Жиналыс хаттамасы кәсіпорындағы шаруашылық мәселелерін талқылау барысын тіркейтін ақпараттық-әкімшілік акт болып табылады. Бастапқы құжаттаманың бұл нысаны жиналысқа қатысушылар қабылдаған шешімдерді де қамтиды. Мұндай құжаттаманы жүргізу кәсіпорындағы кез келген жиналыстың қажетті құрамдастарының бірі болып табылады..
Дәл осы хаттама кез келген мәселелер бойынша шешімдердің орындалуының тиімділігіне жауап береді.
Ресей Федерациясының Азаматтық кодексінің 181-бабының екінші тармағында осы құжатты жасау тәртібі егжей-тегжейлі қарастырылады. Жазбаны қабылдайтын адам орындауы керек бірқатар нақты талаптар бар.Төменде мәжілістердің хаттамаларын қалай ресімдеу керектігін және оған қандай мәліметтерді енгізу керектігін қарастыруды ұсынамыз.
Тұрғын үй мәселелерін шешу үшін заң шығарушы жыл сайынғы міндетті жиналысты талап етеді
Есептерді жүргізуге кім жауапты?
Хатшының міндеті – жалпы жиналыстың барысын жазу. Бұл тұлғаның міндеттеріне осы құжатты дұрыс ресімдеу кіреді. Жиналыс хатшысы тек кәсіпорын ұжымында ұқсас лауазымды атқаратын адам ғана бола алмайды. Қажетті ресми өкілеттігі бар кез келген қызметкер отырыс хаттамаларын жүргізе алады.
Көбінесе қажетті құжаттаманы ресімдеу жауапкершілігі қарастырылып отырған мәселені шешуге қатысты білімі бар лауазымды тұлғаларға жүктеледі. Егер хатшы қаралатын мәселе бойынша нашар хабардар болса, онда бұл адамға қосымша сұрақтар қоюға рұқсат етіледі.
Жалпы жиналыстың хаттамасында талқылау барысы барынша нақты көрсетілуі керек.
Жазбаларды алумен қатар, хатшының міндеті жиналысқа дайындалу. Бұл тұлғаның міндеттеріне қатысушылардың тізімін жасау, процестің схемасын әзірлеу және алдыңғы кездесулердің бастапқы құжаттамасымен жұмыс істеу кіреді. Бұл тәсіл бірінші кезекте қарастырылуы тиіс бірқатар мәселелерді анықтауға мүмкіндік береді.
Пішін құрылымы Талқыланған мәселелерді жазбаша түрде есепке алу үшін кәсіпорын әкімшілігі белгілеген арнайы бланкілер қолданылады.Көбінесе мұндай формалар муниципалды және мемлекеттік органдарда есеп жүргізу үшін қолданылады. Жеке кәсіпкерлер мен жеке ұйымдар компьютерде құрастырылған кәдімгі үлгілерді қалайды.
Жоғарыда айтылғандарға қарамастан, бұл акт құрылымында келесі қажетті өрістер болуы керек:
- келіссөздер жүргізіліп жатқан кәсіпорынның деректемелері;
- мазмұны;
- құжаттың жүргізілген күні және тіркеу нөмірі;
- жиналыс өтетін қала;
- қарастырылатын мәселелердің тізбесі;
- негізгі бөлігі;
- жиналыстың аудиториясын, хатшысын және жетекшісін тіркеу.
Қарастырылып отырған құжатты ресімдеудің мысалы
Бұл нысан хатшының отырыс барысында жасаған бейне және аудио материалдары негізінде құрастырылған. Хаттаманы жасау және толтыру - шамамен бес күнге созылатын ұзақ процесс.Заңмен немесе кәсіпорын әкімшілігінің ішкі бұйрығымен белгіленген кейбір жағдайларда нысанды ресімдеудің қатаң мерзімдері белгіленуі мүмкін. Төменде мәжіліс хаттамасын ресімдеудің мысалын қарастыруды ұсынамыз.
Хаттама – мәжілістерде, отырыстарда, сессияларда, конференцияларда мәселелерді талқылау және шешім қабылдау барысы жазылатын құжат Бұл жолақ акт атауын көрсетеді. Белгілі бір жағдайда «Протокол» сөзі жазылады. Әрі қарай жиналысты және жиналысты өткізуге жауапты алқалы органды анықтау керек. Келтірілген мысалда біз «Өндіріс жиналысының хаттамасын» қарастырамыз.
Орны мен күні, реттік нөмірі
Хаттаманы ресімдеу кезінде осы құжаттың тіркеу нөмірін көрсету керек.Көптеген компанияларда бұл пішіннің сериялық нөмірі жиналыс нөмірімен бірдей. Кері санақ күнтізбелік жылдың басынан басталады. Білім беру ұйымдарында құжаттарды нөмірлеуді жүргізу кезінде кері санақ оқу жылының бірінші күнінен бастап жүргізіледі. Жалпы жиналыстың хаттамасында уақытша басқарманың шешімдері тіркелген жағдайда, актіге алқаның өкілеттік мерзіміне сәйкес нөмір беріледі.
Күн бағаны жиналыс өткізілген күнді көрсетеді.Егер мұндай кездесу бірнеше жұмыс күніне созылған болса, келіссөздердің басталу күні мен мәселелерді талқылаудың аяқталу күні көрсетілуі тиіс. Бұл жерде ерекше назар аудару қажет, өйткені жетіспейтін өрістердің болуы құжаттың заңды күшін жоғалтуы мүмкін. Күн өрісін толтыру мысалы: «13.04.2009 – 15.04.2009» немесе «2015 жылғы 11 қараша – 13 қараша 2015».
Төменде жиналыс хаттамасының үлгісі берілген:
«Металлург» АҚ
Протокол
өндірістік жиналыс
Маркетинг бөлімі
04.11.2017 ж. __________№5
Мәскеу қаласы.
«Құрастыру орны» деген баған міндетті түрде көрсетілуі керек. Бұл өріс жиналыс өткен аймақтағы нүктенің атауын көрсетеді. Кәсіпорынның атауында қала атауы болса, бұл бағанды алып тастауға рұқсат етіледі. Мысал ретінде «Рязань металлургы» немесе «Омск ағаш өңдеу зауыты» сияқты атауларды келтіруге болады.
Пішіннің мазмұнын құрастыру үшін жоғарыда аталған нысанды жеке кәсіпорындар да, муниципалды мекемелер де пайдаланады.
Кіріспе бөлім
Қаралатын құжаттың кіріспе бөлігінің бірінші абзацында жиналыс төрағасының тегі мен аты-жөні көрсетіледі.
Мұнда өкілеттілігіне жиналыстарды өткізу кіретін кәсіпорын қызметкерінің аты-жөні мен лауазымын көрсету керек. Бірақ бұл жолақта тек қызметкердің тегін көрсетуге рұқсат етіледі. Жиналыстың төрағасы әрдайым компанияның директоры бола бермейтінін де айту керек. Одан кейін жиналыс барысын жазатын хатшының аты-жөнін көрсету керек. Егер өндірістік жиналысты компания басшысы жүргізсе, бұл деректер хаттамада көрсетілуі керек.«Қатысушылар» өрісі барлық жиналысқа қатысушылардың аты-жөнін көрсету арқылы толтырылады.
- Бұл бағанды дұрыс толтыру үшін келесі нюанстарды есте сақтау керек:
- Бұл жолақта жалпы жиналысқа қатысқан компания қызметкерлерінің тегі мен аты-жөні алфавиттік тәртіппен көрсетіледі. Бұл бағанда олардың атқаратын лауазымдары көрсетілмегенін атап өту қажет.
- Егер жиналысқа он бестен астам адам қатысса, олардың фамилиялары мен инициалдары жазылатын жеке өтініш жасалуы керек. Бұл қосымша кейіннен хаттамаға қоса беріледі.
- Егер жиналыста басқа компаниялардың өкілдері және басқа кәсіпорындардан шақырылған тұлғалар болса, дайындалған пішінге «Шақырылды» бағанасын қосу керек. Бұл өріс шақырылған тұлғалардың мәліметтерін көрсетеді. Бұл бағанды толтыруға байланысты негізгі нюанс шақырушы ұсынатын ұйымның лауазымы мен атауын міндетті түрде көрсету болып табылады.
Әрбір жиналысқа қатысушы өзінің қатысуын растайтын арнайы бөлімге қол қоюы керек. Осыдан кейін сіз қысқаша шегініс жасап, «Күн тәртібімен» таныстыруыңыз керек. Бұл бөлімде отырыс барысында талқыланған мәселелер көрсетілуі керек. Бұл өрістегі әрбір элементті нөмірлеу үшін араб сандары қолданылады. Сұрақты құрастыру кезінде «туралы» және «туралы» предлогтарын қолдануға рұқсат етіледі. Осы тармақтарды толтыру кезінде сіз осы мәселе туралы айтқан адамды көрсетуіңіз керек. Мысал ретінде келесі формуланы келтіруге болады:
«2016-2017 жылдардағы жұмыс қорытындысы туралы
Баяндамашы: М.П.Фадеев.
Жоғарыда келтірілген жалпы жиналыс хаттамасының үлгісі осы құжаттың құрылымын айқын көрсетеді.
Көп және толық протоколдар арасындағы айырмашылықтар
Хаттаманы дайындаудың екі негізгі түрі бар: толық және қысқа нысан.Осыған байланысты, мұндай құжатты дайындаған кезде, жиналысты жазу үшін қандай нысанда қолданылатынын ескеру өте маңызды. Құжаттың қысқаша нысанын толтыру кезінде (осы нысан жедел кеңес хаттамасын ресімдеу кезінде пайдаланылады) актінің негізгі бөлігінде келесі мәліметтер көрсетіледі:
- қарастырылатын мәселе;
- сөйлеушінің тегі мен инициалдары;
- талқылауға қатысушылар бекіткен шешім.
Толық хаттаманы жазу кезінде бұл бөлім жоғарыда көрсетілген ақпаратты ғана емес, сонымен қатар спикерлердің презентациясын барынша айқын сипаттайтын негізгі ойларды көрсетеді. Сондай-ақ мұнда кездесу барысында туындаған ақпараттар мен пікірталастар берілген. Толық хаттаманы толтыру кезінде басқарма мүшелерінің айтқан пікірлері, бар ескертпелер мен қарсылықтар туралы негізгі ойды айту керек.
Негізгі бөлім
Жиналыс хаттамасын, үлгісін және мысалдарын қалай жүргізу керек деген мәселені қарастырған кезде хаттаманың негізіне ерекше назар аудару керек. Бұл бөлімде сіз бірнеше өрістерді жасауыңыз керек, олардың әрқайсысы күн тәртібінде көрсетілген мәселелердің шешімдерін қарастырады. Пішіннің толық формасын құрастыру кезінде әрбір өрісте мәселені қарастыру процесі және шешім қабылдау барысында туындаған әртүрлі нюанстар бейнеленетін үш баған жасалады.
Әрбір бөліктің атауы әр бағанға бөлек өріс бөлінген сөзбен көрсетілуі керек. «Тыңдау» бағанында өндіріс мәселесін қозғайтын сөйлеушінің аты-жөні көрсетіледі. Фамилия тек номинативті жағдайда көрсетілуі керек. Аты көрсетілгеннен кейін есептің қысқаша (немесе толық) мазмұны беріледі. Ақпаратты ұсыну мүмкін болмаған жағдайда, есептің толық мәтіні актінің өзіне қосымша ретінде әрекет ететін жеке құжатта қоса берілуі тиіс. Сонымен бірге, «тыңдадым» бөлімінде қосымшада сөз мәтіні толық сипатталғанын ескеру қажет.
Осыдан кейін сіз «Ауызша» бағанасын толтыруға кірісуіңіз керек. Бұл жолақта күн тәртібіндегі мәселені қараған отырыстың басқа қатысушыларының мәлімдемелері көрсетіледі. Мұнда сөз сөйлеген алқаның әрбір мүшесінің тегі мен аты-жөнін де көрсету керек. Бас әріптерді көрсеткеннен кейін сөз мәтінінің өзін айту керек.
«Қабылданды» бағанында күн тәртібіндегі мәселе бойынша жиналыс мүшелерінің шешімі жазылады. Белгіленген нормативтік құқықтық актілерге сәйкес, хаттаманы толтырудың қандай нысаны қолданылатынына қарамастан, осы жолақта толық ақпарат көрсетілуі керек. Егер мәселе дауыс беру арқылы шешiлсе, дауыстардың жалпы саны берiлуi тиiс, сондай-ақ жиналысқа қатысушылардың қайсысы «қарсы» немесе «жақтап» дауыс бергенi көрсетiлуге тиiс.
Қысқаша хаттама – мәжілісте қаралған мәселелерді, баяндамашылардың аты-жөнін және қабылданған шешімдерді тіркейді. Қойылған мәселелердің мәнін қысқаша түрде баяндайтын отырыс хаттамаларын жүргізу нысанды толтыруға дұрыс көзқарасты талап етеді. Бұл жағдайда «Тыңдау» және «Сөйлеу» бағандарындағы ақпараттың негізгі бөлігін ғана беру керек. Құжатқа отырыс басшысы мен хатшы қол қойғаннан кейін бұл акт заңды күшіне енеді.
Жиналыста көтерілген мәселелер бойынша барлық қабылданған шешімдер орындаушы болып тағайындалған тұлғаларға хабарлануы тиіс. Ол үшін жауапты қызметкерге актінің өзі де, хатшы қол қойған үзінді де берілуі мүмкін.
Дамыған инфрақұрылымы бар кәсіпорындарда шешімде көрсетілген талаптардың орындалуын ұйымдастыру үшін арнайы әкімшілік құжаттар (директивалар, қаулылар немесе өкімдер) шығарылады.
Мұрағатқа сақтауға тапсырар алдында құжаттың бұл түрі жинақ түрін ескере отырып жіктеледі. Хатшылық та, іс қағаздарын жүргізумен айналысатын бөлім де мұрағат қызметін атқара алады. Сақтау мерзімдерінің ұзақтығы кәсіпорында белгіленген ережелер негізінде анықталады. Құжаттаманың стандартты сақтау мерзімі 3 жыл, одан кейін құжаттарды жоюға болады.
Жиналыс хаттамалары күн тәртібіндегі мәселелер бойынша шешім қабылдауды жеңілдететін акт болып табылады.Бұл құжаттың көмегімен әр кәсіпорынның шаруашылық қызметінде әртүрлі нұсқауларды орындау үшін белгілі бір негіз құрылады. Қазіргі заманғы компанияларда мұндай құжаттарды жасау үшін арнайы электрондық ресурстар қолданылады. Кеңсе жұмыстарына бұл тәсіл компанияның әртүрлі бөлімшелері арасындағы өзара әрекеттесуді айтарлықтай жеңілдетеді.
Меншік нысаны қандай болса да, көптеген ұйымдарда жиналыстар өткізіледі. Олар бойынша қызметкерлер мен менеджерлер маңызды ақпаратпен алмасады және шешім қабылдайды. Іс-шара тиімді болуы үшін жиналыс хаттамасы жасалады. Бұл құжаттың үлгісі ұйымдарда шамамен бірдей. Ережелер төменде сипатталған.
Жиналыс түрлері
Егер сіз оларға дайындалмасаңыз, бұл оқиғалар қате болуы мүмкін. Бұл функция менеджерге жүктеледі. Ол оқиғаның сипатын анықтауы керек. Сарапшылар кездесулердің бірнеше түрін ажыратады:
- Тренинг (конференция), оның мақсаты қызметкерлерге білім беру және олардың біліктілігін арттыру.
- Ақпараттық. Іс-шара ақпаратты жинақтау және туындайтын мәселелер бойынша әртүрлі көзқарастарды зерттеу үшін қажет.
- Түсіндірме. Мұндай кездесулерде менеджерлер қызметкерлерді жүзеге асырылып жатқан экономикалық саясаттың дұрыстығына сендіреді.
- Проблемалық. Іс-шара өзекті мәселелерді шешу әдістемесін әзірлеу мақсатында өткізіледі.
Кездесудің түрі қандай болса да, ол құжатталуы керек. Бұл оны сауатты және ұйымдасқан түрде жүргізуге мүмкіндік береді.
Дайындық
Жиналыс тиімді болуы үшін басшы қызметкерлер келесі ережелерді білуі керек:
- Тақырыпты және қалаған нәтижелерді нақты анықтау керек. Бұл іс-шараны ұйымдастыруға мүмкіндік береді.
- Күн тәртібін мұқият әзірлеңіз. Мәселелерді қарау реттілігін орнату қажет. Бұл ретте жеңіл сұрақтардан бастап, күрделі сұрақтарға көшкен дұрыс.
- Қатысушыларды талқыланатын фактілермен таныстыру қажет. Мұны жиналыс алдында жасаған дұрыс.
- Келетін адамдарға алдын ала шақыру жіберілуі керек. Егер кейбіреулер мәселелерді шешуге көмектесе алмаса, бірақ оқиғаның нәтижелерін білу қажет болса, онда оларға хаттама ұсынылуы керек.
- Кездесуді өткізу орны оның мақсатына қарай таңдалуы керек. Бизнес ортаны құруда адамдарды орналастыру жағдайлары маңызды.
Бұл нюанстар кездесуге дайындалуда іргелі болып табылады. Олар орындалса, шара тиімді әрі ұйымшылдықпен өтеді.
Жиналыс хаттамасы не үшін қажет?
Әрбір ұйым тұрақты жиналыстар өткізеді. Іс-шараның бұл түрі көптеген өзекті мәселелерді шешуге, күрделі мәселелер бойынша уақтылы шешім қабылдауға және компанияның даму стратегиясын жасауға көмектеседі. Жиі жиналыстар хаттамаға жазылмайды, бұл норма болып саналады. Басшылық жазба жүргізілетін іс-шаралар тізімін өз бетінше анықтай алады. Олар сондай-ақ бұл қажет емес жерлерді белгілейді.
Хаттаманың негізгі мақсаты – отырыста айтылған барлық сұрақтарды, тапсырмаларды және пікірлерді, сондай-ақ бірлескен шешім қабылдауды жазбаша түрде тіркеу. Ең жақсы нысан егжей-тегжейлі хаттама болып саналады. Әдетте мұндай құжат компанияның болашақ дамуына әсер ететін іс-шараларда қолданылады. Сонымен қатар, кәсіпорындармен және мемлекеттік органдардың қызметкерлерімен кездесулердің мазмұнын жазып алу қажет. Оқиғалардың әртүрлі түрлеріне арналған жиналыс хаттамаларының үлгісі ұқсас, тек шамалы айырмашылықтары бар.
Күту
Жиналыс хаттамасын кәсіпорын басшысы жүргізеді. Бірақ бұл функцияны басқа қызметкер де атқара алады. Осы іс-шараның алдында хатшыға шақырылғандардың тізімі және сұрақтардың шамамен тізімі беріледі. Қатысушылар баяндамалардың тезистерін ұсынады. Бұл құжаттың жобасын жасау жұмысын жеделдету үшін құжат үлгісін дайындауға мүмкіндік береді. Мұндай іс-шараларға арналған жиналыс хаттамаларының үлгілері барлық кәсіпорындарда бірдей.
Қатысушылар көп болғанда, келгендердің аты-жөні толық жазылатын тіркеу парағын жасаған дұрыс. Жиналыс басында хатшы қатысып отырғандардың тізімін бекітеді. Ақпаратты іс-шара барысында хатшы жазып алады. Жазудың дәлдігін арттыру үшін диктант жазулары қолданылады. Барлық сөздер цифрлық тасымалдағышқа жазылады, содан кейін хаттама аяқталған кезде қайта шығарылады.
Егер жиналысқа қатысушылар көп болса, онда хаттамаға 2 хатшы шақырылады. Оқиға кешіктірілсе, жұмыстың бұл түрі процесті жылдамдатады. Жиналыс тақырыбына қатысы жоқ жауаптар, ескертулер, ескертулер құжаттың мазмұнына енбейді. Хаттама баяндамалардың жалпы мағынасын, сұрақтар мен ұсыныстарды қамтиды. Басшының жеке қызметкерлерге беретін шешімдері мен нұсқаулары нақты жазылады.
Егер басшыға нақты ақпарат қажет болса, ол жауапты тұлға қол қойған есеп беруді талап ете алады. Жиналыстар жалпы жағдайды талқылайды, сондықтан егжей-тегжейлі жазбалар алудың қажеті жоқ. Нәтижесінде хаттамаға отырыстың барысы: талқыланған тақырыптар, мәселелер, шешімдер енгізіледі. Кейде менеджерлер барлық сөз тіркестерін сөзбе-сөз жазуды талап етеді. Бұл көптеген операциялық мәселелер шешілетін заманауи ұйымдардың жиналыстарында орын алады.
Тіркеу
Кездесулер? Үлгі құжатқа енгізілуі тиіс негізгі ақпаратты қамтиды. Мемлекеттік органдарда хаттамалар арнайы бланкілер негізінде жүргізіледі. Жиналыс хаттамасының әдеттегі нысаны мыналардан тұрады:
- Міндетті реквизиттер (күндері, нөмірлері, фирманың атауы, оқиғаны көрсететін құжат түрі, орналасқан жері).
- Қатысушылардың тізімі (аты-жөні, қатысушылардың лауазымы). Қатысу парағын пайдалануға болады, онда келгендердің барлығы қол қояды.
- Іс-шараға басқа мекемелердің адамдары қатысса, оларды «Шақырылғандар» бөлімінде көрсету керек.
- Негізгі бөлім. Ол 3 бөліктен тұрады: тыңдалды (сөйлеушілердің аты-жөні мен лауазымы, баяндамалардың тақырыптары, мәнін баяндау), сөйледі (сұрақ қоятын немесе түсініктеме беретін тұлғаның аты-жөні мен лауазымы), шешім қабылдады (басшы нұсқау немесе қаулы береді). жүктеледі, тапсырмаларды орындау мерзімдері белгіленеді).
- Соңында хатшы мен басшы қол қояды. Мөр қажет емес.
Осы үлгі хаттаманы пайдалана отырып, сіз құзыретті құжат жасай аласыз. Жиналыстың барысын бақылау үшін ол нөмірленуі керек. Қорытынды құжат жиналыстан кейін біраз уақыттан кейін дайындалады. Бұл бірнеше сағат немесе тіпті күн алуы мүмкін, бәрі ақпарат көлеміне байланысты.
Директормен кездесудің үлгі хаттамалары онсыз өткізілгендермен бірдей. Содан кейін құжат іс-шараға жауапты бастыққа қол қоюға ұсынылады. Хаттама мүдделі тұлғаларға жіберіледі немесе орындаушыларға нұсқаулармен ресми мәлімдемелер жасалады.
Егер техникалық кеңестің хаттамалары жасалса, оның үлгісі осы оқиғаның нақты нюанстарын қамтуы мүмкін. Бірақ жалпы алғанда, онда қатысушылар талқылайтын негізгі мәні, проблемалары мен мәселелері болуы керек. Мақалада ұсынылған семинар хаттамаларының үлгісі осы құжатты дайындауға мысал бола алады.
Жедел кеңес
Бұл оқиғаның келесі ерекшеліктері бар:
- Нақты жиілік, мысалы, апта сайын.
- Қатысқандардың белгілі бір құрамы.
- Ұқсас тақырыптар мен сұрақтар.
- Қысқа мерзім.
Жедел жиналысқа арналған хаттама үлгісі әдеттегі оқиға үшін бірдей. Тек хатшы алдымен жұмыс алгоритмімен және талқыланатын сұрақтармен танысады. Бұл құжатпен жұмысты тездетеді, себебі оның басым бөлігі алдын ала қалыптасады. Хаттама тез дайындалады, құжат дереу басшылыққа қол қоюға беріледі.
Сақтау
Хаттамаларды сақтау мәселесін шешу үшін хатшы ұйымның ішкі құжаттарымен танысуы қажет. Бұл кәсіпорынның ерекшелігіне байланысты. АҚ директорлар кеңесінің немесе акционерлерінің отырыстарына қатысты құжаттар тұрақты сақталады. Хаттамалар ұйымның ағымдағы органының орналасқан жерінде қалдырылады. Жиналыс құжаттары әдетте 3 немесе 5 жыл сақталады, содан кейін нұсқаулар негізінде мұрағатталады және жойылады.
Қорытынды
Жиналыс хаттамалары қатысушыларға күн тәртібін есте сақтауға және тапсырмаларды уақытында орындауға мүмкіндік береді. Қазір бұл құжаттаманы жедел дайындау және тарату үшін электронды ресурстар бар. Сондықтан хатшының мүдделі тұлғаларға хаттама нұсқасын ұсынуы ыңғайлы болады.
Хаттамаларды жүргізу кез келген отырыстың, конференцияның, сессияның, ғылыми кеңестің және басқа да іс-шаралардың ажырамас бөлігі болып табылады, хаттаманы дұрыс ресімдеу өте маңызды, өйткені бұл құжат түрі отырыстың мәнін көрсетеді және кейбіреулерді растау немесе теріске шығару қызметін атқара алады. осы оқиғаның аспектілері. Кеңседе әртүрлі компаниялар арасындағы үлкен жиналыстардың хаттамалары да, ішкі жоспарлау жиналыстары да бірдей маңызды.
2013 жылғы 1 қыркүйекте 2013 жылғы 7 мамырдағы № 100-ФЗ «Ресей Федерациясының Азаматтық кодексінің бірінші бөлігінің I бөлімінің 4 және 5-тармақшаларына және үшінші бөлігінің 1153-бабына өзгерістер енгізу туралы» Федералдық заңы күшіне енді. күш. Ендігі өзгерістердің бірі – отырыс хаттамаларын дайындау талаптары.
Протокол бөлімдері
ПРЕЗИДЕНТ – жиналысқа, конференцияға, т.б. басқаратын лауазымды тұлға.
ХАТШЫ – мәжіліске қатысып отырған және осы отырыстың хаттамасын жүргізетін адам. Бұл міндетті түрде лауазымы бойынша хатшы емес, кез келген бөлімнің қызметкері минут алады.
СЫЙЛЫҚ – мәжіліске қатысқандардың барлығының лауазымдары көрсетілген тізімі. Қатысушылар тізімі олардың лауазымдарына сәйкес жоғарыдан төменге қарай құрастырылады. Егер қатысқандардың арасында лауазымдары баламалы бірнеше адам болса, онда олардың тізімдегі реті алфавиттік тәртіппен анықталады. Қатысушыларды орналастырудың тағы бір нұсқасы - лауазымына қарамастан фамилиялардың алфавиттік тәртібі.
Отырысқа 15-тен астам адам қатысса, олар жеке тізіммен ресімделеді, ол хаттамаға қоса беріледі:
СҰРАҚ: 45 адам (тізім қоса беріледі).
КҮН ТӘРТІБІ – бұл бөлімде отырыста талқылауға жоспарланған барлық мәселелер дәйекті түрде көрсетіледі. Қысқаша хаттамалар мен жедел кеңестердің хаттамалары күн тәртібін қамтымауы мүмкін.
ТЫҢДАЛДЫ – мұнда сөйлеушінің аты-жөні және тақырыбы немесе қажет болған жағдайда оның баяндамасының қысқаша мазмұны көрсетіледі.
Мысалы:
ТЫҢДАЛДЫ: Иванова П.И. жаңа басым бағытты дамыту туралы баяндамасымен.
СӨЙЛЕУ – баяндамаға пікір білдіргендердің барлығының аты-жөндерінің тізімі.
ШЕШІМДІ – мұнда біз жиналыс барысында қандай шешімдерге келгенімізді жазамыз және жиналыста келісілген шешімдерді орындау мерзімдерін көрсетеміз. Көбінесе «шешімдер» тапсырмалар сипатында болады және бұл үшін барлық компоненттері бар: орындаушының аты, тапсырманың мазмұны, орындау мерзімі. Мысалы:
Иванов И.И. – 2014 жылғы 20 желтоқсанға дейін 2015 жылға сатып алу бөлімі қызметкерлерінің біліктілігін арттыру жоспарын жасау.
Сонымен қатар, хаттаманың шешімі құжат жобасын мақұлдауы немесе келісуі мүмкін:
«Весна» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің корпоративтік электрондық поштасын пайдалану ережелері бекітілсін және 03.08.2015 бастап қолданысқа енгізілсін.
«Весна» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің істер номенклатурасын келісу.
Хаттамаларда келесі бөлімдер сирек кездеседі:
ТЫҢДЫЛДЫ – қатысқандардың бірі қандай да бір құжатты немесе құжаттың бір бөлігін барлығына оқып береді.
Мысалы:
ТЫҢДАЛДЫ Қаржы министрлігінің 2015 жылғы 22 шілдедегі № 4545-ө хаты.
ҚҰТТЫҚТАУ СӨЗІ – Әдетте, үлкен конференциялар мен форумдарда құттықтау сөзін жиналыс төрағасы айтады. Тұрақты жиналыстарда гүлді сәлемдесулерден бас тартылады.
INVITES – кез келген саланың сарапшылары, олар жиналыс мәселелері бойынша өз құзыретті пікірін білдіру үшін шақырылған. Шақырылған адамдар шешім қабылдауға қатыспайды.
ЕРЕКШЕ ПІКІР – жиналысқа қатысушылардың бірінің қабылданған шешіммен келіспейтін пікірі. Қатысушы өзінің ерекше пікірін хаттамаға енгізуді талап етуге құқылы. Ол жеке парақта ресімделеді және хаттаманың ажырамас бөлігі болып табылады.
Егер мәселелердің бірі бойынша пікірталас туындаса, онда ол жазылады және келесідей форматталады:
ТЫҢДАЛДЫ: И.А. Парамонов компаниялар тобында электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін енгізу қажеттілігі туралы.
СҰРАҚ: Т.А. Михайлова. Компаниялар тобының дамуының осы кезеңінде бірыңғай ЭҚБЖ енгізу экономикалық мақсатқа сай ма?
Жауап: EDMS енгізу тек экономикалық мақсатқа сай емес, сонымен қатар компаниялар тобының әкімшілік қызметінің шығындарын оңтайландыруға көмектеседі.
Хаттаманы дайындау
Құжаттар үшін ұйымның бланкісінде хаттама жасалады. Бұл пішінде келесі мәліметтер бар:
- ұйымның атауы;
- құрылымдық бөлімшенің атауы (егер отырыс бөлімде немесе басқармада өтсе);
- құжат жасалған жер (егер ұйым жұмыс істейтін елді мекен оның атына кірсе, көрсетілмеуі мүмкін: «Тольятти сүт зауыты»);
- құжаттың атауы – ПРОТОКОЛ;
- мәтіннің тақырыбы – бұл ретте отырыстың атауы немесе алқалы органның атауы:
ПРОТОКОЛ
жедел кеңес
ПРОТОКОЛ
сараптау комиссиясының отырыстары
- (бұл кездесудің күні);
- құжат мәтіні – біз оның мазмұнын жоғарыда талқыладық;
- қолы – хаттамаға төрағалық етуші мен хатшы қол қояды.
Толтырылған хаттама барлық жиналысқа қатысушыларға жіберіледі. Егер құжатта тапсырмалар болса, ол бақылауға қойылады.
Ішкі хаттамалар әдетте қысқаша түрде жасалады. Мұндағы мақсат – жиналыстың барысы немесе оған қатысушылардың пікірлері емес, директордың нұсқауларын жазу. Бірнеше ұйымның өкілдері жиналысқа жиналса, бұл мүлдем басқа мәселе. Бүгін олармен қарым-қатынасымыз қаншалықты жақсы болса да, ертең бізді не күтіп тұрғанын білмейміз. Мүмкін, осы нақты кездесудің хаттамасы ықтимал дауда сіздің дұрыс екеніңізді дәлелдейтін негізгі құжатқа айналады. Сондықтан бірлескен отырыстарда хаттамалар барынша қатаң түрде жүргізіледі.
ПРАКТИКАЛЫҚ ЖҰМЫС 8
АҚПАРАТТЫҚ ЖӘНЕ АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР
ПРОТОКОЛ, АКТ
Мекемелер жасайтын құжаттардың көпшілігі ақпараттық және анықтамалық болып табылады. Бұл құжаттарда істің нақты жағдайы туралы мәліметтер бар. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға мыналар жатады: анықтамалар, жадынамалар, актілер, хаттар және т.б. Олар көмекші сипатта болады және міндетті емес. Ондағы ақпарат назарға алынуы мүмкін.
Протокол
Ұйымдастыру-өкімдік құжаттама жүйесінде хаттама ерекше орын алады. Оны ақпараттық құжаттарға жатқызуға болады (бұл ақпараттан тұратындықтан, басқарудың кейбір мәселелерін талқылау барысы туралы ақпаратты қамтиды) және жедел бөлімді қамтитындықтан. әкімшілік құжат ретінде қарастыруға болады.
Протокол -, отырыстарда, конференцияларда, мәжілістерде, конференцияларда және алқалы органдардың (комитеттердің және министрліктердің алқалары, муниципалды органдар, сондай-ақ ғылыми-техникалық және әдістемелік кеңестер) жұмысының басқа да нысандарында мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау барысы туралы құжат ).
Акционерлердің жиналыстары мен директорлар кеңесінің отырыстары міндетті хаттамамен ресімделеді.
Хаттамалар мемлекеттік органдарға тіркеуге беріледі (мысалы, коммерциялық банктерді, сауда-өнеркәсіп палаталарын және т.б. тіркеу кезінде). Уақытша алқалы органдардың (конференциялар, кеңестер, кеңестер, семинарлар және т.б.) қызметін құжаттау үшін де хаттамалар жасалады.
Хаттама мәжілісте хатшы қолмен немесе дыбыс жазу құрылғысын пайдалана отырып жүргізген жазбалар негізінде жасалады.
Отырыстың түріне және алқалы органның мәртебесіне байланысты хаттаманың нысаны таңдалады: қысқа, толық немесе стенографиялық.
Қысқаша хаттама– мәжілісте қаралған мәселелерді, баяндамашылардың аты-жөнін және қабылданған шешімдерді жазып алады. Мұндай хаттаманы мәжіліс стенографиялық түрде жүргізілетін, баяндамалар мен сөйлеген сөздердің мәтіндері хатшыға ұсынылатын немесе отырыс жедел сипатта болған жағдайларда ғана жүргізу ұсынылады.
Толық хаттама –талқыланған мәселелерді, қабылданған шешімдерді және баяндамашылардың аты-жөнін ғана емес, сонымен қатар жиналысқа қатысушылардың баяндамалары мен сөйлеген сөздерінің мазмұнын, айтылған барлық пікірлерді, айтылған сұрақтар мен ескертулерді, ескертулерді, ұстанымдарды жеткізетін жеткілікті егжей-тегжейлі жазбаларды жазады. Толық хаттамалар жиналыстың егжей-тегжейлі суретін құжаттауға мүмкіндік береді.
Сөзбе-сөз хаттама –мәжілістің сөзбе-сөз баяндамасы (стенограммасы) негізінде құрастырылады және әрбір мәселені талқылау және ол бойынша шешім әзірлеу барысын сөзбе-сөз жеткізеді.
Толық және стенографиялық хаттамалар қолмен жазылған стенографиялық немесе магнитофондық жазбалар негізінде құрастырылады.
Хаттамалардың барлық түрлері жалпы бланкіде ресімделеді, онда мынадай деректемелер көрсетіледі: мекеменің атауы, құжат түрі, күні, құжаттың индексі, хаттама жасалған жер, тақырыптың орны. мәтінге. Хаттаманың күні болып отырыстың күні саналады. Егер ол бірнеше күнге созылса, онда хаттама күні басталу және аяқталу күндерін қамтиды. Хаттаманың нөмірі (индекс) жиналыстың реттік нөмірі болып табылады. Мәтіннің тақырыбы жиналыстың немесе алқалы қызметтің түрін көрсетеді (хаттама – алқа отырыстары).
Хаттама мәтіні кіріспе және негізгі бөлімдерден тұрады.
Хаттаманың су бөлігінде тақырыптан кейін жиналыс төрағасы мен хатшысының тегі мен аты-жөні көрсетіледі. Қатысқан сөзден кейін жаңа жолдан бастап алқалы органның тұрақты мүшелерінің тегі мен аты-жөні алфавиттік тәртіппен (хаттаманың қысқаша нысанында бұл деректер көрсетілмейді), сондай-ақ тегі, аты-жөні және лауазымы көрсетіледі. шақырылғандардың. «Төраға», «Хатшы», «Қазір» сөздері сол жақ жиектің басынан бас әріппен жазылады. Кеңейтілген отырыстың хаттамасын ресімдеу кезінде қатысушылардың аты-жөні көрсетілмейді, бірақ олардың жалпы саны көрсетіледі. Қатысушыларды санау мәжіліс хатшысына берілетін және хаттамаға қосымшалардың бірі болып табылатын тіркеу парақтары бойынша жүргізіледі.
Хаттаманың су бөлігі күн тәртібін қамтиды, онда баяндамашылардың (сөйлеушілердің) аты-жөні көрсетіле отырып, мәжілісте талқыланатын мәселелер тізбеленеді және оларды талқылау кезектілігі белгіленеді. Онда сөз сөйлеушілердің аты-жөні көрсетіле отырып, отырыста талқыланған мәселелер тізбеленіп, оларды талқылау реті белгіленеді. Отырыстың күн тәртібі алдын ала құрастырылады және мәселелердің оңтайлы санын қамтуы керек.
Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінде қанша мәселе болса, сонша бөлімнен тұрады. Соған сәйкес бөлімдер нөмірленеді.
Әрбір бөлім үш бөліктен тұрады: «ТЫҢДАЛДЫ», «АЙТҚАНДА», «ШЕШІМДІ», олар хаттама мәтінінде негізгі баяндамашының, мәселені талқылауға қатысушылардың сөзін бөлектеу үшін бас әріппен басылады. және мәселенің шешімін тұжырымдайтын жедел бөлім. Дәл осы мақсатта хаттама мәтінінде сөйлеушінің әрбір тегі мен инициалдары номинативті жағдайда жаңа жолға басылады. Сөйлеу жазбасының тұсаукесері фамилиядан сызықша арқылы бөлініп, ІІІ жақта жекеше түрде беріледі, баяндаманың мазмұны тура сөйлеу түрінде жазылады. Баяндаманың мәтіні стенография немесе баяндамашы жазбаша түрде ұсынса, онда сызықшадан кейін олар бас әріптермен де жазылады – «Баяндама қоса беріледі».
Күн тәртібіндегі мәселенің нөмірі «ТЫҢДАЛДЫ» сөзінің алдына қойылады, одан кейін қос нүкте қойылады.
Баяндаманы талқылау барысы «СӨЙЛЕУ» бөлімінде көрсетіледі. Сұрақ-жауап сөздері жазылмаған.
Мысалы:
А.В.Смирнов - жою шаралары қолданылды ма?
Қабылданған шешімдер «ШЕШІМДІ» бөлімінде қамтылған. Егер бірнеше шешім болса, олар араб цифрларымен нүктемен нөмірленеді. Әрбір шешім оның орындалуына жауапты тұлғаның лауазымын, тегі мен аты-жөнін көрсетумен қоса беріледі және орындау мерзімін қамтиды, мысалы:
ШЕШІМДІ:
1. Жаңа штаттық ереженің жобасын дайындаңыз. Жауапты – HR менеджері Родионова Н.П. Тапсыру мерзімі – 2001 жылдың 18 қарашасы.
Оперативті бөлік келесі схема бойынша құрылымдалған: әрекет – орындаушы – орындалу мерзімі. Орындаушы ұйым, құрылымдық бөлімше немесе нақты лауазымды тұлға болуы мүмкін.
Хаттамада құжатты бекіту туралы шешім жазылуы мүмкін. Бұл ретте хаттамада құжаттың күні мен нөміріне сілтеме болуы керек, ал құжаттың өзі хаттамаға қоса берілуі керек.
Сайлау кезінде хаттамада әрбір кандидат бойынша дауыс беру нәтижелері көрсетіледі.
Хаттамаға төраға мен хатшы қол қояды. Хатшы мәтінді өңдейді, әрбір баяндамашыны өз сөзінің жазбасымен таныстырады және оның сөзінің жазылуымен келісетін баяндамашының қолын алады. Төралқа таңдайтын отырыстың жүргізілетін хаттамасына төраға, хатшы және төралқаның барлық мүшелері қол қояды.
Хаттамадан үзінді көшірме бастапқы хаттама мәтінінің бір бөлігінің дәл көшірмесі болып табылады. Бұл ретте форманың барлық реквизиттері, мәтіннің кіріспе бөлігі және үзінді көшірме дайындалып жатқан күн тәртібіндегі мәселе қайта шығарылады. Хаттамадан үзінді көшірмеге хатшы ғана қол қояды, ол да аттестаттауды жасайды. Ол «Дұрыс» деген сөзден, үзінді көшірмені куәландыратын тұлғаның лауазымының белгісінен, жеке қолынан, тегінен, аты-жөнінің аты-жөнінен және күнін көрсетеді. Егер үзінді көшірме басқа ұйымға тапсыру үшін берілсе, ол мөрмен куәландырылады.
Протокол пішімі үлгісі
(детальдардың бойлық орналасуымен)
Ресей Федерациясының Елтаңбасы
Ұйым атауы
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Күн
_______________________________
Жарияланған жері
Тақырып:
Комиссия отырысында...
Төрағасы – Смирнов С.С.
Хатшы – Антонова М.И.
Қазіргі: 30 адам (тізім қоса беріледі)
(егер 15 адамға дейін болса, онда хаттамада
тегі бас әріптерімен көрсетіледі
үтірмен бөлінген алфавиттік тәртіппен)
КҮН ТӘРТІБІ:
1. Конференцияға дайындық тәртібі туралы.
Басшының есебі...
1. ТЫҢДАЛДЫ:
Соколов А.И. - Баяндама мәтіні қоса берілген.
Спикерлер:
Иванов М.И. - сөздің қысқаша жазбасы (үшінші тұлғадан).
ШЕШІМДІ:
1.1. Мақұлдау...
2. ТЫҢДАЛДЫ:
Спикерлер:
ШЕШІМДІ:
Төраға Қол қоюС.С. Смирнов
Акт– бірнеше адам жасаған және нақты фактілерді немесе әрекеттерді растайтын құжат.
Актілер әртүрлі жағдайларда жасалады, сондықтан көптеген сорттары бар:
· келісім-шарт бойынша жұмысты қабылдау актісі;
· құжаттарды қабылдау және беру актісі;
· материалдарды есептен шығару актісі;
· коммерциялық акт;
· тексеру актісі және т.б.
Актілерді тұрақты немесе басшылардың нұсқауы бойынша тағайындалатын комиссия жасайды.
Арнайы топ жүктің бүліну, бүліну немесе жетіспеу немесе тасымалдау ережелерін өзге де бұзу фактілерін белгілейтін коммерциялық актілермен құрылады. Мұндай акт стандартты баспа бланкісінде жасалады және дақсыз, өшірілмей және сызылмай толтырылады. Актіге енгізілген барлық толықтырулар мен түзетулер келісіліп, екі тараптың қолдарымен куәландырылуы тиіс.
Егер акт кәсіпорынның ішкі құжаты болса, ол жалпы бланкіде ресімделеді. Егер акт сыртқы құжат болса, онда ұйым туралы негізгі ақпарат болуы керек.
Актіде мыналар болуы керек:
· ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) атауы;
· құжат түрінің атауы;
· мәтіннің тақырыбы;
· қолдар;
· пломба;
· қосымшалар; (растайтын құжаттардың көшірмелері болған жағдайда).
Акт мәтіні кіріспе және баяндау бөліктерінен тұрады.
Актінің су бөлігінде оны дайындаудың негізі көрсетіледі. Бұл құжатқа, басшылықтың ауызша бұйрығына, кез келген фактілерге, оқиғаларға немесе әрекеттерге сілтеме болуы мүмкін.
Акттің тақырыбы болуы мүмкін, мысалы: «Тұтыну тауарларының жетіспеушілігі туралы акт» немесе «Құпия» белгісі бар құжаттарды қабылдау-тапсыру актісі.
Заңның негізгі бөлігінде:
· мақсаттар мен міндеттер;
· комиссия жүргізетін жұмыстарды орындау мерзімі;
· нәтижелер (қорытындылар, қорытындылар, ұсыныстар).
Мәтіннен және өтініш туралы ескертуден кейін қажет болған жағдайда акт даналарының саны, олардың орналасқан жері немесе олар жіберілген адресаттар туралы мәліметтер көрсетіледі.
Актіге оны дайындауға қатысқан барлық адамдар қол қояды.
Бірқатар актілер (материалдық, қаржылық және басқа да маңызды мәселелер бойынша) басшының бекітуін және кәсіпорынның мөрімен куәландырылуын талап етеді.
Тексеру және тексеру актілері олардың қызметіне әсер ететін барлық тұлғаларға танысады. Сонымен қатар, актіде жобаны жасаушылардың қолдарынан кейін «Акт оқылды: лауазымдар, қолдар, қолдардың стенограммалары және күні» деген белгі қойылады.
Мысалы:
Құрастырған:
төрағасы ________________________________________________
Комиссия мүшелері:
Комиссия мүшелері: 1. ___________________________________
Лауазымы, тегі, аты-жөні
Ұсынылған: 1. _____________________________________
Лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелерінің және қатысқандардың аты-жөні алфавит бойынша орналасады. Лауазымның атауы сонымен қатар мекеменің атауын қамтиды.
Мәлімдеме бөлігі абзацтан басталады. Онда актіні жасаушылардың атқарған жұмыстарының мақсаттары, міндеттері мен мәні, оның нәтижелері көрсетілген. Жұмыс нәтижелерін кесте түрінде беруге болады.
Актінің қорытынды бөлімінде қорытындылар жасалады немесе ұсыныстар жасалады. Мәтіннің бұл бөлігі міндетті емес - акт фактілерді баяндаумен де аяқталуы мүмкін.
Мәтіннен кейін қол қою алдында қажет болған жағдайда актінің толтырылған даналарының саны және олардың орналасқан жері көрсетіледі (актінің бұл бөлігі де міндетті емес). Мысалы:
3 данада құрастырылған:
1-ші данасы Ресей экономика министрлігіне жіберілді
2-ші көшірме Ресей темір жол министрлігіне жіберілді
3-ші данасы - бизнесте 05-24.
Акт мәтінін қол қою арқылы толтырыңыз. Актіге комиссия төрағасы және барлық жобаны әзірлеушілер қол қояды. Қол қою кезінде тегінің алдында лауазымдар көрсетілмейді. Мысалы:
Комиссия төрағасы Қол қоюҚ.Я. Лакин
Комиссия мүшелері: ______________ В.Н. Кириллов
Қол қою
______________ И.Н. Потапов
Қол қою
Н.Н. Ламшина
Қол қою
Кез келген құжаттағыдай, актіде мәтіннің алдында «О» («туралы») предлогынан басталып, «Тексеру туралы», «Қабылдау-беру туралы», «Жазу туралы өшірулі», «Жойылуда» «т.б.
Актілердің кейбір түрлері бекітуді қажет етеді. Мысалы, мекемені тарату туралы актіні жоғары тұрған ведомствоның басшысы (министр), құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы актіні – мекеменің басшысы бекітеді. Бекіту ГОСТ Р 6.30-97 талаптарына сәйкес мөрмен басылады.
Құжатты жазудың мысалы:
Ресей Мәдениет министрлігі БЕКІТІЛДІ
Мәдениет комитеті Комитет төрағасы
Әкімшілік Қол қоюН.И. Петров
___________________________ ___________________
Аудан атауы Күні
18.05.2000 № 12
Новосибирск
Комиссияда құжаттардың сақталуын тексеру туралы
Себеп: «Басқару құжаттарының сақталуын тексеру туралы» комитет төрағасының 2000 жылғы 20 сәуірдегі № 102 бұйрығы.
Құрамында комиссия құрды:
Төраға: орынбасары Комитет төрағасы Сидоров Г.В.
Комиссия мүшелері: 1. Жетекшісі. жалпы бөлім Григорьева Н.И.
2. Кадр жұмысы бөлімінің инспекторы Михайлова Г.Г.
3. Орынбасар Бас бухгалтер С.И.Мышкин
4. Референт Прокудин М.В.
2000 жылғы 16 мамырдан 18 мамырға дейінгі кезеңде комиссия Мәдениет комитетінде басқару құжаттарын ұйымдастыру мен сақтау жағдайларын тексерді. Құжаттар құрылымдық бөлімшелерде және жалпы бөлімде сақталады.
Іс номенклатурасы жыл сайын Новосибирск облыстық мұрағатымен келісіледі. Құжаттарды жою, жоғалту, бүлдіру немесе заңсыз жою фактілері анықталған жоқ.
2 данада құрастырылған:
1-ші - № 1-23 істерге
2-ші – облыстық мұрағатқа.
Комиссия төрағасы Қол қоюГ.В. Сидоров
Комиссия мүшелері: Қол қоюН.И. Григорьева
Қол қоюГ.Г. Михайлова
Қол қоюС.И. Мышкина
Қол қоюМ.В. Прокудина
2-нұсқа
«Сибтехмаш» ААҚ кәсіпорнының 02.01.2000 жылдан 03.01.2000 жылға дейін жүргізілген жұмысына жүргізілген тексеру нәтижесін құжаттаңыз , инженерлердің кейбір жеке істері ескерілмеген күйде; орау қағазын, шегелерді және жабдықты жөндеуге арналған қосалқы бөлшектерді негізсіз есептен шығаруға жол беріледі; механикалық цехта 60 кг мөлшерінде дәнекерлеудің артық шығыны анықталды; Қойма меңгерушісі П.И. Яковлев жеткізушілерге қайтарылатын контейнерлерді уақтылы жөнелтпеген, бұл үшін зауыт 1,5 мың рубль көлемінде айыппұл төлеген. Қалған деректерді өз қалауыңыз бойынша анықтаңыз.
Хатшы Қол қоюМ.А. Антонова
16. Газ жабдықтары зауытының түгендеу комиссиясы отырысының хаттамасы ресімделсін, онда No 2 қосалқы материалдар қоймасына түгендеу нәтижелері туралы мәселе қаралды. Жиналыста түгендеу қорытындысын бекіту және 365 млн рубль көлеміндегі қосалқы материалдардың жетіспеушілігін қойма меңгерушісіне жатқызу туралы қаулы және No2 қоймаға сәйкес акт және қоймадан түсіндірме хат қабылданды. меңгерушілері де оқылды. Қалған деректерді өз қалауыңыз бойынша анықтаңыз.
17. «Іске қосу» өндірістік кооперативі жұмыскерлерінің жалпы жиналысының толық хаттамасын жасаңыз, онда тұрғын үйлерді салу үшін құрылыс материалдары өндірісін құру туралы мәселе талқыланды. Жиында төраға мұндай цех құру мүмкіндігі мен оның жұмысының келешегі туралы ақпаратты тыңдады. Талқылаудан кейін төраға мен оның құрылыс жөніндегі орынбасарына 6 ай ішінде жұмысты бастауды және осы мақсаттарға 315 миллион рубль бөлуді тапсыру туралы шешім қабылданды.
18. Медициналық препараттар зауытының жоспарлау-экономикалық бөлімі жұмысшыларының өндірістік кеңесінің қысқаша хаттамасы жасалсын, онда 1998 жылға арналған техникалық-өндірістік қаржылық жоспарды мерзімінен бұрын әзірлеу туралы мәселе қаралып, өндірістік кеңес шешім қабылдады техникалық өндірістік қаржылық жоспарды мерзімінен үш күн бұрын әзірлеуге. Қалған ақпаратты өзіңіз енгізіңіз.
Қатысты ақпарат.
Бұл мақалада біз сипатталған тиімді кездесулердің танымал тақырыбын жалғастырамыз.
Жиналыс хаттамалары дегеніміз не, олар не үшін қажет және бюрократиядан жігерлі нәтижелерге қалай өтуге болатынын егжей-тегжейлі қарастырайық.
|
Қалыпты тіркеу |
Тамаша тіркеу |
|
Жиналыс кезінде әркім өзінің жоспарлаушыларына жігерлі түрде әртүрлі жазбалар жазып жатыр. |
Барлығы онлайн тіркеу жүргізіліп жатқан экранға немесе тақтаға назар аударады. |
|
Кездесудің нәтижесін әркім әрқалай түсінеді |
Кездесудің нәтижесін барлығы бірдей түсінеді, қалаған нәтижеге жету үшін кім не істеу керек |
|
Қатысушылар жиналысқа келгеннен гөрі аз жігерлі кетеді. |
Қатысушылар жиналыстан жігерлі және нақты тапсырмаларға шоғырланады. |
|
Жиналыста қабылданған шешімдердің орындалуы міндетті емес |
Аяқтауға қабылданған тапсырмаларды орындау міндеттемесі – тапсырманы уақытында орындауға уәде бергеніңізді бәрі көрді де, естіді де. |
|
Жиналыстың күн тәртібін сақтамау немесе болмауы |
Жиналыстың көрнекі күн тәртібінен кейін |
|
Кездесудің келісілген және қол қойылған хаттамалары ең жақсы жағдайда келесі күні, ал жиі - тіпті кейінірек пайда болады |
Хаттама жиналыс соңында келісіліп, басып шығарылады және дереу қол қойылады! |
|
Қабылданған шешімдерді бақылау үшін көп уақыт қажет |
Қабылданған шешімдерді бақылау үшін ең аз уақыт қажет, өйткені олар корпоративтік тапсырмаларды басқару жүйесінде бақыланады |
Идеал жазуды кәдімгі флипчарт парақтары мен маркерлер арқылы немесе күрделірек және заманауи құралдарды пайдалану арқылы ұйымдастыруға болады. Ең бастысы дұрыс әдістемені ұстану және ойын ережелерін сақтау.
Бұл мақалада біз MindJet Mind Manager көмегімен жүзден астам аяқталған жобалардың нәтижелеріне негізделген арнайы жиналыс хаттамаларының үлгісін пайдаланып тамаша жиналыс хаттамаларының жеті құрамдас бөлігін талдаймыз.
2. Идеалды жиналыс хаттамасының жеті құрамдас бөлігі
Кездесудің тамаша жазбасы келесідей көрінеді: жиналыс хаттамасы жиналыстың өзінде келісіліп, басып шығарылады және дереу қол қойылады. Қатысушылар жиналыс бөлмесінен жұмыс орындарына бара жатқанда, оларға тапсырмалар беріледі және жұмыс орнына келгеннен кейін хаттаманың соңғы нұсқасын, сондай-ақ корпоративтік тапсырмада орындау үшін оларға берілген тапсырмаларды электрондық пошта арқылы алуы керек. басқару жүйесі. Және бұл мүмкін! Қалай екенін білейік.Тұрақты хаттама мен тағайындалған шешімдерді алу үшін біз арнайы MindJet Mind Manager үлгісін қолданамыз. Бұл тұтастай алғанда осылай көрінеді.
1-сурет. Онлайн тіркеуге арналған MindJet үлгісінің жалпы көрінісі
Оны жиналыс барысында біртіндеп толтыруды ұсынамыз. Біз бұл үлгіні көптеген компанияларда күшті кездесу мәдениетін енгізу үшін жобаларымызға негізделген көптеген жылдар бойы жасап келеміз. Сізге осы үлгімен толығырақ таныстырайық.
2.1. Кездесудің басталу және аяқталу уақытын бақылау Көптеген жиналыстар дұрыс емес уақытта басталып, аяқталады. Мұнымен күресудің бір жолы - жиналыстың басталу және аяқталу уақытын бақылау және жазу. «Өлшесең, басқарасың» деген қарапайым қағидаға сүйене отырып:
2-сурет. Ұйымдастыру мәліметтерін енгізіңіз
Сондай-ақ кездесуге кешігіп келгендерді барлығы көре алатындай етіп міндетті түрде бөлек тарауға жазып алуды ұсынамыз. Әсері жай ғана сиқырлы: ешкім кешіктірілгісі келмейді. Сондай-ақ, сіз статистиканы қорытындылай аласыз және жиі кешіккендердің рейтингін көрсете аласыз.
2.2. Жиналыс қатысушыларының рөлдерін көрсетіңіз және таратыңыз
Ең тиімді және тиімді құралдар көбінесе қарапайым болып табылады. Таңқаларлық, бірақ шындық: жиналыстардың көпшілігіне қатысушылар қатысушылардың рөлдерін толық түсінбейді, жиналысты тиімді өткізу және нәтижелерге жету үшін кім және не істеу керек.
3-сурет. Қатысушылардың рөлдерін бөлу
- Жиналыстарды дайындау мен өткізудің белгіленген ережелерін іске асыру жиналыс төрағасына жүктеледі. Кездесудің тиімді әрі жігерлі болуы оған байланысты
- Жиналыс репортері – жиналысқа қатысушыларға қатысты ақпаратты сапалы және алдын ала дайындауға және жеткізуге жауапты.
- Жиналысқа қатысушы – өз бетінше дайындалуға және жиналысқа белсенді қатысуға жауапты
- Жиналыс хатшысы – отырыстың хаттамасын жүргізуге жауапты.
- Energy Guardian – жиналыстың энергиясына жауапты. Кеңсе толып тұрса, ұзақ уақыт бойы үзіліс болмаған және жалпы динамика төмен болса, энергия сақтаушы жиналысты тоқтатып, энергияны арттыратын іс-шара өткізуі керек.
- Білімді сақтаушы - бірде-бір құнды ой жоғалмауы үшін ақпаратты жазуға жауапты. Әдетте, дәл осы адам хатшыға осы немесе басқа ойды жазу керек екенін көрсетеді
- Мәтінмәнді сақтаушы – жиналыс күн тәртібін жүргізуге жауапты. Жиналыс күн тәртібі бұзылған жағдайда барлығына белгі береді.
- Уақытты сақтаушы – жиналыстың уақыт шегін сақтауға жауапты. Мәселені талқылаудың аяқталуына 2 минут қалғанда шешім қабылдау және нәтижені жазу уақыты келгенін білдіреді.
2.3. Мақсаттарды көрсетіңіз, жиналыстың күн тәртібін жасаңыз
Көптеген жиналыстарда әдетте жазбаша күн тәртібі болмайды. Бұл қатысушылардың көпшілігі кездесуге не үшін келгендерін шынымен түсінбейді дегенді білдіреді. Бұл барлық қатысушыларды қосу үшін жиналыстың басында көп уақытты жоғалтуға әкеледі 
4-сурет. Неге барамыз?
Сондықтан, осы мақсат үшін арнайы дайындалған MindJet Mind Manager протокол өрісін толтыру арқылы күн тәртібін көрсетіңіз. Сондай-ақ, 2.1.-тармақта көрсетілген қағидатқа сәйкес, күн тәртібіндегі мәселе бойынша қанша уақыт жоспарланғанын және оған нақты қанша уақыт жұмсалғанын есепке алуды ұсынамыз. Сіз 3-4 апталық мақсатты өлшеуден кейін уақытында аяқталған жиналыстардың пайызы айтарлықтай жақсаратынын көресіз.
2.4. Шешімдеріңізді жазып алыңыз
Келесі үш нүкте бір-бірімен тығыз байланысты. Бұл кездесудің қорытындысы туралы. Жалпы, адамдар неге жиналады? Әрі қарай не істеу керектігін келісу үшін. Бұл келісімдер үш түрлі болуы мүмкін:- Барлығына әсер ететін шешімдер
- Нақты орындаушыларға жүктелетін тапсырмалар
- Жиында көтерілген мәселелер, олар бойынша жиында нақты шешім немесе нақты тапсырмаға келу мүмкін болмады. Бұл, әдетте, мәжіліс шеңберінен тыс мәселе көтерілгенде немесе мәселе ол бойынша шешім қабылдауға жеткілікті түрде дайындалмаған кезде болады.
Сонымен, шешімдер.
5-сурет. Шешімдердің мәтінін енгізіңіз.
Жиналыста жаңа ережелер, бизнес-процестер, ынталандырулар, жазалар, ақпарат және т.б. талқыланады және жиналысқа қатысқандардың барлығына қатысты шешім түрінде жазылуы керек. Мұның бәрін «Қабылданған шешімдер» блогында жазуды ұсынамыз.
2.5. Тапсырмаларды тағайындау Дана Бисмарк айтқандай, егер тапсырма орындалсын десеңіз, оның орындалуына бір ғана адам жауапты болуы керек.
Ол үшін тапсырмаларды жазу бөлімін, сондай-ақ MindJet Mind Manager ішіндегі оң жақтағы Тапсырма ақпараты қойындысын пайдаланыңыз.
6-сурет. Тапсырмаларды енгізіңіз.
Тапсырманың мәтіні, орындау мерзімі және жауапты адам болуы маңызды. Осы өрістерді толтырған кезде деректер экранда көрсетіледі және барлық жиналысқа қатысушылар кімнің не үшін және не үшін жауапкершілік алатынын көреді.
2.6. Сұрақтарды кейінірек талқылау үшін жазып алыңыз
Ассоциативті түрде ойлайтындықтан, кез келген отырыста жиналыстың күн тәртібінде жоспарланбаған мәселелер туындайтыны сөзсіз. Егер бұл мәселелерді тез шешу мүмкін болмаса (мысалы, «үш ескерту» ережесін пайдалану), онда оларды «Кейінірек талқылауға арналған сұрақтар» бөлімінде жазуды ұсынамыз.
7-сурет. Кейінірек талқылау үшін сұрақтарды жазыңыз.
Бұл сұрақтарды жазып алу өте маңызды. Біріншіден, қатысушылар мәселенің жоғалмағанын және оның кейінірек көтерілетінін көреді. Екіншіден, бұл күн тәртібіндегі мәселеге ауысуға мүмкіндік береді. Үшіншіден, сұрақты бекіту рәсімінің өзі талқыланатын тақырыптан екіншісіне ауысуға мүмкіндік береді. Егер сіз оны жазбасаңыз, бәрі шешілмеген мәселе туралы ойланады.
2.7. Жиналыс шешімдерімен келісіп, хаттаманы басып шығарыңыз және қол қойыңыз! Тапсырмаларды басқаруда тапсырмаларды тағайындау (Microsoft Outlook)
Және ең бастысы. Отырыс соңында күн тәртібіндегі мәселелер талқыланып, шешімдер қабылданып, тапсырмалар беріліп, талқыланатын мәселелер кейін хаттамаға алынған соң қорытынды шығару қажет. Яғни, хаттамадан қабылданған шешімдерді қайталау. Осыдан кейін, MindJet Mind Manager бағдарламасына арналған арнайы ережелерді ойнату қондырмасын пайдаланып, «Протоколды жасау» түймесін басыңыз.
Күріш. 8. Microsoft Word протоколына шешімдерді экспорттаңыз және Microsoft Outlook бағдарламасында тапсырмаларды тағайындаңыз
Ал сіз жиналыстың хаттамасын аласыз, оны жиналыста бірден басып шығаруға болады және қатысушылардың қолы қойылады!
Күріш. 9. Автоматты түрде алынған Microsoft Word хаттамасының мысалы.
Ал хаттамаға қол қойылғаннан кейін, жиналыс аяқталып, барлық қатысушылар жұмыс орындарына кетті, біздің бағдарламамыздың тағы бір мүмкіндігін пайдаланыңыз – корпоративтік Outlook тапсырмаларды басқару жүйесі арқылы 5 секунд ішінде барлық тапсырмаларды тағайындаңыз! Ол үшін бағдарламамыздың «Тапсырыстар тағайындау» түймесін басыңыз.
10-сурет. Outlook тапсырмалары автоматты түрде желілік тіркеу бағдарламалық құралынан алынады.
Сізге тек сөздің дұрыстығын екі рет тексеру және тапсырмалардың әрқайсысында «Жіберу» түймесін басу қажет! Енді әрбір жиналысқа қатысушы жұмыс орнына келгеннен кейін Microsoft Outlook бағдарламасында келісілген хаттама мен тағайындалған тапсырмаларды алады!
3. MindJet Mind Manager үлгісімен тамаша жиналыстарды өзіңіз өткізе аласыз!
Жоғарыда сипатталған үлгіні, сондай-ақ оны орнату және пайдалану әдістемесін толығымен тегін жүктеп алуға шақырамыз! Ол үшін төмендегі форманы толтырыңыз, біз сізге бәрін жібереміз!Бұл үлгі одан қажет емес блоктарды алып тастай алатындай етіп конфигурацияланған (мысалы, жиналыста «Кейінірек талқыланатын сұрақтар» санатындағы сұрақтар болмаса) - сізге тек осы блокты жою жеткілікті, және осы блоктың минуттарының соңғы нұсқасында Бұл жай ғана болмайды.
Пікірлер:
Mind Manager көмегімен кездесулер өткізуге кететін уақыт пен сапа тұрғысынан тиімдірек болды. Стандарт ережелерімен қамтамасыз етілген нақты құрылым және Mind Manager үлгісі түріндегі техникалық енгізу кездесулерімізді басқа деңгейге көтерді. Келісілген хаттамалар мәжілістің соңында бірден пайда болады. Біздің бағалауымызша, жобаның соңында алқалы органдардың отырыстарын өткізуде ақыл-ойды басқаруды енгізуге байланысты уақыт ұтысы аптасына шамамен 2 сағатты құрады.
Максим Владимирович Бароменский, басқарма төрағасының орынбасары,
Ресей Жинақ банкінің Мәскеу банкі
Енді жиналыстар өлшенетін нәтижелер мен мерзімдері бар нақты шешімдер қабылдайды және тапсырмалар жиналыстан кейін бірден Outlook бағдарламасындағы орындаушыларға тағайындалады. Жиналыс хаттамалары жиналыс соңында автоматты түрде салыстырылады. Mind Manager-те талқыланатын мәселелердің шолу картасы күн тәртібінен ауытқымауға және белгілі бір мәселе бойынша нақты шешім қабылдауға көшуге мүмкіндік береді. Күнтізбедегі алдын ала жоспарлау және дайындық ережелерінің арқасында біз кездесулерді әрқашан дәл уақытында бастаймыз және жоспарланған уақыттан бұрын аяқтаймыз!
В.В.САЛМИН
БАЙКАЛ БАНКІНІҢ ТӨРАҒАСЫ
Сондай-ақ, әзірге бұл қондырма MindJet MindManager 14.1 нұсқасы үшін жарамды екеніне назар аударамыз. Бұл қондырма әлі кейінгі нұсқалар үшін қолжетімді емес, бірақ төмендегі пішін арқылы бізге сұрау жіберсеңіз, біз оны сіздің компанияңызға бейімдей аламыз!
Кездесулеріңізді тиімді түрде өткізіңіз!