La descrizione del lavoro non è inclusa nell'elenco dei documenti richiesti dall'impresa, ma la sua presenza consente di definire chiaramente l'elenco dei diritti e delle responsabilità attribuiti ai dipendenti dell'organizzazione, compresi i segretari.
CONFERMO:
direttore generale
LLC "Forniture all'ingrosso"
Shirokov/Shirokov I.A./
"12" agosto 2014
Descrizione del lavoro della segretaria
Disposizioni generali
1.1. Questo documento specifica le funzioni lavorative, i poteri, le responsabilità e le altre condizioni di lavoro del segretario dell'organizzazione.
1.2. La carica di segretario ha il diritto di essere ricoperta da una persona che ha un certificato di istruzione generale secondaria completata e ha inoltre completato una formazione professionale speciale sotto forma di corsi, con un'esperienza lavorativa di almeno sei mesi.
1.3. La nomina e la revoca del segretario avvengono secondo le modalità stabilite dall'attuale Codice del lavoro della Federazione Russa, mediante un ordine separato del capo dell'organizzazione.
1.4. Il direttore dell'organizzazione funge da supervisore immediato del segretario
1.5. In caso di assenza dal posto di lavoro, il segretario deve essere sostituito da un dipendente autorizzato con apposito provvedimento del titolare dell'impresa.
1.6. Il segretario deve sapere:
— Fondamenti del diritto del lavoro e del diritto civile della Federazione Russa;
— La struttura dell'impresa, il personale dirigente, compresi i capi dipartimento;
— regole di tenuta dei registri;
— Regole di ortografia, grammatica, stile, punteggiatura e altre sezioni della lingua russa scritta necessarie per la scrittura e l'esecuzione competenti della documentazione aziendale;
— Moduli unificati obbligatori, campioni, modelli di documenti amministrativi;
— Fondamenti di organizzazione dei processi lavorativi;
— Etica, basi della comunicazione aziendale e dello stile, incl. condurre trattative, scrivere lettere, codice di abbigliamento, ecc.;
— Regole, metodi di lavoro con computer e apparecchiature per ufficio, compresa la competenza nei programmi informatici applicati (Word, Excel, ecc.);
— Norme e regolamenti approvati in materia di protezione del lavoro, sicurezza e regolamenti interni.
Responsabilità funzionali
2.1. L'elenco delle funzioni lavorative di una segretaria comprende i seguenti compiti:
— Fornitura tempestiva di funzionamento ininterrotto dell’ufficio del direttore;
— Elaborazione di un programma di riunioni di lavoro, conferenze, riunioni e altri eventi del manager, della loro organizzazione;
— Organizzazione di viaggi d'affari per il manager, incl. acquisto biglietti, locazione locali, trasporti, ecc.
— Negoziazioni su questioni attuali con i capi delle divisioni strutturali, trasmettendo da loro tutte le informazioni necessarie al direttore dell’impresa, nonché comunicando gli ordini del direttore ai dipendenti;
— Raccolta, elaborazione e trasmissione delle informazioni richieste al responsabile;
— Monitoraggio dell’esecuzione degli ordini del gestore trasferiti alla giurisdizione del segretario;
— Organizzazione e supporto delle conversazioni Skype e telefoniche del manager, ricezione e invio di messaggi fax, in assenza del manager sul posto di lavoro - ricezione delle informazioni trasmessegli e consegnarle al capo;
— Acquisto di forniture per ufficio per il direttore;
— monitorare il funzionamento delle apparecchiature per ufficio, adottando misure tempestive in caso di guasti e danni;
— Svolgimento di pratiche burocratiche interne ed esterne legate direttamente al manager (ordini di prelievo, istruzioni, lettere, contratti, ecc.)
— Organizzazione di eventi aziendali, vacanze, seminari di formazione, ecc.
— Ricezione e invio di lettere;
— Ricezione di documenti e dichiarazioni personali da parte dei dipendenti dell'organizzazione per l'approvazione del manager;
— Organizzazione del processo di accoglienza dei visitatori che non sono dipendenti dell'impresa;
— Partecipazione ad assemblee generali e conferenze;
— Cordialità, umore positivo, creazione di un microclima favorevole nella squadra.
Diritti
Il segretario ha i seguenti diritti:
3.1. Richiedere condizioni di lavoro che contribuiscano ad aumentare la produttività del lavoro (compresa la fornitura di modelli migliorati di apparecchiature per ufficio, il rispetto degli standard per l'organizzazione del posto di lavoro, ecc.);
3.2. Richiedere e ricevere documenti, certificati, ordini, istruzioni direttamente correlati alle sue attività;
3.3. Interagire con i capi dipartimento, i capi delle divisioni strutturali e l'alta dirigenza per risolvere questioni relative al lavoro dell'organizzazione;
3.4. Essere un rappresentante dell'impresa in altre organizzazioni, sia governative che commerciali, su tutte le questioni che rientrano nella sua competenza;
3.5. Frequentare corsi di formazione avanzata;
3.6. Rifiutarsi di svolgere mansioni lavorative se qualcosa minaccia la sua vita o la salute sul posto di lavoro.
Responsabilità
La responsabilità del segretario (strettamente nell'ambito della normativa vigente) è prevista al verificarsi delle seguenti situazioni:
4.1. Scarsa qualità o esecuzione prematura delle funzioni professionali, nonché completo rifiuto di lavorare;
4.2. Rifiuto di eseguire istruzioni, compiti, domande, istruzioni e ordini del manager;
4.3. Fornitura intenzionale e sistematica di informazioni false o incomplete riguardanti il proprio lavoro;
4.4. Atteggiamento negligente nel garantire misure di protezione del lavoro, regolamenti interni e sicurezza, nonché la mancanza di azioni reali quando vengono identificati da altri dipendenti;
4.5. Violazione deliberata della disciplina del lavoro in assenza di validi motivi e documenti che ne attestino l'esistenza.
4.6. Insubordinazione.
Condizioni di lavoro
5.1. L'orario di lavoro e di riposo del segretario è prescritto nel regolamento interno del lavoro;
5.2. Sono possibili viaggi d'affari (per accompagnare il manager), sia all'interno della città che in altre regioni.
Firma a destra
6.1. Il segretario ha il diritto di firmare documenti direttamente correlati al suo lavoro.
CONCORDATO
Responsabile del dipartimento risorse umane
LLC "Forniture all'ingrosso"
Semenov/Semenov R.A./
"12" agosto 2014
HO LETTO LE ISTRUZIONI
Vederkina Anna Valerievna
Segretario di LLC "Forniture all'ingrosso"
Passaporto 7685 n. 975849
Emesso dal Dipartimento degli affari interni del distretto Leninsky di Perm
14/09/2012 codice dipartimento 123-425
Firma Vederkina
"17" agosto 2014
FILE 1 file
Perché hai bisogno di una descrizione del lavoro?
Questo documento è altrettanto importante sia per il segretario stesso che per la direzione dell’azienda. Da un lato, indica chiaramente le funzioni che il dipendente deve svolgere, le norme e le leggi che deve conoscere, la procedura per la sua nomina e licenziamento, nonché i suoi diritti, ecc. D'altro canto, lo stesso documento consente al datore di lavoro di coordinare il lavoro dei subordinati e gestire efficacemente il processo produttivo.
Molto spesso, quando sorgono conflitti, controversie e disaccordi, le descrizioni delle mansioni diventano documenti giuridicamente significativi e acquisiscono forza probatoria. Questo è il motivo per cui non dovresti trattare con noncuranza la preparazione delle descrizioni dei lavori; devi annotare attentamente e attentamente ogni articolo;
Regole di base per redigere una descrizione del lavoro di una segretaria
Non esiste un modulo unico e obbligatorio per la descrizione del lavoro di una segretaria, quindi puoi redigerlo utilizzando un modello già pronto o sviluppare un documento a tua discrezione. Quando si redige un documento, vale la pena ricordare che in diverse imprese i segretari possono svolgere funzioni diverse, ma il loro lavoro principale dovrebbe essere lo stesso.
La versione standard e più comune della descrizione del lavoro della segretaria comprende quattro sezioni:
- "Disposizioni generali"
- "Responsabilità lavorative"
- "Diritti"
- "Responsabilità".
Tuttavia, se desiderato o necessario, il documento può essere ampliato per includere altri elementi (ad esempio “Altre condizioni”, “Diritto di firma”, ecc.).
Il documento è solitamente scritto in una copia - è anche firmato dal dipendente per il quale viene redatto, nonché dal capo del dipartimento e dal direttore dell'organizzazione, ma se ci sono più segretari, è possibile stamparlo la descrizione del lavoro nel numero di copie richiesto. Ciascuno di essi dovrà inoltre portare firme originali e, se necessario, corrette in modo che non vi siano duplicazioni delle stesse responsabilità.
Stesura di una descrizione del lavoro per una segretaria
Cap
Nella parte superiore delle istruzioni, nella parte in alto a destra, dovrebbe essere assegnato un posto per l'approvazione da parte del capo dell'impresa. Qui devi solo compilare poche righe: la sua posizione (direttore generale, direttore), ragione sociale, cognome, nome, patronimico e lasciare spazio per una firma con trascrizione. Quindi il nome del documento viene scritto al centro della riga.
Le sezioni principali iniziano con la seconda parte.
Disposizioni generali
Nella prima sezione denominata "Disposizioni generali" Innanzitutto viene scritto ciò che verrà trattato in questo documento, poi la procedura di nomina e revoca del segretario, al quale fa esattamente capo, nonché i requisiti di qualificazione che deve possedere (specializzazione, formazione, corsi integrativi, ecc.). ), nonché l'anzianità di servizio richiesta e l'esperienza lavorativa.
Quindi nella stessa sezione sono elencate tutte le leggi, i regolamenti, le regole, gli ordini con cui il segretario deve avere familiarità: standard e forme di documenti adottati nell'organizzazione, regole di tenuta dei registri, conoscenza delle apparecchiature per ufficio, ecc. Di seguito è necessario scrivere chi sostituisce il segretario in caso di sua assenza dal posto di lavoro (senza indicare i nominativi dei dipendenti specifici).
Responsabilità del segretario
Sezione successiva "Responsabilità funzionali" riguarda i compiti svolti dal segretario. Devono essere descritti nel modo più dettagliato possibile, in paragrafi separati, in base alle esigenze dell’azienda e tenendo conto dell’orario di lavoro del dipendente.
Diritti di segretario
Capitolo "Diritti" comprende le iniziative ed i poteri di cui il segretario ha facoltà di avvalersi per la più efficace attività. Di solito ciò include la possibilità della sua interazione con altre divisioni strutturali dell'azienda, nonché con il management.
Responsabilità del Segretario
Nella sezione "Responsabilità" Occorre precisare con precisione le violazioni per le quali il segretario può essere soggetto a sanzione disciplinare sotto forma di privazione del bonus, rimprovero, rimprovero o addirittura licenziamento. In uno dei punti si può notare che le misure applicate rispettano il quadro della legge e del Codice del lavoro della Federazione Russa.
Condizioni di lavoro
Nella quinta sezione della descrizione del lavoro della segretaria, intitolata "Condizioni di lavoro", in cosa si inseriscono, queste condizioni sono determinate (ad esempio, dalle normative interne sul lavoro), nonché alcune funzionalità, ad esempio viaggi di lavoro, orari dei turni, ecc.
Firma a destra
L'ultima sezione di questo documento comprende un solo punto e cioè definisce i documenti che il segretario ha il diritto di certificare con la sua firma.
Dopo aver compilato attentamente la descrizione del lavoro, questa deve essere concordata con il dipendente responsabile del rispetto delle norme e dei regolamenti prescritti nella descrizione del lavoro della segretaria (può essere il capo della segreteria, il capo del dipartimento del personale, ecc. .). Qui è necessario inserire la sua posizione, ragione sociale, cognome, nome, patronimico e anche certificare tutto questo con una firma con trascrizione.
Successivamente, indichiamo i dati ufficiali e personali del dipendente: cognome, nome, patronimico, posizione, ancora il nome dell'organizzazione, dati del passaporto, firma e data di revisione del documento. Non è necessario apporre il timbro, poiché il documento fa parte del flusso documentale interno dell’organizzazione.
Segretario è un nome collettivo per vari tipi di posizioni con diversi insiemi di responsabilità funzionali. Di norma, i segretari sono specialisti che assicurano l'attività di un funzionario, organo o istituzione. Sulla base di questi compiti vengono formulate le specifiche responsabilità lavorative del segretario.
Dall'articolo imparerai:
Con il termine collettivo "segretario" si può intendere il segretario di un dirigente o altro funzionario, un segretario d'ufficio, un segretario di tribunale, un segretario dell'assemblea generale degli azionisti o dei membri di una società e altri tipi di specialisti tecnici.
Qualsiasi organizzazione con un flusso di documenti in uscita e in entrata, personale e una gerarchia di organi di governo ne ha bisogno segretario. È lui che si assume la funzionalità di garantire il flusso dei documenti e le attività del manager. A seconda delle dimensioni della persona giuridica, può essere creato un intero servizio di segreteria. Inoltre, le funzionalità di questo specialista possono estendersi all'intera azienda nel suo insieme, oppure essere "attaccate" a un manager specifico (organo esecutivo unico o capo di un'unità strutturale - direzione, dipartimento, filiale, ufficio di rappresentanza, ecc.) .
La qualifica professionale specifica si riflette nella tabella del personale dell'azienda. A seconda dei punti di cui sopra, vengono costruite anche le funzioni lavorative. La funzionalità della segretaria è fissata nella descrizione del lavoro. Perché è importante formulare le responsabilità lavorative del segretario in modo dettagliato e quanto più completo possibile? Affinché un dipendente in questa posizione possa comprendere l'intera gamma delle sue responsabilità lavorative, evitare incomprensioni tra datore di lavoro e dipendente e ridurre i rischi di controversie di lavoro. A volte sorge la domanda se questo specialista debba garantire che l'organizzazione disponga di cancelleria, prodotti chimici domestici e altre cose necessarie per il funzionamento di qualsiasi azienda.
La risposta qui è ovvia: devi guardare la descrizione del lavoro, dove responsabilità lavorative di una segretaria.
Naturalmente, la funzionalità degli specialisti con titoli lavorativi diversi sarà diversa.
Responsabilità lavorative del segretario del manager
Nell'elenco delle qualifiche delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti, approvato con risoluzione del Ministero del Lavoro russo del 21 agosto 1998 N 37, c'è una descrizione della posizione di "segretario del manager". Quando si crea una sezione sulle responsabilità, si può prendere come base la descrizione della funzionalità fornita nel libro di consultazione. Quindi, se generalizziamo, allora responsabilità lavorative del segretario del manager si riducono a quanto segue:
accettare la corrispondenza indirizzata al dirigente, nonché richieste scritte al capo dei dipendenti dell'azienda - promemoria, dichiarazioni, promemoria, relazioni;
preparazione dei documenti necessari per il lavoro del manager, compreso l'uso di computer, fotocopie e altre attrezzature per ufficio;
monitorare l'esame tempestivo e la presentazione da parte delle divisioni strutturali e degli esecutori dei documenti loro trasferiti per l'esecuzione;
verificare la correttezza delle bozze dei documenti sottoposti al responsabile per la firma;
preparare riunioni e conferenze con il manager (raccolta materiali, notificare ai dipendenti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno), redigere verbali delle riunioni;
organizzare le conversazioni telefoniche del gestore, ricevere e registrare le informazioni in arrivo, organizzare l'accoglienza dei visitatori;
compilare i file secondo la nomenclatura approvata, garantendone la sicurezza e il trasferimento nell'archivio.
Pertanto, le responsabilità lavorative di base del segretario del manager si riducono al supporto organizzativo e tecnico per il suo lavoro.
Se altri vengono aggiunti alle responsabilità di base elencate, in base alle specificità di una particolare persona giuridica, devono essere registrati anche nell'attuale descrizione del lavoro.
Leggi anche:
- Importanti qualità personali e professionali di una segretaria
Tale dipendente riporta direttamente al manager. Per eseguire con successo la funzionalità, sia di base che aggiuntiva, questo specialista deve possedere determinate competenze e conoscenze. Ad esempio, è richiesta la conoscenza:
struttura organizzativa della società
organizzazione del lavoro d'ufficio e procedure di flusso documentale
regole per lavorare con apparecchiature per ufficio e apparecchiature di comunicazione
software applicativo
etica aziendale e capacità di comunicazione aziendale
norme di tutela del lavoro, legislazione di base sul lavoro e altre abilità e competenze.
Una segretaria competente, istruita, piena di tatto, raccolta e competente è una manna dal cielo per un manager. Tali specialisti non solo facilitano in modo significativo l'organizzazione del lavoro del superiore immediato, ma costruiscono anche il flusso di documenti necessario per l'intera azienda nel suo insieme. E spesso la segretaria è il “volto” dell'organizzazione, la custode delle sue tradizioni, un assistente indispensabile per tutti i dipendenti.
Responsabilità lavorative di un impiegato segretario
Tale specialista non è “attaccato” a un manager specifico, ma svolge le funzioni necessarie per l'intera azienda nel suo insieme. Di norma, il suo lavoro si riduce al mantenimento del flusso di documenti dell'organizzazione. In generale, le responsabilità lavorative di un impiegato segretario possono assomigliare a queste:
- registrazione ed elaborazione della corrispondenza, dirigendo il flusso di documenti in conformità con le regole e le consuetudini approvate dall'impresa;
- garantire la registrazione, la contabilità, la sistematizzazione, l'archiviazione dell'intera massa di documenti: interni, in entrata, in uscita;
- mantenere un archivio, monitorando l'implementazione degli elementi approvati;
- redazione di documenti, modifica degli stessi, organizzazione della firma da parte del responsabile;
- lavorare con servizi postali e di corriere;
- lavorare su copie, cuciture, inventari di archivio, preparazione di certificati e rapporti e altre funzioni.
Tale insieme di funzioni lavorative può contenere non solo la posizione di segretario-impiegato, ma anche di segretario-referente, impiegato, assistente personale, archivista, specialista nel lavoro con la documentazione, ecc. La descrizione del lavoro di un dipendente specifico di un'impresa specifica può contengono anche altre mansioni, che in ogni caso devono essere rispecchiate nella descrizione del lavoro.
Nel descrivere le responsabilità lavorative di un segretario d'ufficio, si possono prendere come base le funzioni descritte nel Manuale delle qualifiche per le posizioni di segretario-dattilografo, segretario-stenografo. Sebbene nella loro forma pura tali posizioni non siano più rilevanti a causa dello sviluppo della tecnologia informatica e delle apparecchiature per ufficio. E alcune mansioni di segreteria ora possono essere svolte anche da remoto, senza presenza costante in ufficio.
1. DISPOSIZIONI GENERALI 1.1. Questa descrizione del lavoro definisce i doveri funzionali, i diritti e le responsabilità del Segretario 1.2. Il segretario è nominato e revocato dall'incarico secondo le modalità stabilite dalla vigente normativa sul lavoro per ordine del direttore generale dell'organizzazione. 2. FUNZIONI Al segretario sono attribuite le seguenti funzioni: 2.1. Servizi di informazione e consultazione sui documenti dell'organizzazione.2.2. Orientamento metodologico e controllo sull'organizzazione del lavoro d'ufficio nei dipartimenti, divisioni e servizi dell'organizzazione.
2.3. Documentare l'attività degli organi consultivi (convegni, gruppi di lavoro, riunioni) 2.4. Servizi operativi e organizzativi per la gestione dell'organizzazione.
2.5. Registrazione dei documenti organizzativi ed amministrativi interni ricevuti, inviati e interni
documenti.
2.6. Monitoraggio dell'esecuzione dei documenti in entrata, in uscita e interni.
2.7. Analisi dello stato della disciplina prestazionale nel flusso documentale e sviluppo di misure per migliorarlo.
2.8. Contabilità del volume del flusso di documenti dell'organizzazione.
2.9. Registrazione e invio documenti in uscita.
2.10. Preparazione dei documenti in entrata e interni. 2.11. Formazione di casi secondo le modalità prescritte dai documenti normativi pertinenti dell'organizzazione.3. RESPONSABILITÀ LAVORATIVE
3.2. Fornire ricezione, contabilità, registrazione, controllo sull'esecuzione di documenti, servizi di informazione e consultazione e archiviazione delle informazioni sui documenti. 3.3. Monitorare la qualità della preparazione, la correttezza della redazione, il coordinamento e l'approvazione dei documenti sottoposti per la firma alla direzione dell'Organizzazione. 3.4. Monitorare l'esecuzione dei documenti e delle istruzioni della direzione, adottare misure tempestive volte alla loro esecuzione tempestiva e di alta qualità. 3.5. Organizzare la preparazione, il processo decisionale e comunicarli agli esecutori immediati. Analizzare i certificati e le relazioni forniti alla direzione e fornire conclusioni al riguardo, nell'ambito delle competenze. Il Segretario ha il compito di: 5.1. La qualità dei documenti forniti per la firma alla direzione dell'impresa.
5.2. Atteggiamento negligente e negligente nei confronti della registrazione e della conservazione dei documenti.
5.3. Sicurezza della documentazione.
5.4. Per violazione dei requisiti per il rispetto delle condizioni di accesso e utilizzo di documenti contenenti informazioni riservate.
5.5 Per la divulgazione delle informazioni contrassegnate come “Riservate”.
5.6. Per inadempimento, adempimento poco chiaro e intempestivo dei compiti ufficiali previsti dalle presenti istruzioni.
5.5. Lavoro di scarsa qualità sulla preparazione e riproduzione dei documenti.
5.6. Mancato rispetto delle istruzioni e delle istruzioni della direzione dell'organizzazione.
5.7. Mancato rispetto della disciplina del lavoro e della produzione.
6. RAPPORTI, CONNESSIONI
- Il Segretario interagisce con tutti i dipendenti e responsabili di dipartimento, divisione e servizio dell'organizzazione su questioni di documentazione di supporto alle attività gestionali.
- Costituiscono la parte principale delle istruzioni per lo svolgimento dell'attività lavorativa per la posizione lavorativa designata. Oltre a un elenco di alcune raccomandazioni che devono essere seguite, tale documento contiene informazioni sui requisiti, sui diritti, sull'area di responsabilità del segretario, nonché sulle disposizioni generali sul lavoro. Non si dovrebbe dare per scontato che una tale posizione professionale sia semplice e non richieda la presa in considerazione di alcune sfumature.
- Responsabilità generali
- Per prima cosa è necessario capire quali sono le responsabilità lavorative classiche e unificate di una segretaria. In sintesi, esse possono essere riassunte nelle seguenti raccomandazioni obbligatorie:
- Requisiti di conoscenza
- Le responsabilità di un dipendente possono variare leggermente a seconda della sua specializzazione primaria. Tuttavia, indipendentemente da ciò, la conoscenza nelle seguenti aree per questa posizione sarà utile e molto utile:
- Fondamenti di legislazione del lavoro e amministrativa.
Norme generali di etica e di etichetta aziendale. 
Nozioni di base sul lavoro d'ufficio.
Le responsabilità lavorative del segretario del direttore non sono molto diverse dai requisiti generali sopra indicati. Inoltre riceve e trasmette la corrispondenza, copia e archivia i documenti, controlla la comunicazione degli ordini del gestore alle persone responsabili, espleta le pratiche burocratiche necessarie e assicura l'acquisto di beni prioritari. Tra le altre cose, tale specialista deve essere in grado di:
Di norma, tali responsabilità lavorative del segretario del dirigente possono essere svolte da persone con istruzione professionale superiore o secondaria. In quest'ultimo caso, un vantaggio significativo è avere almeno 2 anni di esperienza lavorativa nella professione.
Diritti di segretario
Va ricordato che non solo le responsabilità lavorative del segretario determinano il suo lavoro, ovviamente anche il dipendente ha determinati diritti; Pertanto, questi includono l'opportunità di familiarizzare con progetti di lavoro e il diritto di fare proposte razionali nell'ambito della descrizione del lavoro. Inoltre, quando individua carenze di sua competenza, il segretario ha il diritto di attirare l’attenzione del manager su questi aspetti. 
Requisiti per l'attività di impiegato
Le responsabilità lavorative di un segretario d'ufficio, di regola, differiscono leggermente da quelle sopra descritte. Allo stesso tempo, il vicedirettore deve innanzitutto supportare l'attività dei suoi superiori, mentre l'impiegato si concentra principalmente sulle pratiche burocratiche. Le istruzioni per il suo lavoro devono includere aspetti quali:
Requisiti per l'attività di segretario del tribunale
Cambiamenti molto più significativi includono le responsabilità lavorative del segretario del tribunale. Di norma, questi specialisti sono direttamente coinvolti nella conduzione e nella registrazione delle udienze giudiziarie. Inoltre preparano lettere, richieste e altri documenti e possono convocare persone che partecipano a dibattiti giudiziari. Tale lavoro attivo può essere svolto da una persona con un'istruzione superiore sia superiore che incompleta, senza esperienza lavorativa rilevante. Di norma, questa posizione viene scelta da giovani uomini e donne che desiderano acquisire esperienza nel campo giudiziario e perseguire ulteriormente la propria carriera nel campo del diritto.
Alcuni potrebbero pensare che un posto vacante del genere non richieda conoscenze e abilità speciali, quindi sarà adatto a molte persone, ma questo non è del tutto vero. Cos'altro fa un impiegato del tribunale? Le sue responsabilità lavorative includono:
- Rispetto della Costituzione, delle leggi federali e di qualsiasi altro regolamento e ordine.
- Esecuzione di istruzioni di un giudice o di altre persone autorizzate.
- Interazione con gli altri dipendenti della struttura giudiziaria per la risoluzione delle questioni di competenza della segreteria.
informazioni generali
Le responsabilità lavorative del segretario-impiegato, del vicedirettore e degli impiegati del tribunale sono regolate da un documento speciale chiamato descrizione del lavoro. La sua presenza in qualsiasi azienda è obbligatoria, perché è in base all'elenco di regole specificato che il dipendente capisce quali azioni deve eseguire e quali no. Tale documento è sviluppato e redatto con la partecipazione del team di gestione e contiene necessariamente sottosezioni quali disposizioni generali, diritti e obblighi, area di responsabilità, rapporti con i dipendenti all'interno dell'azienda, nonché le applicazioni necessarie.
Portiamo alla vostra attenzione un tipico esempio di descrizione del lavoro per la segretaria di un manager, campione 2019.
dovrebbe includere le seguenti sezioni: norme generali, responsabilità lavorative del segretario del direttore, diritti del segretario del direttore, responsabilità del segretario del direttore. Descrizione del lavoro del segretario del capo appartiene alla sezione "".
Caratteristiche di qualificazione a livello settoriale delle posizioni dei lavoratori impiegati in imprese, istituzioni e organizzazioni
La descrizione del lavoro della segretaria del manager dovrebbe riflettere i seguenti punti:
1) Responsabilità lavorative del segretario del manager Svolge lavori di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'impresa. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e ne garantisce la modifica di alta qualità. Organizza le conversazioni telefoniche del dirigente, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite citofoni (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta tempestivamente alla sua attenzione le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione. Per conto del manager compone lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa, prese sotto controllo. Mantiene un file di controllo e registrazione. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace. Sotto la direzione del manager, stampa i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.
Responsabilità lavorative.
2) La segretaria del direttore dovrebbe saperlo Il segretario del dirigente, nello svolgimento delle sue funzioni, deve conoscere:
risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e alla tenuta dei registri; struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni; organizzazione del lavoro d'ufficio; modalità di registrazione e trattamento dei documenti; lavoro d'archivio; dattiloscritto; regole per l'uso dei citofoni; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard; fondamenti di etica ed estetica; regole della comunicazione d'impresa; nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro; regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche; fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro; normative interne sul lavoro; norme e regolamenti di tutela del lavoro.
3) Requisiti per la qualifica di segretario di un dirigente Istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità per almeno 2 anni.
1. Disposizioni generali
1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
2. Per la carica di segretario è accettata una persona che ha un'istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.
3. Il segretario è assunto e licenziato dal direttore dell'organizzazione.
4. Il segretario deve sapere:
- risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'organizzazione e alla tenuta dei registri;
- struttura e gestione dell'organizzazione e delle sue divisioni;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
- lavoro d'archivio;
- dattiloscritto;
- regole per l'uso dei citofoni;
- standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;
- regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole della comunicazione d'impresa;
- nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
- regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
- fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro;
- normative interne sul lavoro;
- norme e regolamenti in materia di tutela del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.
5. Nella sua attività il segretario è guidato da:
- legislazione della Federazione Russa,
- Carta dell'organizzazione,
- ordini e istruzioni dei dipendenti ai quali è subordinato in conformità con queste istruzioni,
- questa descrizione del lavoro,
- Regolamento interno del lavoro dell'organizzazione.
6. Il segretario riferisce direttamente al direttore dell'organizzazione (direttore dell'organizzazione, capo dipartimento, ecc.)
7. Durante l'assenza del segretario (viaggio di lavoro, ferie, malattia, ecc.), le sue funzioni sono svolte da una persona nominata dal direttore dell'organizzazione secondo le modalità prescritte, che acquisisce i diritti, i doveri corrispondenti ed è responsabile di lo svolgimento dei compiti affidatigli.
2. Responsabilità lavorative del segretario del manager
Segretario:
1. Svolge lavori sul supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del direttore dell'organizzazione.
2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal direttore, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale.
4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del direttore dell'organizzazione.
5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del direttore.
6. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle divisioni strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al direttore per la firma e garantisce la loro redazione di alta qualità.
7. Organizza conversazioni telefoniche con il direttore, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi interfonici (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, comunica tempestivamente al suo informazioni informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.
8. Per conto del direttore, compila lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.
9. Svolge il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal direttore (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali di riunioni e riunioni.
10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del direttore dell'organizzazione, prese sotto controllo.
11. Mantiene un file di controllo e registrazione.
12. Fornisce al posto di lavoro del direttore le necessarie attrezzature organizzative, forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.
13. Stampa, su indicazione del direttore, il materiale ufficiale necessario per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati.
14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
15. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi nei tempi stabiliti.
16. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.
17. Rispetta le normative interne sul lavoro e le altre normative locali dell'organizzazione.
18. Rispetta le norme e i regolamenti interni in materia di protezione del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.
19. Garantisce la pulizia e l'ordine nel suo posto di lavoro.
20. Eseguire, nell'ambito del contratto di lavoro, gli ordini dei dipendenti ai quali è subordinato in conformità con le presenti istruzioni.
3. Diritti del segretario del direttore
Il segretario ha il diritto:
1. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dal direttore dell'organizzazione.
2. Richiedere alle divisioni strutturali e ai dipendenti dell'organizzazione le informazioni necessarie per svolgere le proprie mansioni lavorative.
3. Prendere conoscenza dei documenti che definiscono i suoi diritti e responsabilità per la sua posizione, criteri per valutare la qualità dell'esercizio delle funzioni ufficiali.
4. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'organizzazione relativi alle sue attività.
5. Richiedere alla direzione dell'organizzazione di fornire assistenza, compresa la garanzia delle condizioni organizzative e tecniche e l'esecuzione dei documenti stabiliti necessari per l'esercizio delle funzioni ufficiali.
6. Altri diritti stabiliti dalla normativa vigente in materia di lavoro.
4. Responsabilità del segretario del gestore
Il segretario è competente nei seguenti casi:
1. Per prestazioni improprie o inadempimento delle proprie mansioni lavorative previste nella presente descrizione del lavoro - entro i limiti stabiliti dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
2. Per i reati commessi nell'esercizio delle loro attività - nei limiti stabiliti dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.
3. Per aver causato danni materiali all'organizzazione - entro i limiti stabiliti dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.
Descrizione del lavoro del segretario del capo - campione 2019. Responsabilità lavorative del segretario del direttore, diritti del segretario del direttore, responsabilità del segretario del direttore.