Che cos'è un promemoria e quando viene redatto? Nel caso in cui un dipendente non adempia ai propri compiti o lo faccia molto bene, viene redatto un promemoria (come nel caso delle transazioni, formalizzazione, che è, di fatto, una misura facoltativa). Indica principalmente la posizione e il nome completo del dipendente, nonché il tipo di punizione o ricompensa, dopodiché appare la voce corrispondente nelle caratteristiche del dipendente, un campione del quale può essere trovato su.
Ma ci sono molti altri casi. Ad esempio, per l'acquisto di materiali, una stampante di beni materiali, cancelleria e altri materiali di consumo, per la modifica del programma dei turni, per il licenziamento dal Ministero degli Affari Interni o di un autista su sua richiesta, per l'introduzione di una nuova posizione di personale , per un bonus, per un'assenza dal lavoro, per la cancellazione dei fondi per l'acquisto di attrezzature o per la riparazione dei locali, per il trasferimento ad un'altra posizione, per l'emissione di denaro, per la formazione, per una richiesta di esecuzione di un ordine, per una multa per un dipendente che non adempie ai propri doveri (in quest'ultimo caso, la registrazione può essere richiesta per avviare un procedimento di esecuzione se il tribunale ha emesso un verdetto corrispondente) .
Come scrivere un promemoria corretto - modulo
Se segui l'esempio e il modello di scrittura, nell'intestazione è scritto a chi è indirizzato esattamente. Poi c'è il nome (in questo caso due parole: "Promemoria di Office"). Data e numero di compilazione sono i successivi due campi obbligatori. Il titolo del testo indica l'oggetto di tale rapporto (potrebbe anche trattarsi di uno degli importanti impianti di produzione indicati nel modulo T-3 del modello 2018). Il testo descrive la situazione e ne trae le conclusioni. Alla fine c'è una firma, così come la posizione del compilatore.
Nota di servizio: esempio di mancato adempimento dei doveri ufficiali
Se sei interessato a come scrivere correttamente un atto del genere, segui l'algoritmo sopra descritto. Tuttavia, in caso di mancato adempimento degli obblighi ufficiali, ci sono diverse caratteristiche in base alle quali viene scritto questo documento. Pertanto, in caso di violazioni nel lavoro del dipendente, nel titolo viene inserita la voce "Informazioni sull'inadempimento dei doveri ufficiali". Successivamente, la situazione e la proposta di punizione (rimprovero, multa, licenziamento) vengono descritte nel modo più dettagliato possibile.
Ogni dipendente ha il diritto di impugnare una punizione relativa ai suoi doveri d'ufficio. Tuttavia, per dimostrare che le accuse sono infondate, è importante affrontare la questione con competenza. Puoi ottenere tutte le informazioni necessarie da un avvocato nella tua città. Dettagli
Promemoria per un esempio di viaggio d'affari 2018
Per molte situazioni lavorative, il manager deve farsi preparare dei moduli. Usandoli, la progettazione e la composizione del testo saranno più semplici. Se parliamo di un viaggio d'affari per il quale è previsto un pagamento aggiuntivo e un aumento di stipendio per il mese corrente, in una lettera del genere la cosa più importante è indicare il numero esatto di giorni in cui sei rimasto nel luogo specificato. Se guidavi la tua auto, devi redigere un rapporto utilizzando un modello diverso con una menzione obbligatoria di questo fatto.
La direzione in questo modulo assegna l'incarico in base alla situazione. Gli atti specifici devono essere redatti secondo le regole, seguiti dalla loro esecuzione. Questo è esattamente il tipo di sistema che dovrebbe funzionare in ogni unità locale.
Articolo 162 s con le ultime modifiche del 2018
Modello di memorandum sui bonus dei dipendenti
In tale documento, indirizzato al capo, sono scritte le parole "Porto alla tua attenzione" (vengono menzionati i risultati e i meriti del dipendente). Si parla di incoraggiamento dei dipendenti.
Ad esempio, il direttore di una pubblicazione deve registrare una ricompensa disciplinare in denaro se i dipendenti intrattengono con successo la corrispondenza con i clienti.
A proposito di aumenti salariali
Se ritieni di aver fatto progressi nell'adempimento delle tue responsabilità e di meritare un aumento di stipendio per questo, scrivi un promemoria in questo modo. È scritto al manager, specifica perché esattamente il capo dovrebbe fare un passo del genere nei tuoi confronti.
Di andare a lavorare in un giorno libero
Se è necessario che un determinato dipendente esca in un giorno libero, questa esigenza è descritta in modo molto accurato nell'appello. E poi, su richiesta del capo, segue una risposta sull'accordo o sul disaccordo, perché per questo giorno il direttore dovrà stanziare fondi per risarcire il dipendente.
In questo caso, l’aumento dello stipendio è obbligo del direttore.
Promemoria per rimborso spese, stanziamento di fondi per un viaggio d'affari
Dato che un viaggio d'affari comporta spesso delle spese, queste devono essere tutte rimborsate. Pertanto, il dipendente che ha visitato lì deve scrivere una dichiarazione con una descrizione accurata di tutte le spese da lui effettuate. Ciò è particolarmente importante se hai viaggiato lì con un'auto personale. Deve essere compilato rigorosamente in conformità con la legge.
Pagamento aggiuntivo per aumentare il volume di lavoro
Se svolgi più lavoro di quanto richiesto dalla tua posizione, deve esserci anche una ricompensa per questo. Secondo l'algoritmo di cui sopra, viene redatto un rapporto che indica esattamente cosa stai facendo, dopodiché viene scritta una richiesta di pagamento aggiuntivo.
Per preparare correttamente tali documenti, in conformità con i requisiti e le regole del Codice del lavoro della Federazione Russa (Codice del lavoro), è necessario scaricarlo. Tutti i documenti di base in tutti i casi vengono inseriti nel giornale di registrazione. Come hai capito, devono essere scritti secondo GOST e ne esistono di diversi tipi.
Il capo di un'unità o di un dipartimento esamina i rapporti e redige ordini e regolamenti. Una base importante per il processo decisionale è esplicativa. Se anche un solo documento commerciale è scritto in un formato non corretto, questo è un motivo per rinviare la questione.
Ciò è previsto per garantire che vi sia disciplina in ogni reparto strutturale interno, affinché tutto venga eseguito rigorosamente correttamente secondo le istruzioni. Questo fatto è un grande vantaggio per l’azienda.
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In qualsiasi organizzazione, si verifica una situazione in cui i dipendenti devono informare la direzione dei problemi che si sono verificati, spiegare le circostanze che si sono verificate o suggerire modi per risolvere i problemi di lavoro. Questo è lo scopo per cui viene utilizzato questo documento. In questo articolo analizzeremo nel dettaglio come scrivere correttamente un promemoria potete scaricarne un esempio gratuitamente;
Sono:
- Rapporti. È scritto se un dipendente fa qualche proposta o cerca aiuto per eliminare violazioni o disaccordi con un altro dipendente.
- esplicativo. Molto spesso, a seguito di un incidente che ha conseguenze negative, viene scritto un testo esplicativo che indica le ragioni della violazione.
- Analitico o informativo. Contengono un'analisi di un problema o concetto di lavoro, conclusioni e suggerimenti basati sulle informazioni ottenute.
Il motivo della creazione è l'iniziativa dei dipendenti, ma può essere un'istruzione orale o scritta del manager.
Requisiti del documento
Scopriamo come scrivere un promemoria; creeremo un campione per un'organizzazione di bilancio. Nell'elenco dei documenti contabili primari utilizzati dalle agenzie governative, determinato dall'Appendice n. 1 dell'Ordine n. 52n del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015, non esiste un modulo unificato per la redazione del presente documento. Sono scritti in qualsiasi forma su un foglio bianco di carta A4. Se necessario, in un'organizzazione con struttura ramificata, è possibile sviluppare questo modulo.
Il modulo di promemoria (campione) deve contenere i dettagli necessari per orientare rapidamente gli utenti all'essenza del documento, alla sua fonte, alla pertinenza della data e del numero di serie. Il presente documento non è soggetto a registrazione obbligatoria. Ma un’organizzazione può decidere di registrarli, ad esempio, a fini di controllo.
Forma di promemoria
Caratteristiche e testo importanti
La condotta aziendale, soprattutto tra i funzionari governativi, deve essere etica. La nota “Vorrei portare alla vostra attenzione...” non soddisfa gli elevati standard etici richiesti. È più facile scrivere di una violazione delle norme sul lavoro, saltare la frase "porto alla tua attenzione" nel rapporto e iniziare immediatamente a presentare i fatti e l'essenza dell'incidente. Ad esempio: “Ieri, 15 agosto 2018, una lezione è stata interrotta a causa di...”.
Spesso sorge la domanda: se un'istituzione ha adottato la gestione elettronica dei documenti, come scrivere un promemoria, il formato di esempio è lo stesso e in cosa differisce da quello cartaceo? La registrazione in formato elettronico non presenta differenze significative. Quando si invia un'e-mail è possibile richiedere una notifica di avvenuta lettura da parte del destinatario.
Compilazione passo passo
La regola per lavorare con un promemoria consiste in diversi passaggi:
- Un dipendente crea una nota di servizio.
- Lo coordina con il supervisore immediato e le parti interessate, ad esempio, con gli specialisti che parteciperanno all'esecuzione del lavoro.
- Quindi viene sottoposto all'esame del destinatario presso la divisione o il dipartimento specificato.
- Il destinatario prende conoscenza del contenuto e prende una decisione, dando istruzioni, se necessario.
- Il documento viene inviato per l'esecuzione e l'autore viene informato del risultato.
Se il direttore non ha scritto un rifiuto, solo la sua decisione positiva costituisce la base per adottare eventuali misure o eseguire lavori.
Consideriamo una situazione in cui il vicedirettore redige una nota indirizzata al capo dell'istituzione. Prima di concludere un contratto per la fornitura di attrezzature, deve ottenere l'autorizzazione per l'ingresso nei locali scolastici dei dipendenti di aziende terze. Dopo la lettura, il direttore può deliberare che sia necessario redigere l'elenco delle persone per l'accesso, ovvero dare ordine di predisporre lasciapassare temporanei.
Ti abbiamo spiegato come scrivere una nota; di seguito forniamo un esempio per i dipendenti del settore pubblico.
Esempio per un'organizzazione di bilancio
Come e quanto conservare
I documenti di un'organizzazione, completati dal lavoro d'ufficio, vengono inseriti nell'archivio per periodi di conservazione diversi a seconda della loro tipologia e tipologia. Nel 2019 rimane rilevante l'elenco dei tipi di documenti che indicano i periodi di conservazione dell'Ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558 come modificato il 16/02/2016.
Note esplicative, promemoria e altre note ufficiali vengono archiviate insieme ad altri documenti generati nel corso delle attività delle organizzazioni governative: corrispondenza, atti, domande per il rilascio di abbonamenti, domande per la perdita di certificati, ecc. Il loro periodo di conservazione nell'archivio è 5 anni.
Al suo centro promemoria‒ uno strumento per la corrispondenza commerciale all'interno di un'organizzazione, tra dipendenti che non sono subordinati tra loro. Nel caso in cui un dipendente scriva una nota ad un superiore, non si parlerà di nota ufficiale, ma di verbale.
Lo scopo della nota è spiegare e concordare aspetti delle questioni aziendali riguardanti il lavoro di un dipendente o dipartimento e relativi al lavoro di un altro dipendente o dipartimento. Viene scritta una nota nei casi in cui la comunicazione orale non è sufficiente ed è necessaria una richiesta documento.
Va notato che il promemoria è solo un documento ausiliario, non regolato dall'OKUD. Pertanto tutte le informazioni contenute nelle circolari non contengono ordini e istruzioni.
La forma scritta è gratuita. Tuttavia, come per ogni documento, è necessario seguire le regole generali per la redazione dei documenti, e cioè indicare:
- a chi è destinato (nome completo al dativo e posizione);
- nome del documento, data, numero della nota;
- un breve argomento o titolo della nota;
- il “corpo” della nota descrive la situazione attuale e specifica la richiesta, ovvero delinea le azioni dell'ordinante in relazione alla situazione;
- sono richieste la posizione del compilatore, la sua firma e il nome completo, talvolta anche le firme delle parti interessate.
Si consiglia di evitare parole non necessarie e schemi vocali complessi nella nota. È necessario affermare essenzialmente l'essenza del problema o della situazione e, se possibile, farlo brevemente. Poiché la banconota indica il suo numero di serie, è logico che tale le note vengono registrate in un apposito giornale. Il design dell'intestazione può essere centrale o angolare (attaccato al bordo del documento).
Per evitare opzioni diverse, ciascuna impresa sviluppa il proprio modulo di promemoria. In questo caso, puoi lasciarti guidare dalle regole della Federazione Russa GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati".
Sarà più facile per i dipendenti redigere documenti se dispongono di un documento approvato per ordine del manager. istruzioni di progettazione e con istruzioni generali per scrivere vari tipi di note (relazione, ufficiali, esplicative).
L'opzione ideale è posizionare campioni di scrittura accanto a tali istruzioni e/o fornire ai dipendenti moduli già pronti.
Per le imprese il cui flusso di documenti è in gran parte informatizzato, il registro di registrazione, i moduli di nota e i documenti finiti possono essere archiviati in una cartella separata, accessibile tramite la rete locale a tutti gli utenti interessati.
Esempio di scrittura di un promemoria
Dipartimento di automazione
Responsabile del reparto vendite
LLC "ADA" a I. N. Slavyansky
NOTA DI SERVIZIO
04.04.15 № 3-4/8
Informazioni sull'informazione degli utenti di PC
Il nuovo software verrà installato martedì 7 aprile 2017. Ti chiediamo di avvisare i gestori della necessità di trasferire tutte le informazioni di lavoro su un supporto rimovibile per evitare la loro perdita durante il processo di reinstallazione.
Responsabile del Dipartimento Automazione (firma)
A. P. Veniaminov
Un promemoria è una formalità vuota?
Naturalmente, per una piccola impresa, un promemoria può essere una formalità non necessaria che richiede tempo e fatica. Ma in una grande organizzazione con molti dipendenti e reparti, un promemoria può tornare utile. In questo caso, il promemoria svolgerà il ruolo promemoria scritto delle necessarie interazioni tra i dipartimenti.
Nelle grandi strutture, la negligenza nella stesura di un promemoria o la mancata stesura di esso può comportare una perdita di tempo nel chiarire eventuali circostanze, nella ricerca dei responsabili dei problemi e incoerenza nel lavoro dei dipartimenti.
Per visualizzare la necessità di un atteggiamento corretto nei confronti della documentazione ufficiale, immaginiamo la seguente situazione. In occasione di qualsiasi festività, il reparto pulizie assegna ai propri dipendenti un giorno lavorativo aggiuntivo per pulire tempestivamente l'area.
Se non si informa il dipartimento di sicurezza di ciò, potrebbe sorgere un malinteso. Ai lavoratori semplicemente non sarà permesso di entrare al posto di blocco, poiché il dipartimento di sicurezza non sa nulla degli eventi legati alle vacanze.
Domande sui promemoria
- Come scrivere una nota per convincere il direttore a finanziare l'acquisto di un computer (abbonamento a un giornale contabile), ecc.?
Contattare il direttore non è una comunicazione orizzontale e pertanto tale nota non sarà considerata ufficiale. Appello al capo - promemoria.
- Quale formato di foglio viene utilizzato per i promemoria?
Secondo GOST R 6.30-2003, i documenti sono redatti su fogli A4.
- È corretto apporre il timbro “Approvo” su un promemoria?
NO. Un memo è un metodo di comunicazione tra i dipartimenti. La risposta ad un quesito o ad una proposta di nota viene redatta come nota di risposta. In questo caso l'intestazione della risposta indica il numero della nota a cui è stata fatta la risposta.
I cittadini che lavorano in diversi campi di attività spesso devono affrontare situazioni impreviste, quindi sono interessati alla risposta alla domanda su come scrivere promemoria e dove trovare un campione?
Questo documento è uno dei metodi più apprezzati e comuni per aziende e dipendenti. In questo articolo ti spiegheremo come scrivere correttamente un promemoria e forniremo un promemoria di esempio come riferimento.
La necessità di scrivere un promemoria
Una nota interna è una forma di flusso di documenti all'interno di un'azienda, che consente di risolvere rapidamente le attuali situazioni di produzione in breve tempo. La nota è destinata a soddisfare le seguenti finalità:
- Informa rapidamente un funzionario di un problema attuale
- Fare proposte per eliminarlo o concordare un piano di azioni previste
L'invio di una nota apporta una serie di aspetti positivi al processo produttivo di un'impresa. Questo documento è una prova diretta del fatto che lo specialista, avendo scoperto un problema nel processo lavorativo di cui è responsabile, lo ha prontamente portato all'attenzione della direzione.
In situazioni in cui uno specialista non è in grado di affrontare autonomamente una situazione inaspettata che si è verificata e, con l'aiuto di una nota interna, la sottopone alla risoluzione da parte di altri specialisti, con questa azione si solleva dalla responsabilità per scarsa qualità o prematura risoluzione della questione problematica.
Non esiste una forma specifica per la nota, pertanto il documento viene redatto in qualsiasi forma e trasmesso al management, sia su supporto cartaceo che tramite mezzi di comunicazione elettronici.
Redazione di un promemoria
Abbiamo discusso sopra in quali casi è necessario scrivere e inviare una nota alla direzione. Consideriamo ora un esempio di redazione del documento che stiamo considerando e, come abbiamo detto sopra, non esiste una forma speciale per il promemoria, ma esistono requisiti generalmente accettati per il contenuto del documento.
Tra questi ci sono:
- Il destinatario della nota deve essere indicato nell'angolo in alto a destra del documento. È necessario scrivere il cognome, il nome, il patronimico e la posizione della persona a nome della quale viene redatto il promemoria.
- Sotto questi dati è scritto il numero e il titolo del documento.
- Successivamente, lo specialista rivela l'essenza della questione problematica che ha incontrato nel suo campo di attività presso l'impresa. Oppure descrive una situazione che non è in grado di affrontare da solo e richiede l'aiuto di altri specialisti.
- Successivamente, è necessario scrivere proposte per risolvere la situazione attuale. Oppure l'autore della nota indica le azioni che si aspetta dal funzionario a nome del quale viene presentato il documento.
- In fondo al documento sono indicati il cognome, il nome, il patronimico e la posizione della persona che ha inviato la nota.
Ogni cittadino che lavora può utilizzare questo modello di promemoria, se necessario.
Come scrivere un promemoria: esempio ed esempio di scrittura
Diamo un'occhiata a un esempio specifico di come scrivere un promemoria (esempio). L'esempio seguente contiene il testo di un promemoria, che può essere preso come esempio quando si scrive un documento commerciale.
Esempio di promemoria
Di seguito forniremo un esempio di scrittura di una nota su carta, in cui l'oggetto del ricorso e la persona giuridica a cui è indirizzata la nota, nonché l'essenza del problema, sono fittizi.
Al Direttore della OJSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoli Petrovich
Krasnodar, 15 luglio 2015
NOTA DI SERVIZIO
Dal 13 luglio 2015 il forno dell'officina calda dell'azienda è diventato inutilizzabile e per correggere il guasto è necessario acquistare pezzi di ricambio dall'elenco allegato di seguito. Il costo totale delle parti e del lavoro per eliminare il guasto è di 15.700 (quindicimilasettecento rubli 00 centesimi).
Attualmente, il limite del fondo per la riparazione e la manutenzione delle attrezzature è stato esaurito e le parti necessarie non sono disponibili. Per evitare tempi di inattività del negozio caldo, chiedo:
- Assegnare l'importo di denaro specificato in base all'elenco allegato al documento.
- Fornire una squadra di riparazione per eseguire interventi di sostituzione delle parti usurate.
Cordiali saluti, capo del negozio caldo Onoprienko Valeria Viktorovna.
Molte organizzazioni si scambiano informazioni tramite comunicazione elettronica, quindi la posta elettronica semplifica l'invio di un promemoria. Tale flusso di documenti all'interno dell'azienda presenta un evidente vantaggio: è la velocità con cui vengono prese in considerazione le richieste dei dipendenti.
Come scrivere un promemoria elettronicamente? Il documento non si discosta significativamente dalla classica versione cartacea. Un promemoria di esempio in formato elettronico non è quasi diverso dall'esempio discusso sopra. Una parte significativa del promemoria in formato elettronico sarà simile al nostro esempio. In particolare, una descrizione della situazione verificatasi e una serie di proposte presentate dal dipendente a titolo oneroso.
Ci sarà comunque una differenza: non sarà necessario indicare il destinatario nel promemoria. Nella email, nella riga “Indirizzo”, indicherai il nome dell'utente a cui è indirizzato il documento. Se è presente un solo indirizzo e-mail per l'intero dipartimento, nella riga "Oggetto" sarà necessario indicare il destinatario, ovvero il nome completo del funzionario a cui viene inviato il promemoria.
Inoltre, quando si utilizza la posta elettronica (la propria casella di posta), spesso è già presente una firma che viene inserita automaticamente nel testo. Ciò consente di risparmiare molto tempo, in particolare quando si scrive un promemoria. Se la tua casella di posta elettronica non consente l'identificazione del mittente (ad esempio, quando l'azienda ha una sola casella di posta elettronica), allora alla fine della lettera devi indicare la tua posizione e nome completo.
Non dimenticare che quando si invia un documento via email è importante richiedere la notifica che l'email inviata è stata letta dal destinatario. Per fare ciò, seleziona la casella appropriata. Tale avviso è la prova che hai effettivamente inviato una nota a un funzionario specifico in un determinato momento.