Jestem pewien, że każdy z Was zauważył to nie raz: cały dzień wydaje się, że pracujesz jak cholera, jesteś czymś niesamowicie zajęty, ale pod koniec dnia, myśląc o tym, co udało Ci się dzisiaj zrobić, z wielkim zdziwieniem uświadamiasz sobie, że nie ma znaczącego wyniku.

Jak spędza dzień przeciętny Rosjanin? Obudziłem się, zjadłem (jeśli masz już coś do jedzenia). Poszedłem do pracy z myślą: „Dziś jest ważny dzień. Wszystko trzeba zrobić dzisiaj! Przyjechałem, usiadłem przy biurku i spojrzałem na monitor: No to proszę pana, od czego lepiej zacząć...?. Powinienem sprawdzić pocztę... i po drodze skontaktować się na chwilę... Minęły dwie godziny. Przypomniałem sobie, że muszę pracować. Właśnie zaczynałem pracę, gdy nagle panowie zawołali mnie na papierosa, poszedłem z nimi i pół godziny minęło niezauważone przez rozmowę. A tu już prawie obiad, nie ma co się stresować, bo po obiedzie jest mnóstwo czasu, zdążysz na wszystko. Po obiedzie szef nagle wysłał mnie na spotkanie z partnerami. Przychodzisz do biura wieczorem, zdajesz sobie sprawę, że nie miałeś czasu na nic, zostajesz w pracy do późna, żeby wszystko dokończyć. Nagle przypominasz sobie, że dzisiaj są urodziny kogoś bliskiego, dzwonisz do niego, gratulujesz i mówisz, że nie przyjdziesz, bo... dużo pracy. Wracasz z pracy w złym humorze, zmęczony jak pies, bierzesz kilka butelek piwa na poprawę nastroju. Nie ma ochoty na zabawę z dziećmi, a teraz nie jest najlepszy czas na spędzanie czasu z żoną (mężem). Włączył telewizor i wkrótce zemdlał na krześle, nawet nie dopijając piwa. I tak dzień po dniu...

Mam nadzieję, że wykorzystujesz swój dzień jak najlepiej. Niemniej jednak wiele osób tak żyje na co dzień. Oczywiście to, co podałem jako przykład, to niewielka część tego, co faktycznie dzieje się z ludźmi. Istnieje wiele innych skutków ubocznych. A wszystko dlatego, że człowiek żyje dniem dzisiejszym i spędza go w zależności od okoliczności. Dlatego produktywność, zarówno w pracy, jak i w domu, jest bliska zeru. Na szczęście jest wyjście. Codzienne planowanie dnia pomoże Ci zwiększyć produktywność.

Codzienne planowanie swojego czasu jest integralną częścią każdej osoby odnoszącej sukcesy. W końcu, jeśli ktoś zawsze wie, czego chce i co należy zrobić w określonym momencie, udaje mu się zrobić znacznie więcej niż ktoś, kto spędza dzień „tak, jak to się dzieje”.

Podam dziesięć podstawowych zasad, według których możesz stworzyć własne rutyna dnia pracy tak skutecznie, jak to możliwe. Oczywiście nie jest to panaceum i każdy może edytować swój dziennik zgodnie ze swoimi mocnymi stronami, ilością pracy, szybkością realizacji zadań, wzorcami snu, odpoczynku itp.

PLANOWANIE CZASU. 10 ZASAD.

1. Staraj się trzymać zasady 70/30.
Niepraktyczne jest planowanie absolutnie całego swojego czasu, ponieważ... w takim przypadku twoje działania będą całkowicie odbiegać od harmonogramu. A całkowite „uwięzienie” swojego czasu w pamiętniku doprowadzi do tego, że znajdziesz się w zbyt rygorystycznych granicach i stale będziesz czuć się jak jakiś robot, którego całe życie jest zaplanowane minuta po minucie.

Optymalnym rozwiązaniem jest planowanie 70% swojego czasu. Zgadzam się, niektóre wydarzenia są trudne do przewidzenia i prawie każdego dnia pojawia się pewien „efekt zaskoczenia”, dlatego zawsze warto zostawić trochę wolnego czasu. Lub, opcjonalnie, utwórz określoną rezerwę w każdym okresie.

2. Dziś wieczorem zaplanuj kolejny dzień.
Planowanie następnego dnia na koniec dzisiejszego dnia jest godne pochwały, ale aby o niczym nie zapomnieć, pamiętaj o zapisaniu wszystkiego, co robisz. Oddziel rzeczy według ważności, dzieląc notatnik na dwie kolumny. W pierwszym zapisz, co należy natychmiast zrobić. W drugim - co jest mniej istotne i w przypadku wystąpienia siły wyższej można je przełożyć na inny dzień.

Skreślaj po kolei zadania i rzeczy, które już wykonałeś. Będzie to dla Ciebie dodatkową zachętą i doda nowych sił do rozwiązania pozostałych zadań. Im mniej zadań Ci pozostało, tym większa będziesz pewność, że sobie z nimi poradzisz.

Na zakończenie każdego dnia, na samym dole możesz dodać napis: „Brawo! Udało mi się”, „Jestem świetny! Ale to dopiero początek!”, „Wszystko mi się udało! Jestem fajny! Ale jest jeszcze wiele do zrobienia!”. Ten napis również będzie Cię od rana pobudzał do osiągania swoich celów, a jednocześnie nie do relaksu.

3. Postaraj się zrealizować większość swoich planów przed lunchem.
Kiedy w środku dnia zorientujesz się, że najważniejsza rzecz dnia jest już za Tobą, dużo łatwiej jest Ci dokończyć pozostałe zadania. Przerwę na lunch wykorzystaj na zajęcie się sprawami osobistymi (zadzwonienie do krewnych, odebranie nieodebranych połączeń, omówienie z bankiem kwestii kredytowych, opłacenie rachunków itp.). Minimum zostaw na wieczór (negocjacje z deweloperem, wyjście do salonu, zakupy spożywcze, ćwiczenia na siłowni).

4. W każdą godzinę pracy wliczaj minuty odpoczynku.
Obowiązkowa zasada dla każdego. Im częściej odpoczywasz, tym bardziej produktywne będą Twoje działania. Każdy wybiera najwygodniejszy dla siebie schemat, ale dwa schematy sprawdzają się szczególnie dobrze: 50 minut pracy / 10 minut odpoczynku Lub 45 minut pracy / 15 minut odpoczynku.

Podczas relaksu nie trzeba wcale palić bambusa i pluć w sufit, leżąc na sofie. Przecież ten czas można spędzić pożytecznie. Zrób rozgrzewkę: rób pompki, podciągnięcia, stań na głowie (jeśli pozwala na to miejsce), ćwicz szyję i oczy. Uporządkuj swoje miejsce pracy, posprzątaj dom lub biuro, poczytaj książkę, wyjdź na spacer na świeżym powietrzu, wykonaj zaplanowane rozmowy telefoniczne, pomóż w czymś swoim współpracownikom (rodzinie, jeśli pracujesz w domu) itp.

5. Spróbuj stworzyć realistyczne planowanie.
Nie przytłaczaj się ilością pracy, z którą nie możesz sobie poradzić. Nie popadaj w skrajność w nadmierne planowanie (jakbyś był w stanie poradzić sobie z każdą górą) i planuj tylko taką liczbę zadań, z którą jesteś w stanie realistycznie sobie poradzić.

Proszę nie mylić planowania z celami. Twoje cele mogą być w zasadzie wspaniałe; i takie powinny być. Aby jednak osiągnąć te cele w możliwie najkrótszym czasie, konieczne jest realistyczne i kompetentne planowanie zadań. Nie oznacza to absolutnie, że musisz codziennie ciężko pracować, aby jak najszybciej osiągnąć swój cel. Lepiej codziennie robić jedną rzecz w małych porcjach, niż robić to samo od początku do końca dnia chaotycznie i pośpiesznie. Wtedy nie będziesz zmęczony, a osiąganie celów będzie przebiegać sprawnie.

Dodatkowo na koniec każdego dnia dodaj kolumnę „Plan został ukończony w ____%” i wpisz tam procent wykonanych zadań na dzisiaj. Będzie to dla Ciebie dodatkowa stymulacja, a także da możliwość porównania wyników i wprowadzenia odpowiednich korekt w przyszłości podczas planowania czasu.

Staraj się codziennie przekraczać plan, przynajmniej nieznacznie. Te. postaraj się dodatkowo uwzględnić te zadania, które nie zostały wskazane w planie. Naturalnie do ich rozwiązania należy przystąpić dopiero po wykonaniu wszystkich zaplanowanych zadań. Zgadzam się, miło jest obserwować swoją superproduktywność, patrząc na liczby 105%, 110%, 115% na koniec każdego dnia pracy.

6. Realizuj duże zadania w małych częściach.
Taktykę tę nazywa się także taktyką „krojenia salami”. Einstein również to zauważył większość ludzi lubi rąbać drewno, ponieważ akcja następuje natychmiast po rezultacie. Podziel swoje cele i projekty na małe części i realizuj je przez dość długi okres czasu, przeznaczając na tę pracę około dwóch godzin dziennie. Po osiągnięciu pierwszego celu pośredniego pojawią się pewne rezultaty, które będą stymulować realizację pozostałych zadań.

Wezmę pod uwagę tworzenie produktu: Możesz głupio codziennie wpisywać do swojego pamiętnika wiersz „Utwórz kurs wideo” i pracować nad tym kursem. Ale w tym przypadku tak jest kilka dużych wad:

• nie możesz z góry przewidzieć terminu ukończenia kursu
• każdego dnia nie wiesz, gdzie dokładnie powinieneś kontynuować pracę nad kursem
• nie będziesz zadowolony ze swojej pracy, dopóki nie ukończysz całkowicie kursu

Jeśli podzielisz tworzenie kursu na wiele małych części i będziesz je stopniowo zamykał, wówczas wszystkich wymienionych niedogodności można łatwo uniknąć.

Zadania, których wykonanie powoduje u Ciebie, delikatnie mówiąc, niezadowolenie lub w których jesteś niekompetentny, śmiało zlecaj innym specjalistom, którzy wykonują takie zadania dla zabawy. Zaoszczędzisz mnóstwo czasu, a zaplanowane prace zostaną wykonane bardziej profesjonalnie.

7. Zachowaj ciszę przez chwilę.
Często zdarza się, że telewizor w sąsiednim pokoju, radio, które gra całymi dniami, czyjeś głosy, przechodzący obok ludzie, budynek w budowie na sąsiedniej ulicy w końcu stają się tak irytujące, że po prostu nie da się właściwie skoncentrować na robieniu ważne rzeczy. Zamiast rozwiązywać konkretne problemy, kręci Ci się w głowie wokół rajstop za 574 ruble, które dziś kupił Twój pracownik, czy najnowszego supermegahitu Justina Biebera, aktualnie granego w radiu.

Aby móc wykonywać niezwykle ważne zadania, niezbędna jest umiejętność spokojnej pracy, bez ingerencji z zewnątrz. To właśnie w tym przypadku można przy maksymalnej koncentracji osiągnąć najwyższą produktywność i skuteczność.

8. Odłóż przedmioty, gdy tylko skończysz z nich korzystać.
Zaoszczędzi to dużo czasu w przyszłości, a także pomoże uniknąć bałaganu. Nie bez powodu mówią: „Jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś o swoim przyszłym partnerze, spójrz na jego biurko. Jaki porządek jest na jego stole, taki sam jest porządek w jego sprawach”.

Radzę całkowicie wyrzucić wszystkie stare i niepotrzebne rzeczy, pozbyć się niepotrzebnych śmieci, aby na stole leżały tylko te niezbędne do pracy.

Trzymaj rzeczy w jasno określonych miejscach. Na przykład umieść wszystkie dokumenty w osobnej teczce lub pudełku, trzymaj także rachunki przypięte w określonym miejscu, a długopisy i ołówki w miejscu najwygodniejszym do użycia. Na szczęście teraz można łatwo kupić specjalne zestawy, pudełka, etui, które rozwiążą ten problem.

Zrób to i poczuj niesamowity efekt!

9. Pozbądź się rzeczy, których nie potrzebujesz.
Wszystkie zapasy starych rzeczy pozostawione na wypadek, gdyby „a co, jeśli się przydadzą” przyniosą Ci tylko dodatkowy kurz i bałagan. Ponadto uważa się, że rzeczy, które wysyłamy „na złom” na antresolę, w walizkach, pod sofą, w spiżarni, na zestawie kuchennym, niosą ze sobą negatywną energię.

Jak rozumiesz, dotyczy to nie tylko komputera stacjonarnego, ale także ogólnie przestrzeni do pracy i domu. Dlatego bezlitośnie pozbądź się tych „bardzo niezbędnych rzeczy, których nie lubisz wyrzucać”. Zbierz cały towar ciężarówką, wywieź go na wysypisko i spal. Jeśli naprawdę szkoda, to postaw wszystko obok wejścia, potrzebujący szybko to rozbiorą. Ubrania i buty można przekazać do domów dziecka i domów opieki. Będą ci tylko wdzięczni.

10. Prowadź aktywny i zdrowy tryb życia.
Jeśli nie jesteś jeszcze zaznajomiony ze sportem, gimnastyką, zabiegami wodnymi, prawidłowym odżywianiem itp., radzę ci dodać niektóre z nich do swojej codziennej rutyny. Daję Ci 100% gwarancję, że będziesz bardzo zadowolony z efektów. Najważniejsze, że nie wahasz się i ściśle przestrzegasz swojego harmonogramu sportowego. Nawet nie zauważysz, jak szybko poprawi się Twoje zdrowie i ogólna kondycja fizyczna. Możesz także łatwo pozbyć się złych nawyków, jeśli postawisz sobie cel i zbudujesz dobre nawyki w miejscu złych nawyków.

Należy pamiętać, że najlepszy sen to sen przed północą, bo... W tym okresie Twoje ciało odpoczywa i nabiera sił w najlepszy możliwy sposób. Innymi słowy, idź spać dzisiaj, a nie jutro.

Śpij wystarczająco dużo, ćwicz, odżywiaj się prawidłowo. Twoje ciało odwdzięczy Ci się dobrym zdrowiem, wysokim poziomem pozytywnej energii i gotowością do produktywnego działania.

Na koniec podam przykład mojej rutyny, żebyście mieli z czym porównać. Nie mogę powiedzieć, że jest to urządzenie idealne i wszechstronne. codzienna rutyna dla każdego, ale osobiście jestem z tego całkowicie zadowolony. W porównaniu z moją pierwszą rutyną, zmiany nastąpiły więcej niż raz i w tej chwili wygląda to tak...

IDEALNIE PLANUJ SWÓJ DZIEŃ Z MOJEGO PUNKTU WIDZENIA

06:00-07:00	Wstawanie, ćwiczenia, prysznic, poranny jogging, poranna rutyna, prysznic
07:00-07:30	Śniadanie
07:30-08:30	Odpoczynek, sprawdzanie poczty i inne rzeczy
08:30-09:00	Idę do biura
09:00-12:00	Workflow (wpisane są najważniejsze zadania na dany dzień)
12:00-12:30	Kolacja
12:30-13:00	Odpoczynek, inne sprawy
13:00-14:00	Czytanie literatury
14:00-18:00	Przepływ pracy (uwzględniono drobne zadania na dzisiaj)
18:00-18:30	Kolacja
18:30-19:00	Przekroczenie planu, planowanie następnego dnia
19:00-19:30	Idę do domu
19:30-22:00	Prace domowe, siłownia, aktywny wypoczynek, spacery, rozrywka, spotkania z przyjaciółmi
22:00-22:30	Podsumowując, ostatnie poprawki w rutynie na następny dzień, szykowanie się do snu
22:30-06:00	Marzenie

Kilka uwag do planu:

• Dany rutyna przeznaczony jest dla dni powszednich (dni roboczych) i nie dotyczy weekendów. Na weekend powinien być plan, ale dostosowany specjalnie do odpoczynku (wszystko pozostaje bez zmian, z grubsza rzecz biorąc, tylko proces Pracy zmienia się na Odpoczynek), w skrajnych przypadkach niektóre momenty pracy są przenoszone na weekend (jeśli coś nie zostało zrobione w czasie lub coś śmiertelnie ważnego).
• Każdy okres jest brany z pewnym marginesem. Odejście od rutyny o 30 minut jest normalne.
• Każdy poranek może rozpocząć się o innej porze. Po prostu przełączyłem się na wcześniejszy termin, aby zrobić więcej i dało to pozytywne rezultaty.
• Czas potrzebny na wyjście z domu do pracy i z powrotem może być inny dla każdego. Wybrałem optymalny dla siebie czas – kiedy w mieście już znikały korki.
• Codzienne czytanie literatury uważam za obowiązkową zasadę dla każdego. Jeśli czas nie pozwala Ci na czytanie w pracy, czytaj podczas lunchu, w autobusie, po pracy, przed snem.
• Zdarza się, że ze względu na dodatkową pracę trzeba iść spać znacznie później. W każdym razie spróbuj obudzić się zgodnie ze swoim harmonogramem, w przeciwnym razie Twoja codzienna rutyna będzie się ciągle zmieniać, a to nie jest dobre.
• W weekendy możesz wstawać później i później kłaść się spać, ale też trzymaj się harmonogramu, wstając i kładąc się spać o tej samej porze (np. godzinę lub dwie później niż w dni powszednie).

Do planowania czasu możesz wykorzystać organizer, notatnik, zwykłą kartkę papieru, notatnik, różne specjalne programy i aplikacje. Osobiście korzystam z Kalendarza Google, który jest bardzo łatwy w obsłudze. Oprócz tego, że posiada szereg przydatnych funkcji, synchronizuje się z urządzeniami mobilnymi, dzięki czemu jest zawsze pod ręką, gdziekolwiek się znajdziesz. Ogólnie rzecz biorąc, Google robi ogromne postępy w dziedzinie synchronizacji aplikacji. To znacznie upraszcza pracę, gdy na jednym koncie masz pod ręką wszelkiego rodzaju asystentów, którzy również są ze sobą zsynchronizowani. Nie wyobrażam sobie już pracy na komputerze i telefonie bez Google Chrome, Kalendarza, YouTube, Drive, Translatora, Google+, Map, Analitics, Picasy i wielu innych przydatnych usług. Polecam także korzystanie z superplanera Wunderlist

To wszystko, o czym chciałem wam dzisiaj powiedzieć. Jeśli jeszcze nie prowadzisz pamiętnika i nie wyznaczasz sobie celów, zacznij to robić od razu i rób to nieustannie! Mam nadzieję, że powyższe 10 złotych zasad pomoże Ci zaplanować czas i zaczniesz robić znacznie więcej.

Produktywność i efektywność pracy zależy bezpośrednio od prawidłowego sformułowania postawionych zadań i ich realizacji, dlatego odgrywa tutaj kluczową rolę. Przede wszystkim trzeba wiedzieć, że planowanie to realizacja określonych elementów pracy, wybór okresu ich realizacji i bezpośrednia kontrola wyników. Aspekty te są bardzo ważne i mają pewne niuanse. Jeśli je znasz, możesz osiągnąć maksymalną efektywność w realizacji swojego codziennego planu.

Wyznaczanie celów

Głównym punktem tworzenia planu dnia jest prawidłowe ustawienie zadań. Konieczne jest nie tylko przydzielenie czasu na ich rozwiązanie, ale także prawidłowe zidentyfikowanie każdego z nich. Wiele osób dość banalnie zapisuje punkty planu: zorganizuj spotkanie lub spotkanie, zrób prezentację, przygotuj raport itp. Wszystkie te zadania skupiają się na procesie, a nie na wyniku. Jednak po kolei osiągnąć efektywne planowanie, musisz wyrazić opinię na temat problemu. Przykładowo istnieje potrzeba dodania do obsady jeszcze jednego pracownika; cel ten jest zapisany w planie na dany dzień i ma następującą treść: „przeprowadzić 3 rozmowy kwalifikacyjne”. Zamiast tego popularnego sformułowania powinieneś napisać: „zatrudnij jedną osobę”. Jeśli po przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych pracodawca nadal nie zatrudni nowego pracownika, to cel nie został osiągnięty. Takie podejście do zadania pozwoli Ci zauważyć, czy plan został zrealizowany w wyznaczonym czasie i jaki uzyskano wynik. Dodatkowo będziesz mógł analizować swoją efektywność osobistą.

Reguła Pareto i ustalanie priorytetów

Wiele osób uważa, że ​​ustalanie priorytetów zadań tak klucz do skutecznego planowania. Przeanalizujmy jednak, czy rzeczywiście jest to prawdą? Pomoże nam w tym reguła Pareto, która brzmi tak: 80% wyniku pochodzi z 20% wysiłku. Często podobną zasadę można spotkać w biznesie, np. 20% pracowników jest w stanie przynieść 80% korzyści lub 20% wysiłku może zapewnić 80% zysku. Staje się jasne, że wszystkie wysiłki należy skoncentrować na wykonaniu tych 20% zadań.

Jednak dokładne przewidzenie, jakie wysiłki znajdą się w danych 20%, jest z reguły bardzo trudne lub praktycznie niemożliwe. System priorytetów implikuje obecność skutecznych umiejętności planowania, to znaczy umiejętności oddzielania ważnych zadań od mniej znaczących. Człowiek dokłada wszelkich starań, aby zrobić wszystko, co rzekomo wydaje mu się priorytetowe i istotne. W rezultacie realizuje tylko część planu.

Według nich tylko 20% tych zadań jest w stanie przynieść największe rezultaty. A ponieważ 20% całkowitej części to nie więcej niż 20% zadań ogólnych, dlatego największy wynik osiągnie osoba, która wykona wszystko zgodnie z planem i nie ogranicza się do zadań znaczących. Kluczowym wnioskiem ze skutecznego planowania jest upewnienie się, że wszystko, co pierwotnie zaplanowano, zostało ukończone. W takim przypadku plan zostanie zrealizowany w 100%, co oznacza, że ​​te zadania, które mogą przynieść maksymalne rezultaty, z pewnością zostaną zrealizowane.

Planowanie dnia pracy

Właściwe planowanie jest kluczem do wykonania 100% zadań. Musi mieć charakter systematyczny i obejmować określony okres czasu. Na przykład każdego wieczoru wygodnie jest zaplanować plan na jutro. Czas poświęcony na proces planowania nie jest tak ważny. Istotne jest, aby był on konkretnie zdefiniowany i stale realizowany. Na ważne jest skuteczne planowanie uwzględniać wydarzenia o dużej skali i te, które regularnie się powtarzają. Może to stać się podstawą planu, a inne rzeczy będą po prostu z nim powiązane. Tworząc plan, nie zapomnij o pozostawieniu małych „okien” czasowych na wypadek, gdyby wykonanie jednego z zadań wymagało więcej czasu. Dzięki temu zadania nie będą się na siebie nakładać, a wszystkie zadania uda się wykonać w terminie.

Umiejętności planowania strategicznego zakłada prawidłową ocenę swoich mocnych stron. Oznacza to, że ilość ustalonych zadań musi odpowiadać rzeczywistym możliwościom. Aby ocenić swoje wyniki, musisz stale monitorować realizację wszystkich punktów planu. W ten sposób możesz zobaczyć, które zadania są ciągle niezrealizowane, dlaczego tak się dzieje i jaka jest trudność. Dzięki temu zidentyfikujesz przyczyny niskiej efektywności.

Podsumowując, efektywne planowanie pracy oznacza kompetentne wyznaczanie zadań, systematyczne opracowywanie planu, obowiązkową realizację wszystkich ustalonych zadań i analizę własnych działań.

Oksana Klimenko Wiodący trener-konsultant w zakresie zarządzania projektami, kierownik działu „Zarządzanie projektami” w Just Consulting w Moskwie
Magazyn „Nowe Zarządzanie”, nr 11 za rok 2007

Co powinieneś zrobić, aby jak najlepiej wykorzystać swój najcenniejszy zasób – czas? Jak nauczyć się planować efektywnie i dokładnie podążać za tym, co zostało zaplanowane? Jakie umiejętności są potrzebne, aby pomyślnie realizować codzienne plany?

Zacznijmy od przykładu. Szef firmy wita nowy dzień z nadzieją, że uda się zrealizować wszystko, co na dzisiaj zaplanowano, a jeśli się powiedzie, to warto wcisnąć w harmonogram jeszcze kilka spotkań i zadzwonić do ważnego partnera, z którym się łączy Już od dawna chciałem porozmawiać, ale nadal nie wyszło. Menedżer/najwyższy menedżer przystępuje do pracy z takim optymistycznym nastawieniem. Przychodzi do biura, zanurza się w biznesie i wkrótce łapie się na myśli, że zrobienie wszystkiego, co dzisiaj zaplanowaliśmy, będzie bardzo problematyczne. Pojawiają się pilne problemy wymagające natychmiastowych rozwiązań, a plan zmienia się nie do poznania. Kula śnieżna zadań zamienia się w lawinę, następuje katastrofalny brak czasu, a pod koniec dnia pracy niezadowolony z siebie menadżer odkłada na jutro wszystko, na co nie miał czasu dzisiaj.

Istnieje opinia, że ​​jeśli plan nie zostanie zrealizowany w stu procentach, to pracujemy nieefektywnie. Jest to jeden z bardzo powszechnych mitów na temat planowania i oczywiście, jak wszystkie mity, nie rości sobie prawa do prawdy. Przede wszystkim musisz to zrozumieć plan nie jest dogmatem, ale stale zmieniające się narzędzie zarządzania. Zgadzam się, gdy pogoda zmienia się gwałtownie, czasami też doświadczamy negatywnych emocji: jest za gorąco, potem jesień z deszczem i wiatrem przyszła w nieodpowiednim momencie, albo śnieg stopniał wcześniej niż to konieczne... Ale pogoda i tak się zmieni – niezależnie od tego, nasz nastrój. I musimy to przyjąć za oczywistość. Podobnie jest z planowaniem. Im spokojniej reagujemy na potrzebę ciągłego dostosowywania planów i im szybciej uznamy to za aksjomat Plan zawsze ulega zmianie w trakcie realizacji, tym skuteczniej będziemy mogli go wdrożyć.

Klasyfikuj wszystkie rzeczy, które robisz

Metod skutecznego planowania jest wiele, napisano o nich książki i artykuły, opracowano specjalistyczne szkolenia i seminaria. Tego wszystkiego można i należy się uczyć. Istnieją również różne rodzaje planowania, wśród których najczęstsze to planowanie strategiczne, taktyczne i operacyjne lub bieżące. Zatrzymamy się tylko na kilku aspektach planowania operacyjnego, które zasługują na szczególną uwagę. Bo to codzienny stres i przeciążenie w grafiku menadżera powoduje największy stres. Jak tego uniknąć? Rozważmy kilka klasyfikacji, które pomogą menedżerowi bardziej świadomie i dokładniej przeprowadzać codzienne planowanie.

Jednym ze sposobów planowania jest według pory dnia roboczego:

• rano (co należy zrobić na samym początku dnia pracy);
• dzień (zadania na pierwszą, a zwłaszcza drugą połowę dnia);
• wieczorem (kwestie, które można rozwiązać na koniec lub nawet na koniec dnia pracy).

Oznacza to, że wszystkie nadchodzące zadania na jutro są pogrupowane w trzy bloki w zależności od typu Twojej osobowości („jesteś poranną osobą czy nocną sową”). Zadania wymagające znacznego wysiłku najlepiej wykonywać, gdy wydajność jest najwyższa.

Następna metoda to według rodzaju działalności:

• beletrystyka;
• praca z dokumentami;
• działania deliberacyjne w firmie (spotkania robocze, spotkania itp.);
• działania o charakterze merytorycznym poza firmą (spotkania i negocjacje z partnerami, dostawcami, klientami itp.).

Wykorzystując tę ​​klasyfikację przy ustalaniu ilości pracy na kolejny dzień, będziesz mógł po pierwsze ocenić, jakiego rodzaju zadania zostały zrealizowane najczęściej, a po drugie dostosować je tak, aby wyeliminować monotonię. W idealnym przypadku menedżer musi przeznaczyć określone godziny na pracę z listami i innymi dokumentami i zaznaczyć je w harmonogramie pracy.

Możesz także sortować codzienne zadania według obszarów zarządzania:

• finanse;
• obroty;
• produkcja;
• marketing;
• zarządzanie personelem itp.

Wykaz sporządzany jest w zależności od rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Powinna ona (lista) być na tyle kompletna, aby o niczym nie zapomnieć i wszystko uwzględnić. Co przyniesie takie planowanie? Po pierwsze, wszystkie nadchodzące zadania (prowadzenie i uczestnictwo w spotkaniach, sporządzanie i analizowanie dokumentów) można jednoznacznie skorelować z obszarem zarządzania i konkretnymi osobami, które są zaangażowane w te zadania i odpowiadają za ich realizację. A to z kolei pozwala ustawić zadania dla podwładnych - (powiedzmy przygotować niezbędne informacje na spotkanie). Po drugie, po miesiącu będzie można np. przeanalizować, któremu obszarowi poświęca się wystarczająco dużo uwagi, a któremu mniej i poznać przyczyny. I wreszcie taka analiza pozwoli Ci w przyszłości bardziej równomiernie i celowo zaplanować swoją pracę.

Biorąc pod uwagę fakt, że każdy proces przechodzi przez określone etapy, możemy wyróżnić inny rodzaj klasyfikacji spraw codziennych - według etapu procesu:

• inicjacja (wszystkie rzeczy, które należy rozpocząć, czyli zainicjować);
• planowanie (wydarzenia, które są w przygotowaniu i wymagają planów);
• wykonanie (rzeczy, które są obecnie wdrażane);
• analiza (praca z dokumentami, raportami, a także rozwiązywanie innych problemów natury psychicznej);
• kontrola (wydarzenia mające na celu sprawdzenie pracy poszczególnych działów i pracowników, monitorowanie realizacji projektów itp.);
• ukończenie (rzeczy, które należy ukończyć).

Teraz musisz wybrać dwie najwygodniejsze dla Ciebie i zrozumiałe klasyfikacje, które mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem planowania dnia pracy.

Jako przykład przyjrzyjmy się sortowaniu spraw według obszaru zarządzania i etapu procesu.

Tworzymy tabelę (patrz poniżej). W pierwszej kolumnie wpisujemy etapy procesu, w pierwszej linii – obszary zarządzania. Nadchodzące zadania umieszczamy w komórkach na przecięciu. Wygodne jest także stosowanie różnych znaczników, oznaczanie wydarzeń określonymi literami i kolorami. Możesz oznaczyć żądaną porę dnia literami: U - rano, D - popołudnie, V - wieczór. Możesz wyróżnić priorytet różnymi kolorami (czerwony – bardzo ważny, żółty – ważny, zielony – mniej ważny).

Tabela 1. Przykładowa matryca planowania według obszarów zarządzania i etapów procesu (ze znacznikami).

Obszary Zarządzania/ Etapy procesu	Zarządzanie finansami	Zarządzanie produkcją	Zarządzanie sprzedażą	Zarządzanie marketingowe	Zarządzanie personelem
Inicjacja		Rozpoczęcie wdrażania programu opracowywania nowych receptur (spotkanie z głównym technologem i kierownikiem produkcji) – U
Planowanie				Zaplanuj promocję (list z zadaniem do marketera) – U
Wykonanie					Zatwierdź system motywacyjny (praca z dokumentami) - D
	Raport za 2 kwartały kw.(praca z dokumentami) - D		Analiza wyników udziału w wystawie (spotkaniu) – U
Kontrola	Raport za 2 kwartały kw.(praca z dokumentami) - D
Ukończenie					Przygotuj przemówienie w oparciu o wyniki konkursu pomysłów (przemówienie) - B

Ważne jest, aby taką matrycę wypełniać stopniowo w ciągu dnia, w miarę pojawiania się zadań. Gotową macierz zadań możesz przekazać swojemu asystentowi w celu wprowadzenia korekt w harmonogramie na kolejny dzień lub możesz zrobić to samodzielnie. W ten sposób zamiast chaotycznej listy rzeczy do zrobienia będziesz mieć uporządkowaną tabelę, która jest wygodna i wizualna. Pozostaje tylko skorelować je z określonymi dniami i godzinami.

Być może wybierzesz dwa inne typy klasyfikacji, które będą dla Ciebie bardziej odpowiednie. W każdym razie planowanie na dwóch poziomach jednocześnie daje o wiele większy efekt niż sporządzanie zwykłej długiej listy zadań, które trudno wcisnąć w godziny pracy.

Udoskonalaj i rozwijaj swoje umiejętności planowania

Nie jest tajemnicą, że skuteczne planowanie wymaga pewnych umiejętności. To skupienie się na najważniejszej rzeczy, budowanie logicznych łańcuchów, nadanie priorytetu elastyczności myślenia, praca z dużą ilością informacji, systematyczna wizja całego obrazu itp. Jeśli w ciągu dnia nastąpią zmiany w harmonogramie, przyda się możliwość szybkiego i łatwego przechodzenia z tematu na inny, czasem niezwiązany z poprzednim. W małych i średnich firmach można zaobserwować taki obraz. Menedżer pracuje z dokumentami, skupiając całą swoją uwagę na raporcie zawierającym ważne wskaźniki finansowe za dany okres. I nagle na przykład do biura przychodzi kierownik wydziału i niczym w słynnej rosyjskiej komedii, wznosząc ręce do nieba, woła: „Szefie! Wszystko zniknęło! Po czym, z trudem powstrzymując podniecenie, mówi, że praca jest na skraju niepowodzenia, że ​​prawie nie da się nic zmienić i że cała nadzieja jest w kierowniku. W ciągu kilku sekund musisz przejść z raportu do działu, przeanalizować sytuację i szybko podjąć skuteczną decyzję zarządczą.

Czy można wykształcić w sobie umiejętności ciągłego planowania, które pomogą Ci radzić sobie z nieoczekiwanymi zmianami planów? Oto szereg prostych ćwiczeń, których celem jest nauczenie się efektywnego planowania i kierowania procesem realizacji zaplanowanych na dany dzień zadań. Każde z nich zajmuje kilka minut (można je wykonywać np. w przerwach pomiędzy złożonymi zadaniami), a dzięki mniej lub bardziej regularnym szkoleniom można znacząco zwiększyć swoją efektywność w planowaniu zadań.

Ćwiczenia"Cel". To ćwiczenie rozwija umiejętność koncentracji na jednej ważnej rzeczy. Na kartce papieru narysuj duży cel - jak na strzelnicy. Ułóż zadania na nadchodzący dzień w losowej kolejności w okręgach celu, pozostawiając punkt pośrodku wolny. Bardziej odległe sprawy można umieścić na arkuszu poza obszarem docelowym. Im więcej różnych rzeczy i wydarzeń zapamiętasz, tym lepiej. Teraz spójrz na środek celu i skup swoją uwagę na jednej rzeczy. Skup na tym uwagę przez jedną minutę. Następnie skieruj wzrok na inne notatki na kartce, tak jakbyś obserwował je z boku, dając sobie w ten sposób chwilę wytchnienia. Ponownie spójrz na środek celu, koncentrując się na innym zadaniu, również przez jedną minutę. W ten sposób, naprzemiennie koncentrując się na jednej rzeczy i patrząc na wiele innych, możesz dobrze wyszkolić się w umiejętności podkreślania rzeczy najważniejszych i odrzucania nieistotnych, co pozwoli ci szybko określić podstawowe i najważniejsze zadania podczas planowania.

Ćwiczenia„Przełączanie telewizora” Ta prosta i dobrze znana procedura w kontekście psychologicznym nazywa się „syndromem guzika”. W myślach wyobraź sobie, że masz w rękach pilota do telewizora. Spróbuj „przełączyć” swoje myśli z jednego tematu na inny – za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk na wyimaginowanym pilocie. Wybierz wygodne dla siebie tempo przełączania. Na początku możesz to robić powoli, potem stopniowo przyspieszać. Opcjonalnie możesz zmieniać długość czasu, w którym myślisz o różnych rzeczach. Najważniejsze, że „przycisk na pilocie” oznacza dla Ciebie sygnał do przejścia z tematu na temat. W ten sposób nauczysz się szybko przenosić uwagę z jednego zagadnienia na drugie, nie zatrzymując się na długi czas w jednym temacie.

Ćwiczenia„Połącz słowa razem”. Zadania twórcze wymagają od wykonawcy elastycznego myślenia. Nawyk myślenia w standardowy sposób nie jest najlepszym pomocnikiem w opracowaniu optymalnego rozwiązania i raczej nie pomoże w osiągnięciu pożądanych rezultatów. Kreatywność i spontaniczność są tak samo ważnymi składnikami skutecznego procesu myślowego, jak konsekwencja i konsekwencja. Możesz rozwijać takie umiejętności poprzez gry. Zadanie jest następujące: w parze zupełnie niezwiązanych ze sobą słów trzeba znaleźć coś wspólnego. Najpierw możesz sporządzić listę par słów (5-6 par), a następnie, jeden po drugim, spróbować znaleźć w każdym z nich coś wspólnego. Na przykład „krokodyl” i „władca”. Co mają ze sobą wspólnego? Inną opcją jest to, że oba mogą być zielone. Szkolenie takie rozwija elastyczność myślenia i pomaga skutecznie znaleźć optymalne rozwiązania problemów w minimalnym czasie.

Ćwiczenia"Drzewo". Często, aby poprawnie ustalić priorytety, trzeba wszystko zaplanować zgodnie z zasadą ważności lub fundamentalności: solidne, w oparciu o które wszystko inne się dzieje, i małe, ale i konieczne. Narysuj drzewo na kartce papieru, od korzeni po liście. I rozdziel zadania w następujący sposób: korzenie - podstawowe, główne sprawy priorytetowe; pień – strategiczne kierunki rozwoju; oddziały – działalność w obszarach zarządzania lub poszczególnych obszarach działalności; liście - konkretne zadania.

Po otrzymaniu wizualnej reprezentacji informacji przystąp do dalszej pracy - dokonaj wyjaśnień, wybierz personel do pracy w określonych obszarach, do wykonania określonych zadań itp.

Planuj codziennie, stale, rozwijaj swoje umiejętności, doskonal swoje umiejętności, wymyślaj nowe metody i metody. Spraw, aby proces planowania był pozytywnym i kreatywnym doświadczeniem. Powodzenia w planowaniu i biznesie!

• Jak wyznaczać cele na podstawie poprzednich okresów
• Czy zawsze trzeba wymagać 100% realizacji planu?

Efektywne planowanie, jak wiadomo, jest to klucz do skoordynowanej pracy firmy, która odgrywa ważną rolę w jej długoterminowym rozwoju.

Planowanie pomaga w tych momentach, gdy trzeba podjąć właściwą decyzję zarządczą. Dlatego musisz odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

1. Jaki jest dzisiaj stan firmy?
2. W jakim kierunku firma planuje podążać?
3. Jak firma planuje to osiągnąć, co będzie robić?

Początkiem planowania w firmie będzie zrozumienie, co należy zrobić, aby móc dalej efektywnie funkcjonować i rozwijać się. Sukces zależy od następujących czynników:

1. Jakość wyznaczania celów w głównych kluczowych zagadnieniach rozwoju organizacji.
2. Jakość wstępnej analizy działalności przedsiębiorstwa, konkurentów, rynku, dystrybucji produktów itp.
3. Jakość oceny konkurencyjności.
4. Wybór i realizacja strategii.

Jakie są cele skutecznego planowania?

1. Cele strategiczne – opis firmy w przyszłości. Cele te wpływają na wszystkie obszary działalności firmy. Są to oficjalne cele, które odzwierciedlają celowe działania przedsiębiorstwa mające na celu osiągnięcie jego celów w dłuższej perspektywie. Dzięki planom strategicznym można określić terminy osiągnięcia celów – zwykle z 2-5-letnim wyprzedzeniem. Planowanie strategiczne ma na celu rozważenie i rozwój nowych produktów i możliwości dla przedsiębiorstwa.

2. Cele dla konkretnych, najważniejszych działów przedsiębiorstwa – cele taktyczne. Plany realizacji tych celów liczone są na okres nie dłuższy niż 2 lata. Planowanie taktyczne jest etapem pośrednim pomiędzy okresami krótkoterminowymi i długoterminowymi. Planowanie to rozwiązuje zespół problemów związanych z osiąganiem celów poprzez dystrybucję istniejących zasobów.

3. Cele operacyjne lub operacyjne - zbiór zadań postawionych na dany okres czasu dla niższych działów przedsiębiorstwa lub poszczególnych pracowników. Realizacja planów operacyjnych odbywa się w krótkim czasie. Planowanie operacyjne polega na tworzeniu harmonogramów dla poszczególnych pracowników i działów.

Aby zapewnić maksymalną efektywność działań przedsiębiorstwa, należy utworzyć hierarchiczny łańcuch celów.

• Planowanie gospodarcze w przedsiębiorstwie: wnioski z kryzysu

Dyrektor Generalny przemawia

Michaił Strupinski, Dyrektor Generalny grupy firm „Systemy i technologie specjalne”, Moskwa; Kandydat nauk technicznych

Należy wziąć pod uwagę, że nie ma uniwersalnego algorytmu planowania. Odpowiednie metody skutecznego planowania zależą od specyfiki działalności przedsiębiorstwa - od niuansów produkcji i sprzedaży produktów. Podobnie jak wiele firm, nasza firma preferuje metodę planowania sprzedaży. Prognozy wykonujemy dwojako – według produktu i według kanału sprzedaży.

Planowanie w naszym przedsiębiorstwie ma na celu rozwiązanie dwóch problemów: zapewnienie efektywnego wykorzystania mocy produkcyjnych oraz uwzględnienie nieliniowego charakteru sprzedaży towarów. Dlatego w opracowywanie planów produkcji angażujemy specjalistów ds. marketingu oraz specjalistów z działu rozwoju. Pozwala to uwzględnić prognozy rynkowe (na przykład pogarszającą się sytuację gospodarczą lub odwrotnie, gwałtowny wzrost popytu na produkty).

Aby zaplanowane wskaźniki mogły zostać osiągnięte w praktyce, nowoczesna produkcja wymaga odpowiedniego wsparcia technicznego i informacyjnego. W przeciwnym razie monitorowanie i ocena wyników będzie trudna. Jednak regularna rejestracja odchyleń i analiza ich przyczyn jest najważniejszym sposobem udoskonalenia systemu planowania w przedsiębiorstwie

Rodzaje efektywnego planowania

1. W zależności od zakresu objętych obszarami działalności.

• planowanie ogólne – planowane są wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa;
• planowanie prywatne – planowane są określone obszary działalności.

2. W zależności od treści (rodzajów) planowania:

• strategiczne – poszukiwanie nowych możliwości, tworzenie określonych przesłanek;
• bieżące - planowanie łączące wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa i pracę wszystkich działów strukturalnych organizacji na nadchodzący rok finansowy;
• operacyjne – wykorzystuje się szanse i monitoruje bieżący postęp produkcji.

3. W zależności od przedmiotu eksploatacji:

• planowanie produkcji;
• planowanie finansowe;
• planowanie sprzedaży;
• planowanie personelu.

4. W zależności od okresów (zasięg okresu):

• krótkoterminowe na okres od 1 miesiąca do 1 roku działalności przedsiębiorstwa;
• średnioterminowy – 1-5 lat;
• długoterminowe – powyżej 5 lat.

5. W zależności od możliwości wprowadzenia zmian:

• elastyczny – zmiany są dopuszczalne;
• sztywny – nie przewiduje się żadnych zmian.

Dyrektor Generalny przemawia

Władimir Mozzenkow, Dyrektor Generalny Audi Center Taganka Company w Moskwie

Cztery lata temu podczas podróży służbowej do USA zapoznałem się z „zasadą trzech okresów”, którą później z sukcesem wdrożyłem w swojej firmie. Rynek, na którym działamy, rośnie, dlatego bardzo ważne jest, aby kierownik działu w odpowiednim czasie wychwytywał trendy rynkowe. Zasada trzech okresów pozwala to zrobić najskuteczniej.

Trzy okresy to trzy poprzednie kwartały. Na podstawie danych z tych okresów sporządzamy harmonogram, sporządzamy i korygujemy plan na kolejny kwartał. Jeśli mówimy o roku 2016, to plan na pierwszy kwartał będzie tworzony na podstawie danych z drugiego, trzeciego i czwartego kwartału 2015 roku. To bardzo proste - musisz postawić trzy kropki i narysować dwie linie. Możesz otrzymać jeden z trzech trendów: pozytywny, negatywny lub niezmieniony.

Opcja 1. Trend jest pozytywny. Jeśli na wykresie widzimy dodatnią dynamikę, to w planie na kolejny kwartał możemy umieścić średnie wartości z poprzednich trzech kwartałów lub dane z ostatniego kwartału. Istnieje trzecia opcja - ustalenie wskaźników zaproponowanych przez kierownika działu (oczywiście powinny one być wyższe niż te obliczone na podstawie trzech okresów). Jestem zwolennikiem nieco zawyżania celów w planowaniu: moim zadaniem jest wytworzenie napięcia w firmie, tak aby pracownicy nie odpoczywali. Jeśli menedżer jest gotowy przekroczyć plan, po prostu pytam, jakich zasobów potrzebuje.

Opcja 2. Trend jest negatywny. W takim przypadku głównym zadaniem planowania jest powstrzymanie rozwoju sytuacji w negatywnym kierunku. W naszej firmie takie problemy pojawiały się, ale bardzo rzadko. Przykładowo w pierwszych trzech kwartałach roku nastąpił wzrost należności – planowaliśmy dwa miliony, a wyszło dwa i pół. Zadaniem na czwarty kwartał jest zatrzymanie dalszego wzrostu zadłużenia i nieprzekroczenie ostatniej wartości, a na kolejny kwartał - doprowadzenie wielkości należności do wcześniej ustalonego celu (czyli do dwóch milionów).

Opcja 3. Trend się nie zmienia. Na rosnącym i dynamicznym rynku takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Jeśli jednak trend się nie zmieni, na kolejny kwartał możliwe są dwie opcje planowania: stawiamy te same wskaźniki, które osiągnęliśmy, lub stawiamy poprzeczkę nieco wyżej.

Gdy kierownik działu ustali trend, przychodzi do mnie z wykresami. Przygotowując się do spotkania, musi także przeanalizować dostępne mu zasoby i rynek (klienci, konkurenci). Na podstawie wszystkich danych ustalamy plan kwartalny. Na tym jednak planowanie się nie kończy. Proszę każdego kierownika działu o przedłożenie planu realizacji przedstawionych planów. Każdy dyrektor musi opisać, w jaki sposób osiągnie zaplanowane wskaźniki: zasoby, terminy, kto jest odpowiedzialny za każdy etap.

Jakie są etapy skutecznego planowania?

1. Planowanie – podejmowanie decyzji o dalszych celach przedsiębiorstwa i sposobach ich osiągnięcia. Na podstawie wyników tego procesu tworzony jest system planów. Ten etap łączy:

• badanie otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego organizacji. Określono główne elementy otoczenia organizacyjnego, podkreślając te, które są naprawdę ważne dla przedsiębiorstwa. Gromadzenie i śledzenie informacji o tych elementach, sporządzanie prognoz przyszłego stanu środowiska, ocena rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa;
• określenie pożądanego kierunku, wytycznych działań, misji, wizji i zestawu celów;
• analiza strategiczna. Firma porównuje cele i wyniki badań nad wewnętrznymi i zewnętrznymi czynnikami środowiska, identyfikując lukę pomiędzy nimi. Metody analizy strategicznej stają się podstawą do formułowania różnych opcji strategicznych;
• wybiera się jedną ze strategii alternatywnych i następuje jej rozwój;
• przygotowywany jest ostateczny plan strategiczny dla przedsiębiorstwa;
• przygotowanie planowania średnioterminowego. Wraz z przygotowaniem programów i planów średnioterminowych;
• tworzenie rocznego planu operacyjnego projektów. Opiera się to na planie strategicznym i wynikach planowania średnioterminowego;
• wykonanie planu;
• monitorowanie realizacji ustalonego planu.

2. Realizacja zaplanowanych decyzji. W rezultacie uzyskuje się rzeczywiste wskaźniki wydajności przedsiębiorstwa.

3. Monitorowanie wyników. Porównuje się wskaźniki rzeczywiste i planowane, tworzone są przesłanki do dostosowania działań przedsiębiorstwa w wybranym kierunku.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania

1. Asortyment wytwarzanych produktów.
2. Sezonowość popytu.
3. Własna sieć sprzedaży, warunki współpracy z dealerami.
4. Dostępność dużych zamówień jednorazowych (eksportowych lub krajowych dla kluczowych dostawców).
5. Praca na zamówienie (konieczność dotrzymania dokładnych terminów produkcyjnych, możliwości magazynowe).

Skuteczne narzędzia planowania

Analiza otoczenia - podstawa opracowania strategii rozwoju

1. Analiza SWOT – w celu ustalenia przyczyn efektywności lub nieefektywności w działaniu przedsiębiorstwa, polega na skompresowanej analizie informacji marketingowych, na podstawie której wyciągany jest wniosek o pożądanym kierunku ruchu i rozwoju przedsiębiorstwa , ustalając ostateczny wynik podziału zasobów pomiędzy segmenty. Na podstawie danych analitycznych opracowywana jest hipoteza lub strategia do dalszych testów.

2. Analiza konkurencji - to dogłębne, kompleksowe badanie pozycji konkurencyjnej organizacji wraz z oceną dostępnych rynków w celu stworzenia skutecznej strategii przedsiębiorstwa.

3. Analiza porównawcza branży. Przedmiotem niniejszej analizy są wskaźniki przedsiębiorstw jednej branży. W szczególności wydajność pracy, obrót, rentowność.

4. Analiza zasobów to analiza środowiska wewnętrznego przedsiębiorstwa.

5. Analiza konkurencji z wykorzystaniem modelu „5 sił” M. Portera.

Zdefiniowanie misji i celów organizacji

1. Burza mózgów. Jest to operacyjna metoda rozwiązywania problemu, polegająca na pobudzaniu aktywności twórczej. Uczestnicy dyskusji proszeni są o zgłaszanie jak największej liczby opcji, nawet tych fantastycznych. Następnie spośród wszystkich zaproponowanych pomysłów wybierane są te najbardziej udane, które zostaną wdrożone w praktyce.

2. Drzewo celów - to ustrukturyzowany zbiór celów systemu, programu, zbudowany na zasadzie hierarchicznej - wyróżniający cel ogólny, cele mu podporządkowane, podzielony na poziom 1, 2 i kolejne, podobnie jak drzewo.

3. Inżynieria biznesowa opiera się na podejściu systemowym. Firma jest systemem otwartym, opisanym precyzyjnie, formalnie, kompleksowo i całkowicie, budującym podstawowe modele informacyjne przedsiębiorstwa w interakcji z modelem otoczenia zewnętrznego.

• Metoda burzy mózgów: 3 zasady podejmowania właściwych decyzji

Aby wybrać strategię i podstawowe scenariusze

1. Metoda Boston Consulting Group (macierz). Wskaźnikami tworzącymi macierz oceny są tempo wzrostu produkcji, udział w rynku kontrolowany przez to przedsiębiorstwo.

2. Metoda McKinseya (macierz). Głównymi wskaźnikami oceny są pozycja konkurencyjna przedsiębiorstwa i atrakcyjność rynku.

3. Metoda krzywej uczenia się. Podstawą tej metody jest zbudowanie zależności pomiędzy wielkością kosztów produkcji a jej wielkością.

4. Model Shell/DPM – w postaci dwuwymiarowej tabeli odzwierciedlającej mocne strony firmy oraz atrakcyjność branży odpowiednio na osi X i Y.

5. Model ADL/LC – zbudowany na kombinacji 2 parametrów, 4 etapów cyklu życia produkcji i pięciu pozycji konkurencyjnych. Na podstawie modelu dobierana jest dopracowana strategia rozwoju przedsiębiorstwa.

6. Metoda cyklu życia produktu. Metoda ta opiera się na określeniu kierunków strategicznych i działań dla każdego etapu cyklu życia produktu.

Aby opracować podstawową strategię

1. Model I. Ansoffa. W tym modelu rozwoju produktu można stosować kilka strategii jednocześnie. Model opiera się na założeniu, że najkorzystniejszą strategię intensywnego wzrostu sprzedaży można określić na podstawie decyzji o sprzedaży istniejących lub nowych produktów na obecnym lub nowym rynku.

Matryca ta ma na celu opisanie możliwych strategii firmy na rozwijającym się rynku. Model ten zakłada, że ​​aby zapewnić integralność, plan strategiczny przedsiębiorstwa musi zawierać strategię administracyjną i finansową.

Strategia finansowa to zbiór narzędzi i zasad, które mają na celu zwiększenie potencjału finansowego przedsiębiorstwa. Strategia administracyjna zakłada zbiór odpowiednich zasad rozwoju organizacyjnego przedsiębiorstwa.

2. Model G. Steinera. Macierz obejmująca klasyfikację produktów i rynków na istniejące, nowe, ale powiązane z istniejącymi i zupełnie nowe. Przez

Na podstawie danych matrycowych można określić poziomy ryzyka i prawdopodobieństwo sukcesu dla różnych kombinacji rynku i produktu.

3. D. Model Abela. Strategię biznesową można mierzyć za pomocą następujących kryteriów:

• potrzeby klienta;
• obsługiwane grupy konsumentów;
• technologia wykorzystywana do opracowywania i wytwarzania produktu.

Aby wdrożyć strategię

1. Metody planowania sieci. Głównym celem tych metod jest minimalizacja czasu trwania projektu.

2. Struktura „Podział pracy” jest początkowym narzędziem organizacji pracy, zapewniającym podział całego wolumenu pracy zgodnie ze strukturą ich realizacji w firmie.

Ocena i kontrola realizacji strategii

1. Audyt strategiczny to sprawdzenie i ocena jakości pracy działów przedsiębiorstwa, w których realizowane jest zarządzanie strategiczne.

2. Audyt wewnętrzny – udzielanie obiektywnych i niezależnych gwarancji oraz doradztwa w celu usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. Audyt wewnętrzny przyczynia się do osiągnięcia wyznaczonych celów, w oparciu o konsekwentną i systematyczną ocenę, zwiększając efektywność procesów kontroli, zarządzania ryzykiem i ładu korporacyjnego.

• Strategiczne planowanie rozwoju: 7 etapów rozwoju strategii

Skuteczne planowanie w czasach kryzysu

1. Skoncentruj się na polityce substytucji importu. Substytucja importu polega na ustanowieniu produkcji niezbędnych produktów dzięki wysiłkom producentów krajowych. Substytucja importu może odbywać się w oparciu o preferencyjne mechanizmy rynkowe lub poprzez interwencję administracyjną różnych struktur politycznych.

Należy zastanowić się, które z elementów produkcji zakupione wcześniej za granicą można nabyć od krajowych przedsiębiorstw. Konieczne jest obliczenie budżetu i reżimu, dopiero wtedy dodajemy tę pozycję do planu naszego przedsiębiorstwa.

Opowiedziana przez praktyka

Wiaczesław Puzenkow, Prezes Zarządu grupy spółek Modular Boiler Systems

Zanim ustalisz wolumen sprzedaży w planie, powinieneś zrozumieć, co może zaoferować rynek kryzysowy. Krajowy rynek modułowych systemów kotłów różni się radykalnie od segmentów motoryzacyjnego czy AGD, ze względu na dużą bezwładność. Tutaj głównymi odbiorcami są firmy działające na rynku długoterminowej budowy kompleksów handlowych, przemysłowych lub mieszkaniowych. Przy całej niestabilności gospodarczej urządzenia wytwarzające ciepło są uważane za kluczowe w prawie każdym budynku.

Oprócz bezwładności rosyjski rynek modułowych systemów kotłów charakteryzuje się niemal czystą konkurencją - z wieloma uczestnikami rynku, którzy nie mogą znacząco wpłynąć na średni koszt rynkowy produktów. Wszystkie przedsiębiorstwa mają tu niemal takie same perspektywy wzrostu, które ogranicza jedynie popyt.

Na rok 2016 planujemy wzrost sprzedaży o 20-25%. To właśnie ten wolumen sprzedaży, bazujący na doświadczeniach ubiegłych lat, pozwala nam zwiększać produkcję bez konieczności dokonywania znaczących inwestycji.

Wynik ten osiągamy poprzez minimalne zwiększenie mocy produkcyjnych lub przeniesienie pracowników do pracy w systemie dwuzmianowym.

2. Rozbuduj i wzmocnij dział handlowy. Po ustaleniu pożądanego poziomu sprzedaży na rok 2016, kolejnym etapem jest opracowanie planu sprzedaży. Plan operacyjny (na I kwartał) można zbudować w kontekście grup produktowych na okres sześciu miesięcy, w oparciu o raport działu handlowego dotyczący transakcji zaplanowanych na ten okres.

Dzięki temu menadżerowie sprzedaży mogą rejestrować w systemie CRM firmy, z którymi współpraca jest na etapie podpisywania umowy. Co 2 tygodnie dyrektor sprzedaży powinien korygować ten plan w oparciu o raport zrealizowanych transakcji przygotowany przez dział handlowy. W przypadku niepowodzenia transakcji lub zakończenia negocjacji ze strony klienta konieczne jest zaangażowanie w proces dyrektora sprzedaży.

Oprócz planu operacyjnego konieczne jest również sporządzenie planu taktycznego (na sześć miesięcy), który również powinien opierać się na raporcie działu handlowego. W związku z tym konieczne jest zapewnienie programu równomiernego wzrostu wielkości produkcji. Tworząc plan strategiczny (roczny) w oparciu o pierwsze 6 miesięcy w proporcji 40/60, należy obliczyć liczbę transakcji na drugą połowę roku.

Ta proporcja jest uniwersalna dla wielu firm. Biorąc jednak pod uwagę niestabilność gospodarczą, trudno przewidzieć rozwój sytuacji poza pierwszą połową roku. Dlatego trzeba skupić się głównie na planie taktycznym.

Zalecamy równomierne rozłożenie wzrostu produkcji i sprzedaży o 20-25% w ciągu 12 miesięcy, uwzględniając tę ​​informację we wszystkich planach. Po planowaniu następuje etap główny – stymulacja działu handlowego. Aby to osiągnąć, można podjąć kroki w następujących kierunkach:

1. Obszerny sposób. Wiąże się to z rozbudową działu handlowego przedsiębiorstwa. Aby określić wymaganą liczbę pracowników, aby zwiększyć sprzedaż o 20-25%, musisz obliczyć „koszt” swoich menedżerów sprzedaży, analizując ruch przychodzący.
2. Intensywny sposób. Na podstawie analizy średniego „kosztu” pracownika będzie można stwierdzić, że faktycznie 2-3 nowych menedżerów nie będzie w stanie od razu zapewnić gwałtownego wzrostu rocznych przychodów. Należy obliczyć, na podstawie danych z poprzednich lat, ile czasu zajmie początkującemu osiągnięcie wymaganego poziomu - nie wcześniej niż 2-3 lata. Należy zatem pomyśleć nie tylko o rozbudowie działu handlowego, ale także o podniesieniu jakości pracy w związku ze wzrostem ruchu przychodzącego.

Najczęstsze błędy w planowaniu

Błąd 1. Plan bez celu i nieprawidłowe delegowanie uprawnień.

Planując, trzeba najpierw zadać sobie kilka podstawowych pytań. Ważne jest także to, komu powierzysz planowanie. Na przykład dział planowania gospodarczego będzie mógł przedstawić prognozę, ale nie plan. Z kolei kierownictwo może zatwierdzić plan i zażądać uwzględnienia w nim odpowiednich wolumenów, ale nie ma potrzeby „ściągania” planu od góry. W przeciwnym razie odpowiedzialność za realizację planu zostanie przypisana kierownictwu, ale o zgodności z rzeczywistością nie ma co mówić. Nie powinno być bezcelowego sporządzania planu; ważne jest zrozumienie zadań jego opracowania.

Błąd 2. Powiązanie planowania rocznego z latami kalendarzowymi

Powszechną praktyką w firmach jest praca według następującego schematu – planowanie na koniec poprzedniego miesiąca wskaźników kolejnego, starając się je osiągnąć w ciągu wszystkich 30 dni. Na początku kolejnego miesiąca następuje zestawienie wszystkich danych z porównaniem rzeczywistych wskaźników i wstępnych planów. To naturalne, że chcemy przenieść mechanizm działania do planowania rocznego. Zwykle na tym etapie pojawiają się problemy.

Uczestnicy planowania czasami słabo znają zasady i niuanse sporządzania planów na dany rok i nie chcą tracić na to czasu. Dlatego zarząd pracuje nad planem rocznym, wyznaczając przedsiębiorstwu zbyt ambitne cele, a które nie do końca rozumie, jak te cele osiągnąć, dlatego proponuje przesunięcie bieżących wskaźników na przyszły rok.

W rezultacie powstaje sytuacja, w której plan wykazuje ogólny wzrost, uwzględniający stagnację branż i produktów. Menedżerowie nie będą zmotywowani do realizacji tak nierealnego planu.

Zasady skutecznego planowania

1. Dostarczamy procesy biznesowe, zatwierdzamy regulaminy współdziałania działów finansowych, logistycznych, produkcyjnych i sprzedażowych.
2. Rejestrowanie, analiza i szybkie eliminowanie błędów w interakcji pomiędzy działami.
3. Automatyzacja planowania, księgowości, wdrożenia systemu ERP, elektronicznego systemu rezerwacji produktów przez dział sprzedaży.
4. Utrzymanie elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez odpowiednie przeszkolenie
5. Stała praca nad optymalizacją logistyki wewnętrznej przedsiębiorstwa.
6. Terminowa modernizacja mocy produkcyjnych.

Czy zawsze trzeba wymagać 100% realizacji planu?

Władimir Mozzenkow, Dyrektor Generalny firmy Audi Center Taganka w Moskwie.

Sześć, siedem lat temu wprowadziliśmy następującą zasadę: plan uważa się za zrealizowany, jeśli wynik mieści się w przedziale 95–110%. Pozwala to zarówno stymulować ludzi, jak i tworzyć przydatne napięcie w pracy. Swoją drogą przekroczenie planu o ponad 110% jest złe, bo jakość pracy spada. Innymi słowy, konieczne jest ustalenie nie tylko minimalnego limitu, ale także maksymalnego.

Mówię na przykład dyrektorowi centrum zysku: „Jesteś świetny, w zeszłym roku wykonałeś świetną robotę, sprzedałeś tysiąc samochodów. Myślę, że w tym roku, gdy rynek będzie rósł, będzie można sprzedać tysiąc czterysta, albo tysiąc pięćset.” Na co on odpowiada: „Jakie 1500?!”. Trudno tu sprzedać tysiąc! Otwierają się nowe salony, klienci przesiadają się na tańsze samochody. Jakie 1500?!” I przez miesiąc będzie opowiadał o tym, jakie to trudne. Oczywiście rozumie, że od realizacji tego ambitnego planu zależy dobro jego rodziny, ale jednocześnie chce rozegrać to bezpiecznie. Daję mu czas, aby przesiąknął celem, uwierzył, że da się go osiągnąć, bo każdy cel musi być mierzalny, realistyczny i osiągalny. Aby poczuł się pewniej, wspieram go i mówię: „Dam Ci zasoby, abyś zrealizował plan w 100%, ale jeśli zrealizujesz go w 97%, 96%, a nawet 95%, to będzie uznaliśmy, że plan został zrealizowany i otrzymasz wszystkie bonusy i bonusy.” A jeśli potem zrealizuje plan, powiedzmy, w 98%, 100%, a nawet 103%, to mu mówię: „Widzisz? Świetna robota!” A trend na wykresie jest pozytywny (choć dynamika nie jest zbyt duża). Ale jeśli menedżer zrealizował plan w 94,99%, to jest już czegoś pozbawiony. 80–95% to jeszcze gorzej, ale jeśli jest mniejsze niż 80% (nigdy wcześniej tego nie mieliśmy), to menadżer nie otrzymuje żadnych premii, a jedynie gołą pensję.

„Modułowe systemy kotłowe”- grupa kapitałowa powstała w 2005 roku. Przedmiotem działalności jest sprzedaż usług i dostawa gotowych rozwiązań elektroenergetycznych na rynek kotłowni blokowo-modułowych i minielektrowni. Do klientów należą: Gazprom Transgaz Moskwa, ABH Miratorg, Zakłady Przetwórstwa Mięsnego Ostankino, Castorama, Grupa Samsung, Hyundai itp.

Michaił Strupinski ukończył Moskiewski Państwowy Uniwersytet Techniczny im. NE Baumana. Pracował w biurze projektowym branży kablowej. Autor około 50 prac naukowych. Posiada około 50 patentów na wynalazki. Honorowy Budowniczy Rosji (2006). „Systemy i technologie specjalne” Przedmiot działalności: projektowanie, produkcja, montaż i konserwacja elektrycznych systemów ogrzewania domowego i przemysłowego, produkcja urządzeń do kontroli temperatury. Forma organizacji: LLC. Terytorium: siedziba – w Moskwie; produkcja - w Mytishchi (obwód moskiewski); przedstawicielstwa i dealerzy w 250 miastach na całym świecie. Liczba pracowników: 1500. Roczny obrót: ponad 3,2 miliarda rubli. (w 2009 roku). Długość kadencji Dyrektora Generalnego: od 1991 r. Udział Dyrektora Generalnego w przedsiębiorstwie: właściciel.

„Centrum Audi Taganka” jest częścią grupy spółek AvtoSpetsTsentr.

Powiedz mi, jak ważne jest planowanie czasu we współczesnym świecie?

Jestem pewien, że każdy miał kiedyś sytuację, w której na porządku dziennym było wiele ważnych spraw. Budzisz się pełen entuzjazmu i pewności, że możesz zrobić wszystko z łatwością. Ale najpierw musisz sprawdzić swoją pocztę e-mail... i Facebooka przez dosłownie pięć minut. Nagle nagromadziło się mnóstwo małych rzeczy. Wygląda na to, że pracujesz, ale nic „ważnego” nie zostało zrobione! A tutaj jest już blisko lunchu i jestem trochę zmęczony - jaka jest tam praca? Czy to już koniec dnia? Jak to możliwe, skoro nie miałem czasu na nic? Nastrój jest w złym stanie - dzień poszedł na marne.

Niestety, większość naszych rodaków nie wie, jak zaplanować swój dzień. Dlatego ogromną ilość czasu poświęca się na bzdury, które w zasadzie nie są tak naprawdę potrzebne. Przez brak konkretnego planu na dzień, tydzień, miesiąc człowiek traci cenny czas, który można wykorzystać znacznie efektywniej i produktywniej. I oczywiście uzyskaj dzięki temu kilkukrotnie lepsze rezultaty.

Efektywne planowanie czasu pracy jest kluczem do sukcesu współczesnego człowieka. Jak zatem nauczyć się prawidłowo planować czas?

Zebraliśmy 5 najskuteczniejszych zasad, które pomogą Ci w pełni wykorzystać każdy dzień, w którym żyjesz. Wykonuj wszystkie niezbędne czynności z łatwością!

Przejdźmy teraz do wskazówek, które pomogą Ci prawidłowo zaplanować czas.

1. Napisz plan zadań

Plan dnia musi być obecny na papierze. Doskonała pamięć jest świetna, ale w środku aktywnego i pracowitego dnia istnieje duża szansa, że ​​zapomnisz o czymś ważnym. Jeśli lista rzeczy do zrobienia nie jest spisana na papierze, oznacza to, że nie istnieje.

Wieczorem utwórz listę rzeczy do zrobienia na jutro i podziel ją na dwie kolumny według ważności. Pierwsza jest najważniejsza i i tak musi zostać ukończona. Drugi jest mniej ważny i można go przełożyć w przypadku nagłej zmiany priorytetów lub działania siły wyższej.

Notatnik z zadaniami powinien być przy Tobie przez cały dzień. Po uzupełnieniu pozycji na liście należy je skreślić. Dzięki tej technice psychologicznej możesz, jak mówią, przejść na autopilota. W końcu każde wykonane zadanie to małe zwycięstwo. Miło jest czuć się zwycięzcą, a Twoja podświadomość automatycznie będzie o to zabiegać. Łatwiej będzie też je przeprowadzić.

2. Planowanie 70/30

Nie ma potrzeby planowania absolutnie przez cały czas, ponieważ nawet prawdziwy pedant nie będzie w stanie przestrzegać harmonogramu, w którym nie ma ani minuty luzu. W życiu wszystko może się zdarzyć – a pół godziny na zmianę przebitej opony lub dodatkowe 15 minut w korku może zrujnować doskonale zaplanowany dzień.

Dlatego wystarczy zaplanować tylko 70% czasu. Pomoże Ci to w pełni wykorzystać swój czas, bez poczucia ograniczeń i presji. Nawet małe niespodzianki nie będą w stanie wpłynąć na wyniki Twojego dnia.

Określ wymaganą ilość czasu na każde zadanie. Zaplanuj swój dzień pracy mniej więcej o tej porze. Jeśli dzień przebiegł dokładnie zgodnie z harmonogramem, pozostałe 30% możesz przeznaczyć na inne zadania z listy lub poświęcić czas sobie lub rodzinie – dzięki temu zrelaksujesz się i będziesz cieszyć się z wykonanych zadań.

3. Najbardziej produktywny czas jest przed lunchem

Staraj się wykonywać najtrudniejsze i najbardziej nieprzyjemne zadania natychmiast, z samego rana. Ta technika nazywa się „najpierw zjedz żabę”. Kiedy najtrudniejsze i najbardziej problematyczne zadanie zostanie ukończone, reszta wydaje się zupełnie prosta i wymaga mniej czasu na wykonanie.

Staraj się planować swoją pracę tak, aby około 65-70% wszystkich zaplanowanych na dany dzień zadań zostało zrealizowanych przed przerwą na lunch. Rano mózg pracuje najaktywniej, co może znacząco skrócić czas realizacji nawet skomplikowanych zadań. To również pomoże, co uniemożliwia ścisłą współpracę - wyrównuje motywację i „ucina” osiągnięcia.

Podczas lunchu możesz poświęcić czas na sprawy osobiste. Na przykład odbieraj wiadomości, wykonaj kilka osobistych połączeń. Na popołudnie warto zaplanować proste zadania, które nie wymagają dużego wysiłku – spotkania, odpowiadanie na maile itp.

4. Odpoczynek jest konieczny

Bardzo trudno jest skupić uwagę na jednym zadaniu przez dłuższy czas. Zwłaszcza jeśli osiągnięcie swoich celów wymaga dużego wysiłku umysłowego. Im dalej zajdziesz, tym trudniej będzie Ci skupić uwagę na osiągnięciu swoich celów. Naturalnie zmniejsza to produktywność i wydłuża czas realizacji zadań.

W środku godziny pracy należy odpocząć! Ten prosty krok pomoże Ci zachować dobrą formę przez cały dzień. Możesz wybrać wygodny dla siebie schemat odpoczynku, ale 45/15 jest uważany za najbardziej skuteczny. Oznacza to, że na 45 minut pracy należy przeznaczyć 15 minut odpoczynku.

W oparciu o tę zasadę lekcje dla wszystkich uczniów trwają 45 minut. Po niewielkiej zmianie mózg nadrabia zaległości. A to daje mu możliwość dalszej pracy w skupieniu.

Ale to nie znaczy, że podczas takich mini-wakacji trzeba pluć w sufit. Postaraj się to dobrze wykorzystać. Na przykład wykonaj ćwiczenia na plecy lub oczy, posprzątaj biurko, przeczytaj książkę lub ciekawy artykuł lub wybierz się na krótki spacer.

5. Analizuj i planuj realistycznie

Jaki jest sens tworzenia dziesiątek celów, jeśli doba ma tylko 24 godziny, a zrealizowanie ich wszystkich będzie nierealne? Dlatego staraj się planować zadania, które można wykonać w ciągu dnia.

Na początku może się to wydawać trudne, ponieważ nigdy nie wiadomo z góry, ile czasu zajmie dane zadanie. Aby jak najwięcej z tego skorzystać, na koniec każdego dnia zapisuj, ile z zaplanowanych zadań udało Ci się zrealizować. Na koniec dnia zrób napis: „XX% zadań wykonanych”. Pomoże Ci to określić, jak odpowiednio wyznaczasz cele. Jeśli każdego dnia udaje Ci się je wykonać z łatwością, spróbuj zwiększyć ich liczbę, a jeśli wiele zadań pozostaje nierozwiązanych i przejdź do następnego dnia, spróbuj zmniejszyć stres.

Pamiętaj – nie musisz podejmować się szeregu zadań, których nie jesteś w stanie wykonać. i realnie oceń swoje możliwości.
Planowanie czasu to najważniejsza umiejętność współczesnego człowieka. Tę umiejętność można i należy doskonalić. A kiedy opanujesz go całkowicie, będziesz zaskoczony, jak szybko i łatwo możesz rozwiązać problemy, które wcześniej wydawały się prawie niemożliwe. A im szybciej zakończysz pracę, tym więcej będziesz mieć czasu na przyjemności, hobby i rodzinę. Wykorzystaj sekrety planowania i ułatw sobie życie. Powodzenia!

Z miłością i szacunkiem,
Jewgienij Deineko.