Operazioni di ricevimento
Quando si accettano contanti da un rappresentante di un'organizzazione, viene redatto quanto segue:
1) se le banconote della Banca di Russia sono accettate - un annuncio per depositi in contanti;
2) se sono accettate banconote di paesi esteri - ordine di ricevuta di cassa.
Il bando per i contributi in denaro è composto da 3 parti:
1) pubblicità - rimane al cassiere;
2) ricevuta - rilasciata a un rappresentante di una persona giuridica;
3) ordine - trasferito al reparto contabilità.
Azioni di un addetto al registratore di cassa. Accettato l'annuncio per un contributo in contanti, il cassiere verifica la presenza di tutti i dettagli su di esso e la presenza della firma del depositante. Firma tutte e 3 le parti del documento e lo consegna alla cassiera.
Azioni di un cassiere. Il cassiere controlla l'annuncio, fa attenzione alla presenza delle firme del cliente e del cassiere sul documento, controlla la firma del cassiere con il campione, appone la sua firma sul documento e mette il timbro “ricevuta registratore di cassa” sulla ricevuta. Accetta contanti da un rappresentante di una persona giuridica: accetta banconote tramite conteggio dei fogli, monete per cerchi. Necessariamente
Il cassiere controlla l'autenticità e la validità di ciascuna banconota. Se tra le banconote il cassiere individua quelle di mancato pagamento, chiede di sostituirle; se sono dubbie, le accetta per l'esame;
Se l'importo effettivo in contanti non corrisponde all'importo indicato nell'annuncio, il cliente è invitato a riemettere il documento per l'importo effettivo. In questo caso il cassiere cancella l'annuncio, firma e inserisce il documento nella cartella con i documenti annullati. Se l'importo effettivo corrisponde a quello indicato nell'annuncio, allora il cassiere firma e la transazione è completata.
Spese transazioni in contanti con legale
Per le transazioni di spesa con persone giuridiche:
1) quando si emettono banconote della Banca di Russia, viene emesso un assegno in contanti;
2) quando si emette valuta estera - un ordine di pagamento in contanti.
L'assegno in contanti viene emesso secondo un rigoroso modulo di segnalazione. Il modulo presenta alcuni elementi di sicurezza (filigrana, microimmagine, numero di stampa e serie).
L'assegno in contanti è composto da 2 parti:
1) colonna vertebrale;
Dopo aver emesso un assegno in contanti, questo viene separato dalla contromatrice; la contromaschera rimane nel libretto degli assegni dell'impresa.
Azioni di un addetto al registratore di cassa. Il cassiere, ricevuto l'assegno in contanti, verifica la presenza di tutti i dettagli. Verifica le firme dei gestori del conto con le firme sulla carta campione, quindi firma l'assegno e lo consegna alla cassiera.
Azioni di un cassiere. Il cassiere, ricevuto l'assegno, verifica la presenza di tutti i dettagli, presta attenzione alla firma del cassiere, controlla la sua firma con il campione, prepara l'importo in contanti per l'emissione, quindi chiama il cliente tramite il numero dell'assegno, chiede di presenta il passaporto, controlla i dettagli del passaporto con quelli indicati sul retro dell'assegno, chiede di indicare l'importo che il cliente riceve, quindi consegna al cliente l'importo in pacchetti interi o incompleti.
Il cassiere chiede al cliente se ricalcolerà l'importo. Se un cliente desidera ricalcolare l'importo, un impiegato della banca lo accompagna in un luogo appositamente designato e, se necessario, è tenuto a essere presente durante il ricalcolo, al cliente vengono fornite attrezzature bancarie speciali;
Si accettano le pretese del cliente relative all'autenticità e alla pagabilità delle banconote al momento della loro emissione.
Le banconote di un taglio non possono essere scambiate con banconote di un altro taglio al momento della ricezione. Il cambio e il cambio delle banconote viene effettuato come un'operazione separata, effettuata a pagamento. Se il cliente rifiuta di contare il denaro al momento del ricevimento, le sue ulteriori pretese non verranno accettate.
Le transazioni con privati per la ricezione e l'emissione di contanti sono documentate con ordini di contanti in entrata e in uscita.
Transazioni di spesa con privati
L'addetto alla cassa redige un ordine di ricevuta di cassa, invita il cliente a firmarlo, appone la firma e consegna il documento all'addetto alla cassa. Il cassiere verifica la presenza di tutti i dettagli dell'ordine, la firma del cliente, la firma del cassiere e controlla la firma del cassiere con il campione.
Se tutti i dettagli corrispondono, emette contanti al cliente. L'emissione di contanti viene effettuata in matrici, pacchi o fogli completi e incompleti dopo un ricalcolo preliminare dell'importo preparato in modo che il cliente possa osservarlo e vedere il numero e i tagli delle banconote.
Il cliente deve contare il contante senza allontanarsi dal registratore di cassa. Si accettano tutti i reclami dei clienti. Se necessario, invitare il capo del VSP, il capoturno o l'amministratore. Se il cliente continua a presentare le sue pretese, è tenuto a formalizzarle per iscritto.
Transazioni in entrata con privati
L'addetto alla cassa redige un ordine di ricevuta di cassa, invita il cliente a firmarlo, lo firma lui stesso e consegna il documento all'addetto alla cassa. Il cassiere controlla tutti i dettagli del documento, la firma del cliente, la firma del cassiere, controlla la firma del cassiere con il campione e accetta contanti dal cliente.
Conta le banconote una per una, le monete in cerchi.
Per le transazioni di ricevuta, a seguito delle quali il cassiere accetta contanti dal cliente, al cliente viene consegnato un documento che conferma la ricezione del denaro da lui. Se si tratta di un’operazione di deposito, viene effettuata una registrazione nel libretto di risparmio, che viene tenuto nelle mani del cliente, per confermare l’operazione.
Se viene eseguita un'operazione per rimborsare un prestito o ricevere il pagamento da un cliente per servizi bancari, al cliente viene consegnata una seconda copia dell'ordine o una ricevuta.
La procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti: disposizioni di base per lo svolgimento del processo e documentazione nella Federazione Russa + modifiche legislative nel 2017 + 6 principali transazioni in contanti e loro caratteristiche.
A partire dall'11 marzo 2014 è stata istituita la Banca Centrale Russa nuova procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti che viene seguito ancora oggi.
Ogni anno vengono rilasciati piccoli emendamenti e aggiornamenti per migliorare la situazione del software e delle attrezzature dei punti vendita delle organizzazioni.
Oggi parleremo delle principali disposizioni e procedure per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa.
Il concetto del processo di transazione in contanti
Per tutte le imprese e gli individui impegnati in attività commerciali è stata istituita una procedura uniforme per la registrazione e la contabilità dei movimenti di fondi.
A partire dal 2015 è stata concessa l'autorizzazione a effettuare transazioni in contanti utilizzando mezzi tecnici speciali.
Obiettivi del processo:
- ricevere/emettere denaro;
- ritenuta e ricalcolo;
- registrazione, raccolta, conservazione della documentazione sulle transazioni finanziarie.
Ci sono ordinari e uno schema semplice per effettuare transazioni in contanti.
Quello abituale viene utilizzato da tutte le imprese create su base legale. Uno schema semplificato è utilizzato dalle imprese private e dai sistemi bancari. 
Ogni anno la percentuale del contante nel fatturato diminuisce, quindi alcune imprese potrebbero teoricamente essere esentate da una serie di regole.
La ricezione di risorse monetarie e il pagamento delle fatture vengono effettuati senza contanti, tuttavia questo metodo di calcolo non può essere utilizzato in tutte le aree di attività.
Durante il controllo da parte delle autorità fiscali, è necessario fornire prove documentali del proprio status e del metodo di esecuzione delle transazioni in contanti.
Tipi di transazioni in contanti
L'intero elenco è diviso in 2 grandi sezioni in base alla spesa e alla ricezione del denaro. Ciascuno contiene la documentazione pertinente e le procedure di manutenzione.
Per tipologia di accantonamento:
- Entrata.
Ciò dovrebbe includere tutte le transazioni finanziarie relative all’accumulo di fondi sul conto del venditore.
- Materiali di consumo.
Operazioni relative alla rendicontazione dei pagamenti degli stipendi, delle indennità di viaggio e di altre voci di spesa.
In questa sezione dovrebbero essere incluse anche le operazioni bancarie.
La classificazione può essere effettuata anche per tipo di oggetto.
Le grandi organizzazioni e le banche riducono al minimo la gestione del contante, semplificando così la regolamentazione delle transazioni in contanti da parte dello Stato.
Le organizzazioni commerciali e le banche hanno una distribuzione più flessibile nelle transazioni in contanti, il che riduce la confusione dei documenti a livello finanziario del sistema.
1. Partecipanti al processo
Il diritto di effettuare operazioni in contanti è concesso mediante apposito ordine dei superiori. Il documento deve essere legalmente certificato, dopodiché, dopo 2 giorni, entra in vigore.
Requisiti:
- La ricezione/distribuzione di contanti può essere effettuata solo da un dipendente ufficialmente approvato per questa posizione.
Molto spesso, questa persona è il cassiere. - Il cassiere è tenuto a studiare la procedura per condurre le transazioni prima di iniziare il lavoro, quindi a firmare.
- Se l'azienda ha più di un cassiere, è necessario nominarne uno senior.
Gli imprenditori privati possono effettuare autonomamente transazioni in contanti senza alcuna prova documentale precedente.
Il lavoro con la documentazione è curato. Se non ce n'è, gli affari vengono gestiti dal direttore o dal suo vice.
I documenti devono contenere le firme di tutti i partecipanti che tengono traccia delle transazioni in contanti.
2. Aggiornamenti nel 2017
Il 01/03/2017, le autorità fiscali hanno introdotto una serie di modifiche che influiscono sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa.
I principali riguardano i limiti di cassa per i singoli dipartimenti delle aziende e i metodi per risolverli in caso di superamento.
Modifica n. 1: limite di cassa aziendale.
Ogni organizzazione è tenuta a fissare un limite alla quantità di denaro che può trovarsi nel registratore di cassa alla fine della giornata lavorativa.
Tutto ciò che supera il limite deve essere inviato a un conto non in contanti attraverso il sistema bancario.
Quale sarà il limite spetta all'azienda stessa deciderlo, in base al suo campo di attività e alle entrate/uscite di cassa giornaliere.
Esiste una formula di calcolo generale che non tiene conto delle specificità dell'attività e fornisce cifre approssimative per il limite dell'indennità giornaliera alla cassa. 
La formula contiene 3 componenti:
- Se la località ha uno sportello bancario, indicatore = 7.
Volume delle risorse monetarie.
Viene calcolato per un certo periodo di tempo e determinato dal proprietario dell'azienda.
Varia da 1 a 91.
La quantità di denaro nel registratore di cassa dipende direttamente da questo indicatore.
Seleziona i giorni con le entrate più alte.
Le piccole imprese e altre imprese private possono gestire il denaro a propria discrezione. A loro non si applica il limite di cassa sulle transazioni in contanti.
Modifica n. 2: limite di cassa per dipartimenti separati.
Le divisioni di grandi organizzazioni, quando stabiliscono un limite alla quantità di fondi, dovrebbero procedere dalla posizione adottata nel dipartimento di gestione dell'azienda.
Dopo l'approvazione della documentazione, il responsabile o una persona autorizzata ne invia copie ad altri dipartimenti.
L'incasso massimo, al termine delle installazioni, dovrà essere accettato entro 2 giorni.
Modifica n. 3: superamento del limite.
Il contante eccedente il massimale stabilito dalla direzione dovrà essere depositato presso la filiale della banca.
Sono ammesse eccedenze in:
- giorni precedenti la liquidazione con i dipendenti;
- giorni non lavorativi;
- giorni festivi.
Se l'importo in contanti viene superato, seguiranno sanzioni.
Non sarà difficile per le autorità fiscali determinare i giorni di ricevimento delle risorse liquide in banca, sulla base degli indicatori medi della tua organizzazione su 1 - 2 trimestri.
Altrimenti, l'elenco delle condizioni rimane lo stesso. Le modifiche non hanno tenuto conto dei commercianti privati e dei singoli imprenditori.
La procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa
I principali requisiti per lo svolgimento delle operazioni sono proposti dalla Banca Centrale. Dopo gli aggiornamenti 2014-2016, le piccole imprese e i privati rientrano nelle categorie di influenza.
1) Documentazione contabile.
Per confermare lo svolgimento delle transazioni finanziarie, i dipartimenti competenti lavorano con 2 tipi di documentazione.
La sua registrazione può essere effettuata sia dalle persone fisiche che partecipano al processo di fatturato commerciale, sia dai rappresentanti della direzione nominati.
La procedura prevede:
- registrazione dell'afflusso di fondi tramite ordine di registrazione di tutti gli incassi alla cassa del punto - ordine di scontrino (PKO);
- le risorse assegnate per le spese dell'organizzazione vengono elaborate tramite un ordine di registratore di cassa (COS).
Gli imprenditori privati nel 90% dei casi forniscono lavoro su tale documentazione ai contabili personali, la situazione è simile per le grandi organizzazioni;
I singoli imprenditori hanno la possibilità di utilizzare un sistema fiscale semplificato; questo li libera dall'emettere ordini di cassa, ma soggetti alla rendicontazione dei parametri fisici dei flussi di cassa in entrata/in uscita.
2) Componente contabile.
In conformità con l'ordinanza del 31 ottobre 2000, è stata approvata la procedura generale per la tenuta dei rendiconti finanziari delle società e di altre organizzazioni soggette a effettuare transazioni in contanti sul territorio della Federazione Russa.
Sulla base di quanto sopra, si è deciso di introdurre una tipologia di conto corrente – conto 50 “Cash”.
Quali modifiche possono apportare le organizzazioni al conto 50 “Cash”:
Crea una sottosezione dell'account principale – 50-1 “Registratore di cassa dell'organizzazione”.
Corregge l'ordine di movimento del denaro all'interno dell'organizzazione stessa.
Se la tua azienda lavora con valute estere, la ricevuta di ciascuna di esse dovrà essere elaborata tramite un sottoconto speciale.
È consentito creare non più di 5 sottoconti in valuta.
Progetto 50-2 “Cassa operativa”.
Un conto secondario che registra l'ordine degli incassi nei punti vendita o nella fornitura di servizi.
Aprire 50-3 “Documenti in contanti”.
Conservazione della documentazione dei documenti di valore.
Ciò può includere voucher, viaggi d'affari, francobolli e altro ancora.
L'ordine di tutte le transazioni in contanti effettuate dalle aziende viene registrato in uno dei 3 conti descritti.
Errori nella compilazione della documentazione possono comportare sanzioni sia per il singolo dipendente che per l'azienda nel suo insieme.
3) La procedura per effettuare transazioni in contanti sul posto di lavoro.
Il sistema legislativo prevede una procedura rigorosa per l'esecuzione di transazioni in contanti nella Federazione Russa per 6 tipi di transazioni in contanti correnti.
Diamo un'occhiata a ciascuno di essi in dettaglio
Operazione 1: Procedura per ricevere denaro.
L'accettazione avviene inizialmente con PKO. Dopo averlo ricevuto in mano, il cassiere è tenuto ad assicurarsi che sia compilato correttamente.
Il PQS deve contenere:
- firma del contabile/direttore;
- coincidenza della dimensione delle risorse monetarie in forma capitale e numerica;
- presenza della documentazione specificata nel PQS.
Oltre al cassiere, può accettare contanti il proprietario o una persona da lui autorizzata. Il numero dei rappresentanti dei proprietari è illimitato.
La persona che apporta i fondi ha il diritto di osservare personalmente il processo.
Verifica l'importo dei fondi effettivi con quelli dichiarati nel PQR.
Se tutto corrisponde, il cassiere mette un timbro sulla ricevuta allegata all'ordine e lo consegna alla persona che ha depositato il denaro.
Se si utilizza un registratore di cassa o un registratore di cassa, il cassiere può elaborare il denaro e annotare i dati nel PKO tramite contrassegni/assegni.
Ulteriori condizioni sono annotate sulla ricevuta, dopodiché la documentazione timbrata viene consegnata alla persona che ha versato il denaro.
Operazione 2: Procedura generale per lo svincolo del contante.
Il processo avviene tenendo conto delle azioni tramite RKO. Prima dell'inizio della transazione, il cassiere è tenuto a verificare la coincidenza dei valori indicati in lettere e in formato numerico.
L'ordine deve recare la firma del capo del reparto contabilità o di un'altra persona responsabile della procedura per l'esecuzione delle transazioni in contanti.
Algoritmo di rilascio del contante:
- Controlla l'elenco della documentazione presentata alla RKO.
- Il dipendente conta l'importo e lo consegna all'individuo per il ricalcolo, dopodiché il destinatario firma il registratore di cassa.
Controlla i dettagli del destinatario.
A questi scopi è adatto un passaporto o una patente di guida.
Se un individuo non riesce a verificare la propria identità, i fondi dovrebbero essere negati.
Per calcolare l'importo richiesto, è necessario utilizzare il metodo del foglio.
Analogamente al PKO, anche l'ordine di emissione deve essere conservato nella contabilità dell'organizzazione per un periodo massimo di 5 anni.
Operazione 3: Procedura per il pagamento in contanti degli stipendi.
È qui che vengono in soccorso i resoconti delle operazioni di liquidazione della società.
I dati preinseriti sui dipendenti negli ordini consentono di determinare l'importo dei fondi che devono essere preparati per l'emissione.
La direzione determina in quali giorni effettuare il calcolo. Il periodo di tempo assegnato per lo svolgimento delle operazioni di regolamento con i dipendenti non deve essere superiore a 5 giorni.
Dopo il pagamento degli stipendi, tutti i dipendenti devono:
- riassumere l'importo effettivo dei fondi emessi;
- compilare le apposite celle della busta paga;
- ricontrollare se l'importo effettivo corrisponde a quello indicato nell'estratto conto;
- firmare la dichiarazione e presentarla per la custodia al reparto contabilità.
Se un dipendente non si presenta entro il termine stabilito per ricevere la retribuzione, viene annotata sulla dichiarazione accanto al suo nome.
Quando si emette contanti una tantum, non ha senso fornire una dichiarazione al dipendente, è più razionale documentare la spesa dei fondi tramite un regolare ordine di regolamento in contanti;
Operazione 4: la procedura per l'emissione di denaro a una persona responsabile.
La procedura di registrazione è determinata dal reparto contabilità e viene eseguita dal cassiere sulla base del registratore di cassa.
Per un mandato, è necessario che una persona scriva una dichiarazione per conto del soggetto.
I fondi vengono emessi solo dopo che la domanda è stata firmata dal capo dell'organizzazione.
Se ci sono debiti, la fornitura di fondi viene congelata fino al rimborso dell'intero importo del debito.
Operazione 5: Contanti per una divisione separata.
Che si tratti di ricezione o emissione di fondi, la procedura è indicata negli ordini di rotazione.
I dipartimenti di gestione hanno il diritto di decidere autonomamente quale ordine adottare per la distribuzione dei fondi tra i dipartimenti ad essi dipendenti.
Operazione 6: Procedura per l'emissione di contanti mediante convenzione.
A volte, invece di un funzionario, il processo di esecuzione delle transazioni in contanti consente la ricezione tramite una persona di fiducia.
La situazione si verifica spesso sul lavoro quando i dipendenti delle organizzazioni si ammalano.
Procedura per il rilascio a una persona autorizzata:
- Prima che il destinatario firmi la dichiarazione, viene annotata nella casella “procura”.
- Dopo l'emissione, all'ordine di consegna viene allegata anche una procura.
Verificare la conformità dei dati del dipendente e del suo preponente, indicati nell'RKO.
Avrai bisogno di un passaporto o di una patente di guida.
Se è necessario ricevere fondi per delega da più persone giuridiche o persone fisiche, il documento viene copiato e certificato con il timbro dell'organizzazione.
Nel caso in cui una persona debba ricevere più pagamenti con un unico documento, il certificato originale rimane nelle mani del cassiere fino al pagamento finale e le sue copie vengono presentate insieme all'ordine.
Se un'impresa dispone di diversi reparti cassa, il controllo su di essi viene assunto da un cassiere senior pre-nominato.
In questo caso, tutti gli ordini gli vengono inviati e prende appunti appropriati sul turnover dei fondi nel libro cassa.
Procedura a fine giornata lavorativa:
- Il capo cassiere confronta le registrazioni del libro con gli ordini ricevuti dai subordinati.
- Calcola l'importo dei fondi in base al saldo.
- Il valore calcolato viene confrontato con la quantità effettiva di denaro presente nelle macchine; se tutto corrisponde, viene apposta una firma.
- Il reparto contabilità esegue una procedura simile.
La procedura è sotto il controllo della direzione dell'organizzazione.
Libro di cassa– la componente più importante nelle transazioni in contanti. Dovrebbe essere disponibile sia in forma stampata che digitalizzata.
Se la documentazione viene eseguita a mano, è necessario prestare particolare attenzione alla qualità del testo scritto a mano in modo che non vi siano errori durante l'immissione dei dati nel computer.
Tutti i documenti devono essere accompagnati dalle firme del contabile e del manager. Se si tratta di analoghi elettronici, viene utilizzata la firma digitale dei dipendenti.
Verifiche delle transazioni in contanti
L'ispettore fiscale è responsabile del monitoraggio della rendicontazione delle transazioni in contanti.
A seconda del numero di organizzazioni presenti nell'area assegnata al dipendente, le ispezioni vengono effettuate 1-3 volte l'anno.
Cosa controlla l'ufficio delle imposte:
- come viene controllato il posto di lavoro;
- qualità della tenuta del libro cassa;
- le iscrizioni negli ordini coincidono con documenti aggiuntivi;
- qual è la percentuale di utilizzo dei fondi stanziati dalla banca;
- corrispondenza degli indicatori di emissione/spese tra la banca e l'ufficio liquidativo;
- rendicontazione sugli ambiti di utilizzo delle risorse assegnate;
- Il limite di cassa è rispettato?
Per evitare problemi, i dipendenti devono seguire attentamente la procedura di tenuta del libro cassa, degli ordini di spesa/incasso e dei relativi documenti.
Se durante l'audit non vengono rilevati problemi, l'organizzazione riceverà una valutazione positiva dell'audit.
Sei un contabile alle prime armi che sta approfondendo le regole delle transazioni in contanti?
Riceverai le informazioni di base dalla Scuola dei Ragionieri e dei Revisori Contabili:
Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti e sanzioni
Cosa succede se, durante le ispezioni di routine da parte degli ispettori, vengono scoperte gravi lacune nel tuo reparto contabilità?
In questi casi sono previste sanzioni pecuniarie fino a 6.000 rubli per i singoli individui e fino a 60.000 rubli per l'impresa nel suo complesso.
Dopo aver aggiornato la procedura per l'esecuzione delle transazioni in contanti nel 2014, alcuni componenti contabili sono stati notevolmente semplificati. La quantità di documentazione completata è diminuita del 30%.
Se i fondi vengono “persi” su larga scala, le persone responsabili affrontano procedimenti legali e la questione può anche portare a responsabilità penale.
La procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa subisce modifiche ogni anno.
Il motivo è la graduale transizione verso un sistema di pagamento non in contanti per beni e servizi.
In futuro, si prevede di abbandonare completamente la segnalazione di contanti nella maggior parte dei punti vendita al dettaglio nel nostro Paese.
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Le transazioni in contanti sono azioni relative alla ricezione e all'emissione di denaro dalle casse di banche, varie organizzazioni e società, a cui vengono emesse ricevute speciali e ordini di spesa.
Questo termine comprende anche le transazioni in borsa, il cui regolamento deve essere effettuato fino al giorno successivo compreso dopo la transazione, le azioni con contanti, titoli, depositi, nonché il rimborso di debiti o altro
Il Servizio Federale Federale richiama l'attenzione sul fatto che le transazioni in contanti da loro effettuate devono essere eseguite secondo determinate regole:
È necessario determinare il limite del saldo di cassa;
Il denaro che supera questo limite deve essere conservato in conti bancari;
Tutte le transazioni in contanti dovrebbero essere elaborate utilizzando ordini in entrata e in uscita;
Dovrà inoltre essere tenuto un adeguato libro cassa.
Nelle banche, il limite di contante è fissato secondo i seguenti principi:
I centri di liquidazione del contante devono gestire registratori di cassa funzionanti, nonché fondi di riserva in monete e unità monetarie in banconote (con il permesso della Banca di Russia). Tutti i contanti ricevuti nel corso di uno devono essere accreditati sui conti appropriati lo stesso giorno;
Gli istituti bancari territoriali devono tenere conto delle esigenze di contante dei clienti per effettuare i pagamenti delle buste paga o per altre esigenze;
L'importo limite viene fissato alla fine della giornata lavorativa. Tutti i fondi che lo superano devono essere trasferiti ad es. essere ritirato dalla circolazione;
Tutte le responsabilità relative allo stoccaggio dei fondi nel fondo di riserva e nei centri di liquidazione del contante sono affidate a funzionari: il capo, il capo contabile e il gestore della liquidità.
Per il servizio clienti di massa, le transazioni in contanti vengono effettuate nelle filiali che contengono:
Strutture in entrata e in uscita;
Divisioni che effettuano il cambio e la conversione della valuta.
Coloro che sono responsabili della custodia degli oggetti di valore devono essere muniti di sigilli metallici e chiavi dei magazzini, nonché di timbri. Questi fondi sono necessari per effettuare correttamente le transazioni in contanti.
Presso gli istituti bancari sono presenti sportelli cassa separati per i prelievi di contanti. Per eseguire operazioni di regolamento in contanti, il gestore emette denaro ai cassieri nell'importo richiesto solo contro ricevuta. Per gli stipendi, il denaro può essere emesso per tre giorni lavorativi utilizzando ordini di spesa speciali.
Vale la pena notare che al cassiere che effettua operazioni di regolamento del contante è vietato emettere denaro contemporaneamente su più assegni in contanti, nonché effettuare qualsiasi operazione con valuta in cui i clienti non depositano fondi, ma presentano contemporaneamente assegni in contanti e una domanda di deposito in contanti.
Va anche detto che al momento dell'accettazione o dell'emissione di denaro, il cassiere è tenuto a redigere appositi certificati. A fine giornata il denaro rimanente, il certificato di spesa con il nastro di controllo della calcolatrice vengono consegnati al responsabile della cassa per la verifica con ricevuta.
Le transazioni in contanti sono operazioni di persone fisiche e giuridiche per la ricezione e l'emissione di contanti (banconote e monete) effettuate da imprese, organizzazioni e banche. Rappresentano un insieme di procedure logistiche consistenti nell'accettazione (raccolta), nello stoccaggio e nell'emissione di contanti. Le transazioni in contanti sono regolate dalla legge finanziaria.
La procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa è regolata dalla Banca Centrale della Federazione Russa.
L’impresa è l’anello principale dell’economia di mercato. La Banca Centrale della Federazione Russa ha stabilito le seguenti Regole per l'esecuzione di transazioni in contanti per imprese e organizzazioni.
Secondo le regole stabilite dalla Banca Centrale, per effettuare pagamenti in contanti, ogni impresa deve disporre di una cassa e tenere un libro cassa nella forma prescritta.
L'accettazione di contanti quando si effettuano accordi con privati (il pubblico) deve essere effettuata con l'uso obbligatorio di registratori di cassa.
I contanti ricevuti da un'impresa da una banca devono essere spesi per gli scopi specificati sull'assegno.
Il contante nel registratore di cassa non deve superare il limite stabilito dalla banca in accordo con il capo dell'impresa. Oltre tale limite, le imprese hanno il diritto di trattenere denaro nel registratore di cassa solo per salari, pagamento di prestazioni di previdenza sociale e borse di studio per non più di tre giorni lavorativi (per le imprese situate nell'estremo nord e aree equivalenti - fino a cinque giorni), compreso il giorno in cui si riceve il denaro dalla banca.
Le transazioni in contanti vengono elaborate utilizzando moduli interdipartimentali standard di documentazione contabile primaria per imprese e organizzazioni. Il cassiere dell'impresa accetta contanti in base agli ordini di ricevuta firmati dal capo contabile o da una persona autorizzata a farlo mediante ordine scritto del capo dell'impresa. L'emissione di contanti viene effettuata in base agli ordini di ricevuta di cassa o ad altri documenti debitamente compilati (buste paga, conti, ecc.) con un timbro su questi documenti con i dettagli del mandato di ricevuta di cassa. Non sono ammesse cancellature, macchie o correzioni dei mandati di cassa in entrata e in uscita e dei documenti sostitutivi degli stessi. Gli ordini di cassa in entrata e in uscita o i documenti che li sostituiscono vengono registrati dal reparto contabilità nel registro per la registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita prima di essere trasferiti alla cassa. Tutte le entrate e i prelievi di contanti dall'impresa vengono registrati nel libro cassa, che deve essere numerato, allacciato e sigillato con sigillo di cera o mastice. Il controllo sulla corretta tenuta del libro cassa spetta al capo contabile dell'impresa. In caso di mancato rispetto della procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti, vengono applicate misure di responsabilità finanziaria: per effettuare pagamenti in contanti con altre imprese in eccesso rispetto agli importi massimi stabiliti - una multa pari a 2 volte l'importo del pagamento effettuato; per mancata ricezione (ricevuta incompleta) di contanti alla cassa - sanzione pari a 3 volte l'importo non ricevuto; per il mancato rispetto della vigente procedura di stoccaggio del contante disponibile, nonché per l'accumulo nei registratori di cassa di contante eccedente i limiti stabiliti - sanzione pecuniaria pari a 3 volte l'importo del contante rilevato in eccesso rispetto al limite. Ai dirigenti dell'impresa che hanno commesso tali violazioni vengono inflitte sanzioni amministrative pari a 50 volte il salario minimo mensile stabilito dalla legislazione della Federazione Russa.
Per comprendere il concetto di “disciplina di cassa” è necessario innanzitutto comprendere la differenza tra i termini “Registratore di cassa” e “Ufficio cassa”:
Registratore di cassa (KKM, KKT)è un dispositivo necessario per ricevere fondi dai tuoi clienti. Possono esserci un numero qualsiasi di tali dispositivi e ciascuno di essi deve avere i propri documenti di segnalazione.
Cassa aziendale (cassa operativa)è una raccolta tutte le transazioni in contanti(ricevimento, stoccaggio, consegna). Il registratore di cassa riceve le entrate ricevute, anche dal registratore di cassa. Tutte le spese in contanti relative alle attività dell'impresa vengono effettuate dalla cassa e il denaro viene consegnato agli esattori per l'ulteriore trasferimento alla banca. Il registratore di cassa può essere una stanza separata, una cassaforte nella stanza o anche un cassetto nella scrivania.
Pertanto, tutte le transazioni in contanti devono essere accompagnate dall'esecuzione di documenti in contanti, che di solito si intende con il rispetto della disciplina del contante.
Disciplina del denaro– si tratta di un insieme di regole che devono essere seguite quando si effettuano operazioni relative alla ricezione, emissione e custodia di contante (operazioni in contanti).
Le regole fondamentali della disciplina di cassa sono:
Chi deve conformarsi
La necessità di mantenere la disciplina di cassa non dipende dalla presenza di un registratore di cassa o dal sistema di tassazione scelto.
Come viene calcolato il limite del saldo di cassa?
La procedura per il calcolo del limite del saldo di cassa è presentata nell'appendice alla Direttiva della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U.
Secondo esso, nel 2019 il limite del saldo di cassa può essere calcolato in due modi:
Opzione 1. Calcolo in base al volume degli incassi alla cassa
L = V / P x N c
l
V– il volume delle entrate in contanti per beni venduti, lavoro svolto, servizi resi per il periodo di fatturazione in rubli (i singoli imprenditori e le organizzazioni di nuova creazione indicano il volume previsto delle entrate).
P– il periodo di calcolo per il quale viene preso in considerazione il volume degli incassi (per determinarlo si può prendere qualsiasi periodo di tempo, ad esempio il mese in cui si sono verificati i maggiori volumi di incassi). Il periodo di fatturazione deve essere non più di 92 giorni lavorativi
NC– il periodo di tempo che intercorre tra il giorno in cui è stato ricevuto il contante e il giorno in cui il denaro è stato depositato presso la banca. Questo periodo non deve superare i 7 giorni lavorativi e, in assenza di una banca nella località, i 14 giorni lavorativi. Per esempio, se il denaro viene depositato in banca una volta ogni 3 giorni lavorativi, allora N c = 3. Nel determinare N c è possibile prendere in considerazione l'ubicazione, la struttura organizzativa, le specificità dell'attività (stagionalità, orario di lavoro, ecc.).
Esempio di calcolo. LLC "Società" è impegnata nel commercio al dettaglio. La direzione dell'organizzazione ha deciso di fissare un limite al saldo di cassa per il 2019, prendendo dicembre 2018 come periodo di fatturazione. Nel mese di dicembre l'azienda ha lavorato per 21 giorni e ha ricevuto un ricavo in contanti pari a 357.000 rubli. Allo stesso tempo, il cassiere dell'organizzazione ha consegnato il ricavato alla banca una volta ogni 2 giorni. Il limite del saldo di cassa in questo caso sarà pari a: 34.000 rubli.(357.000 RUB / 21 giorni x 2 giorni).
Opzione 2. Calcolo basato sul volume di contanti erogati dal registratore di cassa
Questo metodo viene solitamente utilizzato da singoli imprenditori e organizzazioni che non ricevono contanti nel corso delle loro attività, ma prelevano periodicamente denaro dalla banca (ad esempio per accordi con i propri fornitori).
In questo caso vale la formula:
L = R/P x N n
l– limite del saldo di cassa in rubli;
R– il volume di contanti emesso per il periodo di fatturazione in rubli (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri trasferimenti ai dipendenti). I singoli imprenditori e le organizzazioni di nuova creazione indicano il volume previsto di esborsi in contanti;
P– il periodo di fatturazione per il quale viene preso in considerazione il volume dei prelievi di contanti (per determinarlo è possibile prendere qualsiasi periodo di tempo, ad esempio il mese in cui si sono verificati i maggiori volumi di prelievi di contanti). Il periodo di fatturazione deve essere non più di 92 giorni lavorativi e il suo valore minimo può essere qualsiasi.
Non– il periodo di tempo che intercorre tra i giorni in cui si riceve denaro dalla banca (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri pagamenti ai dipendenti). Questo periodo non deve superare i 7 giorni lavorativi e, in assenza di una banca nella località, i 14 giorni lavorativi. Ad esempio, se il denaro viene prelevato da una banca una volta ogni 3 giorni lavorativi, allora N n = 3.
Esempio di calcolo. LLC "Società" è impegnata nel commercio al dettaglio. La società non accetta proventi in contanti; gli acquirenti pagano tramite la banca. Tuttavia, di tanto in tanto l'azienda ritira contanti dalla banca per pagare i fornitori. La direzione dell'organizzazione ha deciso di fissare un limite al saldo di cassa per il 2019, prendendo dicembre 2018 come periodo di fatturazione.
Nel mese di dicembre l'azienda ha lavorato per 21 giorni e ha ricevuto contanti dalla banca per un importo di 455.700 rubli. Allo stesso tempo, il cassiere dell'organizzazione riceveva contanti dalla banca una volta ogni 4 giorni. Gli stipendi non venivano emessi dal registratore di cassa. Il limite del saldo in questo caso sarà pari a: RUB 86.800(455.700 RUB / 21 giorni x 4 giorni).
Ordine per la fissazione di un limite di cassa
Dopo aver calcolato il limite del saldo di cassa per il registratore di cassa, è necessario emettere un ordine interno che approvi l'importo del limite. Nell'ordine è possibile indicare il periodo di validità del limite, ad esempio 2019 (ordine campione).
La legge non prevede l'obbligo di reimpostare il limite ogni anno, quindi se il periodo di validità non è specificato nell'ordinanza, gli indicatori stabiliti possono essere applicati sia nel 2019 che oltre fino all'emissione di una nuova ordinanza.
Procedura semplificata
A partire dal 1 giugno 2014 - imprenditori individuali e piccole imprese (numero di dipendenti non superiore a 100 persone e fatturato non superiore a 800 milioni di rubli all'anno) altro non è necessario fissare un limite saldo contante alla cassa.
Per annullare il limite di cassa, è necessario emettere un ordine speciale. Deve basarsi sulla Direttiva della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U e deve contenere la seguente dicitura: “Tenere i contanti nel registratore di cassa senza porre limiti al saldo del registratore di cassa”(ordine del campione).
Emissione di contanti a persone responsabili
Il denaro responsabile è il denaro che viene dato alle persone responsabili (dipendenti) per viaggi di lavoro, spese di intrattenimento ed esigenze aziendali.
Il denaro può essere emesso sul conto solo sulla base dichiarazioni di un dipendente. In esso deve indicare: l'importo del denaro, lo scopo per cui lo riceve e il periodo per il quale viene prelevato. La domanda è scritta in qualsiasi forma e deve essere firmata dal responsabile (IP).
Se un dipendente ha speso i suoi soldi personali, deve compensarli, in questo caso viene scritta anche una dichiarazione, ma con una formulazione diversa (esempi di dichiarazioni);
Nota: È auspicabile che l'istruzione contenga la riga: “Il dipendente non ha debiti sugli anticipi precedentemente emessi”(poiché per legge è impossibile emettere denaro in acconto a dipendenti che non hanno riferito di anticipi precedenti).
Per 3 giorni lavorativi dopo la fine del periodo per il quale sono stati emessi i fondi (o dalla data di ritorno al lavoro), il dipendente deve presentare al contabile (dirigente) nota spese con allegato la documentazione attestante le spese effettuate (ricevute KKM, ricevute di vendita, ecc.).
In caso contrario, i fondi concessi al dipendente non possono essere conteggiati come spese e l'imposta può essere ridotta di conseguenza. Inoltre, se non ci sono documenti giustificativi, dovrai trattenere l'imposta sul reddito personale e pagare i premi assicurativi dall'importo emesso.
Limitazione dei pagamenti in contanti
Un'altra importante regola della disciplina del contante è il rispetto delle restrizioni sui pagamenti in contanti tra entità commerciali (singoli imprenditori e organizzazioni) all'interno di un contratto quantità non più di 100 mila rubli.