Tutte le organizzazioni che utilizzano veicoli per lavoro devono tenere un registro delle lettere di vettura. È obbligatoria una forma unificata di diario di viaggio? Qual è il periodo di conservazione e qual è la procedura per compilarlo? Nel nostro articolo troverai le risposte alle domande di cui sopra, nonché un esempio di registro di viaggio delle lettere di vettura.
Concetto generale di lettera di vettura
Le organizzazioni e i singoli imprenditori che utilizzano veicoli di varie categorie nel loro lavoro sono tenuti a rilasciare lettere di vettura ai conducenti. La lettera di vettura è un documento che dà al conducente il diritto di utilizzare un veicolo. Visualizza informazioni sul percorso, sul consumo di carburante e sulle prestazioni del conducente.
NOTARE CHE! Dal 01/03/2019 la lettera di vettura viene emessa tassativamente per un turno o per un volo, a seconda di quale periodo è più lungo. È impossibile redigere una lettera di vettura per un mese.
Per scoprire se ci sono caratteristiche specifiche di una lettera di vettura emessa da un singolo imprenditore, leggi l'articolo "Quali sono le caratteristiche di una lettera di vettura per singoli imprenditori (modulo)?" .
Informazioni generali sul registro dei movimenti della lettera di vettura
Per controllare il movimento delle lettere di vettura emesse, è necessario conservare un registro del movimento delle lettere di vettura nel modulo 8, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 28 novembre 1997 n. 78. Tuttavia, dal 01/01/ 2013 in connessione con l'entrata in vigore della legge "Sulla contabilità" del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, i moduli unificati non sono più obbligatori.
Pertanto, un'organizzazione o un singolo imprenditore può sviluppare la propria forma di lettera di vettura o integrare quella unificata con le informazioni necessarie. La decisione sulla forma adottata del diario di viaggio è fissata con ordinanza. La sua applicazione può essere specificata anche nel principio contabile.
Leggi come viene emesso tale ordine.
Di norma, il giornale viene rilasciato per un periodo non superiore a 1 anno, ma se necessario questo periodo può essere ridotto a 1 mese. Il diario di viaggio deve essere conservato per almeno 5 anni.
La procedura per la compilazione del registro del traffico, la registrazione e l'emissione delle lettere di vettura
Il registro di movimentazione, registrazione ed emissione delle lettere di vettura è composto da due parti:
- Un frontespizio su cui è scritto il nome dell'organizzazione o del singolo imprenditore, il codice OKPO e il periodo per il quale è compilato il diario.
- La parte tabellare, che indica:
- numero della lettera di vettura e data di emissione;
- dati dell'autista e matricola del personale;
- numero del box auto;
- firme delle persone responsabili della tenuta del giornale:
- autista: informazioni sulla ricezione di una lettera di vettura;
- dispatcher (dipendente che svolge le sue funzioni) - sulla ricezione di documenti dall'autista;
- contabile - sul controllo e sull'accettazione della lettera di vettura per la contabilità.
Se necessario viene anche fatta una nota.
Le informazioni su tutte le lettere di vettura emesse vengono inserite nel registro di emissione delle lettere di vettura. Non ci sono eccezioni in questo caso. La rivista ha numerazione continua ed è mantenuta in ordine cronologico. Dopo che il diario è completamente compilato, viene cucito, sigillato e firmato dal manager.
La tenuta del giornale è affidata a un dipendente nominato per ordine del dirigente o a un dipendente il cui contratto di lavoro prevede la responsabilità della tenuta del registro delle lettere di vettura.
Le responsabilità per la compilazione delle lettere di vettura e del relativo giornale di bordo possono essere trasferite a un'altra persona giuridica o singolo imprenditore sulla base di un contratto di servizi. In questo caso la responsabilità della compilazione delle lettere di vettura e del relativo giornale di bordo è affidata ai dipendenti della controparte coinvolta.
Scarica un registro di esempio delle lettere di vettura (modulo 8)
Molte organizzazioni incontrano alcune difficoltà durante la compilazione di un diario di viaggio. Per comodità dei lettori, abbiamo preparato un esempio di compilazione del diario di viaggio, che potete scaricare cliccando sul link.
Risultati
Il registro della lettera di vettura deve essere compilato per le organizzazioni e i singoli imprenditori che utilizzano veicoli nel loro lavoro. Questo è uno dei documenti che confermano i costi del carburante presi in considerazione nella determinazione della base imponibile per l'imposta pagata sul reddito. Inoltre, il diario funge da fonte di informazioni per il calcolo dei salari per i conducenti dell'organizzazione, poiché riflette in dettaglio le informazioni sul loro lavoro.
Tutte le organizzazioni che utilizzano veicoli nello svolgimento delle proprie attività sono tenute a tenere un registro delle lettere di vettura. La legge impone requisiti speciali per la tenuta e la compilazione di questo giornale. Ve ne parleremo più nel dettaglio più avanti nel nostro articolo.
La rivista è composta da più parti.
Prima pagina:
- Denominazione legale dell'impresa.
- Dettagli dell'organizzazione (OKPO).
- Periodo di registrazione.
Sezione della tabella con informazioni:
- Numero della lettera di vettura e data effettiva di emissione all'autista.
- Informazioni sul conducente (nome completo e numero del personale).
- Numero di garage dell'auto.
- Firme delle persone autorizzate e responsabili (autista, spedizioniere, contabile).
Il giornale di registrazione ed emissione delle lettere di vettura ha la cosiddetta numerazione continua e deve essere mantenuto in ordine cronologico. Non appena il libro contabile è completato, deve essere cucito e vistato con il sigillo dell'impresa e la firma del proprietario dell'impresa.
Fondamentalmente, nelle imprese, il giornale contabile viene compilato da un contabile utilizzando la documentazione primaria o da un altro dipendente autorizzato dell'organizzazione, il cui contratto di lavoro recita. In singoli casi, la responsabilità di conservare e registrare i biglietti di viaggio è affidata a un'organizzazione terza (se la contabilità è esternalizzata). In questo caso, tra le parti viene firmato un accordo con i termini di cooperazione, diritti e obblighi reciproci. La legislazione della Federazione Russa consente questa opzione. Inoltre, è possibile inviare il documento in formato elettronico.
Se è necessario apportare correzioni al diario di viaggio, dovresti lasciarti guidare dalle normative legislative. Le correzioni nel giornale, come negli altri documenti primari, dovrebbero essere apportate cancellando facilmente i dati errati e creando una nuova registrazione con data, firma e sigillo.
Un esempio di compilazione della rivista può essere scaricato gratuitamente.
A livello legislativo, ogni organizzazione che utilizza veicoli per svolgere attività commerciali o produttive è tenuta a tenere un registro dei documenti di viaggio. Devono essere compilati secondo lo standard secondo il modulo n. 8. Questo documento è considerato la documentazione primaria, che conferma effettivamente i costi di carburante e lubrificanti, consente di pianificare i costi e ridurre i pagamenti fiscali. Inoltre, è necessario un registro per gli accantonamenti dei conducenti.
Gli imprenditori e le organizzazioni che utilizzano veicoli a motore nelle loro attività emettono lettere di vettura per ogni viaggio. Questi moduli riflettono il consumo di carburante e altri indicatori di prestazione. Ogni documento emesso viene annotato nell'apposito registro, denominato registro della lettera di vettura. Per questo è stata sviluppata una forma unificata. Puoi scaricare un campione gratuito alla fine dell'articolo.
Il giornale di registrazione della lettera di vettura ha un modulo unificato n. 8, approvato dal Comitato statistico statale della Federazione Russa nel 1997. Imprenditori e organizzazioni possono ancora utilizzare questo modello oggi. Allo stesso tempo, dal 1 gennaio 2013 è in vigore la legge n. 402-FZ "Contabilità" del 6 dicembre 2011. In base a tale legge l'uso della modulistica unificata non è obbligatorio.
Per quanto riguarda la tenuta del registro dei biglietti di viaggio per il 2018, vale la pena considerare una serie di punti:
- Il registro è aperto per un periodo massimo di 1 anno.
- Il manager stesso determina la durata del diario.
- Se il manager decide di rifiutarsi di utilizzare un modulo unificato, è necessario creare il proprio campione, che conterrà gli stessi dettagli.
- La durata di conservazione della rivista è di almeno 5 anni (come per gli altri documenti primari).
Importante! Prima di cancellare il diario, è necessario assicurarsi che la durata di conservazione dell'ultimo modulo in esso registrato sia scaduta. In caso contrario non sarà possibile confermare il controllo.
Dopo aver preso appunti nel registro, è necessario apporre le firme. I dati inseriti vengono confermati dal contabile, dal dipendente che tiene il registro e dall'autista stesso. Alla fine della forma unificata della tabella c'è una colonna per i commenti. Non è necessario compilarlo. In alcuni casi contiene il nome della località in cui si trovava il conducente o altri contrassegni aggiuntivi.
Modulo di esempio: dettagli richiesti
A partire dal 2018, il modulo standard è sotto forma di documenti rilegati. La pagina contiene una tabella di 9 colonne. Quando sviluppi un campione per la tua azienda, puoi disporli nell'ordine più conveniente, rimuovere colonne non necessarie o includerne di aggiuntive.
Nella prima pagina del modello di diario di viaggio sono indicati il nome dell'impresa o dell'organizzazione e il periodo di tenuta del registro. Nei campi appositamente designati a destra vengono inseriti i codici per OKUD e OKPO.
- Numero della lettera di vettura.
- Data di emissione del documento.
- Dettagli del conducente. Inserisci il tuo nome completo e il numero del personale.
- Numero dell'auto.
- Firme dell'autista, dello spedizioniere (con la data in cui il modulo è stato ritirato dall'autista) e del contabile (con la data di accettazione della documentazione).
- Ulteriori informazioni. Se necessario, compilare l'ultima colonna.
Tutte le altre pagine vengono stampate utilizzando lo stesso modello. Nella maggior parte dei casi, nelle righe vengono immessi all'incirca gli stessi dati. Una volta esaurite le pagine libere, il registro di viaggio delle lettere di vettura dovrà essere inviato all'archivio. Lì verrà conservato per 5 anni (secondo le regole della documentazione primaria).
A chi è affidata la tenuta del registro?
Il giornale contabile è tenuto da un dipendente nominato per ordine del direttore o del singolo imprenditore. Inoltre, questo può essere affidato a un dipendente il cui contratto di lavoro prevede già questa responsabilità.
Un'altra opzione è che il manager abbia il diritto di assumere un'organizzazione terza o un singolo imprenditore per mantenere la rivista. Per documentare tale cooperazione, viene completato un contratto di servizio.
Indipendentemente da chi annota la tabella, la procedura contabile non cambia:
- per ogni lettera di vettura viene effettuata una registrazione;
- i moduli sono contrassegnati in ordine cronologico;
- le pagine sono numerate consecutivamente.
Se il periodo per il quale è stato emesso il documento è scaduto, il giornale di bordo per l'emissione delle lettere di vettura viene cucito e firmato. È necessario assicurarsi che tutte le pagine del registro siano numerate.
Perché è necessario tenere traccia dei documenti di viaggio?
Per legge, ogni imprenditore (o organizzazione) che utilizza l'auto per la propria attività è tenuto a fornire le lettere di vettura e a tenerne conto nel registro. Il modulo stesso contiene informazioni complete sul viaggio: dettagli dell'autista, percorso, caratteristiche del carico.
La lettera di vettura serve come prova del consumo di carburante durante il trasporto. Sulla base di questo documento, il contribuente può ammortizzare i costi del carburante per i veicoli. Inoltre, i dati contenuti nei documenti semplificano la contabilità e le buste paga per gli autisti.
Abbiamo discusso delle modifiche nella progettazione delle lettere di vettura nel 2017, nonché di un esempio di compilazione di una lettera di vettura nelle nostre consultazioni separate. In questo materiale parleremo del giornale per la registrazione del movimento delle lettere di vettura.
Chi dovrebbe tenere un diario di viaggio?
Le organizzazioni e i singoli imprenditori che forniscono servizi di trasporto sono tenuti a registrare le lettere di vettura emesse nel giornale di registrazione delle lettere di vettura (comma 1, articolo 1, comma 1, articolo 6 della legge federale dell'08.11.2007 n. 259-FZ, comma 17 dell'Ordine di Ministero dei Trasporti del 18.09.2008 n. 152).
Altre persone che utilizzano veicoli possono tenere un registro delle lettere di vettura a propria discrezione. L'utilizzo di tale registro consentirà di controllare la tempestività dell'emissione delle lettere di vettura e, di conseguenza, la cancellazione dei carburanti e dei lubrificanti consumati dai veicoli, le cui informazioni sull'utilizzo si riflettevano nelle corrispondenti lettere di vettura.
Modulo diario di viaggio
Il giornale per la registrazione del movimento delle lettere di vettura (modulo n. 8) è stato approvato con la risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 28 novembre 1997 n. 78.
Diario di viaggio (modulo 8): scaricalo in Excel
Si precisa che questo giornale viene tenuto per monitorare lo spostamento delle lettere di vettura emesse all'autista e la consegna delle lettere di vettura elaborate al reparto contabilità.
L'organizzazione e il singolo imprenditore, se necessario, possono sviluppare il modulo del giornale in modo indipendente.
Diario di viaggio: compilazione campione
Facciamo un esempio di compilazione di un giornale per la registrazione del movimento delle lettere di vettura utilizzando l'esempio di un modulo approvato
Quindi proviamo a capirlo Un singolo imprenditore ha bisogno di un giornale per l'emissione delle lettere di vettura? e come organizzarlo?
Il giornale per l'emissione delle lettere di vettura viene compilato dalla persona responsabile di qualsiasi azienda che effettua regolarmente trasporti. Registra i documenti di accompagnamento rilasciati all'autista per ogni viaggio.
La legislazione del 2017 non impone l'adesione al modulo n. 8. Un imprenditore ha il diritto di sviluppare il proprio documento.
Il modulo deve contenere i seguenti dettagli:
- numero di serie della registrazione;
- data di rilascio del foglio al vettore;
- informazioni sul conducente e sul veicolo;
- data di arrivo e fornitura dei documenti di guida allo spedizioniere;
- momento dell'accettazione della documentazione da parte del contabile;
- firma dell'autista, dell'economista e dello spedizioniere;
- note.
La procedura per il mantenimento di un giornale per l'emissione di lettere di vettura obbliga il dirigente aziendale a inserire tutti i punti di cui sopra nel suo documento e ad approvarlo tramite ordine interno. Se compilato in formato cartaceo, sulla copertina devono essere indicati il titolo, il periodo di copertura e il nome dell'imprenditore. Di solito un documento viene creato per un anno solare.
Procedura per la compilazione del giornale
La compilazione del giornale per l'emissione delle lettere di vettura è affidata a un contabile o altro rappresentante dell'impresa. Lo status di una persona è confermato da un ordine interno. Un dipendente può essere ritenuto responsabile della conservazione errata di un documento. Puoi anche affidare la compilazione del giornale per l'emissione delle lettere di vettura a un'altra organizzazione in base a un contratto di servizio.
I dati devono essere inseriti ogni volta che viene rilasciato un foglio all'autista e al suo ritorno da un viaggio. Anche i documenti di viaggio danneggiati o emessi per errore devono essere menzionati nel giornale e avere un proprio numero di serie.
Il dipendente addetto all’emissione dei fogli e alla compilazione del giornale deve conoscere le seguenti regole:
- per ciascun veicolo viene rilasciata una carta di circolazione primaria separata;
- se al viaggio partecipano più conducenti il foglio dovrà essere rilasciato a ciascuno di essi;
- il documento di viaggio è valido per non più di un mese: se il viaggio viene posticipato, viene rilasciato un altro documento, ma le informazioni sul primo e sul secondo modulo vengono inserite nel diario.
Tra le responsabilità del dipendente rientra il controllo dei dati inseriti nelle lettere di vettura. Per ogni tipo di fondo viene emesso un documento di una determinata forma. Ad esempio, per le automobili - modulo n. 3 e per i camion - n. 4-s.
Oltre ai veicoli inclusi nella flotta aziendale, il registro può registrare dati sulle auto personali del personale utilizzate dai dipendenti per scopi ufficiali. In questo caso, documentare un viaggio con la propria auto servirà come base per maturare un compenso al dipendente.
La tenuta del giornale per l'emissione delle lettere di vettura è stata semplificata con l'avvento dei programmi di contabilità che consentono di generare documentazione online. Sono stati sviluppati interi complessi che consentono il flusso di documenti non solo per gli economisti, ma anche per gli spedizionieri, gli ingegneri del supporto tecnico e i meccanici.
Come viene compilato il giornale per l'emissione delle lettere di vettura? Di seguito è presentato un esempio.
Dettagli richiesti:
- Immettere il numero di serie del documento. Tutte le informazioni sono inserite in ordine cronologico.
- La data di emissione del foglio è inserita nel formato GG.MM.AA.
- Immettere il nome completo e il numero del personale del dipendente.
- Inserisci il numero del veicolo.
- L'autista firma per aver ricevuto il foglio.
- La colonna seguente viene compilata dallo spedizioniere quando riceve la documentazione dall'autista. Questo fatto è certificato da una firma.
- La colonna successiva è gestita da un contabile o da una persona responsabile del flusso di cassa. Viene compilato durante la verifica dei dati. Potrebbe anche essere un leader. Vengono aggiunte la data e la firma.
- Le note indicano caratteristiche come la complessità del percorso e le specificità del viaggio.
Il giornale per l'emissione delle lettere di vettura è cucito e le pagine sono numerate. Viene certificato dal responsabile con sigillo e firma. Il periodo di conservazione dei documenti è di 5 anni.
Ogni impresa è responsabile delle informazioni inserite nel giornale per l'emissione delle lettere di vettura. Un riempimento di esempio è simile al seguente:
Nel video: Compilare correttamente la lettera di vettura