Sporządzenie aktu świadczenia usług jest ostatnim etapem rejestracji każdego dzieła i służy jako dowód, że wykonawca lub wykonawca w pełni wywiązał się ze swoich zobowiązań wobec klienta. Charakter usług nie ma znaczenia – ustawę można sporządzić z różnych powodów, dlatego jest powszechnie stosowana. Akt świadczenia usług stanowi załącznik do dokumentu, zatem nie można go nazwać dokumentem samodzielnym.
AKTA
Dlaczego potrzebujesz aktu świadczenia usług?
Przede wszystkim należy stwierdzić, że ustawa rejestruje fakt, że wszystkie niezbędne usługi zostały wykonane terminowo iw odpowiedniej jakości. Potwierdza także, że klient nie ma żadnych roszczeń wobec wykonawcy (listę wszystkich wykonanych usług wpisuje się w specjalną tabelę zawartą w dokumencie).
Ustawa stanowi zatem podstawę prawną dokonywania płatności końcowych w ramach umowy pomiędzy zainteresowanymi stronami.
Jeśli mówimy o kliencie, to czynność tę uwzględnia się także w sprawozdaniu finansowym, uwzględniając rozliczenie poniesionych wydatków i na jej podstawie obniża się podstawę opodatkowania.
W przypadku, gdy Klient pozostaje niezadowolony z jakości świadczonych usług, jest to również odzwierciedlone w ustawie w odrębnym paragrafie. Szczegółowo wymienia zidentyfikowane braki, wady, błędy i wskazuje okres, w którym należy je wyeliminować. Jeżeli prace mające na celu wyeliminowanie naruszeń nie zostaną przeprowadzone, klient ma prawo pozwać wykonawcę. W ten sam sposób wykonawca może pozwać np. jeśli klient zwleka lub uchyla się od zapłaty.
Oznacza to, że akt świadczenia usług może stać się argumentem w sporze prawnym pomiędzy kontrahentami, zarówno po jednej, jak i po drugiej stronie.
W innych sytuacjach dokument wręcz przeciwnie może stanowić gwarancję przed bezpodstawnymi roszczeniami i wystąpieniem sporu sądowego.
Warto zaznaczyć, że jeśli sprawa trafi do sądu i nie będzie porozumienia między stronami, sędzia może uznać jej nieobecność za niechęć do przestrzegania ustalonej prawnie procedury rejestracji świadczenia usług. To z kolei może skutkować nałożeniem kar przez organy nadzorcze.
Zasady sporządzania aktu
Akt świadczenia usług nie posiada standardowego, ujednoliconego wzoru, który jest obowiązkowy do stosowania, zatem można go sporządzić w dowolnej formie, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa lub według opracowanego przez przedsiębiorstwo wzoru (jeżeli wybrana jest druga opcja, wówczas forma aktu musi zostać ustalona w polityce rachunkowości organizacji ).
Przygotowując dokument, musisz przestrzegać pewnych zasad i przepisów. Zwłaszcza, akt musi zawierać:
- informacje o obu stronach umowy,
- informację o umowie, w ramach której wykonano pracę,
- nazwa usług,
- data
- koszt świadczonych usług.
Jeżeli do aktu dołączone są jakiekolwiek dodatkowe dokumenty (mogą to być nie tylko drukowane dokumenty, ale także fotografie, czeki, paragony itp.), Należy je wskazać w osobnym akapicie.
Co zrobić, jeśli w ustawie zostaną znalezione błędy
Najlepszym sposobem na poprawienie błędów w akcie świadczenia usług jest zniszczenie błędnego egzemplarza i spisanie nowego aktu.
Przy sporządzaniu aktu należy zachować ostrożność i skrupulatność oraz unikać plam i nieścisłości (zwłaszcza cenowych). Jeżeli błędów nie da się uniknąć, należy je poprawić poprzez dokładne skreślenie błędnych informacji i wpisanie prawdziwych informacji (poświadczyć podpisami i napisem „wierzyć w poprawione”).
Zasady projektowania
Dokument można sporządzić na zwykłej kartce formatu A4 lub na firmowym papierze firmowym, odręcznie lub komputerowo (nie ma to znaczenia). Musisz wykonać dwie kopie - po jednej dla każdej strony. W takim przypadku oba egzemplarze aktu muszą zostać podpisane przez szefów obu organizacji (lub pracowników upoważnionych do działania w ich imieniu) i opatrzone pieczęciami (tylko jeśli są one dostępne, gdyż od 2016 r. osoby prawne z mocy prawa mają prawo aby nie potwierdzali swoich dokumentów pieczęciami i pieczęciami).
Po wykonaniu usługi i zakończeniu współpracy, w tym pełnej zapłaty, akt powinien zostać przekazany do archiwum firmy, gdzie powinien być przechowywany przez okres wymagany przepisami prawa.
Wzór sporządzenia ustawy o świadczeniu usług (forma tabelaryczna)
- Na początku dokumentu jest to napisane
- jego nazwę z krótkim wskazaniem znaczenia (w tym przypadku „o świadczeniu usług”),
- numer wpisywany jest zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa,
- i datę kompilacji.
- Następnie poniżej wskazane są strony pomiędzy którymi została zawarta umowa o świadczenie usług:
- pełne nazwy organizacji (może to być indywidualny przedsiębiorca lub LLC)
- oraz informacje o ich przedstawicielach (wpisać stanowiska, nazwiska, imiona, patronimiki).
- Następnie pojawia się stół, w którym
- nazwy usług (robót) w kolejności,
- ich koszt w liczbach (jeśli firma korzysta z podatku VAT, jest to podkreślone).
Poniżej tabeli ostateczna cena jest podana słownie.
Druga część dokumentu powinna wskazywać, że wszystkie usługi zostały wykonane należycie, terminowo i w całości. Konieczne jest również wprowadzenie co klient nie ma żadnych zastrzeżeń. W tym miejscu należy wskazać, do jakiej umowy niniejszy akt stanowi załącznik (numer i data sporządzenia).
Ostatnią rzeczą, która powinna znaleźć się w certyfikacie świadczenia usług: szczegóły stron. Ich zestaw jest standardowy:
- nazwy firm,
- adres (prawny i faktyczny),
- informacje o bankach obsługujących: ich nazwy, BIC, numer rozliczeniowy i corr. konta firmowe,
- numery telefonów kontaktowych.
Wreszcie akt musi być poświadczony podpisami dyrektorów organizacji lub innych osób działających w imieniu spółek.
Wzór świadectwa świadczenia usług
Zaświadczenie o świadczeniu usług potwierdza poniesione wydatki. Nie ma jednolitego przykładowego aktu; firma opracowuje go sama. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o wymaganych szczegółach.
Ustawa nie ma szczególnych wymagań. Jednocześnie art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości” zawiera wymagania dotyczące szczegółów każdego dokumentu pierwotnego. Poniżej znajdziesz przykładowy certyfikat świadczonych usług. W takim przypadku obowiązkowe dane pierwotnego dokumentu księgowego to:
1) nazwę dokumentu;
2) datę sporządzenia;
3) nazwę firmy, która sporządziła dokument;
5) wartość naturalnej i (lub) pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
6) nazwę stanowiska osoby dokonującej transakcji i osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie;
7) podpisy osób.
Formularze podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza szef firmy.
Umowa może wskazywać:
Termin, w jakim akt zostanie sporządzony i podpisany;
Lista osób upoważnionych do podpisania ustawy;
Konsekwencje uchylania się od podpisania aktu przez jedną ze stron.
Certyfikat świadczenia usług - wzór
Często akt świadczenia usług stanowi integralną część umowy. Natomiast jeżeli strony zastrzegają, że wzór aktu świadczenia usług znajduje się w załączniku do umowy, wówczas załącznik musi być podpisany i zawierać odnośnik do umowy głównej.
Strony muszą określić w umowie:
Formularz (wzór) ustawy o świadczeniu usług, procedura jej podpisania;
Kiedy akt o świadczeniu usług wymagany
Strony mają prawo zastrzec w umowie, że sporządzenie i podpisanie aktu jest obowiązkowe (art. 421 ust. 4 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jest to korzystne dla obu stron. Dzięki temu zmniejsza się prawdopodobieństwo sporów o to, jakie usługi i w jakim zakresie zostały wykonane. Obecność podpisanego aktu chroni zarówno klienta, jak i wykonawcę.
Sądy często dochodzą do wniosku, że akt stanowi dowód potwierdzający fakt wykonania usługi i stanowi podstawę ich zapłaty.
Na przykład w uchwale Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Wołgi z dnia 20 kwietnia 2006 r. Nr A12-1784/2005-C7 sąd doszedł do wniosku, że usługi przewidziane w umowie o świadczenie usług prawnych powinny były zostać zapisane w ustawie po faktycznym przepisie.
Podobny wniosek został zawarty w uchwale Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Wołga-Wiatka z dnia 19 kwietnia 2010 r. Nr A11-2186/2009. Sąd wskazał, że podstawą zapłaty za świadczone usługi są ustawy.
Niektóre sądy uważają, że nawet jeśli umowa nie przewiduje podpisania aktu, to i tak należy ją sporządzić.
W postanowieniu Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Moskiewskiego z dnia 2 marca 2010 roku nr KG-A41/14892-09 sąd nie zgodził się z twierdzeniem, że warunki zawartej pomiędzy stronami umowy nie przewidywały pozwanego do podpisania aktów świadczenia usług.
Ponadto ustawa potwierdza wydatki.
W piśmie z dnia 30 kwietnia 2004 r. nr 04-02-05/1/33 Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że do rozpoznania wydatków wymagana jest ustawa, jeżeli umowa zobowiązuje do jej sporządzenia. Jeśli nie ma aktu, wydatki można potwierdzić, ale trzeba będzie to zrobić w sądzie.
Choć w uchwale Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Wołgi z dnia 28 czerwca 2012 r. nr A49-5634/2011 sąd doszedł do wniosku, że po świadczeniu usług ustawa nie może zostać podpisana, mimo że umowa przewiduje jej wykonanie. Fakt świadczenia usług może zostać potwierdzony innymi dowodami.
Bezpieczniej jest przewidzieć wykonanie czynności w umowie, aby nie było sporów z organami podatkowymi i kontrahentami.
Ustawa pozwala:
Udowodnić odbiór usług;
Potwierdzić wypełnienie zobowiązań do zapłaty za świadczone usługi;
Potwierdź wydatki dla celów podatkowych.
Ponadto strony mają prawo przewidzieć w umowie szczególne warunki odbioru:
W przypadku uchylania się lub bezmotywowanej odmowy podpisania przez klienta aktu świadczenia usług, wykonawca ma prawo sporządzić akt jednostronny;
Akt będzie stanowić potwierdzenie wykonania usług przez wykonawcę i ich odbiór przez klienta, a także podstawę zapłaty.
Dostępność obowiązkowych danych zgodnie z ustawą „O rachunkowości”;
Szczegółowy opis usługi;
Kwota płatności;
Podpisy stron umowy lub osób upoważnionych.
Potwierdzeniem faktu świadczenia usług na podstawie odpowiednich rodzajów umów cywilnych jest akt świadczenia usług. Podobnie jest podpisywany przez obie strony umowy o świadczenie usług odpłatnych i służy jako podstawa płatności, pisemny dowód w sprawach cywilnych czy przy dochodzeniu roszczenia, a także w sferze gospodarczej.
Dokument sporządzany jest po zawarciu umów o świadczenie usług odpłatnych: prawnych, turystycznych, hotelowych, medycznych. Główna różnica w stosunku do aktu odbioru ukończonej pracy polega na tym, że usługa z reguły nie implikuje materialnego wyrazu. Oznacza to, że ma charakter niematerialny i jest zużywany w procesie jego dostarczania.
Przykład ustawy o świadczeniu usług
na podstawie umowy o świadczenie obsługi prawnej przy prowadzeniu sprawy cywilnej
Przedsiębiorca indywidualny Yulchenko Marina Stanislavovna, OGRNIP 464354335, INN 222184698686, adres rejestracyjny: Rosja, obwód rostowski, Rostów nad Donem, ul. Kirova, 55-17, zwana dalej Wykonawcą, oraz
obywatel Federacji Rosyjskiej Ryżakow Aleksiej Andriejewicz, paszport seria 11 98 nr 84756455, wydany w dniu 08.05.2010 r. przez Federalną Służbę Migracyjną Rosji dla obwodu rostowskiego w obwodzie żeleznodorożnym w Rostowie nad Donem, adres rejestracyjny: Rosja, Obwód rostowski, Rostów nad Donem, ul. Tikhomirova, 11, zwana dalej Klientem, a łącznie zwanymi Stronami,
sporządzili niniejszy dokument stwierdzający, że:
- Wykonawca zgodnie z zawartą pomiędzy Stronami umową o świadczenie obsługi prawnej prowadzenia sprawy cywilnej z dnia 22 marca 2017 roku świadczył następujące usługi
- Analiza dostępnych dokumentów i określenie perspektyw prawnych rozstrzygnięcia sporu dotyczącego uznania własności nieautoryzowanej budowy - 1, koszt 5000 rubli.
- Przygotowanie i złożenie wniosku o uznanie własności nieautoryzowanej budowy do Sądu Rejonowego Woroszyłowskiego w Rostowie nad Donem - 1, kosztuje 7000 rubli.
- Udział w rozprawach przygotowawczych i głównych – 3, koszt 5000 rubli/1, łącznie 15 000 rubli.
- Usługi zostały wykonane kompleksowo i terminowo. Klient nie ma żadnych zastrzeżeń co do ilości, jakości i terminów świadczenia usług.
- Ustawę niniejszą sporządzono w dwóch egzemplarzach mających jednakową moc prawną, po jednym dla każdej ze Stron.
Wykonawca: IP Yulchenko M.S.
Klient: Ryzhakov A.A.
Jak i dlaczego sporządzane jest zaświadczenie o świadczeniu usług
Ściśle rzecz biorąc, prawo nie ustanawia obowiązku sporządzania aktu świadczenia usług w ramach odpowiednich umów. Jednocześnie dla celów rozliczenia podatkowego wydatków poniesionych na zapłatę za usługi wykonawcy, a co za tym idzie obniżenia podstawy opodatkowania, należy sporządzić taką ustawę. Staje się to również obowiązkowe, gdy zostało to wyraźnie określone w umowie. I w takich sytuacjach sąd może odmówić w przypadku braku aktu i informacji o tym, że został on przesłany Klientowi do podpisu.
Podpisany przez strony akt wskazuje na dotrzymywanie terminów świadczenia usług, ich ilości i jakości. Sporządzenie takiego dokumentu jest korzystne dla obu stron. Klient zostanie ubezpieczony od roszczeń o zapłatę za usługi, które faktycznie nie zostały wykonane, a Wykonawcy łatwiej będzie udowodnić fakt wykonania usługi.
Dokument sporządzony jest w dowolnej formie. W jego treści znajdują się informacje o:
- data i miejsce kompilacji
- nazwa (dopuszczalne jest użycie sformułowań: akt odbioru wykonanych usług, akt świadczonych usług itp.)
- szczegóły umowy i jej stron (data, numer, przedmiot)
- wykaz, wielkość i koszt każdej usługi objętej przedmiotem umowy
- całkowitą kwotę zapłaty za świadczone usługi
Akt jest podpisywany przez Wykonawcę i wysyłany do Klienta w sposób określony w umowie. Klient ma obowiązek, w przypadku braku roszczeń, podpisać taki dokument w rozsądnym terminie po zakończeniu procesu świadczenia usługi. Jeżeli w umowie nie określono określonego okresu.
W przypadku gdy odbiorcą usługi jest osoba trzecia, praktyka sądowa dopuszcza podpisanie umowy pomiędzy Wykonawcą a taką osobą trzecią jako dowód wykonania usługi.
Funkcje sporządzania i podpisywania dokumentu
W naszym przykładzie czynności świadczenia usług nie posługiwaliśmy się pojęciem godzin spędzonych. W większości przypadków określenie ich liczby jest dość trudne. Jeżeli planujesz używać takiej ustawy w sferze podatkowej jako podstawowego dokumentu księgowego, zdecydowanie zalecamy opisanie usługi według następującego schematu: nazwa usługi - ilość - jednostka miary - cena - kwota.
Zaświadczenie o wykonanych usługach jest istotne dla Wykonawcy o tyle, że to właśnie w nim Zleceniodawca składa swój podpis, że wszystko jest w porządku i przyjęte bez reklamacji. Wysyłając dokument upewnij się, że możesz udowodnić, że dokument został wysłany. Dodatkowo pamiętaj o dołączeniu pisemnej informacji, że usługi zostały wykonane i Klient ma obowiązek je zaakceptować i zapłacić w określonym terminie.
Zaświadczenie o świadczeniu usług, zaświadczenie o wykonanej pracy, zaświadczenie o odbiorze i oddaniu pracy- to wszystko jest ten sam dokument, który jest sporządzany między klientem a wykonawcą. Dokument ten jest niezbędny do potwierdzenia, że Klient wykonał pracę w należytej jakości. Od razu warto zauważyć, że dziś ujednolicony formularz zaświadczeń o wykonanych pracach (świadczonych usługach) nie został jeszcze zatwierdzony, z wyjątkiem prac budowlano-montażowych, dla których jest zatwierdzony i stosowany.
Istnieje obowiązkowy wykaz danych, które są wymagane w zaświadczeniu o ukończeniu pracy i które muszą się w nim znajdować. Należą do nich:
Data sporządzenia aktu.
informacje o zleceniodawcy i kontrahencie (imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, zgodnie z dokumentami rejestracyjnymi, szczegóły płatności).
numer porządkowy aktu w celu jego późniejszej rejestracji w dzienniku księgowego.
numer umowy i datę jej zawarcia, w której podane są wszystkie warunki wykonania prac.
wykaz robót, które wykonawca musi wykonać.
terminy zakończenia tych prac.
koszt wykonania określonej pracy zgodnie z umową.
podpis i pieczęć wykonawcy i klienta.
Certyfikat świadczenia usług- umowa dwustronna, dlatego dokument należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje u wykonawcy, drugi przekazywany jest klientowi. Obydwa akty muszą być podpisane, a podpis musi być poświadczony pieczęcią, jeżeli strony ją posiadają.
Zgodnie ze świadectwem ukończenia pracy, klient ma pełne prawo do zmiany kwoty za wykonaną pracę, jeżeli została ona wykonana źle lub z wadami. Relacje pomiędzy klientem a wykonawcą regulowane są najczęściej w drodze negocjacji pomiędzy stronami. Jeżeli nie uda się osiągnąć kompromisu, konieczne jest zwrócenie się do sądu i dokonanie badania wykonanej pracy, według którego sąd zadecyduje, czy praca została wykonana dobrej jakości, czy też odpowiedniej jakości.
W celu prawidłowego i bezbłędnego sporządzenia zaświadczenia o wykonanej pracy poniżej zamieszczamy wzór zaświadczenia o wykonaniu usługi oraz pusty formularz. Jeśli potrzebujesz przykładowego zaświadczenia o wykonanych pracach budowlano-montażowych, poniżej znajduje się wzór wypełnienia ujednoliconego formularza KS-2 oraz pusty formularz aktualny na dzień 3 listopada 2016 r.
Przykład wypełnienia ujednoliconego formularza KS-2:
