Оқылған: 7 189
Неліктен жоспарлар бұзылады? Өйткені күнделікті істердің ағымында біз маңызды және міндетті істерді ұмытып, шұғыл тапсырмаларды орындауға ұмтыламыз. Айырмашылығы неде? Сіздің басымдықтарыңызды дұрыс анықтау! Маңызды істер әрқашан шұғыл бола бермейді, ал шұғыл істер маңызды. Қалай солай? Өте қарапайым. «Кови квадранты» сізге мұны анықтауға көмектеседі. Олардың екінші атауы - Эйзенхауэрдің басымдық матрицасы.
Маңызды және шұғыл: шарттар мен түсініктемелер
Маңыздылық және өзектілік.
Шұғыл мәселелердереу, дереу қатысуды немесе шешім қабылдауды талап етеді. Оларды дереу жасау керек, әйтпесе өрт, форс-мажор немесе апат болады. Шұғыл мәселелер барлық жоспарлар мен маңызды мәселелерден бас тартуға мәжбүрлейтін реактивті әрекетті талап етеді.
Маңызды нәрселербілдіреді. Олар жаһандық мақсаттарға жету, маңызды міндеттерді алдын ала шешу, мүмкіндіктерді жүзеге асыру үшін қажет. Маңызды істермен айналысу арқылы адам жоғары нәтижеге, табысқа жетеді. Өмір анық, өлшеулі және мақсатты түрде өтеді.
Өкінішке орай, біздің өміріміздегі маңызды нәрселер жиі басымдылықтан айырылады. Неліктен? Өйткені күнделікті өмірдің бәрі өзекті мәселелерді шешуге бағытталған.
Мұны қалай түзетуге болады?
Эйзенхауэр матрицасын басымдықты орнату құралы ретінде пайдаланыңыз. Кейде сол мақсат үшін Covey уақыт квадраттары ұсынылады.
Стивен Ковидің квадранттық матрицасы мен Эйзенхауэрдің жағдай матрицасы арасындағы айырмашылық неде?
Шын мәнінде, ештеңе.
Екі әдіс те бірдей жоспарлау тәсілдерін білдіреді. Және олар әйгілі жүйе әзірлеушілерінің арқасында әртүрлі атауларға ие болды. Дуайт Эйзенхауэр күнделікті жұмысында Стивен Кови өз кітабында сипаттаған әдісті қолданғаны осылай болды.
Екі ұлы адам. Екі есім. Бір әдіс.
Кови квадранттары: жағдай құрылымы матрицасы
Эйзенхауэр матрицасына сәйкес басымдық беру барлық мәселелер мен тапсырмаларды маңыздылығы мен аяқталу мерзіміне қарай 4 блокқа бөлуді қамтиды:
- маңызды/шұғыл;
- маңызды/шұғыл емес;
- маңызды емес/шұғыл;
- маңызды емес/шұғыл емес.
Егер сіз мұны алдын ала жасасаңыз - барлық жақын және алыс нәрселерді бір тізімге жазыңыз, содан кейін кез келген Стивен Кови квадратын оңай толтыра аласыз. Барлық бар тапсырмалардың маңыздылығы мен өзектілігін бағалау жеткілікті.
Эйзенхауэр матрицасы арқылы тапсырмаларды қалай бөлуге болады?
Эйзенхауэр матрицасын қолдану арқылы жоғары тиімді уақытты басқару
Егер сіз әрбір блоктың құрылымына ашық көзқараспен қарасаңыз, әр шаршының ерекшеліктерін көресіз:
- Шаршы А – тұрақты уақыт қысымы, «өрт», нервтер және өмірдің реактивті ырғағы.
- B квадраты – стратегиялық мәселелерді шешу, белсенділік, нәтиже мен табысқа жету үшін жұмыс істеу.
- Шаршы С – әртүрлі нұсқадағы хронофагтар.
- D квадраты – кейінге қалдыру.
Яғни, Эйзенхауэр матрицасын пайдалана отырып, басымдықтарды анықтау кезінде тек екінші блоктың істері назар аударуға тұрарлық. Бірақ, шын мәнінде, біз «шұғыл» квадраттардың міндеттерімен айналысамыз, жүйкелерімізді босқа өткізіп, қажетсіз факторларға алаңдаймыз.
Бұл біліммен не істеу керек?
Бұл өте қарапайым. Эйзенхауэр матрицасына сәйкес уақытты жоспарлау проактивті тәсілді және уақытты басқарудың ең жақсы құралдарын пайдалануды қамтиды. 
Сіз пайдалана аласыз:
- C – бақылауды және бақылауды қажет ететін барлық түрдегі алаңдаушылық.
- D – тапсырмаларды орындағаннан кейін лайықты жоспарланған демалыспен оңай ауыстырылатын мағынасыз уақыт.
Кейбіреулер үй шаруасындағы әйелдерге жоспарлау мен нақты кесте қажет емес деп ойлайды. Бұл керісінше.
Өзімен және балаларымен біте қайнасып жүрген әйелдерге күннің дұрыс құрылымы басқалардан артық қажет.
Эйзенхауэрдің шұғыл және маңыздылық матрицасы - бұл күнделікті ыңғайлы жаттығу, көмекші және кеңесші. Кови квадранттарын пайдалану күнделікті өмірде және әрекеттерде стресс деңгейін айтарлықтай төмендетеді.
Кез келген бизнесте табысқа жету үшін, біріншіден, өзіңіз үшін нақты іс-қимыл жоспарын белгілеу керек, екіншіден, оны қатаң сақтау керек. Дегенмен, жиі болатын нәрселердің тізімін жасағаннан кейін адам маңызды емес нәрсеге алаңдап немесе жұмысқа кірісуге жалқау болып, оларды тоқтаусыз қалдыра бастайды. Адамдар жиі қате басымдықтар мен тапсырмалар ретін таңдауда қателеседі.
Дұрыс емес және тиімсіз жоспарлау нәтижесінде заттар жинақталады және оларды шұғыл орындау кейіннен көп уақыт пен күш жұмсайды. Осылайша, бірнеше күн өмірден оңай жойылып, тек жалықтыратын төтенше әрекеттермен толтырылуы мүмкін. Стресс пен жаман көңіл-күй - бұл адам шексіз кешігулердің нәтижесінде пайда болады, оның өзі кінәлі болады. Содан кейін ол бұл тәртіптен одан сайын қорқа бастайды және тұйық шеңберге түседі.
Эйзенхауэр матрицасы немесе оны жиі атайтындай, Эйзенхауэрдің басымдық матрицасы мұндай жағдайда көмекке келеді. Бұл жұмыс уақытын ұйымдастырудың ең қарапайым және тиімді тәсілдерінің бірі, ол тек екі параметрге – маңыздылық пен жеделдікке негізделген.
Істерді таратудың бұл әдісі Құрама Штаттардың 34-ші президенті Дуайт Эйзенхауэрдің атымен аталған. Ол, сөзсіз, өте жұмысбасты адам болды, сондықтан уақытты бөлу мен тапсырмаларды ретке келтірудің ерекше әдісін жасады.
Эйзенхауэр матрицасы дегеніміз не
Негізгі идея - маңыздылығы мен өзектілігіне қарай заттарды жылдам және тиімді түрде жіктеу. Оларды осы екі параметр бойынша бағалау арқылы сіз басымдылықтарды анықтап, мүлдем маңызды еместерін жоя аласыз.
Эйзенхауэр жағдайының матрицасы 4 топқа бөлінді:
- Шұғыл және маңызды.
- Шұғыл емес, бірақ маңызды.
- Маңызды емес, бірақ шұғыл.
- Маңызды емес және шұғыл емес.
Америка президентінің пікірінше, барлық міндеттерді осы төрт санатқа бөлуге болады, олардың адамның болашағы үшін маңыздылығын сыни бағалай білу ғана маңызды.
Енді әр санатты толығырақ қарастырайық.
Маңызды және шұғыл мәселелер
Эйзенхауэр оларды «өмір мен өлім мәселелері» деп атады. Сіздің болашақ өміріңіз бен мансабыңызға айтарлықтай әсер етуі мүмкін 24 сағат ішінде міндетті түрде орындалуы керек нәрселер.
Мысалдар: дағдарыстарды немесе күтпеген мәселелерді шешу, шұғыл тапсырмалар, мерзімі жақын жобалар.
Бұл бөлімде көп нәрсе болса, бұл сіздің уақытыңызды дұрыс басқара алмағаныңызды және энергияңызды дұрыс таратпағаныңызды білдіреді. Ең дұрысы, бұл шаршы бос болуы керек.
Егер көптеген маңызды мәселелер бір уақытта шұғыл қарауды қажет етсе, бұл сіздің төтенше жағдайдан төтенше жағдайға дейін өмір сүретініңізді білдіреді және сізге күш пен уақытты дұрыс бөлудің айқын мысалы ретінде Эйзенхауэр матрицасы қажет. Жұмысты соңғы минутқа дейін кейінге қалдыру әдеті өзін-өзі ұстаудың төмен деңгейін көрсетеді және кейіннен мансабыңызда үлкен проблемаларға әкелуі мүмкін. Сонымен қатар, бұрыннан болған немесе жақында болатын нәрседен үнемі стрессте болу сіздің денсаулығыңызға зиянды әсер етеді.
Маңызды, бірақ шұғыл емес
Бұл сіздің әлеуетіңіз. Болашаққа үлкен әсер ететін, бірақ шұғыл шешімді қажет етпейтін жағдайлар. Эйзенхауэр бұл санат төрттіктің ішіндегі ең маңыздысы болуы керек деп сенімді болды. Осы тармаққа нақты тапсырма беру және оны жүйелі түрде орындау мұқият және сапалы орындауға жеткілікті уақыт береді.
Істер тізімінен осы санатқа жататындарды анықтау мүмкіндігі Эйзенхауэр матрицасы орындайтын ең маңызды тапсырмалардың бірі болып табылады. Мұндай жағдайлардың мысалы ретінде алынған нәтижелерді бағалау, жаңа жобаларды әзірлеу, даму перспективаларын анықтау және қарым-қатынас орнату болып табылады.
Көбінесе адамдар дәл осындай нәрселерді кейінге қалдырады, бірақ бұл мүмкін емес, өйткені олар өмірдегі сәттіліктің кілті. Азғыруға жол бермеу үшін оларды орындау мерзімдерін белгілеу өте пайдалы.
Маңызды емес, бірақ шұғыл мәселелер
Көп уақытты қажет ететін, бірақ, шын мәнінде, одан әрі даму үшін ешқандай маңызы жоқ нәрселер. Бұл санатқа президент назар аударатын және нәтижелі жұмыс істеуге кедергі келтіретін тапсырмаларды қойды.
Мысалы, жұмысқа байланысты маңызды емес телефон қоңыраулары, күнделікті жиналыстар, шұғыл материалдарды қарау және іскерлік кездесулер.
Көптеген адамдар өз уақытының арыстан үлесін осындай нәрселерге жұмсайды. Оларды дереу шешу керек. Бұл маңыздырақ тапсырмалар үшін жеткілікті уақытты босатады.
Шұғыл немесе маңызды мәселелер емес
Олардың болашақ үшін маңызы жоқ. Бұл сіздің негізгі жұмысыңыздан алшақтататын нәрселер. Олар әдетте өте жағымды, бірақ мүлдем пайдасыз. Эйзенхауэрдің өзі оларды «уақытты ысырап етушілер» деп атады және оларды тиімді жұмыс процестеріне деструктивті деп санады.
Мысалдар: жеке телефон қоңыраулары мен хаттар, әлеуметтік желілер, компьютерлік ойындар, шексіз тағамдар мен шай үзілістері.
Сіз бұл нәрселерді тізімнен қауіпсіз кесіп тастай аласыз және оларды шынымен бос уақытыңыз болған кезде ғана жасай аласыз.
Матрицамен қалай жұмыс істеу керек
Міне, Эйзенхауэр матрицасы қаншалықты тиімді екенін өз тәжірибеңізден бағалауға көмектесетін бірнеше қарапайым ережелер. Әдістің жұмыс принципі өте қарапайым.
Түсінікті болу үшін қағаз парағын алып, белгілі бір уақыт аралығында - бір күн, апта немесе бір айда істеу керек нәрселердің тізімін жазыңыз. Оларды маңыздылығы мен өзектілігі тұрғысынан мұқият бағалаңыз.
Басқа қағаз парағын төрт бөлікке бөліңіз: бірінші шаршыда маңызды және шұғыл мәселелер болады, екіншісі - маңызды, бірақ шұғыл емес және т.б. Осы парақтағы барлық тапсырмаларды квадраттарға бөліп жазыңыз. Сіздің алдыңызда тұрған нәрсе - Эйзенхауэрдің өз матрицасы.
Сіздің уақытыңызды негізінен маңызды мәселелер арасында, яғни алғашқы екі квадрат арасында бөлу керек екенін түсіну оңай. Үшінші және төртінші шаршыларға жататын тапсырмалар маңыздырақ тапсырмаларды орындағаннан кейін орындалуы мүмкін.
Мәселені шешкен кезде тапсырмадан жеңіл тағамдар, темекі үзілістері және электрондық поштаны тексеру арқылы алаңдамау өте маңызды. Тапсырманы аяқтаңыз, содан кейін сіз өзіңізді жақсы нәрсемен марапаттай аласыз.
Эйзенхауэр матрицасы ұзақ мерзімді жоспарлау үшін де қолайлы. Ол үшін негізгі тапсырманы белгілеп, оған жетуге ықпал ететін барлық нәрселерді төртбұрыштап жазып алу да маңызды.
Әдістің қолданылғанына жарты ғасырдан асқанына қарамастан, ол өзінің тиімділігін жойған жоқ. Эйзенхауэр матрицасын көптеген табысты адамдар сәтті қолданды. Бұл қазіргі уақытты басқарудың негізгі әдістерінің бірі. Қарапайым, барлық тапқырлар сияқты, әдіс құнды жұмыс уақытының қайда кететінін түсіну үшін өзіңіздің әрекеттеріңізге жаңаша қарауға мүмкіндік береді.
Шұғыл мәселелер әдетте ең маңызды емес,
ал маңыздылары ең шұғыл емес.
Дуайт Эйзенхауэр.
Кәсіпкердің өмірі соншалықты, сіз үнемі «айналуға» тура келеді. Сондықтан, менде үнемі шұғыл түрде атқарылуы тиіс істер көп. Мұнымен қалай күресуге болады?
Ең алдымен, өзіңізге адал болу маңызды - бәрін жасауға әлі уақыт жеткіліксіз екенін мойындау. Бірақ, ең алдымен, сіз заттардың белгілі бір бөлігін ғана жақсы орындау арқылы өте жақсы нәтижелерге қол жеткізе аласыз. Сондықтан сіз заттарды аяқтау қажеттілігі дәрежесіне қарай «сұрыптауды» үйренуіңіз керек, басымдық беру.Содан кейін сіз өзіңізге қолжетімді уақытта қандай істерді жасауға тұрарлық екенін таңдай аласыз.
Эйзенхауэр әдісі арқылы басымдық беруді қалай үйренуге болады?
Дуайт Эйзенхауэр ұсынған ереже қарапайым көмек болып табылады, әсіресе қандай тапсырмаға басымдық беру керектігін жылдам шешу қажет болғанда. Осы ережеге сәйкес басымдықтар мәселенің өзектілігі мен маңыздылығы сияқты критерийлер негізінде белгіленеді.Тапсырманың маңыздылығы оның орындалуының нәтижесі сіздің бизнесіңізге қаншалықты әсер ететінімен анықталады. Шұғылдық – тапсырманы қаншалықты жылдам орындау керек.
Шұғыл және маңыздылығына байланысты Эйзенхауэр істер үшін басымдықтың 4 категориясын ұсынды:
|
Эйзенхауэрдің басымдық матрицасы
- Шұғыл/маңызды мәселелер . Бұл уақтылы орындалмау сіздің бизнесіңізге айтарлықтай зиян келтіретін мәселелер. Сіз оларды дереу қабылдап, өзіңіз орындауыңыз керек.
- Аз шұғыл/маңызды тапсырмалар . Оларды шұғыл түрде жасаудың қажеті жоқ, олар әдетте күте алады. Бұл жерде қиындықтар ерте ме, кеш пе шұғыл міндеттерге айналған кезде туындайды және оларды мүмкіндігінше тезірек өзіңіз шешуге тура келеді. Сондықтан маңыздылық деңгейін екі рет тексеріп, қызметкерлеріңізге осы түрдегі тапсырмаларды толық немесе ішінара тағайындап көріңіз.
- Шұғыл/маңызды мәселелер. Бұл жерде асығыстықтың «тираниясына» түсіп қалу қаупі бар және соның салдарынан өзіңізді нақты тапсырманы шешуге толығымен арнауыңыз керек, өйткені ол шұғыл. Егер тапсырма соншалықты маңызды болмаса, оны бәрібір тапсыру керек, өйткені оны орындау үшін ешқандай ерекше қасиеттер қажет емес.
- Шұғыл / маңызды емес тапсырмалар. Көбінесе бұл санаттағы мәселелер қағазға толы үстелде аяқталады. Егер сіз кенеттен бірінші санаттағы тапсырмаларды ұмытып, осы нәрселерді жасай бастасаңыз, онда сіз жұмыстың шамадан тыс жүктелуіне шағымданбауыңыз керек. Тіпті сіздің бағыныштыларыңыз да бұл топтың міндеттерін мойнына алмау керек.
Күнделікті істердің шексіз ағынында сіз оңай шатасуыңыз мүмкін, өйткені күн сайын олардың саны артып келеді. Кешегі аяқталмаған жұмыстар бүгінгіге айналып, бүгін үлгермегеніміз ертеңге автоматты түрде ауысады. Нәтижесінде, көп нәрсе жиналуы мүмкін, сондықтан сіз не жасалғанын, не орындалып жатқанын және қанатта не күтіп тұрғанын түсіне алмайсыз.
Мұндай немесе егжей-тегжейлі жағдайлар өз қызметін жоспарлау процесіне тиісті назар аудармайтын адамдар арасында жиі кездеседі. Әрине, дағдылар мектепте оқытылмайды, және біздің даму процесінде тәрбиеші ретінде әрекет ететін көптеген ата-аналар мен басқа адамдар көбінесе өз іс-әрекеттерін қалай жоспарлау керектігін білмейді, бірақ бұл қиын емес. Тек бұған тиісті көңіл бөлінбегені.
Дегенмен, бүгінгі күні уақыт ресурсын ұтымды пайдалануды үйренуге және осы процестен өзіңіз үшін максималды пайда алуға мүмкіндік беретін көптеген тамаша жоспарлау әдістері бар. Бірақ бұл мақалада біз осы әдістердің барлығын қарастырмаймыз, бірақ оның қарапайымдылығы мен тиімділігімен ерекшеленетін біреуін ғана мысалға келтіреміз. Бұл әдіс «Эйзенхауэр матрицасы» деп аталады.
Эйзенхауэр матрицасы - бұл дүние жүзіндегі көптеген адамдар: қарапайым қызметкерлер мен орта буын басшыларынан бастап ірі фирмалар мен әлемге әйгілі корпорациялардың басшыларына дейін қолданылатын ең танымал уақытты басқару құралдарының бірі. Бұл матрицаның негізін қалаушы АҚШ-тың 34-ші президенті Дуайт Дэвид Эйзенхауэр болып табылады. Сіз болжағандай, бұл адам өте бос болды және оның қызметімен байланысты әртүрлі нәрселерді жасауға мәжбүр болды. Осы себепті ол жұмыс кестесін және орындалатын тапсырмалар тізімін оңтайландырды. Оның зерттеуінің нәтижесі біз қарастырып отырған матрица болды.
Эйзенхауэр матрицасының мәні негізінен барлық тапсырмаларды сауатты бөлуді, маңыздыны шұғылдан, шұғыл еместі маңыздыдан ажыратуды, сондай-ақ кез келген тапсырмаларды орындау уақытын барынша қысқартуды үйрену болып табылады. жүзеге асыру айтарлықтай нәтиже бермейді. Мұның бәрі іс жүзінде қалай жұмыс істейтіні туралы сөйлесейік.
Эйзенхауэр матрицасының мәні
Эйзенхауэр матрицасы екі оське негізделген төрт квадранттан тұрады – маңыздылық осі (тік) және шұғыл ось (көлденең). Соның нәтижесінде әр квадрант өзінің сапа көрсеткіштерімен ерекшеленеді екен. Барлық тапсырмалар мен істер төртбұрыштардың әрқайсысында жазылады, соның арқасында алдымен не істеу керек, екіншіден не істеу керек және нені мүлде істемеу керектігі туралы өте айқын және объективті сурет қалыптасады. Мұның бәрі өте қарапайым, бірақ бірнеше түсініктеме беру кез келген жағдайда артық болмайды.
А квадранты: маңызды және шұғыл мәселелер
Идеал жоспарлауда матрицаның бұл квадранты бос қалуы керек, өйткені маңызды және шұғыл мәселелердің пайда болуы ұйымдаспаудың көрсеткіші және бітелу мүмкіндігі болып табылады. Кестенің бұл бөлігі көптеген адамдарға тән жалқаулық пен дұрыс емес басымдылыққа байланысты толтырады. Әрине, мұндай жағдайлар әр адамда мезгіл-мезгіл пайда болуы мүмкін, бірақ бұл күн сайын орын алса, оған назар аудару керек.
Сонымен, А квадрантында жағдайлардың пайда болуына жол бермеу керек. Ал ол үшін қалған квадранттардың нүктелерін уақытында толтыру жеткілікті. Бірақ бірінші квадрантқа қосуға тұрарлық нәрсе болса, ол:
- Аяқталмаған жағдайда сіздің мақсаттарыңызға қол жеткізуге кері әсер ететін нәрселер
- Орындалмаған жағдайда қиындықтар мен қиындықтар тудыруы мүмкін нәрселер
- Денсаулыққа байланысты заттар
Сондай-ақ «делегация» деген ұғым бар екенін есте ұстаған жөн. Бұл сіздің A квадрантында басқа біреуге тапсыруға болатын нәрселер пайда болғанда, басқа маңызды және шұғыл мәселелерді мүмкіндігінше тез шешу үшін бұл мүмкіндікті міндетті түрде пайдалануыңыз керек дегенді білдіреді.
В квадранты: маңызды, бірақ шұғыл емес мәселелер
Екінші квадрант ерекше назар аударуға лайық, өйткені... дәл ондағы мәселелер ең бірінші кезектегі және перспективалы болып табылады және бұл кез келген адамның күнделікті міндеттерінен тұруы керек. Ең алдымен осы төрттіктің қызметімен айналысатын адамдар өмірде ең үлкен табысқа жетеді, жоғарылайды, көбірек ақша табады, бос уақыттары жеткілікті және бақытты және қанағаттанарлық өмір сүреді.
Сондай-ақ, жеделдіктің болмауы кез келген мәселені шешуге неғұрлым саналы және сындарлы қарауға мүмкіндік беретінін және бұл өз кезегінде адамға өзінің толық әлеуетін ашуға, өз қызметінің барлық нюанстарын өз бетінше ойлауға және жұмыс уақытын басқаруға мүмкіндік беретінін ескеріңіз. оның істері. Бірақ бұл жерде, басқа нәрселермен қатар, В квадрантындағы нәрселер, егер уақтылы жасалмаса, А квадрантына оңай түсіп, одан да маңызды және тез аяқталуды талап ететінін есте ұстаған жөн.
Тәжірибелі тайм менеджмент мамандары негізгі қызметке, жұмысты жоспарлауға және талдауға, оқытуға және оңтайлы кестені сақтауға және т.б. байланысты барлық ағымдағы мәселелерді В квадрантына енгізуді ұсынады. Сол. біздің қарапайым күнделікті өмірімізді құрайтын барлық нәрсе.
С квадранты: шұғыл, бірақ маңызды емес мәселелер
Бұл квадранттағы нәрселер, негізінен, алаңдатады және адамды болжанған нәтижеге жақындатпайды. Көбінесе олар шынымен маңызды міндеттерге шоғырлануға кедергі келтіреді және тиімділікті төмендетеді. Матрицамен жұмыс істегенде ең бастысы - С квадрантындағы шұғыл мәселелерді А квадрантындағы шұғыл мәселелермен шатастырмау. Әйтпесе, шатасу пайда болады және алдымен не істеу керек болса, фонда қалады. Әрқашан өзіңізді есте сақтаңыз және маңызды мен маңызды еместі ажыратуды үйреніңіз.
С квадранты мәселелеріне, мысалы, басқа біреу жүктеген кездесулер немесе келіссөздер, жақын емес адамдардың туған күнін тойлау, үйдегі кенеттен жұмыс істеу, назар аударуды қажет ететін өмірлік маңызды емес алаңдаушылықты жою (ваза сынды, микротолқынды пеш сынды) жатады. пеш, электр шамы жанып кеткен және т.б.), сондай-ақ сізді алға жылжытпайтын, тек баяулататын басқа да барлық нәрселер.
D квадранты: Шұғыл немесе маңызды емес
Соңғы квадранттағы тапсырмалардың еш пайдасы жоқ. Көптеген жағдайларда олармен соңғы рет күресу ғана емес, олармен мүлдем айналыспау да пайдалы. Сіз олар туралы міндетті түрде білуіңіз керек болса да, өйткені... Олар «уақытты ысырап етушілер».
Бұл топтағы тапсырмалардың тағы бір қызықты ерекшелігі, олар көптеген адамдар үшін өте тартымды - бұл тапсырмаларды орындау оңай және рахат әкеледі, демалуға және уақытты жақсы өткізуге мүмкіндік береді. Сондықтан олармен айналысу азғыруларына қарсы тұру өте қиын болуы мүмкін. Бірақ мұны істеу өте қажет.
D квадрантында достарыңызбен телефонда маңызды емес нәрсе туралы сөйлесу, қажетсіз хат алмасу немесе әлеуметтік желілерде уақыт өткізу, телехикаялар мен әртүрлі «ақымақ» телешоуларды көру, компьютерлік ойындар және т.б. Әрине, әр адам мезгіл-мезгіл демалуы және қандай да бір түрде көңіл көтеруі керек, бірақ мұны істеудің қызықты және тәрбиелік жолдары бар: оқу, спорт залдары мен бассейндерге бару, табиғатқа саяхат және т.б. Егер сіз D квадрантындағы нәрселерді жасаудан толығымен арыла алмасаңыз немесе қаламасаңыз, онда сіз оларды орындауды, ең болмағанда, В және С квадранттары аяқталғанға дейін және уақыт бөлетін уақытқа дейін кейінге қалдыруыңыз керек. D квадрантындағы заттарды минимумға дейін азайту керек. Бұл жерде белгілі мақал орынды болар еді: «Істің уақыты келді, көңіл көтеретін уақыт».
Сіз Эйзенхауэр матрицасын игеріп, оның ішіндегі істеріңізді сауатты бөлуді үйрене салысымен, сізде жаңа бос уақыт көп екенін байқайсыз, сіз бәрін дер кезінде және асықпай жасай аласыз, сіздің барлық істеріңіз реттеледі. , мақсаттар бірінен соң бірі орындалады, ал сіз әрқашан дерлік жақсы көңіл-күй мен жақсы көңіл-күйде боласыз. Мұның бәрі ұйымшылдық пен байсалдылық туралы. Сіз әлсін-әлсін байқаған боларсыз, ұйымдаспаған адамдар әрқашан кейбір түсініксіз істердің құйынында болады, олар әрқашан ақымақ нәрсемен айналысады, бірақ «өте маңызды», олар шаршаған және тітіркенген көрінеді. Көптеген ерекше белгілерді келтіруге болады. Бірақ бұл маңызды емес, бірақ егер сіз бен біз ұқсас нәтижелерге қол жеткізгіміз келмесе, біз басқаша әрекет етуіміз керек. Атап айтқанда: біз ұйымшыл болуымыз керек, нені және қашан істеу керектігін және мұның бәрін не үшін істеп жатқанымызды анық түсінуіміз керек. Бұл үшін Эйзенхауэр матрицасы өте қолайлы.
Сізге сәттілік пен жаңа шеберлігіңізді табысты меңгеруіңізді тілейміз!
Бүгін біз оның қаншалықты маңызды екенін қарастырамыз дұрыс басымдық берукез келген бизнесте және күрделі атаумен қарапайым техниканы қолдана отырып, оларды қалай ұйымдастыруды үйренуге болады: Эйзенхауэр матрицасы.
Әрине, әрқайсымыз кем дегенде бір рет барлық жоспарланған тапсырмаларды орындауға уақыт тапшылығына тап болдық. Оның үстіне, үнемі және апатты түрде жетіспейтін адамдардың белгілі бір санаты бар! Барлығын уақытында жасауға тырысады, олар тіпті тырысады, бірақ бұл жалпы нәтижені одан сайын нашарлатады.
Мұндай адамдардың басты проблемасы - білмеу немесе оларды іс жүзінде қолдануды қаламау. Атап айтқанда, уақытты басқарудың ең маңызды әдістерінің бірі, ол келесідей естіледі: дұрыс басымдық беру.
Барлық бар тапсырмаларды орындаудың сәттілігі мен уақтылылығы көбінесе басымдықтарды дұрыс белгілеу қабілетіне байланысты.
Басқаша айтқанда, адамға тапсырмалар ретін дұрыс бөліп, осы тәртіпті сақтау қажет.
Басымдықтарды белгілеудің әртүрлі әдістері бар. Бүгін мен «Эйзенхауэрдің басымдық матрицасы» деп аталатын ең танымал және мүмкін ең тиімді әдістің бірін қарастырғым келеді. Бұл не және оны қалай пайдалану керек - бұл туралы кейінірек.
Эйзенхауэр матрицасы бойынша басымдық беру әдісін тіпті математик немесе психолог емес, Америка Құрама Штаттарының 34-ші президенті Дуайт Дэвид Эйзенхауэр ойлап тапты. Белгілі саясаткер бола отырып, ол, әрине, көптеген нәрселерді аяқтау қажеттілігіне тап болды, сондықтан бәріне ілесу үшін ол бүгінде уақытында белсенді түрде қолданылып жүрген осы әдісті өзі әзірледі. жұмысты да, жеке тапсырмаларды да орындау үшін басқару.
Эйзенхауэр матрицасы координаттар жүйесі болып табылады, онда X осі жасалуы керек нәрселердің маңыздылығын, ал Y осі олардың өзектілігін көрсетеді. Осылайша, өзектілігі мен маңыздылығымен ерекшеленетін төрт сегмент қалыптасады. Суретте Эйзенхауэр матрицасы қалай көрінетінін қарастырайық:
Эйзенхауэр матрицасының басымдылық әдісі барлық қол жетімді жағдайлар мен тапсырмаларды қатаң дәйектілікпен аяқтау үшін осы төрт сегментке бөлуден тұрады.
Егер сіз барлық тапсырмаларды осы 4 сегментке бөлсеңіз, келесідей болады:
– жоғарғы жағында – барлық шұғыл мәселелер;
– оң жақта – барлық маңызды мәселелер;
– төменде – барлық шұғыл емес мәселелер;
– сол жақта – барлық маңызды емес мәселелер.
Енді алынған квадраттардың әрқайсысын оларға қатысты тапсырмаларды орындау қажет реттілікпен қысқаша сипаттап көрейік.
1. Маңызды және шұғыл мәселелер.Яғни, Эйзенхауэр матрицасының оң жақ жоғарғы сегменті. Ең маңызды міндеттер осында орналасуы керек, сонымен қатар олар тез арада аяқталуы керек. «Өмір мен өлім мәселесі» деп аталатын нәрсе.
Бұған, мысалы, мерзімі аяқталуға жақын жұмысты аяқтау немесе белгілі бір уақытта қоңырау шалуға уәде берсеңіз, маңызды іскери қоңырау кіруі мүмкін. Немесе, жеке деңгейде, кенеттен тісіңіз қатты ауырса, тіс дәрігеріне барыңыз.
Ең дұрысы, бұл шаршыда 1-2 жағдайдан көп жиналмауы керек. Сіз бұл сегментке бәрін «итермеуіңіз керек»: бұл тапсырманың қаншалықты маңызды және шынымен өзекті екенін объективті бағалау керек.
2. Маңызды емес, бірақ шұғыл мәселелер.Немесе Эйзенхауэр матрицасының сол жақ жоғарғы сегменті. Бұл сегментке жоспарланбаған, кенеттен пайда болған, шұғыл орындалуы қажет, бірақ аса маңызды емес тапсырмалар кіреді. «Форс-мажор» деп аталатын нәрсе.
Мысалы, бастық маған пошта жіберуімді өтінді. Немесе жолда өкшесі түсіп қалды, оны шұғыл жөндеу керек немесе аяқ киімді ауыстыру үшін оралу керек. Немесе сіз кенеттен бүгін әріптесіңіздің туған күні екенін және жұмыс күні аяқталып жатқанын еске түсірдіңіз - сіз оны шұғыл түрде құттықтауыңыз керек.
Кейбіреулер бұл мәселелер бірінші санатқа жатады, яғни маңызды деп қате ойлауы мүмкін, бірақ бұл мүлдем олай емес. Өйткені олардың орындалуы сіздің болашақ өміріңізге немесе жұмыс нәтижелеріңізге ешқандай әсер етпейді - бұл әрекеттерді жасағаныңыздан ештеңе өзгермейді, бірақ оларды шұғыл түрде жасау керек, онсыз мүмкін емес.
Екінші сегмент жиі бос болуы мүмкін: ондағы заттар, әдетте, кенеттен пайда болады және олар шұғыл аяқталғаннан кейін бірден жоғалады.
3. Маңызды, бірақ шұғыл емес мәселелер.Яғни, Эйзенхауэр басымдық матрицасының төменгі оң жақ сегменті. Бұл сіз үшін маңызды, бірақ дереу аяқтауды қажет етпейтін барлық тапсырмаларды қамтиды. Орындалу мерзімі әлі «басылған» және алғашқы екі сегментте тапсырмалар болған жағдайда күте алатын маңызды тапсырмалар.
Мысалы, нақты уақыт шеңбері жоқ клиенттермен іскерлік байланыстар, тұрақты жұмыс. Жеке деңгейде – спортпен айналысу, ағылшын тілін үйрену, пайдалы әдебиеттерді оқу.
Осы санаттағы кейбір тапсырмалар орындалмаса, бірте-бірте көтеріліп, бірінші сегментке ауысатынын, яғни шұғыл болатынын түсіну маңызды. Мысалы, несиені 25-ке дейін өтеу керек. Егер күнтізбеде 20-сы болса, бұл жай ғана маңызды мәселе, бірақ 24-і болса, бұл қазірдің өзінде маңызды және шұғыл.
Бұл сегмент, басымдық бойынша үшінші болса да, өте маңызды, өйткені оған енгізілген міндеттерді шешу адамның болашақ өмірлік белсенділігіне барынша әсер етеді.
4. Маңызды немесе шұғыл мәселелер емес.Эйзенхауэр басымдық матрицасының соңғы, төменгі сол жақ квадраты. Бұған орындалуына ешнәрсе байланысты емес және жалпы алғанда, адамға мүлдем қажет емес тапсырмалар кіреді. Оларды бір ортақ термин біріктіреді - «уақыт ысырап».
Мысалы, телефон арқылы досыңызбен сөйлесіңіз, әлеуметтік желіні шарлаңыз, ойын-сауық сайттарына барыңыз және т.б.
Барлық басқа санаттар қазір бос болса ғана осы санаттағы тапсырмаларды орындауды бастау керек.
Эйзенхауэр матрицасына басымдық беру әдісі осылай жұмыс істейді.
Бар болғаны. Сіз осы пайдалы кеңестер мен амалдарды ескердіңіз деп үміттенемін. Кез келген бизнесте табысқа жетуге көмектесетін және жеке қаржыңызды сауатты басқаруды үйрететін сайтта тағы кездескенше.