Cara merangka contoh minit mesyuarat dengan betul. Cara membuat minit mesyuarat agung: peraturan am untuk pemformatan

Protokol- dokumen di mana kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, persidangan direkodkan.

Minit itu mendokumenkan aktiviti badan kolegial tetap, seperti lembaga jawatankuasa dan kementerian, kerajaan perbandaran, serta majlis saintifik, teknikal dan metodologi. Kecuali perkara di atas, mesyuarat yang diadakan oleh ketua bahagian struktur, timbalan ketua pengarah, dan pengarah juga boleh direkodkan.

Adalah lazim untuk merangka minit untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial sementara (persidangan, mesyuarat, seminar, dsb.)

Minit tersebut disediakan oleh setiausaha berdasarkan nota yang disimpannya semasa mesyuarat. Ini mungkin nota pendek, transkrip atau rakaman suara. Perlu dikatakan bahawa untuk menyediakan protokol, setiausaha mengumpul abstrak laporan dan ucapan, dan merangka keputusan sebelum mesyuarat.

Protokol disusun dalam bentuk umum.

Tajuk, tarikh dan nombor protokol

Pengepala protokol akan menjadi nama badan kolegial atau jenis mesyuarat. Sebagai contoh, Minit (apa?) mesyuarat majlis pedagogi; mesyuarat ketua unit struktur, dsb.

Tarikh minit akan menjadi tarikh mesyuarat (minit biasanya disediakan selepas mesyuarat jika mesyuarat berlangsung beberapa hari, maka tarikh minit termasuk tarikh mula dan tamat).

Sebagai contoh: 21 — 24.07.2009 .

Nombor (indeks) protokol akan menjadi nombor siri mesyuarat dalam tahun kalendar atau tempoh jawatan badan kolegial.

Perhatikan bahawa teks protokol merangkumi bahagian berikut:

• pengenalan;
• utama

Bahagian pengenalan

Di bahagian pengenalan protokol, selepas tajuk, nama keluarga dan parap pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan. Dari baris baru selepas perkataan " Hadir» senaraikan dalam susunan abjad nama keluarga dan parap pegawai yang hadir dalam mesyuarat.

Sekiranya terdapat orang dari organisasi lain pada mesyuarat itu, maka selepas perkataan "Membentangkan" perkataan " telah dicetak pada baris baru dijemput"dan senarai orang yang dijemput ditunjukkan; dalam kes ini, kedudukan dan nama organisasi ditunjukkan sebelum setiap nama.

Dalam bahagian pengenalan protokol agenda ditunjukkan.

Ia terdiri daripada senarai isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, dan menetapkan urutan perbincangan mereka dan nama penceramah (penceramah) Perhatikan bahawa setiap item dalam agenda dinomborkan dengan angka Arab, ia dirumus menggunakan preposisi “O” atau “Tentang”. Contohnya: "Mengenai kelulusan program pendidikan"; "Pada merumuskan keputusan tahun akademik."

Untuk setiap item, pelapor (pegawai yang menyediakan isu) ditunjukkan.

Bahagian utama

Bersempena dengan urutan isu dalam agenda, teks bahagian utama protokol disediakan - ia harus mengandungi seberapa banyak bahagian sebagai bilangan item yang dimasukkan dalam agenda.

Berdasarkan semua perkara di atas, kami membuat kesimpulan bahawa bahagian pengepala protokol sentiasa diformat dengan cara yang sama. Tetapi teks protokol boleh dibentangkan dalam bentuk yang berbeza: pendek atau lengkap.

Protokol ringkas— merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Minit sedemikian paling kerap disimpan dalam kes di mana mesyuarat itu bersifat operasi (lihat Rajah 3.3.)

Patut dikatakan - protokol penuh- mengandungi maklumat bukan sahaja tentang isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga rekod yang agak terperinci menyampaikan kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat yang diutarakan, soalan dan teguran yang disuarakan, ulasan, pendirian. Perlu dikatakan bahawa protokol penuh membolehkan anda mendokumenkan gambar terperinci mesyuarat (lihat Rajah 3.4)

Rajah No 3.3. Contoh protokol ringkas

Rajah No 3.4. Contoh protokol lengkap

Apabila menggunakan sebarang bentuk protokol, teksnya akan dibahagikan kepada seberapa banyak bahagian kerana terdapat item dalam agenda.

Perlu dikatakan bahawa setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: “MENDENGAR”, “BERCAKAP”, “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”), yang dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar. Reka bentuk ini memungkinkan untuk menyerlahkan dalam teks ucapan penceramah utama, peserta dalam perbincangan isu dan bahagian operasi di mana keputusan itu dirumuskan.

Di bahagian" MENDENGAR“Teks ucapan dinyatakan. Pada permulaan teks, pada baris baharu, nama keluarga penutur ditunjukkan dalam kes nominatif. Rakaman ucapan dipisahkan daripada nama akhir dengan tanda sempang. Ucapan dipersembahkan dalam diri ketiga tunggal. Ia dibenarkan, bukannya merakam ucapan, untuk menunjukkan selepas nama akhir (“Rakaman ucapan dilampirkan”, “Sila ambil perhatian bahawa teks laporan dilampirkan”)

Dalam kes terakhir, laporan menjadi lampiran kepada protokol.

Di bahagian" DILAKUKAN» daripada baris baharu dalam kes nominatif menunjukkan nama keluarga penceramah dan selepas sempang, teks ucapan atau soalan (jika ditanya kepada penceramah semasa ucapan)

Di bahagian" MEMUTUSKAN"("DIPUTUSKAN") menggambarkan keputusan yang dibuat tentang isu yang dibincangkan. Ambil perhatian bahawa teks bahagian operasi dicetak sepenuhnya dalam sebarang bentuk protokol.

Sila ambil perhatian bahawa teks keseluruhan protokol dicetak pada jarak 1.5 baris.

Minit mesyuarat disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Minit tersebut ditandatangani oleh setiausaha dan diserahkan kepada pengerusi untuk ditandatangani dalam tempoh 3 (tiga) hari bekerja selepas mesyuarat.

Tandatangan dipisahkan daripada teks dengan jarak 3 baris. Tajuk jawatan dicetak dari sempadan jidar kiri, huruf terakhir nama keluarga dihadkan pada jidar kanan.

Pada hari protokol ditandatangani oleh pengerusi, ia mesti didaftarkan.

Ekstrak daripada protokol

Cabutan daripada protokol ialah salinan tepat sebahagian daripada teks protokol asal, yang berkaitan dengan item dalam agenda yang cabutan itu sedang disediakan. Ekstrak mengeluarkan semula semua butiran borang, bahagian pengenalan teks, item dalam agenda yang cabutan sedang disediakan, dan teks yang mencerminkan perbincangan isu dan keputusan yang dibuat. Ekstrak daripada protokol hanya ditandatangani oleh setiausaha, yang juga memperakuinya. Prasasti pensijilan ditulis dengan tangan dan terdiri daripada perkataan "Benar", petunjuk kedudukan orang yang mengesahkan salinan (ekstrak), tandatangan peribadi, nama keluarga, inisial dan tarikh (lihat Rajah 3.5).

Rajah No 3.5. Contoh ekstrak daripada protokol

Ekstrak daripada protokol kadangkala menggantikan dokumen pentadbiran sedemikian sebagai keputusan. Dalam kes ini, ekstrak berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan keputusan yang dibuat kepada pelaksana. Dalam kes ini, setiausaha, sebagai contoh, Lembaga Pengurusan syarikat saham bersama, tidak lewat daripada 2 (dua) hari selepas menandatangani minit mesyuarat, mengedarkan petikan daripada minit mengenai isu individu kepada eksekutif yang bertanggungjawab. Kenyataan ditandatangani oleh setiausaha.

Ekstrak daripada protokol yang dihantar ke organisasi lain mesti disahkan dengan meterai.

Salinan asal minit tersebut disusun oleh setiausaha ke dalam fail mengikut jenis mesyuarat. Contohnya, "Minit mesyuarat agung", "Minit mesyuarat Lembaga Pengarah", "Minit mesyuarat dengan pengarah", dsb. Dalam sesuatu kes, protokol disusun mengikut nombor dan kronologi. Kes terbentuk semasa tahun kalendar.

• Mengapa anda memerlukan minit mesyuarat?
• Apakah jenis minit mesyuarat itu?
• Cara mengambil minit mesyuarat.
• Apakah bahagian yang mengandungi minit mesyuarat?

Protokol mesyuarat ialah sejenis kertas kerja perniagaan yang menggambarkan keseluruhan rangkaian acara yang berlaku semasa mesyuarat kakitangan syarikat. Dokumen jenis ini tidak termasuk dalam senarai dokumen wajib yang perlu diselenggara oleh perusahaan, tetapi selalunya ia boleh menjadi sangat berguna.

Mengapa anda memerlukan minit mesyuarat?

Di mana-mana syarikat, pelbagai mesyuarat diadakan secara berkala. Pertemuan jenis ini memungkinkan untuk menyelesaikan sejumlah besar masalah yang mendesak, bertindak balas terhadap isu yang rumit tepat pada masanya, merangka strategi pembangunan perusahaan, dsb.

Pada masa yang sama, beberapa mesyuarat tidak tertakluk kepada rakaman melalui minit, yang juga merupakan norma. Pihak pengurusan organisasi boleh secara bebas membuat senarai acara umum di mana rekod disimpan secara rasmi, serta mengenal pasti peristiwa yang tidak diperlukan.

Tujuan utama protokol adalah untuk merekodkan secara bertulis keseluruhan pelbagai isu, tugas dan pendapat yang disuarakan semasa mesyuarat, serta keputusan yang diterima pakai bersama.

Pilihan terbaik ialah protokol yang paling terperinci.

Selalunya, dokumentasi sedemikian digunakan dalam rangka mesyuarat yang mempunyai kesan langsung pada masa depan organisasi. Di samping itu, adalah dinasihatkan untuk merekodkan kandungan semua mesyuarat dengan perusahaan pihak ketiga dan pekerja agensi kerajaan.

3 edaran mesyuarat

Tingkatkan produktiviti mesyuarat dengan tiga edaran, yang disediakan oleh editor majalah Pengarah Besar.

Apakah jenis minit mesyuarat?

Beberapa jenis protokol telah meluas dalam aktiviti pengurusan: protokol kelulusan, protokol niat dan protokol rampasan bukti material (dokumen). Dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, mengikut undang-undang semasa, termasuk minit suruhanjaya pengiraan dan minit mesyuarat.

Di samping itu, ia dibenarkan membuat protokol oleh seorang pegawai jika dia menjalankan fungsi pentadbiran (sekiranya ditangkap, kemalangan jalan raya, dll.). Templat standard tertentu telah dibangunkan untuk semua jenis dokumen ini.

Kami akan mempertimbangkan satu bentuk minit mesyuarat yang digunakan untuk aktiviti pengurusan am. Dokumen ini disediakan dalam organisasi berdasarkan hasil perbincangan bersama tentang isu dan membuat keputusan.

Asal usul protokol dalam bidang kerja pejabat di negara kita dikaitkan dengan permulaan abad kelapan belas, apabila amalan mengadakan perbahasan sebelum membangun dan menyatukan pendapat majoriti muncul dalam aktiviti pengurusan. Secara tradisional protokolnya ialah:

• dokumen maklumat (merekodkan proses pertukaran pendapat),
• dokumen pentadbiran (mendaftarkan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat).

Pada masa ini, adalah kebiasaan untuk merangka minit mesyuarat untuk merekodkan kemajuan acara kolegial yang diadakan oleh pengurus di peringkat yang berbeza. Di samping itu, dokumen ini digunakan untuk mendaftar acara semasa pelbagai seminar, mesyuarat, persidangan, dll.

Keputusan mengenai keperluan untuk merangka minit mesyuarat semasa aktiviti operasi terletak pada pengurus yang melantik dan menjalankan aktiviti ini. Jika anda hanya perlu menyampaikan maklumat kepada pekerja tentang masalah tertentu, terangkan keputusan sebelumnya, dsb., maka anda tidak perlu menggunakan protokol tersebut. Sekiranya terdapat keperluan untuk dokumen ini, maka ia mencerminkan komposisi peserta, idea atau cadangan yang dikemukakan.

Cara mengambil minit mesyuarat

Merekod perkembangan mesyuarat adalah tanggungjawab setiausaha ketua organisasi. Fungsi ini boleh dilakukan oleh pekerja lain.

Sebelum mesyuarat dimulakan, setiausaha diberikan senarai nama jemputan dan anggaran senarai soalan. Peserta membentangkan abstrak laporan mereka. Ini membantu untuk menyediakan templat dokumen untuk mempercepatkan kerja merangka versi akhir protokol. Sekiranya terdapat ramai peserta, maka adalah dinasihatkan untuk membuat helaian pendaftaran di mana nama penuh orang yang muncul akan ditunjukkan. Selepas mesyuarat bermula, setiausaha akan mengeluarkan senarai akhir mereka yang hadir.

Maklumat tersebut direkodkan oleh setiausaha mesyuarat semasa majlis berlangsung. Untuk meningkatkan ketepatan rakaman, rakaman suara digunakan. Semua perkataan direkodkan pada medium digital dan kemudian diterbitkan semula apabila dokumen dimuktamadkan.

Sekiranya mesyuarat besar-besaran diadakan dengan jumlah peserta yang ramai, maka tusukan dijalankan oleh dua orang setiausaha. Mempunyai dua pakar bekerja pada satu dokumen sekaligus akan membantu mempercepatkan proses jika mesyuarat berlarutan.

Ucapan individu, teguran, ulasan, perbincangan subjek yang tidak berkaitan dengan topik mesyuarat tidak ditunjukkan dalam dokumen. Ia merekodkan maksud umum laporan, soalan dan cadangan. Keputusan dan arahan yang diberikan oleh pengurus kepada penghibur individu direkodkan dengan tepat.

Perlu diingatkan bahawa laporan dan soalan tidak perlu diberikan perkataan demi perkataan.

Jika pengurus memerlukan maklumat yang tepat, dia akan memerlukan laporan yang ditandatangani oleh pekerja yang bertanggungjawab. Pada mesyuarat, keadaan keseluruhan urusan dibincangkan, jadi tidak ada keperluan untuk nota terperinci. Hasilnya, dokumen itu menggambarkan secara ringkas perjalanan mesyuarat: topik yang dibincangkan, soalan yang dibangkitkan dan keputusan yang dibuat.

Dalam sesetengah kes, pemimpin organisasi memerlukan rakaman verbatim bagi setiap frasa. Ini adalah tipikal untuk mesyuarat di syarikat moden, di mana pada acara sedemikian ia diputuskan sejumlah besar isu operasi.

Apakah bahagian yang mengandungi minit mesyuarat?

Apabila mendokumentasikan proses mesyuarat, adalah perlu untuk memastikan pematuhan minit mesyuarat dengan GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi." Ini bermakna apabila merekod maklumat, adalah perlu untuk mematuhi peraturan untuk merangka minit mesyuarat berkenaan tajuk, bahagian akhir dokumen dan kandungannya.

Bahagian pengepala protokol.

Pengepala harus mengandungi beberapa butiran:

• nama penuh organisasi;
• jenis dokumen (PROTOKOL);
• nombor dan tarikh;
• tempat pendaftaran;
• tajuk kepada teks.

Adalah wajib untuk menunjukkan bentuk undang-undang atas nama perusahaan. Nama penuh mesti bertepatan dengan nama yang ditetapkan secara rasmi yang diberikan dalam piagam atau peraturan organisasi, dan semua perkataan mesti ditulis sepenuhnya, tanpa singkatan.

Jika perusahaan mempunyai nama pendek yang didaftarkan secara rasmi, ia dibenarkan untuk menunjukkannya dalam kurungan selepas nama penuh.

Jika organisasi mempunyai struktur yang lebih tinggi, namanya diletakkan di atas nama syarikat yang mencipta dokumen tersebut. Walau bagaimanapun, ia biasanya ditunjukkan dalam bentuk singkatan.

Sebagai contoh:

• Perbadanan awam;
• Agensi "Pengedaran, pemprosesan, pengumpulan akhbar";
• (Agensi JSC "Rospechat");
• Syarikat Saham Bersama Tertutup "Teknologi Baru".

Tarikh minit adalah sepadan dengan tarikh mesyuarat. Untuk mesyuarat berbilang hari, tarikh mula dan tamat ditunjukkan. Jangan sekali-kali anda menunjukkan tarikh menandatangani protokol, kerana kadangkala ia disediakan beberapa hari selepas tamat acara.

Sebagai contoh: mesyuarat lembaga pengarah syarikat saham bersama telah diadakan selama dua hari (01/13/09 dan 01/14/09). Protokol telah disediakan pada hari berikutnya dan disahkan sehari selepas acara berakhir, iaitu, 16/01/09. Dalam kes ini, nyatakan nombor "13 - 14.01.2009". Dalam kes ini, dua lagi pilihan untuk menulis tarikh boleh diterima: “01/13/2009 – 01/14/2009” atau “13 – 14 Januari 2009”.

Nombor protokol (indeks) ialah nombor siri mesyuarat. Penomboran ditetapkan untuk tahun kalendar, sementara terdapat beberapa kumpulan protokol, dan setiap daripada mereka mempunyai penomboran bersiri yang berasingan. Oleh itu, anda perlu meletakkan nombor anda pada minit: mesyuarat pengarah, mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat tenaga kerja, mesyuarat majlis teknikal, dsb.

Ia adalah tradisi untuk menulis nombor dokumen dan tarikh yang mempunyai satu digit dalam dua digit. Ini dilakukan dengan menambah sifar sebelum digit tunggal. Ini biasanya dijelaskan seperti berikut: sifar ("No. 01" atau "01 Januari 2008") tidak akan membenarkan anda menunjukkan tanda lain di tempat ini, menukar 1 kepada 11, 21 atau 31 sebagai hasilnya. Biar kami ingatkan anda sekali lagi bahawa dokumen kawal selia tidak peraturan yang tepat telah ditetapkan untuk menulis nombor tersebut. Ini hanya amalan biasa.

Tempat di mana dokumen itu dilaksanakan harus ditunjukkan jika sukar untuk ditentukan dengan nama organisasi. Ia juga ditunjukkan jika mesyuarat itu diadakan di penyelesaian yang berbeza daripada lokasi perusahaan (pengarang dokumen). Menurut GOST R 6.30-2003 (klausa 3.12), tempat di mana protokol disediakan ditulis mengikut bahagian pentadbiran-wilayah sedia ada menggunakan singkatan yang diterima umum.

Tajuk teks protokol mengandungi petunjuk jenis aktiviti bersama (mesyuarat, perhimpunan, mesyuarat, dll.) dan nama badan kolegial dalam kes genitif.

Contohnya, "mesyuarat majlis metodologi" atau "mesyuarat tenaga kerja" atau "mesyuarat ketua bahagian struktur."

Butiran bahagian pengepala boleh disusun secara longitudinal atau bersudut. Pilihan ini bergantung kepada organisasi.

Bahagian pengenalan teks

Teks protokol terdiri daripada bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan dokumen, tajuk diikuti dengan parap dan nama keluarga pengerusi dan setiausaha mesyuarat. Pengerusi yang mengendalikan mesyuarat adalah seorang pegawai, tetapi kedudukannya tidak boleh ditunjukkan dalam dokumen.

Setiausaha bertanggungjawab untuk mengatur dan mendokumentasikan aktiviti mesyuarat. Oleh itu, dia bertanggungjawab ke atas keseluruhan prosedur pembalakan. Dalam kes ini, setiausaha mesyuarat (sesi) mungkin sebenarnya bukan setiausaha berdasarkan kedudukannya. Adalah mungkin untuk memberikan tugas pembalakan tambahan kepada pekerja yang sesuai. Jika dokumentasi sedemikian sentiasa diselenggara oleh pekerja tertentu, fungsi ini mesti ditunjukkan dalam huraian kerjanya. Tetapi dalam kes keperluan sekali sahaja, tidak perlu membuat protokol; pengurus hanya mengeluarkan perintah kepada pekerja.

Sebagai contoh, Timbalan Pengarah Pankov diberikan tugas pengerusi mesyuarat ketua jabatan, dan pembantu peribadinya Egorova dilantik sebagai setiausaha mesyuarat. Dalam keadaan sedemikian, kedudukan mereka mengikut jadual kakitangan tidak ditunjukkan dalam protokol. Dalam dokumen yang disediakan, mereka hanya akan bertindak sebagai pengerusi dan setiausaha mesyuarat.

Contoh bahagian pengenalan minit mesyuarat:

• Pengerusi – Pankov Yu.P.
• Setiausaha – Egorova D.L.
• Sekarang: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Dijemput: Ketua Pengarah JSC Opal A. B. Shumilov, Pengarah Teknikal JSC Lazurit Oster M. A.

Pada baris seterusnya selepas perkataan "Hadir", inisial dan nama keluarga pekerja perusahaan yang mengambil bahagian dalam pertimbangan dan pembangunan keputusan pada mesyuarat ditunjukkan mengikut abjad.

Jika pegawai jemputan lain dari perusahaan ini hadir pada mesyuarat itu, mereka disenaraikan dalam bahagian "Dijemput". Pada masa yang sama, kedudukan yang mereka duduki tidak ditunjukkan nama akhir dan inisial disusun mengikut abjad. Dan hanya dalam hal penyertaan pekerja syarikat pihak ketiga, jawatan dan nama syarikat mereka diberikan.

Untuk menyusun senarai pekerja yang hadir dan orang yang dijemput, jarak satu baris digunakan. Selepas ini, satu baris kosong dilangkau dan agenda disediakan pada selang masa yang sama. Bahagian utama teks ditaip menggunakan jarak satu setengah baris.

Setiausaha menyediakan senarai peserta mesyuarat terlebih dahulu, berdasarkan arahan pengurus. Senarai sedemikian adalah perlu untuk memaklumkan pihak yang berminat tentang tarikh acara dan agenda. Adalah idea yang baik untuk mengedarkan bahan rujukan terlebih dahulu untuk membiasakan diri dengan soalan dan bersedia untuk mesyuarat. Senarai nama peserta mesyuarat diselaraskan pada hari mesyuarat berdasarkan kehadiran pegawai.

Dalam kes mesyuarat lanjutan (lebih 15 orang) atau mesyuarat badan kolegial tetap, semasa membuat minit, nama mereka yang hadir tidak ditunjukkan, tetapi hanya jumlah peserta, yang direkodkan semasa pendaftaran. Senarai pendaftaran kemudian dilampirkan pada protokol sebagai lampiran. Dokumen itu sendiri harus berbunyi: "Hadir: 19 orang (senarai dilampirkan)."

Agenda ialah sifat tidak berubah bagi bahagian pengenalan. Pengurus yang menjadualkan mesyuarat menentukan kandungannya. Jika agenda dihantar kepada peserta terlebih dahulu untuk semakan, maklumat yang terkandung di dalamnya hendaklah disertakan dalam dokumen yang sedang disusun.

Nombor itu diberikan kepada item agenda menggunakan angka Arab. Perumusan topik hendaklah dimulakan dengan preposisi "Mengenai" atau "Mengenai", menjawab soalan "mengenai apa?" Mana-mana perenggan mesti mengandungi inisial dan nama keluarga pelapor, iaitu pegawai yang menyediakan mesej yang dinyatakan.

Contoh minit mesyuarat berkenaan agenda.

Agenda:

1. Mengenai kelulusan peraturan keselamatan maklumat.

Laporan ketua jabatan maklumat Dorokhova Yu.

1. Mengenai perubahan pada meja kakitangan.

Ucapan Timbalan Ketua Pengarah I. N. Sergeev

Bahagian utama teks

Bahagian rasmi protokol

Rakaman trengkas atau audio yang dibuat secara manual oleh setiausaha semasa mesyuarat menjadi asas kepada kandungan minit. Pada akhir mesyuarat, setiausaha merangka dokumen mengikut keperluan sedia ada. Seterusnya, draf diserahkan kepada pengerusi mesyuarat untuk diedit. Selepas semua pindaan dibuat, protokol disahkan dengan tandatangan dan menjadi dokumen rasmi.

Kuasa undang-undang protokol, iaitu, formaliti, kebolehpercayaan, tidak dapat dipertikaikan, ditentukan bukan sahaja oleh peraturan untuk mengisinya. Menurut tafsiran tradisional, "kuasa undang-undang adalah hak milik dokumen rasmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang semasa, kecekapan badan yang mengeluarkannya dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan." Sekiranya peraturan pelaksanaan mandatori dipenuhi, maka dokumen itu diberi kuasa undang-undang selepas ditandatangani oleh dua orang: pengerusi dan setiausaha.

Memasukkan butiran ini tidak menyebabkan sebarang kesulitan, kerana ia adalah sama untuk semua jenis protokol yang telah kami pertimbangkan. Tandatangan hendaklah dipisahkan daripada teks dengan jarak 2 atau 3 baris. Perkataan "Pengerusi" dan "Setiausaha" terletak dari sempadan medan kiri, huruf terakhir dalam nama keluarga bersempadan dengan medan kanan.

Protokol adalah dokumen dalaman; oleh itu, meterai biasanya tidak diletakkan di atasnya.

Jika volumnya lebih daripada satu muka surat, muka surat kedua dan seterusnya mesti dinomborkan. Dalam reka bentuk nombor halaman, angka Arab digunakan tanpa perkataan "halaman" (halaman), tanpa menggunakan tanda sempang, tanda petikan atau aksara lain.

Mengikut peraturan am, tidak lebih daripada lima hari diperuntukkan untuk merangka protokol. Tarikh kesediaan dokumen yang ditentukan biasanya ditentukan oleh pengurus yang mengendalikan mesyuarat atau pengerusi struktur tetap. Di samping itu, tempoh penyediaan boleh ditetapkan oleh peraturan badan kolegial.

Terdapat beberapa dokumen yang mengehadkan tempoh pemprosesan untuk jenis protokol tertentu. Khususnya, Undang-undang "Mengenai Syarikat Saham Bersama" menghendaki perusahaan ini merangka minit mesyuarat lembaga pengarah dalam 3 hari, malah 15 hari diberikan untuk menyediakan dokumen intensif buruh seperti minit mesyuarat umum. mesyuarat pemegang saham.

Kakitangan dimaklumkan tentang keputusan daripada minit mesyuarat dengan menghantar salinan penuh atau cabutan bahagian dispositif. Dalam organisasi kecil, pekerja sering dibiasakan dengan resolusi yang diterima pakai terhadap tandatangan. Untuk tujuan ini, helaian kenalan dilampirkan pada protokol.

Juga selalunya, berdasarkan resolusi mesyuarat, dokumen pentadbiran dibangunkan, sebagai contoh, keputusan badan kolegial atau perintah daripada pengarah perusahaan.

• Bagaimana seorang CEO boleh mencari pembantu peribadi yang sempurna

Minit mesyuarat dalam bentuk ringkas dan lengkap

Terdapat bentuk ringkas dan penuh untuk menyampaikan teks dalam protokol.

Malah, mereka berbeza antara satu sama lain hanya dalam jumlah perincian dalam liputan proses mesyuarat, tetapi reka bentuk mereka adalah sama. Keadaan ini telah berkembang sebagai hasil daripada amalan, dan maklumat ini dihantar semasa latihan dalam bidang pengurusan pejabat.

Protokol pendek ialah dokumen yang merekodkan isu yang dibangkitkan semasa mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat.

Borang ini digunakan secara tradisional:

• jika rakaman stenografi dibuat pada mesyuarat (transkrip ucapan akan disertakan dalam lampiran) atau rakaman apa yang berlaku menggunakan cara teknikal khas;
• jika mesyuarat itu bersifat operasi dan perlu mendokumentasikan keputusan yang dibuat, tanpa menyatakan perjalanan perbincangan.

Jika protokol ringkas mesyuarat kerja digunakan, kemungkinan memulihkan kemajuan perbincangan isu, pendapat dan komen yang dinyatakan, dan kemajuan proses pembangunan keputusan pengurusan hilang.

Penerangan terperinci tentang apa yang berlaku pada mesyuarat itu disimpan sepenuhnya. Borang ini termasuk teks laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat, soalan dan teguran yang disuarakan semasa proses itu, dan butiran lain tentang acara tersebut.

Sehubungan itu, protokol penuh mengandungi 3 bahagian: “MENDENGAR”, “BERSUARA”, “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”), berbeza dengan protokol yang pendek, yang hanya mempunyai dua: “MENDENGAR” dan “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”) .

Bilangan bahagian dalam bahagian utama teks protokol dan penomborannya sepadan dengan bilangan item yang disertakan dalam agenda. Mana-mana bahagian dibentangkan dalam 3 bahagian dalam bentuk penuh - "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN") - dan dalam 2 bahagian dalam bentuk pendek. Perkataan yang ditentukan ditulis dengan huruf besar dari birai kiri.

Sejurus selepas subtajuk "MENDENGAR," adalah perlu untuk menunjukkan dalam kes genitif nama keluarga dan inisial penutur utama (mendengarkan kepada siapa?). Yang berikut ialah ringkasan ucapannya melalui sengkang. Rakaman ucapan secara tradisinya ditulis dalam bentuk lampau dalam bentuk orang ketiga tunggal. Dalam hal penyediaan awal teks mesej secara bertulis dan penghantarannya kepada setiausaha, adalah memadai untuk menunjukkan topiknya dalam dokumen yang sedang disusun. Ia berikut: "teks laporan dilampirkan."

Borang penuh dicirikan dengan menunjukkan selepas perkataan "SPEAKED" nama keluarga dan inisial peserta dalam perbincangan isu tersebut. Dalam kes ini, setiap nama keluarga dan inisial penutur ditulis pada baris baharu dalam kes nominatif (siapa yang bercakap?). Laporan itu sendiri ditulis dengan tanda sempang selepas nama keluarga dan ditulis dalam orang ketiga tunggal. Di sini dalam teks diberikan soalan-soalan yang disuarakan semasa laporan atau setelah selesai, dan jawapan kepada mereka.

Sekiranya tiada perbincangan diadakan semasa mesyuarat atau tiada soalan diajukan, maka bahagian "BERCAKAP" tidak ditunjukkan dalam minit. Oleh itu, serpihan teks ini akan merangkumi 2 bahagian: "MENDENGAR" dan "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN"). Ini juga dibenarkan dalam bentuk penuh protokol mengenai isu individu dalam agenda.

Perkataan "DISELESAIKAN" (atau "DIPUTUSKAN") diikuti dengan teks bahagian operasi item agenda tertentu. Jika beberapa keputusan dibuat secara serentak mengenai sebarang isu, nombor mereka ditunjukkan dalam nombor Arab. Dalam kes ini, digit pertama menunjukkan nombor item agenda, dan yang kedua - nombor keputusan yang dibuat.

Jika tiga keputusan dibangunkan pada item agenda pertama, penomboran mereka adalah seperti berikut: 1.1, 1.2 dan 1.3.

Jika hanya satu keputusan dibuat pada item kedua agenda, nombornya ditulis 2.1 (adalah kesilapan untuk menunjukkan nombor itu sebagai 2).

Teks bahagian operasi biasanya dirumus menggunakan model standard yang ditetapkan untuk dokumen pentadbiran. Sehubungan itu, cadangan akan menjawab soalan: siapa yang harus melakukan apa dan pada masa apa. Dalam kes ini, ia dibenarkan untuk menunjukkan pelaksana yang bertanggungjawab pada permulaan teks dan pada akhir.

Amalan biasa merangka protokol tidak menyediakan untuk merekodkan keputusan pengundian. Tetapi jika ia berlaku, maka ini harus dicerminkan dalam perenggan operasi. Terdapat banyak perkara khusus dalam minit mesyuarat agung pemegang saham, termasuk dalam susunan mencerminkan keputusan pengundian atas keputusan yang dibuat, yang juga direkodkan berdasarkan keputusan mesyuarat suruhanjaya pengiraan.

Minit mesyuarat operasi: ciri penggubalan dan kemungkinan masalah

Mesyuarat operasi mempunyai beberapa ciri:

• keteraturan (contohnya, sebulan sekali pada masa yang ditetapkan);
• komposisi tetap peserta;
• topik dan soalan yang hampir tidak berubah;
• tempoh yang singkat.

Ciri-ciri ini memperkenalkan nuansa tersendiri dalam penyediaan minit mesyuarat operasi. Setelah menguasai algoritma aktiviti dan soalan sebelum ini, setiausaha dapat merangka dokumen akhir dalam masa yang singkat.

Kepantasan merangka minit mesyuarat membolehkan anda mengesahkannya dengan cepat dari kepala.

Menyimpan minit mesyuarat dalam talian boleh menjadi mencabar. Berikut adalah masalah yang paling biasa.

Masalah 1. Setiausaha atau pekerja yang diamanahkan untuk mengambil minit tidak mengetahui intipati isu yang sedang dipertimbangkan, maka dia menghadapi kesukaran merekodkan perkembangan perbincangan.

Penyelesaian yang mungkin: setiausaha boleh menghubungi pekerja yang membuat laporan pada mesyuarat itu, atau pakar lain yang boleh menjelaskan topik ini.

Masalah 2. Oleh kerana kekurangan peraturan tetap ketat untuk mesyuarat operasi semasa mesyuarat, setiausaha tidak selalu mempunyai masa untuk merekodkan semua yang berlaku.

Penyelesaian yang mungkin: setiausaha boleh mengatur rakaman bunyi proses mesyuarat, dan merangka minit mesyuarat akan berdasarkannya.

Masalah 3. Setiausaha tidak boleh selalu mengasingkan bahagian yang paling penting dan penting antara pelbagai maklumat yang diterima semasa pertimbangan isu itu. Kadangkala sukar untuk memahami apa sebenarnya yang perlu direkodkan dalam protokol.

Penyelesaian yang mungkin: Dalam keadaan sedemikian, untuk menyediakan minit mesyuarat, setiausaha harus terlebih dahulu menganalisis maklumat yang ada dan menyerlahkan aspek yang paling penting. Kemudian anda boleh membuat dokumen, hanya menambah maklumat utama.

• Etika telefon Setiausaha: 5 peraturan untuk berkomunikasi dengan pelanggan

Cara Menulis Minit Mesyuarat yang Sempurna

Pembalakan biasa	Pembalakan yang sempurna
Semua orang sedang bersemangat menulis pelbagai nota dalam buku nota mereka semasa mesyuarat.	Perhatian semua orang tertumpu pada skrin atau papan di mana rakaman dalam talian sedang dijalankan.
Setiap orang mempunyai pemahaman mereka sendiri tentang keputusan mesyuarat.	Pemahaman bersama tentang keputusan mesyuarat telah dicapai, dan tanggungjawab dan masa aktiviti yang diperlukan untuk mencapai keputusan tertentu telah ditentukan.
Peserta kehilangan sedikit tenaga semasa mesyuarat.	Peserta meninggalkan mesyuarat dengan bertenaga dan memberi tumpuan kepada tugas-tugas tertentu.
Kurang kewajipan untuk melaksanakan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.	Kewajipan untuk melaksanakan keputusan yang dibuat dan tugas yang diberikan - lagipun, semua orang yang hadir mengingati janji anda untuk melakukan segala-galanya tepat pada masanya.
Kegagalan untuk mematuhi atau kekurangan agenda mesyuarat.	Mengikuti agenda visual mesyuarat.
Minit mesyuarat yang dipersetujui dan ditandatangani hanya muncul pada hari berikutnya, dan kadangkala kemudian.	Minit tersebut dipersetujui dan ditandatangani serta merta pada akhir mesyuarat.
Memantau pelaksanaan keputusan memerlukan banyak masa.	Memantau pelaksanaan keputusan adalah mudah, kerana ia dijejaki dalam sistem kawalan tugas korporat.

Untuk mengatur rakaman yang ideal, anda boleh menggunakan sama ada helaian carta selak dan penanda ringkas, atau teknologi yang lebih kompleks dan moden. Pertama sekali, adalah perlu untuk mengikuti metodologi tertentu dan tidak menyimpang dari peraturan yang ditetapkan.

Protokol ideal yang mantap kelihatan seperti ini: minit dipersetujui, dicetak dan ditandatangani sejurus selepas mesyuarat. Kemudian, semasa peserta pergi dari bilik persidangan ke tempat kerja mereka, tanggungjawab diagihkan. Sebaik sahaja pekerja kembali ke pejabat mereka, mereka dihantar melalui e-mel protokol terkini dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka dalam sistem pengurusan tugas korporat. Untuk benar-benar melakukan ini, ikuti arahan kami.

Untuk mendapatkan protokol yang dipersetujui dan penyelesaian yang ditetapkan, anda boleh menggunakan khas sampel. Contoh templat minit mesyuarat:

1. Butiran organisasi.
2. Senarai peserta.
3. Agenda.
4. Keputusan yang dibuat.
5. Tugasan.
6. Soalan untuk perbincangan nanti.
7. Tandatangan peserta.
8. Protokol telah disediakan.

Mari kita lihat lebih dekat peraturan pengisian templat yang ditentukan.

1. Kawal masa mula dan tamat mesyuarat. Mesyuarat cenderung terlepas tarikh mula dan tamat. Untuk memerangi fenomena ini, adalah perlu untuk mengawal dan merekodkan jangka masa mesyuarat dengan jelas.

Di samping itu, satu langkah yang berkesan adalah dengan mendaftarkan mereka yang lewat untuk mesyuarat dalam urutan yang berasingan. Segelintir orang mahu dilabel sebagai tidak berdisiplin. Anda juga boleh menyimpan statistik dan menetapkan penilaian orang yang terdedah kepada lewat.

2. Berikan peranan kepada setiap peserta mesyuarat. Ini adalah kaedah yang sangat mudah dan berkesan untuk mencapai kejayaan. Telah ditetapkan bahawa peserta dalam banyak mesyuarat tidak selalu memahami apa dan siapa antara mereka harus lakukan untuk meningkatkan keberkesanan mesyuarat dan mencapai keputusan.

Adalah penting untuk mewujudkan peranan yang sesuai untuk semua orang.

1. Pengerusi mesyuarat bertanggungjawab untuk mematuhi peraturan tertentu untuk menyediakan dan mengendalikan acara tersebut. Keberkesanan dan tenaga mesyuarat bergantung padanya.
2. Wartawan mesyuarat bertanggungjawab untuk penyediaan dan penyampaian maklumat yang berkualiti tinggi dan tepat pada masa yang diperlukan untuk peserta mesyuarat.
3. Peserta mesyuarat - mengambil alih fungsi persediaan dan aktiviti bebas semasa acara.
4. Setiausaha mesyuarat – memastikan penyediaan minit.
5. Penjaga Tenaga – bertanggungjawab ke atas tenaga mesyuarat. Dia boleh memanggil rehat dalam mesyuarat jika kedinamikannya telah berkurangan, biliknya sesak, dsb. Dia menghentikan proses dan mengadakan acara yang memberi tenaga.
6. Penyimpan Pengetahuan - memastikan maklumat direkodkan untuk mengelakkan kehilangan sebarang pemikiran yang berharga. Biasanya, orang ini akan menunjukkan kepada setiausaha kepentingan merekodkan kenyataan tertentu.
7. Penjaga Konteks – memastikan pematuhan dengan agenda mesyuarat. Jika agenda dilanggar, orang yang ditentukan memberi isyarat kepada semua peserta.
8. Penjaga masa – bertanggungjawab untuk mengekalkan kerangka masa mesyuarat. Menunjukkan keperluan untuk membuat keputusan dan merekodkan keputusan dua minit sebelum tamat perbincangan isu.

3. Tentukan matlamat, susun agenda mesyuarat. Banyak mesyuarat diadakan tanpa agenda bertulis. Akibatnya, kebanyakan peserta langsung tidak mengetahui tujuan jemputan mereka ke acara tersebut. Akibatnya, banyak masa dihabiskan pada permulaan mesyuarat cuba meningkatkan keberkesanan semua yang hadir.

Menggunakan ruang yang disediakan dalam minit, nyatakan agenda mesyuarat. Di samping itu, adalah wajar, mengikut prinsip yang diberikan dalam perenggan 1, untuk mengawal tempoh acara, membandingkan jumlah masa yang dirancang dan sebenarnya dibelanjakan untuk setiap perkara dalam agenda. Oleh itu, selepas beberapa minggu pengukuran berterusan, bilangan mesyuarat yang diselesaikan mengikut jadual akan meningkat.

4. Catatkan keputusan anda. 3 mata seterusnya berkait rapat. Ini terpakai kepada keputusan mesyuarat. Apakah tujuan semua mesyuarat? Tujuan mana-mana daripada mereka adalah untuk mencapai persetujuan mengenai tindakan seterusnya. Terdapat 3 jenis perjanjian:

• keputusan yang mempengaruhi semua orang;
• tugas yang diberikan kepada pelaku tertentu;
• soalan yang dibangkitkan semasa mesyuarat, tetapi tidak membawa kepada pembangunan resolusi tertentu atau tugas tertentu. Ini berlaku apabila topik dibangkitkan yang tidak termasuk dalam agenda mesyuarat, atau apabila ia kurang disediakan, yang tidak membenarkan membuat keputusan yang tidak jelas.

Sebarang perbincangan mengenai perubahan peraturan, proses perniagaan, ganjaran dan hukuman, maklumat, dsb. hendaklah diformalkan dalam bentuk resolusi yang terpakai kepada semua peserta dalam mesyuarat. Data ini harus masuk ke dalam blok "Keputusan Dibuat".

5. Pin tugas. Perlu diingat bahawa untuk melaksanakan tugasan dengan berkesan, ia mesti diberikan kepada seorang sahaja yang bertanggungjawab.

Untuk tujuan ini, anda boleh menggunakan bahagian untuk merekod tugasan.

Sebarang tugasan mesti mempunyai teks, tarikh akhir dan pelaksana yang bertanggungjawab. Semasa mengisi medan yang ditentukan, maklumat itu boleh dilihat pada skrin dan setiap peserta dalam mesyuarat boleh membiasakan diri dengan tugas yang diberikan dan pekerja yang melaksanakannya.

6. Catatkan soalan untuk perbincangan kemudian. Disebabkan oleh kecenderungan manusia untuk berfikir secara berpersatuan, dalam mana-mana mesyuarat selalu muncul masalah yang tidak dirancang untuk dibincangkan. Jika tiada penyelesaian segera kepada mereka (contohnya, menggunakan peraturan "tiga kenyataan"), anda harus merekodkan topik dalam bahagian "Soalan untuk perbincangan kemudian".

Merakam detik-detik ini sangat penting. Terima kasih kepada ini, mereka yang hadir akan memahami bahawa topik itu tidak akan hilang dan akan dibincangkan kemudian. Hasilnya, mereka boleh kembali dengan tenang kepada isu dalam agenda. Malah ritual merakam ucapan yang tidak dirancang memungkinkan untuk beralih daripada topik yang sedang dipertimbangkan kepada yang lain. Jika ini tidak dilakukan, pemikiran peserta sentiasa kembali kepada isu yang tidak dapat diselesaikan.

7. Meluluskan keputusan dan menandatangani protokol. Mengagihkan tugasan dalam sistem kawalan tugas. Perkara penting ialah merumuskan keputusan pada akhir mesyuarat selepas membincangkan agenda, membuat keputusan, memberikan tugas dan merekodkan isu. Resolusi yang digubal dan direkodkan harus diulangi.

Hasilnya, minit mesyuarat telah siap, tersedia untuk dicetak dan diluluskan oleh semua peserta.

Setelah kelulusan dan tandatangan selesai dan peserta telah pergi ke tempat mereka, anda boleh menetapkan tanggungjawab melalui sistem kawalan tugas korporat. Akibatnya, pada akhir mesyuarat, semua orang mempunyai dokumen yang dipersetujui dan mengeluarkan arahan.

Bagaimanakah minit mesyuarat disimpan?

Menurut perenggan 1 Seni. 89 Undang-undang Persekutuan bertarikh 26 Disember 1995 No. 208-FZ "Pada Syarikat Saham Bersama," setiap perusahaan mesti mengatur penyimpanan minit mesyuarat lembaga pengarah (lembaga penyeliaan) syarikat dan undian mengundi. Menurut perenggan 2 artikel ini, dokumen yang disenaraikan harus disimpan di lokasi badan eksekutif. Terma dan prosedur untuk penyimpanan ditentukan mengikut peruntukan yang diluluskan oleh Resolusi Suruhanjaya Persekutuan bagi Pasaran Sekuriti bertarikh 16 Julai 2003 No. 03-33/ps.

Fasal 2.1.12 dan 2.1.14 dokumen kawal selia yang ditentukan mewajibkan untuk sentiasa menyimpan "... minit mesyuarat lembaga pengarah (lembaga penyeliaan) syarikat dan undi mengundi."

Di samping itu, adalah penting untuk memantau dokumen asal organisasi. Dalam keadaan di mana ia rosak atau hilang, salinan kertas yang hilang hendaklah disahkan mengikut cara tertentu. Dalam kes ini, adalah perlu untuk membuat tindakan yang sesuai, yang menunjukkan sebab-sebab kerosakan atau kerugian. Surat ikatan sedemikian disertakan dengan salinan dokumen syarikat yang diterima untuk disimpan, dan ia mesti disimpan tidak dapat dipisahkan.

Perbuatan itu hendaklah disahkan oleh ketua unit struktur dan diluluskan oleh badan eksekutif tunggal syarikat. Sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan dokumen berkaitan perakaunan, akta tersebut juga ditandatangani oleh ketua akauntan.

Undi tertakluk kepada prosedur penyimpanan khas. Undi undi, termasuk yang diisytiharkan tidak sah, mesti dimeterai oleh suruhanjaya pengiraan dan diserahkan kepada arkib syarikat saham bersama untuk tujuan penyimpanan seterusnya. Ini dianjurkan selepas suruhanjaya pengiraan merangka protokol mengenai keputusan pengundian pada mesyuarat agung.

Bahagian 1 Perkara 13.25 Kod Kesalahan Pentadbiran Persekutuan Rusia menetapkan liabiliti atas kegagalan syarikat saham bersama untuk memenuhi kewajipannya untuk menyimpan dokumen. Jumlah denda telah ditentukan: untuk pegawai - 2.5-5 ribu rubel, untuk organisasi - 200-300 ribu rubel.

Kursus baharu di "Sekolah Pengarah Besar"

Petikan daripada minit mesyuarat

Petikan daripada minit mesyuarat ialah salinan lengkap bahagian kandungan dokumen ini yang berkaitan dengan perkara dalam agenda.

Dalam cabutan, semua butiran borang minit mesyuarat, bahagian pengenalan, perkara agenda yang menarik untuk cabutan itu dibuat, dan teks yang mengandungi perbincangan dan penyelesaian isu yang dinyatakan mesti disalin. Setiausaha merangka dan mengesahkan dokumen itu. Untuk tujuan ini, perkataan "Benar" dimasukkan secara manual dan kedudukan orang yang mengesahkan kesahihan ekstrak, nama keluarga, inisial, tarikh dan tandatangannya ditunjukkan.

Dalam beberapa cara, ekstrak boleh menggantikan keputusan (dokumen pentadbiran). Dalam situasi ini, ia adalah satu cara untuk menyampaikan resolusi mesyuarat yang dipersetujui secara terus kepada penghibur. Dalam masa 2 hari selepas menandatangani protokol, setiausaha menyerahkan kenyataan yang disahkan secara peribadi mengenai isu-isu tertentu kepada mereka yang bertanggungjawab secara langsung ke atasnya.

Jika dokumen ini dihantar kepada organisasi pihak ketiga, dokumen tersebut mesti disahkan dengan meterai.

Setiausaha menjalankan pembentukan kes, mengedarkan salinan asal minit mengikut jenis acara kolegial. Contohnya, "Minit mesyuarat lembaga pengarah", "Minit mesyuarat pengeluaran" dan lain-lain. Dokumen difailkan dalam fail mengikut bilangan dan tarikh mesyuarat. Kes terbentuk sepanjang tahun kalendar.

Salah satu tugas suci setiausaha ialah penyediaan mesyuarat, persidangan dan sesi yang dimulakan oleh pengurus di pelbagai peringkat. Dalam kebanyakan kes, setiausaha juga menyimpan minit acara sedemikian. Dalam artikel ini kami akan memberitahu anda cara untuk menjadikan proses ini lebih cekap.

Untuk mula bercakap tentang protokol, langkah pertama ialah bercakap tentang penyediaan mesyuarat. Sebelum acara sedemikian, adalah penting untuk memikirkan agenda, menentukan komposisi peserta, dan membiasakan diri dengan laporan semua penceramah dan bahan lain. Semua ini memerlukan usaha tambahan, tetapi akibatnya, mengekalkan protokol akan menjadi lebih mudah.

BAGAIMANA NAK JIMAT MASA?

Menurut pelbagai kajian, dari 10 hingga 50% masa kerja ketua organisasi dan pekerja lain boleh dibelanjakan untuk mesyuarat. Untuk mengurangkan kos masa, pemula, penganjur dan peserta mesyuarat perlu mengingati peraturan berikut:

Bincangkan dalam mesyuarat hanya isu-isu yang tidak dapat diselesaikan semasa kerja.

Hadkan bilangan peserta dalam mesyuarat. Ia berkadar terus dengan tempoh acara. Jika tempoh mesyuarat dengan 5 pekerja ialah 1 jam, maka dengan bilangan peserta 10 atau lebih ia berkemungkinan besar akan berlangsung selama 2 jam atau lebih.

Sediakan bahan maklumat untuk mesyuarat terlebih dahulu. Pengiraan, laporan analisis, jadual, graf, laporan, bahan foto dan video, pembentangan, sampel produk, pendapat pakar mesti disediakan oleh pakar khusus. Tetapi setiausaha mesyuarat bertanggungjawab menyemak kesediaan bahan. Oleh itu, satu atau dua hari sebelum acara anda harus:

a) dengan bantuan orang yang bertanggungjawab yang akan membuat pembentangan, menyusun senarai semua bahan maklumat;

b) menerima bahan dalam bentuk elektronik daripada orang yang bertanggungjawab (contohnya, pembentangan, nota penerangan, dsb.);

c) menerima abstrak bercetak dan teks laporan daripada orang yang bertanggungjawab.

Untuk setiap isu, lantik seorang pekerja yang bertanggungjawab, walaupun sekumpulan orang mesti melaksanakan tugasan itu.

Jangan buang masa mendedahkan pesalahnya. Ingatlah bahawa tujuan utama setiap mesyuarat adalah untuk membincangkan agenda dan membuat keputusan mengenainya.

AGENDA

Ini adalah senarai isu yang dirancang untuk dibincangkan pada mesyuarat tersebut. Mereka ditentukan oleh pengerusi mesyuarat. Bagaimanapun, setiausaha juga boleh mengambil bahagian dalam proses ini.

Gunakan garis panduan berikut semasa membangunkan agenda anda:

• Pecahkan topik mesyuarat yang terlalu luas kepada beberapa subtopik. Jika perlu, orang yang bertanggungjawab boleh mengadakan mesyuarat persediaan untuk setiap subtopik.

Sebagai contoh, mesyuarat yang dijadualkan pada akhir bulan mengenai topik "Mengenai pelaksanaan petunjuk yang dirancang oleh kedai pengeluaran utama" harus didahului dengan beberapa siri mesyuarat kecil di kedai: "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai faundri", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh bengkel perolehan", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai mesin", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai pemasangan." Atau mesyuarat mengenai topik "Mengenai pelaksanaan sistem ERP dalam perusahaan" harus didahului oleh beberapa mesyuarat: "Mengenai masalah pelaksanaan sistem ERP dalam pengeluaran", "Mengenai memastikan komunikasi antara sistem ERP dan 1C dalam perakaunan ”, “Mengenai sokongan teknikal sistem ERP dan pemindahan data”, dsb.

• Letakkan isu agenda yang sama pentingnya, disatukan oleh tema yang sama.. Sebagai contoh, penyediaan pengangkutan, prosedur penghantaran ke gudang, penghantaran dan penyingkiran produk siap dari wilayah perusahaan.

Pelbagai masalah yang saling berkaitan juga boleh diletakkan dalam agenda. Sebagai contoh, ini mungkin termasuk:

Pembelian barisan pengeluaran baharu;

Penyediaan teknologi pengeluaran;

Membuat perubahan pada reka bentuk dan dokumentasi teknologi berkaitan dengan pemerolehan peralatan baharu;

Pemodenan bangunan pengeluaran dan pembangunan sambungan mesin;

Sokongan logistik untuk pengeluaran.

Pada masa yang sama, pembinaan semula pusat pemeriksaan kilang atau penganjuran pembayaran elektronik untuk pas di kantin kilang jelas tidak berbaloi untuk dibincangkan pada mesyuarat ini.

Jelas sekali setiausaha tidak boleh sentiasa mempengaruhi kandungan agenda. Mesyuarat itu diadakan oleh pemimpin, yang juga menggariskan pelbagai isu. Dan jika pengurus memasukkan dalam agenda satu mesyuarat pembelian barisan pengeluaran baharu untuk pengeluaran pemutus dan penganjuran hari pembersihan musim bunga untuk membersihkan wilayah, maka ia mungkin tidak dapat meyakinkannya. Tetapi bagi pihak anda, anda boleh mencadangkan untuk membawa perbincangan menganjurkan pembersihan ke mesyuarat lain, contohnya, menggabungkannya dengan isu mengecat fasad bangunan atau mengadakan perayaan sempena hari lahir organisasi.

• Buat agenda hanya dari isu-isu yang berada dalam kompetensi dan bidang tanggungjawab peserta mesyuarat. Sebagai contoh, adalah sia-sia untuk membincangkan isu bekalan jika tiada ketua perkhidmatan bekalan.
• Hadkan bilangan topik dan item dalam agenda. Perlu ada seberapa banyak daripada mereka yang boleh dibincangkan dan diselesaikan dengan berkesan dalam tempoh masa yang diperuntukkan. Sebagai contoh, dalam 1 jam mesyuarat, anda boleh membincangkan dari 1 hingga 5 isu, bergantung pada skala topik yang dibincangkan dan kualiti penyediaan mesyuarat.
• Sertakan dalam agenda laporan tentang tugas dan arahan yang diberikan pada mesyuarat yang lalu, jika mesyuarat disatukan oleh topik dan komposisi peserta yang sama. Bersedia untuk fakta bahawa, walaupun tidak ada perkara sedemikian dalam agenda, pengerusi boleh memperkenalkannya dengan kuasanya. Oleh itu, adalah lebih baik untuk mencetak senarai arahan terlebih dahulu - pengerusi, orang yang bertanggungjawab dan setiausaha harus memilikinya.

MESYUARAT PESERTA

Keperluan am untuk peserta acara:

Kecekapan dan minat dalam isu dalam agenda;

Jawatan yang cukup tinggi untuk membuat keputusan dan memberi arahan kepada orang bawahan berdasarkan keputusan mesyuarat.

Komposisi peserta mungkin berubah semasa acara berlangsung. Jika agenda termasuk topik yang mempengaruhi semua peserta mesyuarat dan isu yang hanya terpakai kepada sebahagian daripada mereka, maka isu umum harus dibincangkan terlebih dahulu. Pada akhir bahagian mesyuarat ini, pekerja yang tidak terlibat dalam perbincangan lanjut boleh dikeluarkan.

Bagaimana untuk memberitahu semua orang

Maklumkan kepada semua peserta mesyuarat tentang tarikh, masa, lokasi, tema acara.

Anda boleh melaporkan mesyuarat menggunakan panggilan telefon, mesej SMS, e-mel (dengan pemberitahuan penghantaran dan bacaan), atau lawatan peribadi.

Sekiranya salah seorang peserta tidak hadir di tempat kerja atas pelbagai sebab (cuti tahunan, hilang upaya sementara, perjalanan perniagaan, dll.), adalah perlu untuk mengetahui sebab ketidakhadiran dan mengingatkan pekerja yang menggantikan ketidakhadiran mengikut peraturan skim gantian bahawa dia mesti hadir pada mesyuarat itu.

Ia juga boleh membantu untuk meletakkan gesaan pop timbul dalam kalendar komputer anda seperti "ingatkan timbalan anda untuk menghadiri mesyuarat".

Maklumat tentang siapa yang dimaklumkan tentang mesyuarat dan bila boleh dimasukkan ke dalam jadual (Contoh 1).

CONTOH 1

Memberitahu peserta mesyuarat

Mesyuarat akan berlangsung pada 24 Jun 2017 jam 11:00 di pejabat pengarah perolehan.

Topik: Memuktamadkan kontrak dengan pembekal untuk separuh kedua 2017.

Susunan tempat duduk peserta mesyuarat

Pastikan anda menyediakan carta tempat duduk untuk peserta mesyuarat jika perkara berikut akan hadir:

Pegawai tinggi (bandar, wilayah, wilayah, republik, persekutuan);

Pemilik syarikat dan pegangan transnasional, dsb.;

Wakil organisasi rakan kongsi.

Jika boleh, setiausaha diberikan tempat duduk di meja berasingan di sebelah meja pengerusi (Contoh 2).

Contoh 2

Carta tempat duduk

Kad nama

Di atas meja bertentangan dengan tempat yang sesuai, adalah perlu untuk meletakkan kad nama dengan kedudukan dan (atau) nama penuh. setiap peserta. Pilihan paling mudah ialah sehelai kertas yang dilipat menjadi "rumah" (Gamb. 1)

nasi. 1. Kad nama untuk peserta mesyuarat

Lencana

Dalam kes yang kritikal, adalah perlu untuk menyediakan lencana (kad payudara), di mana anda harus menunjukkan:

NAMA PENUH. peserta;

Jawatan mereka;

Nama organisasi yang diwakili oleh setiap peserta;

Lokaliti di mana organisasi yang dinyatakan berada.

Lencana juga mungkin termasuk:

Logo organisasi yang diwakili oleh peserta;

Logo (lambang) acara (mesyuarat, persidangan, dll.).

Anda boleh menggunakan lencana dengan lanyard atau penyepit pakaian. Ia dijual di kedai alat tulis dan bekalan pejabat.

Anda boleh mereka bentuk sisipan dengan teks sendiri, kemudian mencetaknya pada pencetak, memotongnya dengan gunting dan memasukkannya ke dalam lencana (Gamb. 2).

nasi. 2. Sisipan lencana reka bentuk dalaman

Jika dana yang mencukupi telah diperuntukkan untuk penyediaan, kad sisip boleh dipesan daripada organisasi yang menyediakan perkhidmatan percetakan. Dan untuk mesyuarat dalaman biasa, lencana tidak akan diperlukan sama sekali.

TEMPOH MESYUARAT

Jenis mesyuarat yang berbeza mempunyai jumlah masa yang berbeza. Sebagai contoh, mesyuarat perancangan pagi mungkin mengambil masa kira-kira setengah jam, tetapi mesyuarat antara wilayah mengenai isu tertentu mungkin mengambil masa sepanjang hari.

Tempoh mesyuarat perlu dirancang lebih awal. Semua peserta mesti tahu masa mula dan tamat acara. Ini akan membantu anda bekerja dengan cepat dan cekap supaya anda tidak perlu tinggal lewat.

Rehat

Jika tempoh mesyuarat melebihi jam astronomi (60 minit), maka perlu berehat selepas setiap jam akademik (45 minit).

Pada acara yang sangat panjang, jeda boleh disediakan semasa peserta ditawarkan makanan ringan (sandwic, buah-buahan, gula-gula) dan minuman (teh, kopi, jus, air mineral, dll.).

Apabila tahap mesyuarat adalah rendah, dan di sebelah bilik tempat mesyuarat berlangsung, terdapat penyejuk, mesin kopi dan peralatan makan pakai buang untuk pelawat pejabat, maka peserta mesyuarat akan dapat menuangkan kopi, teh atau air sendiri.

Botol air dan gelas boleh diletakkan terlebih dahulu di atas meja di mana peserta mesyuarat duduk - kemudian mereka boleh menghilangkan dahaga mereka bukan sahaja semasa rehat, tetapi pada bila-bila masa. Adalah lebih baik untuk tidak meletakkan makanan di atas meja. Ia akan menjadi janggal jika salah seorang peserta menjatuhkan sandwic di atas kertas perniagaan atau menumpahkan kopi.

Adalah lebih baik untuk menetapkan meja dengan makanan ringan dan minuman di dalam bilik yang berasingan. Ini biasanya dilakukan oleh setiausaha, tetapi hanya jika dia tidak mengambil minit. Apabila setiausaha tidak boleh meninggalkan bilik semasa mesyuarat, pekerja lain yang ditetapkan sebagai bertanggungjawab untuk ini mesti mengatur rehat. Atau, sebagai pilihan, setiausaha menyediakan segala-galanya untuk rehat kopi sebelum mesyuarat bermula. Pada mesyuarat lanjutan, pembantu biasanya amat diperlukan.

Tempoh masa

Tempoh acara mesti dikawal. Pengerusi mesyuarat memantau pematuhan peraturan ini.

Semasa merancang mesyuarat anda, pastikan anda mempertimbangkan masa yang diperlukan untuk setiap penceramah bercakap dan setiap isu yang akan dibincangkan.

Semak dengan pengerusi peraturan untuk setiap ucapan.

Jadual waktu rehat jika perlu.

Tambahkan semua tempoh masa pada kalkulator dan tambahkan kepada jumlah yang terhasil

Pengerusi hendaklah dimaklumkan berapa lama mesyuarat itu boleh diambil. Sekiranya beliau bersetuju dengan angka ini, peraturan-peraturan tersebut hendaklah dimaklumkan kepada semua peserta jika tidak, pelarasan perlu dibuat dan dilaporkan kepada pengerusi semula.

Selepas persetujuan, agenda dengan sekatan masa dihantar kepada semua peserta mesyuarat (Contoh 3).

CONTOH 3

Agenda dengan had masa

MINIT MESYUARAT: 5 LANGKAH ASAS

Protokol mendokumenkan kedua-dua aktiviti badan kolegial tetap (komisen, jawatankuasa, majlis, dsb.) dan badan kolegial sementara - pelbagai mesyuarat, persidangan, seminar dan persidangan.

Jenis protokol berikut dibezakan:

. Protokol ringkas- dokumen di mana nama penuh direkodkan. dan kedudukan peserta mesyuarat, topiknya, isu utama, ringkasan laporan, keputusan yang dibuat, senarai tugas bagi setiap orang yang bertanggungjawab. Minit sedemikian biasanya disimpan dalam mesyuarat operasi.

. Protokol penuh, sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, termasuk rekod terperinci semua ucapan, pendapat, pindaan dan nuansa perbincangan yang lain. Dokumen ini membolehkan anda memulihkan gambar terperinci mesyuarat.

Bentuk pengambilan minit dipilih oleh pengerusi mesyuarat atau ketua perusahaan.

Teks ucapan dan bahan lain yang disediakan untuk mesyuarat disediakan dalam bentuk lampiran. Mereka mesti dirujuk dalam teks protokol.

Setiausaha bertanggungjawab ke atas seberapa tepat dan lengkap kemajuan mesyuarat direkodkan. Tanggungjawab ini tidak boleh dipandang rendah, kerana protokol adalah satu-satunya dokumen yang mencerminkan semua ucapan, perbincangan, ulasan dan keputusan yang dibuat yang mesti dilaksanakan. Semasa mesyuarat, peserta mungkin tidak mendengar sesuatu atau mempunyai masa untuk menuliskannya. Ini akan menjadi mudah untuk dipulihkan dengan merujuk kepada protokol.

Langkah 1: menyediakan tempat kerja

Untuk memudahkan anda mengambil minit, sebelum mesyuarat bermula:

. Pilih tempat duduk anda di dalam dewan di mana acara itu akan berlangsung. Ia harus dilihat oleh semua peserta secara peribadi, ucapan pengerusi, penceramah dan "replika dari dewan" harus jelas didengari (lihat carta tempat duduk dalam Contoh 2).

. Letakkan di atas meja anda senarai peserta mesyuarat yang menunjukkan nama penuh mereka. dan kedudukan, serta carta tempat duduk. Sebelum mesyuarat bermula, adalah idea yang baik untuk mengkaji dengan teliti siapa yang duduk di mana, dan kemudian melihat rajah seperti yang diperlukan.

. Simpan stok bekalan pejabat. Bawa bersama 2-3 pen, 2 pensel, 2 pemadam.

. Semak sama ada peralatan pejabat dan peranti lain berfungsi: jam tangan, perakam suara, kamera video (jika ada). Jangan lupa kord kuasa dan bateri ganti atau bateri boleh dicas semula.

Sebelum mesyuarat, segarkan ingatan anda tentang perkara utama semua laporan.

Langkah 2: merekod kemajuan mesyuarat

Sebagai tambahan kepada bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, rujukan, draf keputusan, agenda, senarai peserta, dll.), minit disusun berdasarkan rakaman bunyi, rakaman video, transkrip atau nota tulisan tangan kasar yang disimpan semasa mesyuarat.

Bagaimana untuk menyimpan nota kasar?

1. Sediakan helaian untuk draf protokol- bilangan mereka bergantung pada saiz agenda. Pada helaian pertama tulis tarikh mesyuarat, topiknya, nombor minit, senarai peserta, agenda (Contoh 4).

CONTOH 4

Draf minit mesyuarat. Helaian No 1

Tulis soalan yang dikemukakan untuk perbincangan pada helaian kertas kosong yang berasingan, tinggalkan ruang yang cukup untuk nota:

Helaian No. 2: "Mengenai status kerja untuk memuktamadkan kontrak untuk pembekalan logam bukan ferus dan ferus." Laporan oleh Prokhorov P.D.;

Helaian No. 3

Helaian No. 4: "Mengenai sokongan pengangkutan untuk bekalan." Laporan oleh Medvedev V.Yu.;

Helaian No. 5: ... (untuk diisi semasa mesyuarat);

Helaian No. 6: "Mengenai status penyelesaian di bawah kontrak yang dimuktamadkan dan dilaksanakan untuk pembelian bahan mentah dan bekalan." Laporan oleh Fomina K.D.;

Helaian No. 7: ... (untuk diisi semasa mesyuarat);

Helaian No. 8: "Pada memuktamadkan perjanjian dengan Amethyst LLC mengenai pembekalan keluli dan aloi kepada ESPZ OJSC." Cadangan daripada Telegin I.I.;

Helaian No. 9: ... (untuk diisi semasa mesyuarat).

2. Pastikan semua peserta mesyuarat hadir. Potong mereka yang tidak hadir dalam draf protokol dengan pensil - mungkin mereka lewat. Ketahui sebab ketidakhadiran dan kelewatan selepas mesyuarat.

Catatkan masa ketibaan mereka yang lewat terus dalam teks protokol dalam kurungan:

Dalam kes ini, akan diketahui dengan tepat siapa di antara mereka yang hadir dan apa sebenarnya yang mereka terlepas semasa mesyuarat.

3. Isikan item “MENDENGAR”.. Pada helaian pertama draf dan pada helaian dengan tajuk laporan yang sepadan, rekodkan nama penuh anda secara konsisten. dan kedudukan penceramah, topik ucapan dan ringkasannya. Anda hanya perlu merekodkan maklumat asas: tarikh, nombor, fakta. Selepas itu, bandingkan nota dengan teks ucapan (tesis) yang disediakan. Jika anda mendapati sebarang percanggahan, maklumkan kepada pengerusi mesyuarat.

4. Masukkan item "DILAKUKAN"(jika perlu). Item ini diisi apabila kemajuan penceramah terganggu oleh komen, soalan dan bantahan daripada peserta lain. Dalam protokol penuh Setiap kenyataan sedemikian hendaklah direkodkan dengan segera, terutamanya jika ia disertai dengan frasa: "Sila masukkan ke dalam protokol." Sebagai contoh:

Hakikatnya adalah bahawa sebarang kenyataan boleh mengubah perjalanan mesyuarat, dan selepas itu mungkin perlu untuk menyerlahkan saat bila dan mengapa ini berlaku.

Dalam protokol ringkas

pengenalan.

Dokumentasi aktiviti pengurusan meliputi semua proses yang berkaitan dengan rakaman (rakaman) pada pelbagai media dan pemprosesan, mengikut peraturan yang ditetapkan, maklumat yang diperlukan untuk menjalankan tindakan pengurusan. Dokumentasi dijalankan dalam bahasa semula jadi (dokumen tulisan tangan dan taip, termasuk telegram, mesej telefon, mesej mesin), serta dalam bahasa buatan menggunakan media baharu (kad tebuk, pita tebuk, pita magnet, kad, cakera liut, dll. .)"

Komposisi dokumen pengurusan ditentukan oleh kecekapan dan fungsi organisasi, prosedur untuk menyelesaikan isu, jumlah dan sifat hubungan dengan organisasi lain, dan ditetapkan dalam jadual dokumen. Kesatuan peraturan untuk mendokumentasikan tindakan pengurusan di semua peringkat pengurusan dipastikan dengan penggunaan Sistem Sokongan Dokumentasi untuk Pengurusan Negeri (GSDMOU) dan sistem dokumentasi bersatu (USD).

Sistem dokumentasi bersatu ialah satu set dokumen yang saling berkaitan yang dicipta mengikut peraturan dan keperluan seragam, mengandungi maklumat yang diperlukan untuk pengurusan dalam bidang aktiviti tertentu. DSD bertujuan untuk digunakan dengan bantuan teknologi komputer dan dengan kaedah tradisional pemprosesan maklumat.

Dokumen pengurusan mengikut nama, bentuk dan komposisi butiran mesti mematuhi USD, keperluan Institusi Pendidikan Belanjawan Negeri, peraturan (piagam) mengenai organisasi dan dokumen kawal selia lain yang mengandungi peraturan dokumentasi.

Tujuan ujian ini adalah untuk memberikan konsep protokol, mencerminkan peraturan untuk reka bentuknya, dan juga menunjukkan bentuk protokol yang ada.

1. Konsep protokol dan tujuannya.

Antara dokumen pengurusan, protokol mempunyai tempat yang istimewa. Mereka adalah sebahagian daripada sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran.

Minit - dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, sesi, persidangan

Perlu diingat bahawa dalam aktiviti organisasi dan perusahaan, dokumen yang dipanggil "Protokol" sering disediakan, tetapi mereka tidak termasuk di bawah definisi di atas. Oleh itu, dalam bidang perhubungan kontrak, protokol niat, protokol perselisihan faham, protokol kelulusan disediakan; Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit suruhanjaya pengiraan, dsb. Jenis protokol ini adalah serupa dengan tujuan untuk bertindak: mereka merekod dan mengesahkan fakta atau peristiwa.

Protokol disediakan dalam mana-mana organisasi di mana terdapat badan kolegial sementara atau tetap, komisen, dsb. Bentuk aktiviti mereka ialah perbincangan isu semasa di mesyuarat atau mesyuarat dan membuat keputusan bersama, selalunya melalui pengundian.

Dengan kemunculan syarikat saham bersama di negara kita, perhatian terhadap dokumen jenis ini telah meningkat. Badan pengurusan tertinggi syarikat saham bersama adalah kolegial, dan protokol yang mencerminkan aktiviti mereka menjadi salah satu dokumen pengurusan yang paling penting. Kita bercakap mengenai minit mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah dan lembaga pengurusan. Bukan kebetulan bahawa Undang-undang Persekutuan "Mengenai Syarikat Saham Bersama" dan tindakan undang-undang lain memberi perhatian khusus kepada kandungan dokumen ini.

2. Peraturan untuk merangka protokol

Minit - dokumen yang mengandungi rekod yang konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial.

Protokol ini mencerminkan aktiviti membuat keputusan bersama oleh badan kolegial atau kumpulan pekerja. Daripada minit mesyuarat yang dibuat dalam aktiviti pengurusan organisasi, adalah perlu untuk membezakan minit penyiasatan, beberapa badan pentadbiran dan badan perlindungan ketenteraman awam (contohnya, protokol pemeriksa kebersihan, protokol kemalangan jalan raya, dll. .), serta protokol jenis kontrak (protokol perselisihan faham, protokol perdamaian perselisihan, protokol perjanjian harga, dll.).

Mesyuarat badan kolegial tetap dan sementara (kolej badan eksekutif persekutuan, mesyuarat kolektif buruh, mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah, dsb.) tertakluk kepada minit mandatori. Minit disediakan berdasarkan rekod kemajuan mesyuarat, transkrip, rakaman bunyi dan bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, sijil, draf keputusan, agenda, senarai jemputan, dll.).

Minit mencerminkan semua pendapat tentang isu yang sedang dipertimbangkan dan semua keputusan yang dibuat. Minit disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang dilantik. Pengerusi dan setiausaha yang mengetuai mesyuarat bertanggungjawab ke atas ketepatan catatan dalam minit. Butiran protokol yang diperlukan adalah:

· nama syarikat;

· nama jenis dokumen;

· tarikh dan nombor pendaftaran;

· tempat penyusunan atau penerbitan;

· tajuk kepada teks;

· tandatangan.

3.Jenis protokol

Terdapat dua jenis protokol: penuh dan pendek.

penuh protokol mengandungi rekod semua ucapan di mesyuarat.

Protokol ringkas - hanya nama penceramah dan nota ringkas tentang topik ucapan.

Keputusan mengenai bentuk minit yang perlu diambil pada mesyuarat dibuat oleh ketua badan kolegial atau ketua organisasi.

Tajuk protokol ialah nama badan atau mesyuarat kolegial (Minit mesyuarat suruhanjaya pensijilan...; minit mesyuarat...).

Teks protokol penuh terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.

Bahagian pengenalan diformatkan dengan cara yang sama dalam bentuk penuh dan pendek protokol. Ia menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, nama atau jumlah bilangan peserta mesyuarat dan orang yang dijemput (jika terdapat ramai peserta, di sebelah penunjuk nombor mereka nota dibuat - "Senarai peserta dilampirkan"), dan agenda.

Nama mereka yang hadir direkodkan dalam protokol, jika tidak lebih daripada 15 daripada mereka, dalam susunan abjad, menunjukkan tempat kerja dan kedudukan mereka; jika terdapat lebih banyak, senarai berasingan akan disusun. Minit mesyuarat tetap dan komisen tidak menunjukkan kedudukan mereka yang hadir. Senarai mereka yang hadir dilukis dalam lebar baris penuh dengan jarak satu baris.

Dalam kes ini, perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa petikan) dicetak di sebelah kiri medan, dipisahkan oleh dua ruang daripada tajuk dan antara satu sama lain.

Bahagian pengenalan diakhiri dengan agenda. Isu dalam agenda disusun mengikut tahap kerumitan, kepentingan dan masa yang dijangkakan untuk perbincangan. Soalan dirumuskan dalam kes nominatif, dinomborkan dalam angka Arab dan dimulakan dengan preposisi "O", "Ob". Tidak disyorkan untuk merumuskan soalan atau kumpulan soalan dengan perkataan "Pelbagai". Bersama-sama soalan, nama penceramah dan kedudukannya ditunjukkan.

Perkataan "Agenda" dipusatkan dua hingga tiga ruang daripada senarai peserta.

Bahagian utama teks protokol untuk setiap perkara dalam agenda disusun mengikut skema berikut: KAMI MENDENGAR... BERCAKAP... MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)...

Dalam bahagian "MENDENGAR", protokol pendek menunjukkan nama penceramah (penutur) dan topik ucapannya. Bentuk penuh protokol mengandungi nama keluarga dan inisial pelapor, kandungan laporannya (mesej, maklumat, laporan). Jika teks laporan dibentangkan oleh penceramah dalam bentuk bertulis, ia dibenarkan, selepas menunjukkan topik ucapan, untuk membuat nota: "teks laporan dilampirkan." Dalam bahagian "BERCAKAP", protokol pendek menunjukkan hanya nama orang yang bercakap dalam perbincangan protokol penuh juga merakam ucapan mereka, termasuk soalan kepada penceramah. Jika perlu, selepas nama penceramah, kedudukannya ditunjukkan. Dalam bahagian "DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN)", keputusan yang dibuat direkodkan, yang dirumuskan secara ringkas, tepat dan ringkas untuk mengelakkan tafsiran berganda. Bersama-sama dengan keputusan itu, bilangan undi yang dibuat "untuk", "menentang", "berkecuali", serta senarai orang yang tidak mengambil bahagian dalam undian ditunjukkan. Keputusan itu mungkin mengandungi satu atau beberapa mata, ia disusun mengikut urutan kepentingan, masing-masing dinomborkan.

Nombor diletakkan sebelum perkataan "MENDENGAR" mengikut agenda. Perkataan "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar dan berakhir dengan titik bertindih. Teks bahagian "MENDENGAR", "BERSUARA", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dengan jarak 1.5 baris dari garis merah. Setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif, rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.

Seseorang peserta dalam mesyuarat atau mesyuarat boleh mengemukakan pendapat khas mengenai keputusan yang dibuat, yang dinyatakan pada helaian berasingan dan dilampirkan pada minit. Kewujudan pendapat yang berbeza direkodkan dalam minit selepas keputusan direkodkan.

Teks protokol ringkas juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan nama depan dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu.

Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum. Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris. Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol dengan garis pepejal.

Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak di tengah dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama-nama pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini ditunjukkan di bawah baris. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.

Dalam artikel ini kita akan meneruskan topik popular mesyuarat berkesan, diterangkan.

Mari kita periksa secara terperinci apakah minit mesyuarat, mengapa ia diperlukan, dan bagaimana untuk beralih daripada birokrasi kepada memperoleh keputusan secara bertenaga.

Pembalakan biasa	Pembalakan yang sempurna
Setiap orang sedang bersemangat menulis pelbagai nota dalam perancang mereka semasa mesyuarat.	Semua orang tertumpu pada skrin atau papan tempat pengelogan dalam talian sedang dilakukan.
Setiap orang memahami keputusan mesyuarat secara berbeza	Semua orang sama-sama memahami keputusan mesyuarat, yang harus melakukan apa untuk mencapai hasil yang diinginkan
Peserta pergi kurang bertenaga berbanding ketika mereka datang ke mesyuarat.	Peserta meninggalkan mesyuarat dengan lebih bertenaga dan memberi tumpuan kepada tugas-tugas tertentu.
Pelaksanaan tidak mengikat keputusan yang dibuat pada mesyuarat	Kewajipan untuk menyelesaikan tugas yang diterima untuk disiapkan - lagipun, semua orang melihat dan mendengar bahawa anda berjanji untuk menyelesaikan tugas itu tepat pada masanya
Kegagalan untuk mematuhi atau kekurangan agenda mesyuarat	Mengikuti agenda visual untuk mesyuarat itu
Minit mesyuarat yang dipersetujui dan ditandatangani dipaparkan pada keesokan harinya, dan lebih kerap - walaupun kemudian	Minit dipersetujui, dicetak dan ditandatangani serta-merta pada akhir mesyuarat!
Ia mengambil banyak masa untuk mengawal keputusan yang dibuat	Ia mengambil masa minimum untuk mengawal keputusan yang dibuat, kerana ia dijejaki dalam sistem kawalan tugas korporat

Rakaman yang ideal boleh diatur menggunakan helaian carta selak dan penanda biasa, atau menggunakan alat yang lebih kompleks dan moden. Perkara utama adalah mengikuti metodologi yang betul dan mengikuti peraturan permainan.

Dalam artikel ini, kami akan menganalisis tujuh komponen minit mesyuarat yang ideal menggunakan templat minit mesyuarat khas kami yang dibangunkan berdasarkan hasil lebih daripada seratus projek yang disiapkan menggunakan Pengurus Minda MindJet.

2. Tujuh komponen protokol mesyuarat yang ideal

Rakaman ideal mesyuarat kelihatan seperti ini: minit mesyuarat dipersetujui, dicetak dan ditandatangani serta-merta pada mesyuarat itu sendiri. Semasa peserta berjalan dari bilik mesyuarat ke tempat kerja mereka, mereka diberikan tugas, dan apabila tiba di tempat kerja mereka, mereka harus menerima melalui e-mel versi terakhir protokol, serta tugas yang diberikan kepada mereka untuk dilaksanakan dalam pengurusan tugas korporat sistem. Dan ia mungkin! Jom ketahui caranya.

Untuk mendapatkan protokol yang konsisten dan penyelesaian yang ditetapkan, kami akan menggunakan templat Pengurus Minda MindJet khas. Inilah rupa keseluruhannya.

Rajah 1. Pandangan umum templat MindJet untuk pengelogan dalam talian

Kami mengesyorkan mengisinya secara beransur-ansur sepanjang mesyuarat. Kami telah mencipta templat ini selama bertahun-tahun berdasarkan projek kami untuk melaksanakan budaya mesyuarat yang kukuh dalam pelbagai syarikat. Biar kami memperkenalkan anda kepada templat ini dengan lebih terperinci.

2.1. Jejaki masa mula dan tamat mesyuarat Banyak mesyuarat bermula dan berakhir pada masa yang salah. Satu cara untuk memerangi ini adalah dengan menjejak dan merekodkan masa mula dan tamat mesyuarat. Mengikuti prinsip mudah "Jika anda mengukur, anda menguruskan":

Rajah.2. Masukkan butiran organisasi

Kami juga mengesyorkan agar anda pastikan untuk merekodkan mereka yang lewat untuk mesyuarat dalam urutan yang berasingan supaya semua orang dapat melihatnya. Kesannya adalah ajaib: tiada siapa yang mahu disenaraikan sebagai lewat. Anda juga boleh meringkaskan statistik dan memaparkan penilaian mereka yang paling kerap lewat.

2.2. Nyatakan dan agihkan peranan peserta mesyuarat

Alat yang paling berkesan dan cekap selalunya yang paling mudah. Anehnya, tetapi benar: peserta dalam kebanyakan mesyuarat tidak memahami sepenuhnya peranan peserta, siapa dan apa yang perlu dilakukan untuk mengendalikan mesyuarat dengan berkesan dan mencapai keputusan.

Rajah.3. Agihkan peranan peserta

• Pengerusi mesyuarat bertanggungjawab melaksanakan peraturan yang ditetapkan untuk menyediakan dan mengadakan mesyuarat. Terpulang pada dia sama ada pertemuan itu berkesan dan bertenaga
• Wartawan mesyuarat – bertanggungjawab untuk penyediaan dan penyampaian maklumat yang berkualiti tinggi dan awal yang berkaitan dengan peserta mesyuarat.
• Peserta mesyuarat – bertanggungjawab untuk persediaan bebas dan penyertaan aktif dalam mesyuarat
• Setiausaha mesyuarat – bertanggungjawab mengambil minit mesyuarat.
• Penjaga Tenaga – bertanggungjawab ke atas tenaga mesyuarat. Jika pejabat sesak, sudah lama tidak berehat, dan dinamik keseluruhannya rendah, maka penyimpan tenaga harus menghentikan mesyuarat dan mengadakan acara meningkatkan tenaga.
• Penyimpan Pengetahuan - bertanggungjawab merekod maklumat supaya tiada satu pun pemikiran yang berharga hilang. Sebagai peraturan, orang ini yang menunjukkan kepada setiausaha bahawa pemikiran ini atau itu perlu direkodkan
• Penjaga Konteks – Bertanggungjawab untuk mengekalkan agenda mesyuarat. Memberi isyarat kepada semua orang jika agenda mesyuarat dilanggar.
• Penjaga masa – bertanggungjawab untuk mengekalkan had masa mesyuarat. 2 minit sebelum tamat perbincangan isu itu, ia menandakan sudah tiba masanya untuk membuat keputusan dan merekodkan keputusannya.

2.3. Tentukan matlamat, buat agenda mesyuarat

Kebanyakan mesyuarat biasanya tidak mempunyai agenda bertulis. Ini bermakna kebanyakan peserta tidak benar-benar memahami mengapa mereka datang ke mesyuarat pada mulanya. Ini menyebabkan banyak masa terbuang pada permulaan mesyuarat untuk memasukkan semua peserta

Rajah.4. Kenapa kita nak pergi?

Oleh itu, nyatakan agenda dengan mengisi medan protokol MindJet Mind Manager yang disediakan khas untuk tujuan ini. Kami juga mengesyorkan, mengikut prinsip yang dinyatakan dalam klausa 2.1., untuk menjejaki masa, berapa banyak masa yang dirancang untuk item agenda dan berapa banyak masa yang sebenarnya dibelanjakan untuknya. Anda akan melihat bahawa selepas hanya 3-4 minggu pengukuran disasarkan, peratusan mesyuarat yang diselesaikan tepat pada masanya akan meningkat dengan ketara.

2.4. Catat keputusan anda

Tiga mata seterusnya berkait rapat antara satu sama lain. Ini mengenai keputusan mesyuarat. Secara umum, mengapa orang ramai berkumpul? Untuk bersetuju tentang apa yang perlu dilakukan seterusnya. Perjanjian ini boleh terdiri daripada tiga jenis:

• Keputusan yang mempengaruhi semua orang
• Tugasan yang diberikan kepada pelaksana tertentu
• Isu-isu yang dibangkitkan pada mesyuarat, yang tidak mungkin untuk mendapatkan penyelesaian yang tepat atau tugas khusus pada mesyuarat itu. Ini biasanya berlaku apabila isu dibangkitkan di luar skop mesyuarat, atau apabila isu itu tidak cukup bersedia untuk keputusan dibuat mengenainya.

Jadi, penyelesaian.

Rajah.5. Masukkan teks keputusan.

Peraturan baharu, proses perniagaan, insentif, hukuman, maklumat dan banyak lagi dibincangkan dalam mesyuarat dan mesti direkodkan dalam bentuk keputusan yang terpakai kepada semua orang yang hadir pada mesyuarat itu. Kami mengesyorkan merekodkan semua ini dalam blok "Keputusan yang dibuat".

2.5. Agihkan tugas Seperti kata Bismarck yang bijak, jika anda ingin sesuatu tugasan dilakukan, seorang dan hanya seorang sahaja yang perlu bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

Untuk melakukan ini, gunakan bahagian untuk merakam tugasan, serta tab Maklumat Tugas di sebelah kanan dalam Pengurus Minda MindJet

Rajah.6. Masukkan tugasan.

Adalah penting bahawa tugas itu mesti mempunyai teks, tarikh akhir dan orang yang bertanggungjawab. Semasa anda mengisi medan ini, data dipaparkan pada skrin dan semua peserta mesyuarat melihat siapa yang bertanggungjawab untuk apa dan apa.

2.6. Catat soalan untuk perbincangan kemudian

Oleh kerana kita berfikir secara berpersatuan, di mana-mana mesyuarat pasti akan timbul isu-isu yang tidak dirancang dalam agenda mesyuarat. Jika isu ini tidak dapat diselesaikan dengan cepat (contohnya, menggunakan peraturan "tiga kenyataan"), maka kami mengesyorkan agar isu tersebut direkodkan dalam bahagian "Soalan untuk perbincangan kemudian".

Rajah.7. Tulis soalan untuk perbincangan kemudian.

Adalah sangat penting untuk merekodkan soalan-soalan ini. Pertama, peserta akan melihat bahawa isu itu tidak hilang dan ia pasti akan dibangkitkan kemudian. Kedua, ini akan membolehkan anda beralih kepada isu dalam agenda. Ketiga, ritual membetulkan soalan itu sendiri membolehkan anda beralih daripada topik yang dibincangkan kepada yang lain. Jika anda tidak merakamnya, maka semua orang akan berfikir secara mental tentang isu yang tidak dapat diselesaikan.

2.7. Bersetuju dengan keputusan mesyuarat, cetak dan tandatangani minit! Berikan tugas dalam kawalan tugas (Microsoft Outlook)

Dan yang paling penting. Pada akhir mesyuarat, apabila agenda telah dibincangkan, keputusan telah dibuat, tugas telah diberikan, dan isu untuk perbincangan kemudian direkodkan, adalah perlu untuk merumuskan keputusan. Iaitu, ulangi keputusan yang diambil dari protokol. Selepas itu, menggunakan alat tambah main Peraturan khas kami untuk program MindJet Mind Manager, klik pada butang "Jana protokol"

nasi. 8. Eksport penyelesaian kepada protokol Microsoft Word dan tetapkan tugas dalam Microsoft Outlook

Dan anda akan menerima minit mesyuarat, yang boleh dicetak serta-merta pada mesyuarat dan ditandatangani oleh peserta!

nasi. 9. Contoh protokol Microsoft Word yang diperoleh secara automatik.

Dan selepas minit ditandatangani, mesyuarat tamat dan semua peserta telah pergi ke tempat kerja mereka, manfaatkan ciri lain program kami - tetapkan semua tugas dalam 5 saat menggunakan sistem pengurusan tugas Outlook korporat! Untuk melakukan ini, klik pada butang program kami "Tetapkan pesanan".

Rajah 10. Tugas Outlook diambil secara automatik daripada perisian pengelogan dalam talian.

Apa yang anda perlukan ialah menyemak semula ketepatan perkataan dan klik pada butang "Serah" dalam setiap tugas! Dan kini setiap peserta mesyuarat, apabila tiba di tempat kerja mereka, akan menerima protokol yang dipersetujui dan tugasan yang diberikan dalam Microsoft Outlook!

3. Anda boleh menjalankan mesyuarat yang sempurna sendiri dengan templat Pengurus Minda MindJet kami!

Kami menjemput anda untuk memuat turun templat yang diterangkan di atas sepenuhnya secara percuma, serta metodologi untuk menyediakan dan menggunakannya! Untuk melakukan ini, hanya isi borang di bawah dan kami akan menghantar semuanya kepada anda!

Templat ini dikonfigurasikan sedemikian rupa sehingga anda boleh mengalih keluar blok yang tidak perlu daripadanya (contohnya, jika tiada soalan dalam mesyuarat daripada kategori "Soalan untuk dibincangkan kemudian") - anda hanya perlu memadamkan blok ini, dan dalam versi akhir minit blok ini Ia tidak akan berlaku.

Ulasan:

Dengan bantuan Pengurus Minda, mesyuarat kami telah menjadi lebih cekap dari segi kualiti dan masa yang dihabiskan untuk mengadakannya. Struktur jelas yang disediakan oleh peraturan Standard dan pelaksanaan teknikal dalam bentuk templat Pengurus Minda membawa mesyuarat kami ke tahap yang lain. Minit yang dipersetujui kini muncul serta-merta pada akhir mesyuarat. Mengikut anggaran kami, pada akhir projek, keuntungan dalam masa kerana pengenalan pengurusan minda dalam mengadakan mesyuarat badan kolegial berjumlah kira-kira 2 jam seminggu.

Maxim Vladimirovich Baromensky, Timbalan Pengerusi Lembaga,

Moscow Bank of Sberbank of Russia

Kini mesyuarat membuat keputusan khusus dengan keputusan dan tarikh akhir yang boleh diukur, dan tugasan diberikan kepada pelaksana dalam Outlook sejurus selepas mesyuarat. Minit mesyuarat diselaraskan secara automatik pada akhir mesyuarat. Peta gambaran keseluruhan isu yang dibincangkan dalam Pengurus Minda membolehkan anda tidak menyimpang daripada agenda dan bergerak ke arah membuat keputusan khusus mengenai isu tertentu. Terima kasih kepada peraturan perancangan awal dalam Kalendar dan penyediaan, kami sentiasa memulakan mesyuarat tepat pada masanya, dan berakhir sebelum masa yang dijadualkan!

V.V.SALMIN

PENGERUSI BANK BAIKAL

Kami juga menarik perhatian anda kepada fakta bahawa buat masa ini alat tambah ini sah untuk MindJet MindManager versi 14.1. Alat tambah ini belum lagi tersedia untuk versi kemudian, tetapi kami boleh menyesuaikannya untuk Syarikat anda jika anda menghantar permintaan kepada kami menggunakan borang di bawah!

Minit mesyuarat anda dengan berkesan!