Apakah memo dan bila ia disediakan? Sekiranya pekerja tidak memenuhi tugasnya atau melakukannya dengan baik, memo disediakan (seperti dalam kes urus niaga, pemformalan, yang sebenarnya, langkah pilihan). Ia terutamanya menunjukkan kedudukan dan nama penuh pekerja, serta jenis hukuman atau ganjaran, selepas itu entri yang sepadan muncul dalam ciri-ciri pekerja, sampel yang boleh didapati di.
Tetapi terdapat banyak kes lain. Contohnya, untuk pembelian bahan, pencetak aset material, alat tulis dan bahan habis pakai lain, untuk menukar jadual syif, untuk pemecatan dari Kementerian Dalam Negeri atau pemandu atas permintaannya sendiri, untuk pengenalan jawatan kakitangan baru , untuk bonus, untuk ketidakhadiran dari kerja, untuk menghapus kira dana untuk membeli peralatan atau untuk membaiki premis, untuk pemindahan ke jawatan lain, untuk pengeluaran wang, untuk latihan, untuk permintaan untuk melaksanakan perintah, untuk denda bagi pekerja yang gagal menunaikan kewajipannya (dalam kes kedua, pendaftaran mungkin diperlukan untuk memulakan prosiding penguatkuasaan jika mahkamah telah mengeluarkan keputusan yang sepadan) .
Bagaimana untuk menulis memo yang betul - borang
Jika anda mengikuti contoh dan corak penulisan, maka dalam pengepala itu ditulis kepada siapa sebenarnya ia ditujukan. Seterusnya muncul nama (dalam kes ini, dua perkataan - "Memo pejabat"). Tarikh dan nombor penyusunan ialah dua medan yang diperlukan seterusnya. Tajuk teks menyatakan subjek laporan sedemikian (malah mungkin salah satu kemudahan pengeluaran penting yang ditunjukkan dalam bentuk T-3 model 2018). Teks itu menerangkan keadaan dan membuat kesimpulan daripadanya. Pada akhirnya terdapat tandatangan, serta kedudukan penyusun.
Memo perkhidmatan: contoh tentang kegagalan memenuhi tugas rasmi
Sekiranya anda berminat dengan cara menulis tindakan sedemikian dengan betul, ikuti algoritma yang diterangkan di atas. Walau bagaimanapun, sekiranya gagal memenuhi kewajipan rasmi, terdapat beberapa ciri yang sesuai dengan dokumen ini ditulis. Jadi, sekiranya berlaku pelanggaran dalam kerja pekerja, entri "Mengenai kegagalan memenuhi tugas rasmi" diletakkan dalam tajuk. Seterusnya, situasi dan cadangan untuk hukuman (teguran, denda, buang kerja) diterangkan dengan terperinci yang mungkin.
Setiap pekerja mempunyai hak untuk mencabar hukuman yang berkaitan dengan tugas rasmi mereka. Walau bagaimanapun, untuk membuktikan tuduhan itu tidak berasas, adalah penting untuk mendekati isu ini dengan cekap. Anda boleh mendapatkan semua maklumat yang diperlukan daripada peguam di bandar anda. Butiran
Memo untuk sampel perjalanan perniagaan 2018
Untuk banyak situasi kerja, pengurus mesti menyediakan borang. Menggunakannya, reka bentuk dan komposisi teks akan menjadi lebih mudah. Jika kita bercakap tentang perjalanan perniagaan yang mana pembayaran tambahan dijangkakan dan kenaikan gaji untuk bulan semasa, maka dalam surat sedemikian perkara yang paling penting adalah untuk menunjukkan bilangan hari yang tepat yang anda tinggal di tempat yang ditentukan. Jika anda memandu kereta anda sendiri, maka anda perlu membuat laporan menggunakan templat yang berbeza dengan sebutan wajib fakta ini.
Pihak pengurusan dalam borang ini memberikan tugas mengikut situasi. Tindakan khusus mesti disediakan mengikut peraturan, diikuti dengan pelaksanaannya. Ini adalah jenis sistem yang sepatutnya berfungsi dalam setiap unit tempatan.
Perkara 162 s dengan pindaan terkini 2018
Contoh memorandum mengenai bonus pekerja
Dalam dokumen sedemikian, dialamatkan kepada bos, perkataan "Saya bawa kepada perhatian anda" ditulis (pencapaian dan merit pekerja disebutkan). Ia bercakap tentang galakan pekerja.
Sebagai contoh, pengarah penerbitan mesti mendaftar ganjaran kewangan disiplin jika pekerja berjaya menyurat dengan pelanggan.
Tentang kenaikan gaji
Jika anda percaya bahawa anda telah mencapai kemajuan dalam memenuhi tanggungjawab anda dan layak mendapat kenaikan gaji untuk ini, maka tulis memo dengan cara ini. Ia ditulis kepada pengurus, ia menyatakan mengapa betul-betul bos harus mengambil langkah sedemikian berhubung dengan anda.
Tentang pergi kerja pada hari cuti
Sekiranya terdapat keperluan untuk pekerja tertentu keluar pada hari cuti, maka keperluan ini diterangkan dengan sangat tepat dalam rayuan. Dan kemudian, atas permintaan bos, jawapan mengenai persetujuan atau ketidaksetujuan mengikuti, kerana untuk hari ini pengarah perlu memperuntukkan dana untuk memberi pampasan kepada pekerja.
Dalam kes ini, kenaikan gaji adalah kewajipan pengarah.
Memo untuk pembayaran balik perbelanjaan, peruntukan dana untuk perjalanan perniagaan
Memandangkan perjalanan perniagaan selalunya melibatkan perbelanjaan, kesemuanya mesti dibayar balik. Oleh itu, pekerja yang berkunjung ke sana mesti menulis penyata dengan penerangan yang tepat tentang semua perbelanjaan yang telah dibuat olehnya. Ini amat penting jika anda pergi ke sana dengan kereta peribadi. Ia mesti diisi dengan ketat mengikut undang-undang.
Bayaran tambahan untuk meningkatkan jumlah kerja
Jika anda melakukan lebih banyak kerja daripada kedudukan anda, maka mesti ada ganjaran untuk ini. Laporan disediakan mengikut algoritma di atas, yang menunjukkan apa sebenarnya yang anda lakukan, selepas itu permintaan untuk pembayaran tambahan ditulis.
Untuk menyediakan dokumen tersebut dengan betul, mengikut keperluan dan peraturan Kod Buruh Persekutuan Rusia (Kod Buruh), anda perlu memuat turunnya. Semua dokumen asas dalam semua kes dimasukkan ke dalam jurnal pendaftaran. Seperti yang anda faham, ia mesti ditulis mengikut GOST dan terdapat beberapa jenis.
Ketua atasan unit atau jabatan menyemak laporan dan membuat pesanan dan peraturan. Asas penting untuk membuat keputusan adalah penjelasan. Jika walaupun satu dokumen perniagaan ditulis dalam format yang tidak betul, maka ini adalah sebab untuk isu itu ditangguhkan.
Ini disediakan untuk memastikan wujudnya disiplin di setiap jabatan struktur dalaman, supaya semuanya dijalankan dengan betul mengikut arahan. Fakta ini adalah tambahan yang besar untuk syarikat.
serupa
Contoh pengisian permohonan permit kediaman sementara model baharu 2016, permohonan kuota permit kediaman sementara disenaraikan sebagai dokumen utama...
Dokumen utama yang perlu anda tulis sendiri jika anda ingin masuk ke syarikat yang anda ingin bekerja ialah resume dan surat iringan...
Selepas kelahiran anak, ibu bapa baru mempunyai banyak tugas yang menyenangkan, salah satunya adalah mendapatkan sijil kelahiran untuk bayi. saksi...
Untuk menjalankan urus niaga komoditi, organisasi perdagangan menggunakan dalam kerja mereka borang - Nota Konsainan (Bill of Lading), Borang 1-T. Invois...
Dalam mana-mana organisasi, situasi timbul apabila pekerja perlu memberitahu pihak pengurusan tentang masalah yang timbul, menerangkan keadaan yang timbul, atau mencadangkan cara untuk menyelesaikan isu kerja. Untuk itulah dokumen ini digunakan. Dalam artikel ini kami akan menganalisis secara terperinci cara menulis memo dengan betul anda boleh memuat turun sampel secara percuma.
Mereka ialah:
- Laporan. Ia ditulis jika pekerja membuat sebarang cadangan atau meminta bantuan untuk menghapuskan pelanggaran atau perselisihan faham dengan pekerja lain.
- Penjelasan. Selalunya, sebagai akibat daripada kejadian yang mempunyai akibat negatif, teks penjelasan ditulis, yang menunjukkan sebab pelanggaran.
- Analitikal atau maklumat. Ia mengandungi analisis masalah atau konsep kerja, kesimpulan dan cadangan berdasarkan maklumat yang diperolehi.
Sebab penciptaan adalah inisiatif pekerja, tetapi mungkin arahan lisan atau bertulis daripada pengurus.
Keperluan dokumen
Mari kita fikirkan cara menulis memo; kita akan membuat sampel untuk organisasi belanjawan. Dalam senarai dokumen perakaunan utama yang digunakan oleh agensi kerajaan, ditentukan oleh Lampiran No. 1 Perintah No. 52n Kementerian Kewangan Rusia bertarikh 30 Mac 2015, tidak ada borang bersatu untuk merangka kertas ini. Ia ditulis dalam sebarang bentuk pada helaian kosong kertas A4. Jika perlu, dalam organisasi dengan struktur bercabang, adalah mungkin untuk membangunkan borang ini.
Borang memo (sampel) mesti mengandungi butiran yang diperlukan untuk mengarahkan pengguna dengan cepat kepada intipati dokumen, sumbernya, kaitan tarikh dan nombor siri. Dokumen ini tidak tertakluk kepada pendaftaran mandatori. Tetapi organisasi mungkin memutuskan untuk mendaftarkannya, sebagai contoh, untuk tujuan kawalan.
Bentuk memo
Ciri dan Perkataan Penting
Tingkah laku perniagaan, terutamanya di kalangan pegawai kerajaan, mestilah beretika. Memo “Saya ingin bawa kepada perhatian anda...” tidak memenuhi standard etika tinggi yang diperlukan. Lebih mudah untuk menulis tentang pelanggaran peraturan buruh, langkau frasa "Saya bawa ke perhatian anda" dalam laporan dan segera mula membentangkan fakta dan intipati kejadian itu. Contohnya: “Semalam, 15 Ogos 2018, satu sesi kelas terganggu kerana...”.
Persoalan sering timbul, jika institusi telah menerima pakai pengurusan dokumen elektronik, cara menulis memo, adakah format sampel sama, dan bagaimana ia berbeza daripada kertas? Pendaftaran dalam bentuk elektronik tidak mempunyai sebarang perbezaan yang ketara. Apabila menghantar e-mel, anda boleh meminta pemberitahuan bahawa ia telah dibaca oleh penerima.
Penyusunan langkah demi langkah
Peraturan untuk bekerja dengan memo terdiri daripada beberapa langkah:
- Seorang pekerja mencipta nota perkhidmatan.
- Menyelaraskannya dengan penyelia terdekat dan pihak yang berminat, contohnya, dengan pakar yang akan mengambil bahagian dalam pelaksanaan kerja.
- Kemudian ia dikemukakan untuk pertimbangan kepada penerima di bahagian atau jabatan tertentu.
- Penerima membiasakan diri dengan kandungan dan membuat resolusi, sambil memberi arahan, jika perlu.
- Dokumen dihantar untuk pelaksanaan, dan pengarang dimaklumkan tentang hasilnya.
Sekiranya pengarah tidak menulis penolakan, hanya resolusi positifnya menjadi asas untuk mengambil sebarang langkah atau melaksanakan kerja.
Mari kita pertimbangkan situasi di mana timbalan pengarah merangka memo yang ditujukan kepada ketua institusi. Dia mesti mendapatkan kebenaran untuk pekerja syarikat pihak ketiga memasuki kawasan sekolah sebelum membuat perjanjian untuk pembekalan peralatan. Selepas membaca, pengarah boleh meletakkan ketetapannya bahawa adalah perlu untuk menyediakan senarai orang untuk akses, atau memberi perintah untuk menyediakan pas sementara.
Kami memberitahu anda cara menulis memo kami menyediakan contoh untuk pekerja sektor awam di bawah.
Contoh untuk organisasi belanjawan
Bagaimana dan berapa banyak yang perlu disimpan
Dokumen dalam organisasi, yang disiapkan oleh kerja pejabat, diletakkan dalam arkib untuk tempoh penyimpanan yang berbeza bergantung pada jenis dan jenisnya. Pada tahun 2019, senarai jenis dokumen yang menunjukkan tempoh penyimpanan dari Perintah Kementerian Kebudayaan Persekutuan Rusia pada 25 Ogos 2010 No. 558 kekal relevan seperti yang dipinda pada 16/02/2016.
Penerangan, memo dan nota rasmi lain disimpan bersama-sama dengan dokumen lain yang dihasilkan dalam perjalanan aktiviti organisasi kerajaan - surat-menyurat, akta, permohonan untuk pengeluaran pas, permohonan kehilangan sijil, dll. Tempoh penyimpanan mereka dalam arkib adalah 5 tahun.
Pada terasnya memo‒ alat untuk surat-menyurat perniagaan dalam organisasi, antara pekerja yang bukan bawahan antara satu sama lain. Sekiranya pekerja menulis nota kepada orang atasan, ia tidak akan dipanggil nota rasmi, tetapi laporan.
Tujuan nota tersebut ialah menerangkan dan bersetuju tentang aspek isu perniagaan mengenai kerja pekerja atau jabatan, dan berkaitan dengan kerja pekerja atau jabatan lain. Nota ditulis dalam kes di mana komunikasi lisan tidak mencukupi dan permintaan diperlukan dokumen.
Perlu diingatkan bahawa memo itu hanyalah dokumen tambahan, tidak dikawal oleh OKUD. Oleh itu, semua maklumat dalam memo tidak mengandungi pesanan dan arahan.
Borang penulisan adalah percuma. Walau bagaimanapun, seperti mana-mana dokumen, adalah perlu untuk mengikuti peraturan am untuk membuat dokumen, iaitu menunjukkan:
- kepada siapa ia dimaksudkan (nama penuh dalam kes datif dan kedudukan);
- nama dokumen, tarikh, nombor nota;
- topik atau tajuk nota ringkas;
- "badan" nota menerangkan keadaan semasa dan menyatakan permintaan, atau menggariskan tindakan pemula berkaitan dengan situasi itu;
- kedudukan penyusun, tandatangan dan nama penuhnya, kadangkala tandatangan pihak yang berkepentingan juga diperlukan.
Adalah dinasihatkan untuk mengelakkan perkataan yang tidak perlu dan corak pertuturan yang kompleks dalam nota. Ia adalah perlu untuk menyatakan intipati masalah atau situasi, dan jika boleh, lakukan secara ringkas. Oleh kerana nota itu menunjukkan nombor sirinya, adalah logik bahawa itu nota direkodkan dalam jurnal khas. Reka bentuk pengepala boleh menjadi pusat atau sudut (dilekatkan pada tepi dokumen).
Untuk mengelakkan pilihan yang berbeza, setiap perusahaan membangunkan borang memo sendiri. Dalam kes ini, anda boleh dibimbing oleh peraturan Persekutuan Rusia GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu".
Lebih mudah bagi pekerja untuk merangka dokumen jika mereka mempunyai dokumen yang diluluskan atas perintah pengurus. arahan reka bentuk dan dengan arahan am untuk menulis pelbagai jenis nota (laporan, rasmi, penerangan).
Pilihan yang ideal adalah untuk meletakkan sampel tulisan di sebelah arahan tersebut dan/atau menyediakan pekerja dengan borang siap sedia.
Bagi perusahaan yang aliran dokumen sebahagian besarnya berkomputer, log pendaftaran, borang nota dan dokumen siap boleh disimpan dalam folder berasingan, boleh diakses melalui rangkaian tempatan kepada semua pengguna yang berminat.
Contoh penulisan memo
Jabatan Automasi
Ketua Jabatan Jualan
LLC "ADA" kepada I. N. Slavyansky
NOTA PERKHIDMATAN
04.04.15 № 3-4/8
Perihal memaklumkan pengguna PC
Perisian baharu akan dipasang pada hari Selasa, 7 April 2017. Kami meminta anda untuk memberitahu pengurus tentang keperluan untuk memindahkan semua maklumat yang berfungsi ke media boleh tanggal untuk mengelakkan kehilangannya semasa proses pemasangan semula.
Ketua Jabatan Automasi (tandatangan)
A. P. Veniaminov
Adakah memo formaliti kosong?
Sudah tentu, untuk perusahaan kecil, memo mungkin merupakan formaliti yang tidak perlu yang mengambil masa dan usaha. Tetapi dalam organisasi besar dengan ramai pekerja dan jabatan, memo mungkin berguna. Dalam kes ini, memo akan memainkan peranan peringatan bertulis tentang interaksi yang diperlukan antara jabatan.
Dalam struktur besar, kecuaian dalam merangka memo atau pengabaian untuk merangkanya boleh mengakibatkan pembaziran masa untuk menjelaskan sebarang keadaan, mencari mereka yang bertanggungjawab terhadap masalah, dan ketidakkonsistenan dalam kerja jabatan.
Untuk menggambarkan keperluan untuk sikap yang betul terhadap dokumentasi rasmi, mari bayangkan situasi berikut. Sehubungan dengan sebarang cuti, jabatan pengemasan menetapkan hari bekerja tambahan kepada pekerjanya untuk membersihkan kawasan itu tepat pada masanya.
Jika anda tidak memberitahu jabatan keselamatan tentang perkara ini, salah faham mungkin timbul. Pekerja hanya tidak akan dibenarkan memasuki pusat pemeriksaan, kerana jabatan keselamatan tidak mengetahui apa-apa tentang acara yang berkaitan dengan cuti.
Soalan mengenai memo
- Bagaimana untuk menulis memo untuk meyakinkan pengarah untuk membiayai pembelian komputer (langganan jurnal perakaunan), dll.?
Menghubungi pengarah bukanlah komunikasi mendatar, dan oleh itu nota sedemikian tidak akan dianggap rasmi. Rayuan kepada bos - memo.
- Apakah format helaian yang digunakan untuk memo?
Menurut GOST R 6.30-2003, dokumen disediakan pada helaian A4.
- Adakah betul untuk meletakkan setem "Saya meluluskan" pada memo?
Tidak. Memo ialah kaedah komunikasi antara jabatan. Jawapan kepada soalan atau cadangan memo disediakan sebagai memo respons. Dalam kes ini, pengepala respons menunjukkan nombor nota yang respons dibuat.
Warganegara yang bekerja dalam bidang aktiviti yang berbeza sering terpaksa berhadapan dengan situasi yang tidak dijangka, jadi mereka berminat dengan jawapan kepada persoalan bagaimana menulis memo, dan di mana untuk mendapatkan sampel?
Dokumen ini adalah salah satu kaedah yang paling popular dan biasa untuk syarikat dan pekerja. Dalam artikel ini kami akan memberitahu anda cara menulis memo dengan betul dan menyediakan contoh memo untuk rujukan anda.
Keperluan untuk menulis memo
Memo dalaman ialah satu bentuk aliran dokumen dalam perusahaan, yang membolehkan anda menyelesaikan situasi pengeluaran semasa dengan cepat dalam masa yang singkat. Memo itu bertujuan untuk memenuhi tujuan berikut:
- Beritahu pegawai dengan cepat tentang masalah semasa
- Membuat cadangan untuk menghapuskannya atau bersetuju dengan pelan tindakan yang dimaksudkan
Mengemukakan memo membawa beberapa aspek positif kepada proses pengeluaran sesebuah perusahaan. Dokumen ini adalah bukti langsung fakta bahawa pakar, setelah menemui masalah dalam proses kerja yang dia bertanggungjawab, segera membawanya ke perhatian pihak pengurusan.
Dalam situasi di mana pakar tidak dapat secara bebas mengatasi situasi yang tidak dijangka yang telah timbul dan, dengan bantuan memo dalaman, menyerahkannya untuk diselesaikan oleh pakar lain, dengan tindakan ini dia melepaskan dirinya daripada tanggungjawab untuk kualiti buruk atau tidak tepat pada masanya. penyelesaian isu yang bermasalah.
Tiada bentuk khusus untuk memo itu, jadi kertas itu disediakan dalam sebarang bentuk dan dihantar kepada pihak pengurusan, baik di atas kertas dan melalui cara komunikasi elektronik.
Merangka memo
Kami telah membincangkan di atas dalam kes apa yang perlu untuk menulis dan menyerahkan memo kepada pengurusan. Sekarang mari kita lihat contoh merangka dokumen yang sedang kita pertimbangkan, dan seperti yang kita katakan di atas, tiada borang khas untuk memo itu, tetapi terdapat keperluan yang diterima umum untuk kandungan dokumen itu.
Antaranya ialah:
- Penerima memo mesti ditunjukkan di sudut kanan atas dokumen. Ia adalah perlu untuk menulis nama keluarga, nama pertama, patronimik, dan kedudukan orang yang memo itu sedang disediakan.
- Di bawah data ini nombor dan tajuk dokumen ditulis.
- Selepas ini, pakar mendedahkan intipati isu bermasalah yang dia temui dalam bidang aktivitinya di perusahaan itu. Atau dia menerangkan situasi yang dia tidak dapat mengatasinya sendiri dan memerlukan bantuan pakar lain.
- Seterusnya, anda perlu menulis cadangan untuk menyelesaikan situasi semasa. Atau pengarang memo menyatakan tindakan yang dia harapkan daripada pegawai yang atas namanya dokumen itu diserahkan.
- Di bahagian bawah dokumen, nama keluarga, nama pertama, patronimik dan kedudukan orang yang menghantar memo ditunjukkan.
Setiap warganegara yang bekerja boleh menggunakan templat memo ini jika perlu.
Cara menulis memo - contoh dan contoh penulisan
Mari lihat contoh khusus tentang cara menulis memo (sampel). Contoh di bawah mengandungi teks memo, yang boleh diambil sebagai sampel semasa menulis kertas perniagaan.
Contoh memo
Di bawah ini kami akan memberikan contoh menulis memo di atas kertas, di mana subjek rayuan dan entiti undang-undang yang memo itu ditangani, serta intipati masalah, adalah rekaan.
Kepada Pengarah OJSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar 15 Julai 2015
NOTA PERKHIDMATAN
Sejak 13 Julai 2015, relau di kedai panas perusahaan telah menjadi tidak dapat digunakan, dan untuk membetulkan pecahan adalah perlu untuk membeli alat ganti dari senarai yang dilampirkan di bawah. Jumlah kos bahagian dan kerja untuk menghapuskan kerosakan ialah 15,700 (lima belas ribu tujuh ratus rubel 00 kopecks).
Pada masa ini, had dana untuk pembaikan dan penyelenggaraan peralatan telah habis, dan bahagian yang diperlukan tidak tersedia. Untuk mengelakkan masa henti kedai panas, saya bertanya:
- Peruntukkan jumlah wang yang ditentukan mengikut senarai yang dilampirkan pada dokumen.
- Menyediakan pasukan pembaikan untuk menjalankan kerja menggantikan bahagian yang haus.
Yang ikhlas, ketua kedai panas Onoprienko Valeria Viktorovna.
Banyak organisasi bertukar maklumat melalui komunikasi elektronik, jadi e-mel memudahkan penghantaran memo. Aliran dokumen sedemikian dalam perusahaan mempunyai kelebihan yang jelas - ia adalah kelajuan pertimbangan permintaan pekerja.
Bagaimana untuk menulis memo secara elektronik? Dokumen itu tidak berbeza dengan ketara daripada versi klasik di atas kertas. Contoh memo dalam bentuk elektronik hampir tidak berbeza daripada contoh yang dibincangkan di atas. Sebahagian penting memo dalam bentuk elektronik akan serupa dengan contoh kami. Khususnya, penerangan tentang situasi yang berlaku dan satu set cadangan yang dikemukakan oleh pekerja untuk dipertimbangkan.
Masih akan ada perbezaan - tidak perlu menunjukkan penerima dalam memo. Dalam e-mel, dalam baris "Alamat", anda akan menunjukkan nama pengguna kepada siapa dokumen itu dialamatkan. Jika hanya terdapat satu alamat e-mel untuk keseluruhan jabatan, maka dalam baris "Subjek" anda perlu menunjukkan penerima, iaitu nama penuh pegawai yang memo itu dihantar.
Di samping itu, apabila menggunakan e-mel (peti mel anda sendiri), selalunya sudah ada tandatangan yang secara automatik dimasukkan ke dalam teks. Ini menjimatkan banyak masa, terutamanya semasa menulis memo. Jika kotak e-mel anda tidak membenarkan pengenalan pengirim (contohnya, apabila syarikat hanya mempunyai satu kotak e-mel), maka pada akhir surat anda mesti menunjukkan kedudukan dan nama penuh anda.
Jangan lupa bahawa semasa menghantar dokumen melalui e-mel, adalah penting untuk meminta pemberitahuan bahawa e-mel yang anda hantar telah dibaca oleh penerima. Untuk melakukan ini, tandai kotak yang sesuai. Notis sedemikian adalah bukti bahawa anda benar-benar menghantar memo kepada pegawai tertentu pada masa tertentu.