La necessità di audit interni è già diventata un luogo comune per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni. Non sempre le piccole imprese effettuano audit a causa del volume ridotto dei processi lavorativi, ma per alcune di esse tale controllo potrebbe portare molti vantaggi. Leggi come migliorare il processo, la pianificazione e la preparazione in questo articolo. Qui troverai anche informazioni sulla conduzione di un audit interno presso un'impresa, utilizzando un esempio.
Programma e calendario degli audit interni
La pianificazione di un'ispezione è una delle fasi molto importanti della preparazione. In questo momento, è necessario valutare la quantità totale di lavoro, determinare il programma e i tempi dell'audit, elaborare un programma di controllo, selezionare una metodologia appropriata e identificare innanzitutto le unità più problematiche.
Inoltre, in fase di pianificazione, è consigliabile cercare di tenere conto delle potenziali influenze esterne.
- Unitamente al piano viene redatto il programma di audit interno. Molto spesso, il programma ha una forma personale, tenendo conto degli aspetti più importanti soggetti al controllo in una particolare azienda. Questo documento descrive tutte le sfumature delle attività del revisore e include i seguenti punti:
- Lo scopo principale di condurre un audit interno.
- Ambito di applicazione.
- Definizioni e abbreviazioni.
- Informazioni su documenti aggiuntivi.
- Elenco dei responsabili della domanda.
- Descrizione del processo di audit.
- Programma e frequenza dei controlli.
- Preparazione di un piano di audit dettagliato.
- Preparazione dei documenti necessari.
- Sequenza di raccolta delle informazioni.
Sfumature della preparazione dei rapporti finali.
Ordine di condurre un audit interno (campione)
Ordine di svolgimento del controllo interno - 1
Ordine di svolgimento del controllo interno - 2
Quando un audit interno viene effettuato da una società terza, è necessario aggiungere un accordo all'ordine. Solo sulla base di questo documento è possibile firmare un contratto per lo svolgimento di un VA.
Le regole e la procedura per lo svolgimento dell'audit interno sono descritte di seguito.
La conduzione di un audit interno del SGQ al fine di conformarsi alla norma ISO 9001 è mostrata in questo video:
Esistono alcuni standard internazionali e russi per lo svolgimento degli audit interni. Allo stesso tempo, non è legalmente vietato sviluppare le proprie regole VA interne. La parte principale delle norme federali riguarda le attività dei revisori contabili terzi, regolandone il lavoro per garantire la qualità dei servizi forniti.
Allo stesso tempo, gli standard di audit interno creati da una determinata azienda non possono contraddire le norme federali e internazionali. Indipendentemente dal livello delle regole, sono tutte divise in più blocchi. Di questi, 3 sono obbligatori:
- Blocco n. 1 riflette le sfumature delle attività organizzative ed economiche dei revisori.
- Blocco n. 2 indica le responsabilità dei revisori, le modalità di acquisizione degli elementi probativi e la procedura per trarre conclusioni.
- Blocco n. 3 contiene regole per la selezione di metodi, documentazione e istruzioni di lavoro.
È importante capire che per ottenere dati affidabili da un audit, è necessario disporre di una struttura di audit con regole chiare. Solo attività sistematizzate secondo determinati standard possono dimostrare risultati chiari.
Passi passo dopo passo
A prima vista, condurre un audit interno è abbastanza semplice. Questa procedura prevede solo 3 passaggi:
- Preparazione preliminare.
- Raccolta di elementi probativi.
- Registrazione dei risultati delle ispezioni.
Spesso queste fasi vengono chiamate: preparatoria, lavorativa e finale. L'eliminazione o la negligenza di una qualsiasi delle fasi priva l'ascolto interno di qualsiasi significato.
- Nella fase di preparazione, è necessario pianificare e raccogliere i dati, i documenti e le varie informazioni necessari sull'oggetto del controllo.
- La fase operativa prevede l'applicazione diretta dei metodi di controllo selezionati, l'esecuzione di test, la ricerca di evidenze e la documentazione delle attività svolte.
- Nella fase finale, i risultati dell'audit vengono riassunti, viene eseguita un'analisi dell'audit e viene completata la preparazione della documentazione.
Risultati dell'implementazione
- Tutti i risultati VA devono essere in forma documentata per studi successivi. Molto spesso, i documenti significano moduli più piccoli. Indica non solo informazioni sulle carenze rilevate, ma anche proposte di modi per eliminarle. Inoltre, i risultati dell’audit interno riflettono necessariamente le possibili modalità per migliorare l’efficienza dei processi lavorativi.
- Oltre alla stesura delle relazioni e dell'altra documentazione di audit, è necessaria un'altra procedura. È importante chiarire in anticipo i criteri per l'efficacia del lavoro degli ispettori e, al termine dell'audit interno, analizzare la qualità del controllo effettuato.
- Spesso questi criteri includono il rispetto dei tempi di ispezione stabiliti, la presenza di commenti completi e chiari su tutti i punti studiati e l'indicazione di potenziali problemi in futuro. È inoltre necessario analizzare le attività dei revisori per il rispetto delle norme di ispezione e il corretto utilizzo dei vari metodi di controllo. Altro criterio è la disponibilità, completezza e tempestività nel fornire la documentazione relativa all'ispezione effettuata.
Quando si conduce un audit interno, la sua preparazione gioca un ruolo importante (e non dimenticatelo!). Senza una parte preparatoria eseguita adeguatamente, è impossibile un lavoro di alta qualità da parte degli ispettori. Non esiste un sistema di audit unificato; ogni azienda combina in modo indipendente i metodi di controllo, quindi vale la pena prestare particolare attenzione alla preparazione, all'audit stesso e all'analisi dell'efficienza del lavoro.
La conduzione di un audit interno del sistema di gestione è descritta in questo video:
Gli Standard Internazionali per la Pratica Professionale dell'Internal Auditing (IPSIA) richiedono la formazione di un piano di audit interno basato sul rischio, in particolare, sulla base di una valutazione del rischio formalizzata condotta almeno una volta all'anno.
Approccio canonico.
Naturalmente, l’approccio canonico può essere definito un approccio basato su una valutazione del rischio esistente. C'è un bel sito web su questo sito in cui mostrerò gli approcci alla creazione di un piano di lavoro di audit interno per l'anno.
Esiste quindi un registro dei rischi con le aspettative matematiche calcolate del rischio attuale e residuo. È necessario iniziare classificando i rischi per l’audit interno.
La prima cosa da determinare è quale aspettativa matematica utilizzare per classificare i rischi. La mia opinione è che devi classificarti in base a quello attuale. La logica è più o meno la seguente: il management insisterà sempre sul fatto che "sì, per noi va tutto male adesso (o, beh, va tutto bene), ma nel prossimo futuro le cose peggioreranno (o miglioreranno ancora)". Come dimostra la pratica, il prossimo futuro non sempre arriva rapidamente (dopo tutto, la durata della vita umana è insignificante in termini di tempo di esistenza dell'universo, e su questa scala il prossimo futuro è addirittura di 100 anni). Pertanto, il piano di ispezione è stato redatto sulla base delle attuali aspettative matematiche. Ma in teoria, ammetto una situazione in cui il piano di audit viene redatto sulla base sia dell'aspettativa matematica dei rischi residui sia della variazione del delta tra l'aspettativa matematica del rischio attuale e quello residuo. La logica di quest'ultimo è quella di verificare l'efficacia degli sforzi compiuti dal management
Nel determinare l'intensità del lavoro, non è necessario tenere conto della velocità del processo decisionale da parte del management. Se un determinato manager si prende una pausa di tre settimane per ferie, la persona del dipartimento di audit interno deve essere impegnata con qualcos'altro. Sì, esistono diversi tipi psicologici e anche tra i revisori interni. Sento che più cose devo fare, più riesco a portarle a termine. Forse questa è solo una mia particolarità: lo stress aiuta alcune persone e ostacola altre. Ma la resistenza allo stress sembra essere necessaria per tutti i posti vacanti.
Pianificazione.
Alcuni ovvi suggerimenti per la pianificazione.
Suggerimento numero 1. Se nel corso dell'anno sono previsti grandi cambiamenti nelle curve di processo, è consigliabile programmare l'audit per gennaio-febbraio (un chiaro esempio dal programma sopra riportato è l'audit dell'attuale sistema di approvvigionamento).
Suggerimento n.2. Se la direzione ha indicato la data di esecuzione del 33 marzo, allora è consigliabile iniziare l'audit di esecuzione del processo il 34 marzo.
Suggerimento n.3. Non pianificare viaggi d'affari per luglio-agosto. Certo, le escursioni in estate sono molto più interessanti che in inverno (anche se per me è più comodo in inverno perché non ci si bagna di sudore). Ma i biglietti e gli altri alloggi sono molto più economici a febbraio o novembre. Non stiamo parlando di compiti non programmati: qui, se serve qualcosa, serve immediatamente.
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Oggi, il concetto di “audit interno” è diventato molto diffuso nel mondo degli affari. Molte grandi imprese e aziende preferiscono creare i propri servizi e dipartimenti di audit interno, formando i propri dipendenti. Inoltre, nel mercato del lavoro c'è una domanda in costante crescita di specialisti che abbiano le conoscenze pertinenti e abbiano un diploma internazionale.
Compiti di audit interno presso l'impresa
L'audit interno di un'impresa è un'attività volta a fornire consulenza e garanzie obiettive e indipendenti per migliorare le attività dell'impresa. Lo scopo dell'audit interno è valutare i rischi, trovare modi per ridurli e anche aumentare la redditività dei processi aziendali.
Le consultazioni con i revisori comprendono la valutazione, l'analisi e il reporting sulla produttività e l'affidabilità dei processi. Sono indirizzati direttamente all'amministrazione dell'organizzazione.
I compiti principali dell'audit interno dell'impresa:
- verificare i sistemi di controllo interno per determinare il livello di efficienza dei dipartimenti;
- sviluppo di un sistema integrato di gestione dei rischi, analisi del suo funzionamento, nonché creazione di misure per ridurli;
- controllo sul rispetto dei principi di governo societario.
La necessità di introdurre l’audit interno
Recentemente in Russia ci si è concentrati sulla separazione delle funzioni di gestione e proprietà aziendale. I proprietari implementano una strategia generale per lo sviluppo dell'organizzazione e gestiscono le direzioni principali e, di norma, assumono i top manager per risolvere problemi piccoli e quotidiani. In questo caso, l'impresa utilizza uno strumento per monitorare lo stato delle cose: audit interno o esterno. Permette ai proprietari di ottenere una valutazione completa e obiettiva delle attività dell'intera organizzazione.
L’attuazione dell’audit interno nelle aziende russe non è stata meno influenzata dalla legge federale “sulla contabilità” del 6 dicembre 2011. Secondo l'articolo 19, dall'inizio del 2013, assolutamente tutte le entità economiche devono esercitare un controllo interno sulle attività economiche.
Lista di controllo per l'audit interno
Il controllo della contabilità e della contabilità di gestione, nonché di altre aree di attività, dovrebbe avvenire in tutte le imprese. Tuttavia, è importante conoscere le caratteristiche di questa procedura. Tutti i processi devono susseguirsi in modo ordinato. Perché è proprio grazie al rispetto di questo requisito che è possibile evitare molti errori e problemi durante l'esecuzione di un audit da parte delle autorità di regolamentazione. La compilazione di una lista di controllo semplifica notevolmente il processo. È molto difficile esagerare il suo ruolo.
Cosa devi sapere sulla lista di controllo
Questo documento consiste in un elenco di domande dettagliate riguardanti l'audit in corso. La lista di controllo non ha un formato specifico stabilito dalla legge. È necessario però seguire alcune regole nella stesura e nella compilazione dello stesso. Questo è ciò che ridurrà la probabilità di problemi durante il processo di audit.
Infatti, con l'aiuto di una lista di controllo, è possibile risolvere un numero sufficientemente elevato di problemi e compiti non solo durante l'audit, ma anche durante le attività in corso dell'impresa. Questo documento può essere utilizzato da varie organizzazioni, agenzie di regolamentazione e dai loro funzionari.
Utilizzando la checklist è possibile risolvere i seguenti problemi:
- pianificare correttamente l'audit in conformità alle norme di legge;
- effettuare un controllo intermedio e selettivo, condurre un'efficace gestione del tempo;
- garantisce che non vengano tralasciate parti importanti dell’audit;
- è uno dei mezzi di memoria;
- semplifica l'auditing;
- con il suo aiuto, l'audit è completo, strutturato e olistico, ecc.
L'atto legislativo che regola la redazione del presente documento è la legge federale n. 307 del 30 dicembre 2008 “Sulle attività di revisione contabile”.
È possibile trovare un esempio di lista di controllo per l'audit interno.
Audit interno del SGQ
SGQ - sistema di gestione della qualità - una delle parti dell'intero sistema di gestione aziendale, creato per garantire e controllare la stabilità dell'attività economica, l'alta qualità e la minimizzazione dei costi per la produzione di prodotti o la fornitura di servizi.
Secondo il SGQ, la struttura della documentazione è la seguente:
- requisiti di qualità (manuale della qualità);
- obiettivi e politiche nel campo della qualità dei prodotti e dei servizi;
- processi documentati richiesti;
- regolamenti di procedure, istruzioni di lavoro;
- registrazioni di qualità.
L'audit dei sistemi di gestione della qualità non è regolato né dalla legislazione federale né da quella internazionale. Pertanto, non esistono norme legislative obbligatorie che definiscano la procedura e le regole per lo svolgimento di un audit dei sistemi di qualità presso un'impresa. Ciò si spiega con il desiderio volontario dell’organizzazione di certificare i sistemi di qualità. E anche tutto il lavoro che accompagna la costruzione e l'implementazione di un sistema qualità è un'iniziativa volontaria.
Di conseguenza, le organizzazioni che effettuano audit del SQ possono svolgere le proprie attività senza licenze aggiuntive o altri permessi. E ancora di più, questi documenti non sono necessari per effettuare l’audit interno. Nonostante ciò, esistono norme particolari che regolano lo svolgimento degli audit del SQ. Ad esempio, la norma ISO 19011:2011, denominata “Linee guida per l’audit dei sistemi di gestione”. Può essere utilizzato per audit interni ed esterni.
Ordine di svolgimento di un audit interno
Un ordine di svolgimento di un audit interno è un documento interno redatto dal capo della società e stabilisce:
- date dell'audit;
- un gruppo di revisori interni e specialisti responsabili della sua attuazione;
- fornire le condizioni per lo svolgimento dell'audit interno;
- controllo sulla revisione.
Come diventare uno specialista dell'audit interno
Ogni giorno cresce la domanda di specialisti in grado di svolgere il controllo interno di un'impresa. Ma anche i requisiti per loro stanno aumentando. Devono avere conoscenze nel settore finanziario, comprendere il controllo interno e la governance aziendale, conoscere gli standard di audit interno nazionali e internazionali e comprendere anche le specificità dell'attività che deve essere analizzata.
La formazione online viene in soccorso dei professionisti finanziari sempre impegnati. I corsi online ti consentono di studiare senza interrompere la tua attività principale, a casa o al lavoro, in condizioni comode, confortevoli e familiari. La qualità dell'apprendimento a distanza non è inferiore e spesso supera quella dell'apprendimento in presenza, grazie al coinvolgimento di insegnanti altamente qualificati, un sistema di corsi modulare, test online e molto altro.
Diplomi e certificati in audit interno
Per ottenere un diploma che confermi le tue qualifiche nel campo dell'audit interno, dovresti scegliere un programma internazionale presso un istituto straniero. Oggi gli specialisti russi hanno accesso a programmi come IPFM, IFA, ICFM e CIA.
3. Riferimenti normativi
ISO 9000:2005 – “Sistemi di gestione per la qualità. Fondamenti e vocabolario."
ISO 9001:2008 – “Sistema di gestione per la qualità. Requisiti".
ISO 19011:2002 – “Linee guida per la verifica dei sistemi di gestione della qualità e/o ambientale”.
4. Termini, abbreviazioni e simboli
Termini e definizioni:
L'audit (verifica) è un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere prove di audit e valutarle in modo obiettivo al fine di determinare il grado di soddisfazione dei criteri concordati (ISO 9000:2005).
Un auditor è una persona che ha dimostrato le qualità personali e le competenze richieste per condurre un audit (ISO 9000:2005).
Gruppo di revisori - uno o più revisori che effettuano l'audit con l'assistenza (se necessario) di specialisti tecnici.
Abbreviazioni utilizzate:
DP – procedura documentata
SGQ – sistema di gestione della qualità
Leggenda:
Operazioni del processo di biforcazione/unione
5. Descrizione del processo
5.1 Fondamenti
L'audit del SGQ presso KPMS viene effettuato con l'obiettivo di:
- determinare il livello di conformità del SGQ ai requisiti della norma ISO 9001:2008;
- determinare il livello di conformità del SGQ con i requisiti dei documenti normativi interni.
L'audit può essere effettuato programmato (sulla base del piano annuale di audit) e non programmato (sulla base dell'ordine del direttore generale).
La frequenza degli audit programmati dovrebbe essere almeno una volta ogni sei mesi.
Il responsabile della qualità è responsabile dell'organizzazione degli audit.
Il lead auditor è responsabile della conduzione degli audit.
Il piano annuale di audit interno viene sviluppato e approvato entro il 20 dicembre. Il piano annuale di audit interno è sviluppato dal responsabile della qualità. Quando si pianificano gli audit interni del SGQ, è previsto un audit obbligatorio di ciascuno dei dipartimenti, di ciascuno dei processi e di ciascuno dei requisiti della ISO 9001:2008.
Prima dell'inizio di ciascun audit, viene sviluppato un programma di audit. Il programma viene sviluppato una settimana prima della data dell'audit.
Per condurre gli audit interni, tra i dipendenti dell'azienda vengono nominati un revisore principale, revisori dei conti e specialisti tecnici. Le candidature del revisore capo e dei revisori sono determinate dal Commissario della qualità. La nomina del responsabile della revisione e dei revisori dei conti è effettuata con provvedimento del Direttore Generale del Personale. L'ordinanza può indicare la durata dell'incarico. Se il termine non è specificato, i revisori dei conti (revisori) si considerano nominati a tempo indeterminato e perdono la qualità di revisore solo sulla base dell'ordine del direttore generale di nominare un nuovo revisore dei conti (auditor) o in caso di licenziamento dalla società.
Gli specialisti tecnici vengono assegnati (se necessario) a ciascun audit su raccomandazione del revisore capo. La nomina di specialisti tecnici viene effettuata affinché l'organizzazione effettui un audit interno.
Quando si elabora un programma di audit, la distribuzione di revisori e specialisti tecnici tra gli oggetti di ispezione dovrebbe escludere la possibilità che ispezionino le unità in cui lavorano revisori e specialisti tecnici.