Тиімді жоспарлау немесе «Шурочкаға» қалай айналмауға болады. Күніңізді жоспарлау және неден бастау керек? Жалпы қорды жоспарлау

Жұмыстың өнімділігі мен нәтижелілігі жүктелген міндеттерді дұрыс құрастыруға және олардың орындалуына тікелей байланысты, сондықтан бұл жерде басты рөл атқарады. Ең алдымен, жоспарлау дегеніміз белгілі бір жұмыс баптарын орындау, оларды орындау уақытын таңдау және нәтижелерді тікелей бақылау екенін білу керек. Бұл аспектілер өте маңызды және кейбір нюанстар бар. Егер сіз оларды білсеңіз, күнделікті жоспарыңызды орындауда максималды тиімділікке қол жеткізе аласыз.

Мақсат қою

Күнделікті жоспарды құрудағы басты мәселе – тапсырмаларды дұрыс қою. Оларды шешуге уақыт бөліп қана қоймай, олардың әрқайсысын дұрыс анықтау қажет. Көптеген адамдар жоспардың тармақтарын тривиальды түрде жазады: жиналыс немесе жиналыс өткізу, презентация жасау, есеп дайындау және т.б. Бұл тапсырмалардың барлығы нәтижеге емес, процеске бағытталған. Дегенмен, тәртіппен тиімді жоспарлауға қол жеткізу, мәселенің мәлімдемесін айту керек. Мысалы, штатқа тағы бір қызметкерді қосу қажеттілігі бар, бұл мақсат белгілі бір күнге жоспарда жазылған және келесідей тұжырымдалған: «3 сұхбат жүргізу». Бұл жалпы тіркестің орнына: «бір адамды жалдаңыз» деп жазу керек. Егер әңгімелесуден кейін жұмыс беруші әлі де жаңа қызметкерді жұмысқа алмаса, онда мақсат орындалмады. Тапсырманы орындаудың бұл тәсілі белгіленген уақыт ішінде жоспардың орындалғанын және қандай нәтижеге қол жеткізілгенін байқауға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, сіз өзіңіздің жеке тиімділігіңізді талдай аласыз.

Парето ережесі және басымдылық

Көптеген адамдар міндеттерге басымдық беру деп санайды тиімді жоспарлаудың кілті. Дегенмен, бұл шын мәнінде рас па, талдап көрейік? Бұл бізге Парето ережесі көмектеседі, ол келесідей естіледі: нәтиженің 80% -ы 20% күш-жігерден келеді. Көбінесе ұқсас принцип бизнесте кездеседі, мысалы, қызметкерлердің 20% -ы пайданың 80% немесе 20% күш-жігері пайданың 80% қамтамасыз ете алады. Барлық күш-жігерді осы 20% тапсырмаларды орындауға жұмылдыру керек екені белгілі болды.

Дегенмен, берілген 20%-ға қандай күш-жігер кіретінін болжау, әдетте, өте қиын немесе іс жүзінде мүмкін емес. Басымдық жүйе тиімді жоспарлау дағдыларының болуын, яғни маңызды емес тапсырмалардан маңызды міндеттерді анықтау мүмкіндігін білдіреді. Адам бірінші кезектегі және маңызды болып көрінетін барлық нәрселерді жасауға бар күш-жігерін салады. Нәтижесінде ол жоспардың біраз бөлігін ғана орындайды.

Осы тапсырмалардың тек 20%-ы ғана ең үлкен нәтиже бере алатынын айтады. Ал жалпы бөліктің 20%-ы жалпы тапсырмалардың 20%-дан аспайтындықтан, ең үлкен нәтижеге жоспар бойынша барлық істі атқаратын адам қол жеткізеді және маңызды міндеттермен шектелмейді. Тиімді жоспарлаудың негізгі түйіні бастапқыда жоспарланғанның барлығының орындалуын қамтамасыз ету болып табылады. Бұл жағдайда жоспардың 100% орындалады, яғни максималды нәтиже әкелетін міндеттер міндетті түрде орындалады.

Жұмыс күніңізді жоспарлау

Дұрыс жоспарлау - тапсырмаларды 100% орындаудың кілті. Ол жүйелі болуы және белгілі бір уақыт аралығын қамтуы керек. Мысалы, әр кеш сайын ертеңгі күнге жоспар құру ыңғайлы. Жоспарлау процесіне жұмсалған уақыт соншалықты маңызды емес. Оның нақты анықталып, ұдайы жүзеге асырылуы маңызды. Сағат тиімді жоспарлаудың маңызы зорауқымды оқиғаларды және үнемі қайталанатын оқиғаларды ескеру. Бұл жоспардың негізіне айналуы мүмкін және басқа нәрселер оған байланысты болады. Жоспар құру кезінде тапсырмалардың бірін орындау үшін көбірек уақыт қажет болған жағдайда, шағын уақытты «терезелер» қалдыруды ұмытпаңыз. Осылайша, ешбір қабаттасу болмайды және сіз барлық тапсырмаларды уақытында орындай аласыз.

Стратегиялық жоспарлау дағдыларыөзінің күшті жақтарын дұрыс бағалауды болжайды. Яғни, белгіленген тапсырмалардың көлемі нақты мүмкіндіктерге сәйкес келуі керек. Жұмысыңызды бағалау үшін жоспардың барлық пункттерінің орындалуын үнемі қадағалап отыру қажет. Осылайша сіз қандай тапсырмалар үнемі орындалмайтынын, неліктен бұл орын алғанын және қандай қиындық бар екенін көре аласыз. Нәтижесінде сіз төмен тиімділіктің себептерін анықтайсыз.

Сонымен, қорытындылайтын болсақ, жұмыс процесін тиімді жоспарлауміндеттерді сауатты қоюды, жоспарды жүйелі құруды, барлық белгіленген міндеттерді міндетті түрде орындауды және өз қызметін талдауды білдіреді.

Оксана КлименкоЖобаларды басқару бойынша жетекші тренер-кеңесші, Just Consulting компаниясының «Жобаларды басқару» бөлімінің басшысы, Мәскеу қ.
«Жаңа менеджмент» журналы, 2007 ж. №11

Ең құнды ресурс – уақытты тиімді пайдалану үшін не істеу керек? Жоспарланған нәрсені тиімді және дәл орындауды қалай үйренуге болады? Күнделікті жоспарларды сәтті орындау үшін қандай дағдылар қажет?

Мысалдан бастайық. Компания басшысы жаңа күнді бүгінге жоспарланғанның барлығын орындай аламын деген үмітпен қарсы алады, егер ол орындалса, кестеге тағы бірнеше кездесуді қысып, маңызды серіктесті шақырған дұрыс болар еді. көптен бері сөйлескісі келді, бірақ бәрібір нәтиже болмады. Менеджер/топ-менеджер жұмысқа осындай оптимистік көзқараспен барады. Ол кеңсеге келіп, бизнеспен айналысады және көп ұзамай өзін бүгін жоспарланғанның бәрін орындау өте қиын болады деп ойлап қалады. Шұғыл шешімдерді қажет ететін шұғыл мәселелер туындап, жоспар адам танымастай өзгереді. Тапсырмалардың қары көшкінге айналып, апатты уақыт тапшылығы орын алып, жұмыс күнінің соңында өзіне көңілі толмаған басшы бүгін үлгермеген ісін ертеңге қалдырады.

Жоспар жүз пайызға орындалмаса, тиімсіз жұмыс істеп жатырмыз деген пікір бар. Бұл жоспарлау туралы өте кең таралған мифтердің бірі және, әрине, барлық мифтер сияқты, ол шындыққа сәйкес келмейді. Ең алдымен, сіз мұны түсінуіңіз керек жоспар догма емес, бірақ үнемі өзгеріп отыратын басқару құралы. Келісіңіз, ауа-райы күрт өзгерген кезде біз де кейде жағымсыз эмоцияларды бастан кешіреміз: тым ыстық, содан кейін жаңбыр мен желмен күз дұрыс емес уақытта келді немесе қар қажеттен ерте еріп кетті... Бірақ ауа-райы бәрібір өзгереді - қарамастан біздің көңіл-күйіміз. Ал біз мұны әдеттегідей қабылдауымыз керек. Жоспарлау да солай. Біз жоспарларды үнемі түзету қажеттілігіне неғұрлым сабырлы әрекет етеміз және соғұрлым тезірек аксиома ретінде мойындаймыз. Орындау кезінде жоспар әрқашан өзгереді, біз оны неғұрлым табысты жүзеге асыра аламыз.

Сіз жасайтын барлық нәрселерді жіктеңіз

Тиімді жоспарлаудың көптеген әдістері бар, олар туралы кітаптар мен мақалалар жазылды, олар бойынша арнайы тренингтер мен семинарлар әзірленді. Мұның бәрін үйренуге болады және үйрену керек. Сондай-ақ жоспарлаудың әртүрлі түрлері бар, олардың ішінде ең көп таралғандары стратегиялық, тактикалық және жедел немесе ағымдағы. Біз операциялық жоспарлаудың ерекше назар аударуды қажет ететін бірнеше аспектілеріне ғана тоқталамыз. Өйткені бұл ең үлкен стрессті тудыратын менеджердің кестесіндегі күнделікті күйзеліс пен шамадан тыс жүктеме. Мұны қалай болдырмауға болады? Менеджерге күнделікті жоспарлауды неғұрлым саналы және дәл жүргізуге көмектесетін бірнеше классификацияларды қарастырайық.

Жоспарлаудың бір жолы жұмыс күні бойынша:

• таңертең (жұмыс күнінің ең басында не істеу керек);
• күн (күннің бірінші және әсіресе екінші жартысына арналған тапсырмалар);
• кешкі (жұмыс күнінің соңында немесе тіпті соңында шешілуі мүмкін мәселелер).

Яғни, ертеңгі барлық алдағы тапсырмалар тұлға түріне қарай үш блокқа топтастырылған («сен таңғы адамсың ба әлде түнгі үкісің бе»). Елеулі күш-жігерді қажет ететін тапсырмалар өнімділік ең жоғары болғанда жақсы шешіледі.

Келесі әдіс қызмет түрі бойынша:

• әріптер;
• құжаттармен жұмыс;
• серіктестік ішіндегі кеңесу қызметі (жұмыс жиналыстары, жиналыстар және т.б.);
• компаниядан тыс консультативтік қызмет (серіктестер, жеткізушілер, клиенттермен кездесулер және келіссөздер және т.б.).

Келесі күндегі жұмыс көлемін анықтау кезінде осы классификацияны пайдалана отырып, сіз біріншіден, қандай тапсырмалардың түрі көбірек орындалғанын бағалай аласыз, екіншіден, біркелкілікті жою үшін оларды реттей аласыз. Ең дұрысы, менеджер хаттармен және басқа құжаттармен жұмыс істеу үшін белгілі бір сағаттарды бөліп, оларды жұмыс кестесінде белгілеуі керек.

Сондай-ақ күнделікті тапсырмаларды сұрыптауға болады басқару бағыттары бойынша:

• қаржы;
• сату;
• өндіріс;
• маркетинг;
• персоналды басқару және т.б.

Тізім кәсіпорынның кәсіпкерлік түріне сәйкес құрастырылады. Ол (тізім) ештеңе ұмытылмайтындай және бәрі ескерілетіндей толық болуы керек. Мұндай жоспарлау қандай нәтиже береді? Біріншіден, барлық алдағы міндеттер (мәжілістерді өткізу және оларға қатысу, құжаттарды ресімдеу және талдау) басқару саласымен және осы тапсырмаларға қатысатын және олардың орындалуына жауап беретін нақты адамдармен нақты байланысты болуы мүмкін. Ал бұл, өз кезегінде, қол астындағыларға міндеттер қоюға мүмкіндік береді - (айталық, жиналысқа қажетті ақпаратты дайындау). Екіншіден, бір айдан кейін мәселен, қай салаға жеткілікті көңіл бөлінетінін, қайсысы аз түсетінін саралап, себептерін анықтауға болады. Ақырында, мұндай талдау болашақта жұмысыңызды біркелкі және мақсатты түрде жоспарлауға мүмкіндік береді.

Кез келген процесс белгілі бір кезеңдерден өтетінін ескере отырып, күнделікті істерді жіктеудің тағы бір түрін ажыратуға болады - процесс сатысы бойынша:

• бастама (бастауды қажет ететін барлық нәрселер, яғни бастама);
• жоспарлау (әзірлеу сатысындағы және жоспарларды қажет ететін оқиғалар);
• орындау (қазір жүзеге асырылып жатқан нәрселер);
• талдау (құжаттармен, есептермен жұмыс істеу, сонымен қатар психикалық сипаттағы басқа мәселелерді шешу);
• бақылау (белгілі бір бөлімшелер мен қызметкерлердің жұмысын тексеруге, жобалардың орындалуын бақылауға және т.б. бағытталған іс-шаралар);
• аяқтау (аяқтауды қажет ететін нәрселер).

Енді сіз үшін ең қолайлы және түсінікті екі классификацияны таңдау керек, олар жұмыс күнін жоспарлаудың ең тиімді құралы бола алады.

Мысал ретінде істерді басқару аймағы және процесс сатысы бойынша сұрыптауды қарастырайық.

Біз кесте жасаймыз (төменде қараңыз). Бірінші бағанға біз процестің кезеңдерін, бірінші жолға - басқару бағыттарын енгіземіз. Алдағы тапсырмаларды қиылыстағы ұяшықтарға орналастырамыз. Оқиғаларды белгілі бір әріптермен және түстермен белгілейтін әртүрлі маркерлерді пайдалану да ыңғайлы. Тәуліктің қажетті уақытын әріптермен белгілеуге болады: U - таңертең, D - түстен кейін, V - кешке. Басымдылықты әртүрлі түстермен бөлектеуге болады (қызыл - өте маңызды, сары - маңызды, жасыл - маңызды емес).

Кесте 1. Басқару аймақтары мен процесс кезеңдері бойынша жоспарлау матрицасының мысалы (маркерлермен).

Басқару бағыттары/ Процесс кезеңдері	Қаржы менеджменті	Өндірісті басқару	Сатуды басқару	Маркетинг менеджменті	Жеке құрам менеджменті
Инициация		Жаңа рецепттерді әзірлеу бағдарламасын іске асыруды бастау (бас технолог және өндіріс басшысымен кездесу) - У.
Жоспарлау				Науқанды жоспарлаңыз (маркетологқа тапсырма жазылған хат) - У
Орындау					Мотивациялық жүйені бекіту (құжаттармен жұмыс) – Д
	2 тоқсанға есеп беру шаршы(құжаттармен жұмыс) - Д		Көрмеге (кеңеске) қатысу нәтижелерін талдау – У
Бақылау	2 тоқсанға есеп беру шаршы(құжаттармен жұмыс) - Д
Аяқтау					Идеялар сайысының қорытындысы бойынша сөз дайындаңыз (сөз) – Б

Мұндай матрицаны күні бойы бірте-бірте толтыру маңызды, өйткені тапсырмалар пайда болады. Оның дайын пішінінде келесі күннің кестесіне түзетулер енгізу үшін жұмыс матрицасын көмекшіге беруге болады немесе оны өзіңіз жасай аласыз. Осылайша, ретсіз істер тізімінің орнына ыңғайлы және көрнекі құрылымдық кесте болады. Тек оларды белгілі бір күндер мен сағаттармен салыстыру ғана қалады.

Мүмкін сіз классификацияның сізге қолайлы екі басқа түрін таңдайсыз. Қалай болғанда да, бір уақытта екі деңгейде жоспарлау жұмыс уақытына әрең жетуге болатын әдеттегі ұзақ тапсырмалар тізімін жасаудан әлдеқайда көп нәтиже береді.

Жоспарлау дағдыларыңызды жетілдіріңіз және дамытыңыз

Табысты жоспарлау белгілі бір дағдыларды қажет ететіні жасырын емес. Бұл басты нәрсеге назар аудару, логикалық тізбектерді құру, ойлау икемділігіне басымдық беру, ақпараттың үлкен көлемімен жұмыс істеу, бүкіл суретті жүйелі түрде көру және т.б. Күндізгі уақытта кестеде өзгерістер орын алса, бір тақырыптан екіншісіне, кейде алдыңғы тақырыпқа қатысы жоқ тез және оңай ауысу мүмкіндігі пайдалы болады. Шағын және орта компанияларда мұндай көріністі байқауға болады. Менеджер құжаттармен жұмыс істейді, барлық назарын белгілі бір кезеңдегі маңызды қаржылық көрсеткіштерді қамтитын есепке аударады. Кенет, мәселен, кабинетке бөлім бастығы кіріп келеді де, орыстың әйгілі комедиясындағыдай қолын аспанға көтеріп: «Бастық! Бәрі кетті! Осыдан кейін ол өзінің толқуын баса алмай, жұмыстың сәтсіз аяқталу алдында тұрғанын, ештеңені өзгерту мүмкін емес екенін және барлық үміт менеджерде екенін айтады. Бірнеше секунд ішінде есеп беруден бөлімге ауысып, жағдайды талдап, тиімді басқару шешімін тез қабылдау керек.

Жоспарлардағы күтпеген өзгерістерді жеңуге көмектесетін тұрақты жоспарлау дағдыларын дамыту мүмкін бе? Мұнда бірнеше қарапайым жаттығулар берілген, олардың мақсаты - бір күнге жоспарланған тапсырмаларды орындау процесін тиімді жоспарлау және бағдарлауды үйрену. Олардың әрқайсысына бірнеше минут кетеді (сіз оларды, мысалы, күрделі тапсырмалар арасындағы үзілістерде орындауға болады) және азды-көпті жүйелі жаттығулар арқылы тапсырмаларды жоспарлаудағы тиімділігін айтарлықтай арттыруға болады.

Жаттығу«Нысана».Бұл жаттығу бір маңызды нәрсеге зейін қою қабілетін дамытады. Қағазға үлкен нысананы сызыңыз - ату алаңындағы сияқты. Ортадағы нүктені бос қалдырып, алдағы күннің тапсырмаларын нысананың шеңберлеріне кездейсоқ ретпен орналастырыңыз. Неғұрлым алыс заттарды мақсатты аймақтан тыс парақта орналастыруға болады. Неғұрлым әртүрлі заттар мен оқиғаларды есте сақтасаңыз, соғұрлым жақсы. Енді нысананың ортасына қараңыз және назарыңызды бір нәрсеге аударыңыз. Оған бір минут назарыңызды аударыңыз. Содан кейін сіз бүйірден бақылап отырғандай, парақтағы басқа жазбаларға назар аударыңыз, осылайша өзіңізге аздап демалыңыз. Нысананың ортасына қайтадан қараңыз, басқа тапсырмаға назар аударыңыз, сонымен қатар бір минут. Осылайша, бір нәрсеге назар аударуды көптеген басқа нәрселерге қарау арқылы ауыстыра отырып, сіз жоспарлау кезінде негізгі және маңызды міндеттерді жылдам анықтауға мүмкіндік беретін негізгі нәрсені бөліп көрсетуге және маңызды емес нәрсені тастауға жақсы үйрене аласыз.

Жаттығу«Теледидарды ауыстыру»Психологиялық контексте бұл қарапайым және белгілі процедура «түйме синдромы» деп аталады. Сіздің қолыңызда теледидардың қашықтан басқару пульті бар деп ойша елестетіңіз. Ойларды бір тақырыптан екіншісіне «ауыстырып» көріңіз - қиялдағы қашықтан басқару пультіндегі түймені басқан сайын. Сізге ыңғайлы ауысу жылдамдығын таңдаңыз. Алдымен сіз мұны баяу жасай аласыз, содан кейін бірте-бірте жылдамдатыңыз. Опция ретінде сіз нәрселер туралы ойлау уақытының ұзақтығын ауыстыра аласыз. Ең бастысы, «қашықтан басқару пультіндегі түйме» сізге тақырыптан тақырыпқа ауысу сигналын білдіреді. Осылайша сіз бір тақырыпта ұзақ уақыт тұрып қалмай, назарыңызды бір мәселеден екіншісіне жылдам аударуды үйренесіз.

Жаттығу«Сөздерді біріктір.»Шығармашылық тапсырмалар орындаушыдан икемді ойлауды талап етеді. Стандартты түрде ойлау әдеті оңтайлы шешімді әзірлеудің ең жақсы көмекшісі емес және қалаған нәтижеге жетуге көмектесуі екіталай. Шығармашылық пен стихия жүйелілік пен жүйелілік сияқты тиімді ойлау процесінің маңызды құрамдас бөліктері болып табылады. Мұндай дағдыларды ойын арқылы дамытуға болады. Тапсырма келесідей: бір-бірімен мүлдем байланысы жоқ жұп сөздерден ортақ нәрсені табу керек. Алдымен сіз жұп сөздердің тізімін жасай аласыз (5-6 жұп), содан кейін бір-бірден әрқайсысында ортақ нәрсені табуға тырысыңыз. Мысалы, «қолтырауын» және «сызғыш». Олардың не ортақтығы бар? Тағы бір нұсқа - екеуі де жасыл болуы мүмкін. Мұндай оқыту ойлау икемділігін дамытады және ең аз уақыт ішінде мәселелердің оңтайлы шешімдерін сәтті табуға көмектеседі.

Жаттығу«Ағаш».Көбінесе басымдықтарды дұрыс белгілеу үшін барлық нәрсені маңыздылық немесе іргелілік принципіне сәйкес жоспарлау керек: берік, соның негізінде қалғанының бәрі жүзеге асырылады, ал кішігірім, бірақ сонымен бірге қажет. Қағазға тамырдан жапырақтарға дейін ағаштың суретін сал. Ал тапсырмаларды былайша бөліңіз: түбір – негізгі, негізгі басымдылық мәселелер; магистральдық – дамудың стратегиялық бағыттары; филиалдар – басқару салаларындағы немесе кәсіпкерліктің жекелеген салаларындағы қызмет; жапырақтар – нақты тапсырмалар.

Ақпараттың көрнекі көрінісін алғаннан кейін, одан әрі жұмысқа кірісіңіз - нақтылаулар жасаңыз, белгілі бір салаларда жұмыс істеу үшін, нақты тапсырмаларды орындау үшін кадрларды таңдаңыз және т.б.

Күнделікті, үнемі жоспарлаңыз, дағдыларыңызды жетілдіріңіз, дағдыларыңызды жетілдіріңіз, жаңа әдістер мен әдістерді ойлап табыңыз. Жоспарлау процесін оң және шығармашылық тәжірибеге айналдырыңыз. Сіздің жоспарлауыңыз бен бизнесіңізге сәттілік!

Күнтізбе – жоспарлаудың тиімді құралдарының бірі. Уақытты басқара бастаған кез келгеніміз күнтізбесіз мұнда да, ол жақта да болмайтынын ерте ме, кеш пе түсінеміз. Расында да, біздің дәуірімізге дейінгі 4236 жылы ежелгі мысырлықтар күнтізбеге жүгініп, жерді қашан және қалай өңдейтінін анықтап алғаны тегін емес.

Кез келген күнтізбе бақылауларға негізделген: күн немесе ай, толқындардың түсуі мен ағыны. Бірақ біз үшін ең қиын жұмыс жасалып қойғандықтан, уақытты күндерге, апталарға және айларға бөлу арқылы қарапайым нәрселерді жасайық. Біз өзімізді бақылап, өз күнтізбемізді жасаймыз!

Күнтізбелер әртүрлі...

Шыбын жүйесінде табылған алғашқы күнтізбелердің бірі «Отбасы күнтізбесі». Бұл қажет және пайдалы! Әрине, сіздің есте сақтау қабілетіңіз керемет, бірақ отбасыңыздағы туыстарыңыздың туған күндерін және басқа да есте қаларлық күндерді жазып алғаныңыз дұрыс. Отбасы күнтізбесі әркімге әртүрлі күндерді есте сақтауға көмектеседі, сондықтан оның жалпыға қолжетімді болуы маңызды. Егер мұндай күнтізбені барлық туыстары күн сайын жүретін тоңазытқышқа немесе қабырғаға ілу мүмкін болса, онда қажетсіз ескертулерсіз олардың әрқайсысы отбасылық дәстүрлерді ескере отырып, уақытты жоспарлай алады. Ал сыйлықтар туралы уақытында есте сақтау оңайырақ болады.

Күнтізбенің тағы бір түрі - күнделік! Бұл туралы бүгін сөйлесеміз. Әрине, сізде «Аудит журналы» бар, ол құрастырылады және анда-санда жаңа ескертулермен толықтырылады, бірақ оны өзіңізбен бірге алып жүру ыңғайсыз.

Күнделікті жоспарлау үшін мен күнделік күнтізбесін қолданамын, бірақ күні белгіленген емес. Маған ең жақсы нұсқаны таңдау үшін бір жылдан астам күнделікпен жоспарлаудың күшін тексеруге тура келді. Сіз де тәжірибе жасап, бақылап, байқап көруіңіз керек. Мен А5 форматындағы күндер жазылған күнделіктерді сатып алдым, үлкен дәптерлер мен альбомдар сатып алдым және оларда бір апта сурет салдым, шағын блокнотты қолданып көрдім - әр жүйеде бір нәрсе маған сәйкес келмеді және жұмыс істеуіме кедергі болды.

Үштен үшке!

Ең қолайлы нұсқа үш-үш жүйесін қолданғаннан кейін алынды. Идея мынада:

• Жылдың әр айын үш құрамдас бөлікке бөліңіз: ай, апта, күн.
• Әр күнді үш бөліктен тұратынын елестетіп көріңіз: таңертең, түстен кейін, кеш.
• Өмір үш саладан тұратынын есте сақтаңыз: жұмыс, отбасы-үй, жеке уақыт.
• Әр аймақта күн сайын БІР мақсат қойыңыз, яғни. міндетті үш міндетті жоспарлаңыз.

Ай – апта – күн

Мұндай жүйе үшін күні жоқ күнделіктер өте ыңғайлы. Бірінші таза спредте мен айды саламын. Процесс көп еңбекті қажет ететін болып көрінуі мүмкін, бірақ қиындықтар бірінші рет пайда болады, содан кейін бәрі әлдеқайда қарапайым.

Бүкіл айды белгілей отырып, мен осы айда не істеу керектігін анықтауға тырысамын. Келісіңіз, «ересектердің» істері өте маусымдық және жазда шана дайындауға қанша тырыссақ та, кейбір нәрселерді кейінге қалдыруға болмайды. Мен туыстарым мен достарымның туған күндерін жазамын, құттықтау хаттарын қашан жіберу керектігін жазамын, тіс дәрігеріне баруды, есеп айырысу күнін, жұмыс күндерін, жалпы алғанда, алдағы айда болатын барлық нәрсені жазамын.

Келесі тарау аптаға арналады. Мұнда, бірақ толығырақ, мен осы аптада міндетті тапсырмаларды қосамын: жұмыс күндері де, демалыс күндері де.

Содан қызық басталады. Мен өз күнімді үш бөлікке бөлемін: таңертең, түстен кейін және кешке. Бұл схемада түн ескерілмейді, өйткені... Мен түнде ұйықтағанды ​​ұнатамын, бірақ үкілер үшін күндізгі, кешкі, түнгі деп бөлуге болады. Қандай тапсырмаларды және тәуліктің қай уақытында орындайтыныңызды нақты анықтау маңызды. Кейбір істерді кейінге қалдыруға болмайтыны сөзсіз. Мысалы, мен аптасына үш рет міндетті түрде базарға барамын, бірақ қажетті үй шаруасындағы әйелден қажет нәрсені сатып алу үшін мен өте ерте тұрып, таңғы 7-де базарда болуым керек. Міндетті түрде орындалатын нәрселерді уақыт ретімен орналастырғаннан кейін мен мақсат қойдым.

Жасыратыны жоқ, әрбір әйелдің өмірі үштіктен тұрады: жұмыс, үй-отбасы, «Мен-сүйіктім». Жасыратыны жоқ, әдетте бір аймаққа ғана тиісті көңіл бөлінеді, екіншісі шал, кейде тіпті екі аяқты, ал үшіншісі... иә, не есімізде, үшіншісі жоқтың қасы. Бұл жерде өмірдің салаларына мақсат қою көмектеседі. Аптаның әр күні үшін мен міндетті түрде үш міндетті анықтаймын, әр аймақ үшін бір. Үш нәрсе, оларсыз күн толық өмір сүрмейді! Ең бастысы, сіз кез келген салада жұмысты кейінге қалдыра алмайсыз, сіз өміріңіздің әрбір күнін толыққанды өмір сүруге лайықсыз!

Төменгі сызық

Әр кеш сайын өткен күнді талдауға және келесі күнді жоспарлауға бес минуттай уақыт бөлемін, ай бойына жоспарланған әрекеттерді тексеруді ұмытпаймын. Бұл өте маңызды, өйткені алдымен бәрін бірден бақылау қиын. Кез келген салада бір күндік тапсырманы шығару қиын болса, мен «тапсырмалар тізімін» қолданамын. Бұл мақсат қоюда өте пайдалы және бұл әдісті үнемі қолданғанда байқалмай жоғалады.

Апта сайын мен 21 іс жасаймын, бұл аз емес!

Қиын күннің соңында сіз шаршағандықтан емес, маңызды мақсаттарға жете алмағандықтан, өзіңізді бос сезінетініңіз мүмкін. Бұл үшін әрқайсымыздың сылтауларымыз бар: бітпейтін кездесулер, жиі алаңдаушылық, шұғыл мәселелер. Бірақ нәтиже бірдей - сіз алдын ала жоспарлаған нәрсені жасауға уақытыңыз болмады. Сонымен, сіз бәріне - маңызды міндеттерге, отбасылық, ойын-сауыққа уақыт табу үшін істеріңізді жоспарлауды қалай үйренуге болады?

Жоспарлаудың маңыздылығы

Егер сіз тиімді және ақылды жоспарласаңыз, бұл дағды сізге мүмкіндік береді:

• Белгілі бір мақсатқа нақты жету үшін қанша уақыт қажет екенін түсініңіз.
• Ең маңызды тапсырмаларды орындау үшін жеткілікті уақыт бар екеніне көз жеткізіңіз.
• Күтпеген жағдайларға уақытты жоспарлаңыз.
• Сіз орындай алмайтын тым көп тапсырмаларды алудан аулақ болыңыз.
• Жеке және мансаптық мақсаттарыңызға жету үшін көп жұмыс жасаңыз.
• Отбасына, достарына, өзін-өзі дамытуға және хоббиге жеткілікті уақыт бөліңіз.
• қол жеткізу.

Уақытты сатып алуға немесе баяулатуға болмайды, бірақ оны босқа өткізіп, өткенге өкінуге болады. Жоспарлау бүгіннен ләззат алуға және болашақта табысқа жетуге ұмтылуға көмектеседі.

Уақытты қалай жоспарлау керек

Көптеген нәрселерді бүгін және қазір жасаған дұрыс, бірақ жоспарлауды бастау үшін ең жақсы уақыт аптаның немесе айдың басы болып табылады және оны үнемі жасаңыз. Дегенмен, егер сіз фрилансер болсаңыз, қазір бастай аласыз.

Уақытты тиімді басқаруға мүмкіндік беретін жүздеген түрлі әдістер мен қолданбалар бар. Мысалы:

• Wunderlist
• Trello
• Тодоист
• Кез келген

Бұл қызметтер ыңғайлы, олар деректерді оңай енгізуге және графиктер мен қосымша ақпараттар түрінде кері байланыс алуға мүмкіндік береді.

Қол жетімді уақытыңызды анықтаңыз

Әрине, сізде күнделікті жасайтын және оларға белгілі бір уақыт бөлетін нәрселер бар. Мұны да қосу қызықты, бірақ шынайы болыңыз - бос уақытыңызды жоспарлауыңыз керек. Қанша бос уақытыңызды жұмысқа, қаншасы өзін-өзі дамытуға, қаншасы денсаулыққа, отбасына және ойын-сауыққа жұмсайтыныңызды алдын ала шешіңіз.

Негізгі әрекеттеріңізді жоспарлаңыз

Сіз өз жұмысыңызды жақсы орындау үшін қандай әрекеттерді орындауыңыз керек? Осыдан бастаңыз, жамандық жасамаңыз, бұл уақытты алып тастамаңыз.

Жоғары басымдықты элементтерді анықтаңыз

Бұл сіз үшін бірінші кезекте тұруы керек нәрселер, бұл міндетті түрде алдымен оларды орындауды білдірмейді (олар үшін белгілі бір уақыт болуы мүмкін, сіздің бақылауыңыздан тыс). Бұл мұқият дайындалуға уақыт бөлуді білдіреді.

Мысалы, сіздің басты міндетіңіз - жыл бойы оқу. Сіз курсқа жазылдыңыз және аптасына үш рет кешкі сағат алтыдан сегізге дейін белгілі бір жерде болуыңыз керек. Бірде-бір сабақты жіберіп алмау керек, курстарға кешікпеуге және бар болса, барлық үй тапсырмаларын орындауға тырысыңыз. Бұл сіздің басты басымдығыңыз. Сондай-ақ курстарға бару жеткіліксіз екенін есте сақтаңыз, өйткені адам күнделікті өміріне жаңа дағдыны тоқып алған кезде ғана жоғары нәтижелерге қол жеткізеді. Ағылшын тілінде бұл сол тілде кітап оқу және фильмдер көру дегенді білдіреді. Сіз мұны күнде жасамауыңыз мүмкін, бірақ сіз курстардан өтіп, оларға дайындалуыңыз керек.

Күтпеген жағдайларға уақытты жоспарлаңыз

Жаңадан бастаушылар жоспарлауда жиі жіберетін қателік - бәрі жоспарланғандай болады деп ойлау. Біздің әлемде кез келген және кез келген нәрсе сізді ренжітуі мүмкін: адамдар, жағдайлар, ауа райы жағдайлары, валюта бағамдары, үкімет саясаты, сіздің денеңіз. Сондықтан дана болыңыз және кез келген жағдайда бірнеше сағатыңызды бөліңіз.

Өз қалауыңыз бойынша уақытты жоспарлаңыз

Дискрециялық уақыт - егер сіз оларды күткеннен ерте орындасаңыз, тапсырмаларыңыздың арасында қалатын уақыт. Бұл сонымен қатар сіз өз мақсаттарыңызға қол жеткізгіңіз келетін әдейі бөлінген уақыт кезеңі. Мұның бәрі сіздің құндылықтарыңыз бен басымдықтарыңызға байланысты. Кейбір адамдар үшін бұл кітап оқу немесе фильм көру болуы мүмкін.

Өз әрекеттеріңізді талдаңыз

Жоспарлау кезінде бәрін орындауға тырысу жеткіліксіз болады. Сізге мәңгілік тепе-теңдікті іздеу керек болады. Тіпті ең табысты адамдар жоспарлау кезінде өте икемді - олар, олардың денесі және олардың мүмкіндіктері апта сайын істер тізімін жақсарту үшін. Сондай-ақ, сіз өз міндеттеріңізді тапсыра аласыз, көмек сұрай аласыз және тапсырмаларды аутсорсингке бере аласыз.

Жоспарлауды тереңірек түсіну үшін курстан өтіңіз. Онда сіз оның негіздері туралы біле аласыз, сондай-ақ өзіңізге қолайлы әдісті таңдай аласыз.

Сізге сәттілік тілейміз!

Мақалада біз тайм-менеджмент тақырыбын талқылауды бастадық, енді жоспарлау ережелері туралы сөйлесейік.

Бенджамин Франклин айтқандай: «Уақыт – ақша». Біз бұл аксиоманы 250 жылдан астам қолданып келеміз.

Бірақ кейбір заманауи бизнес философтары уақыт пен капитал тек екі жолмен баламалы ұғымдар деп санайды:

• уақыт пен ақша шектеулі ресурстар;
• уақыт пен ақшаның өзіндік құны бар.

Басқалардың пікірінше, уақыт әлдеқайда құнды, өйткені:

• кез келген ақшаға көбірек уақыт ала алмайсыз;
• ешкім сізден артық немесе аз уақыт алмайды.

«Сізде Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томас Джефферсон, Пастер, Хелен Келлер, Альберт Эйнштейн сияқты көп уақыт бар» - Джексон Браун;

• ақшаны қарызға алуға болады, бірақ уақытты ешқашан қарызға алуға болмайды;
• ақшаны ертең жұмсауға болады, бірақ уақытты бүгін ғана жұмсауға болады.

Уақыт пен капиталдың баламалылығы мәселесіне қатысты көзқарастардың әртүрлілігіне қарамастан, бизнестің кез келген саласында уақыт шектеулі екені анық, ал жоспарлау осы баға жетпес ресурсты басқарудың тиімді құралы болып табылады.

… «Жоспарлар пайдасыз, жоспарлау баға жетпес» Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, Америка Құрама Штаттарының 34-ші президенті.

Сондықтан, уақытыңызды барынша тиімді пайдаланғыңыз келсе, бірнеше негізгі нәрсені есте сақтаңыз жоспарлау ережелері.

Жоспарлаудың негізгі ережелері:

1. Қағазда жоспарланбаған күнді ешқашан бастамаңыз.

Егер сіздің мақсатыңыз жазылмаған болса, онда ол мүлдем жоқ. Жоспарланған тапсырмалар тізімі - бұл сіздің мақсатыңызға жету жолынан кетуге немесе одан ауытқуға мүмкіндік бермейтін карта.

2. Жоспарланған тапсырмалардың жазбаша тізімімен жұмыс жоспарлаудың алғашқы күнінен бастап сіздің іс-әрекетіңіздің жалпы тиімділігін арттырады.

Кешке келесі күні орындалуы керек жұмыстардың тізімін дайындаңыз. Осының арқасында сіз әрқашан күніңізді неден бастау керектігін білесіз.

3. Күні бойы тізіммен жұмыс жасаңыз.

Егер сізде жаңа тапсырма болса, оны бұрын жоспарланған тапсырмаларға қатысты басымдық тізіміне қосыңыз. Тізімдегі басқа тапсырманы орындағаннан кейін оны сызып тастауды ұмытпаңыз. Бұл сіздің жұмысыңызға қанағаттанушылық сезімін тудырады, сізге ынта-жігер береді және келесі тапсырмаларды орындауға шабыттандырады.

4. Үлкеннен кішіге, ұзақ мерзімдіден қысқа мерзімдіге, өмірлік мақсаттан күнделікті жоспарға дейін жоспарлаңыз.

Әрбір тапсырма үшін оның аяқталу уақыты үшін белгіленген мерзім белгілеңіз. ...«Бір орындалған өнімді тапсырма елу жартылай орындалған тапсырмаға тең». - Малколм Форбс.

5. Күрделі тапсырманы әрқашан шағын қосалқы тапсырмаларға бөліңіз.

Шешім ағашы бұл жерде жақсы жұмыс істейді, мұнда негізгі тапсырма - ағаш, ал оны жүзеге асыру үшін қосалқы тапсырмалар - тармақтар. Бүкіл тапсырманы орындау процесі қарапайым және ашық болғанша тармақтауды жалғастырыңыз. MindManager бұл жерде сізге көп көмектеседі, оның көмегімен сіз интерактивті визуалды ақыл картасын оңай жасай аласыз.

Кез келген нәрсені бастамас бұрын, негізгі нәрсені есте сақтаңыз жоспарлау ережелеріМен ұмытпаймын 10/90 ережесі: Тапсырманы бастамас бұрын жоспарлауға жұмсалған уақыттың 10% оны шешуге жұмсалған уақыттың 90% үнемдейді. Және сіздің табысыңызға міндетті түрде кепілдік беріледі!

Соңында, көшбасшылық және өмірді басқару жөніндегі маман, мұғалім және ұйымдық менеджмент бойынша кеңесші Стивен Ковиден уақытты басқару туралы қысқаша бейне.