendarz, kanał wiadomości i miejsce do przechowywania dokumentów w Internecie.

2. Pakiety ELMA

• ELMA ECM. Zarządza operacyjnie firmą, składa się z aplikacji „ELMA: Zarządzanie Procesami Biznesowymi”, „ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami”, opiera się na „ELMA: Portal Wewnętrzny”
• PAKIET ELMA BPM. Organizuje zarządzanie procesami firmy w oparciu o metryki, procesy wykonywalne, łączy metryki procesów, motywację pracowników i strategię firmy. Składa się z aplikacji „ELMA: Zarządzanie procesami biznesowymi”, „ELMA: Zarządzanie wskaźnikami” i jest również oparty na „ELMA: Portal wewnętrzny”

3. System ELMA i jego architektura

Zestaw programów tworzących system ELMA:

• Projektant ELMY;
• Serwer ELMA;
• Agentka ELMA.

Projektant ELMY. Aplikacja ta, po wcześniejszej rejestracji, instalowana jest na komputerze użytkownika pracownika. Posiada przyjazny interfejs, który pozwala w łatwy sposób modelować procesy i tworzyć konfiguracje.

Serwer ELMA jest początkowym elementem systemu i aby rozpocząć jego działanie należy go najpierw zarejestrować. Składa się z zestawu połączonych ze sobą komponentów: aplikacji internetowej, bazy danych, serwera konfiguracyjnego i serwera alertów.

Agentka ELMA. Po zainstalowaniu na komputerze użytkownika agent wyświetla dla użytkownika alerty online generowane przez serwer. Aby rozpocząć, rejestracja nie jest absolutnie konieczna; można go zainstalować na nieograniczonej liczbie komputerów w organizacji, co jest kolejną zaletą systemu.

System ELMA realizuje architekturę SOA i udostępnia wszystkie niezbędne interfejsy do rozbudowy systemu. ELMA uruchamia dowolny proces biznesowy, który został załadowany z aplikacji zewnętrznej i wywołuje tę aplikację (obsługuje wywołania synchroniczne i nieasynchroniczne).

4. Korzystanie z systemu ELMA

×

Wiodąca firma Elevisa» opracował unikalną w przedsiębiorstwie metodę podejścia procesowego, która wykorzystuje nowe i efektywne oprogramowanie ELMA.

Jest stworzony z myślą o firmach, które dążą do wdrożenia procesowego podejścia do zarządzania, uporządkowania adaptacyjnych procesów biznesowych (które można „zoptymalizować” pod kątem zgodności z warunkami biznesowymi i ustawodawstwem).

Aby samodzielnie wykorzystać wszystkie zalety procesów firmy, przeprowadza wstępne zbieranie informacji, bada bieżącą działalność całego przedsiębiorstwa, znajduje potrzeby i wspólnie z jego kierownictwem ustala zakres zadań do rozwiązania. W rezultacie powstaje lista zadań do rozwiązania podczas wdrażania systemu.

Następnie (produkt ELMA) bada strukturę organizacyjną danego przedsiębiorstwa i podaje pewne rekomendacje dotyczące udoskonalenia tej struktury. Jej modernizacja jest najważniejszą częścią rozwoju organizacyjnego. Równolegle aktualizowana jest tabela personelu i doprowadzana do rzeczywistej formy.

Następnie następuje pełna analiza działalności linii produkcyjnej przedsiębiorstwa. Celem tej analizy jest oznaczenie określonej liczby procesów biznesowych do dalszej automatyzacji. W rezultacie uzyskuje się sieć takich procesów, odzwierciedlającą stan rzeczy w przedsiębiorstwie w danej chwili. Ponadto odpowiedzialność kooperantów za ilość wykonanej pracy jest jasno określona. Znacząco zwiększa to dyscyplinę w działaniu i sterowność personelu. Menedżer może zobaczyć stan rzeczy w przedsiębiorstwie takim, jaki jest i wyciągnąć dla siebie konkretne wnioski na temat pracy każdego ze swoich podwładnych.

Po utworzeniu podstawowych modeli wspólnie z kierownictwem i głównymi odpowiedzialnymi wykonawcami przeprowadza się porównanie uzyskanych wyników i oczekiwań kierownictwa.

Na tym etapie zarówno model biznesowy, jak i kolejność działań można dostosować do wymagań menedżerów. Często są to rozbudowane spotkania całego przedsiębiorstwa, podczas których wszyscy odpowiedzialni menedżerowie przedstawiają własne propozycje usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. Efektem jest pomyślne działanie organizacji.

Specjaliści techniczni ze swojej strony przygotowują się do wdrożenia rozwiązania u klienta. Ten etap polega na instalacji na serwerze i przetestowaniu funkcjonalności systemu na stacjach roboczych użytkowników. Eliminowane są także skrajne komentarze i niedociągnięcia, niedociągnięcia w pracy systemu. Jednocześnie pracownicy Klienta uczą się pracy z programem i zdobywają wstępną wiedzę z zakresu procesów biznesowych.

5. Dzięki systemowi ELMA pracownicy:

1. podchodzą do swoich obowiązków bardziej odpowiedzialnie, ponieważ procesy są uregulowane, oni (pracownicy) wyraźnie wiedzą, co mają robić. Ponadto ELMA tworzy skuteczną kontrolę nad realizacją zadań ze strony kierownictwa;
2. wydajniej pracować przy rozwiązywaniu „typowych” problemów, dzięki obsadzeniu procesów i dyscyplinie firmy;
3. oszczędzaj czas na szukanie potrzebnego dokumentu – teraz są one dostępne na „dwa kliknięcia”;
4. szybko odnajduj potrzebne informacje i samodzielnie podejmuj decyzje dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentów i jasnej świadomości odpowiedzialności w każdym procesie biznesowym;
5. nowych pracowników łatwiej jest szkolić.

Oprócz:

— zmniejsza się utrata informacji podczas przekazywania zadań pomiędzy pracownikami i zmniejsza się wolumen obiegu dokumentów na papierze;

Rozwiązanie poprawiające jakość interakcji wewnątrz firmy. System oferuje rozwiązania umożliwiające organizację obiegu dokumentów, a jednocześnie umożliwia realizację Twoich unikalnych procesów biznesowych. Zawiera standardowe procesy obiegu dokumentów i pomaga uporządkować obieg dokumentów oraz działalność operacyjną firmy.

Alternatywa dla ELMA ECM

Przegląd systemu ELMA ECM

ELMA- system zarządzania firmą, który pozwala budować efektywną interakcję pomiędzy pracownikami firmy i monitorować ich działania w celu poprawy jakości pracy całej firmy.

Linia produkcyjna.

ELMA składa się z zestawu aplikacji do zarządzania firmą, które można zakupić i funkcjonować jako osobne aplikacje lub razem w jednej przestrzeni informacyjnej:

• ELMA: Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Automatyzuje standardowe procesy biurowe i elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Wykorzystanie mechanizmu WorkFlow pozwala na szybką konfigurację systemu zgodnie z potrzebami firmy.
• ELMA: Zarządzanie procesami biznesowymi. Aplikacja implementuje koncepcję BPM (Business Process Management), która pozwala na budowanie elastycznych, adaptacyjnych systemów informatycznych; rozwiązań, które potrafią szybko zmieniać się wraz ze zmianami w procesach biznesowych firmy. Aplikacja wykorzystuje międzynarodowy standard BPMN do modelowania procesów biznesowych.
• ELMA: Zarządzanie wskaźnikami. Aplikacja pozwala na wdrożenie w firmie zasad zarządzania celami i wynagradzania w oparciu o wyniki pracy. Wdrożenie w „prostej formie” pozwoli na stworzenie zestawu docelowych wskaźników efektywności (KPI) oraz ustanowienie kontroli operacyjnej nad osiągnięciem zaplanowanych wartości wskaźników w kontekście celów firmy i strategii rozwoju (realizacja BSC lub Mechanizm zrównoważonej karty wyników)
• ELMA: CRM. Aplikacja ELMA: CRM nie kosztuje nic i jest zawarta w pakiecie podstawowym przy zakupie dowolnej aplikacji ELMA. ELMA: CRM to operacyjny CRM, którego głównymi funkcjami jest zarządzanie procesem sprzedaży (w tym mechanizmem lejka sprzedażowego) oraz utrzymywanie historii relacji z Twoimi kontrahentami (baza kontrahentów, kontakty, potencjalni klienci, transakcje itp.)
• ELMA: Zarządzanie projektami. Ułatwia zarządzanie działaniami projektowymi w firmie. Oprócz standardowego zarządzania zadaniami, harmonogramem projektu (wykres Gantta) i organizacją jednej przestrzeni informacyjnej dla projektu, ELMA: Project Management umożliwia zarządzanie standardowymi procesami biznesowymi w ramach projektów oraz zarządzanie budżetem projektu.
• ELMA: Portal wewnętrzny Wszystkie aplikacje opierają się na jednym - ELMA: portalu wewnętrznym. Ta aplikacja nie jest sprzedawana osobno – jest dołączona do każdej aplikacji ELMA.

ELMA: Portal wewnętrzny zawiera:

• Struktura organizacyjna firmy
• Zarządzanie zadaniami
• Kalendarz
• Komunikacja. Kanał wiadomości.
• Portal wewnętrzny. Dokumenty internetowe.
• Magazyn internetowy dla plików

Pakiety ELMA.

• ELMAECM. Doskonałe narzędzie do operacyjnego zarządzania firmą. Zawiera aplikacje ELMA: Zarządzanie Procesami Biznesowymi, ELMA: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami i opiera się na Portalu Wewnętrznym ELMA.
• ELMABPMZestaw. System pozwala organizować zarządzanie procesami w firmie w oparciu o metryki i wskaźniki, procesy wykonywalne oraz łączyć ze sobą metryki procesowe, strategię firmy i motywację personelu. Pakiet obejmuje ELMA: Zarządzanie wskaźnikami, ELMA: Zarządzanie procesami biznesowymi i opiera się na Portalu Wewnętrznym ELMA.

Architektura systemu ELMA.

System zarządzania procesami biznesowymi ELMA składa się z zestawu programów:

1. Serwer ELMA
2. Projektant ELMY
3. Agentka ELMA

Serwer ELMA zawiera zestaw powiązanych komponentów:

• Baza danych
• Aplikacja internetowa
• Serwer konfiguracyjny
• Serwer alertów

Serwer ELMA jest głównym elementem systemu. Aby rozpocząć pracę z serwerem należy go zarejestrować.

Projektant ELMY to aplikacja instalowana na komputerze użytkownika, która zapewnia wygodny interfejs do modelowania procesów i tworzenia konfiguracji.

Aby współpracować z Projektantem należy go zarejestrować.

Agentka ELMA to aplikacja instalowana na komputerze użytkownika, która w czasie rzeczywistym wyświetla użytkownikowi alerty generowane przez serwer.

Agent ELMA nie wymaga rejestracji, aby zacząć działać i można go zainstalować na dowolnej liczbie komputerów w organizacji.

System ELMA realizuje architekturę SOA i zapewnia niezbędne interfejsy do rozbudowy systemu. ELMA pozwala na:

• Uruchom dowolny proces biznesowy załadowany do systemu z zewnętrznej aplikacji
• Wywoływanie funkcji aplikacji zewnętrznej. Obsługiwane są wywołania synchroniczne i asynchroniczne.

Wdrożenie systemu ELMA.

Specjaliści Elevise opracowali unikalną metodologię wdrażania podejścia procesowego w przedsiębiorstwie wykorzystującym oprogramowanie ELMA. ELMA to nowoczesny i skuteczny produkt przeznaczony dla firm, które chcą wdrożyć procesowe podejście do zarządzania, posiadać adaptacyjne procesy biznesowe, które można dostosowywać i optymalizować w celu sprostania zmieniającym się warunkom biznesowym, wymaganiom regulacyjnym i presji konkurencyjnej.

Aby system mógł w pełni wykorzystać wszystkie zalety Twoich procesów, firma przeprowadza wstępne zbieranie informacji, bada bieżącą działalność przedsiębiorstwa, identyfikuje potrzeby i wspólnie z zarządem przedsiębiorstwa ustala zakres zadań do rozwiązania. W rezultacie powstaje lista zadań, które należy rozwiązać podczas wdrożenia systemu.

Następnie badana jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i podawane są zalecenia dotyczące jej ulepszenia. Doskonalenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa jest najważniejszą częścią jego rozwoju organizacyjnego. Na tym etapie tabela personelu jest aktualizowana i przywracana do aktualnej formy.

Kolejnym krokiem na etapie przygotowawczym wdrożenia systemu jest analiza bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Celem tej analizy jest wyświetlenie określonej liczby procesów biznesowych w celu dalszej automatyzacji. W efekcie powstaje sieć procesów odzwierciedlająca aktualny stan rzeczy w przedsiębiorstwie. Ponadto jasno określona jest odpowiedzialność pracowników za ilość wykonywanej przez nich pracy. To radykalnie zwiększa dyscyplinę wydajności i kontrolę personelu. Menedżer widzi rzeczywisty stan rzeczy w przedsiębiorstwie.

Po ustaleniu podstawowych modeli następuje porównanie uzyskanych wyników i wizji zarządzania wspólnie z menadżerami i kluczową odpowiedzialną kadrą kierowniczą. Na tym etapie zarówno model działania przedsiębiorstwa, jak i tryb wykonywania określonych operacji w przedsiębiorstwie można dostosować zgodnie z celami i zadaniami menedżerów. Z reguły dzieje się to w formie rozszerzonych spotkań, podczas których każdy odpowiedzialny dyrektor przedstawia swoje propozycje ulepszenia działalności przedsiębiorstwa. I to w ostatecznym rozrachunku jest kluczem do sukcesu całej organizacji.

Specjaliści techniczni z kolei przygotowują się do wdrożenia rozwiązania u klienta. Ten etap obejmuje instalację na serwerze oraz przetestowanie funkcjonalności systemu na stacjach roboczych użytkowników. Podczas tych prac eliminowane są najnowsze uwagi i niedociągnięcia w działaniu systemu. Jednocześnie pracownicy Klienta przechodzą szkolenie w zakresie interakcji z programem i zdobywają podstawową wiedzę z zakresu procesów biznesowych.

Wydajność ekonomiczna.

Pracownicy firmy podchodzą bardziej odpowiedzialnie do swoich obowiązków, bo: procesy są uregulowane, a pracownik jasno wie, co ma robić. Ponadto system zapewnia skuteczną kontrolę nad realizacją zadań przez kadrę zarządzającą.

Zwiększona wydajność pracowników przy rozwiązywaniu „standardowych” problemów dzięki jasnej regulacji procesów w firmie i zwiększonej dyscyplinie.

Oszczędza czas pracowników aby znaleźć to, czego potrzebujesz dokument, ponieważ wszystkie niezbędne dokumenty są dostępne „w 2 kliknięciach”.

Pracownicy szybko otrzymują niezbędne informacje i mogą samodzielnie podejmować decyzje dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentów i jasnemu zrozumieniu swojego obszaru odpowiedzialności w ramach każdego procesu biznesowego.

Zmniejsza się procent utraty informacji podczas przenoszenia zadań od jednego pracownika do drugiego.

Zmniejsza się wolumen obiegu dokumentów papierowych.

Ogólna prędkość procesu wzrasta.

Upraszcza tworzenie i konserwację System zarządzania jakością dzięki możliwości otrzymywania aktualnych przepisów procesowych oraz możliwości ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

Ułatwia szkolenie i adaptację nowych pracowników.

Zalety systemu.

Do współpracy z systemem wystarczy przeglądarka internetowa. Dzięki temu możesz pracować z systemem z dowolnego miejsca na świecie, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Do opisu procesów biznesowych wykorzystuje się nowoczesny język BPMN – zdecydowanie najlepszy i najbardziej postępowy światowy standard opisu procesów biznesowych.

Umiejętność generowania regulaminów procesów biznesowych, co jest warunkiem koniecznym do certyfikacji zgodnie z normą jakości GOST-R ISO 9001:2001. Eliminuje to duplikację pracy, a firma zawsze posiada regulacje dotyczące bieżących procesów operacyjnych.

Żadnych „ukrytych” opłat za licencje na oprogramowanie. Nie musisz kupować bazy danych ani innych drogich komponentów.

Cena produktu jest 2-3 razy niższa od cen podobnych systemów

Zrzuty ekranu

Projektant ELMY

Pracuj z dokumentami

Interfejs systemu ELMA

Cena

Koszt jednej licencji wynosi 3000,00 rubli.

Recenzje i nowości na temat ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 ulepszyła wewnętrzny portal i projektanta procesów

Została udostępniona nowa wersja systemu do zarządzania procesami biznesowymi i efektywnością - ELMA 3.11. Twórcy dokonali zmian w znacznej części głównej funkcjonalności narzędzia informatycznego, a także wprowadzili wiele rozwiązań przyspieszających i stabilizujących system. Portal Wewnętrzny obsługuje teraz strefy czasowe, a także dodatkowe ustawienia kalendarzy produkcyjnych. Zaktualizowano jakościowo operacje podczas pracy z komunikatami i procesami Workflow – zaimplementowano możliwość szybkiej edycji typów komunikatów i wersji procesów w ELMA Designer. Niestandardowe rozszerzenia - skrypty w palecie bloków operacyjnych Designer - zostały wersjonowane. Udoskonalono narzędzie do wyszukiwania rozszerzeń w programie. Ulepszeniu uległ także Projektant Formularzy oraz specjalistyczne aplikacje systemu: ELMA Projects+ i ELMA CRM+.

2017. System ELMA znajduje się w rejestrze produktów innowacyjnych rekomendowanych na terenie Federacji Rosyjskiej

System zarządzania procesami biznesowymi ELMA znajduje się w Rejestrze innowacyjnych produktów, technologii i usług wytwarzanych i zalecanych do stosowania na terenie Federacji Rosyjskiej. Informacje o decyzjach zawarte w Rejestrze wykorzystywane są przy dokonywaniu zamówień w ramach 94-FZ i 223-FZ. Wszystkie produkty, technologie i usługi ubiegające się o wpis do Rejestru są badane przez członków Rady Ekspertów. Analizowana jest unikalność rozwiązań, cechy funkcjonalne, przewagi konkurencyjne i potencjalne korzyści ekonomiczne dla konsumentów.

2017. ELMA udostępniła darmową wersję swojego systemu BPM

ELMA wydała bezpłatną, w pełni funkcjonalną wersję - ELMA Community Edition. System nie ma ograniczeń co do czasu użytkowania i ilości licencji użytkownika. To pełnoprawny system BPM, który można wdrożyć w pracę firmy i korzystać bezpłatnie ze wszystkich funkcjonalności bez ograniczeń: modelować procesy biznesowe, automatyzować ich realizację, kontrolować pracę nad procesami, usprawniać procesy w oparciu o dane z monitoringu. System zawiera moduł ECM do elektronicznego zarządzania dokumentami, moduł CRM do zarządzania procesem sprzedaży, gotowe procesy biznesowe, pakiety procesów i inne rozwiązania ELMA Store, które można szybko zainstalować w systemie i dostosować do specyfiki Twojego biznesu. Istnieje możliwość elastycznej integracji rozwiązania z infrastrukturą informatyczną firmy i rozbudowy funkcjonalności. Użytkownicy bezpłatnej wersji ELMA Community Edition nie otrzymują wsparcia technicznego ze strony dewelopera, mają jednak dostęp do wszystkich zasobów niezbędnych do samodzielnego wdrożenia systemu.

Została udostępniona nowa wersja systemu zarządzania procesami biznesowymi i efektywnością ELMA 3.10. Priorytetowymi aktualizacjami w nowej wersji były: możliwość wykorzystania DBMS PostgreSQL, zwiększona wydajność i odporność na awarie rozwiązania, nowa użyteczna funkcjonalność aplikacji ELMA, a także łatwiejsza konserwacja systemu BPM w firmach klientów. Dodatkowo istnieje możliwość automatycznego sprawdzania duplikatów oraz importu kursów walut do ELMA CRM+. Podczas pracy w CRM różni pracownicy czasami przypadkowo wprowadzają informacje o tym samym kliencie firmy, co później zakłóca pracę i dezorientuje użytkowników. W wersji 3.10 po utworzeniu nowej możliwości (dodaniu potencjalnego klienta do systemu) funkcja sprawdza dane pod kątem wszystkich możliwych dopasowań. Rozszerzono także funkcjonalność harmonogramowania w ELMA Projects+, dodano koordynację etapową w aplikacji do elektronicznego zarządzania dokumentami ELMA ECM+.

2015. Praca z nową wersją ELMA 3.8 stała się łatwiejsza i wygodniejsza

W wersji ELMA 3.8 najwyższym priorytetem dla programistów była koncepcja „Gotowe rozwiązania + Własne wdrożenia”. Wraz z wydaniem ELMA 3.8 ukazało się jedenaście nowych gotowych rozwiązań opracowanych przez ELMA oraz kilka rozwiązań opracowanych przez partnerów. W nowej wersji proces aktualizacji systemu stał się łatwiejszy. Gotowe rozwiązania, które można stworzyć bez wychodzenia z ELMA Designer. P Wiele zmian wpłynęło na aplikację ELMA ECM+. Zmiany te nie miały na celu rozszerzenia funkcjonalności - w pracach położono nacisk na wygodę użytkowania biura. Znacząco ulepszono interfejsy rejestracji dokumentów i ustawiania parametrów rejestracji. Przedstawiamy Państwu również nową wtyczkę do klienta pocztowego Microsoft Outlook. Za jego pomocą możesz ręcznie lub automatycznie przechwytywać korespondencję do ELMA bezpośrednio z Outlooka.

2015. ABI PRODUCT zakończyło projekt wdrożenia elektronicznego systemu zatwierdzania umów ELMA

ABI PRODUCT, jedna z największych firm przetwórstwa mięsnego w Rosji, zrealizowała projekt wdrożenia elektronicznego systemu zatwierdzania umów w oparciu o system ELMA ECM+. Głównym celem projektu było stworzenie warunków przyspieszających przebieg najważniejszych procesów kontraktowych, a także ograniczenie ryzyka ich obsługi. Dzięki wdrożeniu ECM uzyskano oszczędności w kosztach zarządzania (system uwolnił pracowników firmy od rutynowej pracy polegającej na ręcznym przenoszeniu umów w formie papierowej z działu do działu). Wdrożenie elektronicznego systemu zatwierdzania umów sprawiło, że proces zatwierdzania umów stał się przejrzysty i szybki w zarządzaniu oraz wyeliminował utratę lub nieuprawnioną zmianę tekstu umowy. System umożliwił znaczne skrócenie czasu realizacji zamówienia poprzez optymalizację lub eliminację poszczególnych etapów procesu. Wdrożenie systemu pokazało także niedoskonałość procesu dla niektórych rodzajów umów, co przyczyniło się do zmian w procesach z nimi związanych.

2013. ELMA 3.2 zawiera nowe funkcje dla organizacji projektowych

Pojawiła się nowa wersja systemu ELMA 3.2, która w większym stopniu stawia na wygodę i łatwość obsługi dla naszych klientów. Portal wewnętrzny otrzymał dodatkowe zabezpieczenia dostępu (autoryzacja tokenem, zaufane urządzenia i certyfikat, technologia Single Sign On). Aktualizacja designu, tworzenie regulaminów procesowych, eskalacja procesów biznesowych, integracja z Business Studio. Zarządzanie wskaźnikami efektywności (KPI) – wprowadzono wiele zmian w kierunku uproszczenia i łatwości obsługi (pełny opis w kolejnym newsie). Wdrożono rozwiązanie dla organizacji projektowych (Project Management) z wprowadzeniem kosztów pracy.

2009. Została udostępniona darmowa wersja systemu ELMA

EleWise ogłosił wydanie ELMA: darmowa wersja. Wersja ta wydawana jest w wydaniu „Zadania + Dokumenty” i przeznaczona jest dla 5 użytkowników w systemie. ELMA: Wersja darmowa nie zawiera modułu zarządzania procesami biznesowymi. Jeśli chcesz zapoznać się z działaniem tego modułu, pobierz wersję demonstracyjną ELMA. Wersja darmowa to w pełni funkcjonalna wersja systemu ELMA (Edycja Zadań + Dokumentów) bez daty ważności. Aby rozpocząć korzystanie z ELMA: Wersja darmowa należy pobrać system, zarejestrować system na stronie internetowej, wprowadzić listę użytkowników, którzy będą pracować z systemem.