Сущность контроля персонала

Контроль персонала - одна из систем обеспечения безопасности компании, играет три роли: выявляющую, подтверждающую и упреждающую.

Система контроля - совокупность методов и средств влияния на происходящие в компании процессы для успешного достижения ею своих стратегических целей.

Суть контрольных действий - сравнение действи­тельности с желаемым вариантом.

Основные процедуры контроля работников:

1) разделение обязанностей или двойной контроль;

2) система подтверждения полномочий (система паролей и т. п.);

3) система независимых проверок (аудит, аттестации и т. п.);

4) физические способы охраны и контроля (сейфы, решетки, сигнализация и т.п.);

5) документальный контроль.

Рис. 1.7. Основные виды кадрового контроля

Чем больше уверенность в работнике, в его мастерстве и лояльности к компании, тем меньший кон­троль необходим.

Осуществление контроля на различных этапах кадровой деятельности:

2. Контроль персонала при приеме на работу

Таблица 1 – Методы контроля при отборе персонала

Этапы процедуры проведения отбора

Предварительный: - оценка кандидата и его документов еще до встречи с ним: сведения о предшествующей работе, место образования и достижения; поиск информации в открытых источниках.

1-й – собеседование;

2-й – первичная оценка личностных качеств (автобиография, рекоменд. письма и др. док-ты) отсев 30% соискателей;

3-й – тестирование;

4-й – обработка тестов;

5-й – итоговое собеседование.

Оцениваемый претендент должен обладать необходимыми компетенциями.

Компетентность персонала - это степень профессионального ма­стерства и квалификации, позволяющими успешно решать поставленные задачи.

Виды компетентности:

1) функциональная – (профессиональная, специальная) профессиональные знания, навыки, образова­ние, деловая надежность;

2) интеллектуальная - способ­ность к аналитическому мышлению, логике, анализу, саморазвитию, самовыражению и т.п.;

3) ситуативная - способность действовать в соответствии с ситуацией;

4) социальная - ком­муникативность.

Что­бы снизить вероятность приема на работу преступника компании могут предпринять следующие шаги:

1. Изложить в письменном виде политику проверки сотрудни­ков и распространить ее среди всех сотрудников.

Политика долж­на содержать детальные требования по проверке сотрудников для каждой должности, давая им понять, что продвижение по служебной лестнице неизбежно запускает механизм дополнительных проверок.

2. Объявить о своей политике.

Это объявление удержит нежелательных кандидатов от того, чтобы претендовать на должность, потому что они будут знать, что их будут проверять в процессе найма.

3. Поместить информацию о проверках на своем сайте.

4. Раскрыть свои намерения кандидатам.

5. Использовать анкету.

Включение всех допустимых законом вопросов о прошлом кандидата в анкету.

6. Проверять временных сотрудников.

7. Проверять людей, работающих с вами по контракту.

Требуй­те от поставщиков и независимых подрядчиков, которые работают с вами, проводить проверку всех их сотрудников, направляемых для работы на ваш объект. Выберите параметры, которые должны быть проверены, и настаивайте на том, чтобы поставщик подтвердил в письменной форме, что проверка каждого сотрудника была прове­дена, прежде чем какой-либо сотрудник, работающий по контракту, будет отправлен к вам на объект.

Контроль- проверка качества деятельности персонала посредством сопоставления промежуточного/фактически достигнутого уровня, конечных результатов и уровня, установленного нормами, нормативными документами организации. Это процесс, обеспечивающий достижение целей организацией, который необходим для обнаружения и разрешения возникших проблем раньше, чем они станут необратимыми. Контроль за деятельностью организации и ее персоналом может бытьвнешним и осуществляется государством, законодательными органами, судами, вышестоящими организациями, а такжевнутренним и осуществляться самой организацией через контролирующие функции начальства, действия сотрудников, самоконтроль.

Эффективность контроля зависит от соблюдения определенных требований:

регулярность

непрерывность (предварительный, текущий, итоговый – повторение цикла)

своевременность

систематичность

тщательность

объективность

оперативность

действенность

формирование личной ответственности и дисциплины

всеобщность

неотъемлемая часть должностных обязанностей

разнообразность характера: проверка, письменный отчет, контрольный журнал, картотека, совещание, заседание

Сформулировав цели и задачи для каждой области деятельности в организации, и, удостоверившись, что все работники знают свои обязанности, руководитель уже создает систему контроля и управления самой организации. Процедурная сторона системы будет заключаться в проведении регулярных совещаний с руководителями всех отделов, согласно организационной схеме. Их обязанности также будут заключаться в проведении регулярных совещаний со своими подчиненными для проверки производительности, решения возникших проблем и постановки ближайших задач.

Именно система контроля является ядром организационной структуры. Руководитель может пользоваться самой искренней поддержкой и участием со стороны своих работников и создать в организации самую теплую атмосферу, однако, не имея контроля, он не обладает ни реальной системой, ни реальной властью, ни реальным руководством. Для того, чтобы система распределения обязанностей работала должным образом, руководителю необходимо создать систему проверок, чтобы быть всегда хорошо информированным об основных событиях, происходящих в организации. Другими словами, сотрудникам отдается реальная власть в определенных областях, но лишь в обмен на четкую ответственность, которая, помимо всего прочего, включает в себя обязанность держать руководителя в курсе событий.

Точно также, люди, которым руководитель делегирует полномочия, должны быть уверены в том, что они получают полную информацию обо всем, что происходит в их области деятельности. Если руководитель принимает какое-то решение самостоятельно или, проконсультировавшись с управляющими или заведующими отделами, то управляющий или заведующий отделом должен гарантировать руководителю, что решение будет выполнено. Таким образом, это динамичный процесс, посредством которого заведующие отделами и управляющие контролируют действия работников в своих отделениях для того, чтобы убедиться в том, что они выполняют свои обязанности на должном уровне и готовы к новым заданиям. На регулярных совещаниях заведующие отделами или управляющие делами должны сообщать руководителю об успехах и проблемах работников в отделах. Руководитель узнает о результатах, которые принесли принятые им решения, контактируя со своими заведующими отделами или управляющими, что дает необходимую информацию для успешного принятия новых решений. Этот процесс должен постоянно повторяться. Если руководитель решил присоединиться к одному из своих управляющих, чтобы своими глазами увидеть, как выполняются его решения, то он должен предупредить об этом заранее, тем более нельзя критиковать заведующего отделом или управляющего в присутствии его работников. Со стороны это не должно выглядеть так, что руководитель подменяет заведующего отделом или управляющего, чтобы не подорвать авторитет этого управляющего или заведующего отделом.

Для того, чтобы контроль проходил гладко, регулярные совещания должны преследовать реальные цели. Руководитель должен определять повестку дня, консультируясь с управляющими, поскольку они больше связаны с ежедневными, рутинными проблемами и действительно знают, какие решения необходимо принять в первую очередь. Регулярные совещания следует проводить всегда в одном и том же месте и придерживаться при этой одной и той же формы, в свободное от ведения дел время. Руководитель должен регулярно председательствовать на таких совещаниях, а заведующими отделами или управляющие должны председательствовать на своих совещаниях по отделам. Нередко сама система управления зависит от эффективности таких совещаний. Руководитель может быть уверен в успешности проведения такого совещания, если ответил «да» на все следующие вопросы:

Цели и задачи совещания были сформулированы заранее?

Повестка дня была согласована заранее со всеми ведущими участниками совещания?

Все участники совещания получили необходимые подготовительные документы и информацию?

Место проведения совещания является подходящим для этой цели, удобным, защищенным от внешних помех?

Руководитель проводит совещание уверенно и твердо, не давая разгореться спорам, сводя к минимуму реплики с мест и настаивая на последовательном рассмотрении всех пунктов повестки дня?

Совещание четко запротоколировано?

В конце совещания были четко определены вопросы, по которым принимались решения и назначены ответственные за их выполнение?

Если руководитель хочет, чтобы поставленные цели и задачи соответствовали реальности, он должен привлекать к участию в постановке задач тех работников, которым в будущем предстоит их выполнять. Вклад сотрудников в постановку задача обычно проходит через совещания по отделам. Постановка цели или долговременных задач вызывает у сотрудников чувство целеустремленности, а также дает работникам представление о том, каким руководитель видит будущее организации. При этом они узнают также, какие умения и способности от них требуются, и какие варианты карьеры предложит им организация. Постановка кратковременных задач поможет сделать контроль реальным и создаст определенный стандарт, относительно которого можно измерять производительность. Для того, чтобы задачи соответствовали реальным требованиям и условиям, их лучше соизмерять с последними показателями производительности или, отталкиваясь от уровня производительности других родственных по деятельности подразделений и организаций.

Контроль нередко связан с процессом увольнения и, как, правило, в этом отношении, бывает прогрессивным и позитивным, осуществляясь через стимулирование деятельности персонала, а также негативным.

Прогрессивный контроль осуществляется в соответствии со следующими этапами:

Устное замечание (за первое или незначительное нарушение)

Письменное замечание (за более серьезное или вторичное нарушение)

Временное увольнение без заработной платы (за частые нарушения)

Увольнение

Часто наказание усугубляет проблему, а не решает ее. Наказание бьет по самоуважению сотрудника, способствует формированию враждебного отношения, концентрирует на том, как сделать все незамеченным. При позитивном контроле акцентируют внимание на признаках негативного отношения к работе:

Устное замечание с обсуждением нарушения и напоминанием о важности следования правилам, высказыванием уверенности, что больше обсуждать это не придется

Письменное замечание с моментами беседы и высказыванием уверенности в желании сотрудника исправиться в будущем

Однодневный отпуск с оплатой для размышлений

Увольнение

Негативный контроль – запреты и санкции:

замечание

1. строгий выговор

   увольнение

Если рассматривать процесс увольнения в качестве метода контроля деятельности персонала, то необходимо учесть следующие моменты:

работники должны знать свои обязанности, границы ответственности и требования к производительности, которые от них ожидают

они должны быть предупреждены о том, что производительность их труда недостаточна и, в чем заключается ее недостаточность

за исключением действительно серьезных нарушений, предупрежденному работнику должна быть дана возможность исправиться или оправдаться

если руководитель решил, что работник должен быть наказан, то он должен убедиться, что такой руководитель понимает суть обвинений руководителя и, что у него есть аргументы в свою защиту

решение наказать работника должно выглядеть совершенно справедливым и оставлять возможность апелляции, тем более это важно для сохранения хороших отношений с остальными работниками

наказание должно соответствовать сути поступка

Лишь небольшое количество всех случаев увольнения доходит до суда. Нередко никакой суд не может заставить руководителя пересмотреть свое решение. Если между работниками произошло столкновение, руководитель должен выслушать мнение обеих сторон, а также окружающих работников, что-либо знающих об этой проблеме, чтобы обвинить того, кого следует. Если работник выражает недовольство условиями труда, необходимо удостовериться в том, что все правила со стороны организации были выполнены, что ни одно из условий трудового контракта работника не было нарушено. Если руководитель убежден, что увольнения не избежать, то надо быть решительным и конкретным в своих действиях. Помимо юридических вопросов руководитель должен принимать во внимание то воздействие, которое случаи увольнения или наказания оказывают на остальных работников и на самого руководителя. Если уволенный работник не является неформальным лидером или личностью, особенно популярной среди остальных работников, то данное событие вряд ли окажет разрушительное действие на персонал. Если действия руководителя выглядели справедливыми и, если у руководителя была достаточно веская причина, объясняющая каждый шаг, то такой руководитель получит поддержку со стороны своих работников.

Действительно ли пиратское программное обеспечение представляет те же угрозы, которых мы всегда остерегались?

Давайте изучим текущее состояние проблемы…

Легендарные морские пираты успешно совершали тайные нападения. Взять хотя бы валлийского пирата капитана Хауэлла Дэвиса. Согласно одной из легенд, он часто обманывал людей при помощи плутовских методов. Однажды он обманул губернатора Королевской Африканской компании, притворившись джентльменом, чтобы тот позволил ему попасть в рабовладельческий порт. Позже он взял губернатора в заложники, требуя выкуп в размере нескольких тысяч фунтов, которые он успешно получил.

Цифровые пираты сегодня действую немного по-другому, хотя сходные черты остались. Как и многие известные преступники прошлых времен, они мнят себя великими уравнителями, современными Робин Гудами. Но есть и менее честолюбивые нарушители закона, способные совершать трусливые атаки, лишь бы набить свой карман.

К счастью, для тех, кто пользуется пиратским программным обеспечением, фильмами, музыкой или другим контентом, опасность юридических последствий для них минимальна, говорит Стив Кунцевич, адвокат по вопросам интеллектуальной собственности, СМИ и социальных сетей в Bermans. Он указывает на недавно введенную в Великобритании программу о добровольном уведомлении нарушителей авторских прав (Voluntary Copyright Alert Programme (VCAP)), которая будет отслеживать, как провайдеры уведомляют нарушителей при помощи четырех писем, предупреждающих пользователей о незаконности их действий. Программа основана на американской системе шести предупреждений Copyright Alert System (CAS) и направлена на то, чтобы заполнить промежуток, возникший после неудачного внедрения всеми ненавистного закона «О цифровой экономике», за исключением того, что никаких карательных мер, упомянутых в письмах, предприниматься не будет.

Кунцевич беспокоится, что VCAP не достигнет цели по прекращению использования нелегального контента из-за слишком мягкого подхода.

«Основная проблема программы VCAP в том, что она не предполагает никаких карательных мер», - говорит он. «Это похоже на то, как родители говорят своему ребенку: не делай этого, не делай этого, не делай этого». Стив Кунцевич, адвокат по вопросам интеллектуальной собственности, СМИ и социальных сетей в Bermans.

Сокровище с неприятными сюрпризами

Вместо того, чтобы преследовать людей, в отрасли стали искать и блокировать через интернет-провайдеров сайты, содержащие пиратский контент. Правоохранительные органы также надеются урезать рекламный доход этих сайтов. Лондонская полиция опубликовала черный список сайтов-нарушителей авторских прав в надежде, что это побудит компании не размещать рекламу на данных сайтах.

Отраслевые организации и правоохранительные органы предпринимают и другие способы, чтобы удержать людей от загрузки пиратского контента. Они рассказывают пользователям об угрозе вредоносного кода, который часто распространяется вместе с нелегальным контентом или на веб-сайтах с этим контентом. В качестве основного примера опасностей на просторах интернета, Google предупреждал в мае, что популярный сайт по обмену файлами Demonoid был заражен вирусом. Любой пользователь, пытающийся посетить этот сайт через поисковик или браузер Chrome, попадал на страницу, предупреждающую об опасности этого сайта. 7 из 78 страниц, просмотренных в Google привели к скачиванию вредоносного кода.

В апреле исследователи проанализировали 30 наиболее часто используемых фильмов и телевизионных сайтов в Великобритании и обнаружили, что девять из десяти содержали вредоносный код или другие «потенциально опасные программы, разработанные для обмана зрителей». По их словам, только один из 30 сайтов, за которыми наблюдали на протяжении двух недель, не содержал вредоносный код и не предпринимал попыток обмануть посетителей каким-либо образом. Исследователи, уполномоченные Industry Trust, органом по антипиратскому просвещению потребителей в ТВ и видео индустрии в Великобритании, заявляют, что используется одна общая тактика - кнопка, на которую кликает пользователь для просмотра телешоу или фильма, скачивает вредоносный код.

Отдельное исследование, проведенное той же научной группой, показало, что у 17% людей, невольно или неумышленно посетивших пиратский сайт, были сворованы персональные данные, а 14% подвергли просмотру материала, который они не хотели видеть, например, порнографии или насилия.

Насколько реальна опасность?

Такие цифры могут несколько преувеличить уровень угрозы, говорит Амичай Шульман, технический директор компании Imperva. «Я не думаю, что пиратское программное обеспечение несет большую угрозу для промышленности в целом», - утверждает он. «Раньше это было более выраженным вектором, чем сейчас. Когда-то одноуровневая сеть была удобной платформой для распространения зараженного кода. Сейчас она не столь важна».

«Например, под угрозу не ставится корпоративное оборудование, поскольку предприятия не используют пиратское программное обеспечение по юридическим причинам. Мы знаем, что люди больше боятся юридической службы, чем информационной незащищенности». Амичай Шульман, технический директор компании Imperva.

Даже если оставить в стороне его сомнения, становится ясно, что пиратские сайты ставят под угрозу безопасность посетителей с точки зрения вредоносных кодов, ведь взломанная копия программного обеспечения может содержать много уязвимых мест. Если пиратские сайты часто содержат вредоносные коды, а владельцы сайтов не спешат их устранять, то кто несет ответственность за безопасность посетителей?

К счастью, иногда поставщики программного обеспечения сами исправляют пиратские версии своих программ, уменьшая вероятность компьютерного вторжения. Дэвид Харли, старший научный сотрудник в антивирусной компании ESET, отмечает, что Microsoft долгое время позволяла пользователям пиратских версий программного обеспечения применять обновления безопасности, “понимая, что не обновлённая пиратская система может представлять опасность для пользователей лицензионных систем”.

Однако такой подход не всегда срабатывает. Наблюдались проблемы с применением патчей в пиратских версиях Windows. Вспомнить хотя бы печально известное обновление KB2859537 в 2013 году, которое привело к сбою многих программ. По информации Microsoft, проблема могла возникнуть в версиях Windows, содержавших ntoskrnl.exe, файл в ядре Windows, который не поддерживается поставщиком. Это был способ компании продемонстрировать то, что обновления отрицательно скажутся на неофициальных версиях ПО.

«Сочетание пиратской, а значит измененной версии Windows, вместе с обновлением, предназначенным для подлинных системных файлов, может навредить или даже привести систему в негодность, что довольно жестоко по отношению к людям, не осознающим, что используют пиратское ПО, или чье программное обеспечение Windows было ошибочно распознано как пиратское», - говорит Харли.

Исправление

Харли не согласен, что компаниям, предоставляющим услуги информационной безопасности, нужно напрямую решать эту проблему, в нагрузку к ежедневным задачам по обнаружению и предупреждению о вредоносных кодах. “Учитывая сложность идентификации пиратского программного обеспечения - особенно, если это - программное обеспечение другой компании - попытки воздействовать на пиратскую операционную систему могут не быть лучшим использованием ресурсов службы безопасности. В основном, удобнее всего вносить исправления компании, производящей программное обеспечение. Однако стандартной задачей компаний по информационной безопасности является обнаружение попытки проникновения через уязвимые места ПО и принятие защитных мер».

Действительно, при помощи различных решений по обеспечению безопасности программные средства, применяемые на предприятии, проверяются и верифицируются. В этом случае, пиратское программное обеспечение - как любой другой несанкционированный код -обнаруживается, отмечает Шульман.

Другие технические решения оказываются полезными в обнаружении исходного кода, измененного на вредоносный.

«Одним из многообещающих решений является использование каждой программы в своей собственной «песочнице», как происходит с операционными системами мобильных телефонов и Linux Containers (LXC)».

Фил Хант, программист и один из членов-учредителей Пиратской Партии Великобритании

Скорее наоборот, использование инструментов цифрового управления правами (DRM), разработанных, чтобы защитить от воровства авторского права, вскрывают проблемы безопасности, добавляет Хант. «Что не нужно делать компаниям по информационной безопасности, так это становиться частью проблемы. Компании использовали руткиты, чтобы создавать системы DRM и контролировать пользователей своего программного обеспечения. Это безответственно и открывает дверь дальнейшим злоупотреблениям».

Решением для тех, кто хочет получить хорошее, дешевое программное обеспечение вместо того, чтобы увязнуть в мире лицензий или на свой страх и риск использовать пиратское ПО, является поиск бесплатных программ. «Мы должны продвигать бесплатное программное обеспечение по ряду причин, но кроме того это также отличный способ помочь людям слезть с опасного пиратского программного обеспечения», - говорит Хант. «Очевидно, что в долгосрочной перспективе, создание более доступного официального программного обеспечения путем ограничения авторских прав, снизит количество пользователей сомнительными источниками, и именно к этому нужно стремиться».

Пользователи могут также отдать предпочтение общедоступным альтернативам популярного программного обеспечения, говорит Сарб Сембхи, директор консультационного агентства по информационной безопасности IncomingThought. Как и со всеми бесплатными инструментами, вопрос стоит в доверии к источнику, раздающему программное обеспечение. «Открытый источник хорош, и я доверяю ему, но все зависит от того, где он получен», - считает Сембхи. «Проблема состоит в том, где Вы получаете программное обеспечение и чистится ли этот сайт для того, чтобы гарантировать, что Вы не получите вредоносное программное обеспечение».

Андрей Михайлов , Генеральный Директор мебельной фабрики «Феликс», Красногорск (Московская обл.)

• Какие существуют методы контроля персонала
• Как понять, что руководитель отдела отлынивает от работы
• Зачем проводить нормирование труда каждые полгода и как использовать полученные данные на практике
• Как добиться, чтобы люди могли самореализоваться в Вашей компании

Контроль персонала всегда является обязательным условием. Но его степень и вариации могут различаться в зависимости от ситуации – может быть иногда мягче, а порой жестче. Безделье персонала может быть обусловлено двумя причинами.

Первая из них – отсутствие интереса к своей работе. Когда человек действительно в чем-то заинтересован, он будет на этом сконцентрирован, забывая про всё остальное.

Вторая причина обусловлена возможностью сотрудников избежать работы. По своей натуре, люди не перестанут бездельничать в то время, когда другие выполняют работу за них.

Работа нашей компании построена на принципе, позволяющем контролировать работу каждого сотрудника. Остановим свое внимание на методах для эффективного контроля всех своих сотрудников.

6 методов контроля персонала

1. Руководители подразделений предоставляют отчет каждую неделю. Лениться может сотрудник на любой должности. В компании был глава торгового подразделения, регулярно срывавший сроки поставленных задач, заявляя о регулярной занятости (работал с экспозицией, встречался с клиентами и пр.). Тогда я решил утвердить для него необходимость отчета каждую неделю. Такой подход к контролю его работы позволил нам понять – постоянная занятость заключалась в выполнении только нескольких дел, для которых было достаточно немного времени. Просто сотрудник ленился заниматься всем необходимым в своей работе. В результате нам пришлось с ним просто расстаться.

Такой принцип контроля зарекомендовал себя эффективностью на практике. Поэтому решил использовать его для всех руководителей – каждый начальник должен каждую неделю предоставлять свои отчеты. На таком принципе построен еженедельный контроль работы персонала. У нас действует регламентированная форма отчета, которую руководителям необходимо заполнить в корпоративной системе. Благодаря такому решению нам удалось добиться значительной экономии времени.

Иногда возникают ситуации, когда руководители стремятся отписаться, сообщая не про конечный результат, а про сам процесс. Причина такого решения достаточно проста – нет результатов, которыми могут похвалиться руководители. Но взял для себя за правило – не принимать подобные отчеты, они должны быть переделаны, с указанием четких формулировок.


2. Работа с CRM-системой. Контроль работы персонала отдела оптовых продаж и магазинов основан на работе с CRM-системой, функционал которой поддерживает ведение статистики о ежедневной работе каждого менеджера. Благодаря такой систематизации данных мы можем в любой момент ознакомиться с информацией о работе менеджеров – количество встреч с клиентами, кому менеджер звонил, с кем согласовал встречу. Но каждый день (да и еженедельно) проводить анализ всех соответствующих данных не нужно. Постоянно контролирую только тех сотрудников, которые регулярно не выполняют установленный план либо при снижении их рабочих показателей в течение нескольких последних месяцев. В таком случае нам нужно разбираться в причинах данной проблемы, обеспечивать контроль работы персонала.

• Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год

Говорит Генеральный Директор

Вадим Захариков, Генеральный Директор онлайн-сервиса «Планадо», Москва

Контролировать работу персонала и бороться с низкой эффективностью работы сотрудников можно с помощью новых технологий. Существуют системы учета рабочего времени, которые позволяют точно оценить, сколько рабочего времени работник тратит на выполнение обязанностей, а сколько – бездельничает, например CrocoTime или «Босс Контроль».

Однако бездельничать могут не только офисные работники, но и мобильные сотрудники, совершающие выезд к клиенту. У монтажников, настройщиков, уборщиков помещений может возникнуть соблазн подстроить рабочий график под свои нужды, или просто обмануть работодателя, взяв деньги за заказ себе в карман, но заявив, что клиент просто все отменил.

В последние несколько лет все большее распространение получают средства, которые помогают организовать контроль мобильных сотрудников (такие сервисы называют Field Management Software). В России также есть несколько локальных сервисов: Planado, Task24, MobiForce, «Где Мои» и т.п.

Например, при работе с сервисом Planado мобильный сотрудник получает приложение, в котором содержится информация о заказах на день, в каждом заказе есть чек-лист пунктов, которые нужно выполнить для решения задачи. По завершению работы сотрудник должен создать фотоотчет и отправить его в офис. Все передвижения монтажников, уборщиков или сборщиков мониторятся и отображаются на карте.

Сотрудников, работающих на условиях сдельной оплаты труда, лучше контролировать, составляя плотное расписание. Если каждый выезд будет составлен строго с учётом необходимого времени на перемещение между клиентами, то у сотрудников не останется времени на «левую» подработку или неоправданно долгий обеденный перерыв. В итоге у работников просто не остается пространства для обмана или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Онлайн-сервисы для контроля мобильным персоналом позволяют повысить коэффициент использования рабочего времени за счёт гибкого и продуманного механизма планирования выездов. Эти сервисы могут даже автоматически высылать клиенту SMS-уведомление в назначенный день и час, чтобы он не забыл о визите сотрудников, что снизит процент сорвавшихся заказов.

3. Видеонаблюдение. Для поддержания стабильно высокого уровня производительности труда в магазинах нашей сети, также на производстве был предусмотрен монтаж видеокамер. Поэтому при желании мы всегда можем контролировать, чем каждый сотрудник занят на текущий момент. Мы проинформировали всех сотрудников о факте видеонаблюдения (этот факт регламентирован трудовым договором).

К тому же, наличие видеокамер оказывается полезным не только для руководства, но и сотрудников. К примеру, в случаях неадекватного поведения клиента либо претензий со стороны клиента работник может подтвердить свою правоту благодаря доказательствам на видео.

Мы не нанимали сотрудника, который будет в режиме реального времени смотреть за происходящим на видеокамерах. Для контроля деятельности сотрудников главы нескольких подразделений (в том числе отдел контроля качества обслуживания клиентов, департамент управления персоналом) раз в месяц выборочно просматривают различные записи с видеокамер.

4. Нормирование труда. Для оценки загруженности работников на нашем производстве используем принцип фотографии рабочего дня. С этой целью раз в полгода (постоянно продолжаем модернизацию, для ускорения процесса) работники отдела персонала фиксируют каждое действие сотрудника, также и потребовавшееся для этого время. На выходе обеспечиваются достаточно точные данные, но следует учитывать важный нюанс – не всегда удается добиться объективности.

Ведь при постоянном ощущении контроля своих действий, человек стремится действовать более активно, пытаясь по возможности скорее выполнить свои задания. Однако ежедневно поддерживать высокий темп работы просто невозможно. Поэтому при установке нормативов мы обязательно учитываем данный фактор. Когда результаты очередного хронометража существенно превосходят действующий норматив, то мы его изменяем (с уменьшением времени для выполнения данной операции). При незначительном отклонении изменения в наш норматив не вносятся.

Также такой хронометраж нам помогает выявлять и оптимизировать процессы с максимальной продолжительностью. К примеру, время, которое нужно сотруднику склада для отгрузки товара, зависит от веса и объема продукции, числа ассортиментных позиций и других факторов. Благодаря использованию штрих-кодирования нам удалось значительно упростить поиск необходимых товаров. За 8 часов сотрудники смогут справиться с объемом работы, для которого ранее могли требоваться 16-24 часов. Также важная выгода нового метода – повышение статуса и престижности работы наших сотрудников. Если ранее они были грузчиками, то благодаря введению этого новшества стали уже комплектовщиками заказа.

Альтернативой методу фотографии рабочего дня в работе сотрудников магазина становится использование CRM-системы. Сотрудники нашего отдела персонала проводят регулярное сравнение показателей всех продавцов наших магазинов (число встреч, звонков, отгрузок, выписанных счетов и прочих параметров). Основываясь на полученных данных, наши сотрудники отдела персонала вносят соответствующие коррективы в действующие нормативы для продавцов.

• Контроль менеджеров по продажам: как проверить, что они действительно работают

5. Организация соревнований для персонала. Проведение соревнований для производственных сотрудников (от которых зависят скорость и качество выполнения заказов) и продавцов (от которых зависит прибыль) становится отличным средством мотивации и контроля персонала. Подобные соревнования мы организуем каждый месяц. Благодаря таким конкурсам человек сможет сравнить свои достижения и результаты с деятельностью коллег. К тому же, многим оказывается довольно неловко, когда узнают, что работают посредственно по сравнению с остальными и без должной активности.

Соревнования продавцов. Для наших продавцов регулярно организуются конкурсы «Лучший работник торгового подразделения» и «Лучший салон». Действуют различные критерии для определения победителей в наших конкурсах – по качеству обслуживания клиентов, общему количеству продаж, выполнению плана по обзвону клиентов, количеству продаж своих товаров по спецпредложениям (в частности, товаров, снятых с производства). Подводятся результаты наших конкурсов каждый месяц, 10-го числа. При оценке результатов соревнований берем за основу информацию, приведенную в CRM-системе. Также учитываем оценки клиентов (могут их выставлять по 10-бальной шкале). Сбором таких оценок занимаются наши работники службы контроля качества обслуживания клиентов. Потом учебным центром формируются рейтинги работников и салонов. Определением победителей проводимого конкурса занимается комиссия. Затем на своем внутреннем портале компании размещаем данные о проведенных соревнованиях.

Для лучшего салона мы предоставляем диплом, сладкий приз (к примеру, авторский торт) и переходящий кубок. Как правило, эти награды получает руководитель магазина во время совета директоров. Приятная и полезная традиция в нашей работе – организация чаепития в салоне-победителе. Также предусмотрено вручение премии для лучшего продавца нашей сети и работников лучшего торгового подразделения.

Соревнования на производстве. Каждый день сотрудники нашей диспетчерской службы фиксируют размер выработки всех сотрудников, далее передается эта статистика на рассмотрение руководителя цеха. Он формирует рейтинг за месяц и вывешивает его на видном месте в производственном цеху. Не забыли мы и о важности материального поощрения работников – месячная выработка сотрудников непосредственно влияет на размер их зарплаты, для передовиков предусмотрена и дополнительная премия от нашего предприятия.

Соревнования для работников склада и сборщиков. В нашей службе управления персоналом ежеквартально производится оценка качества работы кладовщиков. Для оценки работы грузчиков учитывается скорость выполнения необходимых заданий, главный критерий для наших сборщиков – сделанный объем. Зарплата этих сотрудников состоит из оклада и премии, но лучшие сотрудники по результатам за квартал могут рассчитывать и на дополнительный бонус.

6. Выявление лучших и худших. Наш учебный центр каждый день составляет список худших работников, после чего планируются подходящие меры воздействия. В том числе, сотрудник может быть направлен для обучения нужным навыкам и знаниям, к нему может быть прикреплен наставник для курирования работы своего подопечного. В подобной ситуации также общаемся с непосредственным начальством данного работника. При регулярном попадании в список худших сотрудников, мы вынуждены расстаться с этим человеком.

6 идей, как поддерживать интерес сотрудников к работе

1. Выберите людей, увлеченных делом. Для каждой должности в нашей компании предусмотрено определенное тестовое задание, предложенное на этапе подбора. Такой подход позволяет нам своевременно убеждаться в достаточной компетентности и мотивации сотрудника для работы в нашей компании. Предложенные тестовые задания в нашей компании варьируются, в зависимости от конкретной должности и поставленных задач. В частности, при поиске главы отдела интернет-проектов, мы предлагали тестовое задание в виде аудита сайта нашей компании. Некоторые решали отказаться от этого задания, другие справлялись с этой задачей достаточно поверхностно. Один из кандидатов на эту должность не просто дал детальный анализ, но также указал комплекс рекомендаций для улучшения сайта. Такая увлеченность своим делом нас подкупила, поэтому работник был приглашен на должность.

2. Новое оборудование, введение красивых названий должностей. В нашей компании несколько лет назад было проведено техническое переоснащение своего производства, с автоматизацией множества рабочих процессов, приобретением нового оборудования. Теперь людям гораздо приятнее работать, значительно возросла и эффективность деятельности. Ведь гораздо комфортнее работать с современным оборудованием, в условиях чистого рабочего места, с максимальной автоматизацией – достаточно минимума рабочих операций. К тому же, изменились названия должностей сотрудников, теперь они звучат гораздо красивее и престижнее.

3. Участие сотрудников в интересных проектах. В своей работе регулярно предлагаем интересные проекты в сферах маркетинга и производства. В них участвуют сотрудники разных подразделений, в том числе на рядовых должностях. Каждый имеет право войти в состав проектной группы – достаточно только заполнения заявки на корпоративном портале компании либо сообщить об этом своему непосредственному руководителю. К примеру, анализ корпоративной статистики показал – клиенты по одной из коллекций нашей продукции часто задают некоторые одинаковые вопросы. Тогда продавцы смогли поучаствовать в проекте по ассортиментной политике, чтобы значительно улучшить свое взаимодействие с клиентами по данному направлению.

4. Временный персонал в пик сезона. CRM-система позволяет понимать загрузку своих продавцов и производства для поддержания оптимального количества сотрудников штата. При повышении спроса заблаговременно привлекаем временный персонал, чтобы не заставлять своих штатных работников утомительно работать. В противном случае даже энтузиаст в числе штатных работников может потерять свой интерес к работе.

5. Обучение смежным специальностям на производстве. Всем своим желающим сотрудникам предлагаем возможность обучения смежной специальности. В том числе, у оператора лакирования и крашения есть возможность обучения на специалиста деревообрабатывающих станков и шлифовщика. Практика может проходить в рабочее время – на этот период работника освобождаем от его прямых обязанностей. После прохождения курса обучения прикрепляем наставника за учеником. Рабочие благодаря такой учебной программе получают возможности расширения профессиональных навыков и определить для себя задачи, которые ему будет интереснее всего выполнять. Во время учебы зарплата нашего сотрудника остается прежней.

6. Сотрудники вовлекаются в решение текущих проблем. Перед принятием определенного решения своим сотрудникам предлагаем участие в составлении плана действий. Человеку необходимо понимать, что руководство услышит и рассмотрит каждое его предложение. К примеру, при скоплении большого количества продукции на складе, не пользовавшейся покупательским спросом. Наше предприятие уже прекратило производство данной продукции, но остатки необходимо распродать. Для решения возникшей проблемы решили провести конкурс среди руководителей салонов и продавцов – кто предложит лучшую идею для скорейшей продажи остатков. Сначала может показаться, что придумать принципиально новые решения невозможно, но результат нас переубедил – получили 10 интересных и эффективных предложений. Для авторов нескольких выбранных нами идей была предусмотрена премия, но и компания получила существенную пользу – с успешной распродажей скопившейся на складе продукции.

Если удастся реализовать в работе компании хотя бы несколько из предложенных нами идей для поддержания интереса работников к своим задачам, то можно будет минимизировать весь контроль персонала.

Человек занимает особое место в процессе проведения контроля. Процедуры контроля невозможны без вмешательства человека, личности, которая всегда имеет свой взгляд на их проведение.

Контроль персонала является одним из важных средств обеспечения стабильности и результативности управленческого процесса, предотвращения кризисных явлений во внутренней среде предприятия и преодоления неопределенности возможной реакции работников на изменения во внешней среде. Также контроль персонала дает информацию для разработки и возможного корректировки стратегий предприятия.

Контроль существенно влияет на поведение персонала как проверяемого, так и того, кто задействован в этом процессе. Влияние это неоднозначно.

Положительные моменты воздействия контроля заключаются:

В росте чувства ответственности персонала за свой труд;

По результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижение по службе (происходит мотивация к эффективной и добросовестной работы)

Контроль позволяет найти резервы повышения производительности труда, найти кандидатов на предстоящее занятие руководящих должностей, активизировать рационализаторской деятельности работников, преодолеть угрозы служебных конфликтов в коллективе.

Контроль персонала может влиять на рабочих отрицательно:

Приводить к нервозности работников, ожидающих проверки;

Проверки меняют обычное поведение персонала (например, если проверка для рабочего имеет большое значение, то он при ней демонстрирует показную тщательность, чтобы выделиться на фоне других).

Поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие пытаются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительная тщательность проявляется здесь через честолюбие. Поэтому систему контроля персоналом необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведении, ориентированной на него.

Во-первых, должен быть предусмотрен так называемый "защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству то, что оно желало бы видеть. Чем выше степень бюрократизации управления организацией, тем чаще подобное поведение сотрудников имеет место и они больше времени тратят на обман, чем на выполнение своих обязательств. Особенно часто это бывает, если отсутствуют четко определенные нормативы работы и ее результат не проходит рыночную оценку потребителем.

Во-вторых, цели в условиях внешнего контроля должны быть достаточно тяжелыми, не дают исполнителям "засыпать на ходу". Считается, что в наибольшей степени они стимулируют тогда, когда у исполнителя есть 50% уверенности в их достижении .

В-третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, и наказания. При деятельности постоянно усложняется, традиционная система внешнего контроля требует огромных затрат и становится экономически и технически непосильным даже для крупных фирм. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля, или самоконтроля. Главная задача последнего заключается в том, чтобы вовремя выявить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-то за руку и наказать. В этих условиях исполнители готовы активно участвовать в формулировании целей своей деятельности и самостоятельно контролировать их реализацию.

Для пидвшцення результативности процесса контроля специалисты советуют сделать его максимально видимым и наглядным. Большое значение имеют система стандартов и рекомендаций выполнения работ и операций, не дает повода к ошибкам и злоупотребления.

Система контроля персонала состоит из подсистем внутреннего (корпоративного) и внешнего контроля [б]. Внутренний контроль заключается в комплексном исследовании выполнения планов, управленческих решений, обеспечение стандартов, рекомендаций, требований. Он направлен на повышение эффективности управленческой деятельности, производительности персонала. Также одна из его целей - своевременная реакция на возможные конфликты в коллективе или преодоления столкновения интересов различных групп участников экономических отношений в организации.

Объектами внутреннего контроля являются хозяйственные явления и процессы, которые происходят на предприятии.

Внешний контроль имеет целью проверку соблюдения законности и социально-экономической целесообразности хозяйственной деятельности. Он делится на государственном (финансовом, внутриведомственный) и негосударственный (независимый, внешний общественный) контроль. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель.

Построение системы управленческого контроля зависит от особенностей управления деятельностью персонала предприятия. Выделяют следующие основные типы управления:

1) управление действиями (поведением)

2) управление через взаимный контроль;

3) управление по результатам.

Управление действиями предполагает наблюдение за действиями работников во время их работы. Этот тип управления применяют тогда, когда есть возможность выявить зависимость между причиной и последствиями контролируемого процесса. В этом случае менеджеры должны осуществлять корректирующие меры, для того чтобы на выходе процесса получить ожидаемый результат. Управление поведением эффективное для предприятия, если менеджерам известно, действия персонала с желаемыми или нежелательными, при этом нежелательные действия должны быть устранены. Эффективность управления действиями можно обеспечить использованием таких инструментов, как поведенческие и административные ограничения, предварительный анализ и утверждение планов работы отдельных работников, формирования нормативной документации по процедурам деятельности и процессов выполнения работ. В то же время, управление поведением нецелесообразно на предприятиях, деятельность работников которых является сложной и связана с высоким уровнем неопределенности.

Управление на основе взаимного контроля можно осуществлять, используя личностный (кадровый) и культурный типы контроля. В личностном типе контроля применяют механизмы, которые позволяют работникам качественно выполнять работу, используя их естественное желание контролировать собственное поведение. Контроль такого типа предусматривает, что работники имеют необходимые знания, квалификацию и опыт и обладают соответствующими ресурсами для качественного выполнения работ.

Управленческий контроль в этом случае должен обеспечить эффективный поиск сотрудников, способных выполнять определенную работу, отбор и размещение персонала, подготовку и проектирование работ, в том числе установление общего порядка выполнения задач, значение ожидаемых результатов.

Культурный тип управления основывается на использовании набора ценностей, социальных норм и убеждений, которые влияют на деятельность работников. Формирование у каждого члена коллектива предприятия чувство солидарности с другими работниками и вовлечение в процесс достижения общей цели способствует улучшению результатов его работы. Такой тип управленческого контроля осуществляется фактически каждым работником за всеми остальными.

Осуществление управленческого контроля личностного и культурного типов управления связано с наименьшими по сравнению с другими типами управления, затратами, однако потребуются значительные усилия, чтобы обеспечить согласование личных и корпоративных ценностей.

Управление по результатам основывается на сборе и передаче информации о результатах проделанной работы. Преимуществом этого типа управления является то, что высшее руководство не должно знать о конкретных средствах, используемых для достижения желаемых результатов или непосредственно участвовать в управлении действиями подчиненных. Чтобы узнать о достигнутых результатах, руководители высших уровней управления используют отчеты о результатах работы менеджеров низших уровней управления (центров ответственности). Эффективность управления по результатам можно оценить в денежных единицах измерения на основе показателей затрат, доходов, прибыли и их соотношение (рентабельности продаж, прибыли на инвестированный капитал и т.д.). Кроме этого, можно использовать неденежные показатели, такие как доля бракованной продукции, количество обработанных заявок, количество клиентов, обслуживаемых в единицу времени.

Для формирования системы управленческого контроля за результатами необходимо: определить те результаты, при которых минимизируется нежелательное поведение работников; установить значения целевых показателей деятельности; определить порядок оценки выполнения заданий; разработать систему мотивации за полученные результаты.

Осуществление контроля на основании оценки полученных результатов требует четкого формирования плановых заданий, которые нужно выразить в числовой форме (например, повысить уровень отдачи на вложенный капитал на 5%). За выполнение плановых заданий должна быть предусмотрена эффективная система стимулирования. Необходимо также, чтобы показатели стимулирования за достижение результатов были точными, объективными и понятными для работников .

В условиях быстрых изменений во внешней среде контроль персонала изменяется по своему целевому значению и трансформируется по мнению Н. М. Мартыненко в регулирование.

Регулирование - это вид деятельности, когда руководство действует на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации. С помощью регулирования происходит ликвидация возможных отклонений от установленных норм в функционировании обьекгив управления (организации и ее элементов).

Отличие регулирования от обычного контроля в том, что по результатам контроля происходит приведение объекта в соответствие с жесткого стандарта по определенному алгоритму действий, а регулирование позволяет самим рабочим найти оптимальный путь к достижению определенного состояния объекта, в том числе допустимо изменение норм и стандартов под влиянием изменений в среде. Схема взаимосвязи контроля и регулирования приведена на рис. 8.4.

Рис. 8.4. Взаимосвязь контроля и регулировать деятельности персонала

Персонал постоянно должен находиться под пристальным наблюдением и регулярно проходить специальные проверки . Такие проверки могут проводить специалисты (работники службы безопасности) или по крайней мере менеджеры по персоналу или эксперты, работающие по контракту. Проверки могут быть:

1) регулярными (проводятся по определенному графику, например, первого числа каждого месяца, 15 числа каждого месяца);

2) оперативным (проводятся по скользящему графику неожиданно для проверяемых, кроме того, обязательно проводятся в случае ЧП, разглашение информации или возникновения подозрений в отношении конкретных сотрудников).

Бывают также проверки:

) Гласная - соблюдение инструкции, режима хранения, использования и уничтожения документации и источников конфиденциальной информации, учета вхиднои / исходящей корреспонденции и и др.;

) Негласная - проводится тайно от проверяемых, работниками службы безопасности или специально привлеченным для этого лицами. Такие проверки позволяют получить необходимый результат, поскольку лицо, проверяют, не подозревает о том, что находится под контролем, и ведет себя раскованно и естественно.

Формы контроля, которые задействованы в этой сфере разнообразны. Это может быть:

Входной контроль, то есть оценка соответствия кандидата той должности, на которую он претендует (в системе государственной службы должна применяться проверка на причастность к коррупционным делам)

Аттестация персонала, которая позволяет определить уровень профессиональной подготовки и соответствие служащего должности, которую он занимает. Аттестация проводится специальной комиссией регулярно с определенной периодичностью с учетом всех нормативных требований и строго документируется. По результатам аттестации делается вывод о повышении, соответствие, понижение в должности, или увольнения работника.

Оценка персонала - проводится руководителем в процессе деятельности служащего, выявляя его сильные и слабые стороны, персональную эффективность, соответствие общим целям и методам работы организации. Оценка дает возможность каждому сотруднику увидеть результаты собственного профессионального развития и может стать основанием для повышения по службе. Секрет силы влияния контроля и измерения результатов работы заключается в наличии положительной обратной связи. Когда руководитель использует положительная обратная связь (сообщает об увеличении выпуска продукции, повышение количества продаж и т.п.), он стимулирует те результаты, которых достиг персонал в процессе выполнения задания. И наоборот, когда руководитель использует отрицательную обратную связь (сообщает о допущенных ошибках, количество потраченных дней и т.д.), он лишь показывает нежелательную для него поведение его сотрудников. Именно этим отличаются между собой позитивный и негативный обратные связи. Следует помнить следующие правила:

2) Подсчитывать количество правильно собранной продукции.

4) Подсчитывать количество дней без опозданий.

6) Подсчитывать количество выполненных операций.

Итак, налаживания качественной системы управленческого контроля является одной из неотъемлемых условий повышения эффективности и развития инновационной деятельности отечественных предприятий в конкурентной рыночной среде. Специально созданная система контроля персонала позволит избавиться от неблагонадежных лиц уже на первом этапе, а в случае успешного проведения предварительной проверки выявить и вовремя нейтрализовать угрозу безопасности предприятия.