Жұмысында көлік құралдарын пайдаланатын барлық ұйымдар жүкқұжаттар журналын жүргізуі керек. Жол жүру журналының бірыңғай нысаны міндетті ме? Оны сақтау мерзімі қандай және оны толтыру тәртібі қандай? Жоғарыда аталған сұрақтарға жауаптарды, сондай-ақ жол жүру парақтарының үлгісін біздің мақаладан таба аласыз.
Жол құжаты туралы жалпы түсінік
Жұмысында әртүрлі санаттағы көліктерді пайдаланатын ұйымдар мен жеке кәсіпкерлер жүргізушілерге жол парақтарын беруге міндетті. Жол құжаты – жүргізушіге көлікті пайдалану құқығын беретін құжат. Ол маршрут, отын шығыны және жүргізуші өнімділігі туралы ақпаратты көрсетеді.
ЕСКЕРТУ! 03.01.2019 ж. бастап жол құжаты қатаң түрде ауысымға немесе рейске, қайсысы ұзағырақ болса, беріледі. Бір айға жол құжатын жасау мүмкін емес.
Жеке кәсіпкер шығарған жүкқұжатының ерекшеліктері бар-жоғын білу үшін мақаланы оқыңыз «Жеке кәсіпкерлерге арналған жол құжатының (бланкі) ерекшеліктері қандай?» .
Жол құжатының қозғалысы журналы туралы жалпы мәліметтер
Берілген жүкқұжаттардың қозғалысын бақылау үшін Ресей Федерациясының Мемлекеттік статистика комитетінің 1997 жылғы 28 қарашадағы № 78 қаулысымен бекітілген 8 нысанда жүкқұжаттарының қозғалысы журналы жүргізілуі керек. Алайда, 01.01.1997 ж. 2013 ж. «Бухгалтерлік есеп туралы» 2011 жылғы 6 желтоқсандағы № 402-ФЗ Заңының күшіне енуіне байланысты бірыңғай нысандар бұдан былай міндетті болып табылмайды.
Сондықтан ұйым немесе жеке кәсіпкер өзінің жол-парақшасының нысанын жасай алады немесе біртұтас нысанды қажетті ақпаратпен толықтыра алады. Жол жүру журналының қабылданған нысаны туралы шешім бұйрықпен бекітіледі. Оның қолданылуы есеп саясатында да көрсетілуі мүмкін.
Мұндай бұйрықтың қалай шығарылатыны туралы оқыңыз.
Әдетте, журнал 1 жылдан аспайтын мерзімге шығарылады, бірақ қажет болған жағдайда бұл мерзім 1 айға дейін қысқартылуы мүмкін. Саяхат журналы кем дегенде 5 жыл сақталуы керек.
Жол қозғалысы журналын толтыру, жүкқұжаттарды тіркеу және беру тәртібі
Қозғалыс, жүкқұжаттарды тіркеу және беру журналы екі бөліктен тұрады:
- Ұйымның немесе жеке кәсіпкердің атауы, OKPO коды, сондай-ақ журнал толтырылған кезең жазылған титулдық парақ.
- Кестелік бөлік, ол мыналарды көрсетеді:
- жүкқұжатының нөмірі және берілген күні;
- жүргізуші мәліметтері мен персонал нөмірі;
- автокөлік гаражының нөмірі;
- журналды жүргізуге жауапты тұлғалардың қолдары:
- жүргізуші - жол құжатын алу туралы;
- диспетчер (оның функцияларын орындайтын қызметкер) - жүргізушіден құжаттарды қабылдау туралы;
- бухгалтер – есеп жүргізуге жол құжатын тексеру және қабылдау туралы.
Қажет болған жағдайда ескерту де жасалады.
Барлық берілген жүкқұжаттар туралы мәліметтер жүкқұжаттарды беру журналына енгізіледі. Бұл жағдайда ерекше жағдайлар жоқ. Журналдың үздіксіз нөмірленуі бар және хронологиялық тәртіпте сақталады. Журнал толық толтырылғаннан кейін тігіледі, мөр басылады және басшының қолы қойылады.
Журналды жүргізу басшының бұйрығымен тағайындалған қызметкерге немесе еңбек шартында жол жүру билеттерінің журналын жүргізу міндеттері қарастырылған қызметкерге жүктеледі.
Жол парақтарын және олардың журналын толтыру бойынша міндеттер қызмет көрсету шарты негізінде басқа заңды тұлғаға немесе жеке кәсіпкерге берілуі мүмкін. Бұл ретте жүкқұжаттарды және олардың журналын толтыру бойынша міндеттер тартылған контрагенттің қызметкерлеріне жүктеледі.
Жолдама журналының үлгісін жүктеп алыңыз (8-нысан)
Көптеген ұйымдар саяхат журналын толтыру кезінде белгілі бір қиындықтарға тап болады. Оқырмандарға ыңғайлы болу үшін біз саяхат журналын толтыру үлгісін дайындадық, оны сілтемені басу арқылы жүктеп алуға болады.
Нәтижелер
Жол парағын өз жұмысында көлік құралдарын пайдаланатын ұйымдар мен жеке кәсіпкерлер үшін толтыру қажет. Бұл табыстан төленетін салық бойынша салық базасын анықтау кезінде ескерілетін жанармай шығындарын растайтын құжаттардың бірі. Сонымен қатар, журнал ұйым жүргізушілерінің жалақысын есептеу үшін ақпарат көзі ретінде қызмет етеді, өйткені ол олардың жұмысы туралы толық ақпаратты көрсетеді.
Өз қызметін жүзеге асыру кезінде көлік құралдарын пайдаланатын барлық ұйымдар жүкқұжаттар журналын жүргізуге міндетті. Заң бұл журналды жүргізуге және толтыруға ерекше талаптар қояды. Біз сізге кейінірек мақаламызда егжей-тегжейлі айтып береміз.
Журнал бірнеше бөлімнен тұрады.
Алдыңғы бет:
- Кәсіпорынның заңды атауы.
- Ұйымның мәліметтері (OKPO).
- Тіркеу кезеңі.
Ақпараты бар кесте бөлімі:
- Жол құжатының нөмірі және жүргізушіге берілген нақты күні.
- Жүргізуші туралы ақпарат (аты-жөні және персонал нөмірі).
- Автокөліктің гараж нөмірі.
- Уәкілетті тұлғалар мен жауапты тұлғалардың (жүргізуші, диспетчер, есепші) қолдары.
Жол жүру парақтарын тіркеу және беру журналы үздіксіз нөмірлеу деп аталады және хронологиялық тәртіпте жүргізілуі керек. Бухгалтерлік кітап толтырылған бойда оны тігіп, кәсіпорынның мөрімен және кәсіпорын иесінің қолымен бекіту керек.
Негізінен кәсіпорындарда бухгалтерлік есеп журналын бастапқы құжаттаманы пайдалана отырып бухгалтер немесе ұйымның еңбек шартында көрсетілген басқа уәкілетті қызметкері толтырады. Жеке жағдайларда жол жүру билеттерін жүргізу және тіркеу міндеті үшінші тарап ұйымына жүктеледі (егер бухгалтерлік есеп аутсорсинг болса). Бұл ретте тараптар арасында ынтымақтастық шарттары, бір-біріне құқықтары мен міндеттері көрсетілген келісімге қол қойылады. Ресей Федерациясының заңнамасы бұл опцияға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, сіз құжатты электронды түрде бере аласыз.
Жол жүру журналына түзетулер енгізу қажет болса, заңнамалық ережелерді басшылыққа алу керек. Журналдағы түзетулер, басқа да бастапқы құжаттардағы сияқты, қате деректерді оңай сызып тастау және күні, қолы және мөрі бар жаңа жазба енгізу арқылы жасалуы керек.
Журналды толтыру үлгісін тегін жүктеп алуға болады.
Заңнамалық деңгейде бизнес немесе өндіріс жүргізу үшін көлік құралдарын пайдаланатын әрбір ұйым жол парақтарын тіркеу журналын жүргізуі керек. Олар № 8 нысанға сәйкес стандарт бойынша толтырылуы керек. Бұл құжат жанар-жағар майдың шығындарын нақты растайтын, шығындарды жоспарлауға және салық төлемдерін азайтуға мүмкіндік беретін бастапқы құжаттама болып саналады. Сонымен қатар, жүргізуші есептеулері үшін кітап қажет.
Өз қызметінде автокөлік құралдарын пайдаланатын кәсіпкерлер мен ұйымдар әрбір сапарға жолдама қағазын береді. Бұл пішіндер отын шығынын және басқа өнімділік көрсеткіштерін көрсетеді. Әрбір берілген құжат тиісті реестрде белгіленеді, ол жол ведомості журналы деп аталады. Ол үшін бірыңғай нысан әзірленді. Сіз мақаланың соңында тегін үлгіні жүктей аласыз.
Жол парақтарын тіркеу журналында 1997 жылы Ресей Федерациясының Мемлекеттік статистика комитеті бекіткен № 8 бірыңғай нысаны бар. Кәсіпкерлер мен ұйымдар бұл үлгіні бүгінгі күні де пайдалана алады. Сонымен бірге, 2013 жылғы 1 қаңтардан бастап 2011 жылғы 6 желтоқсандағы «Бухгалтерлік есеп туралы» № 402-ФЗ Заңы күшіне енді. Осы акт негізінде бірыңғай нысандарды қолдану міндетті емес.
2018 жылға арналған жол жүру билеттерінің журналын жүргізуге қатысты бірқатар тармақтарды ескерген жөн:
- Тізілім 1 жылға дейінгі мерзімге ашылады.
- Журналдың ұзақтығын менеджер өзі анықтайды.
- Егер менеджер бірыңғай пішінді пайдаланудан бас тартуды шешсе, сол мәліметтерді қамтитын өзіңіздің үлгіңізді жасауыңыз керек.
- Журналдың жарамдылық мерзімі кемінде 5 жыл (басқа бастапқы құжаттар сияқты).
Маңызды! Журналды есептен шығару алдында, онда жазылған соңғы бланкінің жарамдылық мерзімі өткеніне көз жеткізу керек. Әйтпесе, бақылауды растау мүмкін болмайды.
Тізілімге ескертулер жасағаннан кейін қол қою керек. Енгізілген деректерді бухгалтер, журнал жүргізетін қызметкер және жүргізушінің өзі растайды. Кестенің біртұтас формасының соңында түсініктемелер бағанасы бар. Оны толтырудың қажеті жоқ. Кейбір жағдайларда ол жүргізуші саяхаттаған елді мекеннің атауын немесе басқа қосымша белгілерді қамтиды.
Үлгі формасы: қажетті мәліметтер
2018 жылдан бастап стандартты нысан тігілген қағаздар түрінде. Бетте 9 бағаннан тұратын кесте бар. Кәсіпорыныңыз үшін үлгіні әзірлеу кезінде сіз оларды ең ыңғайлы ретпен реттей аласыз, қажет емес бағандарды алып тастай аласыз немесе қосымшаларды қоса аласыз.
Жол жүру кітапшасының үлгісінің бірінші бетінде кәсіпорынның немесе ұйымның атауы және тізілімді жүргізу мерзімі көрсетіледі. Оң жақтағы арнайы белгіленген өрістерге OKUD және OKPO кодтары енгізіледі.
- Жол жүру құжатының нөмірі.
- Құжаттың берілген күні.
- Жүргізуші мәліметтері. Толық аты-жөніңізді және персонал нөміріңізді енгізіңіз.
- Көлік нөмірі.
- Жүргізушінің, диспетчердің (жүргізушіден бланк алынған күні көрсетілген) және бухгалтердің (құжаттаманы қабылдаған күні) қолдары.
- Қосымша ақпарат. Соңғы баған қажет болған жағдайда толтырылады.
Барлық басқа беттер бірдей үлгіні пайдаланып басып шығарылады. Көп жағдайда жолдарға шамамен бірдей деректер енгізіледі. Бос беттер жойылған кезде, жол жүру парақтарын мұрағатқа жіберу керек. Онда ол 5 жыл сақталады (бастапқы құжаттама ережелеріне сәйкес).
Тізілімді жүргізу кімге жүктеледі?
Бухгалтерлік журналды директордың немесе жеке кәсіпкердің бұйрығымен тағайындалған қызметкер жүргізеді. Бұған қоса, бұл еңбек шартында осы жауапкершілік қарастырылған қызметкерге сеніп тапсырылуы мүмкін.
Басқа нұсқа - менеджер журналды жүргізу үшін үшінші тарап ұйымын немесе жеке кәсіпкерді жалдауға құқылы. Мұндай ынтымақтастықты құжаттау үшін қызмет көрсету туралы келісім толтырылады.
Кестедегі жазбаларды кім жасағанына қарамастан, есепке алу тәртібі өзгермейді:
- әрбір жүкқұжатына жазба жасалады;
- бланкілер хронологиялық ретпен белгіленеді;
- беттер ретімен нөмірленеді.
Егер құжатты беру мерзімі бітсе, жүкқұжаттарды беру журналы тігіледі және қол қойылады. Тіркеудің барлық беттері нөмірленгеніне көз жеткізу керек.
Неліктен жол жүру құжаттарын қадағалау керек?
Заң бойынша, өз қызметі үшін автокөлікті пайдаланатын әрбір кәсіпкер (немесе ұйым) жол-жөнелту парақтарын ұсынуға және оларды тізілімде есепке алуға міндетті. Пішіннің өзінде сапар туралы толық ақпарат бар: жүргізуші мәліметтері, маршрут, жүктің сипаттамалары.
Жол құжаты тасымалдау кезінде отын шығынын растайтын құжат болып табылады. Осы құжат негізінде салық төлеуші көлік құралдарының жанар-жағармай шығындарын есептен шығара алады. Сондай-ақ, құжаттардағы деректер жүргізушілерге есеп пен еңбекақы төлеуді жеңілдетеді.
Біз 2017 жылы жүкқұжаттар дизайнындағы өзгерістерді, сондай-ақ жеке консультацияларымызда жол парағын толтыру үлгісін талқыладық. Бұл материалда біз жүкқұжаттарының қозғалысын тіркеу журналы туралы айтатын боламыз.
Саяхат журналын кім жүргізуі керек?
Көлік қызметтерін ұсынатын ұйымдар мен жеке кәсіпкерлер берілген жүкқұжаттарды жол парақтарын тіркеу журналында тіркеуге міндетті (2007 жылғы 8 қарашадағы № 259-ФЗ Федералдық заңының 1-тармағы, 1-бабының 1-тармағы, 6-бабының 17-тармағы). Көлік министрлігінің 18.09.2008 жылғы № 152).
Көлік құралдарын пайдаланатын басқа тұлғалар өз қалауы бойынша жүкқұжаттар журналын жүргізе алады. Мұндай журналды пайдалану жүкқұжаттардың уақтылы берілуін бақылауға мүмкіндік береді және тиісінше көлік құралдары тұтынған жанар-жағармай материалдарын есептен шығаруға мүмкіндік береді, олардың пайдаланылуы туралы ақпарат тиісті жүкқұжаттарда көрсетілген.
Саяхат журналының пішіні
Жолдамалардың қозғалысын есепке алу журналы (No 8 нысан) Ресей Федерациясының Мемлекеттік статистика комитетінің 1997 жылғы 28 қарашадағы № 78 қаулысымен бекітілген.
Саяхат журналы (форма 8): Excel бағдарламасында жүктеп алыңыз
Бұл журнал жүргізушіге берілген жүкқұжаттардың қозғалысын және өңделген жүкқұжаттардың бухгалтерияға жеткізілуін бақылау үшін жүргізілетіні көрсетілген.
Ұйым және жеке кәсіпкер қажет болған жағдайда журналдың нысанын дербес әзірлей алады.
Жол жүру журналы: толтыру үлгісі
Бекітілген нысанның мысалын пайдалана отырып, жүкқұжаттардың қозғалысын тіркеу журналын толтыруға мысал келтірейік.
Сондықтан оны анықтауға тырысайық Жеке кәсіпкерге жолдама қағаздарын беру журналы қажет пе?және оны қалай ұйымдастыру керек?
Жол парақтарын беру журналын тұрақты негізде тасымалдауды жүзеге асыратын кез келген кәсіпорынның жауапты тұлғасы толтырады. Ол әрбір сапар үшін жүргізушіге берілген ілеспе құжаттарды тіркейді.
2017 жылғы заңнама No8 нысанды ұстануға мәжбүрлемейді. Кәсіпкер өз құжатын әзірлеуге құқылы.
Пішінде келесі мәліметтер болуы керек:
- тіркеу сериялық нөмірі;
- парақтың тасымалдаушыға берілген күні;
- жүргізуші мен көлік құралы туралы мәліметтер;
- келген күні және диспетчерге жүргізу құжаттарын беру;
- бухгалтердің құжаттаманы қабылдау уақыты;
- жүргізушінің, экономисттің және диспетчердің қолы;
- ескертпелер.
Жол парақтарын беру журналын жүргізу тәртібі кәсіпорын басшысын жоғарыда аталған барлық тармақтарды өз құжатына енгізуге және оны ішкі бұйрықпен бекітуге міндеттейді. Егер ол қағаз түрінде толтырылған болса, мұқаба бетінде оның атауы, қамту мерзімі және кәсіпкердің аты-жөні көрсетілуі керек. Әдетте құжат бір күнтізбелік жылға жасалады.
Журналды толтыру тәртібі
Жол парақтарын беру журналын толтыру бухгалтерге немесе кәсіпорынның басқа өкіліне жүктеледі. Тұлғаның мәртебесі ішкі бұйрықпен бекітіледі. Құжатты дұрыс жүргізбегені үшін қызметкер жауапкершілікке тартылуы мүмкін. Сондай-ақ, қызмет көрсету шарты бойынша басқа ұйымға жол парақтарын беру журналын толтыруды тапсыруға болады.
Деректерді жүргізушіге парақ берген сайын және ол сапардан оралған сайын енгізу керек. Тіпті бүлінген немесе қате берілген жол жүру құжаттары журналда көрсетіліп, өзінің реттік нөмірі болуы керек.
Парақтарды беруге және журналды толтыруға жауапты қызметкер келесі ережелерді білуі керек:
- әрбір көлік құралына жеке бастапқы тіркеу құжаты беріледі;
- егер сапарға бірнеше жүргізуші қатысса, олардың әрқайсысына парақ берілуі керек;
- жол жүру құжаты бір айдан аспайтын мерзімге жарамды - егер сапар кейінге қалдырылған болса, басқа құжат беріледі, бірақ журналға бірінші және екінші нысандар туралы ақпарат енгізіледі.
Қызметкердің міндеттеріне жол парақтарында енгізілген деректерді тексеру кіреді. Әрбір қаражат түріне белгілі бір нысандағы құжат беріледі. Мысалы, жеңіл автомобильдер үшін - No 3 нысан, ал жүк көліктері үшін - No 4-с.
Журналда компанияның автопаркіне кіретін көліктерден басқа, қызметкерлердің қызметтік мақсатта пайдаланған жеке көліктері туралы мәліметтер жазылуы мүмкін. Бұл жағдайда өзіңіздің көлігіңізде сапарды құжаттау қызметкерге өтемақы есептеу үшін негіз болады.
Жол парақтарын беру журналын жүргізу құжаттаманы онлайн жасауға мүмкіндік беретін бухгалтерлік бағдарламалардың пайда болуымен жеңілдетілді. Тек экономистерге ғана емес, диспетчерлерге, техникалық қолдау көрсетуші инженерлерге, механиктерге де құжат айналымына мүмкіндік беретін тұтас кешендер әзірленді.
Жол парақтарын беру журналы қалай толтырылады? Үлгі төменде берілген.
Қажетті мәліметтер:
- Құжаттың сериялық нөмірін енгізіңіз. Барлық ақпарат хронологиялық ретпен енгізіледі.
- Парақтың шығарылған күні DD.MM.YY форматында енгізіледі.
- Қызметкердің толық аты-жөні мен персонал нөмірін енгізіңіз.
- Көлік нөмірін енгізіңіз.
- Жүргізуші парақты алғаны үшін қол қояды.
- Жүргізушіден құжаттаманы қабылдау кезінде келесі бағанды диспетчер толтырады. Бұл факт қол қоюмен расталады.
- Келесі бағанды бухгалтер немесе ақша қозғалысына жауапты тұлға жүргізеді. Ол деректерді тексеру кезінде толтырылады. Ол көшбасшы болуы мүмкін. Күні мен қолы қосылады.
- Ескертулер маршруттың күрделілігі, сапардың ерекшеліктері сияқты ерекшеліктерді көрсетеді.
Жол парақтарын беру журналы тігіледі және беттері нөмірленеді. Ол басшының мөрімен және қолымен расталады. Құжаттарды сақтау мерзімі – 5 жыл.
Әрбір кәсіпорын жүкқұжаттарды беру журналына енгізілген мәліметтерге жауап береді. Үлгі толтыру келесідей болады:
Бейнеде: Жол құжатын дұрыс толтыру